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第一章 總則
第一條 為加強檔案管理，保護和利用檔案信息資源，為本所各項事業發展服務，根據《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規定，結合本所實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財富，必須集中統一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。
檔案室隸屬所辦公室，檔案室負責對全所檔案工作實行統籌規劃，組織協調，監督指導。
本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機關黨委、科技與產業發展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結，由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業培訓，并獲得助理館員及其相應職務以上專業技術職務。全所檔案管理員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識，并接受檔案管理培訓。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業務部門和課題組立卷歸檔的規定應當立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責范圍和職工崗位職責，各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業務指導。
第十二條 各部門應按下列標準組卷，保證案卷質量。
（一）歸檔的文件材料齊全完整。
（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進行分類。
（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規律和有機聯系，便于查找和利用，確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。
（四）案卷標題簡明扼要，準確概括和揭示出卷內文件主要內容和成份，并具備責任者、內容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。
（五）卷內文件排列有序，按文件形成的時間或重要程度排列，卷內目錄填寫正確，編寫頁號無誤。
（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。
（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統一編制目錄。
第十三條 按照規定要求和時間，將檔案編錄入庫。
（一）各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
（二）保證歸檔手續完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護
第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善保管。
第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護，設置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經常檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、復制或進行其它技術處理。
第十七條 保證檔案庫房內清潔，無非檔案用品；檔案排列科學，整齊美觀，便于查找。
第五章 檔案的統計和利用
第十八條 檔案室應根據管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務，為檔案管理手段現代化創造條件。
第十九條 檔案室應建立檔案登記、統計制度，設置登記本、統計薄冊，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。應認真完成檔案統計表填報任務，向農業部檔案部門報送《農業系統檔案工作情況統計表》。
第二十條 檔案的借閱，應嚴格執行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經所辦公室主任同意，基建財務檔案借閱應先經計劃基建財務處處長同意，科技檔案應先經檔案立卷部門、科技與產業發展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案，不得私自轉借、拆散、涂改，借閱人要負責保密和保管，不準攜帶檔案離開檔案室，復制檔案須經所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調離；檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。人事管理部門應健全和嚴格執行此項制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責，組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結束后，應寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經分管所領導批準后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監銷人，以防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機構變動時，應對檔案做出妥善處理。
（一）機構撤銷或合并時，其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應移交相應部門繼續處理。
（二）批準恢復或新成立的機構，應從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。
（三）各種臨時工作機構撤銷時，其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。
第七章 獎勵與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進行考核，并實行獎懲。
（一）對遵守本辦法，認真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業務指導方面成績突出，或在開發利用檔案信息資源取得重大社會效益和經濟效益的部門或個人，給予表彰。
（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規定歸檔，不按期移交檔案的部門或個人，視情節給予處罰。
（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進集體；違反本辦法的個人不能評為先進個人，年度考核不能評為優秀或甲等。
第八章 附則
第一章 總則
第一條為了加強學校檔案的綜合管理，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案為學校教學、科研和黨政管理等各項工作服務，為社會服務的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和原國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》等法律、法規，結合學校的實際，特制訂本細則。
第二條學校檔案，是指學校從事教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式載體的歷史記錄材料。
第三條學校檔案工作，是辦好學校的重要基礎工作之一，是學校教學、科研和黨政管理工作的重要組成部分，是維護學校歷史真實面貌的重要事業，應當把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。
第二章 領導體制、機構設置及其檔案員要求
第四條學校檔案工作業務上接受省、市檔案局的監督、指導和檢查。
第五條學校檔案工作在學校統一領導下，由院長分管。建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室。
第六條學校檔案工作人員列入學校事業編制，根據上級規定配備。
第七條學校檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真貫徹執行黨和國家的方針、政策，熱愛檔案事業，忠于職守，遵紀守法，認真學習檔案專業知識和管理科學知識，刻苦鉆研業務。
第八條學校檔案工作人員，享受該專業技術人員待遇，按檔案專業技術職務聘任。
第三章 經費、庫房及設備
第九條學校檔案事業所需經費單獨立項，列入學校預算，統籌安排。
第十條學校要為檔案工作配備必要的、安全、適用的檔案庫房。庫房質量要符合國家有關檔案館（室）庫房建筑設計規范要求。
第十一條檔案庫房要配備必要的裝具及防盜、防火、防自然光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等設施，確保檔案安全。庫房管理要求見附件一。
第四章 文件材料的歸檔
第十二條歸檔制度：本校各單位和人員在教學、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的不同載體的文件材料，目前仍由形成單位負責收集、整理，按時移交綜合檔案室，由綜合檔案室立卷歸檔。在此基礎上逐步過渡到在綜合檔案室的指導下，由文件材料形成單位立卷歸檔，按時向綜合檔案室移交合格的案卷。會計檔案由財務部門按《會計檔案管理制度》（見附件二）自行立好卷移交會計案卷。
第十三條歸檔文件材料要求：
（一）紙質要好；
（二）字跡端正、清楚。最好用打印件。手抄件必須使用碳素黑墨水書寫。
（三）文件要有明確的標題、文號、主送、抄送單位。文稿要用方格稿紙寫，首頁要用發文稿紙。發文稿紙上各欄內容要填寫清楚。領導簽發文件要使用黑墨水書寫，文稿與正文同時存檔。
（四）材料齊全、準確。每項活動要從開始到結束所形成的全套完整材料，統計數字要準確。
第十四條檔案類別及各類檔案歸檔范圍詳見綜合檔案室印發的《MM學院各部門檔案材料歸檔內容》。
第十五條案卷質量要求。總的要求是：遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體要求是：
（一）卷內文件材料必須準確反映本校教學、科研和管理活動的真實內容，手續完備，制作和書寫材料有利于長期保存。
（二）管理內容的檔案，按問題、時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結論性材料在前，依據性材料在后。
（三）專題性、成套性檔案（包括教學、科研、產品與科技開發、基建、設備、出版檔案），按階段、結構、部件等分別組卷。
（四）同一類別的案卷，可按永久、長期、短期先后排例。
（五）確定文件材料的保存價值，要根據學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷。
凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管。
凡反映學校一般工作活動，在長期內對學校和社會有查考利用價值的，列為長期保管。 凡在較短時間內對本校工作有查考價值的，列為短期保管。
（六）卷內文件要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列；
（七）立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時，可采用硬卷皮成卷或單份裝釘，一般不超過200頁；問題單一，文件較少、又不便于一起歸類的，可立薄卷。
（八）卷內文件材料按順序排好后，裝釘的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應依次在非裝釘線一側下角編頁號；不裝釘的案卷，應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項填寫。
（九）每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄。對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化。若原有題名無實質內容或無標題的，要重新擬定，并在前后加“［ ］”。沒有責任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。
（十）卷內文件材料情況說明，應填寫在備考表內。若無說明，也應將立卷人，檢查人姓名、時間寫上。檢查人應是立卷單位的負責人。
（十一）案卷題名應簡明確切，體式一致。一般包括主要責任者、內容、名稱（文種）等。部份案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部份、階段的代號和名稱。一般寫在卷面，不超過50字。
（十二）要去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應復制與原件放在一起。裝釘用三孔一線，不裝釘的案卷，應按標準用細線逐件裝釘；
（十三）檔案的案卷格式、表格、卡片的內容、規格、用紙應按《高等學校檔案工作規范》中的規定制作使用。
第十六條歸檔時間和手續：
（一）黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年6月底前歸檔，目前仍將本單位的檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由本部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷；
（二）教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在次年寒假前歸檔，目前仍將本單位的檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由本部門立卷歸檔，向檔案室移交合格的案卷；
（三）科研部門在科研項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔，目前仍將科研檔案文件材料移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由科研部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷。
科研項目鑒定、評審必須有綜合檔案室人員參加，對科研檔案文件材料進行審查驗收，并在成果登記表上簽字、蓋章。凡歸檔文件材料不完整、不齊全，綜合檔案室有權拒絕簽名蓋章，科研管理部門不得申報科研成果；
（四）基建部門在基建項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔，目前仍將基建檔案文件材料，圖紙移交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡到由基建部門立卷歸檔，向綜合檔案室移交合格的案卷。
基建檔案如上級有規定由市基建主管部門保管時，本校基建部門除按上級要求向市基建主管部門移交基建文件材料、圖紙，并辦理好移交手續外，同時要整理一套（原件移交市基建主管部門則用復印件）文件、材料、圖紙移交綜合檔案室立卷歸檔保管，并同時將移交給市基建主管部門的檔案文件材料、圖紙的移交單移交綜合檔案室保管；
（五）有關部門購買5萬元以上的儀器設備使用時，購回后兩個月內歸檔，目前仍由使用單位將設備檔案文字材料，技術文件及圖紙交綜合檔案室立卷歸檔，逐步過渡由使用單位立卷歸檔。設備檔案原則上由綜合檔案室保管，若使用單位經常需要查閱使用時，可向綜合檔案室借出由使用單位存放使用；
對5萬元以上的重大儀器設備開箱使用時，必須有綜合檔案室人員參加清點，驗收儀器設備文字材料、技術文件及圖紙，并在驗收記錄上簽字、蓋章。對材料、文件、圖紙不全的，綜合檔案室有權拒絕簽字蓋章，并通知財務部門暫緩結算，待設備訂購部門辦理補齊材料、文件、圖紙后，方可辦理相應手續；
（六）會計部門在會計年度終了后，由本部門立好卷自行保管3年，期滿后的次年6月底前將案卷移交綜合檔案室保管；
（七）接收檔案文件材料必須履行手續，填寫移交清冊，一式兩份，寫明文件材料或案卷標題、卷內文件頁數、案卷或文件材料數量、移交時間等。交接雙方要簽名蓋章，各存一份。
第五章 檔案的管理
第十七條本校各類檔案是學校重要的財富，由綜合檔案室集中統一管理，任何部門或個人都不得將檔案視為私有。全體師生員工都有保護檔案的義務。
第十八條檔案管理工作要有計劃配置復印、錄音、錄像、照相、電腦及縮微等設備，使計算機檢索與全文縮微存儲利用結合起來，逐步實現管理現代化。
第十九條 案卷入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。案卷應按類別依檔號順序排放。庫房柜架應編順序號。各柜和全室均應有檔案存放示意圖。
第二十條綜合檔案室應對檔案的安全定期組織檢查，并記錄在案。發現問，及時解決。對破損、褪變的檔案及時修補復制。
第二十一條在主管檔案工作院長領導下，由綜合檔案室與有關職能部門負責人組成鑒定小組，對保管期滿的檔案進行鑒定，提出銷毀或延長保管期的意見，登記在冊，經分管校領導批準后銷毀或續存。銷毀檔案必須有兩人監銷，并在銷毀冊上簽字。檔案材料的鑒定和銷毀有關規定見附件三、四。
第二十二條綜合檔案室每年年終對各類檔案的收入、移出、銷毀、庫存量、檔案的利用等情況進行統計，登記在冊，并按上級有關主管部門的要求，及時報送本校檔案工作基本情況統計報表。
第六章 檔案的開放利用
第二十三條本校綜合檔案室要設立供查閱檔案資料的閱覽室，編制各種檢索工具，開展檔案編研工作，做好利用的指導，主動提供利用，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。
第二十四條借閱檔案材料，必須按本校制定的《檔案材料借閱規定》（見附件五），辦理有關審批手續，遵守《檔案材料安全保密規定》（見附件六）規定，填寫《檔案借閱登記表》。對校外單位和有關人員利用的還應按規定收費。
第二十五條利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》，留室存查。
第二十六條對借出檔案，綜合檔案室要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，學校按規定嚴肅處理。
第七章 獎勵與處罰
第二十七條本校檔案工作應建立檢查、考核制度，明確崗位職責。對在檔案工作中有如下突出成果和貢獻的單位和個人，學校應給予表彰和獎勵：
（一）在收集、整理和提供利用做出顯著成績的；
（二）對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的；
（三）對積極、主動配合做好檔案工作，維護檔案完整與安全成績顯著的；
（四）對檔案工作有突出研究成果的；
（五）對檔案事業建設和發展提出合理建議，采納后取得明顯的社會效益和經濟效益的；
（六）向學校捐贈對學校有重大歷史價值檔案材料的；
（七）同違反檔案法律、法規的行為作斗爭表現突出的。
第二十八條在檔案工作中有下列行為之一的，學校應根據錯誤情節輕重，對直接負責主管人員或其他直接責任人員給予行政處分。構成犯罪的，交由司法機關依法追究刑事責任：
（一）損毀、丟失屬于學校所有的檔案的；
（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀學校所有的檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣或者轉讓檔案的；
（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；
（六）不按規定歸檔或者不按期向綜合檔案室移交檔案或檔案材料的；
（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；
（八）檔案工作人員（包括專、兼職）玩忽職守，造成檔案損失的。
關鍵詞：農經檔案；經濟發展；管理問題；解決對策
隨著我國社會主義市場經濟體制不斷深化改革，農村合作經濟管理過程中出現了很多全新的問題和趨勢。分析農經體系建設過程中存在的新問題，需要一個職能明確的專業管理機構。農經管理部門應該針對實際的檔案管理過程中存在的不足，從檔案的整理、分類、存檔、編目到整理的時間和操作都需要制定詳細的說明和規定，確保農經檔案管理工作更好的順利的完成，最終切實促進農村經濟管理的發展，提高農民群眾的經濟水平，促進農村經濟發展。檔案材料具有一定的法律效力，同時也是見證農經工作開展過程的重要憑證，收集相應的工作材料，做好分類、整理、編目和存檔工作，對于農經工作開展借鑒過去的辦公經驗有著十分重要的作用和意義。但是在實際工作過程中，農經檔案管理卻不是如此，農經管理部門對檔案管理的重視程度不高，相應材料的搜集積極性不足，沒有獨立的檔案存放室，導致檔案管理過程中出現了霉變和蟲蛀的現象，因此，農經工作要想發展就需要切實解決好農經檔案管理問題。
一、深化農經檔案管理的重要性分析
進入新世紀以后，隨著我國社會經濟體制不斷改革和農村社會經濟不斷向前發展，我們已經迎來了全面建成小康社會的新時代，加快推進社會主義現代化建設就需要密切關注三農問題。現階段，農村各項工作面臨著全新的機遇和挑戰，新農村建設、現代農民職業教育以及農業現代化建設的任務十分繁重。新時期，對農村各項工作提出了全新的要求和變化，在實際工作過程中要求我們做到規范化和制度化。在最近幾年農經檔案管理中，很多地區部門逐漸健全和完善了農村各項工作的管理制度，認真做好農村財務會計管理、土地承包、土地流轉和農村財產和資產管理等工作，在農經檔案管理過程做出的積極的努力，對推動基層農經管理部門檔案管理質量的提升有著十分重要的促進作用。但是，我們還應該清晰的認識到，現代農村工作十分的復雜，涉及到很多方面的工作內容，因此，在對農經檔案進行管理過程中一定要做到與時俱進，這是農村管理過程中一個比較落后的環節。農經檔案管理是財務管理的真實記錄，是農村財務管理規范化的重要體現，同時也會給后人留下可以參考的珍貴材料，能夠切實促進農村財務審計工作的有效開展。這就要農村地區廣大的工作人員應該充分認識到農經檔案管理的重要性，通過各種途徑進一步拓展自身發展空間。
二、農經檔案管理存在的問題分析
1.檔案室建設落后，硬件設備投入較少從總體發展情況來看，多數農經管理部門的檔案室空間狹小、潮濕，很多儲存檔案的設備都已經嚴重老化，很多硬件設備幾乎都沒有更換過，上級部門只是重視農經工作下放，卻沒有注重對農經管理部門的資金投入。對于經管理部門來說，其自身有限的資金多數都應用到部門建設建設中，對檔案室建設的資金投入力度較小。由于檔案室內相應設備建設標準較低，檔案經常處于高溫、高濕的環境下，并出現了發霉、變質和蟲蛀等安全問題。檔案室的硬件設備早已經不能滿足現代農經檔案管理的需求。
2.業務資料損失，農經檔案搜集難縣級的農經管理部門對檔案管理的重要性認識不足，再加上最近幾年，很多職能部門合并，工作人員流動以及檔案管理意識淡薄，使得檔案材料在移交過程中出現了丟失和無處保管的現象，很多重要的農經業務材料無法查找，這就給規范農技檔案管理帶來了巨大的困難。
3.制度建設不足，檔案管理人員不專業在各個鄉鎮隨雖然已經建立的檔案管理制度，但是這些的制度已經不能適應現代農村社會的發展的需求，其未能緊跟時展的潮流合理對制度建設完善。在很多村鎮都沒有指定農經檔案管理人員的責任和權限，導致了應該存檔的農經工作材料收集不完整，檔案分類不科學，立卷不規范。同時，在農經管理部門的檔案管理人員多數都是兼職的行為，其在工作過程中，因為沒有接受專業的教育和培訓，一直都是依照領導的指示進行檔案存檔和管理，對整個檔案管理的業務流程不充足，在一些地區還存在檔案自己管理的混亂現象，使得農經檔案管理工作停滯不前。
三、深化農經檔案管理，促進農村經濟發展
1.建立完善的農經檔案管理機制首先，統一指揮和部署。實際的農經辦公室和檔案部門應該聯合起來，依據國家相應法律法規，以及土地承包、流轉、經營和農村集體財產和資產管理的實際情況，綜合各方面意見出臺關于深化農經檔案管理規范化工作流程和建設實施意見，強化領導，統一指揮和部署，全面樹立檔案意識；其次，統一監督和檢查。每年需要在全市范圍內進行一次檔案檢查和部門互相檢查，對合格的單位給予鼓勵和獎勵，對不合格的，存在的問題的單位，應該通過各種途徑提升其自身的檔案管理能力，逐漸推進檔案規范化管理。
2.改善農經檔案管理條件首先，要保證與獨立的及空間充足的檔案專用檔案室；其次，要引進具有一定保存能力的檔案保存設備；最后，要保證檔案室的防水、防潮、防光照和防蟲蛀等安全措施。同時，還要進一步加強對檔案室的管理，每年要求農經管理部門安排專項資資金根據需要配置的設備添加相應的檔案現代化管理技術和設備。
3.保證農經檔案的安全和完整首先，應該明確集中保存原則。農經管理部門所形成的農經檔案必須由本單位保存完整，并由專職人員對這些檔案進行管理，任何人都不能將其據為己有，禁止分散保管；其次，要及時明確檔案管理的范圍和時間限度。農經工作開展過程中，會形成很多材料，內容十分豐富，這就需要檔案管理部門制定科學檔案的歸檔規范，按照分類存檔和定期存檔的原則對檔案進行管理，盡量保證檔案材料的完整性和系統性；最后，要全面明晰檔案崗位的職責。農經檔案管理人員應該熟悉本部門的全部檔案，并做好各種檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和日常管理工作，切實落實好各項檔案管理制度。
參考文獻：
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一、醫院管理類檔案的形成和收集
（一）醫院管理類檔案的形成
1.醫院文書檔案
醫院文書檔案，是醫院實施行政管理的重要記錄。主要來源于上級印發或本院制定的各種規定性、政策性、指導性、業務性文件，文書檔案涉及領域寬、種類多、綜合性強，能基本反映醫院的各項活動情況，是醫院檔案室管理類檔案文件的主體。
2.醫院基建檔案
近十幾年來，醫療環境不斷改善，各地市三級甲等醫院的發展十分迅速。在醫院硬件建設的同時，隨之產生了大量的基建檔案，醫院的基建檔案，因具有專業性、成套性、現實性、周期長的特點，在檔案形成初期，由基建部門進行管理，直至基建項目完全竣工后，由相關部門將成套的基建檔案交由醫院檔案部門統一管理。
3.影像音像照片檔案
醫院的影像、音像、照片檔案，主要來源于醫院的宣傳部門。在當前醫療市場競爭激烈的大環境下，各大醫院都希望在社會中樹立良好的公眾形象，探索宣傳新思路，擴大醫院影響力并提升美譽度。醫院影像、音像、照片檔案以其特殊的表現形式，關系醫院建設與發展，點點滴滴以真實場景再現記錄，具有很強的保存查證與參考價值，在醫院建設與發展中發揮著獨特的重要功能。
4.人事檔案
隨著醫院規模的不斷擴大，人員管理模式、人員流動性的變化，給醫院人事檔案管理帶來多元化的模式，收集整理保存好政治性、保密性較強的人事檔案，方便利于醫院相關部門使用，是人事檔案管理部門必須思考的課題。
5.財務檔案
財務票據是醫院財務往來的憑證，財務憑證的管理主要以財務部門為主。
（二）醫院管理類檔案收集
醫院檔案室通過接收和征集等方法，實現檔案的集中統一管理。
1.醫院文書檔案的收集
醫院檔案室保存大量的文書檔案，不是自身形成的，而是向醫院各部門以及個人接收或征集來的。收集工作是檔案工作諸環節中的第一個環節，收集得是否齊全、系統、有價值，對醫院檔案工作其他環節的影響很大。在收集過程中并不是“有文必檔”，應挑選有一定查考價值的文件，即對醫院及社會在當前和長遠都必須有利用價值的文件。在醫院文書檔案的收集過程中，應須注意系統性、完整性，這樣更能夠反映出醫院的歷史面貌和工作特色。多加強與各部門的聯系，掌握醫院在職能活動中的情況，檔案收集質量的高低應依靠建立健全嚴格的歸檔制度。
2.醫院基建檔案的收集
醫院基建檔案資料管理過程中，資料收集是最瑣碎、最麻煩，同時又是最關鍵的一個環節，因為它牽涉面廣、內容繁雜、時間跨度大，是基建檔案資料管理的基礎工作。我們醫院在2012年建設醫院門診、醫技、病房樓期間，在工程施工的各個階段，將工程中涉及的工程準備階段文件、工程管理機構文件、施工階段文件、竣工驗收階段文件以及聲像電子檔案文件等，以醫院基建部門為主，設立文件收集清單，分級別落實到各施工監理單位及相關部門，確保院方在施工竣工驗收階段形成的大量文件資料收集齊全。
3.醫院影像音像照片檔案的收集
因影像照片的直觀性和特殊性，在收集和整理的過程中，我們一般不限制收集范圍，凡是能反映和記錄本單位重大事件和重要活動的影音圖片，我們都盡可能的予以收集。近十年來，數字技術的廣泛引用，在影像、錄音、照片整理過程中，一般以照片加標注事件名稱及時間和電子存儲相結合方式進行收集、整理、存儲。
4.醫院其他檔案的收集
在醫院各職能處室中，還存在著大量的專業性較強的管理類檔案，對于此類檔案的收集，我院主要是以各職能處室為單位，設立專人保管，分別進行收集。
二、歸檔檔案的整理
整理工作是檔案提供利用的前提，對檔案的完整與安全也是十分必要的。首先，通過整理可以進一步了解檔案收集中的問題和質量，并可根據發現的問題及時向文書立卷部門提出要求。如一個會議文件，在整理中發現沒有會議總結，就可以進一步收集，使得會議文件齊全；整理中發現文件有請示無批復、有打印本無底稿等，都可以有的放矢地進行收集。其次，在整理過程中還可對某些不符合歸檔要求的文件材料進行技術處理。如：對墨跡不符合要求的文件進行復印或描寫；對已經破損嚴重的文件進行裱糊修補，還要準備若干復制件來代替原件提供利用。再者，對積存的文件材料一定要及時整理。一是便于管理和提供利用，二是可以及早發現問題，如：是否去除訂書釘或曲別針，是否有被蟲害破壞或發生霉變等。對于專業性較強的管理類檔案的整理工作，如人事檔案、基建檔案、財務憑證、設備檔案、影音照片檔案等的整理，主要以檔案所在科室為主，醫院檔案室每年對相關科室的兼職檔案保管員進行檔案收集整理知識的培訓，規范了各處室檔案收集、整理、歸檔的流程。
三、檔案的保管
（一）檔案的保管意義
檔案保管工作是檔案工作的物質基礎，有完整的檔案，才能有健全的檔案工作。檔案保管工作關系到維護檔案的完整與安全，檔案完好無損地保存下來，才能在其他部門檔案的使用上迅速、準確、及時地提供利用。
（二）檔案的庫房建設
檔案庫房是檔案單位存放各類檔案的保密重地，檔案保存壽命的長與短與檔案庫房有直接的聯系，檔案庫房受溫度、濕度、光線、灰塵、有害氣體等多種外界因素的影響較大，檔案庫房應盡量選擇自然條件影響小，又方便開展工作的地方，其選址應綜合考慮以下幾點：
檔案存儲的（下轉第58頁） （上接第55頁）庫房最好選擇北向的房間，不宜被陽光直接照射利于避光防熱；不宜選擇在最低層或最高層；如：我院在建設時選擇的是西向，夏天陽光直射、溫度比較高。我院檔案采取保溫隔熱補救措施，安裝防光窗簾。
檔案的庫房建設做到庫房、辦公、閱覽三分設，我院根據《檔案法》規定，檔案室做了三分設，檔案室至少保存本單位10年或20年以上的檔案，因此，我院檔案庫房面積能夠滿足保管20年以上檔案的需要。
（三）檔案的安全存儲
檔案保管不宜設在靠近廁所、盥洗室和鍋爐房的地方，以防水患和火災。檔案室庫房必須配備空調、溫濕度計、除濕機、吸塵器、二氧化碳滅火器等。檔案室的位置不宜選擇人員往來頻繁的樓梯口，應建在通道順暢的地方。檔案室應落實“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵柜的安全牢固，安裝防盜監控器。制作庫房內嚴禁吸煙和使用明火、嚴禁堆放易燃物品或與檔案無關的物品的標識標牌，對電源、線路、開關插頭進行定期或不定期檢查，發現有火情隱患情況應立即報告并及時處理。
（四）健全規章制度
［關鍵詞］學校 財務檔案 優化管理 服務能力
［中圖分類號］F276［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2011）07－0063－01
隨著教育市場的經濟化發展和競爭結構的調整，學校靠多種渠道籌措來的有限資金顯得尤為珍貴。如何使用好來之不易的資金優化學校財務管理，發揮校園資金的最大作用，成為學校財務管理工作面臨的重要課題。
一、學校財務檔案管理內容探討
學校財務檔案應該包括：1.報送的年度財務報告包括資產負債表、收支情況表、專用基金變動情況表、有關附表及財務情況說明書。2.對歷年形成的債務的檔案登記管理，內容要全面真實反映債務的形成原因、本金、利率、償還過程。3.財務情況說明檔案，主要包括學校收入及其支出、結余及其分配、資產負債變動、專用基金變動的情況，對有著重大財務影響的問題應該在檔案中進行具體說明。4.年度內的各項報銷憑證 (有日期、內容、單價、數量、金額、大小寫、印章、收款人等)。憑證應有事由、經手人（制表人）、驗收人（復核人）、證明人、審批人簽字。5.學校的年度財務預算報表、支出總額統計報表、收入總額統計報表、專用基金變動等整理性文件。對學習財務檔案的內容管理應該明確分為微機存檔和書面材料存檔兩方面。微機存檔要保證內容的完整性，書面存檔要保證分類明確，保存安全。對各項存檔內容必須作出明確規定，年度內不容許有任何的內容缺失，如果出現空缺必須作出明確的書面說明，形成材料以便查證。
二、優化管理與增強服務能力的對策
（一）強化學校財務檔案管理的服務意識
學校的財務檔案管理其本質就是為了財務信息資源的處理服務。信息資源是新形勢下學校建設發展的重要影響因素，要使財務檔案管理在組織管理上進一步得到主管領導或部門的認可和重視，檔案管理部門首先要擺脫傳統思維的束縛，確立服務意識，將校財務檔案的管理目標定位于“服務”的高度，才能保證檔案管理能夠為學校的財務建設作出貢獻。首先學校必須轉變管理方式，將傳統的資料檔案與財務檔案合二為一的情況轉變為專門的財務檔案室管理，為財務檔案提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。建立有一定規模的計算機存儲及查詢系統，保證檔案內容形成網絡化管理，而且要隨時考慮到學校的財務檔案管理情況安排檔案館庫房建設。
（二）強化財務檔案管理的及時性
對財務檔案的及時性控制首先要完善“歸檔制度”，要求各部門應在規定的時間內，根據檔案的內容將形成的有價值的材料及時送到檔案室。還有“檔案利用制度”“檔案鑒定銷毀制度”等等。為科學有效地管理檔案，及時、準確地為檔案利用者提供服務，財務檔案室應編制各門類的檢索工具。如：年度財務總結目錄索引、案卷文件名稱索引等。這樣能夠保證財務檔案管理能夠較快地提供案宗調出服務，保證檔案使用的及時快捷。當然，為了實現這種快速調動必須首先要在存檔前嚴格區分財務檔案收集范圍，根據財務收支項目、科目及財務檔案利用目標等對歸檔資料內容價值進行技術鑒定，并加以有針對性地收集和整理。另外，除了要保證檔案內容的輸出快捷之外，還必須要保證存入的快捷，要明確規定存檔的時間，最好要與財務賬目形成的同時進行存檔（保證書面存檔與電子存檔），而且要按照時間順序進行合理排序，保證存檔的有序性。同時，檔案管理不能單純地進行材料整理，還要進行現代化的公開聯絡，保證財務檔案的績效化，有方向性地開發財務檔案專題，并增加檢索、編制功能，以更好地方便學校單位參考和決策使用。
（三）優化制度建設
優化檔案管理制度有一定的程序性，管理制度包括三方面內容：存檔管理制度、保存管理制度、資料輸出管理制度。1.對于存檔管理制度要明確存檔內容和存檔時間，對應該重點說明的內容必須進行制度化規定，保證檔案情況的有序。2.對于保存管理制度要明確在每年度結尾對檔案內容進行整理，每3～5年完成一次全部檔案內容整理。定期審議公用經費收支情況記錄、年報資料及各種報表裝訂成冊保管完整，各種輔助賬冊完備，從檔案信息出發提出財務管理意見，避免出現經費使用效率高及浪費現象。3.對于資料輸出管理制度必須嚴格實施財務公開制度，成立具有廣泛代表性的檔案管理小組，對財務公開體系進行網絡建設。
自2020年11月來到設備科，到今為止已經快滿一年。這一年來，在科長和各位老師們的幫助下，工作從不熟悉到逐漸上手，可以更好的熟悉科室的業務流程與運轉。更好的投入到工作中。同時面對醫院各項政策規定，積極參加醫院崗前培訓，疫情防控會等。在日常業務工作中，按時出色地完成了各項工作任務及迎接大型醫院巡查工作，自己在在思想、工作、學習方面都有了很大的提高。
一、思想方面
加強理論學習，努力提高自身的的政治思想覺悟。認真學習醫院下發的各種文件與參加醫院和科室的各種會議，了解醫院運行狀況，同時認真努力工作，不遲到、不早退。愛崗敬業，遵紀守法。積極落實醫院防控要求，每周一次核酸檢測，進出門掃健康碼，出入院戴口罩。同時認真整理檔案，并積極做好為臨床科室和工程師查詢檔案的需要。使他們的需求得到最大限度的滿足。同時認真完成科長交代的其他工作。把精神文明建設同業務工作有機結合起來。
二、工作方面
自己的崗位是檔案管理，醫療設備檔案收集了設備的論證材料、購買合同、技術資料等重要信息，它為設備的購買、使用與維修提供了必要的支持和保證。
因此自己日常工作是整理設備采購流程產生的各種檔案資料，從預算填報、科室填寫請購單、論證設備參數、院外招標、驗收這一流程涉及到的資料進行整理歸檔，提交院檔案室以及滿足科室和臨床查詢服務的需要。在這一年里，對五萬元以上的設備檔案每一臺設備為一盒進行整理。每一份檔案整理成一正一副兩套，正本移交檔案室保存，副本設備科留存。同時由于科室檔案柜數量較少，還對2014年到2015年的檔案進行合并騰出空間。這一年里按期向醫院檔案室移交了五萬元以上的設備檔案共計132份。
20__年檔案管理工作總結
20__年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰略，加快推進文化事業和文化產業發展這一目標，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發展，較圓滿完成了工作任務。現將具體情況總結如下：一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。20__年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，20__年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，20__年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
20__年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，20__年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；20__年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。20__年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、 工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
一、體制人員方面
為確保檔案管理各項措施落實到位，鎮黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮目標管理考核之中，不斷強化管理，結合本單位的檔案管理工作實際情況，成立了由第一副書記任組長的檔案工作領導小組，統籌我鎮的檔案管理工作。配備了業務素質高，管理水平強的專職檔案管理員，并在各鎮直部門中落實了兼職檔案管理員，在村級組織中，由村文書任檔案管理員，形成一個嚴密的檔案管理網絡;建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財務管理、資產管理和具體業務工作程序，把檔案工作與相關人員的年度考核、獎懲掛鉤，同時鎮領導從強化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓班，為檔案規范化管理奠定了良好的基礎。
二、制度設施方面
檔案室內建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統計鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記等到內容完整、操作性強的制度，同時作硬件設施建設，我鎮立足本鎮實際，高標準、嚴要求，整修了檔案專用庫房，面積達到40平方米;同時在檔案室內落實了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具規范、標準、數量充足;計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機同黨政辦合用，同時有檔案管理軟件。
三、管理利用方面
為做好檔案資料的確良收案整理工作臺，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮工作活動、具有查考利用價值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮2009年檔案資料的整理歸檔工作從今年4月份開始，根據整理歸檔的新標準進行了集中分類。對收集整理照片、磁盤、光盤、實物等載體檔案，編寫文字說明、內容包括時間、地點、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對擬修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對書寫不符合規定的文件及時改正，對破損文件進行修補，對字跡模糊或退色文件進行復制，檔案合格率達到80%以上，檔案內容涵蓋文書、會計、基建、設備、科研、照片、錄音、電子、實物等12個方面的內容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號索引、專題目錄等多種檢索項，便于隨時查閱，為領導決策、經營管理、資產保全等方面發揮了重要作用。
四、監督指導方面
一、會計檔案現狀及認識誤區
基層機關如縣區級部門，以寧波市江東區各部門為例，原先因單位小，會計工作量小，無專業會計人員，會計檔案統一由核算中心管理，大多數單位無會計檔案。但是近年，隨著機構加大、人員增多及會計獨立性加強，各單位會計檔案工作普遍化，90%以上機關配備專兼職會計人員，僅個別部門由核算中心管理。
領導重視，人員專業，是會計檔案一大優勢。相比文書，領導顯然更重視會計工作。配備專職的會計人員兼會計檔案，工作較單一，專業素質高；人員穩定性、領導認可度遠高于文書檔案員。但會計檔案管理水平遠不如文書檔案規范。基于多年對基層機關會計工作深入了解，筆者認為相當一部分原因是片面的檔案意識。領導、會計人員等由于對檔案工作認識較片面，不夠深刻，不免存在這樣或那樣的誤解，主要歸結如下：
（一）收集越多即完整規范。文書檔案普遍存在收集過少的現象，這是由于很多資料掌握在他人手中，對于產生資料全面性認知、把握有一定難度，收集較難。會計檔案由會計、出納共同完成。會計負責記帳，完成年報、賬本等整理，出納負責報銷完成憑證整理工作。會計材料全部掌握在自己手中，必須符合資料完整才可報賬入賬，因此收集相對容易。
會計人員因其職業特點，不僅仔細，責任心也強，往往認為收集越多就越完整。會計人員收集檔案內容多于會計檔案。1998年的《會計檔案管理辦法》中明確規定決算、年報屬會計檔案，將預算、計劃、制度等文件材料規定按文書檔案管理辦法執行。而實際工作中，很多材料都由會計另外收藏未歸入文書，同時很多人事工資、重大固定資產買賣單據等都作為憑證類歸入會計檔案。但是，這些保管期限遠遠高于會計憑證年限，因此，歸入相應保管期限的文書更合適。既加強保管期限又免去了銷毀鑒定拆卷的麻煩。
（二）整理裝訂成冊即歸檔完畢。檔案員對文書檔案歸檔完畢都有大概的認識。但會計檔案卻大不相同。領導、會計甚至綜合檔案室的檔案員都認為檔案已整理裝訂成冊就是歸檔完畢。很多“歸檔完畢”的會計檔案整齊地排放在檔案柜內，雖已分類造冊，但多數沒有全宗號、目錄號、案卷號，只有常規的年、月、日及流水號。無編號、無目錄，因此無從清點、查找困難。由此帶來檔案容易缺失，利用不便等狀況。
（三）獨立保管即重視保密。與文書檔案、其他檔案相比，領導對會計檔案十分重視，甚至單設檔案室。但領導認為會計檔案具保密性、重要性，脫離綜合檔案室，完全由會計獨立管理，未能集中統一管理。會計檔案存放往往各自為政，情況不一。有的存于獨立會計庫房，有的則置于辦公室，由會計自行管理，僅有部分由綜合檔案室管理。
（四）收進即移交。所有檔案都應按規定向檔案室移交。綜合檔案室檔案員對文書檔案比較熟悉，接受專業知識培訓多；會計檔案接觸少，對會計檔案內容、具體標準知之甚少，往往會片面認為移交只負責收進清點，而無視對會計檔案質量把關。移交必須按會計檔案規定操作。若為獨立會計庫房可實現目錄移交，即綜合檔案室只收進目錄進行綜合管理。
（五）紙質即全部檔案。文書檔案包括紙質、電子檔案的意識形成已久。機關會計電算化起步較晚，對電算化會計檔案的工作內容理解不到位，缺乏管理會計檔案的經驗，只是將打印紙質存檔。按規范化要求，除紙質打印外，會計信息磁性介質備份，會計軟件的版式與軟件系統應一起保存，保證軟件升級后，不同版本下的會計數據被調用。
（六）能存就不銷。會計檔案十分重要，萬一不慎銷毀，導致要用數據無從查找。不知怎么銷毀，檔案員怕麻煩，領導怕挑擔，這些都使領導、會計形成一個共識，即能存就決不銷毀。但機關檔案室用房緊張、空間有限，會計檔案數量大且年限短，年復一年，檔案室十分擁擠，保存眾多卻毫無價值，而且不方便查找、利用。
（七）查閱即全部利用。檔案人員常會根據文書檔案編寫有關材料以方便利用。與文書檔案相比，會計檔案這方面始終處于零開發狀態。檔案員、會計人員認為會計檔案僅用于會計查賬、領導查閱、單位審計等，沒有為領導做基礎匯編作參考的意識。應轉變觀念，積極開發會計檔案信息資源，使檔案服務領導和單位管理。
二、應對措施
這些錯誤意識究其原因很大程度是領導、會計、檔案人員未經過會計檔案培訓。當然也有會計檔案宣傳力度不夠等原因造成的。
雖然會計檔案現狀并不樂觀，但領導重視、人員穩定，會計檔案加強不難，只要正確引導、宣傳，消除錯誤意識，查缺補漏、規范管理，會計檔案很快就會上新臺階。
（一）強化培訓，樹立專業人員檔案意識。會計人員未參加會計檔案的培訓，主要原因是未組織類似培訓或培訓中少有類似的內容。會計部門與檔案部門溝通協作，填補會（下轉第51頁）（上接第46頁）計檔案培訓的真空。一方面會計人員接受檔案培訓，另一方面檔案人員加強會計檔案學習。相關人員通過系統學習會計檔案的歸檔要求及保管等內容，特別是對歸檔范圍、案卷編號、編目等短項學習，達到全面掌握會計檔案知識，樹立正確檔案意識。
（二）強化宣傳，樹立領導檔案意識。以專業人員在領導前宣傳會計檔案知識為主，以領導參加檔案培訓、業務部門上門宣傳、檔案會議接受檔案意識等手段為附，逐步加強領導檔案意識。通過領導的正確檔案意識，如有意識地制定制度、改善保管條件等，繼而從宏觀上帶動單位會計檔案規范化。
（三）強化標準，以制度補意識不足。制定一整套切實可行且符合標準的制度，包括收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等各環節及檔案數字化、電子檔案、數字備份等新內容，明確具體做法，使人員在工作中做到有據可依，有章可循。從另一方面彌補檔案意識不足，使檔案業務得到規范。
（四）強化監督，以檢促意識轉變。檔案局作為檔案業務主管部門，發揮指引作用。在基層機關做好從上到下的宣傳，從領導到檔案員、會計人員層層宣傳，加強指導，以年檢、目標管理為手段加強對會計檔案監督管理，以便及時發現問題，糾正錯誤意識，敦促改正、提高檔案管理水平。