時間：2023-03-13 11:05:58
導語：在檔案工作交流材料的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：人才交流中心 檔案管理 問題和對策
文書檔案是對各項工作的真實記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據，而且還可以對各項工作起到較好的指導性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進行解決，確保文書檔案管理水平的提升。
一、目前人才交流中心檔案管理工作的現狀及問題
鑒于就業單位日漸重視人才的社會性、實用性、操作能力、實踐能力等因素，以及虛假檔案材料的出現，社會各界甚至包括檔案人本人對檔案的重視度均在日趨下降，為了更好的促進人才資源的整合，有必要對現在人才交流中心上存在的問題進行研究和分析，主要表現為以下幾個基本問題。
1、棄檔現象嚴重加重檔案管理人員工作負擔。人才交流中心進行人事業務主要面向以下人群：（1）社會的流動人員；（2）因私出國人員；（3）需要在規定范圍內申報或者組織評審專業技術職務資格認定人員；需要辦理轉正定級和工齡核定的人員；（4）需要辦理接收手續的大中專畢業生；（5）其他人員。面對如此龐大的幾大類人群，歸檔工作無疑需要極大耐心，但是各類人群都有將自己檔案放置在人才交流中心置之不理的情況。流動人員棄檔主要帶來的壓力有兩方面：一方面，檔案“沉睡”不利于提高工作效率。面對大批量的無人問津的遺棄檔案，在流動人員人動或需辦理就業手續、從業手續時，該類群體才開始到處四處尋找自己的檔案材料，在目前尚不能完全電子化、信息化歸類管理檔案的情況下，對沉睡幾年的檔案進行查找、歸檔，在一定程度上加重了管理檔案人員的工作壓力；另一方面，棄檔對于人才交流中心的秩序管理也會造成壓力。人才交流中心可以安排不同級別、專業、方向的人才選擇與洽談招聘會，為促進流動人員就業和企業招聘員工提供平臺。然即使面對棄檔人員，檔案管理人員也不得不對其信息進行統計、歸類和保管，并按照其自身條件適時地向其通知招聘事宜，對其檔案進行管理，這無疑增加了檔案管理人員的工作壓力，降低了工作效率，浪費了社會的公共資源。
2、檔案管理的網絡化和信息化水平較低造成大量重復勞動。計算機的廣泛運用已經極大的促進了各行各業的發展，尤其是在檔案管理、數據統計、資源整合、智能校對等方面的作用不可小覷。當然，國家亦在一定上注意到檔案市場管理中一些問題，開始先后制定政策規范檔案管理工作，以促進檔案管理工作的信息化和網絡化。
3、高質量專業檔案管理人員供應不足阻礙檔案管理工作快速前行。任何工作的順利完成，都需要一個強有力的合作團隊，人才交流中心的檔案管理工作尤為突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人員數量多、檔案涉及事項范圍廣、檔案不可修復等特點，故需要專門檔案管理知識的人才對檔案進行分門別類進行系統歸檔和資料編撰。
二、人才交流中心檔案管理工作的新思路
1、社會和個人強化檔案意識，正視檔案的重要性。首先，應保證檔案的真實性，提高檔案的公信力。個人的檔案材料事關個人工作變動，面對嚴峻的就業形勢，一些在校學生為了提高自己的競爭實力在檔案中放置虛假證明、虛假優秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學生就業率也會適當擴大優秀學生的比率，加大社會活動投入，增加其他社會活動獲獎的機會，使證書未能客觀反應應聘者的真正實力，故在檔案整理時無論是個人還是學校均應當堅持實事求是，提升檔案的可靠性；其次，加強檔案的重要性教育。只要將檔案轉入當地的縣級以上人才交流中心進行人事托管，在未找到合適的工作時間內，也可以計算工齡、如期轉正、工資提升、職務升遷、辦理社會保險，防止造成將來這些方面的損失；最后，及時辦理檔案的轉接手續。在找到合適的單位就業或者考取公務員以后，應當及時辦理檔案轉接手續，防止檔案拖沓，影響辦事效率。
2、人才交流中心中介單位加大工作人員培訓力度，提升人員素質。首先，各人才交流中心建立工作人員的定期培訓計劃。檔案管理人T應當堅持與時俱進的思想，保持高度的學習熱情去了解掌握現行的科學管理手段，可以鼓勵一部分人學習先進技術，回到本單位向其他員工介紹科學的管理手段，也可以運用微博、騰訊、微信等各種現代化手段借鑒其他同類單位的科學經驗；其次，建立檔案管理的考評獎懲制度，提升檔案管理人員的業務水平和服務熱情。人才交流中心可以將其工作人員的檔案管理服務水平、服務態度、就業信息交流模式、管理效率、錯誤率等作為檔案管理人員晉升職務和領取年終獎金的參考依據，以此促進人員素質的提升；再次，敢于吸引專業化人才，打破就業封閉。人才交流中心也應當積極引進外來人才，廣泛招募懂技術、懂管理、有熱情的應屆畢業生或者其他二次就業人員。
3、政府增加財政投入，全面實現管理的網絡化和信息化。一方面，各省市地方人民政府在進行科學的進行財政預算時，適當增加在檔案管理方面的支出，鼓勵研究開發全國聯網的檔案查詢計算機軟件系統，形成一個人從出生到死亡的完整的檔案共享機制，實現公安系統、檔案管理系統、學校系統、工作系統、社保系統有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數據庫，做好檔案管理的安全工作，在加強聯合的同時，不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實施；另一方面，加強各階段檔案的銜接制度，人才交流中心應做好人才檔案移交的中間人。人才交流中心檔案銜接對于檔案人本人工作經驗的積累、工齡的計算、工資薪金水平的核定、社會保險的取得具有重要的認定意義等，故在各人才交流中心應對檔案本人材料進行認管、信息收集、材料審核時應當提高信息化水平，科學編排檔案管理手冊，防止檔案張冠李戴。
一、檔案收集工作現狀
自《檔案法》頒布實施以來，各級檔案行政管理部門及人民銀行上級行下發了多項檔案管理收集方面的規章制度及措施，解決檔案工作中收集不全的問題，取得了重大成果。但目前就基層行而言，由于檔案人員兼職工作過多，檔案管理不專業，辦公室事務又繁雜，且檔案的作用又不十分明顯，檔案人員沒有精力、時間收集到本單位產生的各類檔案資料，各級、各部門檔案意識薄弱，致使檔案人員及相關人員忽視了收集各類檔案這一最基本的檔案基礎工作，收集不全仍是整個檔案工作存在的一個突出問題，主要表現在以下幾個方面：
（一）歸檔門類不全
檔案收集只注重文書檔案、會計檔案的收集，科技檔案和專門檔案、實物檔案、各類磁介質、信息公開檔案等相對較少。
（二）歸檔文件不齊全、不完整
表現在各部門在日常工作中形成的沒有紅頭文件的各類材料，如各部門編發的簡報、調查報告、典型（先進）材料、各專業會議材料、電話（會議）記錄、各類合同、協議書、公證書、責任書、電子郵件、網絡新聞宣傳報道、網絡輿情監測、綜合信息網站的信息、各類匯報、交流材料、各部門各類統計報表、集中采購資料、車輛管理、固定資產管理相關材料等等。這些本單位、本部門形成的文字材料、臺賬、圖片、音像等對今后的金融工作查考中有著不可替代的獨特作用，保存及使用價值極高，也應有所選擇地進行收集、整理、歸檔。
（三）科技檔案收集不全
在2005年中國人民銀行印發了《中國人民銀行信息化建設檔案管理辦法（試行）》、《中國人民銀行基建檔案管理辦法》等，但在實際工作中，多數科技檔案因建設工期長、人員更換頻繁、多部門管理、檔案意識薄弱、有的因日常查找、使用方便為由不愿意把技術資料移交檔案部門等原因，沒有形成按期移交的制度，造成科技檔案資料的流失、不齊。
（四）檔案收集范圍窄
隨著時代的變化，新業務、新技術不斷運用到金融工作中，各項金融創新業務、服務功能不斷推出，對以下檔案缺乏有效收集：突出事件檔案的收集，如抗震救災、應急演練等；實物檔案收集，如獎章、獎杯、題詞、字畫、詞曲、有價值的各種設備等；口述檔案、傳記檔案、家庭檔案等；重要紀念活動、匯編材料、學術交流、各類報刊、雜志等。
二、影響檔案收集的因素
（一）檔案意識不強，檔案執法不嚴
由于檔案意識淡薄，檔案收集重要性仍不被一些人認識，檔案材料在人們手中不知不覺丟失。有些部門和個人為自己使用方便，特別是聲像、圖片和與業務相關的資料不愿意交到檔案室，人員變動也沒有做好檔案資料交接工作，致使單位檔案收集不全。該歸檔不歸檔，私自保管或任其丟失，制度不健全，檔案部門依法行政、執法力度不夠。
（二）人員綜合素質不高是影響檔案收集工作的主觀因素
一是檔案人員學習專業知識不夠，工作沒有活力，存在“等、靠、要”的思想觀念，二是各部門之間協調、配合、溝通少，檔案人員沒有機會事前參與收集各類檔案資料，造成收集工作處于被動局面。
三、加強檔案收集工作的措施
（一）強化檔案收集工作宣傳力度，增強檔案意識
檔案部門及檔案人員要通過多種渠道宣傳檔案收集的目的、意義及重要性，引起相關領導的重視。從“等、靠、要”的狀態中走出去，使檔案收集工作關口前移，與檔案資料生成部門進行溝通、交流，得到各個部門及領導的理解、支持，從而使檔案收集工作常態化、制度化，增強檔案意識。
（二）堅持做好檔案的主動服務工作，獲得領導的重視和支持
檔案的收集、整理、歸檔，最終目的是在實際工作中發揮作用，利用檔案為領導決策和金融工作提供服務。檔案作為一種信息資源，在機關工作中，領導重視程度高，對檔案投入多，包括人力、物力、財力，單位的收效就高。因此，基層檔案人員一方面要積極主動為利用者以及領導決策參考提供優質服務，主動宣傳黨和國家有關檔案工作的方針政策，抓住重點以書面或口頭形式向領導反映，另一方面用檔案的價值說話，讓檔案在反映機關歷史真實面貌和維護機關合法權益等發揮其不可替代的原始憑證作用，提高檔案工作在機關各項工作中的威信，獲得領導支持，從而促進檔案的收集工作。
（三）健全各項歸檔制度，確保檔案資料齊全、完整、準確
一、完善交流輪崗教師專業化成長教研管理機制
實施教師交流輪崗制度的核心目的是為了整體提高教師專業化素質，盤活城鄉教師資源，為城鄉學校教育均衡發展，辦好讓人民滿意的學校，推動我國教育事業健康有序發展創設必要條件。學校是教育事業和諧發展的核心場所，課堂是學校教育事業取得成效的核心主陣地，教師是各種教育教學資源的核心。要充分發揮教師交流輪崗制度在發展教育事業中的第一杠桿作用，這個杠桿支點的第一個層次應當確定在完善交流輪崗教師專業化成長教研管理機制上。
落實名師工作室培養目標責任制。對于那些交流輪崗的教師，根據地域、年級學段、任教科目、教研水平、工作能力、自我發展需要等，以自愿報名的方式，參與名師工作室學習活動。對名師工作室提出相關要求，落實名師工作室培養目標責任制，定期進行目標考評，對考評結果進行公示。對那些積極組織培訓活動，成績優異的名師工作室進行通報表彰。對那些積極參加名師工作室培訓活動，認真進行自我反思，虛心學習他人長處，不斷提高教育教學水平，任教學科成績好的輪崗教師，以文件方式公開通報表彰，記入個人輪崗考評檔案。
建立健全輪崗教師考評機制。縣教育體育局建立縣域輪崗教師花名冊，標注原學校、輪崗學校、任教年級、任教科目，發到相關學校和輪崗教師手中。縣教研室具體建立每位輪崗教師專業化成長考核檔案。具體內容包括參與名師工作室培訓活動及效果、擔任公開課主講及輻射效果、在省市縣教育教研會議交流內容、參與省市縣教研論文評選獲獎結果、班主任工作實績、代課考試成績、家長和學生評價等。
完善交流輪崗教師專業化成長檔案管理，發揮檔案管理對交流輪崗教師的正向激勵作用。對交流輪崗教師檔案材料的收集，要以正面材料為主，收集交流輪崗教師做得好的內容，及時向交流輪崗教師個體通報檔案收集材料內容，激勵交流輪崗教師專業化成長。
二、對交流輪崗教師提出明確的專業化成長目標要求
對交流輪崗教師提出明確的專業化成長目標要求，是以教師交流輪崗撬動教師專業化成長杠桿支點的第二個層次。
對參與教師交流輪崗的省市縣骨干教師提出專業化引領要求。通過教師交流輪崗為他們搭建專業化發展新平臺，讓新學校成為他們專業化素養的用武之地，彰顯他們深厚專業化底蘊的生命價值，使他們在教師交流輪崗中通過發揮骨干引領作用使自己專業化成長向縱深發展，開闊眼界，突破專業化發展高原期，躍上新的更高的發展平臺。
對農村學校普通教師提出專業化成長新要求。農村學校普通教師到城區重點學校交流輪崗，要把以教師交流輪崗撬動教師專業化成長杠桿的支點放在提升他們專業化素養這一根本目標上。縣教研室要設立專人進行專題教研，明確農村教師專業化成長最需要什么，設置教研專題，對到城區交流輪崗的教師提出具體明確要求。在交流輪崗期間定期進行信息反饋，督促他們不斷學習，不斷提高，通過交流輪崗使自己的專業化素養獲得較大提升。
原學校校長要對到城區學校交流輪崗的教師提出明確的專業化成長要求。對于到城區重點學校交流輪崗的教師，校長要和他們進行個別談話，鼓勵他們到城區重點學校積極工作，勤奮學習，不甘人后，創造優異教學業績。同時，希望他們虛心向城區學校的同仁學習，借鑒城區學校優質教育教學教研資源，通過參加教研活動，使自己的教育科研能力獲得較大較快提升，為自己教育人生積淀深厚的專業化素養底蘊，為國家和人民教育事業做出更大貢獻。
三、關愛交流輪崗教師內心專業化成長需要，把好事做實做細
關愛交流輪崗教師內心專業化成長需要，把好事做實做細，是以教師交流輪崗撬動教師專業化成長杠桿支點的第三個層次。
基礎教育事業堅強根基的關鍵在于教師專業化素養。要實現把教師交流輪崗作為撬動教師專業化成長杠桿支點的有效性，其根本在于各級教育部門和全社會合力關愛交流輪崗教師內心專業化成長需要，把教師交流輪崗作為撬動教師專業化成長支點這一好事做實做細，真正落實在輪崗教師的心上。
認真聽取交流輪崗教師的心聲。確定交流輪崗教師交流學校意向時，應征求當事教師的意見，聽取他們的心聲，關愛交流教師內心專業化成長需要。同時，要考慮交流輪崗教師家庭住址、子女上學、身體狀況等現實困難，從實際出發，讓交流輪崗教師感受上級教育主管部門的關懷。
原學校校長應經常與交流輪崗教師聯系，了解他們專業化成長過程中的現實需要，幫助他們解決生活和專業化成長過程中的具體困難，鼓勵他們不斷學習，積極工作，擴大自己的聲譽，在新學校建功立業，增長知識和才干，為日后回校工作積淀能量。
關鍵詞：檔案管理；研究；高職院校科研
1.科研檔案的含義及作用
科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。
高校的科研檔案，是高校知識產權的重要載體，凝結了高校科研人員在實踐中創造的科技成果、經驗和思維，其中儲藏著大量的科學技術成果、發明創造、工藝方法等。因此認真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識創新、技術進步發揮重要作用。
2.高等職業院校科研檔案歸檔范圍
目前，依據高職院校科研活動的內容和特點將科研檔案大致分為科研項目檔案和科研綜合檔案。
2.1科研項目檔案歸檔內容
2.1.1科研項目準備階段
準備階段收集的管理文件有：開題報告與課題論證材料，科學基金及重大項目申請報告及批件，任務書、協議書、委托任務書、合同，課題研究計劃等。科技材料有：文獻調研、綜述報告，實驗方案，應用前景調研報告，市場預測、應用前景分析報告，開發工作方案等。
2.1.2研究實驗階段
立項后的項目進入實驗階段，需要收集的管理文件有：課題研究計劃執行情況表、進展報告表，計劃調整與撤銷報告等。科技材料有：重要的實驗、測試、原始記錄，數據處理材料，設計文件和圖紙、技術說明、使用說明，階段工作小結，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。
2.1.3項目驗收階段
驗收階段需要收集的管理文件有：工作總結，科研投資和經費決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會材料、驗收評價意見，使用意見，經濟效益和社會效益的證明材料等。科技材料有：研究報告、研制報告，論文和專著，工藝技術報告，技術訣竅報告等。
2.1.4成果推廣應用階段
推廣應用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報到材料，轉讓合同、協議書，生產定型鑒定材料，成果推廣投產后反饋意見，技術展覽會的材料等。科技材料有：國內外學術交流材料，開發和推廣應用方案及實施情況材料，擴大生產的設計文件工藝文件，市場調查、分析報告等。
2.1.5成果申報和獎勵階段
成果申報和獎勵階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報告表，科技成果獎勵申報書及批件，獲獎材料（獎章、獎狀、證書），專利申請書和證書等。
2.2科研綜合檔案歸檔內容
科研綜合檔案是學校科研的重要組成部分，主要包括：上級有關部門科研工作的文件及學院的上報材料，學院科研工作的規章制度，關于科研機構設置的請示、批復，學院學術委員會成員名單，學院科研成果受獎情況，上級下達的科研計劃、任務，學院上報的科研計劃、總結，學院科研成果登記表及重大科研項目執行情況，學院評選先進科技工作者的文件材料，學院召開科研專項會議的文件材料，學院組織開展的科研經驗交流活動的文件材料，學院舉辦或承辦的課題研討活動的文件材料，學院有關科研活動的交往活動、外事活動的記錄材料，學院編印或出版的科研論文集以及反映學院科研動態和成果的報紙、刊物等。
3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析
3.1科研檔案材料收集不完整
科研人員在完成科研項目后，收集的材料主要是一些結果性和部分依據性材料，項目實施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續性研究提高參考和使用時，出現一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因為科研工作人員檔案意識薄弱，在收集科研成果檔案時只注重科研項目的結果性材料，重點是收集科研項目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項目實施過程中形成的材料，卻很少關注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個人私有財產，許多珍貴材料，如獲獎證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認為自己的科研成果是專門用來申報專業職務所用，不愿意將原件歸檔。這些都導致了科研檔案不完整。
3.2科研檔案管理人員配備相對不足
科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關培訓，對科研檔案管理缺乏規范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時間和經歷從事科研檔案管理。
3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏
科研檔案管理大多參照、借鑒常規性檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理制度、辦法和實施細則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監督力度非常小，這是因為沒有相應的制約手段。
3.4科研檔案利用價值范圍比較窄
科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項目研究的科研人員提供參考，并未將成果應用于教學等環節，使得科研成果利用價值范圍比較窄。
4.科研檔案管理的建議
4.1完善科研檔案管理制度
完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎，是學院科研管理的重要部分。應結合學院實際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項目的立項、中期檢查、結題驗收的全部過程同步進行，使科研檔案具有客觀性、真實性、系統性、連續性和完整性，確保科研檔案的利用價值。
4.2強化科研檔案意識
學院可創造一系列的檔案培訓、外出學習和經驗交流機會，加強科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識。
4.3明確科研檔案分工
明確科研檔案管理部門的職責與分工，對相關人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項目負責人，分別建立科研檔案規定職責，制定科研檔案歸檔范圍，及時做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責明確的科研檔案管理工作機制。
[參考文獻]
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【關鍵詞】醫院人事檔案 信息化 管理
醫院人事檔案管理是二項非常重要的信息資源管理工作，它是醫院人員個人經歷和社會實踐的重要記錄，是其業務能力、工作表現、實戰業績等的重要反應，也是重要的人事信息資源。重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，只有堅持人事檔案信息化管理，才能促進醫院人事制度改革，合理有效配置醫院人力資源。促進醫院衛生事業發展的重要舉措。實現信息共享和知識管理，提供先進的技術、手段和方法。
1.醫院人事檔案信息化建設的優點
1.1從根本上來講。
醫院人事檔案材料具有專業性、機密性、政治性三大特點，因此，人事檔案材料需要進行單獨存放，而且要求有專人進行保管。傳統的醫院人事檔案管理模式比較落后，而且長期以來醫院在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒有給予足夠的重視，使人事檔案基礎設施差，收集、整理，歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準確性和完整性，還嚴重增加了很多工作量，使用計算機管理醫院的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。
1.2利用計算機管理醫院人事檔案，有利于材料的完整保存。
除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
1.3利用計算機管理醫院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。
按傳統的和理模式。要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投人大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2.實現醫院人事檔案信息化的途徑
2.1建立完整的數據庫管理系統
①完善人事檔案信息綜合數據庫，建立信息收集網絡、傳遞方式，制定人事信息收集內容。②建立人事檔案信息分類數據庫，保證數據采集準確，隨時更新。③建立數字檔案庫，借助多媒體設備（如電子掃描儀或數碼相機）將人事檔案進行數字化處理，刻錄光盤。④完善和建立辦公信息數據庫，人事檔案管理口常的辦公業務均列為辦公信息數據庫的服務范圍。
2.2建立健全相應的規章制度
在制定信息化建設的規章制度時，參照國家和有關部委頒發的檔案信息化建設法規，研究制定以下幾種制度：計算機人事檔案信息管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息提供與利用的暫行辦法；計算機人事檔案的安全與保密制度等條規，確保各項條款的實用性。
2.3培養一支高素質檔案管理隊伍
人事檔案管理工作需要高素質，復合型人才，具備良好的個人素質、較高的文化知識、有一定外語水平，懂得人事檔案管理專業知識和計算機網絡技術的應用和維護知識，全面了解和自覺執行人事檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準，在工作中具有較強的適應性、穩定性和創造性，能夠下功夫研究并解決當前檔案信息化建設中遇到的一些實際問題，還要善于探索未來人事檔案信息化建設的發展思路。
2.4加大安全保密工作力度
要經常組織人事檔案工作者開展計算機信息安全保密方面的教育活動，如業務講座、經驗交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強廣大人事檔案工作者安全保密意識，逐步提高安全防范的工作能力；要結合人事檔案信息的利用情況，嚴格確定利用對象、方式和時間，避免信息利用無序狀態。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現象發生，應在相應的網絡接口部位安裝監控設備，并定期進行檢測與維護。為防止計算機病毒侵入人事信息網絡系統，要經常用有關清毒軟件對計算機系統做好清毒，確保人事信息萬無一失。
3.醫院人事檔案信息化的意義
3.1提高人事檔案的利用率
應用計算機查閱檔案，一是可替代現有手工查閱檔案，為查找檔案提供方便；二是能夠完成檔案的接收、轉遞、借查閱；三是自動生成各種人力資源管理、勞資變動等報表；四是可以完成檔案、花名冊、報表等資料輸出。為檔案管理節省了大量成本，提高了工作效率。
3.2降低人事檔案材料管理成本
人事檔案材料實現計算機管理后，原則上不能隨意查閱，只有較少人員可以接觸原件，從而使檔案原件使用次數減少，確保檔案安全和完整。另外，傳統檔案管理硬件設施除專用庫房以外，需設立專職檔案管理人員。實現信息化管理后，現有管理人員足可以兼任，除數據錄入和升級外，不需要單獨設立機構及人員，管理成本和資源大大降低。
3.3提高了人事管理工作的運轉速度
干部選拔任用、調整配備和交流等工作中，可利用信息庫直接產生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了人事管理工作的運轉速度。
3.4實現了人事資源的共享
加強與社會各方面的橫向聯合，實現信息資源共享，為社會各界提供全方位的、迅速快捷人事檔案信息化服務，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
總之，實現人事檔案管理信息化，對醫院發展具有深遠影響，我們要與時俱進、不斷創新，切實做好人事檔案信息化建設工作，充分發揮人事檔案信息資源的優勢，為醫院的改革與發展提供必要的服務。
參考文獻：
[1]樊曉宇.對醫院人事檔案信息化建設的思考[J].陜西檔案，2009（6）：44
內容摘要：當前企業職工檔案管理存在管理機制落后、領導管理檔案意識淡薄、管理方法落后、檔案管理人員素質不高四大問題，應采取以下對策：建立與市場經濟發展相適應的現代管理體制；強化檔案意識，提高企業職工檔案工作地位；加強管理，形成科學完善的管理體制；加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質；注重檔案資源利用，發揮檔案的實際效能。
關鍵詞： 企業職工檔案 存在問題 對策
企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。它關系到職工職稱評定、失業保險、養老保險等許多方面，是職工享受各項社會保險待遇和辦理退休手續的主要依據，是國家檔案的組成部分。因此，有效地管理和利用企業職工檔案，對落實科學發展觀、維護企業職工利益，維護社會穩定，完善勞動力市場，構建社會主義和諧社會具有十分重要的意義。
一、當前企業職工檔案工作存在的問題
原勞動部、國家檔案行政部門于1992年頒布的《企業職工檔案管理工作規定》，已經不能適應新的形勢發展需要，隨著市場經濟體制改革進一步深入，企業實行改制、破產已進入掃尾階段，原有的企業職工檔案歸用人單位或主管單位管理已不再存在，現在企業職工檔案工作面臨著新的機遇與挑戰。目前主要存在以下四個方面的問題：
（一）管理機制滯后
1、現行檔案管理體制與市場經濟發展不相適應。現在企業職工檔案由多個部門管理，職責分工交叉重迭。人事部門管理干部身份的職工檔案，勞動和社會保障部門管理改制、破產和下崗分流人員職工檔案，其中內退和退休由養老保險所屬經辦機構管理。這種管理方式，有悖于企業實行的全員勞動合同制，給企業的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益，促進勞動力合理有序流動，建設科學、規范的勞動力市場。
2、改制、破產企業的職工檔案走向不清。改制、破產企業的職工檔案歸市勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心管理，而有些改制企業的職工檔案，最近則歸其主管單位市經貿委管理，有的職工檔案暫歸留守處管理，造成管理混亂，查找困難。企業的職工到退休或落實有關優惠政策時，只知道都到勞動和社會保障行政部門找，時常有找不到的情況發生，給職工帶來極大的不便。
3、職工檔案管理的利益與責任關系不明。企業改制時，由于接收職工檔案有一筆費用，有些主管單位就爭著要接收被改制企業的職工檔案。待費用用完之后，又覺得這些檔案是累贅，想移交給勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心，可技術工人交流中心又是自收自支的單位，不交費用則拒絕免費管理檔案。
4、解除勞動關系人員檔案轉移不明確。隨著社會主義市場經濟體制的導入，改制、破產企業逐步增多，解除勞動關系人員的檔案后續問題日益呈現，解除勞動關系人員在與企業解除勞動關系時，企業給予員工一次性經濟補償金，在得到經濟補償金后，員工的檔案能否轉移沒有明確的政策性文件。
（二）領導管理檔案意識淡薄
1、重視程度不夠。企業是以營利為目的從事生產經營活動的社會經濟組織，受習慣定式的影響，有些單位的領導和部分同志認為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應有的位置，檔案所需經費短缺、發展后勁不足，導致了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成職工檔案工作。隨著改革的全面深化，企業精簡人員編制，檔案管理體制受到沖擊，有的被削弱，有的被精簡，檔案管理人員身兼數職的現象較為普遍，不能集中精力開展檔案工作。
2、檔案意識逐漸淡化。由于企業產權制度改革進程的不斷加快，其中大部分企業改制成非公有制企業，企業人事檔案管理工作遇到了前所未有的新問題。保留在留守處或老廠人員檔案雖然名義上有主管單位，但受方方面面因素的影響，這些單位的檔案多數被遺忘在角落，甚至丟失；而無留守處的單位，則企業職工提著檔案回家，自己拿著檔案回家涂改。改制企業中，有的片面地認為，企業經營者與員工是“雇傭關系”，用的是職工現有的勞動力，花功夫、費財力抓職工檔案管理沒有必要，因而，不能把職工檔案管理工作列入工作日程，造成了職工檔案收集、整理、轉遞、利用等環節問題倍出，嚴重影響了工作的正常開展。甚至有的企業負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調動手續。這些問題的出現，影響了檔案管理的嚴肅性，更侵害了職工個人利益。
（三）管理方法落后
職工檔案管理的軟硬件不適應形勢發展的需要。多數企業檔案室設備陳舊，管理手段落后，檔案管理“八防”達不到標準。職工檔案管理停留在傳統的手工管理方式，只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子。在運用先進的計算機和 網絡技術等現代化手段，充分利用檔案資源，提高隊伍素質，促進企業發展方面下功夫不夠。
（四）檔案管理人員素質不高
檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。
二、解決企業職工檔案工作存在問題的對策
要解決企業職工檔案工作存在問題，必須貫徹落實科學發展觀，堅持以人為本，以創新為動力，以檔案信息化建設為手段，以服務為方向，促進企業職工檔案工作向科學化、規范化發展。
(一)建立與市場經濟發展相適應的現代管理體制
1、要明確檔案的管理機構。當地政府應制定本地《企業職工檔案管理辦法》，明確規定檔案管理者，一是經當地勞動和社會保障行政部門認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當地勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構也不得保存職工檔案。
2、要明確改制、破產企業職工檔案的流向和歸屬。企業合并、重組、破產后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心管理，待落實單位后，辦理轉遞；對解除勞動關系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉遞到勞動和社會保障行政部門的技術工人交流中心保存，以便再就業時使用。
3、管理方式應適應企業經濟發展和新型勞動力市場發展的需要，由現在的多級分散管理逐步過渡為集中統一管理。有條件的大中型企業由勞動和社會保障行政部門、檔案行政部門指導，獨立管理職工檔案，小型企業和私營、個體、外資企業的職工檔案由當地勞動保障局的技術工人交流中心管理。應用計算機網絡技術，建立個人檔案與養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、再就業等一條龍管理體系，這樣既能有效地保障職工個人利益，方便企業的職工管理工作，杜絕檔案管理中不良現象的發展，又能充分發揮勞動和社會保障行政部門的服務職能，提高辦事效率。今后將逐步過渡到對本地區企業職工檔案實行由當地勞動和社會保障行政部門集中統一保管，由當地檔案行政部門統一進行監督和業務指導，將職工的檔案劃分為在職、失業和勞動事務三個部分，實行統一化、規范化的管理，查閱取證制度化、網絡化。此舉可避免職工檔案在企業的隨意性和職工流動、再就業等統計查詢的不穩定因素，為當前的下崗、失業人員再就業以及職工辦理退休等提供方便。
（二）強化檔案意識，提高企業職工檔案工作地位
加強宣傳，提高企業領導的檔案意識。一是充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規及有關勞動保障法規的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉變企業領導不重視職工檔案的現狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業發展規劃和企業計劃中占據一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓形式，使企業職工檔案工作的性質、任務和作用，最大限度地被企業領導了解和認識，工作實踐中自覺地形成利用檔案、關心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經費投入，使職工檔案工作與企業的管理、生存、發展有機地結合起來，促進企業全面、協調、可持續發展。
（三）加強管理，形成科學完善的管理機制
1、加強宏觀指導。勞動和保障行政部門對企業職工檔案工作進行領導與指導，檔案行政部門對企業職工檔案工作進行監督、指導。
2、提高檔案工作的規范化程度。為了使檔案管理程序化、規范化、科學化，必須結合職工檔案工作實際建立健全各項制度，并嚴格執行制度，檢查落實制度，切實做到有法必依，有章可循。企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
3、做好檔案管理的基礎工作。檔案管理單位應嚴格執行《勞動法》和《檔案法》，健全檔案管理制度，認真負責地為每一個職工記錄、收集、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發現問題及時整改，保證職工檔案的完整、真實、精煉、實用。
4、提高檔案管理現代化水平。隨著檔案現代化管理的深入，隨著信息時代的到來，各種現代化設施以迅雷不及掩耳之勢襲來，使計算機技術為核心的檔案管理現代化發生了新的變革，正邁向信息化、網絡化的時代。我國傳統的職工檔案管理應由控制性、分散性管理轉向服務性、集中性管理，網絡技術為我們提供了發展的契機。要不斷強化檔案管理人員現代化管理意識，對他們進行現代化微機知識培訓，并熟練掌握有關知識。要重視運用現代設備手段，對職工人事檔案信息進行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，充分發揮現代化工具的作用。
（四）加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質
人才是事業發展的關鍵，把檔案干部培養成學習型、創新型人才是新形勢下做好企業職工檔案工作，開創新局面的前提和保證。要從促進事業發展出發，堅持以人為本，積極實施人才工程，努力構造一個發現人才、培養人才、使用人才、儲備人才的良好機制，建立一支業務素質較高的職工檔案管理隊伍。
1、要嚴把選人關。檔案工作是一項政策性很強的工作，根據新形勢檔案工作的需要，選配檔案管理人員時，要注重選拔思想政治素質高，年紀輕、學歷高、擅長計算機操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。
2、要強化培訓，優化檔案管理隊伍素質。注重實用性，以整代訓。分期分批集中檔案管理人員學習業務知識，圍繞疑難問題進行研究探討，以達到取長補短，共同提高的目的。同時積極鼓勵檔案管理人員在職自學，并加強自學情況檢查和督促，從業務能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開改制企業職工檔案工作座談會、研討會，交流改制企業職工檔案管理經驗，解決疑難問題，研究新的發展思路，提升工作水平。
3、要健全目標管理。把檔案管理人員的工作成績納入崗位目標管理，并與年終考核相結合，從而促進檔案管理人員素質的提高。
4、要引入競爭，形成有效激勵機制。檔案管理的核心就是將人力資源當中蘊藏的一切力量都挖掘和發揮出來。在這一過程中有效利用激勵機制是調動人的積極性和創造性的重要手段。一是人性激勵。注重從政治待遇、生活待遇等各方面關心愛護檔案管理人員，大力調動檔案工作者的積極性和創造性。二是知識激勵。在創造條件對檔案管理人員進行業務培訓的同時，鼓勵他們自學成才和參加各種繼續教育活動，對自學成才者重新量才使用。三是目標激勵。根據工作任務科學、合理地制定目標及目標完成與否的獎懲制度，從而激勵每一位檔案工作者為完成這些目標去發揮聰明才智，使一切有利于檔案事業發展的有生力量盡情地迸發出來。
2.選準目標，確定納入考察范圍的軟件公司。各軟件公司從成立到不斷發展的過程中各有技術優勢和市場評價。在調研之前，應多方面了解國內比較知名的檔案軟件服務商的情況，包括其產品類型、技術特點、資質獎勵等級、規模大小、用戶評價等。納入考察視野的軟件公司不能過多也不能過少。過多則良莠不齊，浪費人力物力；過少則可選范圍窄，也不利于形成競爭優勢。
3.選擇典型，借鑒成功的經驗和教訓。選擇典型，一方面是要選擇檔案信息化建設開展比較好的建設單位，另一方面是要選擇技術、經驗相對成熟的軟件公司，要把這兩種典型性結合起來考慮。檔案信息化建設開展比較成功的建設單位，在項目實施過程中積累了豐富的經驗和教訓，可以給我們提供很好的借鑒；同時，調研的過程也是考察各軟件公司實力的過程。負責項目實施的軟件公司每完成一個成功的項目，自身的技術、經驗、創新能力也不斷得到檢驗、積累和提升。選擇與這樣成功案例多、項目實施經驗豐富、技術先進而穩定的軟件公司合作無疑更具有保障性。
4.選擇同類，最大限度地發揮同類優勢。選擇同類，就是選擇行業性質、檔案管理模式、檔案種類、信息化實施內容相近的建設單位進行調研。上述情況類似，檔案管理信息系統建設就必定有很多相同或相通之處，調研中了解到的信息對我們來說也就更熟悉、更具體、更有價值，很多做法實踐起來也就更具有可操作性，有些甚至完全可以拿來為我所用；另一方面，有同行業項目實施經驗的軟件公司對于我們來說也更具有考察價值。
5.認真對待，對要交流的問題做充分準備。調研工作對于深化我們對檔案信息化建設的認識、逐步明確自身檔案信息化思路以及選擇合作的軟件公司都有很重要的作用，所以要認真對待，不能走過場。在調研之前，檔案部門、信息部門甚至有關業務部門應多學習檔案信息化建設相關知識，同時對自身的檔案管理現狀和未來信息化管理的需求要有一定的認識。在此基礎上還應認真準備調研提綱，詳細列出要了解和交流的重點問題。問題應盡量全面，業務和技術并重。要帶著問題去，帶著答案回。
6.把握全局，提問時不糾結于細節。在調研過程中，除去情況介紹、系統演示，現場答疑解惑的時間其實很有限。為了充分利用這有限的時間，提問時應從全局考慮，不能單單以某個業務部門為主；各業務部門在提問時也應抓住重點，不能糾纏于細節。總之，提問要盡量全面，重點問題必須問到，一些細節問題，可以留在技術交流階段再做深入探討。不能因為問題單一浪費了珍貴的學習交流機會，也不能因為瑣碎問題浪費了交流雙方寶貴的時間。
7.廣泛收集信息，爭取獲得成型的經驗材料。檔案信息化建設過程實際也是以信息化促進管理規范化、標準化的過程。在可能的情況下，對被調研單位檔案信息化建設過程中形成的規章制度、電子文件歸檔范圍等有珍貴參考價值的文件材料進行收集是很有必要的。如果被調研單位樂于提供，我們后續的實施工作就有了捷徑可走。
關鍵詞：高校;科研檔案;檔案管理
一、加強科研檔案管理工作
高校檔案管理隊伍包括高等學校檔案部門專職檔案人員和各職能部門的兼職檔案人員。從事檔案工作的人員知識水平和文化程度不高，給檔案工作帶來一定困難。特別是兼職檔案人員，工作性質決定他們工作更換頻繁，影響了檔案工作和學校各項工作的進展。這就要求學校重視人員安排，使具有高素質的人員加入。
從事檔案工作的人員必須具備有工作熱情、踏實的工作態度，甘愿為檔案事業做貢獻，具備良好職業道德的同時，還應有保密意識。選拔人才時還要考慮年齡結構、知識層次等方面的因素，以穩定檔案隊伍的建設。
開展檔案專職及兼職從業人員的業務培訓工作。每年定期組織從業人員參加遼寧省、沈陽市檔案系統的崗位培訓和資格考試，特別要重視對兼職檔案人員的培訓活動，使其都能取得崗位培訓證書，每年年底由檔案部門對其進行考核，給予優秀人員獎勵，同時和各基層單位的考核掛鉤。在每年檔案宣傳日活動中，檔案人員在做宣傳的過程中能夠提高自身能力。
做好專職及兼職檔案人員學習與交流活動。定期帶領檔案人員到評比優秀的單位參觀學習，學習他們的先進經驗，同時參觀歷史圖片展覽，還要定期邀請專家來講座，給兼職檔案人員做學術報告，使檔案人員接受新知識，適應檔案事業的發展。檔案館館長還要向校領導爭取外出學習的機會，派代表到蘇州大學參加檔案管理軟件學習交流，讓檔案人員長知識、開眼界。
二、加強科研組卷和日常管理工作
《高等學校檔案工作規范》明確指出，部門立卷是高校檔案工作的基本制度和基礎。因此，學校各級組織必須做好部門立卷工作。
1.做好科研檔案立卷管理工作。根據以往的經驗，個別教師的科研課題在結題后不愿存入檔案館，為以后評職稱，聘崗利用方便，都想個人保留。因此，每年我們分管科研檔案的工作人員要經常到基層找教師收集科研檔案，工作起來很辛苦。針對這一現象，我們同學校有關部門及科技處取得聯系，制定有關制度，并取得了一定的效果。如：教師在結題后到財務處領取科研經費時，按規定到檔案部門歸檔，歸檔材料齊全后由檔案部門蓋章簽字方能到財務處領取科研到款額，這就解決了檔案存檔不齊全問題。
2.加強對立卷工作的監督檢查，支持和重視檔案部門工作。各級領導要經常對本部門兼職檔案員檔案歸檔立卷工作進行指導，制定立卷工作職責，定期做好改進工作。同時，每個部門由一名主管領導負責兼職檔案員工作，將檔案管理作為年底領導考核的主要依據，不合格的歸檔部門的領導在換屆時不能繼續擔任領導職位，以此大大提高各級領導的重視程度。
3.高度重視進館后科研檔案的收集、整理、裝訂等工作。嚴格按照《檔案歸檔范圍和保管期限表》的要求，整理、分類、組卷，要求準確地劃分保管期限，寫清楚題名與責任者。把合同、課題、專利等科研材料及時收集齊全，并對科技成果獲獎證書進行跟蹤收取，確保科研項目的收集完整齊全，不允許有任何遺漏現象發生。
三、對高校科研檔案存檔的幾個建議
1.完善科研檔案管理體制。為今后更好地做好科研檔案管理工作，檔案部門同各職能部門要認真制定好有關的歸檔管理制度，科研課題組的負責人要將組織研究的一切數據及研制過程歸檔，如科研準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵階段、應用轉化推廣階段等需要的材料，都必須全部歸檔。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，提高科研檔案的歸檔率。
2.增強檔案管理員歸檔意識。由于檔案人員對科研檔項目過程不了解，無法掌握其流程狀況，不知道課題組的研制階段進行到什么程度，特別是不能及時了解成果，導致歸檔材料不及時，有的材料甚至無法歸檔。主要原因在于有些科研人員歸檔意識不強，在項目完成后不愿意歸檔，這樣就要求我們必須增強各部門人員的檔案歸檔意識、責任感和使命感。
3.實現科研材料全面歸檔。科研檔案歸檔材料不齊全不完整主要表現在：歸檔的材料中復印件過多，存在著公章、簽字不全;缺乏科學性和合理性，造成檔案無法歸類;科研部門對科研項目分隔管理，導致科研成果歸檔時間不統一。對此，要完善科研檔案歸檔材料，實現科研材料全面歸檔。
參考文獻：
人口和計劃生育行政執法是履行法律法規賦予的職責,是代表國家行使行政管理權,是依法治育的重要手段。人口和計劃生育執法檔案是執法工作的主要業務內容,是人口和計劃生育檔案的重要組成部分,它為將來人口和計劃生育行政執法的學習和發展提供依據,對保障人口和計劃生育基礎地位、維護育齡群眾合法權益、保護人民健康和社會穩定都有重要作用。
一、人口和計劃生育行政執法檔案的特點
1.專業性強。人口和計劃生育行政執法檔案是人口和計劃生育行政執法活動的產物,是一定專業執法活動的真實記錄。不同的專業法都有不同的專業執法活動的范圍、相對人,都有它的法律法規和特點。這就決定了它在檔案的內容、形成過程及適用的法律法規上各不相同,并明顯反映出一定的專業特點。例如社會撫養費征收、行政處罰、執法人員管理等,它們活動的范圍空間、對象目標等都有明顯不同,表現出較強的專業性。
2.成套性。一方面,一個獨立的專業執法活動,如在社會撫養費征收執法中,從立案到作出征收社會撫養費決定形成一套完整的檔案,主要包括立案、調查取證、案件合議、送達告知書、聽證、作出征收社會撫養費決定書、行政復議等全過程,直到結案所形成的全部檔案是一個整體,不可分割,也不可能與其他專業案件的檔案混淆。另一方面,執法檔案是必須成套提供利用的,拆開會影響其使用價值。
3.現實性。主要表現在人口和計劃生育行政執法檔案與現實的經濟、社會關系密切,不僅反映依法行政的查考作用,而且在提供利用中還有現實的作用,一經利用就能收到經濟效益和社會效益,故有現實性。
4.存儲性。執法檔案一般是某一專業執法活動的結果,記載了專業執法活動全過程的真實情況,如案件發生地、相對人,違法事實違反了哪一條法律法規,調查取證是怎樣進行的,依據什么來作出處理決定等等,在檔案中都存有大量的相對人違法事實和適用的法律法規依據,必要時在執法上可以借鑒和利用。
二、人口和計劃生育行政執法檔案的作用
1.人口和計劃生育執法檔案是執法活動的依據和憑證。在人口和計劃生育執法活動中,一切活動都程度不同地具有連續性,前一案例為后一案例提供依據。人口和計劃生育執法檔案的依據性同人口和計劃生育執法自身的復雜程度以及記述的各起案例的復雜程度成正比,所記載的內容越復雜,依據性越強。主要表現為:一是管理工作依據。在管理工作中,無論是執法工作評價,還是社會效益分析等,都離不開檔案;二是執法人員的勞動憑證。在執法人員的考核、選拔中,除人事檔案外,還需要有執法檔案做依據;三是在追究行政執法錯案責任時起憑證作用。
2.人口和計劃生育執法檔案是進行交流的工具。在人類社會發展史上,各種各樣的交流占有重要位置。同樣,人口和計劃生育執法工作也需要交流。目前,人口和計劃生育行政執法剛剛起步,執法體系正在深化改革,執法力度不斷加大,逐步走向規范化。執法檔案正是交流、協作、借鑒的有力工具。
3.人口和計劃生育執法檔案是積累經驗、提高執法水平的手段。一是執法活動的真實記錄,它記載著執法人員對案件的發現、調查取證方法和辦案水平,記述了查辦案件的全過程和最終結果;二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結果的載體,具有積累辦案經驗和提高執法水平的作用,使得人口和計劃生育行政執法檔案成為辦案經驗和提高執法水平的工具和手段,對于一個執法單位來講,如果有質量較高、數量較多的執法檔案庫藏就標志著它有比較雄厚的辦案技術儲備。
三、人口和計劃生育行政執法檔案業務的主要工作內容
1.收集。就是把分散形成的、有保存和利用價值的執法檔案接收過來,集中保存在執法檔案室,以利于有關人員使用。
2.整理。就是把分散收集來的執法檔案,按規定程序,將其分類、系統排列和科學編目,便于安全保管,更重要的是滿足對執法檔案利用的方便需求。
3.鑒定。就是鑒別執法檔案的價值,需對檔案不斷進行去粗取精的鑒別工作,挑選那些需要定期或永久保存的檔案,以及銷毀那些無須保存的部分。
4.保管。就是采取一定的措施,保護好執法檔案的完整與安全,保守機密,防止并克服各種自然的、社會的不利因素對執法檔案的損壞,不斷延長執法檔案的保管壽命。
5.編目與檢查。人口和計劃生育執法檔案數量龐大,成分復雜,要根據歸檔時的情形而形成程序,按照一定的方法整理和保管。人口和計劃生育執法檔案分類應從實際出發,當前可分為社會撫養費征收、行政處罰、執法人員管理檔案等,在征收社會撫養費中又分為一胎違法生育、二胎違法生育、多胎違法生育處理等。同時,需要通過各種途徑和形式提示檔案的內容和成分,提供查找檔案的手段,方便有關人員的查找和利用。
6.利用。就是創造各種條件滿足對執法檔案利用的各方面要求,積極做好應有的準備,包括編制各種查考工具,匯編各種參考資料,以及時、有效的方式,介紹和提供執法檔案為各項執法工作需要服務,這也是保存執法檔案的目的。
四、做好人口和計劃生育行政執法檔案管理的幾點建議
(一)在編制專題性統計分析材料時,應注意以下幾個問題:
1.要積極爭取業務部門的配合。檔案管理人員根據所選題目,以站藏檔案為依據,在完成對各年度相關數據統計后,可交予業務科室,由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行,又有一定的深度。
2.統計分析時間跨度要大。統計分析材料的時間跨度越大,越能揭示出規律性、本質性的信息,越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及公共衛生發展趨勢。如果所跨年度過短,就沒有多少實用的價值,不能為湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。
3.統計數據真實準確完整。編研不是杜撰,它必須以檔案材料為依據,是在分析檔案原件內容的基礎上,根據選題對數據進行取舍。因此,如實地采用檔案數據,是決定編研質量及可靠程度的前提。有時,某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來,就需要檔案人員認真研究檔案材料,找到相關的數據進行計算而得出,不能圖省事而主觀杜撰。另外,數據必須要準確完整,不能隨意遺漏,要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類,同類項目才能進行有關的計算。計算要正確,并要經過復核。
4.形式新穎好看。編制專題性統計分析,往往以表格、數字、文字為主,形式比較單一刻板。我們可采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術,使編研材料做到圖文并茂,色彩鮮艷,生動直觀,新穎好看。
(二)檔案人員應具備專業知識
檔案人員要努力開發檔案信息資源,做到編研材料有特色,為人口計生業務服務,這是人口和計劃生育行政執法檔案工作不斷發展和進取的需要。同時,這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。做人口和計劃生育行政執法檔案人員,做好編研工作,應具備的專業知識應有兩層含義,一是檔案編研專業知識,一是人口和計劃生育行政執法專業知識。目前的人口和計劃生育行政執法檔案人員多為“半路出家”,因此加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習是十分必要的。這是做好編研工作的基礎。另一方面,檔案人員只有學習和掌握了人口和計劃生育行政執法專業知識,才能閱讀和分析業務技術報告和總結,才能選擇反映專業特點和內容的編研材料題目及適合的類型,這是確保編研材料具有專業特色的前提。此外,在編研材料的編制過程中,即使請有關的業務人員配合進行,也需要檔案人員在具備一定的專業知識的基礎上,與業務人員進行充分的交流,才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當然,這并不是要求檔案人員要成為人口和計劃生育行政執法專家,但應該做到“耳熟能詳”。還有,檔案人員還應走出門,向兄弟單位學習編研工作的經驗,這也是提高編研水平的捷徑。總之,為進一步開展有專業特色的編研工作,深入開發衛生防疫檔案信息資源,檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。
(三)加強領導,建立組織
搞好人口和計劃生育行政執法檔案的管理,領導是關鍵。要建立檔案管理工作領導小組、檔案鑒別小組等組織,應把檔案列入執法工作的議事日程,使檔案工作有領導、有組織、有管理地開展,使之逐步規范化、標準化,走上依法建檔的軌道。
(四)制訂制度,明確職責
制訂檔案管理各項規章制度,是搞好檔案管理工作的關鍵,是規范管理者行為的主要手段。要按照《檔案法》的規定,制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案保管保密制度》等,進一步明確檔案管理人員的職責。
(五)加強培訓,掌握技能
首先,要選用政治素質較好、熟悉檔案管理工作、懂人口和計劃生育法律法規、熱心于人口和計劃生育行政執法工作和責任心較強的執法人員擔任人口和計劃生育行政執法檔案的管理員。其次,加強學習培訓,既要管理人員掌握人口和計劃生育法律法規和檔案知識,又要學會建立檔案的實際操作技能,還要掌握計算機的應用技術,不斷提高管理者的業務水平。
(六)規范管理,開發利用