時間：2023-04-03 09:47:33
導(dǎo)語：在科技檔案論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
任何事物都有其自身的運動規(guī)律，那么，也就具有其自身的特點。醫(yī)院科技檔案也是如此，只有認(rèn)識到其特點才能按科技檔案特有的運動規(guī)律進(jìn)行科學(xué)管理，才能發(fā)揮科技檔案的作用。
1．1科技性
科技檔案最根本的特性是科技性。醫(yī)院科技檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實性歷史記錄，對科技成果的科學(xué)性、創(chuàng)新性、實用性價值的鑒定與數(shù)據(jù)處理決策具有重要的作用。一切科研項目科學(xué)技術(shù)性質(zhì)的文件，如不加強管理，出現(xiàn)疏漏，將嚴(yán)重影響科學(xué)研究工作。人民醫(yī)院是一所綜合性的三級甲等醫(yī)院，科技檔案質(zhì)高量大，有效應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理科技檔案迫在眉睫。
1．2專業(yè)性
專業(yè)性是科技檔案最突出的特點之一。科技檔案的專業(yè)性不僅使它們同一般檔案相區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別，甚至連表達(dá)知識的術(shù)語、圖形、符號等也很不相同。醫(yī)院科技檔案來自不同專業(yè)的科技活動，類型最為豐富多樣，而且同一種類的醫(yī)院科技檔案隨著它所記載的科技活動的不斷深入，其專業(yè)性也得到了相應(yīng)地加強。因此，反映在科技檔案上，就是不同專業(yè)科技檔案具有明顯不同的內(nèi)容和表達(dá)內(nèi)容的方式。
1．3再生產(chǎn)力
科技成果的利用不是一次性的，而是可以重復(fù)利用的。它能否得到最大限度的開發(fā)利用和有效轉(zhuǎn)化，這需要通過分析與研究，從中吸取有借鑒的有價值的信息以促進(jìn)科技的發(fā)展和進(jìn)步。通過開發(fā)科技檔案信息資源，就能將科技資源廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，充分發(fā)揮科技檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的作用。
2科技檔案管理存在的問題
2．1保存難度大
人民醫(yī)院傳統(tǒng)的儲存檔案方法是以紙質(zhì)為主要的存儲載體，極小部分以磁帶、影像帶、膠片為介質(zhì)和電子文檔形式儲存，科技檔案也不外如此。這些存儲介質(zhì)很容易受環(huán)境影響而出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問題，難以永久保存和備份。而且隨著檔案數(shù)量的與日俱增，存儲空間的需求也越來越大，使醫(yī)院維護(hù)和管理檔案的所占用的空間與成本也越來越大。
2．2查詢難度大
目前很多醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的以人工為主的科技檔案管理模式。人民醫(yī)院傳統(tǒng)的科技檔案資料查詢的流程是：查科室、查時間，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案所在庫房的存放地址，然后庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)，查閱非常耗時、耗力。而且一些檔案經(jīng)過反復(fù)查閱后，已經(jīng)出現(xiàn)了破損現(xiàn)象，有的甚至遺失，對檔案管理造成了很大困擾。
2．3利用效率低
因為紙質(zhì)檔案具有易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計和查詢等問題，很多醫(yī)務(wù)人員感覺很觸頭，不愿意查詢，無形中使檔案的利用率顯著降低。對于一名醫(yī)務(wù)工作者來講，利用醫(yī)院科技檔案資源進(jìn)行科研工作非常重要，通過分析與研究，開發(fā)科技檔案的利用價值。因此，為提高科技檔案利用率，醫(yī)院科技檔案管理進(jìn)行數(shù)字信息化建設(shè)刻不容緩。
3加快科技檔案管理信息化
管理手段的現(xiàn)代化是科技檔案管理信息化的核心手段，要加快檔案管理信息化的建設(shè)，筆者認(rèn)為主要做好以下幾方面的工作。
3．1職業(yè)素質(zhì)
科技文件材料的形成是科技檔案的源頭性工作。科技工作在自然狀態(tài)下不會形成完整、合格、規(guī)范性的科技文件，需要檔案工作者的積極干預(yù)及參與才能形成合格的檔案。一個現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，必須具備具有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者，科技檔案更是如此。在醫(yī)院現(xiàn)代化科技檔案管理工作中，工作人員不僅本身要具備檔案管理專業(yè)知識，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實質(zhì)內(nèi)涵和特點。檔案管理人員一定要認(rèn)識到醫(yī)院科技檔案現(xiàn)代化管理是一項實現(xiàn)醫(yī)院科技檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，需要檔案工作人員全面掌握科學(xué)管理科技檔案的綜合技能，提高自身職業(yè)素質(zhì)。
3．2思想認(rèn)識
計算機能否成功地應(yīng)用在醫(yī)院科技檔案信息管理中僅僅依靠具體工作人員具有現(xiàn)代化管理水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門管理人員的積極參與，尤其是上級領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識的提高非常重要。在科技檔案管理工作上，大院長需指定專門的分管院長進(jìn)行管理把關(guān)，把科技檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)療系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)和服務(wù)工作現(xiàn)代化建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步建立起科技檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率，為醫(yī)院醫(yī)療水平的提高起到積極的推波助瀾的作用。
3．3軟、硬件設(shè)施
加快科技檔案信息化的建設(shè)，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，配置與科技檔案管理信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)備必不可少。利用計算機管理可以減少儲存科技紙質(zhì)檔案所占用的有效空間，保存信息方便簡單；微機的儲存量豐富而廣泛，由計算機編出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，無論是對醫(yī)院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準(zhǔn)確，使用者還可以通過電腦、筆記本、手機等方式接入數(shù)據(jù)中心及時查閱，省時省力，提高工作效率。所以，醫(yī)院應(yīng)創(chuàng)造條件，力爭全部使用電子計算機進(jìn)行管理，自成體系，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。科技檔案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟價值。
對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)。科技檔案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。
摘要:在實施科學(xué)化微機管理的今天,對計生檔案進(jìn)行合理地細(xì)化操作,是現(xiàn)今檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急.文章結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)狀,從職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強化等方面入手,希望能同大家做有益的探討.
關(guān)鍵詞:計生檔案；檔案管理；細(xì)化；法制意識；約束
計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學(xué)化微機管理的今天，加強計生檔案的細(xì)化管理工作，對于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀(jì)末期《中國人口報》上以《走科學(xué)化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識到位、得心應(yīng)手。各級部門領(lǐng)導(dǎo)，各個層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實責(zé)任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。
確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)常化，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。
檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準(zhǔn)確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時。同時，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務(wù)對象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當(dāng)日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準(zhǔn)確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。
檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對待每一點，每一步才會達(dá)到理想的效果。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞：《檔案管理》；2012年；文獻(xiàn)計量；統(tǒng)計分析
1 引言
《檔案管理》創(chuàng)刊于1986年[1]，連續(xù)入選中文核心期刊，刊發(fā)了大量高被引的論文，備受業(yè)界關(guān)注。為客觀準(zhǔn)確地反映《檔案管理》2012年的載文情況，作者對當(dāng)年刊發(fā)的全部文章進(jìn)行了各項統(tǒng)計。為確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，對關(guān)鍵詞作了必要的規(guī)范，歸并了重復(fù)引文，剔除了無文獻(xiàn)來源的注釋性引文，并對全部引文逐一進(jìn)行了核對，修正了引文中的差錯。
2 統(tǒng)計分析方法
利用文獻(xiàn)計量學(xué)的方法，對該刊2012年刊發(fā)的文章從欄目發(fā)文量、作者及地域和機構(gòu)、主題、基金論文、引文類型及年代分布等方面進(jìn)行統(tǒng)計分析，運用CNKI檢索了被引情況。根據(jù)載文實際和統(tǒng)計分析的需要，作者統(tǒng)計分析不含“通訊”、“卷首語”、“文摘”等欄目的文章，主題統(tǒng)計分析不含無關(guān)鍵詞的文章，引文統(tǒng)計分析不含無參考文獻(xiàn)或參考文獻(xiàn)類注釋的文章。
3 載文統(tǒng)計分析
3.1 載文欄目發(fā)文量。2012年《檔案管理》設(shè)置有“卷首語”、“理論探討”、“爭鳴”、“業(yè)務(wù)研究”、“局館長訪談”、“專題沙龍”、“調(diào)查報告”、“海外采風(fēng)”、“工作園地”、“史料鉤沉”等18個欄目，共刊發(fā)文章277篇，表1是主要欄目的發(fā)文數(shù)量。發(fā)文量集中于“工作園地”、“業(yè)務(wù)研究”、“調(diào)查報告”和“理論探討”四個欄目（表中單列了占比）。
3.2 作者分布。作者統(tǒng)計針對“工作園地”、 “業(yè)務(wù)研究”、“調(diào)查報告”、“理論探討”、“海外采風(fēng)”等9個欄目的242篇文章，其中獨著210篇，兩人合著28篇，三人合著4篇，分別占統(tǒng)計文章的86.78%、11.57%和1.65%。
3.2.1 作者發(fā)文數(shù)量。最多的發(fā)文6篇，共兩人，發(fā)文3篇以上的作者共12人（“+”后為第二作者發(fā)文數(shù)），另有馬帥章等28人發(fā)文2篇（含非第一作者）。
3.2.2 第一作者地域分布。以第一作者發(fā)文最多的為河南作者（168篇），其次是北京（9篇）、山東和上海（各8篇），發(fā)文作者涵蓋了19個省市。河南省又以鄭州、開封、濮陽作者發(fā)文數(shù)量居多（105篇）。
3.2.3 第一作者機構(gòu)分布。由于有些文章作者單位不夠具體，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有一定影響。242篇文章中，各類院校和各級各類檔案館（局）的作者占比較高，分別發(fā)文102篇和82篇。
3.3 主題分布。關(guān)鍵詞是從文獻(xiàn)的標(biāo)題、摘要和正文中選取的，能夠反映文獻(xiàn)的主題[2]，因而選用關(guān)鍵詞進(jìn)行主題分析。2012年《檔案管理》中有關(guān)鍵詞的107篇論文共有關(guān)鍵詞401個，篇均3.75個。涉及關(guān)鍵詞305個，最多的僅出現(xiàn)8次，可見分散度較大。為較好地反映文獻(xiàn)主題，可將表達(dá)相同或相關(guān)概念的關(guān)鍵詞進(jìn)行必要的統(tǒng)一，如將“檔案館”、“檔案局”、“檔案部門”等統(tǒng)一為“檔案館”。規(guī)范統(tǒng)一后，利用自編的軟件處理得到以下統(tǒng)計結(jié)果。
3.4 基金論文。2012年基金項目論文共25篇，基金論文占比超過10%。其中，河南省檔案局科技項目《轉(zhuǎn)變檔案行政管理職能研究》、《檔案執(zhí)法理論與實踐研究》各發(fā)文3篇，河南省檔案局科技項目《檔案立法技術(shù)研究》發(fā)文2篇，基金發(fā)文量如表4所示。
3.5 引文統(tǒng)計。2012年《檔案管理》文章中，列有參考文獻(xiàn)、參考文獻(xiàn)類注釋的論文96篇，共有引文725條（其中外文13條），篇均引文7.55條。從年代分布看，2005年后的引文數(shù)量占66.62%。引用文獻(xiàn)類型中，期刊論文最多，占比達(dá)70.62%，其次是電子文獻(xiàn)、圖書和學(xué)位論文。表5列示了引文的年代分布（“其他”為1980年前或無法確認(rèn)年代的）。
引用文獻(xiàn)中的期刊論文共涉及期刊139種，其中以檔案類期刊為主，排在前9位的都是檔案核心期刊，其次是非核心檔案類期刊和圖書情報類核心期刊。
3.6 被引統(tǒng)計。通過中國知網(wǎng)檢索，截至2013年4月23日，2012年《檔案管理》刊發(fā)的被引論文達(dá)25篇，其中《中部六省市級檔案網(wǎng)站評估指標(biāo)體系的構(gòu)建及評估結(jié)果分析》被引3次，《淺談事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)》等兩篇各被引2次。表6列示了十種檔案學(xué)期刊2012年發(fā)文及被引情況。
4 結(jié)論
通過以上統(tǒng)計和分析，可以得出以下基本結(jié)論。
4.1 從欄目發(fā)文分布看，“工作園地”、“業(yè)務(wù)研究”、“調(diào)查報告”和“理論探討”四個欄目是發(fā)文主體，“工作園地”和“業(yè)務(wù)研究”兩欄目的發(fā)文量超過發(fā)文總數(shù)的一半，表明《檔案管理》特別注重結(jié)合工作實際，與其“以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，兼顧學(xué)術(shù)性和可讀性”[1]的定位是一致的。
“卷首語”是許多檔案刊物共有的欄目，但《檔案管理》六篇卷首語的內(nèi)容均為“檔案依法行政管理”，對做好檔案工作有很強的針對性和指導(dǎo)性。
4.2 載文中獨著文章居多，發(fā)文2篇以上的作者超過40人，他們獨立或合作發(fā)文的數(shù)量超過100篇，表明《檔案管理》已形成較為穩(wěn)定的作者隊伍。但作者以個人自由研究為主，論文合作程度偏低[3]。
發(fā)文作者的地域和機構(gòu)數(shù)據(jù)表明，《檔案管理》立足河南，面向全國。注重反映本省的研究成果，注重各級各類檔案館（局）的業(yè)務(wù)交流，不斷傳播和促進(jìn)學(xué)術(shù)研究。發(fā)文作者集中在各級各類檔案館（局）和各類高校，反映了這兩個系統(tǒng)科研能力較強[3]。
4.3 從關(guān)鍵詞的詞頻可以看出，《檔案管理》2012年特別注重刊載“檔案執(zhí)法”、“檔案法規(guī)”和“立法”方面的文獻(xiàn)，同卷首語的內(nèi)容相呼應(yīng)。此外，“檔案館”、“檔案”、“檔案管理”、“檔案鑒定”、“檔案服務(wù)”等也是刊載的重點，有很強的實際工作指導(dǎo)價值。但列有關(guān)鍵詞的論文偏少，在一定程度上影響了主題統(tǒng)計結(jié)論的準(zhǔn)確性。
4.4 基金項目多為與檔案工作相關(guān)的省部級以上項目，基金項目級別較高。基金論文占比雖不算高，但針對性很強，較充分地反映了檔案科研特別是檔案執(zhí)法和立法研究方面的最新成果。
4.5 引用文獻(xiàn)表現(xiàn)出期刊論文多、核心期刊論文比重大、引用年代新的特點，表明刊載的論文注重高水平檔案學(xué)研究成果的吸收，注重圖書情報領(lǐng)域研究成果的借鑒，同時廣泛吸納其他學(xué)科的成果。但列有引文的論文偏少，有些著錄不準(zhǔn)確，外文引文較少。
4.6 盡管統(tǒng)計的時間段較短，而論文的被引和被引率均有較大的滯后性[4]，但截至2013年4月23日的2012年載文被引同其他檔案類期刊2012年載文被引的對比表明，《檔案管理》有較高的被引量，一定程度上反映了該刊在檔案類核心期刊中有較高影響力。
參考文獻(xiàn)：
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[2] 倪麗娟，于淑麗.檔案學(xué)研究熱點分析——基于2004～2008年《檔案學(xué)研究》、《檔案學(xué)通訊》論文關(guān)鍵詞的詞頻分析[J].檔案學(xué)通訊，2010（1）：19～22.
[3]袁小翠.2005年～2011年我國檔案信息化研究文獻(xiàn)計量分析[J]. 檔案管理，2011（6）：60～62.
關(guān)鍵詞：醫(yī)院科技檔案 信息化管理 科技檔案管理系統(tǒng)
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的廣泛運用，過去用紙墨、照相形成和傳遞的機關(guān)公文以及醫(yī)療圖書、臨床診療圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報等，都可用電子計算機進(jìn)行檔案式管理，由此而產(chǎn)生電子檔案。可見，醫(yī)院檔案信息化管理已成為了大趨勢。其中，作為醫(yī)院檔案中不可或缺的重要組成部分——科技檔案，記載了醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)和科技發(fā)展的歷史，反映一個醫(yī)院整體醫(yī)療水平動態(tài)發(fā)展，科技檔案的信息化管理成為了醫(yī)院檔案管理發(fā)展過程中的重中之重。
醫(yī)院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫(yī)院人才建設(shè)，實施科教興院戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)。如何根據(jù)醫(yī)院科技檔案的基本特征，在醫(yī)院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為了醫(yī)院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。
1 學(xué)科技檔案的基本特征
醫(yī)院的科技檔案主要包括五個部分:公開發(fā)表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業(yè)論文及其相關(guān)實驗原始資料的收集;科學(xué)基金資助課題從立題至結(jié)題期間，所有相關(guān)資料的收集;協(xié)作項目的協(xié)議書，技術(shù)轉(zhuǎn)讓或申請專利的有關(guān)證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：
1.1 源廣泛
醫(yī)學(xué)本身是一個多專業(yè)的龐大科學(xué)體系，涵蓋了醫(yī)、藥、衛(wèi)生、微生物、職業(yè)病、生化等。其分科的細(xì)致與多樣性決定了醫(yī)學(xué)科技檔案的來源相當(dāng)廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構(gòu)和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內(nèi)容上還是形式上都十分散亂。此外，醫(yī)學(xué)科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等；檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導(dǎo)致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。
1.2 利用價值高
醫(yī)學(xué)科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內(nèi)容包含了豐富的醫(yī)學(xué)知識、先進(jìn)的科研思路、方法及大量有價值的國內(nèi)外科研資料，包括成功或失敗的經(jīng)驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復(fù)或為科研而科研等，都有極高的利用價值。
2 充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。
根據(jù)醫(yī)院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫(yī)院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為醫(yī)院建設(shè)中的重點問題之一。 本文認(rèn)為由于醫(yī)院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進(jìn)充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。
醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)可就以下幾個方面進(jìn)行創(chuàng)建和完善：
2.1 醫(yī)技人員個人信息管理
以科室為單位，將醫(yī)院醫(yī)技人員的個人科技檔案信息輸入醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執(zhí)行匯報表、各項科研經(jīng)費報銷登記與結(jié)果反饋、論文投稿登記情況表、學(xué)術(shù)會議審批及學(xué)術(shù)成果統(tǒng)計表，外出培訓(xùn)以及涉及到個人的科研教學(xué)信息等。
2.2科研管理
在醫(yī)院科研管理方面，醫(yī)院科技檔案系統(tǒng)可對各類科研檔案進(jìn)行信息化管理，如學(xué)術(shù)論文的投稿管理、會議論文的登記、科技成果管理、學(xué)術(shù)交流管理（外請專家來院講座信息管理、外出參加學(xué)術(shù)交流活動管理）、學(xué)術(shù)著作及發(fā)明專利管理，并可利用檢索功能進(jìn)行查詢、統(tǒng)計。
2.3 教學(xué)管理
教學(xué)管理主要針對醫(yī)院教學(xué)管理對象進(jìn)行各類常規(guī)管理，它主要分三部分：研究生管理、教務(wù)管理、學(xué)籍管理。醫(yī)院科技檔案系統(tǒng)通過根據(jù)不同的管理對象（研究生、七年制、五年制、大專班……），對各層次各級學(xué)生的信息進(jìn)行管理。應(yīng)用查詢及統(tǒng)計功能對管理的學(xué)生各項情況、授課教師情況以及課程安排等各類常規(guī)管理有一個全面和深入的控制，從而推動醫(yī)院教學(xué)工作的規(guī)范化。
2.4 培訓(xùn)管理
培訓(xùn)管理主要包括：各級繼續(xù)教育項目外出培訓(xùn)的審批與登記、各種培訓(xùn)授課的管理、住院醫(yī)師的系列管理、全科醫(yī)師的管理與考核。通過醫(yī)院科技檔案系統(tǒng)，可統(tǒng)計出醫(yī)院某時間段內(nèi)醫(yī)生、護(hù)士、技術(shù)員、管理及后勤人員的參加培訓(xùn)情況，各種職稱級別人員參加培訓(xùn)情況；作為授課人員舉辦的各種培訓(xùn)及授課情況。同時按照市衛(wèi)生局的規(guī)定進(jìn)行住院醫(yī)師輪轉(zhuǎn)考核成績及評定記錄，及全科醫(yī)師的各種考核統(tǒng)計。
3 醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)的信息查詢和維護(hù)
關(guān)于以上五個科技檔案管理子項的信息查詢方面，本院醫(yī)技人員具有一定權(quán)限各種科研、教學(xué)情況進(jìn)行查詢；科主任可對科技檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計，但不能做任何修改。信息管理方面，這一系統(tǒng)可由不同管理部門根據(jù)劃分的權(quán)限分別對以上各種信息進(jìn)行管理和維護(hù)，包括人事基本信息、職稱變動情況、黨團關(guān)系維護(hù)、教育背景、工作經(jīng)歷、出國經(jīng)歷、職業(yè)資格認(rèn)證、護(hù)士資格的各種信息、社會榮譽及各種獎勵等等。這樣既保證了信息庫的數(shù)據(jù)的動態(tài)更新，又可作為一種有效的管理工具，使管理者掌握詳細(xì)的人才基本信息，給醫(yī)院優(yōu)秀科研工作者評選工作提供數(shù)據(jù)支持。
總之，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)，將一定程度上促進(jìn)檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，并更好地實現(xiàn)科技檔案資源在醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)上共享，讓科技檔案服務(wù)于民，方便本單位廣大科技人員的需要，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。
參考文獻(xiàn)
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【摘要】 從專業(yè)課的特點和高職教育人才培養(yǎng)目標(biāo)看， 強化實踐教學(xué)環(huán)節(jié)， 提高專業(yè)課教學(xué)水平， 是培養(yǎng)實用型人才的有效途徑。必須采取有效措施， 強化專業(yè)課的教學(xué)與實踐， 豐富專業(yè)課的實踐內(nèi)容， 在加強專業(yè)課理論教學(xué)的同時， 更應(yīng)注重專業(yè)的實踐應(yīng)用， 以理論指導(dǎo)實踐， 更以應(yīng)用加深對理論的理解， 從而培養(yǎng)出受社會歡迎的實用型人才， 為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人才資源。
【關(guān)鍵詞】專業(yè)課的特點 高職教育人才培養(yǎng)目標(biāo) 強化實踐教學(xué)環(huán)節(jié) 提高專業(yè)課教學(xué)水平
【本頁關(guān)鍵詞】 期刊征稿 論文投稿 省級期刊征稿
【正文】
三、在專業(yè)課的教學(xué)中， 強化實踐教學(xué)環(huán)節(jié)， 簡化難點問題。專業(yè)課教學(xué)教程中， 有許多一時難以想象、難以理解的結(jié)構(gòu)特點、工藝過程、動作原理等問題， 如果只靠課堂教學(xué)環(huán)節(jié)， 往往難以解決。如果能根據(jù)教學(xué)內(nèi)容讓學(xué)生到實驗室或親臨生產(chǎn)現(xiàn)場，通過對相應(yīng)設(shè)備的觀察、操作以至裝拆， 對幫助學(xué)生掌握難點內(nèi)容會起到相當(dāng)大的促進(jìn)作用。比如， 在講述雙向彎曲模時， 由于其本身結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜， 而學(xué)生對模具的相關(guān)知識了解甚少， 盡管老師在課堂上使出渾身解數(shù)， 有些學(xué)生還是不理解， 這時如果找到實物， 將其拆開看清其內(nèi)部每個零件的結(jié)構(gòu)及其裝配關(guān)系， 再讓學(xué)生自己把模具重新裝配好， 從而搞清工作原理和動作過程。通過這一過程， 把一個比較復(fù)雜的問題簡單化， 學(xué)生也很容易接受了。
綜上所述， 從專業(yè)課的特點和高職教育人才培養(yǎng)目標(biāo)看， 強化實踐教學(xué)環(huán)節(jié)， 提高專業(yè)課教學(xué)水平， 是培養(yǎng)實用型人才的有效途徑。必須采取有效措施， 強化專業(yè)課的教學(xué)與實踐， 豐富專業(yè)課的實踐內(nèi)容， 在加強專業(yè)課理論教學(xué)的同時， 更應(yīng)注重專業(yè)的實踐應(yīng)用， 以理論指導(dǎo)實踐， 更以應(yīng)用加深對理論的理解， 從而培養(yǎng)出受社會歡迎的實用型人才， 為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人才資源。優(yōu)化， 人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢， 知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)院校已形成由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)分管、院辦主任主管， 專職檔案人員負(fù)責(zé)， 兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)院檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時， 各院建立了相應(yīng)的崗位責(zé)任制， 與考核制度互為制約， 將檔案工作融入學(xué)校， 從而形成公共環(huán)境， 有效的保證了檔案工作全過程的實施。3、建立健全檔案管理制度， 與檔案工作進(jìn)程體質(zhì)同步發(fā)展由于檔案工作程序日趨完善， 檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點， 各高職院校采取一系列措施， 如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊， 制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)， 規(guī)范了高職院校檔案管理方法和程序， 檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證， 同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)， 對檔案進(jìn)行實時控制成為可能。4、引入現(xiàn)代化手段， 主動開發(fā)檔案信息資源高職院校檔案部門在積極探索利用途徑， 不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上， 圍繞學(xué)院的中心工作和重點任務(wù)， 分析檔案需求信息， 編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動服務(wù)方式， 突出主動服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技， 制備出多層次檔案編研成果， 不僅滿足了利用者的需求， 而且深化了檔案編研的層次。總之， 在硬件和軟件都達(dá)到一定的程度， 信息化和紙質(zhì)相結(jié)合， 各高職院校根據(jù)自身的特點， 不斷的總結(jié)和提高的基礎(chǔ)上，高職院校的檔案管理工作就會達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
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2012年12月份，我國生產(chǎn)化學(xué)農(nóng)藥原藥（折百）34.2萬噸，同比增長9.97 %。2012年1-12月，全國的產(chǎn)量達(dá)35
>> 2014年全國化學(xué)農(nóng)藥原藥產(chǎn)量情況 統(tǒng)計局：2013年11月我國化學(xué)農(nóng)藥產(chǎn)量同比增長2.79% 2012―2015年我國煤礦瓦斯事故統(tǒng)計分析 2008年～2012年我國高校檔案學(xué)研究生統(tǒng)計分析 2000—2012年：我國教育技術(shù)相關(guān)著作統(tǒng)計分析 1998年-2008年我國網(wǎng)球碩博論文統(tǒng)計分析 我國媒介融合研究統(tǒng)計分析 我國能源結(jié)構(gòu)的統(tǒng)計分析 近30年我國綜合檔案館研究論文統(tǒng)計分析 2002年～2011年我國“棄檔”現(xiàn)象研究論文的統(tǒng)計分析 2005年～2015年我國檔案安全應(yīng)急預(yù)案研究文獻(xiàn)統(tǒng)計分析 《檔案管理》2012年載文統(tǒng)計分析 2012年我中心門診使用抗高血壓藥物統(tǒng)計分析 1985～2007年我國國際競爭力論文的統(tǒng)計分析 19877―20166年我國檔案法規(guī)研究期刊論文統(tǒng)計分析 2013年10月中國化學(xué)農(nóng)藥產(chǎn)量同比下調(diào)6.08% 基于多元統(tǒng)計分析的我國各省級區(qū)域經(jīng)濟分析 USPTO中我國專利引用狀況的統(tǒng)計分析 FDI與我國經(jīng)濟增長之間關(guān)系的統(tǒng)計分析 我國入境旅游人數(shù)統(tǒng)計分析與模型預(yù)測 常見問題解答 當(dāng)前所在位置：中國 > 科技 > 2012年我國化學(xué)農(nóng)藥原藥產(chǎn)量統(tǒng)計分析 2012年我國化學(xué)農(nóng)藥原藥產(chǎn)量統(tǒng)計分析 雜志之家、寫作服務(wù)和雜志訂閱支持對公帳戶付款！安全又可靠！ document.write("作者： 本刊編輯部")
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一、科研檔案在高校管理中的地位
1、科研檔案具有憑證作用,維護(hù)科技成果的合法權(quán)益。科研檔案的重要作用在于它是對科研人員進(jìn)行科研、生產(chǎn)活動的直接記錄和實際有效反映。真實有效地記錄了科研活動的過程及成果,記載了科研人員的科技思想、科技方法和科技經(jīng)驗。
2、科研檔案可以促進(jìn)廣泛的科技交流。科研檔案作為一種科技信息,在科研工作中占有非常重要的位置。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,是由低級向高級發(fā)展的過程,特別是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的難度越來越大,滲透性越來越強,相鄰領(lǐng)域或?qū)W科之間相互滲透、相互推動,共同發(fā)展的趨勢日益明顯。這就要求科學(xué)技術(shù)工作要進(jìn)行廣泛的社會協(xié)作和科技信息的及時傳遞,因此科技檔案成為傳遞、交流科技信息和信息推廣的一種重要手段。
二、科研檔案在高校管理中的作用
1、科研檔案是高校科研工作的基礎(chǔ)。科研檔案是最可靠的情報源和信息源,沒有科研檔案就談不上科學(xué)研究,在科學(xué)技術(shù)研究過程中沒有繼承和借鑒,人類就不可能延續(xù)科學(xué)技術(shù)文化。高校搞科研,同樣必須借鑒前人和今人所取得的科研成果,并在此基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新和發(fā)展,而這離不開利用檔案。當(dāng)今時代,科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異,科技人員需通過檔案了解過去和同期國內(nèi)外對某項課題的研究情況。1962年國務(wù)院批準(zhǔn)的國家檔案局的報告中提到:技術(shù)檔案不僅具有很大的現(xiàn)實意義,而且具有很大的歷史意義,不但我們今天可以重復(fù)使用,而且還應(yīng)該保留下來供長遠(yuǎn)的參考和研究。
2、科研檔案是加強科研管理的重要手段。科研檔案是衡量高校科研管理水平高低的尺度之一。建立科研檔案的工作必須納入科研計劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍內(nèi)。科研檔案形成的過程,就是每個科研課題技術(shù)材料形成、積累、整理、歸檔的過程。在這一過程中,科研管理人員不僅要管課題申報、經(jīng)費、成果鑒定,還要對科技人員提出歸檔具體要求,在選題、方案論證、實驗記錄、課題總結(jié)、開鑒定會、成果上報、評審、授獎、推廣應(yīng)用等環(huán)節(jié)加強材料的收集。這些環(huán)節(jié)中每一步驟形成的材料要完整的歸檔,才能保證管理工作的順利進(jìn)行,而完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案是實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)化的前提。
3、科研檔案是申報成果獎的工具。為了促進(jìn)科技事業(yè)的發(fā)展,國家和省市各級政府每年均組織科研成果評獎活動,規(guī)定上報成果時必須有檔案室驗收合格證明,作為該成果的可靠憑證。申請專利時,科研檔案就是發(fā)明創(chuàng)造的憑據(jù)。隨著技術(shù)市場的開放,科研檔案作為信息和成果的載體,已經(jīng)帶有商品性質(zhì)。企事業(yè)單位之間的有償技術(shù)轉(zhuǎn)讓,就是通過科研檔案(復(fù)制品)實現(xiàn)的。離開了檔案或檔案不完整,就會影響科研水平的評定和科研成果的推廣應(yīng)用,以致造成不應(yīng)有的經(jīng)濟損失。如果發(fā)生專利、成果、版權(quán)等糾紛時,科研檔案的原始記錄、數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)論文、專著原稿,還能起到法律憑證作用。
4、科研檔案是提高教學(xué)質(zhì)量的重要保證。高校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞母呒墝ｉT人才的任務(wù)。實施高等教育的過程,實質(zhì)上是對在校學(xué)生進(jìn)行高能智力的開發(fā),這就需要用最新最好的教科書,科研檔案為教師編寫教材提供了大量素材。學(xué)校是教學(xué)中心,又是科研中心,通過教學(xué)與科研的緊密結(jié)合,不斷把科研中取得的新論點、新技術(shù)、新經(jīng)驗充實到教科書中去,傳授給學(xué)生,造就高質(zhì)量的人才。研究生畢業(yè)論文檔案,也是科研檔案的組成部分,它真實地反映了導(dǎo)師和研究生的學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)成果。而對高校而言,反映了該校教學(xué)質(zhì)量。因此,研究生的畢業(yè)論文檔案也是檢查研究生培養(yǎng)質(zhì)量的依據(jù)之一。
5、科研檔案是科研評估、科技人員考核、晉升的重要依據(jù)。科研檔案是反映高校科研管理和科研活動成果的歷史面貌,是直接記錄的原始材料,而不是事后隨意編寫和收集復(fù)制的間接第二手材料。對科研工作進(jìn)行評估,都要憑借檔案作依據(jù),才能客觀全面地估價。科研經(jīng)費、人員的投入、科研成果的產(chǎn)出,管理水平的高低、檔案就是無聲的證明,最客觀公正的存在于科研活動中。假如在科研工作中不注意積累或歸檔不完整,評估時要做出符合實際的評價就顯得十分困難。科研檔案在記載科研成果的同時,反映了科技人員的辛勤勞動,為他們晉升職稱,考核表彰和獎勵起到真憑實據(jù)的作用。
綜上所述,科研檔案具有相當(dāng)重要的使用價值,是科研管理工作中的重要組成部分,我們必須管好科研檔案。廣大的檔案工作者要在工作中堅持原則,提高自身素質(zhì),以高度負(fù)責(zé)的精神,維護(hù)檔案的真實性,保證檔案的齊全和完整。
(作者單位:南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校)
主要參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞: 可視化管理 高校檔案信息 功能性 社會化
可視化管理(Visual Management,略稱VM)是指采用可視化技術(shù),讓管理者實時了解管理對象相關(guān)信息,實現(xiàn)管理上的透明化、現(xiàn)場化與可視化的過程。可視化管理就是利用管理學(xué)原理、計算機技術(shù)、圖像處理技術(shù)、計算機視覺及交互技術(shù),將組織的戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)計劃、組織結(jié)構(gòu)、管理模式及管理信息轉(zhuǎn)化為幾何圖形或圖像信息,在計算機屏幕上顯示并進(jìn)行交互處理,以提高組織效率和競爭力。從根本上說,可視化管理是一種經(jīng)營策略:它提供一個清晰化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化地顯示和調(diào)控組織的業(yè)務(wù)活動過程的方法,可以顯著地改善業(yè)務(wù)操作和管理,減少業(yè)務(wù)運作成本,提升產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。另外,可視化管理也是一種管理哲學(xué):提倡更加主動和聰慧的工作而不是最辛苦的工作。它洞察了人性的復(fù)雜化特點、順應(yīng)了組織結(jié)構(gòu)扁平化趨勢,通過可視化管理理念和可視化技術(shù)手段,可以進(jìn)一步利用信息集成和數(shù)據(jù)挖掘提高業(yè)績評估水平,提高內(nèi)部員工和外部市場的滿意度,進(jìn)而成就組織的持續(xù)競爭優(yōu)勢。總之,可視化管理理論是一種適合于各種需求和管理內(nèi)容的行之有效的方法,它體現(xiàn)了“信息可視化、管理現(xiàn)代化、決策科學(xué)化”在組織生產(chǎn)和管理中動態(tài)集成。
高校檔案信息可視化管理,在具有組織可視化管理的一般性特點的同時,更注重具體利用人類視覺感知系統(tǒng),將檔案信息以圖形化和視頻化方式展示出來,深入而直觀地解釋及概覽檔案信息系統(tǒng),一方面可以輔助用戶概覽檔案系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu),另一方面有助于挖掘隱藏在檔案系統(tǒng)內(nèi)部的有價值信息,符合檔案信息化管理的發(fā)展趨勢,會顯著提高高校組織管理的質(zhì)量和效率,必將在未來得到更廣泛的推廣和應(yīng)用。另外,檔案信息的可視化管理是高校檔案信息組織的高階表現(xiàn)形式,是高校檔案信息管理發(fā)展到高級階段的產(chǎn)物。它對黨政管理、教學(xué)和科研等檔案信息進(jìn)行收集、整理、加工、存貯,并通過一定的技術(shù)手段和技術(shù)裝備,實現(xiàn)各類檔案信息的系統(tǒng)性集成、直觀流、高效性傳遞和輔決策。再者,可視化信息系統(tǒng)是文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分,與社會其他信息系統(tǒng)和工作系統(tǒng)有著密切聯(lián)系,具有一般信息系統(tǒng)的特性,同時,它充分整合計算機科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù),結(jié)合組織可視化管理的先進(jìn)理念,因則本身又具備傳統(tǒng)信息管理系統(tǒng)所不具備的特點和優(yōu)勢。
一、高校檔案信息的可視化處理
高校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容之一是:要對容易受損的、利用頻率較高、推廣性高的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化和可視化加工。主要是運用數(shù)字化和可視化技術(shù)把實體檔案進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變,促成實體檔案的數(shù)字化和可視化體現(xiàn),主要表現(xiàn)為文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、視頻文件和聲音文件等多媒體信息。文本文件是能把檔案中可以用文字表述的信息用文本格式錄入、存儲在計算機和數(shù)據(jù)庫中,隨時可調(diào)出利用,使用文字處理軟件生成的,由字、詞、數(shù)字或符號表達(dá)的文件。不同文字處理軟件編輯過的文本文件通常不能進(jìn)行交換使用,因而有時為了可視化處理的方便性,可利用純文本文件是不包含格式代碼的特性,免受計算機硬軟件的限制。圖像文件是通過數(shù)字圖像技術(shù),將紙質(zhì)文件、底片、圖紙、榮譽證書或其他實物通過輸入設(shè)備(如掃描儀、數(shù)碼照相機等)并將之以數(shù)字圖像形式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中,并可利用PHOTOSHOP等圖像處理軟件對照片進(jìn)行有目的的二次處理。圖形文件是根據(jù)一定算法和相關(guān)軟件,如文獻(xiàn)聚類算法和相應(yīng)的分析軟件,繪制的圖表、曲線圖,包括幾何圖形,以及用圖標(biāo)表示的物理量圖形等。影像文件是使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的多維動畫等各種動態(tài)畫面,如數(shù)字影視片、動畫片等。視頻捕獲設(shè)備可將模擬影像轉(zhuǎn)換為數(shù)字影像。聲音文件是用音頻設(shè)備錄入或編曲軟件生成的文件(如MP3等)。這樣的文件要求在保證音質(zhì)的前提下,還要盡量減小聲音文件的大小,以充分利用存儲空間。
總之,高校檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化和可視化過程,要借助多媒體、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、網(wǎng)絡(luò)等多種技術(shù),以及多功能的可視化技術(shù)和軟件,將現(xiàn)存各種載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和可視化處理,形成文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、視頻文件和聲音文件,并通過有目的的多媒體整合,分類分層次地納入高校檔案信息數(shù)據(jù)庫之中。
二、檔案信息數(shù)字化接收和可視化歸檔工作
一般來說,及時收集和接收各種形式的電子檔案有兩種方式:一是網(wǎng)絡(luò)在線移交接收,各部門即將需移交的電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案管理部門,或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中進(jìn)行存儲;二是介質(zhì)移交接收,即將電子檔案存儲在一定的介質(zhì)中(如光盤等)移交給檔案管理部門。網(wǎng)絡(luò)移交既可實時在線進(jìn)行,又可按照主管部門規(guī)定周期定期移交。由于介質(zhì)移交有一定的周期性,為了及時將可以公開的電子文件和電子檔案向社會各界提供利用,檔案管理部門可以實時地通過網(wǎng)絡(luò),在線接收各立檔單位的電子或數(shù)字檔案。另外,檔案管理部門還可以有目的地收集互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價值的信息、圖片、圖像和視頻等,對現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行有益的補充和完善。同時,互聯(lián)網(wǎng)上其他零散、無序的具有檔案價值的數(shù)字化信息,經(jīng)過有效鑒定和加工處理后也可作為可視化信息采集的對象及時公布。通過多種方式把具有檔案價值的數(shù)字信息和文本信息下載到本地,然后對其中有可視化需求的相關(guān)信息,經(jīng)過有效的鑒定或與實體檔案的核對后,再經(jīng)過一定計算機應(yīng)用系統(tǒng)和可視化軟件的整理、組織、加工,成為本地的現(xiàn)實可視化信息資源后,才能有效地為各級用戶提供利用。
再者,相對于上述低層次的信息可視化處理,高校檔案管理部門還可以進(jìn)一步通過數(shù)據(jù)挖掘、文獻(xiàn)和信息聚類算法和技術(shù),分析和歸納高校管理和領(lǐng)導(dǎo)決策用的深層次可視化檔案信息,如利用文檔和信息聚類處理,并按主題進(jìn)行冗余消除、信息融合等可視化歸檔處理,為檔案信息利用者深入、直觀地瀏覽檔案信息提供方便;對高校各部門和各類員工,高校檔案管理部門,還可以通過對檔案信息利用者感興趣的文檔和信息聚類,進(jìn)一步挖掘用戶的興趣模式以用于信息過濾和主動推薦等信息服務(wù);還可以對檔案系統(tǒng)搜索引擎返回的結(jié)果進(jìn)行聚類,使用戶迅速定位到所需要的信息,并按目錄樹的形式歸檔并呈現(xiàn),使得聚類結(jié)果可視化和便于理解。
三、檔案信息服務(wù)的功能性可視化利用
高校檔案信息可視化的功能性,是指檔案館根據(jù)當(dāng)前學(xué)校的中心工作和各類職能性工作,從黨政管理、教學(xué)和科研等方面了解利用者需要,開展可視化服務(wù)和功能性利用,及時向利用者提供準(zhǔn)確、及時和直觀的檔案信息,使高校檔案工作有針對性地為學(xué)校的各項工作服務(wù)。
針對高校管理活動中的黨務(wù)政務(wù)類檔案,其中重要的專題文件匯編和有關(guān)職稱評審、干部任免、機構(gòu)設(shè)置、重要活動等時效性和宣傳性強的檔案信息,檔案管理部門可通過可視化數(shù)據(jù)處理和分類歸檔,為學(xué)校黨政管理活動、領(lǐng)導(dǎo)決策和員工利用提供直觀而便捷的服務(wù)。
針對有關(guān)優(yōu)秀骨干教師、優(yōu)秀學(xué)生、杰出校友和學(xué)術(shù)帶頭人等的示范性強的檔案資料,如照片、獎?wù)隆ⅹ劆睢⒆C書、紀(jì)念品等信息檔案,對他們的事跡和風(fēng)采進(jìn)行數(shù)字化處理和可視化存檔,通過先進(jìn)事跡、成果圖片和視頻的可視化呈現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)傳播,可充分利用可視化檔案信息特有的實證性和直觀性,對傳統(tǒng)時空約束性的宣傳欄和展板形成有益的補充,激發(fā)師生的進(jìn)取精神和責(zé)任意識,激勵學(xué)生模仿學(xué)習(xí),積極塑造優(yōu)秀的意志品質(zhì)和進(jìn)取精神,以有利于優(yōu)秀校園文化的塑造,深度挖掘可視化檔案信息的特殊教育作用。
針對高校的教學(xué)管理和科學(xué)研究類檔案,教學(xué)單位和檔案管理部門,應(yīng)根據(jù)教學(xué)活動規(guī)律,將教學(xué)業(yè)務(wù)檔案按學(xué)科專業(yè)和教學(xué)年度進(jìn)行分類、歸檔、編目,使之形成系統(tǒng)化的教學(xué)管理檔案材料。同時,主動了解教學(xué)管理、教學(xué)人員和學(xué)生的可視化教學(xué)信息的需要,定期向教學(xué)管理、教師提供多媒體合成教學(xué)檔案資源,為學(xué)生提供異步教學(xué)方式和個性化教學(xué)服務(wù),實現(xiàn)為學(xué)校的教學(xué)評估、教學(xué)改革和各學(xué)科課程建設(shè)等工作提供系統(tǒng)的參考依據(jù);深入地開發(fā)科學(xué)研究檔案,更好地開發(fā)利用本科畢業(yè)生的優(yōu)秀畢業(yè)論文和碩士、博士學(xué)位論文。檔案工作者可分科編制歷年優(yōu)秀畢業(yè)論文和碩士、博士學(xué)位論文目錄等電子檔案信息,供畢業(yè)生寫作學(xué)位論文時查閱,為其提供選題參考和范本借鑒,同時利用數(shù)據(jù)挖掘和文獻(xiàn)聚類技術(shù),并通過相關(guān)軟件的可視化處理和分析,如地形圖和交叉關(guān)系參考圖等,為更好地發(fā)掘?qū)W位論文的科研信息資源而提供條件。
四、可視化檔案信息的社會化應(yīng)用
可視化檔案信息的社會化應(yīng)用,就是要以豐富的檔案信息資源為基礎(chǔ),以最大限度地開發(fā)和利用可視化檔案信息為目的,面向社會強化可視化檔案信息的各項特色服務(wù)功能和友好界面環(huán)境,建立直觀和集成的可視化檔案信息服務(wù)體系,創(chuàng)造檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益。這種可視化的檔案信息服務(wù)體系主要包括兩個層次。
一是高校的微觀組織形式,即以本校檔案館為中心,輻射本校所轄的黨政機關(guān)、各學(xué)院檔案室等,建立縱向檔案信息服務(wù)的可視化協(xié)作網(wǎng)。學(xué)校檔案館應(yīng)將黨政活動、教學(xué)和研究等方面的檔案信息系統(tǒng)收集,并利用網(wǎng)絡(luò)可視化技術(shù),充分利用人類視覺感知系統(tǒng),將網(wǎng)絡(luò)節(jié)點和數(shù)據(jù)以圖形化方式展示出來,并作用于抽象的具有網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,如校內(nèi)社會關(guān)系、論文互引網(wǎng)絡(luò)等,通過對其進(jìn)行可視化管理并設(shè)計直觀的人機操作友好界面,可以輔助用戶充分發(fā)掘和分析檔案信息庫中隱含的知識信息。
二是以本校檔案館為基礎(chǔ)的宏觀社會化應(yīng)用,建立面向社會、面向其他高校的橫向檔案信息可視化協(xié)作網(wǎng)。學(xué)校檔案館可將反映學(xué)校發(fā)展的黨政活動事跡、優(yōu)秀師資和學(xué)科專長、學(xué)生專業(yè)信息和職業(yè)生涯規(guī)劃等檔案信息數(shù)字化,并進(jìn)行可視化傳播,以便為師生的社會流和實踐服務(wù),讓高校豐富的人才資源為地區(qū)經(jīng)濟和國家發(fā)展更充分地利用。另外,高校師生科技成果資訊(科技專利、商業(yè)咨詢、研究報告等),以及研究生、本科生論文等檔案上網(wǎng),進(jìn)行可視化傳播和有償使用,可幫助高校實現(xiàn)科技資源的社會化開發(fā)和應(yīng)用。
五、結(jié)語
知識經(jīng)濟時代,社會繁榮和經(jīng)濟發(fā)展是基于高新科技和人類知識精華的開發(fā)利用,高校檔案系統(tǒng)作為一種重要的社會知識資源,服務(wù)于以經(jīng)濟建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。高校檔案部門是知識寶庫,是檔案信息搜集、整理、記憶、傳播的基地,在掌握系統(tǒng)的檔案信息傳遞理論與實踐技術(shù)的前提下,將雜亂無章的信息經(jīng)過檔案信息管理系統(tǒng)的整理、加工、控制,通過先進(jìn)管理理念和可視化技術(shù)融合的可視化管理手段,可以有效地實現(xiàn)高校檔案信息歸檔和利用的直觀化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化,從而顯著提高檔案信息的利用率和知識傳播的效率,因而檔案的信息化和可視化管理,必然成為高校檔案管理工作的重要工具和方法。
參考文獻(xiàn):
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