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導語：在電子檔案管理方式的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
中圖分類號：G278 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）14-0193-01
一、電子檔案特點分析
電子檔案所采用的數字代碼需要借助計算機解碼，才能轉換成可讀的信息。另外紙質檔案及載體是不可分割的整體，而電子檔案的信息轉變成以二進制碼存在的電子形式儲存的，電子檔案的信息載體間是可以轉換的，可以在不同的計算機間傳遞，也可以在不同的載體間進行復制。以二進制碼存在的電子形式儲存的電子檔案需要依賴特定的系統，電子檔案具有共享性，也就是說同一時間多人不受空間的限制，同時共享同一信息等特點。
二、電子檔案管理存在的問題
（一）電子檔案的安全性問題
隨著全球化，信息化和網絡化時代的到來，因特網的共享性，開放性，全球性的發展，使得任何人都可以介入到網絡中來，電子檔案通過網絡進行傳送時，為不法分子的非法操作提供了便利，通過“黑客”攻擊網絡來竊聽，篡改、偽造信息，直接危害電子檔案的安全性。
（二）電子檔案的真實性問題
電子檔案非常容易失去真實性。計算機內存儲的電子檔案沒有個人的筆跡特征，沒有新舊書寫墨跡的區別，一旦電子檔案被刪改，刪改后的電子檔案不會留下任何的痕跡。如果有人出于自身的利益進行刪改很難被發現，即使發現了，也不會有任何可靠的證據。同時電子檔案在輸入的過程中出現錯誤的概率和機會遠遠超過了紙質的檔案，而且輸入者沒有留下自己的筆跡，日后難以對材料的真實性進行確定，同時也不能追究到操作者的責任。
（三）電子檔案的保密性問題
使用互聯網任何終端的設備都能夠儲存和索取互聯網某一設備的電子文件。從另外一個方面來講，一個終端上的電子文件也能夠發給若干個互聯網的終端。這對于一些需要限制提供內容的安全保密問題或者在一定時間內需要保密的內容，帶來了很大的威脅。
（四）電子檔案的完整性問題
電子檔案結構復雜多樣，存儲的方式多種多樣，而且經常處在流動的狀態，信息被復制，剪切，很容易造成信息的缺失，很難保證電子檔案的完整性。
（五）電子檔案的法律性問題
紙質檔案由于有固定的載體，字跡不易篡改，法律效力是社會所公認的。電子檔案由于其自身的因素，沒有固定的載體，制定相應的法律效力條文就非常的困難，電子檔案的法律效力就很難得到認可。電子檔案的真實性和安全性就受到了質疑。
（六）電子檔案的統一性問題
計算機硬件的發展遠遠超過軟件的研制，軟件研制的遲緩遠遠不能夠適應各個方面存儲的需要，遠遠不能夠適應互聯網時代的發展。由于檔案系統各地區、各單位之間都沒有使用統一的軟件，必然會影響到電子檔案相互之間的利用和全國的聯網。
三、電子檔案管理存在問題的有效措施
（一）提高檔案管理人員的職業素養
檔案管理人員要有保護檔案安全的高度的責任感和強烈的意識。按照崗位要求，認真履行自己的職責，遵守職業道德規范；通過扎實的工作，高度負責的態度和切實有效的措施，維護電子檔案的安全性、真實性和保密性。不利用軟件、計算機等設備為己謀利。嚴格杜絕利用計算機私自篡改、刪除電子檔案的信息進行違法犯罪活動，保證電子檔案信息的真實性和完整性。為用戶提供最可靠的原始資料。
（二）加強檔案管理人員計算機技術的培養
面對信息時代對檔案管理人員提出的挑戰，當務之急是樹立檔案現代化管理的意識，利用計算機技術進行電子檔案的管理。更新傳統的管理理念，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分。定期舉辦提高檔案管理人員計算機能力的培訓班，使得檔案管理人員不僅具有扎實的檔案管理知識，同時還具有運用計算機知識在檔案管理中應用的能力。培養電子檔案管理的復合型人才，順應互聯網時代的發展，提高電子檔案管理人員的工作效率。
（三）建立健全的維護電子檔案安全的法規
目前，對電子檔案的法律效力問題還沒有明確的規定。但是，隨著信息化時代的發展，電子檔案已經大量使用。電子檔案的形成、積累、歸檔、保管以及利用等各個環節中，都有被修改和丟失的可能。即使信息安全技術完善，也需要相應的檔案安全管理措施來進行保障實施。因此，必須要建立完善、健全、科學合理的相關法律法規，用法律的形式明確電子檔案的法律效力，維護電子檔案的安全性和真實性。
（四）做好電子檔案的安全性管理
在電子檔案的管理過程中，確保電子檔案管理的安全性。結合電子檔案管理的實際，我們要從以下幾個方面來闡述。一、做好電子檔案信息的安全性管理。在電子檔案安全性管理中，只有做好檔案信息的管理工作，才能確保檔案信息的安全性滿足實際的需要，達到提高電子檔案管理水平和電子檔案安全管理效果的目的。二、做好電子檔案備份的安全性管理。計算機在受到病毒侵入或是人為操作不當導致電子檔案的丟失，為確保電子檔案的安全性、完整性，根據實際的需要進行電子檔案的備份。通過明確備份使用職責，建立備份的使用制度，就要加強對電子檔案的備份管理，保證電子檔案備份管理達到預期效果。三、做好電子檔案共享的安全性管理。由于電子檔案具有共享性的特點，因此要規范電子檔案使用流程，做好電子檔案共享性管理，提高電子檔案的管理效率。
（五）保證電子檔案的網絡安全
在電子檔案材料形成、歸檔、保管和利用的過程中，要及時登記網絡環境和設備的相關數據情況，保證電子檔案歸檔的質量。一旦安全的網絡環境遭到破壞，電子檔案的信息就會遭到竊取、篡改或刪除，為了確保電子檔案的安全性、真實性和完整性，就必須通過技術手段保證網絡的安全。
（六）制定科學合理的電子檔案管理標準
伴隨著電子檔案的大量產生，迫切需要一套科學合理的電子檔案管理的工作標準。用標準來明確電子檔案的形成、鑒定、積累、整理、歸檔、分類和保存等工作。通過科學合理的管理系統來確保電子檔案在誕生之時就是科學、合理、規范、有序的管理。這是電子檔案管理中迫切需要解決的基礎性工作。
（七）研制電子檔案統一格式的管理軟件
此項工作建議由國家檔案局牽頭，對電子檔案現代化的管理進行研發，制定統一的格式；例如：統一的模塊，統一的文件格式，統一的文件類型，統一的字號，統一的顏色等向全國推廣，提高全國檔案管理系統的現代化水平。
四、結束語
伴隨著信息化時代的發展，辦公自動化的廣泛實現，電子檔案管理的社會服務功能不斷強大。為了提高電子檔案管理的整體效果，針對電子檔案管理工作存在的問題，檔案部門要與時俱進，順應現代化時代的發展，盡快采取有力的措施，確保電子檔案管理工作得到有效的開展。
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關鍵詞：信息時代；管理；紙本檔案
現在計算機普及，計算機的應用也滲透到各個領域，計算機是從什么時候開始走進人們生活中的？從國際的角度上看，從第三次科技革命后，計算機開始發展，但我國是在改革開放以后計算機行業才開始走進大眾視線，在科技高速發展的今天，各行各業都進入電子管理時代，檔案管理工作如此。而在信息時代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。
1 電子檔案管理是必然趨勢
傳統的檔案管理方式是用紙本方法進行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現了檔案的價值，在那個時代，沒有先進的技術，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當時社會相適應。但是，在電子信息飛速發展的今天，紙本檔案就不能適應當前社會的發展節奏，檔案管理創新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統的紙本管理方式相比，電子檔案具有優越性。電子檔案管理方式有很多優點，同時也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時代，查閱檔案信息需要大量的時間，消耗人力物力，而現在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進了社會的發展，是人類發展歷史的變革，同時也是時代的進步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。
2 電子檔案的管理措施
2.1 優化電子文件管理流程
每一件事情在發展過程中都是按照順序進行，檔案管理的相關活動也要按照相關順序完成，電子文件的管理流程和傳統的手工管理文件流程不一致，不是對手工流程的模仿復制粘貼，要有電子文件的特點，善于利用計算機的處理系統，高效的處理數據文件，要積極構建科學合理的高效管理流程。
2.2 建立文件處理系統
文件管理是文件處理系統的核心，文件處理系統直接決定著電子文件的技術特點和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統上。在完整的電子文件處理系統中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對于管理電子文件起到重要的作用。嚴格來說，電子文件管理系統是一個制度，在這個制度下，進行文件處理與管理工作。文件管理系統也是電子文件管理活動整體的承擔者，能保證文件管理順利進行。同時在進行電子文件管理時要建立一套科學標準的管理制度。
3 電子檔案管理和紙本檔案共同發展
電子檔案符合當今信息時代的發展，和紙本檔案相比，有著獨一無二的優越性，但是紙本檔案也有獨特價值，并且這種價值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價值，首先要了解檔案的價值。檔案具有歷史價值和社會價值，檔案是在社會歷史發展變化下而產生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發展，為學者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當代社會真實的反映，記載社會的發展節奏和發展規模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價值仍存在，紙本檔案的價值不會因為紙本作用的減弱而消失，具有原始價值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學會保護和管理。
4 對紙本檔案的保護和管理
從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統是一種全世界通用的系統，即使現在己經被電腦給取代了，但是對紙本資料的管理還是需要加強，對它的管理和保護仍然十分重要。基本上，傳統紙本檔案的管理有十三個步驟：點收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調卷～清點～防護～轉移～銷毀。不過隨著時間的推移，現在已經把上面的十三個步驟縮減成六個步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調閱、銷毀。即便縮減成六個步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個步驟實施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結合在一起的。它的壽命與內外部諸多因素和保護環境條件有關，就其內部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心，外部保存環境條件，包括借閱人員的愛護和對各種突發事件的防范措施。也就是說外部保護環境，例如檔案儲存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴格按照檔案庫房管理的國家標準執行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內室外溫度濕度要每日對比，認真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長檔案存放壽命。另外陽光每日照射時間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會加速檔案老化。檔案需要陽光但不需要強烈的直射陽光，光線強烈時一定要加防護窗簾遮擋光線。庫房一定要通風良好，通風良好也是保證檔案不發霉退色的前提之一，紙本檔案的保護與管理重要的一條就是責任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環境良好，而缺乏責任心也是不行的，工作也不會做到位。要知道一旦這項工作有所閃失，損失是無法彌補的，后果不堪設想，因為檔案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發事故的能力，對于火災、洪水等災害要防患于未然；對于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災害）要做到深入細致，把事故消滅在萌芽，一旦發現，也要有處理事故的能力，這才是一個合格的檔案管理人員應具備的素質。
結束語
綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應轉變觀念，改革傳統的檔案管理模式，建立電子檔案系統，更加全面科學的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據重要的位置，電子檔案創造的價值引起人們關注，為了使檔案管理工作更好地適應現代信息時代的發展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統，為經濟建設和社會發展服務。但是在發展電子檔案的同時也不能忽視傳統的檔案管理，傳統的紙本檔案管理也具有社會意義，在我國檔案事業發展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統一發展。
參考文獻
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1 中小學檔案管理的現狀
1.1 領導班子尚未意識到檔案管理的重要性
在以往的檔案管理中，學校領導尚未意識到學校檔案管理的重要性，還單純的認為只要把學生的成績搞上去、把學校的教學目標達成，這就算管理好學校了，認為學校的檔案管理應由檔案管理部門來負責，然，并不知學校教學部門的教學資料等重要文件不能及時入檔，造成文件的積壓或丟失，對檔案的完整性和安全性有多么大的影響。
1.2 檔案的管理方式過于傳統
就拿“圖書館找書這一例子來說”我們去找書，并不知道這本書有沒有被借走，或是圖書館是否收藏了這本書，我們只能在歸類好的書架上一層一層的找，找到最后，才發現，圖書館沒有這本書，或是這本書已經被借走了。如果圖書館實現了信息化，我們找書時就有了針對性，我們可以檢索書名，得知有沒有被借走，得知該館有沒有收藏這本書籍，當我們的檢索結果有我們要找的這本書籍，我們就可以根據這個索書號，去對應的樓層，對應的書架去尋找，這樣既節省了閱讀者的時間，又提高了圖書的利用率。僅僅這樣，仍不能算是實現了信息化，如果沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，還是無法從根本上解決檔案管理的利用率低，檔案管理困難等問題。隨著信息技術的不斷發展，電子文檔這一新產物的出現，無形之中加大了檔案管理人員的工作負擔，當在不實現信息化的前提下。所以檔案管理的信息化需要盡快得到解決。
1.3 檔案管理人員的管理水平不夠高
學校的檔案管理部門大多是由兼職人員或是文化水平不高的叔叔阿姨來管理，缺乏具有全日制檔案管理專業畢業的高素質人才，缺乏既具備檔案管理專業和通曉計算機專業知識的綜合性人才。因此，在日常的檔案管理中需要不斷提高管理人員的管理水平，不斷完善檔案管理中的不足，要與現代化檔案管理接軌，不斷提高檔案管理水平。
2 中小學檔案管理實現信息化的優勢
2.1 改變檔案管理方式，提高工作效率
檔案管理進入信息化和數字化后，改變了檔案管理人員的工作方式，使其從繁雜的管理方式中解脫出來，將以往檔案資料的收集、整理、立卷，歸檔等復雜手續逐漸改變，實現了檔案管理的現代化、自動化，在一定基礎上極大的提高了工作效率。
2.2 改變檔案管理方式，提高檔案使用壽命
檔案管理由一開始的紙質資料逐漸轉換為電子資料，紙質資料對保存條件有較高的要求，藏儲地點過于潮濕，過于干燥都不符合紙質資料的藏儲條件，加上紙質資料有個最大的缺點就是它的存儲壽命要遠遠的低于電子資料。
檔案管理存儲方式的轉變，并不代表數字文?n完全替代了紙質文檔，而是，現在的檔案管理方式由單一的紙質方式逐漸演變為紙質和數字相結合的多形式并存的存儲方式。數字檔案的出現，使歷史久遠、具有極高保存價值的資料得到了有效保護，延長了檔案的使用壽命。檔案管理方式的改變不僅節省了空間，還為保護大自然做了貢獻。可見，檔案管理方式的多形式化有助于提高資料的使用壽命和減少環境的污染。
2.3 檔案管理方式的改變，有助于實現資源共享
中小學檔案信息不僅記錄了學校的發展過程，最主要的是學校檔案的信息能夠服務于學校。信息化在中小學檔案的應用，加上網絡管理系統靈活多樣的查詢手段，使查閱者能在短時間內從大量的文件資料中找到完整的檔案資料，能夠使查詢結果更準確，查詢速度更快速，從而實現了資源的共享。網絡這么發達，學校都想通過網絡來更好地宣傳自己，因此，每個學校都有自己的網站，檔案信息通過學校的網站得到更好地展示，使更多的人了解學校的發展歷程，了解學校的教學質量等一些重要信息，使檔案資料得到更好的共享。
3 中小學檔案管理如何實現信息化
3.1 對檔案資料進行科學管理
學校的規模大小不能決定對檔案資料的重視程度，也就是說，不管學校規模的大小，都應該重視檔案管理。因此，有條件的學校應選擇檔案管理專業，思想素質高，責任心強，有較強業務能力的人員來管理檔案，沒有條件的學校，也應該找責任心強，熟悉學校工作，思想道德方面有較高素養的人員來負責學校的檔案管理工作，逐漸實現中小學檔案管理的專業化和科學化。
3.2 建立相應的規章制度
檔案管理的信息化不僅是社會發展的需要，也是學校實現現代化的需要。因此，使檔案管理能夠更好地實施，應該建立相應的規章制度，加強檔案管理的力度。規章制度的制定要多參考相關法規和密級要求，制定合理的規章制度。還要做好相關人員的保密工作，使其能按照規章制度來科學的管理檔案。
3.3 做好安全工作，保護數據安全
檔案管理方式的改變，對檔案的安全性有了更高的要求。由于檔案信息不能直接讀取，需要依賴軟硬件設備，這就使數據容易丟失和篡改，而且還容易受病毒的侵襲、破壞的可能性，數字檔案的保存環境要在之前紙質環境的基礎上還要做好網絡上的安全，因此，對于檔案管理方式的改變，一定要做好數據的備份、和病毒防護等工作，才能更好地保護數據的安全。
1 明確檔案信息化
檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的指導之下，各個部門與機構全面應用現代化信息技術，對檔案的信息資源以及數據等進行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優化檔案管理工作體系，增強其發展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關管理人員利用檔案實體保管方式，將其作為管理工作的重點項目，然后利用數字化管理技術開展相關工作，向檔案管理實體提供信息化服務，轉變傳統檔案管理模式，打破傳統檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設必須要明確以下幾點：第一，要保證檔案信息化建設的數字化與網絡化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數據儲存效率與質量，達到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉變傳統的檔案管理方式[1]。
2 檔案信息化建設問題分析
檔案信息化建設中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設的有效性，難以提升檔案管理工作質量。具體問題表現為以下幾點：
第一，檔案信息化數據異構性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個單位與部門之間的數據庫不同，并且各個部門的數據來源于數據特征等不同，在實際情況下，會出現內部結構處理方式復雜等問題，導致出現檔案信息化數據異構性問題[2]。
第二，高度分散問題。檔案信息化建設中，各個檔案會散落在管理部門或是經濟單位，例如：在建設局與稅務局財務報表實際移交的時候，會出現各類重復或是分散的信息數據，相關管理人員要利用大量時間篩選出有價值的信息數據，這就導致檔案信息化建設效率降低。
第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設過程中，經常會出現管理方式滯后的現象，難以提升檔案信息化建設質量，主要因為檔案信息化建設人員還不能根據信息化建設需求對其進行有效的管理，難以提升信息化建設工作效率與質量。
第四，管理觀念滯后。當前，部分檔案信息化建設與管理部門還沒有認識到檔案信息化建設工作的重要性，難以提升檔案信息化建設與管理工作質量，甚至還在應用傳統的紙質管理措施，無法增強檔案信息化建設效果[3]。
3 檔案信息化建設與檔案管理措施
檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設與管理中存在的問題。
3.1 建設專門的網絡檔案系統
檔案信息化建設部門需要建設專門的網絡檔案系統，在網絡檔案系統中，技術人員可以綜合利用數字化平臺，例如：建設公眾、內部等信息服務網，發揮網站的作用，同時，還要統一檔案信息化建設標準，積極建設檔案信息化硬件與軟件基礎設置，提升檔案管理水平，促進信息資源共享工作的進步。
3.2 重視電子文件管理工作
檔案信息化建設部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計算機網絡體系的建設，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉換成為電子檔案格式，提升數據的可靠性與通用性，同時，還要保證電子檔案的價值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網絡安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質量，同時，還要保證電子文件數據下載的真實性，將其儲存在光盤中[4]。
3.3 制定完善的技術處理制度
在檔案信息化技術處理過程中，相關檔案管理人員與技術人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術處理工作問題，提升檔案技術處理工作效率與質量。在電子文件技術處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長時間電子文件保存中，必須要重視保存的準確性與安全性，定期對其進行復制處理，并且建立完善的競爭機制，避免出現電子文件保存不當的現象。
3.4 積極應用現代化管理措施
檔案信息化建設部門必須要積極應用各類現代化管理措施，提升資源共享管理效率與質量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統檔案管理方式轉變成為現代化的檔案管理模式，積極應用網絡化技術與數據化技術，提升數據化檔案管理質量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。
3.5 樹立正確的服務意識
檔案信息化建設部門必須要樹立正確的服務意識，利用先進服務觀念開展工作，提升檔案信息化建設質量與效率。在檔案信息化建設部門實際服務期間，相關管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務意識，根據檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設工作效率與質量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強檔案信息化建設工作效果，進而優化檔案信息化管理體系。
3.6 制定完善的管理制度
檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，優化檔案信息化建設與管理體系，提升檔案信息化建設效率。首先，相關管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質量，增強檔案信息化建設效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統檔案管理方式的局限性，發揮現代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農村管理工作效率，增強檔案信息化建設工作效果，避免出現病毒感染的現象與問題，同時，還要重視檔案信息化建設與管理工作服務質量。
關鍵詞：離退休人員；紙質檔案；電子檔案；保護技術；聯系
計算機及網絡技術向縱深深處的發展，辦公自動化正在普及應用，檔案管理也不例外。傳統檔案管理的弊端不斷顯現，如管理效率低、差錯率高、管理成本大等特點，不利于檔案管理的規模化、高層次發展。辦公自動化向檔案管理領域的滲透和發展，為檔案管理的可持續發展提供了機遇，但檔案管理的信息化也面臨著不少的挑戰，如信息化投入成本高、信息安全難以保證。離退體人員檔案管理面臨著復雜化的情況，面臨著新情況、新問題，如何破解檔案管理難題，引導檔案管理合理發展，是一個值得深思的問題。
1 離退休人員檔案管理面臨的形勢和基本情況
離退體人員檔案管理工作是一項復雜的工程。由于離退體人員的檔案多是傳統紙質檔案。紙質檔案對檔案工作環境，如溫度、濕度、條件等要求比較高，外界環境容易對檔案的材料等產生影響。此外，由于紙質檔案在保存過程中也容易發生變質、損壞的現象。這些都對檔案管理提出了嚴峻的挑戰。隨著網絡技術和計算機技術的深入發展，檔案管理信息化進行在不斷加強。信息化的檔案管理系統作為一種信息管理系統，為檔案管理的信息化、自動化和系統化提供了有效的措施和手段，同時電子檔案能夠克服紙質檔案保存過程中存在的問題和缺陷。因此，不少地區的檔案管理機構都開展了檔案管理信息化，從而提高效率節省成本。但由于離退休人員檔案管理的特殊性，檔案信息化中面臨著不少的困難。如信息量大、信息化成本高等特點，但作為未來發展主流，電子檔案在檔案管理中有著廣闊的發展前景。
2 離退休人員紙質檔案與電子檔案之間保護技術的區別
電子檔案與紙質檔案從實質上來看，它們之間還是有差異的。紙質檔案實質上是對檔案載體的保護，通過不斷的完善、優化措施、修復等物理環境或物理實體的保護從而確保檔案信息的安全。紙質檔案的管理并不需要特別的技術手段和措施，檔案的保護主要是對環境的控制、調整，確保檔案室的環境能夠滿足檔案實體的基本要求。在紙質檔案的保護過程中，注重對檔案信息的完整性、安全性的保護。相對來說，紙質檔案的管理成本比較高，人工管理費、檔案紙質、環境控制設備等都占用了大量的費用。而電子檔案由于管理信息方式的不同，它主要是對計算機及軟件技術的依賴性較強。隨著計算機技術的發展，檔案管理信息系統的功能不斷增強，可以實現對紙質檔案管理的真實模擬，通過對信息系統的完善，功能設計增加、界面設計的優化等從而促進檔案管理的技術水平的提升。與紙質檔案最大的不同在于對技術的依賴較強，在投入成本方面，雖然一次性投入成本大，如信息系統的購買、計算機及網絡設備的購置等這些都需要較大的投入，隨著計算機技術的革新和進步，信息化的成本在不斷降低，信息系統的功能也在不斷完善，信息安全措施也在不斷提升，這些都為電子檔案的發展提供了巨大的機會。此外，電子檔案管理節省了大量的人工成本，有利于檔案管理的長遠發展。
3 離退休人員紙質檔案與電子檔案之間保護技術的聯系
紙質檔案與電子檔案是檔案管理中的主要形式，也是未來檔案發展的兩種主流趨勢。從檔案管理的原則、方法和技術情況來看，紙質檔案與電子檔案有著顯著的關聯性。它們的目的是一樣的，都是確保檔案的完整和安全。紙質檔案能夠克服電子檔案在管理中存在的信息脆弱現象，也能夠保證檔案信息的安全；而電子檔案由于信息的高效性、便捷性、方便性等特點，電子檔案能夠為紙質檔案的管理提供支持和借鑒，紙質檔案管理方式和手段的創新，有助于為電子檔案的管理和開展提供支持，電子檔案是紙質檔案管理的模擬和再現。紙質檔案管理方式的創新有助于電子檔案管理的優化和發展。從歷史進程來看，紙質檔案的管理具有悠久的歷史，在管理經驗、管理方式、管理措施等方面具有很強的優勢，并形成了一整套完整的管理體系，技術措施等都比較成熟。而電子檔案管理技術在一定程度上必須依賴和借鑒紙質檔案的管理措施和技術。紙質檔案能夠彌補電子檔案在管理中存在的不足，提升檔案管理的效率和水平，為檔案的科學化和合理化提供了幫助。紙質檔案與電子檔案間的關聯性將會改進檔案管理的模式，為檔案信息的權威性、真實性、安全性提供巨大的支持和幫助。所以，電子檔案與紙質檔案是相互聯系的，不存在一種方式對另一種方式的替代。正是電子檔案與紙質檔案在管理上的相互作用、相互依存，才能夠有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實性。
4 結束語
總之，離退體人員紙質檔案與電子檔案保護技術是相互聯系，相互作用的。本文在對檔案保護技術的兩種形式的分析中，認識到檔案管理一個復雜的過程，紙質檔案與電子檔案的并存將會對完善檔案管理，優化檔案管理措施和手段提供支持和幫助。同時，紙質檔案與電子檔案是有區別的，紙質檔案是電子檔案管理中的良好補充。而電子檔案的存在和發展，也大大提高了檔案管理和檢索的效率和水平。因此，合理調整和平衡電子檔案與紙質檔案的比例，加大離退體人員檔案管理力度，促進檔案管理水平的提升。
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一、援外醫療工作檔案管理的現狀及問題
從1968年吉林省向索馬里派出第一批援外醫療隊開始到現在，吉林省共派出570余人次的援外醫療隊員。48年來吉林省的援外醫療在國際上做出了較多的醫療援助，為國際衛生組織和促進國際間友誼做出了貢獻。在長達48年的時間里，吉林省援外醫療隊所存的相關檔案卻少之又少，原因有以下幾個方面。
1.檔案管理不善。
目前援外醫療工作檔案的規章制度尚未完善，吉林省的援外檔案管理依然采用傳統的人工操作的方法，在管理過程中，沒有明確的責任分工，一般是誰經手誰保管，相關檔案沒有專人負責。同時，收集的檔案全部堆放在一起，并未按照不同的內容來進行分類，甚至一些文件材料還都分散在個人手中。
2.檔案管理方式過于傳統。
目前援外醫療的檔案管理方式還是傳統的人工整理，沒有使用專門的軟、硬件設施，具有專門電子化設備的單位更是少之又少，傳統落后的援外醫療工作檔案管理，降低了我省援外醫療工作的整體水平，也影響了援外醫療工作檔案的功能和作用。如2013年全國召開援外醫療隊派遣50周年紀念會時，我省很多醫療檔案是通過發通知，由地方相關部門進行收集后上報的。
3.檔案未被充分利用。
檔案管理人員認為檔案被收集整理后就完成了事，這些檔案就可以安靜地存放在那里。許多援外醫療的信息資源被人遺忘，如通過編研的方式對這些檔案進行整理并宣傳，才能真正發揮檔案的價值。
4.歸檔意識不強。
醫療人員對于檔案歸檔的意識較為薄弱，是造成醫療工作檔案管理問題的重要原因之一。醫療隊員認為檔案管理僅是檔案部門的事，和自身并無直接的關系，只要做好分內的工作就可以。因此援外工作人員并未對援外醫療檔案工作進行考慮，只是馬虎歸檔、應付了事。在這樣的狀況下檔案管理一定是混亂的，工作人員出現職位的變動，檔案往往會被丟失，給檔案造成不應有的損失。
二、援外醫療工作檔案管理的對策
1.建立完善的檔案管理制度。
援外醫療工作檔案的內容較多，醫療隊員的選審、培訓、派遣和赴外工作，對于我省今后的援外醫療工作都具有十分重要的意義，所以我們要針對援外醫療工作檔案建立完善的規章制度，用科學的管理原則對醫療工作檔案進行管理。對每一批隊員都要進行詳細記錄，并由專門的負責人管理相應的檔案，這樣即使工作有變動，也不會影響到檔案管理。
2.建立數字化檔案管理方式。
在檔案的數字化管理上應加大投入，實現檔案資料的科學化管理。目前，我們數字化檔案管理依然處于起步階段，對于檔案的數據檢索僅有內部的工作人員才能使用，無法將這些檔案的信息資源實現社會共享，這影響了檔案的利用效果。因此要想實現科學的檔案管理，就必須在檔案管理的軟、硬件設備上加大投入，實現我省援外醫療的數字化檔案管理方式。
3.加強檔案資源的利用和開發。
為了更好地提高我省的援外醫療工作檔案的管理水平，我們要借助我國衛生部援外醫療的信息管理系統，盡快實現檔案資源的共享。在完成數字化檔案管理以后，對于有價值的資料可以整理成電子文件，采用電子檔案的方式進行收集，讓援外醫療檔案信息資源能夠被最大限度利用，真正發揮檔案資源的價值和作用。我們要實現這個目標，就必須要建立強大功能并擁有豐富檔案資源的數據中心，并搭建好網絡平臺和構建系統支持，將紙質檔案轉化為電子檔案，按照既定的標準納入電子檔案庫，以備隨時查閱。
4.提升工作人員對援外醫療工作檔案管理的重視。
高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術的應用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發展效率，增強高校檔案管理工作效果。
1 高校電子檔案分析
當今時代，科學技術迅猛發展，在信息化、現代化建設步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務已應用到各個行業領域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運用辦公自動化系統，電子文件的產生已然是高校政務信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統紙質文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰。如何應用現代的科學技術，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關規范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能，利用電子形式對其進行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現為以下幾點：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應的電子檔案管理數據庫、服務器等設備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關工作，經常會出現電子檔案管理信息化程度低的現象，無法利用高效便捷的方式開展相關工作，導致電子檔案信息數據利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標準程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標準化管理制度，不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至會出現一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關工作人員不重視電子檔案管理技術的應用，無法提升其工作效率與質量。
第四，電子檔案遠程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學生的入學量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業與入學等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸的方式提升其工作效率，然而，在遠程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導致出現安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施
在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進行維護與檢查，無論是硬件設施還是軟件設備，都需要建設完善的網絡安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設網絡安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時俱進，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養，要有創新的觀念、改革的精神、發展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現代信息技術建立電子檔案庫，利用網絡管理等方式和途徑，為電子檔案管理現代化鋪平道路。，逐漸提升其發展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術，保證可以提升電子檔案技術的應用效率，增強其發展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設工作，階段性的開展安全培訓工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進而達到預期的管理目的。
3.3 創新電子檔案服務手段
首先，通過各種學習培訓，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業務知識，掌握電子檔案管理技術，進一步提升電子檔案的應用效率。其次，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要創新電子檔案服務手段，保證可以提升其工作效率與質量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應用質量，構建媒體與信息整合的服務體系，進而提升其工作效率與工作質量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實現高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現代辦公設備；軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關要求，實現檔案存儲介質的多元化發展，有效保障電子檔案管理工作的穩定性與便捷性。
高校檔案管理人員在應用電子檔案技術的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創新其管理方式，進而提升高校檔案管理工作效率與質量，加大資金的投入力度，為其后續發展奠定基礎。
1.1電子檔案管理權限問題
電子文件都保存在電子設備中,很容易被刪改,而且修改后很難發現修改留下的痕跡,一切操作都在計算機中完成,且形成的文件材料上無法進行實際的簽字確認,這樣就使得擬稿者無法留下自己的筆跡,企業的負責人也無法在形成的文件材料簽發,影響電子檔案的有效性,同樣影響了它的真實性,如果在當事人不知情的情況下進行操作也是很難有所發現的。
1.2電子檔案管理的安全性問題
現代科技發達,各種病毒橫行于網絡,如果稍微不注意就會使得電腦中毒,由于電子檔案都保存在電子存儲設備中,傳輸便捷,在信息化的今天,可能瞬間就造成檔案資料的在網絡上的大量傳輸,如果沾染相關的病毒將造成不可估量的后果,如果電子檔案端麗不善或者安全管理重視程度不足,就會造成材料的改動或丟失,給國家和個人造成很大的影響。
1.3電子檔案掛歷標誰統一問題
由于電子檔案管理進行時間不久,沒有成熟的相關法規章程,而且文件涉及的技術環境較復雜,采用標誰的不統一,這就造成管理方法的混亂,但我國計算機技術的標誰化工作還剛剛起步,各種存貯信息、記錄介質、軟件和編碼方式的標誰各異,各廠家的產品也很難做到兼容,互控性差。這就使得電子檔案管理工作的相互兼容性很差,沒有充分利用電子檔案的方便快捷,無法做到實現信息資源共享,檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件,勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。
1.4電子檔案管理人員管理出現的問題
新時代的電子檔案管理的方式也發生了很大的變化。很多現代電子檔案管理人員仍然以過去的相關管理辦法去操作著新時期的電子檔案管理,對于相關的章程不熟悉,特別是電子設備的操作達不到相關要求,不懂得電子資料的存盤、刻錄復制以及傳輸等計算機技術,綜合能力要求達不到。電子檔案的管理方法混亂,沒有明確的規章制度,工作人員無章可循,缺少責任制度,使得工作達不到要求
2相應的解決措施
2.1建立健全法規體系,完善相關的制度
目前我國的電子檔案管理規范陳舊,沒有相應的更新,造成電子檔案管理大都沿用傳統紙質文檔管理的模式,因此,我國要想檔案管理能夠穩定的發展下去,那么就必須建立我們自己的規章制度,建立健全相關的法律法規,通過相關法規和管理制度,對于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。使人們能夠自覺地遵守這些規定。
2.2培養緊缺人才,適應時展需求
由于電子檔案相對傳統檔案的掛歷方式的重大變化,電子檔案的管理工作也出現的巨大的變化。這就要求我們的管理人員能夠繼續學習新的技術知識,如果仍然用管理傳統的相關方法去管理電子檔案,那么電子檔案的管理會出現巨大漏洞,造成無法挽回的損失,檔案人員除了傳統的檔案學知識外,必須掌握電子檔案的相關存儲,傳輸的技術,特別是安全性能方面的知識。并建立現代化管理意識。
2.3加強電子檔案硬件系統的管理
在選擇相關的硬件設備時,要選擇質量可靠,性能穩定,特別是對電子檔案的安全性能的要求不能放松,安全才是檔案管理的重中之重,不能隨意選擇某些設備隨意應付了事,同時應該安裝相關的殺毒軟件,提升防病毒等級,對檔案管理不能放松相關的保護措施。對于引進的硬件設施要進行維護,不能將買回的設備隨意丟棄不管,要做到經常維護,將硬件設施的保修也作為日常工作的一項,達到滿足電子檔案長期保存的相關需要。
3結束語
一、傳統醫療衛生檔案管理方式存在的缺陷
由于我國歷史和現實的多種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉型、半封閉型的管理模式。管理意識、設備和技術方法比較落后，基本處于經驗管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平低。醫院檔案資料的收集、整理、立卷、裝訂都靠手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動量又大。在建立檔案檢索工具上，費時費力進行人工編制，查詢利用檔案資料時要靠對檔案材料、索引目錄的熟悉程度人工翻閱檢索，不僅浪費大量的時間，還可能漏查或者信息不全、不及時，效率低下，不利于檔案信息的整理、編研、利用。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的信息技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，實現管理現代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。
二、加強醫療衛生檔案管理的對策
1.強化領導層的檔案意識
由于長期以來醫療工作人員對檔案的管理重視度并不高，認為檔案管理就是抄寫、保管等簡單的單一性工作，不能直接創造經濟利益，只要保證檔案不丟失、不泄密、不缺少就算是做好本職工作了。
但這種檔案管理方式已經不能適應檔案管理要求和標準了。隨著醫療改革的深入，醫院各項工作的發展，傳統的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發展，如何加強醫院檔案管理，以滿足醫院檔案信息的利用需求，建立一個高效、科學、完整的檔案管理體系，是醫院檔案管理工作的當務之急。顯而易見，要改進，就要從領導層的重視程度做起，有了領導的重視，檔案工作人員就有了信心與動力。其重點在于領導必須認識到檔案管理工作是醫院管理工作的基礎之一，是重要的信息來源，是醫院管理水平提高的體現。只有在領導的重視之下，才會促使工作人員積極改進檔案管理方式。由此可見，領導層的重視對醫療衛生檔案管理工作的開展起著決定性的作用。
2.提高檔案管理人員素質
檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。首先，檔案行政部門要加強對醫院檔案工作的指導。檔案行政管理部門要悉心研究醫院檔案工作新情況、新問題，及時對醫院檔案工作進行實地指導，使檔案工作能夠適應醫院的發展需要。其次，要加強對各部門的兼職檔案員進行業務指導。中心檔案室專職檔案員要及時把檔案工作的有關精神、檔案整理標準傳達給各兼職檔案員，使各部門形成的檔案能符合中心檔案室的要求，并與中心檔案室的檔案統一標準，便于日后各部門檔案的移交，以及移交后的檔案利用和借閱工作順利開展。再次，加強檔案員的業務培訓，采取走出去、請進來的辦法，不斷提高業務知識和工作能力。
3.改革醫療衛生檔案管理方式
健全檔案管理制度，根據各類材料的內容進行歸檔，可羅列索引，盡量明確信息，把所收集的材料所屬人姓名、出生日期、所屬科室、歸檔時間、歸檔時職稱，按照檔案法的規定進行整理。對各科室醫療工作人員的信息進行統一管理，并分卷、冊、年代，按照順序依次排放。
4.建立完善的檔案管理網絡
因為手工管理的效率低、誤差大，為保管和日后調閱帶來諸多不便，甚至許多有價值的資料因保管不善缺失，成為不可彌補的損失。所以，要做到保證檔案的完整、安全和檔案管理的高效，沒有嚴密的檔案管理體系，沒有一個健全的檔案管理網絡，是根本不行的。現在，用計算機進行輔助管理，用專業的檔案管理軟件，對檔（下轉第55頁）（上接第53頁）案的檢索、匯編進行管理，方便查找，且效率高，檢索全面。在人員方面，可以按部門職責的不同，進行分門別類的管理。并可在各科室抽選一名細心、耐心、有責任心的人員協理，使全部門的檔案可以有序統一，使檔案管理網絡日臻完善。
（五）建立新型電子化檔案