時間：2023-05-28 09:44:10
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關鍵詞 高校檔案 數字化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
高校檔案記錄了學校教學、管理活動中的重要事件，是具有保存價值的重要文件材料，對后續的教學活動和管理工作具有重要的參考價值和借鑒意義。檔案管理工作是高校行政管理的重要內容之一，是高校建設發展過程中的基礎性工作，是一項維護學校歷史面貌和提升學校文化內涵的長遠事業。當前信息社會迅速發展，檔案作為一種文化資源發揮著越來越重要的作用，檔案信息化已成為大勢所趨。加快實施高校檔案信息化、數字化建設，建立高校檔案的科學管理方式，探索高校檔案校內外服務新模式已成為現時之需。
1高校檔案數字化建設的意義
高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享，并實現高校檔案的高效、規范、科學管理。
高校檔案數字化建設，不僅能夠使高校檔案管理更加合理有效，并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發生；相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。高校檔案數字化建設的意義主要包括以下幾方面：
便于檔案資料存儲。傳統檔案管理方式下，檔案文件都是以紙質媒介進行整理、錄入和存儲。但是，紙張受到保管時間和保管條件的限制，再加上經常的翻閱利用，在長時間保管使用過程中會出現紙張變脆、易碎，易受潮、易被蟲蛀的缺點。如果將檔案數字化，則可以大大節省保存檔案的空間和成本，并且可以提高保存的安全性和保存時間的長久性。
提高檔案管理工作效率。檔案材料的信息豐富、信息量大，這使得檔案的整理和利用工作繁瑣、重復性強，勞動強度大。如果采用數字化，一次整理后并將檔案數字化后，可大大減少紙質檔案使用翻閱頻率，全部查閱數字化檔案即可。
節約大量人力財力資源，保存成本較低。傳統檔案管理方式下，檔案整理、存儲和查找利用需要投入大量人力物力和財力，在數字化后可實現“一次投入重復利用”，大大減少對檔案原件的翻閱查找和對紙質檔案進行復印利用。
實現檔案數字資源共享，為檔案信息管理者提供便利，提升檔案服務質量。將檔案數字化后，能夠將可以公開的檔案掛接在檔案管理網站上，使得檔案利用不再受時間、空間限制。
2實施數字化需要解決問題及對策
檔案管理復合型人才缺乏、檔案工作人員綜合素質亟待提高問題。由于當前和今后的檔案工作與信息化、數字化結合緊密，檔案工作中越來越需要掌握計算機、網絡技術等具有相關專業背景的復合人才。然而，目前現有檔案管理人員整體素質普遍不高、知識結構單一，思維不夠靈活，缺乏掌握現代信息技術和具有檔案管理新知識新思想的高素質復合型檔案人才。
配套信息化建設滯后、檔案管理系統與辦公自動化系統不兼容問題。越來越多高校已開始建設辦公自動化系統，但由于檔案管理系統具有一定專業性，一般來說，辦公自動化軟件與檔案軟件系統設計單位不同，兩個系統不兼容，不能做到辦公自動化系統中的電子文件直接歸檔的情況。現有的檔案管理軟件普遍都是只具有檔案管理功能，缺乏數據挖掘、數據分析和推薦決策功能，只能滿足基本的檔案管理功能，無法實現檔案資源充分利用和深度挖掘的檔案利用要求。
數字化中檔案文件報關與利用存在不安全因素的問題。存在檔案管理系統中的目錄和電子文件信息的正常使用依賴于服務器和管理系統軟件正常工作，一旦系統服務器或軟件出現問題，就會造成系統數據無法訪問。同時，為方便利用，管理系統一般為網絡軟件，即便在校園局域網內，也存在一定系統被攻擊、數據被篡改、服務器遭病毒入侵和人為攻擊的風險。
高校檔案數字化管理中的保密問題。一方面應注意檔案文件的密級，對于檔案應嚴格控制瀏覽范圍；另一方面，對于檔案文件材料中涉及的重要信息或個人敏感信息，也應注意保密，防止信息傳遞過程中的無意識泄露。
硬件條件欠缺，數字化建設資金投入不足問題。檔案數字化建設經費投入不足檔案數字化建設離不開專業軟硬件設施的支撐。由于現實條件限制，用于高校檔案數字化工作資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設工作的開展。
避免檔案數字化建設中的“黑洞”現象。高校檔案數字化建設中存在的“黑洞”現象――數字化建設的經費、人力投入都很大，然而成效和回報率卻很低。這個現象的產生與前期準備調查工作不充分、工作目標與重點不明確等因素有關。
針對以上檔案數字化建設中可能出現的問題，在實施檔案數字化工作時，首先要提高對檔案數字化建設的思想認識，提升檔案管理人員綜合素質、業務能力和數字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養；加強檔案管理平臺和檔案數據庫建設，在數字化過程中保護電子文件的原始性與紙質文件的完整性，加強保密工作，加強檔案管理軟件的安全；加大資金投入，為檔案數字化建設提供充足的硬件條件支持，同時還應注意避免出現“黑洞”現象，在進行數字化工作前做好調研工作，結合本單位實際情況，制定目標明確、重點突出、切實可行的數字化方案。
3高校檔案數字化建設發展方向
當前高校檔案數字化建設主要包括四方面內容：建立檔案館網站，通過網絡構筑檔案信息網絡平臺，建立橫向通道，依托辦公自動化系統實現文件、檔案一體化管理，建立各類檔案專題特色數據庫以及加強高校數字化檔案的利用與編研。
建立檔案館網站，通過聯網實現檔案信息網絡平臺。這些檔案館網站上一般一些新聞、查檔閱檔、檔案利用相關信息，但是直接在網上進行檔案利用的情況比較少。各個高校檔案館網站相對獨立，沒有實現互聯或與所在地教育行政主管部門建立鏈接，非常不利于更大范圍高校檔案信息資源共享。如果能夠逐步構建地區性、全國性館際互聯，將有助于為全社會提供更方便、快捷、優質的檔案信息服務。
依托辦公自動化系統，實現文件、檔案一體化管理。這種方法是將高校內辦公自動化系統在學校日常管理工作中產生的電子文件通過辦公自化系統和檔案系統互聯，將電子文件直接歸檔。這種方式的好處是可以簡化歸檔環節，減少檔案整理移交的工作量。同時也存在一些問題：在辦公自動化系統與檔案管理系統互聯時，要注意防止文件被無意或惡意更改、損毀，保護電子文件數據的原始性和完整性。電子文件的傳遞還會帶來沒有簽名或公章的情況，這也是與傳統歸檔方式相比，電子文件歸檔存在的新問題，應在實際操作中考慮解決。
建立各類檔案專題特色數據庫。這是在有了數字化檔案資源基礎上，可建立專題數據庫，各展示館內的館藏數據特色，凸顯學校的發展特色和辦學亮點。建立特色數據庫的特點是大量信息會顯示在網站上，對網站的訪問能力和安全性也是一種考驗。
高校檔案數字化后的利用與編研。這一內容屬于數字化信息的深入利用工作。日常對數字化檔案信息的管理和查閱利用是對檔案信息的直接處理利用方式，而編研則是在對原始檔案數據進行選擇、整理、分析、綜合等工作后，形成的具有創新性的材料，是對檔案的深入開發和靈活利用，屬于研究性勞動成果。出色的編研工作對學校管理工作與未來發展有著重要參考作用。
高校檔案部門面對檔案管理工作新要求和檔案數字化建設大趨勢，應不斷探索新技術新方法，對現有問題努力改正，不斷研究新的管理方法，更好地利用檔案信息資源，全面提高檔案信息服務水平。
參考文獻
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一、指導思想
緊密圍繞學校總體工作部署，以教育教學工作為中心，以“運轉有序、協調有力、督促有效、服務到位”為目標，樹立以人為本的理念，貫徹服務宗旨，發揮協調作用，有目的、有條理、高效益地開展工作，為學校提質量、創成績而服務。
二、主要工作
1、做好文件的上傳下達工作。在主管領導指導和幫助下，明確任務，各負其責，做好文件的接受、傳送、催辦及文件管理工作，信息采集、上報、保密和檔案管理工作。對來文的閱批、領導批示的督辦、重要文件的核稿、接聽電話、打印文件、會議記錄、會議召集等日常工作，做到嚴謹有序，不出差錯。各項文件材料，力求及時、準確，優質、高效。
2、做好學校文函檔案管理工作。根據檔案管理要求，完善檔案管理制度，規范檔案管理工作，注意收集整理體現學校辦學水平的教學教研材料并歸檔，使檔案管理更科學、規范，作好檔案利用工作，更好地為教育教學及各項工作服務。
3、提前做好開學和學期結束前的工作安排，根據學校部署及時起草學校工作計劃、總結、講話等文秘材料。
4、按照校長辦公會議的精神，認真細致地做好各項工作的計劃和安排，使各項工作有條不紊地順利開展。協助校長組織安排好校長辦公會和全體教職工例會，并做好學校會議的籌備工作、記錄工作。
5、按時完成各類統計及有關報表工作，并及時向縣教育局和其他上級部門上報學校相關的工作材料。收集整理學校辦學的基本數據，編制學校基本情況表，向學校有關部門提供數據查詢和信息咨詢服務。
6、及時做好會議通知、學校工作安排通知、節假日放假安排通知等事宜。
7、繼續做好各種迎檢和接待工作。
8、做好學校、校長印章的使用管理及對外行政、黨務介紹信、證明的辦理工作。建立并執行公章加蓋登記制度。
9、創建有特色的校園文化。優化育人環境，提升校園文化品位。加強學校網站、宣傳專欄等文化載體建設。協助黨支部、校委會做好文明行業創建工作，鞏固并發展創建成果。做好學校校刊編輯發行工作，搭建師生交流平臺，大力宣傳、弘揚校園文化。
10、樹立服務意識，公正公平地做好各項人事工作，配合校長做好教職工績效考核、日常考核、職稱評定等工作。做好學校人事臺賬的建立工作。
11、做好校務公開工作。認真做好校務公開工作，增加公平、公正和公開的透明度，對職稱晉級、年度考核等各項重大事宜，在全校教職工中及時做到公開。
12、管理好分管部室，力行勤儉節約，確保高效運行。
13、協助學校各部門搞好各級各類活動的組織安排工作，保證各級各類活動的圓滿成功。
Abstract: With the rapid development of higher education, college file, as a high concentration of information,should speed up the file information construction in order to adapt to social and development of higher education. Speeding up the college file information is the necessary requirement for the construction of university archives records management in today's university. The colleges and universities should strengthen the awareness of archival information, active file database development and network management and the establishment of college information service system. Based on the main problems of current college information service system in the process of university archives, practical corrective measures are proposed.
關鍵詞:高校;檔案管理;信息化
Key words: college; file management; information
中圖分類號:G20文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)24-0160-01
1高校檔案資源開發利用存在的主要問題
1.1 從檔案管理部門角度分析。
1.1.1 檔案觀念淡薄,服務意識不強。由于檔案工作效益的滯后性,人們往往重視高速度、高效益的工作,而忽視檔案工作。多數高校認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已,不了解檔案工作的內容、性質和任務,更不了解按照一定的原則和方法管理檔案,充分開發和利用檔案資源。檔案管理分散,檔案人員缺乏管理知識,檔案無法有效利用,這與傳統的檔案管理模式有一定的關系。以人工操作、匯集整理、保管保護為主的傳統檔案管理模式,使得檔案部門缺乏時代感和緊迫感,思想守舊,消極等待。因此,使大量具有利用價值的檔案信息成了無人問津的“死檔”,更談不上發揮其社會效益了。
1.1.2 管理體制不合理。目前,高校除了設置一個綜合檔案室外,還分別在教務處、學生處等部門設置檔案室。檔案部門的分散設置,一方面,使檔案工作各環節無法實現統一化、標準化管理,難以形成規范、科學的檔案管理模式;另一方面,給檔案利用者查閱、利用檔案帶來很大不便。因此,不合理的管理體制,不利于檔案資源的開發利用,嚴重影響高校檔案工作的管理質量和服務效益。
1.1.3 檔案結構單一。高校檔案結構單一現象主要表現在:一是門類單一。很多高校的文書檔案所占比例偏重,而學術科研、畢業生狀況等檔案所占比例偏小。這樣的檔案結構,使開發利用檔案信息的范圍狹窄,不能滿足社會對檔案信息需求的多元性和多樣性。二是檔案載體形式單一。絕大部分是紙質檔案,很少有磁盤、光盤、影像等電子檔案,不利于檔案傳播。
1.1.4 檔案管理人才匱乏,人員素質不高。人才資源是高校檔案部門重要的戰略資源,檔案人員素質是高校檔案工作信息化的關鍵。但目前,高校檔案人才隊伍存在許多問題,主要是整體素質較低、知識結構不合理,缺少服務創新意識。
1.2 從檔案主管部門角度。
1.2.1 資金問題。高校檔案工作信息化,設備、軟件系統、人員技術等方面的配套,需要投入大量的資金。但是高校檔案管理不是學校工作的第一線,檔案主管部門很難爭取到足夠的資金支持,因此,高校檔案室的建設工作相對滯后,無法適應當前新形勢下檔案管理工作。
1.2.2 安全問題。檔案信息具有本身的特殊性,需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。高校檔案信息化,加強了檔案部門與外部間的聯系,但也相應帶來了像電腦病毒、黑客破壞等安全問題。這也是眾多高校檔案主管部門遲遲不同意上網,不能實現檔案信息化的重要原因。
2高校檔案部門強化檔案信息化管理的對策
2.1 解放思想,更新觀念,樹立新的檔案管理意識。要提高高校檔案利用服務的質量與效率,必須樹立適應高校教育產業化、市場化發展要求的檔案利用服務觀念。具體來說,一是全面服務觀念,即通過各種服務方式與方法滿足學校內、外部公眾用戶的利用需求。二是主動服務觀念,即摒棄被動的傳統服務觀念,主動尋找用戶。三是及時服務觀念,即在第一時間內滿足檔案用戶的利用需求。
2.2 提高認識,加強領導,理順管理體制。檔案工作是高校全局工作的重要組成部分,是高校改革與發展不能缺少的重要管理工作。為了對檔案工作科學管理、高效服務、便捷利用,可考慮對高校現有的檔案部門進行整合重組。即機構整合、人員整合,改革管理體制,理順工作流程;改善檔案管理條件和工作環境,建立指揮靈活的檔案管理信息網絡,消除工作死角,盡快使高校檔案管理利用工作步入規范化、科學化軌道,使檔案工作與學校其它各項管理工作同步發展。
2.3 優化檔案結構。首先,要根據高校自身的性質和特點,完善和優化檔案結構,既要有文書檔案,又要有學術科研檔案、專類檔案等,特別要著重收集反映專業、學科、科研、管理、服務等方面特色的“閃點”檔案和“亮點”檔案;其次,實行多載體保存,不斷加強電子檔案的收集和整理,逐步實現學校檔案的數字化;第三,要加工濃縮精品檔案,減輕室藏檔案的保管壓力;第四,及時對失去利用價值的檔案進行鑒定銷毀。
2.4 大力加強隊伍建設,全面提高人員素質。知識經濟時代是真正以人為本的時代,知識經濟的競爭,就是人才的競爭,因此,加速培養高素質的檔案人才,也是高校檔案管理的核心所在。要加強檔案人員素質建設,主要從以下幾方面入手:首先,要在檔案人員中普及現代知識技術教育,改善其原有知識結構,加強新知識和新技術培育,尤其注重培養他們的創新意識、創新能力。其次,了解和掌握與檔案專業相關學科知識,了解其他各方面工作的內容和規律,更好地為各項工作開展服務。再次,要同時注重加強政治思想教育和職業道德教育,選配德才兼備的新生力量充實檔案專業隊伍。
2.5 消除落后的傳統文化心理影響。從高校檔案工作的主管領導,到高校檔案管理者,再到檔案利用者,都要扭轉對檔案性質的認識,樹立檔案文化觀,增強社會的檔案利用意識,把高校檔案由機密文件變成可用文化資源,把高校檔案工作者由傳統的“機要人員”變成現代的校園“文化使者”;把學校的品牌專業、品牌成就全方位、多角度傳播到全校教職工、全體學生中,乃至傳播到社會。
一、增強檔案工作整體創新意識
1、檔案工作管理思路的創新
同志指出“迎接未來科學技術的挑戰，最重要的是要堅持創新，勇于創新。創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。”創新行為，首先要有創新意識，有強烈的創新欲望，也只有如此才能有創新動力。科技要創新，體制要創新，檔案工作也要創新。長期單調而枯燥的工作方式、傳統而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望，他們墨守陳規，按傳統辦事，視傳統和經驗為“至寶”，視專家和權威為“上帝”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學科發展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和社會發展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會。而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力，又無目標的狀況，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。
2、檔案工作管理模式的創新
我國檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新。其中包括檔案工作六個環節和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題搞一些小發明、小創造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發現在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
3、檔案工作管理機制的創新
長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，檔案部門也無“皇糧”可吃，也會有下崗、失業，再也不能靠“鐵板碗”混日子了，每個人都有隨時被淘汰的危機感，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。同時，要建立一些相應的創新激勵機制，如鼓勵創新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，進行考核，并與勞動報酬、晉職嚴格掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氣氛和環境，促進檔案工作良性循環。相反如果沒有制度的激勵和約束，沒有精神和物質條件作保證，檔案工作者創新的熱情就會被扼殺，也就不會自覺、主動地去創新。
二、檔案工作應在創新特色上下功夫
l、體現檔案工作服務特色
日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位檔案為本單位服務做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發所看管的檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優質“產品”。也可以根據老百姓休閑日增多，追求精神享受的特點，建立一些“檔吧”，使老百姓在優雅的環境中，一邊從檔案中吸取知識、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學書籍等，多方開辟檔案服務的渠道。
2、體現檔案工作管理特色
檔案工作管理手段的更新是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。在檔案工作管理的形式上，為避免各檔案館大而全，小而全，可以把價值小、保管期限短的檔案放到基層，實行分級保管，總館只需在網上保留基層檔案信息。這樣既方便基層部門利用檔案的需要，又可避免檔案館因館藏數量龐大，造成庫房緊張，同時還可保證檔案館人員有時間開發館藏信息資源、更好地做好服務工作。
3、體現檔案工作的宣傳特色
宣傳工作是各項工作的先導。宣傳工作做得如何直接關系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響到下一步工作能否收到預期的效果。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起人們的重視，也達不到預期的宣傳效果。如果能通過上網、制作成VCD等，把館藏開放的檔案以動態的圖表形式展現給社會，介紹、宣傳檔案工作，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。因此我們在進行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。
三、發揮專職檔案人員的創新主體作用
1、專職檔案人員應當重視觀念更新
專職檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不
怕清苦是檔案工作者的優良傳統。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。
2、專職檔案人員應當練就過硬的業務技能
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3、專職檔案人員應當拓寬視野、豐富知識
關鍵詞：中等職業院校學生檔案管理問題對策
在當前就業形勢十分嚴峻，各大中高專院校畢業生就業實行雙向選擇的市場用人機制背景下，大中高專院校學生檔案作為學生就業過程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業生在校期間德智體等方面發展的綜合情況反映，是畢業生就業和用人單位選用人才的重要材料和依據。以創新的思路認真做好中等職業畢業生的檔案管理主作，充分挖掘學生檔案管理在促進人才培養過程管理中的積極作用，特別是服務中等職業畢業生成功就業的推進作用，使學生檔案管理適應以就業為導向的辦學需要，從而進一步提升中等職業學校檔案管理的整體質量和效益，是一項十分重要而又具有現實意義的工作。但是目前高校學生檔案管理中還存在著不少問題和不足，需要創新管理工作盡快得以解決。
一、當前中等職業學生檔案管理存在的問題
2l世紀以來，信息化浪潮的掀起以及現代化管理理念的深入，傳統的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業院校各項改革的深入，學生檔案管理也在這些影響之下，表現出如下值得思考的問題：
l、學生檔案歸檔內容程式化，不符合時展需求。
隨著現代信息技術的不斷發展和與國際接軌的市場經濟的形成，與計劃經濟體制相適應的傳統高校學生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學生檔案的歸檔內容上。學生檔案中記載的許多內容已經失去應用價值，同時許多符合時代需要的新內容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、入黨入團材料、畢業生登記表、學位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質、成績、能力、誠信等方面的材料比較少，學生鑒定材料內容空洞、政治術語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現學生在校期間的全貌和個性發展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。
2、檔案作用發揮缺位。
在大學生就業進入市場用人機制的大環境下。學生檔案作為記載大學生成長情況重要文本材料，發揮了它無法替代的育人和人力資源開發作用，然而，發揮這些作用的前提是，學生檔案是否具備內容豐富的，能真實反映大學生整體情況的有價植的信息儲量。目前高校學生檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識。沒有真正從服務大學生實現成功就業的要求來實施管理。由此造成的學生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。
3、人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰。
人才培養模式的多樣化變革，給中等職業院校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。而且，學生檔案材料質量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來看，學生檔案材料基本上是一些由個人填寫的主觀判斷式材料為主，全面反映個人各方面素質的客觀分析性材料，尤其是實踐過程中的定量分析材料過少。如反映職業技能鑒定結果的材料，只是簡單一句“同意以上意見”，“情況屬實”等評語，沒有給予客觀的、全面的評價，使得檔案材料較為粗糙。
4、電子檔案網絡化管理存在瑕疵。
檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得到實現的一種行之有效的手段。它通過計劃、組織、控制、協調與職能一體化來實現檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學依據，現代化電子檔案正是在這種情況下應運而生。計算機和網絡的發展以及相關管理軟件的開發，為電子檔案的出現提供了物質條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統軟件都會存在一些技術性問題。另外，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續)，還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而亟待解決
二、加強中等職業院校學生檔案創新管理的幾點對策
1、強化意識，完善學生檔案管理的硬件和軟件。
主管檔案工作的學校領導要更新觀念、提高認識，重視學生檔案管理工作，把其作為學校管理工作的重要事情來抓，強化師生的檔案意識，這是落實科學發展觀的抓手之一。檔案信息化建設的基礎是校園網絡硬件和數據庫的建立。為加快學生檔案信息化進程，學校應抓住中等職業院校快速發展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數字化、網絡化建設，配齊各種必要的硬件設施。這已成為當前高中職業院校檔案管理的當務之急，也是使中等職業院校檔案管理工作取得重要進展的突破口。學生檔案管理工作者也應提高現代化意識，強化信息技術觀念，同時要增強職業道德，敢于抵制不正之風，杜絕私自修改信息現象，堅持原則，確保學籍檔案的真實性。在軟件建設上，要豐富內涵，按照教育部的要求，針對學校辦學特色建立、健全相應的現代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學生檔案工作趨向規范化、科學化、現代化營造良好的氛圍，打下扎實的基礎。
2、統一建檔標準，明確歸檔內容與范圍。
作為人事檔案基礎的中等職業院校學生檔案，國家有關部門應制定適合高職使用的統一建檔標準，統一的制表內容。同時，各院校要加強領導，高度重視檔案建設，并建立健全收集、歸檔制度，使學生檔案按照統一立卷內容和建檔標準進行規范管理。根據統一的建檔標準，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項目、不缺頁，確保每個學生的每份檔案材料填寫清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。
3、以人為本，做好學生檔案管理工作的創新。
中等職業學校學生檔案工作者應切實解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹立以學生為本的思想，提高服務質量，使檔案工作貼近學生的學習、生活和就業，真正做到為學校發展和學生成長服務。結合以人為本思想，重新規范歸檔內容。學生檔案的歸檔內容應該兼顧檔案的全面和個體性。既要收集學生檔案的常規材料，如畢業生登記表、成績單等，也要兼顧學生的個性特長、知識技能方面的材料。在歸檔過程中，學生檔案管理人員必須以對學生高度負責的態度，擴大收集檔案材料范圍，充實檔案內容。如反映學生特長的個人作品、發明創造等材料;還有反映學生道德水平方面的如誠信、助人為樂、道德作風、考試有無違紀行為等方面的社會評價材料;學生參加各種社團活動、班干部、學生會干部工作情況、學校大型活動的參與情況、社會實踐活動、畢業實習與見習情況、畢業論文、參加各種科技創新制作和競賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對某些方面表現突出的同學，將學生有關的“亮點”數據細致準確地歸納起來，如獎學金及三好學生、優秀學生干部等及各種獎勵的獲得情況，各種特長及在校對培養的情況(擔任過干部、黨員發展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業中更具有說服力和競爭力。就拿上次周寧縣紀委要錄用我校一名往屆畢業生為例，這位學生錄取的筆試不錯,但開始用人單位不了解其在學校的品德表現,由于錄用單位有多人競爭,經過多方面思考，用人單位決定到學校了解情況，從檔案中得知這位學生曾經獲得市級、校級三好生后順利將這位學生錄取。可見，盡量全面客觀地記錄學生的在校表現，擺脫學生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實、生動的檔案材料，可以更好地為學生就業服務。
4、利用信息技術，實現管理的科學化、現代化。
一、營銷理念與檔案宣傳工作的結合
筆者在中國知網上以“篇名”為路徑，以“檔案宣傳”為檢索詞，對近十年來我國檔案宣傳工作的文章進行統計分析。結果顯示，近年來檔案宣傳工作的理論研究比較穩定，大多在30篇以上。特別是2011年和2013年，相關文章數量較多。但發表在CSSCI來源上的期刊僅有3篇，數量極少。這從側面反映了雖然檔案宣傳理論研究受到一定重視，但重視程度不夠。從實際工作來看，檔案宣傳工作不斷進步，社會的檔案意識有一定提升。但由于種種原因，檔案宣傳工作仍存在諸多不足。
美國密西根大學的麥卡錫教授于20世紀60年代提出了對市場營銷理論和實踐均產生深刻影響的經典理論4Ps，即產品（Product）、價格（Price）、渠道（Place）、促銷（Promotion）。作為營銷的策略組合，原是為促進企業產品的推廣和銷售，考慮的是消費者是否了解產品，采用何種形式告知消費者，怎樣激發購買欲等問題。離開營銷，企業將很難進行市場的開拓。檔案的宣傳工作不也是如此嗎？我們要考慮如何讓公眾了解檔案和服務的內容，采用何種方式告知公眾，如何吸引公眾入館利用。將營銷的理念運用于檔案宣傳工作，將是一個有益的嘗試。
二、我國檔案宣傳工作的不足之處分析
（一）檔案宣傳定位不明確，供需關系不對等。檔案宣傳是檔案工作過程中不可或缺的步驟。經過良好的宣傳，才能廣而告之。檔案宣傳工作的目的就是為了增強公眾的檔案意識，讓公眾了解歷史，發揮檔案資源應有的作用和價值。過去檔案部門的主要工作就是以保密為主，“重藏輕用”，政治色彩比較濃厚，對檔案的宣傳工作也不夠重視，為了宣傳而宣傳的現象較普遍，對宣傳工作的規律和存在的問題未作深入研究。再看當今檔案的宣傳工作，我國檔案部門對于公眾究竟需要哪些檔案，公眾最關心的實際問題是什么，如何堅持“以人為本”，如何有效宣傳等問題的研究還是不夠。筆者在維普科技期刊上對近十年來有關“檔案宣傳”的文章進行檢索統計，發現檔案宣傳工作的內容主要站在檔案部門的立場上，檔案工作、檔案管理、檔案工作者、檔案事業發展等是宣傳的主題，家庭檔案和社區檔案、民生檔案等民眾喜聞樂見題材的檔案較少涉及。
（二）檔案宣傳機制不夠完善。檔案宣傳工作不是單個部門的事情，而是一個系統性、復雜性、合作性、持續性的工程，需要各個部門的全力配合。在實際的檔案宣傳工作中，尚未形成完善的宣傳體制，各地區往往各自為戰，檔案工作部門和政府行政部門、社會媒體、公眾等難以有效地進行溝通協調，即便在檔案部門內部，管理人員、工作人員也僅在自己的職責范圍內進行宣傳，檔案宣傳缺乏事前計劃評估和事后總結反饋。整個檔案宣傳工作難以形成統一的合力。以國際檔案日的宣傳工作為例，在國家檔案局下發了“關于開展2015年‘國際檔案日’宣傳活動的通知”，全國范圍內很多檔案館紛紛發起相關的宣傳活動，如上海各檔案部門進行蘇州河工業文明圖冊、進學校講述檔案故事，舉辦展覽等;北京市檔案館開展了檔案工作體驗、有獎問答、座談會、講座等活動;福建省檔案局的僑批展覽、抗戰故事講座等活動。這是在國家重大活動背景下引發的活動，形成統一部署，掀起檔案宣傳的熱潮。但是在檔案日結束后，檔案宣傳工作往往又歸于沉寂。宣傳工作如何有規律有重點地持續，才是宣傳工作應研究的重點。
（三）信息技術背景下檔案工作者素質有待提升。在傳統的檔案觀念和體制的影響下，檔案工作一直處在比較邊緣的位置，對整個檔案工作隊伍的素質、文化水平和專業素養要求都相對比較簡單。據筆者對本校檔案工作人員進行調查，發現本校共有檔案兼職人員130名，專職人員僅有5名，這樣的人才結構需要改變。檔案管理人員專業單一化，普遍缺乏掌握計算機、網絡等高科技、技術性、復合型的人才。隨著檔案工作和信息技術的發展，檔案工作人員不僅要熟悉館藏資源與特色、掌握基礎的檔案宣傳知識、了解傳播學的相關理論、熟練掌握辦公軟件，甚至還需學習各項信息技術的應用，數據庫平臺的搭建，還要學會在實際的宣傳工作中運用心理學的知識。近年來，大部分檔案工作者各方面的文化層次與水平都有了很大的提升，但與飛速發展的信息社會相比，仍顯得差強人意。
（四）公眾檔案意識薄弱，宣傳動力不足。社會公眾是檔案宣傳工作的接受者和直接相關者。公眾的檔案意識如何，對檔案宣傳工作是主動接受還是被動接受，直接影響著檔案宣傳的效果。事實表明，我國公眾的檔案意識普遍比較低下。據《中國統計年鑒》數據顯示，2013年國家綜合檔案館館藏檔案為44759.1萬卷，利用檔案為1477.8萬卷，其利用率約為3.3%。而歐美一些國家的檔案館開放利用率達到或超過60%。據有關調查顯示，在被問到“檔案部門的檔案宣傳有必要嗎”，僅有極少部分人回答“非常有必要”，大部分人認為“自己從不關心檔案宣傳”，甚至有人認為“檔案宣傳對自己作用不大”。可見，大部分公眾主動接受檔案宣傳的意愿很低，只有與自己親身利益相關的檔案，公眾才有進一步查閱相關檔案的動力。
三、檔案宣傳工作中“營銷”策略的運用
（一）產品策略――供需對應，樹立品牌。1.抓住用戶的需求。檔案用戶具有區域性、層次性和群體性的特點。隨著社會和市場的發展，檔案用戶需求呈現出立體化和多元化的趨勢。人們利用檔案的動機不再僅僅局限于尋找解決問題的憑證或參考依據，而是涉及政治、經濟、文化、外交和民眾生活的方方面，學術利用需求、實際利用需求、普遍利用需求和休閑利用需求表現得日益明顯。不同區域和不同人群需求不同，應在廣泛調研的基礎上，將館藏進行重新組織、整合、分析后，編制用于解決群眾問題的二次、三次性綜合材料，滿足廣大用戶的需求。同時，提供與民眾利益密切相關的民生檔案，如家庭檔案、房產檔案、醫療保險檔案、社區檔案等，能取得較好的宣傳口碑。2.由于文化傳統、歷史的積淀，不同區域的檔案文獻資源具有自身獨特的亮點。如何將館藏亮點進行有效宣傳，是樹立檔案品牌的關鍵。以福建省的僑批檔案為例，作為“信款” 合一的特殊家書，是特定歷史階段的草根文獻，是極為珍貴的世界性文化遺產。福建省檔案館將其作為館藏特色，通過展覽，在國內、馬來西亞等展出，不僅是講述中國故事的第一手資料，成功申遺為福建省首個《世界記憶名錄》，更成功地塑造了館藏品牌。檔案宣傳的目的較好地實現了。因此，合理開發、利用館藏特色，有助于樹立館藏品牌形象。
（二）渠道策略――無孔不入，貼近群眾。隨著社會的發展，檔案宣傳工作的思路應得到拓展。既要注重傳統媒體的宣傳，也要發展現代化新興媒體，還要關注中間的文化傳播媒介。檔案資源的宣傳工作更需要將傳統的宣傳方式與各種新媒體技術相結合起來，才能有效促進檔案宣傳工作的有效進行，吸引各個階層、各個年齡段的用戶了解、利用檔案。1.廣泛運用檔案網站、博客、微博、微信等新媒體。利用檔案館網站展開宣傳，有利于充分發揮檔案部門的主動性，通過在主頁上設置郵箱、意見箱、論壇等，有助于增強與用戶的互動與交流，及時得到用戶的反饋，改進宣傳策略。博客既有網絡傳播的特點，方便、快捷、宣傳面廣、時效性強，同時還兼顧名人效應，例如檔案界著名的四大名博，憑借在業界的名氣，吸引年輕用戶的同時還能提升相關檔案的知名度。微博，內容短小精悍，也可以相關鏈接和即時評論，正成為很多機構和部門普遍運用的傳播媒介。微信中的“掃一掃”、加朋友圈，或者以訂閱號的形式定期館藏相關的文章，成為日漸興起的傳播新渠道。2.繼承傳統傳播媒介。報紙、雜志、廣播、電視、展覽等傳統媒介依然具有很大的宣傳潛力和市場。與新興的媒介相比，老一輩的群體更傾向于選擇傳統宣傳方式。以展覽的方式宣傳館藏特色資源，利用公交移動電視、廣播等，將檔案與日常生活結合起來，在上下班高峰期進行循環播放，達到深入人心的效果。3.大力開展名人講座、文化講堂等活動。大眾講堂和名人講座等通過講解人的演繹，知識性、趣味性、引導性較強，滿足公眾日漸強烈的知識、歷史渴求的同時，也滿足了人們的精神情感。既能很好地宣傳館藏檔案資源，也能在互動中引導人們如何獲取檔案知識，如何利用檔案，使宣傳的效果社會化。
（三）服務質量策略――完善宣傳機制，以質取勝。服務質量如何，一方面需要檔案館內部完善宣傳機制，保持宣傳工作的持續性、系統性，讓外部了解檔案部門內部的動態;另一方面需要檔案部門從日常工作的小處著手，用實際行動來證實。
首先，檔案部門需要宣傳部門制定完善的宣傳計劃，確保宣傳工作有條不紊。其次，需要邀請基層檔案工作者、社會公眾、新聞媒體、社會團體、各級政府職能部門的廣泛參與，使檔案宣傳網絡覆蓋全社會，形成聯動化機制。再次，最重要的是檔案部門內部的團結協作，需要管理層、技術層和領導層齊頭并進，構筑完善、系統的宣傳領導體制。最后，檔案宣傳工作不能僅在活動或節日上“曇花一現”，而是要建立起持久性、長期性的宣傳機制。
只有名副其實地提供優質服務，才能真正成功地宣傳。首先，需要工作人員態度良好，禮貌、周到。檔案工作人員是利用者接觸的第一個對象，是具有能動性的主人翁，必須肩負起全心全意為用戶服務的理念。可以設置專門的咨詢和接待人員，指導前來利用的用戶。還可以利用網上、電話預約等為利用者節約時間成本。其次，對利用者提出的合理服務要求，要盡量滿足，對于無法滿足的需求，要講明原因，必要時提供可代替方案。最后，服務人員要平等對待每位利用者，使用戶感受到輕松、愉悅的氛圍。
關鍵詞:變電站，質量管理，創優，施工過程
引言
變電站是電網系統中重要部分，是電力工程建設的核心，如何提高工程質量，確保運行正常，滿足建設單位使用要求是加強變電站工程全過程管理的重要環節。開展工程創優管理，旨在鼓勵工程參建單位牢固樹立質量精品意識，強化工程建設質量管理，推動變電站工程整體質量水平上臺階。
1工程創優管理組織保障措施
1．1創優目標的確定
工程質量管理中首先是目標的確定，根據變電站工程特點和施工企業的質量承諾，制定工程項目質量目標全過程管理策略和措施。充分體現管理的科學性，技術的先進性，施工工藝的創新性。以國家電網優質工程為參照，全面落實到變電站工程施工的全過程中，圍繞目標，緊抓環節，層層落實。
1．2工程創優組織機構及職責
為確保工程創優目標實現，需要工程建設各方責任主體共同努力，因此，在工程開工之前要協調好各參建單位，確保創優工作的落實，建立以建設單位牽頭的工作小組，勘察設計單位的項目負責人，業主項目經理，施工項目經理，總監理工程師參加，進行責任分工，明確各成員職責，并建立工程創優的保證措施和管理制度。
1．3工程創優前期策劃
建設單位首先應制定(工程建設創優規劃)提出工程創優目標和要求，勘察設計單位，監理單位，施工單位依據建設單位策劃書詳細編制(工程創優措施)將工程創優亮點其控制要點在措施中體現，并將質量目標分解到單項工程及細節部位，并配以圖片說明。
2工程創優主要措施
2．1設計過程質量控制
1)加強對設計方案的合理性及先進性評價，嚴格控制主要技術經濟指標，充分進行設計優化，使工程設計既滿足使用功能要求，又經濟合理，施工可行，節能環保。2)施工圖紙的審核，依照電力工程標準規范及相關要求，確保施工圖質量，避免設計不合理，設計深度不夠等缺陷，確保工程不受施工圖問題影響工程質量。3)在施工過程中勘察設計單位要認真履行勘察設計職責，向現場派經驗豐富的工地代表，及時解決現場遇到的勘察設計中的相關技術問題，按規定要求參加工程驗收中的各個環節驗收過程，并履行簽證手續。
2．2工程質量管理
1)充分發揮施工企業自身質量控制體系的作用，把好每道工序關口，嚴格落實三級質量驗收制度，以分項工程質量保單位工程質量，以工序質量保整體建設質量，堅持一次成優，自然成優，合理成優質量工作理念，堅持內在質量和觀感質量的高度統一，為創優打下堅實的基礎。2)對各主要工序，重要工程節點，制定專項施工方案和措施，并進行技術交底，在工程關鍵部位和細部方面進行技術攻關，堅持總結提升和創新成果，堅持創新差異化質量特色，營造亮點。3)堅持測量、發現、統計、分析問題、持續改進和方法。細節決定成敗，工程質量管理過程要注重精細化管理，過程精品的理念，防止質量通病的發生，并監督落實工程全過程。4)堅持創新工藝技術，實施量化工藝流程，以點帶面，實施試點先行，樣板引路，先進行局部樣板施工，經過各方驗收合格后再全面鋪開，通過開展試點樣板等有效手段積累經驗。
3施工過程主要質量措施
1)加強對進場設備及原材料的檢查，確保原材料質量符合規范和設計要求。設備、材料的質量直接影響施工實體的質量。因此，要嚴格執行建設、監理、設計三方設備開箱檢查驗收制度，確保設備質量，同時對于施工單位自購材料，也要會同監理單位一起對材料質量進行檢查，不僅要求材料的質量合格證明等資料齊全，而且要加強對材料的外觀質量的檢查，從而保證投入工程的設備、材料的質量，進而保證工程實體的質量。2)加強對施工過程工序質量、隱蔽工程質量的控制、檢查。施工單位要按土建、電氣分別設置專業質檢員，負責工程質量驗收工作，確保每道工序驗收合格，并經監理工程師確認才能進行下一道工序的施工。還要經常開展培訓教育，提高全員質量精品意識，使現場施工人員樹立起“檢查上道工序、做好本道工序、服務下道工序”的施工質量意識。同時嚴格執行對隱蔽工程的檢查驗收制度，對于主控綜合樓地基基礎，35kV配電室地基基礎等隱蔽工程，隱蔽前必須經建設單位、設計單位、監理單位共同驗收合格后方可隱蔽，杜絕隱蔽工程施工質量隱患。3)加強成品保護，創建工程亮點。成品保護也是創優中不可缺少的重要環節，各工程項目部在工程建設管理中，必須以國家電力工程質量標準為基準，針對后續施工作業及各專業交叉施工中造成對已完工程成品破壞現象，制定具體措施，強化保護意識，尊重成果，同時在實施過程中著力開展技術攻關活動，在工程關鍵部位和細部工藝上創建工程質量特色和亮點。4)嚴格規范數碼照片的收集。影像資料是信息化管理中的重要資料，變電站工程要按照文件相關內容，開展數碼照片的收集整理，將數碼照片的收集作為考核辦法的重要項，利用工程數碼照片影響管理系統軟件，實現工程數碼照片影像資料的分類放置，便于檢索，靈活上傳，也便于公司管理部門對現場數碼影像拍攝質量及數量提出及時指導，有效提高工程數碼照片影像資料管理水平。5)加強對工程資料的管理。強化工程資料的質量管理作用，將檔案管理納入整個現場管理程序，開展檔案培訓，要熟知檔案管理的“五歸”:歸什么，誰來歸，如何歸，歸在那，何時歸。“三性”:可利用性，憑證性，快捷使用性。檔案資料人員要根據國網公司標準化資料管理手冊各參建單位在施工過程中產生的資料，形成、積累、收集、歸檔、整編的資料放在盒子里是否系統，是否便于管理運用檢索。注重資料的真實性，及時性，有效性。切實使工程資料能反映工程參建單位的工程質量管理情況，實現檔案管理進度與工程進度同步，資料做到真實，完整，規范。
4監理工作質量管理
1)監理單位負責對現場物資的質量檢查，組織安排和監督材料、設備現場開箱檢查。原材料檢驗要求證明齊全，批量抽樣符合規定。2)全面控制施工過程，重點控制工序質量，做好中間驗收，竣工驗收等工作。3)監理單位認真組織開展工程施工見證，旁站，巡視，平行檢驗，監理初驗等活動。重點加強關鍵工序重點部位和關鍵控制點跟蹤檢查。4)在單位工程及總體驗收時，匯總施工單位和設計單位關于強制性條文的相關文件，形成(強制性條文驗收匯總表)以保證工程項目強制性條文執行的嚴肅性和完整性。5加強對工程質量的跟蹤回訪，總結經驗和不足變電站工程投入使用后，要向運行單位收集對工程質量的意見，同時在運行的過程中，對運行設備的質量、土建和安裝工程質量等進行回訪，對發現小問題和缺陷及時安排整改，同時分析問題出現原因和制定防范對策，從中總結經驗，找出切實的改進方法，避免以后工程中出現相似的問題，從而提高電網工程建設管理水平上臺階。
6結語
在工程建設管理眾多方面中，質量管理是關鍵和核心，電力工程質量創優是電力工程質量管理一項重要內容，創建優質工程獎，為工程參建各方確立一個共同挑戰目標，有助于凝聚全體員工做出非凡的努力，提高工程質量管理水平，完善企業質量保證體系，爭創一流企業，贏得市場信譽，創造企業更大社會效益和經濟效益。
參考文獻:
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［3］國家電網輸變電優質工程評定管理辦法基建/3182—2015．［Z］．2015．
關鍵詞：電力檔案；編研利用；數字化
作者簡介：李雪（1978-），女，土家族，黑龍江方正人，國網湖南省電力公司湘西供電分公司，館員。（湖南 吉首 416000）
中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）26-0188-03
電力檔案工作的最終目的就是提供利用，促進電力企業各項事業發展。檔案編研工作是增強利用服務的有效方式，更是提升檔案工作管理水平的重要途徑。新形勢下，借用信息化技術手段和現代化系統管理平臺，實現有效開發整合檔案信息資源，創新利用服務方式是我們亟待解決的問題。
一、檔案編研利用工作的現狀
現今，檔案信息管理及服務工作已經步入新的歷史階段。企業檔案工作應結合工作實踐與理論研究，將工作的側重點轉移至大力開發檔案信息資源，要與時俱進、審時度勢，積極編撰出適應知識化經濟時代需求，應用價值高的編研材料，努力推動企業經濟發展和社會進步。對于這一點，我們雖開發了一些檔案信息資源，也通過網絡、實體借閱展開過檔案利用工作，但在信息化高速發展時期，有效服務于企業建設方面，我們始終還是沒有完全意識到開發高層次信息資源編研工作的重要性，將主要時間與精力依然大量投入在檔案的收集、整理、歸檔及提供普通利用服務等基本工作環節。當然，這存在理論方面的問題，也受人員編制因素影響，但更多的還是認識上的不足。所以，呼吁進一步完善理論，不斷提升思想認識，要通過理論大力推動實踐，有力促使高質量的編研成果不斷涌現，使檔案編研工作真正能成為展現檔案工作實績，彰顯檔案工作價值的重點工作。
當今，數字化的世界每時每刻都影響著檔案管理模式的變革，檔案編研工作應以計算機技術和網絡技術的廣泛應用為基礎，向科學化、數字化的管理軌道上不斷邁進。面對信息時代的來臨，原檔案編研題目一陳不變，基礎工作薄弱，成果難以顯現，只能以紙質載體形式保存，這些問題足以說明檔案信息資源開發的傳統守舊性及單一性，工作未形成開拓性、多元化的思路。在提供利用服務的實踐工作中，往往傾向關注于常規開放性和宣傳教育性的服務，而對編研這種需重研究和投入性的工作，缺乏足夠的認識、理解及支持、重視。基于企業快速的發展需求及長遠利益的實現，我們急需認識到檔案智能型編研和技術型開發的緊迫性與必然性，檔案編研工作可以被認作為一項由檔案管理部門加工、研究，輸出檔案信息，主動和全方位向企業員工們提供系統、科學的檔案利用服務的專門性工作。對檔案內容進行信息采集、整序、分析、加工而綜合制成的檔案信息半成品，通過數字化的顯現方式，能縮短用戶分散式查找利用檔案信息的時間，能最直接有效服務于利用者，提高工作效率，加快推進工作進程。努力實現深層、多元綜合性的開發編研，將檔案承載的信息從紙質靜態轉化為數字動態，應是我們倡導大力開發利用檔案信息資源的主要工作方向，此外，檔案編研產品還可以起到有效保護檔案原件的作用，并能不斷激發檔案工作者的學識和技能水平，促使企業加大對核心價值檔案信息的征集與保護力度，從而進一步提升檔案信息資源建設綜合質量。總結起來就是，以計算機技術為后盾和支撐，著眼于檔案信息價值的復合層次的綜合開發，加大研究力度，是企業檔案工作的中心和重點，也是實現檔案利用服務水平和檔案工作水平提升的重要途徑。[1]
二、加強改進檔案編研利用工作的主要途徑
1.制定編研工作規劃及機制，科學有效組織實施
十二五期間，隨著電力事業的發展，檔案工作各項領域都在順應形勢不斷更新與拓寬，所以，我們對待編研工作，也完全有必要積極統籌規劃，組建機構，擬定相關制度，實施科學的管理。知識經濟化時代，企業領導應高度重視編研工作，將譽為企業核心價值信息的檔案編研工作視為影響全局的大事來抓，要為檔案編研工作營造一個優良的環境。編研工作務必要適應新形勢，形成新思路，納入到企業管理活動中去。要讓企業中的高層領導及企業重要專責人員都了解，編研工作是一項專業性、研究性很強的工作，是由公司各項業務工作內容組成的一個系統工作。這項工作的成效很大程度上取決于開展工作的組織措施和編研人員的素質。實現編研工作的規劃，要依靠科學管理，要學會運用“目標管理”的原理，善于總結企業組織工作的經驗。
2.注重溝通協調，擴展工作對象，打破單一模式，確保信息安全
檔案管理部門要積極組織協調各職能部門、業務支撐機構單位之間進行相關溝通與交流，凝聚智慧，互提編研工作思路，通過召開座談會，交流編制各類編研成果目錄，徹底改變“關門編研”的工作狀況，要力爭實現企業檔案信息資源共享，創新編研工作的新思路。編研工作的對象應基于館（室）藏檔案的基礎，延伸面向到電力系統整體，樹立檔案資料編研一體化的意識，如：能特別反映到公司發展的相關背景材料及文獻資料，都應作為編研的重要補充材料，從而提高編研工作的整體效應與質量。與此同時，編研工作還必須打破傳統單一僅利用文書檔案的狀況，要善于積極從科技檔案、財務檔案、照片檔案、聲像檔案中積極提取、開發信息，編制出具有較高科技含量及經濟效益性的資料匯編。此外，為了確保編研信息資料的真實可靠性，可以聘請當事人、有關權威機關，通過錄音取證、走訪調查、出具證明等有效方式嚴格認定把關，以保證編研成果經得起歷史的考證與人們的檢驗。總之，為了有利于編研工作順利高效展開，就是要運用各辦法和方式來豐富編研工作基石，努力確保編研信息資源的豐厚性及真實可靠性。[2]
3.精心調研，優化完善選題，緊貼市場與經營，突出利用成效
檔案部門要通過在電力企業中開展專題利用登記，發放《檔案利用效果登記表》、《檔案服務調查問卷》，開展企業中心工作座談或訪談等活動，充分參與和吸取企業各個部門的意見和經驗，熟悉并根據各專業的工作性質，結合實際，認真探究電力企業及員工不同層面的利用需求。要及時收集電力企業的發展規劃、發展動態及市場需求，有針對性、多途徑地進行檔案信息的研究開發，檔案的編研立題要善于更新改進，在保持電力行業工作特點和亮點的基礎上，需更加與市場、電力體制改革方向緊密貼近。新時期的檔案編研工作需注重與企業單位的階段性工作重心或一定時期內生產經營的重大發展目標相協調和適應。致力于方便領導層的決策，服務奮斗在一線的基建、生產人員，使他們能夠更加直接和直觀獲取工作中所需要的有價值的信息，便于付諸實踐，從而降低企業運營成本，不斷提高工作效率。
要提升檔案編研工作價值就要學會抓住機遇、隨時捕捉信息、因地制宜、靈活多變展開編研工作，不斷優化創新選題和提升選題的準確性，從而實現編研工作成果的功效得到充分發揮。電力企業可參考以下選題來展示編研成果并積極發揮編研功效。如服務于企業黨群管理工作，可編制《爭先創優事跡匯集》、《企業文化成果展》、《局務公開專集》、《優秀班組建設心得》、《歷屆工代會和職代會情況簡介》；為加強企業行政管理工作，可編制《企業電力工作年鑒》、《企業重大榮譽集錦》、《電力案例匯編》、《企業檔案利用效益效果情況匯編》、《電力設施保護法律法規匯編》、《企業工作診斷分析報告匯集》；為促進經營綜合管理水平提升，可編制《用電稽查典型案例》、《你用電、我用心典型事例》、《企業年度經濟技術分析報告》、《農網建設與改造成果展示》、《一流縣供電企業達標匯編材料》《三集五大成果匯集》；為提升生產技術、安全管理工作質量，可編制《變電站設備臺帳匯編（35kV）、（110kV）、（220kV）部分》、《企業重大安全事故通報》、《電力稽查工作重要簡報》；為優化企業基建工程管理，可編制《發電、變電、送電工程簡介》、《l10kV、220kV變電站主結線匯編》、《現有發電、變電、送電工程典型設計目錄匯編》、《工程名稱、工程編號對照表》、《三測量及水準測量成果匯編》；積累借鑒審計工作經驗，可編制《工程審計工作匯集》、《企業主要負責人離任審計報告匯編》；為強化干部、人才管理，加強改進企業培訓成效，可編制《中層及以上干部任免目錄》、《職員專業技術職務任職資格統計表》、《培訓工作簡報》等等。除此之外，檔案部門還可以對現有的檔案編研工作指導框架和編研體例進行適當的補充與完善，在堅持編研體例嚴謹的原則下，大膽創新自身的編研方式、表達方式，時刻走在時代的前沿，努力形成一套適合本單位實際情況、獨具匠心的體例風格規范，比如《科研成果應用指導手冊》即是在原基礎上加入了“應用指導”一項，這種在原基礎上的創新，更貼近實用的編研成果，會使得之前的科研結果更加具有生命力，從而提高檔案編研成果利用價值。[3]
4.運用計算機、網絡化技術管理平臺，全力打造數字化的檔案編研利用服務模式
（1）電力檔案數字化編研概念。即是把不同載體、不同記錄方式的檔案內容信息錄入到電子計算機系統中，常用的方法有電子掃描、數據庫格式化轉換、電子數據的處理整合等，將檔案中所記載的文字、圖像、聲音等信息內容轉換為計算機能夠識別的形式，進而形成一個可供人們保管、利用、整合且與檔案原件具有相同真實性和可靠性的電子化檔案信息庫。檔案數字化的發展趨勢，會極大促進電力企業檔案管理事業的現代化，實現檔案工作與企業，企業與社會的更緊密結合。
（2）電力檔案數字化編研利用工作的重要性。電力檔案數字化編研工作要積極參與到企業經營生產等各個方面，要為企業健康穩步發展提供強有力的信息支撐。可結合企業民主管理、電力體制改革的要求，將相關重要決策文件，如：“三集五大”體制建設方案、電力建設項目重大投資、城農網改造下達資金、領導干部任用調整、組織機構調整、電價變更，以及相關員工個人利益調資、職稱評定都可以及時公開在企業門戶內網的檔案管理系統中，從而徹底改變企業重要決策及民主公開信息常常難以通知到全體干部和員工、讓大家悉知的狀況；可應用計算機多媒體處理軟件和打印技術，編輯制作成反映企業特色工作專題的光盤或宣傳展板，有效傳播電力企業文化，展示電力品牌建設成果；還可通過編制有關圖文結合的數字版的作業指導用書，使編研材料直觀生動、通俗易懂、易于學習操作。要善于開拓創新檔案信息資源共享路徑，將各種原始數據信息收集整理，并分類刻錄成系列數字光盤集中存儲收藏，建成系統的企業數據庫，同時還應推廣應用遠程在線查閱功能，努力實現電力企業職工能夠相互查詢本單位及聯網單位的檔案信息及編研成果相關信息。
（3）利用信息化技術輔助進行編研。與傳統的編研方式相比，計算機編研具有以下優勢：首先，編研人員獲取檔案信息的方式變得更加快捷和方便，有助于編研工作質量和效率的提高；其次，檔案數據庫內容更新變得更加容易和方便；復次，編研成品的載體選擇變得多樣化，既可以選擇單一載體，也可以選擇多媒體載體；最后，編研成果的傳播方式有了質的飛躍，利用現代計算機信息傳輸技術，可以在短時間內把編研成果傳輸到服務對象，從而迅速提高工作效率。由于電力企業的高科技屬性，對于新科技成果和新技術的運用要求較高，可以說，在未來計算機輔助編研技術會在電力企業檔案部門中越來越普及，充當越來越重要的角色，成為進行編研工作的主要方式。[4]
5.培養組建高素質的檔案編研隊伍，加大檔案工作人員自身綜合能力建設力度
（1）科學組建檔案編研隊伍。檔案編研工作是一項具有創造性的科學研究工作。編研成品的質量直接見證檔案編研工作者的智力能力及編研特征。要培養造就編研隊伍，就要使隊員人盡其長，通過明確分工及職責，促使編研組織工作科學合理化。要學會拿捏編研課題的難易度、編研涉及內容的份量、掌握館（室）藏支撐信息及完成期限等情況。就企業而言，應努力建立由檔案部門牽頭、各專業管理人員和一線的生產、基建、經營、科技人員配合參加，根據需要適當力邀歷經相關事項的離退休同志作為補充的團隊工作模式。要通過應用獎懲機制，充分調動團隊的積極性，力求實現編研成果共享、信譽共享，積極推動檔案編研工作的有效開展。
（2）加大信息時期檔案工作人員綜合能力的建設力度。
1）盡快實現角色的轉變，努力提升履職能力。在信息化時代，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。電力檔案工作者要適應管理現代化的要求，就要力爭成為知識管理型人才。我們應著重加速兩個方面的轉變：第一，注重培養優良的協調溝通能力、社交公關能力、對環境的適應能力，要由被動服務轉變主動服務，才能有力提升檔案服務工作質量和效果。第二，做學習的主人，做創新型的管理者，不斷學習專業新知識，學習企業生產、經營、企業文化管理新知識，多關注企業中心重點工作動態，結合檔案管理新標準、新技術努力提升檔案管理工作水平，創新管理工作方法，加強對運用計算機信息處理多種應用的知識技能的學習，實現單一專業業務知識向多元化知識學習力度的轉變，努力成長為企業所需的復合型管理人才。
2）提升檔案現代化信息服務的能力。隨著電力企業各類信息系統的不斷深化和普及，檔案工作人員必須要加強信息化服務的能力。要主動出擊，在對信息需求充分調研的基礎上，有針對性對不同層面的信息需求建立不同內容和范圍、形式的服務設計，要有計劃地對電子文件信息資源進行批量性的保護處理、開發并轉化制作成專題信息服務產品。在信息服務方式上，要通過輔導和培訓教會用戶有效應用檔案管理利用系統，使用戶全面掌握查詢利用流程、操作步驟及方法，通過有效檢索，系統自動過濾相關屬性，使用戶能快速地得到所需信息，同時，檔案人員還要加強對檔案系統編研庫數據的累積與及時更新，隨時為企業儲備好“知識食糧”，不斷增強利用企業核心信息時刻有效服務于企業的本領。
3）樹立正確思想，切實提高編研水平。在檔案編研過程中，我們應常懷平靜之心，摒棄急功近利的思想，積極冷靜思索，要始終本著認真開發檔案信息資源，全心全意提高服務水平的高度來認識檔案編研工作，規劃編研工作，用心積累編研學識，腳踏實地做好編研工作。使檔案編研利用服務工作能真正推動企業生產力的進步，促進企業不斷壯大。[5]
三、結束語
信息高速發展的新時代，電力檔案管理編研利用工作任重而道遠，如何從理論中不斷創新，從實踐中勇敢開拓，將成為每個電力檔案工作者必須面對和努力解決的重要課題。真正實現最高層次的檔案信息資源的開發利用，革新企業檔案的編研工作，應是電力檔案工作者今后工作的重點奮斗目標。也只有這樣，才能更深層次體現電力檔案工作的重要價值，促使高質量的檔案知識高效服務于企業的發展建設。
參考文獻：
[1]許虹.對企業檔案編研工作的幾點思考[J].時代經貿，2010，（17）.
[2]劉賀.檔案編研要走特色創新的發展之路[J].黑龍江史志，2010，（17）.
[3]鄧聯文.新形勢下如何加強電力企業檔案工作管理[J].現代企業文化，2011，（33）.
【關鍵詞】歷史文化;檔案編研
歷史文化檔案是人類文化發展過程歷史的記錄，也是整個檔案最為重要的組成部分，對于研究區域文化發展歷史，擴大文化工作影響，加快現代文化建設和現代歷史文化名城建設，具有十分重要的意義。隨著現代科技進步及信息化和互聯網的快速發展，考古學及歷史文化研究工作得到進一步加強，歷史文化檔案資料不斷豐富，但這些檔案資料有的還是原始的、零碎的，如何把這些檔案資料有系統地予以研究、歸類，成為一個整體的、系統的、能比較全面客觀地反映某一歷史時期的文化，并為社會所利用，是當前檔案編研工作的重要任務之一。
一、歷史文化檔案編研工作的意義
（一）編研工作是檔案工作的重要組成部分。是檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。2004年，中央和國務院曾頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，從國家政策層面上首次明確了文化檔案編研工作的戰略地位，強調“信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要，在社會資源結構中具有不可替代的地位”。
歷史文化檔案是檔案的重要內容之一，歷史文化檔案的編研，也是檔案編研工作的主要內容之一，在檔案編研工作中具有十分突出位置。余姚是省歷史文化名城，歷史文化底蘊深厚，素有“文獻名邦”之稱，近年來，市檔案管理部門在社會各界的大力支持下，興起歷史文化檔案編研熱潮，目前編研歷史文化檔案已達100多種、200多冊。
（二）歷史文化編研工作是保護歷史文化檔案史料、方便利用的有效措施和途徑。歷史文化檔案大部分為孤本，如余姚市檔案館、博物館、五桂樓藏書樓收藏的“四先賢”等歷史文化名人的一些文稿和其它檔案資料，包括現代從海內外收集的，絕大多數為孤本，在開展利用服務時，直接提供原件，容易破損，影響檔案質量和壽命，導致這部分檔案不能對外開放。
而以編寫檔案史料的方式提供利用，可以使這些資料長久保存，又不影響它的開放利用。如王陽明的詩，目前分散在各種原始檔案中，且都是孤本，不利于利用，于是近年編研出版了《王陽明詩集》，在內部發行，便于利用。
（三）開展歷史文化檔案編研工作，對于建設歷史文化名城具有重要作用。余姚歷史文化淵遠流長，檔案資料十分豐富。余姚是七千年前的河姆渡文化遺址的發源地，曾是遠古時期長江流域中華文明的搖籃;秦時建縣，明清時期形成的姚江文化，更是在中國文化思想史上具有重要地位，期間出現了王陽明、朱舜水、黃梨洲等杰出思想家，連同嚴子陵成為中國文化史上具有重大影響的余姚“四先賢”;抗戰時期，作為全國十九個革命根據地之一四明山抗日革命根據地，形成了獨特豐富多彩的革命文化。
這些歷史文化檔案，從上世紀九十年代后期就規劃編研出版《姚江文化叢書》，已陸續編研了二十余種檔案資料，如《姚江傳統建筑》《姚江文化史》《姚劇劇作選》《浙東抗日根據地革命文化史料》《姚江名人》《姚江風俗》等，對余姚的歷史文化名城的軟件硬件建設起到了積極作用，特別是《姚江傳統建筑》對于傳統歷史特色街區的設計和名人建筑的復原，提供了大量真實的資料。
（四）開展歷史文化檔案編研工作，對于加強愛國主義教育也具有十分重要的意義。檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。通過編研，檔案可以提高社會利用率，擴大公眾認知度，很多檔案材料還通過再編研、再創作成為愛國主義教育題材。
根據河姆渡遺址發掘過程中所形成的檔案資料，編研成《河姆渡遺址》，并根據這個編研材料設計了河姆渡遺址文化遺址展覽，已成為省愛國主義教育基地;根據《浙東革命文化史料》《余姚文史資料?余姚解放四十周年專輯》等編研資料，在2015年4月革命老區梁弄鎮重新復原了抗日革命根據地的舊貌，已成為全國愛國主義教育基地;又如余姚姚劇團根據王陽明和嚴子陵的編研資料，撰寫了《王陽明》《嚴子陵》劇作，在省內公演，王陽明的“真三不朽”，嚴子陵的“高風亮節”，被形象地展現出來，引起了強烈反響，被推薦為余姚中小學生愛國主義教育教材。
二、當前歷史文化檔案編研工作存在的問題
（一）檔案保管的分散性。歷史文化檔案資料的豐富性和多樣性，決定了當前檔案資料館藏的分散特點，但對于編研工作來講，不利于綜合開發利用。
余姚素有“東南名邑”之稱，歷史文化積淀十分豐厚，但沒有集中收集館藏，分別散藏在市檔案館、博物館、史志辦、黨史辦、政協辦、梨洲文獻館、文化館、圖書館及一些民間編研機構、學會、協會和個人收藏愛好者手中。這對編研工作帶來了負面影響，如確定專題編研時，先要做大量協調工作，對各類分散的檔案進行調查摸底，還要辦理借閱手續等。
另外，由于各類收藏檔案側重面不同，還存在著檔案的安全問題，這將給編研工作帶來較大影響。
（二）檔案編研的功利性。檔案編研是一項十分嚴肅、十分嚴謹的工作，承擔著“存史”的職責，真實性和嚴謹性是最為重要的原則，也是編研材料的價值所在。但是，一些單位和部門存在著為編研而編研，為出書而出書的偏向，如為召開某某名人學術研討會，為紀念某某名人幾十周慶典活動，由于編研工作時間倉促，收集查閱資料有限，草草出書，同時又請名家題詞，領導寫序等，帶有明顯的功利性，影響了編研成果的質量。
（三）編研工作者知識的單一性。檔案編研工作者一般是單位在編人員，他們歷史文化知識豐富，工作勤懇，任勞任怨，年齡普遍較大，對歷史文化檔案編研工作作出了巨大貢獻。但隨著當前科技的迅速發展，特別是信息化、數字化技術在檔案中的應用，要求檔案編研工作者不僅要掌握檔案相關知識，掌握一些歷史、社會、經濟方面的知識，還應掌握相應的外語及計算機知識，才能更好更有效地開發檔案信息資源。他們單一性知識又在一定程度上制約了編研工作的發展。許多編研者不善于利用數字化技術查找和編研檔案資料，也不懂外文，來查閱外籍人士對我國歷史文化的研究，如日本人對王陽明的“心學”“良知”的研究非常系統，著有大量學術論文;朱舜水在反清復明失敗后，東渡日本講學多年，他的“實學”思想在日本有巨大的影響，形成了大量豐富的檔案材料，由于不懂日文，一些編研工作者只能望文興嘆。
（四）編研工作的重復性。由于檔案保管的分散性和編研工作的功利性，又導致了編研工作的重復性。如對余姚市革命文化史料，不同部門曾出現過多次編研活動，形成了多個編研材料，如《余姚革命文化史料選編》《浙東抗日革命根據地史料選編》等，內容大同小異。雖然文化和學術講究百花齊放、百家爭鳴，但對歷史文化檔案的編研工作由于其真實性和嚴謹性的特點，應有序開展，不宜重復編研，否則就會浪費有限的資源和財力物力。
三、歷史文化檔案編研工作新途徑
（一）統一規劃，增強歷史文化檔案編研工作合力。由于歷史文化檔案收藏的分散性，對歷史文化檔案的編研應由權威部門統一規劃，還應根據文化建設發展需要，根據歷史文化檔案特色，統一編制編研計劃，整合所有歷史文化檔案，整合編研人員力量，分階段實施，提升編研材料的質量，擴大編研成果的影響力。
如余姚自上世紀90年代開始，就對歷史文化檔案的編研工作制訂了規劃，由市政府出面協調，確定《姚江文化叢書》編研25冊，分別由檔案局、政協辦、史志辦、黨史辦、文化局等單位和部門落實，檔案材料實現共享，該叢書已基本編研完畢，對檔案的利用工作發揮了較大影響。
（二）精確選題，突出地方歷史文化特色和亮點。歷史文化檔案的編研，其目的是如何讓檔案更好為社會利用，更好地為文化建設、經濟建設服務，為社會發展服務。因此歷史文化檔案的編研，一定要注重選題，選題上既要堅持有創意，突出特色，又要注重實用。
近年來，余姚編研了一大批具有地方特色的“精品”，除《姚江文化叢書》25冊以外，還編研出了《認識黃宗羲》《河姆渡遺址》《余姚文史資料》（30多輯）、《余姚名人》，及反映抗戰文化的《紅色記憶》《古邑紅旗揚》等，這些編研材料專題性強，有深度，具有一定的史料價值，體現了地方文化特色，有利于促進余姚文化建設和歷史文化名城建設，在社會各界均產生了良好的影響。
（三）采用先進技術，提高檔案編研現代化工作水平。隨著現代科技的迅猛發展，社會生產方式和生活方式發生了重大變化，人們對檔案的利用和需要已不滿足于過去在檔案室查閱復印一下資料的手工方式，數量大，時效性強，專題性和準確性要求提高，這也要求歷史文化編研過程中采用計算機編目檢索技術、檔案編研材料數字化處理手段，實現編研材料的網絡化。編研材料的網絡化，是指一定區域內，符合條件的檔案室、檔案館、博物館、文化館、圖書館等建檔單位，都可通過計算機網絡來查閱編研材料，以提升檔案編研工作水平，提高檔案編研材料的社會利用效率，更好地達到檔案編研工作服務社會、服務發展的目的。
（四）努力提高編研人素質，提升檔案編研成果質量。檔案編研工作是一項專業性、技術性和知識性較強的工作，檔案編研人員應具有良好的政治素質和業務素質，應忠于職守，盡職盡責，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規。檔案編研工作的專業性、技術性特點，要求檔案編研人員除了具備系統扎實的檔案學的基本理論、基本知識和基本技能外，還需要有淵博的歷史文化知識和地方文獻知識脈絡，及分析問題解決問題的能力，同時還要掌握一定的計算機技術水平和一定的外文知識，利用現代化的檔案檢索工具來吸納中外檔案材料，豐富歷史文化檔案編研材料，增強編研工作的實效性，提高編研成果的水平和質量。
總之，歷史文化檔案編研工作是檔案工作的重要組成部分，是一項功在當世，利于后代的偉業，也是一項持久的建設工程。作為檔案編研工作者，一定要加強學習，提升自身素質，勤奮工作，勇于探索，克服編研工作中存在的問題和困難，努力編研出更好、更多的歷史文化檔案材料，努力為文化建設服務，為社會服務。
【參考文獻】
[1]海.檔案信息資源開發利用，武漢大學出版社，2004.3