時(shí)間：2023-09-25 17:40:36
導(dǎo)語(yǔ)：在人事檔案管理法的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法
中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
當(dāng)前，廣泛運(yùn)用的電子信息技術(shù)和迅速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)，電子政務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，電子文件及網(wǎng)絡(luò)的日益普及，也正在改變著傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)和傳播方式，由此產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案館（室）打破了單一的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)，使當(dāng)前的檔案管理工作向自動(dòng)化、有序化和科學(xué)化、簡(jiǎn)單化方向發(fā)展，這無(wú)疑提升了檔案的管理水平。同時(shí)，電子檔案自身的存儲(chǔ)特點(diǎn)以及網(wǎng)絡(luò)的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時(shí)俱進(jìn)，以全新的工作方法來(lái)適應(yīng)這種變革
一、電子檔案存在的安全性的認(rèn)識(shí)
首先，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著根本的區(qū)別。電子檔案的安全性尤其重要，沒(méi)有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性和安全性，使其真正具有法律的權(quán)威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統(tǒng)管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數(shù)據(jù)庫(kù)中增添、改動(dòng)、刪除電子檔案內(nèi)容。因此，電子文件的數(shù)字簽名技術(shù)、消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證技術(shù)需要盡快應(yīng)用普及。
其次，計(jì)算機(jī)病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓乃至數(shù)據(jù)的全部丟失。因此，對(duì)接收的每塊磁盤(pán)都要查驗(yàn)病毒，網(wǎng)上更要預(yù)防病毒炸彈的攻擊。近幾年來(lái)，黑客的攻擊已超過(guò)計(jì)算機(jī)病毒的種類，總數(shù)已達(dá)到上千種。據(jù)悉，我國(guó) 95％與互聯(lián)網(wǎng)相接的網(wǎng)絡(luò)管理中心都遭到過(guò)境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門(mén)的管理網(wǎng)絡(luò)尚處于初級(jí)起步階段，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)脆弱，易給黑客留下可乘之機(jī)。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問(wèn)題。
最后，人員素質(zhì)關(guān)系到電子檔案的質(zhì)量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時(shí)增、刪、改而不留痕跡，人們無(wú)法判斷其原始性和真?zhèn)涡?。為了確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計(jì)算機(jī)操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執(zhí)行者，他們的個(gè)人素質(zhì)關(guān)系到電子文件的形成質(zhì)量和電子檔案的真實(shí)性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業(yè)道德、思想品質(zhì)和熟練的檔案管理知識(shí)，還要有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。因此，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)和職業(yè)道德教育勢(shì)在必行。以紙質(zhì)檔案作為電子檔案的鑒定基礎(chǔ)，對(duì)接收進(jìn)館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測(cè)，采取嚴(yán)格的措施，制定嚴(yán)密的管理分段負(fù)責(zé)制度，進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。
二、電子檔案的管理方法
1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，所以計(jì)算機(jī)是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動(dòng)化模塊，將收集工作延伸到存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，為電子檔案的管理奠定基礎(chǔ)。電子檔案的整理應(yīng)當(dāng)按照歸檔原則、格式和規(guī)范進(jìn)行，一般是以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限分類存盤(pán)，在接受文件時(shí)集中完成，同時(shí)對(duì)歸檔的電子文件編寫(xiě)簡(jiǎn)要說(shuō)明，存盤(pán)后，檔案人員按照數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。
首先，要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門(mén)，而這些部門(mén)之間多有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起。有些部門(mén)工作互有交錯(cuò)，職責(zé)難以區(qū)分，所以對(duì)電子文件要指定專門(mén)機(jī)構(gòu)和專人負(fù)責(zé)，這一點(diǎn)尤為重要。否則，一盤(pán)散沙，就達(dá)不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。電子文件歸檔應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性，才有利于整個(gè)歸檔過(guò)程的管理，確保歸檔工作順利進(jìn)行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質(zhì)量要求。要保證此項(xiàng)工作正常進(jìn)行，關(guān)鍵是抓好檔案部門(mén)和電子文件形成部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質(zhì)量，為下一步提供利用打好基礎(chǔ)。
2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用的狀態(tài)，就需要認(rèn)真做好如下幾項(xiàng)工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在光磁介質(zhì)上的，所以要提供一個(gè)適合于光磁介質(zhì)保存的環(huán)境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫(kù)房及框架等都應(yīng)達(dá)到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。由于電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體中，所以在以后利用時(shí)，還必須依賴于電子計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺(tái)將電子檔案內(nèi)容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個(gè)很復(fù)雜的過(guò)程，所以必須了解其內(nèi)容格式在編排上不一致性和還原時(shí)所采用的技術(shù)與方法有差異的特點(diǎn)。為保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，必須對(duì)其依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、相關(guān)定義參數(shù)等加以保存。三要對(duì)電子檔案載體經(jīng)常進(jìn)行有效檢驗(yàn)與維護(hù)。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環(huán)境的影響，所以要經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長(zhǎng)期利用。
人事檔案是指事業(yè)單位中職工的相關(guān)資料，如：學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作簡(jiǎn)歷、政治面貌、職業(yè)素養(yǎng)等的個(gè)人情況的記錄和資料備份，它在職工的職業(yè)生涯中起著十分重要的作用，是職工的職稱申報(bào)或某些業(yè)務(wù)辦理的重要依據(jù)。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，管好人事檔案管理對(duì)于人力資源的利用和開(kāi)發(fā)有著至關(guān)重要的作用，是事業(yè)單位不可缺少的工作之一。對(duì)于人事檔案管理的改革要融入到日常的工作中，徹底改變?cè)械墓芾砟Ｊ剑柚谟?jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化，全面發(fā)展人事檔案管理，使其在走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路。現(xiàn)對(duì)人事檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行了幾方面的分析。
加強(qiáng)專業(yè)人才和工作者的培養(yǎng)
增強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)的實(shí)效性。任何一個(gè)企業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)人才的培養(yǎng)，人才是企業(yè)單位的命脈，在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天人才更是重要，擁有了人才就等于擁有了力量。企事業(yè)單位把如何培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才放在了重要的位置上，事業(yè)單位首先應(yīng)從思想上對(duì)檔案管理工作加大重視程度，把檔案專業(yè)人才放在重要的位置上，然后根據(jù)實(shí)際情況確定具體的培養(yǎng)目標(biāo)，根據(jù)企事業(yè)單位的發(fā)展需要進(jìn)行培訓(xùn)，最后將人才投入到實(shí)際工作中使用。概括地講，企事業(yè)單位要培養(yǎng)這樣的人才既掌握著檔案管理的專業(yè)知識(shí)又能夠適應(yīng)檔案管理部門(mén)的實(shí)際要求，這樣的人才培養(yǎng)一定要具有實(shí)效性，可以在內(nèi)部發(fā)現(xiàn)人才進(jìn)行培養(yǎng)也可以從外部引進(jìn)人才進(jìn)行培養(yǎng)，總之，要達(dá)到培養(yǎng)專業(yè)人才的目的。
加大對(duì)培養(yǎng)人才的扶持力度。對(duì)于人才的培養(yǎng)是一項(xiàng)巨大的工程，俗話說(shuō)：“十年樹(shù)木，百年樹(shù)人”，面對(duì)著這樣長(zhǎng)周期的人才培養(yǎng)，需要從各個(gè)方面加大對(duì)于人才培養(yǎng)的扶持力度，無(wú)論是政府、社會(huì)還是事業(yè)單位自身都要積極參與。政府要加大在檔案管理方面的投入，在高校招生中增加檔案管理專業(yè)的招收名額，同時(shí)加大對(duì)于該專業(yè)的資金投入，完善其課程體系，對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō)，社會(huì)要對(duì)檔案管理人才提供較好的就業(yè)條件。對(duì)于事業(yè)單位自身來(lái)說(shuō)，可以給檔案管理人才提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們開(kāi)闊眼界，不斷充電，讓檔案管理人才積極投入到實(shí)際工作中。
建設(shè)一支高素質(zhì)的工作隊(duì)伍。檔案管理工作不是僅僅幾個(gè)專業(yè)人才的組合而是整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的協(xié)作，這就要求對(duì)工作隊(duì)伍進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)工作隊(duì)伍的創(chuàng)新從以下幾方面做起：一是意識(shí)創(chuàng)新，意識(shí)創(chuàng)新是一切創(chuàng)新工作的內(nèi)在動(dòng)力，因此要不斷豐富和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新思維，將創(chuàng)新意識(shí)貫穿在整個(gè)檔案管理工作中；二是知識(shí)創(chuàng)新，檔案管理工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工作需要擁有諸多的知識(shí)儲(chǔ)備才能進(jìn)行，這就要求檔案管理工作者要不斷地豐富知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)地掌握各種檔案管理的理論知識(shí)與實(shí)踐知識(shí)，探索檔案管理規(guī)律，成為高質(zhì)量的工作人員；三是能力創(chuàng)新，創(chuàng)新能力是企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的核心力量，創(chuàng)新能力是衡量檔案管理工作隊(duì)伍的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于能力的創(chuàng)新需要工作者善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作方法，從而提高創(chuàng)新能力。
豐富檔案管理信息資源
隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作日益數(shù)字化、信息化、多元化，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須豐富檔案管理信息資源。
加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)。隨著企業(yè)發(fā)展年限的增多，單位的資料會(huì)越來(lái)越多，管理工作也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，檔案管理工作是一項(xiàng)制度化、規(guī)范化很強(qiáng)的工作，這樣的混亂不能滿足工作的進(jìn)行，需要加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)，新的檔案館室的各項(xiàng)設(shè)備都要與當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)，從管理的載體形式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。
實(shí)現(xiàn)檔案館室的業(yè)務(wù)重組。業(yè)務(wù)重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉，對(duì)于業(yè)務(wù)重組要形成這樣的局面：實(shí)現(xiàn)信息的開(kāi)發(fā)與收集，達(dá)到信息的服務(wù)與管理的目的，各項(xiàng)檔案載體共同管理，這樣的業(yè)務(wù)重組使得檔案館的功能變得異常強(qiáng)大，將多個(gè)功能集合與一體，同時(shí)也保證了檔案管理的有序進(jìn)行。
提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。檔案對(duì)于每一個(gè)企業(yè)的發(fā)展以及每一個(gè)員工的發(fā)展都有著極其重要的作用，因此要提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。對(duì)于檔案信息資料的收集、編排、檢用都要科學(xué)進(jìn)行，這是創(chuàng)新檔案管理的題中之義，特別是對(duì)于檔案的借出與歸還要謹(jǐn)慎管理，杜絕出錯(cuò)。
加快檔案數(shù)字化管理
數(shù)字化管理就是要擴(kuò)大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，具體要做好兩項(xiàng)工作：一是做好電子檔案一體化的系統(tǒng)工作，如同其他的應(yīng)用系統(tǒng)一樣，檔案管理數(shù)字化也需要一個(gè)完好的系統(tǒng)，只有系統(tǒng)完好才能在以后的應(yīng)用與工作中將工作進(jìn)行的完好。這樣創(chuàng)新性的系統(tǒng)化管理能夠避免傳統(tǒng)的分工過(guò)細(xì)、手段單一的模式，節(jié)省了許多的人力資源；二是增加檔案管理工作的形式與內(nèi)容，管理形式與內(nèi)容的增多是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要條件。
加強(qiáng)檔案管理開(kāi)發(fā)與利用
創(chuàng)新工作原則。傳統(tǒng)的工作理念已不能滿足新型的檔案管理工作要求，需要?jiǎng)?chuàng)新工作原則，新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會(huì)造成整個(gè)管理工作的失誤，新的工作原則要嚴(yán)格依據(jù)管理的要求進(jìn)行制定，使得檔案管理在工作的過(guò)程中充滿生機(jī)與活力。
堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展。事物之間的發(fā)展都是相互聯(lián)系的，相互協(xié)調(diào)的，這種協(xié)調(diào)是檔案管理與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的協(xié)調(diào)，與科學(xué)技術(shù)的協(xié)調(diào)，與外部發(fā)展的協(xié)調(diào)，只有協(xié)調(diào)好各方面的聯(lián)系才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理工作的完成，這也與當(dāng)今提倡的和諧發(fā)展理念相符合。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；人事檔案信息；信息化
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展,流動(dòng)人員的大量增加和人事檔案管理人員素質(zhì)不高,傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中出現(xiàn)了一些問(wèn)題同時(shí),在當(dāng)前的信息化時(shí)代,對(duì)人事檔案信息的開(kāi)發(fā)利用程度也不夠,種種現(xiàn)象說(shuō)明,當(dāng)前的人事檔案管理已經(jīng)跟不上時(shí)代的要求,迫切需要與時(shí)俱進(jìn),進(jìn)行創(chuàng)新與變革,實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。
一、始終制約我國(guó)人事檔案工作發(fā)展的問(wèn)題
1.1人事檔案內(nèi)容缺乏實(shí)用性和真實(shí)性,管理分散多頭
首先涉及收集工作。有些基層單位檔案意識(shí)淡薄,檔案材料收集不齊,不能做到及時(shí)補(bǔ)充新材料,導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容的不完整,不能跟上個(gè)人經(jīng)歷的變化,給工作帶來(lái)諸多不便，而且傳統(tǒng)的人事檔案采集越來(lái)越不適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展,現(xiàn)存的檔案內(nèi)存放的還是十幾年不變的內(nèi)容，千人一面,根本無(wú)法反映具體一個(gè)人到底有什么樣的能力,素質(zhì)如何以及綜合信用等情況,而這些恰是用人單位最需要了解的；其次,是鑒定工作的問(wèn)題。由于目前不少單位的人事檔案掛靠勞動(dòng)人事部門(mén)管理,大都沒(méi)有專職人員分管人事檔案工作,人事檔案長(zhǎng)期無(wú)人整理,沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格鑒定,材料是否真實(shí)無(wú)人監(jiān)督,造成人事檔案中假貨泛濫成災(zāi)，根本做不到歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求，嚴(yán)重存在零亂無(wú)序和丟失部分檔案內(nèi)容的問(wèn)題；另外，近幾年造假的現(xiàn)象嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性,給組織人事工作帶來(lái)了很多麻煩。
1.2人事檔案管理?xiàng)l件整體比較落后
人事檔案管理投入低目前仍有許多人事檔案保管機(jī)構(gòu),尤其是在相對(duì)貧窮落后的地區(qū),保管條件比較差,人事檔案裝具不合規(guī)格,柜架配備不到位,庫(kù)房條件簡(jiǎn)陋,沒(méi)有溫濕度控制設(shè)備。對(duì)人事檔案管理設(shè)施的投入,但是傳統(tǒng)人事檔案管理的投入歷來(lái)都比較低,管理手段落后，在設(shè)備配備上,大多采取因陋就簡(jiǎn)、因地制宜的原則,既無(wú)鐵門(mén)也無(wú)鐵窗等基本設(shè)施,業(yè)務(wù)其他硬件設(shè)備設(shè)施,放火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。檔案檢索基本處于傳統(tǒng)的手工半手工操作階段,縮微技術(shù)在人事檔案工作中應(yīng)用尚不普遍,全國(guó)范圍內(nèi)能實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)信息讀取的較少,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下管理人事檔案的單位則更是少之又少。
1.3人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用程度低,未能發(fā)揮應(yīng)有作用
人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用仍然是滯后的、被動(dòng)的。歷來(lái)人事檔案工作就被認(rèn)為是保密性很強(qiáng)的工作,人事檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分,是黨和國(guó)家的機(jī)密,這給人事檔案披上了神秘的面紗，還有就是現(xiàn)單位人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù),只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來(lái)查閱,缺乏主動(dòng)精神,而且利用材料主要是黨團(tuán)材料,落實(shí)材料和工資調(diào)資方面的,真正用于人才選拔,培養(yǎng)開(kāi)發(fā)及預(yù)算等方面的較少,沒(méi)有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。另外,人事檔案檢索工具單一,查找方式落后,案卷質(zhì)量不高,嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮，相對(duì)于歷史檔案、文書(shū)檔案的宣傳活動(dòng)較少,使人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的廣度和深度受到極大的制約。
二、今后我國(guó)人事檔案管理的發(fā)展方向
2.1實(shí)現(xiàn)我國(guó)人事檔案管理的社會(huì)化
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,社會(huì)勞動(dòng)保障體系逐步形成,人事檔案管理工作的范圍逐漸擴(kuò)大,改革管理體制,使單一管理體制向多種管理體制轉(zhuǎn)變,在我國(guó)人事檔案社會(huì)化管理的過(guò)程中,應(yīng)始終堅(jiān)持集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制?？h級(jí)機(jī)構(gòu)的人事檔案可以由該縣檔案館統(tǒng)一管理,不必分散在縣直各機(jī)關(guān),這樣既可以節(jié)省人力物力,又可以防止互相推誘現(xiàn)象的發(fā)生。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立,各單位用人制度的改革隨之深入,而且社會(huì)流動(dòng)人口越來(lái)越多,人員調(diào)動(dòng)越來(lái)越頻繁,過(guò)去由用人單位管理人事檔案的辦法便不能繼續(xù)滿足現(xiàn)實(shí)需要建立全國(guó)行業(yè)聯(lián)網(wǎng)(Intranet)的人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)。
人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立是建立人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式的重要組成部分,不僅有助于推動(dòng)各個(gè)單位人事改革,推動(dòng)聘用制,而且十分適合目前流動(dòng)人員大幅度增加的現(xiàn)狀，人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)除了傳統(tǒng)的人事檔案管理部應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)外,還肩負(fù)著新的職責(zé)。
2.2 進(jìn)行人事檔案的現(xiàn)代化建設(shè)
當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)效率型社會(huì),也是一個(gè)節(jié)約型社會(huì)，人事檔案管理作為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的重要組成部分,其管理的目標(biāo)和層次也要達(dá)到效率型和節(jié)約型,這就要求人事檔案管理成本的最小化和人事檔案管理水平質(zhì)量的最優(yōu)化,必須通過(guò)現(xiàn)代化的科技支撐和管理思維來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化是人事檔案服務(wù)于人事工作和人事制度改革和發(fā)展的需要。
人事檔案現(xiàn)代化管理的模式,必然需要面對(duì)檔案異地集中后數(shù)量大,材料來(lái)源散,內(nèi)容更新快,利用范圍廣,查詢頻率高,傳輸距離遠(yuǎn)等情況。對(duì)組織系統(tǒng)信息化工作,中央組織部明確提出了建設(shè)三網(wǎng)三庫(kù)一平臺(tái)的目標(biāo)要求。就目前而言,解決上述問(wèn)題的有效途徑就是最大限度地使傳統(tǒng)的人事檔案手工管理向數(shù)字化、多媒體化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變"。計(jì)算機(jī)、多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以其存儲(chǔ)數(shù)量大,占用面積小,檢索速度快,交互式傳輸、異地查閱、資源共享等優(yōu)勢(shì)當(dāng)仁不讓地成為實(shí)現(xiàn)人事檔案社會(huì)化管理的現(xiàn)代化手段。
2.3強(qiáng)化我國(guó)人事檔案的內(nèi)容改革
我國(guó)的人事檔案管理工作是在戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期人事檔案管理的基礎(chǔ)上建立和發(fā)展起來(lái)的,所以人事檔案的作用在很大程度上表現(xiàn)為管理人和控制人。這種歷史遺留下來(lái)的特點(diǎn)很突出地反映在了人事檔案的內(nèi)容上，傳統(tǒng)的人事檔案往往重政治歷史問(wèn)題,輕工作實(shí)績(jī);重家庭關(guān)系,輕現(xiàn)實(shí)表現(xiàn);重思想品德,輕才能成就;重錯(cuò)誤問(wèn)題,輕發(fā)展變化。在每份檔案的語(yǔ)言表述上,也存在格式化和公式化的問(wèn)題,空洞無(wú)物,千人一面，這樣的人事檔案只能片面地反映一個(gè)人的歷史面貌,無(wú)法全面完整地將個(gè)人的特點(diǎn)和才能表現(xiàn)出來(lái),在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的社會(huì)中,這樣的檔案內(nèi)容明顯不符合時(shí)代潮流,現(xiàn)實(shí)性差,無(wú)法在人事工作中發(fā)揮重大作用。所以，今后要在檔案內(nèi)容上加大改革力度，采取歸檔個(gè)性內(nèi)容、審核內(nèi)容層次、收集補(bǔ)充新內(nèi)容等手段。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；企業(yè)發(fā)展；人才發(fā)展
1 人事檔案管理現(xiàn)狀
目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問(wèn)題,主要表現(xiàn)在: 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對(duì)減少,原來(lái)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)用人單位招人時(shí)遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動(dòng)頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”,特別是私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無(wú)所謂的態(tài)度,根本就沒(méi)有設(shè)立檔案管理部門(mén)。對(duì)人事檔案管理的要求有所松動(dòng)。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門(mén),但由于負(fù)責(zé)管理負(fù)責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門(mén),這些部門(mén)不能為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益,所以企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問(wèn)題:不嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》,沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度,在執(zhí)行過(guò)程中存在不嚴(yán)格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員兼管,在人事檔案管理手段上,因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時(shí)歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí);有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式,僅充當(dāng)人事檔案管理“保管員”的角色,對(duì)接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號(hào)就萬(wàn)事大吉;這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題,影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對(duì)人事檔案管理欠缺的認(rèn)識(shí)和做法,勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理在人才資源開(kāi)發(fā)中所起的作用。
2 有效的維持、促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展
2.1 促進(jìn)企業(yè)發(fā)展
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，全面地記載著職員的基本情況,反映著每一個(gè)職員個(gè)人經(jīng)歷和能力表現(xiàn)。準(zhǔn)確、齊全、完整的職員人事檔案是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理配置和合理使用的依據(jù),保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施,特別是對(duì)專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。認(rèn)真搞好人事檔案管理,就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況。人事檔案工作是組織人事部門(mén)工作中的一個(gè)重要部分，做好企業(yè)人事檔案管理，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。
2.2 是發(fā)掘人才的重要依據(jù)
企業(yè)管理關(guān)鍵要素是人首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。因此，現(xiàn)代人力資源管理必須堅(jiān)持“以人為本”宗旨，充分調(diào)動(dòng)職員的積極陛和創(chuàng)造性。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動(dòng)態(tài)的激勵(lì)手段，讓職員能夠感受到組織對(duì)他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。企業(yè)人事檔案既能體現(xiàn)企業(yè)的文化特色，又能為企業(yè)管理者和職員共同感受并共同參與。企業(yè)文化的人文性表現(xiàn)在充分尊重人的因素、尊重人格。實(shí)行人性化管理，創(chuàng)造條件，滿足人們實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的愿望；鼓勵(lì)人施展才華，取得成就，從而相互激勵(lì)、相互幫助、共同發(fā)展。企業(yè)通過(guò)科學(xué)有效的人事檔案管理，充分調(diào)動(dòng)人的主觀能動(dòng)性，發(fā)掘人的智力資源，鼓勵(lì)人的創(chuàng)造勞動(dòng)。變壓抑為激勵(lì)，改貶斥為弘揚(yáng)。成分顯示人文特性。
2.3 便于人力資源管理
社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，各類專業(yè)技術(shù)人才的流動(dòng)日益頻繁，一份翔實(shí)、完整的個(gè)人人事檔案，對(duì)于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過(guò)查閱個(gè)人的人事檔案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作實(shí)績(jī)諸要素，增加企業(yè)對(duì)聘員的信任程度和認(rèn)可程度。既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門(mén)的“謀士”。雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能的充分發(fā)揮。
3 人事檔案管理中應(yīng)該注意的事項(xiàng)
3.1 采取措施，防止弄虛作假
領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門(mén)檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，堅(jiān)決遏制人事檔案中弄虛作假的現(xiàn)象。切實(shí)做到分工明確、責(zé)任到人，定期檢查，有錯(cuò)必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅要追究填寫(xiě)人的責(zé)任。還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。因此，要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案法制建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案行政執(zhí)法建設(shè)，使人事檔案行政部門(mén)勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，從源頭上防止人事檔案信息失真情況的發(fā)生。
3.2 增強(qiáng)法制關(guān)念，提高人員素質(zhì)
人事檔案工作者要結(jié)合國(guó)家人事制度改革和國(guó)家各項(xiàng)社會(huì)保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規(guī)做到有的放矢，增強(qiáng)宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會(huì)形勢(shì)的變化結(jié)合國(guó)家新出臺(tái)的文件要求，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，破除傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè)人事檔案管理觀念，樹(shù)立人力資源管理新理念，為適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展而不斷努力。
（一）醫(yī)院人事檔案的概念
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，是醫(yī)院人事部門(mén)在培養(yǎng)、選拔干部等工作中，將個(gè)人閱歷、業(yè)務(wù)能力以及工作表現(xiàn)等內(nèi)容進(jìn)行記錄的文件材料，是對(duì)醫(yī)院相關(guān)人員進(jìn)行了解的必要參考。
（二）醫(yī)院人事檔案的構(gòu)成要素
醫(yī)院人事檔案針對(duì)人員的個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌以及獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)提出了更為系統(tǒng)詳細(xì)的要求〔1〕，人事檔案與人力資源和經(jīng)營(yíng)管理工作的聯(lián)系密切相聯(lián)。醫(yī)院人事檔案主要包括個(gè)人的基本信息、政治信息以及個(gè)人的獎(jiǎng)懲情況等。個(gè)人基本信息主要是指學(xué)歷證明和技術(shù)職稱等；獎(jiǎng)罰情況是指在以往學(xué)校或者工作單位是否受到過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，還要考慮相關(guān)的工資福利待遇情況等方面。因此在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，要完善個(gè)人檔案資料，將其交到人事管理部門(mén)進(jìn)行相應(yīng)的考察、審核，妥善保管好。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院工作人員真實(shí)情況的客觀反映，使用價(jià)值性非常高，可以為醫(yī)院人事檔案的決策工作提供切實(shí)可行的參考依據(jù)。
二、醫(yī)院人事檔案在人力資源和經(jīng)營(yíng)管理中的作用闡述
醫(yī)院人事檔案在醫(yī)院人力資源和經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮著不可忽視的作用，醫(yī)院人事檔案要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行人員的選拔、任用，從而為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供高素質(zhì)的人才隊(duì)伍建設(shè)，為醫(yī)院注入嶄新的生機(jī)與活力。
（一）有利于促進(jìn)醫(yī)院人事管理的發(fā)展
通過(guò)真實(shí)、有效地醫(yī)院人事檔案，可以充分了解和掌握醫(yī)務(wù)人員的實(shí)際情況，為醫(yī)院的人才培養(yǎng)建設(shè)提供必要的參考?；诖?，可以不斷促進(jìn)醫(yī)院人事管理的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才培養(yǎng)的建設(shè)目標(biāo)。
（二）有利于提升醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)水平與技能素質(zhì)
醫(yī)療事業(yè)對(duì)新入職的醫(yī)務(wù)人員的要求越來(lái)越嚴(yán)格，醫(yī)務(wù)人員要具有高度的綜合素質(zhì)。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理中，會(huì)定期安排相關(guān)資格考試與職業(yè)證書(shū)考試，考核力度也得到了進(jìn)一步的強(qiáng)化，對(duì)于考核資料也提出了更加全面的要求。如果處理不慎，就會(huì)嚴(yán)重阻礙到醫(yī)院人事檔案工作的正常進(jìn)展。因此，要不斷完善醫(yī)院人事檔案，禁止由于醫(yī)務(wù)人員管理工作的失誤而對(duì)人事檔案造成不利的影響，確從而保醫(yī)院考核的質(zhì)量和水平。
（三）有利于建立健全醫(yī)院薪酬與激勵(lì)機(jī)制
由于受到醫(yī)療改革的影響，一定程度上推動(dòng)了醫(yī)院的薪酬機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制。針對(duì)于員工的薪酬來(lái)說(shuō)，醫(yī)院要注重結(jié)合義務(wù)人員的社會(huì)閱歷、職業(yè)生涯以及貢獻(xiàn)程度來(lái)進(jìn)行分析。不斷完善人事檔案的工作內(nèi)容，提供必要的保障性依據(jù)，進(jìn)而形成系統(tǒng)全面的醫(yī)院薪酬與激勵(lì)機(jī)制。此外，在以往醫(yī)院的工資核算中，往往就是根據(jù)以往財(cái)務(wù)報(bào)表方面的信息進(jìn)行總結(jié)，因而具有一定的誤差性。但是，醫(yī)院人事檔案的實(shí)施，主要通過(guò)每個(gè)人檔案信息的錄入、修改以及核實(shí)等方面進(jìn)行系統(tǒng)嚴(yán)密的匯總，進(jìn)而成為了廣大醫(yī)院進(jìn)行工資結(jié)算的重要參照指標(biāo)。因此，工資待遇的不斷優(yōu)化，大大提升了員工的工作熱情，不斷挖掘個(gè)人潛能。
（四）有利于不斷完善醫(yī)院人力資源和經(jīng)營(yíng)管理的信息服務(wù)體系
醫(yī)院人力資源的使用需求在不斷地?cái)U(kuò)展中，對(duì)人事檔案管理工作的要求也更為嚴(yán)格。人事檔案管理工作的順利開(kāi)展，對(duì)于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有極大地推動(dòng)作用，可以不斷滿足于醫(yī)院人力資源的使用需求。醫(yī)院要想在激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，就必須要綜合分析和考慮醫(yī)院的人事檔案管理，創(chuàng)新高素質(zhì)、高質(zhì)量的醫(yī)務(wù)團(tuán)隊(duì)。并且要?jiǎng)?chuàng)新醫(yī)院人事檔案的管理方法，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院人力資源和經(jīng)營(yíng)管理的信息服務(wù)體系的形成。
三、醫(yī)院人事檔案管理工作中所存在的不足之處
良好的人才團(tuán)隊(duì)是人事檔案工作的重要推動(dòng)力和支撐點(diǎn)，人事檔案的直接負(fù)責(zé)人是相關(guān)人事管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，并且與醫(yī)院的管理改革的聯(lián)系較為緊密，逐漸成為了衛(wèi)生人事制度改革的工作重心。但是，目前醫(yī)院人事檔案管理工作并不盡人意，在管理模式、流程、制度方面仍然存在著較多的缺陷，急需進(jìn)一步的應(yīng)對(duì)和處理。
（一）人事管理缺乏一定的不合理性、不規(guī)范性
醫(yī)療事業(yè)正在不斷完善人事制度、促進(jìn)人才規(guī)模上的合理流動(dòng)。在人事檔案中的人才選拔和使用手段等方面進(jìn)行了一定程度地優(yōu)化，但是也尚未能及時(shí)調(diào)整原有的人事檔案制度，進(jìn)而造成了人才的靜止和凝固，很難實(shí)現(xiàn)高效的流動(dòng)性〔2〕。例如：流動(dòng)人員人事檔案的重視程度嚴(yán)重不足，對(duì)于已經(jīng)辭退或者取消勞動(dòng)合同等員工的人事檔案資料，并不能及時(shí)地進(jìn)行移交和保管，進(jìn)而造成人事檔案的缺失和漏洞。出現(xiàn)此類現(xiàn)象的原因主要是由于人事檔案管理工作的不規(guī)范性引起的。此外，人事檔案資料的手續(xù)也欠缺著一定的流程性和秩序性，會(huì)使醫(yī)院很難就新聘請(qǐng)的醫(yī)務(wù)人員展開(kāi)詳細(xì)的人事審批工作，已經(jīng)嚴(yán)重超出了人事檔案的管理范圍。
（二）尚未形成完善的人事服務(wù)體系
對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理中的人事機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，具體的服務(wù)內(nèi)容比較單一、淺顯、片面，很難進(jìn)行人事檔案資料的開(kāi)展工作，逐漸形成了單一的保存模式，進(jìn)而無(wú)法充分發(fā)揮出人事檔案的實(shí)質(zhì)性作用。同時(shí)，醫(yī)院在人才培養(yǎng)和實(shí)際需求中的矛盾越來(lái)越突出，很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。例如：在聘請(qǐng)專業(yè)人員時(shí)，過(guò)于注重考試面試，而且人事檔案的轉(zhuǎn)檔手續(xù)比較復(fù)雜繁瑣，“棄檔”現(xiàn)象非常嚴(yán)重〔3〕，使人事檔案管理工作變得越來(lái)越混亂、無(wú)序。
（三）人事信息更新速度比較緩慢
一些工作人員并沒(méi)有及時(shí)更新和調(diào)整醫(yī)院人事資料，很難掌握員工工作信息，導(dǎo)致資料收集工作的嚴(yán)重不合理性，一定程度上使醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、管理者無(wú)法就人事檔案信息而開(kāi)展員工的選拔與晉升活動(dòng)，因此，崗位分配不合理的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響著醫(yī)療工作事業(yè)的正常進(jìn)行。此外，醫(yī)院人事檔案工作人員缺乏較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，人事檔案管理工作人員由于受到專業(yè)水平和工作能力等條件的限制，經(jīng)常在醫(yī)院人事檔案資料的保存、整理以及收集等工作中出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)于工作流程的掌握程度也存在著很大的漏洞。人事檔案管理人員還缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ苡^念，人事檔案資料流失、泄漏的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由此可見(jiàn)，醫(yī)院人事檔案管理人員自身職能的缺失也是人事信息更新速度較滯后的重要因素。
（四）管理方法方式缺乏著可操作性和可執(zhí)行性
目前，對(duì)于醫(yī)院人事檔案的管理工作而言，缺少專人掌管，檔案管理隊(duì)伍和業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制較不完善。人員流動(dòng)性比較大，缺乏系統(tǒng)完善的培訓(xùn)計(jì)劃，使剛?cè)肼毜娜藛T很難及時(shí)掌握檔案管理的業(yè)務(wù)流程。與此同時(shí)，醫(yī)院的人員編制也存在著較大的不合理性，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)一些非正式員工來(lái)負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。此外，一些醫(yī)院也尚未安排專門(mén)的辦公室專用房，只是在普普通通的辦公室進(jìn)行存檔工作，進(jìn)而無(wú)法充分體現(xiàn)出人事檔案管理的嚴(yán)密性，大大阻礙了醫(yī)院人力資源部門(mén)的發(fā)展。
四、醫(yī)院人事檔案在人力資源和經(jīng)營(yíng)管理中的開(kāi)發(fā)建議、策略
（一）不斷完善人事檔案管理工作
對(duì)于醫(yī)院的人事部分來(lái)說(shuō)，要高度重視人事檔案管理工作，建立健全人事檔案管理制度。人事檔案工作要加強(qiáng)人力資源信息的管理，將檔案資源作為開(kāi)發(fā)利用的重要推動(dòng)力，提升人事檔案工作的應(yīng)用價(jià)值。此外，還要不斷強(qiáng)化人力資源信息的收集工作，使資源得以優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)資源信息的共享性需求。要通過(guò)一定的渠道和來(lái)源來(lái)獲取人才信息，并及時(shí)傳遞到相關(guān)的科室，不斷提升醫(yī)療事業(yè)的服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量。
（二）不斷完善人力資源規(guī)劃方案
促進(jìn)醫(yī)院人事檔案資源配置的合理性于規(guī)劃性，可以進(jìn)一步地掌握醫(yī)院管理和發(fā)展方向。人事專員要提升醫(yī)院人事檔案管理的重視程度和認(rèn)知程度，制定更加科學(xué)完善的人力資源規(guī)劃方案。加強(qiáng)對(duì)各類人才資料的深入分析，特別對(duì)于人才的社會(huì)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)以及潛能發(fā)揮等。同時(shí)，還要不斷優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，以便于醫(yī)院能夠充分掌握人力資源的實(shí)際情況。而且要不斷更新各類人事檔案資料，增強(qiáng)資料的完整性、細(xì)致性以及長(zhǎng)效性，從而為人力資源管理制度的確立奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也是建立科學(xué)高效的醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理機(jī)制的重要前提條件。
（三）借助于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，建立現(xiàn)代化人事檔案信息管理
1.要進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理部門(mén)對(duì)現(xiàn)代化管理的重視程度與認(rèn)知程度，充分發(fā)揮出現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)性于優(yōu)越性等優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理目標(biāo)。要制定醫(yī)院信息管理系統(tǒng)方案，實(shí)現(xiàn)人力資源信息的優(yōu)化利用與實(shí)時(shí)共享。還可以構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，充分發(fā)揮人力資源信息的完整性于全面性特征。因此，要加強(qiáng)行政管理系統(tǒng)與人事信息系統(tǒng)的緊密聯(lián)系與契合程度，要達(dá)到一定的額協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，進(jìn)而為醫(yī)院醫(yī)務(wù)科和臨床教學(xué)科提供好有利的參考依據(jù)。2.強(qiáng)化人力資源信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷進(jìn)行人力資源資料的收集工作，促進(jìn)資源多元化共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在醫(yī)院信息化工作進(jìn)行中，要將人事、財(cái)務(wù)以及科研等信息的檔案規(guī)劃工作，對(duì)人力資源信息實(shí)施集中化、統(tǒng)一化的管理。與此同時(shí)，要盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)信息資源的特點(diǎn)來(lái)不斷規(guī)劃和處理數(shù)據(jù)庫(kù)，要在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中充分體現(xiàn)醫(yī)院的管理、技術(shù)、專業(yè)等重大領(lǐng)域方面。為了確?，F(xiàn)代化人事檔案信息管理的實(shí)施效果，還可以建立起個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，借助于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)將紙質(zhì)人事檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案數(shù)據(jù)，從而為長(zhǎng)期的統(tǒng)計(jì)利用與歸檔工作提供強(qiáng)而有力的便捷性。
（四）強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作的綜合素養(yǎng)，拓寬培訓(xùn)渠道
要不定期地對(duì)醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行思想政治教育，加大醫(yī)院檔案管理人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)力度，從而增強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)水平和技能素養(yǎng)。與此同時(shí)，要積極鼓勵(lì)技術(shù)創(chuàng)新，規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的秩序，在保證檔案管理人員綜合素質(zhì)的前提下，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案開(kāi)發(fā)與利用的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)。此外，醫(yī)院方面還要不斷建立健全激勵(lì)與約束機(jī)制，對(duì)于態(tài)度認(rèn)真、業(yè)績(jī)良好的管理人員要給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)，從而創(chuàng)造出更大的貢獻(xiàn)價(jià)值；反之，對(duì)于態(tài)度不良好、表現(xiàn)不出色的管理人員來(lái)說(shuō)，要予以一定的懲戒，以警世人。通過(guò)激勵(lì)與約束機(jī)制的制定來(lái)看，旨在不斷激發(fā)醫(yī)院人事檔案的積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng)造性，從而為醫(yī)院人事檔案管理工作注入嶄新的生命力。
（五）發(fā)揮薪酬和人才選拔的促進(jìn)作用，樹(shù)立以人為本的人事檔案管理思想
1.人事檔案可以真實(shí)反映出人才的政治表現(xiàn)、工作經(jīng)驗(yàn)以及技術(shù)水準(zhǔn)等，已經(jīng)作為醫(yī)院考察人才的重要參考依據(jù)，可以促進(jìn)人員培訓(xùn)和素質(zhì)團(tuán)隊(duì)的科學(xué)性、合理性。與此同時(shí)，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，要廣泛吸納社會(huì)各界高素質(zhì)人才，激發(fā)醫(yī)務(wù)人員的積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng)造性，不斷建立健全醫(yī)院人力資源的薪酬管理制度。在薪酬改革中，人事檔案可以較為詳細(xì)地反映出醫(yī)院人事的方方面面，提供出更具有價(jià)值性資料信息，是醫(yī)院進(jìn)行人力資源管理決策過(guò)程的重要參照。2.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，可以進(jìn)一步提升醫(yī)院的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)科學(xué)化與規(guī)范化管理模式的形成，使之在醫(yī)院的人力資源和經(jīng)營(yíng)管理發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。因此，要加強(qiáng)人事檔案的科學(xué)化與高效化，要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)的管理原則，實(shí)事求是，不斷與時(shí)俱進(jìn)，延伸人事檔案信息的來(lái)源與渠道，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供新的團(tuán)隊(duì)力量。
（六）建立專門(mén)的人才庫(kù)〔4〕，提升檔案管理人員的信息編研能力
1.要建立專門(mén)的人才庫(kù)，科學(xué)分析醫(yī)院各科室的人員分類。通俗地理解，醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)院人員進(jìn)行詳細(xì)系統(tǒng)的記錄，確保高質(zhì)量的醫(yī)院人事管理信息。因此，要積極培育專業(yè)的醫(yī)務(wù)人才，不斷貫徹落實(shí)于醫(yī)院工作的方方面面，構(gòu)建科學(xué)完善的人力資源管理體系，發(fā)揮醫(yī)務(wù)人員的主觀能動(dòng)性，進(jìn)而不斷形成醫(yī)院人事檔案管理的專項(xiàng)人才庫(kù)。2.醫(yī)院人事檔案管理人員要提高自身人事檔案信息加工的能力要對(duì)人力資源信息進(jìn)行深度的加工和分析工作。檔案管理人員還要具有良好的人事檔案信息互動(dòng)能力，在編研人事檔案時(shí)，要保證自身較強(qiáng)的文字?jǐn)⑹瞿芰?，可以與醫(yī)院局域辦公網(wǎng)和醫(yī)務(wù)工作者開(kāi)啟良好的互動(dòng)模式。
（七）實(shí)施分類的人力資源培養(yǎng)模式
對(duì)人事檔案信息加以利用，明確不同人才優(yōu)勢(shì)，重點(diǎn)培養(yǎng)醫(yī)院的骨干力量，發(fā)揮學(xué)術(shù)帶頭作用，醫(yī)院人力資源要認(rèn)識(shí)到不同人才的能力和價(jià)值有著本質(zhì)性的區(qū)別。因此，醫(yī)院人事檔案要對(duì)醫(yī)院人才管理進(jìn)行規(guī)劃和統(tǒng)籌，做到知人善任、任人唯賢，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才利用效益的最大化。人事檔案管理可以對(duì)醫(yī)務(wù)人員在工作中的表現(xiàn)做出詳細(xì)完備的記錄，在實(shí)施分類的人力資源培養(yǎng)模式中，要充分挖掘人才的長(zhǎng)處，對(duì)于人才存在的不足之處，要加以正確的改正和引導(dǎo)，從而增強(qiáng)醫(yī)院人力資源管理部門(mén)的影響力、凝聚力。
五、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，醫(yī)院人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)與經(jīng)營(yíng)管理中的作用與開(kāi)發(fā)勢(shì)在必行，具有巨大的推動(dòng)和促進(jìn)作用，提供高素質(zhì)的人才，確保醫(yī)院人事部門(mén)的正常運(yùn)作。醫(yī)院人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)與經(jīng)營(yíng)管理的建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，并不是一時(shí)之間就能取得良好成效的，相對(duì)來(lái)說(shuō)是一個(gè)較為漫長(zhǎng)且循序漸進(jìn)的過(guò)程。要適度改變以往傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，做到不斷與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，形成更加科學(xué)完備的檔案管理制度，從而為醫(yī)療事業(yè)開(kāi)拓更為廣闊的發(fā)展空間。
作者:周燕松 單位:廣東省湛江中心人民醫(yī)院
〔參考文獻(xiàn)〕
〔1〕王英.對(duì)新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作重點(diǎn)的探討〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2016，（10）：173.
〔2〕張濤.芻議醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2015，（19）：94.
目前，我國(guó)人事檔案管理的工作中存在很多的不足之處，人事材料的不齊全，缺乏一定的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，參加工作的時(shí)間存在隨意填寫(xiě)的情況。因?yàn)槠渖婕傲酸t(yī)院?jiǎn)T工的薪水、評(píng)職稱與晉升問(wèn)題，特別是醫(yī)院人事檔案管理工作，很多醫(yī)院?jiǎn)T工在醫(yī)院工作多年沒(méi)有得到晉升的機(jī)會(huì)，對(duì)薪水的漲幅也不滿意，轉(zhuǎn)而怪罪是醫(yī)院的問(wèn)題。其實(shí)不然，現(xiàn)在很多的醫(yī)院采取的是聘任與合同制，這部分員工對(duì)于其在醫(yī)院的職位相對(duì)缺乏安全感，總希望能在這家醫(yī)院工作積累了經(jīng)驗(yàn)后去別的醫(yī)院就能夠得到轉(zhuǎn)正的機(jī)會(huì)，于是將自己個(gè)人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導(dǎo)致了其個(gè)人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫(yī)院覺(jué)得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來(lái)從事，身兼數(shù)職就無(wú)法做到將工作做到最好，于是就有了個(gè)人信息失真的情況出現(xiàn)。因此，本文基于這一點(diǎn)，將就醫(yī)院人事檔案管理的方式進(jìn)行分析與研究。
1 全面提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)
隨著時(shí)代的不斷變化，社會(huì)的進(jìn)步、科學(xué)的快速發(fā)展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質(zhì)內(nèi)容是沒(méi)有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如今已經(jīng)是信息數(shù)字化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)加計(jì)算機(jī)的工作模式已經(jīng)滲入到了每一個(gè)行業(yè)中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計(jì)算機(jī)錄入保存的形式，計(jì)算機(jī)管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時(shí)調(diào)取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書(shū)柜上翻找那么麻煩。積極的采用現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)管理軟件，創(chuàng)建科學(xué)有效的人事檔案存儲(chǔ)和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進(jìn)行充分的利用。所以，從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計(jì)算機(jī)的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅(jiān)持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理人員的各方面素質(zhì)，多組織工作人員參加專家的授課輔導(dǎo)或者去外面學(xué)習(xí)交流，從而最終提高醫(yī)院檔案管理工作人員的整體水體。
2 轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實(shí)性
人事檔案的管理工作具有非常重要的社會(huì)價(jià)值，所以要在思想以及行動(dòng)上對(duì)其引起高度的重視。然后就是要對(duì)醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容、分類進(jìn)行歸類整理，對(duì)人事檔案材料的歸類范圍、歸類時(shí)間要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業(yè)務(wù)能力還有所取得的專業(yè)獎(jiǎng)項(xiàng)以及社會(huì)影響等在其人事檔案中表現(xiàn)出來(lái)。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細(xì)，確保人事檔案材料的真實(shí)性，還有人事檔案的材料對(duì)紙張、字體規(guī)格、公章等都是有使嚴(yán)格要求的。所以，一定要對(duì)此進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對(duì)一切違規(guī)的人事檔案采取拒收的形式來(lái)確保其規(guī)范性。最后就是對(duì)于醫(yī)院人事檔案要不斷的收入新的內(nèi)容，因?yàn)閱T工會(huì)隨著工作時(shí)間的變化而出現(xiàn)一些新的變動(dòng)，比如人事的升遷、職位的臨時(shí)變動(dòng)或者行業(yè)的變更等都是要能夠及時(shí)的在人事檔案中表現(xiàn)出來(lái)的。因此，要不斷的與各部門(mén)之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時(shí)的進(jìn)行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補(bǔ)充新的材料，從而人事檔案也才能真實(shí)的反映出最新、最全的人事信息。
3 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高醫(yī)院人事檔案社會(huì)的使用率
醫(yī)院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現(xiàn)出其社會(huì)價(jià)值。所以，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點(diǎn)：
第一，提高人事檔案的利用率，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡(jiǎn)單，其中最重要的還是要將其進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用。還有就是工作人員會(huì)隨著工作的性質(zhì)進(jìn)行調(diào)動(dòng)、職位提升等，所以，要能夠及時(shí)的掌握有關(guān)的信息以及工作動(dòng)向，從而達(dá)到不斷提高工作效率與服務(wù)水平的目的。
第二，利用信息化技術(shù)，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進(jìn)行查閱，以往的檔案室就像圖書(shū)館，要像找到某人的人事檔案非常耗費(fèi)時(shí)間。而現(xiàn)在有了計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫(xiě)成目錄才行，并將人事檔案掃描到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲(chǔ)。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。
關(guān)鍵詞：人事檔案 檔案管理 棄檔 信息化
近些年來(lái)，隨著自由擇業(yè)和人才流動(dòng)現(xiàn)象的盛行，在人事檔案管理過(guò)程中形成了龐大的“棄檔”族，這些人事檔案管理中的“棄檔”或“死檔”問(wèn)題，不僅加重了人事中的檔案管理難度，也為檔案人員的未來(lái)?yè)駱I(yè)、就業(yè)造成了新的困擾，應(yīng)該被廣泛的重視和深思。
1.棄檔及發(fā)生棄檔行為的群體
1.1棄檔的含義
“棄檔”是人事檔案管理過(guò)程中發(fā)生的獨(dú)特現(xiàn)象，主要是指在人才流動(dòng)過(guò)程中，未能按規(guī)定履行相應(yīng)的檔案管理流程，導(dǎo)致檔案不能隨人員的流動(dòng)而做出相應(yīng)的改變，包含檔案留在個(gè)人手中。還有一種說(shuō)法是，由于人員和檔案的分離，使得人員檔案的內(nèi)容得不到及時(shí)更新，從檔案被丟棄開(kāi)始就停留在原來(lái)的內(nèi)容，不能發(fā)揮檔案在人事服務(wù)方面的功效。
1.2棄檔發(fā)生的群體
棄檔是伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展而逐漸出現(xiàn)的，根據(jù)一些相關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，在一些人才流動(dòng)比較頻繁的地區(qū)，發(fā)生棄檔、死檔的比例占總檔案管理的四分之一以上，主要集中于以下幾種群體：第一類是以大學(xué)生為代表的“棄檔”族。很多高校畢業(yè)生因?yàn)闆](méi)有找到合適的工作，將檔案留在學(xué)校，而兩年期滿后沒(méi)有及時(shí)將檔案關(guān)系轉(zhuǎn)走，學(xué)校只好將檔案寄往學(xué)生戶籍所在地的人才市場(chǎng)；第二類是流動(dòng)人員的棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重。頻繁跳槽使得這些流動(dòng)人員無(wú)暇顧及檔案管理問(wèn)題，很多私企不具備進(jìn)行人員檔案管理的能力，這種工作的不穩(wěn)定性使得檔案變成可有可無(wú)的雞肋；第三類是失業(yè)之后在就業(yè)群體。失業(yè)人員原先工作的單位消失以后，檔案更無(wú)從可查，加上失業(yè)人員求職心切，更對(duì)檔案的去向漠不關(guān)心，使之成為龐大棄檔族的一員。
2.造成人事檔案管理“棄檔”現(xiàn)象的原因分析
“棄檔”已經(jīng)為人事管理、人員自身、社會(huì)誠(chéng)信等多個(gè)方面帶來(lái)了不利影響，究其“棄檔”的原因，常見(jiàn)的有以下幾個(gè)方面：
首先，檔案內(nèi)容已經(jīng)不滿足現(xiàn)代人事管理的要求。大部分的人事檔案內(nèi)容還停留在記錄人員上學(xué)、職稱和年度考核等常規(guī)項(xiàng)目，而對(duì)于人員自身的能力、特長(zhǎng)或信用等用人單位關(guān)注的內(nèi)容很少涉及，可用性不高成為造成檔案被遺棄的重要原因。并且人事檔案的功用正在被逐漸弱化，比如很多社會(huì)化的資格考試在對(duì)證明人才能力方面有著積極作用，很多小企業(yè)或私人企業(yè)對(duì)員工的職稱不做要求，這些不僅是我國(guó)當(dāng)前人事檔案功能弱化的直接體現(xiàn)，也是造成檔案被丟棄的關(guān)鍵所在。
其次，人事檔案管理缺乏必要的懲罰措施，這種權(quán)威性的丟失也成為造成檔案被遺棄的主要原因。因?yàn)槿耸逻M(jìn)行檔案保存、管理工作時(shí)，檔案所屬人需要在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)上繳管理費(fèi)。而在具體的操作過(guò)程中，很多檔案遺棄人員不交管理費(fèi)、不參加年審，人事中心因缺乏相應(yīng)的懲罰手段和力度，而不能對(duì)這些行為加以制止，而“棄檔”人員如果需要檔案時(shí)，只需要補(bǔ)足欠費(fèi)就能恢復(fù)檔案管理，這些都暴露出“棄檔”人員對(duì)人事檔案管理工作存在的淡薄意識(shí)，“棄檔”現(xiàn)象就不能避免。
最后，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的開(kāi)發(fā)意識(shí)滯后，人事檔案管理軟件信息化程度不夠高，缺乏科學(xué)化的管理手段，都是造成“棄檔”發(fā)生的一些重要因素。一方面，我國(guó)大部分的人事檔案調(diào)動(dòng)手續(xù)繁雜，特別是人員就業(yè)存在異地調(diào)動(dòng)時(shí)，需要經(jīng)過(guò)多次來(lái)回奔波才有可能完成調(diào)動(dòng)工作，正是由于檔案管理、調(diào)動(dòng)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，為流動(dòng)人員“棄檔”埋下了巨大隱患；另一方面，傳統(tǒng)人事檔案管理都是封閉式管理，尚未發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)大的管理功能，即使是檔案資料本人，也很難見(jiàn)到自己的人事檔案，在管理手段落后和效率低下的情況下，“棄檔”現(xiàn)象的增長(zhǎng)趨勢(shì)將越來(lái)越明顯。
3.改變“棄檔”現(xiàn)象發(fā)生的幾點(diǎn)思考
人事檔案管理已經(jīng)面臨著新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的考驗(yàn)，需要從多個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新與改革，從而能夠建立一個(gè)更為科學(xué)、規(guī)范的人事檔案保存、管理、調(diào)動(dòng)體系，減少“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生幾率。
3.1豐富人事檔案的內(nèi)容，強(qiáng)化檔案功能
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，必須賦予傳統(tǒng)檔案以新內(nèi)涵，這才是杜絕“棄檔”發(fā)生的有效解決手段。傳統(tǒng)人事檔案往往處于一種靜態(tài)和籠統(tǒng)狀態(tài)，針對(duì)于認(rèn)識(shí)檔案記錄材料不全的問(wèn)題，一方面積極尋找造成這樣問(wèn)題的原因所在，比如一部分人員對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)存在偏差，認(rèn)為諸如履歷表、年度考核表等都是形式主義，不填也罷，找到問(wèn)題的癥結(jié)之后，可以對(duì)癥下藥，加強(qiáng)人員對(duì)檔案的重視程度，促使他們從思想上去完善檔案信息，大大提高了現(xiàn)代人事檔案的利用價(jià)值；另一方面，要改變檔案的政治控制或身份依附功能，突出信息記錄、信用憑證功能，這也是檔案管理功能出現(xiàn)的新趨勢(shì)，只有強(qiáng)化檔案功能，才能真正使得人才資源的流動(dòng)更為順暢，對(duì)降低人事檔案的“棄檔”有著極大好處。
3.2提高檔案管理的權(quán)威性
檔案管理權(quán)威性要依靠信息的真實(shí)可靠來(lái)維護(hù)，這是人事檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該擔(dān)當(dāng)?shù)墓鈽s使命。由于我國(guó)檔案造假事件屢見(jiàn)不鮮，這也是使得人事檔案失去公信力的關(guān)鍵所在，所以，在收集檔案信息時(shí)要從源頭上防范信息造假。另外，在以往的檔案管理過(guò)程中，用人單位只通過(guò)人事檔案不能掌握人才在業(yè)績(jī)以及誠(chéng)信度等其他方面的信息，鑒于此，也可以盡快將其改為誠(chéng)信檔案或人才業(yè)績(jī)檔案，可以包含學(xué)歷、職業(yè)、信譽(yù)等多個(gè)方面的誠(chéng)信證明，這樣做可以幫助檔案所屬人員根據(jù)自己的需要，準(zhǔn)確地添加個(gè)人信息資料，保證檔案管理由封閉走向開(kāi)放，在合理配置人力資源方面發(fā)揮作用。最后，通過(guò)取消檔案保存管理的費(fèi)用，也能減緩“棄檔”為個(gè)人、社會(huì)帶來(lái)的危害性，如果能以免費(fèi)的公共管理服務(wù)體制為檔案管理服務(wù)，讓各級(jí)人員都可以享受到這樣的公共服務(wù)，勢(shì)必能為改進(jìn)我國(guó)檔案困局帶來(lái)積極啟示。
3.3依托信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化
信息化是提高檔案管理的社會(huì)化的重要手段，兩者之間緊密聯(lián)系、互相促進(jìn)的。正是因?yàn)椤皸墮n”反映了目前我國(guó)人事檔案管理已經(jīng)落后社會(huì)進(jìn)步，所以，對(duì)于人事檔案管理工作，可以通過(guò)一種資源形態(tài)使之進(jìn)入信息領(lǐng)域，比如開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，不僅是一種新的現(xiàn)代檔案管理領(lǐng)域的革命，也體現(xiàn)人事檔案的使用價(jià)值。在人事檔案管理現(xiàn)代化的要求之下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將分散的人事檔案資源連接起來(lái)，可以實(shí)現(xiàn)人事檔案資源社會(huì)共享。除此以外，還應(yīng)該積極創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)我國(guó)人事檔案管理的全國(guó)各地聯(lián)網(wǎng)，可以有效地解決人事檔案管理神秘、分散、低效等問(wèn)題，使得異地調(diào)動(dòng)變得更加快捷有效，體現(xiàn)人事應(yīng)有的服務(wù)特性。
4.結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，人事檔案管理中的“棄檔”行為不可取，要改變當(dāng)前這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，不僅要提高人事機(jī)構(gòu)的服務(wù)性，提高檔案的使用價(jià)值，讓用人單位對(duì)所聘人才有據(jù)可依。才能重新贏得“棄檔族”和檔案“自揣族”的回歸，使我國(guó)的人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的記錄、參考作用，將“棄檔”現(xiàn)象消滅在萌芽狀態(tài)。
參考文獻(xiàn)：
[1]王樹(shù)新.“棄檔”現(xiàn)象與人事檔案制度的改革路徑[J].焦作大學(xué)學(xué)報(bào).2010（3）
（一）人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
醫(yī)院檔案管理人員大多是從醫(yī)院其它科室調(diào)崗而來(lái)的，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，且存在著學(xué)歷偏低和管理理念落后等問(wèn)題，難以推動(dòng)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。
（二）人事檔案管理硬件投入不足
有些醫(yī)院由于地方有限，醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，有些醫(yī)院檔案多，但專供人事檔案放置的檔案柜少，導(dǎo)致檔案沒(méi)按規(guī)范放置；有些醫(yī)院檔案室極其潮濕，易引起檔案材料霉變；有些醫(yī)院甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。
二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策
醫(yī)院人事檔案管理存在諸多問(wèn)題，不利于醫(yī)院全面掌握人才情況，優(yōu)化衛(wèi)生人才資源配置。因此，加強(qiáng)人事檔案工作的管理，有助于醫(yī)院的發(fā)展和提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。
（一）健全人事檔案管理制度
首先必須加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓，然后醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際情況，逐步完善本單位人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使每個(gè)工作內(nèi)容都有章可循，并確保各項(xiàng)制度得到落實(shí)，使人事檔案管理工作更科學(xué)、規(guī)范、高效。
（二）改進(jìn)人事檔案管理方法
在人事檔案管理工作中，應(yīng)促進(jìn)人事檔案管理電子信息化，即把人員信息錄入信息系統(tǒng)，必要時(shí)可掃描全部?jī)?nèi)容，將人事檔案做成人才數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的檢索效率，使人力資源管理部門(mén)可迅速在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找到人員的檔案信息，為醫(yī)院人事決策提供科學(xué)依據(jù)，在工作中發(fā)揮干部人事檔案的可利用價(jià)值。
（三）規(guī)范人事檔案管理過(guò)程
應(yīng)嚴(yán)格按照人事檔案材料歸檔的要求，在收集過(guò)程中看所收材料是否完整，是否分類放好，是否蓋上公章。在鑒別上一定要遵循“取之有據(jù)、舍之有理”的原則，注重及時(shí)更新、補(bǔ)充歸檔材料，并注重保養(yǎng)人事檔案。在裝訂時(shí)實(shí)行全國(guó)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂，做到經(jīng)常檢查室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)
隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案工作由傳統(tǒng)型的管理向高度知識(shí)化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變，檔案領(lǐng)域更需要一支具有較強(qiáng)的綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案專技人員的思想政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)其責(zé)任感、緊迫感與專業(yè)技能。同時(shí)，鼓勵(lì)積極自學(xué)，鼓勵(lì)積極與同行交流學(xué)習(xí)，不斷拓展自己的知識(shí)領(lǐng)域，把學(xué)習(xí)情況與專業(yè)技術(shù)年度考核掛鉤，充分調(diào)動(dòng)檔案專技人員的學(xué)習(xí)主動(dòng)性，促進(jìn)其努力提高自身素質(zhì)。
（五）加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入力度，在硬件方面，必須滿足檔案室的辦公用房，配置檔案信息的記錄設(shè)備，如掃描儀、相機(jī)、攝像機(jī)等與檔案保護(hù)設(shè)備，如空調(diào)，除濕機(jī)，滅火器等。在軟件方面，要引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存人事檔案，既可極大地方便使用者閱讀、查找資料，又能夠提高工作效率，節(jié)省大量人力物力，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供更加可靠、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。
三、結(jié)論
一、醫(yī)院人事檔案發(fā)展存在的不利因素
（一）受落后思想的影響
醫(yī)院的工作核心就是不斷提高防疫、保健和醫(yī)療的技術(shù)水平，對(duì)醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療環(huán)境的建設(shè)要不斷地進(jìn)行加強(qiáng)，做到醫(yī)療服務(wù)實(shí)現(xiàn)最大化。在目前醫(yī)院中還普遍存在著從業(yè)醫(yī)務(wù)人員思想落后的情況，致使醫(yī)院人事檔案的管理工作止步不前，仍然停留在原有的保管和收集方面，在人才的調(diào)遣和開(kāi)發(fā)等方面人事檔案的作用微乎其微。在落后的思想下，對(duì)檔案資料只是表現(xiàn)出保密的作用，并沒(méi)有被及時(shí)的運(yùn)用到發(fā)展中來(lái)，從而限制著醫(yī)院的發(fā)展。
（二）管理模式缺乏科學(xué)性
人事檔案是醫(yī)院重要的人才信息基礎(chǔ)，必須要有專人進(jìn)行管理和保存，而且要重視保密工作。目前大多數(shù)醫(yī)院都是由人事和行政人員共同管理人事檔案，存在著管理者多，管理人員不專業(yè)的問(wèn)題，且管理效果不佳。有些醫(yī)院甚至沒(méi)有檔案室，人事部門(mén)成為了人事檔案的存放點(diǎn)，嚴(yán)重缺乏保密性。醫(yī)院的管理模式也比較傳統(tǒng)，依舊采用紙質(zhì)進(jìn)行管理及存檔，先進(jìn)的檔案管理設(shè)備不足，致使檔案管理工作不見(jiàn)成效，并出現(xiàn)了更新慢、檔案信息不全和人力物力的浪費(fèi)等問(wèn)題。
（三）管理人員能力有限
在醫(yī)院人事檔案管理工作中，其管理人員存在著專業(yè)性不足、數(shù)量少的問(wèn)題，并且在管理方面缺乏規(guī)范、科學(xué)的體制，沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)工作，人事檔案管理人員的水平、素質(zhì)不高。這一系列的問(wèn)題，體現(xiàn)了醫(yī)院管理工作的不足，不能到達(dá)新時(shí)代下人事檔案管理工作的要求，一些醫(yī)院認(rèn)為人事檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行存放、歸類和保存，使人事檔案管理水平得不到提高。管理人員也存在著兼職的現(xiàn)象，兼職人員不能在人事檔案的管理工作中投入全部的精力和時(shí)間，導(dǎo)致管理工作的效果不佳且人員的積極性差，兼職管理人員存在著調(diào)動(dòng)的情況，這也是影響檔案管理工作效率的原因。
二、醫(yī)院人事檔案發(fā)展的措施及方法
（一）注重培養(yǎng)管理人員的意識(shí)
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院的重要組成部分，在醫(yī)院的人才信息及人事管理等方面都有所涉及。要重視管理人員意識(shí)的培養(yǎng)，讓其形成服務(wù)的主動(dòng)意識(shí)，并要加強(qiáng)其自身的責(zé)任感。第一，形成良好的服務(wù)意識(shí)。管理人員要積極地對(duì)人事信息進(jìn)行收集，并及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行完善和更新，讓各部門(mén)、各科室能夠在第一時(shí)間收到人事檔案信息，為醫(yī)院科研、學(xué)術(shù)教學(xué)和臨床提供服務(wù)。第二，做好保密工作。醫(yī)院職工的全部信息都?xì)w入在人事檔案，人事檔案也是醫(yī)院重要的人力資源信息。對(duì)人事檔案的保密工作做得不到位，將會(huì)產(chǎn)生信息泄露等嚴(yán)重的后果。所以，管理人員要加強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)及保密意識(shí)，做好人事檔案的保密工作。第三，形成創(chuàng)新意識(shí)。人事檔案的管理工作不只是整理存檔、登記信息及收集信息的簡(jiǎn)單工作，而是要隨時(shí)進(jìn)行更新和完善的過(guò)程。管理人員在管理工作中要有發(fā)展的眼光和創(chuàng)新的意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并有效地進(jìn)行解決。
（二）建立穩(wěn)定的信息化系統(tǒng)
通過(guò)構(gòu)建硬件系統(tǒng)，系統(tǒng)中所涉及的計(jì)算機(jī)室、辦公室及檔案室的建立必須要分開(kāi)且要獨(dú)立，這一系統(tǒng)由計(jì)算機(jī)室進(jìn)行統(tǒng)一聯(lián)系。在檔案室和計(jì)算機(jī)室要有防輻射設(shè)施的建造，對(duì)電磁干擾進(jìn)行最大程度的控制，以減少對(duì)設(shè)備的影響。在人事管理軟件選擇時(shí)，軟件系統(tǒng)要具備科學(xué)、合理性，在系統(tǒng)上能實(shí)現(xiàn)檔案信息的整理和分類，讓傳統(tǒng)的檔案管理方法得到改善。此外，要對(duì)信息化系統(tǒng)的專業(yè)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)時(shí)要結(jié)合理論和實(shí)踐，進(jìn)一步讓管理人員的操作能力和信息處理能力得到提高。同時(shí)管理人員要加強(qiáng)自身的綜合分析能力和文字語(yǔ)言能力，通過(guò)對(duì)信息填寫(xiě)和錄入習(xí)慣進(jìn)行培養(yǎng)，讓信息的完整性和真實(shí)性得到有效保障，并及時(shí)補(bǔ)充、完善檔案資料。因此，專業(yè)的檔案管理人才是目前形勢(shì)所必要的，專業(yè)人才具有檔案管理系統(tǒng)的更新和維護(hù)能力，有利于醫(yī)院人事檔案更好的發(fā)展。
（三）加強(qiáng)管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)
改善目前醫(yī)院人事檔案的管理現(xiàn)狀，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提高其工作的能力和專業(yè)技術(shù)水平，培育出具有復(fù)合型及高素質(zhì)的人才。管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力和責(zé)任感，并通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握新技能和新技術(shù)，并積極地對(duì)檔案管理的新方法進(jìn)行了解。要科學(xué)、公正、合理地進(jìn)行檔案管理工作，為醫(yī)院人力資源提供有效的服務(wù)，有利于醫(yī)務(wù)人員工作積極性的激發(fā)，從而保證醫(yī)務(wù)工作的質(zhì)量。醫(yī)院進(jìn)行招聘管理人員時(shí)，要以擇優(yōu)錄取的原則，確保優(yōu)秀人才的聘用。
三、結(jié)語(yǔ)
完善醫(yī)院人事檔案管理，能夠幫助醫(yī)院進(jìn)行合理的人員調(diào)動(dòng)，使醫(yī)院的職員隊(duì)伍及技術(shù)人才得到保障，為醫(yī)院進(jìn)行職工評(píng)估提供了科學(xué)依據(jù)。就目前新形勢(shì)下，要根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理中存在的各類問(wèn)題，探究出新的改革方法，為今后醫(yī)院人力資源信息的發(fā)展提供有效幫助。