時間：2023-03-17 17:59:25
導語：在電子檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
隨著信息技術的快速發展，電子檔案得到快速的發展起來，其主要是利用磁性介質及計算機磁盤來實現對檔案信息資源的存儲，具有通用性，而且易于保管和利用。數字檔案與紙存檔案存在著明顯的不同，其與客觀存在的檔案實體具有明顯的區別，數字檔案是通過字節和比特方式使檔案信息得以在計算機網絡上進行流動，從而可以確保用戶可以隨時對自己所需要的檔案信息進行查詢和使用。
1 企業電子檔案管理的優越性
在傳統的檔案管理工作中，主要是以手工抄寫和整理的方式來完成的，工作效率十分低下，整理費時、不易保存、查閱困難，不利于檔案的高效利用。為了有效的提高工作效率，將計算機網絡和信息技術應用到檔案管理中，不僅降低了工作人員的勞動強度，同時提高了工作效率和對檔案信息的利用。主要優勢表現在如下幾個方面。
1.1 信息處理速度快
電子檔案的工作方式主要是將相關的初始信息錄入到電腦中，以文字或者圖片掃描的方式都可，然后在計算機中應用設置好的程序對其進行處理。快速的實現了對檔案資料的整理、統計分析以及歸檔等工作。降低了人工操作的失誤，節省時間，提高工作效率。
1.2 查閱方便
將檔案信息錄入后，自動生成目錄和文獻檢索，對檔案進行自動分類整理，完成編排工作。在查閱檔案信息時，只需要輸入關鍵詞，就可以快速的查閱到相關信息，省去了查找的時間。
1.3 存儲穩定
傳統的檔案管理需要將大量的紙質檔案進行存放，不僅浪費空間，還需要適宜的環境。電子檔案的存儲比較穩定，只需要存儲在光盤、U盤或者存儲卡等載體中即可，受到外界環境的影響較小，存儲時間長，具有較強的穩定性。
1.4 實現了信息的高效利用
在以往的檔案管理工作中，如果需要查閱檔案信息，需要提取紙質檔案，不僅費時，而且不利于檔案的保管。電子檔案的信息化，通過網絡信息平臺，可以實現信息共享。通過閱讀權限的開通，可以對檔案信息進行遠程操作，提高了檔案的利用效率，減少了查找和傳遞的繁瑣。
1.5 信息補錄方便
在檔案管理工作中，有些檔案信息需要不斷的完善和補充，在傳統的檔案管理方式中，就需要將紙質檔案拆卷后重新整理，不僅浪費時間，而且程序繁瑣。在數字數電子檔案管理中，只需要輸入關鍵詞，查閱到對應的檔案，然后對其進行編輯即可，省時省力，提高了工作效率。
1.6 提高檔案工作者的工作效率
以往的檔案管理方式工作內容繁瑣，任務量大，耗時耗力，檔案管理者根本沒有時間去學習新的業務知識，更沒有精力研究對檔案的利用。電子檔案的高效利用將工作人員從繁重的工作中解脫出來，提高了工作效率。工作人員就可以學習更多的專業知識，提高對檔案的利用效率。
2 當前我國企業電子檔案管理的現狀
2.1 電子檔案管理普及率低
盡管計算機在國內企業中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業檔案管理方面運用的很少。即使有些企業運用了電子計算機技術管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應用。
2.2 對電子檔案管理缺乏重視
很多企業的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數據丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。
2.3 電子檔案自身存在缺陷
企業電子檔案的儲存方式一般是磁盤、磁性介質等方式，這些儲存方式比較復雜，一旦儲存介質發生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業電子檔案沒有標準統一的存放位置導致企業檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
3 加強企業電子檔案管理的具體措施
3.1 構建電子檔案管理體系的構建
電子檔案管理若在企業檔案管理中普及，須企業領導充分認識電子檔案的優勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業電子檔案信息化規范體系。然后，在領導的高度重視下將企業電子檔案管理體系構建落到實處，使之名副其實。加快建設企業的電子檔案管理，使企業檔案部門的管理數字化、電子化，使各項管理、技術規范嚴格，使電子檔案管理普及企業的各個角落。
3.2 加強電子檔案的控制和管理
首先，要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。最后，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。
3.3 建立檔案安全保障體系
建立健全檔案安全保障體系是維護企業電子檔察安全的需要，檔案安全保障體系包括檔案載體安全、檔案信息安全、電子檔案載體安全、檔案信息網絡安全等各個方面。隨著信息技術和辦公自動化的不斷發展，維護電子檔案安全已成為企業檔案管理的重要內容。為此，企業應加強檔掌安全保障體系建沒，確保各項檔案安全管理措施落到實處。
3.4 提高企業檔案管理者的信息素質
由于電子檔案管理是一項專業性極強，內容繁雜，需要通過實踐積累豐富管理經驗的工作，所以要避免過于頻繁的人員流動，保持電子檔案管理工作的長期性、延續性。其次是企業應加強對檔案管理人員的培訓工作，使其更好的掌握信息技術和計算機技術和，從而更好的適應企業電子檔案發展的要求。
企業的發展離不開檔案工作的大力支持。隨著企業工作量的逐漸增多，形成了越來越多的電子檔案信息。因此，針對現有情況，對企業電子檔案進行及時的治理，有其非常現實的價值和意義。
（一）電子檔案信息管理是提升檔案責任意識的有效途徑。具備高度的責任意識才能勝任企業電子檔案管理工作，才能使檔案信息真正成為企業發展過程中的重要角色。因此，提升檔案責任意識首先要從檔案信息的真實性抓起，堅決杜絕虛假檔案信息的出現。如此，才能使檔案管理人員牢記自己的工作職責，權衡好自身行為與工作的關系。一旦對虛假檔案信息進行及時的治理，工作人員的責任意識必然得到有效提升。
（二）電子檔案信息管理是提升檔案工作質量的強大動力。檔案工作往往與企業的人事、財產、薪酬、文件等等發生密切的聯系。檔案管理人員的職業操守必須過硬，才能更好的保障工作質量目標。否則，他們在工作中背離目標，甚至形成不健康不正確的工作觀念，容易導致工作行為上的違法違紀。可見，高度重視檔案信息管理，能夠自很大程度上保障檔案工作質量，使檔案工作更好的跟緊企業發展目標，形成正確的工作方向。
（三）電子檔案信息管理是提升人員協作意識的綠色通道。企業各個部門工作人員的管理都需要檔案管理工作的保障。因此，科學高效的檔案信息管理可以有效避免很多部門的工作上的失誤。畢竟，在企業發展過程中，檔案管理部門不可能“關起門來過日子”，反而與其他部門會發生各種工作上的聯系。同時，檔案部門內部工作也需要協作才能更好的完成工作目標，從而提升整體工作的效率。可見，電子檔案信息管理能夠使其他部門更加信任檔案管理部門，也利于培養部門內部的團結協作意識。
二、電子檔案管理的原則
企業電子檔案管理不是意見容易的事情，而是關系到很多細節問題，因此，必須遵循一些原則，促使檔案管理具備一個正確的方向，從而在整體上保證檔案管理的效果和質量。
（一）真實性原則。企業發展過程中形成的各種有益信息都應當以真實客觀的狀態加以保存，而不應出現虛假信息，否則，會貽誤企業發展的進程。因此，電子檔案信息一定要實現真實性，通過真實性的信息來反映企業的成長、發展及工作效果。可見，信息的真實性是檔案管理的首要原則，缺乏了真實性，檔案管理便喪失了管理的基礎和意義。
（二）及時性原則。及時性原則主要針對檔案信息形成后的歸檔階段而言。一旦具有較高價值的檔案信息形成后，就要通過及時的歸檔加以保存，以備企業發展需要加以隨時的調取，為企業提供有益的參考。一旦歸檔不及時，信息形成后的流程就是就此擱淺，不利于檔案管理的整體效果，因此，我們必須對檔案管理的及時性加以重視。
三、企業電子檔案管理的有效措施
企業電子檔案管理意義重大，我們在遵循相應的原則基礎之上，還要針對電子檔案管理采取必要可行的措施，保障電子檔案信息的管理效果，使檔案信息的作用發揮的更加充分。
（一）嚴格把握歸檔關，確保檔案信息的真實性。檔案信息的歸檔是非常關鍵的階段，因此，一旦歸檔，檔案信息就會被保持起來，以備日后工作中隨時調取利用。因此，在歸檔階段，對于檔案信息的真實性、保存形式、電子文件格式、文件內容等等方面東歐要進行細致入微的檢查，避免因細節問題給檔案歸檔工作帶來不必要的困擾。同時，工作人員要對檔案信息的內容加以閱讀，盡量加深印象，一旦需要通過內容定位檔案信息時，可能會有較大的幫助。
（二）建立各種管理系統，保障檔案信息的利用價值1、要建立統一的網絡體系。在現實工作中，可能存在辦公自動化系統與檔案管理系統無法實現兼容的現象，從而無法形成網絡體系，一些軟件的數據無法及時實現互相轉換，為文件歸檔造成麻煩。因此，建立統一的體系，強化信息提供者與接收者之間的協作意識，是信息符合傳輸要求，并強化工作人員的計算機網絡知識，使網絡體系逐步確立。2、建立完善檔案保密機制。這就要求，檔案管理人員要認真負責，堅決杜絕檔案信息泄漏的行為，一旦信息泄漏，就會被外界熟知或利用，企業的檔案信息成果就會變得毫無價值，很多工作的努力結果就會被浪費。因此，管理人員要針對檔案信息的安全防護、密級設定標準及及時維護等方面做足文章。
（三）及時更新硬件設備設施，為信息管理工作提供支持。單位要騰出一定的資金來為企業電子檔案信息管理工作提供硬件設備設施方面的保障。同時，在需要資金投入時，確保資金投入及時，力度到位。當然，還要對資金運行情況進行全面的跟蹤核查，堅決杜絕職務違法犯罪行為的出現。如此，硬件設備設施更新的資金有所保障，企業電子檔案信息管理工作才能朝向預期目標推進。
四、結語
隨著計算機的普及和電子信息技術的飛躍發展，我們已經進入了一個全新信息交換的時代。作為收集信息的檔案部門，應當順應歷史潮流，對檔案進行數字化改革，既實現檔案電子化。電子檔案是具有查考利用價值并應當歸檔保存的電子文件，是電子文件的轉化物，具有電子文件的所有技術特性，因此，在管理上它與傳統檔案有著很大的區別。
1 電子文件的定義及特點
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。
與紙質文件比較電子文件有以下幾個特點：
1.1 電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代化設備才能閱讀利用；
1.2 電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
1.3 電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
1.4 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等的要求很高。
2 電子文件的鑒定與歸檔
電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作 查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內刪除。
電子文件的鑒定，也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完整性、文件辦理過程的完整性等等。
鑒定后需要歸檔的電子文件均應編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網絡中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是通過四通打字機的文件軟盤或未聯網的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號，以便于雙方查驗。網絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通知網絡系統向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權向檔案部門移交。網絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝出軟盤備份。交接雙方按照規定辦理手續并在交接目錄上簽名，以示負責。
3 電子檔案的管理
3.1 電子文件對檔案管理工作的影響
傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
3.2 檔案管理人員應采取的對策
3.2.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
3.2.2 解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因此它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
3.2.3 使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構的基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，構成三維空間，形成了立體化的管理結構。
關鍵詞：電子文件電子檔案管理
隨著計算機網絡的運用，電子文件與電子檔案已逐漸運用到各個單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運用，不僅提高了檔案管理的工作效率，同時也為管理人員節省了更多的管理時間，使其能夠充分的投入到其他管理中，從而有效的節約了管理成本。此外，電子文件及電子檔案的管理運用，還在一定程度上創新了管理模式，提高了管理質量。
一、電子文件與電子檔案的特點
電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。與紙質文件相比較，電子文件的特點在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時間和距離的影響；最后，電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統檔案在信息記錄方式上有著根本的區別，它是以數字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個最主要的特性：一是信息的非人工識讀性。經過以數字代碼形式存在的電子檔案必須由計算機特定的程序解碼，人才能識讀它。計算機成為人和信息之間的翻譯。二是系統的依賴性。電子檔案需要依賴于計算機系統，包括軟、硬件系統的應用才具有生命力及發揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動都依賴于計算機系統來實現。
二、電子文件與電子檔案的管理
綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅提高了管理效率，同時還提高了管理質量。然而，由于多方面因素的影響，以至于電子文件與電子檔案管理得不到有效的實施。因而，在完善電子文件與電子檔案管理的過程中，本文提出以下幾種途徑：
1.建立電子文件管理制度
建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對電子文件的形成、收集、鑒定及管理等實施了全過程的監控，同時還確保管理工作能有條不紊的進行。其次，在管理制度建立的過程中，通過相關條款的約束，明確文件的歸檔時間及相關數據信息，同時還能對計算機的相關軟件及格式等進行管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質量。
2.明確電子文件歸檔范圍及方式
首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以至今后電子檔案管理的關鍵環節。由此可見，電子文件的產生，離不開電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過程中，主要有兩種方式，即：介質移交和網絡移交。通過這兩種方式，來確保電子文件歸檔后的質量。最后，在電子文件歸檔的過程中，還應對其進行相應的病毒檢測，以此來確保其安全性。同時也為其他電文文件的安全提供了相應的保障。
3.做好歸檔電子文件的技術處理
在歸檔電子文件技術處理的過程中，就需要檔案管理人員能夠深入了解電子文件的具體來源及其管理過程，從而能夠對其進行詳細的了解及掌握，以便為今后的管理奠定堅實的基礎。其次，在處理的過程中，還應結合著文件選擇相應的識別結構，使其能夠在使用的過程中，順利的對其進行查閱。最后，在接受電子文件的同時，還應對其進行嚴格的病毒檢測，從而確保所接收的文件具有安全、可靠的性能。
4.完善電子檔案的保存
在電子檔案保存的過程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時，要確保其周圍的環境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫房必須按照相應規定進行管理，使其各方面達到所規定的要求。再次，在存放的過程中，必須遠離磁場，同時還應遠離有毒物質。最后，在管理的過程中，應認真核對每一個檔案數據，并及時對其進行更改、調整。
5.電子檔案的利用和更改
在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點：首先，為保證檔案的安全利用，管理人員可以針對部分檔案復制出相應的備份，使其在閱讀的過程中，使用所復制的備份資料。其次，在檔案更改的過程中，應由設計師填寫“更改通知單”，并經批準后，檔案人員根據“更改通知單”的要求，復制出修改用盤交設計師以改寫的方式進行修改，經評審后以修訂版本重新歸檔，其相同內容的紙質文件也應同時更改。
6.積極培養復合型人才，提高檔案管理水平
在電子文件與電子檔案管理的過程中，其最終操作者還是人，因而就需要在管理的過程中，能夠對檔案管理人員進行相應的計算機操作培訓。使其能夠在管理的過程中，使用正確的操作方法對其進行操作，同時，還應加強管理人員對網絡的維護及管理意識，使其能夠正確的認識到網絡管理的重要性。此外，管理人員也應在原有的基礎上，不斷更新自己的管理理念與管理模式，只有這樣，才能為電子檔案的安全管理奠定結實的基礎。
[關鍵詞]紙質檔案；電子檔案；管理；融合
中圖分類號：K206 文獻標識碼： A
一、紙質檔案管理概況
紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：
1. 同步歸檔
一線城市房產吸引國內、國際熱資，有運用資本投資不動產以期租金收益和房產升值謀利特征。產權三級轉移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現轉移的現象時有發生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產投資一般相應地呈波浪性涌現，峰期往往集中在一段時期內。高頻轉讓能否在登記機構承諾的7天繕證期限拿到房產證，能否實現“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發商一房多賣、重復抵押的經濟糾紛集中事發在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規避：分清責任主體必須以手工簽署交接表為依據。這一原始傳統程序的嚴格執行終結困攏。傳統簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發展的年產幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現高效服務于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數字化加工是一個流水作業，須多個作業小組共同完成。年產幾十萬份檔案在多個環節轉移，如何控制零遺失確非易事。責任落實到人，層層控制是措施關鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數據庫中調取電子檔案交接表格，清點數目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內容、頁數進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結合貫穿加工小組內部轉移，直至完成任務移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復核，整理桉規格表糊、歸集和分插條碼、填寫內容。完成整理后在封面蓋上經手人印章，便于明確責任的后續追蹤。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。
2.建立健全紙質檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質檔案的使用磨損。
3.將二者都作為一種檔案資料的展現形式展現給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。
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關鍵詞：信息化；電子文檔；醫院檔案；影響；對策
自我國進入二十一世紀以來，我國電子信息技術發展迅猛。在醫院的信息化建設中，電子檔案管理工作逐漸趨向自動化、規范化、虛擬化方向改進完善，現已成為檔案管理和信息化建設工作中不可或缺的環節。但在具體的管理工作中，在管理及電子文檔使用的方式上存在許多的問題，并對醫院的檔案管理工作造成了直接影響，為此，本文就電子文檔在醫院的使用現狀及影響進行具體分析，然后提出相應的可行性建議。
一、電子文檔的定義及其特點
電子文檔是通過計算機硬盤、磁盤以及光盤等帶有磁性的存儲物件，來記錄人們行為活動中所產生的文字及圖片等材料，且能夠通過計算機、互聯網、局域網等進行傳送、檢索及使用等行為的文件。其相比于傳統的紙質檔案，其所具有的優點有以下幾個方面：檢索便捷，可網絡傳輸；流通方面，能最大限度的實現資源共享；電子文檔所記錄的范圍不僅局限于檔案，還包括圖書、情報等其它資料；易寶存，不存在有害生物侵襲而出現損毀的現象；占地面積小，節能環保。
二、電子文件對醫院檔案管理工作的影響
電子文件之所以能迅速替代紙質檔案來記錄檔案等其它材料，這些都得益于電子文件使用帶來的便捷性，但電子檔案在使用的過程中同樣具有一定的缺陷。首先電子文件的使用必須依靠計算機等設備，這種唯一性必將對檔案管理工作的各個層面造成巨大的影響，例如檔案管理人員、檔案儲存模式、答案管理模式以及服務方式等等。
（一）對管理者的影響
首先，就檔案管理的工作人員來說，管理者必須要掌握一定的計算機技能，同時也要對電子文件的儲存和使用方式達到熟練應用的程度，同時還要對檔案儲存載體的性能有一定的掌握，以實現對電子文件的永久使用與保存。
（二）對存儲環境的影響
電子文件的儲存載體是一些具有磁性的磁盤、光盤等材料，這種特殊的材質存放與保存便對環境有一定的要求，首先要控制環境的溫濕度，其次是存放環境是能夠防靜電、方磁、防擠壓碰撞等要求。
（三）對管理方式的影響
而在電子文件的管理中，管理方式也是極為重要。雖然電子文件的管理主要依靠計算機完成，但在具體的操作中，想要實現電子文件的有效管理與保存，需要根據電子文件的性質及先關要求來采取相應的可行性方式。為此，筆者就其中主要的三個方面進行重點闡述：首先，電子文件由于傳輸快、易復制等特性，注定了電子文件在保存的過程中容易遭到攻擊、被竊取，因此，從某種程度上來說，電子文件的保存相比于傳統的紙質文件更難；其次，紙質檔案由于自身的局限性，使用頻率逐漸減低，但在某些方面仍然要使用，因此，兩種檔案共存的管理模式給電子檔案的管理造成一定的影響；最后，由于電子文件使用過程中帶來的便捷性以及電子信息技術的不喑墑煊敕⒄梗為電子文件的使用提供了一個良好的發展環境，同時也解決了紙質檔案管理中的各種不便。
（四）對服務方式的影響
電子檔案庫的建立最主要的原因便是為檢索及使用服務提供了巨大的便利，在電子信息技術的支持下，相比于傳統的檢索服務，電子檔案的建立給檢索服務帶來翻天覆地的變化，大大提升了檢索效率，但這種改變需要給檔案管理部門、服務對象一定的適應期，同時也要在服務模式上做出一定的改變。
對安全性的影響
電子文件保存的安全性涉及多個方面，筆者就其中最為主要的三個方面進行具體分析：首先，由于電子文件的特殊性，可以實現信息與載體的分離，因此，這便給電子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性質的保障帶來巨大影響，這也是當下急需解決的問題；其次，電子文件的檢索與網絡傳輸系統都是由局域網或互聯網所連接的，因此極易遭受駭客攻擊；最后，電子文件的使用設備及載體存在一定的電磁泄露問題，這也是電子文件保存安全性中重點考慮的問題。
三、對策分析
電子文件的使用雖然給人們帶來巨大的便利，但在其使用的過程中，其對檔案管理工作產生的影響也是各層面的，為了更好的幫助醫院進行檔案管理工作，針對電子文件的使用及檔案工作的對策進行研究是非常有必要的。
（一）檔案學理論研究角度
筆者根據多年從事相關工作的經驗，在檔案學理論研究角度中，總結了以下兩點：首先要開拓研究實驗，擴大研究范圍，從多個學科的領域中去研究問題；其次便是針對檔案的一體化管理進行研究，這不只是建立一個簡單的信息共享平臺，更是醫院辦公自動化、數字檔案庫和信息化建設的關鍵。
（二）檔案管理角度
1.加強人才培養，提高檔案管理人員的業務素質
首先，在醫院檔案的信息化建設中，首先需要加強團隊建設。檔案管理工作需要檔案業務能力強且掌握一定的計算機技術和信息化技術的管理人才，但在調查中發現，很多檔案管理的綜合素質水平普遍偏低，且專業知識結構與業務能力還有待加強，這與信息化建設要求和標準存在一定的落差。為了更好的建設信息化檔案，各大醫院應該注重檔案管理人員的培訓，同時積極開展相應的競賽與培訓活動，從而更好的幫助團隊提升專業素質能力，打造一支精良的信息化管理團隊。
2.加強檔案管理規范化建設，努力提高服務質量
就目前醫院的檔案管理現狀來說，改進并完善檔案管理制度與流程能有效的促使檔案管理規范化、科學化，例如在電子文件從建立到歸檔這一系列環節中，針對其中的薄弱環節，優化流程結構，制定完善的機制，加強員工專業素養與服務意識的培訓，這樣不能有效的提升服務質量，還能促使檔案管理工作更加高效化。
3.加強檔案信息化應用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式
針對當下醫院檔案管理工作的缺陷，注重電子文件的應用與研究，結合自身實際情況，構建一套全新的檔案管理模式是重要的。因此在電子文件的應用與研究中，要充分掌握檔案管理軟件的使用方式，在探索全新管理模式的過程中，可以汲取國外發達地區組織機構答案管理模式的優點，然后在根據自身情況建立一套完善的信息管理體系。
四、結語
檔案管理工作的優化，首先要從管理團隊的建設中出發，其次是管理模式與管理流程的改進與優化。其次，也要注重科學理論的研究，幫助管理者更好的提升管理能力，同時幫助醫院的檔案管理模式與流程適應時代的腳步。
參考文獻
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關鍵詞：電子管理；檔案管理；重要性
隨著科學技術的發展，相關單位在檔案的管理上以子管理方式為主，此種情況下促進了電子檔案的形成。電子檔案實際上就是將一些存在相應價值的數據亦或是文件做好詳細的歸類，存儲而形成的電子文件。隨著我國國民經濟水平的飛速發展，我國科學技術水平也得到了突飛猛進的效果，這種便捷、合理的管理形式在相關領域得到了普遍的認可，在某種程度上將電子化水平加以提升，逐漸為檔案管理工作的開展帶來益處。對此，本文主要從以下幾方面對電子檔案在檔案管理中的重要性進行研究，筆者結合自身積累的經驗論述了電子檔案所產生的作用，并提出了自己的一些觀點，希望提供給相關人士，供以借鑒。
1 電子檔案管理的優越性體現
1.1 電子檔案方便快捷，能提高工作效率
相較于傳統人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點就是方便快捷，工作人員無需再進行繁重的手工操作，只需用計算機處理檔案的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動強度。同時，電子檔案管理的準確性很高，操作起來也相對簡單，增刪信息的流程被簡化，有效提高檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應加快，檔案管理者通過網絡傳播就可以將檔案傳輸給需要者，達到網絡資源共享的目的。
1.2 電子檔案管理能夠防止文件丟失
傳統檔案管理都是紙質存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來補救，繁重的工作給管理者增加了不小的負擔和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問題的出現，本來進行紙質歸檔的文件上傳到網絡以后，可以隨時補漏增缺，可以多復制幾份進行存檔，就不會出現文件丟失等問題。
1.3 電子檔案管理形式多樣，易于保存
傳統的紙質檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網絡媒介中。紙質檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會出現這樣的問題，它能夠將檔案長久的安全的保存下去，供人調配使用。
2 加強電子檔案管理的策略
即使電子檔案在具體的使用情況下有著顯著的效果，然而在實際的管理工作中依然有著諸多的不足之處，例如在檔案管理工作中所存在的安全問題，沒有制定出完善的規章制度，某些員工的文化水平不高等不足之處。因此，筆者依據此類現象進行分析，并提出合理化的解決方案，提供給相關人士，供以借鑒。
2.1 提高電子檔案存放空間的安全性
電子檔案的存放環境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強電子檔案管理首先應該強化對電子檔案存放環境的保護措施。因此，需要工作人員對辦公場所加強管理，防止發生電擊、火災等突發事件，保證電子檔案能夠有一個安全可靠的存儲環境。與此同時，工作人員最好將電子檔案進行多個備份處理，放在不同的存儲位置能夠保證發生意外時及時予以補救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時，因為有多個備份，就不必擔心數據或文件大量丟失。
2.2 完善電子檔案管理制度
相關人員在對檔案進行管理的時候，為了文件亦或是相應數據達到安全的目的提供重要的保障，一定要極大對管理制度設計工作的力度，建立一支積極進取的隊伍，并培養所有員工的專業能力和文化素養，對電子檔案進行相應的編制作業，在實際編制的過程中還需要遵循文件真實的工作理念，并且相關人員應當以檔案自身的等級當作劃分的依據，在第一時間對檔案做好認真的歸納、存儲等一系列工作，并且在保存檔案的前期階段一定遞交給相關人員檢查，從而確保存儲數據實現精準的目的。比如，依據某館藏的具體情況做好科學的整理，依據檔案的具體狀況來選擇恰當的存儲形式，包含照相機、光盤的應用，進而建立出相應的管理制度。
2.3 加強電子檔案系統管理設計
相關單位處理要進一步將儲存的安全性能加以提升以及不斷優化檔案管理制度之外，還應當加大檔案系統管理設計工作的力度就顯得格外重要。然而，檔案管理體系倘若沒有完善的系統，那么就會對信息的安全性帶來直接的影響。因此，依據此類情況，就要求相關設計人員在對檔案管理系統進行設計的時候采取加密的設計手段，并在特定的情況下更換相應的密碼，而且還應當設置有效的訪問權限，這樣做的目的是為了避免某些黑客通過獲取信息，會對檔案信息造成破壞的情況出現。與此同時，在特定的時間段，相關人員還需要對管理系統做好相應的維護工作，避免病毒進入而出現系統漏洞，進而最大程度確保電子檔案體系實現安全的目的。
2.4 提升工作人員的業務能力和水平
總的來說，隨著電子檔案管理的不斷發展中，會節省大量的人力，然而這不能表現所有的工作都不需要使用人力來促使系統的運行，在實際的操作中，相關人員自身所具備的能力就會對系統是否順利運作帶來不利影響。因此，為了確保具有一定的安全性，相關單位還應當加大培養員工的力度，不斷的掌握專業技能，從而為我國的檔案事業奉獻出一份力量。
結束語
總而言之，隨著當前網絡信息時代的不斷發展，無論是生產還是生活都會涉及到電子科學技術，而相關單位將電子檔案使用到相關領域中，采取智能化的設備將人工操作的方式取而代之是未來道路的發展趨勢。顯而易見的是，在檔案信息化建設的過程中，需要將相關硬件和軟件技術完美的結合起來，并將檔案管理制度加以完善，培養復合型人才，將電子文件制作效率加以提高，最終建立一套完善的管理體系，從而為我國的經濟建設做出一份貢獻。
參考文獻
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關鍵詞： 電子檔案； 傳統檔案； 管理
中圖分類號： G276 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質文件內容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質文件一旦形成原件中所含的內容和形式特征就不會發生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
電子文件管理系統本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文件，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經形成后，馬上貯存到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已經總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統。二者間的不同之處具體表現為以下幾點：
一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應的分類號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。隨著檔案信息電子化的發展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認為還應該從以下幾個方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎工作入手。
（2）嚴格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規范公文制作和控制程序。
（5）加強電子文件軟、硬件設施管理。
【關鍵詞】流程管理；電子檔案；管理系統；運用
檔案資源是目前各領域中的重要資源，隨著時代變遷，檔案資源的載體、保存方式、管理工作都發生了一定的變化，電子檔案得到了大量的運用。很多檔案館開始將紙質檔案轉換成電子檔案形式，再加上以電子檔案形式產生的新檔案不斷出現，使電子檔案的管理工作難度隨之增大，電子檔案管理系統中的流程管理也愈發受到管理人員的重視。
一、電子檔案管理系統中流程管理簡述
電子檔案管理系統中的流程管理是一種較為科學的管理模式。這一管理模式主要是基于提升管理績效的目的，將電子檔案的輸入轉變成有價值的輸出活動。通過流程管理，能夠促進電子檔案輸入、輸出流程的優化和規范化，以便實現對電子檔案的有效管理。一般來講，流程主要包含用戶、價值、輸入資源、結構、輸出結果、活動等要素。為了進一步推動山東省省直單位電子檔案流程管理的有效運行，山東省檔案局下發了關于印發《山東省省直單位電子檔案進館辦法》的通知（以下簡稱《辦法》）。并規定此《辦法》與2016年6月1日正式實施，有效期至2021年5月31日，要求各單位嚴格落實。
二、流程管理在電子檔案管理系統中的運用
電子檔案流程管理運用對于電子檔案管理系統的建設意義重大，因而，其運用需要工作人員尤為重視。在系統的建設中，工作人員需要將更新傳統業務流程作為首要任務。電子檔案管理系統建設的主要內容包括檔案資源收集、對紙質檔案的數字化處理、開發運用電子檔案等。在這幾方面的流程管理中，工作人員應嚴格遵循《辦法》規定，在檔案資源收集方面，省直單位移交包括永久保管期限照片、錄像、文書、錄音等檔案資源。保證電子檔案收集內容的準確性、完整性。在紙質檔案的數字化處理方面，應保證電子文件格式符合《版式電子文件長期保存格式需求》。在電子檔案資源的開發利用方面，為保證其能夠充分滿足使用者需求，在電子檔案管理系統的建設過程中，需要嚴格遵照人性化要求，根據使用者需求實現系統的有序建設，并隨著使用者需求的變化，不斷調整業務流程，實現對業務流程的進一步優化，規范電子檔案資源建設。流程管理能夠有效降低電子檔案管理系統的建設成本和風險。在建設過程中，需要將電子檔案按照《辦法》要求進行安全儲存，以保證電子檔案的有效性以及高效的流程管理控制。例如將檔號作為儲存后電子檔案的唯一標識符。檔號按照全宗號、門類代碼、保管期限、機構（問題）代碼、件號的順序依次排列組成。例如A014-WS•2016-Y-BGS-0026。同時，不同類型的電子檔案應按照不同的格式進行保存，例如照片類電子檔案在保存時，需要采用JPEG、TIFF格式，像素數應為300萬及以上。錄音類電子檔案在保存時，需要采用MP3、WAV格式，且其采樣率應在44.1kHz及以上。同時，應利用流程管理對電子檔案管理系統進行前端控制。將流程管理融入電子檔案管理的各個環節中，以增強管理有效性，盡可能地減少建設成本。最后，工作人員還應結合流程管理理論，建立電子檔案管理系統模型。根據模型，遵循《辦法》要求，按照電子檔案的種類、歸檔時間等，對檔案進行收集，并將歸檔期限錄入電子檔案管理系統，由系統根據輸入信息，對檔案自行歸類。隨后，由檔案館組建專家小組，對檔案進行鑒定，將不可公布檔案、限制公布檔案的界限進行明確，并由專門人員對所收集檔案進行數字化處理，并對處理后的電子檔案進行整理，例如按照《辦法》對電子檔案進行著錄標引、加密等。隨后，檔案館進行電子檔案的開發運用，對庫存信息資源解密，對擬公開的內容等進行嚴格的檢查、篩選，避免出現不可公開電子檔案被公開的情況。最后，檔案館需要設置電子檔案的訪問權限，做好更新維護工作以及電子檔案的備份工作。同時，為了更加符合流程管理精細、高效的特點，可以將整個系統細分成電子檔案形成、電子檔案收集、檔案鑒定、紙質檔案數字化處理、編研出版、公布前篩選、數據庫備份維護等七個流程。
三、結論
電子檔案管理系統是檔案管理的核心部分，而流程管理學能夠優化檔案館業務流程，降低系統建設成本及風險，促進系統的可持續開發。因而，在當前信息技術普遍運用的形勢下，為促進檔案館信息化建設，提升檔案的完整性與真實性，增加檔案管理的有效性，檔案館還需要積極運用流程管理，規范檔案管理流程，嚴格控制從檔案收集到檔案開發運用的全過程，遵循《辦法》要求，實現對電子檔案的安全管理和運用，以促進檔案館的持續、健康發展。
【參考文獻】
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