時(shí)間：2023-07-04 16:27:04
導(dǎo)語(yǔ)：在行政檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】 電子化 檔案管理 信息化技術(shù)
檔案的存在，是國(guó)家、社會(huì)以及個(gè)人在正常社會(huì)活動(dòng)中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，就是對(duì)機(jī)讀形式或者是紙質(zhì)形式的檔案文獻(xiàn)，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選和收集，令其生成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)信息，以供人們的日常應(yīng)用。
一、行政單位檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的必要性分析
1、有助于提升檔案的服務(wù)功效。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，能夠增強(qiáng)檔案信息使用的便利性，提升其服務(wù)功效。相對(duì)于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節(jié)約成本，并且傳遞形式也有了突破性創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優(yōu)勢(shì)，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務(wù)廣度，二是提高了其信息的實(shí)際利用效率，對(duì)于檔案管理相關(guān)部門的服務(wù)功能發(fā)揮提供了絕佳的條件。
2、有助于降低檔案的管理成本。通過傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理過程中，對(duì)檔案信息進(jìn)行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運(yùn)用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產(chǎn)出。通過多次開發(fā)以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經(jīng)費(fèi)不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的跨越式成長(zhǎng)。
3、有助于提高檔案的利用時(shí)效性。從文字采集到形成二次文獻(xiàn)的信息，在傳統(tǒng)模式下所需要耗費(fèi)的工作時(shí)間較長(zhǎng)，造成信息延后、失效，對(duì)檔案信息的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值造成影響。對(duì)其進(jìn)行電子化管理能夠直接通過機(jī)讀的方式形成檔案，并通過計(jì)算機(jī)功能進(jìn)行信息加工，迅速有效的生成二次文獻(xiàn)。如此對(duì)提升檔案管理的實(shí)際工作效率具有非常重要的影響。
二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效路徑
1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過自上到下建立健全、統(tǒng)一的檔案電子化管理體系，從而規(guī)范其在制作以及收集和歸檔上的時(shí)效、程序以及方法等內(nèi)容。第一，需要制定突出行政單位自身特點(diǎn)的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統(tǒng)一輸出到辦公網(wǎng)絡(luò)一體化管理系統(tǒng)中，從而完成局域網(wǎng)內(nèi)行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設(shè)的課題探討，一是研究傳統(tǒng)文檔的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。
2、強(qiáng)化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數(shù)字庫(kù)，通過建立檔案數(shù)字庫(kù)內(nèi)計(jì)算機(jī)相關(guān)目錄檢索，來(lái)完成紙質(zhì)檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識(shí)別等多種方式轉(zhuǎn)變成電子化信息資源。對(duì)于電子化檔案建設(shè)，一定保證信息的真實(shí)性和可靠性，并實(shí)行安全保管，對(duì)需要保密管理的信息做好保密工作，如進(jìn)行加密、防讀、權(quán)限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實(shí)施。
3、全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。進(jìn)行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。打造技術(shù)水平高、現(xiàn)代管理水平強(qiáng)的高素質(zhì)工作人才。對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化體系建設(shè)，其核心力量就是具備一支計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)水平過硬的隊(duì)伍，其隊(duì)伍技術(shù)水平對(duì)電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時(shí)還要對(duì)他們展開有針對(duì)性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業(yè)觀以及奉獻(xiàn)精神。并對(duì)專業(yè)人才的流動(dòng)規(guī)律和成長(zhǎng)進(jìn)行深入研究，加強(qiáng)檔案管理人員和機(jī)構(gòu)的工作活力，例如引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等。
4、加強(qiáng)部門間的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。伴隨現(xiàn)代信息化時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無(wú)法對(duì)擁有的全部檔案信息進(jìn)行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關(guān)部門各自為政的局面打破，促進(jìn)各個(gè)管理部門的相互連接，發(fā)展其橫向聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足社會(huì)更廣范圍的需求。
5、注重檔案信息深層次的開發(fā)。檔案管理相關(guān)部門在運(yùn)用硬盤光盤存儲(chǔ)、掃描系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對(duì)相關(guān)檔案信息展開更深層次的研究和開發(fā)。通過準(zhǔn)確、及時(shí)的收集社會(huì)反饋的相關(guān)信息以及利用結(jié)果之后，明確信息變動(dòng)的狀態(tài)，以此保證檔案管理相關(guān)部門能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務(wù)于大眾。
結(jié)語(yǔ)：社會(huì)發(fā)展需要信息化和數(shù)字化的檔案信息建設(shè)，為此我們一定要提高對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發(fā)展中產(chǎn)生的弊端，更應(yīng)該通過創(chuàng)新的觀念、高素質(zhì)人才、創(chuàng)新的制度和管理系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)行政單位進(jìn)行檔案管理的專業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高速、有效發(fā)展。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]李麗.從企業(yè)文化結(jié)構(gòu)談企業(yè)檔案與企業(yè)文化[J].云南檔案.2012.（01）
【關(guān)鍵詞】依法行政；行政管理；執(zhí)法
計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，檔案實(shí)行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)來(lái)完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實(shí)行。所以在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)有效推動(dòng)了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人們雖然也將其理解為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但都意識(shí)到這種類型的業(yè)務(wù)指導(dǎo)帶有明顯的強(qiáng)制性，因此，在一定意義上可以說(shuō)，也可以將其認(rèn)為是法和命令，要求下級(jí)部門一定要無(wú)條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進(jìn)行，帶有一定的強(qiáng)制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當(dāng)中，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期全部行政機(jī)關(guān)都帶有這樣的特點(diǎn)。
我國(guó)實(shí)行改革開放已經(jīng)三十多年了，當(dāng)前已經(jīng)發(fā)展為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期，政府式的行政管理已與當(dāng)前發(fā)展的時(shí)代不相適應(yīng)。因此，依法行政得到了人們的認(rèn)可。在這種變化當(dāng)中，首當(dāng)其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實(shí)行，國(guó)家推出了《檔案法》，進(jìn)一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務(wù)。當(dāng)前人們也高度重視依法行政的實(shí)施，重新認(rèn)識(shí)到檔案行政管理職能，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)已與當(dāng)前時(shí)展不相適應(yīng)，因此務(wù)必實(shí)行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個(gè)固定的部門，同時(shí)承擔(dān)著業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識(shí)的影響，人們的日常行動(dòng)還沒有休現(xiàn)這種認(rèn)識(shí)，特別是在當(dāng)前的基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)依然占有較為重要的成分。
1.法定的檔案行政管理職能簡(jiǎn)釋
依據(jù)《檔案法》第六條“縣級(jí)以上地方人民政府的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)管理本地的檔案事業(yè)，同時(shí)具有指導(dǎo)與監(jiān)督當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責(zé)任。”，從中可以明確，檔案行政管理主要針對(duì)的是社會(huì)檔案事務(wù)，但不是管理實(shí)體檔案或檔案工作。也就是說(shuō)這種管理主要是管事而不是管理一個(gè)單位一個(gè)部門，更不能管理當(dāng)中的某一個(gè)人。也可以這樣說(shuō)，檔案行政管理主要負(fù)責(zé)與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點(diǎn)關(guān)注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點(diǎn)指導(dǎo)一個(gè)系統(tǒng)一個(gè)單位的檔案管理工作，認(rèn)為提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學(xué)管理內(nèi)部檔案實(shí)體，而不能準(zhǔn)確定位行政管理的主要職能。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務(wù)工作但卻得不到相關(guān)部門的認(rèn)可。
2.如何才能做好檔案行政管理工作
2.1檔案行政管理必須依法行政
在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點(diǎn)。在依法行政過程中，當(dāng)中的依法包括《檔案法》，但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，但需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴(yán)重，不具備明確的操作措施，所以在實(shí)行檔案行政管理過程中，就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī)，只有做到上述這些，才能順利開展各項(xiàng)工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計(jì)數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有十七部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實(shí)際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務(wù)法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實(shí)際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。
2.2檔案行政管理必須遵循分級(jí)管理的原則
依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”，同時(shí)明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權(quán)限。所以，在實(shí)際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實(shí)，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實(shí)際工作過程中，在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)中把村級(jí)建檔工作下發(fā)到各級(jí)檔案管理部門，如果縣級(jí)檔案管理部門將其理解為一項(xiàng)重要的檔案管理工作，要實(shí)行親自入村開展指導(dǎo)與幫助，但其實(shí)這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會(huì)組織法》為基礎(chǔ)，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
也可以這樣認(rèn)為，在實(shí)際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時(shí)結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，做到這一點(diǎn)，檔案行政管理工作就不會(huì)出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。在當(dāng)前的檔案行政管理部門當(dāng)中，都設(shè)置有業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)科，要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門不適宜再沿用當(dāng)前名稱，可以改為檔案管理指導(dǎo)處與檔案指導(dǎo)處，主要工作就是在檔案管理工作中進(jìn)行指導(dǎo)、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)、宣傳、教育等，不再帶有強(qiáng)制性特點(diǎn)。法規(guī)處的主要職責(zé)是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強(qiáng)制性特點(diǎn)。
2.3增加機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督
要想實(shí)現(xiàn)依法行政的目的，首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下，可以設(shè)置檔案執(zhí)法處，也可以稱為“檔案執(zhí)法隊(duì)”，主要負(fù)責(zé)強(qiáng)制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責(zé)就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊(duì)處理一些案件的情況、制訂業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，負(fù)責(zé)監(jiān)督同級(jí)檔案館的工作、監(jiān)督下一級(jí)檔案部門的工作、進(jìn)行行政監(jiān)督等。檔案管理指導(dǎo)處的主要任務(wù)就是執(zhí)行一些非強(qiáng)制性指導(dǎo)命令。
參考文獻(xiàn)：
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[2]劉子芳.巧解問題合理處置——實(shí)踐檔案行政執(zhí)法的體會(huì)之二[J].檔案管理,2015(06).
[3]劉道英,楊寶章.河南檔案執(zhí)法現(xiàn)狀調(diào)研與思考[J].檔案管理,2015(02).
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關(guān)鍵詞：行政單位；檔案；安全管理；對(duì)策
多年以來(lái)，我國(guó)行政單位始終重視檔案管理工作，并形成了成熟的檔案管理體系。在行政單位檔案管理工作中，檔案安全管理是最重要的環(huán)節(jié)之一，對(duì)確保行政單位檔案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多種因素制約，行政單位檔案安全管理仍然存在一些問題，對(duì)行政單位檔案管理工作造成了不利影響。
一、行政單位檔案安全管理存在的問題
行政單位檔案安全管理的目標(biāo)是確保行政單位檔案本身的安全，以及行政單位檔案管理體系的安全。具體來(lái)說(shuō)，就是要確保檔案的完整、齊備、有序歸檔、安全保管，以及確保檔案不被非法利用。目前，行政單位檔案安全管理主要存在以下幾個(gè)方面的問題。
（一）檔案安全意識(shí)淡薄。部分行政單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對(duì)檔案的重要作用認(rèn)識(shí)不充分，沒有看到行政單位檔案在提高行政單位管理水平、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、提升社會(huì)管理能力、增強(qiáng)行政單位對(duì)各行業(yè)的服務(wù)水平等方面的作用，把檔案管理工作簡(jiǎn)單定位成各種文件、材料、報(bào)表等的歸納、整理和保管，或重視機(jī)關(guān)文書、財(cái)務(wù)檔案等的收集整理，導(dǎo)致行政單位檔案不齊全等現(xiàn)象嚴(yán)重。而有的行政單位對(duì)檔案的完整性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于事關(guān)單位工作的重要會(huì)議記錄、會(huì)議材料、單位領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作總結(jié)等材料，缺少收集和管理，導(dǎo)致檔案材料流失，甚至發(fā)生泄密事件。
（二）檔案安全管理制度不健全。一方面，一些行政單位的檔案管理制度不完善，對(duì)檔案的保管、分類、保密、銷毀等的規(guī)定不嚴(yán)密，檔案安全管理工作無(wú)章可循，存在很多漏洞。另一方面，有的單位由于對(duì)檔案安全管理不夠關(guān)注，沒有建立起必要的檔案安全管理制度，也沒有對(duì)檔案安全檢查、檔案有效保管、檔案安全保障、檔案安全檢查等方面作出明確規(guī)定，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)危害檔案安全的隱患。
（三）檔案保管設(shè)施、設(shè)備等條件落后。檔案不同于平常的文字或影像資料，尤其是行政單位檔案因其特殊屬性需要保管環(huán)境安全可靠，且防盜、安全，有的甚至要有抗御較大自然災(zāi)害和人為破壞的能力。而現(xiàn)實(shí)中，由于多數(shù)行政單位辦公場(chǎng)所緊張，沒有配備單獨(dú)的檔案室，有的檔案室與辦公室、儲(chǔ)藏室等合用，導(dǎo)致檔案保管場(chǎng)所不安全。而有的單位雖然配備了單獨(dú)的檔案室，但不夠規(guī)范，“六防”設(shè)施不配套，也沒有空調(diào)機(jī)、滅火器等設(shè)備，導(dǎo)致檔案受潮霉變、蟲蛀等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
（四）檔案管理人員素質(zhì)不高。有的行政單位檔案管理人員多由其他工作人員兼任，缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不僅難以全身心投入到檔案管理工作中，也無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，影響了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。有的檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)、檔案安全管理意識(shí)淡薄，在檔案的交接、歸檔、管理方面不認(rèn)真，檔案管理不全面、不系統(tǒng)。
二、加強(qiáng)行政單位檔案安全管理的對(duì)策
一是加大宣傳力度，提高檔案安全意識(shí)。行政單位及檔案管理機(jī)關(guān)要加大對(duì)行政單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的宣傳教育，增強(qiáng)他們的檔案安全管理意識(shí)，引起行政單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，把檔案管理尤其是安全管理納入到重要議事日程。不斷健全檔案安全管理責(zé)任制，樹立服務(wù)意識(shí)，提升行政單位的檔案管理能力，形成人人重視檔案安全的良好氛圍。
二是健全檔案管理機(jī)制。行政單位要設(shè)立單獨(dú)的檔案管理部門，配備專業(yè)的專職檔案管理人員，同時(shí)建立完善的檔案管理機(jī)制，從人員、制度兩個(gè)方面做好檔案安全管理的保障。完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行。
三是扎實(shí)推進(jìn)檔案安全管理基礎(chǔ)工作。首先，要抓好檔案的規(guī)范管理。從檔案材料收集整理、檔案材料的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、檔案的查閱復(fù)制、鑒別、銷毀等方面，強(qiáng)化基礎(chǔ)性工作，保證各項(xiàng)工作科學(xué)有序地開展。其次，要做好檔案室設(shè)施設(shè)備建設(shè)。行政單位要改善檔案室的硬件條件，從獨(dú)立、規(guī)范、安全的角度配備必備的檔案管理設(shè)施，還要增強(qiáng)檔案室抵御外界危害的能力，使檔案室符合《檔案法》中關(guān)于檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。
四是強(qiáng)化檔案管理中的保密工作。首先要規(guī)范檔案室管理。要確保檔案室與其他部門辦公室分開，并指定專人負(fù)責(zé)管理，禁止無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)出。同時(shí)要配備相應(yīng)的報(bào)警裝置、攝錄裝置等。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密期限和檔案密級(jí)調(diào)整制度。行政單位的部分檔案由于其內(nèi)容涉及到國(guó)家安全和國(guó)家利益，必須依據(jù)《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)劃分密級(jí)和保密期限。行政單位要嚴(yán)格劃分密與非密以及保管期限與保密期限，對(duì)于存在問題的工作環(huán)節(jié)，要及時(shí)處置，最大限度地確保檔案安全。五是抓好檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。行政單位要搞好檔案管理人員的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》《實(shí)施辦法》《保密法》等的教育，強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)。要通過參加各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班，更新觀念、更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。要加強(qiáng)專業(yè)人員的引進(jìn)，通過公開招錄的方式增加新鮮血液，實(shí)現(xiàn)行政單位檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。
參考文獻(xiàn)：
[1]李媛媛.應(yīng)對(duì)檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)更新檔案管理模式[J].黑龍江史志,2010(07).
關(guān)鍵詞：檔案行政管理；目標(biāo)；特征；途徑
檔案行政管理是指以本國(guó)各項(xiàng)建設(shè)事項(xiàng)的需求為導(dǎo)向，對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌計(jì)劃、組織調(diào)和、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)的活動(dòng)。它是國(guó)家整個(gè)行政管理領(lǐng)域中的重要構(gòu)成部分，直接關(guān)系到國(guó)家的良性運(yùn)行和協(xié)調(diào)發(fā)展，所以檔案行政管理在整個(gè)國(guó)家的發(fā)展進(jìn)程中扮演著至關(guān)重要的角色。但是筆者發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)實(shí)生活中，人們對(duì)這項(xiàng)工作并不重視，有的人甚至不清楚也不愿意去了解什么是檔案行政管理，其中很大一部分原因是因?yàn)槿藗儗?duì)該活動(dòng)的目標(biāo)和特征概念十分模糊，所以明確檔案行政管理的目標(biāo)和特征是很有必要的。
1 檔案行政管理的目標(biāo)
任何一項(xiàng)工作都不是無(wú)意義、無(wú)目標(biāo)的，檔案行政管理工作雖然不是人人皆知，但是它也有存在的必要性和合理性，而且也有一定的目標(biāo)。
1.1 實(shí)現(xiàn)檔案工作的總目標(biāo)
檔案工作的總體目的即是從整體上管理全國(guó)各項(xiàng)與檔案有關(guān)的事務(wù)，持續(xù)調(diào)整檔案系統(tǒng)內(nèi)部各部分之間的關(guān)系和其與外部各項(xiàng)事務(wù)的關(guān)系，推進(jìn)檔案事業(yè)的順利發(fā)展，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)運(yùn)行提供周到的服務(wù)和大力的支持。而檔案行政管理的總目標(biāo)，便是辦理好那些保存著一切 “對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”的檔案國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及與個(gè)體相關(guān)的檔案事項(xiàng)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
1.2 維持依法治檔的社會(huì)秩序
當(dāng)今時(shí)代，我國(guó)嚴(yán)格實(shí)行依法治，在這樣的大環(huán)境下，檔案行政管理單位也必須嚴(yán)格實(shí)行依法治檔。檔案行政管理的又一目標(biāo)就是維持依法治檔的社會(huì)秩序，并為其提供組織保障，保證依法治檔的新秩序快速有效地建立。
1.3 協(xié)調(diào)檔案事業(yè)與其他各事業(yè)
檔案行政管理單位作為國(guó)家的一個(gè)重要信息庫(kù)，記錄了國(guó)家和社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的大事小事，是重現(xiàn)歷史事實(shí)的有效資料，關(guān)系到社會(huì)其他方面的行進(jìn)。所以該項(xiàng)工作的第三個(gè)目標(biāo)就是協(xié)調(diào)檔案事業(yè)與社會(huì)上的其他各項(xiàng)事業(yè)，充當(dāng)這兩者之間的橋梁，促進(jìn)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的共同成長(zhǎng)。
1.4 促進(jìn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展
檔案行政管理作為檔案工作的一個(gè)重要構(gòu)成要素，牽動(dòng)著整個(gè)檔案領(lǐng)域工作的開展。因此該項(xiàng)活動(dòng)的第四個(gè)目標(biāo)就是促進(jìn)檔案工作的不斷發(fā)展，這就要求該部門自身首先必須健康有序地開展，然后才能推動(dòng)整個(gè)檔案領(lǐng)域的前進(jìn)。
2 檔案行政管理的特征
檔案行政管理作為國(guó)家行政管理體系中的構(gòu)成部分，相應(yīng)地?fù)碛行姓芾淼钠毡樘攸c(diǎn)，但是除此之外，它還有其他行政管理部門所不具備的特性。所以，該項(xiàng)工作的主要特征包括四個(gè)方面：執(zhí)行性、政治性、權(quán)威性和服務(wù)性。
2.1 檔案行政管理的執(zhí)行性
在我國(guó)，行政機(jī)構(gòu)從屬于國(guó)家權(quán)力機(jī)構(gòu)，是國(guó)家權(quán)力機(jī)構(gòu)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，必須以實(shí)施黨和國(guó)家權(quán)力機(jī)構(gòu)的方針、政策和路線為前提。檔案行政管理機(jī)構(gòu)作為我國(guó)的行政機(jī)關(guān)，必須有效執(zhí)行我國(guó)權(quán)力機(jī)關(guān)的一切方針、政策和路線，這正是檔案行政管理的執(zhí)行性所在。
2.2 檔案行政管理的政治性
馬克思認(rèn)為，政府機(jī)關(guān)是經(jīng)濟(jì)上占統(tǒng)治地位的階級(jí)為實(shí)現(xiàn)其階級(jí)使命而建立起來(lái)的組織；國(guó)家機(jī)關(guān)把統(tǒng)治階級(jí)的決定升華為法律規(guī)定來(lái)進(jìn)行活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)治職能。行政機(jī)關(guān)的職責(zé)是實(shí)施國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)的政策，國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)具有很強(qiáng)的階級(jí)性，行政機(jī)關(guān)也是如此。檔案行政管理部門作為國(guó)家的行政機(jī)構(gòu)，必然也有一定的政治性。
2.3 檔案行政管理的權(quán)威性
權(quán)威是指把一些人的意志強(qiáng)加于另一些人，是以服從為條件的。國(guó)家掌握在階級(jí)統(tǒng)治的手中，是最具有權(quán)威性的主體。行政管理工作是以國(guó)家的名義而進(jìn)行，它代表著國(guó)家的要求，并以國(guó)家作為后盾。所有被管理的人員，都應(yīng)該服從于行政機(jī)關(guān)以及其他相關(guān)人員的管理。本文中所說(shuō)的檔案行政管理活動(dòng)是國(guó)家的行政管理事項(xiàng)，因此具有一定的權(quán)威性。
2.4 檔案行政管理的服務(wù)性
檔案行政管理是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的活動(dòng)，這也是這項(xiàng)工作得以生存和發(fā)展的根本所在。檔案工作的服務(wù)性表現(xiàn)在：服務(wù)性是檔案工作得以生存和繼續(xù)發(fā)展的前提；服務(wù)性是體現(xiàn)檔案工作生命機(jī)能的本質(zhì)特性。
3 明確途徑
3.1 加大宣傳力度
首先，檔案行政管理部門要加大宣傳力度，可以通過發(fā)放宣傳單頁(yè)或制作網(wǎng)絡(luò)短視頻來(lái)宣傳檔案行政管理的目標(biāo)與特征。因?yàn)楝F(xiàn)在有很大一部分公民對(duì)檔案行政管理這項(xiàng)工作并不清楚，所以他們?cè)谶@方面也很難積極配合檔案行政管理部門的工作，導(dǎo)致這項(xiàng)工作很難順暢發(fā)展。針對(duì)這種情況，相關(guān)部門要積極做好宣傳工作，讓廣大民眾都能全面地了解檔案行政管理這項(xiàng)工作的目標(biāo)與特征。
3.2 加強(qiáng)檔案意識(shí)
不管是普通民眾還是相關(guān)部門的服務(wù)人員，都要加強(qiáng)檔案意識(shí)。可以通過講故事的形式來(lái)加強(qiáng)民眾的檔案意識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)并了解到檔案行政管理的目標(biāo)與特征的重要性。也只有不斷加強(qiáng)民眾檔案意識(shí)，才能更好地引導(dǎo)他們明確檔案行政管理的目標(biāo)與特征，讓全體人民都清楚明白這項(xiàng)工作的意義所在，從而引起對(duì)該項(xiàng)活動(dòng)的重視，最終能夠促進(jìn)其快速發(fā)展。
3.3 轉(zhuǎn)變體制與模式
在我國(guó)，依法治檔早已實(shí)行了二十多年，而且取得了比較大的成就，一定程度上推動(dòng)了檔案事項(xiàng)的順利發(fā)展，但相應(yīng)地也暴露出不少弊端。檔案行政管理的體制與模式和我國(guó)現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求逐漸不相匹配，這項(xiàng)工作未來(lái)將如何繼續(xù)存在和發(fā)展，檔案行政管理部門、學(xué)術(shù)界和許多的專業(yè)研究人員都在努力地作出分析、反省、總結(jié)和探究。依法治檔、實(shí)現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)變是檔案行政管理單位的一項(xiàng)持久而又艱難的使命，也是檔案事業(yè)順利進(jìn)行的基本保證，還是明確這項(xiàng)工作的目標(biāo)與特征的重要方法。在現(xiàn)如今的狀況和前提下，只有以行政執(zhí)法為主導(dǎo)，讓行政指導(dǎo)為輔助，創(chuàng)立新的體制和模式，加強(qiáng)運(yùn)用法律監(jiān)督和檢查的力度，實(shí)事求是地做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，才可以從根本上做到依法治檔，讓檔案事業(yè)的發(fā)展最終達(dá)到健康、科學(xué)、和諧的標(biāo)準(zhǔn)，使本文所提出的議題真正深入人心。
3.4 強(qiáng)化檔案行政管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督的職能
強(qiáng)化相關(guān)管理與負(fù)責(zé)部門的指導(dǎo)與監(jiān)督的職能，是貫徹落實(shí)《檔案法》的必然要求，也是明確檔案行政管理的目標(biāo)與特征的重要途徑。檔案行政管理部門不僅要在宏觀上提供指導(dǎo)，使本部門與社會(huì)其他各部門協(xié)調(diào)發(fā)展，還要在微觀上提供服務(wù)，促進(jìn)檔案行政管理這項(xiàng)工作的有效開展。除此之外，檔案行政管理部門還要加強(qiáng)監(jiān)督職能，本部門的工作人員要提高專業(yè)素質(zhì)，嚴(yán)于律己，并發(fā)揮自己的作用，積極監(jiān)督這項(xiàng)工作的開展。
總之，要想明確檔案行政管理的目標(biāo)與特征，必須要有整個(gè)國(guó)家、社會(huì)組織以及個(gè)人的齊心配合與一同努力。
參考文獻(xiàn)
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目前事業(yè)單位的檔案管理出現(xiàn)諸多問題，單位的工作人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，管理人員整體素質(zhì)不高，管理設(shè)施落后，因此事業(yè)單位需要及時(shí)采取有效措施，單位檔案管理人員則應(yīng)當(dāng)提高自身的工作能力，改善檔案管理的工作環(huán)境，構(gòu)建網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。
2人事檔案在管理工作中的重要作用
2.1在人員管理方面起到了重要作用
在辦理保險(xiǎn)和社會(huì)勞動(dòng)保障的時(shí)候，人事檔案的準(zhǔn)備能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的辦理提供更加便利的條件，一些基礎(chǔ)的重要信息會(huì)在檔案中體現(xiàn)出來(lái)。在調(diào)整工資水平和申報(bào)職稱的時(shí)候，檔案的有效記錄也會(huì)起到重要的作用，可以通過對(duì)檔案的調(diào)取查看，了解員工在工作過程當(dāng)中的整體工作情況和工作環(huán)境，為員工整個(gè)職業(yè)生涯的記錄做到了有力的保障。
2.2對(duì)單位中的人員任免起到了重要的作用
在檔案中，一系列的工作學(xué)習(xí)思想等具體信息都會(huì)被詳細(xì)記錄，甚至在曾經(jīng)的某段時(shí)間中具體表現(xiàn)都會(huì)在檔案中體現(xiàn)。再加上對(duì)平時(shí)興趣愛好的描述，整個(gè)檔案在人事任免的過程中發(fā)揮著非常大的作用，權(quán)威性也有重要的保證。
3目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
3.1行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視
國(guó)家對(duì)檔案管理工作有明文規(guī)定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)供相關(guān)行政單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與貫徹，但是實(shí)際工作中行政事業(yè)單位對(duì)相關(guān)的法律規(guī)定并沒有引起足夠的重視，在工作中對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導(dǎo)致一些檔案工作在實(shí)際工作中并沒有發(fā)揮正常的作用，這樣長(zhǎng)期不重視檔案管理工作，容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，影響企業(yè)的發(fā)展。
3.2檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱
目前行政事業(yè)單位中檔案管理工作相對(duì)基礎(chǔ)比較薄弱，雖然一些單位已經(jīng)建立了檔案的管理制度，但是在實(shí)際工作中卻沒有真正去落實(shí)這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規(guī)范，沒有按照要求進(jìn)行檔案歸整，這樣經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的組卷混亂現(xiàn)象。同時(shí)行政事業(yè)單位沒有進(jìn)行有效的檔案鑒定與監(jiān)督工作，許多工作未能夠按照相關(guān)的法定程序進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而引發(fā)一些工作上的問題。
3.3檔案管理的設(shè)施比較落后
行政事業(yè)單位因?yàn)闆]有對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠強(qiáng)烈，進(jìn)而導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)施不夠齊全，設(shè)施趨于落后狀態(tài)，比如說(shuō)，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫(kù)房簡(jiǎn)陋，有些儲(chǔ)藏室內(nèi)竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡(jiǎn)陋，未能實(shí)現(xiàn)三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會(huì)影響到行政事業(yè)單位的檔案管理工作。
3.4檔案管理工作人員整體素質(zhì)有待提高
行政事業(yè)單位中檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因還有管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平不高，一些管理人員經(jīng)常會(huì)進(jìn)行變動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理部門即使對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，但出現(xiàn)工作調(diào)整時(shí)，都會(huì)影響到整個(gè)檔案管理工作的正常運(yùn)行。
4行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路與對(duì)策研究
4.1建立比較健全的檔案管理制度
為了保證檔案管理工作更加明確，具有創(chuàng)新性，應(yīng)該要建立比較合理的、科學(xué)的檔案管理制度，根據(jù)行政事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行制度建立，同時(shí)要確保檔案管理制度可操作、實(shí)用、簡(jiǎn)明，能夠在實(shí)際的檔案管理工作中發(fā)揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領(lǐng)導(dǎo)與職員的工作行為，使單位上下嚴(yán)格按照制度進(jìn)行工作，保證制度的執(zhí)行力度；建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對(duì)員工的工作進(jìn)行公平的、嚴(yán)肅的管理，保證制度在執(zhí)行和管理工作中發(fā)揮其重要的制約作用，保證獎(jiǎng)懲分明。
4.2加強(qiáng)管理，使檔案管理的水平有所提高
為了保證檔案管理工作有序開展，應(yīng)該要對(duì)單位進(jìn)行一定力度的宣傳，使員工進(jìn)行相關(guān)工作的學(xué)習(xí)，進(jìn)而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業(yè)單位要建立一支完善的領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，定期檢查和指導(dǎo)檔案管理工作，并且要根據(jù)單位發(fā)展情況，制定合適的考核機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實(shí)行動(dòng)態(tài)的管理，使員工能夠加深對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，確保檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。
4.3引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，有效提高工作質(zhì)量
隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)無(wú)疑為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展注進(jìn)了一股活力，因此在檔案管理工作中進(jìn)行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的客觀需要。利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發(fā)與利用，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，同時(shí)能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創(chuàng)新性。為了在檔案管理工作中進(jìn)行信息化技術(shù)管理，首先行政事業(yè)單位各個(gè)部門之間的信息傳遞要保證及時(shí)與準(zhǔn)確，這樣能夠保證檔案管理的時(shí)效性；然后給單位各個(gè)部門配置先進(jìn)的設(shè)備，這樣在進(jìn)行檔案資料輸入時(shí)，能夠更加便捷，并且可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文字、圖片與數(shù)據(jù)資料之間的轉(zhuǎn)化，進(jìn)而保存紙質(zhì)和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會(huì)提供更多的檔案信息服務(wù)，這樣能夠保證資料信息共享，進(jìn)而能夠提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。
4.4做好行政事業(yè)單位的檔案保密工作
行政事業(yè)單位的檔案資料十分重要，因此要對(duì)資料進(jìn)行保密工作，首先在進(jìn)行庫(kù)房選址和建造問題上，要根據(jù)國(guó)家規(guī)定進(jìn)行建筑物設(shè)計(jì)和施工，要將庫(kù)房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫(kù)房的門窗是牢固的；同時(shí)加強(qiáng)庫(kù)房的管理，安排專業(yè)人士進(jìn)行庫(kù)房看管和巡視，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)；在管理庫(kù)房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業(yè)技能、能夠區(qū)分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。
5結(jié)語(yǔ)
摘要：檔案信息安全是辦公室檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要保障工作。本文從制度管理及信息化下的數(shù)據(jù)管理討論了檔案信息安全管理的7 個(gè)保障措施：電子文檔歸檔及管理制度；安全保密制度、數(shù)字檔案查詢利用制度；檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度；數(shù)字檔案鑒定銷毀制度；檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度；檔案庫(kù)房管理制度。
關(guān)鍵詞 ：檔案信息化電子文檔安全保密制度網(wǎng)絡(luò)安全
1 電子文件歸檔管理制度的安全策略
①電子文件是指單位在內(nèi)部管理和履行行政職能的過程中所產(chǎn)生并存儲(chǔ)在光盤、硬盤等載體中的，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，并且可作為參考資料通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)調(diào)閱和使用的文件。②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進(jìn)行歸檔處理。③從歸檔方式來(lái)看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時(shí)也可進(jìn)行物理歸檔。基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調(diào)整其存儲(chǔ)方式或存儲(chǔ)位置。而物理歸檔則需要借助可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體，先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)皆撦d體中，經(jīng)由其轉(zhuǎn)換加工再移交檔案室。按照存儲(chǔ)載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長(zhǎng)期存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉(zhuǎn)換，然后存儲(chǔ)在指定磁盤。④電子文件歸檔時(shí)，機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。⑤電子檔案管理系統(tǒng)采用“計(jì)算機(jī)集中處理+電子檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資料+ 數(shù)據(jù)有效管理”的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料“一次采集、反復(fù)利用、信息共享”。⑥歸檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng)，由專人負(fù)責(zé)錄入管理，一人一檔，定期校驗(yàn)和轉(zhuǎn)存，實(shí)行檔隨人走“終身制”。⑦時(shí)間由“短期”變“長(zhǎng)效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長(zhǎng)效性，可做到隨時(shí)可添加，隨時(shí)可變更，隨時(shí)可查閱，有利于長(zhǎng)期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報(bào)不持續(xù)完備的缺點(diǎn)。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)上級(jí)批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級(jí)較高的電子文件時(shí)，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應(yīng)該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。
2 安全保密制度
①辦公室行政人員必須對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)的登錄帳號(hào)、密碼保密。另外，為了保證系統(tǒng)安全，應(yīng)該用數(shù)字+ 字母的形式設(shè)置登錄密碼，且不得少于八位數(shù)，每隔一段時(shí)間修改一次。非單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)未經(jīng)上級(jí)批示無(wú)權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)。②除業(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內(nèi)部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經(jīng)上級(jí)批示不得外傳。涉密檔案禁止網(wǎng)絡(luò)共享。
3 數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢
①非單位內(nèi)部人員，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示不得調(diào)閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經(jīng)批示后由本單位后臺(tái)管理部門授予訪問權(quán)限方可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)閱。單位內(nèi)部人員可通過提前申請(qǐng)的帳號(hào)登錄蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)需要調(diào)閱電子文件。②根據(jù)檔案的保密等級(jí)，系統(tǒng)按照登錄權(quán)限將單位內(nèi)部人員分為三類，即普通用戶、中級(jí)用戶和高級(jí)用戶。③可以對(duì)外開放的文件有的設(shè)置了限制條件。比如調(diào)閱數(shù)字檔案時(shí)，要求調(diào)閱人提前通過網(wǎng)絡(luò)遞交調(diào)閱申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理人員審查后自由調(diào)閱，調(diào)閱人不得擅自轉(zhuǎn)載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過上級(jí)批復(fù)再進(jìn)行調(diào)閱。
4 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度
①認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作，對(duì)各類檔案庫(kù)存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。②數(shù)字檔案由檔案管理人員和計(jì)算機(jī)管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全；③各部門數(shù)字檔案經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理；④非檔案管理者不得修刪數(shù)字檔案；數(shù)字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。
5 數(shù)字檔案鑒定銷毀制
①堅(jiān)定數(shù)字檔案時(shí)，首先由領(lǐng)導(dǎo)批示，從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數(shù)字檔案，就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后，工作組統(tǒng)計(jì)出不再具有利用價(jià)值和存儲(chǔ)價(jià)值的檔案清單，編寫銷毀清冊(cè)。②檔案鑒定工作組以報(bào)告的形式向上級(jí)如實(shí)反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊(cè)。經(jīng)批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊(cè)必須永久保存。禁止任何部門或個(gè)人未經(jīng)批示擅自銷毀檔案資料。
6 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度
①數(shù)字檔案的使用和維護(hù)一律參照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程操作。假設(shè)調(diào)閱時(shí)計(jì)算機(jī)突發(fā)故障，須盡快通知技術(shù)部進(jìn)行排障，切忌個(gè)人盲目處理。②指派專人保管硬盤、光盤等存儲(chǔ)載體，切忌將介質(zhì)外接，也不允許在本單位計(jì)算機(jī)載體上使用外來(lái)存儲(chǔ)載體。檔案室的計(jì)算機(jī)未經(jīng)許可不得上網(wǎng)操作或供個(gè)人娛樂。③做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護(hù)工作。
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到目前為止，中國(guó)還沒有構(gòu)建出具有全國(guó)性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度。在政府公信力日趨下滑的現(xiàn)在，中國(guó)在現(xiàn)階段的首要目的是構(gòu)建出具有全國(guó)性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度。行政執(zhí)法檔案具備著至關(guān)重要的法律職能，對(duì)執(zhí)法檔案進(jìn)行管理也具有著很大的意義，它是行政法律是否可以有效的對(duì)公權(quán)力進(jìn)行限制的關(guān)鍵。
【關(guān)鍵詞】
行政執(zhí)法檔案；法律功能；管理責(zé)任；管理制度
行政法的產(chǎn)生主要是在斗爭(zhēng)過程和革命中妥協(xié)的產(chǎn)物，它存在于社會(huì)的最主要的目的在于限制公權(quán)力。所有的權(quán)力自從出現(xiàn)開始就具備著天生的擴(kuò)張性。就行政權(quán)力而言，如果沒有受到法律的制約，就一定會(huì)使公民具有的合法權(quán)益受到侵犯。所謂行政執(zhí)法，指的就是實(shí)施行政權(quán)力，所以就行政執(zhí)法而言，執(zhí)法主體一定要嚴(yán)格的根據(jù)行政法律程序執(zhí)行，切實(shí)做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本獲取行政目的。行政執(zhí)法檔案是指行政機(jī)關(guān)在行使權(quán)力時(shí)所積累的檔案材料，它記錄著整個(gè)行政執(zhí)法的過程。
一、行政執(zhí)法檔案以及具備的法律功能
行政執(zhí)法檔案指的主要是具備行政權(quán)力的行政機(jī)關(guān)在行使行政職能時(shí)積累的法律文書資料，它是對(duì)行政執(zhí)法過程進(jìn)行記錄以及真實(shí)反映的，是在行政訴訟案以及行政復(fù)議中對(duì)行政行為具有的合法性進(jìn)行判斷的依據(jù)。總而言之，行政執(zhí)法檔案指的主要是在對(duì)行政許可、行政強(qiáng)制、行政處罰以及行政檢查進(jìn)行實(shí)施的活動(dòng)中所形成的文字、聲像、圖表以及電子載體等多種形式的記錄。就功能而言，行政執(zhí)法檔案主要對(duì)行政執(zhí)法的過程進(jìn)行真實(shí)的記錄，它是行政案件中對(duì)行政行為具有的合法性進(jìn)行判斷的依據(jù)，還是行政行為受到社會(huì)監(jiān)督以及法律監(jiān)督的反映以及依據(jù)，是執(zhí)行實(shí)踐行政問責(zé)制并對(duì)行政責(zé)任進(jìn)行確切追究的法律依據(jù)。
二、行政執(zhí)法檔案的管理責(zé)任及其管理制度
行政執(zhí)法檔案管理的責(zé)任指的主要是對(duì)執(zhí)法檔案進(jìn)行管理時(shí)必須要承擔(dān)的責(zé)任。近幾年，電子數(shù)據(jù)檔案不斷的增多，對(duì)行政執(zhí)法檔案進(jìn)行管理的過程也變得越來(lái)越復(fù)雜，還會(huì)不斷的出現(xiàn)違法和違規(guī)的行為。追究具體原因，最關(guān)鍵的為沒有健全和完善的行政執(zhí)法檔案管理制度，缺失健全的管理責(zé)任機(jī)制。
（一）缺失健全的檔案管理制度
在現(xiàn)階段，盡管有很多地方（大連、哈爾濱）相繼的出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī)，但都是地方級(jí)別的，不僅在檔案管理的手段以及管理目的上存在著很大的片面性，關(guān)鍵的是作為具有地方性的法律法規(guī)和政府規(guī)章，在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行制定過程中的權(quán)限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法規(guī)以及政府規(guī)章不能實(shí)施大部分嚴(yán)厲的刑事處罰以及行政處罰。根據(jù)我國(guó)的《行政處罰法》、《立法法》以及《憲法》等的規(guī)定，地方性的法律法規(guī)只能進(jìn)行不被限制人生自由的處罰和一定數(shù)額罰款，而地方政府規(guī)章也只可以進(jìn)行警告以及數(shù)額較小的罰款，由此可見它們所具有的處罰力度較弱。這也是導(dǎo)致檔案管理制度在實(shí)行過程中通不能有效發(fā)揮自身職能的關(guān)鍵。所以，具有全國(guó)性意義的法律層面上的管理責(zé)任機(jī)制以及管理制度的構(gòu)建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理責(zé)任機(jī)制
行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過程中的責(zé)任機(jī)制，主要指在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中出現(xiàn)的違反機(jī)關(guān)制度的違規(guī)行為以及違法犯罪行為，應(yīng)該如何認(rèn)定和應(yīng)該承擔(dān)哪種法律責(zé)任的相關(guān)管理機(jī)制。政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過程中的責(zé)任機(jī)制，在我國(guó)法律體系里還沒有被建立，現(xiàn)階段所追究的和檔案管理相關(guān)的責(zé)任一般都是按照《檔案法》中的規(guī)定。而行政執(zhí)法的檔案的內(nèi)容和其他檔案進(jìn)行比較，具備著很大的差異，它既可以使檔案自身的作用得到充分的發(fā)揮，還可以代表著政府的公信力，如果根據(jù)普通的檔案管理責(zé)任對(duì)其進(jìn)行追究就顯得處罰力度很弱，不能使對(duì)行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理的過程中的目的順利的實(shí)現(xiàn)。缺失行政執(zhí)法檔案在進(jìn)行管理過程中的責(zé)任機(jī)制，還導(dǎo)致所有行政機(jī)關(guān)在管理行政執(zhí)法檔案時(shí)不能進(jìn)行足夠的重視，并缺失強(qiáng)有力的制度保證，一旦出現(xiàn)問題就采取內(nèi)部解決的措施，有時(shí)還由于部門的利益而掩蓋，并幫助違法者撒謊，從而導(dǎo)致檔案管理將要面臨著非常嚴(yán)重的信任危機(jī)。例如前幾年在浙江杭州發(fā)生“70碼”時(shí)間以后，公安機(jī)關(guān)在人們心中的信賴度大大的降低。后來(lái)在很多地方的交通執(zhí)法過程中，人人往往會(huì)質(zhì)疑執(zhí)法行為，從而使政府形象受到嚴(yán)重的損害，還對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行行政執(zhí)法產(chǎn)生了重大的影響。
行政執(zhí)法作為行政訴訟以及行政復(fù)議的裁決依據(jù)，是對(duì)行政機(jī)關(guān)行使自身行政執(zhí)法職能進(jìn)行科學(xué)合理的法制監(jiān)督以及社會(huì)監(jiān)督的重要前提，還是對(duì)行政責(zé)任實(shí)施追究的重要法律依據(jù)。
三、結(jié)語(yǔ)
行政執(zhí)法檔案對(duì)行政機(jī)關(guān)在行使行政權(quán)力以及執(zhí)行行政執(zhí)法的控制等方面具有著至關(guān)重要的作用，它也是實(shí)施依法行政的關(guān)鍵。但目前我國(guó)還沒有構(gòu)建具有全國(guó)性意義的法律層面上的更加權(quán)威的檔案管理制度，也缺失健全的管理責(zé)任機(jī)制，所以導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理行政執(zhí)法的過程中出現(xiàn)了許多違法違規(guī)現(xiàn)象，對(duì)政府形象以及公信力造成了嚴(yán)重的損害。基于這種情況，一定要構(gòu)建健全的管理責(zé)任機(jī)制和檔案管理制度。
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關(guān)鍵詞：行政審批 檔案 信息化管理 工作要點(diǎn)
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）11（a）-0105-02
近年來(lái)，在信息化時(shí)代影響下，我國(guó)逐漸走向了信息化、現(xiàn)代化的社會(huì)方向，行政審批作為政府和公眾的主要連接平臺(tái)，其工作質(zhì)量將使公眾對(duì)政府的印象起到直接影響作用。在新時(shí)期下，行政審批檔案信息化工作將面臨著更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案作為一種重要的信息資源，是促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)，因此加強(qiáng)行政審批檔案信息化管理工作質(zhì)量，不僅能對(duì)服務(wù)型政府的建設(shè)起到推動(dòng)作用，同時(shí)還能為構(gòu)建我國(guó)社會(huì)主義和諧社會(huì)奠定良好的基礎(chǔ)[1]。
1 檔案信息化概述
檔案信息化是現(xiàn)代信息時(shí)代的主要發(fā)展產(chǎn)物之一。在國(guó)家檔案行政管理部門的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在檔案管理活動(dòng)中對(duì)現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行積極引進(jìn)，完成對(duì)檔案信息資源的收集和管理，幫助實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本建設(shè)目標(biāo)。換言之，檔案信息化就是將傳統(tǒng)的實(shí)體管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷男畔⒐芾矸绞剑瑥亩訌?qiáng)對(duì)檔案資源內(nèi)涵和精華的管理，將原本的形式化進(jìn)行打破，從而全面提升信息Y源管理的綜合利用率，為各項(xiàng)行業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助。信息化工作是一項(xiàng)綜合性比較強(qiáng)，同時(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，因此在工作的過程中要對(duì)現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的改善和優(yōu)化，達(dá)到最佳的管理目標(biāo)和效果。
2 行政審批檔案信息化的意義
行政審批，主要是行政機(jī)關(guān)通過自然人所提出的要求和申請(qǐng)，采用根據(jù)現(xiàn)階段的規(guī)章制度對(duì)證件進(jìn)行發(fā)放等形式，允許其進(jìn)行相關(guān)的活動(dòng)或是行為。由此可見，行政審批是現(xiàn)階段我國(guó)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，隨著現(xiàn)代改革開放的到來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)也得到了相應(yīng)的發(fā)展，各個(gè)中小型企業(yè)或是家族等都逐漸增多，因此這在一定程度上也增加了行政審批的工作量。但是在傳統(tǒng)的工作模式下，行政審批檔案一般采用的都是人工工作的方式或是通過紙質(zhì)文件將其進(jìn)行保存，這種保存方式，很有可能隨著時(shí)間的遞進(jìn)，文件上的文字也變的模糊，同時(shí)紙質(zhì)文件相對(duì)比較容易丟失，不易保存，這在很大程度上將對(duì)行政審批工作產(chǎn)生影響。在對(duì)檔案信息化建設(shè)的過程中，通過對(duì)現(xiàn)代技術(shù)中掃描、轉(zhuǎn)化等信息技術(shù)的接力運(yùn)用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件或是圖片進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為電子資源，同時(shí)按照相應(yīng)的信息構(gòu)建起目錄、文件等數(shù)據(jù)庫(kù)形式。運(yùn)用這種方式，能有效地將數(shù)字資源保存在電腦或是其他媒介上，給之后的使用或是查詢都帶來(lái)了極大的便利[2]。不僅如此，還能將原本的信息資源變?yōu)閿?shù)字資源，不僅很大程度上節(jié)省了存儲(chǔ)空間，同時(shí)還更好地實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息資源的保護(hù)和管理。
檔案管理信息化之所以引起重視，主要是因?yàn)槠湫畔⒕邆漭^強(qiáng)的利用價(jià)值，因此在現(xiàn)代社會(huì)的信息時(shí)代環(huán)境下，對(duì)信息資源進(jìn)行充分的利用，將更有助于引起我們對(duì)問題的重視，同時(shí)完善自我，為建立服務(wù)型政府提供更多的科學(xué)依據(jù)，全面推進(jìn)檔案管理向著一體化的方向前進(jìn)。現(xiàn)在，我國(guó)行政審批檔案信息化建設(shè)或是管理還需要進(jìn)一步發(fā)展，但是這項(xiàng)工作的正面影響已經(jīng)十分顯著。比如，提升檔案的利用空間，能很大程度上降低人們的工作量，提升工作效率，引導(dǎo)公眾樹立正確的社會(huì)發(fā)展意識(shí)[3]。
3 提升行政審批檔案信息化管理的策略
通過自身多年的實(shí)踐和工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)上文的分析，提出了以下建議。
3.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)意識(shí)
思想意識(shí)是人類開展活動(dòng)的先導(dǎo)環(huán)節(jié)，因此針對(duì)情況，人們只有將思想意識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，才能對(duì)現(xiàn)代信息化管理的重要性引起重視，并且發(fā)揮其主觀能動(dòng)性對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)。在工作的過程中，領(lǐng)導(dǎo)樹立起正確的管理思想和工作理念是現(xiàn)代化建設(shè)的主要前提，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)的思想意識(shí)和行為在一定程度上會(huì)對(duì)員工產(chǎn)生十分重要的影響。因此在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)意識(shí)的過程中，要首先使領(lǐng)導(dǎo)具備這個(gè)先進(jìn)的意識(shí)，同時(shí)安排有關(guān)部門加強(qiáng)在單位內(nèi)部的宣傳工作，幫助員工進(jìn)一步對(duì)工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，支持并不斷參與到現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)過程中，保證這項(xiàng)工作按照固定的方向發(fā)展，更好地達(dá)到之前的預(yù)期方向或目標(biāo)。
3.2 重視創(chuàng)新
遇到困難和問題，我們不應(yīng)該選擇逃避，更不能夠選擇退縮，面對(duì)困難應(yīng)該迎難而上，而不是知難而退，最終將其突破，得到更好地發(fā)展。這種方式同樣適用于現(xiàn)代檔案信息化管理，因此在今后的管理工作中，需要直視挑戰(zhàn)，將其當(dāng)做一次發(fā)展的全新機(jī)遇，在進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，首先我們需要對(duì)各方面的矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，幫助檔案信息化管理工作在曲折的過程中前進(jìn)。一般情況下，行政審核文件有圖像、文檔和音頻等多種形式，因此在日常工作中應(yīng)該逐漸加強(qiáng)對(duì)不同文件特點(diǎn)的研究和分析，將其進(jìn)行分類保存，為今后的查詢和使用提供更大的便利，促進(jìn)檔案信息向著多元化的方向發(fā)展[4]。
3.3 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
俗話說(shuō)沒有規(guī)矩不成方圓，面對(duì)現(xiàn)在大量的行政審批工作，如果不制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，將其進(jìn)行規(guī)范，就會(huì)造成工作環(huán)境的混亂。因此針對(duì)不同類型的部門或是工作特征，我們就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)具體性工作的標(biāo)準(zhǔn)制定，給檔案信息化管理提供更多的依據(jù)，通過這種方式來(lái)對(duì)工作的有效性進(jìn)行全面提升。不僅如此，還需要對(duì)基層工作人員的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行正確的引導(dǎo)，防止其出現(xiàn)不良的工作狀態(tài)或是現(xiàn)象，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理起到更大的幫助作用。
3.4 提升隊(duì)伍的素質(zhì)
雖然現(xiàn)階段我國(guó)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了行政審批檔案信息化管理，但是在其實(shí)際的管理理念和方式的轉(zhuǎn)變還明顯不夠，因此還需要檔案人員的全力支持。在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過程中，行政單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人才的重視和培養(yǎng)，根據(jù)現(xiàn)在工作情況，合理的對(duì)培訓(xùn)工作進(jìn)行安排和制定，全面提升管理人員的綜合水平，使其在實(shí)際工作的過程中發(fā)揮出更大的主動(dòng)性和創(chuàng)新能力，將檔案的信息化管理水平得到進(jìn)一步地提高[5]。
4 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，行政審批檔案信息化管理作為一項(xiàng)綜合性和系統(tǒng)性的工作，是現(xiàn)代電子政務(wù)發(fā)展過程中一項(xiàng)具體的要求。這項(xiàng)工作的開展，在很大程度上說(shuō)明了現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步，人類文明是在不斷發(fā)展的，因此也預(yù)示著行政審批工作將面臨著更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。雖然現(xiàn)階段我國(guó)檔案信息化管理工作中還存在很大的問題，但是通過該文的研究，相信將在很大程度上對(duì)這項(xiàng)工作的開展起到幫助作用，為我國(guó)行政審批工作奠定更穩(wěn)定的基礎(chǔ)。
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當(dāng)前，我國(guó)正處在體制轉(zhuǎn)軌和經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型重要時(shí)期，行政執(zhí)法任務(wù)應(yīng)當(dāng)是更多宣傳和推行多樣化的行政執(zhí)法方式、行政執(zhí)法理念，通過機(jī)制創(chuàng)新和方法創(chuàng)新提高行政執(zhí)法水平和實(shí)效，已成為各級(jí)行政執(zhí)法機(jī)關(guān)的重要課題。
近年來(lái)，作為柔性行政監(jiān)管方式之一的行政指導(dǎo)行為，在其他行政執(zhí)法機(jī)關(guān)運(yùn)用越來(lái)越廣。這些行政執(zhí)法機(jī)關(guān)積極探索不具有行政強(qiáng)制力的行政指導(dǎo)柔性管理方式，采用指導(dǎo)、勸告、建議、提醒、說(shuō)服、疏通等非強(qiáng)制性手段來(lái)彌補(bǔ)強(qiáng)制手段的不足，取得了較好效果，也改變了行政執(zhí)法機(jī)關(guān)“不是收費(fèi)就是處罰的負(fù)面形象”。
行政處罰最終目標(biāo)是減少違法，但實(shí)際上，行政處罰的效果往往不盡如人意，此時(shí)行政指導(dǎo)等柔性管理就應(yīng)運(yùn)而生。行政指導(dǎo)在行政法上一般稱為“非權(quán)力性行政”，作為一種柔性管理方式，是指行政執(zhí)法機(jī)關(guān)在其職能、職責(zé)或管轄范圍內(nèi)，為適應(yīng)復(fù)雜多樣化的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)管理需要，基于國(guó)家的法律精神、原則、規(guī)范或政策，適時(shí)靈活地采取指導(dǎo)、勸告、建議等方式，謀求行政管理相對(duì)人同意或協(xié)力，以有效地實(shí)現(xiàn)一定行政目的之行為。行政指導(dǎo)是行政執(zhí)法機(jī)關(guān)在職責(zé)范圍內(nèi)實(shí)施的指導(dǎo)、勸告、建議、提醒等柔性管理行為，具有非強(qiáng)制性、示范指導(dǎo)性、廣泛適用性、柔軟靈活性、方法多樣性、選擇接受性、溝通協(xié)調(diào)性等諸多特點(diǎn)。柔性管理，作為注重行政相對(duì)人的同意和協(xié)力，以靈活多樣的方式達(dá)到行政目標(biāo)的非強(qiáng)制性手段，摒棄了單純依賴行政檢查、行政處罰、行政強(qiáng)制等強(qiáng)制性行政行為，實(shí)行命令――服從式管理的傳統(tǒng)行政模式，發(fā)揮了促進(jìn)行政民主、降低治理成本的特殊功效。
構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)是一個(gè)不斷化解社會(huì)矛盾的持續(xù)過程，行政指導(dǎo)這一順應(yīng)當(dāng)代行政法治發(fā)展潮流的柔性監(jiān)管方式，是建設(shè)服務(wù)型政府的重要切入點(diǎn)。柔性行政管理手段的運(yùn)用，有助于提高管理相對(duì)人的法律意識(shí)，自覺停止違法或者避免各種法律糾紛的發(fā)生，使社會(huì)在法治之下實(shí)現(xiàn)有序和諧。其意義在于“管制型政府”向“服務(wù)型政府”的轉(zhuǎn)變。
在深化改革、社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期，檔案行政執(zhí)法實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)的各種檔案行政管理問題，可以說(shuō)絕大多數(shù)都是人民內(nèi)部矛盾，這對(duì)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督能力提出了新的更高的要求。如果檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)仍然固守陳舊觀念，動(dòng)輒運(yùn)用檔案行政處罰、檔案行政強(qiáng)制等硬性措施一罰了之，難免造成檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)與檔案行政管理相對(duì)方之間的緊張關(guān)系甚至激烈沖突，不利于構(gòu)建和諧社會(huì)，相比之下，檔案行政指導(dǎo)卻在多方面切合了構(gòu)建和諧社會(huì)要求。
首先，檔案行政指導(dǎo)體現(xiàn)了以人為本、行政為民的理念，有利于尊重和保障檔案行政管理相對(duì)人的合法權(quán)益。其次，能促進(jìn)檔案行政管理相對(duì)人參與，符合檔案行政民主化的要求，有利于建設(shè)服務(wù)型的檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)。因?yàn)闄n案行政指導(dǎo)強(qiáng)調(diào)檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)與檔案行政管理相對(duì)人的互動(dòng)關(guān)系，注重聽取和尊重檔案行政管理相對(duì)人的意見和要求，為其表達(dá)利益訴求提供較為充分的空間，故成為實(shí)現(xiàn)檔案行政民主的渠道和提供檔案行政服務(wù)的過程。最后，檔案行政指導(dǎo)有利于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)與檔案行政管理相對(duì)人的利益關(guān)系，化解與檔案行政管理相對(duì)人的矛盾，保持檔案行政管理秩序的安定和諧。
在檔案行政執(zhí)法實(shí)踐中，推行柔性管理方式的檔案行政指導(dǎo)，對(duì)于檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)畢竟是一種新事物，還要解決如下問題：
其一，檔案行政指導(dǎo)是在糾正、減少檔案行政違法行為的目的之下，與剛性檔案行政執(zhí)法手段相輔相成、各有功效的可選手段之一。隨著檔案行政民主程度的加深，檔案行政指導(dǎo)這樣的柔性管理方式將在檔案行政執(zhí)法實(shí)務(wù)中更廣泛地采用，甚至成為主要的檔案行政執(zhí)法監(jiān)督方式。
其二，在檔案行政執(zhí)法監(jiān)督實(shí)踐中，各地檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)主、客觀實(shí)際情況靈活地選擇運(yùn)用檔案行政指導(dǎo)。例如，在發(fā)現(xiàn)檔案行政管理相對(duì)人存在檔案違法行為時(shí)，檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)可以視具體情況選用最為合適的辦法：一是先指導(dǎo)，后不做處罰；二是先指導(dǎo)，后進(jìn)行處罰；三是先處罰，后進(jìn)行指導(dǎo)。