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按照市檔案局黨組的統一部署，市檔案局積極尋求北京市電子文件管理聯席會議成員單位的政策支持，北京市檔案局聯合北京市密碼管理局于2014年2月7日印發了《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（京檔發[2014]3號）（以下簡稱《辦法》）。本《辦法》共六章27條，針對電子文件的歸檔、電子檔案的移交與接收、電子檔案的保管和電子檔案的利用等制訂了較為全面的規定，并就目前仍容易產生歧義的名詞定義和新舊文件更替等方面進行了明確。本《辦法》規范了我市電子文件歸檔與電子檔案管理的相關工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，為維護歷史記錄完整，促進檔案信息資源開發與利用，推動檔案信息化又好又快地發展起到重要作用。筆者將按照《辦法》的章節，就其中較為重要的內容以及《辦法》的有關條款與之前有關文件的要求不盡相同的方面進行詳細解讀。
一、適用范圍
（一）實施范圍
本《辦法》的實施范圍包括：市和區（縣）所屬黨政機關、事業單位、人民團體、國有企業及國有控股企業，其他組織參照執行。
（二）工作范圍
《辦法》適用的工作范圍包括：電子文件的歸檔，檔案室藏電子檔案的管理、利用與移交，檔案館接收電子檔案及館藏電子檔案的管理、長期保存和利用等。即覆蓋電子文件自形成單位業務部門歸檔工作起，至電子檔案在檔案館長期保存的各個工作環節，及各工作環節的主要工作要求。
（三）北京數字檔案館（北京電子文件中心）的建設
《辦法》明確界定北京數字檔案館（北京電子文件中心）的建設模式、使用范圍和功能邊界。
1.建設模式
運用集約化的系統建設手段，采取市檔案局（館）統籌規劃、統一建設，各使用單位分步部署、分別管理的模式。即由市檔案局（館）統一建設、部署并運行北京數字檔案館（北京電子文件中心），各使用單位通過統一的入口使用該平臺并管理本單位的檔案數字資源。此外，社會公眾也將使用該平臺利用市和區（縣）檔案館藏的檔案數字資源，該平臺還將預留與中央檔案館和其他省區市檔案館及其他機構的數據接口，在條件成熟后實現與其他系統的檔案數字資源交換功能。
2.使用范圍
覆蓋本市電子文件形成單位、市和區（縣）檔案館，并由市檔案局（館）建設完成后負責面向全市統一推廣使用，其中電子文件形成單位主要指市和區（縣）檔案移交單位，對于市和區（縣）不向國家綜合檔案館移交檔案的電子文件形成單位，若其網絡環境符合接入條件，該平臺也可為其提供電子檔案的歸檔、管理和利用等主要功能。
3.功能邊界
起端為各使用單位的電子文件歸檔業務，終端為市和區（縣）檔案館的檔案數字資源長期保存，使用單位、市和區（縣）檔案館在兩端之間圍繞檔案數字資源開展的各項業務均包含在該平臺中。
二、名詞釋疑
本《辦法》重點描述并規范了電子文件和電子檔案的定義及用法，明確了電子文件歸檔和電子檔案管理工作應遵循的“統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密”五項原則。此外，在過去制發的文件中提到過“邏輯歸檔”和“物理歸檔”的概念，這兩個名詞在本《辦法》中變更為準確的“在線歸檔”和“離線歸檔”。
（一）電子文件
按照本《辦法》給出的定義，在本市檔案管理領域，電子文件特指可以經過歸檔成為電子檔案的文件，計算機系統中的系統文件、其他沒有歸檔價值的文件則不可再稱為電子文件。因此，電子文件應當具有原生性且具有歸檔價值，其載體唯一，內容原始、真實、完整，是唯一原件。需要注意的是，有兩類數據在過去被誤認為是電子文件：一是傳統載體文件的數字化副本，二是用于紙質文件起草工作的電子版。上述兩類數據并非電子文件，今后在工作中應注意區分。
（二）電子檔案
電子文件歸檔后稱電子檔案，即在本市檔案管理領域，電子文件歸檔后至長期保存階段均統一稱為電子檔案。需要注意的是在電子文件定義中給出的兩類容易混淆的數據：傳統載體文件的數字化副本統稱為傳統載體檔案數字副本，應納入檔案數字資源管理體系，但不可稱為電子檔案；用于紙質文件起草工作的電子版不可歸檔為電子檔案，也不可向同級國家綜合檔案館移交。
（三）統一管理、全程管理、規范標準、便于利用和安全保密
1.統一管理：對電子文件管理工作實行統籌規劃，統一管理制度，對具有保存價值的電子文件實行集中管理。
2.全程管理：對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態。
3.規范標準：制定統一標準和規范，對電子文件實行規范化管理。
4.便于利用：發揮電子文件高效、便捷的優勢，對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應用。
5.安全保密：按照國家有關法律法規和規范標準的要求，采取有效技術手段和管理措施，確保電子文件信息安全。
（四）在線歸檔和離線歸檔
1.在線歸檔：在不脫離計算機運行環境的情況下，利用互聯網絡，將電子文件的管理權限由形成部門向檔案部門移交的過程。
2.離線歸檔：將電子文件拷貝至移動硬盤，由形成部門向檔案部門送達移動硬盤的過程。
三、電子文件歸檔工作要求
限于篇幅，本部分僅對《辦法》第二章的規定中需要進一步解釋的內容進行解讀。
（一）編制電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表
本《辦法》第七條規定，電子文件形成單位應制訂電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，并報同級檔案行政管理部門審核。市檔案局近期正在加緊起草《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》（以下簡稱《指南》），用以指導電子文件形成單位編制本單位的電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表。在《指南》印發前，電子文件形成單位暫時參照國家和我市有關傳統載體文件的規定，界定電子文件的歸檔范圍和電子檔案的保管期限。
（二）電子文件的實時歸檔
本《辦法》第八條規定，已經實現信息系統全程管理電子文件的單位應在電子文件辦理完畢后實時歸檔。已經實現信息系統全程管理的表述具有以下三層基本含義：
1.信息系統支撐電子文件全部辦理、流轉環節。這里指的主要是電子公文，對于數碼照片和聲音、影像類等依托于拍攝、錄音設備形成的文件，或是由其他系統直接產生的無需經過公文流轉程序的文件，也可實施在線歸檔。
2.信息系統具備電子文件網絡在線歸檔的功能。
3.信息系統具備在線的電子檔案存儲、管理和利用的功能。
（三）電子文件的數據類型
本《辦法》第十條規定了電子文件的數據類型和歸檔格式，各數據類型所代表的含義如下：
1.文本文件：指采用文字處理軟件生成的，記載字、詞、數字或符號等字符信息的文件。
2.數據文件：指通過各類數據庫系統存儲和管理的，以結構化的數據形式記錄的文件。
3.圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖軟件制作的圖形檔案，包括位圖文件和矢量圖文件兩種。
4.圖像文件：指采用數碼照相機、掃描儀等設備拍攝或掃描生成的靜態圖像文件。
5.影像文件：指采用數碼攝像機、視頻采集卡等設備拍攝或采集生成的，可同時記錄聲音、動態影像等信息的文件。
6.聲音文件：指采用數字錄音設備生成的，記錄語音等聲音信息的文件。
（四）電子文件的形式變化
本《辦法》第十一條要求確保在信息交換、存儲和顯示過程中發生的形式變化不影響電子文件內容的真實、完整。其意義在于電子文件的特性決定其在進行格式轉換過程中，可能會產生諸如字體、字號、行間距、文件存儲結構等變化，與傳統載體檔案的管理要求不同，電子文件在歸檔和長期保存過程中是允許形式發生不可避免的變化的，但是其所載內容決不可有任何變化。
（五）電子文件的在線歸檔
按照本《辦法》第十二條的規定，電子文件可以在線歸檔。但是必須注意，用于電子文件在線歸檔的信息系統必須為信息系統，且該信息系統所能承載的文件密級等級必須與在線歸檔的電子文件的密級相匹配。在信息系統建設方面，國家有相應的標準。
四、電子檔案移交與接收工作要求
限于篇幅，本部分僅對《辦法》第三章的規定中需要進一步解釋的內容進行解讀。
（一）電子檔案的移交時間
與傳統載體檔案形成滿20年向國家綜合檔案館移交的要求不同，電子檔案應在歸檔后4年內向市或區（縣）檔案館移交。4年指的是最長的移交年限，市和區縣檔案行政管理部門可以根據本地區實際，在4年內選擇合適的時間間隔設為電子檔案的移交年限。此外，待北京數字檔案館（北京電子文件中心）運行后，亦可實時移交。
（二）電子檔案移交與接收的主要工作
本《辦法》并未對電子檔案移交和接收過程的各項工作進行詳細規定，市檔案局目前正在加緊起草《北京市電子檔案移交與接收辦法》，移交與接收相關工作的具體要求將在該文件中進行規定。
（三）電子檔案的移交介質
本《辦法》明確規定了電子檔案離線移交使用移動硬盤作為數據的存儲介質，這與我市過去使用光盤移交電子檔案的要求有所不同。用于離線移交工作的移動硬盤必須為電子檔案移交工作專用，該移動硬盤平時不得用作他處，不能存儲任何與移交工作無關的數據。在線移交的相關要求將會在《北京市電子檔案移交與接收辦法》中進行規定。在北京數字檔案館（北京電子文件中心）運行前，統一使用離線移交的方式開展電子檔案移交工作，暫不執行在線移交。
（四）機構改革過程中電子檔案的處置工作
按照《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字[2013]2號）規定，機構撤銷或合并后檔案室所藏的電子檔案應向相應級別和類型的檔案館移交，或向合并后單位的檔案機構移交。任何機構和個人均不得擅自處置或銷毀電子檔案。
五、電子檔案的保管工作
限于篇幅，本部分僅對《辦法》第四章的規定中需要進一步解釋的內容進行解讀。
（一）電子檔案的異質備份工作
本《辦法》規定市和區（縣）檔案館應對館藏重要的電子檔案進行異質備份，對電子文件形成單位并無異質備份的要求。這里存在三個主要問題：異質備份的范圍、異質備份的方式、異質備份的可執行性。
1.異質備份的范圍：《辦法》中規定的是“重要的電子檔案”，這就意味著并非所有館藏電子檔案全部需要做異質備份，而是要求市和區縣檔案館根據自己的館藏結構，甄選部分重要性較高的電子檔案進行異質備份。
2.異質備份的方式：考慮紙張的成本，市檔案館目前使用縮微膠卷作為電子檔案異質備份的載體，區縣檔案館可以參照執行。這里需要強調的是，異質備份指的并非數字數據在不同的數據存儲介質中的備份，如在硬盤或磁帶中備份一套電子檔案并非異質備份，異質備份特指檔案信息在不同的信息承載媒介中的備份，如電子檔案異質為縮微膠卷副本或是紙質副本。
3.異質備份的可執行性：由于數據文件、圖形文件和圖像文件等多種電子檔案是無法異質為縮微膠卷副本或紙質副本進行備份的，因此館藏電子檔案中能夠進行異質備份的僅僅是一部分，結合異質備份的范圍問題，再次強調市和區縣檔案館電子檔案的異質備份并非針對全部館藏，而是針對重要的、且能夠進行異質備份的部分電子檔案。
（二）電子檔案保管的總體要求
電子文件形成單位和市、區（縣）檔案館，應當配備電子檔案存儲、檢測、備份、遷移、恢復、安全防護、銷毀、利用等設備設施，完善保管環境條件，有效實施規范管理，維護電子檔案的真實、完整、可用和安全。
（三）電子檔案的定期檢查
在電子檔案定期檢查的要求中，有兩個問題需要重點說明：一是抽樣率的計算方法；二是在定期檢查過程中發現問題如何采取補救措施。
本《辦法》規定，人工抽檢存儲在脫機載體中的電子檔案，抽樣率不低于電子檔案總量的10%。這里的電子檔案總量指的是電子檔案總件數，而非總頁數。
在定期檢查過程中發現問題應當如何采取補救措施呢？對于在線數據出現問題，應使用本地脫機備份數據恢復；對于本地脫機備份數據出現問題，應使用異地備份數據恢復；對于異地備份數據出現問題，使用本地脫機備份數據恢復。簡言之，在線數據、本地或異地備份數據出現問題時，應使用本地或異地備份數據進行恢復，不能夠使用在線數據恢復本地或異地的備份數據。
（四）電子檔案的異地備份工作
電子文件形成單位的異地備份工作在《辦法》中規定的較為詳細，這里僅對市和區（縣）檔案館的異地備份工作進行說明。市和區（縣）檔案館的異地備份地點分為兩個，一是北京市信息安全容災備份中心，二是陜西省檔案館。市和區（縣）檔案館在上述兩個地點開展的異地備份工作均由市檔案局（館）統一承擔，各區（縣）檔案館僅需按照市檔案局（館）的通知要求及時報送需備份的電子檔案即可。
（五）電子檔案的脫機備份載體
本《辦法》對本市電子文件形成單位和市、區（縣）檔案館選型電子檔案脫機備份載體方面，做出了新的要求。即今后統一使用磁帶或硬磁盤，硬磁盤包括移動硬盤和硬盤。由于不再將光盤列為備份介質，各單位應注意及時調整。至于是使用磁帶，還是使用硬磁盤作為備份介質，各電子文件形成單位、市和區（縣）檔案館應根據本單位的設施設備情況進行選擇。此外，無論使用磁帶還是硬磁盤作為備份介質，均應在滿4年后進行介質更新，即將全部備份數據遷移至新的磁帶或移動硬盤中。
（六）電子檔案的保管環境
電子檔案的保管環境應具備防塵、防磁場干擾、防電磁泄漏、防機械振動、防有害氣體（二氧化碳、二氧化氮、氯氣等）、防光（主要是紫外線）、防霉變、防有害生物、防火、防水、防盜條件，進行必要的溫度、濕度控制。具體要求參照國家相關標準即可。
（七）電子檔案保管的其他要求
電子檔案的管理措施和保管環境除了應按照本辦法第二十一條執行，還應達到《北京市電子文件管理暫行辦法》（京辦字[2013]2號）第二十五條的要求，具體如下：
1.所有設備、設施、軟件系統及各種載體應性能優良、運行穩定可靠，有利于保持數據的長期可讀性。
2.對發生數據損毀的電子檔案，一經發現應及時采取有效措施進行數據恢復。
3.保存電子檔案的載體，應選擇安全保密的場所，配備必要的保密防護設施。
4.按照國家信息安全等級保護標準和信息系統分級保護管理規定，保存電子檔案的場所應該封閉，存儲電子檔案的信息系統應與其他信息系統實行物理隔離或采取符合保密標準要求的安全隔離措施，應按照系統保存的密級和安全等級最高的電子檔案執行信息安全與保密管理制度。
5.銷毀電子檔案應履行審批手續。銷毀電子檔案，應進行監銷并保證其內容不可恢復。
6.電子檔案應根據技術與管理的發展變化，及時進行不同信息系統平臺間、不同信息載體間的遷移。
六、電子檔案的利用工作
限于篇幅，本部分僅對《辦法》第五章的規定中需要進一步解釋的內容進行解讀。
（一）電子檔案的計算機檢索目錄制作標準
由于電子文件的特性，在歸檔時均應以“件”為單位。因此，電子檔案的計算機檢索目錄層級也應達到“文件級”。并且，計算機檢索目錄與電子檔案原文應有效鏈接，在信息系統環境下，可通過計算機檢索目錄準確定位并提取電子檔案原文。
（二）電子檔案利用的登記和審批流程設計
在利用系統的設計過程中，應按照《辦公自動化系統電子文件管理功能需求指南》（京檔發[2006]11號）的要求設計利用登記和利用審批流程，確保任何電子檔案不會超授權范圍利用、復制或公布。
（三）電子檔案的原件封存問題
本《辦法》明確了電子檔案封存保管要求，電子文件形成單位、市和區（縣）檔案館應將館室藏電子檔案制作一套專門提供利用的版本上傳至利用系統，電子檔案的原始歸檔數據不得提供利用。
七、《辦法》的施行時間和文件更新問題
本《辦法》自2014年2月7日起施行，由于《辦法》按照信息技術的發展，對一些舊要求做出了新的規定，電子文件形成單位、市和區（縣）檔案局（館）需要認真學習，逐步按照新的要求調整本單位的相關工作。同時，為了避免本市在電子文件歸檔和電子檔案管理方面的多份文件在具體工作要求方面的沖突、以及在新的信息技術環境下更新相關規定，在本《辦法》施行當日廢止了《北京市電子文件歸檔與管理暫行規定》（京檔發[2004]14號）、《北京市國家機關電子文件歸檔工作規定（試行）》（京檔發[2007]2號）。
[關鍵詞]電子文件 電子檔案 特點 管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0052-01
齊秀，女，吉林省鎮賚縣旅游管理服務中心助理館員，從事檔案管理工作。
趙淑華，女，吉林省鎮賚縣旅游管理服務中心助理館員，從事檔案管理工作。
一、電子文件、電子檔案的特點
（一）信息傳遞快
經濟全球化把世界上不同國度、不同角落從事經濟活動的人聯系在一起。世界并不陌生，也不顯得遙遠，經濟活動個體在短時間內就能了解自己的商務活動并作出反應。電子信息通過網絡既可單向傳播，也可多向分散，由電子信息生成的電子文件成為傳播信息的重要渠道且波及面廣，無論是世界經濟活動的前沿報道，還是某一項經濟法規的公布都可以通過電子文件公布出來，很短時間內世界上便可曉得經濟的最新進展。在沒有電子文件、沒有電子信息之前，可以想象讓全世界了解某項重要經濟活動的運行、發展幾乎是不可能的。
（二）一體化趨勢強
電子文件、電子檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優勢，它不僅能縱向形成某項經濟活動的紀要，更能從橫向范圍內把反映某項經濟活動議題影響的價值信息快速記錄下來。電子文件、電子檔案從記錄的完整角色看，更能充分做到“橫不缺項、縱不缺限”，無論是從時間角度還是空間角度都是完整、一體的發生作用。經濟全球化也不是單向的，國家之間、公司之間甚至個人之間進行的經濟活動從對話到最后達成協議并不是孤立的發生作用，它必然或無形中影響到其他國家或民眾的關注。特別是關系國計民生的重要國際會議議題，如改善衛生服務、改善居住環境、加快扶貧等一系列問題都會使其他國家或民眾作出反應并出臺相關政策應對經濟形勢的變化。從這層意義上講經濟全球化又是一體化的過程。電子文件、電子檔案記錄內容的完整性、一體化與經濟全球化相對稱，它對國家根據國際形勢變化探究經濟趨勢、推定經濟走向、制定經濟法規能產生重要影響，對國家在經濟全球化中開展國際競爭提供了更為寬廣的信息來源。
（三）保存與查詢
經濟的發展帶動了檔案工作的變革，傳統的紙質檔案已不能完全適應經濟形勢的變化，電子文件、電子檔案通過網絡變得更加便捷，且保存簡易。一旦紙質檔案丟失，便可通過電子文件和保存的電子檔案進行查詢，尤其是當發生重大自然災害，如暴雨、雷電、地震等災難時，紙質檔案一旦完全被毀，如有電子檔案異地備份保存，只要進行原始電子文件恢復，將起到其他方式再現歷史不可替代的作用。特別是國家在經濟全球化趨勢中應對經濟糾紛，如有電子文件、電子檔案保存，它將會給國家提供法律依據，打贏國際官司、挽回經濟損失功不可沒。
二、電子文件、電子檔案的管理
（一）提高認識，加強領導
檔案作為真實記錄社會政治、經濟、科技、文化等各項活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區歷史文化財富的重要載體。伴隨信息技術的廣泛應用而產生的電子文件和電子檔案，同傳統的紙質文件、檔案一樣，都是首都重要的信息資源和珍貴財富。各地區、各單位應提高對保存電子文件和電子檔案重要性的認識，加強對電子文件和電子檔案工作的領導，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區、本單位的信息化建設規劃。健全檔案工作網絡，將對電子文件形成及管理全過程的要求相應納入各級領導、電子文件形成部門和檔案部門或人員的職責范圍，確保電子文件和電子檔案的真實、完整及有效性。
（二）做好辦公自動化系統的開發設計和應用工作
各地區、各單位在開發設計辦公自動化系統時，應統籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理問題。檔案部門或人員應在系統開發設計人員的技術指導及對辦公自動化環境下文件形成全過程充分調研的基礎上，全面、準確地提出電子文件歸檔和電子檔案管理的功能需求。同時，在辦公自動化系統開發與應用的整個過程中，系統開發設計和維護人員要與檔案部門或人員密切合作，以保證辦公自動化環境下電子文件和電子檔案的有序形成和安全保存。
（三）及時做好電子文件的歸檔和電子檔案的移交工作
各單位應將具有憑證和參考價值的電子文件納入歸檔范圍，并在歸檔電子文件時，同時歸檔同版本的紙質文件及保證電子文件長期可讀的相關數據和背景信息。檔案部門或人員負有對本單位電子文件形成、積累、整理、歸檔工作的監督職責。各單位還要按照同級國家綜合檔案館的要求，定期向同級國家綜合檔案館移交電子檔案。
關鍵詞：電子文件 特點 問題對策
中圖分類號：F407.63 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著電子計算機和通信技術的進一步發展和深化，特別是辦公自動化系統在機關、企事業單位日常辦公中的廣泛運用，由此產生的電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等都是屬于電子文件。電子文件是文件的一種，它具備文件的所有屬性，同時電子文件又以數字形式進行記錄，并由計算機等設備進行加工和處理。因此電子文件具有一般文件的特點，同時也具有獨特性，表現在以下幾個方面：
（1）整理過程簡單，管理靈活。一般意義上的檔案管理模式是由文書處理部門立卷，檔案業務部門接收，按年份將文件歸檔。這種檔案管理模式對前期的檔案整理分類要求很高，自然也就需要檔案人員在這一環節上傾注更多的時間和精力。然而電子文件與傳統紙質文件不同，它可以在產生之初即時歸檔。因為電子文件依賴于計算機管理信息系統，并且一個單位的文書處理人員、業務人員和檔案管理人員在共同的辦公信息管理系統中辦公。比如文書處理部門可以靈活處理電子文件的定稿，一方面可以將需要歸檔的電子文件根據需要整理后交給檔案部門直接歸檔，另一方面也可以利用計算機網絡管理系統將平時各個部門所產生的文書匯總后傳送給檔案部門，檔案部門再按照利用者的需求，盡快將有歸檔利用價值的電子文件下載或者刻錄成光盤的形式保存下來，最后作為電子檔案歸檔。
（2）載體信息容量大，易存取。因為傳統的紙質檔案是以實體的形式進行歸檔保存的，當然離不開大型庫房作為存儲空間，而電子文件是依附于各種載體存在的，這些載體的信息容量是前所未有的。并且電子文件不需要依賴于巨大的庫房和裝具，既可以節省存儲空間，又大大減少了人力、物力和財力。
（3）簡化了利用手續，便于檢索和利用。在傳統紙質檔案環境下，利用者如果要借閱檔案，就必須到檔案室或檔案館辦理手續，查閱后假如需要檔案復制件，還需進一步申請。在電子文件管理信息系統中，由于檔案管理部門和辦公室業務部門共同使用一個儲存電子文件信息的數據庫，用戶無需親自到檔案館，直接利用辦公室電腦連接檔案部門網站即可查找并利用所需檔案，并可方便快捷地進行復制和存儲。
一、目前電子文件管理中存在的問題
從理論上看，電子文件具有檔案的本質屬性和一般屬性，但是由于電子文件的一些特點不同于紙質文件，所以我們在管理電子文件時就不能采用和傳統文件一樣的方法。于是，在探索新的管理方法過程中出現了一系列問題。
（1）不能確保電子文件的可靠性和真實性。電子文件離不開計算機系統，這種強烈的依賴性使它的可靠性和真實性受到限制。電子文件是通過計算機將信息以數字代碼的形式記錄在載體上的，同時就必須依靠計算機系統才能得到識別和利用。計算機可以保存電子文件的完整性，也可以變動或者刪除電子文件，特別是稍有操作不當，就會嚴重影響電子文件的原始性。所以，人們可能就會懷疑電子文件的真實性和可靠性。除此之外，因為電子文件的信息內容和載體是不在一起的，電子文件的存儲信息可以任意擴展、濃縮或者改變它的存儲空間，也可以通過操作系統變動在硬盤上的位置，或者將電子文件從原來的存儲硬盤中拷貝到其他的存儲載體，或者通過網絡進行公開。由此可見，電子文件時刻都處于被改動、竊取、甚至消亡的境地，這就更加危害到了電子文件的真實性和可靠性。
（2）不能有效地保管和長期保存電子文件。當今計算機技術迅猛發展，更新速度前所未有，特別是計算機設備中的軟硬件更新更快，再加上存儲材料的不長久性，這就對電子文件的
保管和長期保存帶來了挑戰。處于保管層次的電子文件，一般不可能只是在一個計算機系統中形成，然而不同的計算機系統在內容格式布局上都不盡相同，于是就會出現電子文件在形成時所依附的計算機技術不能滿足其保管階段的要求的現象。除此之外，由于存儲電子文件的載體并不是一成不變的，在長期使用過程中，難免就會出現載體材料老化或者磁性自然消除的情況，也就造成了電子文件信息不存在或者識別失真的后果。當然，很多部門和單位針對電子文件的有效保管和長期保存問題，提出了不少有實踐意義的建議和做法，比如說引進拷貝和再生性保護技術等，可是這些也只是當下計算機發展情況下的權宜之策，要從根本上杜絕此類問題，還需要電子文件的管理者認真琢磨和繼續探索。
（3）不能保證電子文件的法律憑證作用。電子文件作為一種新生事物，因為無法確保其真實性和可靠性，所以其法律憑證作用與紙質文件相比，略顯不足。可是，雖然由于技術上的
缺陷，我們不能確保電子文件的真實性和可靠性，但是這并不表明所有的電子文件的可靠性和真實性就該受到質疑。同時，隨著計算機技術的進一步發展，電子文件的數量與日俱增，“證據”、“證明”的這種作用必然就會慢慢依賴于電子文件。不可否認的是，目前要使電子文件的可靠性和真實性得到有效保障，就只能依靠法律的幫助。也就是說有關部門要加強電子文件立法，確保嚴格有效的法律支持，借助法律的強制作用來約束人們的行為，對于那些專門靠破壞信息技術來竊取、修改電子文件信息的不法分子必須要依法進行嚴厲懲罰。尤其是在網絡環境下，有關部門需要對電子文件在網絡上的傳播和利用進行規范，以此來維護電子文件的知識產權。對于在網絡上隨意不負責任地傳播利用別人研究成果的行為，要進行嚴
厲打擊和懲治。只有將電子文件管理合法化，以法律條文的形式確定下來，才能充分實現電子文件的法律憑證價值。可是，事實卻是目前有關電子文件的法律規范還很不完善，無法適
應當下電子文件迅猛增加的趨勢，因此，制定適合電子文件管理的法律也是需要解決的問題之一。
（4）網絡的廣泛應用，給電子文件的管理帶來了一系列新問題。計算機網絡化的不斷進步，使得電子文件在各行各業都不同程度地大量形成，并有日益發展的趨勢。由于電子文件的獨特性，使得和普通的紙質文件有所區別，帶來了一些新的管理問題。“網絡化”引起“文檔一體化”，掃除了傳統時間和空間障礙，更新了傳統檔案室的工作模式。總而言之，網絡化帶來了文件、檔案管理的新變革，與此同時，也對我們的管理工作提出了挑戰。
三、加強電子文件管理的技術措施
關鍵詞：現代辦公技術:檔案管理:影響:對策
一、引言
現代辦公技術下的檔案管理工作是指，依托計算機及計算機系統的檔案管理工作。現代辦公技術在檔案管理工作中的應用其基礎在與檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質文件有以下的特點：首先，電子文件需要借助一定的現代辦公設備進行讀取；其次，電子文件可以在計算機等其他電子設備上進行傳輸與分享；最后，對于電子文件的管理不需要有場地的要求，但是計算機設備對環境的要求較高。分析現代辦公技術對檔案管理工作的影響需要建立在對電子文件的理解上進行。
二、現代辦公技術對檔案管理工作的影響
第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現代辦公技術下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關注的問題。電子文件相較于紙質的文件，文件極易被人文修改，雖然當前已經具備先進的技術防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時常發生。此外，電子文件修改后極難識別修改的痕跡，雖然當前檔案管理工作中應用了許多先進的檔案修改識別技術，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現代辦公技術更新換代較快。現代辦公技術是依托計算機系統及網絡開展的，而現代電子計算機軟件的更新換代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應新的技術。這種更新換代表現在兩個方面：一方面，計算機硬件更新較快，使用年限較短。在存儲電子文件時，通常將電子文件存儲在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計算機進行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計算機管理軟件更更新較快。在使用電子軟件進行檔案管理后，軟件不會是一成不變的，軟件會適應檔案管理工作的開展進行系統的升級與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準確。[1]第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實物化的，這就導致電子文件與紙質文件相比難以界定文件的原件。紙質的文件樂意通過文件的復印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計算機上顯示，許多人都可以使用移動設備拷貝文件，不管主體是誰，在何處拷貝，何時拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。[2]
三、現代辦公技術下檔案管理工作開展的對策
第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對電子文件的以上特性，現代辦公技術下的檔案管理工作應當注重對檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強對檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現被篡改和丟失的現象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區別工作，保護原始文檔的原始信息，對于文件通過技術處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計算機的機房達到標準的溫度及濕度，確保計算機硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運行與工作。此外，檔案管理人員需要加強檔案讀取及傳播授權制度的建設，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質文件進行雙套管理。在當前機關單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質文件轉化為電子文件進行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當前電子文件無法全面替代紙質文件，電子文件在管理制度建設、管理技術與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對這一現狀，筆者認為在開展檔案管理工作中應當采用電子文件與紙質文件同時進行的雙套管理體系做到電子文件及紙質文件的一一對應，注意紙質文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時可以及時參考紙質文件進行恢復，不至于影響工作開展的進度。第三，提高檔案信息安全意識，加強檔案管理工作人員培訓。現代辦公技術下的檔案管理工作與傳統檔案管理工作有很大的區別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計算機及軟件，可以熟練操作系統。由于大部分檔案管理人員缺乏對現代檔案管理技術的學習，大部分工作人員對于信息安全缺乏一定的意識，業務能力也較為生疏。筆者認為，部門應當加強對檔案管理人員的業務培訓，只有組成高素質的工作隊伍，檔案管理工作才能有序展開。
四、結束語
綜上所述，隨著信息時代的到來，各個領域在工作方式和內容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應該跟上現代辦公技術的普及腳步，細化管理制度，提升檔案管理認識，加強技術人員培養，為更好地開展檔案管理工作打下堅實的基礎！
參考文獻：
[1]侯晉麗.淺談如何做好辦公室文件的檔案管理工作[J].辦公室業務，2017(01).
【關鍵詞】電子文件；電子文件檔案；電子文件檔案化管理
一、引言
目前，高校隨著電子校務管理系統及辦公自動化系統的建立和普及，文件從產生到處理過程可以不再使用繁瑣的紙張一步一步的完成，而是由計算機和現代化辦公設備取代，故電子文件的數量急劇增加，可以說高校辦公已經進入電子文件時代。從高校檔案管理角度，隨之而來的，就是怎樣管理電子文件檔案，以及如何管理電子文件檔案？電子文件n案還能夠像傳統紙質檔案那樣管理嗎？為什么說對高校電子文件施行檔案化管理是高校電子文件檔案管理的必然選擇？本文擬對上述問題談一下自己的思考。
二、電子文件的含義及特點
電子文件是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。其特點：①信息的非人工讀性。
數字信息在傳輸、存儲中有時會經過壓縮、加密等處理，只有通過計算機特定的程序解碼、解壓或解密，才能人工識讀它。②系統依賴性。電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現。③信息與特定載體之間的可分離性。電子文件中的信息不再對原記錄載體“從一而終”，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，卻不影響其內容的真實。④信息的易變性。操作的方便性使得文件信息的改動較為容易，另外，電子文件載體性能的不穩定性，新的信息編碼方案、存儲格式、系統軟件的不斷出現，都可能導致原有文件信息在讀取時產生變化。⑤信息存儲的高密度性。電子文件的信息存儲密度大大高于以往各種人工識讀的信息介質。隨著科學技術的進步，數字介質的存儲密度還將繼續加大。⑥多種信息媒體的集成性。電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機組合，能夠更加真實地再現當時的活動情況。
三、為保證電子文件檔案的真實性，必須施行前端控制
1.電子文件檔案真實性與文件載體
（1）電子文件檔案的管理，最重要的是保證其真實性。如果不真實，電子文件檔案就不能成為可信的法律證據和歷史記憶，其所表達的內容也就沒有多少意義。
（2）傳統文件檔案保證其真實性的關鍵，是保證其原始載體的真實性。傳統上，只要保證文件載體就是文件創建者所使用的原始載體，就能夠保證文件的真實性。人們將保存文件原始載體的行為，稱之為歸檔管理。只要將文件的原始載體妥善地歸檔保存起來，就能夠保證傳統文件檔案的真實性。
（3）電子文件檔案只通過保存其所謂原始載體，已無法確認文件的真實性。電子文件的出現對所謂原始載體的概念，以及相應歸檔保存原始載體的行為，提出了挑戰。由于電子文件的特質不同于傳統文件，電子文件內容與載體的可分離性、電子文件結構的兩重性和電子文件信息的易變性及易逝性，使得所謂原始載體已經無法對文件的真實性起到保證作用了。
（4）正因為電子文件的特質，更具體地說是電子文件載體的特質不同于傳統文件：所以要保證電子文件的真實性，就需要在電子文件管理中，通過保存元數據全面記錄文件的來源信息和結構，以及文件管理全過程，來保證文件始終是其創建者的真實意思。
2.電子文件檔案的真實性與前端控制
（1）根據電子文件的特點，要想保證電子文件的真實性，只注重歸檔保存電子文件的內容，只在后端歸檔環節上下功夫是遠遠不夠的。要想保證電子文件的真實性、完整性、有效性，就需要在文件形成的背景信息，以及與文件處理過程有關的信息等前端環節上下功夫，也就是要主動地、有效地、規范地將這些信息記錄下來，并且有效地、有計劃地保存下來。
（2）即使要求在電子文件歸檔的同時，也一起歸檔電子文件的元數據；但是，如果在電子文件形成處理過程中就忽視了對其背景信息的記錄，或者沒有考慮建立規范、標準的元數據著錄系統；那么，所謂“歸檔元數據”就不可能真正實現：而保證電子文件真實性、完整性、有效性的基本條件也就喪失了。在電子文件檔案管理過程中，由于前端控制的缺失，將使得后端歸檔管理的作用大大縮水。
（3）電子文件管理的前端控制，是指盡可能把一切能夠提前進行的保證文件檔案真實性的管理措施，盡量提前到文件形成階段進行，甚至形成之前進行。從而實現從電子文件開始形成時，就采取了保證文件真實性的各項措施：使電子文件在保證其真實性、完整性、有效性的條件下的“歸檔管理”，成為前端控制成果的接收。
（4）如果認為電子文件管理可以在后端歸檔時，補充記錄背景信息等元數據，那是不符合實際的設想。因為補充記錄，不是實時記錄，往往不可能記錄齊全，會有很多漏記的信息，文件的真實性就得不到可靠地保證。補充記錄最多只能作為臨時補救措施使用，前端控制才是基本的、主要的措施。
四、為保證高校電子文件檔案管理工作得到有效實施，必須對電子文件施行檔案化管理
1.電子文件檔案化管理是科學有效歸檔的前提
（1）所謂電子文件檔案化管理，是指從檔案管理需要出發對電子文件從形成開始的整個運動的全過程，實行連續的、整體的、一體化的全程管理：確保并且能夠證明文件的真實性、完整性、有效性，使文件可以作為檔案保存和證據使用：文件不再區分為“文件管理”和“檔案管理”兩個階段。
（2）電子文件的“檔案化管理”與“歸檔管理”是兩種不同的管理措施。“檔案化管理”是使電子文件具備成為檔案和法律證據的能力。具備了這種能力的電子文件，才有可能被歸檔，成為電子文件檔案。所以“檔案化管理”是為使電子文件檔案化而采取的管理措施，比如在電子文件形成開始階段就建立元數據著錄機制等。而“歸檔管理”則是在電子文件形成后，把文件認定為檔案，再移交檔案部門管理。
（3）電子文件如果還像傳統文件那樣只在文件形成“后端”施行“歸檔管理”，那么電子文件歸檔以前的真實性無法得到保證。因為，傳統文件的真實性可以通過確保載體的原始性來得到證明，因而可以在文件管理“后端”施行“歸檔管理”，但電子文件卻不能。所以，τ詰繾游募而言，不能用“歸檔管理”來代替“檔案化管理”。“歸檔管理”實際上強調的是“后端控制”，而非“前端控制”。從檔案管理角度，對于電子文件而言，需要強調的恰恰是“前端控制”和“全程控制”。而對電子文件施行“檔案化管理”，才能使“前端控制”和“全程控制”真正落到實處。電子文件“檔案化管理”的重要意義在于，它是電子文件科學有效歸檔的前提；只有在此基礎之上，才可能科學而有效地實現對所有各種類型電子文件的“歸檔管理”。
2.電子文件檔案化管理是高校電子文件檔案管理工作的必然要求
（1）由于電子文件內容和載體可分離等可變性特點，客觀上要求，高校檔案管理工作必須向前延伸到對電子文件本身的管理，進而必須再向前延伸到對電子文件開始形成階段的管理，甚至延伸到未形成階段的管理；也就是由事后的“后端控制”，變為適時的“前端控制”和“全程控制”，甚至是“超前控制”。
（2）從實際需要角度看，電子文件在形成過程中，不管實際運動到何種階段，不管文書處理程序有否已經完畢，也不管文件價值大小，只要有客觀需要，電子文件就可以隨時被認定為檔案或作為檔案使用。所以，在電子文件管理工作中，重要的是，對電子文件從一開始就要進行檔案化管理，從而保證電子文件隨時可以被認定為檔案或作為檔案使用。鑒于此種情況，電子文件只有在“后端控制”階段才能被認定成檔案，才能進行歸檔管理的傳統管理模式，顯然既不適應客觀實際需要，也不太重要了。
（3）電子文件從形成到歸檔保存或銷毀是一個完整的運動過程。在電子文件運動過程中，檔案管理工作應從文件形成開始階段就提早、主動介入，從源頭開始控制文件的狀態與質量，把需要在文件運動過程中實現的檔案管理功能盡量在文件運動過程各個階段實現。提早、主動介入不僅是確保電子文件真實性、完整性、有效性的有效措施，而且能夠優化檔案管理功能，提高檔案管理效率。
[摘 要]信息技術的發展及應用使醫院電子檔案管理工作呈現出前所未有的新局面，本文探討了信息技術在醫院電子檔案管理中的價值及其在應用信息技術時存在的問題，并提出了一些醫院電子檔案管理工作的改進策略，以切實提升醫院電子檔案管理的利用率，推進現代醫院檔案工作的發展。
[關鍵詞]信息技術；醫院；電子檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119
[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02
當前社會進入信息化時代，信息技術已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動了社會的發展進步，這也為提升醫院電子檔案管理工作的質量及效率提供了契機。但信息技術在給醫院電子檔案管理帶來極大便利的同時，也產生了形式多樣且規格各異的電子文件，那些具備一定保存價值及利用價值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強電子檔案的管理工作，是提高醫院管理效率的必然要求，也是醫院實現跨越式發展的根本項目。
1 信息技術在醫院電子檔案管理中的價值
1.1 提升醫院電子檔案的管理水平
醫院借助信息化技術，對具有重要憑證性、依據性和參考利用價值的醫院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計以及編研等一系列操作實行全過程管理與監控，可保證管理工作的連續性。根據電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數據文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計算機程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規則，可有效提高醫院電子檔案的管理水平。
1.2 提高醫院電子檔案管理的靈活性、時效性
醫院借助信息技術，可以靈活地對電子文檔進行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲在計算機中，與此同時，借助光盤、U盤等存儲載體，還可對電子文檔進行移交、轉借。借助信息技術及計算機系統，能夠有效實現資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關信息，檔案管理人員還可根據實際需要，及時獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時效及效率。
1.3 完善醫院的信息化建設
信息化時代中，電子檔案在醫院檔案的重要性日益凸顯，應用信息技術亦是醫院整體信息化建設的重要內容。通過建立并不斷完善醫院檔案管理的信息化平臺，并借助信息技術，統籌安排醫院信息及電子檔案工作，可促進醫院各部門的協調管理，提高醫院管理效率，實現電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過程中，還能及時發現存在的不足，予以修正，為醫院的信息化建設提供有力的保證。
2 醫院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題
信息技術在應用過程中，難免會存在一定的問題。只有加強對這些問題的重視，不斷改進，才能切實將信息技術有效地應用于醫院電子檔案管理中。使用信息技術管理醫院電子檔案，大多采用批量處理的方式進行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時，也容易因為小小的失誤造成嚴重的不良后果，加之文件大多涉及熱萁瞎悖涵蓋方向較雜，需要工作人員及時更新電子文件，以避免出現電子文檔丟失遺漏等問題。電子文件需借由信息技術進行多元化轉變，才能由原本復雜的結構、不一而足的形態、雜亂的存儲方式，轉變為可歸檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉變的過程中，時常會受到外界非正常因素的影響，而出現文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開展。計算機開放性的特點使信息技術在表現出巨大優越性的同時，也存在較為突出的信息安全、網絡安全等問題。應用信息技術進行醫院電子檔案管理也勢必會存在一定的安全隱患，諸如計算機遭受病毒侵害、醫院網站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問題不容忽視。此外，利用信息技術管理醫院電子檔案，對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業的檔案業務能力、嫻熟的電子信息技術操作能力、豐富的文化涵養等，才能適應強大的數據整理以及難度較大的管理工作。
3 信息技術在醫院電子檔案管理中的有效應用
3.1 完善電子檔案管理體系
優質可行的管理體系是將信息技術有效應用于醫院電子檔案管理中的重要環節，可規范電子檔案形成、收集、歸檔等整個流程，充分發揮信息技術的優勢，促進電子信息技術應用。醫院電子檔案管理體系應結合醫院發展的實際情況加以構建和完善，以充分發揮電子檔案服務于社會、服務于醫院的功能。
一是充分借鑒并利用現代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的醫院電子檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結、發展，形成科學、合理的現代化檔案管理體系。
二是采取責任制體系，通過完善的管理制度、健全的管理機制，明確檔案工作職責和任務，使醫院電子文件的形成、積累、收集、整理有據可依，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性，嚴格落實規章制度，將電子檔案管理工作的全過程納入到管理體系程序中，與相關人員的崗位職責進行掛鉤，提升管理人員對醫院電子檔案管理有關規章制度的理解，落實責任分工，明確檔案管理的責任歸屬，實現各個環節的有章可循，有據可查，落實到人，有效規范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。
三是構建行之有效的獎懲制度，給予工作表現優異、成果顯著的檔案管理人員獎勵，對表現不佳的人員予以適當的督促，在充分提高職工責任心的同時，增強其工作積極性，從而更好的完善醫院電子文檔管理體系。
3.2 建設電子檔案信息數據庫
建設電子檔案信息數據庫是醫院電子檔案管理的重要舉措，是實現電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關鍵。檔案信息數據庫的建設不僅要考慮當前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準備，保證有較高的性能，還應便于反復修改。
一是做好電子文件的收集工作，及時收集草稿性電子文件和輔電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環境和元數據的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應與電子文件同時保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對醫院工作相關的電子文件加以收集、登記和備份，及時保存并登記、更新操作環境及數據，以保證電子文件收集的時效。
二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎上，歸檔的范圍應包括醫院各項活動中形成的各種載體電子文件，具有永久保存r值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。歸檔的時間也需保證連續性，同時將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對濕度控制在合理范圍內，為避免電子文件在長時間保存過程中可能存在的儲存錯誤，歸檔的電子文件應一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對需要永久保存的電子文件，應制作成紙質版本予以歸檔。
三是利用信息技術，實現醫院電子檔案管理的網絡化，及時發現并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫院檔案網絡系統中檔案信息資料存儲的內容，及時更新并補充信息內容，滿足使用者對電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問題及數據流失，可在進行數據資源管理時，將系統設置成自動備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數據安全。
四是實現文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機的整合起來，實現文件檔案的統一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動態過程、相關的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。
3.3 檔案隊伍專業化
檔案管理人員是開展檔案工作的行為主體，通過建立檔案專家人才庫，提高檔案干部隊伍素質，可實現依法治檔，進而使檔案人才培養模式進一步創新。只有現代化培訓手段得到廣泛利用，檔案專業隊伍規模不斷擴大，檔案人才隊伍結構和整體素質得到顯著提高，才能有效利用信息技術進行醫院電子檔案管理，并充分發揮其價值。
一方面，通過考察、培訓等培養教育方式，強化檔案干部培訓，包括專業檔案理論知識、計算機網絡技術、電子文件知識、知識產權保護知識、基礎網絡安全維護知識以及計算機操作運用能力等素質。醫院可在充分考察本院實際情況的基礎上，詳細分析醫院對電子檔案管理的需要，并根據實際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓計劃，定期對電子檔案管理人員進行培訓考核，或是組織其外出學習考察，認真學習電子檔案管理方面的新知識、新規定和新要求，還可邀請行業專家前來醫院，傳授電子檔案管理的知識經驗及研究成果，通過形式多樣的活動，不斷提升醫院檔案管理人員的業務技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎上，正確高效地開展電子檔案管理工作。
另一方面，可創新人才競爭機制，營造人盡其才的積極氛圍，促進檔案管理人員自我提升。并將競爭機制引入醫院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個環節中開展效率競爭、時間競爭和服務競爭，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機，這不僅能充分調動起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進取，努力提升自身的專業水準及各項素質，以滿足醫院電子檔案管理的發展需要。
4 結 語
當前社會已進入信息化時代，利用信息技術加強醫院電子檔案管理工作，不僅是時展的需要，也是提升醫院檔案工作效率，推進醫院可持續發展的重要保障。隨著信息技術的不斷發展，醫院電子檔案管理也體現出日新月異的特點，相關人員應正確認識信息技術在醫院電子檔案管理中的價值，充分了解醫院電子檔案管理在應用信息技術時存在的問題，從完善管理體系、建設電子檔案信息數據庫、提高檔案管理人員素質等方面著手，不斷改進醫院電子檔案管理工作，以切實提升其利用率，推進現代醫院檔案工作的發展。
主要參考文獻
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關鍵詞：電子檔案；整理；保護
電子檔案指的是在社會生活中形成的、包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等的文字材料，其以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體。電子檔案的整理與保護工作是檔案管理工作重要的組成部分，檔案工作人員應適應社會與科技發展的需要，開拓檔案管理的各項功能，創新思維，以科學的方法做好電子檔案的整理與保護工作。當前， 磁盤、光盤及磁帶等是電子文件歸檔的主要類型，按檔案種類分別進行整與理組盤是做好這項工作的關鍵。
一、電子檔案文件的特點
與紙質文件相比，電子檔案文件呈現如下特點：
首先，電子文件在閱讀使用時必須要借助現代辦公設備，這也是其與直觀的紙質文件最大的區別。
其次，電子文件的傳遞速度快。其處理與傳遞直接由計算機等現代辦公設備迅速完成。
再次，電子文件的共享利用不受距離與時間的影響。
最后，與紙質文件相比，電子文件對保存的環境與條件要求不同，其對環境的溫濕度與防磁性等條件的要求要遠遠高于對保存場地面積的要求。
所以，電子文件的整理與保護需要有相應的技術與設備，并根據電子檔案的特點等實際情況來具體工作。由此可以看出，電子檔案管理并不是一項簡單的工作，是一項十分復雜的技術工程。所以，檔案管理者要在認真研究與不斷實踐過程中積極探索電子檔案的整理與保護的方法與技術，充分的發揮檔案服務于社會事業的作用。
二、電子檔案的歸檔整理
具備一只技術過硬的專業化的電子文件檔案整理隊伍，是開展檔案管理工作的必備條件。當前不少檔案工作者計算機技術掌握不夠，還不能適應檔案工作發展的需要。所以，組織技術培訓和業務學習，盡快掌握信息管理自動化基本知識與技能，是擔負起電子文件歸檔工作的首先要任務。
首先，要轉變傳統觀念，認真對待電子文件材料的收集整理工作。隨著每年電子數據的更新，在辦公自動化條件下，在對公文實行電子信息處理時，對過期的數據應按檔案室的統一要求由各業務部門進行鑒定、編目寄整理，并移交給檔案部門保存及定期歸檔。一般可在年度或任務完成后進行電子文件的歸檔，并根據電子文件的存貯介質的質量、壽命以及技術環境條件等，一般情況下不超過2-3個月。
其次，分類編目所收集到的電子文件。一個單位有多種多樣的電子文件類別，必須進行科學的分類，才能對這些電子文件進行分門別類的管理。要結合本單位的專業與電子文件內容制定分類編號方案，并按門類劃分要求及分類編號方案的規定對電子文件進行劃分，并把唯一固定的號碼給予每份電子文件，使全部電子文件成為一個有機整體。當前，一般采取“雙軌制”把電子文件與紙質文件轉化為檔案，也就是把紙介質與磁、光介質兩種文件一起進行歸檔，使兩套檔案內容相同。使用不同的編目方法把其歸檔。檔案部門應把相應的電子文件的編碼與存址注在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中。另外，還需要在電子文件歸檔目錄的“備注”項中也注明相應的紙質文件的存址與檔號，這主要是便于利用時參照和互補。
最后，對已分類編目完畢的電子文件固定上架保存。檔案管理人員把經過整理應歸檔的的電子文件存入磁盤或者光盤。把歸檔電子文件采用數據壓縮工具進行壓縮，但所采用的壓縮工具及壓縮過程必須統一規范。之后再將已確定的要歸檔的電子文件進行一次備份操作。一般檔案室拷貝二套要保存的電子文件。一套保存，一套借閱。這主要是為其安全性與可行性考慮。然后再用專門的裝具把這些磁盤和光盤裝好，統一編號。再用檔案管理軟件為其制作目錄，以便以后檢索查詢。
三、電子檔案的保護
由于電子檔案的主要載體是磁帶、磁盤及光盤等，而這些介質在承受外界不利因素的能力不強。常常由于保存不善而造成損壞、變形或破碎。即使不被損壞，而時間一長，其存儲的信息也容易出現問題，導致電子文件被抹掉。而另一種情況是電子文件的管理人員違規操作計算機或不小心按錯鍵，就會造成文件的破壞甚至被全部刪除。因此，檔案工作者必須使用專門的裝具裝載電子檔案載體并進行有檢測及維護。
首先，為保證磁盤、光盤的穩定性，應把電子檔案存放在具有防磁性能的裝具中。電子文件載體與傳統紙質載體不同，其防護設備與存放環境不僅需要在濕度、溫度、防光、防水、防蟲、防盜、防塵、防鼠及防雷電等方面加強管理外，還須在防強震、防磨損、防病毒等方面下功夫。
其次，要定期檢測與拷貝電子檔案，以確保電子檔案信息的可靠性。每年應展開一次電子檔案的定期檢測工作，采取隨機抽樣或等距抽樣方式來進行檢測。首先進行外觀的檢查，看表面載體有無變形或者損壞的情況，表面涂層是否需要清潔和霉斑出現等。再進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件檢測載體上的信息進行讀寫校驗。檢測發現的出錯的載體，要及時進行更新與修正。
最后，要定期拷貝電子檔案，同時為確保檔案的安全性，要把原件與拷貝件同時保存一段時間。必須對電子檔案的檢測與維護進行嚴格管理，維護、檢測和拷貝等操作過程應及時記錄，這樣才能避免不必要重復的勞動或者人為的操作失誤發生。
目前，我國電子檔案并沒有普及，但其發展十分迅速。有效保存與維護電子檔案，是一項十分復雜而重要的工作。檔案工作者應與時俱進，加強業務學習，并采取有效措施，確保電子檔案的安全可靠，做好電子檔案的整理和保護工作，使其為社會生活做好服務工作。
參考文獻：
[1]李朝霞.電子檔案的管理與對策[J].山西檔案,2008
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電子文件必須經過相應的設備讀取才能讓人們識別，它可以在不同的載體上進行轉換并可同時存在，很容易被修改而不留下痕跡，可以不受時空限制實現信息共享，能使用文字、影像等多種信息方式。由于電子文件載體的不穩定性難以保證其長期地保存，電子檔案的保密性受到限制。電子檔案存在設備依賴性。離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別。決定電子檔案設備依賴性的因素有：數字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設備更新因素、加密因素等。僅設備更新因素，就會給電子檔案的長久保管帶來很大困難。電子檔案存在易更改性。由于對電子文件的更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全需要解決很多技術難題。電子檔案具有多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，使得其組成和結構要比紙質文件復雜得多，甚至會造成同一份電子文件的信息存在不同的載體上，給保管帶來很多問題。從電子檔案的安全性來看，學校局域網容易受到計算機病毒感染，現有的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網絡毀壞，電子文件的丟失將難以避免。對于學校電子檔案存儲的安全性，由于存儲設備是電子設備，如果被盜取，受侵害的程度將遠大于傳統媒質。另外，由于信息化手段采用統一字體、統一標識，喪失了手寫漢字的特征性，不利于檔案的真實性鑒別，受侵害的文件不易被發現。由于網絡的風險性存在，通過網絡的遠距離調用，已存檔的信息被修改、被盜用等風險依然存在，學校電子檔案的安全問題不可忽視。
二、學校電子檔案管理的安全性措施
（一）建立電子文件網絡歸檔專用系統
建立電子檔案信息安全評價指標體系，利用計算機網絡系統，建立電子文件歸檔專用系統，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統傳遞給學校綜合檔案館（室）。學校檔案館（室）要承擔業務指導與監督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實行統一管理。通過上述措施，確保學校電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。
（二）加強電子檔案載體的保管
學校必須將科室移交的具有保存價值的電子檔案進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優盤等移動存儲設備作為學校電子檔案長期保存的載體。
（三）對電子檔案進行“加密”處理
學校電子檔案要采取有效措施，分級管理進行“加密”處理。在儲存電子文件的載體上應當注明檔案內容的檢索標識。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件原始結構，保證電子文件的可靠性。對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮長期保管和利用的價值。
（四）對電子檔案實行標準化、規范化管理
學校電子文件的歸檔管理，要求檔案管理貫穿到文件產生、運轉、處理、歸檔的整個過程中。通過網絡平臺實施的歸檔，每一個操作環節都要體現檔案管理的具體要求，需要進行規范的管理。學校電子檔案管理要明確歸檔流程和歸檔環節，統一標準。對各科室的歸檔職責、工作內容和管理權限進行明確的劃定，而這些細節都必須在系統設計時就充分給以考慮，并能在具體操作中體現出來。完善學校電子文件歸檔制度。電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成檔案管理人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。
（五）實行“雙軌制”管理模式
目前，學校的檔案管理基本是實行紙質檔案和電子檔案共存的“雙軌制”管理模式。紙質檔案與電子檔案在管理上有共性，也有差異性。有共性是因為電子檔案也是檔案，具有檔案的一般特征和性能；有差異性是因為電子檔案畢竟不是紙質檔案，它有自己的特點，這些特點使整個電子檔案的管理與紙質檔案有不同之處。學校的檔案載體要實行紙質檔案和電子檔案雙軌運行，電子檔案的比例也將逐步加大。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現有技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。因此，學校電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。
（六）提升檔案管理人員信息化素養
【摘要】本文分析了當前電子檔案管理的現狀和存在的問題，提出今后電子檔案管理和利用工作的應對之策。
關鍵詞 機關；電子檔案；管理；利用
在當前日常政務工作中，電子檔案的數量逐年遞增，因此，如何加強電子檔案的管理工作就成為檔案管理部門必須思考的問題。電子檔案作為全新的檔案管理形式，以其查閱便捷、存儲安全、管理方便、資源共享等優勢，是傳統的檔案管理方式和方法無法達到的。對于發改委綜合部門來說，加強電子檔案管理有利于節省多種資源、有利于提高服務質量、有利于發揮效用需求，其重要意義顯而易見。
一、當前電子檔案管理的現狀和存在問題
電子檔案具有快捷、方便的特點，其查全率和查準率是紙質檔案無法比擬的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。對電子檔案管理與傳統檔案管理的比較，大致有以下3種不同：歸檔方式和時間不同、分類和編號管理不同、檔案保管方式不同。電子檔案管理過程中存在的問題：
（一）電子文件易修改性。由于電子文件沒有特定的字跡，因此在修改之后也找不到一絲修改過的痕跡，這不像紙質文件，可以通過字跡來分辨出文件是否已經修改過了。同時，電子文件在網絡上傳輸時，也有可能會遇到非法截獲或更改，這在防范上也是有一定難度的。
（二）電子文件界定原件困難性。電子文件的制作是在計算機平臺上完成的，它是通過不同的媒介或網絡來進行傳播的，可以同時在多個計算機上對同一個電子文件進行展示，使得不同時間、不同地點、不同的人所得到的相同內容的文件就沒有區別了。
（三）電子文件檔案格式常換性。在人們全面進入信息時代以來，計算機技術無論是軟件還是硬件都在以非常快的速度變換著。因此，需要長期存儲的電子文件檔案進行格式和結構上的變換，這和電子文件的最初形式也存在一定的區別。另外，由于目前的技術有限，還沒有普及電子文件的簽署技術，也就是說還不能在每一份電子文件上進行蓋章和簽名。這也在一定程度上使得電子文件是否為原件的判斷比較困難。
二、今后電子檔案管理和利用工作的應對之策
電子檔案管理工作是一項十分重要而又十分細致的工作，實際工作中，我們應該建立健全相關制度、規范利用方式方法、實行多種存儲方法，加強人員培訓，提高素質，多方面地密切配合，多個角度展開工作，發揮電子檔案的效能。
（一）完善規章制度，加強資源整合共享。制度建設是規范化工作的基礎。要建立一套完整的檔案收集整理、查閱利用制度。檔案管理部門進行收集檔案工作時，可利用先進的網絡技術，及時收集檔案，保證電子檔案及時更新，更好地滿足電子檔案利用者的需求。相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批。電子文件的歸檔及管理工作應該要明確電子文件形成部門、檔案管理部門、計算機與信息管理部門這三者的工作職責。做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
（二）加強系統管理設計，保證數據讀取安全。系統讀取制度設計，是保證電子檔案安全最核心的部分。電子檔案信息容易遭到外泄，就是因為系統容易攻擊或者是內部人員讀取后外傳。要進行電子檔案加密技術，密碼必須復雜，防止破譯，而且要定期進行密碼重設。要設置一定的訪問權限，對于不同的級別人員給予不同的訪問權限，在數據讀取時提供不同程度的檔案數據，同時，進行訪問時，通過核對密碼或者指紋比對的方式進行身份驗證。要加強系統維護，對于聯網的計算機或者網站儲存，必須定期地修補系統漏洞，加強防火墻設置，防止黑客攻擊。
（三）健全存儲模式，收集檔案確保完整。保管模式是管理工作的保證。為了進一步保證電子文件數據的安全，對電子文件進行歸檔時應該采用“多軌制”。在現行法律背景下，文件生效的主要標志就是印章和簽署，而現有技術條件下，那些有著憑證作用以及法律效力的文件，其保存形式主要還是采用紙質方式。
（四）強化人員培養，提高檔案保護意識。人才素養是管理工作的基礎。檔案管理部門應該更加重視對檔案管理人員專業素質的培養，從根本上提升電子檔案管理水平。檔案人員只懂得傳統的紙質管理知識是遠遠不夠的，必須緊跟時代的步伐，積極主動學習電子文件和電子檔案的管理知識。我們應采取專業培訓、脫產學習、職稱培訓等多種方式組織檔案人員學習計算機技術、網絡技術、信息管理技術等方面的知識；邀請業內專家，召開電子文件和電子檔案管理現場推進會，推廣先進經驗，穩步提升檔案工作者的業務水平。信息系統開發設計與維護人員在熟悉信息知識的同時，也應加強檔案管理方面知識的學習，以利于管理者在電子文件形成、歸檔及電子檔案管理工作中的溝通、合作。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。