時間：2023-06-11 08:58:33
導語：在合同管理規范化的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
一、 高校合同管理中存在的問題
（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機構
高校合同管理涉及的多個部門，如基建工程與修繕項目（含設計、監理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產出租出借、對外投資牽涉到后勤管理處；物資設備采購、大宗物資采購、低價易耗品的定期采購牽涉到資產設備處；教材和圖書資料（含電子圖書資源）采購牽涉到圖書館；合作辦學牽涉到招生就業管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰都能以部門名義對外簽合同，一旦出現合同糾紛，誰都不承擔責任，誰都負不起責任，最后由學校承擔責任，同時多部門對外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學校財務管理帶來了風險和損失。如我校僅中國移動的捐贈合同就分別與學工處、團委、招就處、后勤與產業處、信息中心簽訂六個不同內容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學校的利益帶來了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內部牽制不到位
合同管理是全過程的系統，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個方面的管理，流程管理又分為合同準備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現對對方單位資質和履約能力審查不夠；合同簽署中出現合同沒有經過承辦部門、財務、基建審計等部門聯合會簽，重大金額沒有經過律師對合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現沒有部門能監督合同的履行情況，如合同是否按時完成，完成的質量如何，是否有合同糾紛發生等；合同履行結束后，沒有主管部門將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協議等重要資料等等，結果給學校造成不必要的財務風險、稅務風險以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機構，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同的格式五花八門，專業性差，往往忽視違約責任、爭議解決等條款的約定，導致最終給學校帶來利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協議”，不簽訂書面合同；有的即使是書面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應付管理部門的審查,對于同一個項目,往往還要簽訂 “正規合同” 和“私下合同”兩份,“正規合同”形式正規,內容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實際上屬于不平等合同,會給高校的利益帶來很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規范化的具體措施。
（一）加強法制觀念，重視合同管理人員的培養
1、高校領導應充分重視學校的合同管理，加強對合同的宣傳和教育力度，強化全校教職工的合同意識和法制觀念，舉辦關于《合同法》、《專利法》、《科技合同法》、《商標法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律法規講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺遵守規章制度。
2、合同管理是一項專業性強、知識面寬、法律法規意識要求高、需要豐富實踐經驗的管理工作，因此對合同管理人員的選擇和培養顯得尤為的重要。學校可以根據實際情況，定期或不定期組織合同管理人員進行合同相關法律法規知識的專業培訓和職業道德培訓。通過培訓使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養其職業素養，促使高校合同管理人員的業務水平不斷提高，保證合同的簽訂質量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對各類合同的簽訂、履行和管理工作的規范，是全面推進依法治校，切實維護學校合法權益內部合同管理的基本準則。在制度中對合同管理的機構以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責任等每一個工作環節均做出明確規定，明確對于涉及經濟內容的合同，達到規定金額的項目必須經過正常的招投標程序后，才能進入合同簽訂程序，規范簽訂主體，嚴禁以職能部門或院系名義對外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對合同運行全過程的各個環節進行細致、深入的規定，使每個步驟的開展都有據可依，并處于有效的監控狀態。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調查制度和信用管理制度、合同授權委托書管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎事物管理制度包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過程流程管理和內部監督機制
1、合同準備階段。首先簽約前要對初次簽約主體資格進行調查，所有合同在簽訂前需要重點調查合作方有無簽約主體資格，了解其資質、履約能力、既往的履約信譽等。重大合同在簽訂前需要聘請專業人才進行詳細的專項調查并制作調查報告。其次對有過合作關系的單位，平時要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對列入不良記錄名單的應限制其參與學校的相關經濟活動，通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進行嚴格的制度化管理，最大限度地控制客戶的信用風險。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規范合同文本。盡量采用國家相關部門統一印制的格式合同或合同示范文本，規范合同文本，有利于明確合同主體的責任和合同爭議的解決，減少合同履約過程中的爭議。其次規范合同審批流程。每項合同的簽訂應由承辦部門提出，合同承辦部門應就合同主要條款、可行性及風險進行全面審查，合同的審批流程分別經過財務處、紀檢審計處、學院辦公室等部門審核合同的相關條款，建立合同會簽制。重大合同還需經學校法律顧問審閱，主要對合同文本進行合法性、規范性審查。實行合同會簽審批流程，對每份合同的簽訂，層層把關，責任到位。再次規范法人授權委托制度。高校對外簽訂合同, 應由作為法定代表人的校長或其委托人進行。未經授權, 任何人不得以學校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。
3、合同履行階段。對合同實施動態化全程監控。首先合同簽訂后，合同承辦部門應當對合同履行過程中的各個環節包括簽約、交貨、驗收到結算及時跟蹤、管理，發現問題及時處理。其次合同管理的核心內容就是抓好執行環節的財務控制，財務部門應該嚴格按照合同的條款辦理結算手續，把好合同結算關，杜絕違反合同規定超進度付款現象的發生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎事物管理，進行日常的合同臺賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時進行合同評價分析。合同簽署后，合同管理部門應及時將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協議等重要資料，實現合同檔案的信息化管理，同時適時引進合同的軟件化管理、使其能進行網絡化審核，規范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲、處理、分析和使用。其次紀檢監督部門要檢查合同管理制度的執行情況，每年對合同進行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過檢查可以發現問題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規范化管理，實際上是把經濟監督關口前移，用合同管理的方式去規范、約束經濟行為，避免了經濟活動中由于缺乏法制觀念給學校造成的不必要損失，由于校內各職能部門全方位的參與，形成了監督的機制，增強了經濟活動的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強了黨的廉政建設。學校應當把依法治校與加強學校管理、提高學校競爭力和維護學校自身合法權益有機結合起來。建立和完善合同管理，加強法制教育，提高法律意識，是高校完善合同管理，依法治校的必然產物。
參考文獻：
關鍵詞 公路統計 規范化管理
中圖分類號：F540.35 文獻標識碼：A
0前言
隨著經濟全球化的速度不斷加快，在公路工程項目建設中，工程的進度、質量和效益是業主和施工單位共同追求的目標。如何搞好公路工程建設期的統計，形成全面有效的統計信息系統，是公路工程建設時期的重要內容。更是檢驗公路建設各項工作成敗得失及合理調配建設資金，制訂規范化管理條例的重要依據，因此在公路建設、養護等方面我們要做到，重視統計規范化管理，是全面搞好管理工作的基礎，促進公路規范化管理、科學化現代化的有力手段。
1公路統計工作規范化管理的意義
公路統計工作就要對公路建設活動等方面進行收集、整理和分析。統計工作以所得數據為起點，對數據進行加工匯總分類，然后運用統計方法對數據進一步研究，得出公路活動的一般規律，用以指導決策者進行決策，而再次獲得數據將檢驗并加強決策的正確性。統計工作貫穿于公路建設活動的各個領域，合理的統計方法是正確的方法論，反映出正確的信息。學習科學管理理念，使統計工作分階段進行，形成“人人有事做，事事無重復”的辦事過程，不但可以減輕工作的冗繁度，而且避免因分責不明而引起的重復作業，減少人力物力的消耗，
提高了辦事效率，充分發揮各部門的作用，提升工作人員的工作積極性。學習先進的統計方法，在統計工作中不斷完善管理思想理念，與時俱進，綜合各學科的內容，全面地反映經濟現象，確定數據的真實性、有效性，對認識客觀規律具有積極地指導作用，有利于全面決策。
2統計工作規范化管理與科學化的實施措施
2.1建立健全的完善專門的公路統計部門是公路統計規范化的必要條件
統計部門是統計工作進行的場所。健全的統計工作部門是規范化和科學化的載體。統計部門必須涉及各個統計的環節，分發統計報表，進行統計調查，匯總報表，數據的輸入，數據的處理，數據輸出等，都要有專門的工作人員去完成，使得統計工作的各個環節銜接良好，避免工作脫節，職責不清而延緩統計工作，也為能提升工作人員的工作激情。與領導者做決策時起了至關重要的作用。
2.2對信息的獲得要全面，收集、匯總、審核都要按程序進行，做到信息的全和準
數據是統計信息的靈魂。公路統計工作首先體現在對原始資料的搜集與整理方面。對于原始資料的收集，需要公路統計人員對工程的形象進度、資金到位等進行現場丈量、查看、統計以保障原始資料的真實性，以便做好及時的必要的工程、養護等管理。對于原始資料的加工和整理不是一件簡單的工作，它要求統計人員必須具備較高的專業水平和較高的文化素質以外，還要要求做到細致、全面、真實的工作作風。這是公路養護管理工程的第一步和基礎。
2.3加強隊伍建設，重視統計工作人員的綜合素質在公路工程
實際工作中，由于進度統計報表并不作為工程計量支付的憑證，各施工單位的領導對統計工作不夠重視，認為統計報表只是一項應付業主的工作，安排的統計人員并不是專業的統計人員，或是素質較差的人員，這樣的統計人員往往事業心不足責任感不強，對統計工作的積極性、主動性差。甚至出現用不正確的統計方法進行統計，造成統計數據出錯、統計數據失誤等的現象，不能有效發揮統計工作的重要性。我們在網絡上圍繞統計工作中出現的各種問題進行講解，在群上解答各單位提出的問題，讓統計人員從中學到了不少統計知識，在做好統計工作的同時，提高了統計人員的素質，確保統計數據的質量。
2.4重視統計分析和預測對于公路工程管理領域內經濟活動
規律形成深刻的認識，首先也要加強統計分析，否則無法了解公路管理當中的一系列經濟活動聯系和發展形成深刻認識。所以，科學準確的統計分析和預測，是制訂良好的公路工程計劃，合理調配各資金，使工程達到投入合理成效顯著的運行。我們必須認識到公路統計分析重要性的同時，也要做到統計分析要準確、細致、實效、全面、科學并做到有目的性，缺一不可，使統計分析資料更好的為公路管理的科學化發展服務。
2.5建立健全統計臺帳是統計規范化的重要內容在做好統計
公路工程工期長，工程量多，統計工作量大，現在基本上都用計算機進行統計，建立統計臺帳可以對統計結果進行核對，及時發現和修改錯誤數據。統計臺帳既可反映某一時點的生產情況，又可反映一定時期的生產動態，還可預測未來的趨勢。通過臺帳可以根據需要任意提取或組合各項統計指標，為統計分析提供基礎資料。統計工作在完成對外報送的同時，還應負責向本企業領導和有關部門提供其所需的統計信息，滿足管理決策、研究問題和了解情況的需要，在經營決策中充分發揮統計工作的作用，提高統計工作者的地位。
2.6確保統計工作的及時性，是統計規范化的必要條件
統計時間相當有限，如果有錯誤，再往返報送，就根本無法保證統計報表報送的及時性。為了保證報表準確無誤、及時報送，公路統計工作必須要充分利用網絡工具，建立QQ統計群，使用統一的河南公路統計平臺軟件，將所有標段、監理及工作站的統計人員納入專門的統計群進行管理，在網上進行統計報表的上報、審核，把報表參數放在群共享中，成員自行下載就可以得到統計報表的反饋信息，從根本上解決了統計報表信息的收集、處理、傳遞和反饋速度。為統計數據的及時、準確提供可靠的現代化的依據。
3結語
總之，在飛速發展的公路建設時期就需要一個現代化、規范化的統計隊伍。因此建立健全一個現代化、規范化的公路統計系統是我們每個交通參與者不可推卸的責任和責無旁貸的使命。
參考文獻
關鍵詞：工程簽證 規范化 造價管理 重要性
中圖分類號：TU723 文獻標識碼： A
近年來，建筑行業日益繁榮。建筑單位只要在地區建設局備案就能獲得該地區工程競標的權利，這就促使建筑行業的競爭日趨激烈。在這個環境下，投標企業為了競標成功只能通過降價讓利的形式，去降低承包商的利潤。為了彌補損失，承包商在施工過程中往往會通過簽證等方式增加費用。因此，為了合理維護業主方經濟利益，保證工程造價，就必須加強工程簽證的規范化管理。
1 工程簽證規范化的重要性
工程簽證是指工程承包和發包雙方在工程施工過程中，按照合同中的相關規定和實際情況對工程的工期和造價費用以及賠償損失進行變更，并達成雙方共同認定的一次性的原合同外的補充協議。工程建設的規模和投資較大，周期一般較長。在長時間的建設過程中，工程設計全面地出現在施工的過程，并且根據實際的施工需要，進行工程量的變更；一般來說，工程建設需要的設備、材料的價格往往會隨著市場的波動而變化；而在施工過程中也會出現發包方交付的小額性臨時工程或者不適于進行招投標等工程，工程的發包方和承包方都不可能準確的對工程造價進行預測。因此，在施工過程中會出現各種施工簽證以應對這種突發性的問題。在工程建設的實際情況中，一些承包商為了獲得標權，在競標過程中，不惜一切代價墊資壓低報價來獲得競標的優勢。一旦競標成功后，為了彌補降價競標造成的損失，往往會通過增加簽證工程量、簽證內容不合理或是偽造假簽證等手段將風險轉移。這極大地偏離了施工正常管理秩序，提高了工程造價，嚴重損害了業主的經濟利益，降低了工程的經濟效益。因此必須加強工程簽證管理，保證工程簽證的規范化和合理化，從而有效地控制工程造價，保護業主的利益，提高工程的經濟效益。
2 工程簽證管理中存在的問題
2.1工程設計約束性差
在工程施工現場的管理過程中，往往會出現由于施工設計的不具體、不全面、工藝銜接偏差等情況，從而導致局部工程項目的施工用料實際較設計偏差大。有時設計過程中對經濟控制的重視不夠，導致很難施行多套方案進行論證。此外，過度重視建筑物的結構強度和外觀美，忽視了工程費用。再者，在施工過程中，還存在著沒有經過雙方商討先施工再上報的本末倒置等問題。工程內容的完成需要進行簽證，總的說來，這項工程造價控制難度較大。
2.2簽證隨意性強
在施工管理過程中，普遍存在著現場資料管理不善的情況。應簽證卻沒有簽證的現象，對于一些零星的用工，承包商隨意性強，簽證意識薄弱。為了避免麻煩，不簽證，而在結算過程中想要補簽證往往比較困難，給結算過程帶去很多不必要的經濟糾紛。另外，由于一些業主和現場監理的責任意識比較淡薄，對于需要簽字確認的項目卻沒有進行嚴格的考察。在后補簽證中工程量難以把握，施工時間模糊等問題也無法解決，從而造成現場簽證的不可控制性和預算造價的困難。在某些方面增加了工程造價，降低了工程監理的有效性，也嚴重影響了合同外造價管理的有效性。
2.3簽證資料不規范
通常情況下，規范化的現場簽證必須按照書面協議的形式進行約定。除此之外，任何口頭協議都屬于無效簽證。當然，手續齊全的書面現場簽證需要建設單位、施工單位、監理單位三方面共同簽字蓋章才能生效。其中，任何一方的缺席都不符合規定，屬于不規范簽證，在結算過程中，也不應予以采用。此外，在簽證過程中，業主的投資控制人員由于專業素質不夠，不能準確掌握與工程有關的國家規定和行業規范，沒有工程造價相關基礎知識，簽證工程量計算不規范等原因，使得一些施工單位鉆了空子，利用一些欺騙性的手段制造虛假簽證。在預結算審核中，建設單位造價人員如果不了解現場情況，只能依照確認的現場簽證進行造價管理，這就極大地損害了自身利益。
3 工程簽證現存問題的解決對策
3.1增強工程變更的約束性
因施工設計不全面而在施工過程中發生設計變更是造成造價失控和建筑工程經濟糾紛的重要原因之一。對此，初步設計階段應對設計方案進行充分研究，明確設計單位的責任。開工前要做好圖紙會審，確保施工方案的可行性及經濟適用性，以免在施工中發生重大設計變更；與此同時，對于不可避免的設計變更，應提高重視，變更方案需經設計院、建設方、監理工程師共同認可并簽章后方可執行；另外，應嚴格按照變更情況增減相應施工環節的造價，并辦理好相應手續。
因建設單位要求和現場臨時狀況需要另外增加工程量的現場簽證，必須三方共同完成工程內容及工程實際完成量的確認，對于隱蔽工程更要拍照留存，按照標準的計量規范一條一簽證。能簽證工程量的不簽成人工工日和機械臺班，為以后預結算套用定額掃除障礙。
3.2嚴格現場簽證的資料管理
要提升工程現場簽證管理的規范性應從每個簽證管理細節做起，具體應采取以下幾項措施：1）確保簽證內容完整、準確。簽證中必須明確工程量發生的原因、時間、工程項目具置、完成工程量等，有特殊工藝要求的必須備有參建各方認可的施工組織設計方案；2）現場簽證中無法使用準確文字和數字描述說明的條款應繪制附圖或者其他可觀性資料，在這些資料中對于工程量計算基礎數據必須明確標注，有別于正常施工條件和特殊工藝做法的也要予以說明；3）及時處理現場簽證，以免因時間變遷造成簽證資料缺失，現場簽證資料在三方確認后，并且簽字蓋章后應及時歸檔，并建立臺賬制度，包括對各類工程簽證的審批權限、簽證流程及其中各個環節的負責人、簽證單要求和相關注意事項進行明確，為各類簽證管理工作提供可靠的依據和參考；4）通過設立合同條款來防范增補簽證的發生；5）建立完善的簽證審核制度和責任追究制度，對于建設單位的現場管理人員違反規定隨意簽證或在簽證管理工作中的問題進行嚴肅追究，造成重大經濟損失的應追究其責任，維護工程簽證管理工作的嚴肅性。
3.3 提升建設單位現場管理人員的業務素質
建設單位現場管理人員是工程建設過程中建設單位權利與職能的代表，擁有一定的現場簽證權利和合同管理義務。為了保證現場簽證管理的規范性和造價管理的有效性，應該不斷提升自身的技術能力和業務素質。一方面要熟悉《合同法》、《招標投標法》等相關法律法規及合同約定內容，使其能夠依法行使自身權利和義務。另一方面，還需要了解一般常用定額計價規范和工程量計算規則，不僅有利于簽證工程量準確、合理，更為以后的預結算審核減少不必要的糾紛。
4 結束語
綜上所述，工程簽證在合同外造價管理中，具有十分重要的意義。在工程建設過程中，為了更準確地把握工程造價，提高工程建設的經濟效益，就必須加強施工項目的簽證管理，提高工程項目簽證的準確性和合理性，從而有效地控制合同外工程的造價。
參考文獻：
[1].安海峰.淺談工程施工中如何加強工程設計變更和工程簽證的管理工作.[J].商品與質量2012（2）：273
[2].田芝霞.論工程簽證對造價的影響.[J].科學之友.2009（23）：63
[3].張華.論建筑工程項目管理的可持續發展.[J].現代商貿工業.2009(20)
合同管理是建設工程項目中的核心部分，工程項目管理的各方面工作都要圍繞著這個核心來開展。由于工程項目合同管理本身具有難度大、變量多，周期長等特點，合同內容比較多，同一項目甚至有多個合同，在動態的執行中，合同又很容易受到時間的影響，產生大量的變量信息和一些不可預見的信息內容，合同信息數據的規范化管理在合同控制、傳遞和變更管理中尤顯重要。因此，面對工程合同管理數據大且繁雜的信息量，主要依靠人為力量的傳統合同管理模式將會耗費管理人員大量的時間和精力，影響工作的效率。也難以滿足合同管理數據準確、嚴密、精細、快速提取的要求，對合同執行狀況難以進行動態跟蹤，甚至因為不能隨時快速有效提供信息數據給企業管理層做決策，而不能有效滿足建筑企業之間的競爭要求。當前，我國正處于信息化快速發展時期，為工程項目合同規范化管理建設創造了良好的實現條件，只有充分利用先進的信息規范化管理技術，才能全面提高工程項目管理人員的合同管理效率，從而提高企業的經營管理水平，增強企業競爭力，促進企業穩健發展。
二、國內工程項目合同管理的基本情況
1.傳統工程合同管理的現狀。傳統的工程項目合同管理主要體現在合同管理意識不強、管理不嚴格、職責不明確等方面，給工程項目的發展帶來一定負面影響。主要現狀有：（1）沒有完善的合同管理網絡，大多數企業都沒有形成職能明確的管理網絡，部門職責不清，現有管理人員的綜合素質不高，尤其是缺乏專職合同管理人員；（2）沒有規范的合同管理工作流程，工作要求及職責不明確，且管理方式還以手工管理方式為主，合同管理水平低下，使得施工項目工程的管理和執行得不到有效保障；（3）沒有規范的文檔管理制度，在簽訂書面合同時，往往不夠規范，周期長，合同履行過程中不夠理想且易給企業造成不可預計的損失；（4）合同管理數據不能形成統一規范的管理，丟失現象嚴重，查找調用費時費力，造成后期合同管理困難。總的說來，合同體系不規范不健全，合同管理水平低，仍是我國建筑行業普遍存在的現象。基于此，傳統的合同管理已無法滿足現代化建設工程項目發展的需求。2.工程項目合同規范化管理建設存在的問題。存在的問題主要如下：2.1思想認識不足，投入力度不夠。大多數企業對合同管理的重要性認識不夠，沒有建立完善的合同管理機構，對合同風險缺乏防范意識，沒有認識到合同管理是企業管理不可或缺的重要組成部分。因此在機構設置、人員配備和經費等方面支持不夠。2.2工程項目合同管理流程不夠明確，職責不清。大多數企業都沒有制訂統一規范的合同管理工程流程，由于缺乏統一的要求，各部門權責不分明，意見很難統一，造成權力大家爭、責任大家推的局面。甚至有些企業合同管理部門與其它相關部門缺乏溝通，各自為政，造成合同管理脫節，效率低下。這些都是企業管理之大忌，最終將給企業帶來重大的隱患。2.3合同文檔不規范不統一。建筑行業是一個高風險行業，需要有規范統一的合同文檔來全面體現雙方的責任、權利和風險。但有些業主和承包商不能完全按照合同規范文本簽訂合同，采用一些自制的、不規范的文本進行簽約。有些業主甚至通過自制的、籠統的、含糊的文本條件，避重就輕，轉嫁工程風險。2.4合同監督管理不到位。現階段，在工程項目合同管理過程中，合同的申報審批、談判簽約、合同評審、履行等整個環節因無規范化管理，難以對合同全過程進行嚴格的監督和管理。2.5工程項目合同管理中信息化程度還比較低。不少企業在進行工程項目合同管理的過程中，常常還是以傳統的手工操作為主要的管理方式，比如，在簽約前的合同審批和評審環節，涉及人員眾多，程序復雜，周期長，造成有些合同長時間不能簽定，嚴重影響工程項目的進展。不僅在一定程度上增加了建筑工程項目合同管理的成本費用，還嚴重影響了建筑工程項目合同管理效率，制約了建筑工程項目合同管理的現代化進程。2.6合同管理人員素質不高。許多企業合同管理人員思想品德不過硬，文化水平不高，業務不精通，沒有受過正規的法律教育，缺乏系統的法律知識，無法對合同涉及的各項法律問題作出正確判斷，無法對合同進行有效的管理。
三、實現工程項目合同規范化管理的措施
規范化的本質是“統一”，目的是“獲得最佳秩序和社會效益”，這也是規范化的基本出發點，是建設工程合同管理規范化的根本目的。針對以上工程項目合同管理的現狀和存在問題，筆者提出以下幾點措施對規范化管理建設進行探討。1.加強思想引導，加大宣傳力度，制定科學合理的合同規范化管理建設實施措施。不斷強化思想的引導，加大宣傳的力度，讓工程企業的主要領導和相關管理人員樹立正確的工程合同管理意識，促進企業對工程項目合同管理的重視。積極組織工作人員學習建筑企業相關的法律法規和合同管理知識，尤其是對于相關的《合同法》、《建筑法》等，從根本上提升從業人員的法律意識和專業知識，進而制定科學合理的合同規范化管理建設實施措施，有效增強建筑工程項目合同管理水平。2.結合行業特點，引進技術，建設集合度較高的工程項目合同統一管理平臺。傳統的管理方法效率相對較低，在當前信息化時代，運用計算機技術、網絡技術和通信技術來進行合同管理是現代企業合同管理的必然趨勢。應鼓勵工程企業根據相關工程行業的實際情況，結合企業自身特點，引進相關科學技術，以合同相關法律法規作為基本原則，結合合同操作全過程中的因素，構建具有網上申報、審批、審查、簽訂管理、履行管理、數據統計、數據分析匯總等功能，屬于企業自己的集合度較高的工程項目合同統一管理平臺，有效推進本企業工程合同規范化管理進程。3.建立工程項目合同規范化管理流程。要確保工程項目合同統一管理平臺有效運作，實現工程合同的規范化管理，筆者認為前提是需建立統一且規范的合同管理流程。首先，企業需形成一個完善的合同管理網絡，明確合同主管部門、承辦部門及其它相關部門的工作職責及要求，從而保障統一管理平臺各個環節運作的有效性。其次，企業需形成一個標準化的合同操作流程，明確每個操作環節的功能及要求，以及操作的標準流程指向，使操作人員有明晰、規范的工作指南，從而確保統一管理平臺快速、有效、規范的運作。最后，企業還應制定一系列與合同相關的統一標準程序文件，如在建工程一覽表、合同項目申報表、合同評審表、合同標準模板、合同管理數據臺帳等，以保障統一管理平臺操作的有效性。建立工程項目合同的規范化管理流程，除了能夠保障統一管理平臺的有效運作，還能夠全面完善合同管理數據，易于對合同各個環節的控制，易于對合同項目全過程的監管，也易于企業管理層查閱調用合同管理數據，快速做出經營管理決策。
四、結語
Abstract: Along with development of market economy, colleges and universities are increasingly participating market behavior as civil subjects, and communicating ever-widening and in-depth with other social institutions. Contracts as the bridge between universities and other social institutions are the important embodiment of participation in social relations. Excellent contract management is not only good guarantee of the legitimate rights and interests of the colleges, but also the key process of Law-based administration. This article analyses the existent problems of college contract management, puts forward the corresponding countermeasures, aiming at providing reference to promoting the standardized and legal management of colleges.
關鍵詞： 依法治校；合同管理；法律風險防范
Key words: managing university affairs according to the law；contract management；legal risk prevention
中圖分類號：G47文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）17-0222-02
1當前高校合同管理中存在的問題
1.1 合同管理機構缺位在高校內部設置專門的合同管理機構是搞好合同管理工作的前提和基礎。在學校層面，應設置專門的合同管理機構對全校合同進行統一管理，學校所屬各部門或單位也應設立專門崗位對本部門合同進行統一管理。然而在現實中，合同管理機構缺位導致合同簽訂和審批程序混亂無序，各部門各自為政、溝通不暢，學校對合同管理全過程缺乏統一監控。[1]
1.2 合同訂立不盡規范
1.2.1 合同主體不適格高校作為獨立享有民事權利、承擔民事義務的事業單位法人，對外簽訂的各類合同都需以學校名義進行，學校的法定代表人或者其授權的委托人是合同的法定簽約人。這就意味著，學校所屬非法人部門或單位未經授權是沒有資格以自身名義對外簽訂合同的。[2]而現實中，高校所屬非法人部門或單位未經授權以自身名義簽訂合同的現象非常普遍。在司法實踐中，這類合同即使未經學校授權而簽訂，只要已經履行，則往往被認為實質上已經生效，由該合同所產生的種種后果也不可避免地由學校承擔。因此，高校須規范合同簽訂主體，消除隱患，避免和減少不必要的損失。
1.2.2 合同內容不嚴謹高校對外簽訂的各類合同都應嚴格依照民法通則、合同法等相關法律法規訂立，在體現合同雙方真實意思表示的基礎上，盡可能完備地對合同基本條款進行約定。在實踐中，合同承辦部門在簽訂合同時往往忽視對違約責任、爭議解決等條款的約定，認為違約、糾紛不可能發生，這類條款可有可無。而實際上，這類條款恰恰是不可或缺的，它可督促雙方積極履行合同義務，并提供處理合同糾紛的依據和方法。[3]此外，合同起草專業性較強，導致許多合同承辦部門不加修改地適用對方提供的合同版本，喪失主動權，不利于維護學校利益。
1.3 合同審核分工不明、流于表面合同審核是學校合同管理中不可缺少的步驟，也是學校法律風險防控的關鍵環節。而實踐中，學校合同審核工作往往分工不明，沒有做到層層審核把關，學校合同管理機構、財務處、招投標管理辦公室等相關部門并未形成統籌協作。同時，由于學校的合同管理人員大多是非專業出身，法律意識、業務素質良莠不齊，致使合同審核流于表面，缺乏專業性。
1.4 合同履行監控不到位合同履行是指合同生效以后，雙方當事人按照合同約定履行合同權利義務，從而使合同目的得以實現的過程。然而在實踐中，合同承辦部門往往忽視這一環節，對合同履行中的許多關鍵問題重視不夠，把握不足。例如，在合同執行過程中，有時因具體情況變化需對原合同進行修改和變更，而這些變更項目往往只流于口頭層面，沒有以書面形式加以確定，這為合同后續履行、糾紛處理等埋下隱患。再如，學校往往沒有設立合同履行動態監督機制，合同承辦部門執行合同缺乏監督控制措施，當發生合同糾紛時，學校往往反應不及，處于被動。
2加強高校合同管理的對策建議
2.1 完善合同管理制度建設完善合同管理制度為合同管理規范化、科學化、法治化進程奠定了基礎。第一，要依據《合同法》等相關法律法規，建立高校的合同管理辦法。合同管理辦法是高校內部合同管理的基本準則，對合同的立項、談判、起草、審核、簽署、備案、履行等各個環節進行全面部署、統一規定。第二，要建立合同管理辦法相關配套制度，對合同運作全過程的各個環節進行細致、深入的規定，使每個步驟的開展都有據可依，并處于有效的監控狀態。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、合同法定代表人授權委托制度、合同審查會簽制度、合同專用章使用制度、合同檔案管理制度等等。[4]
2.2 構建全程、動態的合同管理機制構建全程、動態的合同管理機制，需要遵循以下幾個步驟
2.2.1 建立完善的合同管理機構體系學校合同管理應按照“統一領導，分類管理，分工合作，加強監督”的原則進行，即合同管理各個環節均應按程序辦理，規范流程、嚴格制度，統一領導，分工負責。學校應設立合同管理委員會或合同管理領導小組作為合同管理的最高決策機構，成員可由學校辦公室、紀檢、財務、審計、業務歸口管理部門負責人及法律事務室人員組成。法律事務室作為合同管理委員會的日常辦事機構，歸口負責學校的合同管理工作。學校合同承辦部門、財務處、法律事務室應在合同管理委員會或合同管理領導小組的領導下，各負其責，各盡其職，通力協作，開展合同管理工作。
2.2.2 建立全程性、動態化合同管理流程①做好合同簽署的準備工作。合同簽訂前，合同承辦部門應加大對合同相對方主體資格、資信情況的調查力度，將合同風險防范關口前移，從源頭上規避法律風險；合同承辦部門在簽訂各類合同前需申請《法定代表人授權委托書》，授權委托書須載明人姓名、事項、權限和期限，以此規范人的簽約行為；學校應大力推行合同示范文本，[5]合同示范文本往往由專業法律人員制定，有效彌補了合同訂立人員法律水平參差不齊的狀況，使合同條款更加專業、準確、全面、嚴謹。②完善合同申報、審核、簽署相關流程。在申報環節，學校可根據自身實際情況，按照合同金額對申報所需材料進行分類規定，對于小額合同，可采用簡單的申報程序，對于大額或重要的合同，可以要求合同承辦部門提供包括合同相對方資質資格文件、招投標文件等在內的詳盡材料，學校進一步審查或復核；在審核環節，應嚴格執行合同審查會簽制度，加大合同審核力度，由合同承辦部門、財務處、法律事務室按照各自職責對合同的專業技術問題、法律問題、資金使用問題進行全面審核把關，合同中如涉及重大事項、不確定或有爭議的事項，應提請合同管理委員會或合同管理領導小組進行討論；在簽署環節，應嚴格規范合同專用章的使用，對于學校對外簽訂的各類合同，任何不具有法人資格的部門或單位都不能僅僅加蓋本部門行政章，而必須加蓋學校統一的合同專用章。③對合同履行進行動態、全程監控，切實執行合同履行跟蹤制度。[6]合同承辦部門須按合同約定，遵守誠實信用原則，全面履行規定的義務。在合同履行過程中，合同承辦部門及其他合同管理機構應加強對履行的動態監督，對各個環節進行動態跟蹤，發現問題及時處理。對履行過程中發生的合同糾紛，合同承辦部門應及時報告，法律事務室根據需要同專業律師研究案情、搜集證據、分清法律責任，并提出解決方案。④完善合同檔案管理工作。合同簽署后，合同承辦部門應將合同資料及時歸檔，妥善保管合同正本、副本、談判記錄、往來函件、履行記錄、解除、變更合同的協議等重要資料，建立信息化合同管理系統。
2.2.3 加大法制宣傳及人員培訓力度合同管理人員業務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。學校應積極開展合同法律知識的宣傳教育活動，通過培訓會、座談會、經驗交流會等多種形式，向學校各部門或單位普及《合同法》等相關法律法規，對合同管理人員的業務技能進行培訓，增強合同管理人員的法制觀念和風險意識，提高合同管理水平。
參考文獻：
[1]劉立霞，孫玉榮.“高校合同管理工作探析”[J].《中國電力教育》，2009年7月下，總第141期，第198頁.
[2]程秋梅.“論法治視域下高校經濟合同管理”[J].《教育財會研究》，2009年4月，第20卷第2期，第16頁.
[3]冉福松.“淺析新時期高校合同管理存在的問題與對策”[J].《經濟師》，2008年第8期，第100頁.
[4]趙海波.“淺談高校依法治校中的合同管理”[J].《遼寧行政學院學報》，2007年第5期，第167頁.
【關鍵詞】施工企業 合同管理 現狀
1 引言
隨著我國經濟體制改革的逐步深入, 建筑市場逐步走向規范與完善。2004年11月11日,中國正式加入WTO滿3周年了,這意味著中國加入世貿組織后的3年保護過渡期結束,2004年12月11日起建筑市場全面對外開放,中資、外資企業都將享受“國民待遇”。全球經濟一體化是世界經濟發展不可逆轉的趨勢,逐步對我國國民經濟主要支柱的建筑業產生了重大影響,給國內建筑施工企業帶來了較大的沖擊, 另外,市場經濟的一個主要特征就是它的法律強制性,因此在建筑領域逐漸出臺了《合同法》、《招投標法》、《建筑法》等以合同為主要內容的法律。合同是聯系各合同主體的紐帶,任何一方違反合同,必然要受法律的制裁,從建筑市場總體情況來看,目前建筑市場競爭激烈,建筑企業利潤減少,合同的風險加大。只有重視合同,重視合同管理,才能有效的降低工程風險,增加企業利潤。
2 施工企業合同管理的現狀
我國加入WTO后,施工企業與國際交往逐漸頻繁,到國外承包的工程及在國內承包的國際投資項目也越來越多。嚴格的合同管理是這些國際工程的慣例,一般都嚴格使用FIDIC合同條件。
就目前國內施工企業合同管理的現狀而言,主要存在以下幾點問題:
(1)缺乏完全法制化的社會環境。建筑和合同法律體系不夠完善,部分法律條文不夠嚴謹,有空子可鉆。另外,有法不依、執法不嚴的現象仍然存在。
(2)缺乏規范化的市場環境。業主利用買方市場的優勢地位,提出苛刻的合同條件,施工單位為了生存不得不接受。業主在履行合同過程中隨意性太強,存在不按合同、不按規則和慣例辦事的現象。
(3)施工企業的合同法律意識和合同管理水平跟不上形勢的發展。一般來說,施工企業管理層對投標、簽約工作還比較重視,但合同履行過程中的監督、檢查、統計、考核、獎懲還缺乏有效的措施和方法。
(4)合同管理人才缺乏,對合同管理人才培養不夠重視。我國的合同管理起步較晚,合同管理人才缺乏。另外,由于外部環境不規范的因素太多,企業內部還沒有形成重合同的意識和重視合同管理人才培養的環境。
在建筑市場上,不慎簽訂的一個合同就有可能給企業造成重大損失甚至面臨破產的窘境,因此,施工企業必須加強合同管理,以提高企業的生存能力和抗風險能力。
3 加強合同管理的幾點建議
3.1 樹立合同觀念,加強合同意識
企業要對管理人員加強法制教育,特別是企業負責人、項目負責人、合同管理人員,不但要學習《建筑法》,更要學習《招標投標法》、《合同法》,使他們在工程項目管理中處處以合同為依據,以合同管理為中心,只有這樣,才能按合同辦事,才能拿起法律的武器維護自身的合法權益。在國際工程中,合同管理更是項目管理的核心,尤其對承包商來講,可以說其合同管理直接關系到項目實施是否順利,自身的利益能否得到保護。
3.2 設立合同管理機構、培養合同管理人才
一個合理的合同管理機構,以及對合同管理部門的權責及與其它職能部門之間的界面的合理界定,是合同管理成功與否的關鍵;合同管理人才,需要素質高、學習能力強、知識面廣、責任心強,需進行在職培訓,組織專題學習和討論,學習的內容有《合同法》、建設工程施工合同示范文本、《最高法院關于審理建設工程施工合同糾紛案件適用法律若干問題的解釋》等;建立有效交流渠道,以達到互相促進、互補不足的目的,明確合同管理人員的責權利,建立完善崗位競爭機制和獎懲機制,以機制促進人,
3.3 建立和完善企業的合同管理體系及合同管理制度
施工企業就合同管理全過程的每個環節建立和健全具體的可操作制度沒,這些環節應包括:介紹信的開具、信息的跟蹤、合同的草擬、洽談、評審、用印、交底、責任分解、履約跟蹤、變更、索賠、違約、解除、終止等。使合同管理有章可循,規范合同簽訂程序,減少失誤。
3.4 建立合同管理信息系統
信息是合同管理的窗口。為了能及時掌握合同的實施情況,合同文件、變更記錄、補充協議、會議紀要、各方的來往函件等文件要及時傳遞給合同管理人員,在信息技術高速發展的今天,合同管理應建立在信息管理的基礎上,施工企業要充分利用網絡的優勢進行合同管理,可以建立局域網,信息網站等。
4 總結
合同管理是一項高智能的工作,是一個復雜的體系,是項目管理的核心。面對我國建筑領域市場化的推進以及我國建筑業國際化的趨勢,沒有有效的合同管理,就不能實行有效的工程項目管理,就不能順利的完成工程預期目標,施工企業必須加強合同意識,只有合同管理規范化,才能在激烈的市場競爭中生存和發展。
參考文獻
[1] 金芳,工程量清單計價模式下施工企業的策略研究[D].武漢理工大學碩士論文,2005.
[2] 韓風光,中小施工企業合同管理研究[J].中國科技論文在線.
【關鍵詞】核動力院；經濟合同
中國核動力研究設計院（以下簡稱：“我院”）是我國從事核反應堆工程研究、設計、試驗、運行和小批量生產為一體的大型綜合性科研基地，是以研究設計核動力為主，帶動其它堆型反應堆相關技術研究設計的國家戰略高科技研究設計院，隸屬于中國核工業集團公司，屬于國家事業單位。
隨著國家改革不斷深化，我院作為獨立的市場主體和法人實體，已置身于市場化、全球化和法制化的經營環境中。現代企業的經濟往來，主要通過合同形式進行。合同是指當事人雙方之間設立、變更、終止民事關系的一種協議。根據有關法律法規所訂立的合同，受法律保護。合同管理就是對合同簽訂前、合同簽訂過程中以及合同簽訂后相關注意事項、法律責任、風險等進行全面掌控的一個過程。合同管理是決定現代化企業經營管理成敗的一個重要因素。為適應國企規范化管理的需要，本文針對目前我院合同管理的現狀作了較為詳盡的分析，針對存在的問題提出了一系列應對措施。
一、我院合同管理的現狀
1、法制觀念淡薄，風險意識差
我院一些部門和單位仍存在法制觀念淡薄的問題。認為合同相對方主要是老客戶或信得過的大企業，不會發生糾紛，即使有糾紛通過協商就可以解決，不具備防患于未然的意識。因此，應當規范合同簽訂主體，避免因我院職能部門或非法人單位的行為導致院承擔責任。
2、合同管理體系不完善，管理制度不健全
目前，我院的合同管理體系尚不健全。在快速經濟發展中，我院合同種類增多，涉及領域廣泛，管理部門較多，沒有進行合同歸口管理，各職能部門的分工不明確，責任不清晰。二級單位分散管理的現象十分突出，沒有上報和備案的程序和制度。
3、合同文本不規范
目前我院相當數量的合同文本不規范，條款過于簡單，約定的意思不明確、不具體，極易產生糾紛。（1）數量、質量約定不明。很多合同僅約定按需供貨，并無具體數量的約定。（2）違約責任約定不明。有的合同根本沒有違約責任條款，有的只簡單約定違約者承擔違約責任，這實際也等于沒有約定。（3）管轄約定不明。目前我院合同中普遍存在管轄約定不明的情況。一種情形是，一些合同中往往只簡單約定如發生糾紛協商解決，協商不成則通過仲裁解決或向人民法院提訟，而仲裁地或管轄法院則沒有明確約定，這就等于未約定仲裁。（4）退出機制約定不明。我院為國有單位，受上級主管部門要求，或政策性影響的情況時有發生，因此，如未約定退出機制，極易導致院在發生上述情況時無法終止或解除合同，并進一步導致院對外承擔責任。
4、合同簽訂后履行期間法律風險防范意識不足
目前我院一些部門和單位仍存在合同簽訂即認為萬事大吉的觀念。在合同簽訂后即將合同束之高閣，未及時、審慎地行使合同權利。主要表現有：（1）合同履行過程中，在對方出現違約行為時，未及時主張院的權利，導致訴訟時效存在問題。（2）對于合同履行過程中的重要事項、重要節點，或者對方出現的違約行為等，缺乏以書面形式留存相關證據的習慣，導致我院在糾紛出現時處于被動地位。（3）對新的法律、法規關注不夠，導致合同履行存在法律風險。
二、我院防范和化解合同風險的對策
1、完善合同管理體系
為加強合同風險防控管理，我們應建立合同風險防控專業化管理組織機構，即在我院機關設立合同主管部門，并且配備具有經濟法律專業背景的專職合同管理員，進行合同的風險防控管理。同時，在二級單位也相應配備經過基本合同專業培訓，又具備相關理工或管理類專業背景的兼職合同承辦員。這樣我院和各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系。
2、建立健全規章制度
要使合同管理規范化、科學化、法律化，我院必須首先建立健全規章制度，使合同管理工作有章可循。通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效控制的狀態。
3、加強合同管理人員的培訓
合同管理人員的業務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。我們應采取“走出去”與“請進來”相結合的方法，加強合同管理人員的學習培訓，使合同管理人員熟練掌握合同法律知識和簽約技巧。
4、加大合同管理的考核力度
我院應高度重視合同管理工作，完善合同管理工作的考核機制，加大考核力度，對工作失誤造成院經濟損失的單位和個人要追究經濟責任乃至刑事責任，對工作成績突出的單位要予以表彰獎勵。
參考文獻：
[1]周偉.合同管理研究及法律防范途徑.檢察日報. 2011（3）.
[2]楊立新 .中華人民共和國合同法[M].北京法律出版社，1999.
[3]李永軍.合同法[M].北京中國人民大學出版社，2005.
關鍵詞：企業 合同管理 信息化
中圖分類號：F270
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產所需租賃設備的業務職能管理部門，受集團委托負責授權范圍內的合同管理，主要負責以下三部分業務工作：一是負責集團9個生產礦綜采、綜掘、巖巷作業設備、移動瓦斯抽放設備的租賃業務;負責設備的固定資產管理、技術選型、更新設備計劃申報、與制造廠簽訂技術協議、生產現場的技術管理和綜采工作面的設備銜接;參加租賃設備的招標和設備的出廠驗收。二是負責租賃設備的修理，其中大修部分由集團統一計劃管理，中小修部分由設備租賃公司按核定檢修費指標控制安排使用。三是負責集團9個礦和8個選煤廠機電配件的采購供應;負責各礦、選煤廠配件單耗指標和配件儲備資金指標的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質相結合的非信息化方式，由于標的物種類繁多、業務量十分龐大，傳統的手工、紙質合同管理方式不但工作量大，而且無法做到統籌兼顧，難免發生誤差、影響決策。為切實提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，逐步建立了自己的合同管理信息化系統，2012年對系統進行了技術升級。系統運行模式是，根據集團9個礦和8個選煤廠的配件需求計劃，生成對應的采購合同，內容包括配件的型號規格、招標價、入庫價、供應商等，系統自動記錄合同的履行狀態，通過合同臺賬監測合同的簽訂、執行情況;系統憑借計劃管理、供應商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實現了合同管理信息化。合同編號、軟件開發、網絡平臺是該合同管理信息系統的三個主要支撐：
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統的重要基礎，直接關系到系統運行的效率，所以采用分級分類的編號形式。《設備租賃公司合同管理辦法》第九章規定，所有正式合同必須進行編號，編號規定如下：a、工業產品買賣合同編號為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設備租賃公司，01代表工業產品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯數字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設備修理合同編號為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發。合同管理信息化系統軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設計的思路，采用C++語言開發，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業務部門的應用實現了數據級的共享交換，合同與業務部門的工作流程實現了應用級的互聯互通。
3.網絡平臺。合同管理信息化系統緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，實現了設備租賃公司與各礦、廠機電科網絡互聯互通。網絡平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結算，并以合同檔案的形式歸檔到系統，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統合同管理的復雜性和隨意性。
1.優化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調查分析決策落實跟蹤總結”的主動式控制的轉變;在管理方式上實現了由過去的手工經驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環模式為主的精細化合同管理模式的轉變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進了企業管理理念革新。
2.信息化確保合同數據真實有效。通過信息化管理，合同數據能夠利用網絡及時反饋，在加強合同動態管理的同時，拓寬了收集合同數據信息的渠道，確保了合同數據的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數據，為企業提升決策水平提供了數據平臺。
3.降低管理成本，提高經濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內的噸煤成本消耗情況的控制和監督效能，降低了庫存占用資金，優化了庫存結構，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務性的傳統工作層面走向管理性、戰略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發現了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規范化程度有待提高，表現為部分合同沒有嚴格執行招標采購價格，有的礦、廠業務科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現為系統登錄、人員操作速度較慢等。
以上問題的存在，既有少數工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權限，明確崗位職責，提高管理規范化水平。
（1）審批程序：合同由設備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業務科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執行。設備出租合同由管理科審核，設備科復核，公司副經理審批：設備退租合同由管理科審核，公司副經理復核，公司經理審批決定承修單位：產品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行;設備修理合同由設備科科長、技術科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行。
（2）審批權限：各業務科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內容條款負責，對審查發現不符合要求的合同，有權責令重新填寫;管理科除對合同內容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業名稱、資質材料、經營資格和合同內容中的價格、數量、履行期限、地點和方式進行把關;公司法律顧問主要負責對合同文本條款內容的規范性、合法性進行復審;公司副經理除對合同內容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質量和產品技術要求進行把關;公司經理負責對全部合同實行監控并簽發執行。
（3）協調機制：各業務科室負責人，對本單位業務員簽訂的合同內容，認為不合格不合法，有權退回合同，業務員重新簽訂;對按照規定屬于復審部分的合同內容，認為不合格不合法的，有權組織有關部門進行合同審查，提出意見后，由經理簽發;合同業務員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設備且鑒定結果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調價說明書，調價說明書需由業務科科長、副經理、經理審批后生效。
（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環節，必須按照法律和專業標準的要求，對合同全部內容進行嚴格審查，發現問題立即匯報領導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發票，核對無誤后在發票上標注合同編號，加蓋審核章，財務科方可結算，未經管理科審核及蓋章的原始發票，財務科不得辦理結算手續。同時，配件產品買賣合同、設備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調整工作計劃;合同變更管理子模塊可根據原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據管理等，為管理人員提供有關查詢、收集有關索賠的各類數據的服務等。
（2）合同文件管理模塊：進行合同數據的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數據有：招標文件，投標書，中標通知書，配件清單，標準規范和其他有關資料、技術要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索;選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統模塊：分為合同法律法規檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規檢索子模塊主要功能是對有關合同管理方面的合同法律法規及時更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷;其它子模塊是為了方便系統用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發模塊。
3.加強合同管理信息化培訓，提高人員素質和工作效率。合同管理信息系統用戶一般可分為系統維護人員、系統應用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的專業知識和技能差別很大。系統維護人員和系統應用管理員數量少，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，一般由IT專業人員組成;因為合同的大部分內容由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后才進入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復雜;而審查審批人員按各自負責審查的內容查看相關選項和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對來說比較簡單。因此要加強合同管理信息化培訓，必須針對不同對象編寫培訓教材，采取集中學習與個人自學相結合的方式，讓員工在短時間內了解與本崗位工作有關的系統功能和操作方法，達到事半功倍的效果。
參考文獻：
[1] 葉麗娜（導師：王要武）.集成化建設供應鏈管理框架體系研究.哈爾濱工業大學碩士論文，2006.6
[2] 胡季英，張德群，關柯，建設工程合同管理的信息化，建筑管理現代化，2002（3）
[3] 李桂花.企業合同管理信息化建設.中小企業管理與科技，2007（8）
關鍵詞：合同管理 信息 財務
隨著長江南京航道局進一步強化經濟管理，尤其是對收入類合同、支出類合同的監督，結合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理的要求采用“統一管理、分級控制”的原則，我們提出了開發合同管理信息系統的設計構想。合同管理信息系統是把紙質合同關鍵信息電子化，并在系統中記錄合同的執行金額，以財務的角度監督合同覆行，既簡化管理，又抓住了合同最關鍵要素，提高管理的效率。通過合同管理信息系統，實現合同的執行管理，實現合同收、付款與財務的集成，最終實現合同實時管理，合同綜合分析和合同管理移動應用。
合同管理信息系統主要構想
合同管理信息系統是結合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理采取“統一管理、分級控制”的原則，進一步整合全局資源，強化合同業務財務一體化功能，同時強化合同審批、合同信息集中管理等職能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化總體構想是“統一管理”用合同管理平臺來實現，“分級控制”用合同業務執行平臺來實現，主要構想以下幾點：①實現合同的無紙化管理、實現合同的存檔，合同綜合信息查詢；②合同的跟蹤，全過程實現電子化；③實現合同從起草到簽訂有規范的流程審批，保證合同是合規，合法，同時確保合同管理部門對合同有審查的作用；④通過系統提醒，服務財務、經辦部門關注業務，確保合同按計劃執行；⑤合同查詢：按單位年度、單位、名稱、金額等維度；⑥合同統計：按一定的條件進行綜合分析；⑦合同預警分析：代辦事項提醒，合同審批，到期款提醒、合同執行提醒；⑧集成：以合同管理平臺為基礎，實現與已建成的財務系統、基建系統、等系統的信息集成；⑨合同管理采取全局統一管理、下屬單位分級控制的管理模式：架構統一的合同管理平臺，通過平臺實現對下屬單位的合同統計、分析和監控，實現全局合同管理規范化，合同統計統一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平臺后期更加深化應用：監控細化。例如：合同管理自動化、智能化：通過信息管理平臺，設置一定的約束條件，由系統自動產生對合同監控、分析的提醒和報告，對合同進行預警；合同管理便捷化：通過信息管理平臺，提供統一的工作平臺，也可以通過Andriod智能手機，實現移動應用對合同的查詢、分析、工作審批等內容。
合同管理信息系統總體架構
合同管理信息系統主要是依據局對合同指導要求，對全局合同的統一管理和監督的平臺。總體架構圖如下：
合同管理信息系統的應用
合同管理信息系統根據應用的功能不同分為合同管理平臺和合同業務執行平臺兩個層面，合同管理平臺主要用于合同的后臺管理者對合同執行的監督與管理，合同業務執行平臺為合同承辦部門的日常業務使用。
1、合同管理平臺主要功能
平臺基礎數據管理。合同管理信息與組織架構對應，便于分析下屬各單位的合同信息，保證信息的準確性。在合同管理平臺中對下屬各單位的各種數據信息進行定義，保證向下數據抽取的時候，能準確識別合同信息與單位信息匹配。
合同簽定前審批流程管理。合同草擬后，通過系統的標準工作流引擎預先的合同審批流程，對草擬的合同進行審批，審批通過后，合同才能簽定。簽定后的合同一方面繼續保證合同管理平臺對合同的跟蹤、記錄，另一方面作為合同業務執行管理平臺的輸入，由經辦部門對合同再進行過程管理，并實現合同業務財務的一體化管理操作。
合同查詢。以合同號作為查詢的根據，實現對合同的相關信息查詢，查詢的時候可以與基建系統等其它系統集成，帶出合同審批信息，便于基建等系統中對合同的審批信息和相關信息的查詢，全面了解合同的全過程信息。注意要實現此功能，必須保證合同編號在合同系統、基建等其它系統中都是相同的且唯一的編號。具體實現過程如下圖：
合同統計分析。局下達合同統計要求，在合同管理平臺中開發格式報表，成功后，由平臺按條件，自動的從下屬單位的數據庫中進行抽取，并按平臺要求的條件進行匯總、分析和展現。具體工作流程如下：
合同管理平臺權限管理。設置人員對各機構的查詢權，實現人員對各類合同的查詢權。在合同管理平臺中開發了各種分析、監控報表，報表可以通過用戶授權，實現不同人員的不同查詢范圍和查詢權限。
平臺集成功能。由平臺實現南京航道局及其下屬各單位的合同管理系統集成，主要包含賬套的集成。賬套集成了，才能保證下屬單位的數據能自上而下的抽取，自下而上的傳輸。
2、合同業務執行平臺主要功能
合同統計分析。主要是開發各種報表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一覽表、支出合同執行進度監控與分析、收入類型分析、資金類型分析等表。
合同執行預警。根據合同的計劃收款日期和系統當前日期對比，自定義提前預警的周期（天數），由系統自動提醒快到期未收款或付款的合同，提供給相關部門、人員參考，跟進合同的執行情況，保證合同的按期完成和財務業務對應工作的按期執行。設置預警項目和對應的預期規則等內容；設置預警觸發條件、發送內容、發送規則、接收對象等內容；系統自動預警，產生預警報表，自動發送給相關人員，跟進業務。
移動應用。移動應用主是是通過Andriod智能手機平臺，進行合同的相關業務操作，達到以下管理或工作價值：隨時隨地查詢合同執行狀況；隨時隨地進行合同相關流程的審批；通過移動終端快速的進行合同相關的查詢；系統的預警信息，發送到移動終端，保證業務信息及時有效的傳遞。
合同管理信息系統的安全保障
安全賬戶和登陸。合同管理平臺系統賬戶管理安全特點如下：賬戶密碼加密存儲；支持動態密碼登陸（認證）。
平臺安全記錄：用戶對系統訪問的記錄；用戶對資源操作的記錄；記錄數據的查詢；記錄數據的分析。
數據傳輸安全用戶終端和服務器的數據傳輸采用TCP/IP、ORM-RPC傳輸協議，數據包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。
數據庫訪問安全。數據庫訪問采用獨立的SQL語法體系和解析引擎，進行數據庫的查詢和更新操作。
結語