時(shí)間：2023-05-29 16:01:59
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案管理體系建設(shè)的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
誠(chéng)信是社會(huì)和諧發(fā)展的基礎(chǔ)，大學(xué)生信用檔案是社會(huì)信用評(píng)價(jià)體系的重要組成部分，是一個(gè)大學(xué)生的社會(huì)認(rèn)同的標(biāo)志。建立大學(xué)生信用檔案，提高大學(xué)生的誠(chéng)實(shí)守信意識(shí)，就是加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生的思想政治教育中的有效途徑，促進(jìn)高職院校誠(chéng)信教育機(jī)制和完善的形成，為學(xué)校工作整個(gè)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步具有重要意義。
1 高職院校建立學(xué)生誠(chéng)信檔案的作用
誠(chéng)信是現(xiàn)代人才素質(zhì)的基本要求，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的道德基礎(chǔ)建設(shè)，誠(chéng)信是大學(xué)生的基本道德素質(zhì)必須具備的，高職院校在學(xué)生誠(chéng)信檔案管理中的誠(chéng)信教育，主要目的是監(jiān)督學(xué)生的行為，誠(chéng)信鑄就人生道路不可缺少的競(jìng)爭(zhēng)力，告訴學(xué)生，如果個(gè)人誠(chéng)信問(wèn)題，將對(duì)就業(yè)和社會(huì)生活帶來(lái)了不便，誠(chéng)信是一種品德，不是單純的個(gè)性要求，關(guān)乎一個(gè)人，甚至整個(gè)社會(huì)。學(xué)生失去了誠(chéng)信不僅不能申報(bào)學(xué)校的獎(jiǎng)學(xué)金，更不能辦理個(gè)人貸款，學(xué)校還可以公布因違反誠(chéng)信學(xué)生行為，讓他們了解社會(huì)輿論的壓力的嚴(yán)重性，在一般情況建立誠(chéng)信意識(shí)，有利于督促學(xué)生重視信用，自覺(jué)維護(hù)良好的信用。高職院校學(xué)生獲得良好的誠(chéng)信教育，學(xué)校還為學(xué)生提供了信用檔案，這將大大降低單位用人的工作量，有利于用人單位、學(xué)生的雙向選擇，有效地遏制了學(xué)生使用假文憑，證明作弊現(xiàn)象。
2 大學(xué)生誠(chéng)信檔案的含義及內(nèi)容
誠(chéng)信是現(xiàn)代人才素質(zhì)的基本要求，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的道德基礎(chǔ)建設(shè)，誠(chéng)信是大學(xué)生的基本道德素質(zhì)必須具備的，高職院校誠(chéng)信教育的主目的是為了督促學(xué)生的誠(chéng)信行為，大學(xué)生信用檔案是指大學(xué)生在校期間的生活記錄，能反映其在誠(chéng)實(shí)信用狀況的全面信息，對(duì)在校學(xué)習(xí)期間記錄的獎(jiǎng)懲，志愿服務(wù)，參加活動(dòng)情況，其內(nèi)容包括學(xué)生的思想道德，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和日常生活，工作和學(xué)習(xí)等諸多方面。
大學(xué)生個(gè)人信用檔案客觀評(píng)價(jià)作為真實(shí)記錄的輔助部分，其具體內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)、學(xué)校綜合評(píng)價(jià)、實(shí)踐承諾四個(gè)部分。個(gè)人基本信息，包括個(gè)人基本情況，家庭情況，家庭成員基本情況，身體檢查的情況，入學(xué)后由學(xué)校統(tǒng)一組織學(xué)生工作人員收集上述信息，根據(jù)學(xué)生的個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程中，不斷補(bǔ)充更新。
學(xué)習(xí)誠(chéng)信評(píng)價(jià)關(guān)于學(xué)生參加各種學(xué)習(xí)，考試，借閱等活動(dòng)中的信用評(píng)估，包括獎(jiǎng)學(xué)金獲得，計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，護(hù)士或護(hù)理人員通過(guò)資格審查、考試違紀(jì)、紀(jì)律處分等，特別是對(duì)學(xué)生存在的學(xué)習(xí)問(wèn)題都如實(shí)記錄，如：考試作弊、抄襲、上課遲到、早退等。
學(xué)校全面完整的評(píng)估，可以細(xì)分為以下四大類(lèi)的記錄：道德誠(chéng)信記錄，具體包括：每年道德素質(zhì)綜合評(píng)價(jià)的評(píng)價(jià)、違反學(xué)校的紀(jì)律處分的紀(jì)錄、獎(jiǎng)勵(lì)和日常生活誠(chéng)信狀況的評(píng)價(jià)等。經(jīng)濟(jì)信用記錄的完整性，個(gè)人經(jīng)濟(jì)的基本情況，交學(xué)費(fèi)，助學(xué)貸款，勤工助學(xué)，社會(huì)支持的誠(chéng)信記錄，如學(xué)生貸款，包括無(wú)條件和理由不償還、弄虛作假、騙取生活困難的津貼。社會(huì)實(shí)踐誠(chéng)信評(píng)價(jià)，學(xué)生在校期間的記錄，以參與社區(qū)活動(dòng)，公益活動(dòng)，如：愛(ài)心捐贈(zèng)、扶老助殘和在體育、科學(xué)和技術(shù)等方面的各種榮譽(yù)等。畢業(yè)生就業(yè)記錄：在學(xué)生畢業(yè)前誠(chéng)信求職，學(xué)校將畢業(yè)生在校期間，個(gè)人信息細(xì)致、全面的記錄，求職期間給予每個(gè)學(xué)生完整詳細(xì)的記錄，畢業(yè)生的簡(jiǎn)歷也要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核部門(mén)簽字，這樣也能形成一個(gè)嚴(yán)密和完整的個(gè)人簡(jiǎn)歷。
踐行誠(chéng)信承諾是大學(xué)生信用檔案的必要補(bǔ)充，根據(jù)《大學(xué)生誠(chéng)信行為規(guī)范細(xì)則》編制，是在校期間學(xué)生有關(guān)行為的承諾。大學(xué)生自愿申請(qǐng)建立信用檔案，并在誠(chéng)信承諾書(shū)簽字，同時(shí)，學(xué)生應(yīng)切實(shí)保障嚴(yán)格的恪守誠(chéng)信校規(guī)。
3 大學(xué)生誠(chéng)信檔案管理體系運(yùn)行模式
大學(xué)生信用檔案的基礎(chǔ)工作，以收集，歸納、分類(lèi)、整理、鑒定、利用等工作流程為主要線索，首先，要明確信用檔案的收集范圍，在數(shù)據(jù)收集過(guò)程中整理文件，學(xué)校各部門(mén)和個(gè)人應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)誠(chéng)信檔案信息的活動(dòng)予以重視。其次，建立信用檔案資料3級(jí)收集機(jī)制。第一階段由在校大學(xué)生基層管理人員對(duì)學(xué)生的信用信息的采集，建立了專(zhuān)門(mén)的學(xué)生個(gè)人信用檔案；第二階段由高校將所有的學(xué)生檔案匯總一起，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)匯總到學(xué)校檔案館；第三階段由檔案館為每位學(xué)生接收，存儲(chǔ)，歸檔，誠(chéng)信記錄，以確保完整的庫(kù)文件的完整，隨時(shí)以備將來(lái)參考。
同樣，學(xué)生信用檔案的材料，必須進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，并堅(jiān)持以下四點(diǎn)。
（1）嚴(yán)格鏈接學(xué)生信用檔案管理信息。大學(xué)生信用檔案的基本內(nèi)容是復(fù)雜的，每個(gè)學(xué)生的信用記錄都是獨(dú)立的文件類(lèi)型，形成學(xué)生個(gè)人的自我活動(dòng)，如果學(xué)生信用檔案，可根據(jù)學(xué)生―― 年級(jí)、性別、籍貫，各部門(mén)細(xì)化分類(lèi)內(nèi)容，將對(duì)讀取檔案提供極大的方便。
（2）規(guī)范文件管理工作流程的處理。作為檔案管理部門(mén)，高校檔案館在高校學(xué)生信用檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。不僅要對(duì)學(xué)生信用檔案，收集數(shù)據(jù)和初步審核，整理，同時(shí)也要科學(xué)分類(lèi)和歸檔數(shù)據(jù)，使信用檔案作為一個(gè)真正的實(shí)體，能達(dá)到識(shí)別和利用安排的完整性地步。
（3）科學(xué)借閱審查程序。信用檔案，因?yàn)樵摬牧系慕M成是在不斷的變化，信用檔案及時(shí)識(shí)別是必要的，在校大學(xué)生信用檔案價(jià)值鑒定，直接關(guān)系到學(xué)生的個(gè)人信用問(wèn)題，是一個(gè)非常嚴(yán)肅的工作，確定信用檔案，要堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，遵循其真實(shí)性，普遍性，由學(xué)生事務(wù)處，學(xué)校誠(chéng)信紀(jì)律辦公室等職能部門(mén)組成學(xué)生信用檔案評(píng)審組，以確保信用檔案的綜合性和真實(shí)性。
（4）建立一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)，方便查詢(xún)閱讀網(wǎng)上信用檔案制度。因此，將學(xué)生誠(chéng)信檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的自動(dòng)化，大學(xué)生信用檔案和開(kāi)放式管理的規(guī)范，將有助于進(jìn)一步發(fā)揮大學(xué)生信用檔案系統(tǒng)的作用。
4 繼續(xù)加強(qiáng)高校學(xué)生誠(chéng)信檔案建設(shè)
高校檔案記載著高校的發(fā)展歷史、教學(xué)活動(dòng)、人才培養(yǎng)計(jì)劃以及科研成果，由于自身工作的特殊性，這些檔案內(nèi)容具有十分重要的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值，無(wú)論是對(duì)高校，還是社會(huì)發(fā)展都具有重要的促進(jìn)作用。檔案質(zhì)量管理工作開(kāi)展中，主要是指檔案管理人員運(yùn)用科學(xué)手段和專(zhuān)業(yè)技術(shù)，形成完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作質(zhì)量。檔案質(zhì)量管理工作核心內(nèi)容主要是在檔案管理工作基礎(chǔ)上，進(jìn)一步為高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。由此看來(lái)，加強(qiáng)高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)研究是十分有必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開(kāi)展具有一定參考價(jià)值。
一、高校檔案管理質(zhì)量現(xiàn)狀
檔案工作作為高校日常管理工作中重要內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響到高校日常教育事務(wù)的開(kāi)展，而構(gòu)建完善的檔案質(zhì)量管理體系涉及內(nèi)容較廣，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要工人員綜合能力、服務(wù)意識(shí)、制度完善和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個(gè)方面提供保障。但是就當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，其中仍然存在一系列問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.檔案管理工作認(rèn)知存在局限
就檔案管理工作認(rèn)知角度來(lái)看，存在十分明顯的局限性。多數(shù)人對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知停留在資料整理，是一項(xiàng)十分枯燥、乏味的工作，沒(méi)有什么發(fā)展前途，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員對(duì)工作的敷衍了事，責(zé)任意識(shí)欠缺，難以全身心投入工作中，嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量。
2.檔案管理工作不規(guī)范
檔案管理工作開(kāi)展中，無(wú)論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是由于高校對(duì)于檔案管理工作重視程度不高，實(shí)際工作開(kāi)展中未能更加規(guī)范的開(kāi)展，檔案的分類(lèi)存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過(guò)程中，受到領(lǐng)導(dǎo)干部的影響尤為嚴(yán)重，很多領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)一句話就會(huì)影響到檔案管理工作正常開(kāi)展，無(wú)法遵循檔案借閱流程進(jìn)行[1]。
3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后
就檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，傳統(tǒng)的管理工作模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作需求，迫切的需要對(duì)管理理念、管理內(nèi)容和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，應(yīng)用更多現(xiàn)代化管理技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。諸如，在檔案管理工作中計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備和溫度調(diào)控設(shè)備的應(yīng)用，均是當(dāng)前檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必備品。但是由于高校長(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴(yán)重影響到檔案管理工作有序開(kāi)展。
4.檔案管理獎(jiǎng)懲體系不完善
檔案管理工作開(kāi)展中，如何能夠?yàn)楣芾砉ぷ髻|(zhì)量提供更堅(jiān)實(shí)的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機(jī)制，促使管理人員能夠有序開(kāi)展工作，提升檔案管理工作質(zhì)量[2]。對(duì)于表現(xiàn)良好的檔案管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，工作敷衍了事的人員則給予嚴(yán)厲懲罰，以此來(lái)調(diào)動(dòng)員工工作積極性，提升檔案管理工作質(zhì)量。
二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)對(duì)策
1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，營(yíng)造良好的工作氛圍
高校檔案質(zhì)量管理工作開(kāi)展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運(yùn)用科學(xué)合理的管理方法，充分發(fā)揮檔案管理的作用，有針對(duì)性的建立一套完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實(shí)到實(shí)處，提升管理質(zhì)量。基于此，首先，應(yīng)該號(hào)召檔案管理部門(mén)所有領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員的積極參與，實(shí)現(xiàn)全方位的配合，根據(jù)相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，確保檔案資料能夠及時(shí)歸檔，提升檔案管理質(zhì)量[3]。其次，對(duì)檔案管理全方位監(jiān)控。高校建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，加強(qiáng)工作監(jiān)督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類(lèi)以及使用等全過(guò)程，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作問(wèn)題，及時(shí)有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實(shí)到實(shí)處。最后，應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)手段。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和統(tǒng)計(jì)方法，有針對(duì)性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。
2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)
為了確保高效檔案管理工作能夠有序開(kāi)張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關(guān)鍵的，促使高校檔案合理利用、規(guī)范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、利用等過(guò)程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有針對(duì)性解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，提升檔案管理工作質(zhì)量[4]。完善檔案管理部門(mén)的崗位職責(zé)，根據(jù)工作計(jì)劃有針對(duì)性開(kāi)展檔案管理工作，更加細(xì)致、全面。此外，還應(yīng)該強(qiáng)化檔案質(zhì)量管理意識(shí)，確保檔案資料完整、清晰、無(wú)缺陷，實(shí)現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，提升檔案管理效率。
3.強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)力度，提升人員綜合素質(zhì)
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，工作十分枯燥、單調(diào)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)高低，對(duì)檔案管理工作質(zhì)量影響十分深遠(yuǎn)。這就需要結(jié)合高校實(shí)際情況，有針對(duì)性的優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，定期組織培訓(xùn)和考核，強(qiáng)化檔案管理人員綜合素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)，全身心投入工作中，提升工作質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：檔案信息化檔案管理方向
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰ?/p>
1、檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見(jiàn)檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程
檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問(wèn)題。
2.1 拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門(mén)和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，改變過(guò)去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開(kāi)放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開(kāi)檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門(mén)。
近些年來(lái)，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過(guò)去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變。現(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門(mén)，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來(lái)。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用管理過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。
2.3 加強(qiáng)工程檔案信息管理
工程建設(shè)的過(guò)程是工程檔案的形成過(guò)程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門(mén)來(lái)實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門(mén)利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高工程檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
3.1 加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。
3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。
3.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。可考慮建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。
4、結(jié)語(yǔ)
計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
摘 要： 對(duì)信息檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是檔案工作將來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠更好的提高檔案工作服務(wù)的能力，在高校中也是如此。在很多高校中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了高校進(jìn)行檔案管理的重要設(shè)備，本文主要對(duì)高校中檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了研究，并找到了一些措施，希望能夠更好的推進(jìn)我國(guó)高校的檔案信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞： 高校檔案管理；信息化建設(shè)
隨著社會(huì)和科技的發(fā)展，以往高校檔案管理的一些辦法和技術(shù)已經(jīng)無(wú)法完全的滿(mǎn)足高校檔案建設(shè)的需要。將其信息話是符合高校檔案發(fā)展需要的。但是怎樣解決現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，做好檔案的管理工作，是很多高校的檔案管理人員都面臨的重要問(wèn)題。
一、 現(xiàn)在，我國(guó)高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中存在的主要問(wèn)題
（一） 在對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)方面存在一定的欠缺
首先，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都沒(méi)有真正的認(rèn)識(shí)到檔案建設(shè)的重要性，甚至很多人都認(rèn)為檔案建設(shè)就是用來(lái)收藏，檔案也是保密的；其次，對(duì)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)認(rèn)識(shí)的時(shí)候，存在一定的問(wèn)題。很多人都沒(méi)有真正的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會(huì)，高校想要更好的發(fā)展便必須做好檔案的信息化建設(shè)；最后，很多高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)人員投入的時(shí)候不夠重視，很多檔案管理人員本社的素質(zhì)比較差，不但不具備計(jì)算機(jī)方面的技術(shù)，檔案管理的素質(zhì)也比較差。
（二） 進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，相關(guān)的手段比較落后
現(xiàn)在，很多高校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，都存在方法落后以及制度不夠完善的問(wèn)題，很多學(xué)校依舊采用以往的辦法進(jìn)行檔案管理，投入的經(jīng)費(fèi)比較少，相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度沒(méi)有健全，這也導(dǎo)致了高校中負(fù)責(zé)檔案管理的人員本身的工作積極性比較差，沒(méi)有將自身的創(chuàng)造性和主動(dòng)性更好的發(fā)揮出來(lái)。
（三） 高校檔案管理人員自身的素質(zhì)比較低下，無(wú)法滿(mǎn)足信息化的需要
計(jì)算機(jī)技術(shù)在我們的生活中運(yùn)用的非常的廣泛，但是很多高校進(jìn)行檔案管理的工作人員本身的素質(zhì)比較低下，知識(shí)結(jié)構(gòu)不能滿(mǎn)足檔案管理信息化的需要，計(jì)算機(jī)方面的人才比較的少，大多數(shù)的工作人員并不能用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，并且信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用方面的意識(shí)也比較的差。
二、 提高高校檔案管理信息化建設(shè)的一些措施
（一） 領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性
在高校中，檔案管理信息化對(duì)高校的發(fā)展和建設(shè)是非常重要的，而領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)和態(tài)度會(huì)在一定程度上決定這個(gè)學(xué)校的檔案管理信息化程度，所以高校的領(lǐng)導(dǎo)必須真正的意識(shí)到檔案管理信息化的重要性，并將檔案管理信息化建設(shè)納入到學(xué)校的規(guī)劃中去，并在建設(shè)過(guò)程中，投入大量的資金和人力。
（二） 進(jìn)行 權(quán)威機(jī)構(gòu)的建立，做好高校檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)籌工作
教育行政主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視機(jī)構(gòu)的建立，做好相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃、實(shí)施以及保密等方面的工作，將檔案信心的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，努力的解決信息化過(guò)程中存在的各種困難。真正的意識(shí)到高校網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)建整改對(duì)于檔案信息化建設(shè)的意義，并抓住這個(gè)機(jī)遇，進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建立，進(jìn)行應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)，并做好安全防范方面的措施，做好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
（三）建立健全相應(yīng)的制度，保證信息化建設(shè)的順利進(jìn)行
1、應(yīng)該進(jìn)行考核獎(jiǎng)懲制度的健全
在高校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，那些做出巨大貢獻(xiàn)的工作人員或者集體，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行表?yè)P(yáng)，在其評(píng)職稱(chēng)的時(shí)候也應(yīng)該給起提供一定的便利；對(duì)于那些在進(jìn)行檔案管理或者信息化建設(shè)過(guò)程中，出現(xiàn)問(wèn)題并給學(xué)校帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失的人，則必須追究其責(zé)任，給其一定的處罰，將管理人員的積極性充分的調(diào)動(dòng)起來(lái)。
2、健全培訓(xùn)制度
學(xué)校還應(yīng)該對(duì)培訓(xùn)學(xué)習(xí)制度進(jìn)行一定的健全，學(xué)校可以用進(jìn)修和座談會(huì)等方式，做好管理人員的培訓(xùn)工作，提高管理人員本社的素質(zhì)。
3、健全保障制度
想要做好學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，學(xué)校還應(yīng)該進(jìn)行保障制度的建立和健全，保證費(fèi)用的充足。
只有做好以上幾點(diǎn)，才能夠給高校的檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）做好檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)
在高校中，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息能夠交換和共享的一個(gè)重要平臺(tái)，做好方案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)也是高校檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要基礎(chǔ)。
1、 學(xué)校應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的規(guī)定做好檔案管理軟件的應(yīng)用和管理
這樣不但能夠更好的幫助學(xué)校進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，還能夠做好檔案的網(wǎng)上預(yù)處理和歸檔工作，不但存儲(chǔ)比較的方便，利用的時(shí)候也會(huì)比較的方便，同時(shí)還能夠保證檔案本身的完整性，對(duì)于文檔一體化的實(shí)現(xiàn)是非常有利的。
2、 將檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、相關(guān)管理軟件以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)結(jié)合在一起
這樣能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)利用，這對(duì)于統(tǒng)計(jì)和反饋都是非常有利的。但是，現(xiàn)在在進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)利用的時(shí)候還是存在一系列的安全隱患，必須不斷的進(jìn)行技術(shù)的開(kāi)發(fā)，解決這些問(wèn)題。
（五） 做好館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)
在高校中，數(shù)字檔案的重要來(lái)源便是館藏的紙質(zhì)檔案，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)便必須將其數(shù)字化。現(xiàn)在，在對(duì)其數(shù)字化的時(shí)候主要的辦法是掃描和鍵盤(pán)錄入。鍵盤(pán)錄入本身速度比較慢，并且還很容易出現(xiàn)誤差，效率非常的低下，出發(fā)鍵盤(pán)錄入技術(shù)能夠得到較大的發(fā)展，否者這種方式將會(huì)被淘汰。現(xiàn)在很多學(xué)校在進(jìn)行館藏檔案錄入的時(shí)候采用的都是掃描的辦法，這種辦法速度比較快并且非常方便，也利于網(wǎng)絡(luò)的傳送，所以在實(shí)際應(yīng)用的時(shí)候應(yīng)該努力的做好成本的控制，提高其效率。
（六）進(jìn)行檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)
在高校的檔案信息化建設(shè)中，管理人員的素質(zhì)會(huì)直接決定管理的效果。但是現(xiàn)在很多高校的檔案管理人員能力達(dá)不到要求，無(wú)法做好檔案管理的信息化建設(shè)，所以必須對(duì)其隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)。首先應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，努力的提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)；其次，應(yīng)該努力的引進(jìn)相關(guān)的人才，將符合檔案建設(shè)需要的計(jì)算機(jī)人才和檔案管理人才吸引到學(xué)校中來(lái)，并為其工作創(chuàng)造出良好的環(huán)境，提高管理人員本身的工作積極性。
結(jié)語(yǔ)：
在高校中，對(duì)其檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，是符合高校發(fā)展需要的。我們必須真正的認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在重視檔案信息化建設(shè)的同時(shí)還應(yīng)該完善檔案管理制度，給其提供足夠的資金，并做好專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)工作，這樣才能真正的提高高校檔案信息化建設(shè)和管理的效果。 （作者單位：武漢紡織大學(xué)人事處）
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高效的交通檔案管理工作可有效地提升交通系統(tǒng)各個(gè)單位工作的效率，特別是最近幾年來(lái)我國(guó)私家車(chē)數(shù)量的不斷增加，給交通檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。而通過(guò)信息化建設(shè)可以增強(qiáng)檔案管理工作效果，進(jìn)一步增強(qiáng)交通檔案管理工作的質(zhì)量。但是在交通檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中仍舊存在多方面的問(wèn)題，嚴(yán)重制約了交通檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，因此，全面地分析當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題對(duì)交通檔案管理工作有著實(shí)際意義。
1交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性
1.1推動(dòng)交通檔案管理工作專(zhuān)業(yè)化
在傳統(tǒng)的交通檔案管理工作中，因?yàn)闄n案多數(shù)均為紙質(zhì)的材料，這就限制了檔案的有效使用，并降低了檔案保存的安全系數(shù)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)使用現(xiàn)代信息技術(shù)，可消除傳統(tǒng)的借閱交通檔案資料在地域和空間上的差異，減少了檔案管理工作者工作難度，提升了檔案管理工作的效率。
1.2符合當(dāng)前時(shí)展的需求
當(dāng)前國(guó)內(nèi)私家車(chē)數(shù)量越來(lái)越多，為了更好地使車(chē)輛服務(wù)于人民，需要提高交通檔案管理的效率。而通過(guò)將信息化技術(shù)加入交通檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)交通檔案管理工作與現(xiàn)代化社會(huì)有效的接軌，降低交通檔案管理工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，增強(qiáng)交通檔案管理工作的實(shí)效性。
2當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
2.1對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)重視程度較低
對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)重視程度低制約著交通檔案管理信息化建設(shè)，具體主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，在交通管理部門(mén)中，檔案管理部門(mén)為輔的科室，地位總體較為邊緣化，交通檔案管理實(shí)際需求人員較多，但具體從事人員較少，特別是專(zhuān)業(yè)的信息化建設(shè)技術(shù)人員更為缺乏，多數(shù)交通檔案管理部門(mén)存在一人多崗的情況，這在很大程度上限制了管理工作的提升。其次，作為交通檔案管理人員自身也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于自身的重要性，傳統(tǒng)的交通檔案管理工作思路與方式仍舊處于主置，限制了現(xiàn)代化信息技術(shù)在交通檔案管理工作中的應(yīng)用。
2.2交通檔案管理信息化建設(shè)工作對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度較為缺乏
現(xiàn)階段，因?yàn)槎鄶?shù)單位的交通檔案管理信息化建設(shè)處于初級(jí)階段，具體的機(jī)構(gòu)設(shè)置、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員配置等方面還存在較多的問(wèn)題，規(guī)章制度不夠完善，在信息化建設(shè)實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中，存在職責(zé)交叉、分工模糊等情況，甚至部分區(qū)域的交通檔案管理工作經(jīng)過(guò)信息化建設(shè)之后，出現(xiàn)了各自為政的情況，導(dǎo)致交通檔案管理工作非常混亂，信息化技術(shù)應(yīng)用較為表面。
2.3交通檔案管理高級(jí)信息化技術(shù)人員較為缺乏
當(dāng)前由于受到傳統(tǒng)交通檔案管理工作的影響，實(shí)際的交通檔案管理信息化建設(shè)人員并非科班出身，往往是經(jīng)過(guò)了一段時(shí)間培訓(xùn)之后就直接上崗，在受到工作壓力等方面的影響時(shí)，對(duì)應(yīng)的在職培訓(xùn)工作也不能及時(shí)地跟上，限制了管理人員信息化技術(shù)水平的提升，再加上多數(shù)工作人員心態(tài)等方面因素，導(dǎo)致了高水平管理人員較為缺乏的現(xiàn)狀。
2.4信息管理使用軟件不統(tǒng)一
現(xiàn)階段導(dǎo)致交通檔案管理信息建設(shè)水平較低的另一個(gè)主要原因就是在進(jìn)行交通檔案管理信息錄入的過(guò)程中，使用的錄入軟件不夠統(tǒng)一，導(dǎo)致格式不夠規(guī)范，導(dǎo)致后續(xù)在使用相關(guān)數(shù)據(jù)的過(guò)程中非常容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的情況，這在很大程度上導(dǎo)致了交通檔案信息化管理工作的混亂。出現(xiàn)這種情況的主要原因與我國(guó)信息化技術(shù)起步較晚有著直接關(guān)系，在交通檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中間還沒(méi)有形成一個(gè)較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，非常容易導(dǎo)致交通檔案管理工作出現(xiàn)混亂、不兼容的情況，降低了交通檔案管理信息建設(shè)的效果。
2.5信息化管理資金投入不足
交通檔案管理信息化在建設(shè)的過(guò)程中涉及到方面較多，所包含的工作也較為瑣碎，再加上我國(guó)當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)水平較低，在完善交通檔案管理信息化過(guò)程中需要大量的資金投入。但是，當(dāng)前我國(guó)對(duì)這方面的投入比較少，不能夠滿(mǎn)足我國(guó)交通檔案管理信息化建設(shè)的需求，使交通檔案管理信息化的建設(shè)水平比較落后。
3完善交通檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策
3.1構(gòu)建完善的交通檔案管理信息化建設(shè)工作規(guī)章制度
無(wú)規(guī)矩不成方圓，所以在進(jìn)行交通檔案管理信息化建設(shè)的構(gòu)建過(guò)程中，要制定出比較完善的工作規(guī)章制度。在實(shí)施時(shí)首先要針對(duì)性地進(jìn)行分析，對(duì)其有比較全面的了解，然后再把信息化建設(shè)過(guò)程的需求添加到交通檔案管理工作制度中。另一方面，在進(jìn)行完善的過(guò)程中，可以進(jìn)行聽(tīng)證，邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家、學(xué)者及工作技術(shù)人員等進(jìn)行聽(tīng)證，并給予專(zhuān)業(yè)性的指導(dǎo)，其次，在交通檔案管理信息化建設(shè)工作制度運(yùn)行的過(guò)程中，應(yīng)采取動(dòng)態(tài)性的調(diào)整策略，保證交通檔案管理工作制度更好地服務(wù)于信息化建設(shè)。
3.2增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)
針對(duì)當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)人員綜合素質(zhì)較低的情況，應(yīng)制定具體的措施。首先從源頭上進(jìn)行控制，主要從三個(gè)方面入手，第一，從招聘環(huán)節(jié)入手，對(duì)于招聘的工作人員，應(yīng)該設(shè)立必要的有針對(duì)性的招聘條件，選擇那些專(zhuān)業(yè)與信息化建設(shè)相接近的人員，并提高工作人員的待遇條件，以便能夠吸引到優(yōu)秀的人才，保證工作人員的能力水平。第二，制定出完善的在職培訓(xùn)策略，由于交通檔案管理信息化技術(shù)和知識(shí)是處在不斷發(fā)展和進(jìn)步的過(guò)程中，這就需要對(duì)已經(jīng)在職的交通檔案管理工作人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，使其能夠掌握最新的知識(shí)動(dòng)態(tài)，保證技術(shù)人員的信息化技術(shù)水平得到不斷的提升。第三，建立合適的考核機(jī)制，合理科學(xué)的考核對(duì)于調(diào)動(dòng)工作人員的積極性是十分重要的，應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的理論考核方式進(jìn)行變革，可多采用一些互動(dòng)性的考核方式，并將考核結(jié)果與工作人員的晉升、薪酬等掛鉤，保證培訓(xùn)工作與考核工作的效果，防止出現(xiàn)考核流于形式。
3.3增強(qiáng)對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)的重視
為更好地增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)，增強(qiáng)對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)的重視是必不可少的。在具體的實(shí)施中，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立交通檔案信息管理理念，提升相關(guān)工作開(kāi)展的緊迫性，認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，從而對(duì)所有工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，這對(duì)于增強(qiáng)交通檔案管理工作效率與質(zhì)量是非常重要的。
3.4明確交通檔案管理信息化建設(shè)途徑
為了切實(shí)增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)效果，應(yīng)當(dāng)明確交通檔案管理信息化建設(shè)途徑。首先構(gòu)建完善的交通檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，最為根本的任務(wù)就是對(duì)其中包含的所有檔案進(jìn)行整理，將整理的結(jié)果形成數(shù)據(jù)，這是形成交通檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。其次是進(jìn)行歸檔，在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)所用的電子文件進(jìn)行分項(xiàng)檢查，保證所收集信息的真實(shí)性和完整性。若紙質(zhì)原件和電子文件不是完全相符的，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行完善調(diào)整，保證今后使用過(guò)程中所有數(shù)據(jù)的真實(shí)性。另外，應(yīng)當(dāng)和交通設(shè)計(jì)部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)等相關(guān)的單位形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在確保檔案資料保密的基礎(chǔ)上，將所有的資料融入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，更加方便后續(xù)資料的使用和收集。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)從復(fù)雜的交通信息材料中將其中具有結(jié)論性和代表性的數(shù)據(jù)提煉出來(lái)，形成完善系統(tǒng)檔案材料和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案構(gòu)建，從而為后續(xù)檔案調(diào)用和決策工作提供更為便捷和完善的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)交通檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
3.5規(guī)范交通檔案數(shù)字化軟件的操作
針對(duì)當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一的情況，應(yīng)當(dāng)在全國(guó)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的交通檔案管理信息化錄入標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的錄入規(guī)范，這對(duì)于提升交通檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化水平是非常必要的。在具體的實(shí)施中，應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接工作落到實(shí)處，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的流失，這是十分重要的。其次，還應(yīng)該利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保證交通檔案信息的錄入工作順利進(jìn)行，保證信息的真實(shí)性和可調(diào)查性。第三，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)多數(shù)交通檔案信息的實(shí)際情況，與IT等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行有效對(duì)接，研發(fā)出適合當(dāng)前我國(guó)交通檔案信息化錄入工作特色的數(shù)字化軟件，并在全國(guó)交通檔案單位內(nèi)進(jìn)行全面培訓(xùn)，保證每位人員均可以使用這個(gè)軟件，這將在很大程度上增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化水平。
3.6增加交通檔案管理信息化建設(shè)的投入
針對(duì)當(dāng)前我國(guó)在交通檔案管理信息化建設(shè)方面投入較少的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)針對(duì)性增加對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)的投入工作。在具體實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)的管理與運(yùn)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到交通檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)一本萬(wàn)利的項(xiàng)目，雖然在初期的投入比較大，但是在后續(xù)的工作中，會(huì)增強(qiáng)交通檔案管理工作的效率，提升交通檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，在具體實(shí)施中，交通檔案管理信息化建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮項(xiàng)目較大且屬于國(guó)家使用的優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)格采用招投標(biāo)的方式進(jìn)行交通檔案管理信息化建設(shè)，在確保交通檔案管理信息化建設(shè)效果的基礎(chǔ)上，提升交通檔案管理信息化建設(shè)的性?xún)r(jià)比。
3.7完善交通檔案管理信息化檢索工具
完善交通檔案管理信息化檢索工具對(duì)于及時(shí)掌握信息化建設(shè)動(dòng)態(tài)有著非常重要的作用。在具體實(shí)施中，首先應(yīng)當(dāng)完善交通檔案的內(nèi)容，讓使用者可以迅速地定位自身需要的信息，構(gòu)建出專(zhuān)業(yè)索引目錄，讓使用者可以更快更好地定位自己所需的信息。其次，通過(guò)多方面的途徑，將各個(gè)部門(mén)的信息進(jìn)行收集，形成完善的交通檔案，然后進(jìn)行交通檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯總，及時(shí)將交通檔案的項(xiàng)目向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供客觀的依據(jù)，增強(qiáng)決策工作的科學(xué)性和合理性。第三，加強(qiáng)信息的反饋工作，交通檔案管理人員要及時(shí)將收集到的信息進(jìn)行整理和反饋，這樣不僅能夠反映檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，還能增強(qiáng)社會(huì)檔案的意識(shí)，將交通檔案信息資源服務(wù)于為交通建設(shè)，充分發(fā)揮交通檔案管理工作的作用。
4結(jié)束語(yǔ)
[關(guān)鍵詞] 檔案管理 存在問(wèn)題 信息化建設(shè)
21世紀(jì)獎(jiǎng)成為信息社會(huì)，這一點(diǎn)已成為世界共識(shí)。信息技術(shù)已當(dāng)代社會(huì)最具潛力的新的生產(chǎn)力，信息資源已成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，信息化水平已成為現(xiàn)代化水平和綜合國(guó)力的重要標(biāo)志。信息在社會(huì)生活中發(fā)揮著巨大的作用，可以說(shuō)信息資源已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源。
一、檔案管理中的問(wèn)題及解決方法
1 檔案管理中存在的不足
1）對(duì)檔案管理工作不夠重視。在很多人看來(lái)，檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)影響下，相當(dāng)一部分單位忽視檔案管理工作。
2）部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足。檔案室本來(lái)應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，從而對(duì)檔案利用產(chǎn)生了不利影響。
3）檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作沒(méi)有引起足夠重視，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會(huì)體現(xiàn)管理手段較陳舊，由于不懂得檔案管理，直接影響到檔案的完整與安全。
4）檔案收集工作力度不夠。要想管理好檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒(méi)有這樣的制度。大部分單位搞的鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料，套話多，費(fèi)話多，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況，檔案管理形同虛設(shè)。
5）更為重要的是檔案管理的信息化程度不高。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。
2 檔案管理的對(duì)策與思考
1）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)做一件大事來(lái)抓，高度重視這項(xiàng)工作。
2）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。
3）建立檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理檔案和檔案信息，全方位建立適合水文工作特點(diǎn)、統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，與此同時(shí)還要在提高檔案工作的科學(xué)管理水平上下功夫，從而為水文工作的順利開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。
二、檔案管理的信息化建設(shè)
1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門(mén)不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值。
2）應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
另外，在電子檔案使用過(guò)程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。
3）提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化
現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢(xún)等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門(mén)要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門(mén)既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各種人才 ，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專(zhuān)門(mén)人才，合理調(diào)整檔案工作者的專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。
總之，改變檔案管理存在的問(wèn)題以及檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)該同時(shí)進(jìn)行，才能更好的讓檔案管理工作適合當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需要，不僅改變檔案管理的面貌更能發(fā)揮其重要性，尤其值得注意的是在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來(lái)的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢(xún)，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。
但是，當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)功能的限制，只把一些個(gè)人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時(shí)，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無(wú)紙化閱檔”實(shí)際上并沒(méi)有得到實(shí)施，檔案管理不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。新形勢(shì)下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進(jìn)行信息化建設(shè)。
2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃
在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時(shí)，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來(lái)發(fā)展留下擴(kuò)展空間。
3建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站
檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門(mén)在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢(xún)、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時(shí)，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。
在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，把本單位各個(gè)部門(mén)的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。
還應(yīng)選用那些使用有升級(jí)能力和開(kāi)發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時(shí)，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來(lái)的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國(guó)內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級(jí)換代，減少重新開(kāi)發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時(shí)間和傳遞速度，等等。
4逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化
檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)，也是對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個(gè)重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過(guò)使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門(mén)的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在網(wǎng)上，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對(duì)所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對(duì)館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)，相互補(bǔ)充。
5檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來(lái)電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來(lái)的數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問(wèn)題。
6檔案的信息化建設(shè)要有對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；策略
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，醫(yī)院的管理水平也在不斷提高，醫(yī)院檔案仍然采用傳統(tǒng)的記錄方式，雖然這種方式具有固定性和準(zhǔn)確性，但嚴(yán)重影響了工作效率。人事檔案的信息化建設(shè)，不但可以保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性，而且提高了工作效率，提升醫(yī)院整體管理水平。
1 我國(guó)人事檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題
第一，管理人員專(zhuān)業(yè)水平有限。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)不是簡(jiǎn)單的操作計(jì)算機(jī)，其需要管理人員具備較高的素質(zhì)，掌握先進(jìn)的技術(shù)。然而，目前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理者缺乏專(zhuān)業(yè)化的知識(shí)，無(wú)法進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，無(wú)法快速查找、錄入、以及整理各類(lèi)信息資源，影響醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。同時(shí)由于管理人員計(jì)算機(jī)操作水平有限，信息化建設(shè)存在安全風(fēng)險(xiǎn)。由于大部分檔案管理者不具備專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，無(wú)法進(jìn)行規(guī)范化地操作，達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)的要求，并且缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，因此信息化建設(shè)過(guò)程中，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。例如：直接用電腦查看來(lái)歷不明的電子郵件，未經(jīng)病毒檢測(cè)而直接下載軟件，這些都有可能使檔案信息資源遭受病毒或者感染木馬，損毀部分檔案信息資料，破壞檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性。
第二，基礎(chǔ)設(shè)施不健全。一般人事檔案的信息化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)等機(jī)器設(shè)備，但是由于資金的不到位，現(xiàn)在很多單位的信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不健全，無(wú)法為醫(yī)院提供相應(yīng)的服務(wù)，阻礙信息化建設(shè)的進(jìn)程。此外，目前我國(guó)人事檔案管理的信息化建設(shè)仍然處于初級(jí)階段，普遍存在工作不標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性較低的問(wèn)題。
第三，資源開(kāi)發(fā)的利用率不高。部分醫(yī)院雖然相應(yīng)號(hào)召，積極地進(jìn)行信息化建設(shè)，但是缺乏科學(xué)的思想知道，無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要意義和價(jià)值。目前檔案管理普遍存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，很多檔案束之高閣，并沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，忽視了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，造成檔案信息化建設(shè)效率低下。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，部分工作人員仍然采用傳統(tǒng)的管理模式和方法，忽視檔案信息資源的利用。
2 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)策略
2.1 提升管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平
第一，加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。拓寬人才選拔的范圍，在全國(guó)范圍內(nèi)選拔檔案資源管理專(zhuān)業(yè)并且具備一定計(jì)算機(jī)操作能力的人才，同時(shí)大量引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)與維護(hù)的管理型人才，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，滿(mǎn)足現(xiàn)代醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的需求。
第二，合理配備基層工作人員。按照知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次分配工作，將高素質(zhì)的人才放在合適的崗位，發(fā)揮其價(jià)值，真正做到人盡其用，物盡其才，提升本單位的信息化建設(shè)隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)和技術(shù)水平。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)掌握一定的預(yù)防措施和應(yīng)急技術(shù)，例如對(duì)文件加密和數(shù)字簽名，將文件移除并進(jìn)行長(zhǎng)期保存等，這樣才能電腦系統(tǒng)崩潰、發(fā)生意外情況或者自然災(zāi)害時(shí)，保證檔案資源的完整性。
提升管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平，完善人事檔案信息化建設(shè)的安全性。檔案管理具有服務(wù)性特征，因此，我們應(yīng)當(dāng)盡量開(kāi)發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，建立完善的人事檔案安全管理制度，尤其是針對(duì)數(shù)字化檔案，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)檔案信息的安全性。檔案具有保密性和機(jī)要性，除了保證網(wǎng)絡(luò)安全之外，還要處理好外聘人員的安全問(wèn)題，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，擴(kuò)大基礎(chǔ)設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的可持續(xù)發(fā)展。此外，檔案管理人員要具備安全防范意識(shí)，定期檢測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)，防御木馬與黑客的攻擊。做好電子檔案檢測(cè)與拷貝的跟蹤記錄工作，避免發(fā)生人為錯(cuò)誤，保證檔案信息資源的安全性。
2.2 健全信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施
第一，健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)、以及軟件是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。信息化建設(shè)離不開(kāi)統(tǒng)一的規(guī)劃、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一的軟件程序、統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、以及統(tǒng)一的工作規(guī)程，只有這樣才能建立高度資源共享的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)信息技術(shù)的現(xiàn)代化進(jìn)程。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有固定性、準(zhǔn)確性、以及完整性，使用電子檔案完全取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是不可能的，必須采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，規(guī)范和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案的數(shù)字化管理，必須嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，提高檔案信息化的效用。
第二，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大資金投入，落實(shí)資金管理制度，配備統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)設(shè)施，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案無(wú)論是收集，還是保管與利用都非常重要，缺一不可。因此，必要保證檔案裝具的充足、齊備、規(guī)范，科學(xué)、合理、有序的放置檔案，這樣既方便查找，提高工作效率，又可以促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。
2.3 提高人事檔案資源開(kāi)發(fā)的效率
目前，我國(guó)醫(yī)院人事檔案主要以紙質(zhì)為主，那么我們?cè)谶M(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，首先要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并其通過(guò)掃描對(duì)其進(jìn)行二次保存，方便以后的查詢(xún)和使用，同時(shí)保證了檔案信息資源的完整性。信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了檔案資料的儲(chǔ)存、管理、以及利用，這樣可以更好地管理、利用檔案資料，提高檔案資料的利用率。以評(píng)估的方式對(duì)歸檔的電子檔案進(jìn)行篩選，有保存價(jià)值的電子檔案要進(jìn)行歸檔，沒(méi)有保存價(jià)值的電子檔案要及時(shí)刪除。此外，由于檔案連續(xù)性的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)保證現(xiàn)在檔案資源的連續(xù)性，信息轉(zhuǎn)化的同時(shí)，還要擴(kuò)充部分檔案資源，完善原有的檔案資源，建立完整的檔案資料庫(kù)。
此外，為了提高人事檔案的開(kāi)發(fā)效率，必須嚴(yán)抓基礎(chǔ)工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，深入開(kāi)發(fā)儲(chǔ)存的信息資源，真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。
由以上可以看出，醫(yī)院信息檔案是一項(xiàng)復(fù)雜并且繁瑣的工作，但是具有十分重大的意義，因此醫(yī)院檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。轉(zhuǎn)變檔案管理理念，健全相關(guān)的規(guī)章制度，提高檔案資源的利用率，保證檔案資源的安全性，發(fā)揮檔案的價(jià)值，早日完成人事檔案信息化建設(shè)，為醫(yī)院、為病人提供更好的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 趙題題.新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究[J].人力資源，2015，（04）：83-84.
【關(guān)鍵詞】路橋工程建設(shè)；檔案管理；特點(diǎn)；問(wèn)題；對(duì)策
一、路橋工程建設(shè)檔案的特點(diǎn)
路橋工程建設(shè)檔案是指在整個(gè)路橋建設(shè)改成中形成的全部有保存價(jià)值的信息總稱(chēng)。其主要有以下特點(diǎn)：（1）專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。路橋工程檔案大部分內(nèi)容是技術(shù)方面的，要做好路橋工程檔案工作，既要有工程方面的知識(shí)，也應(yīng)具備檔案管理方面的知識(shí)。（2）建設(shè)單位多。整個(gè)完整的工程建設(shè)項(xiàng)目，由于各種原因，往往要牽涉到政府部門(mén)、業(yè)主、勘察設(shè)計(jì)單位、建設(shè)施工單位、運(yùn)營(yíng)使用單位、監(jiān)理監(jiān)督單位。（3）形成時(shí)間長(zhǎng)。一個(gè)工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、招標(biāo)確定施工監(jiān)理單位、工程施工、交工驗(yàn)收、試運(yùn)營(yíng)到最后竣工驗(yàn)收，一般最少要兩年左右時(shí)間。（4）載體多樣。路橋工程建設(shè)檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件以外，載體形式多樣，有圖紙 、照片、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)和其他高科技存儲(chǔ)介質(zhì)。（5）檔案數(shù)量大。一個(gè)工程從決策，設(shè)計(jì)到最后竣工，每一個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生大量的原始記錄，到后期便會(huì)形成數(shù)量巨大的特點(diǎn)。（6）數(shù)字化管理水平要求高。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，在路橋建設(shè)設(shè)計(jì)、施工、管理、維護(hù)等各項(xiàng)工作中都不同程度地采用了先進(jìn)的信息管理技術(shù)，在不同的的工作環(huán)節(jié)和管理階段，形成的檔案對(duì)新時(shí)期路橋工程建設(shè)檔案管理提出了更高的要求。
二.路橋工程建設(shè)檔案管理中常見(jiàn)問(wèn)題分析
1、檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)。一些工程建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理在認(rèn)識(shí)上存在偏差，重視不夠。如有的認(rèn)為項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的附屬產(chǎn)物，相對(duì)諾大的工程項(xiàng)目顯得不重要，微乎其微，從領(lǐng)導(dǎo)到員工都集中精力抓工程質(zhì)量、工程技術(shù)、工期，對(duì)項(xiàng)目檔案管理都沒(méi)有給予應(yīng)有的重視；有的認(rèn)為項(xiàng)目檔案管理是額外工作，主要是上級(jí)要求做，存在應(yīng)付的意識(shí)，認(rèn)為能應(yīng)付檢查就行了。
2、規(guī)范性不強(qiáng)。資料收集不及時(shí)、不完整、不準(zhǔn)確。一些工程建設(shè)單位認(rèn)為項(xiàng)目檔案管理只是工程完工后，后勤資料人員再做的工作，在平時(shí)的工程建設(shè)過(guò)程中不注意工程資料收集、積累、整理工作，到了工程結(jié)束后為了能應(yīng)付竣工驗(yàn)收，才組織大量的人力、物力進(jìn)行突擊。由于在平常的日常工作中對(duì)形成的資料收集不及時(shí)，造成資料遺漏、缺損，影響了工程資料的質(zhì)量
3、操作方法落后。目前很多路橋建設(shè)項(xiàng)目都是采用傳統(tǒng)的方法來(lái)管理項(xiàng)目檔案，就是在資料的形成、收集、整理等平常工作中單純由人工操作和管理，這樣工作量大，工作效率低，不能很好地適應(yīng)項(xiàng)目檔案數(shù)量大和項(xiàng)目檔案利用范圍擴(kuò)大的需要。在整理方面，傳統(tǒng)方式整理竣工資料就是項(xiàng)目完工后統(tǒng)一整理，組成竣工資料編制小組，一般需要做―套紙質(zhì)檔案，一套項(xiàng)目檔案數(shù)量上千卷，需要很多紙張，造成每個(gè)單位都有龐大的檔案室，需要配備多人編制和管理，人工建目錄，占用許多資源，造成人力物力的過(guò)多利用，甚至是很浪費(fèi)。
4、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。各參建單位由于各種條件的限制往往很少配備專(zhuān)職資料員，大多是兼職資料員，工程技術(shù)人員兼作資料工作，或是辦公室文員兼作資料員，這就造成資料員素質(zhì)參差不齊，有的具有工程方面的知識(shí)，卻不具有檔案方面的知識(shí)，有的具有檔案知識(shí)，對(duì)工程方面知識(shí)又缺乏了解，還有的對(duì)這兩方面的知識(shí)都不甚了解，等等，這給項(xiàng)目檔案管理工作帶來(lái)很大的困難。
5、缺乏責(zé)任約束。建設(shè)單位、相關(guān)單位、監(jiān)理的責(zé)任，有的不明確，有的雖然有規(guī)定，但不落實(shí)，且不承擔(dān)責(zé)任。建設(shè)單位自身的人員責(zé)任也不落實(shí)，一些檔案缺損、錯(cuò)誤找不到人負(fù)責(zé)，缺乏考核約束。
6、協(xié)調(diào)性不夠。建設(shè)單位與相關(guān)單位之間、建設(shè)單位內(nèi)部相關(guān)部門(mén)和人員相互間工作協(xié)調(diào)、銜接不夠，各自為陣，這樣就使項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、方法不統(tǒng)一，影響了項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。
三、 路橋工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策
1、依法進(jìn)行項(xiàng)目檔案工作管理，提高工程整體質(zhì)量。一是按照《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，建設(shè)單位有義務(wù)做好建設(shè)過(guò)程中發(fā)生的檔案收集、管理工作。換句話說(shuō)，項(xiàng)目檔案管理是依法必須完成的工作，不容忽視。二是加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督，打擊施工過(guò)程中出現(xiàn)的腐敗現(xiàn)象，需要充分發(fā)揮檔案的憑證作用、依據(jù)作用、監(jiān)督作用等社會(huì)管理功能，保證檔案質(zhì)量至關(guān)重要。項(xiàng)目檔案收集不完整、管理不科學(xué)，質(zhì)量得不到保證，因此，需要依法對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理，以提高工程整體質(zhì)量。
2、以人為本，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，做好工程檔案的管理工作。（1）加強(qiáng)對(duì)工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。（2）是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得上崗證書(shū)。（3）是深入現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的服務(wù)工作，主動(dòng)做好對(duì)重點(diǎn)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)，積極做好項(xiàng)目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設(shè)同步，認(rèn)真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。（4）是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動(dòng)態(tài)，即新的項(xiàng)目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時(shí)又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時(shí)將相關(guān)信息反饋到管理層，并通過(guò)匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中。
3、提高檔案管理人員的素質(zhì)。高速公路工程檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到路橋建設(shè)路工程檔案管理的重要性、艱巨性，突破舊的管理概念和固有的模式，學(xué)習(xí)研究國(guó)家基礎(chǔ)建設(shè)方面的政策、法規(guī)，增強(qiáng)法制觀念和依法辦事能力，嚴(yán)格執(zhí)行路橋工程建設(shè)檔案管理職責(zé)，積極參與路橋工程建設(shè)檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)，在實(shí)踐中鍛煉、提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，使路橋工程建設(shè)檔案更好地服務(wù)于路橋建設(shè)建設(shè)的需要。
4、加快檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展。檔案信息能否有效地被開(kāi)發(fā)利用，除了很大程度上取決于檔案信息的質(zhì)量外，還與檔案信息傳遞的技術(shù)密切有關(guān)。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，人類(lèi)已進(jìn)入信息時(shí)代，特別是政府信息公開(kāi)工作的逐步開(kāi)展，社會(huì)各界對(duì)文件、檔案等政府信息的需求急劇增加，對(duì)文件、檔案等的傳統(tǒng)手工操作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，滿(mǎn)足不了政府信息工作的需要。所以我們必須加快檔案的信息化建設(shè)，具體包括館藏資源的信息化及計(jì)算機(jī)等高新技術(shù)的應(yīng)用。
5、定期開(kāi)展資料整理、檢查與監(jiān)督。由于檔案管理是一項(xiàng)瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，建設(shè)項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至?xí)写罅抠Y料流失，所以要定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中的各種資料應(yīng)定期或不定期進(jìn)行檢查評(píng)比，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。
結(jié)束語(yǔ)
作為一名路橋工程建設(shè)檔案管理人員，不僅要做好傳統(tǒng)的檔案管理工作，還要結(jié)合檔案現(xiàn)代化管理需要，充分應(yīng)用信息技術(shù)，以提高檔案科學(xué)管理水平，實(shí)現(xiàn)路橋企業(yè)良好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)：
[1].許輝. 交通工程檔案質(zhì)量剖析與管理控制[J].北京檔案，2006