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關鍵詞：施工企業；檔案管理；標準化
前言
在當前社會經濟發展過程中，必須要強化基礎設施的建設工作，在社會主義各個領域的發展過程中，必須要建設更多的項目，確保項目的和諧健康穩定發展，國家和政府也出臺了很多相應的法規法律，與檔案的管理工作有相應的制度和標準，這對于檔案的管理過程有了相應的指導。而且面對新時展的整個環境來看，我們也必須要抓住每一次的機會和突破，能夠在工程檔案管理過程的各個階段實施新的標準和要求，能夠對不同階段的施工項目進行精準的記錄，這才是信息的作用，對于后續工程的施工提供更多的參考。
1施工企業檔案管理中的問題分析
1.1缺乏完善的資料檔案管理制度
對于一項穩固的施工項目而言，項目的實際建設過程中，往往必須要建立完善的檔案資料管理制度，但是由于很多施工企業為了趕工期，在這方面的工作上并沒有重視起來。因此，大多數的施工企業于檔案的管理制度構建并不重視，往往只是流于表面化形式，把更多的注意力放在了施工的過程中。但是隨著現代化施工企業的發展，我們認識到了檔案管理工作，對于整個工程來講是尤為重要的，也是必不可少的一個環節，他不單單會影響整個工程的質量問題，更重要的是對于實現完善現代化的工程產業有著至關重要的作用和影響。而且很多工作者在檔案的管理層面沒有落實好科學化和規范化的管理要求，一旦出現差漏，往往會給整個企業帶來無法彌補的經濟損失。
1.2工作人員檔案意識低
一般情況下，很多施工企業的資料檔案管理工作比較復雜，而且管理工作強度很大，很多企業為了節約一定的經濟成本，聘請社會上很多沒有經驗的人來承擔這一工作，在實際的工作過程中，并沒有及時的發現所在的問題，也沒有對不同階段的工程資料進行科學化的整理，那么這樣就會導致在后期的工程質量檢驗過程中存在著各種各樣的風險類問題。所以說當前的大部分施工企業對于檔案資料的整理也都是借鑒其他的單位，并沒有實際的落實到具體的用處上，往往體現的就是相應的工作人員檔案意識很低，并沒有能力承擔完整檔案資料的管理工作。
1.3檔案管理效率差
施工企業對于工程檔案資料的管理意識很薄弱，但是往往在工程檔案資料的管理工作中沒有檢驗這一環節，也就是說，在這個過程中會產生很多沒有用的工程資料，這些問題就很大程度上體現了實際管理過程中的效率問題。在當前很多施工企業的工程檔案資料管理過程中，其實還有眾多的隱患問題，比如說一些工程資料的丟失和保管問題，往往得不到重視，即便是一些很重要的檔案資料也沒有保管好，這些檔案的真實性讓人質疑，直接對整個施工過程的工程質量有很不利的影響。
2構建標準化和科學化工程檔案管理措施分析
2.1嚴格控制施工企業工程檔案質量
依托國家提供的各項管理規定和政策，必須要對于當前施工企業的工程檔案管理工作，構建系統性和完善性的管理系統和管理體系，要在不同的施工階段和各個環節之中，能夠落實好新時代先進的管理理念和管理思想，并且深層次挖掘出管理工作中的重要內容和核心內容，與此同時，能夠在工程檔案信息的利用和深入開發過程中，拋析出更多有價值的施工工作的管理需求，能夠真正意義上利用現代化的檔案管理制度，發揮出它的服務效能和價值來，另外還要及時養成良好的施工企業檔案信息的反饋習慣，能夠對于施工企業各個階段的檔案需求者密切關注，與此同時，構建出完善科學化的檔案信息反饋平臺，在這個過程當中，能夠確保施工企業對于工程檔案的科學化管理和高質量的控制。
2.2強化施工企業工程檔案管理意識
現階段中國施工企業在實際的管理操作中，對于檔案信息的管理，還有很多的遺漏問題和不足之處，這主要是由于施工企業在檔案工作管理過程中的意識不夠強，因此就必須要對于傳統的管理思想進行突破，讓相應的管理工作者建立更強的管理意識，即便是普通的工作人員，也必須要積極配合相應的技術人員合理并且高效地完成管理的各個任務，讓它們能夠在管理過程中不斷的發現工程資料管理的各種規律和方法，使他們能夠認識到工程管理工作是一項科學化的管理工作能夠使他們的認知和領悟充分的滲透到管理的各個層面，從而發揮出應有的價值和作用來。另外，在不同部門的協作下，檔案管理必須要讓每一個人都具備強烈的意識，能夠更好的督促和指導工程檔案管理工作的不斷進行，通過一些標準化的管理方法和制度，來更好的把每一個管理工作者的責任落實到位，讓每一個管理工作人員都能夠發揮出它的管理價值來。
2.3構建一支高水平的管理隊伍
眾所周知，對于各類工作的進行都必須要和管理工作完美的結合到一起，才能夠真正的發揮出雙重的效果，如果只是施工企業在施工過程中高度重視，對于工程檔案資料的管理不理會，那么最終的工程質量往往達不到預期的效果。所以說，針對當前施工企業必須要建立一支高標準高素質的精英管理團隊，能夠對于檔案管理的各個階段都有自己的方法和策略，能夠把復雜的檔案管理工作進行主義的分配和剖析，確保在檔案管理過程中，每一個檔案管理人員的職業水平有大幅度的提升。所以說，對于施工企業的檔案管理過程，必須要強化團隊的建設，加強相應管理專業知識的指導和教育，使得施工企業的工程檔案管理人員都能夠趨向專業化，通過績效考核和成講等措施來不斷的激發每一個管理人員工作的積極性，才能夠真正的保證在企業的工程資料管理中得到切實的效果。
2.4改進施工企業檔案管理的策略
施工企業的工程具有一定的特殊性，很多管理層面的理論往往和實踐有很多不同點，所以說必須要根據施工過程中的特征和具體的施工內容，來構建一套完善的檔案工程信息管理制度，而且根據不同時期施工的特征來科學化的對其中的制度內容進行完善和修改，只有這樣才能夠確保每一個時期所應用到的工程檔案信息管理制度的科學化和標準化，能夠在檔案資料的管理過程中實現科學采集、科學分類和質量控制驗收，在日常的管理過程中，能夠及時的對資料進行整理和歸納，避免一些工程信息的遺漏。
2.5高度重視檔案信息的利用和開發
很多施工企業由于不能夠及時快速地收集整理好工程檔案信息，所以在實際的施工操作過程中，就會出現各種各樣的風險類隱患問題。要想快速完整的收集好各類工程項目的檔案信息內容，這個過程中還需要注意到項目信息的利用和開發，只有確保對工程項目檔案信息的合理整理和搜集，實現標準化的分類，能夠保障工程信息內容的完整性和精準性，并且能夠及時的給相應的管理人員提供反饋，這才是確保施工技術能夠得到廣泛應用和進步的重要保障。在現代化社會大數據理念的支持下，我們必須要認識到施工企業檔案信息的利用和開發，最重要的支撐就是依托大數據技術，來發揮出工程檔案信息的真實性價值。要認識到檔案信息建設的變更和傳遞工作的重要性，能夠讓檔案管理工作的目的指向更為清楚，以便更多重要的檔案信息內容在變更和傳遞過程中損毀或丟失。
2.6加強檔案信息管理工作的信息化建設
新時代社會發展十分迅猛，不同行業往往都會基于數字化和信息化技術來完成更多的操作，為整個社會提供更多的可能性。網絡技術十分發達的當下，施工企業的檔案信息管理工作也必須要實現數字化和信息化的雙重建設，能夠建立完善科學化的管理體系和機制，實現企業檔案資料信息管理人員的信息化意識，把信息化手段和技術應用其中，確保管理工作更加有序和科學化。還必須要重視信息化建設過程中一些基礎硬件和軟件設施的使用，通過安全有效的措施來確保工程信息檔案數據庫的安全性，以便更好的實現數字化管理。
關鍵詞：檔案管理工作；規范化；標準化
檔案工作實際上是一種較為繁瑣的文職性工作，并且檔案工作對于規范性的要求很高，這就要求我們必須按照統一的標準來執行相應的檔案工作，進而使檔案工作在我國的開展更為順利化。而在我國的科技和信息技術的日益發展下，對于檔案的計算機性科技管理模式被大規模引入相應的檔案管理機制中，并且取得了一定的成效，但若想使檔案的管理工作得到更進一步的規范與標準性處理，就要進一步落實相應的工作體制，在保證檔案的質量的基礎上，全面建設檔案管理的相應工作環節。
1 全面落實公文制發機制
公文與檔案建設有著密切的關系，可以說檔案的前身就是相應的公文性文件，因此公文從一定程度上來說，能夠轉化為檔案性文件，因此公文的質量與檔案的質量有著一定的密切聯系。因此對于檔案的質量性規劃可以從公文的規劃層面入手，進而使得檔案工作能夠按我們預期的那樣駛入規范化。標準化的軌道。因此在實際的公文制備的過程中，就要進一步提升公文的規范化體系建設，進而使公文能夠按照統一的標準制出，而這也是提升檔案的管理工作的規范與標準化程度的最為直接的方式。在此基礎上進一步執行相應的檔案性管理工作，就能夠實現對檔案的進一步掌控，進而使對檔案工作的嚴密性得到全面的提升，以此來實現檔案管理的合理性。而公文的紙質文件作為一種較為正式的紙質性文件，其具體的成文規格要統一，并且要符合公文的行文規范以及行文的具體標準，并且在遵循國家有關規定的基礎上，按照嚴格的標準來進行具體的文章輸出。
首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂；二是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用；三是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等；四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
2 建立“以我為主”的立卷歸檔原則
檔案管理工作的終極目標實際上是實現檔案的保管和利用的價值的最大化處理，進而在此基礎上進一步實現案卷的完整化處理，以便于相應的檔案材料能夠被更為完整地檢索與利用，從而使相關的工作在執行起來更為便捷。但與此同時，檔案管理工作的執行層面的最大難題依舊是相類似的公文的重復性以及公文立卷組合的無序化實施，而解決這一問題的關鍵在于使相關的歸檔工作能夠以檔案制作人的思路為主，進而實現檔案歸檔進程的統一化。而這一思路的實現實際上是一種歸檔文件的性質整合手段，進而在這一手段的執行下使歸檔的文件都能夠與其自身所屬單位的文件特征與共性相統一。
這就要求我們要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
3 全方位提高案卷的具體質量
在我國檔案工作執行方面的悠久歷史中，不計其數的工作實踐表明，檔案價值會在一定程度上受到案卷類材料的完整性的影響，而其完整型的直接影響原因是案卷材料的收集過程。并且，檔案工作的規范化與標準化的具體性實現機制的展開程度會與檔案卷宗的確立方法以及裝訂的實際質量有直接或間接的密切關系，因此在檔案工作的實際推進化體系環節，也就要注意這一問題的切實性解決，進而使相應的檔案分類與檢索體系能夠得到更為標準化的管理，并且在此基礎上，還要切實注意檔案的實際裝訂質量，進而以此為對檔案實現規范化管理的檢查依據。
我國檔案工作在集中統一管理原則指導下，在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構，構成一個嚴密完整的組織體系。文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段，再到檔案館檔案階段的生命運動過程，也存在著類似文件中心的管理，中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的，而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。
結束語
總而言之，當下檔案的管理工作的執行體系還不夠完善，因此許多檔案管理工作的革新性環節就無法得到切實地展開，并且許多建立在此基礎上的相關問題也就無法得到順利地開展，因此，我們要在日常的生活與工作中切實注意相應的檔案管理工作的執行體系的具體開展情況，進而使檔案管理工作向規范化與標準化邁進。而這有利于實現檔案管理工作的全面發展，有利于使有關人們生活中安全性的細節性個人資料為相關部門所周密記錄，同時還有利于促進我國的政治事業的全方位發展，進而在此基礎上，進一步提升我國的整體凝聚力。
參考文獻
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[2]張園園.試論檔案管理工作的規范化和標準化[J].改革與開放，2009.
企業檔案管理屬于企業日常管理事物中的基礎性工作，檔案管理工作涉及的內容多且復雜，要更好的保管企業檔案資料，提高信息的利用率，就要在實際工作中，實現檔案管理的規范化和標準化。文章據此，根據我國企業檔案管理的想轉，分析實現企業檔案管理工作規范化、標準化的方法和意義。
關鍵詞：
企業檔案;規范化;標準化;管理方案
0引言
企業在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規范化、標準化管理，是促進企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業的發展特點，積極創新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業檔案管理效率[1]。
1企業檔案管理工作現狀
企業檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規章制度，實現管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業對文書管理工作不夠重視，就會導致企業內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現象的出現，影響檔案的有效利用。企業檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業對檔案管理人員的專業知識和專業技能培訓安排不夠，難以提高企業檔案管理水平。由于企業的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業檔案管理模式難以適應所有企業檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統化要求。企業檔案管理統一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業傳統的檔案資料管理中，缺少專業的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。
2實現企業檔案管理標準化、規范化方法
2.1轉變觀念，不斷學習
在企業檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業檔案信息保管中的重要內容，也是企業內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創新方法，追求檔案管理技術水平的專業化和規范化。另外在企業檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業發展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業在市場經濟的發展下，需要與時俱進，在現代技術水平的進步中，及時轉變傳統的檔案管理觀念，加強專業知識和專業技能的學習，促進企業檔案資料管理水平的提高。
2.2一體化管理模式
在企業檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區分處理，例如對于不適應企業發展規劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業發展年鑒、投資規劃和企業資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。
2.3完善制度規范
企業檔案管理工作的規范化、標準化管理離不開具體規章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區分管理和專項管理，提高檔案管理質量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴格按照步驟進行。例如在企業的文書管理中，需要根據文件內容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復、信函、決定、會議記錄等。可以對資料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業生產過程中對資料進行查找利用。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業檔案管理進行制度化規范，有利于進一步促進檔案管理工作規范化和專業化發展[4]。
2.4加強基礎設施
企業檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業對檔案管理人員的專業知識培訓和專業技能提升，制定人才培養技術；硬件設施方面，企業需要對檔案信息管理、檢索系統進行升級和更新，提高管理專業化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規范體系，強化內部監督和外部監督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業檔案管理標準化、規范化管理。企業檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規章制度和管理體系的完善，創建科學化檔案管理機制，提高企業管理水平和管理效率[5]。
3結語
企業檔案管理工作是企業基礎管理工作的重要內容，在新時期企業發展模式和發展理念下，需要不斷發揮創新精神，善于利用先進的科學技術手段，提高網絡信息使用水平，提高企業檔案管理水平和質量。檔案資料保管是一項專業、嚴謹的管理工作，需要通過不斷的經驗總結和技能培訓提高企業檔案管理的專業化、規范化程度。
作者：聶云 單位：萊蕪鋼鐵集團有限公司
參考文獻：
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[3]宮春影.探究檔案管理工作的規范化和標準化[J].信息化建設,2016(06):267.
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
首先，檔案管理是我國各項事業管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節，工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經進入信息時代，辦公自動化已經成為不可爭議的現實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術已經應用到檔案管理領域，數字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網絡化、數字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。
1 學校檔案工作規范化、標準化管理的現實意義
在教育事業不斷發展的背景下，各所學校的檔案工作的進展情況是這個學校的管理模式向外界呈現出來的一面鏡子，這面鏡子反映的就是這所學校整體教學水平處于一個什么階段。學校檔案資料管理工作的最終目標就是打破傳統檔案管理模式實現檔案管理現代化，而我們要完成這個理想目標的重要環節就是做好學校檔案工作規范化以及標準化的管理。根據教育部門對部分學校管理情況的調查報告顯示，目前我國部分學校管理人員并沒有重視起來對學校檔案進行規范化、標準化的管理，從而導致學校整體教學水平較低、教學效率也不高的情況，由此可見，學校負責人應該明白學校檔案工作規范化、標準化管理對促進學校自身發展具備重要的現實意義[1]。
2 學校檔案工作規范化、標準化的幾大特點
2.1 新型模式下的檔案管理儲藏量大并且查找方便
隨著我國社會經濟不斷發展，我國的信息技術也在飛速發展。所以，在多媒體計算機技術發達的社會背景下，新型模式（電子文檔方面）下的檔案管理比起以往傳統檔案管理模式（紙質文本方面）顯得更加方便快捷。當今社會下，學校各層工作人員都會選擇運用計算機進行工作，比如運用WPS表格、Word文檔、Excel表格等一些電子軟件對學校檔案資料進行錄入和儲藏。這樣做的根本目的是使學校檔案資料管理儲藏方便，并且我們都知道電子文檔的儲藏量是極其大的，平時教育管理人員在外出參與研討會時可以使用U盤對要使用的檔案資料進行拷貝，這樣做不僅攜帶起來特別方便，工作人員在進行檔案資料的查詢時也是特別容易的。這與傳統檔案管理模式使用紙質文檔手寫的方式相比而言明顯更加現代化，這樣對提高學校整體教學水平的發展也有至關重要的推動作用[2]。
2.2 新型模式下的檔案管理的成本較低
傳統管理模式下對檔案管理時不僅出現資料數據容易出錯的情況，而且特別耗費人力和學校財力。而新型管理模式下的檔案管理的成本則大大降低了，這主要是由于運用電子文檔對學校所有?Y料進行錄入以及保存或者是以后查找都是特別準確并且方便的，傳統檔案管理模式下需要幾個人進行對檔案資料的整理、核對以及收藏，新型檔案管理模式下一個人就可以做完這所有的部分并且做起來還顯得更輕松，這樣做不僅可以使學校成本降低，還可以讓檔案資料數據更具準確性。而且在傳統檔案管理模式下大量使用人力的情況下，不可避免地會出現部分人員偷懶或者粗心大意的現象，這樣的情況不僅浪費了學校的金錢還讓檔案資料數據沒有準確性，這就等同于竹籃打水一場空，所有的努力都白費了。而新型管理模式下的檔案管理明顯更加規范化、標準化，從而也能有效避免這一類問題的出現[3]。
2.3 新型模式下的檔案管理歸檔更科學
一所學校的檔案資料不論是從種類上還是保存時間上都是千變萬化的，由此可見，運用新型管理模式使檔案管理進行歸檔時規范化、標準化以及科學化是至關重要的。眾所周知，一所學校的檔案資料都是繁瑣無規律的并且還特別多，所以為了方便后期工作人員進行查找閱讀，前期相關工作人員在進行檔案資料歸檔時就應該科學并整齊地歸檔，新型管理模式下的檔案管理恰好可以滿足這點，這明顯是傳統檔案管理模式做不到的。
3 促進學校檔案工作規范化、標準化管理的措施
3.1 夯實檔案管理的基礎工作
雖然目前我國應該實行運用電子文檔對學校檔案進行管理工作，可是在檔案管理的最基礎工作時仍然需要使用紙質文檔進行分類。這就需要相關工作人員在進行基礎工作的時候仔細檢查，避免出現此項資料已經過期或者檔案文件不符合存儲規定的情況。眾所周知，任何事物的基礎部分是必須要做好的，基礎沒做好，后期一系列的工作都等于竹籃打水一場空。由此可見，為了促進學校檔案工作規范化、標準化管理，首先就要求相關工作人員應該夯實檔案資料管理的基礎分類工作[4]。
3.2 對檔案資料進行定期檢查
為了更好地促進學校檔案工作的規范化和標準化，相關工作人員對檔案資料進行定期的檢查也是一個至關重要的中間環節。這主要是因為通過教育部門調查人員的總結報告來看，現在學校的檔案管理資料在前期準備工作做得都還不錯，可是中期后期經常出現一些已經失去價值意義或者明顯不符合儲藏規定的文件，這種情況的出現顯然是有問題的。所以在學校管理人員展開檔案管理工作的時候，應該要重視起來對檔案資料進行定期檢查的工作，從現有的檔案資料中檢查出來的已經過期的或者是失去價值意義的文件就應該單獨分類出來，最終把這些文件集合起來進行統一銷毀。這樣做的最終目的是對學校檔案資料進行嚴謹的管理，使其更加規范化以及標準化[5]。
3.3 提高工作人員的綜合素質
眾所周知，學校中負責檔案管理的工作人員是管理工作中的主體部分，所以相關工作人員自身的綜合素質以及專業能力對檔案管理現代化也是起到至關重要的影響作用的。一所學校的資料都是其自身的價值意義所在，由此可見，這些資料中有一部分資料是需要嚴格保密地，這些絕密資料一旦泄露，對學校會造成一系列嚴重后果。可是，通過現在社會上的某些新聞報道可以看出，有些學校的工作人員在進行檔案資料的管理時，因為自身綜合素質較低，隨意把學校的絕密資料泄露出去，更有甚者沒有經受住不發法子的利益誘惑，從而濫用職權用學校檔案資料進行非法售賣。這類問題對促進學校檔案管理標準化、規范化是起到了特別大的阻礙作用的，所以學校高層人員為了避免這類問題的出現，應該加強對管理檔案資料的工作人員人員進行嚴格地審核考察從而提高管理工作人員自身的綜合素質。這樣做的根本目的是為了保障學校檔案工作現代化的發展不受外力影響。
本標準規定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規范化程序與管理規則。
本標準適用于公務電子郵件的歸檔與管理，在維護其真實性、完整性和長期可讀性的基礎上，為其安全保管和有效開發利用提供依據。
國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織的公務電子郵件歸檔與管理適用本標準。
2規范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。
GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規范
GB/T 17678．1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理
GB/T17678．2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結構
DA/T 1―2000檔案工作基本術語
DA/T 18―1999檔案著錄規則
DA/T 22―2000歸檔文件整理規則
國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法
3術語和定義
DA/T 1-2000確立的以及下列術語和定義適用于本標準。
3．1 電子郵件electronic mail
由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統經由計算機網絡發送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機構內部進行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進行傳遞。電子郵件分為三種：公務電子郵件、暫時性公務電子郵件、私人電子郵件。
3．2 公務電子郵件electronic mail document
國家機關、團體、企事業單位和其他社會組織在公務活動中產生的經由電子郵件系統傳輸的電子郵件。
3．3 公務電子郵件系統electronic mail document sys-tem
用于產生、傳送、接收、閱讀和處置公務電子郵件的計算機應用系統。3．4 電子文件管理系統electronic records managementsystem
為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應用系統。
4總則
4．1公務電子郵件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。
4．2公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。
4．3應明確規定公務電子郵件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等要求，保證歸檔公務電子郵件的質量。
4．4歸檔公務電子郵件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。
4．5公務電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應納入各單位公文處理程序和相關人員的崗位責任。
4．6機構內設置的公共郵箱(機構內對個人開放的郵箱，郵箱內設有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發送疑問或者關于執行的公務某一特定方面的信息，只有一定范圍內的人員才能使用的郵箱)必須說明創建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關責任人。
4．7系統管理員應設定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應妥善保護，并定期更改。
4．8各單位系統管理人員應為使用公務電子郵件系統的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護功能都能啟動。病毒特征庫應當定期更新。
5公務電子郵件的撰寫與傳遞
5．1公務電子郵件標題、正文內容的撰寫以及署名規則參照相關紙質公文規定。郵件標題撰寫應符合郵件主題或公務性質，以保證郵件應用的時效性以及歸檔、檢索利用質量。
5．2各單位應在公務電子郵件系統的公務信箱中發送和接收公務電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經發出，必須原樣保存。應盡量避免公務郵箱用于私人活動。
5．3公務電子郵件應使用專網和專門的郵件服務系統進行發送和接收，并對發送的郵件進行加密處理，同時應對網絡環境、服務器、工作站進行安全性驗證。
5．4在發送公務電子郵件時應使用真實身份，并根據電子郵件的密級和發送范圍，確定是否應進行加密和電子簽名。不得在公務電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。
5．5各單位系統管理人員或有關人員應保存經由公務電子郵件系統傳送的所有電子郵件收發記錄，作為指導、監督歸檔的依據(公務電子郵件發文、收文登記表參見附錄A．1，A．2)。
公務電子郵件收發記錄應當歸檔，只有授權人員方可查詢。
5．6使用公務電子郵件系統的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發現病毒，應立即通知系統管理人員。
5．7公務電子郵件收發日志應備份，脫機保存，定期移交檔案部門。
6公務電子郵件的鑒定與歸檔
6．1鑒定歸檔責任歸屬
6．1．1對外發送的郵件由發送者進行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進行鑒定歸檔。
6．1．2內部電子郵件應由郵件的發送者或郵件討論的發起者進行鑒定歸檔。
6．1．3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責任人進行鑒定歸檔。個人郵箱內郵件的鑒定，由郵箱擁有者負責。
6．2鑒定內容
6．2．1應根據電子郵件的內容確定其是否具有公文性質，是否具有保存價值。對于涉及公務但以個人名義收發的電子郵件應視為公務電子郵件。
6．2．2公務電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關紙質文件材料的保管期限和密級的有關規定執行。
6．2．3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認定郵件是否當時當人收發的，檢查公務電子郵件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理后是否與收發時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術手段，檢查公務電子郵件的內容信息、背景信息、結構信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的兼容性等。
6．3歸檔范圍
6．3．1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應歸檔。
6．3．2：土務電子郵件歸檔時，應包括以下部分：
a)郵件發送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務、所屬部門和公務電子郵箱)；
b)發送、接收郵件的時間；
c)郵件密級；
d)郵件的題名；
e)郵件正文、附件；
f)郵件收發日志；
g)發送、接收郵件的軟件名和版本號。
6．4歸檔要求
6．4．1：辦理完畢且具有保存價值的公務電子郵件應及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內。
6．4．2發送或接收具有保存價值的公務電子郵件后應立即將電子郵件打印成紙質文件，將打印輸出存檔到紙質文件管理系統中。
6．4．3采用物理歸檔的公務電子郵件應采用或轉換為本標準規定的標準格式(公務電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準確地轉換，應將相關的應用程序一并歸檔。
6．4．4一般情況下電子郵件和附件作為整體進行歸檔。
6．4．5經加密的公務電子郵件應解密后明文歸檔。
7歸檔公務電子郵件的整理
7．1歸檔公務電子郵件的整理按DA/T22―2000規定的要求進行。
7．2歸檔公務電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(問題)等進行分類整理，公務電子郵件編號規則應與電子文件編號規則保持一致，有對應其他版本的，應通過檔號建立兩者之間的聯系。
7．3將已整理好的公務電子郵件按順序存入規范化載體(公務電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務電子郵件應分別存儲在不同的載體上，務必保證電子郵件的真實與完整。
7．4公務電子郵件的著錄參照國家有關規定進行。存儲公務電子郵件的載體著錄內容包括：
a)說明文件，對存儲載體內文件及軟硬件環境進行描述。
b)類目表文件，說明載體內文件分類信息。
c)著錄文件，存放有關文件的目錄信息。
d)公務電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務電子郵件。
7．5存儲公務電子郵件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標明以下信息：
a)載體編號；
b)立檔單位名稱；
c)類別(或主題)；
d)郵件起止日期；
e)轉存日期；
0密級；
s)文本(正本或備份)；
h)操作環境(硬件或軟件)；
i)存儲介質的生產日期；
j)保管期限。
8公務電子郵件的移交與接收
8．1各單位文件管理人員應按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務電子郵件，移交時應履行規定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．2移交單位和檔案保管部門應對歸檔的載體及其技術環境進行檢驗，檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《公務電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8．3歸檔公務電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務電子郵件采用物理方式移交。
8．4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務電子郵件，均應當將電子形式轉換成紙質形式或者縮微形式一并保存后移交。
9公務電子郵件的保管
9．1檔案保管部門應對各單位移交的公務電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
9．2歸檔公務電子郵件的保管要求應符合GB/T18894―2002中9．4的相關規定。
摘要:檔案是企業重要的信息資源,檔案資料是與企業同步發展的無形資產,在新的經營形勢之下,傳統企業檔案管理模式需要進行發展和改革。本文在分析現代企業制度下檔案管理特點的基礎上,闡述了企業檔案管理模式的構建,包括分布集中管理模式,實現檔案管理的一體化和標準化。
關鍵詞:檔案管理;現代企業制度;管理模式
在信息技術飛速發展的知識經濟時代,信息的重要性日益凸顯,已經變成與有形資產同樣重要的戰略資源。企業管理工作的重要組成部分是檔案的管理,檔案是企業重要的信息資源,是企業科研、技術、生產、經營的一項基礎性工作和真實記錄。檔案資料是與企業同步發展的無形資產,發揮著應有的重要作用。對檔案進行科學化、標準化的管理,是一項基礎性工作。在企業中建立一套體現公司科學管理水平的標準化的檔案管理體系,使檔案工作同步于企業發展,將為企業的各項工作的開展創造必要條件,也為企業抵御和規避經營風險發揮一定作用。應該看到,在新的經營形勢之下,傳統企業檔案管理模式與體制已經顯得滯后,需要對脫離企業實際的檔案管理工作進行發展和改革。
一、現代企業制度下檔案管理特點分析
我國企業隨著改革進程的逐步推進,受到了極大的沖擊,為不斷適應這些變化,檔案的管理也做著相應調整。在這些變化的沖擊下企業檔案管理表現出的變化具體有:
1.集中管理模式向集中-分散結合管理或分散管理轉變
在計劃經濟的背景下,我國企業的檔案管理采用集中統一管理模式。在積累和控制企業檔案資源的要求下,集中統一的管理模式發揮了極大作用。隨著計劃經濟向市場經濟的轉型以及我國社會的改革開放,我國不斷加大腳步融入世界經濟,加上民營經濟的不斷崛起以及國外企業的進入,國內企業受到越來越大的沖擊,傳統的在國家規劃下對檔案進行集中統一化管理的單一模式也變得無法適應企業的實際需求。作為企業管理必不可少的一部分,必須構建更加適合的檔案管理體系以維持企業的高效運行。在這樣的情況下,集中-分散結合管理或分散管理的檔案管理模式逐步得到了發展。作為獨立法人機構,企業自主擁有檔案資源,加之隨著企業管理模式向橫向扁平化管理演進,集中-分散結合管理或分散管理的檔案管理模式更有利于企業效率的提高。
2.由手工管理向計算機網絡化管理轉變
根據實際企業狀況,企業檔案管理模式結合特定思維與特定環境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于計算機網絡的檔案管理方式。基于網絡的集成化檔案管理通過網絡連接起獨立的管理終端,整合企業各類軟資源,融業務知識管理、信息處理、檔案管理于一體,是一種現代化的管理模式。基于網絡的集成化檔案管理有很多優勢,有利于部門間信息交流與分享,有利于分布式的處理數據,也有利于企業統一管理各類資源。因此,網絡化管理是企業檔案工作未來的發展趨勢。
3.企業檔案管理部門由星型結構轉向復合型結構
所謂星型結構,指的是檔案管理部門受公司級檔案管理機關的直接領導,檔案部門與機關之間是領導與被領導的關系。檔案管理部門對公司檔案管理的運作進行負責,在其領導下,各部門進行檔案移交和負責,呈現出典型的直線職能式企業檔案管理模式。而所謂的復合型的網絡結構,指的是分布式的企業檔案管理體系。各個部門對自己檔案管理效力負責,之間沒有行政領導關系,在企業管理向扁平化進展的情況下,復合型結構是適應企業管理發展趨勢的檔案管理方式。
4.加強了企業檔案社會化協作
當前,企業經濟效益是企業的主要關注點,因此企業傾向于外包管理非現行檔案。目前社會上出現了專業型檔案保存中心的機構,為企業檔案的外包提供了可能。社會化協作可以降低管理費用,緩和企業檔案保管的壓力,符合政府轉變職能的需要,實現非行政職能社會事務的分離,有利于集中精力進行宏觀管理。在制定基本目標和標準,政府督導的前提下,企業檔案形成了管理的社會化競爭,由此產生的社會化競爭激勵機制,將使檔案事業充滿活力,促進檔案管理效益的提高。
二、現代企業制度下檔案管理模式的建構
綜上所述,本文作者認為,當前企業在檔案管理方面應當采取的管理體制與模式為:堅持社會化與市場化的有機融合,依照企業自身管理特點,企業自主的管理檔案,并采取分布集中管理模式,實現檔案管理的一體化和標準化。
1.企業檔案的分布式集中管理模式
所謂分布式集中管理企業檔案,指的是企業檔案管理形式采取事實上分散、形式上集中的管理形式。事實上分散,是指由企業檔案形成部門對企業檔案具體事務進行具體管理,企業檔案的利用、保存,制定均由企業各職能部門負責。形式上集中,是說由企業一級管理層總負責完善檔案管理流程、制定企業檔案管理制度、進行企業檔案管理,但是企業一級管理層只對文件形成版本進行授控,而不參與企業檔案具體管理事務。上文所提及的分布式集中管理從核心來講其實還是一種分散管理,不同之處是必須符合法律要求,并遵守企業法規的約束,意即遵循形式上的約束。
2.企業檔案的信息一體化管理模式
企業檔案的信息一體化管理是從系統論的角度出發,借助計算機和網絡技術,以文件生命周期理論為基礎,對檔案進行統籌和管理,使之發揮各自以及總體的最大效能,實現系統化和規范化,企業檔案的信息一體化管理模式是檔案管理與文件管理內在聯系的必然結果。有利于最大限度地對文件和檔案信息資源進行開發。企業檔案的信息一體化管理模式具體內容包括信息利用的一體化、流程管理的一體化和檔案生成控制的一體化。其技術支撐是網絡技術何計算機為代表的信息技術。這些數字化技術的推廣和應用檔案管理的工作效率,簡化了工作程序,改變了檔案的載體性質和生成方式,使得檔案一體化管理有了技術基礎。
3.企業檔案的標準化管理模式
企業檔案管理工作的發展方向就是實現管理標準化,規范化與標準化的管理可以加速檔案工作的發展,把新的先進的管理方法與管理技術引入檔案工作。具體的方面包括:企業檔案工作名詞術語標準化、企業檔案代號代碼標準化、企業檔案著錄標準化、企業檔案標引語言標準化、企業檔案的收集、整理、鑒定標準化、企業檔案的統計、提供利用標準化以及企業檔案編篡及出版格式標準化等。
三、結束語
企業檔案的管理模式與管理體制是動態發展的,需要結合先進理念和具體實際去對其加以充實,從而推進企業檔案管理模式與管理體制研究的不斷深入。
參考文獻:
[1]宗培嶺.試論現代企業檔案管理制度[J]檔案與建設,2008,(08)
[2]宗培嶺.現代企業檔案工作運行機制的建立[J].北京檔案,2008,(09)
一、建立健全切合實際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、電子檔案等，要實行規范和管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專用庫房，并設有專柜，便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命，其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。
二、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化。在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存。
三、嚴格公文的制發
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的，可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時也決定了日后檔案質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎提高公文質量，首先是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排。二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。注意解決好三個問題：一是準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔。否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。
關鍵詞：檔案管理；現代化
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
一、檔案管理現代化的含義
檔案管理現代化是以系統論等現代管理科學為指導, 運用現代管理方法和手段, 采用先進的管理技術與設備, 充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性,對檔案管理的傳統方式進行改革, 加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等, 同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能, 可進行檔案的鑒定工作, 利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點, 能及時、大量地提供檔案信息, 提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域, 將逐步替代傳統的紙質檔案載體已經成為一種必然趨勢。
檔案管理現代化是科技發展的必然結果, 是社會發展和檔案工作發展的必然, 自從1946 年美國制成第一臺電子計算機以來, 經歷了電子管、晶體管、集成電路、大規模集成電路等, 時至21 世紀, 電子計算機已經全面走向檔案管理事業, 相關系統軟件數量和品種眾多, 都使利用電子計算機進行檔案管理成為可能。檔案管理實現計算機管理, 已經成為檔案管理現代化的重要途徑和手段, 具有速度快、系統性強、效率高、保存時間長、資源共享、便于檢索和利用等優越性。檔案現代化是一個動態的概念, 是變化發展的, 與動態的管理需求相適應、相統一。
二、檔案管理現代化進程中的不足點
(1) 檔案標準化程度低
進行現代化檔案管理, 檔案工作標準化是必要條件之一, 是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20 世紀80 年代開始的, 國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件, 使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性, 我國檔案管理體系亦比較復雜, 分散管理是其突出特點。由于歷史的原因, 檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備, 機型五花八門, 水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準, 功能單
一、標準化水平低、數據不完整, 致使大多數檔案無主題標引, 共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準, 檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去,勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程, 造成大量低水平的重復建設, 令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。
(2) 缺乏高級管理專業人員
現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平, 較高的文化素質和現代管理技術, 精通檔案業務, 能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃, 有較強的組織協調能力和決策能力, 在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低, 缺乏掌握現代化技術的高級管理人才, 特別是既懂檔案管理和現代化科學技術, 又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高, 直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣, 無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置, 檔案管理人員個體素質偏低, 檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業發展的一個重要因素, 而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。
(3) 檔案管理投入不足
經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙,而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低, 導致資金投入嚴重不足, 無力購買現代化的設備, 尤其是基層單位, 存在著檔案室建設簡陋, 基礎條件差, 安全措施沒落實, 大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求, 投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。
三、實現檔案管理現代化的建議
(1) 加強標準化建設
檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代, 檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范, 如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等, 都需要通過制定和建立各類檔案管理標準, 形成檔案管理標準體系, 只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現, 遵循標準, 推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性, 管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力, 不但涉及數據格式, 還將涉及運行環境等諸多因素,本身就包含不止一項的復雜課題, 更應統一領導, 集中力量, 鍥而不舍, 不斷推進。
(2) 實現管理現代化
增強檔案管理現代化意識, 管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識, 就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中, 檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀, 依靠先進的科技手段, 前沿的管理方法, 切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念, 實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法, 使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。
(3) 加快復合型人才培養
實現檔案管理現代化, 不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識, 還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質, 大力加強檔案管理隊伍建設, 從選拔優秀檔案管理人才為起點, 把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓, 采用多種形式、實施全方位的培訓, 優化檔案現代化管理人員的知識結構, 培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中, 檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質, 還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓, 加快檔案管理現代化的步伐,促進檔案事業的健康迅速發展。
(4) 強化管理意識, 加大投入力度
①關心和支持檔案管理現代化工作, 投入大量資金和精力配置設備, 培養人才, 把檔案現代化管理納入單位的工作計劃, 作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。②各級領導, 尤其是主管檔案工作的領導, 應定期聽取檔案工作匯報, 了解檔案工作現狀, 幫助解決工作中實際存在的困難和問題, 從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。③領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作, 發揮各自優勢, 彌補檔案現代化管理上的差異,從而提高檔案的現代化管工作。④檔案工作經費做到年初有預算安排, 特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障,要有專項預算。⑤各單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室, 購置必備的檔案柜, 搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施, 有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備, 進一步提高檔案管理信息化水平, 確保檔案利用安全, 保證檔案資料不丟失、不損壞, 又保證檔案信息不失密、不泄密。
[參考文獻]
[1] 李喜梅. 淺談檔案管理現代化[ J] . 中州煤炭, 2007 .
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