時(shí)間：2023-01-22 03:21:14
導(dǎo)語(yǔ)：在機(jī)關(guān)檔案管理工作計(jì)劃的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
以《檔案法》和《江蘇省檔案管理條例》為指針，認(rèn)真貫徹實(shí)施《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》，圍繞學(xué)校“團(tuán)結(jié)一致謀改革、凝心聚力求質(zhì)量”的工作重點(diǎn)，強(qiáng)化率先、競(jìng)爭(zhēng)、責(zé)任、效率、質(zhì)量意識(shí)，運(yùn)用新的檔案管理軟件加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理，力求為學(xué)校教育發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、工作目標(biāo)、任務(wù)：
以《檔案法》頒布為契機(jī)，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹活動(dòng)，增強(qiáng)全校教職員工的法制觀念和檔案意識(shí)，強(qiáng)化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺(jué)性，推動(dòng)學(xué)校檔案工作向高標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)發(fā)展。
1.組織學(xué)校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，參照蘇州市檔案局學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》活動(dòng)實(shí)施方案，進(jìn)行有計(jì)劃、有組織地宣傳、學(xué)習(xí)和落實(shí)。
2.在認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校政治學(xué)習(xí)對(duì)全校教職員工進(jìn)行宣傳、學(xué)習(xí)，通過(guò)印發(fā)宣傳材料、做檔案知識(shí)測(cè)試卷，提高法制意識(shí)和檔案意識(shí)。
3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門(mén)所形成的文件、材料，按分類(lèi)方案進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、裝合，并在今年8月底，完成年度各種檔案資料的立卷工作，寫(xiě)好立卷說(shuō)明及簽定報(bào)告。
4.做好檔案臺(tái)帳，對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容認(rèn)真填寫(xiě)，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準(zhǔn)備。
5.及時(shí)收取、處理各類(lèi)文檔資料，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
6.配合學(xué)校做好各類(lèi)評(píng)估、評(píng)審、考核工作。
7.根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，及時(shí)做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學(xué)校擴(kuò)大社會(huì)效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制訂學(xué)校年工作計(jì)劃
2.收集本校年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文書(shū)處理工作
第二季度：
1.整理本校年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、裝合工作，確保門(mén)類(lèi)齊全，完成立卷任務(wù)
2.參加教育系統(tǒng)開(kāi)展的檔案法制宣傳周活動(dòng)
3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理
第三季度：
1.做好本校檔案編制專(zhuān)題匯編及索引的延續(xù)工作
2.做好局檔案室、協(xié)作組來(lái)校年度檢查的準(zhǔn)備工作
3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對(duì)本校檔案安全情況的考核
第四季度：
1.收集本校各室所形成的文件、材料
2.做好各項(xiàng)工作的記錄與統(tǒng)計(jì)
一、健全機(jī)構(gòu)、配齊人員
兩河指揮部根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，充分認(rèn)識(shí)工程檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性以及對(duì)項(xiàng)目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改、審計(jì)等方面的重要作用，從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，就成立檔案小組，配備專(zhuān)門(mén)工作人員，負(fù)責(zé)文件、圖紙、合同等資料的收集、管理工作。對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門(mén)和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。
二、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)
檔案管理信息化是新事物，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此要通過(guò)各種形式，組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們學(xué)會(huì)新知識(shí)，掌握新技能，提高對(duì)檔案信息化管理的重視程度，加大對(duì)法律法規(guī)的宣傳力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是積極參加各級(jí)檔案管理部門(mén)組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。二是在工作中實(shí)行一對(duì)一的幫扶方法，由業(yè)務(wù)工作水平較高的檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)能力較差的管理人員進(jìn)行幫帶培訓(xùn)工作，在檔案資源、文書(shū)等方面的工作能力進(jìn)行科學(xué)有效的培訓(xùn)。
三、建立健全檔案管理規(guī)章制度
一是檔案收集工作。陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程在與設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位簽署各類(lèi)合同、協(xié)議時(shí)，明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時(shí)間等，把項(xiàng)目文件資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。指揮部制定了《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔范圍及保管期限表》、《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料歸檔目錄》，按照前期資料、施工資料、監(jiān)理資料等八項(xiàng)內(nèi)容將檔案整理的收集歸檔范圍進(jìn)行了分類(lèi)，明確了建設(shè)單位資料接收范圍及向城建檔案館移交資料范圍。《施工監(jiān)理階段資料立卷整理標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)施工監(jiān)理單位提出了詳細(xì)的立卷整理方法及數(shù)量等要求。
二是建立合同臺(tái)帳。合同管理是項(xiàng)目建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。項(xiàng)目建設(shè)初期應(yīng)該成立專(zhuān)門(mén)的部門(mén)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行審核、把關(guān)。制定合同審批單，對(duì)合同簽訂日期、內(nèi)容摘要、審核領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人、份數(shù)、保管出處等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，并分類(lèi)匯總，建立臺(tái)帳。圍繞合同，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，整理裝盒后定期移交檔案室。并為日常管理工作和審計(jì)工作提前做好充分準(zhǔn)備。
三是檔案移交、鑒定工作。依據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，為保證項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，指揮部結(jié)合實(shí)際，分別制定了適用于指揮部?jī)?nèi)部資料及施工監(jiān)理單位移交程序及表格：指揮部相關(guān)各處室、所屬各單位均按照《歸檔目錄》要求及移交流程移交資料，遵循“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。在掌握審核標(biāo)準(zhǔn)上，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
四是檔案分類(lèi)編號(hào)。為了系統(tǒng)、科學(xué)的管理檔案，充分發(fā)揮工程檔案的作用，安全有序的對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案室首先對(duì)工程總體情況進(jìn)行了摸底、調(diào)研工作。按照六個(gè)單獨(dú)立項(xiàng)子項(xiàng)目將檔案分類(lèi)大項(xiàng)依次分類(lèi)。結(jié)合工程實(shí)際特點(diǎn)，編制了檔案號(hào)、檔案類(lèi)目設(shè)置、檔案分類(lèi)形式、排序等具體方案。
五是檔案數(shù)字化建設(shè)方案。隨著信息社會(huì)的到來(lái)，信息與信息技術(shù)應(yīng)用在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中日漸增多，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。兩河指揮部將工程檔案及文書(shū)檔案列入檔案數(shù)字化范圍，按照檔案部門(mén)規(guī)定，制定檔案數(shù)字化掃描加工方案。
四、加強(qiáng)檔案信息化管理軟、硬件建設(shè)
在黨校日常教學(xué)和科研管理活動(dòng)中形成了數(shù)量龐大的檔案，這些檔案是黨校建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的重要?dú)v史記錄，具有較好的查考價(jià)值，能夠?yàn)辄h校日常管理及教學(xué)提供可靠的原始依據(jù)。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前基層黨校檔案加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，因此需要做好基層黨校檔案信息化管理工作，確保黨校檔案工作能夠更好的為黨建的管理和教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：
基層黨校；檔案；信息化管理；意義；策略
檔案管理工作對(duì)專(zhuān)業(yè)性和政策性具有較高的要求，黨校檔案作為黨校辦學(xué)和教學(xué)過(guò)程中形成的重要文件資料，記載著黨建的歷史，對(duì)黨校的發(fā)展具有很好的借鑒作用，因此需要對(duì)基層黨校檔案資料做好收集和整理工作，做好黨校檔案的管理工作，特別是在當(dāng)前信息化環(huán)境下，更需要努力提高基層黨校檔案信息化管理水平，確保基層黨校檔案工作能夠更好的適應(yīng)信息化時(shí)展的需求。
1加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的意義
1.1有利于檔案管理效率的提高
基層黨校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案工作實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，有效的降低了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，工作效率大幅度提升。而且檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，檔案可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，能夠快速的檢索出自己所需要的檔案信息，有效的減輕了檔案管理人員查詢工作的負(fù)擔(dān)。同時(shí)檔案借閱過(guò)程中直接采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，而且能夠自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，能夠及時(shí)對(duì)借閱者進(jìn)行催還。而且在檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)后，檔案部門(mén)則會(huì)不僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行保管，而成為整體單位內(nèi)部的信息中心，檔案利者可以直接在計(jì)算機(jī)上查閱自己所需要的檔案資料，有利于工作效率的提高。
1.2實(shí)現(xiàn)了檔案管理與信息電子化的有機(jī)結(jié)合
在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，隨著檔案管理工作與現(xiàn)代技術(shù)不斷結(jié)合，檔案管理信息化水平不斷提高。在信息化環(huán)境下，檔案管理人員也需要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，不斷的增強(qiáng)自身的現(xiàn)代化管理能力，在具體工作中充分的利用現(xiàn)代化手段來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行整理和保管，有效的提高了工作效率，更好的推動(dòng)了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，檔案工作也會(huì)越來(lái)越規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
1.3檔案管理信息化是形勢(shì)發(fā)展的需求
目前，大多數(shù)基層黨校對(duì)檔案的管理與形勢(shì)的發(fā)展要求是不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用。運(yùn)用信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。
1.4能大大提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案的管理不僅要求工作人員懂得紙質(zhì)檔案管理的操作技術(shù)，還要求工作人員能夠熟練地使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的信息化檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)信息化進(jìn)程的需要，檔案管理信息化中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的信息化管理方法，只有這樣通過(guò)學(xué)習(xí)和熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)技能來(lái)提高管理水平的效果。
2做好基層黨校檔案信息化管理的具體策略分析
2.1加強(qiáng)基層黨校檔案信息化法制建設(shè)
在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案工作需要以《檔案法》為核心，進(jìn)一步對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行完善，構(gòu)建完善的檔案行政法規(guī)體系，抓好地方信息化立法工作，建立健全檔案信息化管理的法律法規(guī)保障體系。同時(shí)還要對(duì)檔案信息化相關(guān)制度進(jìn)行完善，規(guī)劃電子文件信息的采集、整理、存儲(chǔ)格式等，制定電子文件歸檔、整理、利用等方面的工作規(guī)范，進(jìn)一步完善電子文件的保管和存儲(chǔ)方面的安全制度，有效的保證基層黨校檔案信息化管理工作的規(guī)范性，更好的促進(jìn)黨校檔案工作的順利開(kāi)展。
2.2加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)及其安全系統(tǒng)建設(shè)
目前網(wǎng)絡(luò)安全已成為世界各國(guó)在信息化建設(shè)過(guò)程中十分關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題。檔案是一種重要的信息資料，而且許多帶有一定的密級(jí)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理信息時(shí)，必須采取信息"管理一條線"的原則，將保密及本單位業(yè)務(wù)需求和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)公文管理、檔案管理及文檔一體化和安全保密工作和技術(shù)應(yīng)用的同步。這樣才能使電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)先進(jìn)的實(shí)用性和較完善的安全保密性得到有效保證。因此，在技術(shù)上要不斷更新保密手段，在管理上要嚴(yán)禁信息上網(wǎng)，對(duì)已經(jīng)上網(wǎng)的信息要做好系統(tǒng)和數(shù)據(jù)備份。
2.3加快檔案系統(tǒng)數(shù)字資源建設(shè)
檔案系統(tǒng)資源的建設(shè)是指現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集和館（室）藏檔案的數(shù)字化兩部分內(nèi)容。現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集主要是指電子政務(wù)和采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的電子文件。館（室）藏檔案的數(shù)字化，即利用專(zhuān)用掃描設(shè)備如工程掃描儀、文檔高速掃描儀等設(shè)備對(duì)館藏的圖紙、文檔、聲像等檔案進(jìn)行掃描和處理等工作，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化發(fā)展將進(jìn)一步完善我國(guó)以紙質(zhì)檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會(huì)各界提供更為豐富的信息資源。
2.4加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)
由于檔案信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的技術(shù)性，因此對(duì)檔案管理人員具有較高的要求。作為檔案信息化管理人員，不僅需要掌握專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)，而且還要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，只有這樣才能更好的勝任自身的工作。因此在信息化環(huán)境下，基層黨校需要做好檔案信息化人才的培養(yǎng)工作，對(duì)于在職人員，需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，使其在培訓(xùn)中能夠更扎實(shí)的掌握分檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)，提高自身的理論水平和分析能力，熟練對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理軟件進(jìn)行應(yīng)用。同時(shí)基層黨校還需要組織多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和交流，為檔案管理人員營(yíng)造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)氛圍，努力提高自己的知識(shí)積累，掌握各種新技術(shù)和新方法，打造一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案信息化人才隊(duì)伍。
3結(jié)論
基層黨校作為基層黨員干部教育和培訓(xùn)的重要基地，在新形勢(shì)下，需要對(duì)基層黨校檔案信息化管理給予充分的重視，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性的工程，需要人力、物力和財(cái)力的投入。在基層黨校檔案信息化管理工作中，需要加快改變傳統(tǒng)的管理方式，充分的利用先進(jìn)的技術(shù)來(lái)推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，使基層黨校檔案工作更好的融入到信息社會(huì)中來(lái)，培養(yǎng)出更多的基層黨員干部，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]劉志鵬.黨校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及發(fā)展對(duì)策[J].黑龍江檔案，2013（2）：15.
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關(guān)鍵詞:高校 基建檔案 信息化
高校基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是在基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。基建檔案作為一個(gè)獨(dú)立的高校檔案管理門(mén)類(lèi)，隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，也越來(lái)越為高校的管理部門(mén)所重視和利用。其檔案價(jià)值主要體現(xiàn)在學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建;學(xué)校基建處對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務(wù)公司對(duì)公房的出售，還有工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛的調(diào)解等方面。隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。
一、抓住高校基建檔案的特點(diǎn)
是提高其檔案信息化管理工作的核心
檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來(lái)越重要。這就同時(shí)要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢(shì)，因?yàn)楦咝Ｍ顿Y主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會(huì)化，對(duì)于高校基建檔案自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進(jìn)行現(xiàn)代化方向的改進(jìn)。基建檔案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點(diǎn)，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進(jìn)展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點(diǎn)表現(xiàn)為:
1.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料來(lái)源的廣泛性
基本建設(shè)項(xiàng)目從提出項(xiàng)目建議書(shū)到工程全面竣工驗(yàn)收，基建檔案的材料來(lái)源涉及到政府部門(mén)審批、設(shè)計(jì)部門(mén)的論證設(shè)計(jì)、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門(mén)質(zhì)量評(píng)定過(guò)程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來(lái)源具有廣泛性。
2.基本建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的完整性
基建檔案在基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，包含了從提出項(xiàng)目建議書(shū)、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)文件、進(jìn)行地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件、資料，以把整個(gè)工程的來(lái)龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來(lái)。
3.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量的龐大性
基本建設(shè)項(xiàng)目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專(zhuān)業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。
4.基本建設(shè)項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性
基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多種專(zhuān)業(yè)內(nèi)容，這些專(zhuān)業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。
5.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成相對(duì)于工程進(jìn)度的滯后性
基建檔案是在基建活動(dòng)中產(chǎn)生的，它真實(shí)地反映基建工程內(nèi)容、過(guò)程和特征，相對(duì)于所反映的基建項(xiàng)目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時(shí)，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收時(shí)，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗(yàn)收，當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，經(jīng)過(guò)整改，還需按高校檔案管理細(xì)則對(duì)基建項(xiàng)目的歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對(duì)滯后。
6.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的長(zhǎng)久性和不可替代性
一份完整的基本建設(shè)工程(項(xiàng)目)檔案，是建設(shè)工程(項(xiàng)目)使用、維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時(shí)是其他文件所無(wú)法替代的。
二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問(wèn)題
真實(shí)地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性
長(zhǎng)期以來(lái)，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無(wú)人識(shí)”，檔案館“門(mén)前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒(méi)有同步增長(zhǎng)，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長(zhǎng)期以來(lái)這種狀況不但嚴(yán)重影響基建檔案價(jià)值的發(fā)揮和對(duì)現(xiàn)實(shí)工作的支撐，而且嚴(yán)重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問(wèn)題簡(jiǎn)單概括為以下兩個(gè)方面:
1.建檔質(zhì)量不高
有些檔案管理人員對(duì)基本建設(shè)工程信息的來(lái)龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集到的資料不能及時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)，往往簡(jiǎn)單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。
2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端
檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價(jià)值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來(lái)。一般來(lái)說(shuō)，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫(xiě)參考資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長(zhǎng)期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無(wú)其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過(guò)程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過(guò)程中的遺失問(wèn)題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來(lái)很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來(lái)極大的難度。
三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新
是基建檔案信息化管理的運(yùn)作方式
基建檔案信息化其實(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其實(shí)施也將按照工程建設(shè)模式來(lái)進(jìn)行，作為一項(xiàng)工程其各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運(yùn)作方式應(yīng)該分步進(jìn)行:
1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實(shí)施方案。分期實(shí)施方案要充分考慮國(guó)家信息化戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費(fèi)投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。
2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類(lèi)組卷達(dá)到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。
3.基建檔案歸檔自動(dòng)化、館藏?cái)?shù)字化。即在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對(duì)電子文件的歸檔管理必須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。在這方面，我校是運(yùn)用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對(duì)學(xué)校的收發(fā)文進(jìn)行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)現(xiàn)文檔一體化。
4.隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識(shí)化、社會(huì)化開(kāi)發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識(shí)，又要有企業(yè)管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并能熟練操作和應(yīng)用計(jì)算機(jī)，所以專(zhuān)兼職檔案人員要多參加一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專(zhuān)家寫(xiě)的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開(kāi)發(fā)者。
5.開(kāi)放基建檔案共享信息和開(kāi)發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)。基建檔案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開(kāi)發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價(jià)值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開(kāi)發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時(shí)一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)基建檔案的真正利用價(jià)值。
總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)將會(huì)加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，是學(xué)校基本建設(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平。基建檔案工作是一項(xiàng)管理性極強(qiáng)的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)校現(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)對(duì)待學(xué)校基建檔案管理的現(xiàn)代化問(wèn)題，進(jìn)一步做好學(xué)校基建檔案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，滿足學(xué)校整體需要。
注 釋:
①杜映池，陳堅(jiān).淺談高校基建檔案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)，2004.5(增):111—112.
②羅丙軍，易志堅(jiān).論高校基建檔案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，12，(4):143.
參考文獻(xiàn)
1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè).北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006:31—32.
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作;檔案;管理;現(xiàn)代化
檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專(zhuān)業(yè)的設(shè)備，只有對(duì)管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門(mén)需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類(lèi)的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來(lái)越多，為了做好檔案的存儲(chǔ)工作，檔案館管理部門(mén)需要做好檔案館的擴(kuò)建工作，要增加檔案館的容量。我國(guó)很多檔案館存儲(chǔ)的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時(shí)間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對(duì)檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專(zhuān)業(yè)性比較差，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，也沒(méi)有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國(guó)檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，有的檔案沒(méi)有目錄號(hào)，存在一卷多冊(cè)的現(xiàn)象，在檔號(hào)設(shè)置時(shí)存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時(shí)沒(méi)有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無(wú)法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計(jì)不準(zhǔn)確的問(wèn)題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無(wú)法涵蓋檔案的全部?jī)?nèi)容，在檢索的過(guò)程中，不利于提高檔案的利用率，而且會(huì)浪費(fèi)用戶較多的時(shí)間。有的檔案還存在案卷頁(yè)碼不統(tǒng)一的問(wèn)題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁(yè)問(wèn)題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過(guò)程中，沒(méi)有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強(qiáng)，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問(wèn)題也越嚴(yán)重，為了改善我國(guó)檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門(mén)應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。
2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對(duì)檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時(shí)，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對(duì)檔案館中沒(méi)有任何利用價(jià)值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問(wèn)題。在對(duì)案卷進(jìn)行普查的過(guò)程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價(jià)值。
2.2 保證案卷整理的規(guī)范性
檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對(duì)案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲(chǔ)的規(guī)范性。對(duì)缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。
2.3 統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)
在整個(gè)檔案管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況的不同，運(yùn)用不同的分類(lèi)方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作有充足的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對(duì)規(guī)范的效果。這也是為以后的計(jì)算機(jī)錄入工作打好基礎(chǔ)。
2.4 規(guī)范題名
和檔案管理工作中的分類(lèi)號(hào)一樣，對(duì)檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過(guò)程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補(bǔ)充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。
3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
3.1 分清主次
進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會(huì)服務(wù)，滿足人們對(duì)檔案的查閱和研究的要求。對(duì)于龐雜的檔案案卷來(lái)說(shuō)，有些是利用率高，保管價(jià)值大的案卷，有些則是相對(duì)來(lái)說(shuō)不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過(guò)程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候，對(duì)重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級(jí)次
在著錄過(guò)程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣既節(jié)約了時(shí)間、人力、與財(cái)力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)，可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引;而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關(guān)鍵詞”
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題縮短查找時(shí)間，提高效率。
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時(shí)，要做好剔除工作，對(duì)利用價(jià)值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門(mén)還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問(wèn)題，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業(yè)，2014（4）.
在計(jì)劃生育工作中逐漸形成了有考查利用價(jià)值的真實(shí)得記錄那就是人口和計(jì)劃生育檔案，是政府?dāng)M定適合當(dāng)?shù)厝嗣竦娜丝谂c計(jì)劃生育政策的科學(xué)的有效的依據(jù)，人口和計(jì)劃生育檔案就是我國(guó)多年在計(jì)劃生育工作中經(jīng)驗(yàn)的積累的產(chǎn)物。想要使計(jì)劃生育檔案管理工作能夠順利的開(kāi)展，首先就要提高進(jìn)行此管理工作人員對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案對(duì)于管理工作開(kāi)展的意義的認(rèn)識(shí)水平。
1.可以為政府在制定相應(yīng)計(jì)劃生育政策過(guò)程中提供必要的資料
人口和計(jì)劃生育檔案準(zhǔn)確的反應(yīng)了我國(guó)人口統(tǒng)計(jì)的人數(shù)。因此國(guó)家對(duì)人口和計(jì)劃生育當(dāng)然進(jìn)行科學(xué)的分析，得到的分析結(jié)果就可以用于政府制定、修改、完善適合當(dāng)?shù)氐挠?jì)劃生育政策，這樣就可以提高當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展能力。
2.可以為國(guó)家內(nèi)流動(dòng)人口提供良好的服務(wù)
我國(guó)人口基數(shù)大，每天都有大量的人口流動(dòng)，因此國(guó)家想得知并管理人口流動(dòng)的方向就可以通過(guò)分析人口和計(jì)劃生育檔案來(lái)獲得信息，這樣就能實(shí)時(shí)的得知我國(guó)流動(dòng)人口婚育狀況。利用人口和計(jì)劃生育檔案進(jìn)行流動(dòng)人口的管理和制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理，這樣在引導(dǎo)流動(dòng)人口進(jìn)行計(jì)劃生育的同時(shí)也可以提高兩地社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)的征收，也可以避免兩地出現(xiàn)的發(fā)錯(cuò)證件、反復(fù)發(fā)證等工作失誤。
3.為我國(guó)農(nóng)民進(jìn)行正確的引領(lǐng)
我國(guó)在對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案進(jìn)行分析的過(guò)程中，我們可以得到很多有用的信息，可以使得政府能夠制定出正確的、科學(xué)的、有效的、適合農(nóng)民的計(jì)劃生育政策，提高他們的生活水平。利用人口和計(jì)劃生育檔案里所提供的信息，向他們傳遞政府對(duì)于獨(dú)生子女戶的優(yōu)惠政策、獎(jiǎng)勵(lì)制度，以此來(lái)幫助農(nóng)民認(rèn)識(shí)帶“少生快富”的道理。讓他們能夠在這些信息的引導(dǎo)下，在相應(yīng)的優(yōu)惠政策扶持下奔向小康社會(huì)。
二、我國(guó)進(jìn)行人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理中出現(xiàn)的不足
1.我國(guó)相關(guān)部門(mén)對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案管理工作不夠重視
相關(guān)部門(mén)在對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案的管理工作過(guò)程中，并沒(méi)有重點(diǎn)進(jìn)行對(duì)我國(guó)基層人口計(jì)劃生育檔案的整理工作。這里面一些管理者不夠重視人口計(jì)劃生育檔案的整理工作，所以，這就導(dǎo)致了基層的人口和計(jì)劃生育檔案工作進(jìn)行的狀況很差。而且基層的人口和計(jì)劃生育檔案的工作中的管理制度并不完善，從而，從事此工作的人員對(duì)于我國(guó)人口的計(jì)劃生育檔案記錄敷衍了事。
2.我國(guó)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作實(shí)施條件差
當(dāng)前，相關(guān)部門(mén)在對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案的管理工作過(guò)程中，并沒(méi)有重點(diǎn)進(jìn)行對(duì)我國(guó)基層人口計(jì)劃生育檔案的整理工作。這就造成了我國(guó)從事計(jì)劃生育工作人員對(duì)于保護(hù)計(jì)劃生育檔案的意識(shí)淡薄，都與我國(guó)《檔案法》中的規(guī)定相違背。在大部分基層部分中對(duì)于檔案保存的庫(kù)房、保管設(shè)施都建設(shè)的不夠完備，這些都為檔案管理工作有效開(kāi)展設(shè)立形成了阻礙。
三、針對(duì)我國(guó)進(jìn)行人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理建設(shè)的建議
1.提高管理人員素質(zhì)
對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)管理工作是否能夠順利的開(kāi)展，檔案管理工作水平是否能夠提高都和管理人員的知識(shí)文化水平、技能掌握程度息息相關(guān)。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該提高工作人員的素質(zhì)水平，應(yīng)該設(shè)立技術(shù)和業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)班，以此來(lái)提升工作人員管理能力與加深技術(shù)掌握程度。與此同時(shí)，也要加大工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)、理解，在當(dāng)今信息化普及的時(shí)代，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)輔助工作，會(huì)使得工作量大大減少并且使得檔案錄入管理工作變得更加準(zhǔn)確。
2.將檔案中的主題詞在錄入時(shí)換為關(guān)鍵詞
查找方式繁瑣、冗長(zhǎng)、不具備高效性這些都是主題詞存在的不足之處，而關(guān)鍵詞具備查找方便、有代表性的特點(diǎn)，因此在檔案管理錄入時(shí)可以采用關(guān)鍵詞來(lái)代替主題詞的辦法，即用適當(dāng)?shù)脑~匯來(lái)總結(jié)出檔案所體現(xiàn)出來(lái)的主題，將這樣的詞匯當(dāng)作關(guān)鍵詞對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)，然后利用計(jì)算機(jī)的批量處理功能進(jìn)行整理。
四、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；黨建工作；檔案；管理
檔案是衛(wèi)生行業(yè)黨建工作的重要記錄，里面記錄著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展情況，對(duì)加快醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，提供了強(qiáng)有力的保證。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)提出了更高的要求，要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案管理工作更加規(guī)范，并加強(qiáng)黨建檔案的收集和整理，充分發(fā)揮黨建檔案的重要性，使檔案在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中發(fā)揮出重要的作用。本文結(jié)合醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)前的發(fā)展情況，對(duì)如何提高黨建工作檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了闡述。
1醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案的重要性
醫(yī)療機(jī)構(gòu)主要是為百姓服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，能夠保證人們的身體健康，黨建工作作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的重要組成部分，為了使其在醫(yī)療行業(yè)中發(fā)揮重要的作用，需要結(jié)合黨建工作在醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施的概況，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生體質(zhì)改革，緊緊抓住黨建工作主線，充分發(fā)揮黨建工作在衛(wèi)生行業(yè)中的重要作用，提高黨員干部的思想政治素質(zhì)，改進(jìn)醫(yī)療服務(wù)，提高醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
2醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案管理存在的問(wèn)題
醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)是我國(guó)的一項(xiàng)重要行業(yè)，對(duì)確保人們的健康具有重要作用。黨建檔案是醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中的重要內(nèi)容，但是在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)內(nèi)部，存在著對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)認(rèn)識(shí)程度不足、黨建檔案不規(guī)范和不完整的情況，無(wú)法充分發(fā)揮黨建工作的重要作用。主要表現(xiàn)為：第一，黨建工作內(nèi)容不明確，存在片面性，黨建檔案建設(shè)不規(guī)范和不全面；第二，黨建工作內(nèi)容劃分不明確，沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行記錄，導(dǎo)致查閱不方便，有價(jià)值的檔案沒(méi)能得到收集和整理；第三，醫(yī)療機(jī)構(gòu)基層黨支部工作人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集效率不高；第四，醫(yī)療機(jī)構(gòu)還在使用傳統(tǒng)的檔案管理制度，導(dǎo)致黨建檔案特色不突出。
3醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案規(guī)范化管理方法
3.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，完善黨建工作檔案管理制度
首先，需要檔案管理人員從思想上意識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要性，強(qiáng)化黨建檔案的收集和整理意識(shí)。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使檔案管理人員明確黨建檔案的目的，熟知條目建立的流程，為黨建檔案的規(guī)范化管理提供前提條件。最后，建立健全的黨建工作檔案管理制度，確保黨建工作的規(guī)范化，對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的黨建檔案實(shí)施情況進(jìn)行了解，制定出一套科學(xué)、系統(tǒng)和可操作性較強(qiáng)的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案材料的收集和整理，減少檔案管理工作的隨意性。
3.2設(shè)立科學(xué)合理的歸檔科目
醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員需要對(duì)黨建檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，確保檔案分類(lèi)的清晰性，在大科目下進(jìn)行小科目分類(lèi)，方便檔案查閱，從而有助于黨建工作的總結(jié)和檢查。同時(shí)，黨建機(jī)構(gòu)人員工作時(shí)還需要細(xì)心、仔細(xì)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院日常檔案的收集和整理，確保黨建檔案資料的齊全性和完善性。機(jī)構(gòu)人員可將黨建檔案的收集和整理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，確保黨建工作檔案的規(guī)范性，充分發(fā)揮黨建檔案的重要參考價(jià)值。
3.3重視黨建工作特色檔案收集
醫(yī)療機(jī)構(gòu)是廣大人民群眾重點(diǎn)關(guān)注的機(jī)構(gòu)，需要注重黨建工作的特色化管理，將黨建工作作為提供健康服務(wù)的特色機(jī)構(gòu)，黨建工作的一切工作內(nèi)容都需要圍繞“以患者為中心”和“為患者服務(wù)”而展開(kāi)，將黨建檔案管理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的特色檔案管理。為了更好地展現(xiàn)檔案的特色性，組織醫(yī)務(wù)人員需要在基層開(kāi)展義診活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療結(jié)構(gòu)檔案的宣傳，確保檔案管理的優(yōu)質(zhì)性。
3.4建立電子檔案
醫(yī)療機(jī)構(gòu)要想確保檔案管理的規(guī)范化，必須摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，將科學(xué)技術(shù)融入檔案管理中，建立電子檔案，促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展，強(qiáng)化現(xiàn)代化管理手段，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。電子檔案是科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)物，相對(duì)于紙質(zhì)檔案具有記錄方便和準(zhǔn)確率高等特點(diǎn)，能夠及時(shí)記錄醫(yī)療機(jī)構(gòu)中活動(dòng)的影像。醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員需要結(jié)合醫(yī)院黨建檔案的實(shí)際情況，建立電子黨建工作檔案，確保檔案信息記錄的及時(shí)性和時(shí)效性，促進(jìn)檔案檢索的便捷性，使電子檔案取得良好的應(yīng)用效果，實(shí)現(xiàn)資源共享。
4結(jié)語(yǔ)
醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)作為人們普遍關(guān)注的行業(yè)，需要意識(shí)到黨建工作檔案規(guī)范化管理的重要性，本文通過(guò)對(duì)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)黨建工作的開(kāi)展情況進(jìn)行研究，并結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，將檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要信息資源，為黨建工作提供翔實(shí)的史料和重要的依據(jù)，以期保持黨建的特色，保障衛(wèi)生行業(yè)的健康發(fā)展。
作者:孟理偲 單位:恩施州中心醫(yī)院
參考文獻(xiàn):
［1］王順新.淺談基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范化管理和利用［J］.辦公室業(yè)務(wù),2013(10).
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1.檔案管理將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、虛擬化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過(guò)網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過(guò)網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過(guò)程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說(shuō)，檔案資源可以無(wú)限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。
2.檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。縮微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
3、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來(lái)越小，信息空間越來(lái)越大，沒(méi)有“國(guó)界”，沒(méi)有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門(mén)規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門(mén)和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過(guò)程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。
網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
4.檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤(pán)、磁盤(pán)等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來(lái)語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類(lèi)歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。
5.檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化
其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來(lái)”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。
其二，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開(kāi)發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。
隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的飛速發(fā)展，各種檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用越來(lái)越大，財(cái)政檔案是財(cái)政局的重要文件，其記載的內(nèi)容可反映出地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要證據(jù)，高質(zhì)量的財(cái)政檔案可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供基礎(chǔ)，并為相關(guān)政策的制定提供客觀依據(jù)，因此對(duì)財(cái)政檔案的管理具有很大的社會(huì)效益，對(duì)財(cái)政檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理有利于提高財(cái)政檔案的管理水平，使其發(fā)揮更大的作用。財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理就是用現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及現(xiàn)代化的管理方法，來(lái)對(duì)財(cái)政檔案進(jìn)行科學(xué)而高效的管理，以使財(cái)政檔案保持完整性和較高的質(zhì)量。
一、財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理工作的存在問(wèn)題
近年來(lái)，隨著財(cái)政檔案工作者業(yè)務(wù)水平的提高，檔案的管理工作也逐漸走上規(guī)范化的路線，但一些需要解決的問(wèn)題也時(shí)刻提醒著檔案管理工作還需要與時(shí)俱進(jìn)，還需要跟上現(xiàn)代化管理的腳步。
（一）檔案全部實(shí)現(xiàn)電子歸檔難度較大
與紙質(zhì)文件相比，電子歸檔是一項(xiàng)更加艱苦細(xì)致且難度較大的工作，因?yàn)榇蠖鄶?shù)電子文件形成者局限于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作。
（二）檔案管理工作者現(xiàn)代化操作水平不高
由于電子文件必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉電腦操作技術(shù)的檔案工作者來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生煩躁情緒。
（三）檔案現(xiàn)代化管理操作程序不統(tǒng)一
目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理沒(méi)有出臺(tái)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和制度，各地方也缺乏操作的實(shí)施意見(jiàn)。各單位雖然依據(jù)自己的情況，開(kāi)發(fā)了一些檔案的系統(tǒng)軟件，但是在遇到問(wèn)題時(shí)，還是難免局限于操作的不規(guī)范，所用的操作系統(tǒng)缺乏全面性和可聯(lián)系性。
（四）檔案收集歸檔的不完整
財(cái)政檔案所涉及的業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案非常多，除檔案部門(mén)負(fù)責(zé)接收的檔案外，其他業(yè)務(wù)檔案均分散在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門(mén)，而業(yè)務(wù)科室事務(wù)繁雜，檔案的采集、整理、歸檔難以做到現(xiàn)代化操作系統(tǒng)的整齊規(guī)范，因而檔案收集歸檔不夠完整。
二、實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的一些對(duì)策
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度
要做好檔案工作，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，在很大程度上取決于對(duì)檔案員工作的滿意度。因此，要加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作不是主要工作，可有可無(wú)，這就需要檔案員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作。檔案工作者要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；另外，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視后，檔案工作人員還要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做出業(yè)績(jī)，做出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
（二）建立和規(guī)范新形勢(shì)下檔案現(xiàn)代化管理制度
計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和發(fā)展，日益迫切地需要確保檔案的可靠性和安全性。因此，各級(jí)檔案管理部門(mén)要根據(jù)新問(wèn)題、新要求建立并結(jié)合本單位實(shí)際制訂一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，切實(shí)可行的檔案收集、整理、保管、利用的操作規(guī)程，以避免在電子文件的各個(gè)環(huán)節(jié)中信息更改或丟失，從而維護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性，保證檔案管理現(xiàn)代化持續(xù)、有效地發(fā)展。
（三）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化落后和軟件應(yīng)用的“多、亂、雜”，這些都嚴(yán)重影響了檔案現(xiàn)代化系統(tǒng)整體水平的提高。系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是功能并沒(méi)有得到充分發(fā)揮。應(yīng)建立一套統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并適時(shí)加以更新和規(guī)范化，為相關(guān)部門(mén)的檔案管理工作提供可管理的依據(jù)。
（四）建設(shè)一支具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者隊(duì)伍
檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)要有兩手準(zhǔn)備，一手抓硬件的投入，一手抓軟件的開(kāi)發(fā)，這就需要有一支知識(shí)和能力都過(guò)硬的檔案管理者隊(duì)伍，檔案現(xiàn)代化管理的針對(duì)方向是電腦技術(shù)應(yīng)用，檔案工作者對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平直接影響檔案現(xiàn)代化管理水平的提高。對(duì)檔案工作者進(jìn)行計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織學(xué)習(xí)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；廣大的檔案工作者通過(guò)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)實(shí)踐，從而進(jìn)行了知識(shí)更新。現(xiàn)代化的檔案管理給檔案事業(yè)帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，財(cái)政局作為國(guó)家行政機(jī)關(guān)，將在實(shí)踐中不斷探索完善，以制度化、信息化促進(jìn)財(cái)政檔案工作的現(xiàn)代化，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，充分發(fā)揮財(cái)政檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用，為構(gòu)建和諧社會(huì)做出貢獻(xiàn)。