時間：2022-02-13 16:55:31
導語：在檔案管理技術的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
[關鍵詞] 醫療設備；計量技術檔案；管理；必要性
[中圖分類號] R-05 [文獻標識碼] C [文章編號] 1674-4721（2012）06（a）-0156-02
醫療設備計量檢測與醫療安全和質量息息相關，隨著科學技術的發展，社會的進步，人們的生活質量進一步提高，對醫療安全和質量要求也隨之提高，因此，如何做好醫療設備計量管理成為至關重要的問題。而計量技術檔案是計量技術機構在檢測工作實踐中形成的系列資料，它是開展計量檢測工作全過程的真實記錄。醫療設備計量技術檔案的建立與管理，有著極其重要的作用，是計量管理的重要組成部分[1]。
1 醫療設備計量技術檔案的特點和發展趨勢
檔案的本質屬性是原始性和歷史性，在計量檢測工作中形成的大量文件資料，是檢測機構質量體系管理、運行及質量體系有效性、規范性、真實性的反映和記載，它不僅是檢測機構規范化管理的基礎資料，也是日常工作及機構考核的重要憑據[2]。醫療設備計量技術檔案為醫院現代化管理提供了可靠的依據，使醫院管理在現代醫學模式轉變中，由單純經驗型、粗放型向科學型、集約型轉變，促進了醫療技術水平和醫療服務質量的不斷提高，增加了社會效益與經濟效益，提高了醫院的競爭實力。醫療設備計量檢測有其特殊性，它的計量準確性直接影響到病患的檢查、治療、康復等方面，而記錄、保存相關的計量檢測報告、數據等技術檔案則是必須的、重要的工作，是開展計量檢測量值溯源等工作的必要依據。充分利用開發科技檔案，有利于醫學科研成果的開發、推廣和應用。醫療設備計量技術檔案作為醫療技術檔案領域的重要分支之一，醫療設備技術檔案的科學發展對提高醫療質量和科研水平都產生重要影響。
2 醫療設備計量技術檔案的重要性
醫療設備計量技術檔案特點主要有以下幾點：（1）真實性。醫療設備計量技術檔案主要內容有計量標準檢測合格證書、計量標準技術報告、計量標準操作流程、開展檢定校準工作的原始記錄等，它真實反映醫療設備計量檢測的過程及結果。（2）實用性。醫療設備計量技術檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的，具有內在聯系的有價值的文件體系，以確保相關人員能夠進行查閱和參考。（3）保密性。對某些有特殊價值的醫療技術檔案要根據國家保密法確定其保密等級，并正確處理好利用和保密關系。（4）專業性。醫療設備計量技術檔案是在醫院醫療設備計量檢測工作中形成的，而醫學專業發展迅速，相關的計量檢測技術也相應的提高，要求從事醫療設備技術檔案管理的工作者有較高的專業技術知識[3]。科技檔案、資源檔案的可利用價值是保存檔案的前提條件，也是檔案的生命之源。合理利用科技檔案信息并最大限度地發揮它在科研管理中的作用，對提高醫療質量和科研水平都 將產生重要影響。
3醫療設備計量技術檔案的建立和管理
3.1前期準備工作的資料檔案
醫療設備計量檢測技術檔案須有專人專管，明確分工制度和工作流程，掌握一定計量管理和檔案管理的相關知識，熟悉相關法規文件[4]。在醫療設備計量管理中，經常會遇到的問題是既要不影響正常的診療工作，又要進行計量檢測，設備正在運行或操作中以確保日常診療工作，配合計量檢測問題、醫務人員人力資源分配問題等，必須做好前期準備工作，包括計量檢測相關的法規文件、通知、日程表等安排。
完整的前期準備工作的歸檔資料主要包括：計量工作的工作依據、審批文件、通知、日程表、地點安排、人力資料分配及計量檢測方式等，將以上資料分類、按時間順序進行歸檔。
3.2醫療設備計量檢測的資料收集
技術檔案的信息收集是做好技術檔案歸檔的基礎。由于計量標準檔案就涉及報、標準器及配套設備的論證、采購、驗收使用維護、量值溯源以及考核評審批準、中間運行核查、能力驗證、到期復查、設備更新、更換、報停及封存的審核批準等過程。在這些過程中涉及到具體的技術人員、采購人員、管理人員、審核評審人員、論證人員，因此，它既是一項細致而長期的工作，也是一項綜合性、全局性的工作。制定計量檢測數據表格，對計量檢測過程結果數據進行登記、收集，動態記錄相關醫療設備的設備計量檢測情況。表格填寫清晰、具體到每項數據及檢測結果。醫療設備計量檢測范圍登記：如監護儀、流量計、分光光度計等。醫療設備計量檢測的數量登記。醫療設備計量檢測相關的原始數據及檢測歷史情況登記。醫療設備計量檢測的統計對比報告、證書保存[5]。
3.3 醫療設備計量技術檔案的整理、建立電子數據源
審閱技術資料完整性，是否有前期、計量檢測過程、結果等完整的相關資料；審閱技術資料是否填寫清晰、詳細、簽字的有效性等；技術資料的分類、時間順序排列整理；整理臺賬數據，錄入相關計量檢測管理軟件，生成各類匯總報表。
3.4 醫療設備計量技術檔案的組合、裝訂、歸檔
準備相關專業的檔案裝訂工具，將技術資料組合裝訂成冊、歸檔，匯編目錄或粘貼標簽，按年度匯編存放。
3.5 醫療設備計量技術電子檔案。
將歸檔的所有資料掃描，方便查閱，為進一步實現無紙化檔案管理作準備。
3.6 醫療設備計量技術檔案的保存。
檔案的保存要注意防蟲、防潮、防火，有專門的檔案存放地點，專人專管。
3.7 醫療設備計量技術檔案的借閱、查閱管理。
醫療設備計量技術檔案必須有專用的借閱、查閱登記本，確保借閱查閱情況的可追溯性。
綜上所述，醫療設備計量檢測是醫院的醫療質量和安全的必要手段，而醫療設備計量技術檔案的建立與管理，則是醫院醫療設備計量檢測的一個重要依據。它真實、完整并科學地記載了醫療設備計量的歷史過程，對醫院醫療設備計量檢測發展有至關重要的作用。如何讓醫療設備計量技術檔案充分發揮其作用，成為現代醫療設備技術管理的重要問題，只有不斷總結汲取教訓，并不斷掌握和學習新的技術檔案管理知識，才能讓醫療設備計量技術檔案更好的為臨床服務，從而為提高醫院整體的管理水平作出必要的貢獻。
[參考文獻]
[1] 孟慶勇. 技術檔案管理的重要性分析[J]. 臨床合理用藥，2011，6（7）：140.
[2] 王英秀. 淺談醫療技術檔案管理[J]. 中國新技術新產品，2011，12（14）： 245.
[3] 暢秋菊. 從機構考核談計量技術檔案管理[J]. 中國計量，2011，10（9）：46-47.
[4] 羅寶文. 淺談如何加強醫療設備管理[J]. 醫療裝備，2009，9（8）：40-41.
由上述可知，電子技術在檔案管理中發揮著十分重要的作用，對于檔案管理工作中效率、信息應用等多個方面的工作都達到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強對電子檔案管理工作的重視，同時引入并且建立嶄新的網絡電子檔案信息系統，加強電子技術在檔案管理工作中的應用時十分有必要的。筆者在此對如何加強電子技術在檔案管理中應用的策略進行了一定的分析，希望能夠為檔案管理領域更好的發展而獻計獻策。
1.1完善檔案信息庫建設
檔案信息的計算機網絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當的問題應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現檔案信息的有效服務作為出發點，將如何實現檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發揮其作用，提高檔案信息的有效利用。
1.2要明確案卷概念和明確組卷規則
過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷要兼顧文件的聯系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。
1.3運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷
無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。可見檔案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發展而不斷提高。
1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術水平
檔案信息管理人員的計算機網絡技術水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網絡技術培訓工作。計算機網絡技術的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網絡培訓中需要進行計算機網絡技術知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網絡技術，提高檔案工作效率。
2.結語
關鍵詞：計算機技術；檔案管理；應用
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 (2012) 09-0000-02
隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理信息化得到了前所未有的發展機會。利用計算機技術管理檔案，是知識經濟時代對檔案管理工作的要求，也是檔案自身發展的必然趨勢。計算機技術在檔案管理工作中發揮著越來越重要的作用，計算機技術是實現檔案管理工作自動化的基礎與前提。傳統檔案管理采用手工方式，需要大量的人力，效率不高。利用計算機技術管理檔案，具有很大的優勢，如檢索方便、存儲量大、保密性能高、成本低、壽命長等，這有助于提高檔案管理的效率，也能使檔案管理人員從繁瑣的事情中解脫出來，從而提高檔案管理質量，推動檔案管理的現代化。因此，檔案管理人員必須深入研究計算機技術在檔案管理中的應用，在具體實踐中不斷提高檔案管理質量。
一、計算機技術應用于檔案管理的必要性與緊迫性
（一）計算機技術應用于檔案管理的必要性
1.是檔案現代化發展的需求
以計算機為中心的現代信息技術的發展，給檔案管理工作帶來了巨大的沖擊與挑戰。隨著社會經濟的發展，檔案在生活中發揮著越來越重要的作用，檔案的數量大大增加，人們對檔案的需求越來越高。面對如此龐大的信息，檔案管理工作人員要想提高效率，滿足人們的需求，必須從繁瑣的資料中解脫出來，尋找快捷、便利的手段。傳統的手工檔案管理方式已不能滿足社會的需求，檔案管理人員強烈反應工作量大而效率低下。計算機技術應用于檔案管理，使檔案管理信息化，能最大限度地提高檔案信息服務，從而提高檔案管理效率。
2.是推動檔案管理信息化的嘗試
隨著改革開放的逐步深化，我國檔案管理工作也發生了重大變化，檔案管理隊伍的素質有了明顯提升，但檔案的信息管理并沒有反映出相應的發展。檔案管理不僅僅是保管檔案、延長檔案壽命、維護檔案信息安全等，還要開發、研究檔案信息，為人們提供檔案信息服務。計算技術在數據處理和檔案管理方面有著無可比擬的優勢，能為檔案管理信息化提供堅實的技術支持。計算機技術應用于檔案管理，就是用現代信息技術改革檔案管理模式，使檔案管理的模式、管理方法等實現數字化。其中檔案管理方法的現代化是運用信息技術變革管理方法手段，有助于促進信息技術在檔案管理中的積極作用，又能使計算機技術與檔案信息管理的有機結合，從而推動檔案信息化建設的發展。
3.是推動檔案管理工作服務于經濟建設的要求
計算機技術的進步有助于促進經濟的發展，應用于檔案管理工作能服務于經濟建設要求。信息化社會中，檔案發揮著越來越重要的作用，也是重要的信息來源。知識經濟時代，經濟建設離不開信息，尤其是人力資源的開發成為發展生產力的重要途徑。計算機技術的應用使意識形態的生產力轉化為現實的生產力，推動了生產力的發展，同時在收集、整理、傳遞、處理信息方面，計算機技術有著很大的優勢，有助于推動經濟的發展。
（二）計算機技術應用于檔案管理的緊迫性
現階段，檔案管理中應用計算機技術，大都是被動操作，還是以傳統手工操作為主，這種管理模式的核心是檔案信息載體，工作重心不是檔案信息而是紙張等一些載體材料。計算機技術的最大作用是輔助人來管理檔案資料，不是用來處理檔案數據信息。在編目和檢索環節，計算機技術起輔助作用，不是直接作用于具體的檔案信息。計算機輔助檔案工作還沒有達到資源共享，只是作為檔案管理工作中的一個存儲工具，只為檔案部門提供內部服務。檔案管理中建設的數據庫規模小，類型單一，基本上都是低水平的重復建設，僅能供自己單位使用，不利于提高數據庫的利用率，不能滿足用戶多樣化的需求。檔案管理人員素質不高，計算機技術應用于檔案管理，人是非常重要的因素。檔案管理人員不能局限于一般的技術操作，還要掌握網絡化技術，提高自身的專業技術水平。但現階段，檔案管理人員素質低下，專業技術與管理水平存在很大差異。檔案管理缺少專業技術人才，復合型的檔案信息人員更是匱乏，遠不能滿足檔案信息化建設發展對人才的需求。
1.檔案管理工作面臨發展機遇
西方國家的計算機技術發展較早，在檔案信息化領域早有應用。隨著我國計算機技術的普及，檔案管理工作面臨前所未有的發展機遇。檔案管理可以充分借助計算機技術，提高信息的利用率與時效性。計算機技術具有智能化、網絡化特點，能科學的管理檔案，達到資源共享，從而促進檔案管理的現代化。
2.檔案管理工作面臨挑戰
計算機技術應用于檔案管理工作剛剛開始，還有待進一步探索。大量珍貴的歷史檔案資料需要保護、開發，同時市場經濟的發展也需要信息技術能高效、快捷地提供多方面的檔案信息。但我國計算機技術應用還處在開發期，與市場需求存在很大差距，這也給檔案管理工作的現代化帶來諸多問題。
二、計算機技術應用于檔案管理面臨的困境
（一）電子檔案的長期保存問題
隨著計算機技術的發展，電子性文檔的存儲環境越來越復雜。如果只是文字處理，電子性文件信息處理程序已能滿足要求，并且對技術環境的要求也不高。但隨著信息技術的復雜化，一份文件信息可以存放在不同的地點或者數據庫中，再加上信息技術更新快，會增加越來越多的標準，一些電子性文檔脫離了具體環境就無法讀取。
（二）檔案管理標準不統一
由于行業、部門管理體制、方式等存在不同，管理標準也存在一定的差異。在具體事務中，由于各單位之間缺少必要的協調與溝通，檔案管理標準化難以統一。另外，隨著信息技術的發展，計算機應用體系不斷更新換代，標準也發生著相應的變化，檔案管理信息化面臨著挑戰。
（三）檔案信息安全問題
網絡給人們帶來了便利，但隨著檔案信息的網絡化，其安全性、可靠性問題更為突出，網絡的不安全性及不穩定性已成為阻礙檔案信息化發展的因素。威脅網絡安全的因素主要有黑客、計算機病毒、保密信息泄露、網絡數據被修改等，隨著計算機網絡用戶的劇增，網絡的危險性也在倍增。
三、計算機技術應用于檔案管理應采取的措施
（一）實施文檔一體化，避免文檔分離
為了避免檔案管理中出現文檔分離現象，具體工作中要在單位內部實行文檔一體化，避免重復性工作，盡力提高檔案管理的質量，發揮檔案的作用。作為現代檔案工作者，應該對文檔文件有一個總體規劃，樹立從信息源頭做起的意識，徹底改變一直以來的文檔分離管理問題，逐步實現檔案管理工作中的文檔一體化。同時，現代檔案管理工作者還要熟悉計算機網絡技術，深入研究使用成熟的文檔一體化軟件，在文件形成之際就介入檔案工作，充分利用網絡實現文件檔案的連續性與一體化管理模式，積極應對非傳統載體形式虛擬檔案對文件管理的挑戰。
（二）注重解決電子性文檔保存問題
電子性文檔來源途徑多，數據錄入者、信息管理者、計算機技術人員等都可以操作，要解決電子性文檔的歸檔問題，必須制定相應的制度，用制度督促歸檔人員的自覺性。因此，要把電子性文件歸檔制度納入單位日常工作制度中，并入信息管理工作程序中。另外，電子性文檔容易修改，為了增加電子文檔的安全性，非常有必要將重要的電子性文件制成硬拷貝文檔，也就是采用雙軌制歸檔，制成內容相同的兩套檔案，提高數據安全性。同時，檔案管理者還要深入各個工作環節，指導電子性文檔的接收、存儲等，保護電子性文檔的原始信息。如可以通過技術處理，將歸檔的電子性文件變為只讀文件，提高電子文檔的可靠性。
（三）著重解決檔案信息化管理中的安全問題
計算機網絡的發展給檔案管理工作帶來了很大便利，同時也帶來了安全問題。檔案信息化管理中要根據資料級別保障檔案的安全性。如一級保密檔案不聯網，二級保密檔案可以連局域網，三級保密檔案可以聯網等。同時還要建立健全的檔案工作相關法律法規，加強對檔案管理工作者的法律宣傳，提高檔案工作者的法律意識。目前，我國已出臺《檔案法》和《中華人民共和國檔案實施辦法》等，提高了檔案行政管理部門的執法力度。檔案管理工作中依法治檔成為主要手段。另外還要制訂、修改相應標準，逐步規范檔案管理工作，使檔案工作有章可循，有法可依。
（四）切實提高檔案工作人員的素質
計算機技術應用于檔案管理工作中決定了檔案管理工作者將面對新的挑戰。所以，檔案工作者要由開放的視野和與時俱進的精神，否則，檔案工作者會被時代拋棄。知識經濟時代對人才的需求越來越高，檔案工作者除了熟悉計算機操作技術，還要了解網絡知識，提高自己的專業技能。這是因為計算機技術應用于檔案工作，都是以計算機和網絡為基礎的。同時，檔案工作者還要具備較高的政治責任感、政治敏銳性，作為工作人員要嚴守不可公開的檔案秘密，保持檔案原始性，增強檔案安全性。
總之，計算機技術應用于檔案管理工作是必然趨勢，伴隨著計算機技術的提升，必會實現真正意義上的檔案管理現代化。這就要求檔案工作者緊跟時代步伐，從管理方法、管理手段等方面進行創新，從而提高檔案管理的質量。
參考文獻：
[1]普啟光,劉惠瑾.淺論計算機技術在檔案管理現代化中的應用[J].內蒙古科技與經濟,2010,10
[2]李宏.計算機技術在檔案管理中的應用[J].呼倫貝爾學院學報,2006,1
1.1建立信息庫
檔案數據庫就是將檔案編寫進一個信息庫中,包括保存、檢索等功能的一個龐大的系統。建立信息庫的好處不言而喻,特別是一些檔案數量尤其多的地方,如政府、學校、警局等,這些地方的檔案不僅數量多而且分類雜,如果只是進行簡單的分類管理并不方便,尤其是在查找的時候,很難迅速的被找到。這時就需要建立一個檔案信息庫,無論是查找還是存檔,就相對方便了許多。但是信息庫是需要不斷進行更新的,這樣才能夠保證信息庫里的內容是最新可信的。
1.2歸檔管理
歸檔管理指的是收集未歸檔的一些文件、總結、計劃方案等。在很多事業機關中,通常以日常工作中產生的一些會議文件等作為主要的未歸檔文件;在學校,通常是把教師的研究成果和學生的得獎作品作為未歸檔文件。這樣的未歸檔文件不僅種類繁雜、數量也不少,而且還要求極高的歸檔及時性,這就意味著計算機技術在檔案管理的運用中將更加普遍和廣泛。
1.3整編管理
在越來越成熟的現代信息社會,檔案工作很有可能迎向完全信息化的未來。計算機技術為檔案管理工作提供極大的方便,查閱及時,儲存方便。但由于檔案工作的特殊性,應尤其注意檔案信息的保密工作,在檔案信息庫中,檔案管理人員應該設立一定高級的操作權限,將檔案進行分類保存,以防檔案信息的泄漏。而在整編管理中,計算機系統為檔案管理人員提供了既方便又快捷的平臺,讓他們只需要在電腦前進行操作工作,而不是埋入紛雜的紙質檔案中,極大的減少了檔案管理人員的工作量。
1.4查閱檢索
計算機技術的應用為以往缺乏效率又低準確性的查找工作帶來了很多便捷,更是根據需求的不同設立了多種方式,如:模糊檢索、關鍵詞檢索、精確檢索、條件檢索等。這些檢索方式使得檔案管理人員能夠快速的找到自己需要的文件,甚至可以查看到這份文件的錄入時間和所有已被翻閱的情況信息。
2關于計算機應用檔案管理今后發展的幾點看法
2.1多元化的前景
計算機技術在檔案工作中的應用越來越普遍,而且由于計算機系統的特點,檔案已經可以摒棄以前全文字的模式,實現文檔、圖片、影音等多種媒體共同組成的文檔文件,并且永不失真,永不褪色,多年以后依舊能夠聲情并茂的展現出來[3]。
2.2網絡模式的發展
計算機技術與通訊技術的結合,檔案完全可以實現互聯網檢索,打破距離上的限制,使計算機相對有限的容量得以擴大和補充,同領域的企業公司若實現檔案庫的網絡化,就可以實現安全查缺補漏,將檔案庫進一步優化。然而現在全國只有少數幾個有實力的公司能為網絡化提供合格的硬件配置,根據目前這種情況,建議針對各地的經濟狀況推廣一些性價比相對優良的計算機檔案管理軟件,逐漸建立起我國特色的檔案網絡管理系統。
2.3提高檔案管理人員的綜合素養
計算機技術為檔案工作帶來了科學效率的管理手段和方便快捷的檢索方法,同時也無形中提高了對檔案工作人員的要求。不僅要求他們熟悉檔案工作,還要掌握一定的計算機技術應用和信息加工處理的方法。這就要求公司在培養自己的檔案管理工作人員時不但要培養他們對檔案工作的熱情,還要對計算機應用、網絡技術、現代管理、信息處理等方面的技術進行培訓,才能完全適應今后檔案的管理工作。
3結語
因為計量技術機構人力、資金等多方面因素的影響，一人身兼數職，一名檢定員身兼多個計量項目的情形時有發生。一些重要崗位必須按照計量機構考核規范的要求來設立質量管理體系而不能因為機構中人員的缺乏去減少崗位的數量，指定好主要的技術質量管理人員并使他們對自己的崗位職責有所了解，對于不同文件的編制、審核和批準既要明確相關的人員又要對他們簽字授權的范圍進行規定。只有這樣才能保證體系的正常運行。
通常情況下由業務部門的主管來對計量技術機構的檔案進行管理，因為機構編制質量體系文件的主要依據之一就是充裕的檔案信息，所以檔案管理部門必須任命一名做好歸檔、登記以及年度審查文件資料等工作的專職（或者兼職）人員來提示檔案管理的相關人員在檔案管理的環節中有哪些疏忽的地方以此來保證檔案管理工作在運行的過程中準確無誤。
2.建立完善的文件控制程序，確保各種文件得以有效控制
計量技術單位用來表明該單位在施行質量管理體系時將所做工作的文件疊加在一起就叫做管理文件。它除了涵蓋質量手冊（包括質量方針和目標是怎樣構成文件的）、程序文件以外，還包括記錄表式、作業指導書和其它管理性質的文件。計量技術機構舉行各種質量活動都以文件管理為基礎，因此，機構內部職員都必須遵循各自的工作法規。機構質量管理體系是否有效和適宜是根據體系有沒有達到其所規定的質量方針和目標以及是否為進行質量更新提供保障來評價的。
計量技術機構以計量標準考核規范為條件，按照每項計量標準來設置的文件集（涵蓋規程規范、技術報告和證書記錄以及制度等主要文件）就叫做技術文件。計量技術機構以機構設置的各個計量標準來展開各個工作。機構開展量值傳達工作以技術文件為技術憑據，在確保保持計量標準技術狀態平穩以及確立正常的工作秩序的同時，也詳盡的反應了技術計量標準的情況和檢定工作的進展狀況。
要想以文件的批準、和作廢等步驟來設立健全的文件控制程序對其進行有用的限制，就必須按照法定計量機構考核規范的要求來做，更要保證它的完善性、準確性和有效性。因為計量技術機構文件管制主要在管理文件方面存在著薄弱環節，所以應該在管理方面使文件的發放和作廢環節得到增強，以此來保證各個管理文件都是有用的版本，這樣做的目的是為了規避新版本發放后，作廢文件依舊還在投入使用并被混淆的狀況發生。
3.各項記錄隨日常工作進行，盡可能避免完成工作后補記錄的現象
我們實施有效的采集、控制、保存和整頓等措施是因為計量技術機構平常工作過程的痕跡是通過多樣的記錄來展現的。質量和技術記錄是計量技術機構記錄的兩大構成部分。管理性記錄、管理評定記錄、抱怨處置記錄、人員培訓與考核記錄、預防改進措施記錄等組成了質量記錄，它記錄了機構曾經進入過的質量活動，包含了計量活動的所有步驟。與質量記錄不同，檢測原始記錄、環境監管記錄、能力考證記錄、計量穩定性考核記錄、運行檢測記錄等則組成了技術記錄。它是數據的檢驗記錄和成績的觀測記錄，它將計量檢驗、考訂、測驗工作的全部流程真實的反映了出來，技術記錄只有包含充裕的信息并和監測過程同時進行，才能將追溯和處理的根據提供給量值傳遞過程。
4.對照考核規范細則規范檔案的分類管理
計量技術機構加入實驗室并得到認可的根基就是檔案管理工作。它將全面的質量和技術提供給了考核工作。計量技術機構除了設立質量體系以外，還設立了一個專門的網絡來管理檔案。這樣做一方面使計量活動工作的質量得到了保障，另一方面也使檔案管理的工作質量得到了保障。既在文件和記錄重要性的方面增加了職工對其的認識，又在檔案方面提升了全體員工的意識。在文件和記錄的支配過程方面，實驗室認可考核準則對其提出了新的條件：技術機構管理檔案時應該按照相關的條例來進行規范，以實驗室認可考核細則和管理體系的目錄為準繩來將檔案挨個編號并進行分類，之后將不同的文件和資料分門別類的進行填充，這樣我們按照考核細則目錄來搜索檔案時便一清二楚。
1信息環境下的水利工程建設檔案管理的現狀
1.1檔案觀念問題有待更新
當前水利工程檔案在建設檔案管理中是較不受重視的類別，花的時間和精力相對較少。而且水利工程基建部門往往重視不夠，不想配合，認為材料放在手邊用用就行了［4］。水利工程基建部門一般隨意找個臨時工作為水利工程基建資料管理員，臨時工有的甚至連水利工程基建項目材料的構成也不清楚，更不用說是符合歸檔的要求了。水利工程基建部門的水利工程基建施工管理員在用圖紙等材料時往往隨意涂寫，用了資料后不會及時交回到資料保管員手中，資料保管員也不會主動地催收。
1.2檔案管理缺少保障制度
雖然《檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是相關水利工程檔案的收集、管理制度有所滯后;有的地方所制定的水利工程檔案規范因政策水平的差異而大相徑庭;有的地方的規范、制度甚至只有大致框架，而沒有細則，造成水利工程檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制度及考核范圍。調查問卷表明，被調查對象100%的人員認為制度是水利工程檔案收集的另一個難點，90.0%以上的人員認為現今的本水利工程檔案歸檔范圍應加以改進［5］。
1.3歸檔的水利工程檔案質量有待提高
在己歸檔的材料中發現，水利工程檔案的材料普遍質量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件;有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍偏低，在已歸檔的水利工程檔案中，很多只能做到目錄級的管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，而沒有相應電子稿。還有的工程因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步的整理。同時歸檔時間跨度大，具有成套性［6］。主體建設工程從立項到竣工驗收要經過一年甚至幾年的時間，每年都有新的文件材料形成，這些文件材料與該工程相聯系，是反映該建筑實際建設過程的真實記錄。這些材料都應按該工程項目立卷歸檔，而不應不受時間長短的限制。這樣才能保證案卷的成套性不受影響，有利于今后的檔案管理利用工作的順利進行。
1.4檔案載體有待豐富
按規定，施工過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件。但調查表明，特殊載體的材料匾乏，要么沒有相應的材料，即使有一些有特殊載體材料，其數量也不超過5%，給工程留下了不可彌補的損失。目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且屬于“賬外”檔案，不易控制。
2信息環境下的水利工程建設檔案信息管理存在的問題
2.1利用意識不高
一些檔案部門為了做“面子工程”，片面追求檔案館藏數字化的數量，未做館藏資源分析就盲目展開數字化工作。一方面，浪費了本就有限的人力物力，分散了開展檔案信息資源其他方面工作的精力;另一方面，這些大量的信息數據造成了不必要的存儲壓力，增加了基礎設施建設的負擔［7］。另外，有些檔案館在早期開發信息資源時不嚴格選擇檔案管理應用系統，一味按照本部門的標準、要求進行建設，必然不利于將來各館信息資源整合與共享，從長遠看來也將影響檔案信息資源的利用率。
2.2資金投入有限
信息基礎設備和網絡通訊設施配置是整個檔案信息化工作順利開展的首要基礎。要解決信息資源開發中面臨的信息安全、信息共享、信息存儲問題，需要配置安全性能高、穩定性強的大容量存儲設備、網絡設備，例如服務器、高速掃描儀、磁帶機、磁盤陣列、光盤庫、縮微影像數字化設備、模數化終端組合電器等，這些設備價格昂貴，需要巨大的資金投入［8］。作為社會文化事業單位的檔案部門，財政預算是其主要經費來源，信息化建設資金非常有限，根本無法滿足購置大量信息基礎設備的要求。資金不足成為制約基礎設施建設發展的最大問題。
2.3管理軟件不統一
品種過多的檔案管理軟件不僅不利于地區的統一管理和使用培訓，更可能影響將來的信息資源開發與區域檔案信息共享。有些檔案管理軟件開發商已退出檔案管理軟件研發市場，無疑會給已購買該軟件的檔案館造成軟件升級的困難。同時目前市場上推廣和使用的檔案業務管理軟件大多仍以單機版為主。雖然單機版價格較網絡版便宜，也可滿足檔案業務管理工作需要，卻并不適應今后檔案信息化建設的發展趨勢。尤其是早期推廣的一些軟件，缺少與OA系統互通數據的網絡接口，不具備網絡使用的拓展功能。
2.4從業者專業技術不高
檔案從業者盡管或多或少地經過了檔案信息化方面的相關培訓，自身的檔案信息化意識已大大加強，但由于缺乏系統的專業教育和專業技能訓練，在技術基礎和操作技能方面仍十分欠缺，個別檔案人員甚至不會使用計算機。在檔案局、館中，具有信息技術專業背景的領導更是鳳毛麟角。盡管檔案部門主管領導均具有較強的信息化意識，但75%以上的干部對信息化技術缺乏必要的了解，個別領導甚至對信息技術持輕視或排斥心理，極大地影響著檔案信息化決策的科學性和正確性。
3信息環境下的加強水利工程建設檔案信息化建設的措施
3.1提高信息化意識
正是由于基礎設施建設需要大量的資金投入且見效緩慢，一些檔案部門領導或政府主管部門對檔案信息化建設比較“感冒”，采取漠然甚至排斥的態度。有些社會公眾也對檔案信息化建設不理解，認為沒有發展的必要。這給檔案部門擴大信息化建設資金投入增加了難度。為此，必須通過各種宣傳方式，如在檔案館建立愛國主義教育基地、現行文件利用中心、加大網站建設力度等，提高檔案信息資源的社會利用率，讓檔案館作為新興信息服務業的形象深入人心，從而提高當地社會公眾的檔案信息化意識。只有在建設思想上有了共鳴和認同，檔案信息化建設才能獲得多方面的支持，才有可能爭取更多的建設資金用于基礎設施建設。
3.2擴大資金投入途徑
鑒于檔案工作的特殊性，很多水利工程的財政預算仍然是檔案信息化建設經費的主要來源。因此要擴大建設資金投入，檔案行政機關首先應力促政府加大檔案事業一般經費的預算，力爭將檔案信息化建設項目列入地方政府或行業系統的專項建設經費，尤其是列入地方信息化或電子政務建設規劃以獲得更多資金支持。同時面對信息化需要的巨額資金投入，政府財力終究有限。檔案部門必須開拓建設思路，轉變投入機制，充分動員社會力量，利用一切可利用的資金，“多元化”地建設檔案信息化工程。例如檔案部門可與基礎電信部門合作，獲得其網絡資源方面的免費或優惠支持，與大型跨區域IT企業聯合，利用其異地市場政策和形象開拓需要，優惠獲取其資金、技術和資源服務等。3.3統一規范檔案管理軟件
選擇檔案管理軟件不像采購其他信息產品，可以根據需求的變化淘汰更新。軟件要有地區適應性和市場穩定性，且能隨著工作需要不斷升級。只要檔案管理軟件在設計上符合業務標準規范，品牌并無多大的影響，但必須注重軟件與使用地區的地方特色、工作實際相結合。同時隨著館內局域網、政務網、Internet的迅速發展，檔案管理軟件越來越需要能夠適應網絡化操作。各地檔案館若仍使用單機版管理軟件，通過OA系統初步采集電子政務信息后，要實現其歸檔與管理，必須在OA與單機版之間加裝數據接口。而目前檔案部門正在使用的管理軟件中，很大部分并不具備這項擴展功能。為了順利開展今后的電子文件中心建設工作和電子文件歸檔與管理工作，推廣網絡版檔案管理軟件勢在必行。
3.4實施合理的檔案人才政策
一、數字化技術在社保檔案管理中的優勢
（一）征管信息預測
社保檔案涉及的信息量非常多，內容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書方面的信息，管理信息預測征管系統可以更好的完善每一項信息工作。當社保檔案管理系統健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時的提醒我們按時投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實際信息能夠更加妥善的保存。
（二）機構內控管理
實現數字化社保檔案管理系統體系，可以將經辦機構的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機構中社保的選擇情況，真實有效的記錄每筆業務的來源與去向，在對機構賬務進行審計時，我們可以更快的查詢每筆業務的實際信息，數字化技術為實現健全的管理體系做出了巨大的貢獻，并且可以有效的提供技術性的保障，能夠最大化的實現內控管理的效率和質量。
（三）經辦業務事后監督
無論我們提出何種的社保檔案管理技術，都需要對其進行事后監督，并且有必要為其設立經辦業務事后監督部門，數字化技術的研發沒有正式的運行到社保檔案管理工作中，所以該技術中存在的問題需要切實的發現。通過設立經辦業務事后監督部門，可以有效的預防數字化技術在社保管理工作中的問題，提前發現問題，進而由經辦業務事后監督部門完善問題，有效的保障社保管理工作的展開。
二、數字化技術在社保檔案管理中的應用策略
（一）建立健全的社保檔案管理制度
我國的社保檔案管理制度是根據各省級以及各市級規范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒有形成統一的制度。這在很大程度上限制了地區之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據我國社保實際狀況出發，由我國社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國的制度形成一個有機統一的整體，能夠依照一個標準予以執行，使仁和地區的工作機構在查閱公民社保狀況時的速度更加快速。
（二）引用信息技術管理方式
信息技術工作是當今社會的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國的社保檔案管理數量在隨著社會的發展不斷加大，只有引用信息技術管理方式進行工作，未來才可以實現全國社保檔案管理的統一化。其能夠改變傳統手工操作記錄模式浪費時間、人力、物力成本的缺點，有效提升社保機構的工作效率。同時，運用信息技術管理模式，能夠讓社保工作跟上時代的步伐，通過計算機技術為每位人民服務，促使社保檔案管理現代化。
（三）實現社保文檔的資源共享
將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數據管理中心，集中的為其設置一個電子文件，并且在該網站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實現社保文檔的資源共享，規范社保檔案信息系統中每個數據接口的管理制度，實現現有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復率，在很大程度上節約人力物力，并且為社保檔案管理機構帶來更多的便利。
（四）加強專職隊伍建設
針對目前社保檔案管理工作的探究，我們可以發現，現行的社保檔案管理工作人員素質普遍偏低，我們需要對該隊伍進行整頓，加強專職隊伍建設，通過行之有效的培訓提升工作人員的專業技能，提升社保人員的文化素質，建設具有高質量高效率的工作團隊，從而讓社保檔案管理人員滿足社會對檔案管理工作的信息需求，讓社保管理成為社會發展中一道亮麗的風景線。
【關鍵詞】大數據；系統性；規模化；檔案管理
1大數據與檔案管理
隨著單位的發展速度加快，單位中產生的信息資源逐步增加，與此相對應的是檔案數量的增加以及檔案種類的增加[1]。現階段，檔案種類愈發的多樣化，既有人們較為熟悉的電子檔案和紙質檔案，也有圖像檔案、聲像檔案和音像檔案。檔案數量的增多以及檔案種類的多樣化趨勢，使得檔案管理形勢愈發的嚴峻。這就需要利用一種工具來實現檔案的集中化、規模化和高效化管理，提高管理效能。大數據技術作為一種數據分析技術、數據處理技術和數據儲存技術，能夠處理海量的檔案信息資源，應對復雜的檔案管理形勢。正是基于此，許多單位都開始引入大數據技術對檔案進行管理，依賴這一技術來搭建檔案管理系統，為檔案使用者聽過更為便利、快捷和精準的查檔服務。大數據技術主要包含三個層面，即數據分析技術、數據處理技術和數據儲存技術。上述三種技術都屬于大數據信息技術的范疇，都能夠利用到檔案管理領域，具體而言，第一，數據分析技術。數據分析技術主要是幫助檔案管理人員整合信息資源，對信息資源進行集中化管理，減少檔案管理的各項成本。第二，數據處理技術。數據處理技術主要是幫助檔案管理人員統一檔案格式，為檔案的集中化管理奠定基礎。例如，紙質檔案需要利用掃描技術來進行數據轉化，紙質檔案只有轉化成電子文件格式之后才能與電子檔案進行統一管理。又如，儲存在CD、U盤以及其他儲存終端的圖像檔案和聲像檔案也需要轉化成一定的格式之后，才能對其進行檔案管理與利用。第三，數據儲存技術。在大數據技術出現之前，檔案數量的增多意味著單位需要購置容量更大的硬盤來對檔案進行管理，檔案領域的財政開支隨之增加。在大數據技術出現之后，工作人員對檔案進行壓縮處理之后，能夠將檔案統一上傳到云儲存終端，極大節約了檔案管理空間。
2檔案管理領域運用大數據技術應堅持的原則
2.1實事求是原則
近幾年來，大數據技術發展速度迅猛，大數據技術與互聯網技術、人工智能技術和其他信息技術的融合趨勢加強，大數據技術在信息處理上的能力也有了顯著的提升[2]。因此，檔案管理人員要用動態的眼光看待檔案管理工作，根據單位檔案工作實際選擇合適的信息技術。單位要保障人力、物力和財力的開支能夠跟上檔案實際工作需求。例如，在人力資源管理上，單位要培養檔案管理人員的大數據技術、互聯網技術的運用能力，提高檔案管理人員操作軟硬件設備的能力。在財力開支上，單位要保障信息化設施的購置經費，購置先進的計算機和其他信息設備。
2.2系統性原則
運用大數據信息技術進行檔案管理本就是一項復雜性的系統工程，單位只有站在系統、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務能力。因此，單位要從績效考核、崗位安排、工作流程、培訓管理等各個方面予以加強，分析檔案管理各個要素與要素之間的聯系，構建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協調好與其他部門的關系，做好信息資源匯總歸類工作的同時，也要提高檔案服務質量。
3提升檔案管理效能的對策
3.1推動信息化共享平臺建設
檔案資源本質上就是信息的集合體，這就決定了檔案資源具有可共享性。社會上各個單位性質的不同，決定了單位承擔的社會職能有所不同。但是總體而言，職能類似的單位之間在工作上都會具有較為頻繁的聯系，例如衛生和計劃生育主管部門和市直各個醫療單位之間的關系等。
3.2推進數字檔案建設
紙質檔案管理耗費資源較重，不利于節省單位各項開支。因此，單位要有區分的對紙質檔案進行數字化錄入，推進數字檔案建設。數字檔案建設能夠突破檔案利用限制，實現資源利用的規模化[3]。一方面，除去一些具有歷史價值和收藏價值的檔案之外，應當將紙質檔案轉化為相應的電子檔案，實現檔案在計算機上的統一管理，減輕工作人員負擔，實現單位檔案一體化管理和一體化利用。同時，檔案被數字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時也會較為便利，只需要在檔案管理系統上進行相應的操作，就能實現檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數字檔案還能夠與其他新型技術手段相聯系。例如，可以通過開發微信公眾號的形式，將公眾號與檔案管理系統相連，拓寬檔案服務范圍，實現公眾號查詢檔案服務，提高檔案信息化水平。
4結語
二十一世紀以來，全球性產業革命持續升級，各行各業的生產方式都發生了變化，我國也提出了創新強國的發展戰略。在檔案創新領域，互聯網+以及大數據信息技術是較為火熱的研究課題，許多檔案主體部門開始探索利用這些信息技術來創造更多的社會效益和經濟效益。在信息社會，檔案信息化水平決定了檔案利用程度，檔案管理人員緊跟時代步伐，牢牢抓住大數據技術這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質量與效率的關系。大數據技術在檔案管理領域仍然處于一個不成熟階段，內部需要要素還有待探討，因此，文中難免存在些許疏漏，需要在今后的研究中加以完善。
【參考文獻】
[1]王詩堯.大數據時代檔案信息化管理[J].世界最新醫學信息文摘，2018，18(83):194.
隨著現代化信息技術的不斷發展，其在檔案管理領域的應用越來越廣泛，較之以往傳統的檔案管理方式有著明顯的優越性。隨著檔案管理工作的日益復雜，利用現代化信息技術進行管理檔案已是大勢所趨。所謂檔案管理現代化，主要是指把計算機技術以及網絡技術運用到檔案管理工作之中，進而改變傳統的檔案管理模式，從而實現高效的檔案收集、整理以及檔案管理水平與利用效率的提升，從而為相關的檔案管理工作提供更為有效的服務。
關鍵詞：
現代化信息技術；檔案管理；優化
隨著計算機快速發展的腳步，現代化信息技術在各行各業都得到了廣泛的應用，當然在此其中檔案管理也不例外。現代化信息技術在檔案管理中的應用，提高了工作效率，同時降低了工作人員的勞動強度，更加方便了檔案信息的利用。在網絡信息化的時代，以往傳統的檔案管理方式已無法滿足工作的需求，只有運用信息技術來進行檔案管理工作，才能真正滿足現代化辦公的需要，進而適應現代信息化社會的發展趨勢。
一、當下的傳統檔案管理方式已經無法適應現代化辦公的需要
我國傳統的檔案所采用的都是紙質作業方式，在日常的收集與整理的過程中，不僅需要大量的工作人員參與其中，而且耗時耗力效率低下，還極易出錯。因為紙質檔案的日常保管會受到許多外在因素的制約，所以在對紙質檔案的保管過程中，對其所涉及到的具體辦公用品和相關設施都有著更高的要求，這也在很大程度上增加了管理工作的難度。從事過相關工作的人都知道，對傳統的檔案進行統計、查詢和利用等，在工作流程上極為復雜且任務繁重，根本無法滿足現代化的快節奏辦公的需求，從而也就不能完全發揮出檔案內在的真正價值。
二、應用現代化信息技術對檔案管理工作實施優化
（一）現代化信息技術運用到檔案管理工作中的可行性
現代化信息技術在日常檔案管理工作中的應用，不僅涵蓋了初始的檔案收集和整理工作，還涉及到對檔案信息進行全面的歸納、自動完成檔案信息的分類以及進行分析等工作內容，就日后的查詢和提取檔案而言也是一個高效的選擇，通過大量的實踐表明信息技術在檔案管理中的應用是可行的，在檔案管理工作過程中的各個方面都起到了巨大的作用，從根本上對傳統的檔案管理工作進行了優化。
（二）現代化信息技術對檔案管理的必要性
檔案作為一個單位最為主要的參考和借鑒的重要資料來源，有助于幫助單位各項工作的順利開展。與此同時，對以后的工作也有著啟示和借鑒作用。為了使傳統靜態的檔案資料變得更加靈活且方便利用，就必須借助現代化信息技術，這也充分發揮了檔案的利用價值。想要實現檔案的信息化，首先應該將傳統紙質的檔案進行數字化，也就是把原本的紙質檔案文件生成為電子文件，在這一過程中要對大量的信息進行計算機錄入作業，實體照片等一系列的實物資料也要掃描成電子照片，從而來建立檔案資料的數據庫，進而做到資源的有效整合以及統一的體系化管理。數字化的檔案數據庫的建立，不僅解決了紙質檔案的數字化問題，同時在日后也可對原有的紙質檔案進行封存處理，從而更好地對源文件進行保管，有效地避免了反復使用過程中對檔案原件的損毀，也就大大延長了檔案的使用壽命。此外，現代信息技術也方便了檔案的查閱，極大地簡化了檔案使用的流程。
（三）現代化信息技術對檔案管理工作的重要意義
先進的現代化信息技術在檔案管理工作中的有效利用程度，其是檔案管理整體水平的一個重要衡量標準。具體的檔案管理水平在一定程度上反映了一個單位的整體管理水平，同時其也是一個單位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用現代化信息技術對一個單位而言至關重要。充分結合現有的信息傳輸網絡平臺，高效開展檔案信息資源的共享，檔案信息化平臺的搭建有利于資源共享，也有利于檔案的便捷使用。先進的信息化技術的融入，使得檔案信息在單位各部門間互通共享，有效地提高了整個單位的工作效率。
三、現代化信息技術優化檔案管理工作過程中的具體措施
（一）建立健全檔案管理機制
無規矩，不成方圓。要想檔案管理工作有序、健康地進行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴格的管理制度是規范管理行為的根本保證。因此，在基層檔案管理中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進行資料交接和保管過程中，建立嚴格的問責制度，保證人在崗、責在身，營造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止在關鍵資料和數據上掉鏈子。建立健全的管理制度，更傾向于對執行能力的考核，各檔案管理機構，應該加強自身管理執行能力建設。只有讓管理工作有據可依，才能調動管理員工的積極性和能動性，在主觀上加強自身的創造思維，為檔案管理工作添磚加瓦。
（二）簡化經費申報程序，推進檔案管理建設
各級領導應當提高對檔案管理工作的認識，在政策上給予支持，在經濟上給予扶持，在財政預算中建立起檔案管理專項資金，以保證檔案管理工作的日常經費支出。同時簡化申報程序，讓檔案管理工作的經費報銷減少必要的申報流程，讓工作人員能及時報銷支出經費，解決財政不足的問題。與此同時，優化資源配置，設立專項基金，及時修繕保管的庫室，積極購進專業設備，緩解庫室資源緊張、設備陳舊落后的難題。積極推進檔案管理信息化建設，逐步引進電子信息保管技術，建立獨立系統的電子數據庫，促進電子文檔資料的保存，實現資料保管方式的多元化與多樣性，以適應現階段政治、經濟、文化條件下的檔案資源環境。
（三）加強規范、服務意識，引進和聘用專業技術人才
檔案管理人員的專業素質決定檔案管理工作的質量。因此，注重引進專業人才，培養綜合素質強的技術員工，是做好檔案管理工作的關鍵。各級檔案管理部門應加強落實薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實地提升自身素質，積極投入到建設中去。對于各級管理層來說，要扭轉傳統意識，積極營造良好的職業氛圍，加強員工的基層服務意識，組織和聘請相關專業技術人員進行培訓講座，讓員工從開始熟悉業務流程到積極創造新思路，為檔案管理信息化建設作出貢獻。
隨著當下現代化信息技術的快速發展，實現檔案管理現代化的進程中，在進行相關技術優化的同時，還要充分進行管理思想現代化方面的學習。只有對其有了一個正確的認識，才能在具體檔案管理的工作中做到系統且高效。在轉變觀念的同時強化管理現代化意識也是必不可少的，現代化的信息技術檔案管理絕不是單純的配備計算機而已，有了計算機技術的介入與實現檔案管理現代化兩者之間有著本質的區別。在運用信息化技術的同時進行不斷的技術優化是日常工作當中必不可少的一步，同時也是檔案有效管理中重要的一項工作內容。
作者：李麗芳 單位：廣東省惠州市第二人民醫院
參考文獻：
[1]趙飛.用現代信息技術建設人事管理檔案[J].人力管理，2014(8).