時間：2023-06-08 15:16:21
導(dǎo)語：在法院檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
加強訴訟電子檔案管理對于法院檔案工作向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變、實現(xiàn)陽光司法具有積極意義。目前訴訟電子檔案管理存在檔案人員隊伍建設(shè)薄弱、技術(shù)應(yīng)用不夠完善等問題，對此應(yīng)予高度重視，分析問題原因并尋求解決對策。
關(guān)鍵詞：
訴訟電子檔案;訴訟電子檔案管理;問題與對策
加強法院訴訟電子檔案管理，對于法院檔案工作向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變以及助推陽光司法具有重要意義。筆者以杭州市中級人民法院（以下簡稱杭中院）為例，簡要分析法院訴訟電子檔案管理存在的問題，并提出解決對策。
1問題分析
其一，檔案人員隊伍建設(shè)亟待加強。杭中院訴訟電子檔案管理工作量大、工作技術(shù)含量高的特點很明顯。工作量大集中體現(xiàn)在檔案人員需面對大量的查檔者，要經(jīng)辦一系列手續(xù)。首先是對內(nèi)提供查詢服務(wù)，內(nèi)部工作人員如需查詢訴訟電子檔案，要登錄電子卷宗查詢系統(tǒng)，選中所需條目并提出申請，檔案人員對申請人的相關(guān)情況進行審查，并予通過審查的申請人相應(yīng)的臨時權(quán)限，申請人獲得權(quán)限后即可查詢檔案。其次是對外提供查詢服務(wù)，社會人士事先遞交查檔申請，并附上身份證明、單位證明、查檔事由說明等相關(guān)材料，檔案人員對遞交的材料進行審核，通過審核后將所需的訴訟電子檔案發(fā)送到指定計算機供申請人查閱。此外，檔案人員還肩負有對電子檔案相關(guān)信息進行統(tǒng)計、指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門形成電子文件并及時歸檔以及與省高院和各區(qū)法院檔案人員保持密切業(yè)務(wù)聯(lián)系的職責(zé)。目前，杭中院只有8名檔案人員，他們面對繁重的檔案工作顯得力不從心，8人中有4人為外聘人員，檔案人員隊伍不夠穩(wěn)定。工作技術(shù)含量高主要體現(xiàn)在與省高院、各區(qū)法院通過訴訟電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案遠程調(diào)檔與異地查閱；將電子檔案備份在信息數(shù)據(jù)中心的磁盤陣列上，并定期通過專門網(wǎng)絡(luò)遠程備份到杭州市容災(zāi)中心。目前杭中院檔案人員普遍年紀偏大、缺乏信息技術(shù)知識，難以勝任工作。其二，工作中應(yīng)用的技術(shù)不夠完善。就杭州市的情況來看，現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、邏輯設(shè)計和物理設(shè)計方面不夠完善，在實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、確保數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)完整性方面有待提高，檔案安全防范工作還需加強。此外，現(xiàn)有的檢索條件無法滿足海量檔案的檢索需求，檢索效率低下；市中院與省高院、各區(qū)法院的檔案資源互聯(lián)互通缺乏深度與廣度，工作成效并不理想。
2解決對策
2.1加強檔案人員隊伍建設(shè)
首先，增加外聘檔案人員數(shù)量，確保人員隊伍穩(wěn)定。針對人員編制短期內(nèi)難以增加的現(xiàn)狀，應(yīng)轉(zhuǎn)變理念，積極依靠外聘人員開展工作，及時增加外聘檔案人員數(shù)量。可與相關(guān)高校或高職院校建立長期合作關(guān)系，吸收信息資源管理專業(yè)或檔案專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生入職，提升檔案人員隊伍整體素質(zhì)；要多措并舉維護隊伍穩(wěn)定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓勵檔案人員安心工作、做出業(yè)績、有“為”有“位”。其次，加強對外聘檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對外聘檔案人員的培訓(xùn)側(cè)重點應(yīng)是法院業(yè)務(wù)工作特別是訴訟工作，以及與工作聯(lián)系密切的信息技術(shù)，要在檔案人員上崗前提供崗前培訓(xùn)、上崗后定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案人員掌握法院工作和訴訟工作的最新進展，學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)知識；還要組織檔案人員參加省、市檔案部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或邀請高校信息資源管理專業(yè)的學(xué)者舉辦講座，及時更新檔案人員的檔案業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)、了解檔案學(xué)前沿的理論知識，為他們創(chuàng)新工作理念與工作方式提供知識儲備。
2.2完善工作中的技術(shù)應(yīng)用
根據(jù)工作需要，現(xiàn)擬面向社會公開招聘書記員、檔案管理員、駕駛員，由派遣機構(gòu)以勞務(wù)用工方式派遣至貴州省高級人民法院工作，派遣人員不具備國家公務(wù)員身份，不具備執(zhí)法資格，屬于輔崗位。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，按照公開、公平、公正的原則，特制定本招聘簡章。本次面向社會公開招聘派遣至貴州省高級人民法院工作人員共計16人(含貴陽鐵路運輸法院2人)。
一、招聘名額:
1、書記員9名，其中貴陽鐵路運輸法院2人;
2、檔案管理員1名;
3、駕駛員5名;
4、洗車工1名。
二、招聘對象及條件：
1、書記員：具有大專及以上學(xué)歷，年齡在26周歲以下，具有一定的邏輯思維能力、文字表達能力和較強的學(xué)習(xí)能力，能夠熟練操作計算機進行中文錄入、編輯等工作,中文錄入速度要求每分鐘60字、正確率95%以上。同等條件下法學(xué)(法律)專業(yè)優(yōu)先錄用。
2、檔案管理員：具有大專及以上學(xué)歷，年齡在26周歲以下，工作認真細致，熟悉檔案工作者優(yōu)先。
3、駕駛員：熟悉汽車駕駛，駕齡3年以上，身體健康，年齡在45周歲以下，A1駕照2名、A2或B1駕照3人。
4、洗車工：身體健康，踏實肯干，吃苦耐勞，年齡在45周歲以下。
5、具有中華人民共和國國籍，戶籍不限。
6、守國家法律法規(guī)，品行優(yōu)良。
7、身體健康、品貌端正，無口吃、無色盲、色弱、無肢體殘疾、無聽覺障礙、身高要求男168厘米以上、女158厘米以上。
8、無違法犯罪記錄。
三、報名方式：報名時間2018年2月26日上午9:00至3月9日下午4:00，報名采取網(wǎng)上報名的方式進行，網(wǎng)上報名請登錄貴陽人力資源網(wǎng)gyrc.cn，報名時須上傳本人近期免冠證件照。
四、資格審核:凡在網(wǎng)上進行報名人員在3月12日上午9:00至下午4:00到貴陽市解放路117號(貴陽市考試指導(dǎo)中心2樓)貴州林城人才派遣有限責(zé)任公司進行資格審核。報名人員須帶本人學(xué)歷證書(畢業(yè)生就業(yè)推薦書)、身份證原件及復(fù)印件等相關(guān)證件，報考駕駛員的考生還須帶機動車駕駛證原件及復(fù)印件到現(xiàn)場進行資格審核。
考生應(yīng)對提交的信息和材料負責(zé)，如個人填寫錯誤或填報信息失真，不符合應(yīng)聘條件和崗位要求的，或與其他用人單位已簽訂勞動合同，未經(jīng)用人單位同意，隱瞞真實情況，擅自報考的，造成的一切后果由本人負責(zé)。
五、考試內(nèi)容：
派遣制書記員職位考試包括中文錄入測試、筆試和面試，成績分別占總成績的30%、30%、40%。
檔案管理員職位考試包括筆試和面試，成績分別占總成績的50%。
駕駛員職位考試包括駕駛技能考核和面試，成績分別占總成績的50%。
洗車工職位考試為面試。
中文錄入測試、筆試、面試的標(biāo)準和時間、地點及相關(guān)要求另行通知，詳見貴陽人力資源網(wǎng)gyrc.cn。
六、準考證領(lǐng)取時間及考試時間、地點：
網(wǎng)上打印準考證及中文錄入測試、筆試和面試時間、地點另行通知，通知將在貴陽人力資源網(wǎng)gyrc.cn。
七、面試：書記員職位考生按照中文錄入測試及筆試總成績，檔案管理員職位考生按照筆試成績，按聘用人數(shù)由高分到低分1：3確定面試人員。駕駛員職位考生按照駕駛技能考核成績，按聘用人數(shù)由高分到低分1：3確定面試人員。洗車工直接進入面試。
八、體檢：參加招聘體檢的考生按照擬聘用人數(shù)1∶1的比例，根據(jù)總成績從高分到低分確定。體檢標(biāo)準參照《貴州省公務(wù)員錄用體檢通用標(biāo)準(試行)》。參加體檢的考生，體檢費用由考生自理。
九、考核：
體檢合格人員，按總成績從高分到低分順序，按招聘職位人數(shù)1:1比例確定考核對象。考核內(nèi)容主要包括“德、能、勤、績、廉”五個方面，注重工作實績，以現(xiàn)實表現(xiàn)和學(xué)籍檔案為主要內(nèi)容。考核做到全面、客觀、公正。在考核中發(fā)現(xiàn)有下列情況之一者，取消考生的聘用資格:
(一)被司法機關(guān)確定為犯罪嫌疑人的，存在違法犯罪前科的，因政治、經(jīng)濟問題被追究黨紀政紀責(zé)任的，具有該三種情形之一者;
(二)組織紀律渙散、嚴重違犯勞動紀律者;
(三)不符合報考崗位的資格條件;
(四)經(jīng)招聘單位和用人單位研究確定不能聘用的其他情況。
體檢、考核出現(xiàn)不合格情況是否遞補，由招聘單位和用人單位研究決定。
十、聘用及待遇：
辦理聘用手續(xù)：經(jīng)中文錄入測試、筆試、面試、體檢、考核、政審合格的人員，確定為聘用人選。被聘用人員與派遣機構(gòu)簽訂《勞動合同書》，由派遣機構(gòu)派遣至貴州省高級人民法院工作。
本次經(jīng)招考聘用人員將按照《勞動法》及《勞動合同法》的規(guī)定，聘用人員實行試用期制度，試用期二個月。試用期滿，經(jīng)考評合格后正式聘用，聘用單位為聘用人員繳納有關(guān)社會保險并發(fā)放勞動報酬。書記員、檔案管理員工資標(biāo)準：基本工資(1650元)+績效工資(0-1000元)+工齡工資+值班費(0-320元);駕駛員工資標(biāo)準：基本工資(1530元)+績效獎金(按公里數(shù)核算)+工齡工資+值班費;洗車工工資標(biāo)準：基本工資(1300元)+績效獎金(0-1000元)+工齡工資。試用期間，基本工資按80%發(fā)放。以上工資待遇均含社保及住房公積金個人承擔(dān)部分。
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【關(guān)縫詞】知識經(jīng)濟時代 信息化 終身教育 一專多能隨著社會的發(fā)展特別是文獻載體多樣化，信息傳媒網(wǎng)絡(luò)化、高速化，以及信息機構(gòu)相互競爭白熱化，檔案事業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案管理的水平也在逐年提高，要想在現(xiàn)階段以及在將來充分體現(xiàn)自身價值，就必須努力適應(yīng)現(xiàn)代信息環(huán)境，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段.以網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)及數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點，以深層次高水平的信息服務(wù)來滿足社會對信息日益增長的需要。
一、新世紀檔案管理工作對檔案人員提出更高要求
檔案管理走向信息化是其發(fā)展的必然趨勢，但從現(xiàn)實倩況看，檔案管理工作在履行職能，迎接新技術(shù)的挑戰(zhàn)方面做得還不盡如人意。主要原因之一是檔案人員的總體素質(zhì)偏低，影響了檔案管理工作職能的發(fā)揮，制約了整體發(fā)展。
在當(dāng)今這個時代.受過高等教育，掌握科學(xué)技術(shù)的高素質(zhì)勞動力是社會最重要的資源。對于檔案管理事業(yè)而言，專業(yè)技術(shù)人員及其擁有的知識將是檔案管理事業(yè)最大的財富，因為只有人才是知識經(jīng)濟時代最活躍和最積極的因素。干部隊伍素質(zhì)的高低是檔案管理現(xiàn)代化進程中的關(guān)鍵，離開高素質(zhì)的干部隊伍，檔案工作的現(xiàn)代化是不可能實現(xiàn)的。因此，檔案人員的素質(zhì)問題是現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)建設(shè)的首要問題。有鑒于此，檔案管理事業(yè)在迎接知識經(jīng)濟時代來臨，逐步走向自動化一電子化一網(wǎng)絡(luò)化一數(shù)字化發(fā)展道路的同時，必然要對檔案館專業(yè)技術(shù)人員的知識水平、工作技能和組織管理能力等提出更高的要求。作為檔案人員應(yīng)及時學(xué)習(xí)和補充新知識、新技術(shù)，以適應(yīng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
二、檔案人員應(yīng)如何面對新時代的要求
（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高認識，迎接挑戰(zhàn)
要清晰地認識到變化是永恒的，尤其是在21世紀的今天，檔案管理事業(yè)要在新形勢下繼續(xù)生存和發(fā)展，其基本概念、工作內(nèi)容、服務(wù)方式及管理手段等都將發(fā)生根本性的變革。對此，檔案人員應(yīng)有充分的心理準備，以健康，積極的心態(tài)去迎接新的挑戰(zhàn)。
（二）培養(yǎng)良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)
作為21世紀的檔案管理人員.不僅要具備廣博的知識技能，同時還要擁有良好的職業(yè)道德。要做好服務(wù)的工作，必須具備熱愛檔案管理事業(yè)，富有開拓創(chuàng)新、拼搏進取的精神；具備勇于探索、勤于思考、精益求精的良好學(xué)風(fēng)；具備利用者至上、服務(wù)第一的工作態(tài)度，還要有甘為人梯、無私奉獻的高尚情操；顧全大局、協(xié)調(diào)發(fā)展，實現(xiàn)資源共享的信息觀念，才能更好地適應(yīng)新世紀檔案工作發(fā)展的要求。
（三）學(xué)以致用，接受終身教育。主動順應(yīng)時代要求，積極投身于終身學(xué)習(xí)的熱潮中.以始終保知識、技能及業(yè)務(wù)水平的不斷更新，更好地為社會提供檔案管理事業(yè)服務(wù)。
三、新世紀檔案人員應(yīng)具備的知識及技能
（一）專業(yè)知識及相關(guān)學(xué)科知識的補充和更新
系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案專業(yè)知識是對每個檔案管理人員的基本要求。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展.邊緣學(xué)科、交叉學(xué)科應(yīng)運而生，社會科學(xué)和自然科學(xué)相互滲透，單一的知識結(jié)構(gòu)越來越難以勝任信息服務(wù)多樣化的要求。面對浩渤繁雜知識的海洋，檔案人員必須具備豐富的學(xué)科知識。不僅要掌握檔案專業(yè)的理論和方法，而且要有比較廣博的社會科學(xué)、自然科學(xué)新知識，主動學(xué)習(xí)其他相關(guān)學(xué)科的知識和理論，增強理論思考能力和學(xué)術(shù)研究能力，成為一專多能的復(fù)合型人才，這是檔案管理人員履行職責(zé)和完成工作任務(wù)的重要條件，目前，有部分畢業(yè)于檔案專業(yè)的館員，雖初步具備專業(yè)知識，但還缺乏非檔案專業(yè)的知識。因此，應(yīng)根據(jù)工作需要，進行其他專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和檔案專業(yè)知識的撲充與更新。其他專業(yè)畢業(yè)的館員，同樣需要進行檔案專業(yè)知識和相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。只有通過這種學(xué)習(xí)的互補和更新，才能成為一名有實力的檔案管理人員。
（二）熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)等信息處理技術(shù)
進入新世紀以來，檔案管理自動化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的方向和趨勢。自動化管理主要體現(xiàn)在信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)在檔案工作中的具體應(yīng)用，尤其是利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對文獻進行更深層次的加工和傳輸。這些技術(shù)的運用使檔案信息處理、信息存貯、信息檢索以及服務(wù)手段都發(fā)生了重大的變化。因此檔案管理人員必須及時學(xué)習(xí)和掌握計算機知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，以便能熟練運用計算機檢索工具進行多方位、多視角的檔案查詢。同時，要具有較好的文字處理能力，以便對網(wǎng)上查到的檔案資料進行選擇、整理和加工，組成方便利用者查詢的網(wǎng)上信息資料。另外還要相應(yīng)掌握有關(guān)信息系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)與管理、多媒體等方面的知識，以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
（三）加強外語學(xué)習(xí)，提高語言文字表達能力
隨著國際間的交往日益頻繁，文獻信息交流越來越多，尤其是互聯(lián)網(wǎng)為世界范圍的信息資源共享提供了條件。要想及時跟蹤并獲取先進國家的最新信息，首先要突破語言障礙，熟練掌握一門以上的外語，尤其是英語，這對于閱讀和翻譯外文資料，最大限度地開發(fā)和利用信息資源，以及對信息資源進行加工，擴大國際間的信息交流是非常重要的。此外，檔案管理人員應(yīng)具有良好的語言文字表達能力，只有具備流暢的漢語表達能力和過硬的文字功夫，才能清晰地撰寫各種報告、綜述、學(xué)術(shù)論文，進而更好地發(fā)揮文化教育功能。
此外.檔案管理人員除掌握以上必備的知識技能外，還應(yīng)盡可能地掌握管理學(xué)、心理學(xué)、社會學(xué)、公共關(guān)系等方面的相關(guān)知識，使自己成為一專多能的高層次人才.推動檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。
參考文獻：
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出版社，2004.5
一、檔案人員繼續(xù)教育存在的問題
目前，影響和制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的因素很多，但檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平整體偏低，檔案人才隊伍的結(jié)構(gòu)失衡是其最主要的方面。雖然繼續(xù)教育為檔案事業(yè)培養(yǎng)了大批專業(yè)人才，然而隨著市場經(jīng)濟建設(shè)的不斷深入，檔案繼續(xù)教育的更差與目前可持續(xù)發(fā)展的要求存在較大差距。
1、缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，繼續(xù)教育體系不健全。由于各級檔案部門在規(guī)劃、協(xié)調(diào)繼續(xù)教育方面尚有欠缺，統(tǒng)籌規(guī)劃、分級培訓(xùn)、按需施教、效的原則沒有得到完全落實，檔案繼續(xù)教育機構(gòu)管理體制分散，缺乏良好的協(xié)作機制，沒有形成有效的檔案繼續(xù)教育體系，教育經(jīng)費、教育時間得不到保障，培訓(xùn)對象和培訓(xùn)內(nèi)容上存在一定的盲目性和不規(guī)范性。
2、缺乏激勵競爭機制和自我提高意識。目前，檔案繼續(xù)教育存在著動力不足的問題：一是檔案繼續(xù)教育未與檔案人員的取證、使用、考核切實有效地掛鉤，對受教育者起不到激勵作用；二是檔案部門較之其他部門競爭壓力相對較小，缺乏“我要學(xué)”的內(nèi)在動力，缺少學(xué)習(xí)的緊迫感和自我提高的意識。
3、教學(xué)內(nèi)容和方法滯后。盡管近年來檔案繼續(xù)教育的內(nèi)容有所增加，但基礎(chǔ)教育內(nèi)容和方法仍是傳統(tǒng)單一的檔案專業(yè)、課本型的教育，科學(xué)發(fā)展觀要求檔案售貨員具備的思想素質(zhì)、職業(yè)道德及現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)并沒有及時充實到教學(xué)內(nèi)容之中，致使檔案人員缺乏經(jīng)濟、社會、法律等方面的知識和對現(xiàn)代科技在檔案管理中的應(yīng)用知識技能的了解。
4、繼續(xù)教育師資不足。從幾年來檔案行業(yè)繼續(xù)教育情況看，檔案繼續(xù)教育師資嚴重缺乏，多數(shù)由行政管理人員作兼職，缺少專門的教學(xué)培訓(xùn)知識和授課方法技巧，教育內(nèi)容泛泛，重點不突出，業(yè)務(wù)針對性較差，致使需要的知識學(xué)不到，學(xué)到的知識用不上，造成繼續(xù)教育層次較低，成效不高。
二、加強檔案人員繼續(xù)教育的對策
檔案繼續(xù)教育應(yīng)既具有實用性、經(jīng)驗性，又要內(nèi)容跟上時展步伐；既要實施多學(xué)科、多視角、開放式教育，又要具有創(chuàng)新性，在普及的基礎(chǔ)上得到提高。因此，在新的歷史時期，檔案繼續(xù)教育要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，適應(yīng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。
1、加強科學(xué)規(guī)劃和制度建設(shè)，健全管理體系。首先，各級檔案部門應(yīng)根據(jù)自身的特點、任務(wù)、不同層次的人員構(gòu)成及其挖苦、中遠期目標(biāo)等對檔案繼續(xù)教育作出科學(xué)規(guī)劃，保證在繼續(xù)教育的過程中做到有的放矢，不搞一刀切；其次，要制定和完善檔案繼續(xù)教育規(guī)章制度，包括教育、培訓(xùn)管理制度、考試制度以及考核目標(biāo)、教學(xué)質(zhì)量標(biāo)準等，對繼續(xù)教育的對象、內(nèi)容、時間、經(jīng)費作出具體規(guī)定，使繼續(xù)教育制度化、規(guī)范化；再次，國家可以實行宏觀調(diào)換，分級管理的辦法。即國家檔案局通過法律法規(guī)及有關(guān)方針政策和市場需求等間接手段進行引導(dǎo)和宏觀調(diào)控，各級檔案繼續(xù)教育部門協(xié)調(diào)合作，對人力資源進行合理配置與有效利用，逐步建立并形成國家檔案局組織協(xié)調(diào)，省、市檔案部門積極配合，檔案人員踴躍參與的繼續(xù)教育網(wǎng)絡(luò)和有規(guī)劃、有組織、有經(jīng)費的檔案繼續(xù)教育管理體系。
2、建立競爭和激勵機制。一方面，要按照檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和人才隊伍建設(shè)的需要布局，把繼續(xù)教育與資格證書制度結(jié)合起來，對檔案人員參加繼續(xù)教育的學(xué)時、發(fā)證、考核等程序作出嚴格的規(guī)定，并將參加教育培訓(xùn)的檔案人員情況載入個人業(yè)務(wù)檔案，作為從業(yè)資格認定、考核、評聘和晉升的重要依據(jù)；另一方面，要充分發(fā)揮政策對繼續(xù)教育的引導(dǎo)，協(xié)調(diào)和激勵作用。通過制定相應(yīng)的繼續(xù)教育政策來搶劫建立注重實際工作能力和工作績效的用人機制，員參加各種形式的培訓(xùn)，調(diào)動檔案人員提高素質(zhì)的積極性，從機制上保證檔案工作人員繼續(xù)教育的有效開展。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；特點；開發(fā)利用
醫(yī)院檔案，是醫(yī)院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫(yī)院行政管理，醫(yī)療護理管理，黨務(wù)管理等活動的重要憑證，涵蓋著醫(yī)院中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃和總結(jié)、統(tǒng)計資料，會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、基建項目、通告、通知等內(nèi)容，醫(yī)院檔案對醫(yī)院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。
1 醫(yī)院檔案管理的特點
醫(yī)院檔案涉及領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、綜合性強，基本反映了醫(yī)院各項工作及活動情況，其具有不同于其他專業(yè)檔案的特點：
1.1 醫(yī)院檔案管理具有綜合性
醫(yī)院檔案幾乎都是通過醫(yī)院辦公室內(nèi)設(shè)機構(gòu)即醫(yī)院綜合檔案室進行管理，從檔案的類型來看，它統(tǒng)管了諸如人事、基建、科研、財務(wù)、醫(yī)務(wù)、總務(wù)、設(shè)備以及黨務(wù)等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性和指導(dǎo)性， 業(yè)務(wù)性文件外，還涉及到與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。
1.2 醫(yī)院檔案具有內(nèi)容上的專業(yè)性
醫(yī)院是以醫(yī)療工作為主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實反映。因此，它所記述的內(nèi)容無疑帶有很強的專業(yè)性，如，醫(yī)院發(fā)展計劃、業(yè)務(wù)診療和技能操作常規(guī)和制度，醫(yī)療科學(xué)研究以及院務(wù)管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業(yè)性。
1.3 醫(yī)院檔案管理具有相對的保密性
檔案管理的最終目的是提供利用，而醫(yī)院檔案具有業(yè)務(wù)性強，相對保密性等特點，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務(wù)。
1.4 醫(yī)院檔案管理具有階段性
醫(yī)院行政管理科室多，產(chǎn)生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫(yī)院在某一短時間內(nèi)某項工作（如醫(yī)院管理年活動、醫(yī)療質(zhì)量萬里行活動、優(yōu)質(zhì)護理活動等）所產(chǎn)生的文件材料的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，目前，大部分醫(yī)院檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。
2 醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用
檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。隨著醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用已為醫(yī)院管理中起到了非常重要的作用，因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)尤其重要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。
2.1 實現(xiàn)信息化管理建設(shè)是做好開發(fā)利用的手段
檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進醫(yī)院信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)和利用也顯得更為重要。HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)、教、研、學(xué)提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨特優(yōu)勢。實現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能改變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。實現(xiàn)檔案信息化也是順應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時展的必然要求。
2.2 規(guī)范管理制度是做好開發(fā)利用的前提
檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準規(guī)范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展，制約著信息交流的范圍和程度直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。
2.3 完善檔案信息資源是做好開發(fā)利用的條件
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。長期以來，醫(yī)院在檔案管理方面往往偏重于病案檔案的管理，而對文書檔案未予以足夠的重視，沒有專門的、統(tǒng)一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準，各醫(yī)院大多數(shù)根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，致使各醫(yī)院檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同、形式多樣，室藏結(jié)構(gòu)是否科學(xué)、合理，直接影響到檔案儲藏的質(zhì)量。因此，要有針對性地拓寬有價值的檔案歸檔范圍，優(yōu)化室藏檔案種類、數(shù)量，去粗取精，去偽存真，確保收集和儲藏的檔案完整、有價值、可利用性。同時，檔案集中統(tǒng)一管理，配置信息系統(tǒng)管理設(shè)備，把檔案資源建設(shè)成為綜合的信息庫，是醫(yī)院檔案發(fā)展的客觀要求。建立規(guī)范制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，為檔案的提供利用創(chuàng)造有利的條件。
2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)是做好開發(fā)利用的保證
檔案管理是一項技術(shù)性相對較強的業(yè)務(wù)，由于人員編制和機構(gòu)設(shè)置的局限，多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員由醫(yī)院辦公室人員兼職，且平時檔案業(yè)務(wù)進修學(xué)習(xí)的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上檔案管理的需要，缺乏創(chuàng)新和活力，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時代的發(fā)展趨勢。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。
檔案管理工作是一門專門的學(xué)問，尤其對于醫(yī)院來說更是關(guān)鍵，必須要有大局之眼，細致之心，對每一道程序，每一個環(huán)節(jié)，都要嚴格把關(guān)，必須建立健全科學(xué)的管理制度，在管理模式，人才隊伍等方面不斷創(chuàng)新舉措，推陳出新，努力實現(xiàn)歸口化，標(biāo)準化，規(guī)范化的目標(biāo)管理，變死材料為活材料， 使有限的檔案材料發(fā)揮無限的作用。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管鍾工作保持特色和活力，促進醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供堅實的憑證和依據(jù)。
參考文獻
[1]寧延美.淺談醫(yī)院檔案管理的特點與開發(fā)利用田[J].世界今日醫(yī)學(xué)雜志，2004，5（1）：68.
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;會計檔案;管理
醫(yī)院會計檔案是記錄和反映醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)活動、賬務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù),醫(yī)院會計檔案對指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營管理、總結(jié)醫(yī)療工作等具有重要作用。由于同醫(yī)院自身運營有關(guān)的信息70%左右來自會計資料[1],因此,依法加強醫(yī)院會計檔案的管理工作具有十分重要的意義。
1醫(yī)院會計檔案管理工作存在的問題
《會計法》、《會計檔案管理辦法》的實施,有效地規(guī)范了會計檔案管理工作。但在工作實踐中,醫(yī)院會計檔案管理仍然存在一定的問題,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
1.1材料歸檔不及時。多數(shù)醫(yī)院只重視文書檔案的管理,而忽視會計檔案的管理,會計檔案由醫(yī)院會計部門自己保管,未按時移交醫(yī)院檔案管理部門;在一些已實行會計電算化的醫(yī)院,會計資料只移交了紙質(zhì)檔案,磁性介質(zhì)或光盤存儲會計數(shù)據(jù)卻一直保存在會計部門,沒有把電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案同步移交,嚴重破壞了檔案全宗的完整性。
1.2與檔案管理工作不銜接。醫(yī)院會計檔案是會計核算的產(chǎn)物,它產(chǎn)生于醫(yī)院會計業(yè)務(wù)工作中,是會計工作的延伸和終結(jié)。但在實際工作中,醫(yī)院會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練,經(jīng)常參加會計知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),卻沒有參加過會計檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí),特是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準知之甚少,不少醫(yī)院只重會計業(yè)務(wù),輕會計檔案管理,存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象;會計檔案管理制度也不完整,多數(shù)醫(yī)院沒有配備專人管理會計檔案,甚至由出納會計兼管會計檔案,這是不符合規(guī)定的。
1.3監(jiān)督指導(dǎo)不到位。會計業(yè)務(wù)主要接受財政部門的監(jiān)管,而財政部門和檔案部門很少聯(lián)手對新形勢下會計檔案的管理進行監(jiān)督指導(dǎo)。財政部門只監(jiān)管會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否,而對會計檔案規(guī)范與否少有問津,檔案部門也很少主動介入,致使會計檔案管理基本處于失控狀態(tài)。
1.4鑒定銷毀不及時。有的醫(yī)院把憑證、賬 簿等會計檔案自成立以來一直保存至今,大大超出了其保管期限,沒有及時進行鑒定銷毀,從而造成空間和檔案裝具的浪費。
2依法加強醫(yī)院會計檔案管理工作
針對上述醫(yī)院會計檔案管理工作中存在的問題,筆者認為,要做好會計檔案的管理工作,必須運用法律手段,依法加強管理,應(yīng)突出做好以下幾個方面的工作:
2.1 提高依法管理會計檔案意識。《會計檔案管理辦法》 第二條規(guī)定“國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織,應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案”,第四條規(guī)定“各單位必須加強會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”,有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定各單位都必須加強會計檔案的管理,因此,各醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識,從法律的高度加強管理,使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2.2 依法完善會計檔案管理制度。各單位應(yīng)嚴格按照《檔案法》、《會計法》及《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)的有關(guān)要求,制定適合各自醫(yī)院的會計檔案管理辦法。明確會計檔案歸檔收集、立卷、保管、借閱、移交及鑒定銷毀制度等,作出具體可操作性強的規(guī)定,使會計檔案管理的各個環(huán)節(jié)都有章可循。同時,還應(yīng)制定一套電算化會計檔案的管理制度,以便使電算化會計檔案的管理形成制度化。
2.3 依法強化會計檔案知識培訓(xùn)。《檔案法實施辦法》第八條規(guī)定“縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照《檔案法》第六條第二款的規(guī)定,履行下列職責(zé):組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)”,因此各級檔案行政管理部門及衛(wèi)生行政部門應(yīng)依法對衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案從業(yè)人員進行培訓(xùn),改變以往只重視文書檔案整理知識培訓(xùn)的做法,把會計檔案整理及其他門類檔案整理知識也列入其中,使各醫(yī)院的檔案人員全面掌握檔案工作知識。同時,應(yīng)將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)納入醫(yī)院會計人員上崗前的培訓(xùn),從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能。
2.4 依法加大醫(yī)院會計檔案監(jiān)管力度。《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定“各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”,因此,各級財政部門和檔案管理部門應(yīng)該聯(lián)手做好醫(yī)院會計檔案的監(jiān)督指導(dǎo)工作。采取定期、不定期的方法,對會計檔案進行檢查指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)問題及時糾正,保證醫(yī)院會計檔案管理工作的健康開展。各級財政部門應(yīng)在對各級醫(yī)院會計業(yè)務(wù)工作檢查中,將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中,加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
2.5 依法開展醫(yī)院會計檔案鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條規(guī)定“保管期已滿的會計檔案,除本辦法第十一條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀……” 因此,各醫(yī)院應(yīng)依照《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,遵照法定的程序定期進行會計檔案的鑒定銷毀工作。
總之,醫(yī)院會計檔案是一項即復(fù)雜細致而又要求嚴密的工作,必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定,把醫(yī)院會計檔案管理工作做到專業(yè)化和規(guī)范化,使其真正起到為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)發(fā)展服務(wù)的作用。
1醫(yī)院開展文書檔案管理工作需遵循的原則
醫(yī)院在開展文書檔案管理工作的過程中必須嚴格遵循以下原則:首先，標(biāo)準化原則。多數(shù)文書檔案均是由公文轉(zhuǎn)化過來，因此在文書檔案管理中必須先要做好公文管理，通過制定具有統(tǒng)一性的標(biāo)準來實現(xiàn)對公文進行標(biāo)準化管理。其次，規(guī)范化原則。在醫(yī)院文書檔案管理中，必須對立卷進行規(guī)范統(tǒng)一歸檔，規(guī)范管理工作流程，規(guī)范相關(guān)管理技術(shù)操作。最后，保密性原則。在醫(yī)院文書檔案管理中必須保證文書檔案的原始性，提高電子檔案的加密性，保證所有文書檔案的安全性。
2醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新措施
2．1加強信息化建設(shè)
二十一世紀最典型的特征就是高度的信息化，計算機的應(yīng)用給各行各業(yè)都帶來了巨大的變革。在當(dāng)前環(huán)境下，所有的醫(yī)院都配備了計算機設(shè)備進行辦公操作。因此，在條件允許的情況下，應(yīng)該把計算機計算應(yīng)用到對醫(yī)院文書檔案管理過程中去，這樣不但能夠有效地提高文書檔案管理工作的效率，還能夠在很大程度上保證文書檔案管理工作的準確性和規(guī)范性。在后信息化時期，醫(yī)院在發(fā)展的過程中一定要針對自身的發(fā)展特點，在工作的過程中提高信息化建設(shè)的水平，在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部建立、完善信息化管理系統(tǒng)，對醫(yī)院的文書檔案管理方式做出根本性的變革，從而保障文書檔案管理工作能夠同世界接軌［2］。利用信息化管理主要可以實施三方面的工作:(1)對以前普遍擠壓的文書檔案進行數(shù)字化處理，組織專門的人員將這些文書檔案掃描成數(shù)字化數(shù)據(jù)，這樣可以有效地實現(xiàn)對文書檔案的收集和備案工作，有利于保存，提高了文書檔案查閱、使用的高效性，促使文書檔案的價值獲得了提升;(2)實現(xiàn)文書檔案的數(shù)據(jù)化管理后，每一個醫(yī)院都有一個專門的數(shù)據(jù)庫，醫(yī)院可以根據(jù)自己的情況同其他醫(yī)院建立聯(lián)合數(shù)據(jù)庫，這樣可以實現(xiàn)跨庫資源的檢索，提高了資源利用的效率，也促進了信息的傳遞，有利于促進整個行業(yè)水平的提升。
2．2對文書檔案進行歸口管理
在醫(yī)院的文書管理工作中，主要涉及財務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)、設(shè)備等眾多科室。管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，有效管理的難度較大。因此，醫(yī)院可將辦公室設(shè)置為一個重要部門，主要復(fù)雜對醫(yī)院相關(guān)文件進行收集和運轉(zhuǎn)。將醫(yī)院的文書檔案歸口于醫(yī)院辦公室管理工作中，將傳統(tǒng)的多頭管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｒ还芾恚⑴蓪Ｈ藢Ω骺剖椅募Y料的上交情況進行嚴格監(jiān)督和管理，避免文件堆積、文件散亂等現(xiàn)象發(fā)生。該種管理模式可實現(xiàn)從源頭上確保醫(yī)院文件資料的安全性、完整性和保密性，為醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量及工作效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)，同時也可促進醫(yī)院文書檔案的價值得到更加充分的利用。
2．3完善信息保障體系
隨著信息化檔案管理的不斷深入，檔案信息管理的安全性面臨更多的問題。安全性目前已經(jīng)成為制約信息技術(shù)的主要發(fā)展瓶頸，越來越多的人開始關(guān)注信息的安全性。在當(dāng)前情形下，很多醫(yī)院根據(jù)時代的發(fā)展需求都先后建立起屬于自己的文書檔案數(shù)據(jù)庫，并且也體驗到了文書檔案數(shù)字化管理的便捷性，但是在管理和應(yīng)用的過程中必須保證文書檔案的安全性［3］。所以，醫(yī)院應(yīng)該組織專門的技術(shù)人員完善信息保證體系，促使文書檔案管理向著安全的方向發(fā)展。首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自己的發(fā)展情況建立屬于自己的電子檔案管理規(guī)章制度，使用電子檔案的過程中必須嚴格的要求，建立使用登記制度;其次，必須頂起對文書檔案的載體進行硬件安全性掃描;最后，強化對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平和職業(yè)道德。增強其工作責(zé)任心，提高其文書檔案保密意識。
3結(jié)束語
關(guān)鍵詞：高職院校 學(xué)籍檔案 管理對策
高職院校學(xué)籍檔案是在教學(xué)、實踐以及管理等活動中，由教師與學(xué)生的相互作用形成的，其記錄了學(xué)生自入校起一直到畢業(yè)離校時，主要在德智體美等方面的表現(xiàn)。例如學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、品行、獎懲情況、活動與操作能力、興趣愛好等內(nèi)容，是對學(xué)生綜合方面的評價。高職院校學(xué)籍檔案管理具有周期性、分散性以及保密性三個特點。
一.高職院校學(xué)籍檔案管理存在的問題
（一）缺少規(guī)范、科學(xué)的管理經(jīng)驗
當(dāng)前，在高職院校學(xué)籍檔案管理中，管理方法太隨性，缺少科學(xué)管理方法，從而導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案材料的雜亂。其主要表現(xiàn)為：學(xué)籍檔案的時間編排混亂，在編排中有的是按照入學(xué)年度編排、有的是按照學(xué)習(xí)專業(yè)，還有的是依照畢業(yè)年度進行編排。組卷缺少規(guī)定，未能劃分學(xué)院、系別、年級、專業(yè)等層級，再就是一些組卷在裝訂過程中缺少規(guī)范性。
（二）學(xué)籍管理缺少完善、健全的規(guī)章制度
隨著高職不斷的擴招，學(xué)生規(guī)模日益壯大，但是學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，還是以教務(wù)處管理為主，這種管理體制不能夠有效的發(fā)揮出高職中學(xué)院或者系部的管理優(yōu)勢，且由于任務(wù)重，極易出現(xiàn)差錯，再就是造成了辦事效率低的現(xiàn)狀。
1.缺少先進的管理手段
高職學(xué)生學(xué)籍管理檔案的管理手段相對落后，當(dāng)前多數(shù)高職院校依然以手工為主，不僅管理效率低，而且管理人員的工作量大、任務(wù)繁重。這種缺少準確性與精確性的管理方式，不足以滿足現(xiàn)代化教育的需求，最終不利于教育管理效果與作用的提升。
2.管理人員素質(zhì)相對不高
在高職院校學(xué)生學(xué)籍管理人員隊伍中，工作人員專業(yè)能力、管理素質(zhì)不高，他們在上崗之前未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，在工作中只能通過工作實踐不斷摸索學(xué)習(xí)，同時還缺少主動創(chuàng)新性。
二.高職院校學(xué)籍檔案管理的對策
針對高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的一系列問題，我們主要從以下幾方面給出相應(yīng)的解決對策：
1.不斷更新學(xué)籍檔案管理理念
為適應(yīng)今天快速發(fā)展的高職院校，應(yīng)不斷加強和完善學(xué)籍檔案管理理念，倡導(dǎo)工作人員積極主動的開展管理工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從科學(xué)化、信息化著手，讓學(xué)生認識到學(xué)籍檔案管理的重要性。
完善學(xué)籍檔案管理制度
學(xué)籍檔案管理是一項繁重的工程，因此，只有健全的學(xué)籍檔案管理制度，才能不斷適應(yīng)發(fā)展規(guī)模日益壯大的高職院校，并有效的監(jiān)督學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，使學(xué)生學(xué)習(xí)情況、教學(xué)質(zhì)量更加規(guī)范化，有效的提高教學(xué)管理效率和教學(xué)水平。
2.在高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中加強現(xiàn)代化手段的運用。
為提高學(xué)籍檔案管理的效率，最為重要的就是對計算機、校園網(wǎng)等現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，通過這些舉措實現(xiàn)信息資源的共享，有效的提高管理效率，加強教學(xué)單位之間的信息的交流互動。在學(xué)籍檔案管理中，對現(xiàn)代化科技手段的運用，將顯著的促進和提高高職院校教學(xué)改革與發(fā)展。
3.加強工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升
學(xué)籍檔案管理質(zhì)量的提高，關(guān)鍵還是提高管理質(zhì)量，因而學(xué)籍管理工作人員須不斷學(xué)習(xí)，提升自身的綜合素質(zhì)。在學(xué)籍檔案管理中，工作人員除了掌握豐富的科學(xué)文化知識、教育理論知識等，而且還要具備超強的決策能力、組織能力、溝通能力、創(chuàng)新能力，而工作人員綜合能力的提高，需要在日常工作中不斷總結(jié)和學(xué)習(xí)。
三.結(jié)論
【關(guān)鍵詞】檔案管理信息化;問題;原則;策略
目前對于檔案信息化的一個重要課題就是如何利用有限的資源、通過有效的統(tǒng)籌和資源共享與整合來推進全國的檔案信息化工作，避免電子政務(wù)建設(shè)中出現(xiàn)的重復(fù)建設(shè)和資源浪費現(xiàn)象，而這必須依靠檔案主管部門的強有力措施。從目前的檔案信息化實踐來看，筆者認為應(yīng)在以下幾方面加強檔案信息化過程中的建設(shè)資源共享與整合：
1．當(dāng)前檔案信息化管理面臨的問題
電子信息化技術(shù)的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來新的機遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。
1.1面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。同時計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機。
1.2面臨標(biāo)準化、法制化的挑戰(zhàn)
由于檔案自身的復(fù)雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。
1.3技術(shù)支持不全面
一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。
1.4人員配備不合理
就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多。從年齡結(jié)構(gòu)看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數(shù)，帶來的問題是知識和觀念老化等問題。
2.檔案信息化應(yīng)遵循的原則
檔案信息化原則體系包括管理性標(biāo)準規(guī)范、安全性標(biāo)準規(guī)范和效益性標(biāo)準規(guī)范三個方面。近年來國家檔案局針對檔案信息化建設(shè)中的各種問題陸續(xù)頒布實施了很多標(biāo)準，與此同時，各省乃至基層檔案部門也制訂了大量地方標(biāo)準，其中很多地方標(biāo)準與國家檔案局的標(biāo)準都是重復(fù)的。一方面，各地大量制訂地方標(biāo)準會占用其本就有限的人力、資金和技術(shù)資源；另一方面，多種標(biāo)準的共存勢必會架空國家標(biāo)準，導(dǎo)致各地檔案信息化體系上的不匹配，最終對形成全國性的分布式檔案信息資源庫造成障礙，即使地方標(biāo)準與國家標(biāo)準是協(xié)調(diào)的，這也會造成資源的浪費。
2.1規(guī)范性原則
制定和實施檔案工作標(biāo)準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標(biāo)準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2.2安全性原則
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。
2.3效益性原則
檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇斄Γ虼吮仨氉袷匦б嫘栽瓌t，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，可以帶來巨大的經(jīng)濟、社會效益；利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵。
3.推進檔案信息化的策略
3.1建立規(guī)范體系
檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以制定統(tǒng)一的、標(biāo)準的規(guī)范體系，切實推動檔案標(biāo)準化、規(guī)范化、信息化。
3.2完善安全制度
檔案信息化建設(shè)最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。
3.3提高技術(shù)支撐
技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。
3.4加強人才建設(shè)
檔案信息化建設(shè)就是運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會和公眾服務(wù)。作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，樹立為社會和公眾服務(wù)的意識。
述上所述，檔案信息化管理是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化管理的質(zhì)量起著關(guān)鍵作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，檔案館只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時展的需要，更好地服務(wù)社會。
【參考文獻】