時間：2023-07-31 17:01:16
導語：在財務流程自動化的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
仔細權衡建立共享服務的利弊;
理順供應商、客戶、合作伙伴和制造廠（內部）之間的工作流程，并實現自動化;
在全世界所有地區實施標準化的ERP。
Aberdeen認為，各類企業應考慮以下兩點建議：
仔細權衡建立共享服務的利弊
各個地區自主管理的程度和地區之間協同合作的實際情況，將對決策產生直接影響。這種方法不一定適用于所有企業，但其最大的優點在于實現業務流程標準化及規模經濟。請仔細評估貴公司的ERP服務商提供這方面服務的能力。
如果你還沒這么做，試試SOA架構的ERP系統
從整合的便捷性和對業務流程的適用性角度來評估ERP的技術架構。能在各個地區之間以及同客戶、供應商、合作伙伴之間支持協同合作的技術構架會更具競爭優勢，Web服務的優勢則更明顯。
落后型企業的成功之路
1． 制訂供應商、合作伙伴和制造廠之間的業務流程和工作流程。
要理順工作流程、實現流程自動化的終極目標，第一步是要理解數據流在各個利益相關者之間順暢流動的重要性，并要制訂各種流程。這一階段會需要手工操作。
2． 認識到企業所需的有關本地化、翻譯和全球化功能的具體要求以及ERP服務商所能提供的功能。
企業要決策通過何種方式來實施這些特性和功能，由此推行全球化策略，并判斷實施后會對企業的整個ERP系統造成的影響。
3． 準備一份每個地區所在國家的ERP特性或功能的差異分析報告。
在尚未搞清楚國家的法律和財務報告的要求之前就設立公司是不明智之舉。應先將諸種要求充分體現在現有ERP系統中。如果該地區沒有上線ERP，完成差異分析后就要開展ERP的選擇工作。企業要判斷何種方式最有效，是繼續推行已有的ERP系統，還是重新整合，或者是選擇新的ERP。
中間型企業的成功之路
1．理順供應商、客戶、合作伙伴和制造廠（內部）之間的工作流程，并實現流程自動化。
要制訂工作流程，首先要選擇好ERP服務商。這樣你就能迅速起步，先建立最通用的工作流程，并通過不斷理順數據傳輸，實現工作流程自動化。
2．在所有地區建立衡量標準和報告要求。
短期內先通過手工將某些功能，特別是合并財務報表和報告補充進系統，同時做好在將來通過ERP、增加新模塊或擴展功能來實現自動化的計劃。
領先型企業的未來之路
1．在全球范圍實施標準化ERP。
雖然單應用ERP系統頗受推崇，要在全球范圍內實施標準化的ERP系統未必只有此路一條。各家企業實施ERP的情況迥異，最成功的企業會堅持使用標準的產品、客戶、符合慣例的科目標識以及支持企業協調合作的標準化業務流程。企業的IT構架可以是集中式的，也可以是分散式的。
【關鍵詞】會計信息化；“互聯網+會計”；財務云
中國互聯網從無到有、從弱到強，創造了讓世界驚嘆的發展奇跡。如今，中國已成為舉世矚目的網絡大國，互聯網的蓬勃發展在中國誕生了一系列新興公司：“互聯網+搜索”誕生了百度，“互聯網+交易”誕生了支付寶，“互聯網+商場”誕生了淘寶，“互聯網+社交”誕生了QQ、微博和微信，“互聯網+視頻”誕生了土豆、優酷、樂視……“互聯網+”把信息技術的創新成果與經濟社會各領域深度融合，推動技術進步、效率提升和組織變革，提升實體經濟創新力和生產力，形成了更廣泛的以互聯網為基礎設施和創新要素的經濟社會發展新形態。那么在“互聯網+”時代，“互聯網+會計”又將會誕生什么？對此，長虹財務云中心依托十余年財務共享經驗，基于云計算、云存儲、移動互聯網等IT技術手段，打造了基于“互聯網+”的財務共享云平臺，嘗試財務共享模式由集團內部走向社會化服務。
一、長虹財務云建設背景
（一）“互聯網+”時代會計行業新的沖擊和挑戰
2015年國務院正式《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，明確了推進“互聯網+”的總體思路、基本原則、發展目標和11個具體行動[1]。互聯網技術以前所未有的深度和廣度介入到經濟社會的各個領域，引起了商業模式、交易方式、管理活動等方面的重大變革，必將對會計行業帶來重大而深刻的影響。在會計行業政策法規及生態環境方面，銀行向企業開放了銀企互聯接口，第三方支付平臺使用廣泛，國家稅務總局從2015年初起逐步推行發票電子化和稅務在線申報、繳納，海關總署于2015年6月4日公告進一步推行無紙化電子支付稅款，新的《會計檔案管理辦法》從2016年1月1日起開始執行為電子檔案的合法性提供了依據，會計工作與互聯網融合趨勢愈發清晰。互聯網的發展促進了會計核算與業務活動在物理空間上的適度分離，利用現代信息技術和互聯網平臺，傳統會計工作將線下業務發展為以線上業務為主，打破了會計服務的地域限制，促使會計工作從分散式的獨立核算模式向集中式的財務共享模式轉變；財務業務一體化的深入發展，財務信息與業務信息不再隔離，業務與財務邊界逐步模糊，低端財務服務將向標準化、智能化、去專業化方向發展，傳統財務人員將面臨向高端管理會計轉型升級的壓力；會計信息的傳遞和展現形式的改變，使會計和財務外包行業有望實現服務平臺化，企業內部共享中心也可向社會化服務轉型，將提供更廣范圍、更高效、更便捷的會計服務。
（二）集團轉型對財務服務能力提出更高要求
長虹作為傳統的家電制造廠商，正面臨著互聯網企業的跨界競爭，云計算、大數據、O2O等一系列新事物在深刻影響著整個家電行業。為應對“后PC”時代家電產業的變化，長虹在2013年提出了以“智能化、網絡化、協同化”為重點的“新三坐標”智能戰略。其核心就是以人為中心，通過廣泛連接實現人、設備及服務的智能協同，做強智能終端；建設“傳感器”網絡，開放數據接口，為消費者提供越來越智能的終端及服務，并構建新的商業模式。圍繞集團轉型，財務如何更好地服務公司戰略轉型的需要，更高效地支撐集團戰略調整、業務決策等問題，需要財務模式同步轉型。基于上述背景，長虹財務云中心在原財務共享中心的基礎上，啟動了財務云建設項目，期望借助互聯網等IT手段，通過規范數據標準、梳理單據模板、嵌入業務規則等措施，實現數據規范、采集高效、業務脫敏、自動處理、智能輸出；借助有大數據支撐的通用智能財務平臺，為集團內部隨時隨地、多種終端進行業務提交、財務處理、數據查詢、決策分析提供有力支撐。同時，借助長虹財務云中心十余年來為集團200多家公司提供財務服務的經驗和積累，也期望通過財務云的建設，為廣大中小企業提供便捷、高效、高質量、低成本的互聯網財務服務，從而形成新的產業發展。
二、長虹財務云建設思路
（一）從異構系統到統一構架
長虹在信息系統建設初期，受IT技術水平限制及頂層設計缺乏，共享中心業務架構基本按照銷售應收、采購應付、費用報銷等業務線條進行設計和運作。長期運行下來造成系統異構、接錯、功能重復，系統調整往往牽一發而動全身，運維成本大幅提升。在財務云的建設過程中，更加強調統一架構、去廠商屬性、去業務屬性。所謂統一架構，是指按照云采集、云處理、云產品的思路來統一設計各類業務、財務處理流程，并對云平臺處理系統進行統一設計、遷移整合，對各類財務業務數據按照最小顆粒統一采集。所謂去業務屬性，是指對財務會計處理業務進行進一步的專業化分工，而不是按傳統的業務線條分工為應收會計、應付會計等。以發票信息采集為例，過去費用報銷的發票由費用會計處理，采購物資發票由采購應付會計處理，而在財務云平臺上，發票信息采集崗位只負責采集發票上的各種要素信息，不必關注這張發票隸屬于哪一類具體業務。所謂去廠商屬性，是指按統一架構設計的業務流程和信息系統，按照產品化、平臺化思路打造，既能處理長虹集團內部業務，也能處理其他公司的業務，使平臺更具有可復制性和推廣價值。此外，財務云還對各項功能進行模塊化設計，剝離、整合原有各信息系統應用模塊到統一平臺，同時統一規范接口標準和數據標準，形成可自由定制的各功能模塊，使得平臺架構具有靈活性和高擴展性。
（二）從依賴人工到系統自動
傳統財務信息處理方式從信息采集、過程審核、財務記賬、資金收付等各個環節都不同程度地需要人工去參與整個財務產品生產的過程，企業建立財務共享中心，雖可一定程度通過組織整合、流程優化節省人員，但仍擺脫不了勞動密集型對人工的依賴，并且財務數據質量往往受制于人員素質、成本與效率矛盾等因素無法進一步提升。在財務云的建設之前，長虹便開始探索通過自動化手段替代人工，通過要素精確化、數據標準化、憑證無紙化、內控實效化等手段，實現了整個會計循環過程中的自動采集、自動審核、自動記賬、自動支付，極大地提高了系統處理的自動化程度，并使財務核算更加精準，時效性更高，徹底擺脫了財務服務質量對于人員素質的依賴。
（三）從機械隔離到數出一門
隨著經濟全球化和信息技術的迅猛發展，大數據的挖掘和運用近年來成為熱門話題，大數據戰略已納入國家“十三五”規劃。在大數據和共享經濟時代，作為企業必須向管理和科技創新要效益。數據資產作為企業管理中決策支持的一個重要組成部分，在集成數據處理、長期與短期決策平衡、不確定性風險識別與規避、預測等方面發揮了重要作用，能為單位提供更多信息系統所不能提供的、更高層次的信息支持，更好地發揮價值創造的作用。傳統信息系統僅注重于業務功能的實現，往往缺乏統一的數據規劃，在數據兼容能力、自動處理能力、數據分析能力方面存在先天缺陷，導致數據孤島林立，數據的潛在價值尚未有效挖掘和利用。鑒于數據的重要性，長虹財務云在設計階段便以XBRL為數據標準，以XBRL通用分類標準來定義系統信息要素，實現財務云與XBRL深度融合，基于長虹自主研發的XBRL數據共享通道統一企業內部數據交換接口，實現數出一門。
（四）從物理集中到云端服務
在建立財務共享中心時，非常強調對共享中心地址的選擇，共享選址需要重點考慮業務相對集中度、通信服務能力、當地人員工資水平、員工安置培訓費用、辦公場所租賃或購置費用、當地教育水平、語言技能、人員專業素質等因素，對地域這一物理屬性的考慮權重相當大。而在財務云的建設過程中，充分利用了云計算、云存儲、移動互聯網等日益成熟并廣泛運用的IT技術來降低時間、地點、空間對業務處理的限制。在業務前端，可以在有網絡覆蓋的任何地點使用移動終端來進行業務處理。辦公不再受“8小時工作時間”和“固定辦公場所辦公”的時間、地點等物理屬性限制，線上移動審批、眾包搶單計件等新的工作模式，使工作時間、辦公地點、人員組織形式等傳統概念越來越虛擬化、模糊化、社會化。在云端后臺，采用“私有云+公有云”模式。私有云的服務器等硬件設備采用企業自購模式，解決常規業務量的運算需求及企業信息安全問題；公有云采用租賃外部數據中心模式，解決波峰時段業務增量運算需求，并按租用設備的帶寬、內存、存儲、CPU性能等參數支付費用，有效利用了公共資源，以節約成本，提升系統使用體驗。
三、長虹財務云建設內容
（一）長虹財務云建設方法
1.信息顆粒化采集
傳統財務信息的處理往往只關心財務處理結果本身，由人工進行單據信息讀取，人工或者信息系統輔助確定業務合理性及信息完整性，進而進行財務核算及財務信息輸出。這種處理方式一是受制于傳統財務職能定位，二是受制于信息技術對全面采集要素信息的效率和手段，導致企業運作大量的有用信息難以后期深度分析、挖掘和利用。隨著智能圖像識別、云計算、云存儲的逐步成熟，財務云在建設初期便要求按照要素精確化的原則對原始憑證的要素進行提煉，進而對所有業務信息（包括紙質影像單據及電子業務單據）進行全口徑、全業務采集。以增值稅發票為例，在信息采集環節對其48個要素點進行了數據獲取。信息采集顆粒度的提高也為財務云實現自動審核、自動記賬及大數據的運用奠定了基礎。
2.業務標準化定
義業務標準化定義包含業務類型、單據、要素三個方面。（1）業務類型的標準化定義：通過列舉法，盡可能把不同行業、企業規模的業務類型進行列示，進一步梳理業務類型相關的核算規則、單據規則、業務關鍵控制點。（2）單據的標準化定義：財務云按單據特征進行了多層次劃分。按單據類別劃分為報銷單、發票、合同協議、報告、專用附件、圖片資料六大類，按物理屬性劃分為電子影像件和電子信息單據，按單據來源劃分為自制單據和外部單據。單據標準的建立，就是將經濟業務按業務類型進行細分，給每類業務匹配足以證明經濟業務發生實質的必要原始單據，以及幫助全面了解業務全貌的輔助信息。（3）要素的標準化定義：根據要素顆粒化采集的方式，按照要素精確化的原則，將原始單據的要素進行提煉，并對每個要素進行定義。參照XBRLGL（XBRLforGlobalLedger）標準進行顆粒化，按照國標《會計軟件接口標準》規范標準化數據及語義，規范信息交換、共享介質，賦予財務云靈活輸出XBRL標準的能力，更有效地處理業務數據，降低平臺各業務單元的耦合性，大幅提升平臺的可擴展性，實現跨企業、跨地域的數據融合。
3.過程智能化處理
長虹財務云建設過程強調通過自動化實現智能化，最終達到去人化這一目標。信息的顆粒化采集和業務的標準化定義，為過程的智能化處理提供了基礎。通過分類、歸納、抽象的方式，把業務場景以業務類型、單據類型、單據要素進行信息化還原，將人工會計確認、會計計量的過程通過信息組合，由點帶線形成業務邏輯線條，嵌入計算機系統處理程序，由計算機根據業務類型、單據及單據要素信息自動進行業務邏輯規則檢查，確定核算規則并自動記賬。最大程度的實現業務處理過程的自動化，可以有效節約人工參與處理的成本，使得財務人員向財務管理全面轉型。自動化的提升也減少了會計人員接觸了解業務信息的范圍，為實現業務過程脫敏提供了技術支持，有利于實現財務服務的全面外包。
4.架構產品化設計
“互聯網+”時代IT產品越來越傾向于平臺化模式，互聯網時代一向是得用戶者得天下。財務云在建設初期便定位于不僅服務集團內部，而且為外部企業提品化服務，將財務云打造成一個服務平臺而非財務軟件（圖2）。在產品化設計理念方面，財務云非常注重以下方面：一是注重產品體驗感，以用戶為中心，簡化用戶操作，減少專業屬性；二是推行一鍵配置，簡化用戶接入手續，實現輕松接入，一站式入駐；三是設立客服中心，隨時解決用戶的問題，分析用戶需求并迭代更新系統；四是強調數據標準，基于XBRL國際標準，為更廣泛的數據交換和數據挖掘奠定基礎。
（二）長虹財務云業務框架
長虹財務云按照業務處理流程，將原始單據等業務信息要素顆粒化后對要素進行審核、加工、組合，輸出會計憑證和報表等產品，整個運行過程可以簡單概括為：云采集、云處理和云產品。
1.云采集
云采集是指對各類經濟業務活動數據的獲取、加工、確認、組裝及存儲等活動。具體過程如下：（1）以業務活動觸發為起點，確定業務類型，在業務前端通過掃描、照相等方式收集、提交業務過程中形成的原始單據。（2）通過光學識別系統，確定掃描、照片形成的電子紙質原始單據識別模版，對紙質單據進行全要素自動識別。（3）將識別后的紙質單據按模版要素進行圖像切片處理，系統可按模板要素的圖像切片和對應的要素識別結果進行顯示，方便對未能準確識別的要素信息進行人工糾偏。（4）需要人工糾偏的要素識別結果以任務的方式統一進入待辦工作池，由糾偏人員在線上隨機獲取并處理完成，人工糾偏后的要素數據存入全要素數據庫。除業務過程產生的內外部紙質單據外，對于有業務信息系統支撐的電子表單信息，及與銀行、海關、稅務等第三方機構進行業務數據交互形成的電子數據，都可通過標準接口轉換成要素數據，存入全要素數據庫。
2.云處理
云處理是指對云采集環節形成的顆粒化要素信息，按照事先設定的檢查規則、記賬規則及業務處理流程，按照流水線式的模式，將會計確認和會計計量的過程通過系統自動化的方式進行實現。為了確保數據能夠及時、準確、高效、完整地處理、加工和傳遞，減少業務處理流程中的人工干預，實現全過程管理的自動化，云處理需要對處理動作、處理機構和處理環境進行科學設計和合理安排。財務云處理最核心的部件包括規則檢查引擎、自動記賬引擎，全要素數據庫中的財務數據依次提交規則檢查引擎、自動記賬引擎、自動完成規則檢查和記賬處理。財務云處理的方式打破了傳統財務組織機構崗位設置，從傳統的會計、復核、出納崗位，轉向業務售前、售后及質量控制人員，在提供企業內外部財務共享服務時，更加專注服務質量及服務效率。
3.云產品
由于長虹財務云對業務發生過程中的信息進行了全要素采集，而不是僅關注財務信息，所以財務云處理形成的產品，不僅包括自動記賬輸出會計憑證、自動支付和基礎財務報表等簡單會計產品，而且通過匯總分析等方式形成了大量綜合類產品。采集和生成的全部數據與大數據中心對接，通過構建數據模型，自動、實時地處理數據，大數據中心輸出各類經過深度數據挖掘的數據分析結果。通過專業的管理咨詢團隊，向外輸出各類管理咨詢服務、企業信用評估、行業分析報告等復雜會計產品。
四、長虹財務云建設效果
（一）全過程自動化，大幅提高人效
通過要素的自動采集、財務規則自動檢查、自動記賬、自動支付以及基于數據模型的自動分析，長虹財務云充分運用自動化、智能化的手段，盡可能減少人工處理。到2015年，長虹財務云中心的人效（薪酬收益率=全年收入總額/全年薪酬總額）達到了2.85。財務云全面自動化的實施，將使長虹財務云中心的人效翻倍，預期將達6以上。不僅如此，“去人化”更可以有效防范人為舞弊風險及非主觀性過失，幫助長虹財務云中心減少人員招聘、培訓、業務溝通等費時費力的環節，提升了組織整體的運營效率。
（二）全標準化嵌入，高精準度核算
將長虹財務云中心多年積累的業務流程標準、單據要素標準、財務審核標準和憑證輸入標準嵌入財務云，由系統自動完成檢查和記賬，實現了財務控制和處理準確性的提高，防止了因人為疏忽造成的遺漏、錯誤和經濟損失。長虹財務云中心通過傳統財務信息化手段的不斷推進，將差錯率從2009年的萬分之五下降到2015年的萬分之零點四五。財務云進一步自動化、標準化處理的實施，預期可將差錯率再降低一個層級，達到萬分之零點零五左右。
（三）全部要素采集，備戰數據經營
基于財務云平臺的財務共享服務，并不止步于處理基礎的財務核算業務。緊隨大數據時代的浪潮，長虹財務云平臺全面提升了自身的數據處理能力，通過全要素、全方位、全過程的采集覆蓋企業生產經營活動的所有數據，整合XBRL數據標準，利用大數據技術深度挖掘海量數據，實現企業內部業務價值鏈深入分析和利用。例如長虹作為首家與中國人民銀行合作開展應收賬款融資試點企業，利用內部供應鏈大數據與中征應收賬款融資服務平臺對接，幫助供應商解決融資難，融資手續復雜的問題。
（四）網絡眾包模式，優化配置資源
長虹財務云通過自動化、智能化的處理方式，將人工需要處理的業務大大減少。對于需要人工處理的任務，在云處理的過程中打破了傳統集中時間、集中地點的辦公模式以及按崗定人的組織方式。2015年，財務云中心實施了網上搶單、按工作量計算薪酬、多勞多得的“搶單計件制”改革，這是對互聯網眾包模式的一個模擬。員工無需設置固定崗位，只需要取得相關業務的資質，便可隨時參與對應工作的搶單。從實施效果來看，有效地調動了員工積極性，搶單以前人均每月處理會計服務訂單2160筆，搶單以后人均每月處理4524筆，直接提升人效109%。
（五）圖像切片脫敏，減少泄密風險
財務往往伴隨著許多商業機密，是否泄密是客戶在外包財務時首先擔心的問題。財務云運用光學自動識別、圖像自動切片、在線分散處理等技術手段將紙質票證的信息進行自動化采集、切片和離散化人工處理，保證了無任何處理人員可以獲取紙質單證上足夠的商業信息，從而防范了人為泄露商業秘密的風險，打消了客戶的后顧之憂。
（六）突破行業瓶頸，拓展千億市場
原有的財務共享模式下，被共享單位信息系統實施費用是一筆剛性開支，并且需要協調各個系統的諸多實施人員，花費兩周以上才能完成。通過一鍵配置，提高了長虹財務云的通配性。新客戶在實施財務云時，可以快速復制各項系統配置，大大提高了初始化速度。即便后期會計準則或公司規模發生變化，調整起來也比較靈活、方便。長虹財務云更大的價值不在于能夠節省多少成本，而是使財務云中心打破辦公選址的限制、人力資源的限制、推廣效率的限制，通過向全國中小微企業推廣財務云平臺，改善中小微企業財務管理狀況，提升中小企業的融資能力，助力創業公司成長。作為一個有6000多萬家中小微企業、蘊含千億級的財務外包市場，相信通過財務云的成功推廣，必將成為財務界的“淘寶”。
【主要參考文獻】
［1］戴柏華.適應新常態，融合促發展：積極推進“互聯網+”下的會計改革與發展［EB/OL］.
［2］胡嘉，劉碧民，胡紹萬，等.大型企業智能化嵌入式風險管控體系建設［C］∥四川省企業聯合會,四川省企業家協會.四川省企業管理現代化創新成果匯編（2015），2016：16-17.
關鍵詞：計算機 軟件 企業 辦公自動化
中圖分類號：TP319 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）01（b）-0-01
為了提升企業自身競爭力，進一步強化企業辦公自動化管理工作，愈來愈多的企業注重計算機軟件于企業辦公自動化方面的運用，并且建構適合本企業自身發展特征的計算機辦公自動化體系，促使企業充分利用互聯網信息與技術，提升企業的生產效率，有效開展企業辦公自動化管理工作，獲得可觀的管理效益。企業全面開展辦公的自動化管理，是企業未來進步發展的必然。
1 企業辦公自動化概述
從狹義角度來講，辦公自動化只局限文字的編輯與處理；局限文檔的管理及檢索等方面的內容。從廣義的角度來講，辦公自動化是建構在管理信息體系（Management Information system簡稱MIS）前提上，其辦公項目包含有決策支持體系（Decision Support system簡稱DSS）功能。辦公自動化學說的基礎系行為學門類以及系統、人機等工程學等，其直接采取的技術包括計算機、通信以及自動化等技術。所謂企業辦公自動化即企業采取Internet抑或Intranet技術針對企業辦公實行自動化管理.致使企業辦公職員的各種辦公事務逐漸由各類設備、人機信息體系來幫助完成，充分借助現代化技術與互聯網信息，提升企業的效率。而且，辦公自動化系企業實施管理與履行決策的可靠依據。一個企業完善的辦公自動化體系包含四個環節，即信息的采集、加工、傳輸、保存。企業辦公自動化的中心任務就是針對企業各個不同領域各個不同層次的辦公管理者提供所要求的準確信息，完成自動化模式管理。1
2 計算機軟件在企業辦公自動化管理上應用的意義
企業辦公自動化原本就是一個逐漸成長進步的概念，其充分借助了現代化的科學技術，尤其是互聯網技術，將計算機軟件運用在企業辦公自動化管理方面，愈來愈受廣大企業的歡迎。計算機軟件在企業辦公自動化管理方面的運用，讓企業辦公業務逐漸物化在現代化先進設施中，促成了由辦公室管理者與設備一起組成的人機信息處理體系，從而實現了企業期望的管理目標，給企業帶來最佳的經濟效益。計算機軟件在企業辦公自動化管理方面的運用規范了以往舊的企業管理隨意混亂狀態，其給企業帶來的是管理的規范、標準及流程化，促使企業信息管理資源達到最大程度開放及準確，此外，企業信息的傳導形式呈現的多樣化，促成了企業辦公自動化的扁平化
管理。
企業辦公自動化不但是信息革命的結果，而且也是社會信息化技術的根本保障。計算機軟件的運用，協助企業辦公自動化促成了人、計算機及互聯網信息于一體的管理體系，提升了企業管理水準，給企業的長足發展奠定了基礎。[2]
3 計算機軟件在企業辦公自動化管理上的應用所帶來的積極影響
企業辦公自動化體系的實行，給企業辦公管理帶來很多的積極作用，主要體現在如下幾個方面。
3.1 優化擴大了企業辦公環境 改善了企業辦公流程
計算機軟件的運用，可以借助計算機網絡互相協調，一同合作，真正達到人機辦公體系的自動化。此外，各個企業之間借助運用計算機軟件也建構了互通橋梁，促成了跨地跨行業之間的相互交流及合作。可以預見，目前及未來一定會有愈來愈多的企業辦公室在實行自動化管理中運用計算機軟件。從改善企業流程方面分析，主要表現在如下兩個因素。
3.1.1 同步進行
如企業工程部門與企業財務部門可以同步實行會審，企業工程部門注重在合同的工程方面的內容，而財務部門則注重合同的資金方面地內容。
3.1.2 可越過性
如遭遇比較著急的合同會審時，部分環節不確定一定要參與的環節可越過。[3]
3.2 企業管理成本的降低
計算機軟件于企業辦公自動化管理中的運用，可以讓企業辦公所需要的材料逐漸大幅度降低，同時，計算機軟件的運用，提升了企業辦公管理的效率，減低了辦工事務中無需去做的環節，壓縮了成本投資；而且也減低了企業辦公職員的成本。計算機軟件的運用給企業辦公成本營造了節儉形式，為企業創造了顯著的經濟效益。辦公自動化的實行對企業辦公成本的影響主要表現在如下兩個方面。
3.2.1 辦公成本
實行辦公自動化，真正實現無紙化辦公，能夠大幅度的節約辦公費用。例如：平日往來函件、貨單傳真發送等，不但提升了傳遞速度，而且節約了復印方面所需紙張等。
3.2.2 交通成本
企業部門與企業、企業部門以及企業部門內部因為地域的局限，相互溝通不便利，一般因為一項業務的達成，需車輛往來耗時耗油耗費等成本很大。實行辦公自動化以后，部分業務可以利用互聯網授權實施，大大減低交通成本。[4]
3.3 激發企業創造力 辦公效率提升
運用計算機軟件在企業辦公自動化管理的宗旨就是促成企業實現規范、標準以及流程化等管理，把人從繁忙緊張的環境里解脫出來，最大程度的發揮人的創造力。促使企業辦公的效率的大幅度提升。企業實施辦公自動化運用計算機軟件需要辦公職員具備掌握一定能力的計算機軟件技術能力，因此，企業每位員工一定要充分利用自己的創造力去實現自動化管理。
隨著辦公自動化理論深入研究以及信息技術進一步發展，辦公自動化體統將會在社會的各個領域得到更加廣泛的運用。面對日益激烈的市場競爭趨勢，企業若尋求發展，獲得先機，處于不敗之地，就一定要實施辦公自動化管理，機動靈活運用計算機軟件，充分發揮計算機技術的先進性，不斷提升企業的辦公的效率，為企業創造更加可觀的經濟效益。
參考文獻
[1] 施明，劉鏑.辦公自動化在企業的應用[J].上海煤氣，2010（5）.
[2] 呂迎春.計算機軟件在企業辦公自動化管理中的應用[J].信息與電腦（理論版），2011（6）.
一、會計核算與財務管理的區別與聯系
1.區別。傳統會計核算即記賬，核算，報稅，出報表，是事后核算，是數據的記錄者，游離于經營績效之外。
財務管理是從各項數據中識別、收集、驗證各種信息并分析數據，對現狀進行評估，經過計劃、執行、檢查，對計劃進行回顧調整并不斷改善，推動企業不斷優化業務流程，支持企業的管理和經營決策。
2.聯系。會計核算是基礎，財務管理是核心，二者是相輔相成的。會計核算是對企業經營過程和結果以數據形式進行反映，為財務管理服務。
二、會計核算與財務管理職能融合的前提
1.數據基礎。財務核算通過標準化、流程化的處理流程和操作規范，保證所有的基礎數據從產生的源頭起就遵循統一的邏輯規則，大大減少了數據加工過程中的數據轉換和數據假設，使報告和決策支持在數據層面得意裨益。
2.管理基礎。“相同的標準”貫穿會計核算和財務管理的全過程，這里相同的標準是指企業必須具備五個統一：即統一的會計政策、統一的會計科目、統一的信息系統、統一的核算流程和統一的數據標準。
3.組織基礎。會計核算與財務管理的融合需要將財務大量基礎工作人員，即核算類崗位人員與財務管理類崗位人員適當分離，使管理類崗位人員將更多的時間和精力投入到業務支持和戰略決策支持中，真正實現財務融合變革。
三、會計核算與財務管理職能融合的過程
1.會計核算自動化。會計核算自動化要求企業建立會計信息系統，如ERP、SAP系統等，實現共享費用財務報賬系統，實現核算數據前端采集；通過ERP、SAP系統業務接口，實現業務核算自動導入會計核算；通過定義財務標準核算規則，實現總賬核算自動化。
2.財務管理系統化。財務管理系統化是將企業的預算管理、資金管理、資產管理、成本管理等與會計核算一體化，實現全過程控制。
3.管理決策信息化。通過財務管理BI商務智能系統，及時獲取會計核算和財務管理信息，為管理提供數據支持，實現管理決策全信息化。
四、會計核算與財務管理在企業中的融合性運用
在信息系統建立并不斷完善的基礎上，要正確處理好財務核算與管理的關系，以核算為基本，以管理為重點，推動公司全面數據化，在數據的基礎上預測生產，精準營銷，支持決策。
1.全面預算管理。會計核算作為全面預算管理的一部分，企業對會計科目的設置、部門核算、項目等應按預算管理的要求進行。財務明細賬設置時，必須考慮預算責任中心分類的需要，并與預算口徑一致。
會計核算的歷史數據是預算編制的基礎，以預算執行的數據發現與目標的距離，調整管理的方向，以決算的數據作為次年預算編制的依據。同時，當期會計核算信息是預算考核的主要依據。嚴格按照預算完成情況實施業績考核，會計核算真正演變為預算的一部分。
2.商務定價及項目收益。商務報價和合同評審管理是財務核算的數據應用。
在訂單報價階段，在對現有同類產品成本進行分析的基礎上測算目標收益值，并以此作為對外報價的依據。在合同評審階段，和合同簽訂價格與既有成本進行比較，其預測收益一方面可以了解合同實際簽訂價格與報價的差異及變化原因，并作為合同評審中對價格部門的確認依據，另一方面作為項目實施后的成本控制及收益預算目標。
在合同實施階段，對項目產品交付過程中的實際成本及收益進行歸集分析，實現會計核算數據的獲取和應用。
在項目關閉階段，對項目進行實際收益分析，找出偏離預算目標的影響因素，特別是對成本影響較大的因素分析，并作為今后同類產品報價及收益預測的依據，實現用會計核算數據指導財務管理。
3.成本管理。在采購環節，推行應用信息化系統的供應鏈流程，根據歷史采購數據及現行生產計劃，考慮一定的安全庫存，排定主輔材的采購計劃。
在存貨管理環節，根據企業存貨特點，建立不同的庫存控制模型，采用滾動的方式進行采購控制，結合詢價比價方式以降低采購及服務成本，同時在定額穩定的基礎上進一步控制材料出庫及消耗量。
在生產環節，技術人員及時修訂工藝BOM，完善定額管理，并將生產廢品率嚴格與企業與員工個人績效掛鉤。
在銷售環節，通過ERP系統實現發貨動態跟蹤、運費跟蹤考核以及貨款結算催收。
以下幾個主要問題正在使供應鏈風險更加普遍：在當今經濟中監控風險的傳統方法的無效性；壓榨供應商使企業成本削減的規則；財務部門和采購部門的分離。
監督風險的老方法巳不再有效。僅僅監控供應商的信用評級或者讓分析師對供應基地進行年度，甚至季度財務收支審計通常會忽略日常交易中的早期預警信號。在當前風云變幻的經濟環境之下，許多公司還沒有使用與之相適應的監督風險的方法。2009年11月，巴斯威爾(Basware)完成了一項跟蹤研究，闡明了全世界的CFO和CPO(首席采購官)們面臨的包括供應商風險在內的戰略問題和挑戰。有趣的是，在之前進行的“控制的成本”調查中，我們發現許多公司都錯誤地致力于識別他們供應鏈中主要的破壞性事件，卻沒有解決更小的、增量問題方面的更有可能發生的風險，比如供應商在產品質量和服務方面的偷工減料，或者努力用別的方式滿足客戶的需求。
削減成本“新標準”的現行經營方式加劇了未能實施持續供應商監管所引起的問題。目前，公司實施有效成本削減措施的急迫性超過了對長期投資的關注度。一些行業(比如汽車制造業)為了縮減短期開支正在與供應商進行艱難的談判，但是這些供應商需要確保收支相抵。當供應商被迫屈從不切實際的要求和顯著的價格下降時，他們的現金流、獲利能力，甚至生存能力都會受到影響。在對CFO和CPO的采訪中，我們發現他們大多都關注供應鏈方面因為不停的成本削減而導致的不穩定性，并且他們也正在努力采取措施使供應商在不受影響的情況下保持低成本，比如通過自動化提高效率。
財務和采購分離的風險
增加供應鏈風險的另一個因素是CFO和CPO之間的分離。財務部和采購部之間的矛盾主要集中于所有權問題、權限和透明度，在誰該負責的問題上以及誰應該擁有供應鏈所有權的分歧上缺乏清晰度。
對CFO和CPO來說，在他們不知道應收賬款(AP)和采購方面真正發生了什么，以及沒有接近財務價值鏈關鍵信息的通行證的情況下，而在解決供應鏈風險方面變得真正的有效率和有經驗是困難的。CFO和CPO需要實時觀察公司在多個領域，比如廠商、地區、貨幣和行業等披露的信息(比如現金流和供應基地方面的信息)。公司還需要一定的可視性來滿足法規和政策需要。沒有適當的可視性和一方對另一方的購買一支付功能的控制，公司不會注意到未記賬的負債，他們不會知曉錢花在哪些方面以及如何花的，并且他們也不能有效地管理開支和現金流。當采購部門擁有公司支出計劃的信息時，應付賬款就可以反映錢實際上是如何花的以及花在哪些方面，即支出管理計劃是如何實施的。只有在公司采購和應付賬款程序都可見的情況下，有關供應商風險的重要信息才是容易取得的。風險的預警信號可以從供應商在采購和應付賬款方面的表現識別出。例如現金流少的供應商可能有著較高的破產風險，會要求更短的支付期限以及為了讓買者提前支付而授予更高的折扣。
值得注意的是，雖然CFO認為供應商的穩定性是財務戰略中--的一個主要風險，但是他們并沒有充分認識到采購對保持組織財務狀況健康的價值。實際上，除了最小化風險以及確保供應商的穩定性，采購還能找到節省開支的方法，比如鞏固供應商、獲取數量優惠和提前付款折扣等等。舉個例子，一個公司可能同時有幾個供應商在提供同種商品或者產品，通過鎖定訂貨在少數幾個供應商，則可能協商出更好的總體價格以及更滿意的付款期限。
怎樣管理風險
許多世界級的公司能夠識別和管理供應鏈的風險，以下是對他們進行得最好的實踐的總結以及印地安那大學凱萊商學院經營管理專業副教授馬克弗洛里奇提出的有關如何有效控制風險的建議。
內部審計隊伍定位風險。內部審計員經常被許多職責壓得喘不過氣來。這些職責包括分析運營的有效性和財務報告的可靠性，防止和調查舞弊，確保財產的安全，以及遵守法律和規章。在如此沉重的職責壓力下，內部審計員通常會把供應風險放在比較次要的地位。然而對于一個內部審計組來說，在分析應付流程和供應商風險方面擔任一個關鍵角色是重要的。企業不應該認為供應鏈風險僅僅是采購、財務或者是經營方面的問題，因為它涉及到商業運作的許多領域一從基本的采購到IT共享服務的外包、人力資源和生產制造。通過建立一個采購一付款的平臺，采購部和財務部能幫助內部審計人員識別供應鏈上潛在的風險領域。他們還可以幫助識別出隱藏著不穩定性的供應商行為，比如強烈要求更短的付款期限，或者是給予更大的提前付款折扣。
打破財務和采購之間的障礙。只有通過戰略合作，這兩個部門才能做出對公司總體有益的決策。CFO和CPO在很多方面都有共性和相同的目標，比如縮減開支，監測和控制風險，巧妙得利用技術和過程以取得更大的透明度和更大的價值。CFO和CPO可以通過合作有效地削減開支，獲得關鍵的可見性和控制，減少潛在的債務。在購買一支付整個循環過程中透明度高的企業最有能力管理和監測風險，并且從經濟衰退中脫離出來進入最佳狀態。打破CFO和CPO之間的障礙可能具有挑戰性，但以下幾條建議可以讓這兩個部門有效地聯合起來解決供應商風險和其他關鍵問題：
創立一個大股東的指導委員會，這個委員會主要負責協調和關注購買一支付過程的合作。讓財務經理、采購經理、CFO、CPO等中高級管理人員加入這個委員會是非常重要的。
明確委員會要達到標準的和目標。根據目標分配角色和任務，并定期開會以檢查進展情況。
確保所有花銷、供應商、付款和其他相關的即時數據對每個人都可見。當主要的財務決策制定者對花銷和采購一付款的流程有著既獨特又統一的見解時，他們便能識別出重要問題和關鍵領域，從而制定出更好的財務決策。
根據之前的研究，自動化水平越高的公司財務和采購之間的融合性越好。
使整個財務價值鏈可見。企業正在運用自動化方法使購買一支付流程可見，這種方法包括收集相關信息(通常來自ERP和財務系統)，和在這些相關信息基礎上進行分析、報告和決策。如果從購買計劃到結賬等與企業支出相關的所有方面都可見，就能通過數量折扣和其他活動來識別出自己的支付習慣和發現削減支出的機會，同時還可以通過觀察供應商的行為跡象來識別潛在的風險。
采購一支付的自動化流程――從供應商選擇、合同管理、購買、供應商協作到自動計價――提高了信息的可見性，并且使財務和采購方面的專家能及時獲得準確一致的信息。自動化除了有助于企業監測、管理和改善供應商關系之外，還能幫助企業管理開銷、現金流和營運資金。企業通過觀察購買和發票信息來識別供應商在
質量和交貨方面任何潛在的變化，并依照這些信息調整支付和其他條款來幫助有需要的供應商。
積極尋找供應商的行為跡象。如果財務價值鏈可見，可以通過分析供應商的行為動態來預測風險。根據度量的標準，諸如潛在的質量問題或供應商績效問題亮起的紅燈就可預見。使用自動化系統可以根據設計好的KPI來收集行為問題方面的信息，比如采取折扣的趨勢、支付條款的變化、交貨日期、交付準確數量和質量的貨物、在發票到期之前頻繁催款等行為問題；使用自動化系統可以審核帶有印花的供應商運輸票據――把訂單同零售商實際運送到倉庫的貨物以及他們實際上簽單的貨物進行比較。供應商行為動態方面的信息會讓公司對他們日常的財務狀況有更好的了解。把這些信息同財務和銀行數據結合起來，就會獲得任何問題的早期預警信號。
對供應商進行排序。確定哪些供應商是經營中最重要的。例如負責大部分訂貨的供應商和提供關鍵商品和服務的供應商。一旦對供應商進行了排序，就能確定如何同頂級供應商保持伙伴關系來支持公司業務的穩定。
使用自動化方法收集有關供應商風險的關鍵信息。五方向匹配法使公司能夠確保購買一支付整個流程的以下所有環節都連貫一致：賬單、交貨的時間、貨物的質量和數量、合同條款、發票。購買一支付軟件能自動匹配和核對一張發票的五個方面：發票信息、采購訂單、收到的貨物、質量檢測和一個完整的跟蹤審計。既然五方向匹配法對所有的商業運作都重要，毫無疑問它在全球供應鏈中也是至關重要的，因為在全球供應鏈中，訂單從世界的一端傳遞到另一端可能間隔幾個星期，甚至幾個月的時間。此外先進的自動化系統還能進行多方向匹配，在多方向匹配法中，除了那五個標準，任何一個匹配點都可以包括在購買一支付鏈中，例如公司可以校驗違反任何既定商業規則的發票，這些商業規則可以是：公司政策和實踐(實際合同)、購買合同之類的合法的具有約束力的合約、記賬規則、采購憑證(如電子訂購單、貨物收訖回執等)以及供應商信息之類的基本數據。
關鍵詞 辦公自動化；工作流程；信息平臺；內部通訊；知識管理；信息集成
中圖分類號 TP2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）166-0078-01
1 背景
目前，隨著計算機和計算機網絡的普及，以及現代辦公自動化理念的快速發展，計算機辦公愈來愈多的成為辦公的基本形式，但是傳統的復雜的、繁瑣的辦公方式，已經很難滿足現代的辦公的需要，因此，更加便捷的、高效的、科學化的、現代化的自動化辦公的發展迫在眉睫。
2 系統目標
辦公自動化的需求的不斷增長，辦公人員對自動化辦公的要求也在不斷的提升，這使得需要建立一個高質量、智能化的辦公管理系統，實現工作流程的自動化，實現知識管理的自動化，建立信息平臺，實現協同辦公，搭建個人事務平臺，內部通訊，信息系統集成，辦公無紙化，資源信息化的自動化辦公管理平臺，從而提高效率，減輕辦公人員的工作負擔，節約辦公開支。
3 總體方案
辦公自動化管理軟件是企業級的辦公管理平臺，由五大應用，兩個支持平臺組成，分別為工作流程，知識管理，溝通交流，輔助辦公，集成解決方案及基礎支撐平臺、應用支撐平臺，總體架構如圖1所示。
3.1 工作流程
變革了企業辦公人員拿著各種文件、申請、單據奔波在各部門之間，等待審批、簽字、蓋章等繁瑣的傳統紙質文件辦公模式，企業內部的檔案管理，公文管理，會議通知等采用了審批、歸檔、會簽等電子化流程管理模式，有效的提高了辦公效率，節約了成本，實現了電子化辦公。
3.2 知識管理
搭建企業知識庫，為知識的沉淀、共享、學習、應用、創新提供了基礎。
3.3 溝通交流
搭建了員工與員工、上級與下級單位之間的溝通橋梁，提升了企業的快速應變能力。
3.4 輔助辦公
提供了個人事務管理、人事管理及行政后勤管理，像車輛管理、圖書管理、辦公用品管理等與我們日常辦公相結合的各種輔助辦公，有效組織和管理企業的員工，以及他們的工作。
3.5 集成解決方案
現代企業中已存在HR系統、外部郵件、財務系統、ERP軟件、CRM系統等存儲著企業一些管理數據，對企業的發展有著關鍵性的作用，但他們都是相互獨立的、靜態的，我們將各管理系統通過統一平臺以CA認證的方式單點登錄帶各系統，有效的將各系統集成起來。
3.6 基礎支撐平臺
系統可運行在windows、linux、unix等多種操作系統上、支持tomcat、ORACLE weblogic、IBM websphere等、支持oracle、mysql、sqlserver、DB2、sybase等多種關系型數據庫。
3.7 應用支撐平臺
提供組織機構、用戶、角色、權限管理體系及日志與系統安全體系，并設計有豐富的第三方系統接口。
4 結論
本文介紹了自動化辦公平臺化設計，易用性設計和整體化設計，描述了辦公自動化管理系統的總體架構，并分析的系統中各個功能。電子化，資源信息化，集成化的自動化辦公，對提高企業辦公效率有著重要的理論意義。
參考文獻
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找到實施關鍵點
當前，在具有合資或獨資背景的中小企業中，基本上都應用了ERP系統來進行對生產制造環節的管理，其結果是明顯的，能極大提高企業的管理水平。
不過在將ERP實施前，企業有必要對自己生產制造流程、自動化管理等方面進行重新梳理和研究。
生產制造過程往往同企業其他部門緊密相連，設計、工藝、生產管理、倉庫、采購、質量、財務等部門的無縫連接是ERP系統應用的基礎，BOM（物料清單）結構的搭建是生產制造應用的核心，也就是說BOM結構的搭建必須體現生產實際過程，或者必須做到生產部門按照BOM結構的搭建來進行生產制造，核心應用是不可更改的，BOM結構能否全面執行是ERP系統應用于生產制造中的關鍵因素。國內的企業難以在生產制造中應用的關鍵也在于此，其中很重要的原因是中小企業缺乏懂得設計、工藝、生產管理、倉庫、采購、質量、財務以及生產過程中的所有流程和工作方式的BOM搭建人員。為了彌補這方面的不足，相關企業可以采取成立ERP小組的方式共同搭建BOM結構，在ERP小組中培養出關鍵人才后，再把BOM結構的搭建根據企業的實際情況安排到工藝或生產管理部門。
除了BOM的搭建，還有一個很重要的環節是對生產制造流程的梳理。一個中小企業的生產過程主要包括生產訂單、工藝路線、生產領料、生產訂單工序計劃、工序轉移、工時記錄、工序委外、產品入庫，成本結轉、在制品和完工產品的管理等環節。如果不能對流程進行縝密的梳理，實際工作中一旦出現數據統計嚴重滯后于生產實際的情況，就會嚴重影響產品的生產，難以保證客戶需求。而通過制訂較為嚴密的流程圖，保證和實際生產過程的應用相符，這樣才能對生產過程進行自動化管理和控制，保證生產的產品和實際需求的產品相統一，做到既不多也不少，從而做到保證工期、降低成本的作用。
MRP（物料需求計劃）是ERP系統的核心，ERP系統通過MRP運算后可自動計算出已下銷售訂單或銷售計劃的零部件需求，當然需求的準確與否首先來自于BOM結構是否按生產經營的實際需求進行搭建，同時MRP運算還要考慮現存量、已下生產訂單、委外訂單、請購單、采購訂單以及需求時柵等來進行運算，從而保證在一段時間內下達采購計劃、委外計劃、生產計劃是準確無誤的，和實際的生產需求完全一致，通過MRP運算后企業的ERP系統才能真正在生產制造過程中得以運用。
當BOM結構同生產過程相符合、建立了符合企業實際的生產制造流程圖，設置的MRP計劃設置達到企業的需求，這樣就可以對企業的生產制造實行自動化管理。
在實際生產過程中會經常出現加工設備的變更、開工日期的變更、加工工序的變更、生產工序轉委外的變更等情況，這些因素在生產制造自動化過程中如果被忽視或考慮不周全，將會使生產自動化過程無法進行，導致ERP系統和實際生產過程不能統一。生產訂單工藝路線維護及加工中心的變更，必須根據生產實際提前進行變更，有能力的企業應該安排專人或者生產管理人員負責，從而保證生產過程通過ERP系統實現自動化管理。
四大實施對策
如上所述，中小企業將生產制造納入ERP系統中是完全可以應用的。只是需要在流程梳理、人員等多個方面做好相應的對策，才能規避可能存在的風險。
首先，根據生產實際建立生產制造流程圖，并確定對應的企業優秀的人才。中小企業在實施ERP系統中的生產制造時，首先要對自身的生產制造的流程進行梳理，力爭做到所有流程都是惟一的，需清理掉所有重復的工作，這樣整理出的流程才具有適用性。同時把進行梳理的每一個流程中都要設置一個負責人，要求是企業當中業務最熟悉的人，也就是說在這個崗位上是企業中最優秀的人，負責已梳理完成的生產制造流程的錄入和監督，從而確保生產制造流程的正常執行。
此次，選擇優秀的軟件及實施人員，成立ERP系統生產制造應用小組。ERP的軟件廠商很多，對生產制造系統的設置較全面的廠商應該是最佳選擇，這樣可把企業梳理的流程較容易地在ERP系統中進行搭配。生產制造涵蓋的人員很多，人員的素質又千差萬別，要求所有人員掌握ERP系統是很不現實的，軟件廠商派的實施人員的業務水平高低、對企業生產制造流程的理解程度，將決定生產制造系統上線的成功與否，因此實施人員一定要選擇業務水平高的人員，而不是軟件水平高的人員。同時根據生產制造的流程要求，由流程中對應的企業的優秀人才成立生產制造應用小組，從而做到企業梳理的生產制造流程能夠和生產實際完全對應起來，并且做到環環相扣，杜絕空白點，從而保證生產制造在ERP系統中全面實施。
【關鍵詞】新型煉化企業 信息技術 發展 應用
【中圖分類號】F426.22 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）04-0192-01
結合當前低碳經濟發展的大背景，煉化企業作為我國經濟支柱型產業，在推動經濟發展的同時，巨大的能耗及碳排放問題也日益嚴峻，在節能減排方面承受了巨大壓力。因此，在“十二五”期間，新型煉化企業應該意識到信息化技術的重要性，將信息技術與生產、經營、管理等各個環節相結合，融入綠色、環保理念，實現煉化企業的知識化、技術化、集約化發展，以更好地發揮經濟效益和社會效益，履行低碳經濟發展中應負有的社會責任。
1、信息技術在新型煉化企業發展中的作用
在新型煉化企業推行信息化進程，實現生產過程、工藝技術等信息共享、集成化發展，促進上下游鏈條的智能協同，即使在較為復雜的條件下，也可實現高效率、節能性發展，支持業務模式的重組，促進資源優化配置，在企業技術創新、制度創新及管理創新方面起到積極作用。
1.1 以信息技術實現技術創新
在新型煉化企業發展過程中，逐漸意識到技術、效率等重要作用，已經通過技術的創新，實現了產業結構的優化調整，對傳統的產業進行升級與改造，增強了信息技術的作用。正是由于深入的滲透與關聯作用，信息化已成為技術創新的重要手段，也是企業提高競爭力的必經之路。以PDM，PLM的信息工具應用為例，給新型煉化企業提供了精確的產品數據管理工具，包括產品研發體系管理、產品生命周期管理等。
當前，新型煉化企業的發展集中于信息化、技術化、自動化、集成化等領域，進一步提高信息技術的應用能力，通過實施集中管控方法，增強了生產管理效率，優化設計、調度、操作、管理等一系列過程，支持若干環節的互動、協同發展；以構建工廠模型的方式，全程優化模型驅動，提高運營的技術化、智能化；在流程模擬技術中，提高了生產裝置建模的效率及精度，對生產裝置實時優化；采用先進的控制系統，對其控制性能進行改善，更好地發揮了效益性，保證質量水平，更重要的是降低了能源消耗。另外，在該軟件系統中，針對傳統的工藝流程進行升級與改造，將感知網絡覆蓋到整個生產過程中，可提供精確、可靠、完整的數據，爭取以最小的研發成本，獲得最高效益，實現資源節約目標。
1.2 以信息技術實現制度創新
現代化企業的發展離不開制度的規范作用，而信息技術的應用，則推動了制度的改革與創新。例如，通過人力資源管理系統，強化人力資源管理觀念的創新，優化了管理的流程，同時更利于開展人力資源戰略分析工作，將原本分散、繁雜的事務性工作整合起來，提高人力資源管理效率和質量；通過電子巡檢、電子臺賬等軟件的應用，也實現了管理制度的改革，增強管理效率與考核真實性。
1.3 以信息技術實現管理創新
奠定在信息技術應用的基礎上，以財務管理、成本控制為核心，完善企業內部管理制度的建設，在提升企業管理水平方面起到積極作用；第一，通過應用信息技術，全面推動了企業的管理創新，采用先進的ERP系統，提高企業管理的效率，同時控制采購成本，增強采購效率；第二，在企業流程整合中應用的BPM軟件，實現了各部門之間的溝通與配合，降低了以往部門溝通的時間成本、人力成本等；第三，采用DCS控制系統，可以對生產過程進行實時監控；第四，BI決策支持系統，可以客觀分析利潤增長狀況、發展趨勢等，為企業高層決策提供有力依據…；其五，辦公自動化系統的應用以及相關信息網絡的建設，也增強了辦公效率、實現信息共享；采用CAD軟件完成設計過程，提高了圖紙電子化率，同時也可控制設計成本；第六，開發模擬仿真培訓系統，對工人進行系統性的培訓，提高其技能水平，將更好地提高生產效率、保障安全性；第七，通過開發并應用財務系統、銷售系統、計量系統等，增強了企業的生產經營水平，可及時發現企業內部管理存在的漏洞，實現精細化管理目標。
另外，生產過程控制是煉化企業管理的重要環節，針對催化裂化裝置及聚丙烯裝置，可應用先進的控制系統，一方面可以穩定控制系統內的各項技術參數，另一方面則可保障產品質量水平，提高合格率。在兩套裝置中分別采用控制系統，對工藝技術參數、餾出口質量等進行控制，發揮裝置控制的作用，同時也可增強裝置抗干擾能力，將工人從過去繁瑣的勞動中解脫出來，降低人為操作失誤率，也可減少物品損耗。
有關電子商務方面的應用，可成立電子商務網站，通過網絡完成招標、采購等過程；有關財務方面的應用，則在企業內部實現會計電算化，提高會計管理工作的規范性，增強財務核算水平，有效規避資金風險、控制管理成本。
2、新型煉化企業未來信息技術發展方向
新型煉化企業發展信息技術，主要集中于生產過程、內部管理、設備運行及工藝技術等諸多環節，實現鏈條上下游的協同控制，支持信息共享和技術應用，可以在較為復雜的條件下實現高效能、低碳環保的生產作業。在今后的發展過程中，新型煉化企業應結合自身實際情況，有針對性地研發、調整信息技術，切實發揮應有作用。
2.1 集成化應用
通過信息技術系統的集成功能將經營管理、生產執行、決策支持等合為一體，可實現數據、信息、應用的一體化，同時完成身份認證，實現更深層次的信息挖掘及利用，優化企業運行過程的計劃、調度等。
2.2 自動化運行
在整個生產過程中，通過信息技術可以實現在線自動控制、閉環自動控制等，將傳感器覆蓋到現場的各個環節，發揮自動感知的作用，對生產實時數據進行自動化采集，構建一個便捷化、可操作的工業網絡，并覆蓋到各個區域中。
2.3 可視化支持
可視化將設計到企業的生產、運輸、設備等各領域，包括其實時數據與動態數據的查看；同時，對于廠區內的重點場所、重點指標、經濟技術等，也要實現可視化，同時具有實時性特征，以便及時發現可能存在的問題，將隱患扼殺在萌芽階段。
2.4 模型化發展
關鍵詞：信息化 精細化管理
2015年，國務院辦公廳密集了重磅系列文件，指導城市公立醫院改革、鼓勵社會資本進入健康服務業、規范商業保險介入大病保險、推進分級診療制度建設、嚴控費用不合理增長等，標志著公立醫院正在成為醫改的主戰場。醫院運營面臨巨大挑戰，科學管理、精細化管理已不是可選項，而是必選項。改革即將在2017年全面推開，如果醫院還走粗放型、規模型、數量型的舊模式，將會陷入發展困境。
一、“管理有據、活動有序、經濟有活力”是管理目標
精細化管理是指通過計劃、組織、領導、控制等手段，用最小的資源耗費實現醫院目標，這些資源包括人、財、物的消耗，也包括時間、空間成本。實施過程中，管理目標要精準，管理方式和手段要細化，既包括目標和任務的分解、相關人員責權利的明確，也包括流程、實施過程記錄，執行情況考核標準等。
精準的目標要求和細化的管理方式要貫徹到管理的整個過程。對于醫院來講，至少應該實現三個目標。
（一）管理有據可依
第一個目標是為不同層級的管理者提供及時、準確、精細的數據，作為日常管理和決策的依據。管理者既包括決策層――院領導班子成員，也包括中層干部――科主任、護士長、職能部門負責人，還包括擁有人、財、物配置執行權和建議權的重點崗位人員，例如，人力資源部管人員調撥的與醫療裝備部、后勤管理部管物資計劃的。有效的數據使這些管理者在日常工作中和管理決策中能夠心中有“數”，管理有“據”。
（二）活動有序進行
第二個目標是實現醫院的人、財、物運行有序、規范、可知、可控。所有與人、財、物有關的流動，誰審批、誰執行能夠清晰記錄；執行結果如何，人在哪個部門、物在哪兒擺放，可以清晰查詢；運行效果如何、人的績效、物的績效，可以準確衡量評價。整個執行的過程應該是可追溯的，可視化的。同時，內部控制理論應該鑲嵌到流程中來，做到事前、事中控制，從源頭上避免“跑冒滴漏”和低效率運行。
（三）經濟活動富有活力
第三個目標是通過目標引領、預算管控、績效杠桿等工具，采用溝通、評價、獎懲等手段，調動、激勵各個層級、各個團隊的積極性，使醫院的人和資產都處于最佳匹配狀態，從而提高醫院的運行效率和運行質量。
一言蔽之，精細化管理的目標就是讓管理有序，讓活動有序，讓經濟有活力。
二、精細的運營信息化是管理的必要前提
從資源投入的角度看，醫院既是資金密集型、勞動力密集型組織，也是知識密集型組織，被認為是世界上最難管的組織。以三甲醫院為例，醫務人員專業分工細，二級學科就有幾十種，不同的學科和專業形成了不同的思維模式，給部門、科室、專業組之間的協調溝通增加了難度。每天使用的設備上千種、上萬臺件，每天院區內包括工作人員、保安、保潔、病人及家屬的流動人口上萬人次，每年的資金流水動輒十幾億。這么大的資金流水，這么多的專業設備、工作人員和管理流程，要實現精細化管理，傳統管理手段已經無能為力，必須依賴信息化手段。
這幾年，三甲醫院在信息化建設上普遍都投入大量的資金和精力，建設成了HIS系統、電子病歷系統、LIS、PACS等，在運營管理中，這些模塊每天都產生海量的數據，但是醫院財務人員還是感覺數據不夠用、不好用、數據顆粒度大、數據的準確度沒有把握、數據和業務的關聯度不好。究其原因，這些信息模塊是基于醫療質量、醫療安全、醫療效率的改善，圍繞提高患者滿意度和臨床管理的需要建立，而不是以運營管理目標為導向建立的。正如海水雖然充足卻不能直接飲用，沒有規劃的大數據對醫院管理并沒有多大用處，只有經過精準分類的小數據疊加起來的大數據，對運營管理才有意義。精細科學的運營信息系統不會從天而降，需要科學規劃、縝密推動、協同作業，財務部門作為運營管理的主體，必須主動作為，參與運營信息化建設活動。
三、運營信息化建設要遵循三個原則
運營信息化（HRP系統）建設要做到科學精細，應遵循幾個原則。
（一）基礎數據字典要精細
每個字典至少要有兩個維度。例如人員字典，既要有人員編號、所屬醫師組、病區、科室這樣縱向的歸屬維度，也要有職稱、學歷、院齡、論文、科研、榮譽等橫向的管理需要的維度。基礎字典的顆粒度精細程度，直接影響后期的數據歸集、匯總，和對數據的挖掘、分析、得出結論的質量。數據字典要根據職責分工由不同部門和崗位來維護，例如，人員字典由人力資源部和科研管理部門維護，工資字典、會計核算字典由財務部門維護，供應商字典、物資字典、固定資產字典由采購部門來維護。
（二）業務流程要順暢
流程梳理是關鍵，線形流程和內控理念要貫穿流程設計的始終。HRP系統建設的難點和核心就是流程再造，要站在醫院管理的高度，打破部門壁壘，重新梳理人、財、物運行流程。每個業務的流程都應該是單行道，每個部門、每個崗位是流程上的一個節點，每個節點的工作依據、工作標準、工作權限要明確。清晰的流程和崗位權責通過信息化固定下來，通過權限分配規范起來。例如，固定資產的流轉從預算起步，到申請、計劃、采購、驗收入庫、付款、折舊、報廢，整個生命周期，每個節點都有表單，每個表單都從上個環節引出，環環相扣，避免變動。流程之間以人、財、物為核心網狀聯系，以業務邏輯為起點形成控制。例如，設備維修的報銷，要和單臺設備的維修合同、維修記錄、維修預算相關聯，相關信息充分聯接，按權限審批才能進入付款環節。
（三）系統要提高自動化程度
數據和業務要同步。人、財、物運行的變化，要做到數據記錄和業務發生同步，保證運營信息的時效性。例如，衛生材料驗收入庫一旦完成，會計核算系統里就自動增加庫存物資和應付賬款。業務和業務要自動觸發。要根據業務之間的邏輯關系，提高業務啟動業務、業務控制業務的自動化程度，就如同開車，汽車一旦啟動，司乘人員如果不系安全帶，就會一直“嘀嘀”警示，同時車門自動鎖定。例如，業務執行情況和預算的差距，會自動推動給相關管理人員；人員信息變更之后，工資庫數據會自動變更，工資數據復核之后形成工資冊，同時會計核算自動完成。
四、信息一體化的四個層級
數據字典、流程設計、數據形成通道規劃完成后，就要以過程管控和數據整合為目標，逐步提高信息覆蓋的寬度，實現財務業務的液態融合。根據一體化運營系統覆蓋的范圍，可以分為以下四個層級。
（一）財務信息一體化
第一個層級是財務信息一體化。這是財務部門信息內部整合的問題，解決預算管理、成本核算、績效管理、會計報告幾套工具重復錄入、數據打架的問題。可以把會計核算作為進入財務信息系統的唯一入口，針對不同財務管理工具的需要，豐富數據的維度，實現一套數據幾個模塊共享。這就要求作為信息入口的會計核算必須非常精細，每一筆數據都要核算到最小的核算單元、最細的成本項目、提供多維度的數據口徑。例如，對設備的核算，存放地點要細化到病區，使用年限要設兩個指標，國家規定的折舊年限用于會計核算和成本計算、醫院內部的折舊年限作為績效計算依據。對于外來的票據，例如保潔費、水電費、洗滌費、保安費等支出，財務部門要主動定制表單，要求相關部門按規定填報，電子表單導入系統自動核算到每個項目、每個核算單元。
（二）財務運營一體化
第二個層級是財務運營一體化。就是使人、財、物運行信息和財務信息同步，實現人流、物流、資金流和信息流四流合一。這個層級的整合要跨越人力資源管理、設備管理、物資管理、采購、財務、合同管理、信息中心、臨床醫技等多個部門。制定詳細科學的管理制度和囊括各項工作運行流程、各崗位工作職責的HRP操作手冊，對順利實現整合、發揮協同效應、讓大家共同遵循新流程和新約定，能起到很好的幫助作用。作為各部門、各崗位共同的行為指南，流程圖可以讓大家清楚知曉本崗位所處位置，提高配合工作的主動性，新入職職工也可以據此盡快適應崗位工作。實現財務運營一體化之后，大部分業務都實現了核算自動化，但也會帶來新問題――如果源頭上的數據出錯，那么后面所有的記錄都跟著出錯。要避免這種情況，定期對賬就必不可少，包括物資定期盤點、固定資產常態化盤點、應收應付款項的及時核對等。通過對賬，既可以驗證業務核算的準確性、流程鏈在醫院的執行情況，還可以摸清相關管理理念在醫院的推廣情況。
（三）財務業務一體化
第三個層級是財務業務一體化。就是要把臨床醫技部門使用的業務模塊整合起來，包括移動護理、移動醫療、大型設備預約系統、醫囑系統、HIS模塊等。通過整合移動護理和移動醫療模塊，可以準確統計每個醫務人員的工作量、每個醫療項目占用的時間、每臺設備為每個項目運行的時間等信息，為準確計算項目成本和病種成本提供支持。通過整合大型設備預約系統，可以實現單臺設備完整的工作量、收入、成本費用數據的歸集，為系統評價單臺設備效益提供數據。通過整合高值耗材系統和醫囑系統，既可避免耗材使用中的“跑冒滴漏”，也可保證醫療質量安全。通過整合移動護理和移動醫療模塊，可以準確統計每個醫務人員的工作量、每個醫療項目占用的時間、每臺設備為每個項目運行的時間等信息，為準確計算項目成本和病種成本提供支持。
（四）院內院外一體化
第四個層級是院內院外一體化。在這個層級，要把院內的運營信息和院外的相關平臺整合起來。例如，可以把醫院收治的癌癥病人信息和省癌癥中心統計系統對接，把醫院來自各個地市、患有各個病種的發病人數和實際收治人數相關聯，計算出其中的差距，可以準確判斷醫院在某學科、某病種、某地區的影響力，為有針對性地提高學科影響力，有針對性地開展宣傳推廣和分院選址提供精準的數據。
在醫改的大背景下，三甲醫院目前這種人滿為患、靠規模取勝、靠薄利多銷發展的模式已經不可能持續。醫院實施精細化管理，不僅是醫院管理者努力的方向，也是發展的必須。利用好信息化這個手段，打造精細的HRP管理平臺，對提高醫院的精細化管理水平、提高工作效率、避免重復勞動、提高基層和中層的執行力，將發揮重要的作用。在HRP信息平臺建設中，科學的理念、系統的規劃、流程的再造、精細的崗位說明書、數據的共享和整合、必要的驗證環節都是必需的，隨著運營管理精細化要求的不斷提高，還要持續改正、優化。
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