時間：2023-03-14 14:50:57
導語：在檔案信息化管理論文的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
現階段的教師檔案管理中，存在的問題日益顯著，高校教師檔案的管理在系統上存在一部分的缺陷，這些缺陷是因陳舊的教師檔案的管理方式以及分散的管理方法引起的，教師檔案管理的整體性也受到了影響，造成教師檔案內容的不完整，教師自身存在的價值受到了影響，也嚴重影響了教學教育和科研質量。由于教師檔案存在不完整信息的情況，造成了不能更好地展示教師個性獨特的教學和全面的展現教師教學。影響著教師檔案在學校的運用管理，而最多也就是簡單地借閱和瀏覽，這期間存在檔案損壞和丟失的問題，如若損毀和丟失將會造成很大的損失，也會制約學校領導這學校發展中提出關鍵性的決策，也不能提供有效參考的信息。在此期間，“無頭檔案”即教師與檔案的分離現象也越來越多。檔案管理以檔案的整齊工整為標準，造成內容和功能上不完整，而教師本身也沒有意識到檔案的重要性。教師檔案管理的不完整、不規范、損壞、丟失，是存在的嚴重問題。
二、信息化教師檔案管理的重要性
1.提高檔案管理工作的效率。檔案的收集是相當復雜的，分類整編同樣需要花費很多的時間。檔案管理實現信息化后，使檔案管理由封閉化過渡到開放化，并實現了檔案管理自動化、網絡化，為學校和社會都提供了良好的信息服務。檔案信息的準確合理為學校的決策提供了有力的保障。檔案管理信息化的實現，只需要一次信息輸入就可以多次利用。通過數據共享，為管理人員節省了時間和精力，也保證了檔案的準確性，使工作人員在最短的時間獲得所需要的檔案信息，大大提高了檔案管理工作的效率。
2.避免丟失檔案信息。在傳統的檔案管理中，很多學校存在相同的問題，部分重要的檔案由于存放時間和存在方法以及中途借閱，導致檔案信息的損壞或者丟失。而實行信息化的檔案管理后，將檔案輸入到電腦存檔，并且電腦信息存放量很大，避免了紙質檔案因為存放溫度條件或者借閱丟失的現象。
3.能夠實現資源的共享。教師檔案是很重要的檔案資源，檔案管理只有全面、井然有序，才可以保證學校更好的發展。教師檔案的信息化，通過網絡進行資源共享，方便人們通過網絡進行檔案的檢索和查詢，為學校教學提供大量的歷史資料以及科研資料，做到讓大家有據可依。正是因為資源的共享為學校以及其他領域帶來了很強的利用價值。
4.節約一定的資源。過去的檔案都是工作人員花費很多的時間來進行收集整理保存的，紙質檔案居多，這過程中浪費了大量的紙張，既不經濟也不環保，還需要大量的儲存空間，占地空間大。紙質的檔案在存放過程中也很容易因為存放條件損壞，受潮。實現信息化檔案管理后僅僅依靠電腦存檔，既節省了紙張又節省了空間，更不會存在丟失的問題，降低了成本，節省了資源。
實現房產檔案館數字化是房產檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數字房地產檔案館，首先要把握好節點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。開放數字房產檔案館的建立必將會進一步提升房產檔案館的宣傳、教育、服務和經營功能。
2．3完善房產檔案信息歸集、檢索系統
為了全面、準確地收集信息，就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合，將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統；原始檔案數據進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產檔案數據庫。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。由于高校房產交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產檔案信息檢索系統。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。
2．4建立準確的房地產檔案數據分析系統
房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。這就要求必須建立一整套房產檔案數據分析系統，以便管理人員能夠從多角度對房地產產權產籍數據進行分析、整理。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使學校房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
2．5提高管理人員的綜合素質
檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀，應正視自己的業務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業務文件和各級檔案專業刊物，明了檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定，執行新規范，密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業逐漸實現法制化、規范化，推進檔案工作的發展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。
3．小結
房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，使房產檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產管理工作人員的投入．降低了聯系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產管理人員在有限的時間內得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
參考資料：
[1]玄藝蘭．論房產檔案室的數字化建設[J]．中華教育周刊，2003，(6)．
[2]周長華，吳小軍．高校檔案管理網絡化建設[J]．揚州大學學報(高教研究版)，2004，8(6)．
企業人事檔案主要記錄了企業職工的詳細信息，為企業未來發展選拔人才提供了參考。過去很長一段時間內，我國企業一直運用傳統的方式來進行人事檔案管理，管理效率比較低，而且難以充分發揮出人事檔案的作用，已然不能符合現代社會的需求。為此，企業需要采用信息化的手段來管理人事檔案，以便能夠為企業、職工發展提供幫助。
【關鍵詞】
企業人事檔案 信息化管理
企業采取信息化的手段來管理人事檔案具有非常多的優勢。比如企業領導能夠在檔案信息系統上直接查找職工信息，而省去了人工查找的時間。另外，信息化管理方式能夠實現人事檔案資源的智能化管理，可以依據程序進行自動分類、自動分析、自動加工等，這對提高人事檔案工作效益有著重要的意義。
1企業人事檔案管理現狀分析
（1）缺乏完整性和適時性，未能在更廣泛的領域運用。
早期人事檔案管理人員會根據相關規范來檔案立卷折，僅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作為重中之重，人事檔案往往只是簡單的材料堆砌與積累，并沒有對員工檔案信息展開更為詳細的分析與運用，再加之，因為企業人事檔案自身就存在著一定的滯后性，記錄的信息可能與職工現實表現并不相符，或者有很多現實表現并沒有及時的更新，形成綜合性的信息材料，使我們無法進行一些深層次的思考，更無法打開人事工作的新局面，致使檔案使用效益甚微。
（2）目前在企業的人事檔案管理中，缺檔、斷檔和死檔的問題時有發生。
之所以會出現這些問題，原因有很多，例如認識檔案管理人員更換而未做好交接工作，或者企業的人員流動較大等等。這些問題的存在為企業人事管理工作的開展帶來了極大的不利影響，也不能使企業更好地掌握員工的動態和現狀，不利于企業發展戰略的制訂與實施。
（3）管理方法落后，工作效率低下。
長期以來紙張一直都是有效管理檔案的主要媒介，但是隨著檔案內容的不斷增加，各類檔案的打印、整理、裝訂、保存和查詢逐漸暴露出了一弊端，比如紙張長時間的保存之后，會出現明顯的泛黃現象，而且字跡會變得模糊不清，查詢期間，需要從很多的檔案中進行查找，便利性差，同時難以共享。近幾年，隨著信息量的增加，人力資源部作為大型企業的核心部門，檔案管理工作量越來越大，傳統的檔案管理方式逐漸陷入被動。
（4）一直沿用的管理體制阻礙了信息化管理的發展。
這主要是因為早期的管理體制將人事管理與檔案管理分離以及紙制檔案歸檔的滯后性使人力資源信息和人事檔案管理脫節，從而造成人員數據信息不完整。
2人事檔案管理信息系統的解決方案
隨著社會規范化、誠信化程度的不斷提高和信息化時代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據，必須引起各級領導的重視，采取切實有效措施，充分利用員工素質模型，用信息化建立全面、真實、詳細、連續的人事檔案，實現人事檔案信息化與紙質化雙軌制，全面提高人事管理水平，為合理使用人才，加強個人誠信提供強有力的支撐和幫助。作為人力資源管理信息系統的延伸，通過系統的合理設計和管理體制的適當調整，即可實現人事管理系統和人事檔案系統的連接，從而形成完整的個人信息檔案和與之對應的規范化的人事電子檔案。人事檔案管理信息系統功能具體表現如下：
（1）人事檔案管理系統中詳細的記錄了企業人員的各項信息，這些信息實時更新，并且咪每年都上報中央企業。這樣中央企業要想了解某一個員工的信息，只需要查詢信息系統即可。這不僅節省了人員檢索檔案的時間，也減輕了工作人員的工作量。而且由于信息系統中所管理的人員信息都是最新動態的信息，企業領導可能隨時了解到員工的表現情況，這對勞資管理意義重大。
（2）人事檔案信息化之后，便于組織部門對企業部門干部進行考察。信息系統由于維護及時，澤人員更新快速，企業領導者能夠隨時查看員工個人的履歷表，各個部門干部的變動情況。這樣企業領導就能夠掌握企業全體員工的素質情況，以此作出合理的人員調整。
（3）系統不僅支持多種格式的電子文檔文件、圖片文件，還支持音頻及視頻文件，對于某些重要工作或（檔案）場景，可以錄音或利用攝像機拍攝，生成音（視）頻文件保存到電子檔案中，從而使人事檔案的記錄更加生動具體。
（4）系統還可以對人事檔案進行日常的管理，比如記錄人事檔案的借閱信息等各類信息。
3人事檔案信息化管理中注意的問題
（1）進行數據整合。
人事檔案記錄的信息十分龐雜，而且前后所記錄的信息者相距時間比較長，在記錄的過程中，因為主客觀因素的影響，人事檔案中信息中時常會出現差錯，很有可能會出現前后不一致，或者出現相同的信息記錄不同情況。所以企業人事檔案的信息化系統建設前提條件就是做好信息數據的整合工作，保證所獲得信息是唯一正確的信息。這項工作十分繁瑣，需要花費非常長的時間，盡管如此，也需要人事檔案信息建設者努力做到這一點，因為人事檔案中所記錄的錯誤的信息沒有任何的意義，而且可能會引發更嚴重的問題。
（2）轉變管理思路，努力做到人事管理與人事檔案管理相結合。
目前我國企業的人事檔案管理和人事管理分別由不同人員進行管理，有的是兩個部門管理，這樣在檔案收集、信息錄入及檔案移交歸檔案方面就存在諸多不便，筆者認為：人事及檔案管理應該統一管理，實現從人事材料的收集、錄入、歸檔及管理的一體化操作。
（3）注重培養人事檔案管理人員的各方面素質，尤其是政治業務素質。
雖然信息技術的應用，對人事檔案信息化管理起著不可替代的作用，但是人依然起著決定性作用的重要因素。為此，企業定要對人事檔案管理人員進行專業性的培訓，以使其能夠完全掌握最先進的人事檔案信息管理技術，知識層次更加深入。因為人事檔案管理工作特別強調責任，為此，企業必須著重對管理人員進行政治業務素質的培養，以使管理者擁有非常高的政治覺悟，擁有政治責任感，并且具有一定的政治辨別能力。
4結語
綜上所述，可知人事檔案管理工作作為企業管理內容之一，企業充分的重視，這不僅有利于企業未來發展，也能夠為人事檔案管理事業作出一定的貢獻。企業人事檔案管理部門要轉變管理思路，運用現代化的管理模式，以使企業人事檔案管理能夠與時俱進的發展。
作者：劉波 單位：赤峰熱電廠
參考文獻：
[1]文迎春.關于國有企業中檔案信息化管理問題的探討[J].科技創業家,2013(18).
[2]趙黎霞.淺議企業人事檔案信息化建設策略[J].辦公室業務,2013(13).
[3]焦詠梅.人事檔案信息化管理之對策[J].黑龍江史志,2012(15).
制度是保證技術得以實施的基礎。在人事檔案管理工作中，因為部分中等專業學校未能合理制定出行之有效的檔案管理制度，致使在實際檔案管理工作中管理人員難以規范科學操作。通常表現在以下4個方面：①在對人事檔案進行收集時缺乏規范性，常常出現想交就交，不想交不交的現象，使得制度淪為一紙空文，形同虛設，對檔案沒有明確地予以考核。②在對人事檔案進行整理時，沒有規范統一的要求。通常在立卷階段，未能嚴格依照卷內所標的文件目錄順序正確組卷排序，導致實際整理的文件與卷內目錄不相匹配，卷內資料經常無故缺失。③對檔案的查閱沒有嚴格的權限審批制度。部分檔案管理人員對于檔案的查閱未能給予重視，常常出現外緊內松的現象，常常對內部人員開放管理權限，為檔案的安全埋下隱患。④在檔案錄入時，部分管理人員不能嚴格做到事畢錄入，而是通常積累一大堆文件后才一次進行，這既違反規定，又十分不利于查找利用檔案。
2當前我國中等專業學校檔案信息化管理的對策
2.1加大檔案信息化管理工作的宣傳力度
加大檔案信息化管理的宣傳力度，切實使人們轉變檔案管理理念，一方面引起學校領導對檔案信息化管理的重視，加大檔案信息化管理的資金投入力度；另一方面，使檔案信息化管理人員明確檔案信息化管理工作的意義，提高自身素質，熟練掌握檔案信息化管理平臺的操作技巧，提高檔案利用效率。此外，還可以促使更多的企業參與檔案信息化管理技術的研發，使中等專業學校檔案信息化真正跟得上時代的發展，滿足社會的需求。
2.2提高管理技能
在信息化高度發達的新時代，人事檔案作為一項重要的特殊信息，對其進行現代化管理已是大勢所趨，也是檔案管理發展的必然方向。現代科技是以計算機、網絡通信等信息技術為核心的，借助計算機技術可以實現對流動人口信息的有效檢索以及存儲等功能，進行網絡化管理在目前有著十分現實的意義。相關部門應該加大對新技術新軟件的開發力度，并定期對管理人員的技能進行培訓，提高中等專業學校檔案信息化管理的科技含量，用技術去推動檔案管理工作，使檔案信息動態化管理不斷完善。
2.3建立健全檔案信息化管理規范體系
檔案信息化管理是一項綜合性非常強、涉及面非常廣的工作，為使工作能夠正常高效開展，需要有一套完善的規章制度進行規范約束，對檔案查閱、檔案更新、檔案查閱權限、檔案系統管理權限等各個操作環節的操作章程都應予以明確，建立統一的檔案信息化平臺。此外，當前我國畢業生進入社會后，在晉升、聘任、培訓、學歷、學位、考核時，都需要對檔案進行查閱或者轉檔，而學生的就業方向并不明確，這直接給檔案信息化管理的后期工作帶來困難與挑戰，因此，在相關體系的建立上，應該力求與時代同步，求實創新，與社會接軌，真正使其有使用價值。
3結語
傳統的檔案管理工作注重的是保存和保密，使用次數相對電子檔案來說很少。而在信息化不斷發展的環境中，檔案管理工作除了保存檔案之外最主要的使利用資料。檔案管理的信息化發展改變了檔案資料的利用方式，彌補了傳統檔案使用效率低的缺陷，并且能夠使檔案信息通過網絡等平臺進行查看和利用，為查詢者提供更為方便的檔案信息查詢服務。
二、新時期檔案管理信息化發展的策略
（一）轉變思想觀念，樹立信息化管理意識
隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作越來越受到廣大受眾的重視，在產生巨大變化的同時，也獲得了一定的成效，在檔案管理理念以及管理模式上也發生著極大的改變，檔案管理工作正逐步向著信息化的方向發展。為了順應時展的步伐，檔案管理工作人員要努力改變傳統的檔案管理思想，加強自身對檔案信息化管理意識，不斷提高自己的工作質量和自身的綜合素質以及專業技能。只有當檔案管理工作人員的整體素質提高了，檔案管理信息化的發展步伐才能更為的穩定和迅速。因為檔案管理工作人員素質的提高，是資源管理信息化發展工作的重點和保障，是檔案管理信息化穩定發展的前提和基礎。
（二）加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平
不同類型的檔案文件有著不同的檔案管理要求。對各種不同類型載體的檔案資源（比如：紙質檔案、錄音、視頻以及照片等）進行信息化處理與轉換時，需要落實各類電子文件的積累、注明、歸檔等工作，以保證所記錄的電子文件真實、完整、有效、可靠。同時，管理人員在工作中要制定合適的電子檔案管理方法，以保證電子檔案的安全性和有效性，從而促進檔案信息化管理水平的提高。
（三）提高現代化管理手段，實現檔案資源共享
目前，檔案管理方式從傳統的管理向現代化信息管理不斷轉變。對此，檔案管理工作要圍繞國家、企業、工作部門的工作重點以及所關注的熱點來收集信息、提供信息。隨著現代化信息技術的高速發展，網絡化、數據化的檔案管理逐漸取代了紙質檔案管理，檔案信息的運用也隨著社會的發展產生了極大的改變。因此，在開展現代化管理工作時，要慎重選擇和推廣規范化的檔案管理軟件，既要保證電子檔案的安全，又要為更多的使用者提供信息，實現資源共享。
三、結束語
高校檔案信息化管理系統通常包含以下幾個子系統：第一個是綜合布線系統。它首先要滿足人們的基本需求，即查詢方便、快捷，數據交換傳輸準確、安全，以及整理歸檔方便、及時；同時還要考慮今后系統的可靠性、擴充、易維護管理等問題，最終能給檔案館帶來好的效益。第二個是網絡系統。可靠性、安全性、適應性、擴展性一直是網絡系統建設的四大目標，現代化檔案管理系統在網絡設計時，必須滿足這幾個基本條件，同時基于檔案服務對象的特殊性和廣泛性，其網絡系統務必要管理方便、使用快捷。第三個就是身份驗證系統。現代檔案館系統一般是使用數字證書，運用非對稱和對稱密碼等技術建立起嚴密的身份認證系統，以此保證信息不被除發送方和接收方之外的他人竊取，并保證信息在傳輸時不被篡改，確保發送方可以通過數字證書確認接收方身份，確保發送方對于自己發送的信息不抵賴。第四個是數字化系統。數字化系統包括數字化加工子系統、縮微子系統和綜合檔案館管理系統。第五個是安防系統。安防系統包括門禁子系統、視頻子系統及廣播子系統。第六個則是檔案庫管理監控系統。通過電動密集架支持子系統和計算機溫度、濕度管理子系統進行智能化的有效管理。
二、高校檔案管理信息化建設的必然性
1．信息化時代的必然要求
《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務:本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數字庫建設，開展公眾檔案信息網上查詢服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和信息化建設[2]。信息化時代，高校檔案的工作對象、任務和性質都有很大變化，各項管理工作正日益朝著自動化、信息化的方向發展，檔案管理信息化建設作為“數字化校園”的重要組成部分，必須加快步伐；同時，高校檔案信息化建設作為全國檔案信息化建設的重要組成部分，也應結合自身的特色和優勢，改變高校檔案管理信息化進程相對滯后的局面。
2．高校檔案事業發展的必然趨勢
需求決定了市場。高等學校和社會對檔案的實際需求決定了我們建設和改進檔案工作的方向，我們必須緊跟社會變革發展的步伐。隨著高校體制改革的不斷深入，高校檔案作為高校管理重要組成部分，其管理難度不斷增加，檔案門類越來越多，檔案內容趨于復雜化、多樣化。首先，高校檔案的用戶群包括了高校內部和社會公眾兩類人群，他們對信息的需求包括數量、系統性和時效性等，傳統的檔案管理方式已遠遠不能滿足這三個方面具體需求的變化。其次由于文件數量日益增加，庫容量日趨飽和，加工、利用和存貯工作如果仍然使用傳統手段將導致檔案管理工作不勝負荷。一批批紙質歷史檔案逐步自然老化，拯救這些檔案對技術手段不斷提出更高的要求。再次，記錄檔案的信息載體和方式已日趨多樣化，機讀型、聲像型、縮微型等新型載體早已得到廣泛應用，其管理方式、載體形式、信息互動等方面具有不可替代的優勢。所以原有單一的管理模式很難適應檔案工作發展的要求，高校檔案信息化管理方式的改革成為必然。
3．高校檔案管理和資源開發利用的必然需求
隨著檔案信息化建設的不斷深入，檔案信息在推動社會進步方面的作用越來越大，檔案信息服務也變得更加系統、全面。紙質檔案在整理裝訂過程中需要耗費大量人力、物力和存儲空間，保管過程中也容易遭遇發霉、蛀蟲、字跡退色等現象。此外，利用過程中反復復印或翻閱都會使其受到一定程度的磨損。高校有許多檔案保存一定期限就要銷毀，有可能造成信息流失。對電子檔案來說，高密度貯存、體積輕巧，使用壽命長、傳遞速度快、容易復制，它的生命力極強。因此，高校要保證信息完整和安全，必須進行信息化管理。[3]
三、高校檔案管理信息化建設的路徑選擇
目前，高校檔案管理的問題主要表現在以下幾個方面：
1．思想理念落后。
高校的檔案管理是高校管理的一項重要工作，高校的檔案真實地記錄著高校發展的點點滴滴，對高校的各項工作具有重要的參考價值，是高校的寶貴財富。但是一般情況下，很難得到各級領導的高度重視。他們通常認為檔案管理的目的在于收集、整理、保管信息。結果在形式上都表現出安于現狀、不求進取的態度。
2．管理手段有待改善和提高。
許多高校在檔案管理的信息化建設中投入資金不足，結果使得信息化建設所需的硬件得不到改善，信息化基礎設施建設不到位，管理軟件不能及時升級，這些都嚴重制約了信息化建設工作的開展。
3．檔案管理人員的業務綜合素質有待提高。
人才在檔案信息化建設中起著關鍵的作用。目前我國高校檔案管理信息化建設的物質條件已初步具備，但相關專業人員仍然嚴重缺乏，更不用說建立素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍了。現有的檔案管理工作人員中，有的檔案工作者計算機方面知識可以，但檔案管理知識缺乏；有的檔案管理經驗豐富，但計算機操作能力較差。檔案管理信息化建設對管理人員的要求越來越高，所需人員不但要具備檔案專業知識，也應熟練掌握信息化建設所需要的各項操作技術。
4．軟件開發利用水平不高。
關鍵詞:檔案信息化管理
隨著國家《檔案法》實施和醫院管理科學化、規范化的進程和需要，各級醫院對人事檔案管理工作越發重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統的手工方式轉移到現代化的層面上來，盡快提高工作質量，其最有效的途徑就是實現人事檔案信息數字化和網絡化。
只有堅持人事檔案信息化管理，服從和服務于組織人事工作大局，才能為宏觀管理決策和組織業務處理提供及時、有效、準確的信息服務;才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現信息共享和知識管理，提供先進的技術、手段和方法。
一、醫院人事檔案信息化建設的優點
(1)傳統的醫院人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現“死檔案”的現象，也就是我們在利用檔案的時候，明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料，但是查找時卻因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫院的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速人的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。
(2)利用計算機管理醫院人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
(3)利用計算機管理醫院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。按傳統的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
二、醫院人事檔案信息數據化
人事檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。而其中系統設置和數據維護是關鍵。因此，首先要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理醫院人事檔案。可以實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式，由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的全國醫院人事檔案信息通用數據庫。我們知道檔案數據庫是個動態變化的過程，要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數據，確保信息的準確、真實。為了查詢的便捷，可以將信息數據庫進行分類，盡力爭取人事檔案的數據化。我們不定式可以按信息數據庫的不同分類，制成不同的表格，提供所需的數據。通過數據庫建設進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等，改變了過去傳統的手工和理，向信息現代化管理方式轉變，大大的提高了醫院人事檔案利用工作的效率和質量，為利用者提供信息服務。檔案信息化建設是醫療事業管理及辦公標準化、規范化、系統化、自動化得以實現的基礎。實現檔案信息化管理，可以大大減輕檔案工作人員的重復勞動，節省大量人力和時間，以進行企業檔案信息資源的開發工作，提高檔案的現代化管理水平。加強醫院人事檔案信息化建設，推進人事檔案現代化管理水平管理，是我國社會主義現代化的需要，是信息化時代的需要，因此，檔案信息化建設是基療事業發展的必由之路。
三、健全與完善醫院人事檔案信息管理系統
信息化是當今經濟和社會發展的大趨勢，醫院人事檔案部門也要積極創造條件，利用檔案信息資源，為醫院各項工作理好地服務。建立健全人事檔案管理系統主要從以下幾個方面去思考:
(1)建立一個高標準的人事檔案信息管理系統，必需選用一套科學的、合理的軟件系統。
現在研究系統開發的單位眾多，水平良莠不齊，如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學合理的人事檔案信息系統，才能提高整體工作效率，加快人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息資源的利用率。
(2)強化領導的現代化意識，加大對檔案管理工作的投入實現人事檔案信息化管理，是一項非常繁重的工作。
各級領導一定要提高認識，加強對此項工作的領導和大力支持，充分認識建立人事檔案信息系統建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現代化，并且對此項工作高度重視，千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創造有利條件，保證人事檔案信息現代化建設工作健康順利的發展。
(3)加強學習，建立一支高素質人事檔案管理隊伍
要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質檔案管理人員作保證。因此，加強對檔案管理人員政治素質和業務素質的培訓，提高管理水平有工作能力，認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識，掌握現代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才，熟悉醫院基本情況、干部人員概況，以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質的培養，要努力學理論、學業務、學技術，以適應醫院建設和發展的需要。:
(4)重視人事檔案信息系統的維護。
人事檔案信息系統是一個動態的系統，需要檔案人員不斷進行更新和維護，要使人事檔案信息系統發揮最大作用，那么對其核心部分的數據庫建設必須做到:
1)信息錄入要完整，只有數據完整，后期維護才能順利進行;
1文書檔案信息化管理的優點
1.1辦公效率大幅提高
計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
1.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。
1.3電子文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
1.4提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
2文書檔案信息化管理存在的問題
2.1電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在原稿上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，而且網上竊密技術不斷發展，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
先進的網絡檔案管理方式代替了傳統的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫院在檔案管理方面的費用，還給醫院節約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數字化的檔案信息管理，既節省了人力還對醫院工作效率有所提高。
二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題
（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。
在醫院的醫療活動和醫療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫院的經濟，妨礙了數字化管理在醫院中的發展。
（二）電腦網絡的安全問題。
電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫院網絡系統癱瘓，對醫生的工作造成很大的影響。
（三）對數字化檔案管理認識不深。
我國大多數醫院已經推崇檔案信息數字化管理多時，但是醫院的醫療工作者都還是習慣傳統的紙張式辦公，把檔案信息數字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數字化管理不合理的現象。
三、醫院檔案信息數字化管理需要注意的細節
對于醫院檔案信息數字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫院開展檔案信息數字化管理時，應該做好以下幾個細節：
（一）建設信息系統工程，實現信息共享。
檔案信息數字化管理，是由一套系統的網絡工程實現的，是一套硬件和軟件共同完成的系統，由整體設計、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理和網絡安全等一些軟硬件組成。因為醫院每天都要產生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數據率低的情況，應該在提取數據的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫院的檔案信息數據，這樣還達到了數據共享的目的。
（二）數字管理的橫向性和安全性。
醫院數字化的檔案信息管理系統成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統，同時還應該研究出一套安全的數字化管理方案。數字化的信息管理系統以電子形式存在，為了保證醫院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫院數字化管理的軟件方面，對于醫院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫院應該建立專業的數字化檔案信息管理團隊。
由于醫院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫院的檔案室，遠離醫院的醫療活動，因此醫院檔案室的人通常都不會參加醫院的重點醫學教育，對醫院的實時動態不能及時的把握，在對醫院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統的弊病就需要醫院的檔案信息數字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫學的精確把握和動態的掌控，盡快從傳統的檔案管理模式走向數字化管理模式。
（四）完善醫院數字化管理制度。