時間：2023-03-20 16:11:36
導語：在檔案管理學論文的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
過去那種人工管理方式，在沒有通過管理人員允許的情況下，少數教師自由出入檔案室，隨意支取相關檔案，這種散漫、隨意的管理模式，會造成一些檔案資料的流失。二是正確性不高，管理成本較高。龐大的工作量，需要投入大量的人力、物力以及財力反而工作效率不高。三是查詢檔案、更新維護檔案難度較大。在傳統檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，將產生大量的文件和數據，查詢檔案較為困難，更新維護檔案更不能做到準確科學。
二、創新學校檔案管理是提升現代學校檔案管理水平的必然選擇
管理創新的過程將至始至終地貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。不能單純地以場所、設備和室藏為標準去評價檔案室的管理水平，而應主要以服務效果和開發利用程度為標準。檔案室的管理工作重點，應當從過去的設備、資料管理逐步轉變為對檔案室工作人員的管理，加大對檔案室用戶的服務力度。
結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，學校各科(處)室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
學校檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻的精神，同時應當多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉變觀念，要主動自己聯系市場，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值。
檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務于現實是檔案的一個重要功能，切實抓好檔案管理工作可以為領導決策提供借鑒，為學校工作提供保障。
檔案管理也是學校管理的重要組成部分，加強學校管理可以有效地促進學校工作。檔案工作要發揮其對日常教學工作的檢驗監督作用。
學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、業務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學檔案兩大類。
文書檔案是學校黨、政、工、團等日常工作中形成的，具有重要保存價值、經過立卷歸檔的文件材料，是學校領導進行決策、總結工作、制定計劃的可靠信息資料。
關鍵詞:信息化管理;中學生;學籍;實施
1實現電子學籍檔案的核對功能
學生在入學之后都會給新生進行學籍注冊。以前，學生的學籍信息都是經過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現錯誤。實現電子學籍檔案的核對功能是學校信息化管理的一種途徑。現在，學生在校園網上登錄自己的學號信息進行查看，便可核對自己的學籍注冊信息。這樣可以保證每個學生注冊信息的正確，能夠保障學生的權益，減少老師的校對工作量。實現電子學籍檔案的核對功能，是未來幾年學校的學籍檔案管理需要加強的工作。學生入學時注冊的信息數據不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動、電話的更改等多方面的變動，學生的學籍信息也應該做到及時地調整更改。為了能夠及時掌握學校學生信息的變動情況，學校的學籍管理應該實行期報制度:即各學校學籍管理部門要將前一階段學生變動情況生成數據庫信息，每學年的第一學期和第二學期的開學前，將學生的學籍信息重新核對檢查，并將新的注冊信息報送到教育局相關的部門，進行必要的數據更新和維護。不但方便了學生信息的查詢，也方便了學校對學生信息的及時了解。
2學校要建立健全信息化管理制度
學校的管理需做到依法管理，才能有序地實現學籍信息的準確性和真實性。在某些管理制度不健全的學校，會出現冒名頂替他人學籍信息的狀況，這會對被頂替的學生產生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學問題。在學生學籍檔案的信息化管理中，學校應該堅持依法管理，規范管理。可制定相關的制度來“有法可依”，有些學校已經制定了《信息采集錄入制度》《學生信息查詢制度》《協調與保障制度》等。學校應該讓專門的人來負責學籍管理的相關工作，建立健全學生學籍電子檔案的相關制度，對學生的學籍檔案應該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學生的個人學籍信息。學校也不能隨意調整學籍管理人員。如果由于特殊情況確實需要調整工作人員，也應該上報教育局的相關部門。學籍管理要制定相關的制度，并且要嚴格依法實施。這是對學校的要求，也是對學生和家長的要求。在學生辦理轉學、復學、升學等手續時，家長應該按照學校的正常程序辦理學籍檔案的轉移。學校建立健全的信息化管理制度能夠保證學生學籍信息的安全性;能夠推進學校學籍管理工作的高效運轉;能夠減少或避免學生學籍信息的遺漏等。
3設置專門的檔案信息管理人員
電子學籍檔案的信息化管理是一項實踐性極強的工作。每個同學的檔案都需要進行信息化管理，這是一項復雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學校通過設置專門的學籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關的檔案管理工作。學籍檔案的信息管理人員要經過培訓，熟悉計算機電子技術，保證高效率地完成工作任務。要根據任務分配將學籍檔案的信息管理分配到相關崗位，具體的崗位負責不同的具體事務。針對學生的就學狀況，學籍管理人員應及時地做好審核、轉檔、交接等相關工作。現階段，中學生的學習往往隨著家庭的變動而變動。父母的工作一旦變動，學生就可能會出現轉學的狀況。關于學生的學籍檔案問題，在學生開學的時候，學校的相關人員應該給學生作相關的介紹。而在很多學校，這種學籍知識應該讓學生有所了解，以免在轉學、休學、復學的情況下不知所以。專門的學籍檔案信息管理人員在工作時應該做到以下幾點:信息的管理人員要有責任心，學籍的錄入、整理和歸檔是一項復雜的工作，管理人員應該認真、仔細、切不可馬虎;信息管理人員在經過相關的培訓之后，能熟練操作計算機，保證工作的質量;信息管理人員要對所有學生的學籍檔案進行分類，按照年級和學號進行標注，以便于查閱，必要時要備份信息;信息管理人員要對學校的學籍信息管理系統進行經常的維護。
4結語
教育是國家大計，是關乎國家人才培養的最關鍵手段。學校的教學管理和信息化管理必須得到重視。學生的學籍管理制度在目前的中學中還并不是十分健全，針對信息化管理這一塊，學校和教育的相關部門還有很多工作要做。
作者:甘露 單位:重慶市酉陽第二中學校
參考文獻:
研究生學位檔案主要是指高校或科研機構在培養研究生的過程中產生的有價值的材料和歷史記錄。它包含的內容很多，大致有：研究生學籍卡片（或叫作研究生學籍總表）、研究生科研計劃書、研究生中期進度及考核表、研究生課程學習記錄、研究生社會實踐和科研實踐書、研究生學位論文開題報告、發表高水平科研成果目錄、達到授予相應學位的外語水平等級證書、學位論文、學位申請書、答辯情況表、評閱意見表（含匿名評審意見）、答辯決議等。研究生學籍卡片記錄了研究生的個人綜合信息和學緣結構，是研究生整體信息的“晴雨表”。它記錄了在學習期間的各類必修課及選修課的成績和學分完成情況，是研究生學習過程的直觀反映。研究生科研計劃書是研究生攻讀碩士或博士學位的基本目標和研究方向，是學位論文的標桿和前奏，一般有導師和研究生的共同參與，是研究生在校期間學習和科研的重要指導思想。研究生中期進度及考核表是對研究生完成必修環節的客觀考核，包含對思想政治狀況和科研進度的綜合考察。研究生課程學習記錄是對研究生學習成績的記載。研究生社會實踐和科研實踐是對研究生實踐能力的考察。研究生論文開題報告、學位論文、評閱意見和答辯決議都是研究生學位水平的直接反映，也是研究生能否獲得相應學位的綜合反映。
從館藏研究生學位檔案的內容看，學位檔案內容存在“多樣性”和“學術性”的特點。所謂多樣性是指研究生學位檔案所包含的內容涉及教和學兩方面的記載，涉及研究生指導教師、研究生指導小組、匿名評審專家、校院兩級學位評定機構等，學位檔案的參考價值大，能夠客觀地反映出研究生綜合能力和學術水平。所謂學術性是指研究生學位檔案基本上都是圍繞研究生學術論文的學術價值而產生的，無論是開題報告還是中期篩選，都是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學位論文正是研究生對所研究課題的創新性思考和實踐，無論是基礎理論的推進還是現實命題的發掘，都是科研成果的重要資源，都是科學研究的重要積淀和學術積累，是推動科技創新的重要信息來源，具有重要的借鑒作用。
二、館藏研究生學位檔案管理中面臨的困境
1.周期性存儲的限制。館藏研究生學位檔案一般都是在研究生完成整個培養過程后才能逐漸形成，目前研究生培養年限最低需要兩年的時間，一般都需要三年甚至四年的時間，研究生學位檔案的形成是逐漸形成的，如學籍卡片是對研究生整個培養過程的記錄，只有在順利通過答辯后才能形成，而科研計劃書則往往在研究生培養之初就完成了，兩者相隔的時間很長。有的檔案材料是不斷完善并逐漸形成的結果，如學位論文的撰寫和定稿。而學位檔案材料之間是互相銜接的，缺少任何一個環節，都會對學位檔案的真實性產生不良的影響。一份完整的學位檔案材料需要完成研究生培養的整個過程才會形成，因此，研究生學位檔案形成的周期較長，很多原始的檔案材料很容易因保管不善出現丟失現象。在館藏研究生學位檔案的實踐中，經常會出現因為丟失而不斷補充材料的情況，造成數據的真實性缺失。
2.存儲方式單一。研究生學位檔案的存儲一般都是以紙質版的形式存儲，受存儲時間和空間的限制較大。現狀是：一方面隨著研究生教育規模的擴張，研究生人數不斷增多，由此造成了大量的學位檔案的產生。另一方面研究生學位檔案包含內容繁多、門類復雜、材料眾多，需要大量的人力物力長時間地分類整理才能存儲妥當，而手工管理的傳統方式也約束了學位檔案的有效利用，館藏方式單一給相關檔案管理部門造成很大的壓力，有很多高校和科研機構因為受到時間、空間的約束，放棄存放學位論文，只存放部分清單，缺失了學位檔案本身的嚴密性和真實性。
3.開發利用不足。長期以來，受到傳統觀念的影響，研究生學位檔案的管理存在重收集輕利用的現象。很多檔案管理部門對研究生學位檔案的管理存在誤區，認為是學術研究的重要內容，主觀地加入了保密的籌碼，只允許查看，不允許借用，甚至不允許復印和傳播。研究生學位檔案是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學位論文正是研究生對所研究課題的創新性思考和實踐，無論是基礎理論的推進還是現實命題的發掘，都是科研成果的重要資源，都是科學研究的重要積淀和學術積累，是推動科技創新的重要信息來源，具有重要的理論價值和實際借鑒作用。因此，對研究生學位檔案的有效利用非常重要，這項工作在高校完成研究生培養過程后幾乎無人問津，只是停留在對相關數據的簡單統計中，沒有通過內部的加工處理和信息化建設，造成了大量學位檔案的資源浪費。
三、館藏研究生學位檔案管理創新的建議
1.加強管理，提高檔案意識。對研究生學位檔案的重視必須從全方位多角度進行宣傳和教育入手，既要提高檔案管理人員的責任意識，更要面向研究生和指導教師進行檔案管理的專題教育，使他們將對檔案的認識和重視提高到科學研究的水平，重視研究生培養過程中檔案材料的積累和整理，保證研究生學位檔案材料的真實性和完整性。對專門從事學位檔案管理的人員定期進行培訓，實行“雙崗考核”和“持證上崗”，加強管理水平和有效利用先進手段進行檔案管理的能力，強化服務意識和責任意識，不斷提高檔案管理的科學化和規范化。加大監督檢查，成立院校兩級檔案管理督查小組，對檔案的管理工作進行有效監督，通過制定詳盡的考評機制，提高檔案管理的綜合水平。
2.創新管理，逐步實現數字化建設。隨著信息技術的不斷普及，計算機及網絡技術已經廣泛地運用于研究生培養的全過程，目前，全國各大高校的研究生培養部門都使用了研究生教育信息系統，這一教育信息平臺有效地促進了研究生培養過程的科學化和規范化水平。研究生教育信息系統包含了研究生培養過程中產生的所有信息，科學的整理和有效的儲存，可輕松地建立研究生學位檔案電子信息庫，研究生檔案管理部門可在此基礎上，設計更優化的流程，編制更有效的檔案管理軟件，設計有效利用檔案信息的程序，除一些必要的環節如論文結題、答辯決議要保留紙質原始檔案信息外，其他信息可逐漸做到數字化存儲，不斷推進并實現研究生學位檔案信息的數字化。
3.深化管理，不斷開發研究生學位檔案資源。研究生學位檔案內容豐富，具有很高的利用、開發和傳播價值。高校研究生學位檔案管理部門應充分利用這一資源，創新現有的管理體制，建立可供分享的資源平臺，實現學位檔案資源共享和有效利用。一方面，在圖書館或者閱覽室開辟研究生學位檔案專柜，對優秀研究生學位檔案進行宣傳報道，鼓勵研究生在有效利用學位檔案中提高學位論文的學術水平和科研實力。另一方面，要充分利用校園網、無線網絡等新媒體手段，在教師和研究生教學和科研過程中，提高閱覽、訪問和使用的效果。在學校主頁上開辟學位論文數據庫，實現學位論文電子存檔及開放查詢。另外，應該加強與兄弟院校學位檔案開發和利用的合作，在保證知識產權和開放共贏的基礎上，實現檔案網絡的共享和使用。還需要進一步加強研究生學位檔案信息的開發和傳播，通過評聘專業的技術人員和高級開發人員，對有效資源進行深入的加工和編研，將龐雜的研究生學位檔案信息系統化、有序化處理，提高產、學、研的效果，不斷促進科技和經濟的深度融合，提高科技生產力的轉化。
（一）從載體形式上看，以傳統手工紙質材料檔案為主
檔案載體大體經歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進造紙術到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學院的檔案室的檔案基本上都是以紙質、實物為主要載體。紙質和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學院作為高校教學單位，決定了從屬于二級學院的檔案室主要為教學服務，同時兼顧科研、管理服務。具體而言，在檔案材料方面，主要以學生的學業考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學生的學業考試材料又占所存檔案材料的絕大多數，包括學生每個學期末的考試材料和學生在第四學年的學位論文和實習材料。學生在學期末的考試材料存檔主要以教學班為單位，一個教學班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學業成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學生的學位論文存檔材料一般包括論文、過程指導表格等。過程指導表格又包括本科畢業論文（設計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業論文（設計）工作記錄封面、本科畢業論文（設計）選題申請表（學生用表）、本科畢業論文（設計）任務下達書、本科畢業論文（設計）文獻綜述（學生用表）、本科畢業論文（設計）開題報告書（學生用表）、本科畢業論文（設計）選題變更審批表（教師用表）、畢業論文（設計）選題落實情況統計表、本科畢業論文（設計）中期檢查及指導記錄表（教師用表）、畢業論文（設計）書面成績評分參考標準（教師用表）、本科畢業論文（設計）指導教師評分表、本科畢業論文（設計）評閱人評分表、本科畢業論文（設計）答辯記錄表、本科畢業論文（設計）答辯成績標準、本科畢業論文（設計）答辯成績評分表、本科畢業論文（設計）成績評定書、本科畢業論文（設計）成績匯總表、本科畢業論文（設計）公開發表情況統計表、本科畢業論文（設計）質量評估標準、本科畢業論文（設計）管理工作評價表等：（個表格，每個學生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數二級學院觀念陳舊，以紙質材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數。紙質材料存檔有諸多弊端。首先，紙質材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質材料檔案占有一定空間，且每個學期都要新存入大量的學生學業考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統以紙質材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進的方式來代替它。
（二）資金相對短缺，硬件建設不夠，信息化程度低
高校二級學院的檔案室建設，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，開通內部局域網，連接外部網絡，進行信息安全防護等。有了這些設備，才能把紙質檔案轉化為電子信息檔案，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發展。
（三）管理人員復雜，檔案管理規范化程度不夠
高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統的檔案專業知識，而且還要有信息化方面的技能。而現下高校普遍缺乏高素質的檔案管理專業人員，就更不要說什么二級學院了。這些二級學院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉來，或者是由一些教學水平排后的教師轉來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調兼任，情況比較復雜。二級學院檔案室管理人員專業素養低，直接導致了檔案管理規范化程度不夠。就紙質檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現在學生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二級學院檔案管理的新舉措
（一）從手工到現代，從紙質到數字化
首先，實現傳統檔案業務工作的改變，真正做到從手工到現代的轉變。二級學院傳統的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質稿相結合，一些材料必須要打印紙質稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質稿相結合的現狀，真正實現檔案業務的現代化處理。具體而言，就是利用網絡，將相關電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設置一定的權限（絕對保密性的檔案信息設置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設置查閱權限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關檔案文件信息。其次，實現傳統檔案管理模式的改變，真正做到從紙質到數字化的轉變。檔案信息的數字化就是指利用當前先進的數字化技術將紙質形式等載體方式存儲的信息轉化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現對數字化信息的合理有效的管理和利用。傳統的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學院的學生考試材料，學生考試試卷直接通過掃描的形式轉化為數字化形式，而其他的相關材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學年、學期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學生的畢業論文和實習材料，把打印紙質稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當然，檢查人員也可以直接到網上查閱。這樣，既節約了紙張等打印的辦公經費，也節約了存放紙質材料檔案的空間，可謂一舉兩得。
（二）大力加強二級學院的軟硬件和數據庫建設
首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎設施建設。軟件基礎設施是指必須開通網絡，即開通內部局域網，連接外部互聯網。硬件基礎設施是指必須購置先進的數字化的技術設備，像圖文影像掃描儀，數字化的音像制作系統、服務器、存儲設備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學院的數據庫系統建設。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學單位服務的定位而言，二級學院檔案室可以直接利用高校檔案館的數據庫，成為學校數據庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數據庫系統建設提出了更高的要求。
（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案管理規范化建設
二級學院檔案室加強檔案管理規范化建設，加速培養高素質的檔案專業管理人才是核心所在。二級學院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發利用等，都需要專業管理人員。二級學院檔案室的信息化建設是建立在檔案學與計算機科學專業基礎之上的。他們既應該具有專業的檔案學知識，也應該掌握現代網絡技術。為了提高高校二級學院檔案室管理人員的素質，應加強對管理人員的再教育和再培訓，使其掌握專業而系統的檔案學和電子信息學知識，從而為二級學院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時，也只有管理人員的素質上去了，檔案管理的規范化建設才能成為可能。
(一)成人教育學籍檔案管理受重視度低
成人教育作為高校的附屬，在檔案管理上受重視程度低，學校領導并未對成人教育的學籍檔案管理安排專人管理，而是和全日制學生檔案一起交由教務處管理，但教務處在檔案管理的重心都放在了全日制學生上，忽略了成人教育檔案管理，這就導致了畢業時學生檔案信息的缺失和不全面，同時信息化的檔案整理手段并未普及到成人教育中，基本是由手工完成的，此種情況對成人教育的檔案管理是有不利影響的。
(二)成人教育學籍檔案完整性不足
入學通知書、考生信息表、學生登記表、成績單、學籍卡、畢業實習考核鑒定表和畢業生登記表，這些是成人教育檔案的組成部分。在檔案管理中，這些內容缺一不可，這是學生檔案有效性的保障。但是在目前各高校成人教育檔案管理中，檔案缺失的現象嚴重，其中檔案缺失嚴重的為入學通知書與檔案照片，入學通知書是學生入學的有效憑證，但在學生注冊后，大多檔案管理人員并未對其進行回收與歸檔;成人高考報名時需要考生信息表，但由于檔案中缺失照片，在考生信息表里不會顯示照片信息，這就降低了學生學籍檔案的可信度，對學生進入社會參與崗位競爭產生不利影響。
(三)成人教育學籍檔案管理模式落后
現在信息化應用到了各行各業，各高校也開始采用信息化管理，以往的成人教育學籍檔案管理模式不適于信息化的發展，隨著教育改革的步伐，成人教育相對于以前也有了很大的進步，此時對檔案管理有了新的要求。檔案管理方式的改變迫在眉睫。信息化的檔案管理是成人教育學籍檔案質量和完整性的保障，可以有效提升學籍檔案的利用價值。以往檔案被他人拆檔、泄密的現象發生就是管理模式落后造成的，這都是亟待解決的問題。
二、加強成人教育學籍檔案管理工作的有效措施
(一)提高檔案重視度，建立管理體系
提高學校領導與檔案工作人員對成人教育學籍檔案的重視度是加強檔案管理工作的前提。需要安排專業的檔案管理人才對檔案進行管理，管理人員上崗前需對其進行培訓，要求完全掌握檔案管理的重要性，并定期對管理人員開展培訓工作。跟隨教育改革和社會的發展，不斷地更新學籍檔案管理工作內容與方式，通過系統的管理讓檔案管理工作得以有序地進行。檔案管理還需要學生自身參與，在以往的檔案管理中，學生都處于被動的狀態，沒有掌握自己檔案的完整度，在填寫資料時也沒有保持謹慎的態度，這對其未來的發展是有一定影響的。所以新的檔案管理模式下，需要先提升學生對自己檔案的重視度，其次引導他們正確、謹慎地填寫檔案相關表格。
(二)強化學籍檔案管理意識與管理水平
學籍檔案是學生參加工作的基本資料，是學生的綜合能力與素質的體現，同時是用人單位錄取人才的依據，這就要求檔案管理人員在完全掌握《檔案法》的前提下開展檔案的管理工作。在檔案管理部門普及相關法規，樹立員工檔案意識，使其從根本上認識到檔案的重要性。在檔案管理過程中遇到的問題需要及時地解決，有效地提高檔案的管理水平，并利用檔案的有效管理來推進成人教育的開展以及普及。檔案管理需要在完善的管理體系下進行，這是提高管理水平的前提。
(三)將信息化技術運用于成人教育學籍檔案管理中
成人教育的學生覆蓋面廣，由此形成了學籍檔案種類多、資料數量龐大的特點，信息化技術隨著教育改革的發展已經在高校中得到廣泛的應用，因此在成人教育學籍檔案管理中使用信息技術管理是發展的需要，且信息化技術可以提升學籍檔案管理工作的效率。檔案管理系統的使用，對學生的學籍檔案的完整性起到了保障作用，學校或者用人單位查詢學生檔案時可以直接通過信息系統來進行，這不僅節省了時間也提高了效率。
(四)加強檔案管理，保障學籍檔案的真實性
真實性是檔案的基本性質，學生學籍檔案最終要交由用人單位保管，這就提升了用人單位對檔案的重視度。因此教師在對學生做評價時需要保證真實性，杜絕空話、虛話，這對學生的發展是毫無作用的。檔案要求對學生各方面的能力進行真實的評價，因此要檔案管理部門對檔案的填寫進行有效監督，防止學生自己填寫檔案的鑒定欄，嚴格地保障學籍檔案的真實性。
三、結束語
1學生檔案管理工作存在的問題
1.1檔案管理模式老舊，檔案管理效果較低
許多院校學生的檔案管理依然是手工操作的管理形式，缺少一套相對完善的學生檔案管理計算機軟件。在學生數量直線上升和就業形式的多樣化形勢下，已有的學生檔案管理形式難以滿足發展要求。因為缺少對應的學生檔案管理有關數據庫，造成學生檔案的查找和傳遞等有關工作效率比較低下。當前，學生的檔案管理體系和管理形式依然存在許多問題，嚴重制約著學生檔案管理工作的進一步發展。
1.2學生檔案管理脫離學生現實狀況，難以發揮作用
學生檔案管理主要有兩個作用。首先是學生在院校期間，學生的檔案管理作為學生日常管理工作的主要依據[1]。其主要記錄學生在入學之前和在院校期間的學習生活和知識技能及思想政治等多方面信息，還是領導和教師等對學生完成具備針對性考察的主要依據。另外，學生檔案作為推薦學生就業的主要憑證，有關用人單位可以根據檔案深入了解學生的具體狀況，然后決定是否錄用，特別是對于政府機關和事業單位的學生而言，檔案的審核是十分重要的一個步驟。目前，院校學生的檔案管理已經脫離學生的具體學習生活和就業。許多學生在畢業后仍然不知自己檔案在哪里，也不懂得怎樣運用檔案，在工作之后多年依然不知檔案具體去向。對此，在新的背景下，一定要對學生的檔案管理完成創新，始終堅持“以人為本”，從而將學生的檔案管理工作進一步落實。
2加強學生檔案管理的幾點對策
2.1“以人為本”，完成學生檔案管理工作的創新
改進檔案管理工作人員的理念，建立“以人為本”的思想，可以為學生的工作所服務。院校的學生檔案管理有關工作一定要縈繞著院校的發展與學生成長所服務進行展開。對此院校學生檔案管理工作人員一定要轉變思想，改變理念，摒棄老舊思想，建立以“學生為本”的思想，提升服務質量，進而使檔案管理工作更加貼近學生的生活，切實為院校的發展那與學生的成長所服務。
2.2提升學生檔案管理人員的素質和編研水準
因為受到對象和背景等許多方面要素的嚴重影響，要想在短時間內提升學生檔案管理工作的效果是不現實的。當前，院校的學生檔案管理工作通常是部分管理工作人員利用計算機進行操作，而工作人員的計算機操作水平相對較弱，對此院校一定要通過各種渠道配備擁有高素質和專業技術水平的計算機人才，進而確保院校學生檔案管理工作的有效開展[3]。除此之外，針對與時展脫離的檔案管理人員，必須選擇教育與培訓的形式加強管理人員的計算機水平，從而提升檔案管理工作效果。
2.3改進學生檔案管理工作的分析及需求預測
首先建立長遠目標，同時和近期目標進行有效結合。在學生檔案管理工作人員方面而言，整理相對完善的資料可以迅速查找出重要資料，其也是檔案管理工作人員能力的主要體現。這樣學生檔案管理工作人員一定要樹立長遠規劃與需求預測，并且對院校長遠、近期的主要目標進一步理解與認識，領悟檔案管理的意圖和需求重點，還要把學生檔案資料實現科學編排、優化。除此之外，學生的檔案資料不但能夠記載歷史活動，還包含人的思維發展和經驗總結等內容，其發揮的作用是難以替代的。因此學生的檔案管理工作人員一定要對有關信息資料實現充分運用，進而樹立良好的長遠規劃[2]。其次，對科學研究檔案有關資料進行保存。在檔案管理工作人員方面而言，必須有效配合有關機構工作，同時在互動過程中加強技術市場的深入了解，把科學研究資料進行充分準備，實現歸檔和完善，確保檔案可以充分發揮作用。
關鍵詞:教學檔案;信息化管理;研究
一、前言
隨著教學管理改革的進行，學校逐漸意識到教學檔案管理的重要性，將該項工作作為教學管理中的一部分。由于學校辦學規模不斷擴大、教學活動也越來越豐富，教學檔案的內容增多，形式也不再局限于書面文字，傳統的管理方法顯然已經不能滿足實際需要。在這種形勢下，教學檔案的信息化管理已經成為一種必然，如何利用先進的信息技術提高教學檔案管理水平，是所有教學檔案管理者必須要思考的問題。
二、教學檔案信息化管理中存在的問題
(一)對檔案信息化的認識存在誤區
首先，教學檔案管理者沒有認識到檔案信息化管理的重要性，很多工作仍舊停留在手工階段，不僅效率低，而且容易出錯。很多教學工作者在對網絡資源進行利用時，將一些音頻、視頻隨意刪除，沒有按照規定處理檔案資源，導致資源缺失，阻礙了檔案的信息化管理。其次，很多管理者認為，檔案管理信息化就是將檔案編號規定，需要的時候直接查詢編號就算是實現了信息化管理，這顯然是一種認識誤區，這種錯誤的認識阻礙了檔案信息化的發展，不利于教學檔案資源的利用［1］。
(二)硬件、軟件設施不完善
硬件設施是檔案信息化的基礎，但是從目前的情況來看，大多數學校的硬件設施都不夠完善，如計算機的容量不夠大，不能滿足實際需要，掃描儀不夠先進，不能對所有類型的資源進行掃描等，這些都對教學檔案的信息化管理造成負面影響。而學校雖然積極引進了軟件設施，也比較重視教學檔案系統的開發，但是一般都將重點放在了歸檔研究上，沒有將歸檔與查閱功能聯系起來，也沒有與相關部門聯網，部門間缺乏合作，導致教學檔案資源的開放性不強，沒有實現資源共享。
(三)缺乏專業的管理人才
教學檔案的信息化管理對管理人員的綜合素養提出了較高要求，一方面，要求其掌握先進的計算機技術，熟悉電子資料的歸檔、查詢流程，熟悉相關軟件的使用方法，并且能夠利用掃描儀將紙質資料迅速轉化為電子資料;另一方面，要求其掌握專業的檔案管理知識，能夠按照學校具體管理規定對檔案進行分類管理，同時知道這樣利用教學檔案。從目前的情況來看，學校檔案管理工作人員沒有達到以上水平，一是對計算機不熟悉，二是沒有掌握專業的教學檔案管理知識［2］。
三、提高教學檔案信息化管理水平的策略
(一)提高對教學檔案信息化管理的認識
管理者要認真學習教學檔案信息化管理知識，走出認識誤區，明白什么是真正的信息化管理，并將信息化管理系統的建設和應用作為工作重點。無論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應用，都要利用計算機系統，將信息化管理的優勢充分發揮出來，自上而下形成一種全新的管理理念，不斷提高教學檔案信息化管理水平。
(二)加強基礎設施的建設
要想提升信息化管理水平，首先要加強基礎設施的建設。首先，要加大硬件設施的投入，要改變教學檔案管理部門硬件設施落后的現狀，一是保證計算機的容量足夠大，可以容納大量教學信息，二是要購置先進的掃描儀，可以將各類紙質資料掃描進電子系統中。其次，要重視軟件設施的建設，積極引進先進的歸檔軟件，定期對軟件進行升級維護，同時要將歸檔與查閱功能聯系起來，教學檔案管理部門要與其他各部、系聯網，一是方便資料的收集與整理，提高歸檔效率，二是通過聯網實現教學檔案資源共享，其他部、系以及教師可以通過檢索直接找到自己需要的教學資源，提高資源利用率。
(三)紙質檔案與數字檔案的統一管理
目前很多學校在對教學檔案進行管理時存在紙質檔案與電子檔案不同步的現象，這是教學檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設信息化管理系統的同時，也加強對紙質教學檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動，提升管理效率。其次，二者之間要做到一一對應，計算機會電子文檔進行自動組卷，而紙質文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應，對于更新的內容也要做到完全對應，避免出現電子檔案更新滯后的現象;最后，紙質教學檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，如教師的文字教案、習題等，對于缺失的部門要將其數字化處理，保證電子檔案信息的完整性。
(四)重視信息化管理人才的培養
要加強對教學檔案管理人員的培養，首先，要督促其學習先進的計算機知識，提高其信息化管理意識，對于一些年齡偏大、對計算機不熟悉的工作人員更要加強培訓，熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程，降低對人工的依賴，提高管理效率。其次，要督促其學習教學檔案管理知識，熟悉國家相關法律，明確學校對教學檔案管理的要求，避免隨意性。總之就是要求工作人員將計算機知識與教學檔案管理知識有效聯系起來，提高工作效率［3］。
四、總結
認識誤區、硬件、軟件設施不完善以及專業人才缺乏是教學檔案信息化管理中面臨的主要問題。對此，應當提高管理者對教學檔案信息化管理的認識，加強基礎設施的建設，實現紙質教學檔案與數字教學檔案的統一管理，另外要重視信息化管理人才的培養，這樣才能真正實現教學檔案的信息化管理，將教學檔案的價值充分發揮出來。
作者:谷露 單位:鎮江船艇學院
參考文獻:
［1］孟霞光．淺議高校教學檔案信息化管理的現狀及對策［J］．天津市教科院學報，2013，13(15)05:51－53．
【關鍵詞】學校檔案管理、問題、對策
學校是培養人才的基地，學校檔案是學校歷史的重要組成部分，亦是展示學校績效的重要窗口。做好學校檔案管理工作，對于合理開發校本資源，優化學校發展戰略，提升學校品質，是必不可少的。學校檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，學校領導要充分認識到該項工作的重要性，加強對檔案工作的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，學校檔案是學校信息的重要載體，是學校的主要信息源。管好用好學校檔案，對校本資源的開發有著十分重要的作用。
在學校檔案管理工作中建立系統、科學、民主的管理制度，對學校的和諧和更好地服務社會有著極為重要的作用。學校檔案管理無疑是學校協調、有序、高效運行的有效保證。
一、學校檔案管理工作中存在的問題
1．對檔案的重視程度不夠
長期以來，相當一部分教職工包括部分學校領導對學校檔案工作的認識存在一些誤區，認為學校檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造績效，只要不盲動，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行。輕視學校檔案工作的思想表明了一些人對學校檔案工作缺乏了解，忽視了學校檔案工作應適應學校的管理需求，才能有效發揮學校檔案的積極作用。
2．學校檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段滯后
部分學校檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對學校檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉，檔案收集意識淡薄；部分學校，特別是中小學，檔案人員不到位，或根本缺欠，而且大多數學校檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案袋，沒有及時整理歸檔，部分學校根本就沒有檔案管理意識，該建立的檔案沒有建立，檔案流失現象時有發生，嚴重影響了學校檔案管理質量。其次一些歸檔的材料不夠真實和準確，嚴重影響了檔案的權威性、真實性。
3．學校檔案室硬件和環境設施不齊全
部分學校對檔案管理必要的條件解決落實不到位，個別學校沒有專用檔案室，有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響了學校檔案的美觀、整潔及完整。有的學校必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備，有的學校檔案沒有規范的整理，東堆西放，查檔和調檔時無從下手，建檔與不建檔甚至沒有根本的區別。
4．立檔意識淡薄
立檔不是查漏補缺，并非蘿卜白菜一齊往檔案袋里收，必須有甄別，有選擇，能立檔的不能遺漏，不能立檔的不能硬往檔案袋里塞。不能抱著多一事不如少一事的心態。對有存檔價值的材料馬虎處理，對立檔工作缺乏理性定位，是立檔意識淡薄的主要表現。
5．對學生檔案不夠重視
學生檔案是學校檔案的重要組成部分，學生檔案包括學生個人檔案和學生整體檔案，學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生個人簡歷，家庭主要成員和社會關系情況、畢業生自我鑒定、學業成績、老師評語、獎懲情況等，學生整體檔案是指面向全體學生包容個體的檔案。全面完善學生檔案，真實、準確地規范學生檔案，是建設一流學校的重要前題。要有收藏家的心態，視學生檔案為至寶。
二、學校檔案管理工作的對策是提高檔案管理人員的素質
素質決定成效，責任決定成敗。學校檔案管理工作是一項嚴肅的系統工程，如果沒有一支素質較高，責任心強，知識技能過硬的專業隊伍，學校檔案管理的到位就只能是紙上談兵。要注意加強學校檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人從事學校檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。
1．學校檔案管理的好壞，在很大程度上取決于學校檔案工作人員素質、責任心
作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉學校檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為學校的不斷發展和更好地服務社會提供有利的資源。
2．健全學校檔案管理制度
建立學校檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，學校檔案的規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合學校特點和學校檔案管理實際，以適應學校檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工，既約束教師又約束學生。領導和教師的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而教職員工和學生是學校的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。學校檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
3．改進和完善學校的檔案功能
對學校檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使具有的功能更加符合學校對信息的需求，從而更好地為學校和社會服務。
4.采用信息化管理手段
信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對學校檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用現代科技成果和管理手段，提高學校檔案工作的效率和水平，以盡快實現學校檔案信息化管理。
5．做好學校檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平
學校檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態度，樹立創新意識,提高服務質量。服務的好壞是衡量學校檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好學校檔案信息資源的作用,使其充分地為學校服務，為社會主義現代化建設服務，是學校檔案工作者義不容辭的責任和義務。
6．做好學校檔案的交接工作