時間：2023-03-28 14:57:36
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計算機信息技術下的城建檔案管理工作是具有一定的復雜性和技術性的，需要高素質、綜合型的管理人才。因此，在城建檔案管理中，對于從事城建檔案管理人員的專業素質、技能水平都有很高的要求，需要管理人員具備認真負責的工作態度、責任心和使命感，還需要有檔案專業知識和計算機應用能力。
二、計算機信息技術在城建檔案管理中的應用
1．促進了城建檔案管理工作的系統化發展
在計算機信息技術運行下，計算機信息系統可以對城建檔案的所有資源和數據信息進行綜合統一，能夠涉及城建檔案資源管理的總的全部的范疇。更為關鍵的是，使用先進的城建檔案管理系統軟件，可以實現生產系統和財務系統兩者的有機聯系，在系統集成作用下確保了資源數據的統一。因此，從這一層面上講，計算機信息技術的應用可以充分地實現城建檔案管理的系統化發展。
2．提高了城建檔案管理工作的精細化程度
計算機信試析計算機信息技術在城建檔案管理中的實施要點文/呂艷萍息技術是社會發展的先進技術，主要的工作形式是按照電子化、信息化、網絡化的特點進行的。因此，它在城建檔案管理中的應用是在電子技術的支持下，把檔案資源按照電子數據的形式進行合理分類保存。
3．擴大了城建檔案的資源開發范圍
傳統的城建檔案管理資源的開發，主要范疇是在已有的圖文資料和比較容易獲得的小范圍資源的基礎上開展的，這主要是因為在資源的存儲以及傳輸技術上存在不足。在現代計算機信息技術的條件下，可以構建出一套強大的城建檔案信息管理系統，不論是在時間上還是空間上，城建檔案管理都會有較大的突破，而且還可以提高城建檔案的服務質量以及其所發揮的效用。
三、城建檔案管理的計算機信息技術條件
1．設備的配置方面
實行計算機信息技術，就必須要有完善的相關設備的配置。在整個系統中，最基礎的配置設施就是軟件、硬件系統，它是城建檔案信息化管理不可缺失的基本構成要素。軟件方面主要包括數據管理、編制排版、檢索查詢、實體管理、安全保密以及系統的維護等功能，而且一定要能夠涵蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定以及統計等部分；軟件系統要有一定的實用性、通用性和可擴展性；在硬件方面主要有計算機和必要的網絡周邊設備、打印機、掃描儀、照相機等部分。這樣可以充分地滿足網絡化和數字化模式的城建檔案管理服務的日常需要。
2．電子化檔案建設方面
（一）對檔案管理不夠重視
就目前的檔案管理工作來說，有部分部門單位的檔案管理意識相對來說還是比較薄弱，對于檔案管理工作往往也不夠重視，而且也沒有做好檔案管理的監督工作。這就導致了檔案管理工作在人力、財力和物力等物質條件的支持上還遠遠達不到檔案管理所需要的要求。雖然不少單位都有配置專門的檔案管理人員，但是他們往往都沒有真正把檔案管理工作作為單位工作的重點，也沒有很好的認識到檔案管理工作的重要性，因此還不能形成有效的檔案管理機制。
（二）管理人員的素質偏低
檔案管理工作對于檔案管理人員的專業性和技術性要求比較高，而且一般還具有比較強的政策性，這就要求檔案管理的工作人員就要有較高的業務素質和專業技能。但是就這點來說，還有很多單位的在檔案管理人員的要求上還遠遠達不到要求，還有相當一部分單位的檔案管理配備的是兼職工作人員，他們由于身兼多職，因此往往不能很專心，也無法投入很多的精力去進行檔案管理的工作，再加他們上相關業務素質不夠，專業技能不過關等，這些問題，都直接影響了檔案管理工作的質量和效率。而由于檔案管理人員的業務素質不過關以及專業素質的缺乏，他們往往沒有明確的檔案文件整理和分類標準，也不知道要如何去劃分檔案的保管期限，這就會影響到檔案的按時立卷、按時歸卷以及及時移交等工作。另外，再加上個別管理人員的工作態度不認真，對于檔案管理工作的重要性認識程度也遠遠不夠，因此在履行檔案管理工作的時候隨便了事，得過且過，也沒有進行必要的檔案整理和歸檔，而對于檔案管理的工作也沒有按照相關規定和要求進行，這些都導致檔案管理工作出現了許多的問題。
（三）檔案保管條件比較差
對于檔案的保管室來說，一般要求要做到整齊、統一和規范，但是能做到這些的單位是少之又少，甚至還有部分單位的檔案保管室如同雜物室一般，亂七八糟，什么東西都有，而雜亂的環境就會嚴重影響檔案管理工作的效率，導致要找的檔案不知從何找起，要存的檔案也不知該存往何處。部分單位也沒有重視對檔案保管室的設施配備工作，認為檔案管理不需要多少設備設施什么的，有個人看，有個地方放就可以了，設施設備什么都都不需要，對于老化的設備和設施也不進行及時更換，檔案柜的形式更是五花八門，形式多樣，沒有一個統一的標準規，使得檔案保管室完全不像檔案保管室。而部分單位的檔案保管室沒有完善的配套設施，沒有良好的設防意識，也沒有明確嚴格的管理機制，這些問題都直接導致了部分檔案文件在管理過程中受損，并給單位造成巨大的影響和損失。
二、解決檔案管理問題的對策
針對目前檔案管理工作存在的常見問題，我們提出了一些對應的解決對策：
（一）完善檔案管理制度
無規矩不成方圓，要做好檔案管理工作，就必須要建立一個完善的檔案管理制度，只有這樣，才可以保證檔案管理工作的有效展開和有序進行。通過結合本單位實際的檔案管理工作情況來建立科學合理的檔案管理制度，使之能適應單位檔案管理工作的需要，這樣才能有效促進單位檔案管理工作的展開。同時，檔案管理制度的建立還要以簡明實用為前提，要保證其可行性，并避免流于形式。建立檔案管理制度要以簡明易行、方便實用以及良好的可行性為目標，這樣才可以在實際的檔案管理工作中充分發揮其指導性作用，并規范管理人員的工作行為。另外，考慮到部分單位一切以領導為主的情況，在制定檔案管理制度的時候要杜絕這種現象，制度對于員工和領導都要有同樣的約束作用，不能因為是領導就能有所例外，這可能是很多單位都需要加倍努力去做到的一點。而在檔案管理制度實施的過程中，要體現出其嚴肅性和權威性，對于表現突出的管理人員要獎勵，對于疏忽職守，工作態度不認真的要嚴肅處理，避免制度流于性質，空有一張文書。
（二）提高檔案管理水平
要做好檔案管理工作，需要提高檔案管理的水平，要充分認識到檔案管理的重要性，并將其作為單位的重點工作來對待。要建議一個檔案管理工作的專門領導機構，機構負責指導、監督并且檢查檔案管理的日常工作。另外，還要根據單位的實際檔案管理工作狀況情況，建立一個科學的、合理的檔案管理工作考核機制，對其定期、定量、定性進行考核。同時，單位還應該可以結合本單位的實際情況，參考國家檔案管理建設的相關標準來建立一個完善的檔案質量管理體系，制定并一個適合本單位發展的工作質量評價標準，并積極推行和實施，這樣有利于促進檔案管理工作的規范化、科學化和制度化建設。
（三）完善管理配套設施
良好的檔案管理工作需要有相應的硬件設施和配套支持，相關部門單位要加強對檔案管理工作的支持力度，為檔案保管室和保管部門配備完善的設備和設施，要認識到檔案管理工作對于一個單位或者部門的作用和意義，建立統一、規范、整齊的檔案保管室。對于落后，老化的設施設備要及時更好，避免引起例如電線老化而導致的火災事故等，不僅會給單位造成巨大的經濟損失，甚至還會造成人員的傷亡。
三、結語
加快數字化進程，實現學生學籍檔案管理目標
針對現代學生學籍檔案管理數字化需求，學校應加快數字化學生學籍檔案管理的改革。通過臨時招聘、嚴格符合等方式使現有紙質文檔學生學籍盡快實現數字化學籍檔案。同時針對數字化檔案管理需求對軟硬件系統進行完善。目前，我國普遍應用的學生學籍檔案管理軟件較多，不同學校、不同地域教委的規定也存在差異。其造成了數字化軟件系統以及信息存在不同。針對這樣的問題，我國教育機構還應加快數字化檔案管理軟件的評測。以統一的軟件使數字化信息檔案更加便于管理與利用，促進學生學籍檔案管理工作的開展。
注重學生學籍檔案管理組織架構的改革，促進管理目標的實現
針對現代數字化學生學籍檔案管理需求，學生學籍檔案管理應加快管理組織架構的改革。針對數字化檔案管理特點實現管理架構的優化，以此為基礎促進學生學籍檔案數字化管理工作的開展。首先，學校應對學生生源情況、檔案管理情況進行分析。在此基礎上讀學生檔案管理數字化需求進行探討。確定學籍檔案工作內容及目標后，分析數字化學生學籍檔案管理的組織架構需求以及人員配置需求。通過完善的基礎分析與評測，確定學生學籍檔案管理要求，以此為基礎進行組織架構的建設以及人員的配備優化。
針對數字化學生學籍檔案管理需求進行管理體系的改革與完善
數字化檔案管理方法有別于傳統紙質文件檔案管理，因此，其管理體系以及管理內容也有著很大的區別。針對數字化學生學籍檔案管理需求，在學生學籍檔案數字化進程中還應加快管理體系的改革與完善。以數字化檔案管理方法、需求為基礎，以學生學籍管理特點進行檔案管理體系的構建與完善。改變傳統紙質檔案管理方法以及管理重點，以數字化檔案管理需求開展檔案管理工作，促進學生學籍檔案數字化管理目標的實現。另外，針對數字化學生學籍檔案管理特點，數字化學生學籍檔案管理中還應注重管理體制的改革與完善。以數字化檔案管理需求為基礎，以學生學籍檔案管理特點為重點，針對原有管理制度中的不適用內容進行改革。從學生學籍檔案信息安全管理入手，實現科學的數字化學生學籍檔案管理。
針對現代學生學籍檔案管理需求強化人員素質
針對現代學生學籍檔案管理額需求，學校領導應重視學籍檔案管理工作，并加強教職工檔案意識的強化。將學生學籍檔案建設與管理作為一項基礎性的工作開展持續的管理。落實人員、經費及設備，優化人員架構。針對數字化學生學籍檔案管理需求提高檔案管理人員的專業技能、綜合素質以及計算機運用能力。根據學校所采用的數字化檔案管理軟件開展檔案管理人員的業務培訓工作。同時，建立內部檔案信息網絡、強化數字化學籍檔案的信息備份，以數字化學籍檔案管理水平的提高、人員素質的提高促進學籍檔案管理工作目標的實現。
強化學生畢業后的轉檔管理，保障學生學籍檔案的安全
學生學籍檔案管理中，學生畢業后的轉檔工作是檔案管理中的重點與難點。學生畢業的轉檔時間集中、工作量大的特點。以往這個時期的檔案管理工作多采用多人員參與的方式進行康，但是這樣的方法極易造成檔案的丟失或錯亂。為了保障學生學籍檔案管理質量，應積極利用數字化檔案管理方法開展畢業后的轉檔管理。并利用不同學校間開學時間的差異進行檔案轉檔，以此促進檔案管理目標的實現。針對現代學籍檔案內容需求，各院校還應加快學生學籍檔案內容的豐富，針對學籍轉檔需求以及內容需求進行學籍檔案管理。
【關鍵詞】建筑企業；檔案管理；問題；對策
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
近十幾年，在我國城鎮化、城市化的進程中，大量催生我國建筑業蓬勃發展，也是國民經濟三大支柱產業之一，為我國經濟做出了巨大的貢獻。同時也帶來一些問題和不足，比如建筑企業的檔案管理問題。建筑企業檔案管理是實踐、見證建筑企業發展、壯大的歷史軌跡，也是建筑企業發展的重要組成部分。怎樣、如何建設好、管理好、規劃好建筑檔案對建筑業的生存、發展、壯大具有極其重要經濟、文化意義。本文旨在分析我國建筑企業檔案管理過程中存在的一些問題和不足。并提出具體問題的具體對策。以便能更好的發展我國建筑業，為我們現實的生產、生活服務。
一、建筑企業檔案管理的意義
1、經濟意義
國民經濟三大支柱性產業之一的建筑業，對國民經濟做出了巨大貢獻，建筑企業檔案管理水平高低、質量好壞直接制約建筑行業發展，檔案管理是建筑企業發展的源泉。摒棄源泉的優劣無異于沙漠上行走。拋棄企業檔案管理來發展建筑企業經營就像無源之水，企業的制度性、科學性、規范性管理就舉步維艱。所以建筑企業檔案管理是首要的環節，對建筑行業生存、發展、壯大具有重要的經濟意義。
2、文化意義
一個強大、優秀的企業都有鮮明、富有個性的企業文化核心。建筑企業的文化核心是美感、責任、使命的集合地。一套完整、詳細、科學、持續的檔案管理能明證、審核過去從實地勘探、土地的征用、圖紙設計、施工合同簽訂、施工進程的情況。能夠表達過去的圖表、數據、各類報告、來往文書的真實性。能夠見證竣工驗收合格和聳立的建筑物。企業每位員工面對企業的發展歷程以及自己最終的作品時會油然而生激發出責任感、使命感、歸宿感。
二、 建筑企業檔案管理存在的問題和不足
1、政府方面
大多數企業檔案管理的具體行為實施者是企業本身或其他途徑，企業在專業化、技術化、規劃化、信息化有別于一般的政府機關、事業單位的檔案管理。企業依照法律、法規進行自己內部事務的管理和操作。然而各級住房和城鄉建設主管部門政府對建筑企業檔案管理的意識缺乏，抱著“事不關己、高高掛起”的心態，多一事不如少一事的處事原則。在面對重大的工程出現質量、失誤時急于相互推諉、相互扯皮，甚至急于劃清責任，以便逃脫責任。
2、建筑企業方面
建筑企業自身的特點決定企業的特殊性。建筑企業跨度大，涉及面廣，強度大的特點決定檔案工作、管理具有持續性、繁瑣性、復雜性和艱巨性、挑戰性。再者企業領導對檔案管理重視程度不夠，具體投入經費不夠。具體方面表現如下：
1）建筑企業檔案的收集難度大
建筑企業檔案的收集難度大是不爭的事實，首先由于涉及的時間、地點，人物面廣等客觀因素，在實際操作上檔案的收集、整理以及歸檔具有相當大的難度。其次建筑企業部門之間、企業之間、企業與相關部門之間缺乏及時、有效的溝通與合作，使企業資料缺失、不完整，甚至重要的資料信息不對稱，鬧出笑話。最后檔案不僅是對建筑物本身關聯的一些顯而易見的收集，比如圖表、數據、文字等等。而且還對一些隱藏的工作、比如地下，墻體內的不可看見的工作的收集。正因為這些不確定的因素增加收集、整理，歸檔的難度。
2）建筑企業檔案的管理水平、質量不高
首先建筑企業檔案管理者水平良莠不齊，專業水準不同，管理人員檔案意識淡薄。目前建筑業市場競爭異常激烈，檔案管理者跳槽現象嚴重，企業缺乏對管理者強有力的保障。檔案管理質量不高，經常出現手寫、復印件、任意篡改，沒有統一的規章制度，顯得無序、林亂、繁雜的缺點。
3）建筑企業對檔案管理的經費投入不夠
在目前的形勢下，“重建設，輕管理”，“重現在，輕未來”等“近視眼”行為日漸凸顯，企業不擇手段使利益最大化問題突出。為了盈利，使出各種怪招降低生產成本，提高經濟、社會效益。這種現象必然導致企業壓縮經費的開支，自然對檔案的管理和投入捉襟見肘，檔案管理者積極性、主動性受到重創。
三、 建筑企業檔案管理的對策
1、加大政府對建筑企業檔案管理的監管力度
各級住房和城鄉建設主管部門應該加大對建筑企業的監管力度，兩手都要硬，即扮演好政府監管裁判的角色，又要扮演好指導、參與檔案管理運動員的角色。各級住房和城鄉建設主管部門依照《檔案管理法》、 《建設工程質量管理條例》等法律法規依法行政、嚴格執法，在法律、法規框架下促使企業進行檔案管理、使之逐步形成制度化、科學化、規范化、信息化。
2、建筑企業自修內功，逐步提升檔案管理水平、質量
1）企業加強管理者的技能、技術的培訓工作，特別是信息化管理檔案的培養。不管是建筑業專職檔案管理人員還是兼職檔案管理人員都應一視同仁，通過檔案業務學習，逐漸提高檔案人員的自身業務素養和管理水平，采用行之有效的方法收集、管理好檔案。
2）建立、完善信息化檔案建設，發展無紙化，電子檔案，及時、準確更新檔案的的數據信息，包括文字、圖像、聲音等其他無形的介質，保證能長期、穩定、持續的保存檔案的真實性。
3）加大對檔案管理經費的投入，包括場地、設備、器材的購買，添置，更新。建立、健全領導責任制，權責分明，明確分工，分層落實，對檔案管理獎罰分明。
總之，建筑企業檔案管理是一項系統工程，它既有長期性又有艱巨性的特點。檔案管理好壞直接、間接衡量建筑業企業自身管理水平的高低。企業生存、發展、強大，必須解決源頭之水——檔案管理，這樣才能貢獻國民經濟，才能服務于生產、生活的需要。
參考文獻：
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