時間：2022-03-15 18:10:10
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[論文提要]探討知識管理與檔案信息管理的關系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發展發揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性
計算機技術的發展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。這個世界是一個非線性的、動態性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網絡環境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現由靜態的保管信息狀態到成為動態知識元的過渡，即實現檔案信息知識化。
1、知識管理是適應知識經濟發展要求的必然選擇
“知識管理”原是基于企業對知識創新需要而發展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發展只有融入到知識經濟中，才能充分發揮檔案信息的潛在價值，實現全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內容的創新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優質的服務理念引發了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生，這些環境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發展所做出的調整與選擇。
2、檔案工作自身的發展呼喚建構知識資源管理的創新體系
傳統的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經濟形態中充分利用和開發檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經濟發展和促進科技創新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產品開發、提高效率都產生著積極影響。調節檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現有研究成果分析
知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。
4、從二者管理的目標和動機分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。
知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統檔案信息管理的創新。
三、知識管理對檔案信息管理的創新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造
業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術
知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。
四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯系的紐帶。信息技術的發展為檔案管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現。在日益發展的網絡環境下，這種服務的方式將更容易實現，在內部，可以通過構建內部網來實現知識的傳遞和共享。內部網是建立在網絡互聯的基礎上，實現將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構建相應的外部網，實現和用戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統，從而獲得有效的檔案知識服務。
五、知識管理有助于提高檔案管理人員素質
文書檔案工作又有高度的政治性，又是一項由許多具體環節組成的事務性的工作。文檔、檔案工作的性質決定了從事這項工作的人，要有強烈的事業心和崇高的責任感。首先，要理解文書、檔案工作的重要性，熱愛自己所從事的文書、檔案工作。其次，對文書、檔案工作在機關工作中的地位和作用要有正確的認識，這樣才能勤勤懇懇、默默無聞地做無名英雄。文書、檔案工作是一項服務性的工作，是為領導機關和領導同志服務，為基層服務的。這種服務體現在每一件公文的辦理中，具體說，黨政機關為了貫徹黨和國家的力針、政策，將要制定、和利用一些公文，而從公文的起草到印刷、發送出機關，都離不開文書、檔案工作。上級機關下達的指示、命令，下級反映情況、匯報工作的公文，也都要經文書、檔案工作人員的手來具體辦理。可以說，黨和國家的各頂事業的成就，中間都包含著文書檔案工作人員的一份辛勤勞動。文書檔案工作人員應當感到光榮和自豪，并以高度的事業心和責任感做好文書、檔案工作。
二、遵守紀律，嚴守秘密
文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經濟、軍事、科學文化等重要秘密，或重大的機密科研成果。如果我們不嚴加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經濟上遭到不可彌補的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴格遵守保密紀律，而且應該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習慣;不該說的，絕對不說，守口如瓶，不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談論機密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀律，同時也要嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機關中經常在領導同志身邊工作的人員，同領導同志接觸機會比較多，了解的機密也比較多，因此，他們在為機關、為領導同志服務的同時，又有假借領導同志名義謀取私利的機會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應嚴格遵守紀律，清正廉潔，嚴守黨和國家的機密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應當嚴格遵守黨和國家制定的一系列有關保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。
三、精明干練、主動負責
文書檔案工作是一項服務性的工作，要嚴格按照領導機關和領導同志的意圖辦事，同時還要處理許多事務性的工作。因此，文書檔案工作人員應當頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務性和事務性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負責的工作態度。文書檔案工作人員應當腿勤、手勤、腦勤。在一些規模較小的單位，文書檔案工作人員同時兼任秘書工作，工作任務里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負責精神。
四、埋頭苦干、嚴謹精細
埋頭苦干和嚴謹精細，是文書、檔案工作人員應有的工作態度和工作精神，也是職業的行為準則。文書檔案工作是屬于事務性、服務性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業業、勤勤懇懇、積極奉獻的精神。文書、檔案工作又是十分細致的工作，有許多相當細小、零碎的環節，稍一馬虎，就會出現這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴謹精細的工作精神，才能做到周到、圓滿。
五、謙虛謹慎
在計劃經濟時代，檔案工作是給人印象比較神秘的工種之一，因為很多檔案都具有機密或者保密的性質，所以大家關注的焦點是如何實現檔案的良好保存，而不是如何利用。改革開放之后，隨著市場經濟體制的逐步確立，這種守舊的思想意識已經不能很好的繼續檔案管理工作。而高校更是一個新銳思想的聚集地，對于改革的理念貫徹也更加深入，這種守舊的檔案管理模式已經與高校發展相脫節。因此，主動的更新傳統觀念，建立起現代服務意識非常有必要。檔案管理工作應該與學校的發展相結合，并將學校發展置于中心地位，緊緊圍繞這一中心展開相應的工作，為高職院校的師生提供完善的檔案服務。
二、加大檔案管理工作的改革力度，提升服務質量和水平
（一）加強檔案管理的制度化
、規范化建設實施由檔案館(室)集中統一管理，學校各個管理職能部門專人負責的檔案兩級管理體制，從源頭加強檔案的收集、整理、歸檔工作。檔案管理工作采取人員崗位責任制和嚴格的考核獎懲制度。
（二）創新檔案管理模式
利用現代信息技術對舊有的管理模式進行創新，提升管理水平，最大限度地發揮信息化管理優勢，提高檔案管理效率。
（三）引入市場化管理機制
在市場經濟條件下，任何事物的存在和發展都要看其是否符合市場的需要，只有以市場為導向，才能獲得最大的發展動力。檔案管理工作也應該考慮廣大師生的實際需求，更具其需要構建自己的服務平臺，通過一定的收費既可以擴大部門收入來源，又能夠提升軟硬件水平進而為廣大師生提供更好的服務，同時還應該加強服務管理機制的建立，不斷獲得反饋意見，及時的整改，提升部門工作服務質量。
三、加強隊伍建設，提高檔案工作人員的專業技能和素質
在信息化的快速發展格局下，計算機和網絡的大量應用改變了傳統的檔案管理工作模式，工作人員要緊緊契合這一時展機遇，積極的掌握新技術，培養新技能，接受新思想，加強自己的專業能力建設，提高自己的專業素養，切實提高檔案管理工作的水平。首先，要確立人才意識。現代社會對人才的重視程度不斷增加“，以人為本”的理念正在逐步確立，從現實情況來看，人才對于工作的持續穩定開展具有重要的推動作用。人才并不是憑空產生的，需要自我的不斷努力和大量的工作經驗累積才能造就。基于此，高職院校應該對現有的工作人員提供定期培訓的機會，并鼓勵他們加強自己的繼續教育，提升其知識能力，加強對新技術的理解和掌握能力，從而建立起一支專業基礎扎實，技能素質過硬，責任感強的人才隊伍。其次，要嘗試建立人才的競爭和激勵機制，引導從業人員不斷積極進取。優秀的競爭機制的引入，可以極大的激發人迸發自己的工作熱情，對于個人的提升和整體工作水平的提高都具有很大的促進作用。國內外已經有無數的企事業單位在這方面取得了成功，本文認為，高職院校的檔案管理工作也應該引入競爭激勵機制，讓更多的人在工作中感受到壓力的存在，也感受到美好前景的存在，有助于改變當前多數高職院校檔案管理中改變沉悶守舊的工作作風。另外，可以嘗試建立動態化的用人機制，實行優秀人才走進來，無能低素質之人請出去的辦法，保障檔案管理隊伍的優質性。再次，引導檔案管理工作人員及時的了解國內外先進行業動態，多與其他兄弟單位進行交流與合作，既能引進來，又能走出去，實現良好的交流互動，有助于培養對新技術、新信息的了解和掌握。檔案管理人員也要及時的適應新要求所帶來的挑戰，通過新理論、新技能的學習實現自己全面素質的提高。
四、結語
一、原始記錄性
吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。
應該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統認識提出了質疑：其一，如果原始性是檔案的本質屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質屬性。”②
筆者認為，上述質疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據，打印件是機關處理事務的依據，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據，但圖書產生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理。
也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質屬性，那么文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內容相同”、“文件與檔案的物質形態相同”，因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質上來說則屬于同一事物。但是，有人據此認為，既然文件與檔案本質屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下，次要性質可以發生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發展呈現出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。
二、客觀記錄的歸檔保存性
查啟森同志對原始記錄性提出質疑，并進而認為“檔案的本質屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構保存下來的檔案一般是經過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業務部門的歸檔，相對于檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質屬性，那么未經歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。
三、信息性
隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質是信息”⑨。
當然，從信息角度看，檔案所記錄的內容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學界一般都認為，檔案是其原始內容和原始載體的統一體；檔案信息僅指檔案內容而不包含載體，也不強調內容的原始性，……根據信息論的描述，信息不是物質，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質上(主要指其內容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾
應該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經加工處理的原生性靜態信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質是信息是不確切的。
四、非現行性
傅榮校同志認為，“檔案的本質屬性——非現行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發揮作用的必然結果。”⑿
很顯然，這一認識是依據文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據文件所起作用的不同，將文件劃分為現行文件、半現行文悠揚和非現行文件三種。由于我國不存在半現行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現行文件和非現行文件兩種，且認為“非現行性是檔案區別于現行文件的唯一本質屬性。”⒀
筆者認為，檔案的本質屬性是非現行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現行文件是指“一個機關、團體或組織處理現行業務時經常需要用到，因而繼續存放在其形成地點的文件。”⒁非現行文件是指“處理現行事務已不再需要的文件。”⒂而我國一般認為文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應在第二年上半年向機關單位的檔案保管機構移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認為，由此而認定檔案的本質屬
性是非現行性也是不妥善的。
綜上所述，原始記錄性是檔案的本質屬性，其他幾種對檔案本質屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。
注釋：
①③吳寶康主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第40、41頁。
②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。
④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。
⑤韓玉梅主編《外國現代檔案管理教程》，中國人民大學出版社1995年版，第28頁。
⑥劉智勇《我國現有檔案定義的缺陷》，《檔案學研究》1995年第4期。
⑨劉建平《從信息和信息科學看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。
⑩陳作明《檔案學研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。
⑿⒀傅榮校《文件生命周期理論研究(之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。
1臨汾市水利局檔案管理現狀
臨汾市水利局水利檔案管理走在全省前列。多年來，臨汾市水利局高度重視檔案管理工作，不斷改進工作條件，提高管理水平，被評定為山西省機關檔案工作目標管理一級單位。在加快法治水利建設中推進執法檔案管理。推進法治水利建設，探索出“一覆蓋，兩推進，三加強”工作經驗，被臨汾市委在全市推廣。實施普法全覆蓋，匯編了包括《檔案法》在內的200多萬字的《法律法規選編》，在全市第一家實現了法規制度的全覆蓋；強化執法基礎能力建設，增購配備了檔案柜、錄像機等執法辦公、記錄設備；初步建立起水利法治的領導、工作管理體系。這些努力，為水政執法檔案管理，奠定了良好的基礎，改進了執法檔案管理工作環境。又啟動了推行執法三項制度工作，將為全面推進執法檔案管理創造了新的契機。面對新形勢新要求，臨汾水政執法檔案管理目前還存在許多不足和問題。一方面，執法檔案制度不完善，管理不規范，管理手段落后，思想觀念跟不上；另一方面是其他執法工作的掣肘，如執法文書格式不統一，記錄不及時、不全面，歸檔不及時，執法體制不順，執法分散，市縣執法專職編制偏少，過度分散執法等。
2加強水利法治檔案管理的對策
2.1加強黨的領導、管理體系和隊伍建設。黨的領導是執法檔案管理的根本保障，機構組織是基礎平臺，隊伍是關鍵，三者都是具有決定意義的重大因素。要以法定形式，在執法隊伍中設立適度比例的專職執法檔案管理崗位，同時要加大力度，加強法治和執法檔案業務培訓，全面大幅度提高執法檔案隊伍素質。2.2完善制度，深化依法治檔。完善制度，實施普法全覆蓋。匯編檔案法律法規，完善市級水利執法檔案管理制度，把執法檔案工作全部納入法治軌道。把檔案法規的普法納入《水利普法規劃》及《“誰執法誰普法”普法責任制》中，全面推進檔案管理普法全覆蓋，進一步增強依法治檔意識，為推進法治檔案筑起強有力的文化支撐。加大制度執行力，提高依法治檔水平。把執法檔案管理納入法治建設績效考核內容，加大力度推進執法檔案管理的法治化管理水平，使之走上良性發展軌道。2.3改進和創新管理方式，推進檔案管理現代化。加強對執法檔案的集中統一管理。按照檔案管理標準，對執法檔案實行集中統一管理，達到五個統一，即“統一領導、統一機構、統一管理制度、統一分類編號和集中統一保管”。積極推進執法“文檔一體化”管理。把執法文書工作和檔案工作有效地結合起來，有效實現文書運轉高效率和檔案管理高質量，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，使檔案工作擺脫繁瑣的立卷任務。深化和提升執法檔案電子信息化管理。檔案電子化是實現檔案管理現代化的有效手段，對于提高檔案利用率，提高檔案信息的時效性，拓寬服務范圍都有不可替代的作用。結合文檔一體化，積極推行執法文書和執法卷宗電子化。建立執法檔案管理信息系統和數據庫系統，加強系統互聯互通和資源共享，利用大數據等信息技術，結合辦公自動化和執法辦案系統建設，探索推行即時上傳全過程音像記錄的云存儲模式，實現執法全過程同步網絡管理，提高行政執法記錄和檔案管理的信息化水平。
3加快推行執法“三項制度”，促進執法檔案管理
目前各地積極推行的“行政執法公示、全過程記錄、重大執法決定法制審核”三項制度，要求對執法“六大行為”和全過程進行規范化記錄和歸檔，實行全過程留痕和可回溯管理，使執法的開放度、社會化程度陡增，監督空前強化。將使執法資料信息井噴式增加，為執法檔案管理開辟更廣闊的空間，提供更好的環境。抓住機遇，認真推行執法三項制度，必定會把執法檔案管理推上一個更高的臺階。行政執法案卷，是在執法活動中形成，并經依法歸檔的案卷檔案。對行政執法案卷進行評查、檢查、評議和監督，是提高執法檔案管理水平的重要手段和有力杠桿。加大力度認真開展執法案卷評查，能不斷地從執法案卷中發現執法和檔案工作存在的問題，既提升了執法案卷的規范化管理，也促進了執法整體工作的管理水平。
4搞好執法檔案的開發利用，促進檔案管理
案件材料實行檔案管理人員（書記員可以兼任）立卷制度，做到誰承辦，誰立卷，案結卷成。案件承辦人員在結案后15天內，應當認真檢查案件的全部材料是否收集齊全，若發現文件材料不齊備應當及時補齊或補救，并去掉與該案無關的材料，再行排列整理。歸檔的專利行政執法文件材料，一般只保存一份（有領導批示的除外），重份的材料應當剔除。多余的調解書、處理決定書、撤銷案件通知書，為備日后查考，可以保留3份夾在已裝訂好的卷內。
2專利執法案件的立卷整理
執法文書應當使用A4紙，雙面打印，縱向使用。執法文書應當加蓋管理專利工作的部門騎縫章。對專利執法案件材料的歸納立卷整理。專利執法案件的立卷原則是真實原則，即收集的內容應當是執法過程中產生的原始文件，獨立原則，即每一個案件應當建立一份獨立的案卷。專利行政執法案件立卷的形式是對收集的的執法案件材料必須完整，準確，保證相互關聯，全面客觀地反映專利行政執法工作的全過程。專利執法案件材料必須用A4規格紙張，或折疊為A4規格大小。專利行政執法案件的案卷包括：案卷夾、卷宗封面、卷內目錄、案卷夾內的各種文件。
3專利執法案卷的移交案件
自立案之日起6個月內由案件承辦人員向案件檔案管理員移交。專利行政執法的文件材料，按年度、一案一號的原則，單獨立卷，每個案件從立案到結案所形成的法律文書、公文、函電等一律使用立案時編定的案號。案件移交前，案件檔案管理人員應當逐卷清點，檢查案卷質量，對不符合規定要求的案卷應當及時地采取措施予以補救。案件檔案管理人員確認移交案卷符合要求后，交接雙方要在案卷移交清單上簽字。
4專利執法案件的檔案管理
4.1專利執法案件的報送管理專利
工作的部門要建立及時、準確、全面、有效的專利執法檔案數據報送制度，明確責任人和聯系人，責任人負責對執法數據的真實性、準確性進行審核，聯系人負責數據采集和數據報送工作，由報送單位負責對報送的案件數據的質量負責。國家知識產權局對專利執法數據報送情況按年度進行檢查，有關報送和工作情況，做為評價地方管理專利工作的部門工作成績的重要指標之一。管理專利工作的部門在報送專利糾紛調處案件或假冒專利案件查處時，應當同時報送相應的立案表或結案表。對重大專利案件報送管理時，必要時還應當報送調解書、處理決定書、行政處罰書、案件涉及的主要書面證據等有關材料（復印件）。市級管理專利工作的部門在每月15日前將上月本單位專利執法案件報至所屬的各省級管理專利工作的部門，省級管理專利工作部門在每月20日之前將上月本轄區內的專利執法數據整理上報至國家知識產權局，對重大專利案件報告的時間要求，按相應的管理辦法執行。執法數據包括紙件和電子文檔各一份，紙件通過郵寄方式上報，電子文檔發送至國家知識產權局指定的電子郵箱。
4.2專利執法案件的備案管理專利
執法案件報告備案，必須堅持真實、全面、高效的原則。重大專利執法案件應當自結案之日起1周內，也可以在辦案過程中，由承辦案件的管理專利工作的部門報告國家知識產權局，承辦單位是市（地、州）級管理專利工作的部門的還應當同時向省級管理專利工作的部門報告。對關系到國家經濟安全與人身安全的特別重大的專利案件，辦案機關應當在立案前或立案之日起1周內向國家知識產權局報告，承辦單位是市（地、州）級管理專利工作的部門的還應當同時向省級管理專利工作的部門報告。重大專利執法案件調處或查處后，當事人不服，管理專利工作的部門決定，向當地法院提訟的，或管理專利工作的部門請求人民法院強制執行。管理專利工作的部門應當訴訟結束或執行情況報告國家知識產權局。國家知識產權局負責具體的報告接收、備案及相應的管理、協調工作。地方管理專利工作的部門可以查閱案件材料，了解備案情況。國家知識產權局對報告備案的重大專利案件材料實行規范管理，按年度進行綜合分析，并通告地方管理專利工作的部門和國務院有關部門。國家知識產權局對重大專利案件報告情況按年度進行檢查，有關報案和工作情況，作為評價地方管理專利工作的部門工作成績的重要指標之一。專利管理部門要按照轉換政府職能、強化事中事后監管要求，加強對基層工作的指導檢查。將資源向執法一線傾斜，配備必要的交通工具和執法宣傳手冊。在市民中開展侵權、假冒專利案件的宣傳教育并發放宣傳手冊，讓廣大市民深刻了解專利執法案件的相關知識。更好的維護了市場的經濟秩序、保護了消費者的權益。專利管理部門應當建立專利保護和維權援助制度，為專利權人提供及時、有效的求助渠道，并發揮行業協會、專利服務機構的作用。指導專利維權機構開展相關活動。專利管理部門應當建立專利信息公共服務平臺，建立支柱產業和重點技術領域的專利信息數據庫，促進專利信息的傳播、開發和利用。專利管理部門應當監測本地區重點行業、支柱產業和重點技術領域的國內外專利狀況，建立專利預警通報制度，指導有關行政部門和行業協會、企業建立專利預警與應急機制。發展改革、經濟和信息化、科學技術等行政部門應當將擁有專利的質量和數量，作為財政資金支持和研究開發、技術改造、高新技術產業化等項目立項和審批的重要條件，作為工程研究中心、工程技術中心、企業技術中心、重點實驗室、工程實驗室等認定和考核的指標。
5總結
轉變觀念，主動服務
只有思想解放，觀念轉變，將“服務”作為立館的根本，放在最重要位置，不斷進行服務領域拓展，改變服務方式，提高服務水平，增加專業性，對接市場，城建檔案工作才可以不斷地做大做強。一是城建檔案工作需要為城市的規劃、建設以及管理主動提供大量的依據、咨詢和決策信息。二是主動介入圍繞城市進行規劃建設的業務，將館內的藏聲像檔案進行數字化基礎管理工作，積極提供各種形式服務工作。三是將現存館藏的城建檔案聲像及信息等資料通過城各種陳列開放活動，積極宣傳城市的規劃建設和管理成就，為社會提供廣泛地利用服務。拓寬服務的范圍，并改變服務方式。一是充分整合檔案資源信息，建立城建檔案的信息管理系統，增加檔案利用效益及水平。二要深層次挖掘城建檔案所蘊藏的各類信息，開展各類信息數據的匯總統計工作，對城鄉建設工作提供各類基礎信息，三要是建立網站，加強城建檔案館和社會溝通的能力，使大眾能方便地獲知城建檔案工作的信息資源，把服務作為工作出發點進行開展，這才是城建檔案管理工作的創新發展之路。
加強基礎性業務建設，提高城建檔案館的整體管理水平
要不斷增強館藏建設。檔案是一個檔案館的根本，所以進一步增加館藏依舊是今后很長一時間的工作重點，在重視各類工程竣工時的檔案收集同時，也要進一步地加大收集規劃編制和建設系統過程的檔案資料，例如市政設施、土地房產、人防、管線、防洪等各種重點防護工程的資料和應對突發事件所急需的檔案資料收集，而且要將這些保障性的措施和城建檔案工作的法制建設職能及其體系的建立進行一并考慮，使其能夠統一規劃和解決。進行城建檔案工作的人員要主動積極地開展工作，運用各類宣傳工作，使得有關單位積極將向我們進行檔案報送。做好城建檔案的現代化管理技術培訓工作，能充分應用城建相關專業的學科知識。對城建檔案的工作者來說必須要求其既要懂城建檔案的管理知識，也要有能力進行實地操作，而且了解工程建設知識，是一種復合型交叉類人才。這就需要我們的城建檔案管理部門及檔案管理的工作人員盡快地適應現代化發展要求，不斷進行知識更新，掌握現代化的管理知識和專業化的標準方法。所以，在城建檔案的培訓工作當中，對城建檔案的業務人員需加大新知識理論應用、新技術設備和新方法的培養以及城建檔案管理的信息化知識運用建設培訓。增強業務人員對現代化知識技術的掌握運用，不斷提高整體隊伍的知識水平及業務能力，增強人員的政治思想教育和職業道德素質，樹立勤奮工作、無私奉獻、合作團結、積極進取的精神狀態風貌。
推進城建建設信息化，加大收集管理地下管線和重要工程
積極推進城市建設的信息化管理，力爭將城建檔案館設置為城市的建設信息中心。城建檔案信息的資源管理是一個城市所有建設中最為集中、全面和豐富實用的信息寶庫，經過一個很長時間的積累和發展才可以形成一定規模。檔案館要充分發揮自身資源信息、技術人員優勢，開展創造性工作。加強地下管線的檔案信息收集與管理，努力將城建檔案館建設成地下管線檔案信息管理中心。加強各種城市地下管線的檔案管理，作為城建檔案館重要內容。加強兩個方面工作：一加強管線檔案管理機制建設，將各種管線的建設檔案信息都收集進館；二加強管線的檔案信息管理，使管線檔案信息力爭得到最充足開發利用。大力加強對城市建設中重要工程、重要數據的收集，將城建檔案館建設成為城市建設重要數據備份中心。城建檔案部門應做好三個方面的工作：一是做好重要工程檔案的收集管理，包括重點建筑、管線、人防、防洪、軍事等工程的檔案收集管理。在集中管理的前提下盡可能實現數字化，特別是對結構、消防、能源供給、給排水及各種流向等內容進行高效數字化管理，確保緊急狀態下能夠及時提供使用；二是加強與政府公共安全和應對突發事件機構的合作，嚴格執行有關安全保密規定，做好重點檔案備份安全保管工作，建立緊急情況下重要工程檔案的利用機制都和受損恢復機制；三是加強對重點工程檔案的研究分析，提高重要工程檔案研究利用能力和水平，培養相關高素質專業人才，為制定應急預案和搶救方案提供服務。
（一）管理動機指標的趨近
檔案管理單位為了竭盡全力迎合社會綜合發展需求，其決定聯合知識管理核心價值進行企業市場競爭實力的完善，特定知識必將同步傳輸到特定人群之中，為了將內部決策調試到最佳狀態，檔案管理的落腳點識別工作將全面遵照知識細節銜接特征做好相關掌控。兩者日常學習生活中都會給予用戶知識服務，要知道文件與知識管理存在多方面交織跡象，只有經過精細化篩選控制才可確保單位成員獲得有關信息。檔案管理可說是高度停駐在知識服務頂點，在促進共享能效上與科學教育機制廣泛交接，具體的差異效應不過是廣度、深度的異質結果。
（二）管理流程的趨同
我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎資料接收、整合、科學鑒定、長效保管與重編服務等流程進行系統調試，力爭發揮文件的集成管制特征。知識管理則主張將創新機理內涵實施科學存儲與整理，對象歸屬方向上沒有精準設定，強調集中化存儲，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價值，并且深度開發中仍舊會產生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創新知識延展力度的最佳手段。
（三）技術應用形態一致
透過數字化文件格式與檔案流轉功能鑒別，有關計算機操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動都不可從中脫離而獨自運行。知識管理可說是信息高度發展的核心產物類別，其中網絡通訊活動廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控數據庫整編、檢索媒介、門戶系統以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識管理都是借助現代信息技術予以統一掌控操作的。
二、檔案、知識管理行為的差異效果解析
利用管理界面認知，檔案管理活動歸屬于專業技術項目行列；而知識管理則借助管理模式與創新價值理念進行人民思想結構完善，同時延展更高等級管理體系以及方法論渠道。實質上檔案處置需要明確載體格式；知識管理明確將側重點向基礎信息角度偏移，其將檔案結構顯性要點梳理，并向圖書館員工大腦內部隱形架構灌輸，確保日后多元材料規劃與日常服務的實效價值。綜合來講，檔案管理始終注重維護材料的真實性和可靠價值，力求穩定程序、制度的規范化特征，希望各類人員充分發揮創新思維效應，促使政策良好定義結果；知識管理在管理體系上一向寬松處置，希望發揮內部情報傳播功效，力求服務大眾，督促其掌握更多實用情報，杜絕認知混亂結果的滋生，偏偏這種不受約束特征會相應造成對傳統組織格式輔助功效的忽視結果，這點應當引起現場規劃人員的強效關注。
三、檔案與知識管理銜接特征細節補充
（一）知識管理能夠有效拓寬檔案管理整體認知功效
首先，知識管理能夠盡量延展檔案規范空間，過往企業標準化檔案搜集、整編強調與情報文件的區分，經常會對一些圖書資料排除職責界定范圍，基本與現實服務方向偏離，企業存在價值長期受到質疑，這對于其今后長遠綜合化發展勢必造成重大創傷。知識管理需要將各類文件進行多重載體形態的劃分，做好日常知識細節集成工作，力求借此開創相對完善的資源架構體系，其充分注重企業在不同生產流程下的共享、應用的知識要素，希望企業價值創造能效就此得到有機彰顯。長期堅持此類策略，檔案管理也會順勢被自然納入到一個較為寬闊的領域之中，期間先進組織戰略以及業務活動充分融合，為企業秩序創新調整提供不少協調經驗。其次，知識管理進一步提升檔案規劃工作的基礎價值地位。過往企業內部檔案管理經常忽視綜合利用價值的呈現特征，基本就是利用廣泛借閱、復印等落后手段實施淺層服務，這對于各類用戶即時性補充需求難以深度滿足，致使企業各類生產、管理活動嚴重脫節，生產動力自然飽受限制。由此，知識管理活動開始主動開辟先進技術實用格局，根據智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識服務成果，爭取將企業核心競爭實力彰顯完全。這部分管理活動可說是有效強化了知識開發潛質，令文件管理人員全面理解知識規劃專家輔助意見，加快檔案開發利用效率，日漸提升內部統一管制能效與機構存在地位。
（二）檔案管理進一步為知識管理提供疏通機遇與適應空間
第一，檔案管理可以將創新知識挖掘、交流工作進一步協調。創新知識傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識創新經驗，但是由于內部時間、空間限制效應影響，信息知識傳播范圍不大，并且經過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應；另外，語言交流過程中會同步滋生相對應的書面記錄結果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時開展，并且會對員工創新思維產生一定的約束。但是，透過現代信息技術便可將一系列時間、空間限制效應清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應。由此可見，電子文件已經成為先進知識傳輸、共享的必要媒介，相對地提升文件流轉效率，促進知識的高度傳播與交流能度。
第二，檔案管理可以進一步穩固創新知識的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識別原則，過往定義標準為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術廣泛交織，這類定義結果已經朝向鮮活動機指標過渡轉移。其實就是強調文件需要運用標準數據以及明確銜接結構予以調試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價值。上述強調的背景知識原理可以有效促進創新知識原理的銜接進度，適當方便工作人員盡快掌握知識應用拓展依據。具體來講，文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。
第三，檔案管理可以為知識產權維護做足補充貢獻。企業的知識產權主要是指企業擁有的專利權、商標權、著作權等，它是企業知識創新的成果，是企業核心的無形資產、知識資本。保護企業的知識產權是維護企業合法權益、促進企業知識創新能力、提高企業核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。文件、檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的過程與結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。當發生知識產權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。
四、結語
1.1各種檢查、評估工作導致檔案整理工作困難重重。近年來隨著國家對中職學校教育重視程度的不斷提高，中職學校在不斷提高辦學規模的同時，面臨的各種評估與檢查工作也越來越多。這些繁多的檢查項目需要中職學校精心準備相關的檔案材料，但是不同的檢查與評估工作根據評估內容的不同要求中職學校準備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職學校每次在面對具體的評估檢查項目時需要對這些繁多的資料進行重復的整理與分類，導致中職學校的檔案管理工作停滯不前。
1.2檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學校管理工作的基礎，其內容繁瑣，尤其是在學校的發展過程中會產生大量的檔案材料，而傳統的檔案材料是以紙質的形式存在，這些材料的日益積累必然會導致一些檔案信息在查閱的時候非常的不方便，根據五家渠職業技術學校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒有實現電子版，這樣的結果是不僅影響學校檔案材料的保存，容易因為管理不善而導致檔案材料出現丟失與損壞的現象，同時也會增加學校的管理運行負擔，眾所周知，檔案信息的紙質化要求不僅要求學校建設相應的檔案室，還要消耗學校大量的紙張等辦公用品。
1.3檔案資料的收集不完整。基于中職學校廣大教育者對檔案工作的認識程度還不夠，導致人們缺乏檔案材料的收集意識，導致相關檔案信息的缺乏；同時中職學校在選擇檔案材料的時候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒有明確的規定，具體表現為中職學校的管理者決定著學校檔案的信息內容，比如對學校負面信息不保存，而只保存關于學校良好報道的信息。
2新時期完善中職學校檔案管理工作的具體對策
基于新時期中職學校檔案管理工作所存在的問題，我們要大力發展檔案信息化建設，通過實現檔案的信息化提高中職學校檔案管理工作的水平。
2.1加強檔案信息的數字化建設。檔案信息的數字化建設是通過計算機技術將傳統的檔案信息轉化為數字形式并存放于計算機中，通過實現檔案信息的數字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復利用率：首先，實現紙質檔案的信息化。紙質的檔案信息受環境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實現電子化就可以避免因為受潮等導致的檔案損壞現象出現；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現出所要反映的信息，實現照片的信息化主要通過計算機掃描和數碼設備直接形成數字照片。
2.2加大投入，提高硬件設施。中職學校檔案管理工作水平的提高，離不開完善的基礎設施，因此中職學校要加強對學校檔案管理工作的支持力度，設立專門檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設備，提高檔案館(室)的建設，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規范。
2.3增強檔案管理人員的現代信息技術應用能力。學校檔案信息化建設需要高素質的檔案管理人員，尤其是需要懂現代信息技術的綜合型技能人才，因此中職學校要加強對檔案管理人員信息技能的培訓：一是學校應不斷加強檔案在職人員的繼續教育，打造一支成熟的檔案隊伍；二是學校要增加檔案管理人員編制，積極引進一批懂計算機信息技術的綜合型檔案管理人才，同時也要積極聘請社會上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學校擔任名譽教師，定期對現有教師進行培訓。
2.4加強檔案的收集和整理。學校要建立專門的檔案管理機構，負責收集學校的各種檔案信息，并且要制定統一的歸檔和保管期限。在歸檔過程中應堅持“以我為主”的歸檔原則，根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門要加強檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎。
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