時間：2022-04-25 10:46:48
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隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現管理混亂、信息不全等不良現象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我國建筑工程電子文件的檔案管理現狀
我國建筑工程電子文檔與發達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現有建筑工程電子文件檔案管理的現狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區的文件管理人員專業技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內容可讀性很差。這些情況都使現有的建筑工程電子文件所提供的內容可用性不強。1.4對傳統紙質文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統的紙質文檔，紙質文檔在實際保管中十分容易出現丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質的文件檔案進行替換。對紙質文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業性不足，很多紙質文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。
2實現建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。2.1對建筑工程電子文件實行統一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業性，增強電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內容?；谶@樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性?？梢云赣脤I的鑒定人員，對電子文件的內容進行查詢，確保電子文件沒有相關內容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內容需要進行核實，另一方面，對于已經歸檔的文件要合理的保存，防止網絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發展空間。
作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心
參考文獻
關鍵詞：監督檔案；規范化；信息化
工程質量監督檔案是指在工程質量監督實施過程中形成的文字、表格及音像資料，是工程質量監督機構和監督人員從事監督管理工作的原始記錄和重要憑證，也是上級建設行政主管部門對監督機構和人員開展考核的重要依據。加強工程質量監督檔案收集、整理、歸檔的規范化管理，對于促進工程質量監督管理水平進一步提升，體現質量監督管理工作的科學性、公正性和權威性有積極作用。因此，做好工程質量監督檔案管理工作意義重大。
一、工程質量監督檔案管理中存在的問題
（一）工程質量監督檔案標準不明確，材料內容參差不齊。住房和城鄉建設部第5號令《房屋建筑和市政基礎設施工程質量監督管理規定》要求質量監督機構需建立工程質量監督檔案，但未對工程質量監督檔案的具體內容進行明確。具體到地方，以湖北省為例，《湖北省房屋建筑和市政基礎設施工程質量監督管理暫行辦法》（鄂建[2011]79號）明確了工程質量監督檔案的立檔時間要求及保管期限，但也未對監督檔案具體內容提出意見。內容標準的不明確，造成各地質量監督機構在形成監督檔案時隨意性較大。有的監督檔案資料浩繁，有的卻寥寥數頁；有的把施工、監理等單位的技術資料甚至工程圖紙均收集存檔，真正反映監督工作開展的記錄卻難覓蹤影，材料內容不符合要求。（二）囿于實際困難，監督檔案資料不同步，不連續。質量監督工作主要在現場展開，在現有的條件下，監督檢查記錄一般由監督人員在檢查結束后回到辦公室予以補記，監督記錄的同步性較差。同時，隨著市政基礎設施建設規模的日益擴大，監督人員的監管任務屢創新高。在一名監督人員同時監管數十項工程的前提下，完全將監督抽查與監督計劃逐一對應且同步記錄還有一定的實際困難，監督檔案資料的連續性存在差距。（三）重視程度不夠，監督檔案資料不規范、不交圈。部分監督人員重實際檢查、輕文字記錄，往往出現監督記錄字跡潦草、內容簡單、簽證不全等問題。有的監督檔案中有針對質量問題的整改通知，卻無責任單位的回復報告及現場復查記錄；有的在監督記錄中提出了監督意見，而后續的檢查記錄中沒有相關的落實情況。（四）市政基礎設施工程特殊性造成工程質量監督檔案歸檔難。市政基礎設施工程戰線長、斷面多，有的甚至邊拆邊建，造成大多市政基礎設施工程履行基本建設程序不足，無證施工、先施工后辦理注冊登記手續、未經竣工驗收備案即投入使用的情況比較普遍。建設行為的不規范給工程質量監督檔案收集整理造成很大困擾。有的工程介入監管時已經開始施工，前期相關資料難以收集；有的工程已經投入使用但遲遲不辦理竣工驗收手續，工程檔案資料長期滯留在監督人員手中難以移交，隨著時間推移難免出現遺失、損毀等情況。
二、加強質量監督檔案管理的建議
關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；區別
一、引言
計算機的產生和應用極大的改變了人類發展的進程和方式，尤其是二十一世紀以來，各種相關的電子信息技術的迅猛發展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統管理模式，實現了信息化的管理。要想實現對現代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統的檔案管理的區別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。
二、電子文件檔案化管理的基本含義
所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術手段對其文件進行數據形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統的紙質檔案資料，也可以實現對相關的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網絡系統和管理軟件來實現。
由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規定。所以，在落實的過程中，有關部門應該根據電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調整，以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。
在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統的紙質檔案文件有著非常明確的本質區別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質的要求是不同的，不可以采用傳統檔案管理方式的統一紙質管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。
三、電子文件的檔案化管理同傳統檔案管理的區別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。
第一、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。
第二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。
第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
第五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、總結
綜上所述，現代電子檔案的信息化管理同傳統檔案管理有著非常明確的差異和區別，這些問題都應該引起有關部門的注意和重視，以便更好的實現自身檔案管理的系統升級和優化，更好的利用電子檔案管理技術對企事業單位進行管理。■
參考文獻
醫院體檢中心健康檔案管理中存在的問題
缺乏高素質的人才：目前我國多數醫院的體檢中心普遍缺乏專業、高素質的醫護人員，醫護人員專業水平參差不齊，這也從客觀上反映了醫院不夠重視體檢中心，沒有配備相應的專業人才[1]。體檢結果不能及時查詢：目前我國多數醫院還未實行健康體檢一卡通服務，體檢后不能及時查詢體檢結果，導致體檢結果丟失的情況，重復檢查又會增加群眾的經濟費用，使群眾對體檢望而卻步。體檢信息沒有得到充分的利用：群眾甚至醫生都缺乏充分利用體檢信息的意識，沒有根據歷年來的體檢信息，綜合分析自己的身體情況，導致健康檔案的作用不能充分發揮。健康檔案管理成本高：由于健康信息數量多且復雜，造成管理成本、維護成本的增加，信息輸入也非常復雜。
健康檔案管理系統缺乏前瞻性：目前多數醫院正在使用的健康檔案管理系統只能提供一次性輸入，管理系統中的信息只能反映一個時間段的身體情況，不能對患者的健康檔案信息進行添加或者更新，也不能及時輸入疾病追蹤隨訪產生的數據信息，導致健康檔案的利用價值不高。醫院健康檔案信息不能共享：醫院之間在保護患者隱私的基礎上，共享健康檔案信息很有必要，有助于健康檔案信息的作用可以充分發揮，也可以對多數醫院的健康檔案信息進行研究，分析當前我國國民的體質情況。健康檔案管理系統不規范：多數醫院關于健康檔案管理系統標準、系統構成、系統要素以及系統目標等方面的設置不規范，也不統一，也沒有專業分析健康檔案信息的軟件。還有些落后地區的醫院建立健康檔案的方式還處于手工操作階段，根本不能適應國家、社會、群眾對健康衛生發展的需求。
解決對策
深化健康檔案管理意識：對于群眾而言，健康檔案是為了保障個人的健康，通過健康檔案中的信息，群眾可以掌握自己的身體情況，減少多余的檢查費用，并且通過對健康檔案信息的分析，可以及時發現身體隱患，及時進行有效的治療。對于醫生而言，通過對患者健康檔案信息的分析，可以了解患者身體變化的趨勢，對患者進行全方面的治療，還可以加強對重點人群、重點疾病的管理，為患者提高完善的健康指導，方便患者調理身體，緩解醫生和患者之間的矛盾沖突，提高醫院的形象。同時醫院體檢中心要強化醫護人員的服務意識，加強健康檔案管理的自覺性和主觀能動性，強化健康檔案的服務智能，保衛群眾的身體健康。完善健康檔案管理工作各項制度：首先要完善健康檔案管理工作的各項規章制度，邀請專業檔案管理部門來院進行指導，共同研究檔案管理工作中存在的問題，制定解決措施，建立一套完善的、可操作性的、切合實際的、有一定約束力的管理制度。其次，檔案收集、分類、保管、歸檔等程序都要有專人負責，確保各類信息都完整安全，且來源可靠、真實、準確，科學管理健康檔案，充分發揮健康檔案的作用，促進健康檔案管理工作的專業化和制度化。最后，組織專門的健康檔案監督檢查部門，制定考核標準，定期進行考核，確保健康檔案管理工作的順利開展。及時更新健康檔案信息：當患者生病來院就診時，在門診、病房等處的治療活動過程都要記錄在個人健康檔案中，并且根據患者的身體情況和就診記錄，及時更新患者的健康檔案信息。如果患者轉到其他醫院進行深入治療，要聯合其他醫院將患者住院治療、病情、手術等信息更新到個人健康檔案中。
企業文化隨著企業的產生而存在，而企業檔案者在企業產生后，在企業的各種生產、經驗、過程當中產生的各種歷史資料。企業文化包含了企業物質文化、精神文化以及制度文化。在市場經濟制度下，企業能在日益激烈的市場競爭中處于不敗之地，有了企業文化的先進，就有了競爭的優勢。在社會主義文化建設的大浪潮中，必將促使企業經濟的不斷發展。企業經濟的發展必將帶動企業檔案與企業文化的發展，因為檔案和文化是在經濟發展過程中產生的財富。企業檔案是企業文化的表現形式之一，企業檔案隨著企業的發展而產生，得以保存的檔案將會使得企業文化不斷的傳承下去。加強對檔案管理工作不僅可為企業文化建設提供借鑒參考依據，同時又是企業文化建設的內在要求。一方面，企業文化建設離不開企業檔案這一內容；另一方面，企業檔案記錄和傳承了企業文化。
二、企業檔案在企業文化建設中的作用
1.企業檔案是企業文化的歷史見證。企業檔案是記錄企業發展的一部奮斗史，記載了企業的過去，見證了企業的現在，是企業歷史的證明者，同時承載和傳承了企業的無形和有形文化。隨著信息化時代的發展，企業的各種檔案資料也將越來越豐富，所在承載的歷史文化也將越來越多樣化，檔案記錄保存內容也將非常豐富，檔案管理工作也將越做越復雜。在企業不同時期的發展過程當中，記錄下來的各種視頻、圖像及文字檔案等將為企業精神文化、物質文化和制度文化的建設提供參考依據。
2.企業檔案傳遞企業文化建設正能量。檔案資料是文化的載體，弘揚企業文化傳遞正能量發揮了重要作用。這主要是由于企業文化是在企業檔案、企業發展歷史中提煉出來的有利于企業不斷發展的精神產物。而檔案充當文化的一類載體，常常作為企業提高核心競爭力、擴大再生產的根據，同時更是企業維護自身在競爭當中的合法權益的重要保證。
3.塑造企業的核心文化。企業不停的發展、社會不斷的進步，企業文化同樣處在不斷的更新、發展當中。在企業發展過程當中，需要面臨很多選擇與判斷，而企業要根據自身的實際情況作出何種選擇與判斷又只能借鑒與企業檔案，在檔案中吸收各種經驗教訓。因為檔案中記錄著的并不全是企業光輝的一面，同樣存在失誤和不足的一方面。只有結合其實檔案資料，根據自身實際情況進行合理的判斷與選擇，才能推動公司事業不斷向前發展。
三、優化企業檔案管理，服務企業文化建設
眾多企業將企業文化建設工作作為新世紀的企業建設的重點內容之一，一些企業在自身不斷發展過程中逐步形成適合企業發展、順應社會發展歷史潮流的特色文化。近年來，企業文化建設方面得到了重視，而作為企業文化載體之一的企業檔案在管理方面仍然存在著諸多的不足之處。因而，企業領導、各部門主管負責人及企業員工，特別是檔案管理部門及其員工必須高度重視檔案管理工作，以服務于企業文化的建設。公司應該從以下三個方面入手：
（1）重視企業檔案管理工作，并將其納入企業文化建設管理工作當中；
（2）提高檔案管理人員的工作能力及個人素質，保證檔案質量，為企業文化建設提供基礎保證；
（3）不斷更新檔案管理新技術新設備以適應全球經濟社會的發展，為企業文化建設更好的服務。
四、總結
關鍵詞：職業道德；檔案管理；人員；研究
檔案作為記錄一個人的學歷信息、經驗等各種信息的載體，在企業發展以及個人發展中都發揮著重要的作用，它不僅能夠體現一個企業的歷史發展以及現在的建設情況，同時也是企業進行人事管理的重要依據。隨著企業的不斷發展和規模的壯大，企業的檔案管理工作越來越復雜，這樣就要求檔案管理的相關人員要具備良好的職業道德素質，在工作中嚴格按照規定進行檔案管理。本文就檔案管理工作的現狀以及工作人員職業道德建設進行分析和研究。
一、檔案管理人員職業道德素質建設的意義
為了能夠更好地進行企業的檔案管理工作，相關的工作人員要具備較高的職業道德素質，這主要是因為：首先只有相關工作人員具有職業道德素質，在檔案管理中能夠有較強的責任心，他們的職業道德素質要求他們熱愛檔案管理工作，從思想上重視檔案管理工作，進而促使他們能夠在實際的工作中無私奉獻，認真工作，切實履行檔案管理工作的職責；其次職業道德素質能夠有效地提高檔案管理人員為企業以及企業員工服務的質量，作為企業管理工作的重要組成部分，檔案管理工作也是進行企業內部服務體系的重要組成部分，檔案管理人員你在實際的工作中要重視這份工作，同時要加強職業道德素質教育和學習，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識程度，進而提高他們對企業內部的服務質量；最后提高檔案管理工作人員的職業道德素質能夠更好地提高檔案管理工作質量和水平，隨著企業的不斷發展和規模的壯大，企業在實際的檔案管理工作中將會面臨著更多新的挑戰和變化，這些工作上的變化和挑戰將會要求檔案管理工作人員要從不同的角度和層面上進行問題分析，這樣就要求檔案管理工作人員具有較高的職業道德素質。
二、檔案管理人員職業道德建設的現狀
企業檔案管理工作主要是依賴于檔案管理的相關工作人員，具有較高職業道德素質的工作人員能夠更好地促進檔案管理工作的發展，但是在實際的檔案管理人員職業道德建設過程中仍然存在一些問題需要解決，具體存在的問題如下:1.服務意識差。目前企業的檔案管理工作中員工實際工作中經常會以檔案資料是保密文件，不允許其他員工查看，這樣就會導致檔案資料的開放性比較差，出現這種現象的主要原因就是檔案管理工作人員沒有必要的服務意識，在工作中他們沒有意識到檔案工作是為企業提供服務的，除此之外檔案管理人員的日常工作中服務態度也非常傲慢。2.責任感不強。檔案管理工作因為其自身具有的復雜性、細致性、保密性特點，所以要求檔案管理工作人員需要有較強的責任心，嚴格按照國家以及企業的相關規定和制度執行實際的檔案管理工作，但是在實際的工作中經常會發現，因為檔案管理工作人員在實際的工作中沒有責任心導致檔案資料損壞、丟失甚至是重要文件信息被泄露等問題。3.專業技能素質不高。企業在進行檔案管理工作的職位招聘時，并沒有根據崗位的具體工作職能進行員工招聘，許多檔案管理工作人員是由企業其他部門的員工兼任檔案管理的工作人員，這樣就會導致他們的專業技能素質不高，工作效率低下，具體表現在首先是檔案管理的工作人員不是很熟悉檔案管理的具體工作流程，這樣導致檔案資料的存放沒有制度性，為檔案查閱造成嚴重的不利影響；其次是檔案管理工作人員自身沒有較強的邊沿能力，他們只是了解一些基本的管理知識，但是在實際的工作中缺少專業能力。
三、檔案管理人員職業道德素質建設的途徑
檔案管理本身就是一門標準化、規范化、科學化極強的學科知識，在實際的管理工作中相關的工作人員不僅要具備專業的能力和素養，同時還需要有較高的職業道德素質。本文就企業檔案管理中工作人員職業道德建設中出現的問題進行分析和研究，具體解決途徑如下：1.端正工作態度，認真工作。為了能夠更好地提高檔案管理人員的職業道德素質，首先應該要端正檔案管理工作人員的工作態度，在實際的工作中，要讓員工意識到檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理的工作認識，檔案管理工作是企業發展的重要內容，同時也是體現旅行自己工作職責的崗位；其次是要提高檔案管理工作人員的敬業精神，要鼓勵他們認真工作，做好自己崗位的工作；最后是要提高檔案管理工作人員的責任感，使其能夠熱愛自己的工作，并無私奉獻，在工作中腳踏實地，認真負責，做好各種細節工作。只有工作人員的態度端正了，在實際的工作中他們才能夠認真對待自己的工作，并做好自己的工作。2.提高服務水平和質量。檔案管理工作的目的和本質就是為企業提供檔案服務。隨著企業的不斷發展和規模壯大，檔案管理工作人員應該要與時俱進，改變傳統的被動管理模式，不斷創新，推動專業化的服務管理模式，在實際的檔案管理工作中要以用戶的需求作為工作的出發點，重視對企業提供服務的實效工作，在提供檔案服務的過程中要堅持以人為本的原則，突破單一的檔案服務模式，以企業未來的發展作為著眼點，充分利用企業發展以及社會大環境，積極創新，提高檔案管理的人性化服務，提高檔案管理服務的水平和質量。3.提高檔案管理工作人員的專業技能。為了能夠促進企業的長遠發展，檔案管理工作應該要與時俱進。隨著我國信息化技術的不斷發展和應用，傳統的檔案管理方式和模式需要進行較大的改變，這些改變就要求檔案管理工作人員需要不斷提高自身的專業技能，具體提高檔案管理工作人員的專業技能途徑有：首先是可以通過網上學習、培訓等不同方式進行計算機技術的學習，提高自身的計算機應用能力，這樣能夠在檔案管理的具體工作中利用計算機技術促使檔案管理實現電子化；其次是檔案管理工作人員需要提高自身的創新能力，在實際的工作中檔案管理人員要推陳出新，用積極、創新的思想來面對工作中遇到的問題，經過多方面經驗考察、借鑒和分析，在此基礎上創新企業的檔案管理工作，繼而實現企業檔案管理工作的科學化；最后企業應該要不斷完善和規范檔案管理的相關制度，要重視檔案管理工作人員的實際工作待遇和福利，不僅要在精神層面上要為提高檔案管理工作人員專業技能提供支持，同時還應該要提供必要的物質支持。
四、結語
總而言之，隨著我國經濟的不斷發展和社會的進步，企業的發展也是十分迅速，規模也在不斷擴大。檔案管理工作時企業發展的重要組成部分，為了能夠促進企業的發展，企業需要十分重視檔案管理工作，在實際的工作中要加強檔案管理工作人員的職業道德素質，端正他們的工作態度，使其能夠熱愛檔案管理工作，對工作富有責任心，提高對檔案管理工作的認識，在實際的工作中不斷提高自己的服務質量和水平，提高自身的檔案管理專業技能，進而提高檔案管理的工作質量和效率，完善檔案管理工作，促進企業的發展。
作者:王艷 單位:沈丘縣史志辦
參考文獻：
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關鍵詞：城市建設；檔案；管理
檔案是黨和國家的寶貴財富, 也是信息資源的重要組成部分。開發檔案信息資源是檔案工作為現代化建設服務的重要途徑, 是檔案工作自我完善的重要內容。隨著科學技術的進步和社會經濟的發展, 以計算機技術為核心的現代化信息處理技術正在逐漸深入到城建檔案管理之中。怎樣有效開發檔案信息資源、以怎樣的方式實現工作管理的創新,運用現代化的管理技術最大限度地服務于社會等,已經成為各級城建檔案管理部門面臨的問題。
一、城建檔案管理面臨的新形勢
（一）世界經濟一體化下與國際慣例接軌的要求
世界經濟一體化的形勢在不斷地變化，對城建檔案管理工作來說，至少提出了兩點新要求，一是要求檔案管理工作要更加規范，要盡可能縮短與世界發達國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求。二是要求檔案管理要發揮為社會經濟發展提供支撐和依據作用，隨時為城市規劃與建設、招商引資等提供“全、新、準”的信息。
（二）我國加快現代化與城市化進程的形勢
對于城鎮特別是大城市來說，加快現代化與城市化進程的一個重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發展。老城由于空間有限，更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區拓展。城建檔案管理面臨的將是信息量加大和信息更新速度加快帶來的工作量的加大，這對管理手段和管理效益提出了新要求。
（三）我國加快法制建設和公民法律意識加強的形勢
隨著我國市場經濟體系的逐步完善，體制和制度改革力度的加大，我國加快了立法的速度，公民的法制意識也進一步加強。
二、城建檔案管理的特點
（一）復雜性
城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復雜性。城建檔案涉及城市規劃、城市建設管理、城市環境保護、抗震防災、城市規劃管理政策法規等數十個方面或專業，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構筑物、管線、設施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的記錄，其復雜性可想而知。
（二）動態性
城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發展變化過程的城市建設檔案，其保管的城建信息具有動態性的特征。動態性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設管理現狀的最新信息。
（三）準確性
大到與城市相關的系統性基礎設施的改擴建、尤其是地下系統的建設，中到某一個建設工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設和法律依據，如果不能保證其準確性和可靠性，將會給國家、企業、個人造成重大經濟損失，甚至引起災害性事故。
三、城建檔案管理問題的具體對策分析
（一）以創新的工作管理模式逐步實現現代化管理
創新是一個民族進步的靈魂, 是一個國家興旺發達的不竭動力,也是一個政黨永葆生機的源泉。當前，我國經濟迅猛發展，改革開放深入進行，城市化步伐加快， 城市建設日新月異，這些對新時期城建檔案工作提出了新的要求，傳統的檔案觀念和老的做法已經難以適應新的形勢。所以，如何創新性地開展城建檔案工作，逐步實現工作的現代化是城建檔案工作者著重思考的問題。城建檔案管理現代化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案數字化收集、存儲、轉送等轉變, 以信息化形式為社會提供服務。因此，只有創新工作管理模式才能逐步實現現代化管理。
第一，檔案載體不斷發展導致管理載體方式的創新。檔案載體是檔案信息存儲的介質, 它與社會發展階段相適應，具有鮮明的時代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發展到現在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術載體。尤其是隨著計算機技術應用的不斷深入，計算機系統所需的信息載體越來越成為現代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會越來越多地出現在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術和利用手段，這些都是傳統檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化，也需要采用先進的技術手段進行搶救。檔案載體的現代化必然導致檔案管理現代化。
第二，現代化城市建設發展是實現創新管理的主體。城建檔案是城市規劃、建設和管理工作的真實記錄，是城市建設發展的重要依據和城市管理科學化的窗口。與一般檔案相比，城建檔案有其獨特性：真實性、廣泛性、系統性和依據性。隨著我國城建開發事業的蒸蒸日上，城建檔案數量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經不適應現代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現代化技術手段過渡，由實體化管理向信息化管理發展。
（二）以創新的服務理念逐步實現管理現代化
為經濟建設服務、為城市建設服務是城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個中心。必須關注社會變化、跟蹤經濟全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應經濟建設、城市建設和社會各項事業的潛在需求，注重服務觀念、方式、手段的不斷創新, 實現傳統型服務向新型服務的轉變，實現城建檔案事業的可持續發展。
（三）在創新工作中隨時發現和關注現代化建設中出現的問題信息化發展參差不齊
目前，我國各地城建檔案信息化水平發展參差不齊，經濟發達地區和大城市檔案管理部門信息化水平相對較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規范，而中小城市由于經濟發展水平和業務發展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規范，有些就遠遠不夠。因此制定全國統一的、科學的檔案管理規范和技術規則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網絡化的需要，也是我國城建檔案管理事業發展的需要。檔案管理模式的規范化，便于以計算機為核心的信息技術在城建檔案管理中的應用，沒有規范化的模式就沒有檔案管理的現代化。只有實現檔案管理現代化，提高檔案管理的質量和效率, 才能更好地為城市建設和經濟發展服務。
不斷加強檔案人員隊伍建設。實現城建檔案管理現代化離不開高素質、多元化的復合型檔案管理人才。城建檔案的內涵十分廣泛，涉及城市規劃、城市勘測、城市建設、土地管理、建筑管理等多個專業部門的檔案，具有涉及面廣、環節眾多、內容復雜、綜合性和整理性強的特點。因此，城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業知識，同時又要熟練掌握計算機系統管理、計算機數據庫、硬件管理、程序管理和信息系統管理技術等現代化管理技術手段，以適應信息化建設時代的發展要求，最大程度地發揮好城建檔案作用。新型載體檔案的安全性問題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學習帶來方便、快捷的同時，也帶來了一定的麻煩和不安全因素。它與傳統的紙質文件相比，有著本質的不同：如電子文件的數字化信息形態、信息與載體的可分離性、讀寫信息的系統依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點，存在嚴重不安全性。因此，檔案管理系統必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統的安全性，保護系統硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，確保檔案信息的安全。
參考文獻
[1] 城市建設檔案著錄規范 [M].中華人民共和國建設部 國家質量技術監督局聯合 2001 7
論文摘要：分析檔案信息化建設的必要性和建設信息化管理的一些關鍵環節，最后引起檔案信息資源安全問題的防范，提出相應的信息安全保障措施。
城市建設檔案是指在城市規劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料.面對新形勢，城建檔案工作如何運用現代信息技術，加快數字化城建檔案館建設的步伐，全面推進信息化、數字化和網絡化，最大限度地發揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，我們必須加快推進城建檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供高效、優質的公共服務.
一、城建檔案的必典性
城建檔案作為城市規劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等的各個專業部門。開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段.作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數字化時代的飛速發展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中.通過管理內容數字化，新的管理模式采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現城建檔案資源的合理配里、最大開發利用，實現對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環節，也大大方便了網上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。
二、城建檔案信息化的環節
檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作，逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題:
1.是電子檔案的法律憑證問題
電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。
2.是數字化檔案信息資源的長期存取問題
數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
3.是統一數字化標準格式問題
檔案信息共享的前提是標準化與規范化，它包括檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數字化的進程。
三、數字化檔案具備的功能
數字檔案館與傳統愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化:館藏檔案數字化、檔案管理現代化、資源利用共享化、信息傳遞網絡化和數據結構連接化。
1.館藏檔案數字化:通過運用計算機技術與多媒體技術將各類傳統介質的檔案資料進行處理并轉化為數字信息，使所有館藏信息都以數字化的形式儲存，這是檔案館數字化建設的核心.
2.檔案管理現代化:數字化檔案館不僅包含了傳統檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現代化、建立檔案數據庫等，這是實現檔案館數字化建設的基礎.
3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網絡，用戶可以方便地利用信息資源，實現檔案利用的信息資源共享。
4.信息傳遞網絡化:數字檔案館的服務通過以網絡為主的信息基礎設施，實現標準規范的信息傳遞.
5.數據結構連接化:通過統一規劃的，標準的，規范化的數據結構，各部門之間可以方便地進行數據交換和數據轉換。
四、.數字城建檔案的安全閱.
如何保障數字城建檔案館信息安全決定著能否全面實施檔案的網絡服務，可采用包括操作系統及數據庫安全技術、網絡安全技術、信息加密與身份認證技術、防病毒技術等在內的多種安全技術。(1)采用高安全性能的操作系統和數據庫系統，采用高安全性能的操作系統和數據庫系統。(2)綜合使用多種網絡安全技術與產品，實現對網絡的安全保護。(3)采用信息加密技術與身份認證技術。(4)采用最新的防病毒產品，建立病毒檢測制度.（5)加強各應用系統的安全管理，統一管理、分工負責、及時維護，確保系統穩定、安全運行及高效服務。加強對用戶的管理包括加強對用戶權限的管理即加強對用戶的監督、審計、跟蹤，同時控制上網信息范圍。(6)加強計算機網絡設備、設施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環境事故。
(一)人工管理人事檔案的劣勢
一另外時間一長,會產生大量的工作文件和人事數據,對于檔案的查找、更新和維護來說有著很大的困難。企業在耗費了大量人力進行陳舊的人事檔案管理工作,一方面加大了員工的工作量,使員工的負擔過重,難免產生較大的工作壓力;在這樣負面的工作狀態下,很難人事保障檔案的準確性、可靠性和機密性。由于企業人員流動大,再加上社會不斷地發展和遷移,許多由人工記載的歷史資料在遷移的過程中還會發生丟失或者嚴重的殘缺。如此負面循環,會造成諸多不便,使企業無法得到更好的發展。在信息化、網絡化、數字化得到廣泛應用的今天,企業如果仍然采用陳舊,落后的手工方式進行人事檔案管理,那么檔案管理工作的就極易出現這樣那樣的紙漏,人力、財力等方面的資源浪費仍將持續,這與“厲行節約、反對浪費”的時代強音很不和諧。
(二)人事檔案信息化管理的優勢
隨著社會的發展計算機系統管理隨著社會的發展計算機系統管理己經逐漸替代人工管理,采用信息化管理手段的事實檔案管理體制己逐步形成,在社會主義市場經濟條件下進行探索和研究,逐漸進入了人事檔案管理的新模式。作為計算機應用的一部分,使用計算機對人事檔案進行管理有著局域手工管理無法比擬的優點,比如:檢索迅速、查找方便、可靠性強、存儲量大、機密性好、壽命長、成本低等。因為人事檔案管理信息系統是一個非常典型的管理信息系統,所以它能夠為用戶提供很好的窗口界面、充足可靠的信息數據、簡單方便的維護手段和靈活多變的查詢方式,以便快捷準確的查詢出結果。圈加強人事檔案管理現代化和信息化建設是實現人事檔案管理服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要,有利于材料的完整保存。利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫,通過信息統計,對個人政績、業績的評價提供量化依據,實現計算機對人事檔案完整和動態、立體的管理體系,可以及時、準確和全面的提供人事資料和相關數據,從而極大地提高組織人事部門的工作效率。
二、如何加強人事檔案管理信息化建設
(一)建立科學完整的現代化管理體系
人事檔案管理工作的好壞,在很大程度上決定了企業能否更好的發展,它直接影響著企業正常運行的決策與管理,然而,不少企業對于人事檔案管理缺乏科學的認識,仍然采用陳舊的管理方式,不僅耗費了大量的人力,也無法取得事半功倍的工作效益。這種現象,在社會急速發展的今天,對于一個企業,無疑是致命的。企業利用計算機的現代化技術和專業的網絡人才,構建科學完整的信息系統,能夠充分的使用資源,達到資源共享的信息化建設,及時對那些不適應新時勢、新要求、新手段的規章制度進行改正,確保建立安全合理、科學、規范、民主、公正、嚴謹的人事檔案管理制度。實現計算機對人事檔案完整、準確的工作定位,產生立體的管理體系,能夠及時的配合人事的調配和企業工作的需要,提高組織人事部門的工作效率。
(二)注重系統的管理與維護
由于利用計算機對人事檔案進行管理必須以電力支持為前提,所以,這種先進的管理方式也有局限性。一旦失去電力支持,整個人事管理系統會進入癱瘓界面。因此,我們要在保管好實體檔案的基礎上,將有關信息全部錄入計算機,實現人事檔案的電子化,利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析,使得檔案的檢索和查詢更加迅速和便捷,為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據。在錄入數據庫的基礎上,建立每個人的個人檔案信息平臺,以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索,以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數據資料。在豐富個人信息的同時,突出個人特色,實現檔案的動態管理和補充。實現上述目的,需要建立在一定軟件系統的基礎上,還要添置必要的設備,比如計算機、打印機、掃描儀等設備,加大對檔案管理的資金投入,使事業單位的人事檔案管理工作真正實現現代化和信息化。
(三)確保檔案信息數據化和服務網絡化川
收集人事檔案信息是為了能夠充分使用資源,達到資源共享的效果。以人事檔案信息系統為中心,建立計算機網絡分系統,以人事檔案管理系統為中心,還可以實現跨界的工作調配,方便快捷。如通過人事信息系統完善財務工資系統,人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放,有些直接可以發放到員工本人手里,而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中獲取收益。因此,一目了然的數據化信息可以提供準確便捷的信息,可以讓企業管理者主觀的感受到個人和企業的具體情況,為當今快節奏的社會發展節省了不必要的時間。
(四)為人事檔案信息化提供硬件設施和技術保障
科技不斷的更新和迅速發展中,計算機也在不斷的推舊出新,因此,需要企業的財力支持,引用最先進的技術和硬件設施,保障人事檔案信息化工作系統的正常運行,為人事檔案管理工作更好的適應現實需要打好堅實的基礎。各級領導要充分重視人事檔案工作,在加快相關軟件開發的步伐的同時,加大對人事檔案工作者培訓的力度,使他們熟練掌握運用現代化設備管理人事檔案的本領,不斷提高人事檔案的管理水平,同時開展相關的人事檔案信息開發工作,從而適應人力資源開發的需要[4j。相關部門也可以針對性的招納一些符合人事檔案現代化管理和信息化建設,具有較強能力的綜合性人才,全面開創人事檔案管理工作的新局面。