時間：2022-03-10 08:29:46
導(dǎo)語：在檔案文化論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
（一）城建檔案是城市規(guī)劃工作的依據(jù)
城市規(guī)劃是對城市各種要素、現(xiàn)狀條件和基本特點等方面的動態(tài)變化進行全面、綜合、科學(xué)的預(yù)測和設(shè)想，通過論證制定規(guī)劃的方案，經(jīng)審批后付諸實施。城建檔案為城市基本建設(shè)提供了有力依據(jù)，不僅能縮短規(guī)劃設(shè)計時間，也能大大縮短施工期，全面提高了工作效率。
（二）城建檔案是城市建設(shè)工作的基礎(chǔ)
城建檔案是城市建設(shè)發(fā)展過程的真實記錄，是長期和永久保存的資料，也是城市建設(shè)和維護工作必不可少的重要依據(jù)，為城市拆遷、修建、擴建工程各方面的工作提供大量真實準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。合理地利用城建檔案，能促進城市建設(shè)順利有序的健康發(fā)展。
（三）城建檔案是城市管理工作的憑證
隨著城市的飛速發(fā)展，城市的現(xiàn)代化建設(shè)突飛猛進、日新月異。如今的城市地上高樓林立，鐵路、道橋縱橫交錯；地下給排水、煤氣、通訊、人防等工程管線密集如織。要對這些城市基本設(shè)施實施有效的管理與維護，就必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的城建檔案做依據(jù)。如在城市突發(fā)自然災(zāi)害和工程事故中，城建檔案資料提供的可靠依據(jù)和憑證有著不可替代的重要作用。
（四）城建檔案是編研工作的參考文獻
城市建設(shè)檔案的編研資料只有依賴于大量完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的原始城建檔案，將相關(guān)信息逐一列出登記、匯總，編研工作才能順利進行。在解決征用土地、地界糾紛等方面的問題時，城建檔案是重要的法律依據(jù)，也是城建和規(guī)劃部門重要的參考文獻資料。
二、城建檔案的特征與特點
（一）內(nèi)容豐富，綜合性強
城建檔案從歸檔范圍上看，有工程前期準(zhǔn)備階段形成的資料，如可行性研究、勘察設(shè)計等內(nèi)容；有在建設(shè)過程中形成的材料，如施工技術(shù)資料、監(jiān)理資料;有在工程竣工后形成的材料，如各個專項驗收資料以及有關(guān)的照片、錄像等內(nèi)容。顯而易見，城建檔案的內(nèi)容和范圍是相當(dāng)廣泛的，且具有極強的綜合性。
（二）歸檔周期長，連貫性強
建設(shè)工程從立項、規(guī)劃、決策等先期準(zhǔn)備工作經(jīng)工程施工到竣工驗收，基本上要經(jīng)歷一年甚至幾年的時間。每一階段形成的檔案資料，既類別分明，又環(huán)環(huán)相扣，形成各自獨立且相互聯(lián)系的有機整體，從而真實、連貫、系統(tǒng)地反映出工程各階段的建設(shè)進程。
（三）涉及部門多，資料來源廣
城建檔案工作不只是城建檔案管理部門的工作，還涉及到城市規(guī)劃、電力系統(tǒng)、給水排水、通信、環(huán)衛(wèi)等諸多部門，其來源廣泛，管理起來難度較大。除了上述城建檔案自身具備的特點，作為科技檔案的一部分，它還具有動態(tài)性、精確性等其他特點。
三、依法科學(xué)管理，做好城建檔案管理工作
（一）牢固樹立法制觀念，加強城建檔案管理
城建檔案是城市建設(shè)發(fā)展歷程的真實記錄，是研究城市發(fā)展歷史及發(fā)展規(guī)律的重要參考依據(jù)，是整個社會構(gòu)筑現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的堅固基石。所以，必須強化法制觀念，科學(xué)管理，充分發(fā)揮城建檔案作用。各職能部門要共同參與，齊心協(xié)力，使城建檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化、法制化，更好地為改革開放和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。
（二）抓好組織落實，建立有效檔案管理網(wǎng)絡(luò)
抓好組織落實是所有工作成敗的關(guān)鍵。在工程的施工過程中，檔案管理人員經(jīng)常會發(fā)生變動，為使檔案管理工作的具有組織性、連貫性，應(yīng)建立一個與工程相對應(yīng)的完整的檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)。在這個網(wǎng)絡(luò)中，最重要的就是要在建設(shè)行政管理部門成立綜合檔案室，城建檔案管理部門派駐專人監(jiān)督指導(dǎo)檔案工作。
（三）全程跟蹤和嚴格控制
在工程的建設(shè)過程中，通常會發(fā)生設(shè)計變更、項目增減交替進行等情況，為此，對工程檔案資料的形成、積累、變化必須全程跟蹤嚴格控制，進行有效地監(jiān)督和檢查，確保變更、修改或補充的工程資料有序、完整，使工程檔案管理工作做到滴水不漏。
（四）按階段有序歸檔
在工程開工前，就應(yīng)把可行性研究報告、立項批復(fù)、用地規(guī)劃、工程規(guī)劃、勘察設(shè)計等相關(guān)資料收集、整理歸檔；在工程施工階段，注意變更修改、技師事故記錄、施工記錄等技術(shù)資料的收集整理；工程竣工后，將完整的竣工圖紙、各專項驗收報告及上述階段的檔案資料統(tǒng)一立卷、歸檔。這樣收集整理的城建檔案就可真實、完整地反映工程建設(shè)的全過程，從而有效地為施工服務(wù)，也為工程竣工后各個主管部門的檢查驗收工作提供了系統(tǒng)可靠的依據(jù)。
四、充分發(fā)揮城建檔案作用，促進其又好又快的發(fā)展
城建檔案只有通過利用才能體現(xiàn)其價值，為了開發(fā)利用城建檔案資源，充分發(fā)揮其作用，筆者認為應(yīng)采取以下措施：
（一）充分利用城建檔案資料匯編
城建檔案資料匯編是以年度或?qū)I(yè)類別為單位，依據(jù)城建檔案資料內(nèi)容進行的分類匯編，是現(xiàn)行城市基本建設(shè)管理的法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文集，是編制城建檔案的聯(lián)合目錄，是揭示全市城建檔案館和各個城市建設(shè)管理部門檔案室全部館藏的大型檢索工具。城建檔案管理部門只有主動提供匯編，提供利用服務(wù)，才能真正發(fā)揮城建檔案的作用，有利于實現(xiàn)城建檔案信息的“資源共享”。
（二）主動提供城建檔案信息利用服務(wù)
現(xiàn)代的檔案利用服務(wù)，必須實現(xiàn)由被動服務(wù)向主動服務(wù)方式轉(zhuǎn)變，采取多種形式、多種渠道向工程設(shè)計和施工單位提供城建檔案中存儲的設(shè)計理念、工藝技術(shù)等信息，以供參考。如在拆遷、改建工程中，可將已存檔的地質(zhì)勘察報告資料提供給施工單位，幫助其了解地質(zhì)情況，這樣可以節(jié)省重新勘測的費用，保證工程順利有序地開工。
（三）積極改變城建檔案利用服務(wù)方式
城建檔案長期處于封閉、半封閉服務(wù)狀態(tài)，必須向開放型、開拓型服務(wù)轉(zhuǎn)變，面向全社會，為方方面面的城市建設(shè)提供檔案利用服務(wù)。特別是在體制改革和對外開放的今天，開展國內(nèi)、國際間城建檔案學(xué)術(shù)交流活動，是促進城建檔案科學(xué)技術(shù)發(fā)展的重要手段。隨著技術(shù)市場的開放，城建檔案作為科技信息的成果和載體，已帶有商品的性質(zhì)并具有商品價值。企事業(yè)單位之間可實現(xiàn)有償?shù)募夹g(shù)轉(zhuǎn)讓。這就進一步發(fā)揮了城建檔案作為科技交流工具和實體的作用。
（一）檔案信息化建設(shè)投入不足。
文化藝術(shù)檔案資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)是檔案工作信息化，這是“十五”期間一項戰(zhàn)略性任務(wù)。檔案信息化設(shè)包括硬件設(shè)施、軟件建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，特別是檔案數(shù)字庫建設(shè)，需要把傳統(tǒng)載體的海量檔案電子化，投入的人力、物力、財力不可低估，很多單位因為在資金方面欠缺，只能暫緩檔案工作信息化進程，而這無疑也影響了檔案資源的開發(fā)再利用。
（二）編研課題經(jīng)費不足。
文化藝術(shù)檔案編研工作是檔案信息資源開發(fā)利用的重要方法，文化部門承擔(dān)著本地區(qū)史志、地方志、三集成、名人檔案以及非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案的整理任務(wù)，每項編研課題都要經(jīng)歷選材、加工、編排、撰寫等一系列工作程序，有時候需要組建一個專門的編寫委員會，花上很長一段時間，期間卻往往因為經(jīng)費不足而陷入停滯甚至流產(chǎn)。
（三）數(shù)字檔案室建設(shè)經(jīng)費不足。
當(dāng)前我們提出加快檔案信息“三大體系”建設(shè)（檔案信息資源體系、檔案信息服務(wù)體系、檔案信息安全保障體系），而這必然需要大量的基礎(chǔ)設(shè)施投入，做好文件接收歸檔、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案資源整理、數(shù)字檔案資源庫建設(shè)都需要大量資金，網(wǎng)站建設(shè)、軟件外包，隊伍建設(shè)更是長期投資，而這些明顯不是一朝一夕可以具備的，需要長期規(guī)劃實施。
二、解決藝術(shù)檔案資源開發(fā)工作資金問題的途徑
（一）依法申請檔案事業(yè)經(jīng)費。
在正常“人頭經(jīng)費”的基礎(chǔ)上，依法申請檔案資源開發(fā)經(jīng)費。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》中有關(guān)經(jīng)費保障問題的規(guī)定，在每年度單位經(jīng)費預(yù)算中充分考慮檔案工作各項經(jīng)費需求，包括硬件、軟件以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面，報請財政部門同意撥款。
（二）爭取信息化項目建設(shè)經(jīng)費。
統(tǒng)籌規(guī)劃藝檔信息化項目建設(shè)，爭取檔案信息化建設(shè)經(jīng)費。把檔案信息化工作納入單位工作長期目標(biāo)，分階段實施項目安排，逐步建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，每年初確立檔案工作信息化進程，做好經(jīng)費預(yù)算保障以及專項經(jīng)費申報，協(xié)同各部門有條不紊開展工作。
（三）積極爭取專項課題資金。
在免費開放的背景下，在建設(shè)公共文化示范區(qū)的過程中，要努力做好藝檔為人民服務(wù)的工作，積極爭取專項課題資金；在城市重大文化項目建設(shè)上，要把檔案建設(shè)經(jīng)費考慮進去；在社科聯(lián)課題研究中，前期確定藝術(shù)檔案創(chuàng)研項目，爭取專項課題資金。
（四）用編研成果換取經(jīng)費。
根據(jù)藝檔工作的實際情況可知不可能完全靠行政部門出錢補貼，藝檔的作用和地位很容易被領(lǐng)導(dǎo)“輕視”，大家應(yīng)該轉(zhuǎn)變思路，用編研成果去引得領(lǐng)導(dǎo)重視，讓編研成果換取獎勵經(jīng)費，促進藝術(shù)檔案的開發(fā)利用。成果可以是圖書，可以是音像制品，也可以是帶有檔案特色的文化產(chǎn)品，讓這樣的成果發(fā)揮商品價值，滿足特殊人群的文化需求，進而收獲創(chuàng)研投入資金。
（五）創(chuàng)特色品牌爭取財政支持。
文化部門僅靠自身很難大規(guī)模開發(fā)檔案資源信息化項目，如果創(chuàng)立自己的文化特色品牌，就有可能得到地方財政的鼎力支持。譬如2011年，慈溪市文化館就依靠地方特色項目“慈溪農(nóng)民畫”，爭取到宣傳部的專項資金，31幅具有濃郁鄉(xiāng)土氣息的作品在波蘭華沙維斯瓦大學(xué)展出并被收藏，這也是檔案信息資源開發(fā)利用的成功范例。
（六）市場化運作尋求合作資金。
檔案資源開發(fā)利用工作的發(fā)展前景，呈現(xiàn)社會化多方合作的趨勢。在市場經(jīng)濟的大背景下，藝檔的開發(fā)利用也要嘗試走市場化路線，尋求各館之間、不同行業(yè)、多部門的縱橫聯(lián)合，開發(fā)豐富的系統(tǒng)文化產(chǎn)品，把檔案信息資源轉(zhuǎn)化為有形的特色文化產(chǎn)品，在市場化背景下形成產(chǎn)業(yè)鏈，獲取經(jīng)濟和社會效益的雙豐收。
三、結(jié)語
1.1檔案是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)和依據(jù)，并服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)。
檔案記錄著企業(yè)的成長，是企業(yè)發(fā)展的歷史長卷，記述和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史，包含著企業(yè)發(fā)展過程中做形成的價值觀念、經(jīng)營哲學(xué)和拼搏奮進的精神取向，而這些都是企業(yè)的文化建設(shè)的前提和依據(jù)。企業(yè)檔案的有效管理為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻和各種有效資料和素材，可為新時期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業(yè)良好的形象。而企業(yè)文化也是以檔案為依托，企業(yè)文化以檔案形式為表現(xiàn)，檔案多年的文化沉淀形成了企業(yè)文化，可以說，企業(yè)文化的建設(shè)離開企業(yè)檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進。
1.2企業(yè)文化的發(fā)展也影響著企業(yè)檔案收集整理和鑒定工作。
企業(yè)文化作為整個企業(yè)的精神和靈魂所在，體現(xiàn)了企業(yè)的個性特征和獨特魅力，是企業(yè)管理活動的重要組成部分，指導(dǎo)著企業(yè)發(fā)展的方向。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業(yè)的發(fā)展需要。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)文化也會隨之不斷地完善，企業(yè)文化所體現(xiàn)出的價值取向的改變和發(fā)展也影響著檔案管理工作，也就是說企業(yè)文化若發(fā)生變化，企業(yè)員工受到企業(yè)文化的影響，在收集和整理企業(yè)檔案過程中，對企業(yè)檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發(fā)生相應(yīng)變化。
1.3二者對企業(yè)的發(fā)展有著相同之處。
企業(yè)檔案管理和企業(yè)的文化建設(shè)都共同服務(wù)于企業(yè)管理工作，是企業(yè)管理工作的組成部分，他們共同致力于引導(dǎo)企業(yè)員工形成積極的價值取向，共同影響著企業(yè)的決策方向，對企業(yè)的發(fā)展有著推動作用。
2檔案管理對企業(yè)文化的作用和功能
2.1檔案管理工作促進了企業(yè)文化發(fā)展，企業(yè)檔案在企業(yè)的文化建設(shè)中體現(xiàn)了重要的價值和作用。
首先，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的成長史，是企業(yè)發(fā)展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現(xiàn)著企業(yè)成長的點滴，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源和精神財富。其次，企業(yè)檔案突出了企業(yè)文化與眾不同的特色，使企業(yè)文化個性的塑造更具針對性。每個企業(yè)的發(fā)展，都有著自身與眾不同的發(fā)展過程，檔案沉淀著不同企業(yè)的不同的文化精髓，繼承者本企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，因此，各企業(yè)文化形成也各具特色，可以說企業(yè)的個性設(shè)計和形象塑造都離不開企業(yè)的檔案工作。最后，企業(yè)檔案為企業(yè)員工的文化教育培訓(xùn)工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業(yè)寶貴的精神財富，企業(yè)檔案最真實的記錄了企業(yè)在發(fā)展過程中的相關(guān)資料，如企業(yè)財務(wù)、材料工藝、經(jīng)營狀況、文化建設(shè)等等重要內(nèi)容，為企業(yè)對員工培訓(xùn)和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質(zhì)，調(diào)動了員工的積極性，增加員工對企業(yè)的熱愛。
2.2企業(yè)檔案與企業(yè)文化具有相同的功能，他們工作服務(wù)于企業(yè)管理工作，是文化與經(jīng)濟結(jié)合的產(chǎn)物，共同組成企業(yè)的精神文明建設(shè)
企業(yè)檔案對企業(yè)文化具有以下功能：a.導(dǎo)向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價值觀資料，將職工引導(dǎo)到企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)上來，因此企業(yè)檔案對企業(yè)文化具有導(dǎo)向功能。b.約束功能，企業(yè)檔案是企業(yè)文化的一部分，是企業(yè)的一種無形的文化力量，企業(yè)檔案的收集影響著企業(yè)文化的建設(shè)，并影響著企業(yè)的價值觀、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范等，企業(yè)檔案和企業(yè)文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現(xiàn)企業(yè)文化，同時融合職工的思想、行為，使之達成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進企業(yè)文化，得到員工認同并凝聚人心，團結(jié)員工，使員工有歸屬感，從而使員工團結(jié)一心，共同為企業(yè)發(fā)展而奮斗。e.輻射功能，企業(yè)檔案使企業(yè)形成不同的企業(yè)文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個文化建設(shè)產(chǎn)生了極大的影響。
3如何有效發(fā)揮企業(yè)檔案管理在文化建設(shè)中的作用
首先，做好檔案的收集工作，企業(yè)檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)檔案發(fā)揮作用的前提條件。檔案的本質(zhì)屬性是它的原始記錄性，內(nèi)容則是它的文化性，檔案資料要求真實、豐富。其次，規(guī)范檔案管理，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念和工作方式，增強管理人員的管理意識，重視企業(yè)各種檔案管理技術(shù)的開發(fā)利用，加強檔案的信息化管理，要充分利用當(dāng)達的電子信息技術(shù)，提高管理效果和工作效率。積極引進專業(yè)的檔案管理人才，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，使檔案管理工作更專業(yè)化。最后，要定期的反饋工作，定時公開企業(yè)檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進行反饋，而企業(yè)是由每一個員工的辛勤勞動構(gòu)成的，因此員工有權(quán)利了解企業(yè)檔案的內(nèi)容。要加強企業(yè)檔案工作的透明度，是企業(yè)的每一個員工都能定期的了解到企業(yè)檔案和企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。員工在了解的相關(guān)信息后對企業(yè)的信任度加強，工作時會更加努力。此外，檔案的管理方法也應(yīng)當(dāng)與時俱進，開拓創(chuàng)新，并始終堅持以人為本的原則，在對大意義上實現(xiàn)檔案管理工作對企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和員工利益最大化服務(wù)。
4總結(jié)
1學(xué)校檔案與文獻管理的特點
1.1學(xué)生信息檔案數(shù)量巨大
學(xué)校的檔案大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質(zhì)為準(zhǔn)。規(guī)模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學(xué)生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學(xué)校每三年就畢業(yè)一批學(xué)生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數(shù)千人的在校生規(guī)模。因此，學(xué)校需要保存的學(xué)生檔案的數(shù)量巨大。綜合類的高校以及較大規(guī)模的高中等學(xué)校，基礎(chǔ)教育與專業(yè)教育對教育資源的需求量也十分巨大。
1.2檔案及文獻的重要程度高
規(guī)模較大的學(xué)校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學(xué)歷檔案與科研資料。當(dāng)前雖然教育部也有電子數(shù)據(jù)可以查詢學(xué)歷信息，但是一旦學(xué)歷學(xué)位證書遺失，最終回到學(xué)校補辦時，還是要以學(xué)校存底的檔案信息為依據(jù)。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文獻資料使用頻繁易破損
學(xué)校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規(guī)模往往很大，老牌院校還保存著一部分數(shù)十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當(dāng)前中學(xué)以下的學(xué)校圖書館基本是完全開架，學(xué)生們能夠隨意借閱，不過多數(shù)都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權(quán)限分級的方式。不過，紙質(zhì)的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。
1.4檔案與文獻查閱不便
由于檔案與文獻的數(shù)量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復(fù)雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質(zhì)檔案與文獻，當(dāng)歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。
2檔案與文獻信息化管理系統(tǒng)概述
國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內(nèi)容：
2.1檔案及檔案信息數(shù)字化
將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎(chǔ)教育書籍、專業(yè)書籍、科研資料、科研成果、論文等。數(shù)字化的形式有多種，常利用掃描技術(shù)、計算機圖形文字處理技術(shù)等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲。檔案資料進行數(shù)字化后，還必須將檔案資料的信息進行數(shù)字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。
2.2檔案文獻管理的自動化
主要的方式是建立檔案數(shù)據(jù)庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲。現(xiàn)在已經(jīng)建立較完善信息化檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校，一般是利用數(shù)字圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫的形式進行自動化管理實現(xiàn)查詢、借閱的自助化。數(shù)字圖書館一般只在校內(nèi)可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權(quán)限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術(shù)，實現(xiàn)快速查詢，利用VPN通道等實現(xiàn)安全下載與上傳，配置專門的服務(wù)器進行數(shù)據(jù)的存儲。
3當(dāng)前學(xué)校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策
3.1管理制度落后
當(dāng)前，有不少學(xué)校，即使已經(jīng)引入了信息化管理系統(tǒng)，仍然采用陳舊的管理系統(tǒng)，多數(shù)情況下還采取傳統(tǒng)模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質(zhì)登記與電子記錄并存，常常發(fā)生兩者不符的現(xiàn)象。因此，應(yīng)該在管理制度上，將能夠信息化的手續(xù)實現(xiàn)信息化的管理。
3.2管理人員計算機技術(shù)水平較低
利用信息化系統(tǒng)進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統(tǒng)維護方面的專業(yè)技能。同時，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。不過，當(dāng)前多數(shù)學(xué)校數(shù)字化圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫依舊是原來管理傳統(tǒng)檔案的人員進行管理，計算機數(shù)據(jù)庫技能上普遍偏低，難以發(fā)揮信息化系統(tǒng)管理上的優(yōu)勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。
3.3缺少通用性較強的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件
1.1各級部門對計劃生育檔案管理認識不到位
各級部門對檔案管理沒有給予足夠的重視使其成為形式上的工作。往往是領(lǐng)導(dǎo)下達命令下級部門執(zhí)行但是后續(xù)工作無人問津工作質(zhì)量無人監(jiān)察。這種問題造成計劃生育檔案管理的滯后無發(fā)展、無創(chuàng)新成為一潭死水。
1.2檔案內(nèi)容不真實
由于管理不嚴謹下級工作不認真常常造成檔案丟失、錯誤、遺漏。為了達到檔案要求標(biāo)準(zhǔn)編造數(shù)弄虛作假據(jù)使資料不真實。
1.3工作人員技術(shù)水平低
現(xiàn)在從事計劃生育檔案管理的工作人員肩很多沒有接受過相應(yīng)專業(yè)的培訓(xùn),使檔案管理成為一項人人都能干的工作。
1.4管理制度不健全
計劃生育檔案管理的要求并不是很高加上計劃生育發(fā)展的每個階段對檔案整理的質(zhì)量要求不一樣使目前的管理制度缺乏規(guī)范化統(tǒng)一化。沒有統(tǒng)一的檔案號、目錄號段有規(guī)范的案卷題名特殊案卷沒有標(biāo)記等等造成計劃生育檔案比較混亂。
1.5數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平低
已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫紙質(zhì)資料過多查找不方便,電子數(shù)據(jù)庫長期不更新降低了工作效率。
2.計劃生育檔案管理的創(chuàng)新
創(chuàng)新是根本肩創(chuàng)新才能有進步。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力要發(fā)展就要有創(chuàng)新檔案事業(yè)也是如此。計劃生育的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新,并且只有不斷創(chuàng)新才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。在工作實踐中不斷的提高自身的適應(yīng)性從而更好地為社會服務(wù),并在今后的發(fā)展中更好地適應(yīng)社會主義市場環(huán)境。各級部門應(yīng)加大對計劃生育檔案的管理,認識檔案管理在計劃生育工作中的重要性。全面提升工作人員知識素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)定期組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識確保工作質(zhì)量、提高工作效率。可以對資料進行科學(xué)地采集并熟練掌握計算機收集、整理、鑒定、著錄的操作。能夠在工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題肩創(chuàng)新的意識與觀念。
3.計劃生育檔案管理數(shù)字化勢在必行
3.1檔案信息時展的要求
首先計劃生育檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案的管理效率的有效手段。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的利用,為計劃生育檔案工作提供了極大的便利。其將計生檔案工作推進了一個嶄新的工作環(huán)境使計生工作的開展進入了良性循環(huán)之中。其次檔案數(shù)字管理化為計劃生育檔案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。檔案數(shù)字管理化可以將檔案及時歸檔為使用者提供便利。
3.2計劃生育檔案信息數(shù)字化是計算機大量應(yīng)用于計劃生育管理的必然結(jié)果
計劃生育工作需要查閱和建立工作地區(qū)范圍內(nèi)所有人員檔案和戶籍檔案計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境并伴隨著應(yīng)用的普及而演變?yōu)橐环N工作方式。
4.計劃生育檔案管理的數(shù)字化
計算機現(xiàn)代化的標(biāo)志將計算機應(yīng)用于檔案管理中不僅可以提高工作效率同時還可以提高工作質(zhì)量、節(jié)約成本。檔案管理的數(shù)字化將成為未來計劃生育檔案管理的發(fā)展方向。首先建立全國統(tǒng)一的計算機檔案管理軟件整理以前積累的檔案將其按照軟件要求分類錄入做到格式統(tǒng)一、規(guī)范、準(zhǔn)確率高。這樣方便數(shù)據(jù)的儲存以及各部門間的數(shù)據(jù)傳送。其次建立統(tǒng)一計算機數(shù)據(jù)管理制度根據(jù)檔案的重要性、利用率以及價值進行分次著錄。首先錄入反映問題單一或查考價值不高的檔案其次錄入同一內(nèi)容的檔案最后錄入反映問題復(fù)雜的文件或一些重要文件。
這一點主要從檔案管理人員的角度出發(fā)，就如何提高檔案管理人員的工作責(zé)任心，幫助檔案管理人員明確工作任務(wù)等問題提出解決方案。檔案管理工作是推進社會發(fā)展的重要因素，是單位尋求進步和發(fā)展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是企業(yè)或個人發(fā)展歷程的記錄，也是評價個人素養(yǎng)的依據(jù)。檔案管理工作的規(guī)范化，既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學(xué)合理的適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。同時，檔案也是決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r，總結(jié)以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，了解各人員的綜合素質(zhì)，改進發(fā)展規(guī)劃，調(diào)整工作結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。目前，規(guī)范檔案管理工作，可以起到促進市場經(jīng)濟發(fā)展，提升單位形象以及增強企業(yè)市場競爭力的作用。因此，在我國經(jīng)濟市場的經(jīng)營形式面臨著嚴峻挑戰(zhàn)的條件下，如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。
2現(xiàn)階段檔案管理工作建設(shè)中存在的主要問題
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，檔案管理作為一種傳統(tǒng)化的工作，已經(jīng)慢慢淡出了人們的視線，造成大部分人都形成了檔案管理工作不重要的認知，認為這是一個可有可無的工作。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，一方面是因為大多數(shù)人不知道檔案管理工作的具體內(nèi)容和作用，在了解度和認知度上存在誤區(qū)；另一方面是由于檔案管理人員素質(zhì)不高、職業(yè)素養(yǎng)較低，在對檔案管理這一工作沒有足夠的重視，缺乏責(zé)任心和職業(yè)道德素質(zhì)，工作不認真、做事馬虎，沒有敬業(yè)精神的奉獻精神，對待事情敷衍了事，對于專業(yè)知識的掌握少，造成檔案管理無法發(fā)揮出其應(yīng)有的積極作用。因此，需要單位領(lǐng)導(dǎo)者從根本上給予高度的重視，不斷改進管理模式，完善管理制度，對管理人員嚴格要求，強力清除影響檔案管理工作進步的毒瘤，防止檔案管理觀念繼續(xù)弱化。
3新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的主要方法
3.1完善檔案管理工作的規(guī)章制度要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識以提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強法制教育，幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī)，保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè)，從單位檔案管理工作的實際出發(fā)，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展中的作用。
3.2制定出符合時展要求的檔案管理方案現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時代，隨著計算機技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達成目標(biāo)。這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識儲備量，加強管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn)，以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現(xiàn)其價值。但是，網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作，保證檔案的完整性和真實性。
3.3采用科學(xué)的管理方法，提升檔案管理職能檔案管理工作是為了國家和社會服務(wù)的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的進步，并且對于企業(yè)來講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過檔案來把握市場經(jīng)濟的基本活動規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發(fā)，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法，學(xué)習(xí)先進的檔案管理技術(shù)，以科學(xué)的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續(xù)工作進行得更加順利；對于一些利用價值比較高的檔案，應(yīng)該復(fù)制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。
4結(jié)語
[
關(guān)鍵詞] 文書檔案；電子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中圖分類號] G275 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢下，組織機構(gòu)的各類業(yè)務(wù)文檔直接在計算機和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應(yīng)文書檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應(yīng)運而生。
1 文書檔案電子化的理論基礎(chǔ)
（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計算機自動化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變Υ妗⒉檎业碾娮有畔ⅰ：喲灾且环N手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
（3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監(jiān)督，從而實現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎(chǔ)，通過對文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計算機等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統(tǒng)看成是一個系統(tǒng)工程中的兩個子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運動過程中實現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規(guī)范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現(xiàn)，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。
2 文書檔案電子化的管理辦法
（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據(jù)，不符合要求時發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預(yù)。
（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應(yīng)具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復(fù)是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障，應(yīng)建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復(fù)制第三套，異地保存。
（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質(zhì)檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“雙套制”，即紙介質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在。可以預(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)長的一個時期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，多種介質(zhì)并存的狀況將長期存在。
關(guān)鍵詞：檔案知識發(fā)現(xiàn)公安數(shù)據(jù)庫
在當(dāng)前的社會轉(zhuǎn)型期，社會治安形勢日益復(fù)雜，突出表現(xiàn)是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現(xiàn)，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴峻形勢使公安機關(guān)面臨著極大的壓力，而公安機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，對于警務(wù)創(chuàng)新、提高執(zhí)法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關(guān)打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩(wěn)定的過程中，發(fā)揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機關(guān)的檔案工作取得了很大進步。但是，我們也應(yīng)該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應(yīng)在實踐中努力解決。
1公安檔案信息化的現(xiàn)狀
目前，公安部正在實施金盾工程，大力進行信息化建設(shè)，從而使公安機關(guān)的檔案存儲方式發(fā)生了根本變化，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。各地各警種分別建設(shè)了各自的數(shù)據(jù)庫來存儲相關(guān)的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監(jiān)管人員、機動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護社會治安、打擊犯罪等工作中發(fā)揮了重要作用。如根據(jù)在逃人員數(shù)據(jù)庫進行網(wǎng)上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進行簡單查詢和統(tǒng)計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發(fā)揮，阻礙了警方工作效率的提高。
1．1各警務(wù)數(shù)據(jù)庫彼此缺乏聯(lián)系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網(wǎng)絡(luò)，然而由于種種原因，這些網(wǎng)絡(luò)未能有效互連，導(dǎo)致檔案信息不能在數(shù)據(jù)庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。
1．2警務(wù)數(shù)據(jù)庫中檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性問題突出。各地警方一般根據(jù)本地財力等條件進行金盾工程建設(shè)，信息化的標(biāo)準(zhǔn)、水平不一。目前各警務(wù)數(shù)據(jù)庫中檔案信息的種類繁多，且信息標(biāo)準(zhǔn)、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強，成為制約檔案信息共享的一大障礙。
1．3許多公安應(yīng)用軟件不能充分滿足業(yè)務(wù)需要。表現(xiàn)在軟件開發(fā)環(huán)境不成熟，功能比較單一、運行不穩(wěn)定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業(yè)務(wù)工作：有的公安機關(guān)投入了巨額資金建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)，卻因應(yīng)用軟件不配套，只能進行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統(tǒng)的運行效率很低。
2知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)對公安檔案信息化建設(shè)的意義
不可否認，公安檔案信息化建設(shè)取得了巨大成績，各警務(wù)數(shù)據(jù)庫已存儲了大量的檔案信息。能否充分發(fā)揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設(shè)成效的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是提高警方工作效率的關(guān)鍵。如果將知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)應(yīng)用于警務(wù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，則能從海量的檔案數(shù)據(jù)中自動發(fā)現(xiàn)令人感興趣的知識，如自動發(fā)現(xiàn)原本需經(jīng)領(lǐng)域?qū)＜曳治霾拍艿玫降陌讣€索等，從而為警方進行科學(xué)決策提供必要的支持，這對于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進而提高公安檔案信息化建設(shè)水平都具有重要的意義。知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)的作用具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
2．1在案件偵破方面，總結(jié)各類案件的發(fā)生規(guī)律，預(yù)測未來的防范重點，指出可疑人的特點，劃定犯罪嫌疑人的范圍，對案件進行串案并案，為案件偵破提供偵查方向和線索。
2，2在交通管理方面，監(jiān)測路面狀況和交通流量，總結(jié)交通事故的發(fā)生規(guī)律，及時制定對策，有效疏導(dǎo)交通，以及減少交通事故的發(fā)生。
2，3在警力配置方面，科學(xué)、合理地安排警力，以應(yīng)對突發(fā)事件：在消防調(diào)度決策中對人員、車輛配置、水源安排、最佳路線選擇等提供最佳方案。
3知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用概況
數(shù)據(jù)庫中的知識發(fā)現(xiàn)(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又稱數(shù)據(jù)挖掘(DataMin-ing,DM)，是從海量的檔案數(shù)據(jù)中提取出需要的知識的技術(shù)，當(dāng)今的世界正處于一個“數(shù)據(jù)爆炸”的時代，但是要從浩如煙海的檔案數(shù)據(jù)中獲取真正有用的或感興趣的知識卻非易事，即所謂“人們被數(shù)據(jù)淹沒了，卻饑餓于知識”，于是數(shù)據(jù)庫中的知識發(fā)現(xiàn)(KDD)技術(shù)應(yīng)運而生。KDD一詞首次出現(xiàn)在1989年8月由美國人工智能協(xié)會組織的第11屆國際人工智能聯(lián)合學(xué)術(shù)會議上，此后，KDD研究吸引了越來越多的研究者。近年來，國內(nèi)外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、機構(gòu)競相投入大量資金以推動KDD的理論和應(yīng)用研究，眾多企業(yè)也正在或?qū)⒁獙嵤┮灾R發(fā)現(xiàn)為基礎(chǔ)的商務(wù)智能項目。一個著名的例子是美國加州WalMart超市對長期積累的顧客購物檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)挖掘，結(jié)果發(fā)現(xiàn)購買紙尿布的顧客通常也會購買啤酒。經(jīng)進一步調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這一地區(qū)的不少已婚男子常在下班回家的路上幫太太買紙尿布，順便會買一些啤酒，于是銷售主管立即進行貨架調(diào)整，將紙尿布和啤酒的貨架擺在一起，并在附近擺放了許多佐酒的小食品，結(jié)果幾種商品的銷售量都顯著上升。
在警務(wù)領(lǐng)域，美國警方使用通用或商務(wù)數(shù)據(jù)挖掘工具，已實現(xiàn)了對知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)的初步應(yīng)用。如FBI將MicroStrategy商業(yè)智能平臺的報表及分析軟件應(yīng)用于反恐及調(diào)查工作，以及警方將地理信息系統(tǒng)(GIS)與犯罪信息中心(NCIC)相結(jié)合，從中發(fā)現(xiàn)犯罪線索、總結(jié)發(fā)案規(guī)律和進行犯罪預(yù)防等。
我國警方現(xiàn)已初步建成了一些警務(wù)檔案信息系統(tǒng)，但目前這些系統(tǒng)并不支持真正意義上的知識發(fā)現(xiàn)任務(wù)，國內(nèi)在警務(wù)領(lǐng)域?qū)χR發(fā)現(xiàn)技術(shù)的研究離實際應(yīng)用尚有相當(dāng)遠的距離。
4實現(xiàn)警務(wù)領(lǐng)域知識發(fā)現(xiàn)所要解決的關(guān)鍵技術(shù)問題
知識發(fā)現(xiàn)研究的發(fā)展趨勢是強調(diào)面向領(lǐng)域、面向最終用戶和面向?qū)嶋H應(yīng)用，在警務(wù)領(lǐng)域應(yīng)重點研究解決以下問題：
4．1數(shù)據(jù)倉庫和元數(shù)據(jù)技術(shù)。通過運用數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)來集中各個孤立的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)資源：通過元數(shù)據(jù)來管理異構(gòu)的數(shù)據(jù)，最終可實現(xiàn)各部門的數(shù)據(jù)共享。
4．2適合警務(wù)應(yīng)用的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和算法。特別是能夠適應(yīng)不同數(shù)據(jù)質(zhì)量和融合語義的知識發(fā)現(xiàn)算法，在知識發(fā)現(xiàn)中對新技術(shù)的應(yīng)用，以及分布、并行算法的設(shè)計與實現(xiàn)等是決定知識發(fā)現(xiàn)質(zhì)量的關(guān)鍵。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；理論體系建設(shè)；時機；措施
檔案事業(yè)的發(fā)展，為了能夠科學(xué)管理，則信息化建設(shè)作為其重要的前提條件，同時也是檔案功能進一步拓展的重要路徑。特別是在當(dāng)前踐行科學(xué)發(fā)展觀的新形勢下，通過加快推動檔案管理信息化，有利于促進社會主義和諧社會的建設(shè)進程，為檔案事業(yè)的快速發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。目前我國檔案信息化建設(shè)還處于較低的水平，這就需要我們在檔案工作中要不斷的強化理論和實踐研究，以科學(xué)性作為重要依據(jù)，從而確立檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和方法，確保更好的推動我國檔案信息化建設(shè)的健康、有序發(fā)展。
1檔案信息化理論體系建設(shè)的時機
當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中會受到較多因素的影響，從而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)過程中存在著各種各樣的問題及矛盾，這就需要不斷的積累經(jīng)驗，以科學(xué)性作為重要依據(jù)，進一步對檔案建設(shè)工作進行完善。特別是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的時機和條件越來越成熟，構(gòu)建檔案信息化理論體系具備了多種發(fā)展機遇，因此需要抓住這一有利時機，更好的推動我國檔案信息化建設(shè)的進程。
1.1需要具備條豐富的經(jīng)驗，同時還要明確檔案建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)及標(biāo)準(zhǔn)
在構(gòu)建檔案信息化理論體系過程中，各級檔案管理部門需要加強工作經(jīng)驗的積累，制定完善的檔案信息建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)，進一步明確檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)容。在國家信息建設(shè)工程中，需要相關(guān)建設(shè)部門能夠給予更明確的引導(dǎo)，確定檔案信息化建設(shè)的主要方向和基本目的，只有這樣才能確保檔案信息建設(shè)理論系統(tǒng)的科學(xué)性和合理性。
1.2各級檔案管理部門具備技術(shù)推廣與人才技術(shù)優(yōu)勢
各級檔案管理部門在不斷發(fā)展過程中，充分的與自身的實際情況進行結(jié)合，在檔案信息技術(shù)及人才培養(yǎng)方面積累了豐富的經(jīng)驗，檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)有了較大程度的提升，這為檔案信息化理論體系建設(shè)提供了重要的人才保障，檔案信息化理論體系建設(shè)有了人才和技術(shù)上的優(yōu)勢，有利于建設(shè)工作的順利推進。
1.3檔案信息資源的綜合利用
隨著社會的快速發(fā)展，在當(dāng)前檔案信息化體系構(gòu)建過程中，不僅具備了寬松的環(huán)境空間，而且信息技術(shù)十分成熟，發(fā)展速度較快，這在一定程度上促進了電子政務(wù)的發(fā)展，檔案信息資源綜合利用的能力不斷增強，這對檔案信息化理論體系的建設(shè)的未來的發(fā)展起到了非常好的促進作用。
1.4檔案信息化體系建設(shè)模式創(chuàng)新與發(fā)展
在當(dāng)前社會和經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，傳統(tǒng)的檔案信息建設(shè)模式越來越無法跟上我國信息化建設(shè)的步伐，不利于當(dāng)前各級檔案館業(yè)務(wù)能力的鞏固，因此需要進一步加強檔案信息化理論體系建設(shè)，加快開發(fā)與檔案信息資源有效的能力，對信息建設(shè)過程中的服務(wù)渠道建設(shè)內(nèi)容進行拓寬，努力提升檔案信息服務(wù)水平，確保檔案信息化體系建設(shè)模式的創(chuàng)新，使其保持良好的靈活性，為其長遠發(fā)展注入新的活力。
2檔案信息化理論體系建設(shè)的措施
2.1將檔案信息化實證研究與檔案信息化理論研究有效的結(jié)合
目前,學(xué)術(shù)界對建立檔案信息化理論體系的總體闡述過于單薄、零散,大多采取“概而述之”的研究模式,顯得零散雜亂、單薄乏力、歧義頻出、難以把握。事實上,建立與完善檔案信息化理論體系,必將受到我國現(xiàn)階段的基本國情與檔案信息化實踐發(fā)展兩方面因素的制約影響,也決定了建立檔案信息化理論體系將面臨著兩條不同的研究途徑:一是側(cè)重于我國檔案信息化實踐過程中存在問題的實證研究;二是側(cè)重于我國檔案信息化發(fā)展前景的理論研究。對此,在檔案信息化理論體系建設(shè)過程中,應(yīng)當(dāng)有明晰認識與基本抉擇:必須從檔案信息化理論體系與檔案信息化作用實效相結(jié)合的思維角度出發(fā),兼顧二者的有機結(jié)合,以我國基本國情實際為主。
2.2需要檔案理論和業(yè)務(wù)方面的工作人員和信息技術(shù)專家的共同努力
在檔案信息化理論體系建設(shè)過程中，由于對技術(shù)具有較高的要求，因此需要檔案理論工作者要在工作中與檔案業(yè)務(wù)工作者及信息技術(shù)專家有效的進行合作，充分的體現(xiàn)出檔案信息技術(shù)專家的主導(dǎo)地位，特別果對信息技術(shù)專家的聰明才智及主動精神進行突出，并將其作為檔案信息化理論體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一，因此需要加大力度培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才，使其能夠更好的勝任檔案信息化理論體系建設(shè)工作，更好的促進檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展。
2.3需要各級政府部門的大力支持
國家需要在制定信息化政策時給予檔案信息化理論體系建設(shè)給予必要的傾斜，同時還要加大人力、物力及財力上的投入力度，各級政府需要為檔案理論和業(yè)務(wù)工作者及檔案信息技術(shù)專家提供良好的工作環(huán)境，為檔案信息化理論研究提供經(jīng)受實踐檢驗的機會。建立健全信息化建設(shè)的基本方針，使其不僅能夠與當(dāng)前我國的國情相符合，而且能夠與發(fā)達國家檔案信息化理論成果具有良好的銜接，確保檔案信息化理論體系具備良好的導(dǎo)向性、綜合性和可操作性，在各級政府部門的大力支持下更好的推動檔案信息理論體系的建設(shè)和發(fā)展。
2.4進一步完善組織體制和決策機制
在建立檔案信息化理論體系的實踐過程中,各級政府業(yè)務(wù)主管部門,要注意逐步培育在檔案信息化理論指導(dǎo)下進行檔案信息化實踐的組織體制和決策環(huán)境:一方面,在建立檔案信息化理論體系過程中力求做到檔案信息化建設(shè)要有新認識、檔案信息化規(guī)劃要有新思路。結(jié)合檔案信息化管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)等規(guī)范的制定與實施,堅持用檔案信息化理論指導(dǎo)檔案信息化實踐。另一方面,在建立檔案信息化理論體系過程中力求做到檔案信息化推進要有新體制、檔案信息化執(zhí)行要有新舉措。
在當(dāng)前新形勢下，建立健全檔案信息化理論體系建設(shè)，這不僅是檔案事業(yè)建設(shè)過程中的一項重要內(nèi)容，而且是促進我國科學(xué)發(fā)展的重要保障，因此各級政府及相關(guān)主管部門需要在檔案信息化理論體系建設(shè)上要具有全局性觀念，從戰(zhàn)略角度出發(fā)，充分的調(diào)動各方面的資源和有利條件，進一步提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，為我國檔案信息化建設(shè)水平的提升起到積極的推動作用，確保我國檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。
作者:李丹 單位:齊齊哈爾市公共資源交易中心
參考文獻
[1]王波.淺議影響檔案信息化理論體系建設(shè)的幾個問題[J].黑龍江科技信息,2011，9，15.