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第1篇

關鍵詞：檔案；管理；數字化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）01-0114-01

企業檔案是企業在科研、生產、經營與管理活動過程中形成并積累的對當前與未來具有重要參考價值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權威性、廣泛性、連續性和可擴充性等特點。尤其是科技檔案在工程建設中的作用越來越大，不論是科研、設計，還是改建或擴建等都離不開它，并且已成為經濟發展的巨大推動力量。社會各界對科技檔案信息的需求與日俱增。

一、庫存檔案進行數字化面臨的問題

隨著社會信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。

檔案管理電子數字化具有以下優點：一是可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實現網上傳閱，既降低了原文紙質資料的磨損率，還可實現異地查詢。

但將庫存檔案進行數字化還面臨著許多問題：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五、六百頁紙一類一卷。總之，綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。

只有實行標準化、規范化的程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平，才能保證數字化建設的順利進行。這需要從以下方面著手開展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實現案卷規范化；三是結合本館實際規范著錄工作；四是統一分類號保證檢索查全率；五是規范題名保證檢索查準率。

二、做好數字化建設中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件

（一）精心組織，做好過程管控

為確保檔案數字化工作順利進行，公司應組織人員向完成數字化工作的兄弟單位學習管理經驗，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協調工作現場，協商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫制度，做到出庫有登記，歸還有檢查。做好人員進場前的培訓工作，制定工作計劃，做到出庫、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個環節無堆積現象。

為保證項目進程科學合理，針對公司實際情況，按照文書檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計劃，并做到緊跟進程隨時檢查，將檢查出的問題反饋給項目組及時整改，縮短工作環節。與項目組簽訂保密協議，對項目組人員及時登記備案，做到公司信息不外漏。

為保證回庫紙質檔案齊全完整無損壞，實行領取登記制度，并派專人負責回庫檔案的驗收、檢查、裝訂，對破損檔案進行修補，有效預防檔案遺失損壞問題。

（二）強化驗收管理

對于掃描完成的數字化檔案，執行三級驗收方式。初步驗收，做到隨時錄入隨時跟蹤，進入項目工作現場，檢查錄入數據是否與實際檔案相符，對修整不到位的提出整改要求；掛接驗收，為保證出庫資料完整明確，文書檔案按年度出庫，科技檔案按建設項目出庫，要求紙質檔案資料回庫的同時，必須將相應的電子件掛接到系統上，檔案人員在系統內及時檢驗，不積壓；試運行驗收，項目完成后，及時在公司網頁發通知，開放相關人員使用權限，要求技術人員針對本單位實際情況查找問題，有效防止錯掛漏掛現象。

（三）以檔案數字化工作為契機，全面梳理核對已入庫檔案，提高檔案準確率

檔案數字化工作，是科技信息化提升的一種表現，檢修公司通過本次電子化工作的深入開展，對公司檔案進行了一次全面細致的檢測排查，發現了一些檔案遺留問題，比如條目錄入錯字、頁碼編寫錯誤等進行了改正，公司檔案準確率得到有效提高。

（四）密切配合，克服困難，保證掛接質量

第2篇

【關鍵詞】黨委績效管理；績效計劃；績效實施；績效評價

近年來，常村煤礦工會根據黨委績效評價體系的總體要求，堅持以“抓班子、帶全隊、創環境、促發展”為工作思路，嚴格按照 “一綱、四目、三書、兩評價、一通報”的工作模式運行，在完成公司、礦規定的工作內容的基礎上，堅持以創新黨建工作模式為重點，著重從常村礦工會實際出發，大膽創新，把黨委績效管理全方位融入到工會工作質量目標管理體系中。較好地解決了“干什么、誰來干、干到什么程度、如何考核、如何評價、如何持續改進”等一系列問題，解決了長期困擾基層工會“轉變活動方式，建立有效機制”的兩大難題。得到了上級工會領導的充分肯定，并在全國、省、市工會系統推廣了經驗。具體做法就是把黨委管理的績效計劃、績效實施、績效評價、績效提升與激勵四個環節，全面納入工會工作管理的全過程，重新修訂編制出了《崗責定位》、《工作策劃》、《過程控制》、《考核評價》、《持續改進》五個管理手冊，作為指導工會工作的綱性文件。實現了黨委績效要求的制度和流程規范。工會干部隊伍更加精干、高效、管理日趨科學、規范，為工會的快速發展奠定了堅定基礎。全面提升了工會整體工作質效，保證了工會各項職能的全面履行，促進了企業與工會工作的共同協調發展，更好地維護了職工權益。為建設煤礦“全國一流的高標準模范職工之家”的奮斗目標奠定了基礎。

一、合理定員、定崗，明確責任是黨委績效管理運行的前提

為保障黨委有效運行的績效，在工會內部成立了以工會主席擔任組長的領導組和監督組，具體由工會質量體系辦公室負責工會績效管理體系四個環節的實施與監督工作。并根據企業工會的性質、任務，編制了《崗責定位》文本，把工會的整體任務和職責細化分解到各部室、各崗位，合理定編、定崗、定員，修訂、完善了工會8個部門、27個崗位的職責。進一步把工會的各項職責合理分配到各崗位，落實到具體人頭上，制作成“崗位責任書”牌擺放辦公桌面上，具體解決了“是什么、誰來干”的問題，是工會實行績效管理體系的前提。

二、工作績效計劃制定的科學性、規范性是黨委工作績效考核的基礎

工作績效計劃是績效管理的起始環節，是通過制定工作計劃，對一定時期內的工作做出規范和安排，來保障管理目標的實施，核心環節是科學制定《年度計劃書》和《月度任務書》。在制定績效計劃時，突出了科學性、規范性，為此主抓四個方面的工作：一是積極學習，吃透上級精神；二是在參與企業管理中掌握企業的生產狀況及改革發展動向；三是深入基層調查研究，及時了解職工群眾的意愿和要求；四是組織會議討論、研究、審定。這四個方面是我們制定《年度計劃書》的基礎工作，根據制定出的工會整體工作的《年度計劃書》，各部室進行具體工作策劃，從各自業務實際出發，將工會《年度計劃書》中的任務、目標細化分解，制定出工會各部室《年度計劃書》。各部室再把部室《年度計劃書》具體落實分解到各月中，制定出《月度任務書》，《月度任務書》實行百分制考核，對各項工作按照“一般性、原創性、突破性、帶動性”的標準確定工作績效預期，再按照“崗位責任書”細化分解責任落實到人頭，做到“月月有任務”、“人人有目標”。 在此基礎上再經過綜合提煉編制了《工作策劃》文本，確保了績效計劃的科學、規范， 解決了“干什么、怎么干”的問題，是工會績效管理運行的基礎。

三、績效管理實施的規范化、程序化是黨委績效管理運行的核心

績效管理實施是通過分解計劃、明確職責、落實責任、溝通輔導，來保障績效計劃落實的重要環節。根據企業工會擔負的主要任務，編制了《過程控制》文本，明確規定了50項重點工作的工作程序，制定了工作流程圖表，提出了每個環節的具體要求和檢查標準，按照礦內部市場化的要求，對每項工作環節制定了“工作單價”，按單價標準，工會員工每日購買工作量，每月按購買工作量多少計算員工收入。通過對購買日工作量實現了對每項工作每個環節的有效控制，確保了各項工作目標的高標準實現。解決了“如何運行、怎樣控制”的問題，是工會績效管理運行的核心。

四、績效評價的公正、合理是黨委績效管理運行的關鍵

績效評價是績效管理的“牛鼻子”，是績效評價中最重要的一個環節，是評價體系形成良性循環和閉合運行的主線。根據工作運行情況和結果，編制了《考核評價》文本，按黨委績效管理標準，制定了對工會機關人員、基層工會和基層工會主席的考核標準、考核辦法、考核流程、獎懲標準。

礦黨委對工會工作的評價是依據黨委績效考核評價體系要求，按照“年度計劃書”、“月度任務書”規定工作及臨時性工作完成情況，每月對工會工作進行考核評價，考核評價結果納入礦各機關科室月度排名當中，排名在前三名的單位獎勵，排名在后三名的單位進行處罰，直接與當月工資、獎金掛鉤考核。

工會內部考核采取分級考核，即：主席考核副主席、副主席考核分管部長、部長考核干事的體系。采用“日購買”、“日考核”、“月評價”的辦法。“日購買”，是各部室將當月工作任務按“崗位責任書”規定的職責崗位分解到各部室每位員工人頭上，各員工根據工作流程、工作完成期限對工作進行購買，質量辦按“日工作購買單價”確定員工的當日購買工作量。“日考核”是考核負責人按照6S考核標準對被考核人當日購買工作量完成情況按標準、準時、清潔、整理、安全、素養、創新考核七個方面的內容進行考核。月底由質量辦匯總出每人的工作總量，納入當月工資、獎金分配。同時作為年終評先選優的主要依據。“月評價”是每月填寫“個人月度績效表”對員工本月工作進行自我評價和組織評價。對于工作有創新的干部、職工，不僅按照規定及時給予獎勵，而且作為任用工會干部的重要依據。