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關鍵詞：高職院校；學生檔案；檔案管理；改革新思路
高職院校學生檔案是學生在高職院校學習、生活與社會實踐中形成的，反映學生在校期間德、智、體全面發展情況的真實記錄。它是學校考察、培養、教育學生的第一手材料。它是大學生就業及其社會選拔任用考核人才的重要依據。它是為社會提供人才價值的重要參考依據。
1 高職院校學生檔案管理的現狀
1.1 學生檔案原始材料不完整。隨著我國高等職業教育的快速發展，近年來，全國高職高專均實行網上招生，學生電子檔案也因此而產生，原來最原始、最基本、最重要的紙質檔案都無法完整地收集和積累。多年來，我院學生高中時期的學生檔案殘缺不全，如：高中畢業生登記表、中學生學年鑒定表、中學生成績表、高考成績、中學期間的獎懲表、體檢表、入團申請書等等。系列原始檔案材料不完整給后面高職學生檔案管理工作帶來了難度。原始檔案材料不完整，即不利于高職院校對學生學習及家庭情況等方面的全面了解，也不利于高職院校對學生選拔學生干部和管理，也直接影響到學生今后各方面能力的培養，同時也給學生檔案管理工作帶來困難。
1.2 學生檔案在校期間管理不到位。高職院校學生檔案管理主要分為分散管理和集中管理兩種方式。分散管理就是由學生所在的系部管理；集中管理就是由學生工作處統一管理。無論是采用哪種管理方式，大多數高職院校都是在新生進校后，不建立新生檔案，將新生高中時期的檔案擱置不理。學生在高職三年學習期間所產生的各種檔案都分散在各部門及個人手中，如分散在：檔案室、各系系辦、輔導員及個別老師手中。學生檔案平時處于無專人負責管理狀態。等到學生即將畢業離校時，學工處才通知各系和相關部門集中歸檔，由于學生檔案長時間無人監管所以很難完整歸檔。這樣久而久之就導致學生檔案材料殘缺不齊和管理不到位。學生檔案積壓到學生即將畢業才突擊集中收集，必定會影響到學生檔案的質量，同時也影響到檔案管理工作的質量。
1.3 學生檔案內容老套單一。當前，高職院校學生檔案里大多數存放的都是學生中學時期簡單材料以及學生在校三年高職大學期間材料，如：中學學籍卡、中學體檢表、高中畢業生登記表、中學生成績表、高考成績、中學期間的獎懲表，高職學年鑒定表、高校畢業生登記表、高職成績表等等，這些學生檔案歸檔形式依然是傳統的老模式，這種傳統老套的學生檔案不能詳盡、準確、真實反映學生的綜合素質，不能完全展示真實全面的學生個體，不能反映高職學生全面發展的狀況，不利于用人單位對學生的全面了解和考察，更不利于用人單位及時準確的選拔和合理使用人才。
1.4 學生檔案管理模式陳舊落后。目前，我國大部分高職院校學生檔案管理仍然還是以紙質材料檔案為主體，學生檔案仍然處于傳統、原始、手工操作的管理模式階段。隨著我國高職院校招生人數的不斷擴大，學生檔案也隨之不斷遞增，陳舊落后的管理模式已經不適應現代化高職教育的迅速發展，同時也嚴重制約著學生檔案管理工作科學化、規范化、現代化的進程。
1.5 學生檔案意識薄弱。大多數學生缺乏檔案意識，對自己的檔案不太關心，甚至無所謂的態度。以我院學生為例，主要表現在：有的學生在填寫自己檔案時沒有注意，多次出現姓名同音不同形的字；有的學生姓名與自己身份證上的姓名不一致；有的學生隨意更改自己的姓名或者更改自己的出生日期；有的學生不注意用圓珠筆填寫檔案材料，時間長了字跡就會模糊不清；有的學生從不關心自己的檔案到底保存在哪里，直到畢業出去工作后用人單位需要時才注意到自己的檔案，才開始查找自己的檔案。
2 高職院校學生檔案管理改革新思路
2.1 加大宣傳力度，增強高職院校師生的檔案意識。學生檔案管理是關系到能否客觀公正反映一個學生的真實情況，使學生能順利畢業和就業的大事，是關系到是否為社會輸送人才的大事。因此，高職院校要在學院有關部門及廣大師生員工中大力宣傳學生檔案工作的重要性，增強師生的檔案意識，比如：通過板報形式宣傳《檔案法》、《高校學生檔案管理工作條例》和檔案知識等，也可以通過印制宣傳資料、小冊子或漫畫的形式對檔案知識進行大力宣傳，將宣傳資料發放到教職員工和學生手中。只有這樣，才能讓教職員工和學生更多了解檔案方面知識，認識檔案的重要性；只有這樣，才能形成人人關心學生檔案工作的良好局面，才能使檔案管理工作規范化、科學化、制度化，才能確保學生檔案歸檔的及時和完整，才能提高學生檔案管理工作的質量。
2.2 明確學生檔案管理部門，確保學生檔案歸檔范圍。高職院校要做好學生檔案管理工作，必須制定一套規范的管理制度，學生檔案管理必須由指定部門負責管理。因此，一定要明確學生檔案的管理部門，以廣西現代職業技術學院為例，我院的學生檔案管理工作由學生工作處主要負責，由各系部及輔導員協助收集和提供材料。確定學生檔案負責部門后，明確各部門職責范圍，對學生檔案管理人員提出要求，將已經明確的學生檔案歸檔及收集范圍告訴檔案管理人員，讓學生檔案管理人員嚴格根據要求進行檔案管理。如：對新生檔案進行整理建檔和歸檔材料，對學生在校期間所產生的材料進行認真負責的審核、分類、收集、歸檔和整理。只有規范檔案的歸檔范圍，提高學生檔案的利用，才能適應現代化社會對檔案管理的要求。
2.3 制定規章制度，實現規范化、科學化管理。高職院校學生檔案的產生過程具有連續性和周期性，要做好學生檔案管理工作，離不開一套行之有效的管理制度。要保持學生檔案的連續性、完整性，就必須建立完整的學生檔案管理制度，統一規范，有章可循。要保持學生檔案的完整性，就必須加強完善學生檔案管理制度，如：保密、安全、交接、轉遞等方面的規章制度。實行規范化、科學化管理，統一規范、有章可循才能保證學生檔案的真實、準確、全面。一定要堅持標準、嚴格執行，只有完善各項規章制度才能適應現代化社會對檔案的要求，實現學生檔案規范化、科學化管理。
2.4 高職學生檔案管理工作信息化、現代化。以計算機網絡技術應用為核心的現代技術管理學生檔案，開發適應高職學生檔案自身特點的專業管理軟件，用現代化的技術手段對學生檔案有步驟、有程度地分類存檔，逐步實現學生檔案管理標準化和規范化。建立學生檔案主頁，學生成績檔案數據庫，學生檔案數據庫等，將學生的信息準確的錄入檔案數據庫，如：姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、入學時間、生源地、所學專業、畢業時間等基本信息。隨時錄入最新的信息，一定要保證學生檔案信息數據庫完整、真實、準確。實現學生檔案網上查閱和利用，為用人單位提供簡捷、準確的學生檔案信息。擺脫以前大量翻閱檔案查找到就模式，使查閱變輕松、快速，也使學生檔案管理更規范有序。實行學生檔案信息化、現代化不僅有利于檔案的規范和科學管理，還有利于檔案信息的開發和利用。
2.5 加強高職院校學生檔案管理隊伍建設，提高管理人員業務素質。建立一支強有力的學生檔案管理隊伍，是通過學生檔案管理質量的重要保證。因此，高職院校應該成立學生檔案的職能部門，配備懂業務的專職學生檔案管理人員。專職檔案管理隊伍始終是高職院校學生檔案管理的主力軍，所以要對像素檔案管理人員進行具有針對性的繼續教育，讓檔案管理人員不斷接受最新檔案知識和高等教育專業知識，提高檔案管理人員的檔案管理能力。學校及上級有關部門應積極為檔案管理人員的業務培訓創造條件，組織檔案管理人員到兄弟院校進行學習交流、互相取長補短，從而達到共同提高的目的。
3 結語
總之，高職院校服務的核心就是為學生服務，為社會提供優秀的技能人才。高職院校學生檔案管理作為高校的一項重要工作。只有不斷的改革學生檔案管理機制，才能做好學生檔案管理工作。做好學生檔案管理工作，不僅有利于高職學生的就業，同時有利于促進高職院校管理水平的提高，也是提高高職院校自身競爭的有效途徑之一。
參考文獻
[1]高淑俠.淺談高校學生檔案管理[J].徐州工程學院學報，2006（10）：83.
在高校管理中，高校學生檔案管理是一項重要的工作，做好這項工作具有重大意義。一方面，在學生管理工作上，可以確保進行的有條不紊，在學校教育問題上，可以確保教學質量的提高，從而保障學校辦學目標的實現；另一方面，對于學生的發展就業而言也具有重要意義，協助國家人才培養、選拔機制的整體運行，可以為各類組織考核選拔、擇優錄用提供參考。可見，為了完善高校管理工作，推動高等教育發展，并且為學生的切身利益提供保障，理應在高校學生檔案管理問題上不斷探尋。
一、什么是高校學生檔案
高校學生檔案將一個學生從高中到大學學習期間的德、智、體、美、勞等方面的情況記錄在案，是文件材料的一種，基于高校學生在學校的學習、生活以及社會實踐活動等而產生的，是高校檔案群的組成部分。無論是學生的簡歷、成績表、教師鑒定評語，還是學生的獎懲材料、干部登記表、黨、團組織材料、健康體檢表等，在高校學生檔案中全都有跡可循。高校學生檔案具有一定的價值，可以說是高校學生管理、指導就業、用人單位選拔人才等的一本參考書，學校對學生的培養過程，學生在校期間的素質狀況，學生的社會關系、經濟狀況、家庭組成等多方面的情況都可以通過高校學生檔案來了解。在過去，我國高等教育注重的是培養社會精英，現如今，更加注重國民素質的提升。總而言之，高校學生檔案管理工作的深入有助于大學生科學文化知識的學習以及大學生的社會主義榮辱觀的教育工作的進行，就大學生將來的就業發展而言也是極有幫助的。
二、高校學生檔案的地位
1.高校學生檔案使學校素質教育水平的高低得以體現
對于素質教育，我們應有個理性的思考，促進高校素質教育的推廣和深入。素質教育不應拘泥于一種教育模式，其所體現的教育思想理應是面向未來、面向現代化。通過科學的教育方式來教育學生，使得全體學生德、智、體、美全面發展，這是我們所期許的，這也正是素質教育所要實現的目標。高校學生檔案包括了學生的學習成績表、實習材料、獎勵材料、體檢材料，恰好可以反映學生在德、智、體、美這些方面的發展情況。
2.高校學生檔案反映大學生各方面情況
大學生在校德、智、體、美等方面的發展情況可以從學生檔案中了解。在出現學生入黨、評先評優、就業推薦、用人單位考察以及就業后對其選拔提升等情況時，這些檔案材料將成為重要的考量因素。如《大學生學年鑒定表》和《素質拓展證書》就是兩份重要的檔案資料，在學生面臨評優鑒定及今后就業、提職問題時，可以作為重要的參考資料，它記錄了學生在校期間思想、品德、學習、工作以及參加各項活動的情況。
3.高校學生檔案有助于思想政治教育工作的進行
思想政治工作者理應對大學生的思想、學習和社交等詳細情況有所了解，根據這些實際情況來展開工作，因為大學生的成長過程往往呈現出多傾向性、動態性、自組織性、不完全性、非同步性和不確定性。對大學生的各方面情況，不僅要了解而且要深入全面地了解，不僅要增進交流還要關注學生檔案材料中的記錄，定期整理好大學生思想政治工作有關文件材料并歸入學生檔案，并進行分析總結，得出思想政治工作經驗。
4.高校學生檔案對學生將來的的就業的意義
用人單位可以通過學生檔案的記錄來了解學生學業成績和思想政治表現，進而納入用人考慮因素。被錄用學生在工作過程中的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料整理后會歸檔，在今后的考核定級、考察業績和品德時，將會作為參考。總地來說，高校學生檔案對于用人單位了解員工、正確用人具有重要意義。
三、高校學生檔案管理工作現存狀況
高校學生檔案管理的不斷深入對于高校的管理和發展產生了較為明顯的效果，不過在信息化時代特征日益明顯以及高等教育改革不斷深入的今天，傳統的高校學生檔案管理的不足也漸漸暴露出來，主要有以下問題：
1.學生檔案管理意識不足，工作重心偏移
在現代教育體制下，高校教師和教育工作者的工作重心放在了學生的教育和管理上，主要集中于培養人才。服務育人的教育理念在這種現代教育體制下不被重視，檔案管理工作的重要性被忽略：一方面，高校領導和負責人缺乏學生檔案管理意識，未意識到學生檔案管理工作的重要性，導致學校的學生檔案管理工作雜亂無章，也可以說是學校工作重心的偏移。另一方面，高校里的學生檔案管理人員工作積極性不高，使得學校的檔案管理工作陷于停滯不前的狀態，此外，有些學生檔案管理人員缺乏專業水平，工作過于保守，還有些工作人員工作熱情漸漸冷卻，對工作采取放任的態度。
2.學生檔案管理策略守舊，信息化技術未盡其用
自高校擴招政策實施以后，高校在校學生人數呈上漲態勢，高校學生檔案材料也自然隨之堆積如山，然而，目前我國高校普遍還在利用傳統的、手工操作的實體管理方式管理學生檔案，僅以紙質檔案作為學生檔案的呈現形式，在高等教育迅速發展、高校學生檔案管理工作日益復雜的今天，這種傳統的管理模式顯然已經不能滿足現實的需要，因此急待開發一款學生檔案管理應用軟件來管理學生檔案。
3.學生檔案的收集整理體制尚未規范
高校學生檔案主要有由各院 （ 系） 管理、由學生處管理、由學校檔案機構管理這三種管理模式。主要的檔案管理模式還是由學生管理部門管理，由學校院系來完成學生檔案的整理工作。目前，大多數高校的檔案管理制度不規范、不健全，使得檔案整理工作效率低、失誤率大，各個院系未統一評價標準，導致歸檔材料的檢查工作難以做好，檔案移交不順利，在移交檔案過程中一有不慎便丟失材料，造成學生檔案管理工作的效率大大降低。
4.學生檔案尚未物盡其用
學生檔案是較為重要的書面材料，記錄了學生在校期間的各方面素質狀況，從學生檔案中可以了解學生的學習狀況、課外素質。教師在教學和選拔學生干部時，可以將其作為重要的查閱資料和參考依據，然而大多數高校教師卻并未這樣做。用人單位招聘時，會因檔案材料內容不全或者是查詢方式不正確而影響工作效果或進度，這樣一來，學生檔案作為“推薦表”的功能就被埋沒。
四、關于優化當前高校學生檔案管理工作的建議
1.提高領導關注度，強化師生檔案管理意識
高校素質教育的推進，人才的輸送，都有賴于高校學生檔案管理工作的順利進行。而要想實現檔案管理工作高效、順利進行，則需要領導對該工作的足夠重視，進而引起全校師生的重視，增強學生檔案管理意識。按照 《高等學校檔案管理辦法》要求對檔案材料形成部門提出具體要求，一一處理好檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，各司其職，對管理工作進行合理規劃、部署和監督。此外，在學生這方面，也應強化宣傳效果，使其對學生檔案引起重視，做到準確填寫檔案，細心保護檔案。
2.完善學生檔案管理機制
要想實現學生檔案管理工作的完善，首先對于學生檔案管理的歸口部門就應明確，安排好學生檔案管理工作人員，強化管理人員的工作技能，組成專業化的管理隊伍，建立規范的管理機制，使得學生檔案管理工作有條不紊地進行。
3.充分利用先進技術，打破傳統管理模式
信息化時代的到來使得計算機網絡得以普及，傳統的實體管理模式已經望塵莫及。高校學生檔案管理工作模式也理應跟隨時代而更新，開發管理應用軟件，建立學生檔案數據庫，實行網絡化管理體系，實現學生檔案管理工作與現代信息技術的接軌。另外，學生檔案數據庫的建立有賴于現代設備的使用，如計算機、掃描儀等把學生的基本信息輸入計算機，從而建立檔案數據庫，如此一來，一方面，管理人員在收集和整理檔案時輕松不少，另一方面，也為學生檔案的檢索查閱提供方便，并且，對于檔案轉接工作以及用人單位的員工考察工作而言也是大有幫助。
4.充分發揮學生檔案使用價值
充分發揮學生檔案使用價值，首先應做好學生檔案材料的收集工作，認真整理學生檔案，使得高校學生檔案管理格式和制式保持統一，確保高校學生檔案收集工作的及時性、準確性、全面性。再就是負責好學生檔案的查閱、借閱等工作，嚴格制定查閱、借閱制度，準確掌握高等教育發展趨勢，堅持服務育人的教育理念，更好地協助學校以及用人單位開展相關工作。
關鍵詞：高校學生檔案；管理模式；管理體制；規律
我國高校檔案館大多是在綜合檔案室的基礎上組建而來，高校檔案管理體制雖然經歷了分散到分管，分管到集中，但是作為高校檔案管理重要內容之一的學生檔案仍然游離在高校檔案管理體制之外。教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》已經明確將學生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于目前缺乏學生檔案管理體制方面的具體操作性規定，各高校學生檔案管理模式也不盡相同，鑒于此，本文將在分析各高校學生檔案管理模式優劣的基礎上，探討如何構建科學規范的學生檔案管理模式，以促進學生檔案規范管理，服務高校教育事業。
一、高校學生檔案材料形成規律
高校學生檔案是高校檔案管理的一個重要內容，也是國家人事檔案的重要組成部分，是高校學生管理活動中形成的，記錄和反映在校期間學生個人經歷、思想品德、家庭狀況、學習成績、個人特長、獎懲情況、身心健康狀態等信息的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前高校學生檔案材料形成規律主要有以下特點：
（一）學生檔案數量大。自1999年擴招以來，普通高等學校規模擴大，學生數大幅增長，由此產生的學生檔案量也大大增加。根據教育部統計數據顯示，1998年全國普通高等學校1022所，僅19%的普通高等學校的學生人數超過5000人，50%的普通高等學校學生人數集中在1000人～3000人。[1]而2009年全國普通高等學校達2305所，70%以上的普通高等學校學生人數超過了5000人，32%的普通高等學校學生規模集中在10000人～30000人。[2]
（二）學生檔案材料形成時間長。由于學校辦學層次的提升，專科院校升格為本科院校、博士點、碩士點在各高校紛紛設立，學制的改變也使得學生檔案材料形成時間發生改變。學生檔案材料的形成貫穿學生整個在校學習年限，專科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本碩博連讀甚至需要10年，時間跨度長。這期間不間斷的有新的檔案材料形成，需要及時歸檔，否則容易丟失，影響檔案材料的完整性。
（三）學生檔案材料形成部門多。學生檔案材料來源比較分散，涉及學校招生辦、教務處、學工處、保衛處、組織部、團委、學生所在的院系等多個部門，需要溝通協調部門間的關系以保證檔案材料收集的原始性、真實性、完整性。
（四）學生檔案材料內容豐富。主要有：一是入學類材料：各類入學通知書、各類學生登記表。二是鑒定類材料：學生學年鑒定表。三是學習成績材料：學生成績登記冊、研究生個人培養計劃及其執行情況表。四是畢業類材料：研究生論文答辯決議、各類畢業生登記表、學位證明材料。五是黨、團組織材料：入團志愿書、入黨志愿書、申請材料，綜合考核材料、外調證明材料。六是獎勵材料：三好學生登記表、優秀學生干部登記表及各類獎勵審批材料。七是處分類材料：處分決定及個人檢查交代材料。八是其他：體檢表、畢業生就業派遣通知書。高校學生檔案材料形成規律的特點體現出了高校學生檔案管理的復雜性、過程性、動態性。高校學生檔案管理由學生檔案的收集、整理、歸檔、利用、轉遞、保管等一系列環節構成，不再是檔案材料的簡單收集，過去兼職管理的模式已然不適應學生檔案管理的需要，必須交由專門的檔案部門進行管理。
二、高校學生檔案管理模式分析
《高等學校檔案管理辦法》已經明確將學生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于到目前為止仍然缺乏學生檔案管理體制相關方面具體操作性的規定，因而在實際的學生檔案管理工作中，各高校管理模式也不盡相同，只有少數高校按照《高等學校檔案管理辦法》的規定將學生檔案歸口學校檔案機構管理，其余的還是實行分散管理，有的歸口招生辦、有的歸口各院系、有的歸口學生工作處管理。那么集中與分散的管理模式優劣在哪里呢？總的說來，學生檔案不歸學校檔案機構管理，而分散其它一個部門或多個部門管理的這種分散多頭的管理體制造成了在一個學校有多個檔案管理部門，同時對相同或相近的檔案管理事項進行管理，造成了部門職能交叉，最終導致檔案資源的重復建設，不符合高校檔案資源整合的需要和精簡高效的機構改革原則。[3]而且這種分散多頭管理由于沒有一個管理中心、沒有一個機構對學生檔案管理負總責，容易造成部門間相互扯皮，降低效率，影響學生檔案管理的效果。具體來看，由于不是專門的檔案管理機構，學生檔案管理工作往往不受重視，被部門其他工作擠占，在資源有限的情況下，人員、經費往往得不到保障。具體表現為：一是無法配備專職檔案管理人員。無論是學工處還是院系，檔案管理工作都不可能成為中心工作，管理學生檔案的工作人員多為兼職，兼管學生檔案管理工作。現今檔案管理越來越專業化、現代化、信息化，這種兼職管理的模式無論是檔案管理人員的專業素質、時間、精力的投入已經不能適應學生檔案管理工作發展的需要。二是檔案保管條件難以達到標準。自高校學生檔案形成之日起算高校保管學生檔案的時間本專科生、研究生一般為3年～4年，本碩博連讀生長達10年，另外還可以在畢業后再托管2年。這期間檔案的保管也是學生檔案管理的一個重要方面。無論是學工處還是院系，檔案保管的條件往往比不上專門的檔案管理機構，無法配備專門的檔案庫房和基本的檔案防護設施，將檔案存放在普通的辦公室，容易造成檔案丟失或檔案損壞。三是檔案管理專業化程度低。主要體現在學生檔案的收集歸檔和利用服務的不規范。檔案整理沒有嚴格按照檔案的整理規范進行整理，還停留在簡單的收集上，沒有編制頁號和檔號。只能提供簡單的檔案查詢、轉遞等服務，學生檔案信息化程度不高，無法為學校提供學生管理決策服務。學生檔案歸口學校檔案機構管理，那么學生檔案管理工作理所當然的成為檔案機構的中心工作，具有非專門檔案管理部門不具備的優勢，更加能夠體現檔案管理的專業性，在檔案人員配備、保管條件、檔案現代化、專業化管理等方面更勝一籌。
三、高校學生檔案管理體制的建構
高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，《高等學校檔案管理辦法》明確把學生檔案列入了高校檔案管理的范圍。因此，高校學生檔案的主管部門無疑是高校檔案機構。根據高校學生檔案材料形成的規律，通過對高校學生檔案集中與分散管理模式優劣的比較分析，高校學生檔案歸口檔案部門，實行集中統一的管理模式是最優的。那么集中統一的學生檔案管理體制的建構可以從以下幾個方面展開：
（一）明確學生檔案管理的主管部門是高校檔案機構，由高校檔案機構集中統一管理全校的學生檔案工作。由高校檔案機構對各學生檔案材料形成部門進行業務指導，要求他們按照檔案整理的規范做好檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并對收集歸檔后的學生檔案進行提供利用服務以及做好檔案的轉遞、保管等工作。要實現集中統一的管理體制，必然要將學生檔案管理的職能同原有的部門相剝離，這將面臨著高校部門職責權限再分配的阻力。改革必然要有陣痛，學校領導應該從檔案職能科學配置的高度來看高校學生檔案管理體制的變革，將對相同或相近的檔案管理事項的管理職能整合到一起，實現資源的共享和利用。
（二）合理的人員配備和經費保障。集中統一的學生檔案管理體制必須要有合理的人員配備，應當根據學校規模，配備一定數量的專職學生檔案管理人員，以保證工作的正常開展。同時還應該有專項學生檔案管理經費投入，保障學生檔案基礎設施和防護設施的配備到位，支持學生檔案信息數據庫的建立和維護。
（三）建立健全學生檔案管理規章制度。學生檔案管理劃歸檔案部門管理之后，檔案管理部門要按照學生檔案材料形成的規律重新制定學生檔案管理規章制度。明確各部門和人員的學生檔案管理職責，包括明確檔案館、各歸檔部門職責，明確檔案館專職檔案管理人員、各歸檔部門兼職檔案管理人員職責。明確學生檔案業務規范。包括學生檔案歸檔范圍、程序、要求；檔案整理的規范；檔案查閱利用、轉遞、投遞等方面的規定。
（四）建立行之有效的學生檔案管理橫向機制。學生檔案來源分散，涉及到很多的部門，如何保證檔案材料的真實性、完整性，必然要建立一個行之有效的學生檔案管理橫向機制，對各學生檔案歸檔部門進行溝通協調。這一機制一方面要求各歸檔部門按照學生檔案歸檔范圍進行檔案材料的收集，保證收集的完整性，避免各部門間相互扯皮，同時要求各歸檔部門嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》第十六條規定的“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”的要求對學生檔案材料按照學生檔案整理要求整理后移交歸檔。要建立這一機制，首先要明確各歸檔部門的責任人，在各歸檔部門確立一名分管檔案的領導和兼職檔案管理人員負責本單位的學生檔案工作。其次要確定各歸檔部門的職責，包括分管檔案的領導和兼職檔案管理人員的職責。再其次實行各歸檔部門檔案工作考核制度。把各歸檔部門檔案工作納入學校績效考核的指標，工作業績與獎懲掛鉤。最后檔案部門要積極主動與各個檔案歸檔部門聯系，對各個檔案部門工作進行檢查和業務培訓、指導，對檔案材料收集的真實性、完整性以及檔案整理的規范性嚴格把關。