時間：2023-06-01 11:33:06
導語：在辦公室工作精細化管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
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[摘要]企業辦公室工作管理,就好比整個企業管理的劑,適量的可以使企業這部運轉的車輪轉得更輕、更穩、更快。在這樣的背景下，企業辦公室工作務必實施精細化管理。本文從辦公室精細化管理工作的重要性和現狀著手，提出了辦公室工作精細化管理的有效措施。
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關鍵詞 ]企業；辦公室工作；精細化管理
引言
精細化管理是以精細操作的管理為基本特征,通過提高職工素質,克服惰性,強化鏈接,協作管理,從而提高一個企業、一個部門整體效益的管理方法。通俗地講,精細化管理體制就是由過去的粗放型管理向集約型管理的轉變,是一種意識,一種觀念,一種認真的態度,一種精益求精的文化,也是我們在做好各項工作中需不斷追求并持之以恒堅持不懈的理念。企業的每一位職工都是企業精細化管理的對象、載體和參與者,都是企業精細化管理的主體和實施者,只有每個人都參與到此項管理中來,企業的管理工作才能高效開展,高質量完成。
1、企業辦公室工作精細化管理的必要性
辦公室工作之所以要進行精細化管理,是由辦公室工作的幾個主要特點所決定的。
1.1繁瑣性決定了辦公室工作必須進行精細化管理
辦公室工作綜合性強,往往無規律可循,大部分工作沒有計劃性,更多的是突發和臨時性的。在這種情況下,如果辦公室管理者或辦公室人員不進行精細化管理,往往容易丟三落四,讓千頭萬緒的事務工作亂作一團麻。只有加強了精細化管理,才能有的放矢,急緩有序,把辦公室工作安排得井井有條。
1.2參謀性決定了辦公室工作必須進行精細化管理
企業決策層在進行決策前有大量基礎性工作是需要辦公室人員去完成的,在一定程度上辦公室管理人員還起著參謀的作用。所以辦公室人員所做準備性工作或是給出的參謀意見必須全面而且要準確無誤,這樣才有利于領導做出正確的決策。要做到參謀意見全面而又準確無誤,那就必須從精細處入手。
1.3服務性決定了辦公室工作必須進行精細化管理
辦公室工作歸根到底就是服務,為決策層服務,為企業內各部門服務,為整個企業內的員工服務。為決策層服務就是為決策者提供良好的決策依據,做好各項基礎性工作,把領導者從繁雜的事務性工作中解脫出來,同時做好上傳下達。在企業內辦公室的橫向服務主要為溝通與協調工作。辦公室在企業內應該是與各個部門打交道最多的部門,一方面是因為上傳下達的需要；另一方面,當一項工作涉及到幾個部門共同完成時,辦公室就要在中間充當聯絡和協調的角色。并且,在完成領導行政命令督辦時,辦公室又承擔著檢查反饋的職責。辦公室在企業內一般還擔負著后勤管理、治安保衛、車輛管理等等,這些都是涉及到員工切身利益的服務性工作,如何解除員工的生活后顧之憂,讓員工專心地從事企業的生產、建設等主導性工作,也是辦公室人員的工作重點之一。
2、企業辦公室精細化管理的現狀
個別企業將精細化管理流于形式，形同虛設。目前市場經濟不斷的發展，在以“經濟建設為中心”的背景下，各企業面臨很大的經濟壓力，另外精細化已經成為了企業辦公室管理的重要標準之一，因此個別企業將精細化片面的理解為著眼于小事，更有甚者將精細化錯誤的解釋為“繁文縟節”，增加許多不必要過程和手續，不僅使得精細化流于形式，更阻礙了企業的發展，降低了辦事效率。當然，企業辦公室工作管理的精細化需要一個不斷完善的過程，也沒有什么固有的模式可以效仿，這就要求我們要從管理的實際經驗中不斷的歸納和總結，只有不斷的發展創新，具體問題具體分析，才能保證精細化為企業辦公室工作的管理發揮最大的作用。
3、企業辦公室精細化管理的有效措施
為了杜絕表面化、形式化的現象發生，使得精細化管理深入人心，為企業更好的服務，需要做到以下幾點：
3.1培養一支高素質、高效率的辦公室人員隊伍
提高辦公室工作質量的前提,就是要培養一支高素質、高效率的辦公室人員隊伍。高素質、高效率的辦公室人員要求必須是具備全面的辦公室專業知識和豐富的辦公室工作經驗、政治素質過硬、責任感強、辦事效率高,同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻、甘當幕后英雄的精神。辦公室工作除了對專業理論水平的要求外,更多的需要經驗的積累和高度的責任感,對崗位工作和領導交待的事項必須要一件不落地按時高質量完成。辦公室工作中最忌諱懶懶散散、辦事拖拖拉拉,因為辦公室工作基本都是時限性比較強的工作,辦事效率太低就會誤事。有時為了搶時間經常會在業余時間加班加點,而白天辦公室人員一般都是陷于繁瑣的事務性工作之中,很少能靜下心來寫材料,特別是辦公室主任和秘書人員起草報告、領導講話稿以及宣傳稿等通常都是在晚上夜深人靜時完成。在接待工作中,常常需要起早貪黑,跑前跑后,把客人的吃、住、行都必須安排得細致周到；對后勤服務工作,更是需要足夠的耐心和熱情地服務態度。曾經有人把辦公室人員比作是“勤勞的牛、奔跑的馬、溫馴的羊、受氣的豬”,我覺得很是貼切,其實辦公室人員就是一個綜合性角色,即需要能文能武,能屈能伸,能說能跑,能迎來能送往,還要特別能吃苦特別能受氣。
3.2制定合理的制度，嚴格加強考核
精細化管理要求每一位職工的工作都要精細化、規范化、標準化。如果我們在工作中,只是一味地要求大家這個精細化、那個精細化,而沒有嚴格的獎懲、考核辦法、規定做保證,沒有好與差的區別,沒有量化的標準來衡量,必然導致精細化管理工作落不到實處,甚至流于形式。“無威不足以立規,不懲無人守規”。因此,在實際工作中,我們應分別結合辦公室各類工作制定相應的工作標準與職責要求,把它作為對每一個職工做好本職工作的考核依據,將其工作業績與效益工資掛鉤,把工作業績作為標尺來衡量辦公室工作人員的工作成效、貢獻大小。堅持用事實和數據說話,而不是單純憑主觀印象來評價,使辦公室每個成員都能各司其職、優質高效地完成各自承擔的工作任務,實現人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基礎上,再付之于嚴格的監督考核,既激發了職工的工作熱情與工作積極性,也大大推動了部門的精細化管理工作。
3.3加大宣傳力度，培養和堅持精細化理念
“精細化”管理想要真正的深入人心，有效開展，就必須加大宣傳力度，加強思想建設，在辦公室人員中建立和培養起精細化的理念，制度只能約束人們的行為，將生硬的制度變為人們的潛移默化，才能更好的實現這樣一種管理。在企業不斷的發展壯大中，應當把這種“精細化”的制度變成一種“精品文化”，只有以“精品”來要求自己，才能在工作中不斷的自我超越，提升精細化的含金量，更長久的保持其活力，促使辦公室人員將精細化的管理制度轉化為精細化的工作習慣，才是“精細化”的本質所在，只有這樣，“精細化”才能在企業辦公室的管理中發揮最大的效用。
結語
總之,精細化管理是精在事前,細在過程,意在結果的管理理念。企業辦公室工作人員要以精細管理的工作理念,積極上進的工作態度,只要把精細化管理工作真正落到實處,企業辦公室工作就會做得更好。
關鍵詞：高校辦公室；會務工作；精細化管理
作者簡介：張凱（1984-），男，山東蓬萊人，華北電力大學校長辦公室秘書；于喜海（1971-），男，黑龍江綏濱人，華北電力大學校長辦公室副主任。（北京 102206）
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）01-0214-02
隨著經濟社會的快速發展和高等教育改革的不斷深入，高校辦學規模不斷擴大，加之高校與社會聯系的逐漸密切，高校辦公室會務工作的任務日漸繁重，內容日趨復雜，要求越來越高。會務工作繁冗瑣碎，細節繁多，稍不注意就會出現難以彌補的錯誤，造成不良影響。如果沒有完善的工作機制和行之有效的管理方法就很難適應新形勢下的會務工作要求，將精細化管理引入工作中成為高校辦公室加強會務工作、提升管理水平的必然選擇。
一、會務工作引入精細化管理的必要性
在中外文化中，有關“精細化”的思想源遠流長。老子在《道德經》中提到“天下大事作于細”，韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”，四書中的《中庸》也提到“致廣大而盡精微”。[1]意大利的比薩斜塔每增加一厘米的傾斜都可能導致古塔的傾覆，1%的疏忽可能會導致100%的失敗。[2]著名的“海恩法則”指出：每一起嚴重事故的背后，必然有29次輕微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隱患。要消除一起嚴重事故，必須提前防控1000起事故隱患。這些言論都從不同方面詮釋了“精細化”的內涵及重要性。
隨著現代社會分工越來越細和專業化程度越來越高，一個要求精細化工作和管理的時代已經來臨。精細化管理不僅是一套系統的管理方式，也是一種成熟的管理理念。新形勢下，將企業精細化管理理念引入高校辦公室會務工作之中，既是推進會務工作從粗放型管理逐步向精細化管理轉變的必經之路，也是全面提升辦公室工作服務效能，應對新形勢、新任務、新要求的有益嘗試。
會務工作時間緊、任務重、頭緒多，引入精細化管理可以使會務服務制度化、規范化、科學化。只有通過明確的目標任務、細化責任，才能確保全覆蓋、無縫隙、不缺位、不漏項。前期的精心謀劃、精打細算最大限度地降低了辦公運行成本，避免了損失和浪費現象的發生。有利于理順工作機制，調動各方面的積極性，任何一方在完成本職工作之后，都會將精力投入到更緊迫的工作中去，這不僅克服了傳統流水作業的弊端，極大地提高了工作效率，還有利于形成和諧的團隊氛圍。科學的管理有利于高校辦公室的長遠發展，有利于培養工作人員良好的工作習慣，進而展示辦公室良好的風貌、辦公室人員良好的業務素質。
二、會務工作精細化管理的內涵及特點
精細化管理來源于日本的精益生產管理理論。[3]二次世界大戰后，豐田公司創新思維方式，采用適應“多品種、小批量”的特點，以徹底杜絕浪費、提高生產效率為核心的精益生產方式，由一個名不見經傳的小公司一躍成為汽車業明星。這種生產方式曾使豐田公司在全球經濟普遍不景氣、汽車工業陷入嚴重的行業危機中獨樹一幟，創造了世界汽車史上的奇跡。其內涵是用精益求精的態度和認真細致的方法來控制生產中的每道工序和每個環節，從而以最小的投入創造出最大的價值。
作為一種管理理念和管理技術，精細化管理通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化和數據化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協同和持續運行。[4]精細化管理最基本的特征就是重細節、重過程、重具體、重落實、重質量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節上精益求精。
高校辦公室會務工作精細化管理是“精心組織、細心辦會、真心服務”思想的具體體現。這就要求每一個人都要把本職工作做到位，對工作負責、對崗位負責，人人都管理、處處有管理、事事見管理。
高校辦公室會務精細化管理的內涵應包含三層含義：一是“精”，即會務工作要突出重點，明確主線。各項工作要根據實際確定每個時期的工作重點（如會前的籌劃、分解，會中的服務、接待，會后的督辦、總結），只有這樣才能把握住工作的方向。二是“細”，即覆蓋會務全過程的環節要全，同時應具備一套完整而又詳盡的工作機制，才能做到事事有章可循。重點強調把制度落實到位并內化為自覺行動，使辦會人員能夠真心地為每一位與會者服務。“細”的另一方面含義是要“小”。從小處著眼，從細節抓起，只有樹立“辦公室工作無小事，會務工作無小節”的工作敏銳性，才能從實處落實精細化管理。三是“省”，即精打細算，一方面是精簡不必要的會議及環節，節省時間、提高效率，另一方面是提前調動各方面的主觀能動性，做好會議預算明細，做到隆重而不鋪張、簡潔而不簡單，爭取花小錢辦大事，并將其貫穿于整個會務工作的各個環節。這樣，繁雜瑣碎的會務工作便如同豐田生產系統一樣在幾乎完美的環境中有序進行，達到每一個步驟都精心、每一個環節都細心、每一項工作都是精品的近乎完美的內化效果。
三、會務工作中實現精細化管理的建議
作為綜合協調部門，高校辦公室是學校會議的組織者和承辦者。會務工作既是高校辦公室核心業務之一，也是展示辦公室工作水平的窗口。它直接影響著學校教育方針、政策、路線在全校貫徹落實的程度，也直接決定著高校辦公室在學校師生及外來嘉賓心中的形象。
1.達成一個共識：會務工作無小事
精細化管理不是針對某一環節，也不是某個人的事情，它要求全體辦會人員必須全員參與。同時要轉變思想觀念，會務工作要從粗放的經驗管理轉變為科學的精細化管理。
一方面，高校辦公室要通過辦講座、搞培訓、大討論等形式，在日常工作中加強教職工的理論學習。只有這樣“精細化管理”的理念才能深入人心，由單純的管理方式轉變為廣泛的管理理念。
另一方面，在辦會過程中，從上至下要把精細化管理的作風貫穿到辦公室會務工作中的方方面面，按照精細化管理的要求細化目標、量化任務、強化責任，確保各個環節無縫對接、整體工作運轉順暢，做到細微之處見精神、細微之處見水平。[5]“會務工作無小事，細節決定成敗”。會務工作，特別是大型會議活動的組織工作更是一項復雜的系統工程，如辦會伊始要提前謀劃，考慮到整體工作的方方面面及彼此間的關聯與影響；會議過程中不要輕易放過任何一個可能影響全局的細節，對到會人員、座次排位、會議材料等容易發生問題的地方要細致入微、親力親為。因為會議一旦開始，哪怕是最細小的錯誤都可能釀成無法彌補的后果，造成無法挽回的影響。因此對細節的重視必須提高到與戰略相同的高度。
2.強化兩種意識：精益求精和精打細算
精益求精即以打造精品會議為目標。辦會作為高校辦公室的核心職能之一，是辦公室展示工作水平最直接的形式。俗話說“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此會務工作要高標準、嚴要求，不能僅僅滿足于跑跑腿、傳傳話的工作狀態，要樹立“無功就是過”的思想，創造性地開展工作，不斷提高工作質量、水平和效率，把小事做細，把每個會議都辦成精品工程。推進會務工作的精細化管理，要求高校辦公室在立足實際及廣泛調研的基礎上制訂和形成切實有效的工作機制、制訂規范嚴格的工作標準、建立明確的獎懲激勵機制。這就如同制造業中按照設計產品說明書的要求來制訂工作預案，按照設計流水生產線的要求來細化流程，按照管理規模化生產的要求來進行統籌，確保每一個參與的工作人員都了解所有的環節和程序，通過規范化、標準化、精細化作業，把每一場會議和活動都打造成精品，有效避免了因工作人員經驗和能力上的差異導致工作質效出現差異的問題。
精打細算即打造高效節約、求真務實的新型會議模式，不流于形式，真正達到會議召開的目的。高質量的會務工作不僅要盡可能地節約能耗和各類物資，更需要精簡會議場次、簡化會議環節，騰出更多的時間，切實提高整個學校的工作效率。因此，會議應本著“簡潔”、“高效”的原則，力求時間短、人員精、場地夠用、物品實用、會議效果好。一是要充分利用現代通訊技術設備，對于一些地域跨度較大、召集時間比較緊迫、會議服務成本較高的會議可以通過電視電話會議和網絡會議等形式，達到節省會議開支、提高行政效率的效果；二是會議材料質量要高，信息量要大，發言材料要根據會議內容限定字數，通常以不超過5000字為宜；三是各個環節的時間要控制好，如發言時間盡量不要超過20分鐘，提出問題、闡明觀點、講出思想即可，過程性的內容盡量少涉及；四是會議的開支要精打細算，會議用品可以采購或制作一些可以反復使用的物品，不能為了“擺闊氣”而違背原則；五是取消不必要的環節及安排，給會議承辦方和與會人員帶來經濟負擔和心理負擔的能免則免。
3.抓好三個環節：會前精心謀劃，會中細致服務，會后督辦總結
在實際會務工作中有效推行精細化管理，要求高校辦公室在“精、準、細、嚴”上下工夫，細化目標、量化任務、強化責任，實現辦會規范化、科學化、標準化，力求精益求精、細致入微。在實施過程中，要具體抓好以下三個環節：
（1）會前準備是整個會務工作的重點。準備工作是否充分是會議能否取得成功的關鍵環節。
首先，會議方案要細。一套高質量的會務方案絕不是閉門造車、憑空想象的，它是建立在提早考察、廣泛調研、主動溝通、全面思考的基礎之上。會務方案要將分工細則、經費預算、議程安排、準備文件、會場布置、接待服務、會議編組、后勤保障等方方面面的問題考慮和安排好。最后的成果體現在會議指南的編制上，讓與會人員一冊在手，釋疑解惑，同時策劃者還要做好準備預案，做到有備無患。
其次，落實要精。方案確定后，應根據會議規模決定是否召集相關的部門或人員召開協調會和分工會，確保會議任務在第一時間下達給相關人員。會務分工要求組與組之間、人與人之間具有較強的協調性，各組的負責人要熟悉本組人員的辦事風格和特點，做好成員之間的角色定位，確保不因某一個人的離開而影響全局工作的進行。
最后，檢查要全。會議檢查要求會務工作者親力親為，保證“嘴到、手到、眼到”，能自己做的事情絕不能找人代勞，交由別人做的工作也要及時地查漏補缺，不能存在僥幸或憑印象的心理。在實踐中，可以堅持會前“三巡”的做法：一是對照會議安排巡查一下會場座次有無疏漏，有無錯排、漏排的現象；二是巡查所分發的會議材料，特別是發給參會領導的會議材料是否足夠、順序有無差錯、文件內頁有無缺碼等；三是巡查會場的音響視頻設備是否正常運行、影音資料是否分門別類備好等。[6]
（2）會中服務決定著辦會的質量。會中細致的服務是精細化管理在會務工作中最重要的體現。會議期間是辦會的最緊張階段。會議一旦開始，任何錯誤都會被無限地放大，因此，要確保會中各項工作萬無一失。首先是會務接待，如簽到桌要安放在會場入口處醒目位置，同時在與會人員簽到時要安排會務人員進行引導，使其在最短時間完成簽到。隨后會務人員要主動引領與會人員找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主動細致地做好會場服務，主要包括會議記錄、影音多媒體調試等場內服務，還有安排會間服務以及食宿、人員接送、醫療安保等場外服務。最后，尤其需要關注的是會議進行中可能發生一些臨時變動，如調整議題、增加與會人員以及其他特殊情況。會務人員要及時向領導請示，并根據領導的指示妥善處理，確保會議按照既定議題進行。
（3）會后督辦是會議成果的保證，會議的總結和建檔是會務工作創新的源頭。一次完整的會務工作并不是隨著會議的結束而結束，辦公室作為全校工作的督辦機構，會后的跟進和督辦是會議的繼續和延伸。它不僅可以督促基層抓落實，還可以及時搜集、了解動態信息，為領導進一步決策提供參考，保證會議達到預期目的，取得實際的效果。而創新的源頭在于繼承，在于對以往經驗的不斷總結和升華，會后的總結和交流也顯得尤為重要。因此，在條件允許的情況下，辦公室應在會議結束后的第一時間召開一次會務工作總結交流會。大家將本次會議的亮點、不足、遇到的難題以及辦會心得進行簡單梳理，從而促進整體工作的創新；另外，大家應在交流中理順工作關系、互通有無，既統一了認識也提高了整體的工作水平，強化了團隊意識，從而更加有利于精細化管理在辦公室其他領域工作中的全面開展。
參考文獻：
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[2]張雅君.試論高校的細節管理及其制度化[J].世紀橋，2006，（9）：90-92.
[3]汪中求.細節決定成敗[M].北京：新華出版社，2004.
[4]汪中求.精細化管理之基本理念[J].中國商貿，2008，（9）：116.
關鍵詞：德育工作 精細化管理 中學教育
中圖分類號：G631 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2017）14-0162-01
德育教育和精細化管理是學校和班級管理不可或缺的一個重要組成部分，作為班主任，力圖從下面幾個方面取得一定的創新性和突破性進展，以期探究出一些德育教育和班級管理工作的新思路，不斷豐富德育教育和班級管理的內容，使得學校“校本德育工作體系”能夠發揮應有的作用，最終指導具體的教育教學實踐，從而促進班級管理工作高效開展，達到提高學校德育工作實效性的目的。
一、創辦班刊搭建平臺、凝聚力量
班刊作為校園（班級）“硬文化”和“軟文化”的一個重要組成部分，采用16k、64頁印刷設計，是凝聚全班同學智慧和力量的中心園地與精神舞臺，是學校、班級、教師、學生、家長相互聯系交流的平臺，也是班級重要的宣傳和交流窗口。班刊具體設置有卷首寄語、人生導航、一中驕子、青青雨露、校園人物、高考之聲、烏龍校園、醉美一中、德育天地、班級建設、歲月珍藏、學子風采等欄目。
二、六封家書傳承感恩情懷
對于大多數中學生來說，感恩意識絕不是簡單回報父母的養育之恩，它更是一種責任意識、自立意識、自尊意識和健全人格的體現。班主任需要在“家庭、社會、學校、班級”四位一體的教育背景下將感恩教育深入人心。具體做法是以主題班會結合學生給家長寫一封家書的方式開展，此項活動每學期至少開展一次，持續開展六次，將感恩教育貫穿于整個高中三年的學習生活中。同學們擁有了感恩之心，就會更加熱愛班級、學校、家鄉、祖國、世界，就會對他人充滿了愛心，可以促使同學們在三年的學習生活中不斷完善自身，奮發圖強，不斷超越。
三、一首“班歌”助推夢想成長
班歌是一個班級對內的號召和激勵，對外的形象展示和宣言，是班級精神風貌的重要標志，是引領班級發展方向的精神宣言。它反映的既有教師的理想、要求、愿望，又有同學們的感受、追求和成長心聲；它在激勵學生成長、凝聚班級精神、推動班級管理和班級德育文化建設等方面發揮著重要作用。班歌猶如班級的精神圖騰，與班規、班訓等相得益彰。在班歌的創作過程中，對班歌的理解和創新如下：
（1）班歌同時擁有屬于明責、抒情、勵志和奮進的散文詩歌性質。可以集體演唱和集體朗誦，也可以單獨演唱和單獨朗誦，班歌不僅可以發揮其在學校、班級大型校園文化活動中的靈活性和創新性作用，還可以調動全班同學的參與熱情，又可以發揮班歌的魅力，體現出本班對外宣傳和對內凝聚人心的雙重效果。
（2）要求同W們人人會唱，在成功和榮譽面前會唱，在失敗和生活學習壓力下也會唱……與其說班歌是班級管理和班級德育文化建設的內涵式力量，還不如說班歌是助推夢想成長，貫穿同學們三年學習和成長的精神支柱。
四、人人有事做，事事有人管，時時有事做，事事有時做
“人人都是班干部”的核心是以學生為本，科學地管理班級，大膽放手學生們“自治”。這種班級管理制度可以增強自信心，培養學生的責任意識和自尊心。這樣便于讓他們在班干部崗位的參與過程中找到自己的位置，調動其積極性，讓班級的每一項工作都能在學生的努力下順利完成。
（1）設置相應的語文組、數學組等學科組別。每個組設置組長一名，副組長兩到三名，根據階段性綜合表現將本學科表現突出和存在學習困難的同學自動加入相應的學科組，建立相應的學科幫扶團隊，以此鼓勵同學們無偏科，全面發展，同步發展，樹立團隊合作的重要性。
（2）除了設置常規的班長、學習委員等班干部的職責、競選要求和管理模式外，還需要從以下兩個方面進行創新：設置值周班長制；嘗試班干部每人一天負責制。
這樣一來，每位同學一學期都能當上三至四周的班干部，使每位同學的聰明才智和能力都得以體現，同時也讓每位同學體會到了當班干部的艱辛、困難，更重要的是讓每位同學都為班級管理和班級德育文化建設出力獻策，培養和深化了同學們的班級榮譽感和團隊合作精神。
五、結語
學校德育和班級管理是一項艱巨、復雜的教育工作，當前中學德育和班級管理機制還不夠健全，我們要努力踐行“以情育德，以德樹人”的思想，不斷探索并解決中學的德育和班級管理問題，進一步加強德育建設和班級精細化管理，增強廣大師生凝聚力，使學校德育和班級管理工作再上新臺階。
參考文獻：
[1]蘇霍姆林斯基. 給教師的建議[M].北京：教育科學出版社，1984.
關鍵詞：辦公室；行政管理；精細化管理；思路與對策
作為一種企業管理的理念和模式，辦公室精細化管理是社會進步下的產物，其不僅可以規范辦公室工作章程，履行辦公室工作義務，協調辦公室人員矛盾，更是對企業規范管理的一種可行性管理模式。其可以最大限度地減少企業占地資源、降低企業管理成本、優化企業內部結構、深化企業基本思想、完善企業整體結構、弘揚企業內部文化，并把企業管理制度向著科學化、精細化方向發展，把企業文化深入人心，促進辦公室工作人員能力的提高。
1實現辦公室行政管理精細化的背景
1．1沒有重視精細化管理的重要作用
企業的管理者是一個企業生存的根本。管理者能力的高低決定了企業發展的好壞。企業精細化管理可以幫助管理者管理企業，實現企業的科學化管理。管理者必須具備一定的管理意識，管理者本身的管理意識能力強，才能實施企業的精細化管理。然而，當前我國的企業管理者大多缺乏精細化管理意識和經驗，不能對企業內部存在的問題及時作出合理的解決和調整，導致企業管理混亂，企業的管理水平降低。
1．2傳統管理思想導致項目管理滯后
企業需要不斷的創新，注入新思想、新觀念，不斷更新管理方法，才能跟上時代的腳步，滿足企業發展的需要。而現在的企業管理者大多因循守舊，墨守成規，企業內部管理內容更新慢，滿足不了現有企業發展的需求。管理者的思想嚴重滯后，新開發項目不能及時得到細化和分工，考慮問題也不夠全面，常常以偏概全，嚴重影響企業的發展進程。所以管理者必須要不斷地更新管理思想，學習先進管理模式，把辦公室行政管理工作精細化，明確管理目標，才能把企業的行政管理也業務工作相結合，促進企業全面發展。
1．3管理制度難以滿足現代管理發展
每個公司都有相關的管理制度。管理制度是企業給員工制定的標準，制約企業員工的行為，規范企業員工的準則。在我國，很多企業在管理制度上還不完善。導致很多情況下工作人員的重負作業，人員管理制度不健全，獎懲制度也只是擺設，并沒有真正意義上的管理制度，只是空設。時代在進步，社會在發展，企業管理制度也需要不斷地更新，才能滿足人們日益增長的物質文化和精神文化和企業文化需求。因此，制定管理制度要與時俱進，不斷更新，落到實處，不能紙上談兵。這樣才能使企業更加有條不紊、井然有序地朝著新方向前進。
2實現辦公室行政管理精細化的思路分析
2．1實現辦公室管理科目的細化
傳統的管理模式采用的是“人治”的管理思想，管理者一人獨大，統治整個企業。這種管理模式存在著很多弊端。管理者的盲目自大，做出的錯會指令會導致整個項目發生變化，從而使企業面臨窘迫的境地。通過細化和量化分工，多人參與企業管理，集思廣益，使企業的每個環節都有專人把關，不但可以節約時間，節省開支，提高工作效率，實現企業的最優化。
2．2融入流程化和規范化的理念
要想把辦公室行政管理工作精細化，可以通過工作的流程化和標準化來實現。每個企業也都有自己的標準和準則，只有遵守企業的規章制度，按照標準來要求員工，賞罰分明，讓員工在思想和行動上都嚴格遵守企業的規章制度，企業才能穩固發展。把工作落實化、流程化，按部就班，企業將會按照設定的目標有序開展，實現共同進步。
2．3重點優化協同與經濟化意識
辦公室的工作內容復雜多樣，包含方方面面，每一個部門都有自己的工作職能，協調好每一項工作，保障辦公室工作正常有序進行。辦公室的行政管理工作，需要大家的共同努力，企業運轉也需要大家齊心協力。互相溝通，合作交流才能有效地完成一項工作。所以，簽訂合同也是企業必不可少的環節。合同的簽訂既保護了員工的合法權益，同時也給管理者提供保障。達到雙贏的目的。辦公室精細化的實施，很大程度上優化了辦公室人員結構，提高員工的經濟化意識，促進企業行政管理工作的有效進行。辦公室行政管理工作離不開人與人之間的交流，良好的溝通方式可以使一個企業凝聚力和向心力不斷提升，改善人際關系，整體上提高企業行政管理機制，推動企業向科學化、精細化、完善化發展。
2．4強化信息技術手段應用水平
隨著當今社會的進步，信息技術在現代化的企業管理中也占據著非常重要的地位。這也就要求管理者具備一定的信息技術水平，利用先進的信息技術管理企業，使企業管理越來越先進，工作的流程越來越標準化、自動化，工作分工越來越明確化、信息化，不斷的推進企業的進步，朝著越來越精細化、科學化的方向發展。信息技術作為現代化的科技手段，已經廣泛的使用于我們的工作和生活之中，只有完善的信息技術才能支撐企業文化的發展。
3促進辦公室行政管理精細化的對策建議
3．1結合辦公室文化提升管理精細化主動性
企業的辦公室文化在企業文化中占據著重要地位。如何實現企業的辦公室精細化，首先要從員工著手，提高員工的思想意識。工作不是一蹴而就，要遵循一定的原則，有始有終，循序漸進，日積月累，員工的思想意識久而久之就會形成了精細化的管理意識。企業可以制定科學化的管理計劃，制定年計劃、月計劃，甚至把工作細化到周、日，逐一開展工作，讓員工在日復一日的工作中明白精細化管理工作的精髓，不斷的改進和完善精細化管理，形成鮮明的企業文化，通過管理意識的提升，最后達到執行力的提升。
3．2融入標準化與制度化增強精細化規范性
企業管理離不開管理者，管理者之間的思想意識要保持高度的一致才能保證企業工作的有序開展，這必然需要辦公室行政管理制度的精細化。沒有規矩不成方圓，只有制定健全的企業管理制度，才能規范和約束企業員工，形成企業管理制度體系，改善企業管理中的破舊觀念，形成管理制度精細化。如何實現管理制度的精細化，就需要企業管理規章制度的規范，指引管理者健全企業規章制度，協調各部門之間的關系，避免出現漏管、空管的現象。管理者要時刻保持高度的清醒，總領全局，有全局意識，宏觀調控辦公室行政管理。很多企業的行政管理工作人員在思想和意識上都沒有達到一定的高度，缺乏理論知識，沒有嚴格的管理制度，制定的目標空洞、不明確，沒有嚴格的考核標準，制定的目標往往都是空設，沒有實質性的意義。所以，企業管理人員要想實現企業的精細化管理，還需要制定行之有效、符合實際的管理制度，明確目標，減少失誤，最終才能真正實現既定目標，提高工作效率，完善管理制度。
3．3從根本上提高員工專業能力與職業素質
企業管理離不開管理者，更離不開員工。管理者制定科學合理的管理制度，需要員工的配合和遵守。通過把辦公室行政管理精細化，不僅能提升管理者的管理水平，同時也能幫助員工把工作細化、易化，落實到每一個人的頭上，便于管理者采用科學的方法考核員工。避免員工重復作業。同時，適當的獎懲制度也可以調動員工的積極性，激勵上進的員工，鼓勵良性競爭，讓員工全身心地投入工作當中去。通過這些手段實現辦公室行政管理精細化，提高行政管理水平。信息技術在現代企業當中的使用率特別高。運用先進的信息技術可以提高行政管理水平，提高工作效率。作為企業的行政管理人員，要在工作中不斷地學習，分析和思考工作中的細節，總結工作經驗，查缺補漏，不斷提升自己的職業素養，在企業中做出表率，用自己的實際行動做出榜樣，激勵身邊的員工，提高自身工作水平，帶動企業穩步向前發展。
3．4精細化進行定崗定責實現崗位的精細化
依據辦公室行政管理精細化的標準要求，制定健全的工作責任體系，制定崗位責任劃分標準，科學合理的安排工作崗位，明確每一個工作崗位的職責和功能，確定工作目標，按時按點，分工明確，團結協作，和平發展。使整個辦公室管理制度越來越人性化、科學化、標準化。規范工作崗位職能，健全辦公室管理機制。統籌規劃，責任分工，精細化的崗位分工，規范化的工作崗位。辦公室行政管理的精細化、科學化，需要信息技術的支持。信息化時代下的企業管理制度變得透明化、崗位精細化、目標科學化、管理人性化。企業管理在這些技術支持下會變得越來越成熟，越來越完善。
辦公室的業務管理與行政管理往往是相輔相成的，以單一辦公室成員為一個團隊，如果缺乏相應的團隊紀律，則可能造成辦公室責任意識下降，人員工作態度不端正等問題。將行政管理工作精細化，能夠有效減少日常工作中的不合理現象，避免一些管理隱患，使辦公室管理更加有序同時也更為靈活。辦公室工作達到了更高標準，則提升了單位形象，確保了單位整體效能。
二、現階段辦公室行政精細化管理尚存的問題
1.管理制度問題
制度是辦公室行政管理的依據和綱要，他提現了單位對辦公室的基本要求，同時強調了辦公室的基本任務和職責所在，制度越合理則越能夠引導辦公室工作有序化開展。但是目前辦公室制度普遍出現一系列問題，致使自身職能行使上受到很大的限制：①制度過于籠統，多數存在普遍性條款，而對于不同辦公室特殊性應當擁有的相關特別規定較為欠缺，導致不同辦公室工作相似，管理相似，但辦事效果不理想；②過于追求“同心同德”，辦公室人員整體辦事，卻分工不明，造成責任落實難，辦事積極性不高；③獎懲制度難以落實，雖然部分推行績效制度，但是由于模糊管理的原因，造成辦公室行政管理出現混亂。因此，必須細化行政管理工作，促使條理清晰、責任明確、分工有序。
2.管理項目問題
一方面，辦公室行政管理更多的是偏向于形式上的“紀律、作風”問題的管理，雖然有所效果，一旦推究細化項目上顯得較為蒼白，無法做到面面俱到，辦公室行政管理應當向科學化發展，思考行政管理與業務管理之間的關系，如何實現兩兩促進，管理項目的劃分將會是精細化發展的先行步驟，例如：紀律問題、作風問題、考勤、監督等均需要重新劃分，并明確相應的項目管理標準。另一方面，在以往的辦公室行政管理方面，常出現一些“力有未逮”的情況，即使付出相當的管理力度，但是仍舊收效甚微，這實際上是由于既有的管理項目難以涵蓋所有的辦公室工作，出現管理盲點，精細化管理正是要找出這些盲點，同時建立新的管理項，實現長遠的量化管理。3.管理意識問題精細化意識是實現精細化管理的先決條件，例如作為單位和辦公室領導，在參考設置辦公室規章制度的同時，會根據自身的意識形態進行局部更改，包括管理項目和標準等，如果具備精細化意識，在考慮問題時便會更加客觀細致，從而制定出更加科學的指標。但在現實工作中，往往會出現領導者精細化和經濟化意識不足，造成形而上學的管理弊病，空有精細化的口號，卻不知如何著手。
三、如何實現精細化管理
1.重視意識的養成與運用
領導方面：需要多調研基層辦公室的實際情況，根據其工作職能的特點，結合單位的整體屬性設計出隸屬于辦公室的專門管理辦法。同時，始終做到以“細化”為標準，精確分解各種管理工作，并思考不同工作之間的聯系，設計出一套能夠有益于管理同時又能保障和提高業務水平的科學化制度。工作人員方面：必須認識到精細化管理的優勢，同時具有先覺意識，主動采用精細化的辦法，對自身所需完成的任務進行分工，從思想根源上接受和推崇精細化管理。要做到這兩個方面，就必須注重單位的日常教育和宣傳工作，最大程度上對所有人員的內在精神思想進行良性刺激。
2.重視制度精細化的構建
易制度為準繩能夠將辦公室的日常工作進行細致的劃分，減少中間可能出現的一系列問題，提高工作效率。辦公室雖然小，但是仍舊應當“五臟俱全”，制度的制定必須包含：考勤、檔案管理、出勤、值班、監督、宣傳、信息、財務、調研、評估等各個方面的工作內容，同時除了要硬性規定相關紀律之外，還應當匹配相應的工作流程、工作責任、工作方向和工作標準，實現有據可依、有責可循。各辦公室之間應當相互配合，互為監督，建立除上下屬之間的管理之外，還應當開通同級之間的相互監督與批評渠道，構建互動的行政監督管理機制。
3.重視管理項目的綜合性
①著重細化日常工作記錄。包括人員出勤、請假、工作量、工作時限等具體事宜，事無巨細做好每個細節的登記，便于日后檢查。除了建立以辦公室團隊為單位的專屬記錄，還應當有以單個工作人員為主體的記錄，著重登記個人在工作過程中的表現。②完善績效考核制度，以績效考核帶動辦公室管理。將績效考核的項目與辦公室工作細節進行掛鉤，主張對辦公人員的工作態度、工作質量、工作能力、工作效果等進行考評，績效考核與硬性行政管理、業務管理相結合，實現張弛有度的管理過程。
四、總結
一、小企業辦公事務存在的問題與不足
小企業在管理事務、搞好服務及辦文、辦會、辦事的質量和水平等方面都顯得尤為重要，但用高標準來衡量辦公室的工作，普遍還存在一些問題和不足：
一是疏于管理、責任淡化。工作流程不夠精細，工作效率不高的問題。少數人的責任心不夠強，辦文、辦會、辦事還不夠干練、不夠圓滿，有時出一些低級差錯，影響工作質量和企業形象。
二是疏于服務、忙于應付。主要是工作的主動性、創造性差，成天忙于應付性的工作，“沉”得不夠。
三是疏于學習、安于現狀。一些辦公室人員認為自己的素質還過得去，不愿意花時間、動腦筋搞學習，對本職工作得過且過。在這種情況下，如果不進行科學化精細化管理，勢必出現工作分不清輕重緩急，丟三落四，效率低下，疲于應付的情況。只有全面推進科學化、精細化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的問題，不斷提高辦公室工作的整體效能。
二、小企業辦公精細化的研究內容
針對現狀，研究小企業辦公室精細化管理方案，研究的主要內容是：一是對小企業辦公室內部業務精細化及管理方案進行定位，分析銷售市場對辦公室內部要求，作為較為精確地判斷，做到效益相對最大化，達到了合同書的指標要求;二是對小企業辦公室現狀進行分析并提出建議;三是對小企業辦公室辦公設備、軟件使用及管理提供支持。
三、小企業精細化的具體措施
（一）管理性費用控制
1.會議費、差旅費、招待費和辦公費等主要管理性費用嚴格執行事前審批制度，總額控制在預算內。辦公費、會議費由辦公室統一歸口管理，工作人員可申報需求，由辦公室統籌安排，并由辦公室負責做好辦公用品的收發、領用臺帳。
2.各類會議由辦公室統一安排，會議前必須填寫呈批件，并做好《費用預算明細表》，經總經理審批同意后嚴格按照預算執行。合理安排參會人員、會議天數，會議場地，盡量使用公司內部會議室，節約費用支出。
3.差旅費控制嚴格按公司相關制度執行，出差前在報銷平臺遞交出差申請，明確單次出差人數、交通工具、住宿標準，嚴格執行標準，超標部分不予核銷。提高出差期間的工作效率，減少因同一事件在外停留的時間，降低出差成本。
4.業務招待開支做好事前審批，分解全年招待費預算。接待人員在接待前必須填寫《接待申請表》，由辦公室確定接待地點和接待標準，禁止隨意接待和超范圍接待，杜絕豪華接待。
5.常辦公費用控制措施，主要通過進一步詢價、競價，選擇物美價廉的辦公用品供應商;建立低值易耗品使用臺帳等，避免其他部門重復申請;規范印刷費管理，嚴格執行公司有關規定，超過500元以上的要請示，要秉承簡樸作風，印刷質量以滿足工作需求為準;建立車輛維修費、保養費、油耗臺帳。
（二）生產經營費用控制
1.公司人力資源成本控制
（1）健全公司用工管理辦法，銷量定編，控制員工總數。
（2）完善薪酬管理辦法，調動員工工作的積極性，提高勞動效率和勞動質量，節約用工，合理降低人工成本總額。
（3）做好員工后續培訓教育，合并培訓班次，優化培訓課程，既能提高員工技能又能較好的控制培訓費用支出。
（4）規范各項人工費用的列支渠道，總體上把握費用進度。
2.修理車間的修理費控制
（1）大型修理費控制。對小維修實行定額管理，嚴格控制，對超額部分不予核銷。
（2）辦公設備責任到部門，要自行管理維護好本責任區的辦公設備、電話設施等，非正常損壞自行維修責任，以降低維修頻率。
（3）辦公車輛維修由辦公室統一安排，控制維修費用總額。
3.房屋租賃費及水電費控制
房屋租賃費控制：嚴格公司相關規定，租賃機辦公場所時要爭取最低價格。
水電費控制：從點滴做起，從每個人做起，節約每一度電，節約每一滴水。要盡量采用自然光，少開照明燈，盡可能地減少用電量，人走燈熄，電腦、打印機等設備設備省電模式或關閉狀態。
加強日常用水、用電的監督抽查，對于浪費現象進行批評教育甚至進行處罰，促進管理。
（三）電話及通訊費控制
（1）固定電話申請加入套餐服務，減少每月的電話費支出。
（2）加大網上辦公的力度，以電子商務辦公為主。
（四）行政收費及地方稅費控制
（1）加強與各地方政府職能部門的協調力度，降低檢測、排污等行政收費標準。
（2）加強與地方稅務的協調， 特別是防洪保安資金和工會經費方面，力爭將稅費降到最低。
四、小企業辦公精細化工作要求
（一）認清形勢，明確精細化工作目標。精細化管理是小企業實施低成本運營戰略的重要途徑，是提升公司整體利益與品牌效益，增強核心競爭力的重要舉措。要以省公司精細化管理工作思路為指導，明確全年任務指標，要結合實際，將各項任務分解到每一工作崗位上并上報精細化管理辦公室，徹底調動全體員工的積極性，發揮集體合力，形成精細管理、科學發展、量效齊增的良好局面。
（二）強化措施，確保精細化管理順利實施。
精細化管理工作涉及公司經營和管理各個方面，要摸清現狀，明確目標，查找工作中存在的薄弱環節和瓶頸因素，如：節約意識不強、經費使用效率低等諸多問題。一是要認真組織分析研究，細化公司精細化管理的工作目標、做到工作責任到人。二是要完善公司及業務流程，規范和指導基層人員的日常工作，推進日常管理工作的制度化、程序化。三是要做到全過程參與，全過程控制，實現從“粗放型管理”到“節約型管理”轉變。對經費使用堅決執行“誰審批，誰負責”的原則。
關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化
2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標準化難以實施
學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐
1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。
2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍
在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。
3.組織業務學習，開展技能培訓
學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準
隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。
5.以評促建，對優秀工作者進行表彰
進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統一業務標準
通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。
2.精細化管理，約束業務行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。
6.精細化管理，保證數據支持
建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]
參考文獻：
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[4]李倩.圖紙類紙質檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業務,2014(9):52-53.
【關鍵詞】辦公室；精細化管理；團結；學習；制度
辦公室在任何單位都是不可替代的，雖只是單位一個普通的部門，卻發揮著重要的作用。辦公室是一個單位的“窗口”和“咽喉”，起著承上啟下、服務全局的作用，辦公室能否充分發揮作用直接影響著單位全局工作的開展。辦公室要以服務為宗旨，提高工作效率，提升管理水平，高標準、高質量完成各項任務，推行精細化管理，用精細化管理追求卓越。
一、搞好團結，用團結求發展
一個部門取得的工作成績不是哪一個人的功勞，而是集體的力量，是集體智慧的結晶，是團結的結果。“人心齊，泰山移”，只有團結，才能完成任務，做好工作。一個團結的隊伍才是一個能出成績的隊伍，團結出凝聚力、出戰斗力，團結才能提高工作效率，提升工作質量。
辦公室要注重搞好團結，呈現出和諧融洽的氛圍，用團結求發展。辦公室主任可定期與辦公室每位員工交流談心，了解辦公室每位員工的心理狀態，進而在生活上予以幫助，工作上予以指導，不讓員工帶著情緒工作，使每位員工工作時都充滿激情，高效率完成工作。定期召開生活會，在生活會上每位員工都可以暢所欲言，說出對其他人的意見和建議，在辦公室主任的主持下，解決問題、共同進步，增強凝聚力。此外，在不耽誤工作的前提下，辦公室人員還應舉辦一些小范圍內的集體活動，通過活動增強每位員工的集體意識、責任意識和榮譽感，讓每個員工內心都充滿自信，時刻保持著積極向上的心態，全身心投入到工作中去，把工作當成事業。
通過一系列溝通舉措，使辦公室成為一個嚴格意義上的集體，團結協作，互幫互助，每個員工都以能成為辦公室的一份子而驕傲。團結出效率，有了團結，辦公室的工作才能取得較大成績，才能共同努力順利完成了領導交辦的各項任務，較好地服務公司全體人員，用團結求發展。
二、注重學習，用學習謀發展
目前形勢發展很快，經濟和社會發展的速度是驚人的，思想認識、文化理念、各項工作的要求、整體素質的提升都有一個巨大的轉變。這期間，只有與時俱進，不斷學習，辦公室工作才能跟上形勢的發展。
辦公室要對學習高度重視，每位員工不僅學技術還要學政治，不僅學書本還要學實踐，尤其是加強對企業文化的學習，用先進的企業文化理念武裝自己。加強對企業文化的學習，企業文化是一個企業在長期發展過程中積淀形成的價值觀、信念、儀式、符號、處事方式等特有的文化形象。通過對企業文化的長期學習，使每位員工都深入了解企業的發展歷程，了解企業獨特的魅力，增強每位員工的歸屬感和榮譽感，與企業同命運，與企業共發展，用自己的實際行動維護企業的榮譽和形象。
辦公室每位員工還要加強對專業知識的學習，增強綜合業務能力，提高工作效率，高標準完成各項工作任務。同時，在團結的基礎上，每位員工不僅學習自己專業的知識，對其他同事的專業知識也積極主動地去了解，互相幫助，推動辦公室工作上臺階。此外，辦公室可每周舉行一次學習交流會，學習政治理論和上級文件精神，彼此分享心得，不斷提高思想政治水平。通過政治理論學習，提高每位員工的政治素質，在政治上保持清醒的頭腦，適應新形勢新任務的要求。
通過各方面的學習，使辦公室每位員工都得到較大提升，個人能力有較大突破，整體素質有大幅度提高，辦公室工作緊跟時代和企業發展的要求，用學習謀發展，與時俱進，開拓創新。
三、制度建設，用制度促發展
“沒有規矩，不成方圓”，規矩也就是規章制度，是用來規范我們行為的準則，是做好辦公室工作的重要保障。制定相關制度，用制度來規范每位員工的行為。同時對不切實際的規章制度進行修訂完善，在執行上一視同仁，一切按規章制度辦事。
“工欲善其事必先利其器”，辦公室應結合上級和公司要求及辦公室的具體情況，針對每位員工負責的專業工作制定相關規章制度，從制度上嚴格規范每位員工的行為，使辦公室各項工作都有章可循。出臺制度前，召開專題會議，秉承認真負責的態度，對制度初稿進行討論，修改其中不合理、不切實際的地方，對制度的可行性進行細致分析。制定過制度之后，組織員工學習，使員工對制度的規定有一個深入地了解，在工作中嚴格遵守制度規定。
制定制度只是制度建設的一方面，最重要的還是要嚴格執行制度，使制度能真正發揮作用。在執行制度上堅持“嚴、細、恒”三字方針：“嚴”就是不折不扣的落實到位，不搞投機取巧，不搞上有政策下有對策；“細”就是要消除“三盲”，注重細節，實行精細化管理；“恒”就是始終如一，嚴格責任不動搖，長期堅持不間斷，決不能忽冷忽熱，時緊時松，要堅持，堅持，再堅持。嚴格執行，對執行制度較好的進行獎勵，對違反制度的進行處罰，制定獎懲機制，鼓勵督促員工嚴格執行制度。
通過制度建設，進一步細化分工，規范每位員工的工作，徹底消除推諉扯皮的現象，提高工作效率，實現用制度促發展。
辦公室要立足服務，用團結求發展，用學習謀發展，用制度促發展，推行精細化管理，用精細化管理追求卓越。精細化管理的實施，將有效提高辦公室的工作效率和服務質量，使辦公室整體水平獲得較大提高。
作者簡介：
集團公司繼開展2009管理效益年、2010管理考核年、2011節能降耗管理年，確定2012年為集團公司“精細化管理年”，現將有關事項通知如下：
一、 指導思想
以“三個代表”重要思想為指導，積極貫徹落實科學發展觀，堅持以世界眼光謀劃未來、以國際標準提升工作、以本土優勢彰顯特色，以創建省內領先、國內一流的供熱企業為目標，進一步解放思想，更新觀念，高標準、嚴要求，全力構建創新、高效、科學的精細化管理體系，奮力開創熱電發展新局面。以優異的工作業績向黨的十獻禮，向集團公司創立20周年獻禮。
二、 總體目標
以“精”為目標，以“細”為手段，把“精細化”管理理念貫穿到安全、生產、供熱服務、節能減排、工程建設等企業營運管理的整個過程，以“精細化的規劃，精細化的分析，精細化的控制，精細化的操作，精細化的核算”，實現企業從傳統生產管理模式向低碳經營轉變、從經驗型管理向科學化、精細化管理轉變，認真落實“尋標、對標、達標、奪標”要求，艱苦奮斗，創新發展，實現員工執行力大幅提升，企業管理水平更大的提高。
三、組織領導
四、實施步驟安排
1．制定措施和目標、宣傳發動階段。（2012年1月15日至2月底）
各單位、處室于1月18日前完成制定開展“精細化管理年”具體措施和目標并報送到領導小組辦公室。
要利用各種專題會議、熱電報、OA平臺、櫥窗、標語、橫幅等手段、形式進行廣泛宣傳發動，把精細化管理的理念、必要性和深遠意義貫徹到每位員工，奠定好開展“精細化管理年”的輿論、思想基礎。
2．具體實施階段。（2012年3月至12月15日）
2月份，集團公司主要領導將安排一周時間帶隊對各單位開展“精細化管理年”活動進行現場調研，指導活動開展。
各單位要根據集團公司領導調研提出的指導意見，結合各自實際情況、存在的主要問題，突出重點，對活動方案進行完善和細化，務求達到目標量化、時間明確、責任到人。機關處室要根據活動要求對活動方案進行再充實、細化。
各單位、處室制定的活動方案，要采取自上而下、自下而上等多種方式積極開展活動，付諸實施。
責任單位：各單位、處室
各單位、處室每月1日（自4月1日起）將上一個月開展活動情況（包括：經驗體會、活動亮點、意見建議、活動花絮等等）的書面材料和電子版發送活動領導小組辦公室，活動領導小組辦公室將在OA上開辟“2012年精細化管理年專欄”， 刊登活動建議、交流經驗做法、活動消息、通報檢查情況。
責任單位：各單位、處室
“青島熱電”報將開辟“精細化管理年專欄”，及時刊登開展活動情況，報道先進典型事跡，引導活動不斷深入。
責任單位：企業文化中心
活動領導小組將不定期組織對活動開展情況進行專題調研或現場檢查。
責任單位：企業策劃處
3．總結提高階段。（2012年12月15日至30日）
各單位、處室對全年開展“精細化管理年”活動情況進行總結，肯定成績，查找不足，促進精細化管理活動持續、有效地開展。
2012年，面對發展的機遇與挑戰，全體熱電干部職工要進一步轉變觀念，努力完成目標產值17億元，以更優的質量、更高品質的服務，全面推進供熱產業升級，為實現企業的跨越式發展做出新的貢獻。