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關鍵詞：合同管理；系統；MVC；UML
中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A
1 引言
本文以筆者所在企業的合同管理工作為研究對象，對工程項目合同系統的設計與應用進行了探討與分析，該系統在實際運行中為企業員工和企業管理者提供極大的幫助，促進企業信息化管理進程。本文的研究一方面加深了對管理信息系統的認識，另一方面通過對合同信息管理系統的分析，對企業合同管理系統的發展趨勢與前景有了進一步的了解，在實踐工作中理論結合實際，提高工作能力。
目前，從合同管理系統在開發時基于的軟件平臺或實現方式來看，主要集中在基于J2EE 技術和基于.Net 技術進行開發；從合同管理系統的軟件系統結構上分，主要分為C/S 模式或 B/S 模式；從合同管理軟件開發過程的經濟技術特點出發，可以將其分為定制軟件（customized software）和通用軟件（packaged software，也稱為套裝軟件）。從目前已經使用的合同管理系統軟件產品角度，隨著經濟的快速發展，越來越多的企業加大了對本企業合同管理的重視，對合同管理系統研究和開發的投入也越來越多。國外如微軟公司推出的 SharePoint Portal Server 技術則為大中型企業提供了集成、協作以及個性化和自定義等系列功能。
2 合同管理信息系統的開發模式
2.1 面向對象開發技術
目前，合同管理信息系統的開發模式主要是采用面對對象的開發技術。這種技術是將面向對象的概念和方法，融合面向對象分析、面向對象設計、面向對象編程方法和技術等，應用到系統開發的各個環節的軟件開發方式。而開發平臺主要是采用J2EE，即Java2平臺企業版（Java 2 Platform， Enterprise Edition），它的核心是一組技術規范與指南，其中所包含的各類組件、服務架構及技術層次，均有共同的標準及規格，讓各種依循J2EE架構的不同平臺之間，存在良好的兼容性，解決過去企業后端使用的信息產品彼此之間無法兼容，企業內部或外部難以互通的窘境。這種開發平臺能夠簡化諸多企業級解決方案的開發、部署和管理相關的復雜問題。它提供了一個企業級的計算模型和運行環境用于開發和部署多層體系的應用。
2.2 MVC設計模式
當前合同管理系統的開發模式主要采用MVC設計模式以及負責其具體實現的Struts 框架相結合的方法。MVC主要由三個部分組成：模塊（Model）、視圖（View）和控制器（Controller），其目的就是實現Web系統的職能分工：Model層通常采用JavaBean組件或EJB組件，針對系統中的業務邏輯進行實現工作； View層通常采用JSP來實現與用戶的交互； Controller層處于Model與View之間，作為兩者有效溝通的媒介，它可以分派用戶的請求并選擇恰當的視圖對這種請求進行可視化的表示，同時它也可以對用戶的輸入進行解釋，然后將它們映射到模型層，轉化為具體的、可執行的操作。
Struts 框架主要包括配置文件struts-config.xml，控制器ActionServlet，包含事務邏輯的Action Class，顯示模塊數據的ActionForm，幫助控制器將請求映射到操作的ActionMapping，用來指示操作轉移的對象ActionForward，用來存儲和回收錯誤的ActionError以及Struts標記庫等。Struts框架的優勢主要體現為其良好的架構和設計，以及開源、可重用、模塊化和良好的擴展性等方面。
3 系統需求與結構
合同管理系統在開發過程中著眼于具體的信息管理需求從而進行合理的、貼近實際的結構設計，兩者要緊密結合，相輔相成。
3.1 系統需求
系統需求主要分為功能性需求和非功能性需求兩大塊，功能性需求主要解決實際的合同信息管理與操作。如圖2所示。
而系統的非功能性需求主要表現為系統在軟硬件結合方面的實際要求。例如系統界面要做到簡潔美觀，規范化、人性化設計，易于操作使用等；另外還有系統在運行和安全方面的要求等。
3.2 系統結構
系統實際開發中，主流的體系結構包括B/S 體系結構和C/S結構。當前一般采用兩者相結合的模式，實現揚長避短的效果。一方面考慮到B/S 體系結構相對于C/S在許多方面的確占有很大的優勢的同時，其開發工具的不成熟性導致其在安全性、靈活性和效率等方面仍存在諸多問題；另一方面Browser主要用于信息查詢而非處理的特性使其與數據庫中強調數據安全、權限控制、角色分配相矛盾。
4 系統建模
在確定了系統開發模式、體系結構之后，就要進行系統實際的建模，實現可視化的過程。UML建模的流程如圖3所示。具體的建模工作包括構建系統靜態模型、系統動態行為模型和系統物理模型。具體構建過程本文不再贅述，僅以部分模型圖為例進行說明。如圖3為合同管理系統類圖。
5 總結
作為現代企業日常業務管理的一項重要內容，企業合同管理的信息化水平還需更好提升，這決定企業現代化建設進程的重要組成部分。此系統便于數據的集中管理，方便快捷地提供合同的有關信息，輔助用戶有效管理合同，同時滿足管理人員對合同的編輯、查閱、統計、審核等工作，保證數據記錄機合同內容條款的完整性、正確性和有效性。
本系統基本上包含了合同管理中常用的功能，基本能夠滿足日常的工作需求。但是，為了提高系統的運行效率，完善系統的功能，增強企業的信息安全，還可以從以下幾個方面對系統進行改進和擴展：
（1）添加對合同進行分類管理的功能；
（2）完善用戶管理和權限設置功能；
（3）增加合同的分類匯總和提醒功能。
系統仍有一些需要改進和擴展的地方。今后將進一步加深對該技術的研究，對系統進行改進。
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關鍵詞：銷售合同管理系統；J2EE；Struts；hibernate
中圖分類號：TP393文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)07-1486-04
Research and Design of Sales Contract Management System Based on J2EE
MAO Chen-shuang1, ZHONG Liang-wei2
(1.School of Mechanical Engineer，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China; 2.Center of CAD，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China)
Abstract：Based on the development of The Management System of Sales Contracts, the essay analyses some problems in the system. According to the actual need of company, the essay propose the Management Systems of Sales Contracts through J2EE framework, and especially analyses the critical functions of struts frame and hibernate in the designing of the system. Actual application shows the system meet the requirements of enterprise and are being succeed carried out. The companies can take this essay as a reference in regard to the development the management information system.
Key words: sales contract management system; J2EE;Struts;hibernate
隨著計算機技術和網絡技術的發展，我國的制造業逐漸擺脫了傳統的粗放型經營模式，信息化技術在企業之間有了廣泛的應用。而國內外的現代企業為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地，越來越重視企業信息化建設，由此應運而生的ERP把企業的制造、財務、銷售、采購、庫存等各個子系統結合到一起，構建整體化的信息管理系統。銷售管理是ERP系統中重要的一環，通過銷售管理可以掌握客戶的需求信息，從而進行生產計劃安排、原材料的采購計劃制定，還可以對客戶信息進行管理維護，預測客戶將來的產品需求。在當前市場經濟環境下，企業生產、經營銷售都是圍繞市場進行展開，因此銷售管理在企業的整個運作過程中是信息流程的開端，完整的銷售管理系統應該實現銷售業務活動的整體處理，同時將銷售與計劃、生產、運輸、庫存、財務等方面緊密聯系起來[1]。本文來源于上海某機械設備制造企業實施信息化的項目過程中所開發的銷售合同管理系統。
1現有銷售合同管理系統的分析
1.1現有銷售合同管理系統的特點
現有的銷售合同管理系統包含的主要功能模塊有：合同信息管理、合同執行管理、合同查詢統計、用戶管理、其他系統的接口等。對于系統的架構而言，目前很多企業采用的還是傳統的C/S模式，能夠充分發揮客戶端的PC處理能力，響應速度快，有利于處理大量的合同數據。適應了企業內部局域網上的數據共享、網上會簽，實現完全辦公自動化。
1.2現有銷售合同管理系統的局限性
1）C/S體系架構的系統可維護性不高，對于大型的企業來說，一旦客戶端的程序發生修改，則所有的客戶端都需要重新安裝程序。同時系統支持的并發連接數有限，限制了同時運行的客戶端程序的數目。
2）用戶對象單一，適應性不強。目前很多的銷售合同管理系統都是針對特定企業進行設計開發的。諸如供電合同管理系統、購銷合同系統、應用在房地產、煤炭企業的銷售合同管理系統等。
3）數據的利用率不高。合同文檔中保存有大量的數據信息，這些數據不僅與企業的采購、生產、銷售等環節緊密相關，而且還需要與其他系統進行數據的交換和共享。而在現有同類系統大都只是提供簡單的查詢，沒有能有效地利用合同數據來進行數據挖掘和分析，充分發揮合同中數據的作用。
2銷售合同管理系統的需求分析及業務流程
2.1銷售合同管理系統的需求分析
經過實際的調研和訪談，發現該公司的目前從銷售合同的簽訂到審核、執行完全交由人工操作，其中涉及營銷部、計劃處、財務、技術等多個部門。我們分析公司實際需求主要有如下幾個方面：1）項目跟蹤管理：根據公司市場調研的結果，記錄甲方、業主、設計院三方面的客戶信息，同時還有項目的技術方案信息，并能夠及時的更新項目實施的進度。2）合同的基本信息管理：目前的合同簽訂到實施完全由銷售員手工填寫，再經過負責人簽字審核，而不同的銷售員操作方式并不一致，導致合同的樣式不規范。需要統一的合同樣式，同時對已經輸入的合同能夠進行相應的編輯修改。3）合同評審：合同評審的過程中涉及到技術、財務、營銷多個部門，紙質版的合同在實際操作過程中效率低下，需要系統中設計不同的用戶權限。4）用戶管理：根據部門的不同，對相應的用戶設置不同的角色，不同的角色賦予不同的權限，這樣既保證了系統中數據的安全也提高了員工的工作效率。5）工作命令管理：對于已經審核通過的合同，要及時的生成工作令并且投入生產。6）發貨管理：對于已經制造完成成品的合同，及時的開具提貨單，進行發貨。同時記錄發貨時間、查找過往發貨的記錄。7）安裝及調試管理：該公司生產的大型設備在合同中規定了是本公司安裝還是指導安裝，需要記錄售后安裝信息以及調試反饋的信息。8）合同的查詢與統計：可以根據合同的狀態查詢合同實施的過程，并把合同的相關信息以報表的形式集中導出。
2.2銷售合同管理系統的業務流程
我們通過銷售合同的信息流向來分析整個業務流程[2]，通常的生產計劃是根據企業簽訂的合同，完成評審后，由生產計劃處下達工作命令。另外一個基于預投的生產命令下達方式是指企業預先生產部分市場需求的產品放在庫存中，在客戶需要的時候可以直接進行銷售。如圖1和圖2所示。
圖2預投工作令的流程
3系統設計
3.1系統架構
通過業務流程的分析，我們著眼于整個銷售合同管理系統，采用J2EE平臺的多層模型結構，它根據功能將應用邏輯分在不同的組件，各個應用組件根據他們所屬的不同的J2EE層而被安裝在不同的平臺上[3]。如圖3所示。一個J2EE應用主要包括客戶層、WEB層、業務邏輯層以及企業信息系統層。
客戶層組件位于客戶機上，主要由WEB瀏覽器和動態網頁構成，在該銷售合同管理系統中，客戶層直接通過瀏覽器負責頁面的處理。進行各種輸入、編輯、查詢等操作。WEB層和業務邏輯層位于J2EE服務器上，其中WEB層主要是通過JSP、Java Servlets進行服務器端的WEB組件編程，用來接收客戶層的請求并返回相應的回答。業務邏輯層負責處理某一特定領域的業務邏輯，它從客戶層接收數據，經過適當處理后存儲到數據存儲設備中，或者從數據存儲設備中讀取數據，經過處理反饋到客戶端。在銷售合同的系統中所實現的功能都是在業務邏輯層中實現。企業信息系統層位于數據庫服務器上，公司采用的是SQL Server 2008數據庫系統。
3.2系統開發關鍵技術分析
在銷售系統的WEB層主要應用的JSP語言是用來開發含有動態內容網頁的一種技術，但區別于靜態的HTML語言，JSP頁面不但包含了HTML語言的各種標簽，還包括JS腳本語言、CSS樣式表、以及自身定義的各種標簽。因此，我們可以根據公司的需求快速的更改頁面的布局、實現表單的驗證、讀取數據庫的數據信息以及記錄合同需要保存的信息等功能。JSP的實現過程如下[4]：首先由客戶端發出請求（request），服務器在將JSP轉譯成Servlet源代碼，產生的源代碼經過編譯加載到內存執行，最后將結果（response）回饋到客戶端。
我們運用Struts框架來實現J2EE業務邏輯的處理，通過Struts框架的運用使得J2EE應用的視圖和業務邏輯得以清晰的分離。它主要由控制器（ActionServlet）、業務邏輯控制器（Action）、模型、視圖等組成[5]。控制器負責攔截所有用戶的請求，當請求與配置文件的中一致，該請求將轉入Struts框架處理。如下圖所示，業務邏輯層控制器就是用戶自己實現Action類的各個實例，這種類都包含一個execute方法，該方法都返回一個ActionForward，用來確定返回的頁面；視圖由JSP文件實現；模型則有實現業務邏輯的JavaBean或EJB組件構成。
圖3 J2EE體系架構
圖3 Struts框架的請求與響應
在與數據庫交互的過程中，我們采用了hibernate框架結構。它是一個開源的對象關系映射框架，同時對JDBC進行了非常輕量級的對象封裝，使得我們在開發的過程中能用面向對象的思維來操作數據庫[6]。hibernate可以在應用EJB的J2EE架構中完成數據持久化的任務。在系統中主要使用hibernate.cfg.xml配置文件和hibernate根據數據庫中的表生成的映射文件，hibernate.cfg.xml主要是配置數據庫的連接和hibernate運行的主要屬性，映射文件是為了將實體類中的字段與表中的字段關聯起來，反映出持久類與數據庫表的映射關系。這樣對數據庫的操作就轉化成對持久化類的操作。
3.3功能模塊設計實例
由需求分析我們把系統主要分成八個模塊，項目管理、合同信息管理、合同評審、工作命令管理、發貨管理、安裝及售后管理、查詢模塊，客戶用戶管理。以新建合同為例。在系統登錄時就確定了用戶的權限，部門等信息，輸入合同時，首先選擇合同的客戶，然后輸入合同的基本信息、設備的基本信息，最后按照企業規定的合同號生成合同。圖4為新建合同所用到的一些基本方法。
4小結
銷售管理是企業中重要的一個環節，本文以J2EE框架為平臺，根據企業的實際需求，設計并實現了一個基于J2EE為平臺的銷售合同管理系統。該系統已實現了銷售合同從簽訂、審核、執行以及最后交付的各功能流程，強化了合同實施的穩健性，達到了預期的設計目標。該系統已經在公司成功部署并實現運行。隨著企業信息化建設的深入，對系統的依賴性會越來越大，同時對系統的要求也會更高，要求整個系統具有可靠性、穩定性和高安全性。希望能對同類系統的開發和設計起到一定的借鑒作用。
圖4新建合同中所用的基本類和方法
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一、背景
國外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美國就成立了合同管理協會NCMA，專門為企業做依據和參考。早期合同狀態分為七個部分，①合同執行，即合同準備、合同分析、合同類型、合同付款、合同執行文件、合同執行計劃。②日常合同執行。③合同變更，即變更基礎、加個變更、主題名稱變更及協議。④轉包合同和權利義務分配。⑤糾紛解決。⑥合同效力補救和終止。⑦合同結束。
國內合同主要研究關注點大多是建筑工程、勞動合同、項目合同、招投標等。隨著信息技術的飛速發展，國內企業合同數量日益增加，計算機系統在企業管理中的作用日益突出，以企業需求為基礎，IT技術為支撐，通過構建信息管理系統，提供及時、準確、完整的合同數據，為管理者增添決策依據，從而提高公司運營效率和管理水平，已成為各類企業生存發展的必要條件。
二、開發思路
合同管理與銷售、項目實施、財務、物資、客戶關系等都有所關聯，涉及到相關部門問的協同。傳統的管理模式下，各部門間信息的一致性與溝通的及時性，往往是影響相關人員協同作業效率、進而影響公司效益的重要因素。合同管理系統通過信息化手段建立公共的合同相關數據平臺，對合同生命周期內所有信息及關聯操作進行了整合和控制，改善了部門之間的信息交互和作業協同，不僅使運營與管理更為規范、更為有效，而且有助于提高履約率、提高客戶滿意度、縮短合同收款周期等，為企業帶來直接和間接的效益。IT技術的革新，為合同管理系統的實現提供了新手段。B/S架構的興起對應用架構帶來了重大變革，統一將瀏覽器做為客戶端大大降低了開發難度及維護成本。服務端方面SSH框架越來越受到開發者的青睞成為Java開發的主流。異步腳本（AJAX）技術使得前后臺數據交互時不必刷新頁面從而提升了用戶體驗。JSON格式減少了前后臺交互的數據冗余。企業管理軟件開發經驗的日益豐富，使得業務需求越來越明確。功能展現不再能僅是簡單的數據堆積，更需要有意義的數據組合，并通過圖表、列表等形式，對比、多維度等手段，給用戶最直觀最友好的展現。ExtJs是在Js的基礎上進行封裝成為一組可擴展的頁面展現控件，統一了頁面風格，增強了開發效率，提升了展現效果。另外，相關技術能夠滿足合同管理系統其他系統間的數據交互需求，支持一體化的管理方案，并滿足對擴展性和可維護性的更高要求。本文針對一套B/S架構，基于SSH框架，采用ExtJs控件，適用于企業級應用的合同管理系統，依次就發展背景、核心技術、功能設計以及技術實現企業所要求的功能。
三、功能需求及設計實現
（一）權限要求
管理員具有最高級別權限，能夠開設、新增普通合同用戶，管理能夠對所有合同信息、包含新增處理、變更處理、違約處理等，對于刪除合同信息請謹慎使用，刪除時提示2次是否確認，同意后合同即被刪除；部門管理權限，對企業部門進行信息維護；合同類型維護，由于合同具有不同類型，且可以自定義類型，定義后普通用戶在新增合同的時候即可以選擇合同類型；付款方式維護，為規范付款方式，管理員對該信息字段進行維護，定義后普通用戶在進行合同結款的時候選擇付款方式。
普通用戶能夠對合同進行正常維護，具有新增功能、變更功能、違約功能、續簽功能；進入合同系統后，在首頁能夠掌握合同基本數據信息，如合同總數、正常進行合同數、結束合同數量、延期合同數量等；合同起始需新增信息，編寫合同開頭編碼、合同編號、名稱、類型簽署部門、合同項目、金額、生效日期、終止日期等合同信息；新增合同乙方聯系人、聯系方式等信息；合同信息較多，用戶在使用的過程中需要各種查詢功能，為此，該系統應提供合同編號、合同名稱、乙方名稱、進展情況、終止日期、結束日期、使用部門、簽署部門、付款方式、是否預提的組合查詢，并且支持模糊搜索；針對合同信息量較大，在生成查詢結果后，導出excel存檔；預提合同，在合同維護里有預提合同維護，該維護里有預提資金記錄，此功能模塊針對合同未簽署前的資金流動。
（二）客戶管理
客戶為創建合同時的必選對象，基本資料共有兩個部分：客戶資料和關聯信息。基本信息包含客戶基本信息、開票信息、聯系人、客戶備忘、客戶附件等。
關聯信息有多項內容，含合同信息、合同標的、審批信息等；對于客戶的基本資料和關聯信息此處設置必要的打印和查詢關聯。
對客戶基本信息進行增、刪、改、查功能；查詢條件：客戶名稱、客戶編號、開票名稱、行業等。
（三）發票管理
發票管理用于發票在系統上的記錄。發票按來源分為兩類，接收、開具。
接收類的發票根據對象不同分為合同類發票，非合同類發票，此類發票接收后，商務確認后，記錄接收發票記錄。
開具類發票，根據對象不同分為合同類發票，非合同類發票，此類發票經領導審批后，才可開具，審批的同時登記開具發票記錄。
相關功能：發票增、刪、改、查功能；查詢條件，發票類型、開票日期、發票對方、納稅識別號。
（四）統計查詢
合同簽訂數量進行統計，根據年月和簽訂數量進行計算，生成折線圖； 根據合同簽訂狀態，正在進行、延期、已結束的狀態進行計算，生成餅狀圖； 根據合同歸屬部門，對自定義部門的合同數量進行計算，生成錐形圖。
四、非功能需求
（一）授權和認證
Φ鍬加沒身份信息，反復認證，并提供數據庫認證，LDAP認證，USB-key（數字證書認證及串號驗證）認證等多種身份認證的方式，本課題主要采用LDAP認證方式。
對已登錄用戶經行全局會話控制，認證會話超時或注銷時，實現門戶及其他應用統一注銷，為單點登錄功能開發相應的認證接口。
（二）約束與安全
1. 需求約束：
系統中跟其他系統的接口，統一使用webservice模式；界面要使用公司統一的軟件操作界面。
2. 軟件質量：
正確性：以軟件需求為準，實現所有功能模塊；
高效性：能夠在以秒計的時間中返回用戶操作響應。避免反應時間過長的情況；
可靠性：系統中顯示的數據必須是正確的，能夠給用戶提供決策依據的數據；
安全性：跟數據庫的交互只能通過軟件進行。系統中各個部分要包含身份驗證功能，不能通過頁面直接訪問；
可維護性：系統主要采取模塊方式開發，降低不同模塊間的耦合度；
可移植性：能夠在Windows、Linux、Solaris等多種服務器上進行部署。
3. 隱含約束：
系統中的各個模塊中的子功能也要相互獨立，如：增刪改查都要作為單獨的功能分開，便于管理員的權限分配；盡量減少彈出窗口的使用。
隨著數據整合的深入，在建立數據中心的同時，對信息來源數據實現抓取操作，將抓取后的數據作為身份認證的依據，以用戶身份用戶名舉例，用戶在數據整合之前記憶多個用戶名，在增加業務系統的同時也增加用戶身份的負擔。因此，建設認證服務來實現統一用戶管理勢在必行，隨后權限管理和身份認證也提升到日程。這樣，合同管理在企事業單位信息化平臺實現單點登錄尤為重要。
五、總結與展望
1合同風險識別
根據合同涉及的業務流程，依次在合同招投標、合同訂立和合同履行三個主要的環節識別了16個風險點。
2合同管理存在的問題
2.1合同管理往往僅限于合同審查，缺乏全過程管理
合同審查只是合同管理工作中的一部分，雖然在實際工作中占據著合同管理工作的大部分時間，但合同管理并不等于合同審查。但在大部分企業里合同管理往往只局限于合同審查，缺乏對合同的全過程管理。如，對所簽訂合同涉及的相對方的信用評估，缺乏有效事前管控；對已簽訂合同的履行情況，缺乏有效地過程監控。在激烈的市場競爭中，為了搶得訂單存在著大量的先干后簽的現象，對于此類合同，合同審查就形同虛設，無法起到合同審查的事前監督作用，無法有效地防控其存在的法律風險，無法使企業的經營行為納入到有效的風險管體系中來，加大了企業的法律風險系數。合同管理中存在的法律風險不僅存在于書面的合同中，也存在于合同之外，如合同相對方履約能力的降低、合同履行過程中主體和內容的變更及合同欺詐行為都會給企業的經營管理帶來法律風險。
2.2對合同管理缺乏深刻認識，部門、人員配備不合理
當前，有些企業還不能從戰略的高度分析和認識合同管理對企業生存和發展的重要意義，缺乏對合同管理職能的重視，沒有建立完善的合同管理機構，甚至有些企業對于有關合同管理工作往往會放到企業中的綜合辦公室或企管計劃部中由一個人來負責；沒有建立嚴格的合同管理制度和規范工作程序，沒有認識到合同管理是企業管理不可或缺的重要組成部分。許多企業的法務部門在合同管理工作中處于比較尷尬的境地，其主要表現有：首先，無法介入日常業務和管理活動，找不到從“救火”到預防的有效途徑；其次，在合同審查中提出的問題和審查的周期往往被業務部門視為迅速完成業務的絆腳石；最后，內部法務工作的深層次價值受到質疑，法務部門不斷地被事務化、被動化。由于對合同管理部門的設置和人員配備的不合理，合同管理最終就僅僅成為了合同審查，被動地成為流于形式審查。
2.3合同管理的信息化程度不高
在合同管理過程中還沒有充分利用好信息網絡資源，相互協調、配合機制也不完善，對于合同履行中的進度控制、問題解決等都產生了不利影響。由于日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撐，已嚴重制約合同管理工作的精細化，其主要表現為：
（1）由于每年簽署的合同類型多、數量大，對合同簽訂、審核和履行情況進行跟蹤控制的難度較大。
（2）由于合同管理缺乏信息化手段的有利支撐，對合同相關的統計分析效率低下，無法對各類合同建立風險評估機制，難以提前采取應對措施，防范法律風險的發生。
3合同管理實踐
A公司是一家國際化大型國有控股上市公司，涉足軌道交通、風電、工程塑料、絕緣材料、環保水處理、汽車等行業，預計“十二五”末銷售過百億，該公司采用事業部制管理方式，其中主營軌道交通減振和風電減振行業的甲事業部歷年來在營業收入、回款、利潤等方面都是公司的排頭兵，在經營管理方面業績顯著。該事業部約有300家客戶和320家供應商，客戶、供應商規模參差不齊，屬性各異，即有大型國有企業，有小型商企業，也有個體戶，但歷年來合同糾紛甚少。甲事業部的合同管理模式如下。
3.1建立合同管理的組織保障
設置專門的部門和人員牽頭對合同進行全過程、綜合管理，使合同管理逐步向合同審查前、審查后延伸，把合同管理與企業的綜合計劃、績效考核、各部門間職責協調結合起來，該部門需履行以下職能：
（1）制定合同管理制度，對合同管理工作進行評估獎懲。
（2）參與合同的談判、起草、審查和審批，規范合同文本，制定示范合同文本庫。
（3）定期對合同履行、變更、解除等情況進行監督檢查，處理合同糾紛。
（4）開展合同簽訂、履行、協商、聯絡等環節證據的留存與收集工作。
（5）定期分析和提煉合同法律風險點，撰寫合同管理年度報告。
（6）進行合同風險管理策略和危機預案的制定工作。
3.2建立合同管理的信息化系統
信息技術是加強合同管理工作的重要手段，其快速的數據傳送、準確的分析統計和全面的跟蹤功能可以在日常的合同管理工作中發揮極其重要的作用。因此，借助網絡信息技術，加強對合同的動態控制管理、提高履約率是合同管理工作的當務之急。公司按照“集權決策、分權管理”的原則，建立了一整套合同管理部門統管、各職能部門分管、具體承辦人專管、上下成線、縱橫成網、相互協調配合的公司內部合同管理體系，使合同管理工作各司其職、各盡其責，落到實處。合同管理系統的主要功能包括：
（1）簽約相對方管理。在對方當事人信息中，把對方當事人的營業執照、資質情況，許可證、履約能力等背景資料一并納入程序管理，為談判、合同簽訂等提供依據，以防止詐騙合同，合同主體不規范等情況發生。
（2）合同流轉功能。合同流轉功能自動地將合同處理事務傳遞給有關職能部門實施工作流管理，使審查人員能隨時簽批合同文件，獲得有關合同信息和背景資料。合同審查審批簽轉表詳細記錄項目編號、合同編號、名稱、基本情況、類別、價款、談判成員等合同基本信息以及審查審批各個環節對合同文件提出的修改意見，由合同經辦人實施修改，便于日后查詢，理清責任。
（3）合同履行過程展現功能。可將合同對應的發貨信息、開具發票、收回款項、對方簽收、合同變更、相對方評價等以合同編號為維度進行展現，提供了全流程監督功能。
（4）合同統計、分析功能。可按合同承辦部門、合同性質、合同編號進行合同數量和合同金額的分類統計，并可按月、季、年來統計。每個合同都有唯一編號，查詢方便，為做好合同管理工作提供了有效工具。
（5）合同標準文本庫功能。為方便管理人員快速編寫合同而設置的常用合同范本，包括公司常用合同標準化文本和國家、行業的合同示范文本。范本門類齊全，規范有效，即最大程度地減輕了經辦人員錄入的工作量，又降低了法律風險。
（6）轉授權功能。人員職位、授權權限變化和人員調動、出差等情況，都可以通過轉授權功能予以解決。
（7）合同歸檔、查詢功能。有關人員可在權限范圍內查閱合同相關資料。
4結語
關鍵詞：項目管理；合同管理；問題探析
隨著我國工程建設項目的訊速發展，項目管理也逐漸走向國際化，與世界慣例接軌，在管理中各項要求也都變得越來越嚴格。合同管理作為項目管理的重要組成部分，發揮著重大作用，怎樣科學合理地制定并且管理合同就顯得尤為重要。
一、合同管理在項目管理中的作用和地位
目前，項目管理中需要認真研究、探討的大多數是合同管理問題，作為項目管理中的焦點，如何制定與執行合同是項目管理的重點。本文主要以建設項目合同為例，對合同管理在項目管理中的重要作用及存在的問題展開討論。
（一）合同是項目管理的核心
在建設項目管理中，只有簽訂相關的承發包合同才可以展開施工。一切項目管理工作的展開都是圍繞合同進行的，合同規范了項目管理機構的內部職責。所以，對于承包商和項目業主二者而言，合同都是建設項目管理的核心，合同管理維護和監控項目工程運行的有效性和可靠性起著監督和引導的重大作用。當然，建設項目管理是包含在項目管理中的。
（二）合同是處理項目建設進行中各種糾紛的有效法律依據
建設項目工程有時是一項漫長而復雜的過程，在施工過程中難免會產生爭執和糾紛，這時就要依照合同中的相應處理規定進行索賠或反索賠等一系列的合理措施。所以，合同是項目管理中處理各種糾紛的法律依據，是項目管理中規避風險、提高經濟利益的重要手段和法律保障，也是迎合國際競爭、與國際接軌的需求。
（三）合同管理是義務、權利的歸向法律依據
建設工程合同非常重要，它需要明確承包商和項目主雙方基本的權利和義務，以及工程明確的質量標準和支付工程進款度，減少雙方的責任風險，這樣才能保證項目建設的順利進行和完美竣工。合同是雙方享有權利和履行義務的法律基礎，是工程順利進行不可缺少的重要法律依據，更是項目定期完成的前提條件。
以合同管理為核心的項目管理體系的建立，是提高項目管理水平的必要條件，二者是共生共存的關系。合同管理貫穿于項目實施的整個過程和各個方面，同時也起著總控制和保證的作用，缺少合同意識將會影響項目的整體目標。合同管理是項目管理形成系統的基礎，沒有合同管理，項目管理也沒辦法進行，同時合同管理對施工效率和實現項目目標都起著巨大的推進作用，所以說二者是相互依存、密不可分的。
二、合同管理中存在的問題
（一）合同內容不夠嚴謹
合同管理不是單獨的個體，它有一定的綜合性，包括合同內容、合同分析、合同制定、實施等多方面。合同內容不嚴謹一般表現在以下幾點。首先，文字內容上不夠嚴謹，這很嚴重地影響了合同的簽訂實施。中國文字可謂“博大精深”，一旦詞語使用不當，很容易造成誤解和歧義，進而引起爭執，破壞合同原本的意義，所以在簽訂合同時，在文字的使用上一定要明確，以免影響合同的順利進行。其次，主合同和從合同的配合也要重視，只有從合同沒有單獨的主合同是不成立的，所以從合同的使用一定要以主合同為基礎，否則是沒有法律效力的。
（二）合同雙方缺乏法律意識
合同的管理雖然越來越重要，但是還是有很多人法律意識薄弱，不能很好地運用合同，主要表現在合同文本混亂、有些合同不夠公正、索賠工作艱難、承包人利用他人名義違法簽訂合同等。這些都是合同管理中經常出現的問題，這樣必然導致日后糾紛，給雙方均帶來不便或損失。缺乏法律意識簽訂的合同，不但不能有效地保護自己的合法權益，有時反而會將自己置于危機中。例如，現在很多公司職員根本不了解合同的內容，只是了解自己的工作職能，這必然給以后的工作帶來麻煩。
（三）對合同管理體系和制度建設不夠重視
現在的社會，誰都可以簽合同，合同的歸口、分級、授權管理機制有待完善，合同管理程序混亂，管理狀態分散，應該執行的制度不執行，很多手續被忽視，沒有合理的、有秩序的審查和評估步驟，對合同管理的監督和控制嚴重不足，使我國的合同管理目前處于一種分散的狀態，這很不利于日后的發展。
（四）沒有嚴格的合同交底
合同簽訂后的交底工作沒有得到相應的重視，導致日后合同在實行過程中因為合同的不嚴格交底使合同雙方產生分歧，或者是負責合同部門的上下級銜接關系沒有到位，給以后合同的順利進行帶來障礙。
（五）索賠意識薄弱
索賠是合同管理的焦點，善于索賠可以在很大限度上減少損失和打擊違法行為，但在合同的簽訂過程中，當事人往往對索賠這個詞語非常反感，索賠意識極其薄弱，經常會在索賠方面產生爭執和歧義，索賠工作很難實現，這是因為他們沒能有效地利用索賠這個工具。索賠是維護合同雙方利益的一種正當的維權方式，它可以保護自己、維護合法權益、減少損失，它不是針對其中一方，而是雙方面的。
三、提高項目管理中合同管理水平的建議
（一）嚴密制定合同條款，規范合同文本
在制定合同條款時，避免詞語的不恰當使用，要條理清晰，嚴格依法制定有效、明確的合同內容，制定條款要公正合理、職責分明、嚴謹且易于執行，同時保證合同履行的規范化。
（二）提高合同法律意識
各行業的政府機構應大力宣傳號召合同管理方面的法律學習，普遍提高人們的法律意識。雖然我國市場經濟的完善發展帶動了一部分人法律意識的強化，但由于傳統經濟觀念的根深蒂固，大多數人的合同法律意識還有待加強。很多企業的損失都是在合同管理中因法律意識薄弱造成的，所以增強法律意識是完善合同管理的有效途徑，也從根本上避免了可能引起的合同糾紛，減少了由此帶來的不必要的經濟損失。
（三）構建合同管理組織，重視合同體系建設，引進專業合同管理人才
合同管理是一項涉及多方面、復雜的工作，只有專業性很強的優秀人才才能勝任，它涉及經濟、預算、法律等方面，現在這樣的專業人才不多，所以引進培養優秀的人才、建立專業的合同管理組織是解決合同管理問題的良策。想要建立一個完善的合同管理體系，就要有完善的管理系統和良好的規章制度。
（四）嚴格進行合同交底
很多人只注重合同的簽訂，其實合同交底也是非常重要的。應該先由公司負責合同管理的人員向項目負責人及項目合同管理人進行合同交底，全面報告合同的所有相關事宜，再由項目負責人向項目部門負責人進行合同交底，依次進行。忽視或不重視合同簽訂后的交底會導致合同的簽訂和實行之間產生脫節，造成一定的麻煩或經濟損失。
（五）提高索賠意識
一定的索賠意識將會減少企業或個人的風險和損失，對合同的進展也有一定的促進作用，所以提高人們的索賠意識也是合同管理中需要注意的。
合同管理是項目管理中的重要內容之一，也是一個較新的管理職能。隨著項目管理理論探索和實踐經驗的積累，合同管理引起了人們的高度重視，也將項目管理的理論探索和實際運用推向了另一個高度。
參考文獻：
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關鍵詞：勘測設計；合同管理；問題 對策
一、合同管理現狀分析
隨著經濟社會的發展，市場經濟制度的逐漸完善，契約精神廣泛傳播，合同作為契約精神的主要載體，在社會商品交換中廣泛應用。現代企業的經濟往來，主要是通過合同形式進行的，所以，合同管理作為現代企業制度的重要內容之一，有效對合同實施管理，是在現化企業經營管理中實現成功的一個重要因素。
KD集團作為一家大型綜合性國家甲級勘測設計和研究單位，所開展的業務范圍廣，而每一項經濟業務都是通過合同的形式進行的。合同數量大，合同種類多，合同金額大，合同執行跨度時間長，協作配合部門眾多。以2014年為例，KD集團新簽合同數473項，新簽合同額高達80億元。面對逐年遞增的合同數量、合同額，其合同管理還處于手工管理階段，或者各個部門即使運用了一些信息化手段進行管理，但是由于沒有進行整個集團內的統一規劃設計，在某種程度上形成了信息孤島，造成管理效率低下，部門間協作不順，生產業務流程不暢，難以全面掌握合同真實執行情況，為企業的生產經營管理帶來了巨大的風險。具體表現為以下幾個方面。
1. 合同文本管理困難。在合同的檔案管理中，傳統紙質合同與電子版合同管理無序，查找不便，效率低下，提升了查找成本。
2. 合同履約情況控制困難。在勘測設計或工程總承包合同履行過程中，參與人員眾多，若合同履約控制仍然靠手工或Excel等原始手段，對合同管理人員來說，效率低下，同時企業的經營管理者難以了解項目的履約的真實情況。合同履約情況作為財務人員的付款的依據，若履約情況存在問題，同樣會導致企業面臨一定的財務風險。
3. 信息匯總困難。采用手工或Excel管理時，由于未能對數據格式進行統一，造成數據的采集不能夠及時進行，在耗費了大量時間進行匯總后，所得到的結果還不一定可信。企業經營管理層難以根據其作出正確決策，貽誤戰機。
4. 合同管理人員不能有效參與生產經營管理，進行風險預警。由于合同管理手段的落后，合同管理人員對合同進度、款項結算等關鍵節點不能有效識別，對合同的收支事項不能準確作出預測，導致企業的財務規劃、現金流等預測工作部無有效支撐。
隨著企業的快速發展，目前的合同管理方式，已經成為制約企業發展的一個關鍵因素。以國務院國資委、集團公司管理提升活動為契機，在企業范圍內建立一個統一的合同管理信息化平臺，對合同實施精細化管理，實現合同信息、生產信息財務信息同步更新、協同共享，對于提升企業的管理水平有著重要意義。
二、原因分析
（一）歷史原因
當今的勘測設計企業，絕大多數是從五、六十年代的特殊時期起步，經歷了漫長的計劃經濟時期，企業領導和管理人員的思想方法、管理方式以及管理制度都帶有那個時代的特征。在計劃經濟年代，勘測設計的模式，是由上級單位根據地域分工下達勘測設計任務，項目結算使用的是財政撥款，項目進度、資源等一切都均處于上級的計劃控制之中。在這個過程中，勘測設計單位只需要組織好生產，不需要關注項目的效益。因此，在長達三十多年的時期內，勘測設計單位是不存在合同管理或者合同履約的。自八十年代以來，隨著社會經濟形勢由計劃經濟轉向了市場經濟，勘測設計行業的經營形式也發生的極大變化。由于觀念、經驗等的缺失，勘測設計合同管理中出現的問題和漏洞，引出了不少教訓，交了不少學費。
（二）認識原因
勘測設計行業不少從業人員對合同關系缺乏準確的認識，其中最主要的就是市場與合同、合同與合同管理兩對關系。首先，不能正確認識市場與合同的關系。在如今的市場經濟條件下，市場與合同是一種相互依存的關系。企業管理中一項核心內容就是企業合同管理是，企業管理的方方面面都應圍繞著這個核心而開展。其次，不能正確認識合同與合同管理的要求。認真區分合同的權利和義務，并按各部門職責分解到各相關部門，由各部門去履行屬于自己職責的權利和義務。權利義務明晰，管理到位，責任才能落到實處。企業合同管理不是一個單一事項，而是一個系統工程，需要各部門參與。
（三）法律環境
面臨的法律環境主要表現為兩個滯后：合同法律滯后和合同法律意識滯后（戴運乾，2010）。在改革開放的前半，摸著石頭過河的情況下，人們所處的合同法律環境是不完善的。由于合同法律滯后，再加上歷史和認識的原因，導致我們的勘測設計企業相關人員的合同法律意識落后于經濟的發展。合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據，也就是說合同要依法訂立。任何離開合同法律所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。
（四）制度根源
這里是指企業缺乏一套嚴謹的合同管理制度，合同管理未能體現規范化、系統化的要求。由于存在以上三個根源，導致企業合同管理制度的滯后，制度跟不上合同管理的客觀要求。
三、合同信息管理系統框架設計
KD集團將合同分為收入類合同、支出類合同和其他合同。本系統根據業務需要、業務流程特點，將包括收入類合同管理子系統、支出類合同管理子系統和其他合同管理子系統。同時，需要說明的是本設計所指的合同管理，是狹義的合同管理，針對已簽訂合同進行管理。
（一）收入類管理子系統
管理對象主要是勘測設計科研合同、工程總承包合同、監理合同、咨詢評估合同、設備銷售合同等。
1. 合同管理員收到簽訂完畢的合同后，將合同文本電子版導入系統中，同時錄入合同基礎信息，分為兩個模塊：一為項目模塊，包括項目編號，合同編號，項目名稱，類型，負責人，合同金額，付款方式，開始時間，結束時間，具體表述；二為客商模塊，包括客戶編號，公司名稱，公司地址，負責人，公司郵箱，聯系電話，開戶銀行，銀行賬戶，稅號等信息。
2. 若發生合同變更，合同管理員收到變更后的合同文本后，重新導入合同文本電子版，并更新合同基礎信息。
3. 合同執行管理模塊中，包括發票管理、合同款管理、合同扣款管理、應收賬款管理及其他。在此模塊中，還應該增加合同關鍵條款、關鍵時點執行預警功能。
在此系統中，財務人員、生產經營管理人員能夠實現合同信息、收款信息、應收賬款信息的實時查詢，提高管理效率，及時為經營管理決策提供支持。
（二）支出類合同管理子系統
管理對象主要為完成院發展、經營、生產和管理任務所需資金流出的合同，包括勘測設計科研外委合同、總承包項目分包合同、設備及材料采購合同等經營支出合同。
1. 合同管理員收到簽訂完畢的合同后，將合同文本電子版導入系統中，同時錄入合同基礎信息，分為兩個模塊：一為項目模塊，包括項目編號，合同編號，項目名稱，類型，負責人，合同金額，付款方式，開始時間，結束時間，具體表述；二為客商模塊，包括客戶編號，公司名稱，公司地址，負責人，公司郵箱，聯系電話，開戶銀行，銀行賬戶，稅號等信息。
2. 若發生合同變更，合同管理員收到變更后的合同文本后，重新導入合同文本電子版，并更新合同基礎信息。
3. 合同執行管理模塊中，包括發票管理、合同款付款管理、合同扣款管理、應收賬款管理及其他。在合同付款管理中，可與我院合同款支付審批網上審批流程融合，提高協同性。在此模塊中，還應該增加合同關鍵條款、關鍵時點執行預警功能。
在此系統中，財務人員、生產經營管理人員能夠實現合同信息、收款信息、應收賬款信息的實時查詢，提高管理效率，及時為經營管理決策提供支持。
四、預期效果
1. 整合集團內部不同部門間的信息孤島，加強信息傳遞，強化內部管理。
2. 實現合同信息數據共享、查閱及時、科學分析，運用先進的管理理念，借助先進的網絡技術，來實現企業經營“大數據”管理，及時地為企業領導的“三層決策”系統（戰術層、戰略層、決策層）提供準確而有效的信息支撐，以便對市場做出迅速反應，來夯實企業的“核心競爭力”。
參考文獻：
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[關鍵詞] 電力企業 合同風險 管理探析
買賣合同是出賣人轉移標的物的所有權于買受人，買受人支付價款的合同。我國電力系統近年來已發生合同糾紛多起，發案環節多發生于電力企業在實施農網改造、房地產開發聯合建設、建設工程施工轉包分包等非主營業務和多經輔業單位購買或者供應材料設備、商品房買賣的過程中。從案件標的額看，最低近萬元，最高達7000多萬元，案件平均標的額約為65萬元。爭議標的額高，會對電力企業的案件管理和經營效益產生重大影響。在買賣合同糾紛中，電力企業多以被告身份出現，并且，電力企業多承擔敗訴結果。一旦被列為被告，最終敗訴承擔全部或者大部分責任的為60%。因此，加強電力企業的買賣合同風險管理已經成為企業生產經營的迫切需要。
一、電力企業買賣合同風險的表現形式
電力企業買賣合同風險通常在以下幾個方面：
第一，合同主體問題。在買賣合同中，由于行為人沒有權以被人名義訂立的合同，未經被人追認，對被人不發生效力,由行為人承擔責任。
第二，合同條款問題。這是決定買賣合同目的實現的最主要的合同條款。當事人應當在合同中明確約定買賣標的物執行的質量標準和檢驗標準條款。如果雙方約定不明確，將會導致嚴重后果。
第三，合同履行問題。買賣合同當事人如果沒有按要求履行合同義務，必然會帶來履行風險。
第四，合同爭議解決問題。買賣合同當事人如果忽視管轄法院的選擇，一旦發生訴訟將會給企業造成維權困難。
第五，合同管理問題。做好合同管理工作可以為糾紛的處理做好證據收集等基礎工作。假若丟失書面合同這―重要證據，就會導致維權不能。
第六，訴訟時效保全問題。超過訴訟時效將導致實體權利的喪失。
第七，以物抵債問題。當事人一定要嚴格控制以物抵債的履行方式。
第八，代為履行和債務轉移問題。《合同法》第六十五條對代履行作出規定：當事人約定由第三人履行債務的，第三人不履行或者履行債務不符合約定，債務人應當向債權人承擔違約責任。《合同法》第八十四條對債務轉移作出規定：債務人將合同的義務全部或者部分轉移給第三人的，應當經債權人同意。
二、電力企業買賣合同風險產生的原因
1.合同管理制度不完善，規范管理程度不高
合同管理制度不完善，造成企業合同管理工作無“章”可尋。首先，買賣合同簽訂的規范性不夠。這一方面體現在合同文字不嚴謹，容易發生歧義、誤解和爭議。另一方面是合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。其次，合同審批過程缺乏管理。同時，缺乏專門的合同管理部門，導致合同只能在各部門流轉審核，由于缺乏專人自始至終的跟蹤和管理，也在一定程度上影響了合同的審批效率。
2.合同風險控制體系不健全
合同管理具有風險控制環節多，參與人員廣泛等特點，需要建立起一個全面、完善、嚴謹的合同風險管理體系，才能對合同風險實施有效的控制。而目前電力企業風險控制體系不夠健全，造成了買賣合同案件此起彼伏。
3.企業對合同管理關注度不夠，風險意識不強
首先，企業對合同管理不夠關注，致使承辦人員起草的合同文本質量不高且沒有被管理層審查發現，導致合同內容存在漏洞。其次，企業重視證據的程度不夠，導致在出現買賣合同風險的時候，案件的敗訴率較高。再次，對買賣合同中的各類風險缺乏合理的評估，在合同執行中，缺乏風險預案與對策。最后，企業對合同風險的崗位培訓往往只進行業務培訓，沒有進行崗位職責教育，致使合同承辦人員和合同審查人員對合同風險意識不強，不能對訂立合同引起足夠的重視。
4.企業的內部控制制度不完善
建立完善的內控制度，對于合同風險的防范是十分重要。首先，合同簽訂過程的監控是十分必要的。其次，合同履行中也需要監控。合同履行是當事人執行合同規定義務的行為。為保證合同的順利履行，實施履行監控，建立相應合同執行的調整和控制制度是十分必要的。
三、構建電力企業買賣合同風險的管理體系
1.完善合同風險管理的流程
風險管理是一個完整的體系，包括了風險識別、風險評價、風險處理、風險監控，這四個環節缺一不可。因此，電力企業應建立起一套科學的風險管理系統，從而能夠及時地對買賣合同中存在的風險進行識別與評價，運用合理的風險管理手段進行風險處理，并進行實時監控已識別和未識別的風險。
（1）風險識別
風險識別是風險管理的第一步，在整個風險管理中占有重要位置，只有全面、準確地發現和識別風險，才能衡量風險和選擇管理技術。進行風險識別的方法很多，常用的有：核對表、問卷調查、德爾菲方法、頭腦風暴法等。主要從五個方面進行風險識別：第一，合同主體風險要素。主要包括主體資格、無權、資信情況和履約能力。第二，條款風險要素。主要包括質量和質量標準、標的物的檢驗標準和檢驗條款、價款的結算、違約責任。第三，履行風險因素。第四，爭議解決風險因素。第五，訴訟時效風險因素。
（2）風險評價
風險評價是風險管理中不可缺少的一環，它的重要性在于使風險分析定量化。主要是采取科學的方法將識別出的風險進行分類，同時根據其權重大小予以排列，為有針對性、有重點地管理好風險提供科學依據。
（3）風險處理
風險處理是指電力企業在充分認識到所面臨風險的基礎上，結合實際，選擇合適的風險管理手段對風險進行處理的過程。風險處理包括風險回避、風險自留、風險控制、風險轉移四種方式。
（4）風險監控
風險監控是對風險處理行為的系統化的追蹤和評估過程，跟蹤已經識別的風險，監測剩余風險并不斷識別新的風險，通過對監控信息的反饋，不斷修訂風險管理計劃，使其適應合同的發展，并評估這些計劃對降低合同風險的效果。
例如，某供電公司與某化工企業簽訂供用電合同。化工企業因經營原因，長期拖欠供電公司巨額電費，于是，供電公司考慮要采取停止供電的措施以維護自己合法權益。但是，因為該化工企業系當地引進的重點項目，因此政府一直協調供電公司繼續供電，希望該企業經營能好轉，再償還電費，哪知拖欠電費越來越多，長期以來陷入惡性循環的矛盾之中。
對于這個供用電買賣合同引發的風險及對風險的管理，見圖3-1電力企業買賣合同案例風險管理圖所示。通過運用這套風險管理流程體系，能夠使電力企業及時發現、處理已存在的風險，實時監控、預測潛在的風險，最大限度地降低買賣合同風險對企業所帶來的損失。
2.建立健全合同風險管理制度
首先，設立企管法規部，作為合同管理的綜合職能部門。企管法規部的職能有:日常合同及合同風險管理、商務事務咨詢、法律事務咨詢。在企管法規部設立法律顧問和合同管理崗，法律顧問、合同管理崗的人員要取得《企業法律顧問執業資格證》或《律師資格證》。這樣由專業人員進行合同管理工作，有利于防范合同風險的產生。其次，建立完善的合同管理制度。合同管理制度，主要包括合同管理機構與職責、合同訂立審批制度、合同履行付款審批制度、合同專用章使用制度、合同檔案制度，以及合同簽約率和履行率考核制度等。
3.建立健全電力企業的合同教育與培訓體系
合同教育與培訓是合同管理中一項基礎的工作，具體的培訓工作應考慮：首先，培訓內容方面。《合同法》是培訓的主要內容，但絕不是照本宣科，而是結合典型案例，通過分析糾紛產生的原因，對照合同法的相關條款找出答案。其次，培訓對象方面。培訓對象包括合同審批層、合同審查層和合同承辦層，即所有與合同訂立、履行相關的人員均應接受培訓。再次，教員選擇方面。對常規性培訓，可以聘請高等院校的教授、具有豐富實踐經驗的律師及本企業內部的法律顧問進行與《合同法》有關的合同知識培訓工作。最后，培訓方式方面。可以采取多種形式相結合的方式。最終培訓的效果還取決于實際工作能力的提高，并且培訓要制度化、經常化。
（四）實施防范合同風險的內部控制
有效進行合同管理內部控制，應做好簽約前、簽約時、簽約后的控制。首先，簽約前詳細了解對方當事人的履約信息應重點了解對方的企業性質、經營范圍、資信狀況以及近期的經營業績、商業信譽等。其次，審查合作方簽約資格和人權限。我國法律對某些特定行業的從業資格做了限制性規定，千萬不能與沒有資格的主體簽訂合同。再次，合同標的符合法律規定和合同約定。買賣合同必須確保標的是法律允許的轉讓物，或者是對方當事人經營或業務范圍內的有權處分物。最后，合同條款應完備規范。企業應做好合同文本起草。合同文稿應當準確表達雙方談判的真實意思。同時，加強過程管理，及時化解履行過程中的風險。第六，將仲裁作為解決買賣合同爭議的首要方法，明確在合同爭議解決條款中進行約定。
參考文獻：
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關鍵詞：企業 合同管理 信息化
中圖分類號：F270
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產所需租賃設備的業務職能管理部門，受集團委托負責授權范圍內的合同管理，主要負責以下三部分業務工作：一是負責集團9個生產礦綜采、綜掘、巖巷作業設備、移動瓦斯抽放設備的租賃業務;負責設備的固定資產管理、技術選型、更新設備計劃申報、與制造廠簽訂技術協議、生產現場的技術管理和綜采工作面的設備銜接;參加租賃設備的招標和設備的出廠驗收。二是負責租賃設備的修理，其中大修部分由集團統一計劃管理，中小修部分由設備租賃公司按核定檢修費指標控制安排使用。三是負責集團9個礦和8個選煤廠機電配件的采購供應;負責各礦、選煤廠配件單耗指標和配件儲備資金指標的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質相結合的非信息化方式，由于標的物種類繁多、業務量十分龐大，傳統的手工、紙質合同管理方式不但工作量大，而且無法做到統籌兼顧，難免發生誤差、影響決策。為切實提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，逐步建立了自己的合同管理信息化系統，2012年對系統進行了技術升級。系統運行模式是，根據集團9個礦和8個選煤廠的配件需求計劃，生成對應的采購合同，內容包括配件的型號規格、招標價、入庫價、供應商等，系統自動記錄合同的履行狀態，通過合同臺賬監測合同的簽訂、執行情況;系統憑借計劃管理、供應商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實現了合同管理信息化。合同編號、軟件開發、網絡平臺是該合同管理信息系統的三個主要支撐：
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統的重要基礎，直接關系到系統運行的效率，所以采用分級分類的編號形式。《設備租賃公司合同管理辦法》第九章規定，所有正式合同必須進行編號，編號規定如下：a、工業產品買賣合同編號為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設備租賃公司，01代表工業產品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯數字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設備修理合同編號為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發。合同管理信息化系統軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設計的思路，采用C++語言開發，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業務部門的應用實現了數據級的共享交換，合同與業務部門的工作流程實現了應用級的互聯互通。
3.網絡平臺。合同管理信息化系統緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，實現了設備租賃公司與各礦、廠機電科網絡互聯互通。網絡平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結算，并以合同檔案的形式歸檔到系統，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統合同管理的復雜性和隨意性。
1.優化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調查分析決策落實跟蹤總結”的主動式控制的轉變;在管理方式上實現了由過去的手工經驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環模式為主的精細化合同管理模式的轉變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進了企業管理理念革新。
2.信息化確保合同數據真實有效。通過信息化管理，合同數據能夠利用網絡及時反饋，在加強合同動態管理的同時，拓寬了收集合同數據信息的渠道，確保了合同數據的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數據，為企業提升決策水平提供了數據平臺。
3.降低管理成本，提高經濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內的噸煤成本消耗情況的控制和監督效能，降低了庫存占用資金，優化了庫存結構，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務性的傳統工作層面走向管理性、戰略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發現了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規范化程度有待提高，表現為部分合同沒有嚴格執行招標采購價格，有的礦、廠業務科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現為系統登錄、人員操作速度較慢等。
以上問題的存在，既有少數工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權限，明確崗位職責，提高管理規范化水平。
（1）審批程序：合同由設備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業務科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執行。設備出租合同由管理科審核，設備科復核，公司副經理審批：設備退租合同由管理科審核，公司副經理復核，公司經理審批決定承修單位：產品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行;設備修理合同由設備科科長、技術科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行。
（2）審批權限：各業務科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內容條款負責，對審查發現不符合要求的合同，有權責令重新填寫;管理科除對合同內容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業名稱、資質材料、經營資格和合同內容中的價格、數量、履行期限、地點和方式進行把關;公司法律顧問主要負責對合同文本條款內容的規范性、合法性進行復審;公司副經理除對合同內容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質量和產品技術要求進行把關;公司經理負責對全部合同實行監控并簽發執行。
（3）協調機制：各業務科室負責人，對本單位業務員簽訂的合同內容，認為不合格不合法，有權退回合同，業務員重新簽訂;對按照規定屬于復審部分的合同內容，認為不合格不合法的，有權組織有關部門進行合同審查，提出意見后，由經理簽發;合同業務員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設備且鑒定結果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調價說明書，調價說明書需由業務科科長、副經理、經理審批后生效。
（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環節，必須按照法律和專業標準的要求，對合同全部內容進行嚴格審查，發現問題立即匯報領導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發票，核對無誤后在發票上標注合同編號，加蓋審核章，財務科方可結算，未經管理科審核及蓋章的原始發票，財務科不得辦理結算手續。同時，配件產品買賣合同、設備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調整工作計劃;合同變更管理子模塊可根據原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據管理等，為管理人員提供有關查詢、收集有關索賠的各類數據的服務等。
（2）合同文件管理模塊：進行合同數據的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數據有：招標文件，投標書，中標通知書，配件清單，標準規范和其他有關資料、技術要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索;選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統模塊：分為合同法律法規檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規檢索子模塊主要功能是對有關合同管理方面的合同法律法規及時更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷;其它子模塊是為了方便系統用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發模塊。
3.加強合同管理信息化培訓，提高人員素質和工作效率。合同管理信息系統用戶一般可分為系統維護人員、系統應用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的專業知識和技能差別很大。系統維護人員和系統應用管理員數量少，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，一般由IT專業人員組成;因為合同的大部分內容由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后才進入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復雜;而審查審批人員按各自負責審查的內容查看相關選項和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對來說比較簡單。因此要加強合同管理信息化培訓，必須針對不同對象編寫培訓教材，采取集中學習與個人自學相結合的方式，讓員工在短時間內了解與本崗位工作有關的系統功能和操作方法，達到事半功倍的效果。
參考文獻：
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第一，依法管理的原則，即要按照國家相關的法規為制定準則，并在經濟管理活動的各項環節中貫徹國家規律、法規。依法管理的原則要求企業要嚴格的按照正規經濟合同法律體系進行經營管理。在一定程度上避免違法行為的出現。第二，法律審查與經濟效益相結合的原則。眾所周知。企業之間需要經濟合同來維系其良好關系的發展，同時簽訂經濟合同的行為是一種經濟上的行為，是具有合法性的。不過，即使合同制定多么完善，如果出現法律上的缺陷，經濟效益的目標就不能實現。所以要依據法律，運用技術、經濟手段審查企業簽訂的經濟活動，從而使得企業規避風險。第三，預防風險為主原則。由于目前經濟體制處于轉型期，我國的市場情況較為復雜，很容易因為當事人專業素質偏低，導致在簽訂經濟合同時出現經濟上的矛盾糾紛，從而使得企業的經濟效益收效不高。所以企業要以預防風險為主，任用專業素質較高的人員，并制定行之有效的管理制度，保障企業的安全運行。
二、企業經濟合同管理的現狀
1.缺乏完善的合同管理體系。目前，雖然很多企業制定了經濟合同管理制度，但是由于這些制度不夠完善，很容易導致在實際的合同管理當中，這些制定的合同管理制度流于形式。除此之外，企業的人員設置及合同管理機構方面的制度也不夠完善，使得企業的運行存在障礙。2.企業較為注重經濟合同的局部化管理。當前，很多的企業管理者對于經濟合同管理的認識程度不夠。例如這些管理者通常認為經濟合同簽訂之后，就可以歸檔入庫。現在大多數企業在跟對方簽訂經濟合同之前，都存在對主體現狀缺少詳細全面的評估就大意簽訂了。在以后的合同履行里，一旦發生經濟糾紛，就會直接給企業帶來無法挽回的經濟損失和聲譽損失。因此企業要重視對企業經濟合同的科學化管理。
三、解決企業經濟合同管理問題的措施
1.完善經濟合同管理體系。企業經濟合同管理存在很多的問題，主要是因為市場經濟的復雜化。所以當企業要以實際情況為標準，完善適合企業自身發展的經濟合同管理體系，從而保障企業經濟合同管理工作的有序進行。同時，在完善經濟合同管理體系的同時，還應該建立經濟合同談判、評估、審核、簽定、履行、歸檔等相關的經濟合同管理體系，進而使得經濟合同的管理落到實處。除此之外，企業制定的經濟合同管理體系不是一成不變的，應該在實際的經營管理及經營模式轉變中，調整完善企業經濟合同體系，從而保障企業經濟合同體系適應企業經濟發展的現狀。2.重視經濟合同管理的全過程。在簽訂經濟合同時，要重視經濟合同管理的全過程。第一，使用統一、規范的合同文本是保障其安全運行的基礎。其合同文本中必須包括經濟組織或者法人的真實名稱、居住、經營場所、負責人或者法定代表的真實姓名、違約責任、雙方當事人訂立經濟合同的目的和依據、履行期限的地點與方式、合同生效與有效期限、簽訂合同的時間與地點、簽訂合同人員的簽名或者蓋章。另外，簽訂合同的企業對于經濟合同的重要條款、注意事項也要有明確的了解，從而避免出現不必要的經濟損失。為了保障經濟合同的安全性，企業經辦人、單位要嚴格的審查經濟合同對方當事人的資信、合同履約能力、資格。注重合同的審查管理也是企業在簽訂合同過程中的重要步驟。所謂重視合同的審查管理就是要審查經濟合同的真實程度、合法性、規范性以及可行性，從而確保合同的真實有效。除此之外，企業還應該加強管理合同存檔的工作。在合同簽訂完成后，企業應該及時的將與合同相關的數據參數輸入合同管理系統中。合同承辦人員也要對與經濟合同有關的審批表、會簽審查、對方當事人的資信、資格、履行合同的能力等相關材料歸檔，防止出現不必要的經濟損失。
四、結束語