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一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態(tài)的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統(tǒng)，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統(tǒng)一在網絡上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現統(tǒng)一的格式和結構，便于規(guī)范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
參考文獻：
[關鍵詞]電子檔案管理關鍵問題對策
隨著信息數字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵?；覊m會給電子文件保存載體帶來機械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業(yè)技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統(tǒng)一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。
2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統(tǒng)對電子文件或數據進行訪問修改，在進入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統(tǒng)網絡之間設置障礙，防止其它系統(tǒng)的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網絡安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調節(jié)庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節(jié)系統(tǒng)等措施調節(jié)庫內溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發(fā)現有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統(tǒng)及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統(tǒng)和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統(tǒng)一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。
參考文獻：
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目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。
1、文書電子檔案整理
一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數據庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
3會計電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內容已進入計算機管理系統(tǒng)，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。二、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
1、軟磁盤的保護
A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。
C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態(tài)。
F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
2、光盤的保護
A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
電子文件是不同于傳統(tǒng)檔案屬性的新型檔案信息,在載體壽命、環(huán)境條件、技術壽命、信息保護等幾個方面都有所不同。
一、電子文件給管理帶來的便利
隨著數字化信息社會的到來,使用電子文件給管理和開發(fā)利用帶來很大方便。一是電子文件的記錄密度極大,存儲空間很小,再大的信息量也不需要很大庫房。二是電子文件的易刪性,將給電子文件管理和開發(fā)利用帶來方便。三是電子文件可共享,利用計算機網絡系統(tǒng),可方便快捷的同時提供給眾多用戶利用。四是各種信息媒體可利用計算機多媒體技術進行集中統(tǒng)一管理。五是可利用電子文件非實體歸檔特性,利用網絡技術,很快完成電子文件的收集積累、整理歸檔工作。
二、加強電子文件的管理與歸檔
與紙質文件相比,電子文件的管理與歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性,因此需要從以下幾個方面加強電子文件的管理和歸檔工作。
一是電子文件的歸檔問題 。電子文件的歸檔是將整理完畢的電子文件從計算機網絡的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。首先應該確定好電子文件的歸檔范圍,如果是網絡就要按要求轉到數據庫,如果是載體傳遞歸檔,就要做一些輔助和認證工作,要與紙質文件結合歸檔。只用傳統(tǒng)的紙質檔案的歸檔方法和程序顯然是行不通的,針對這個問題,國外學者提出了“前端控制”的思想。在國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》(草案)中,將電子文件的生命周期劃分為設計、形成、和維護三個基本階段,并認為檔案工作者干預電子文件的時機,應確定在電子文件管理系統(tǒng)的設計階段。即盡可能把文件各個階段的管理要求放在系統(tǒng)設計階段予以考慮,把各種可能要預設的管理功能納入系統(tǒng)中,以功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管理好電子文件的先決條件。這樣,在生成電子文件的同時,就可以采用系統(tǒng)所具有的功能直接確定文件的歸檔范圍,判定其保存價值,還可以及時設定用于檢索的各種數據以及利用要求等。這樣做對保證歸檔文件的完整性、準確性和安全性具有決定性的意義。近年來,我國廣泛推行的文檔一體化管理,其基本思路也是對整個管理系統(tǒng)實行前端控制。歸檔的前端控制思想,打破了檔案工作和文書工作的界限。馮惠玲教授在他的《電子文件時代新思維》中說:檔案工作要把“勢力范圍”擴大到原來的文件工作階段,歸檔不再是文件工作和檔案工作的“結合部”,在歸檔之前就要進行某些“檔案管理”的活動。
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
3對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
3使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。
一、載體壽命的差異
紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。
電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。
二、環(huán)境條件影響的差異
1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。
2、灰塵影響的差異?；覊m對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。
3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。
4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
三、技術壽命的差異
紙質文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環(huán)境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環(huán)境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數據可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。
四、信息保護的差異
【關鍵詞】會計信息化檔案安全性維護性
會計檔案是重要的經濟檔案,隨著會計電算化技術的廣泛應用,會計檔案的產生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。
1會計信息化檔案的特點
1.1會計信息化檔案的載體多樣性
傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料,它是記錄和反映經濟業(yè)務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環(huán)境下的財務軟件系統(tǒng)等
1.2表現形式的特殊性
傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強,主要以書面紙質形式保存,可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數據查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境下才能使用,對計算機系統(tǒng)的依賴性很強,但記錄信息量大,占用空間小,數據查詢簡單方便且容易保管。
1.3信息處理的便易性
信息化會計檔案因其會計信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。
1.4保管條件較高
信息化會計檔案存儲介質十分精密,電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環(huán)境要求較高。
2會計信息化檔案管理中的問題及對策
2.1安全性
會計信息化條件下,會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據相關法律法規(guī)和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權限,在會計電子檔案管理中負有不同職責,采取不相容職責相分離措施,嚴格崗位責任制,加強相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應遠離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔,還要定期進行檢查,定期進行復制,以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復數據,保證數據的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施,即使數據丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數據,保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕,只接入財務系統(tǒng)內部局域網,與Internet互聯網物理斷開,同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質,必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機病毒感染,造成數據被破壞。
2.2維護性
在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外,還有一個問題也是極其復雜和困難的,那就是會計信息化檔案的維護工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識,還應具備一定的財務管理方面的專業(yè)技能與計算機硬件知識。培養(yǎng)高素質的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提,一方面,要對在職的會計檔案管理人員進行繼續(xù)教育培訓,以分層次、分階段和根據業(yè)務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能;另一方面,有意識地引進具備會計學、計算機、檔案學和管理學等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才,逐步改變業(yè)務人員隊伍專業(yè)結構單一的現狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案,對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。在保證存儲數據穩(wěn)定安全的前提下,盡可能降低存儲成本,并選擇使用更加方便的介質?，F在數據的存儲一般應以光盤存儲為主,因為光盤作為一種光存儲介質,其存儲容量大,DVD光盤甚至可達4GB到8GB,而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低等特點。第三是不同版本財務軟件的存儲。由于會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規(guī)的出臺,也會導致財務軟件版本的不斷變化,對于不同版本的財務軟件,在存儲其會計檔案時,一定要將其對應的財務軟件一并存儲,以防止因為在不同的財務軟件版本下會計數據結構的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產生某些意料外的錯誤,影響會計信息系統(tǒng)檔案的再利用。第四是財務軟件的選擇。在財務軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財務軟件的資格和能力。此外,還應注意財務軟件的兼容性,在軟件更新換代后能不能兼容以前版本的財務數據,能否查詢?yōu)g覽以前版本的會計信息化檔案。第五在利用現有軟件調用會計信息系統(tǒng)檔案時,要注意操作時間與會計期間的不同,即在查賬和用賬進行系統(tǒng)注冊時,需以系統(tǒng)時間進行注冊;當調用歷史檔案時,再修改會計期間的會計年份和會計月份,以查詢相應的歷史資料庫。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級,許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件,面臨淘汰,但新的計算機又不能運行老的軟件,無法查詢過去的會計信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應在計算機軟硬件更換的時候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關說明文檔一并存檔,以便在需要調閱前期檔案的時候更加方便。
參考文獻
何謂電子檔案？電子檔案是由電子計算機處理的檔案。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方式可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等形式顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息。電子檔案具有以下特點：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。使用電子檔案是適應當前社會形式發(fā)展的需求。要進行信息化建設就需要使用高科技的信息設備，例如電子計算機、網絡等。要使用這些先進的設備就必須將現有的各種實體信息實現向數字化的轉變。檔案也必須由紙質轉換為數字信息，如果不能夠成功的將紙質檔案轉換為電子檔案，那么必然會嚴重影響到信息化建設的進程，對信息化的推進造成嚴重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。共享信息是實現信息化建設的重要目的，然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實現共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實現的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質的服務。
二、電子檔案歸檔工作中存在的問題
雖然檔案信息化建設已經有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。
（一）電子檔案無法獨立存在
在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質文件生成、運轉過程中所出現的一種附帶的產品，缺少獨立存在的價值，因此也不具備取代紙質文件的能力。也正因為這樣很多單位都不是很重視電子文件的保護，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進行增、刪、改等操作，一點也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進行歸檔保存的意義。
（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素
電子文件歸檔是根據歸檔的范圍，利用計算機對已經處理完畢的具有一定價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態(tài)的數字化檔案的一項工作。但是有很多單位都對電子文件的歸檔程序缺乏明確的認識，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時也使得電子文件的存儲介質存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。
（三）電子檔案歸檔的過程中缺失價值鑒定環(huán)節(jié)
電子文件的鑒定，是對電子文件的價值進行判斷并對電子檔案真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件而言，進行價值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現在電子文件在進行歸檔時都是直接將計算機上的文件拷貝到存儲光盤上，就算是完成歸檔。這個過程中沒有對電子文件的價值與真?zhèn)芜M行判斷。這樣的歸檔根本就無法達到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價值的文件湮沒到浩瀚如海的無用信息中去了。
（四）缺少專業(yè)的人才，現有人員缺少足夠的專業(yè)素質
電子文件進行歸檔時，要求工作人員不僅僅具有過硬的檔案管理知識，還必須能夠熟練的對計算機進行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過硬的檔案管理知識而不熟悉計算機的操作，要么就是很熟悉計算機卻不熟悉檔案管理。缺乏同時具有檔案管理知識與計算機信息處理能力的復合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問題。
三、改善電子檔案歸檔現狀的對策
針對上面所提出的問題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點。
（一）樹立新的觀念，讓電子文件具有獨立存在的能力
電子檔案對信息化建設有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨立存在的價值與能力，那么只會對信息化建設產生阻礙作用。所以作為信息時代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設提高到為經濟建設服務和促進檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認識。對各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對有可能成為電子檔案的電子文件進行修改、增加、刪除，保證其原始性。
（二）積極開發(fā)新的電子檔案管理系統(tǒng)，讓電子檔案歸檔程序化
原有的各種系統(tǒng)雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠專業(yè)，所以應該以電子檔案歸檔的整個程序為基礎開發(fā)新型的電子檔案管理系統(tǒng)，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現。利用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質減少各種風險。
（三）對電子檔案做好價值鑒定工作
檔案價值鑒定對檔案管理有著十分重要的作用，所以一定要做好電子檔案的價值鑒定。要建立專業(yè)的檔案價值鑒定工作小組，對要進行歸檔的電子文件進行價值鑒定，同時對電子文件的真實性、完整性、有效性進行鑒定。通過價值鑒定來確定哪些電子文件具有保存下來的必要。
本文系統(tǒng)所涉及關鍵技術主要包括：.NET、XML、及WebServices等技術。
技術
以“軟件”作為核心概念，提供了一個綜合性商業(yè)平臺，有效實現了對互聯網各項服務的訂閱。該技術特點如下：1）跨平臺。能夠同時支持開放式互聯網標準及有關協(xié)議；2）互操作性良好。支持20種以上的語言環(huán)境，幾乎所有語言均能采用.Net環(huán)境；3）可操作性強。.Net語言首先利用所選語言環(huán)境加以編譯，利用JustInTime即時編譯器將其轉換為可識別代碼，實現了不同平臺下的可操作性；4）.Net技術通過運行過程中加強資源對象的管理，確保了其安全性；5）.Net環(huán)境對常用服務，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通過Internet標準及相關協(xié)議的支持，可以及時獲取遠程服務器有關信息，實現了應用界面的遠程交互性。本文系統(tǒng)設計采用的是.NET應用體系架構，所采用的開發(fā)工具為。主要負責在.NETFramework平臺中進行數據存儲，以便通過該平臺進行分布式數據共享應用程序的構建。利用新型數據訪問技術，將數據訪問同數據查看、操縱等相互分離。
2XML技術
XML同HTML具有一定的相似之處，但XML更關注內容結構表示及組織，不僅僅局限于對布局的描述，也關注數據傳輸流程及其處理。XML屬于語言范疇，同SGML屬于子集和父集之間的關系，且其能利用自身可擴展、可移植等特點，在不同領域中得到應用，滿足用戶的不同應用需求，并實現有效的互動，具有安全、穩(wěn)定、實用性、互動性強等諸多優(yōu)點。當前，XML技術的應用領域極廣，主要包括：1）屬于標準化的數據格式；2）以結構、內容、數據源分離等為依據，相同的XML可采用不同方法；3）XML無需依賴某些應用，因而適用于多種應用平臺間異構數據的整合、交換；4）XML網絡服務可通過分布式計算，實現由局域網到互聯網之間的有效延伸，為多種資源、應用、數據庫及網站之間搭建了無縫連接的橋梁。
技術
負責.NETFramework平臺的數據存儲，以便在該平臺中構建分布式數據共享程序。對于的Web應用程序而言，其中各組件間并無相互連接的情況。瀏覽器通過服務器發(fā)出相應的請求頁面，經處理后發(fā)送到該頁面，服務器不再同瀏覽器連接，直至下次請求發(fā)生。若組件間需進行數據共享，必須將二者連接，或需要在組件間設計能夠傳遞數據的方式。由此采用了開展數據訪問，是通過有節(jié)制使用連接的結構作為中心加以設計的，應用程序同數據庫相連的時間只夠對數據進行獲取或更新。由于數據庫并未為多數空閑連接所占用，因此，能夠為更多的用戶提供良好的服務。由此可見，該技術與XML的結合，使得其在環(huán)境中的數據操作更高效、更便捷。
4WebServices技術
該技術為異構網絡程序提供了一種有效的分布式計算方法，可運行于經因特網連接下的應用集成。該技術標準規(guī)范擁有獨立性的編程語言及軟硬件平臺，服務商為透明狀態(tài)。WebService是建立在標準技術基礎上的，其可被視為一個部署部件，其在網絡環(huán)境下實現時需要建立在XML基礎上，并在互聯網、SOAP協(xié)議下進行遠程調用。利用XML技術，該技術能夠提供WSDL語言，經包裝服務、集成的描述，找到能夠在互聯網提供服務的相關企業(yè)或機構所出具的信息，利用HTTP，結合SOAP協(xié)議，對WebService進行訪問。
二系統(tǒng)結構功能的設計與實現
1基于.NET的體系架構
本文系統(tǒng)采用的是基于.NET平臺的開發(fā)環(huán)境，主要包括三層：1）表現層。該層用以在用戶瀏覽器中對用戶界面進行顯示。該層需要通過適當的形式，對業(yè)務層所發(fā)送信息進行顯示，同時，負責獲取用戶所輸入的數據信息，并對數據進行校驗，將其發(fā)送給業(yè)務層；2）業(yè)務層，包括外觀層與邏輯層，屬于整個體系架構的分層中介，也是最關鍵一層。該層負責為表現層提供其所需的業(yè)務功能，也負責提供調用該函數數據訪問層所提供的訪問功能；3）數據訪問層。該層位于系統(tǒng)底部，用以實現同數據庫之間的互動，即數據的檢索、插入、修改、刪除等功能，以便為業(yè)務層提供相應的服務。
2功能模塊的設計
系統(tǒng)包括四大功能模塊：1）用戶登陸模塊。用戶通過該模塊登陸系統(tǒng)，并進行維護或管理操作，需要對訪問權限進行設定，以保障系統(tǒng)的安全性；2）檔案管理模塊。該模塊負責進行檔案的搜索，目錄的添加、修改與刪除，同時，為便于日后查看，會將所有變更操作記錄在日志之中，以便對檔案信息進行有效管理；3）數據管理模塊。該模塊主要負責數據的備份與維護；4）系統(tǒng)管理模塊。主要為系統(tǒng)管理員提供操作權限，如密碼、日志、用戶、參數的管理，檔案信息的鑒定與銷毀，用戶的退出、注銷或切換。
3系統(tǒng)主要功能的實現
1）登錄功能的實現。系統(tǒng)登錄模塊屬于系統(tǒng)的入口，只有具有權限的用戶方可進入系統(tǒng)中，即用戶名、密碼均正確方可使用該系統(tǒng)。用戶在登陸過程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同數據庫進行連接，連接之后發(fā)送相應的SQL語句，對用戶信息進行獲取，再對比所返回的DataSet數據、權限信息等，確保用戶能夠成功登陸權限頁面，對于無權限用戶，則登陸錯誤。2）增加檔案信息。在系統(tǒng)界面中，對添加檔案信息列表進行點擊，即可成功進入界面，可上傳所需添加的檔案圖片、掃描件等材料，上傳后應對檔案管理截面瀏覽選項進行點擊，并對所上傳資料進行查閱。3）編輯檔案信息。進入檔案信息編輯界面，加載信息模板，通過指向XML架構的Schema，判斷模組控件是否對應，若對應，則可對文字、關鍵詞、智能標簽、任務窗口進行編輯，若不對應，則直接退出。4）檔案信息的查詢。檔案信息查詢的實現主要是利用包括所有Document類型的對象，顯示于控制臺上，采用類、特征對表、列進行替代，采用類名對表進行代替，利用特征對列進行代替，在關聯對象間展開查詢。5）打印功能的實現。系統(tǒng)是否能夠打印也十分重要，由于電子檔案管理系統(tǒng)所需打印的信息頗多。因此，本文系統(tǒng)編寫了打印接口，利用一個打印基類實現該接口，為各個打印編寫相應的工具類，對這些基類進行繼承，由于各個打印難以完全保持一致，有些打印需進行特別處理，因此，可利用重寫該基類，實現對于特殊效果的打印。這樣有助于對打印工具類進行集中性管理，以便后續(xù)打印表單較多時，對系統(tǒng)進行擴展，無需修改系統(tǒng)框架即可實現。
三結論