時(shí)間：2023-03-06 15:57:54
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關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院 人事檔案 托管
獨(dú)立學(xué)院已有十多年的辦學(xué)歷程，屬于民辦性質(zhì)，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用制的用人機(jī)制。按照國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)民辦高校規(guī)范管理引導(dǎo)民辦高等教育健康發(fā)展的通知》（[2006]101號(hào)）：“各地政府人事部門所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理民辦高校教師的人事檔案。”獨(dú)立學(xué)院教職工人事檔案絕大多數(shù)托管在學(xué)院所在地人才交流服務(wù)中心。獨(dú)立學(xué)院人事檔案工作雖然取得了很大的發(fā)展，但尚有許多不足的地方，這里面既有獨(dú)立學(xué)院自身存在的問題，也有人才交流服務(wù)中心和社會(huì)環(huán)境方面的問題。
為使人事檔案更好地為獨(dú)立學(xué)院規(guī)劃、預(yù)測和制定人才培養(yǎng)計(jì)劃提供準(zhǔn)確的信息，為考察、任用人才提供參考依據(jù)，同時(shí)也為維護(hù)和保障教職工的個(gè)人權(quán)利提供法律憑據(jù)，筆者根據(jù)多年在人事部門工作的經(jīng)歷，提出一些看法和措施。
一、獨(dú)立學(xué)院人事檔案中存在的問題
1.人事檔案管理制度不夠完善
由于獨(dú)立學(xué)院普遍辦學(xué)歷史短，工作重點(diǎn)是學(xué)科建設(shè)、學(xué)風(fēng)建設(shè)等教學(xué)工作，教職工人事檔案建設(shè)目前還是處于邊緣化的地位，沒有引起學(xué)院足夠的重視，沒有把檔案工作放在應(yīng)有的位置，人員、經(jīng)費(fèi)、管理還不十分到位，檔案管理制度沒有做到規(guī)范化、制度化。獨(dú)立學(xué)院人事部門沒有完善的歸檔制度和章程，人才交流服務(wù)中心檔案部門又缺乏有效的控制和制約機(jī)制，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等制度得不到落實(shí)，不能適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院對人才隊(duì)伍的考察選拔、規(guī)劃預(yù)測、開發(fā)利用等工作的需要。
2.人事檔案材料記載不連續(xù)、缺乏完整性
獨(dú)立學(xué)院聘用的大多數(shù)是青年教職工，有些教職工畢業(yè)后到外企、私企等沒有人事檔案管理權(quán)的單位工作了幾年，由于這些企業(yè)本身人事檔案意識(shí)就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現(xiàn)象，沒有對職工相關(guān)材料進(jìn)行歸檔，造成了檔案里沒有對其畢業(yè)后工作的工齡、業(yè)績、職務(wù)、職稱等經(jīng)歷進(jìn)行延續(xù)的記載，無法體現(xiàn)其工作業(yè)績和技能水平，致使其到學(xué)院工作后工資福利待遇、職務(wù)聘任或職稱評(píng)定等人事管理工作受到影響。
3.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位
獨(dú)立學(xué)院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對人事檔案的鑒別特別是檔案價(jià)值的鑒別缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導(dǎo)致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準(zhǔn)確。
獨(dú)立學(xué)院廣大教職工對人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍更是缺乏了解，不會(huì)主動(dòng)向人事部門提供個(gè)人材料，導(dǎo)致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務(wù)提拔材料、取得專業(yè)技術(shù)職稱資格材料、工資調(diào)整材料、后續(xù)教育取得的學(xué)歷學(xué)位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動(dòng)合同等體現(xiàn)個(gè)人經(jīng)歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實(shí)，反映教職工教學(xué)工作、科研成就和個(gè)人專業(yè)特點(diǎn)的原始材料不全或遺失，將導(dǎo)致教職工部分歷史經(jīng)歷產(chǎn)生空白的嚴(yán)重后果。
4.獨(dú)立學(xué)院（托管單位）與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾
獨(dú)立學(xué)院（托管單位）與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產(chǎn)生了矛盾。
其一，獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門是人事檔案的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)對獨(dú)立學(xué)院的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯(lián)系非常少，缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門被動(dòng)地等待獨(dú)立學(xué)院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度。獨(dú)立學(xué)院有許多應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔的材料比如學(xué)歷的變化等，往往不能及時(shí)歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時(shí)更新。
其二，檔案管理與利用產(chǎn)生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術(shù)的落后，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門無法為獨(dú)立學(xué)院提供及時(shí)、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務(wù)中心目前開展人事檔案的服務(wù)只限于收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實(shí)體，沒有應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理，工作量大，效率低。獨(dú)立學(xué)院需要利用教職工檔案時(shí)，憑單位聯(lián)系函到人才交流服務(wù)中心檔案部門辦理，遠(yuǎn)距離的、頻繁的來回查詢，對學(xué)院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務(wù)中心檔案管理部門只是被動(dòng)的存檔管理，不能對委托的獨(dú)立學(xué)院提供主動(dòng)的、個(gè)性化的服務(wù)，在人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預(yù)測上無法為獨(dú)立學(xué)院提供高質(zhì)量的服務(wù)。
二、改進(jìn)的意見和措施
1.獨(dú)立學(xué)院人事檔案科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)
獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發(fā)的重要資源，是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作能力、職務(wù)、職稱等方面的真實(shí)再現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才的重要依據(jù)，在獨(dú)立學(xué)院發(fā)展中處于基礎(chǔ)性的地位。
獨(dú)立學(xué)院要做好教職工人事檔案工作，可根據(jù)獨(dú)立學(xué)院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細(xì)則》、《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》及《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規(guī)為依據(jù)，制定出適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院特征的、具有可操作性的、科學(xué)合理的、規(guī)范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責(zé)明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規(guī)可依，既維護(hù)了檔案工作的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，又讓獨(dú)立學(xué)院的人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的軌道。
2.加強(qiáng)人事檔案宣傳力度，提高教職工的檔案意識(shí)
獨(dú)立學(xué)院人事部門應(yīng)在每年的工作計(jì)劃中把加強(qiáng)檔案建設(shè)放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學(xué)院刊物、網(wǎng)站等多種媒體對教職工進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳，提高教職工的檔案意識(shí)，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應(yīng)歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時(shí)做好檔案材料的收集、歸檔工作。
經(jīng)過不斷的宣傳教育，使檔案意識(shí)深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)，使檔案工作走上良性發(fā)展軌道。
3.加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門的聯(lián)系與溝通
人事檔案工作需要依靠獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門共同協(xié)作才能做好。筆者從事多年的獨(dú)立學(xué)院人事檔案工作，人才交流服務(wù)中心檔案管理部門從來沒有聯(lián)系過獨(dú)立學(xué)院，沒有就檔案工作進(jìn)行過交流、討論，只是坐等獨(dú)立學(xué)院上交檔案。獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門每年應(yīng)定期聯(lián)系，召開工作會(huì)議，就人事檔案工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究與探討，互相交流經(jīng)驗(yàn)，共同把檔案工作做好。
4.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)
檔案管理人員的素質(zhì)，專業(yè)水平的高低，直接關(guān)系到獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展前景，因此，建立一支高水平的管理隊(duì)伍就顯得十分重要。
由于獨(dú)立學(xué)院的人事檔案托管在人才交流服務(wù)中心，所以檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)必須包括人才交流服務(wù)中心和獨(dú)立學(xué)院二支隊(duì)伍。
人才交流服務(wù)中心檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，必須高起點(diǎn)、高要求。這支隊(duì)伍應(yīng)具有較高的綜合素質(zhì)，精通檔案學(xué)知識(shí)，熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，樹立全心全意為獨(dú)立學(xué)院檔案托管人員服務(wù)的思想。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員必須加強(qiáng)信息技術(shù)的培訓(xùn)，使他們成為既掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)又懂得信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理專業(yè)人員。
另一支隊(duì)伍建設(shè)是獨(dú)立學(xué)院人事部門檔案管理人員。首先，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)充分重視這支隊(duì)伍的建設(shè)，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應(yīng)保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，才能保證檔案收集、整理的質(zhì)量。
這兩支隊(duì)伍的建設(shè)是相輔相成的，人才交流服務(wù)中心檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)地深入到各獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作中去，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，一方面使獨(dú)立學(xué)院檔案歸檔工作做到正確、完整、規(guī)范；另一方面，人才交流服務(wù)中心檔案管理人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)的過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業(yè)務(wù)水平；第三方面，這給雙方提供了一個(gè)思想溝通、工作協(xié)商、信息反饋的平臺(tái)，通過雙方的互動(dòng)協(xié)作把檔案工作做得更好。
5.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)
獨(dú)立學(xué)院在人事管理工作中隨時(shí)需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對教職工作出及時(shí)、正確的評(píng)價(jià)。若人才交流服務(wù)中心檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的服務(wù)方式，需要獨(dú)立學(xué)院派人前來查閱檔案，則費(fèi)力費(fèi)時(shí)，很難滿足獨(dú)立學(xué)院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價(jià)值受到限制。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)，利用信息技術(shù)，把傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案，制作成數(shù)字化的人事檔案信息庫，使人才交流服務(wù)中心、獨(dú)立學(xué)院可以通過網(wǎng)絡(luò)對人事檔案信息庫進(jìn)行及時(shí)更新、查閱，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離地對人事檔案信息庫進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，省時(shí)省力，這樣可極大提高人事檔案利用價(jià)值。因此，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，開發(fā)人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫，將是獨(dú)立學(xué)院與人才交流服務(wù)中心檔案管理部門共同努力的方向和目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
[1]杜玉蘭.論人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J].北京檔案，2012（6）：36-37
[2]馬世仙.獨(dú)立學(xué)院干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及完善[J].商品與質(zhì)量，2012（s3）：65
關(guān)鍵詞：檔案收集整理；檔案管理；前提保障；價(jià)值
對于每個(gè)單位和部門來說，檔案材料是其活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄，具有重要的參考價(jià)值。在實(shí)際檔案管理過程中，它的保存形式比較多。在檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行日常工作時(shí)，首先要關(guān)注檔案的收集工作和整理工作，這是開展檔案管理工作、發(fā)揮檔案管理作用的前提。各個(gè)檔案管理人員要和檔案的有關(guān)內(nèi)容和形式相結(jié)合，把檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，整理好檔案信息，降低檔案管理過程中的失誤。另外，有關(guān)單位和部門要進(jìn)一步降低檔案管理人員的工作量，推動(dòng)檔案機(jī)構(gòu)的工作高效開展。
1 檔案收集整理概述
和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復(fù)雜的多。對于檔案收集來說，其最終目標(biāo)是指導(dǎo)多種工作的開展，進(jìn)一步查考?xì)v史事件。要想推動(dòng)檔案收集整理工作有效開展，必須保障檔案材料的真實(shí)性、完整性。檔案收集工作就是把各個(gè)部門的有參考價(jià)值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進(jìn)一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發(fā)揮查考作用，有利于各個(gè)部門順利開展工作。
2 檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價(jià)值分析
2.1 提高檔案意識(shí)
我國現(xiàn)在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識(shí)，在收集檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象和檔案不完整的現(xiàn)象，這樣一來，有關(guān)部門的工作開展缺乏完整的檔案信息，不利于順利開展工作。在管理檔案時(shí)，管理人員的檔案管理意識(shí)不足主要有以下幾個(gè)體現(xiàn)：第一，檔案管理人員在收集檔案和整理檔案時(shí)不夠完整，很多單位領(lǐng)導(dǎo)外出參加的會(huì)議紀(jì)錄和文件資料沒有及時(shí)收集，導(dǎo)致檔案材料的不完整性；第二，在日常工作時(shí)，很多部門重要的交流內(nèi)容沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案信息不完整性；第三，在有關(guān)部門開展工作時(shí)，很多資料和證件收集不完整，導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案管理的多種問題。綜合來看，檔案管理人員必須樹立正確的檔案管理理念，提高個(gè)人檔案意識(shí)，通過共同努力，推動(dòng)檔案管理工作有效開展。
2.2 完善檔案管理制度
檔案的收集和整理工作難度比較高，工作量大，有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)要加大重視力度，向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理人員的檔案意識(shí)。另外，在日常檔案管理工作中，通過加大對檔案和文件的重視力度，了解其對單位和部門各項(xiàng)工作開展的重要意義。而對于相關(guān)機(jī)構(gòu)來說，充分和自身發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，進(jìn)一步完善檔案管理制度，使檔案管理人員可以按照檔案具體內(nèi)容和形式合理整理檔案。對于相關(guān)機(jī)構(gòu)來說，必須加大制度建設(shè)力度，進(jìn)一步完善相關(guān)的檔案管理制度，從制度的角度加強(qiáng)管理，使檔案管理人員可以按照制度來對相關(guān)資料進(jìn)行區(qū)分，進(jìn)一步提高其質(zhì)量和效率，另外，通過完善檔案管理考核制度，進(jìn)一步把工作落實(shí)到個(gè)人，提高檔案收集整理的效率。
2.3 提高檔案收集效率
現(xiàn)階段的檔案形式和內(nèi)容比較復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化趨勢，檔案的收集和整理工作也存在一定的難度，所以導(dǎo)致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案收集管理工作，督促各個(gè)部門進(jìn)行溝通，加強(qiáng)交流，以此推動(dòng)檔案收集和管理工作的順利開展。因?yàn)槿狈侠淼臋n案管理標(biāo)準(zhǔn)，加上缺乏統(tǒng)一的管理模式，所以導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面。由于缺乏合理的管理機(jī)制約束檔案管理工作，導(dǎo)致檔案整合工作難以和標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務(wù)，通過多種途徑收集檔案信息，加強(qiáng)和各個(gè)部門的溝通和交流，及時(shí)上交需要?dú)w檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時(shí)催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續(xù)相關(guān)部門工作開展提供參考依據(jù)。
2.4 優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)模式
檔案管理人員要有一定的服務(wù)意識(shí)，通過多種途徑實(shí)現(xiàn)和檔案需要者的溝通交流。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)線上和線下兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合，而對于檔案人員來說，要樹立真誠的服務(wù)態(tài)度，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為檔案信息需求者提供服務(wù)，提高資源共享率。通過不同檔案的狀況分析，整理檔案和篩選檔案內(nèi)容，意識(shí)到檔案的作用，發(fā)揮其重要價(jià)值。除此之外要按照檔案的整理保存狀況，編印相關(guān)的檔案參考資料，使人們的日常檔案查詢具有一定依據(jù)。總之，只有加大對檔案收集和整理工作的重視力度，才可以提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，提高檔案服務(wù)水平。
2.5 提高檔案管理人員的從業(yè)水平
在我國的檔案管理人員中，高素質(zhì)的人員比重較少，這必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理過程出現(xiàn)問題。具體來看，有以下幾個(gè)方面的措施：第一，相關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)要和檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合，進(jìn)一步制定合理的規(guī)章秩序；第二，要及時(shí)約束檔案管理人員的不合理行為，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，提高個(gè)人專業(yè)技能；第三，通過加大培訓(xùn)力度，開展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理者樹立檔案管理理念，切實(shí)提高檔案管理工作效果；第四，通過和檔案管理過程相結(jié)合，制定檔案管理工作懲罰機(jī)制，鼓勵(lì)在n案管理工作中表現(xiàn)突出的檔案管理者，提高其工作積極性。
2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)
現(xiàn)代化的理性發(fā)展導(dǎo)致檔案從業(yè)人員必須提高自身水平，實(shí)現(xiàn)職業(yè)行為的規(guī)范化，所以必須建立行業(yè)的職業(yè)道德體系，對于檔案部門來說，要通過制定規(guī)章制度和守則不斷落實(shí)從業(yè)者的職業(yè)道德，一方面要考慮檔案職業(yè)道德規(guī)范強(qiáng)制性的應(yīng)用，還要關(guān)注各個(gè)檔案管理人員的內(nèi)心世界，在他們的內(nèi)心深處并不希望過辦公室和檔案室兩點(diǎn)一線的生活，他們迫切希望和社會(huì)生活接軌，通過和社會(huì)各界的交流，充分實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，增強(qiáng)個(gè)人的責(zé)任感和社會(huì)滿足感。另外，通過和社會(huì)生活的接軌，檔案管理人員可以意識(shí)到檔案管理行業(yè)的意義所在，有利于更好的搏一搏規(guī)章制度辦事，不斷落實(shí)檔案職業(yè)道德規(guī)范。
2.7 健全管理體制，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)價(jià)值的作用
通過和各個(gè)單位各個(gè)部門的管理體系相結(jié)合，設(shè)置合理的組織機(jī)構(gòu)。要想建成完整的檔案材料，首先要具備完整的管理體系，使各個(gè)層次都有人負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)從上到下結(jié)構(gòu)和同層次結(jié)構(gòu)的有機(jī)結(jié)合，有利于開展檔案收集工作。另外，對于專職檔案管理者來說，要加大和不同部門之間的溝通交流力度，使各個(gè)部門有專門的負(fù)責(zé)人控制檔案材料收集和上交工作，一方面可以拓寬檔案收集的范圍，另一方面也有利于檔案收集工作順利進(jìn)行。通過和自身單位的實(shí)際狀況相結(jié)合，建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從上到下的完整的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，為檔案收集工作奠定基礎(chǔ)。通過網(wǎng)絡(luò)價(jià)值的作用，利用合理的網(wǎng)絡(luò)檔案的移交行為，為檔案收集管理工作奠定基礎(chǔ)。
3造詞 結(jié)語
由于我國社會(huì)水平不斷提高，管理理念不斷發(fā)展，政府和關(guān)部門要加大對檔案管理工作的重視力度才可以實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案的時(shí)間和類型整理好檔案。通過和檔案管理實(shí)際狀況相結(jié)合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，進(jìn)一步提高有關(guān)部門和單位的檔案管理水平，提高檔案信息利用率和共享率。
參考文獻(xiàn)
檔案袋不能拆開，因?yàn)閭€(gè)人或無檔案管理權(quán)限單位嚴(yán)禁私自拆封、涂改檔案。
私自拆封，檔案材料作廢，需退回保管其檔案的原畢業(yè)院校或有檔案管理權(quán)限的原管理單位重新審查、密封，再將檔案移交到人才交流中心。人才交流中心將根據(jù)畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)規(guī)定，提供相應(yīng)的檔案管理和人事服務(wù)。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
一、來華留學(xué)生檔案的內(nèi)容
從檔案載體來看，來華留學(xué)生檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。其中紙質(zhì)檔案主要包括入學(xué)申請表、身份證件（護(hù)照）復(fù)印件、外國來華人員來華簽證申請表（JW202表）、漢語水平考試（HSK）成績單、最高學(xué)歷證書復(fù)印件、成績單、學(xué)籍變動(dòng)申請或?qū)徟砗蛯W(xué)校要求的其他相關(guān)材料等。電子檔案主要是通過“來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”所記錄的外國來華留學(xué)生的基本信息、分班信息、證照信息、住宿信息、獎(jiǎng)懲信息、獎(jiǎng)學(xué)金信息、保險(xiǎn)信息、健康信息、選課信息、活動(dòng)信息、突發(fā)事件、離校信息等數(shù)據(jù)庫信息。［3］
從形成主體來看，來華留學(xué)生檔案包括教育及相關(guān)部門形成的檔案和留學(xué)生形成的檔案。前者包括教育部門在招生、教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的檔案；后者包括留學(xué)生在學(xué)習(xí)、工作、生活中形成的學(xué)籍檔案、實(shí)習(xí)檔案、健康檔案等等。
從學(xué)習(xí)階段來看，來華留學(xué)生檔案包括入學(xué)申請、在校學(xué)習(xí)、畢業(yè)離校三個(gè)階段的檔案。入學(xué)申請階段的檔案包括外國留學(xué)人員來華簽證申請表（JW202表）、入學(xué)申請材料、錄取通知書、護(hù)照復(fù)印件、簽證復(fù)印件、留學(xué)生的居住信息和聯(lián)系方式、健康證明材料、居留許可復(fù)印件。在校學(xué)習(xí)階段的檔案包括進(jìn)修生的課程設(shè)置資料、教學(xué)安排資料、考試成績、學(xué)習(xí)證明、學(xué)歷生的培養(yǎng)方案、必修和選修課的具體信息以及相應(yīng)的學(xué)分、學(xué)歷和學(xué)位證書復(fù)印件，以及在校學(xué)習(xí)、生活期間形成的其它的材料，如獲獎(jiǎng)證書、參加某項(xiàng)活動(dòng)后的證書、紀(jì)念品等。［4］留學(xué)生畢業(yè)檔案包括畢業(yè)生就業(yè)檔案、留學(xué)生校友檔案等等。
二、來華留學(xué)生檔案的作用
1.對留學(xué)生個(gè)人的作用。來華留學(xué)生檔案是留學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、生活、工作的最原始記錄，可以起到證明其學(xué)習(xí)經(jīng)歷的作用。對于留學(xué)生個(gè)人來說，在其畢業(yè)離校后，無論是繼續(xù)求學(xué)深造或者求職，其檔案都會(huì)成為證明其資歷的重要憑證。查詢和認(rèn)證是目前留學(xué)生檔案最為頻繁的一種利用方式。留學(xué)生在校表現(xiàn)、成績查詢、學(xué)位認(rèn)證都需要通過檔案這種原始的真實(shí)記錄來完成。［5］
2.對高等學(xué)校的作用。一是提高留學(xué)生管理水平，通過及時(shí)收集、整理留學(xué)生檔案，有利于全面掌握留學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和居留情況，根據(jù)留學(xué)生個(gè)人情況因材施教，實(shí)現(xiàn)人性化和科學(xué)化的管理。二是通過對留學(xué)生畢業(yè)檔案、校友檔案的管理，了解離校留學(xué)生的動(dòng)態(tài)。通過建立來華留學(xué)生畢業(yè)生就業(yè)狀況檔案，了解畢業(yè)生就業(yè)狀況，一方面能夠完整地了解畢業(yè)生走向社會(huì)的反饋情況，另一方面又能夠?yàn)閷W(xué)校提供專業(yè)需求狀況，及時(shí)修正人才培養(yǎng)工作的偏差，也為學(xué)校及時(shí)調(diào)整專業(yè)起導(dǎo)向作用。詳細(xì)的留學(xué)生檔案可以為高校在留學(xué)生教學(xué)、科研計(jì)劃，師資、留管干部培訓(xùn)計(jì)劃，招生計(jì)劃以及學(xué)校制定短期目標(biāo)、長期規(guī)劃、地區(qū)留學(xué)生管理政策、國際交流方面等提供有力的信息支持。［6］
3.對社會(huì)其他機(jī)構(gòu)的作用。社會(huì)上其他機(jī)構(gòu)也需要利用留學(xué)生檔案，如駐外使館、國外學(xué)校、公司經(jīng)常通過電話、電子郵件要求確認(rèn)某學(xué)生身份。［7］在經(jīng)濟(jì)全球化日益成為歷史潮流的今天，國際交流合作在社會(huì)各領(lǐng)域凸顯出越來越重要的作用。國際交流指標(biāo)成為衡量全球化水平的重要指標(biāo)之一，而外國來華留學(xué)生的規(guī)模及發(fā)展?fàn)顩r也成為國際交流指標(biāo)的重要內(nèi)容。因此，在各高等院校和相關(guān)單位的發(fā)展規(guī)劃綱要中常常涉及外國來華留學(xué)生的數(shù)量、分類、國別等信息，來華留學(xué)生檔案可以滿足這一要求。［8］此外，這些檔案也是進(jìn)行其他研究的重要參考資料，如，研究留學(xué)生教育對輸入國、輸出國以及第三國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，就要以留學(xué)生檔案作為重要資料。［9］
三、來華留學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀
1.留學(xué)生檔案管理制度。我國早在1989年就頒布了6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，但是該辦法規(guī)定的外事類檔案主要包括“學(xué)校有關(guān)人員出席國際學(xué)校會(huì)議（含在國內(nèi)舉辦的），出國考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料；授予中、外學(xué)者、著名社會(huì)活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)材料等。”并沒有明確提及留學(xué)生檔案該如何管理。直到1994年國家教委頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，留學(xué)生檔案才有一個(gè)專門的類目代號(hào)WS15，作為一級(jí)類目“外事檔案”的第五個(gè)二級(jí)類目。2008年教育部頒布的27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》確定外事類檔案包含“學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料”。在這些制度的指導(dǎo)下，我國的留學(xué)生檔案管理工作開始走入正軌。
2.留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)。由于各高校留學(xué)生規(guī)模不同，每個(gè)學(xué)校都會(huì)根據(jù)各自的實(shí)際情況指定一些機(jī)構(gòu)管理留學(xué)生檔案。有的高校由專門的留學(xué)生部負(fù)責(zé)留學(xué)生的招生和所有管理工作；有的高校由國際合作與交流處負(fù)責(zé)留學(xué)生招生和主要管理工作，把學(xué)歷教育的具體工作放到相應(yīng)的院系；有的高校由國際合作與交流處負(fù)責(zé)留學(xué)生招生，教務(wù)處或留學(xué)生部負(fù)責(zé)教學(xué)等等。可以看出在有的學(xué)校，不同類型的留學(xué)生檔案由不同部門形成和保管。于是留學(xué)生檔案出現(xiàn)了多頭管理的現(xiàn)象。
3.留學(xué)生檔案保存與利用。從保存機(jī)構(gòu)來看，大多數(shù)高校均規(guī)定整理后的留學(xué)生檔案要移交綜合檔案館（室）統(tǒng)一保存，而綜合檔案館（室）需要監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查相關(guān)部門作好留學(xué)生文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，檢查驗(yàn)收留學(xué)生檔案是否完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。從保存期限來看，很多高校比較謹(jǐn)慎，大部分檔案都是永久保存。例如，廣東商學(xué)院的留學(xué)生檔案就分成9小類，除了3類材料長期保存外，其余全是永久保存：錄取審批材料（永久）；學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片（永久）；留學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定（永久）；學(xué)習(xí)情況、成績及評(píng)語（永久）；學(xué)生名冊（永久）；留學(xué)生獎(jiǎng)懲材料（永久）；教學(xué)計(jì)劃、大綱、安排（長期）；學(xué)位論文及學(xué)位證書復(fù)印件（長期）；學(xué)生去向及有關(guān)材料（長期）。然而大多數(shù)學(xué)校沒有制定出切實(shí)可行的提供利用的措施。這說明檔案工作中普遍存在的“重保存、輕利用”的現(xiàn)象在留學(xué)生檔案這一領(lǐng)域依然存在。
四、加強(qiáng)來華留學(xué)生檔案管理的對策
1.完善來華留學(xué)生檔案管理制度。首先，根據(jù)國家的相關(guān)制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的留學(xué)生檔案管理制度；其次，建立留學(xué)生檔案分類體系，明確歸檔范圍。可以參照高等學(xué)校檔案實(shí)體分類方法，在原有二級(jí)類目WS15下面增設(shè)三級(jí)類目，并在每個(gè)三級(jí)類目下面列出歸檔范圍，這樣既具體又簡潔，在整理文件材料時(shí)，一目了然。例如江南大學(xué)就增設(shè)了四個(gè)WS15的三級(jí)類目，綜合類、博士和碩士生材料、本科生材料、進(jìn)修性材料。［10］再次，要建立相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)機(jī)制。由于多頭管理的關(guān)系，留學(xué)生檔案來源相對分散，涉及較多的部門，需要協(xié)調(diào)各形成機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，包括留學(xué)生處、外事辦公室、院系留學(xué)生管理辦公室、教研室等相關(guān)部門。通過高校檔案館（室）統(tǒng)籌規(guī)劃分工合作，實(shí)現(xiàn)留學(xué)生檔案的全面、全程管理。
2.對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。高校留學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況大都是由檔案館（室）進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而由相關(guān)的職能部門進(jìn)行檔案的收集、整理工作，留學(xué)生畢業(yè)之后再將整理好的檔案移交檔案館（室）。所以留學(xué)生檔案工作的質(zhì)量取決于具體業(yè)務(wù)部門的工作人員。而這些人員大多屬于兼職行使檔案管理的職責(zé)。因此，為了提高相關(guān)職能部門的檔案意識(shí)和工作水平，需要對負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)。
3.加強(qiáng)來華留學(xué)生電子檔案管理。自從教育部2004年9月1日起在全國各省級(jí)教育行政部門、各接受來華留學(xué)生的高等學(xué)校正式啟用“全國來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”以來，越來越多的留學(xué)生檔案將以電子檔案的形式存在，這為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展留學(xué)生檔案的利用工作奠定了基礎(chǔ)。該系統(tǒng)涵蓋了來華留學(xué)工作中招生、教學(xué)、生活服務(wù)和管理、留華畢業(yè)生工作等四個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具備日常管理、教育質(zhì)量評(píng)估、留學(xué)生數(shù)據(jù)庫、留華畢業(yè)生檔案、留學(xué)生數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理、利用的需要，還有必要開展留學(xué)生紙質(zhì)檔案的數(shù)子化工作。在數(shù)字化過程中，需要制定著錄標(biāo)準(zhǔn)，建立高素質(zhì)的著錄隊(duì)伍，加強(qiáng)著錄組織工作，提高著錄質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞： 高校人事檔案管理人員 素質(zhì)培養(yǎng) 建議
高校人事檔案是教職工在不同歷史時(shí)期形成材料的真實(shí)記錄，是教職工的思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作經(jīng)歷的真實(shí)反映，是歷史地、全面地考察了解一個(gè)人各方面總體情況的一個(gè)必要憑證，也是組織部門正確選拔任用干部的重要依據(jù)。人事檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)憑證，具有一定歷史性、客觀性，它所涉及的內(nèi)容許多屬于個(gè)人隱私，因而有一定的機(jī)密性。人事檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、保密性和專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其業(yè)務(wù)知識(shí)并非短時(shí)間所能掌握，工作的政策性和特殊性決定了高校人事檔案管理人員有不同于其他工作崗位人員的素質(zhì)要求。在目前形勢下，高校人事檔案管理已實(shí)行了規(guī)范化、信息化與科學(xué)化相結(jié)合的管理方式，這對高校人事檔案管理人員的素質(zhì)提出了更新更高的要求。結(jié)合高校人事檔案管理工作的性質(zhì)和現(xiàn)狀，并結(jié)合自身工作的總結(jié)與思考，我對高校人事檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)提出如下建議。
一、政治素質(zhì)
培養(yǎng)人事檔案管理人員較高的政治素質(zhì)是做好人事檔案管理工作的前提與基礎(chǔ)，是發(fā)展高校人事檔案事業(yè)的關(guān)鍵。在全國高校普遍大合并的趨勢下，面對不同高校急劇合并帶來大量的人事檔案材料，工作量增大而人手不變的情況，人事檔案管理人員要能以不變應(yīng)萬變，將人事檔案管理工作做得更完善、更具有條理性，這對人事檔案管理人員也是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。為迎接這個(gè)挑戰(zhàn)，做好人事檔案管理工作，高校人事檔案管理人員要十分注意從以下幾個(gè)方面培養(yǎng)和提高自己的政治素質(zhì)。
（一）把握政策，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、政策性、原則性與機(jī)密性均很強(qiáng)的工作。人事檔案管理人員不僅要認(rèn)真把握不同時(shí)期的各項(xiàng)政策及其要領(lǐng)，而且要注意靈活運(yùn)用。在堅(jiān)持原則的前提下，做好人事檔案的管理和服務(wù)工作。《干部檔案工作條理》中規(guī)定干部檔案工作人員的五項(xiàng)守則是：（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、思想和黨的各項(xiàng)方針、政策，努力提高政治思想水平；（2）熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，積極為干部工作服務(wù)；（3）嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規(guī)定，保護(hù)檔案安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案，不得泄露檔案內(nèi)容；（4）堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作條理的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事；（5）在工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務(wù)文件等的交接工作。這五項(xiàng)守則明確規(guī)定了人事檔案管理人員必須具備的政治素質(zhì)，也是高校人事檔案管理人員應(yīng)有的基本專業(yè)素質(zhì)和日常工作的行為準(zhǔn)則。
（二）熱愛工作，默默無聞，為做好高校人事檔案管理工作無私奉獻(xiàn)。
人事檔案管理工作是一項(xiàng)比較單調(diào)、乏味的工作，工作成績不容易顯現(xiàn)，人事檔案管理人員需要經(jīng)歷一個(gè)較長時(shí)期的實(shí)踐、認(rèn)識(shí)、再實(shí)踐、再認(rèn)識(shí)的過程，才能逐漸熟悉、了解掌握人事檔案管理工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí)。能否熱愛這項(xiàng)工作，也是對檔案管理人員的一個(gè)重要考驗(yàn)。檔案管理人員要熱愛本職工作，立足人事檔案管理本職工作，要有勤懇踏實(shí)、不為名利左右的工作作風(fēng)，又要有默默無聞的奉獻(xiàn)精神。
（三）忠于職守，主動(dòng)熱情，為組織、人事工作提供可靠服務(wù)。
高校人事檔案的服務(wù)性較強(qiáng)，是組織人事部門全面了解個(gè)人歷史的客觀依據(jù)。在高校中，人事檔案既為組織考察了解、合理任用干部提供重要借鑒，又為專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、學(xué)科建設(shè)提供重要憑證。人事檔案管理的目的是便于利用，否則就失去其保管價(jià)值。同時(shí)高校人事檔案管理工作相對于其他工作要顯得呆板、乏味些。如何能將這項(xiàng)工作做得有聲有色，更好地服務(wù)于整個(gè)高校的組織、人事建設(shè)工作，對人事檔案管理人員的素質(zhì)也是一種考驗(yàn)。
高校人事檔案管理人員要忠于職守，在政策許可的前提下，把熱情主動(dòng)、文明服務(wù)作為這項(xiàng)工作的基本要求，積極營造良好的人事檔案利用環(huán)境，接待查借閱檔人員要和藹客氣、熱情周到，盡力提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為高校組織、人事其他工作提供可靠的服務(wù)。
二、業(yè)務(wù)素質(zhì)
高校人事檔案工作自身的特殊規(guī)律，決定了高校人事檔案管理人員必須有較強(qiáng)的政治素質(zhì)和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才需通過人事檔案管理人員的刻苦鉆研，經(jīng)常與同行之間相互交流，才能完成經(jīng)驗(yàn)積累，使工作精益求精、日臻完善。
（一）刻苦鉆研、精通業(yè)務(wù)，保證高校人事檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。
高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，人事檔案管理人員僅靠政治熱情和工作的責(zé)任心不能完全做好工作，還必須認(rèn)真摸索，從而精通業(yè)務(wù)。因而，人事檔案管理人員要提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，就應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。
1.加強(qiáng)理論知識(shí)的積累
高校人事檔案管理人員要經(jīng)常學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理工作的理論知識(shí)，如《干部檔案管理?xiàng)l例》、《干部檔案工作概要》、《干部檔案管理工作初探》等，充實(shí)理論素養(yǎng)，同時(shí)還要掌握與干部人事檔案管理理論相關(guān)的專業(yè)知識(shí)與檔案法的有關(guān)規(guī)定。在實(shí)踐中慢慢體會(huì)，并掌握知識(shí)的要領(lǐng)，完成檔案理論知識(shí)的積累。
2.不斷提高專業(yè)水平
人事檔案管理人員要熟練掌握人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)，熟悉人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，在檔案材料的收集與鑒別上嚴(yán)格按照中央組織部《關(guān)于干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的收集范圍，及時(shí)收集歸檔材料，并加以認(rèn)真仔細(xì)的鑒別。在整理與歸檔上，材料要編排有序、目錄清楚、字跡工整，材料形成的時(shí)間無誤，應(yīng)定期歸檔入卷；在保管與保護(hù)上，要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度和各種簿冊；在利用與轉(zhuǎn)遞上，人事檔案利用符合規(guī)定，查借閱審批手續(xù)齊全。人事檔案和零散材料的轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出嚴(yán)格依照制度進(jìn)行登記，轉(zhuǎn)遞人事檔案須填寫干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不斷提高業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，從而更好地做好高校人事檔案管理工作。
3.增強(qiáng)信息技術(shù)能力
人事檔案管理人員要能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，熟悉干部人事檔案管理信息系統(tǒng)的使用與維護(hù)，及時(shí)將查借閱情況輸入計(jì)算機(jī)，完善各項(xiàng)臺(tái)帳；及時(shí)輸入變動(dòng)人員的各項(xiàng)信息，不斷補(bǔ)充人事檔案信息庫，使之更規(guī)范完善，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理。
人事檔案管理人員唯有精通業(yè)務(wù)、愛崗敬業(yè)，才能使高校人事檔案的管理工作逐漸步入規(guī)范化、科學(xué)化和信息化的軌道。
（二）踏實(shí)仔細(xì)，系統(tǒng)整理，規(guī)范高校人事檔案管理工作。
高校人事檔案管理人員最重要的一個(gè)素質(zhì)是踏實(shí)仔細(xì)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)比較瑣碎、細(xì)致具體的工作，相對比較枯燥，整天面對的大量需要整理的案卷或是亟待歸檔的材料，工作量大、事務(wù)繁雜，對待每一份檔案材料，既要系統(tǒng)地整理紙質(zhì)檔案，又要詳細(xì)審核，鑒別具體信息。在案卷整理時(shí)必須對形成的材料進(jìn)行逐份檢查，全面核對信息，以免遺漏，如年度考核表、職稱評(píng)審表、工資變動(dòng)等一系列材料的歸檔、信息在輸入計(jì)算機(jī)時(shí)，必須仔細(xì)校對，及時(shí)做好并完善相應(yīng)的臺(tái)帳。
（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高專業(yè)，更好地使人事檔案管理服務(wù)于高校人事制度的改革與發(fā)展。
高校要經(jīng)常加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將基本知識(shí)和實(shí)際操作培訓(xùn)相結(jié)合，使人事檔案管理人員邊學(xué)習(xí)、邊實(shí)踐、邊提高專業(yè)水平，及時(shí)更新專業(yè)理論知識(shí)，把握人才利用趨勢，把握人事檔案知識(shí)發(fā)展動(dòng)態(tài)，鞏固已有的基礎(chǔ)知識(shí)。以前，人事檔案管理基本上都是傳統(tǒng)的手工操作，效率低，不利于工作全面開展，隨著管理手段的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，高校已普遍采用互聯(lián)網(wǎng)管理，人事檔案管理也全面實(shí)行信息化管理，檔案管理人員需要將干部基本信息、職務(wù)變動(dòng)、職稱晉升、工資變動(dòng)等信息及時(shí)輸入到計(jì)算機(jī)里，形成完整的電子檔案，使查閱利用更為迅速便捷，從而提高檔案的利用率，提升人事檔案的整體服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量，做好服務(wù)工作。
（四）定期交流，取長補(bǔ)短，保證人事檔案管理工作的日趨完善。
高校人事檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)知識(shí)、信息技術(shù)能力提高單靠自身培養(yǎng)是不夠的，還需要與兄弟院校進(jìn)行定期或不定期的交流，拓寬思路，虛心學(xué)習(xí)別人的管理方式與業(yè)務(wù)之長，補(bǔ)自己知識(shí)與管理之短；不斷提高理論水平與業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)管理意識(shí)，熟悉鑒別、整理歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)；熟悉制度建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以適應(yīng)形式的需要；積累經(jīng)驗(yàn)，掌握人事檔案管理工作的方法和規(guī)律，不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，更具有創(chuàng)新精神和務(wù)實(shí)的作風(fēng)，保證高校人事檔案管理工作日趨完善。
三、綜合素質(zhì)
（一）提高法制意識(shí)，依法規(guī)范高校人事檔案管理的工作。
高校人事檔案管理是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，必須按照國家的有關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行管理，這要求檔案管理人員要有較強(qiáng)的法律意識(shí)。因此，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)人事檔案的法律知識(shí)，增強(qiáng)人事檔案管理的法制意識(shí)，學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等國家有關(guān)檔案管理方面的法律知識(shí)和學(xué)校的規(guī)章制度，熟悉專業(yè)文件和各級(jí)檔案專業(yè)刊物，明確檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定、新精神，按照新的要求去規(guī)范工作，做到知法守法，維護(hù)人事檔案的歷史真實(shí)性；做到依法治檔、依法管檔，使人事檔案得以安全保管與合法利用。在人事檔案管理工作實(shí)踐中促進(jìn)檔案事業(yè)的法制化、規(guī)范化，推進(jìn)高校人事檔案管理工作的全面發(fā)展。
（二）樹立服務(wù)理念，體現(xiàn)以人為本的服務(wù)意識(shí)。
高校人事檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際工作需要，積極主動(dòng)地開展人事檔案工作。在工作中，應(yīng)樹立默默奉獻(xiàn)的精神和主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，在服務(wù)中提高工作效率，樹立良好形象。同時(shí)，高校人事檔案管理人員應(yīng)培養(yǎng)良好的服務(wù)技能。在服務(wù)態(tài)度上，做到主動(dòng)熱情、耐心周到；在服務(wù)語言上，應(yīng)做到文明和氣、謙遜有禮。在日常工作中應(yīng)學(xué)習(xí)與人友好交流，以建立起良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境，體現(xiàn)以人為本的服務(wù)意識(shí)。
（三）增強(qiáng)責(zé)任感與使命感，確保人事檔案管理工作的有序開展。
高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)責(zé)任重大而又具體細(xì)致的工作，它要求管理人員不但要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的服務(wù)意識(shí)，而且要具有高度的責(zé)任心和使命感。只有不斷提高自己的責(zé)任心和使命感，高校人事檔案管理人員才會(huì)加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，在與他人交流中擴(kuò)大自己的專業(yè)知識(shí)面，在學(xué)習(xí)和實(shí)踐的過程中積極探索，把理論與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合起來，才能不斷完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)較強(qiáng)的檔案意識(shí)，提高人事檔案管理能力，確保人事檔案管理的有序進(jìn)展。
（四）增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷加強(qiáng)人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。
高校人事檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)性、規(guī)范性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要做到人事檔案的科學(xué)管理與有效的開發(fā)利用，必然要求人事檔案管理人員具有較全面的文化知識(shí)素養(yǎng)與熟練的專業(yè)技能。人事檔案管理人員在材料收集、鑒定、整理歸檔與提供利用等過程中，需要通過文字和語言與人溝通，因而，應(yīng)具有良好的綜合素質(zhì)，即不但具有相當(dāng)?shù)奈氖分R(shí)、較好的語言表達(dá)能力和文字寫作能力，而且要有較高的計(jì)算機(jī)運(yùn)用等現(xiàn)代信息技術(shù)處理能力，如以計(jì)算機(jī)與人事檔案管理軟件等應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對人事檔案進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)等。因而，高校干部人事檔案管理人員必須增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷加強(qiáng)自己的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，才能使高校人事檔案的管理水平不斷提高。
參考文獻(xiàn)：
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1.1人員配備不足，素質(zhì)不高
目前，絕大部分檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)都沒有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數(shù)職來管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業(yè)務(wù)眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動(dòng)和培訓(xùn)滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業(yè)科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識(shí)。具筆者所知，未經(jīng)過檔案知識(shí)專業(yè)學(xué)習(xí)就匆匆上任管理人事檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這種情況導(dǎo)致人事檔案管理人員素質(zhì)低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識(shí)。
1.2場地不足，設(shè)施缺乏
目前，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)普遍未設(shè)置專門的人事檔案管理場所，僅僅是在檔案室設(shè)立一個(gè)柜子和其他檢驗(yàn)報(bào)告存放在一起，無法達(dá)到三室分開的要求（即檔案庫房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調(diào)，但防盜和防火設(shè)施仍普遍存在不足。
1.3人事檔案材料不全，材料制作不規(guī)范
由于目前社會(huì)上很多公司企業(yè)普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當(dāng)一些新進(jìn)人員由外面的企業(yè)調(diào)入檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)時(shí)，往往導(dǎo)致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，材料的制作往往達(dá)不到國家的要求，這直接影響到整份檔案的質(zhì)量和價(jià)值。
2、新時(shí)代的人事檔案工作的建議
2.1提高意識(shí)，加強(qiáng)管理
一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)水長流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態(tài)化，列入日常工作計(jì)劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關(guān)的檢查制度，定期對該項(xiàng)工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、獎(jiǎng)懲。具體經(jīng)辦人員應(yīng)建立常態(tài)化的匯報(bào)渠道，直接將存在問題和一些有益的建議上報(bào)至檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層。
2.2加強(qiáng)人事檔案管理的信息化水平
傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，應(yīng)加大人事檔案信息化建設(shè)的投入，提高科學(xué)管理的水平才有可能提高效率。利用現(xiàn)代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)等完整而真實(shí)地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質(zhì)材料。這樣就可以在保密的前提下，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實(shí)用性、時(shí)效性。
2.3加強(qiáng)培訓(xùn)、提高人員素質(zhì)
檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質(zhì)才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中配備專業(yè)的檔案管理人員是比較困難，但加強(qiáng)培訓(xùn)還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對此，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)因建立相應(yīng)的人員培訓(xùn)和考核制度。根據(jù)自身的情況，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)加大這方面的培訓(xùn)交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開展由針對性的交流，這無疑是提高人員素質(zhì)的一條捷徑。
2.4加大檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎(chǔ)。人事干部應(yīng)積極爭取單位甚至上級(jí)部門的的支持。完善庫房的“六防”設(shè)施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。
2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個(gè)檔案才真實(shí)可靠。對于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)來說，人員的職稱經(jīng)常發(fā)生變化。另外，由于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平要求越來越高，人員參加各種學(xué)歷和非學(xué)歷教育也相當(dāng)普遍，還經(jīng)常參加各種執(zhí)業(yè)資格考試。作為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理人員應(yīng)特別留意收集這方面的材料，及時(shí)豐富人事檔案的內(nèi)容，只有這樣的人事檔案才能真實(shí)反應(yīng)個(gè)人的情況，發(fā)揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國家要求都必須使用16開規(guī)格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業(yè)檔案制作設(shè)備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。
3、結(jié)束語
所謂的把脈準(zhǔn)確，就是我們要能夠準(zhǔn)確地自我剖析出在社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的具體問題都有哪些。那么，到底我們在實(shí)踐中存下什么問題呢，本文筆者梳理出了三個(gè)方面的問題。首先，是理念先進(jìn)性不夠。一個(gè)工種如果參與工作的人，在其理念上陳舊或者不具有一定的先進(jìn)性，那么其工作的效果也將不會(huì)好到哪里去。我們常常看到，一些社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理員在上表現(xiàn)出了理念淡薄，對自己所從事的工作表現(xiàn)出了消極情緒。這一切都不利于社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案工作管理的有效性提高。其此，管理機(jī)制不完善。檔案管理不是一件簡單的事情，其存在較強(qiáng)的復(fù)雜性，尤其是現(xiàn)在社會(huì)化大發(fā)展的背景。缺乏檔案管理機(jī)制的完善性就會(huì)直接導(dǎo)致工作人員輕視崗位以及所分配的工作任務(wù)。故而，也就出現(xiàn)了社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員的閑置與浪費(fèi)，挫傷了部分工作人員的積極性；最后，管理人員的過度流失。我們知道，檔案管理工作具有工作時(shí)間長、工作強(qiáng)度大的特性，其管理者在晉級(jí)、獎(jiǎng)懲、評(píng)估等方面又存在一定的影響。因此，僅僅通過自律與奉獻(xiàn)精神是無法提高檔案管理人員的積極性。
二、對癥下藥
上述所剖析出的問題，如何加以解決，這是我們所要認(rèn)真思考的問題。本文認(rèn)為，要對其逐一深入剖析，提出有針對性的藥方。如，工作理念不先進(jìn)問題。我們相關(guān)主管部門要定期開展管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，突出理念的創(chuàng)新與優(yōu)化。要在思想上，強(qiáng)化管理人員的自我意識(shí)提升。通過專題講座及現(xiàn)場觀摩等形式，強(qiáng)化社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的工作理念。而針對管理機(jī)制不完善的問題，本文筆者認(rèn)為要深入地進(jìn)行相關(guān)制度的優(yōu)化。如，相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)制度的構(gòu)建與實(shí)施。主管部門，要到工作一線中去，去了解與掌握檔案管理員的實(shí)際情況，通過分析與比較，對其給以準(zhǔn)確的反饋，幫助管理人員進(jìn)行自我剖析及修正。而對管理人員過度流失的問題，本文筆者認(rèn)為，其根本還是職工待遇問題得不得徹底解決所造成的。這里，我們要提一下職業(yè)幸福感。因?yàn)椋@是每一個(gè)參與工作者有效開展工作的重要影響因素。對于，社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理員而言，更需要幫其建立職業(yè)的幸福感。因此，本文筆者建議，相關(guān)部門要強(qiáng)化檔案管理工作的重要性，要通過各種途徑及平臺(tái)加以宣傳。
三、總結(jié)交流
關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；特點(diǎn)與途徑
所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規(guī)劃管理指導(dǎo)下，將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中去，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的處理、管理以及開發(fā)和利用等服務(wù)項(xiàng)目的過程，它是一個(gè)由以檔案實(shí)體保管向檔案實(shí)體數(shù)字信息化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合，符合當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)。現(xiàn)階段，我國檔案信息化建設(shè)是以國家檔案行政管理部門規(guī)劃組織為基礎(chǔ)，通過對現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)檔案信息上網(wǎng)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最優(yōu)化利用。
一、簡述當(dāng)前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)
（一）網(wǎng)絡(luò)檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流
網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式在實(shí)際的應(yīng)用過程中具有一定的優(yōu)勢，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先用戶在使用過程中可以對查詢材料的完整性進(jìn)行識(shí)別，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或者存在問題，用戶會(huì)主動(dòng)向相關(guān)的檔案管理部分進(jìn)行上報(bào)，而檔案材料形成部分部門也會(huì)及時(shí)的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進(jìn)而結(jié)合用戶的需求來不斷完善檔案材料內(nèi)容，同時(shí)檔案工作人員也可以通過對用戶意見的分析來制定針對性檔案信息管理措施。
（二）網(wǎng)絡(luò)檔案管理對立卷部門和用戶在使用檔案信息資
源過程中的協(xié)作性要求較高在網(wǎng)絡(luò)檔案管理以及資源利用過程中，各個(gè)相關(guān)部門地理位置比較分散，但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用卻又將這些部門緊緊的聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)了“面對面”交流和辦公，形成了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一整體。基于此，各立卷部門在進(jìn)行信息采集、錄入和維護(hù)的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。
（三）網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以為公眾提供及時(shí)的信息查詢服務(wù)
所有檔案管理工作的最終目的就是實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值，尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們對信息的要求越來越高，社會(huì)對信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網(wǎng)絡(luò)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與檔案信息用戶之間形成良好合作的關(guān)系，滿足其對檔案信息的要求。傳統(tǒng)檔案管理模式在實(shí)際應(yīng)用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個(gè)檔案整理、立卷以及移交的時(shí)間周期比較長，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務(wù)，從而影響了檔案信息有效的利用。網(wǎng)絡(luò)檔案管理則不同，它可以實(shí)現(xiàn)信息利用和檔案整理工作同步進(jìn)行的目標(biāo)，例如用戶在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關(guān)鍵詞，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是將有關(guān)的全部信息顯示出來。
二、探究在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的途徑
（一）建立數(shù)字檔案館
數(shù)字檔案館以現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用為依托，通過數(shù)字化手段的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的收集和管理，為超大規(guī)模、分布式檔案信息資源數(shù)字系統(tǒng)的建立提供了基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案館建立之前，研究人員對電子檔案館、數(shù)字化檔案館以及無墻檔案館等進(jìn)行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發(fā)展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎(chǔ)，它更為注重單個(gè)檔案館對檔案信息資源的服務(wù)；而無墻檔案館則是通過電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索功能，實(shí)現(xiàn)對多個(gè)檔案館數(shù)字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)傳輸功能在其應(yīng)用中也具有十分重要的作用。數(shù)字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數(shù)字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經(jīng)數(shù)字化處理過的傳統(tǒng)檔案信息，另一方面也可以是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理后形成的檔案，這些也是數(shù)字檔案館建設(shè)的必要條件。作為一種科技含量高的數(shù)字檔案系統(tǒng)—數(shù)字檔案館是當(dāng)前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個(gè)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化的基本目標(biāo)。另外在接受檔案文件數(shù)據(jù)的過程中，可以實(shí)現(xiàn)文化流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化管理；利用大數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了不同檔案館數(shù)字化館藏的網(wǎng)絡(luò)連接。
（二）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
以服務(wù)對象和范圍為參考，可以將檔案網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)建設(shè)分為兩個(gè)層次，即內(nèi)網(wǎng)和公眾網(wǎng)。而在信息化檔案建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)將兩種層次的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，保障其應(yīng)用過程中的相對獨(dú)立性。首先，所謂的內(nèi)網(wǎng)就是指以支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng)，它的主要工作內(nèi)容有以下幾點(diǎn)。第一，對采集檔案信息、系統(tǒng)處理完成的檔案信息等進(jìn)行進(jìn)一步的組織和存儲(chǔ)；第二，直接想內(nèi)網(wǎng)用戶有關(guān)信息，并未其提供相關(guān)的服務(wù)，如檢索、演示等；第三，為內(nèi)部日常辦公提供支持；第四，為政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供一定的檔案信息資源；第五，對網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)信息以及用戶等進(jìn)行有效的管理。其次，所謂的外網(wǎng)就是指以服務(wù)大眾為基礎(chǔ)的公眾網(wǎng)，其工作內(nèi)容主要包括檔案信息的采集、向互聯(lián)網(wǎng)用戶提供服務(wù)以及對網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)等進(jìn)行維護(hù)和管理。
三、結(jié)語
綜上所述，在我國信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如何在檔案管理領(lǐng)域中加以利用是當(dāng)下檔案管理研究過程中應(yīng)當(dāng)思考的問題，而這也符合當(dāng)下我國信息化建設(shè)的基本要求，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源工程建設(shè)，為檔案信息資源最佳化利用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也在一定程度上推動(dòng)了我國的檔案資源數(shù)字化發(fā)展和進(jìn)步。
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關(guān)鍵詞：人才流動(dòng)；人事檔案管理；問題與對策
一、人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來的新問題
（一）重建檔案數(shù)量直線上升
一般情況下，“檔隨人走”是人事檔案管理中應(yīng)遵循的制度之一，過去經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，人事檔案是極為重要的關(guān)鍵文件，是人才經(jīng)歷的縮影，人才流動(dòng)必須保證檔案跟隨。但是新的市場經(jīng)濟(jì)條件下，人才資源特別是稀缺人才成為各大企業(yè)爭相爭搶的對象，許多企業(yè)為保證自身長遠(yuǎn)發(fā)展而加大人才招收力度[2]。更有部分企業(yè)為應(yīng)對人才單位不放人、無法進(jìn)行人事檔案調(diào)動(dòng)的情況而開啟“綠色通道”。所謂“綠色通道”，就是指人才不攜帶人事檔案而進(jìn)行流動(dòng)的情況，個(gè)人只要提供了部分材料就可以在流入單位進(jìn)行檔案重建。就流入企業(yè)來說，未接受人才之前檔案而為人才進(jìn)行重新建檔是一種解決人事管理檔案需求的具體措施。但是這種現(xiàn)象對于檔案管理的影響是負(fù)面的，形成了人才流動(dòng)的不規(guī)范現(xiàn)狀，重建檔案數(shù)量直線上升。人才流動(dòng)環(huán)境下的“綠色通道”一方面弱化了人事檔案的現(xiàn)實(shí)功效，另一方面也會(huì)為人事管理埋下隱患。
（二）人檔分離現(xiàn)象普遍
社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的深入發(fā)展促使了各種形式企事業(yè)單位的出現(xiàn)和發(fā)展，用人單位也依據(jù)市場狀況進(jìn)行了招聘形式的改革變化，改變了原本單一的市場招聘機(jī)制。與此同時(shí)，中國人才受到西方擇業(yè)觀就業(yè)觀的影響觀念也發(fā)生了較大變化，企業(yè)招聘人才時(shí)不再受到傳統(tǒng)招聘形式的束縛，用人形式的增多讓人才招聘不拘一格[3]。只有人才有能力、有潛力，在招聘中即可以通過簡單身份證明提交而正式入職，人事檔案被排除在所需資料之外，甚至有部分小微型企業(yè)不存在檔案管理部門，這就造成人才流動(dòng)時(shí)大范圍的人檔分離現(xiàn)象[4]。跳過人事檔案提交和接收而直接入職看似更加靈活，也確實(shí)為優(yōu)化社會(huì)資源配置起到一定正面作用，但是人檔分離造成的檔案在而人不知所蹤的尷尬情況為人事檔案有效管理帶來了強(qiáng)大阻礙。
（三）檔案管理混亂
人才流動(dòng)帶動(dòng)檔案流轉(zhuǎn)，若檔案管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)工作偏差就會(huì)為之后的工作埋下隱患。檔案隨著人員的流動(dòng)在各企業(yè)單位間流轉(zhuǎn)，但是部分企業(yè)缺乏專業(yè)檔案管理人員，管理檔案的較多是相關(guān)管理知識(shí)和管理理念缺乏的其他部門人員，且各單位間溝通機(jī)制空缺，檔案傳遞也沒有有效途徑，這就造成了檔案流轉(zhuǎn)時(shí)極易出現(xiàn)缺少或者丟失的情況[5]。檔案具有原始性特點(diǎn)，內(nèi)部包含的經(jīng)歷說明、身份證明等極為重要的材料，很難補(bǔ)辦甚至無法補(bǔ)辦，部分得以補(bǔ)辦的材料也喪失了檔案原有的效果。檔案丟失意味著某段經(jīng)歷的空白，這對于人員來說有很大的消極影響。
二、檔案管理問題對策
（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念
計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下人員流動(dòng)頻率極低，人與單位之間有著超穩(wěn)定性關(guān)系，即人的一生發(fā)展都被固定于某一個(gè)單位之中，這就促成了傳統(tǒng)人事檔案管理理念的形成：人事檔案管理工作僅為本單位人員調(diào)動(dòng)工作服務(wù)[6]。新時(shí)期人員流動(dòng)情況的普遍性使得舊有理念的局限性不斷凸顯，已不適應(yīng)現(xiàn)如今社會(huì)需要，故此，檔案管理人員要及時(shí)發(fā)現(xiàn)新時(shí)期的新需求，不斷革新檔案管理理念。轉(zhuǎn)變管理理念不僅是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下人才流動(dòng)的要求，也是人事檔案管理工作效用得以發(fā)揮的基本前提。人員流動(dòng)在全社會(huì)范圍內(nèi)已成為一種普遍現(xiàn)象，而人事檔案管理工作也應(yīng)立足于社會(huì)需要進(jìn)行改革，為整個(gè)社會(huì)服務(wù)。
（二）完善檔案管理制度
人事檔案是人員經(jīng)歷的縮影，根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，人員與人事檔案是逐一對應(yīng)的，且不具備重新建檔資格，避免因重復(fù)建檔造成的資源浪費(fèi)。完善的檔案管理制度為正常檔案管理工作的開展提供制度保障，相關(guān)管理人員一定要按照已制定的規(guī)范對管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。人員流動(dòng)情況下的檔案管理也要遵照規(guī)定規(guī)范認(rèn)識(shí)檔案重建，防止因人才流動(dòng)不規(guī)范造成的檔案管理質(zhì)量下降[7]。就人事檔案管理人員來說，要重視自身能力的不斷提升，不僅要具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，還需擁有較高政治素養(yǎng)和不斷提升專業(yè)能力的意識(shí)。此外，人員還應(yīng)充分了解人事檔案管理?xiàng)l例及要求，確保自身工作符合規(guī)范，從檔案收集、鑒別到相關(guān)整理以及歸檔都嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，不可私自進(jìn)行建檔、調(diào)檔。
（三）將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理
新世紀(jì)以來人口數(shù)量大幅增加，人口流動(dòng)日趨頻繁，舊有的人事檔案管理方式與高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)已呈現(xiàn)出不相適狀態(tài)，不能夠滿足人才大范圍流動(dòng)需要。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代電子信息已經(jīng)在各行業(yè)各領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，人事檔案管理也應(yīng)將其使用于管理之中，利用先進(jìn)的信息手段進(jìn)行檔案管理，解決因落后管理方法導(dǎo)致的效率低下問題。現(xiàn)代儲(chǔ)存技術(shù)以及通訊技術(shù)的應(yīng)用可以完成由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，這樣一方面有利于檔案更好保存，另一方面也為單位間的檔案轉(zhuǎn)移提供便捷途徑。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化對于加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)間的交流溝通有積極意義，既可以促進(jìn)人檔分離問題的有效解決，又可以提高檔案傳遞效率，從而減少因檔案傳遞不及時(shí)造成的重新建檔問題。此外，檔案信息傳遞的便利性會(huì)使得人才流動(dòng)更加自由，對于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、優(yōu)化人才資源配置有重要作用。
（四）建立全國性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)
互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理和對人事進(jìn)行信息管理的分離，具體來說就是原有單位可以為豐富自身檔案而對流出人員的檔案進(jìn)行繼續(xù)保存，同時(shí)充分利用現(xiàn)代信息儲(chǔ)存和信息傳播技術(shù)建立起全國性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對于接受單位的信息授權(quán)開放[8]。具體實(shí)施來說，各區(qū)域內(nèi)的人才交流中心是最適宜進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)建立的部門，由省級(jí)人才交流中心率先與用人單位達(dá)成合作，對單位內(nèi)流出人員的人事檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，對信息進(jìn)行匯集整理，建立起流動(dòng)人才相關(guān)的專業(yè)人事檔案信息庫。后輻射全國，建立起全國范圍內(nèi)的人事檔案信息管理中心。在此過程中，人才交流中心的主要工作就是對數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行維護(hù)、管理以及向接受單位授權(quán)進(jìn)行信息開放。在此之前交流中心一定要制定出一套契合實(shí)際的科學(xué)性收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和利用規(guī)范，授權(quán)單位只需在平臺(tái)內(nèi)繳納一定費(fèi)用就可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查詢相關(guān)人員檔案。人才交流中心的工作還包括積極聯(lián)合各用人單位，實(shí)現(xiàn)較為全面的流出人員信息收集以保證信息系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案信息的相對完整，解決部分企業(yè)對人才信息了解不全的問題。
三、結(jié)語
總而言之，人才流動(dòng)的頻繁和廣泛使得傳統(tǒng)人事檔案管理工作受到?jīng)_擊，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢的變化和人們就業(yè)理念的革新也對人事檔案管理提出了新要求。舊有管理理念和管理方式已經(jīng)無法滿足新經(jīng)濟(jì)形式下的新要求，對此各企事業(yè)單位和國家人事部門都在探索有效人事管理的新方法，研究人才流動(dòng)造成新挑戰(zhàn)的解決策略。具體來說可以通過轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、完善檔案管理制度、將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理、建立全國性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)等途徑保障人事檔案管理工作的正常進(jìn)行和革新，將人事檔案管理發(fā)展成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的積極力量。
【參考文獻(xiàn)】
[1]呂鵬娟.高層次人才流動(dòng)背景下高校人事檔案管理中的常見問題及對策[J].檔案管理,2019(3):88-89.
[2]黃昆.人才流動(dòng)環(huán)境下高校人事檔案管理模式探析——以江蘇淮安高校為例[J].檔案與建設(shè),2019(4):56-58.