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導語：在學籍檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案管理工作的建議
1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2. 制定統一標準并樹立全局觀念。高校學籍檔案管理必須制定統一標準，包括基礎標準、技術標準、程序標準。標準的實施意義就在于統一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應加強協調，統一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標準去統一行動，用標準去規范管理工作。特別要抓好學生畢業前學籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴把質量關，確保檔案材料真實完整、齊全規范。
3. 健全管理制度。嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案工作規章制度，是協調、有序、正常地開展學籍檔案管理的可靠保證。職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循，有據可依，照章辦事。同時，各級領導應該把執行制度作為加強制度建設的重點來抓，使學籍檔案工作規章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執行。
4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業的迅猛發展，各院校改革力度加大，教學上推行規范化、科學化的管理制度，對學籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應形勢發展的需要。為了使教學工作與建檔工作同步發展，進一步強化與完善學籍檔案管理工作，學籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學技術，熟練使用計算機并努力充實業務能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務的能力。目前，不少高校的教務處建立計算機房，引進復印機、打字機、掃描儀等現代化設備，使學籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業生資格審查、學位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發揮了學籍檔案在教學管理中的重要作用。
5.加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風。
6.大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、檔案資料查詢等提供有效信息。
[關鍵詞] 學籍檔案 研究生 檔案管理
筆者根據高校院系的實際情況,就研究生學籍檔案管理工作中存在的問題進行分析,探討對應措施,以形成更具規范與便利的檔案管理模式。
一、學籍檔案管理是院系研究生管理的重要內容
研究生學籍檔案管理是對學生從入學到畢業的整個培養教育過程的質量考核管理，它包括學生的入學與注冊、成績、紀律與考勤、獎勵與處分、轉專業與轉學、休學與復學、退學、畢業與就業等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學業等方面的表現，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續深造或走入工作崗位關系極大。因此，學籍檔案管理是高校學生在校管理內容的核心內容之一,與學生利益包括其離校后的利益密切相關，受到學生的密切關注。做好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平，是研究生管理工作的重要內容。
隨著高校招生數的擴大、辦學形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學生數增加、就業渠道多樣化形勢的發展，越來越多的用人單位或部門重視利用學籍檔案來了解畢業生的情況。一方面，畢業生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真偽而需要確認檔案。因此，學籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。
二、加強和改進研究生學籍檔案管理工作的思考
目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養方案出發進行不同的管理，但有的沒有形成規范的學籍檔案管理制度。由于研究生學籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學至畢業有三到四年甚至更長時間，學籍檔案形成時間跨度大，包括在學期間培養過程的重要材料，沒有規范的管理制度，會出現歸檔不全的問題；又由于研究生教學分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現檔案質量參差不齊的情況。
在一些高校中，院系研究生學籍檔案管理，主要有以下問題：
1.研究生入學前檔案資料分散
每年報考研究生的學生，被通知調檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學生檔案丟失或在交接過程中的脫節。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學生將就讀學校，或者將檔案寄到了非直接負責的檔案管理部門。這樣就使得一些學生在不同階段的檔案，存放在不同的學校，造成學生檔案不完整，不能統一進行規范管理。
2.學籍檔案管理制度不完善
許多高校對研究生學籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學籍注冊意識的現象較為普遍。造成學籍注冊、學籍異動記載不全等現象；有的對學生受到處分和取消處分，從休學到復學等等都缺乏登記，使學籍管理難以發揮制約、監督和服務的作用，甚至無法給研究生培養、教學提供科學的、可靠的信息。
3.學籍檔案管理模式和手段落后
目前，多數高校學籍檔案管理的信息化程度較高，已實現系統化。但也有一些學校院系研究生學籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統的手工操作，保管技術簡陋單一，與科學化、信息化的要求差距甚大，難以適應研究生教育和培養的需要。有的院系雖自主研發或購買了校內學生日常教務及管理系統，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數據庫類型不能兼容，難以保證學籍信息的實效性和準確性，給學生查詢和核對造成極大不便。
三、加強與改進學籍檔案管理工作的舉措
研究生學籍檔案，是研究生在學校期間學習情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應該從人事干部檔案管理的高度來認識和看待研究生的學籍檔案管理。加強和改進研究生學籍檔案管理工作，規范與完善研究生學籍檔案管理制度，應受到每一位學籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學報到、網上信息的錄入、課堂教學管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學籍管理工作的領導的舉措。
1.及時了解和掌握研究生新生信息
要求新生根據錄取通知書內的相關信息提前寄給院系，內容：提供個人相關的基本信息、照片、學費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內做完對每位新生個人信息的審核確認，在二個月內學生完成體檢和個人學習計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。
2.實行檔案網絡化管理
隨著檔案信息逐漸走向數字化和網絡化，要加強培養熟悉檔案業務和計算機管理的專業人才，改革檔案工作程序，加速網絡化進程。為方便教師及時了解學生以及學生了解自己的成績情況、網上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養計劃的網上錄入管理及學生考試成績教師網上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經費投入，改善檔案管理設施和條件，使檔案工作向規范化、科學化方向發展。
3.完善研究生個人檔案資料的歸檔
研究生個人檔案中，包含有研究生入學前資料、黨團材料、畢業生登記表、畢業生體檢表、報到證白聯、學位申請書、研究生信息表、學年小結表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統整理，分類組卷，仔細抄寫，力求規范，存檔備查。
研究生學籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉寄都必須嚴格按照管理辦法執行。研究生成績、畢業答辯材料等重要資料歸檔應一式兩份，一份交由學校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學習階段資料的完整。一旦學生的學籍異動申請生效，學籍管理部門應在作好相關數據的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關學院，建立起學籍管理部門、相關學院、個人檔案三方存留的管理機制。
4.增強檔案意識，加強對研究生學籍檔案工作的領導
研究生學籍檔案工作涉及學院各部門，光靠檔案人員負責是遠遠不夠的，必須依靠院系領導的重視和全體教師的共同認識和努力。因此，加強領導，增強全員檔案意識是搞好研究生學籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學院的年度計劃，由明確的崗位目標責任制，規范考核辦法。檔案人員在提高自身素質和服務質量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。
四、結語
研究生的學籍檔案管理是一個較為系統和復雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領導，樹立以學生為中心的理念，以科學的信息化手段改進學籍管理方式，進一步完善研究生的學籍檔案管理工作，實現學籍檔案管理的規范化和系統化。
參考文獻：
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針對學籍檔案的管理，在過去都是要通過大量的儲存空間來進行管理工作。其中的信息內容就包括了相應的考試成績數據、社團實踐數據、社會實踐活動等的數據。而因為在進行教學中的各種生活瑣碎繁瑣且數據量較大，這就導致了在進行學籍檔案管理的時候，就容易出現錯誤。
伴隨著信息化的進程，學籍系統的改革也就有了現實意義的存在必要，這不論是在空間結構上還是在存儲的管理上都有一定的效應。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數字化信息系統對于高校學籍檔案管理的重要性。
1 檔案數字化的現實存在意義
首先我們應該理解的是數據檔案的現實意義，所謂的數據檔案，就是指在計算機數據庫中進行學籍檔案統計，然后通過計算機技術、多媒體技術等多種尖端科技進行存檔管理。而這樣的數據管理，不論是在統籌還是在運行中，計算機應用技術都可以十分輕便的將工作任務輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學籍檔案，每個學校每年都會有數以萬計的檔案調入和調出，這對于教育系統來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個硬盤或者一個數據庫就可以錄入大量的數據，同時幾臺電腦就可以完成所有的數據處理任務。
2 高校學籍檔案的信息化管理含義
首先，數字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業都已經體現出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數據比較龐大，所以這就造成了高校學生的信息數據量出現了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調查、錄入、管理工作，但是現在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統進行認證和管理，這樣就大大的提高了檔案數據管理的工作效率。
其次，網絡化的管理方式針對資源方面，實現了更為便捷的資源共享。在進行學籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現很嚴重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數字化的學籍管理，那么在進行人員調配過程中，就會出現拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務，現在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數字化的學籍檔案管理實現了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數據庫，這就可以為教育工作完成相應的教學任務。
再次，科學化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數據化管理的學籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數據檔案的保存只需要一個簡單的數據庫，可能數據庫比較龐大，但是現在科學化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當紙質檔案遺失以后，還可以通過數字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學生檔案的后期管理中，完成相應的任務管理。
最后，先進的現代化技術，降低了管理成本。我們在進行高校的學籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現在的數據管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負擔，同時也降低了大量的成本。
3 在進行檔案數據管理中遇到的問題
在日常的數據管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結和分析。
首先，在進行管理中，由于數字化水平無法達到目標要求。當今數字化檔案管理，已經被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當的重視這一個管理模式，但是我國數字化時代開始的比較晚，所以相對的數字技術還不是十分的發達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風險。面對數據庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現一定的危機。
其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務的數據管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數據管理和檔案管理，都具有相應的知識儲備和經驗，在進行相應的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發展較晚，這類人才緊缺，也就導致了無法將這項任務在短時間內妥善完成。
再次，學籍檔案系統并不完善。現在我國的高校在對學籍檔案工作的數據庫建設中都已經做出了相應的努力，但是即便如此，學籍檔案管理系統到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內都無法改善。
最后，高校學籍檔案的信息化建設還不夠充分。現在，即便很多的高校已開始有了建設信息化的檔案管理機構，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學校的投入資金不能夠完成這項任務，這就導致了現在的高校學籍檔案管理系統不能夠很快的架設完成。
4 建設數字化的學籍檔案管理措施
如何構建合理科學的數字化學籍檔案管理系統，對于學校對于社會都是一個迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進行如下的應對策略，應該可以在一定程度上完成 這項建設任務。
首先，投入資金進行相應的人才培訓和基礎設施建設，這樣在根本就可以解決硬件設施不齊備的問題。
關鍵詞：高校；留學生；學籍管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
隨著國際間教育交流規模的日益擴大和我國高等教育質量的提高，來華留學的人數近年來快速增長，越來越多的外國留學生選擇在我國接受教育。隨著外國留學生人數的不斷增加，外國留學生學籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學生學籍檔案管理與國內學生學籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學生教育的特殊性，留學生學籍檔案的管理與一般的高校教學檔案還存在一些差別。如何科學、規范地管理外國留學生學籍檔案，并加大開發利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。
一、外國留學生學籍材料的特點
外國留學生在整個留學期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學管理文件的屬性，同時，還有其區別于外事類和教學類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學生自身來源的廣泛性和所學專業的多樣性所決定的。留學生學籍材料呈現出多樣性的特點：
1.由于外國留學生來源范圍的不斷擴大和來源地區的廣泛，留學生學籍材料呈現多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數量和內容均不同。以我校2010年畢業的外國留學生為例：留學生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。
2.由于外國留學生學歷層次和學制不同，使外國留學生學籍材料內容多種多樣。如，目前我校外國留學生按學歷層次分為博士、碩士、本科生、進修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應的學制也分為博士、碩士生學制三年：本科生學制四年（醫科五年），進修生和漢語言生分春、秋班，學制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學生會形成從申請到畢業的一整套留學生學籍材料；而進修、語言和中文短期班的留學生形成的留學生學籍材料僅局限為留學名冊、留學階段證書。
3.由于外國留學生到我國留學時選擇專業分散在所在高校的文科、理工科、醫科等的各個院系，使留學生學籍材料形成呈現分散性的特點。
4.由于外國留學生的留學資金來源不同，使留學生學籍材料中的審批材料的數量和內容也不同。留學資金來源有國際組織資助留學、中國政府資助留學、本國政府資助留學、學校間交換留學、自費留學等。
二、外國留學生學籍檔案管理現狀
（一）外國留學生學籍管理部門不統一，造成留學生學籍材料階段性不完整
高校留學生一般由留學生管理部門和教學部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學生學籍材料形成的分散，因而給留學生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學生學籍材料形成時間跨度大，需留學生畢業時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外國留學生學籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當前留學生學籍材料特點，影響檔案的管理和利用
1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設五個二級類目，外國留學生檔案被設置為其中的一個二級類目。因為當時外國留學生數量不多，所以歸檔范圍相對教學類的學籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。
近幾年來，隨著留學生數量的增加，留學生產生的文件材料也越來越多，內容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統和簡單，已無法體現和適應當前留學生學籍材料的特點。比如，有的留學生由于一些客觀原因，需要休學、離校、復學等，會跨年度產生各種手續類文件材料；有的留學生由于不能適應課業的難度，會產生轉系、轉專業、降級等相關材料。這樣，部分留學生的學籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應適當加以完善和補充。
（三）外國留學生學籍檔案電子化程度低，影響外國留學生學籍檔案的開發利用
教育部在2007年頒發、試行了《普通高等學校外國留學生新生學籍和外國留學生學歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規定了對普通高等學校外國留學生接受學歷教育的新生學籍和外國留學生學歷證書統一實行電子注冊，建立外國留學生學歷從入學到畢業的完整信息，供外國留學生和有關機構網上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠遠不能適應留學生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。
三、改善外國留學生學籍檔案管理工作的對策
（一）全程管理，加強收集
收集工作是檔案管理工作的前提和基礎，關系到外國留學生學籍檔案的管理和利用。針對高校負責管理留學生的部門多且交叉、留學生日常管理和教學管理分開的特點，檔案部門應扎扎實實地加強協調工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學生所涉及的外事管理部門和教學單位進行專業的檔案收集指導，做到經常收集與集中收集相結合、定期收集與常年收集相結合、主動送交與上門收集相結合，以確保留學生學籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應從外國留學生入校后開始對留學生的文件材料收集、積累、歸檔工作進行具體指導；然后全程負責并協調整個留學生在校學習期間所設部門、院（系）的文件的采集；最后，留學生畢業時，再指導外事留學生部門對已收集積累的文件材料進行整理立卷。這樣，才能保證留學生學籍檔案齊全完整。
（二）健全和完善外國留學生學籍檔案的歸檔范圍
針對來華留學生數量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發展趨勢，高校檔案部門應根據利用需求，不斷補充健全留學生學籍檔案的歸檔內容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學生在教學流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護照復印件等反映學生個人信息比較完整的一些材料。
（三）合理改進組卷方法，便于留學生學籍檔案的保管、利用
目前，留學生學籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學畢業生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應當前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學類學籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學生學籍文件材料按留學生畢業年度，以留學生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統、規范地立卷歸檔，同時方便留學生學籍檔案的保管和利用。
（四）拓展外國留學生學籍檔案的信息化管理，積極探索網絡化服務
關鍵詞：高校；學籍檔案；管理
【中圖分類號】G647.24
每一個大學生都有自己的學籍檔案，其中記錄了一個學生在大學期間的方方面面，包括參與活動情況、學習成績、獲得的獎勵或受到的懲罰、遵紀守法情況、畢業證書和學歷證書獲得資格等。因而，高校學籍檔案的管理水平直接影響大學生檔案信息的準確性、完整性。眾所周知，應聘單位在招聘人才時非常注意查看應聘者的檔案，主要是確認應聘者是否有過違紀行為，是否達到了應聘條件。從這個角度說，高校學籍檔案對畢業生的就業起著非常重要的作用，學籍檔案越是完整、詳細，越能夠讓用人單位了解畢業生，從而使畢業生擁有更多的就業機會。但是，目前我國很多高校學籍檔案管理水平較低，缺乏學籍檔案管理意識，因此，對高校學籍檔案管理開展研究是非常必要的。
一、目前高校學籍檔案管理存在的主要問題
（一）缺乏學籍檔案管理意識
高校比較注重教學和學生管理工作，對于其他的輔助工作，尤其是檔案管理工作通常是被遺忘的一塊，這主要是因為檔案管理不能直接對高校起積極的作用，只有在學生畢業的時候才會用到檔案，并且學生將檔案提走后便交給工作單位，管理水平高或是低表面上看對高校沒有什么影響。因而，高校認為對學籍檔案進行基礎的管理就可以了，沒有必要花費大的精力和時間進行學籍檔案建設和管理。高校領導的不重視致使檔案管理人員平時敷衍工作，對于學生的重要信息不進行及時的搜集和整理，造成大量信息的累積甚至遺失，那么學生畢業提取檔案時經常會發現單位所需要的很多東西沒有在檔案袋里，從而給學生的就業帶來很多不便。
（二）缺乏專業的檔案管理人員
目前，大部分高校的檔案管理人員都不是檔案管理專業畢業，更沒有經過專門的檔案管理知識和技能訓練，因而在對學籍檔案進行管理時往往是憑借主觀經驗，管理方法比較傳統、理念也比較滯后。除此之外，專職檔案管理人員非常少，基本上都是兼職人員，比如高校行政人員或輔導員，他們在工作之余按照學校的要求對學生的學籍檔案信息進行搜集、整理、裝袋。由于兼職人員主要從事本職工作，對于檔案管理工作可能不會上心，再加上工作比較繁忙，可能會造成對學生的學籍信息不能夠及時了解和掌握。
（三）學籍檔案信息缺乏創新性
隨著社會的發展，我們越來越強調創新的重要性，創新可以使一個人、一個組織充滿活力，那么在新的時代，高校學籍檔案管理也應該有所創新，體現時代氣息。但是，目前展現在我們眼前的學籍檔案信息仍然是幾年前甚至是十幾年前的樣子，沒有絲毫的創新，具體表現在：首先，關于學生思想政治表現的信息到處都是，比如入團情況、入黨情況、政治課學習成績、思想匯報，這些信息基本上占整個學籍檔案信息的一半。而關于學生參與活動、組織活動，尤其是體育、美術、歌唱方面的信息在學籍檔案里反映的很少；其次，檔案信息不完整。學籍檔案里關于必須的基礎課、專業課成績比較全面和完整，但是，在大學里很多學生為了修滿學分都會選擇自己比較喜歡的一些課程進行學習，也就是所說的選修課，關于學生這些課程的成績卻沒有裝入檔案袋里。因而，學籍檔案信息過于傳統使得用人單位無法全面、深入了解學生。
（四）學籍檔案管理缺乏規范性
高校一般有若干個二級學院，為了簡化檔案管理工作，通常賦予二級學院管理本學院學籍檔案的權利，這就造成了每個二級學院管理學籍檔案的方法、觀念、手段不一致，從而使得高校學籍檔案管理缺乏規范性，致使產生很多的問題，比如因為沒有嚴格、統一的規定，一些二級學院沒有做好學籍檔案的保管工作，使得一些學籍檔案發霉、破損甚至遺失。再比如，關于學籍檔案的查閱和檢索沒有一個規范的流程，存在很大的隨意性，這就可能造成學生一些信息被泄露出去，從而對學生的安全構成威脅。
二、完善高校學籍檔案管理的有效措施
（一）提高對學籍檔案管理的認識
要提高高校對學籍檔案管理的認識，首先必須認識到學籍檔案的重要性：第一，學籍檔案可以幫助教師更好的了解學生，促進其教學工作的順利開展。因為學籍檔案基本包含了學生的所有信息，比如學生的學習成績、思想狀態、參與活動情況、特長，根據學生的實際情況，教師可以有針對性的設計教學環節和制定教學方案，從而提高教學水平；第二，為學校各部門提供發現問題和解決問題的依據。透過學生的學籍檔案，學校各部門可以充分了解學生的狀態，及時發現學生所遇到的問題，從而便于學校采取有效的措施解決問題，幫助學生快速成長和發展。因此，高校領導應該將學籍檔案管理的重要性告知每一位檔案管理人員和教師，增強其學籍檔案管理的責任心。
（二）提高高校學籍檔案管理人員的整體素質
高校學籍檔案管理人員的素質水平直接決定著學籍檔案的管理水平，具有檔案管理專業知識的人員通常能夠按照規范的方法和手段來管理學籍檔案，從而確保學籍檔案的完整性、真實性。要提高學籍檔案管理人員的整體素質，高校應做到以下幾點：首先，吸收和引進一些專業知識扎實、經驗豐富的檔案管理專業人員，使其從事專門的檔案管理工作；其次，對現有的檔案管理人員進行定期的培訓，使其掌握學籍檔案管理的基本知識，并了解當前比較先進的檔案管理方法，開拓檔案管理人員的視野，促進其不斷的創新。
（三）建立完善的學籍檔案管理機制
針對目前學籍檔案管理缺乏規范性的現狀，筆者認為高校應該建立完善的檔案管理機制，來規范各二級學院的學籍檔案管理工作，提高高校學籍檔案管理的整體水平，具體做法如下：一是，在高校教務處設置專門的學籍檔案管理崗位，指派專門的人員負責學籍檔案管理工作，關于學籍檔案管理的方法、手段、學籍信息等應該出臺統一的規范性文件，要求各二級學院嚴格按照規范性文件來執行學籍檔案管理工作；二是，督促各部門之間加強聯系和合作。學籍信息的搜集離不開各部門積極的配合，比如學生處應及時的將學生的動態反映給教務處學籍管理崗位工作人員，幫助學籍管理人員及時的更新學生信息。
參考文獻：
關鍵詞：高校檔案 學籍檔案 管理問題 對策
學籍檔案是記錄學生學習經歷的重要資料，是學生在進入社會之前，能夠展示自己的受教育過程的唯一的有效文件。但是在高校檔案管理中，學籍檔案管理工作是發展最慢、存在問題最多的，這直接影響了學籍檔案資料的應用，值得我們進行思考和探索。
一、高校學籍檔案管理存在的問題
（一）學籍檔案不受重視
在高校檔案管理工作中，學籍檔案工作僅限于收集學生的學籍資料，歸檔保存，在學生離校時加入個人檔案轉移走。檔案工作內容非常簡單，有些學生的學籍檔案存在歸檔不及時，導致學籍檔案缺失，但是檔案管理并不將這部分檔案問題視為嚴重問題。
（二）學籍檔案缺乏嚴謹的管理制度
高校學生的學籍檔案管理基本上沒有統一的規章制度，學生來自于不同省市，不同學校，每個地區的學籍檔案記錄的內容以及詳細程度不一樣，高校在應用檔案過程中存在困難。但是，由于學籍檔案利用率低，管理制度不嚴謹造成的使用困難也并不突出。
（三）學籍檔案管理方法陳舊
高校學生的學籍檔案能夠作為高校生源變化研究的根本資料，也可以用矸治鑫夜不同地區教育質量的變化，為高校教育以及高中、初中教育提供引導。但是，這些價值并沒有表現出來。學籍檔案管理仍處于“保管――轉移”的管理狀態，人工管理是主要的管理方法。管理方法陳舊，成為制約檔案應用的主要問題。
二、高校學籍檔案管理問題產生的原因
（一）管理觀念沒更新
檔案管理工作常常出現“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉的現象”，認為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經濟效益，教學、科研工作是學校的主要工作和首要任務，把學生檔案管理工作與學生培養規劃分開來看，導致檔案管理工作缺乏應有的支持。
（二）管理制度建制不完善
學籍檔案管理需要相關的制度支持，這個制度包括檔案資料的基本內容統一、檔案收集時間統一、檔案流通的基本路徑以及檔案應用的基本狀況規定等。但是，目前高校沒有對這方面進行管理建制，學籍檔案管理制度不完善，成為管理效率低的主要因素。
（三）缺乏管理人才
現代檔案管理研究為檔案管理工作的發展提供了大量的管理指導，包括檔案應用的可能性以及檔案管理的先進方法等。但是，這些先進的管理策略需要相應的檔案管理工作者來實施，高校學籍檔案管理工作者多是年齡較大或者臨近退休的工作人員，這部分管理工作者創新能力不足，對新的檔案管理方法的接受程度和應用性都比較差，致使學習檔案的使用價值難以發揮。
三、高校學籍檔案管理問題的對策
（一）提高對學籍檔案管理的重視
高校應該對學籍檔案管理予以重視，從高校管理層到學生培養、再到學生的檔案資料保管和應用，都應該樹立先進的檔案管理意識，認識到檔案資料的使用價值，并注意開發這些價值，使學籍檔案成為高校學生的身份證明和學業記錄資料，能夠通過檔案管理工作發現高校學生管理中的問題等。建議高校檔案管理部門牽頭在全校范圍內開展學生學習檔案管理工作的學習和創新管理實踐活動，以檔案資料應用的積極價值展現為途徑，使高校各部門加強對學籍檔案的重視，為學籍檔案管理工作的發展打下基礎。
（二）建立完善的檔案管理制度
科學、完善的學籍檔案管理制度是確保高校學籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學籍檔案多渠道管理的問題，相關部門應及時向學生的學習檔案轉交給學校檔案管理部門進行統一管理；同時，學校管理部門應結合學校學生的基本特點以及學校當前發展的實際需要，建立一套健全的管理規章制度，明確規定學籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存工作標準；其次，應做好部門的協調、配合工作，確保高校學籍檔案管理工作的規范化、有序化、盡量提高學籍檔案管理的效率。
（三）引進人才實現信息化管理
學籍檔案管理的發展需要現代化檔案管理人才的參與，建議高校從檔案管理工作者的職業能力發展出發，對現有的檔案管理人員和進行職業技能培訓，從檔案管理專業畢業生中發掘人才，通過人才引進，引發管理方法的改革，使人工管理逐漸轉為信息化管理，使學籍檔案從死的資料轉為活的數據，提升學籍檔案的服務價值。
四、結語
綜上所述，高校學籍檔案管理工作存在著管理觀念、管理制度和管理方法方面的問題，高校需要對這部分檔案管理工作進行全面的改革，提升對學籍檔案管理的重視程度、進行管理制度建制并引進管理人才，以提升學籍檔案管理的實用價值。
參考文獻：
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普通高中學籍檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是反映學校學籍管理規范化、科學化的重要載體。它對學校領導和教師全面了解學生的思想、品德、學習、健康、家庭等情況起著重要的參考作用。
關鍵詞：普通高中;學籍檔案;管理現狀;對策
普通高中學籍檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是反映學校學籍管理規范化、科學化的重要載體。普通高中學籍檔案主要包括：學生入學、轉學、休學、復學、跳級、獎懲和畢業等手續形成的檔案資料，它對學校領導和教師全面了解學生的思想、品德、學習、健康、家庭等情況起著重要的參考作用，與教學檔案和文書檔案一樣在學校管理中具有重要的地位和作用。筆者根據普通高中學籍檔案管理的有關規定，結合自身的學習和工作體會，就如何改進普通高中學籍檔案管理談點看法。
一、 普通高中學籍檔案的特點
（一）檔案的形成周期性長。一份普通高中學籍檔案的形成從入學登記到畢業要經過三年時間。
（二）檔案的變動性大。學籍檔案產生周期長使檔案本身不斷處于變化中，如有的可能經過休學后復學，有的可能經過補考到及格，有的可能經過處分和取消等等。
（三）檔案的私密性高。學籍檔案內容豐富，記錄了學生在校期間的各種情況，同時還包含有照片、家長信息、獎懲記錄等屬于個人隱私的事項，這些需要在一定范圍內保密，以免出現不必要的麻煩。
（四）檔案使用的頻繁性高。由于檔案形成時間長，處于不斷更新變化中，說明檔案利用率高，更加要求學校采取措施加強學生學籍檔案的管理工作。
二、桂林市普通高中學籍檔案管理工作的基本現狀
就目前桂林市普通高串學籍檔案管理工作的現狀來看，由于歷史和現實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：一是大部分學校的領導對學生學籍檔案管理工作認識不足，認識不到做好檔案管理工作對學校各項工作的促進作用。二是學籍檔案管理人員缺乏。多數學校沒有專職的學籍檔案管理人員，兼職的教學任務占據了管理人員很大一部分時間和精力。三是管理人員綜合素質不高，因為要兼顧教學工作，學校指定的管理人員多為年齡較大，教學任務不重的教師擔任，但這些教師的信息化水平普遍偏低。四是檔案收集不完整。主要表現為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多，如成績由教務處負責，獎懲由政教處負責等等。
三、做好普通高中檔案管理工作的對策
（一）加強領導，提高認識。提高學校全體教職工對學籍檔案管理工作重要性的認識，是做好學籍檔案管理工作的前提。為此，應把學籍檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規考核中。各學校要切實加強對檔案管理工作的領導，確定一名副校長分管此項工作，經常組織學籍管理人員認真學習上級有關文件精神，深入進行宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學籍檔案工作的重要意義，堅決杜絕 “說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的做法，扎扎實實地抓好學籍檔案工作。利用好教育部配套的《全國中小學學籍管理系統》，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足家長和學校的需求作為學籍管理工作的中心環節和價值趨向，以現念和創新思維來加強學籍檔案管理。同時，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規范學籍檔案的歸檔要求和管理辦法，使學籍檔案工作做到有章可循，有法可依，按要求設立專職（或指定專人）負責此項工作。
（二）創造條件，規范建設。不管學校規模大小，均應選派一名思想素質好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律和較強業務能力的同志負責學籍檔案管理工作，并制定相應的學習培訓制度，有計劃地培養學籍檔案管理方面的專業人才，逐步使學校學籍檔案管理人員專業化、固定化。因此，各學校要建立健全崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按規章辦事，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保學籍檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。
（三）轉變觀念，強化管理。隨著教育標準化建設的全面展開，普通高中學籍檔案管理工作也應更新觀念，加快發展。如何實現學籍檔案管理工作的規范化、現代化？個人認為：首先，觀念要現代化，即要樹立學校學籍檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發展學校學籍檔案管理的理念，制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現管理科學化、技術現代化。因為學籍檔案管理工作的技術手段和設備條件是提高工作效率，確保工作質量的重要條件，尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性。
（四）規范整理，達標上等。學校學籍檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月收集、整理、歸檔。在整理過程中，應著重收集本學校形成的學籍資料，上級針對本單位制發的文件材料。每學期檔案資料收集齊全后，要根據不同年級、班級，分類別分別整理歸檔。同時，要根據教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進，在各方面積極創造條件，使每一所學校的學籍檔案管理工作達標上等。
【關鍵詞】高校；學籍檔案管理
高校學籍檔案是指學生在校學習期間成績、思想表現、評價等一系列真實記錄，檔案通常由學校教務處或者學生處保管，學生畢業后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內容主要包括學生報名注冊登記表、個人基本情況表、學習的課程、考試成績以及學籍異動情況記錄等。學籍檔案會作為各級教育行政主管部門以及學校檢查、審核畢業資格的重要依據。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學籍檔案最真實的寫照。對于做好高校學生學籍檔案管理工作，我主要有以下幾個方面體會：
一、健全學籍檔案管理制度
戰國·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規矩，不成方圓。“沒有規矩不能成方圓”是句俗語，常強調做任何事都要有一定的規矩、規則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學籍檔案管理制度，有的是制定的標準有所不同，缺乏專業的學籍檔案的管理標準和規范。這就導致人員以及部門之間在收集整理數據時相互推諉，特別是出現問題時，更是相互指責。因此健全學籍檔案管理制度、劃分責權就顯得非常重要。
二、必要的專業檔案管理崗前培訓
高校的學籍檔案管理人員大多數人員都身兼數職，普遍缺乏檔案管理的專業知識，管理水平較低，僅靠自身的實踐學習難以迅速達到目前學籍檔案管理標準，對上崗之前管理人員進行專業的扎實的培訓是非常有必要的，如今計算機被廣泛應用到學籍管理中，計算機新技術掌握就顯得非常重要。因此對學籍檔案管理人員進行專業的培訓是非常有必要的。
三、管理工作人員應提高對學籍檔案管理的認識
學籍檔案管理工作人員應該高度重視這項檔案管理工作，必須要及時學習新的檔案管理知識更新檔案管理的新觀念，提倡改革學籍檔案管理模式，在新形勢下充分重視計算機技術在檔案管理中的應用，主動增強各部門之間的溝通合作。此外，領導也應對學籍檔案保存形成規范性的意識，有效的管理機制、人員培養及激勵機制等相關體系，激發學籍檔案管理人員工作積極性。還應利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學籍檔案的意識。
四、及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作
隨著崗位聘任或者自身的發展，檔案管理工作者也會出現人員流動，并且人員流動情況比較復雜。如果沒有及時做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導致學籍檔案出現偏差或者信息不完整、不準確，有的甚至導致檔案信息丟失。所以及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項工作，必須要有領導牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監收人當場清點數量，核對清楚后交接人、接收人以及監收人應在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執一份。這樣及時的做好學籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動變化而影響學生的學籍檔案丟失缺檔。
五、遵循學籍檔案的真實性、精準性以及完整性
學生的學籍檔案的形成需要一個漫長的過程。內容必須真實，不能造假。例如：學生的成績單，成績就絕對不能隨意去更改，確實因為某種原因造化成績錯誤而需要修改成績的，一定要履行成績變更手續，要讓出現錯誤成績的科任老師在成績變更表中說明出錯的原因并且附帶上原始的成績冊證明成績的真實性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對不能私自更改學籍檔案里面的任何東西。真實性是第一要素。
精準性，管理學籍需要準確，更深層次的來說需要的是精準，不能出一點錯，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報到注冊工作.根據教育部出臺的文件，要求各高校必須嚴格按照國家招生規定對錄取的新生進行學籍電子注冊，即當年錄取結束后，教育部在網上公布各大高校經省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網核對名單，網上有的學生進行注冊取得學籍，網上沒有的要及時與學生來源省級招辦復核更正。這就需要學籍檔案管理的工作人員核對清楚學生人數，必須做到精準無誤，否則待學生畢業后數據錯誤將會直接導致學生發不了畢業證書。由此給學生以及學校帶來一系列不良的后果。
完整性，高校學生的學籍檔案主要包括下面幾個內容：學生報名注冊登記表、注冊學習專業、學習的課程、考試的成績記錄表以及學籍異動的情況等。學籍檔案作為學校以及各部門查詢、檢查、以及學生畢業資格審核的標準。畢業生畢業后，在其學籍檔案內放入畢業生的報到證，師范的學生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請表。畢業生進入單位后學籍檔案轉變為人事檔案。因此學生的學籍檔案管理必須要完成，每一個學生一袋，必須完整。
隨著社會的進步，高校學籍檔案管理工作在社會中的地位顯得越來越重要，高校的學籍檔案管理工作是一項涉及學生切身利益的工作，學生的就業、提干、學歷的認證等都離不開學籍檔案。對于管理檔案的工作人員來說合理的運用現代管理技術、遵循檔案管理的規律，健全高校學籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業的檔案管理知識。真實、準確、完整的收集整理好學生的學籍檔案資料才能使學籍檔案管理工作適應學校教學發展以及社會發展的需要。
參考文獻
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關鍵詞： 學籍檔案管理工作 質量意識 價值 認識
高等師范學校學籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實施的相關規章制度，是結合學校實際情況對學生自入學之日起到畢業而構建的一套完整工作體系，包括學生入學注冊情況、成績考核情況及在校紀律情況等諸方面。誠然，學籍檔案管理工作與學校其他工作沒有可比性，但是，其細致及復雜程度不亞于學校其他任何業務管理工作，我們只有不斷經驗總結，提高管理層次，才能使學籍檔案在人才培養過程中發揮更大的作用。筆者擬結合自身工作實踐，談談對高等師范學校學籍檔案管理工作的認識。
一、高等師范學校學籍檔案管理工作的重要性及特點
高等師范學校學籍檔案客觀反映著學生在學校求學期間各方面的表現情況，因此，它無論對于學生、學校還是用人單位都有著重要的參考價值。同時，高等師范學校學生從入學到畢業有一段相對漫長的時間，在這一階段中各方面的變化是客觀存在的，學籍檔案管理工作必須客觀地反映學生的發展和變化。
1.學籍檔案管理工作的重要性
長期以來，人們對學籍檔案的認識僅僅趨向于對學生學習層面的狹隘關注，事實上，從學籍檔案的生成及發展過程看，它如實反映著學校教育工作、管理工作、后勤服務等與學生學習、生活緊密聯系的方方面面，反映著學生在求學期間點點滴滴的進步過程，因而學籍檔案在教育、引領、塑造學生品格過程中發揮著獨特的作用。具體而言，其重要性可以概括為如下幾個方面：首先，學籍檔案的嚴肅性規范著學生的學習與生活，為學生健康成長指明了正確的方向，因此，它兼具引領與指向等綜合性特征。可以想象，學生如果都能夠根據各種規范進行學習和生活，那么回饋學生的必然是良好的學習及生活環境，從而有利于學生積極情感的培養。其次，高等師范學校學籍檔案管理是一項政策性、原則性極強的工作，其結果如何將影響教學秩序和教學質量，并對學校校風與學風建設產生深遠影響，因此我們只有做好學籍檔案管理工作才能實現檔案為學校發展服務的目的。最后，在社會廣泛尊重知識、敬重人才的今天，通過學籍檔案輔助確定人事工作已經成為一種趨勢，基層學校對優秀師范生的選擇途徑無疑包含著對學生學籍檔案的考量。因此，高等師范學校必須對學籍檔案進行規范、科學的管理，確保嚴格、規范前提下做好學校學籍檔案管理工作，提升學校學籍檔案的可信度，從而實現其應有的社會價值。
2.學籍檔案管理工作的特點
高等師范學校學籍檔案管理工作雖然千頭萬緒，但不是無章可循。事實上，通過分析與對比，我們基本上可以將學籍檔案管理工作分為如下幾個部分。第一，新生入學期間材料的收集與整理。此項工作應該與學生入學同步進行，這樣可以避免由于時間的推移而造成檔案管理工作的被動或者失誤。第二，學生求學期間材料的收集與整理。這是學籍檔案管理工作的中心環節，檔案管理者必須確保學生求學期間所形成的德、智、體、美、勞表現情況一一登記造冊。除此之外，還應該客觀反映學生參與各種社團活動的表現。第三，學生畢業階段材料整理工作。此項工作顯然是建立在之前兩項工作基礎之上的更深層次的工作，具有總結性特征。誠然，與學生表現相關的各類材料是上述三項工作的支撐，并呈現著兩大特點：一是材料來源的多向性，即檔案材料來源于學校的不同部門；二是檔案材料來源的時效性，即，材料來自于學生入學起至學生畢業一個相對較長的時間段。誠然，高等師范學校學籍檔案形式多樣、內容豐富，涉及科系眾多，檔案建立從學生入學到畢業時間跨度大，檔案人員工作量大不言而喻。因此，一方面要形成正確的認識，即，高等師范學校學籍檔案管理工作不是簡單的學校事務性工作，而是一項系統的戰略性工作。另一方面，主管部門需要在人力和財力上給予保證，在制度上給予規范，為學校學籍檔案管理工作奠定堅實的基礎。
二、高等師范學校各組成體對學籍檔案應有的認知
學籍檔案管理工作有效開展的制約性因素很多，其中人的認知因素起著不可低估的作用，這既包括學籍檔案管理人員對本職工作的態度，又與學生、教師甚至學校領導部門對本工作的認識密切聯系。因此，只有與學籍檔案管理工作沾邊的組成體都對學籍檔案形成正確的認知才能達成良好的工作效果。
1.學生的正確理解
學生既是教育的對象，又是學習與各種活動的主體，對學籍檔案的認識一直都很片面，即僅僅把自己視為一個被動管理對象，事實上，學生應該把自己看成學籍檔案的中心，即在平時學習、生活中應該以學籍檔案的主體內容做為鞭策自己前進的動力，以此審視和反思自己存在的不足，發揮學籍檔案對自己成長的促進作用。由于諸多因素的影響，學生往往到畢業時，才可能在檔案移交過程中有幸目睹自己幾年的發展歷程，對于材料中正面呈現的內容也許能夠坦然面對，但是，對于諸多不如意的記載，也許無能為力，悔之晚矣。因此，為了使學生同步知道自己的發展情況，檔案部門要思考如何在不違反原則和規定的前提下實現檔案與學生的適時見面，使學生樹立正確的檔案觀。
2.教師的密切配合
毋庸諱言，不乏有教師對學生學籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉送至相關部門，這種認識是片面和錯誤的。尊重學生個性，把學生培養成具有創新精神和實踐能力的人是學校工作的出發點和落腳點，教師要通過對學生的客觀評價提升檔案的可信度；要通過對檔案的分析，探尋學生的成長足跡，并以此作為對學生進行教育的依據，提高教育教學工作的針對性，發揮學籍檔案的警示作用。因此，教師要從對學生負責、對學校負責的高度，與檔案部門緊密配合，客觀、公正地反映學生情況，做到不隨意更改學生學業情況，確保考核成績等基本數據的真實性；不庇護學生的短處，諸如各種違紀行為等，確保檔案對學生激勵和震懾作用的正常發揮，維護學校正常的教育教學活動。
3.領導的長效規劃
學校行政部門是學籍檔案工作的直接領導單位，學校領導要真正認識學籍檔案管理工作在學校全面教育體系中的價值和地位，切實轉變傳統學籍檔案管理思想，與時俱進，強化學校學籍檔案管理意識，完善學校學籍檔案管理職能，確保檔案管理始終納入學校發展規劃之中；要通過建立統一的學籍信息管理平臺，確保學校各職能部門對與學生有關的各種數據全面、快捷且又準確地理解，實現管理部門與工作部門的信息共享，加強對學籍檔案管理工作的直接管理，確保學籍檔案管理工作落到實處。只有將學籍檔案管理工作列入學校工作日常安排，主管領導親自組織并帶頭宣傳學籍檔案工作的重要性，才能使全校員工重視學籍檔案管理工作，產生人人重視、大家支持的良好形勢。
4.檔案管理者的應有認知
學籍檔案管理部門作為以學籍工作為中心的職能部門擔負著學籍檔案管理工作的重任，管理人員應該提高對學籍檔案管理工作的認識。一方面，檔案管理人員要以學籍管理人員的崗位職責標準規范自己工作，體現強烈的責任意識，深刻認識和領悟出自于自己手中的檔案代表著學校的辦學水平、體現著學生的成長。只有對學籍檔案管理工作的認識提高到一個新的高度，才能切實做到依法辦事、遵章辦事。另一方面，平時工作中，檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理，而且要加強對學籍檔案管理工作的研究，從過去單一的收集、整理工作向研究、開發縱深方向發展，確保學籍檔案工作的動態發展趨勢，實現學籍檔案管理工作可持續發展的目標。
高等師范學校學籍檔案管理工作涉及面廣，要求高，與學生個體、學校形象等諸多方面緊密聯系，因此，只有體現方法現代化、技術先進化、理念前衛化，才能適應學籍檔案管理工作的要求，確保學籍檔案管理工作再上新臺階。
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