時間：2023-05-15 16:31:40
導語：在檔案管理認知的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
1.檔案意識薄弱，對檔案工作認知不到位。
隨著時代的發展，越來越多的人在思想觀念、價值取向方面發生了重大的變化，也包括一些檔案管理人員，認為檔案工作與其他工作在經濟、社會地位以及其他方面存在很大差距。由此，正在從事檔案工作的檔案管理人員的檔案意識也隨之減弱，主動想要把檔案工作做好的意愿不強烈。再加上檔案工作的工作量大，重復性強，枯燥煩瑣，使得一些檔案管理人員產生厭倦情緒，缺乏使命感、責任感，在檔案工作方面懶散，檔案事業發展易受到嚴重影響。
2.不思進取，缺乏開拓創新精神。
由于檔案工作是一項服務性、條件性很強的工作，許多檔案管理人員長期做這項重復性的服務工作時思維容易僵化，認為只要把日常工作做好，不犯什么大錯就算完成任務了，殊不知這正是檔案事業無法加速發展的巨大阻礙。在這個日新月異的時代里，不能接受新生事物，不抱著主動學習態度的人是會被社會所拋棄的。如果檔案管理人員繼續處于貪圖安逸、不思進取的狀態，檔案工作將止步不前。
3.缺乏專業知識，對業務不熟悉。
事實上，許多檔案單位的檔案管理人員并不都是檔案專業出身的，也有一部分人在工作之前未曾接觸過檔案管理方面的知識，而是通過邊學習邊工作在檔案工作中不斷摸索。這極易擴大檔案管理人員工作的隨意性，他們的業務水平比較低，工作的時候經常由著自己的想法去做，比如在整理一些檔案時發現有質量問題了會將其隨意丟棄，這就容易使檔案的一些重要信息泄露。檔案管理人員缺乏專業知識并對業務不熟悉這些問題的存在對檔案工作來說是極為有害的。
二、針對檔案管理人員綜合素質所存在問題的對策
1.提高檔案管理人員意識，正確認識檔案工作。
檔案工作人員必須嚴格遵守《檔案法》，做到嚴格執法，必須牢固樹立紀律觀念。自覺遵章守紀，注重檔案工作的現代化、規范化、標準化，制度化建設。針對許多檔案管理人員對檔案工作認識不到位、檔案意識薄弱的問題，各檔案單位應加大檔案宣傳力度，如舉辦“檔案宣傳日”宣傳活動，使得檔案管理人員甚至更多人都意識到檔案的歷史價值和憑證價值，了解到檔案是與我們每個人息息相關的，以此來增強檔案管理人員檔案工作的主動性。除此之外，各檔案單位還應加大對檔案工作方面資金的投入，增加員工的福利與待遇，全面改善檔案工作的條件。利用現代化管理手段，將計算機和檔案工作緊密結合起來，使得煩瑣的檔案工作變得輕松，檔案管理人員也將因此對檔案工作的積極性有進一步的提高。
2.擺脫傳統思想的束縛，樹立創新意識。
首先，應加快轉變檔案工作傳統管理模式，給予更多檔案管理人員提出自己意見的機會，通過多種途徑。例如，可在檔案館（室）設置意見箱，讓更多檔案管理人員大膽提出自己的想法。其次，制定關于創新方面的獎勵制度，在檔案館（室）內展開創新方面的競爭，對于優秀的創新型人才給予獎勵。最后，通過招聘方式，吸納更多創新型人才，給檔案單位注入新的血液，打破固有思維定式，使檔案管理人員在工作時更具活力。
3.引導檔案管理人員自主學習，強化知識技能。
面對許多檔案管理人員專業知識匱乏的情況，高層管理者應起到一個帶頭的作用，一是樹立終身學習的理念。引導檔案管理人員自主學習專業知識，營造一個良好的學習氛圍，更新檔案管理人員的知識結構，逐步提高其專業素質。二是努力提高業務行為。檔案工作者要努力使自己具備法律知識、專業理論知哲學理論知識和現代管理知識。使其更好地為大眾服務，以便迎接新的挑戰，還要對檔案管理人員進行繼續教育培訓，提高檔案管理人員的知識水平和業務能力，建立與素質教育發展相適應的檔案工作教育體系，提高大干業務工作的效率。三是提高服務質量。檔案人員要提高檔案的查考利用價值，消除落后的思想觀念，樹立積極向上的工作態度，樂于奉獻，積極主動為相應的利用者提供翔實的檔案資料。
三、總結
關鍵詞：公務員；人事檔案；知情權
一、公務員人事檔案知情權現狀概述
從現狀來看，我國公務員人事檔案管理制度已經較為成熟，并形成了一個相對健全的體系，但在公務員人事檔案知情權方面卻存在一定缺失。相關法律著重強調了公務員人事檔案的高度保密性及利用的特定性，但在知情權方面卻缺乏可行的操作細則。之所以會出現公務員人事檔案知情權保障缺失，與很多因素相關[1]。一方面，部分檔案管理部門領導對檔案工作認知程度不夠，僅將檔案管理視為單純性的保管工作，對檔案管理并不重視，使得相關制度無法落實到位，導致檔案管理紊亂。另一方面，檔案涉及內容較多，包括個人隱私、不同群體利益、知識專利等，由于要保護這些知識成果、個人隱私，維護社會穩定，因此，人事檔案當中的部分內容并不對外開放，一定程度上限制了知情權。
二、公務員人事檔案知情權缺失所引發的問題分析
公務員人事檔案知情權的缺失，必然會引發一些問題，主要表現為以下幾個方面[2]：（1）公務員的合法權益無法得到充分保障。對于公務員而言，相關人事檔案是考察、評價公務員的重要依據，與公務員的個人利益存在密切關聯。由于人事檔案知情權的缺失，導致當事人無法清晰掌握自身檔案的實際管理情況，若出現人事檔案延遲轉移，而當事人無法及時確認，會對當事人的合法權益帶來較大影響。（2）會對檔案的完整性及真實性產生影響。真實性與完整性是公務員人事檔案知情權的基礎。如果無法完全提取人事檔案信息，公務員本身也就無法全面、清晰地掌握人事檔案的實際情況，其知情權必然會受到影響。人事檔案涉及內容較多，涉及范圍較廣，并且不同公務員的檔案材料產生的時間存在差異性。因此，在公務員人事檔案資料整理過程中，容易出現信息錯漏的情況。一旦當事人缺乏知情權，便無法及時發現并糾正錯漏信息。同時，公務員自身也失去了自我管理檔案的能力，無法及時更新檔案信息，這必然會影響到檔案的真實性與完整性。（3）會影響人事檔案的利用率。人事檔案知情權的缺失，也就意味著檔案相對人無法充分利用檔案信息內容，會降低人事檔案的利用率，并造成人事檔案利用需求單調化，制約人事檔案的發展。
三、加強公務員人事檔案知情權保障的相關建議
（一）加強配套制度建設
從社會發展形勢來看，過去制定的部分檔案制度內容已經表現出滯后性，無法滿足當前政治體制及經濟發展形勢的需求，應及時進行修正。在相關法律法規當中應該增加人事檔案知情權細則。一方面，要明確人事檔案知情權的范圍。對于人事檔案當中的大部分內容及檔案利用情況應該作為公開信息內容，供檔案相對人查閱。對于少部分隱私性較強的檔案材料則要保密，不授予本人查閱權力。若存在特殊需求如崗位信息核實、錄用標準核實等，在進行他人檔案信息查閱過程中，要根據相關程序及規定規范操作，以保護檔案相對人的隱私權及保密權，使之與知情權維持平衡。另一方面，要明確相關監督部門的職責。檔案行政部門要對檔案中心相關工作進行定期或不定期檢查，及時發現問題并加以糾正。與檔案中心存在業務來往的行政機關人員在檔案對接時，一旦發現問題可及時向檔案行政部門匯報。若發現檔案管理過程中存在嚴重違規、違紀行為，可向紀檢機關直接反映，由紀檢機關調查處理。
（二）充分應用先進檔案管理技術
除了要重視檔案管理制度建設外，還要重視檔案管理技術建設，進一步提升檔案管理的效率。結合人事檔案利用相關要求，加強人事檔案信息系統開發，構建出一個統一化、標準化的人事檔案信息管理平臺。對于限制性開放的人事檔案信息內容，通過信息系統賦予權限，限制用戶訪問，以此來實現檔案信息分級別管理[3]。同時，要做好人事檔案電子信息存儲工作，通過更新硬件設備、計算機存儲技術，保證人事檔案信息的安全性，避免出現人事檔案電子信息丟失、損壞等現象。另外，利用人事檔案信息系統能夠完整地記錄人事檔案查閱、調用行為，出現違規行為后，可進行事后問責，保證了制度的執行力。
（三）增強人事檔案知情權保障意識
要加強公務員人事檔案知情權保障，必然要增強人事檔案知情權保障意識。政府及相關管理部門要加強人事檔案知情權保障宣傳工作，讓單位、組織、個人意識到人事檔案知情權的重要性。同時，要轉變傳統檔案管理思維，樹立立檔為民的管理理念。在平衡檔案信息開放與保密的同時，還要兼顧到個人利益與公共利益之間的關系。通過推動檔案信息公開化，讓公務員能夠充分行使自身知情權，使其合法權益得到妥善保護。
四、結語
充分落實公務員人事檔案知情權，對于促進我國檔案行政管理體制改革具有重要的意義。通過完善制度建設、更新檔案信息管理技術、增強人事檔案知情權保障意識，能使人事檔案相對人的知情權得到切實保障，以維護其合法權益。
參考文獻
[1]張家英.人事檔案利用的困境與突破[J].檔案學研究,2012（02）:31-34.
[2]劉英,杜清玲.加強人事檔案信息化管理保障人事檔案知情權[J].蘭臺世界,2010（02）:57-58.
摘 要：檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，如何加快步伐為醫院的發展提供迅速、準確的信息服務是檔案管理人員面臨的一個關鍵問題。隨著現代信息技術的快速發展，對檔案管理人員的綜合素質提出了新的要求，檔案管理人員自身建設也成為了主要課題。本文總結了當前醫院檔案管理人員的素質現狀，歸納了檔案管理人員應具備的基本素質要求，并提出了增強檔案管理人員素質的主要途徑。
關鍵詞：檔案管理 檔案管理人員 綜合素質 信息化
醫院檔案是醫院的寶貴財富，能為醫院領導的決策提供重要的支持，既是學科建設和醫療、科研的管理依據，也是資源配置、基建的信息資料。檔案管理人員是檔案工作的主導因素，檔案管理人員的綜合素質決定了檔案工作的質量。隨著現代科學技術的發展，新時代對醫院檔案管理人員的綜合素質提出了更新、更高的要求。
一、檔案管理人員的素質現狀
1.思想陳舊，觀念落后
由于檔案管理部門長期處在封閉和局限的空間中，一些檔案管理人員對檔案工作崗位的價值缺乏認知，再加上個別人樂于攀比，造成心理失衡、思想懈怠、不思進取，奉獻意識和敬業精神淡薄，不能把檔案工作作為一項事業來做，使命感、責任感和服務意識有待增強。
2. 缺乏較全面的專業理論知識
一些工作人員僅停留在現有的專業知識，有些對有關檔案工作的法律法規、政策和規章制度等知識較為淡薄。專業知識老化、知識面狹窄、知識結構已遠遠不能適應新時代檔案工作的要求。由于接受相關學科的新知識熱情不夠，極大地影響了工作人員自身素質的提高。
3.計算機運用能力薄弱
檔案信息化離不開計算機的應用，檔案管理人員僅滿足計算機的基礎應用，對運用計算機新技術實現檔案數據庫管理及網絡維護等能力比較薄弱。如果檔案管理人員還不能盡快地適應計算機信息化的環境，不僅影響自身綜合素質，也不能創造性地實現檔案現代化管理。
4.檔案工作長期被邊緣化
檔案工作的實際地位沒有得到應有的重視，單位在預算安排中，對檔案管理經費投入較少，檔案工作長期被邊緣化。在實際工作中，檔案管理的成效沒有得到充分的肯定，檔案管理人員的能力沒有得到充分認可，檔案自身價值沒有得到充分體現。
二、檔案管理人員應具備的基本素質
1.要有一定的創新精神，包括以下幾個方面：一是檔案管理理念的創新。檔案工作從過去的封閉管理到今天的開放利用有了質的變化，新的形勢下，檔案事業要實現科學發展，必須堅決破除安于現狀、封閉自守的思想，樹立檔案工作與時俱進的理念，開辟檔案管理新途徑。二是檔案專業知識的更新。計算機技術的發展帶來了許多嶄新的檔案形式和檔案課題，檔案管理人員要強化知識更新的主動性和自覺性，在工作中掌握新的知識。事實證明，隱性的知識是在專業實踐中產生的。檔案管理人員在新知識的了解過程中，應主動發現問題、解決問題、大膽創新，使自身素|和知識得到充實和完善，從而提高內在的動力。三是檔案服務觀念的更新。檔案管理人員要更新服務觀念，強化主動服務意識，將被動的服務變為更有效的主動服務。
2.要具備專業知識和熟練的業務技能。較高的檔案專業水平是知識、技能和綜合素質的總和，是檔案理論和現代化技術相結合的體現。檔案管理人員只有具備了較高的業務水平，利用掌握的檔案管理技巧，對檔案的信息進行分析、研究，進而采取現代化管理技術對檔案進行加工和處理，才能創新檔案管理的方式與方法，體現出較高的檔案專業水平和管理能力。
3.要有掌握運用新技術的能力。檔案的載體和形式越來越多樣化，已從過去以實物為載體轉為以電子文件為載體。因此，合格的檔案管理人員應努力掌握相應的計算機科學知識以及信息管理能力，利用計算機信息化實現檔案數字化管理、網絡化管理，從而適應新時代醫院發展的需求。
三、提高檔案管理人員綜合素質的途徑
1.培養良好的政治思想素質和愛崗敬業精神
良好的政治素質是檔案管理人員的內在要求，也是愛崗敬業的基礎。檔案管理人員必須具備較高的政治覺悟水平，認真學習《檔案法》等有關法律和政策，熱愛檔案專業，作風嚴謹，堅持專業道德準則，始終以強烈的事業心、高度的責任感、良好的服務意識和法律意識，把新時期檔案管理工作做好。
2.樹立檔案管理出效益的理念
檔案工作并不是體現在直接經濟效益中，而是包含在醫院整體成果中，檔案管理人員應樹立檔案管理工作也能出效益的觀念。檔案管理人員應建立與各科室聯系，加強協調能力和溝通能力，充分挖掘檔案資源的利用價值，釋放檔案能量，更好地為醫療、教學、科研服務。從而改變對檔案管理部門的認識，并將其置于與醫院其他科室同等重要的地位，使自己的工作成績得到充分肯定。
3.優化知識結構、優化個人技能
檔案管理人員知識結構和個人技能的優化，是檔案管理現代化的要求。在職培訓和繼續教育是提高檔案管理人員知識和檔案管理技術的重要形式，檔案管理人員要定期參加檔案專業知識、網絡技術、數據庫技術、縮印、錄像、照相等多媒體技術培訓，定期到其他單位學習、進修、交流。
4.加強檔案工作績效考核
為了進一步提高檔案管理人員的工作效率和工作質量，激發工作熱情，檔案管理部門應科學、合理地制定績效考核內容，將檔案工作目標任務以及年度重點工作納入考核范圍，將年度考核和日常考核結合起來，強化日常考核，并將考核結果作為檔案管理人員評先評優的重要依據。
結語：
新時代的檔案管理工作面臨著新挑戰，也對檔案管理人員提出新的素質要求。信息化促使檔案管理人員必須全面提高自身專業知識、業務能力和綜合素質，檔案管理人員只有提升自身的素質，才能適應現代化檔案管理發展的需要，才能更好地為醫院建設服務。
參考文獻：
[1]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理人員應具備的素質[J].中國中醫藥現代遠程教育， 2010，8（12）： 156-157.
[2]紀少玲.淺談如何提高學校檔案管理人員綜合素質[J].黑龍江科技信息， 2010（23）： 94.
1.管理理念滯后。管理觀念落后，導致管理制度無法創新。普遍存在著部分領導對檔案管理工作認識不夠，沒有將管理工作列入工作日程。存在重視管理、疏于利用的現象。使人事檔案平時不受重視，關鍵時刻方顯其重要的現象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依據，有些仍然沿襲過去的管理制度。制約了檔案管理工作的正常運行，檔案管理制度喪失了創新性。
2.對人事檔案管理的重視程度不高。長久以來，企業內部分領導對人事檔案管理工作的認識存在一定錯誤，最重要的就是對于人事檔案管理工作認識不全面。認為檔案管理工作只是簡單保管人事檔案，與單位的其它事物相比，沒有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丟失文件，不泄露職工檔案秘密，在檔案外調、查檔時能夠應付過去就行了。更有甚者，認為管理檔案只是一些檔案部門應該管理的事務，完全沒有將檔案工作放在心上，從不過問檔案管理工作的情況，沒有意識去管。
3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對制度進行改革后，當利用人事檔案時，卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型：第一類，人才流動性增強，但很多人的檔案并沒有隨人員的流動而轉移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開，檔案管理者不再更新此人檔案，使其離開后的所有經歷無法被記錄，致使有些職工檔案不具有連續性。在畢業后的實習單位有一定的檔案記錄，但是在員工從其他單位到本單位這一段時間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后，檔案沒有更新，存在斷檔現象。第二類，企業引進人才后，很少查看人事檔案，上級領導也是根據個人的實際工作業績對員工進行考核。在人才市場找工作時，將人事檔案放在人才市場，但得到職位后檔案仍然放在人才市場，使得以后的記錄也是空白，這也會導致檔案斷檔。第三類，隨著社會經濟的不斷發展和進步，尤其是在對人才進行市場化之后，人才流動性越來越強。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會流動人才，導致人檔分離的現象越來越嚴重，不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業對檔案不做要求，更加惡化了這種現象。
4.管理質量不高。管理質量低，導致無法有效使用人事檔案。受傳統觀念中偏重政治、輕視業務的影響，許多企業的人事檔案缺乏個人色彩，有相當大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統信息。比如我們經常看到的政治面貌、受過何等獎勵或處罰情況等，忽略了對人才類型的反映，管理才能的介紹，技術專長的透析。缺乏對個人特征的具體描述，存檔內容不夠實用，難于創新；沒有及時對人事檔案的收集和補充，缺乏主動性，沒有一定的制度約束。或者在收集和鑒定時沒有充分落實到位，降低了人事檔案的可信度。除被動記錄的原始信息外，其他信息無法被充分利用，導致人力資源的浪費。5.信息化程度不高。科學技術不斷進步，計算機科學的飛速發展，人事檔案管理信息化已成為必然趨勢，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用。但關于信息化管理仍有很多技術方面的手段等待著被挖掘并且得到利用，首先在對人事檔案進行管理的時候還沒有大規模使用計算機技術，這些都會導致管理效率的下降，并且還會浪費一定的資源。
二、改進檔案管理
1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實地反映一個人全部情況，人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調配情況、職務評聘、培訓、工資待遇情況，對于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進行綜合考察，不斷地對檔案的內容進行充實。對于收集而來的職工檔案資料，首先一定要經過仔細鑒別，通過多種渠道核對，記錄進人事檔案的信息應該準確并且真實，信息填寫完整、字跡清楚，填寫時所記錄的對象必須明確，有很完備的手續，具有很高的保存價值。一旦有的信息材料不屬于歸檔，就不得擅自對材料進行歸檔處理，需要經過鑒別確認、討論后根據相應情況進行處理。
2.整理人事檔案。對檔案進行收集之后，人事管理部門的管理人員就需要對收集的檔案和材料進行歸類和整理，并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴格進行整理和分類并按照一定的規律編號、入柜。同時應該對人事檔案建立科學合理的統計和登記制度，對不同類的檔案建立相應的檔案名冊。固定時間對檔案進行檢查核對，必須做到名冊編號與檔號一致。如果檢查過程中發現問題要及時解決，如果問題較嚴重，還可以制定相應的政策防止此類問題再次發生。并且要嚴格落實保密制度，確保個人檔案的安全和準確，不得因個人原因泄露他人資料，危害他人權益。當整理校驗相關人事檔案材料時，如果發現不需要歸檔的材料，必須填寫關于檔案材料管理的清單，并向相關部門領導報告，請求審查和批準。在銷毀時必須由專人負責銷毀，并需有專人監督。
3.改進人事信息管理質量。只有將信息管理的質量進行提高，才能給各個高校的教職工人員提供好的服務，事實上人事檔案的管理工作是一個對專業性要求很強的工作，并且目前各個高校的信息技術在不斷快速的發展，及時提高人事信息管理的質量對于整個高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個高校的人事管理部門就應針對自己高校的需求，將檔案的收集、管理和整理作為一項重要任務。除此，還要特別重視對人事檔案進行開拓收集，因為開拓性質的收集能夠使得整個人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時在對人事檔案進行科學的保管及規范的整理的基礎上，還要對于人事檔案的信息資源進行積極開發，可通過局域網機建立的方式，在信息和網絡的平臺上面，為人們提供更好的服務，并且為高校在教學的改革方面起著重要的作用。
4.提高整體檔案管理人員的自身素質。隨著科學技術的不斷進步，技術不斷更新，人事檔案管理信息化已經得到了大家的普遍認可。計算機水平也在飛速發展，人事檔案管理由人工化向數字化過渡已是大勢所趨，這也是社會進步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質較高，最好選擇作風優良、有責任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應的管理部門應該定期或不定期對相關人員組織業務培訓，不僅僅讓他們學習先進的知識以及管理方法，開闊他們的眼界，拓展思路，更要培養他們的責任感，讓他們在未來的工作中發光發熱。
5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數集團公司的公司規模較大，擁有較多的人事檔案資料，但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面，給檔案的管理帶來很多不方便，降低了檔案管理效率。為緩和這種現象帶來的后果，對個人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規定：一旦發現不具有保存價值或者按規定屬于銷毀處理的檔案材料時，必須經由相關領導的確認批準，才能對人事檔案材料進行銷毀。如有死亡或失蹤人員，檔案就交由檔案中心進行15年保管。如果在15年后無人領取，可報請集團相關領導，得到審核同意后才可進行銷毀。對企業、對國家、省有過特殊貢獻及國家、省和市級模范人物死亡后，其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時或銷毀工作沒有完成得當，就會影響企業的檔案管理工作，同時還給相關人員造成很大的負擔，也會成為人事檔案管理工作進入現代化的阻礙。
三、結語
2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。
關鍵詞：人事 高校人事檔案有效管理
所謂人事制度，主要是指政府人事部門的人才交流機構根據國家有關政策法規，接受用人單位或個人委托，代為管理單位或個人的人事管理業務。當年國家人事部提出“人事”是人事管理改革的一項舉措，也是為了適應社會發展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。目前，許多高校正逐步建立起以人事關系和人事檔案管理為主的人事機制，但在執行程中存在一些諸如機構與被高校間職責不清，相關的配套措施及管理不完善等問題，在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的發展，這是高校人事檔案管理工作需要思考的話題。
一、人事制下的高校人事檔案管理內涵
人事制與高校人事檔案：高校在適應社會發展的過程中，對新聘任教工的人事及檔案關系由人才交流服務機構代為管理，高校與個人建立聘用關系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機制。實行人事的人員在聘期內，高校依照聘用合同有關規定對其進行管理，解聘或不再續聘的轉回人才服務機構，脫離與學校的關系。它的最大特點在于實現人事關系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權，承擔相應的因使用人才而產生的按勞付酬、考核獎懲等義務，逐步使人才的使用權和所有權分離，把原來由單位承擔的社會責任從本單位中分離出去，走向社會化管理。而在高校推行人事制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關人事的事務性工作負擔，消除新接收人員對單位的依賴，以實現高校用人的自主權，尤其可以幫助解決高校在人才引進、畢業生接收、職稱評審、人事檔案管理、人員編制、戶籍掛靠等方面遇到的問題；是為深化人事制度改革，增強高校生機和活力，而實行的人事制度，也是高校制度改革的一項重要內容。
代管的高校人事檔案內涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學歷和評聘職務、政審、黨團、獎懲、工資、任免調動等十大類，根據用途分：如民主政治類：入團入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務任免、獎勵懲處、品德作風、業務能力、工作表現等；學歷學位類：履歷、自傳、學歷、學位、學籍、出國訪問、進修培訓等；專業技術類：職稱評定、論文獎勵、成果專利、科研成果等；社會保障類：如工資晉升、福利待遇、選舉評優、購房和住房公積金、合同與協議等；教育衛生類：如學籍學位、履歷、自傳、計劃生育、保健醫療等；安居樂業類：如房屋權屬、婚姻和戶籍、家庭成員、社會關系、、棄檔與出國等保障權益的檔案；派類：各類任命、出國訪問、代表登記等等；它們與被代管人的利益息息相關，是在他們在不斷成長中產生的新生資源。
代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高校“察民情、解民憂、維民權”的重要資源，具有較強的查考性、嚴肅性和權威性，她可用“憑據”幫你尋根溯源，用“數字”為你排憂解難和去偽存真；在個人的“成長發展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開它，如工資檔案可核實工齡等，學籍和房產檔案可辦就業手續和確定房產權，婚姻檔案可辦購房貸款、遺產繼承手續；又如晉職晉資、進修培訓、醫療保險，產權公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當今憑證作用和法制效應越來越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。
二、人事制下的高校人事檔案管理現狀
近年來，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實行人事制度后，人事檔案管理主體實際上分成了兩個部分，一是由學校檔案館對傳統體制下的教職工檔案進行管理；另一部分被租賃聘用的教工檔案由當地人才交流服務中心進行管理，當一大批租聘者長時間被正式聘用后其檔案才能轉至校檔案館，期間有的需要相當長的時間才能被正式聘用，長時間被代管的檔案都是人事機構管理，但的人事檔案在管理存在不少問題。
1．機構與高校管理職責不清
制度的不健全和管理的不規范，使雙方職責不明確，操作中容易失誤；如機構側重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時基本不審不看、不按章歸類，不及時裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現代管的人事檔案大多以原有結構狀態存在，組卷較散亂，管理有失嚴肅，既使丟失了也無依據；同時，檔案在未正式傳入高校時，高校檔案部門又不可能去查詢和監督，以及查缺補漏，更談不上及時進行標準化和現代化管理，轉來的材料沒有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達到，致代管檔案的質量受到影響。
2．代管的人事檔案內容不齊全
人事檔案的內容是隨著個人成長在不斷增加、是處于動態狀，需要連續不斷地補充與更新，才能真實地反映其現實面貌，但有的檔案內容的補充和收集較緩慢，如人員在工作中形成的業績考核、職稱考評、繼續教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用；又如形成材料不齊全，如有的過去雖然是招工或轉干、升學或晉職，但檔案中無記載，有的材料無審批意見及個人簽名等；還有的因多次調動或重新建檔，出現了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據功能；還有的組織考核、評鑒材料不全，在一定程度上影響對其本人的全面了解。
3．代管的人事檔案材料不連續
高校接收或擬引進的人員即便是租賃制，對學歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學歷材料是收集重點，如自高中到博士學歷的原始材料，應具有報考表、入學登記表、學籍表、畢業生登記表或鑒定表、授予學位審批表等，但代管期間材料收集的不及時，致許多材料連續性不夠。
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4．代管的人事檔案查閱不方便
高校組織和人事部門在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預備黨員轉正事宜、例行人事調查等時，需經由高校人事部門到機構去代為借閱或開具證明后自行前往查閱；或代管的個人在報考碩士、博士、評定職稱、辦理戶口等需依據檔案材料開據證明等，都需反復要走多個流程才能辦成，利用起來極為不便。同時，高校人事部門對代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉遞至機構，轉遞中易致檔案實體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質量。中國
三、人事制下的高校人事檔案管理對策
檔案管理工作是一項政策性、專業性很強的工作，雙方管理機構不僅要規范管理，重要的是強化管理意識，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務功能，搭建交流溝通的平臺,營造和諧工作環境，為雙方提供優質、方便、快捷、高效的服務。
1．優化人事檔案的服務環境
為促進人事制下的高校人事檔案管理和服務效能，要及時完善更為科學合理的人事檔案管理職責，提高雙方檔案管理者的政治和業務水平，要求他們不僅要有“一專多能”、愛崗敬業、精通業務，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護各個環節的技術，而且還要掌握自動化、信息化、網絡化的知識和技能，提高檔案管理技術水平，優化人事檔案管理的服務環境。
2．規范人事檔案的管理程序
高校與機構之間須加強溝通、協調工作，制定出切實可行、操作性強的具體程序和措施，同時，高校要積極配合機構做好檔案材料的收集工作，機構也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協調工作，著力解決職責不清、范圍不明、關系不順、程序不規范、運行機制不暢、信息反饋不及時等問題，制定嚴格的合同，明確各自的職責范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個工作環節間的運行機制等,建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查(借)閱、轉遞等規章，機構要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對代管人的學歷變更、職務、職稱變動、工資調整、及年度考核等材料進行初步的整理，并及時完整地轉交給人事機構，使代管人事檔案管理逐步實現規范化管理。
3．做好人事檔案的收集整理
全面和及時地收集材料，是檔案工作的重中之重，對每年新形成的材料針對性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎懲、出國訪問、離任審計等材料，增強全程跟蹤意識，認真加工甄別，鑒定取舍，力求真實完整，手續完備，嚴格把好歸檔材料質量關；機構與用人單位要注意溝通信息，方需及時把握材料形成的規律，掌握材料的來源和環節等，了解材料中經常出現的問題，主動與單位或個人取得聯系，高校力爭在材料生成之前給予指導和督促；及時建立健全人事檔案信息交換聯系制度，建立人事檔案材料收集網絡，機構把需歸檔材料的內容及范圍以書面形式發到用人單位，定期聯系，用人單位對人事材料及時收集、鑒定、登記，年終和機構進行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實性、權威性、完整性、長期可讀性。
4．拓展高校檔案部門的管理功能
高校檔案部門不僅要承擔起傳統的人事檔案管理的職責，而且還要成為人事制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉站；因此，高校人事部門需要在每年新進人員之后將即時更新的名單及時轉給檔案部門；在人事檔案材料產生后，檔案館及時對人事處移交的人事檔案材料進行分類和整理，并將人事制度下的人事材料及時向“中心”進行移交。同時，在業務上加強溝通，及時了解所在高校的人事檔案情況；在人事檔案材料產生后，檔案部門對方移交來的人事檔案及時進行整理和著入，集中統一管理，提供系統性、完整性的檔案服務。
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5．建立代管人事檔案信息管理體系
機構應及時建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統的信息連接，實現信息共享，用人單位可以借助網絡平臺，快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，并要有選擇地對代管者的自然情況和基本信息等進行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓教育、學歷學位、職稱職務、工作簡歷、家庭成員、社會關系等，通過分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認“三齡一歷”的基礎上，確保信息的準確性和唯一性；強化日常管理效能，建立查詢、借閱、統計、分析等的現代管理體系，以便最大限度地滿足高校對有關人事檔案信息的需求。中國
在人事制度下，高校人事檔案工作面臨新的機遇和挑戰，需要盡快形成與其相適應的人事檔案管理的模式，明確職責、規范管理，發揮人事檔案制度的優勢，使人事檔案在高校培養人才、使用人才中發揮更大的作用。
參考文獻：
1 張曉黎．高等學校實施人事制度的思考[j]．科技情報，2008（3）
2 蔡穎．論網絡環境下高校教工人事檔案管理[m]．源于實踐 服務全局，中國檔案出版社，2008.8
1.1人事檔案收集工作力度過弱
與檔案收集相關工作有關的各項規章制度并不完善，各個人事檔案收集管理工作的相關從業人員對于檔案的收集工作不關心，對于規定的收集日期不重視，只能做到被動的接收檔案。對于所接收的檔案中所擁有的相關資料是否全面不在意，往往會造成在需要用到檔案相關材料時干著急。并且對于檔案中所擁有材料的真實性和準確性考證不夠嚴謹，人事檔案的作用就是客觀真實的記載本人的工作歷程及個人發展情況，其真實性和唯一性是不容置疑的。
1.2人事檔案管理的信息化進程落后
在科技進步，互聯網技術發展迅速的21世紀，人事檔案信息管理系統已經在我們的生活中得到了普遍的應用，但是某些事業單位的員工在人事檔案信息管理已經實行信息化，已經將人員信息、檔案資料在計算機上錄入過的前提下，還是使用落后的手工操作執行資料的抽調，檔案的閱讀等，沒有使檔案管理員同等地適應檔案管理相關工作信息化，既不利于檔案的長期有效保管也對工作人員的工作效率有較大影響。
2、解決事業單位人事檔案管理問題的相關策略
2.1改善工作環境
目前我國事業單位對于人事檔案的管理并沒有使用專職的檔案人員，而是由其他職位的干部進行兼職管理，使人事檔案管理工作過于隨意。對于人事檔案的整理、核對和鑒別工作總是要出事之后才想起來要做，想要改變這種情況，就需要使領導認識到檔案管理工作的重要性，獲取領導對于檔案管理工作的支持，增加對于檔案管理工作的投入資金量，補充完善檔案管理工作所需的辦公條件及基礎設施，例如對于檔案的保存要建立專門的檔案保存庫并嚴格按照要求使用防火防潮材料進行建造，注意檔案物品的安全，設立獨立的庫房、檔案閱讀室及工作人員辦公室，改善檔案管理人員的辦公條件，以此激勵各位工作人員更加用心的完成對檔案的日常核對跟維護工作。
2.2健全工作制度
事業單位人事部門要根據自身實際情況，宣講《檔案法》的相關規定，讓檔案管理人員知法守法，使檔案管理工作也能實現依法管理，發展出一套程序化、規范化及標準化的管理體系；另外檔案工作與其他部門也有著十分密切的聯系，所以與其他部門相結合，在人事部門的領導下共同完成人事檔案的相關管理工作是改善人事檔案管理制度現狀的有效方法。并且檔案管理工作是一項十分瑣碎的工作，想要保障工作過程中不出錯，就需要有嚴格的制度來對相關流程進行規范。在制度制定的過程中，需要結合本公司人事管理部門以及當前社會對于檔案的需求，完善各項制度，使管理制度在制定得出后更具可行性并且能夠為人事檔案相關工作人員所接納。
2.3提高人員素質
事業單位的人事檔案管理工作需要相關工作人員遵循此工作的業務性、保密性、和政策性。在人事制度改革的順利進行及各項工作的深入展開，當前的檔案管理工作對于從業人員的綜合素質有了更高的要求。首先是檔案管理人員的個人品質問題，檔案管理工作性質特殊，需要相關人員作風正派、責任心強、兢兢業業、保守秘密、踏實進取。而且檔案管理人員還應做到在工作過程中不斷完善自己，人事部的主管部門也應當極強對從業人員的相關知識培訓，使檔案管理工作不斷進步。
2.4建設發展信息化
信息化是未來社會發展的趨勢，實行信息化管理對檔案管理工作也帶來了新的問題。完成檔案管理的信息化使檔案管理工作能夠服務于人事制度的改革與發展。人事檔案是人才信息的儲存庫，合理利用庫存信息，發揮這些信息的最大作用，就需要我們能夠運用先進的信息化技術，以及創新的管理模式，提升人事檔案管理工作的時效性。想要提高人事檔案管理相關工作的工作效率，就需要實現人事檔案的信息化管理，讓紙質檔案與電子檔案各司其職，根據不同的需要發揮不同的作用。
3、結束語
一、遵循管理原則，強化管理意識
對于干部人事檔案，必須要遵循最基本的管理原則。首先，有關其信息記錄必須是真實準確的。應該杜絕“偽造型”檔案、“無據型”檔案、“隱瞞型”檔案等的產生，即對于一些無中生有、胡亂捏造和故意隱瞞不利信息的行為做到及時發現并強烈制止。在管理過程中，我們總是會發現一些年齡、學歷與實際不符的情況，一些干部人員為了自身利益，想要加薪或升職等，便故意對檔案進行涂改，弄虛作假，嚴重違背了檔案真實性這一原則，大大影響了對其綜合能力的正確判斷，使得學校在選撥干部時進度遲緩，造成一定的阻礙。同時，檔案應遵循準確性這一原則，確保其可靠性，增強其權威力，使得管理人員、干部人員都能更好地規范自身行為，有效減少弄虛作假的情況發生。所以，在檔案進行歸檔的全過程中，都必須做好監督檢查工作。在收集檔案材料時，要依照基本原則，進行認真核實，做好事先調查，確保信息無誤。在材料整合管理時，應該選派專業化的管理人員，盡量避免干部人員與檔案進行直接接觸。只有立足于基本原則，才能為后續工作奠定良好的基礎。此外，管理思想必須做到及時更新，這就要求管理人員的思想素質必須得以提高，只有從思想上得以改變，才能使管理工作更加科學高效。高職院校應該適時地開展一些管理知識講座，強化管理人員的管理意識，提高他們的專業水平。同時，要開展思想道德教育工作，讓管理人員明確人事檔案管理的重要性，提高他們對這一工作的自豪感，使工作人員提高工作熱情，還可以適當開展一些校內團體活動，培養他們的團結協作能力，使其在工作中能夠更加高效地配合，從而加快工作進度，加強管理人員的綜合素質，從而提高管理和利用人事檔案的效率。
二、做好保密工作，確定開放界限
在一定范圍內，人事檔案要做到及時開放，以便更好地發揮作用，同時要做好保密工作，它們二者之間相互矛盾，卻又互相統一。就管理人員來說，對于人事檔案的開放界限，要異常明確，對其開放范圍要做到全面掌握。通常情況下，其開放界限主要由利用對象和利用目的決定。比如，對黨政領導而言，開放界限可以適度放寬，而對非黨政領導，就要嚴格控制其界限；對于業務管理部門可以適度放寬，對其他人員要從嚴；對于已經形成文件材料的單位或者是個體，可以依據實際情況考慮加寬開放范圍，反之要嚴格對待。就開放方面來說，要從實際情況出發，做到明確劃分，從而使檔案管理工作更加有計劃性和組織性。在保密方面，可以制定相關的管理制度，從而加強其管理。應制定一套完整的查閱制度，將查閱過程中應該遵循的各項細則及時歸入到制度當中去，從而使查閱流程更加規范。比如，檔案利用者要對某一檔案進行查閱時，必須要出示相關的證件證明，與此同時還要將查閱內容加以告知，對于未經同意的材料，不可以隨意摘抄和復制。此外，對于工作人員，應該制定崗位責任制，把檔案管理職責落實到每一個人的身上。嚴格規范工作人員的行為，強化他們的責任意識，對于檔案材料中可以公布的和不能公布的，要做到嚴格區分，對于能看的和不能看的要做到正確衡量，努力保證檔案的機密性，將獎懲制度歸到崗位責任制中去，對于的工作人員要做到及時懲處，對于使機密受損的工作人員，也要有相應的處理，從而提高制度的嚴肅性，使全體工作人員在制度的約束下能夠更加盡心盡責，提高法律意識和責任感。
三、提升服務質量，擴大利用空間
管理檔案歸根結底是對其包含的信息加以利用，從而更好地為學校、為社會服務，所以應該對其原有的服務范圍進行擴充，從而提高服務質量，使人事檔案的利用率得以提高。首先，在服務目標的確定上，應該以為高職院校改革服務為終極目標。其次，在建立檔案的信息庫時，要把“干檔”軟件規定的檔案內容詳細錄入相應數據庫外，還應該依據不同的檔案內容對紙質檔案進行整理分類，使利用者無論是在提取電子信息或查閱紙質檔案時更加方便。最后，應根據實際情況擴大服務的范圍，具體包括服務領域、服務對象等等，使人事檔案能夠被更多的人利用，提高檔案的利用率，同時對于不同階段的服務情況，都要做好相應的記錄，從而使檔案評估工作更加客觀，在之后的干部人事任免中，能夠做到更加公平公正。另外，管理人員在提供檔案服務的同時，要學會將“死”的檔案信息轉化為“活”的內容，即充分發揮服務的靈活性，可以通過引伸的方法對檔案信息進行深度挖掘，從而使利用者在提取檔案時可以了解檔案中隱藏的其他有價值信息。服務應謙和、友善、有耐心，嚴格規范每一個步驟和每一個環節，最大程度地提高檔案的服務質量，使檔案資源能夠被充分利用。
四、利用計算機網絡技術，實現信息化管理
[關鍵詞]高職院校 檔案管理 人員素質
[中圖分類號] G715 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）19-0151-02
我國高職教育的發展歷史較短，但其發展速度卻異常迅猛。近年來隨著高校的擴招，高職院校的數量和在校生數量已經占據了高等教育的很大比例。隨著多數高職院校規模的迅速擴大，其檔案管理建設與發展的重要性日益凸顯。
高職院校檔案管理是指高職院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它對高職院校的教育、科研和教學改革全過程進行了原始的記錄。做好檔案的基礎工作，檔案管理人員的工作素養是關鍵。在當今，科技比較發達，如何提高檔案管理工作人員的綜合素質，是高職院校順利開展檔案管理工作的關鍵，也是高職院校開展其他各項工作的基礎之一。
一、高職院校檔案管理人員素質現狀
（一）缺少專業人才
高職院校檔案管理人員多數是轉崗或臨聘人員，都屬半路出家，缺乏專業系統的檔案管理知識，甚至出現檔案管理人員對檔案管理的內容和要求是什么都不清楚的狀況。計算機技術和外語知識更是匱乏，管理水平低下，無法運用現代化設備提供基本服務，更談不上對檔案進行高層次的研究和開發。這大大地阻礙了高職院校檔案信息標準化、規范化、現代化建設的發展，導致檔案信息的利用價值較低，發揮不了應有的作用。
（二）法律意識薄弱
檔案管理工作的政策性很強，高職院校也不例外。檔案管理人員應具備強烈的依法辦事意識，并嚴格按照國家《檔案法》的規定，對高職院校的檔案進行開發、利用。目前，高職院校的檔案管理人員理論水平、思想覺悟普遍不高、鑒別檔案的能力有限、工作責任心不強，這些因素直接影響了檔案工作的順利開展。部分檔案管理人員檔案意識、法制觀念淡薄，依法行檔、依法辦事的自覺性不強，沒有把依法行檔工作落到實處，影響了檔案管理事業的發展。
（三） 工作權責模糊
目前，受人員編制、經費等多方面限制，高職院校通常會安排檔案管理員同時身兼數職，由于工作業務繁雜，很少有機會參加系統的檔案業務學習和培訓，在這種工作方式的影響下，學校檔案管理人員的整體素質很難提高。
（四） 知識結構單一
在日常辦公日趨信息化的大趨勢下，高職院校檔案管理人員的知識也應該與時俱進，加速更新。然而，目前許多檔案管理人員還難以適應新時期檔案管理工作的要求，即使能熟練掌握自身專業知識，但檔案知識陳舊且自身知識結構單一，無法更好地發揮運用檔案的實際功能。對一些新興的自動化設備，如計算機的掌握也只是簡單的文字錄入，或者雖能進行簡單的程序編制卻無法熟練運用于工作實踐中。這從根本上制約了檔案管理工作的可持續發展。
（五）檔案意識欠缺
大多數高職院校在建校初期大力開拓基礎硬件設施的建設，注重領導干部隊伍、師資隊伍及其他方面的建設，而在檔案管理工作方面的建設相對滯后。甚至有部分高職院校沒有將檔案管理建設工作提到相應的高度，未意識到檔案管理對學校發展的重要性，或未設置與學校發展、學校規模相應的檔案管理部門，檔案管理工作長期被忽視，得不到上級檔案管理部門的肯定，直接導致了工作人員潛意識里檔案意識的欠缺，對檔案管理工作的重要性沒有正確的認識。
二、提高高職院校檔案工作管理人員綜合素養的建議
（一）加強領導重視，健全檔案制度
中國的管理大多情況下是靠紅頭文件和領導講話來推行的，沒有紅頭文件和領導講話，似乎制度難以落實，人治的色彩比較明顯，即使在高職院校亦不能免俗。因此，要提高高職院校檔案管理人員的素質，領導的重視不可或缺。
首先，設置檔案管理部門，明確分管檔案管理工作的領導。各層領導要充分認識到檔案工作對學校教學、管理等工作的重要性，依據本校檔案管理發展情況，建立檔案管理部門，設立負責檔案工作的領導崗。把檔案工作納入學校整體發展議程，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展，促進學校進行深入有效的綜合管理。其次，制定適合高職院校檔案自身發展的管理制度。根據高等學校檔案管理辦法和上級有關檔案工作規定，制定適合本校檔案管理工作的規章制度，使本校的檔案管理工作有章可循、有法可依。由于大多數高職院校建校歷史較短，學校除了要組織檔案管理人員進行檔案學習、培訓外，還需要對在校的教職工、學生積極進行《檔案法》的宣傳，以增強其法律意識。再次，檔案工作者應就自身工作的要求，把握有利時機，平時主動向主管領導匯報關于檔案工作方面的法律法規、方針政策，建言獻策，加深主管領導對檔案工作的認識和了解。在工作中遇到急需解決的問題，要善于總結工作中的經驗教訓，及時向主管領導請示匯報，加強其對檔案工作的感性認識，及時解決工作中的實際問題。
（二）加大資金投入，提升管理技術
目前，許多高職院校對檔案管理人力物力的投入，往往滯后于其他處室的建設。而基礎建設都離不開資金的投入，因此，高職院校在制定年度預算時，不僅要列出專項經費，保證檔案管理的基礎建設，還應加大檔案管理信息化的資金投入，以適應時展要求。
1.保證檔案管理基礎性建設的經費。就檔案庫房建設而言，應配備報警、滅火裝置，配備防盜門窗、避光窗簾、防蟲藥物、溫濕度控制設備等設施，落實“防火、防光、防塵、防蟲霉、防盜、防高溫、防高濕”等七防措施。就檔案管理設備而言，要有足夠的符合要求的存放檔案資料的柜架。配備現代化管理設備及檔案管理軟件，如計算機、掃描儀、數碼攝像機、專用錄入設備、打印機等設備，為檔案管理工作提供良好的物質基礎。
2.提高檔案工作人員管理水平。檔案員管理水平的高低，決定了現代化設備的利用率的高低。因此，高職院校一方面要注意引進檔案管理工作的專業人才；另一方面，在根據自身財務狀況，加大對檔案管理現代化設備的投入的同時，還要持續投入資金培養一批能夠充分運用這些設備的工作人員，使其不僅能進行簡單的檔案文字錄入工作，更能根據高職院校檔案管理的規定，利用網絡進行文件材料的整理、編排、研究，甚至編制一些適合檔案開發需要的檢索工具，以適應新時期檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作效益。
3.積極參與評估工作，以評促建、以評促進。高職教育的發展歷史較短，未進行檔案目標管理升級考評的高職院校，應以檔案目標管理評估為契機，以評估促進檔案基礎業務建設與科學管理整體水平的提高；對已獲得檔案目標管理工作的院校，應以復評為契機，針對檔案工作取得的成績，存在的問題和困難，及時做好檔案目標管理復評工作，隨時做好上級主管部門的不定時抽檢工作。以評估為動力，不斷規范檔案管理工作。
4.注重自我學習，提高自身素質。知識經濟時代，社會對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。檔案管理人員要想不被時代所淘汰，必須增強學習的自覺性和緊迫感，尤其是要注重專業知識的學習和更新。同時還要努力提高自身綜合素質，做到一專多能。
一方面，不斷更新專業知識，樹立終身學習的意識。目前，高職院校檔案管理辦公自動化日益普及，這要求檔案管理人員必須熟悉和掌握相關的現代化技術知識，不斷學習更新自己所掌握的專業知識，并把終身學習作為一種必然選擇，拓寬視野，了解相關工作領域的現狀和發展動態，實現從單一專業型人才向多樣復合型人才的轉變。
另一方面，全面提高綜合素質，強化檔案服務意識。檔案管理學是一項綜合性學科，它的學科性質要求從業人員不僅要及時熟練掌握專業知識，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報學、計算機等相關學科知識。從事科技檔案的人員還需要掌握一些識圖、制圖、工程、建筑學的知識。此外，檔案管理人員還必須具備全心全意為教學、科研、管理等各項工作服務的思想，更好地發揮檔案管理在學校建設中的作用，以自身的工作實效改變人們對檔案的消極看法，不斷提高人們對檔案的重視程度。
綜上所述，在信息時代，社會對高職院校檔案管理人員的素質提出了更高的要求。從事這項工作不僅要有極大的耐心、責任心，還要不斷更新自身知識結構，提高自身綜合素質，認真做好高職院校檔案管理工作，為學校的可持續發展提供重要的保障。
[ 參 考 文 獻 ]
[1] 高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號[Z].2008.8.
[2] 賀麗娜.論高職院校檔案工作人員應具備的素質[J].遼寧高職學報，2001（12）.