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（一）多媒體技術的概述
電子文件信息就是多媒體信息的本質含義，是指通過文本、圖像、聲音、視頻等方式展現出來的信息。計算機系統中包含兩種及以上的多媒體信息時，我們稱之為多媒體系統。多媒體技術包含媒介和媒體兩種要素，可以改變檔案信息管理的陳舊性，實現完全的、開放性的計算機管理。
（二）多媒體技術與檔案信息化建設的關系
當前，檔案建設面臨著巨大的機遇和挑戰。隨著經濟建設的腳步不斷加快，檔案種類和類型的增加，傳統的檔案管理技術方法以及傳播形式與途徑已經呈現落后的狀態，不能滿足社會發展需要。而多媒體技術擁有信息儲存量大、形象直觀以及傳播渠道廣等優點，可以為檔案信息化的建設帶來很大的便利，為檔案信息化的管理與建設提供先進的技術和科學的手段，發揮檔案信息的最大價值，對于提高檔案信息化管理的水平和質量有著推波助瀾的作用。
二、多媒體技術在檔案信息化管理中的難題
（一）檔案信息傳輸中的知識產權
實現檔案信息數字化，以及網絡資源的共享是檔案建設的最終目的。然而，網絡傳輸這種新的信息傳播技術雖然打破了傳統的信息傳輸格局，超越了時間和空間的限制。同時，也為數字化產品帶來了侵權的風險。檔案是知識產權的表現形式之一，是受到版權保護的。社會的發展讓人們逐漸開始重視知識產權，所以檔案信息化管理工作務必要注重對著作權的保護。在實際工作中，確定館藏檔案的著作權和所有權人，作品在網絡上進行傳播之前必須取得著作人的授權，否則未經著作權所有人同意任意使用檔案便屬于侵權行為。
（二）檔案規范化管理的原則
只有制定和實施檔案管理的工作規范和標準才能切實的提高檔案管理工作的質量與效率，也是實現檔案信息數字化目的的現實需要。實現檔案信息數字化，必須堅持管理規范化的原則，按照相關的標準對檔案進行保管、傳送、使用等工作。加強人員的素質建設，實現部門、崗位與個人之間的權責關系明確，避免出現檔案保管不完整、不規范及其價值被浪費的情況。
（三）檔案信息安全保障體系的建立
安全保障體系對于檔案信息化的建設有著關鍵作用。目前，我國的檔案信息安全保障體系不完善，相關的法律規范以及制度不健全。在管理工作中出現缺乏有效的安全技術，健全的管理體制等，給檔案信息化建設帶來不便。而隨著設備和技術軟件的發展，從事黑客等網絡不法事業的相關組織技術也在進步，檔案的安全受到極大威脅。檔案信息化管理的概念是動態的，不能以絕對的目光來看待檔案的安全性，應該時刻保持警醒，不斷的升級網絡技術、完善管理體制、更新管理辦法以及提高管理人員的素質，以確保信息數據的安全、保證檔案信息化建設穩定的前行。
三、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用
（一）建立檔案信息庫
以現有館藏為基礎，通過計算機網絡技術建立數字化的檔案信息庫，對信息和數據進行存儲和管理。在建立檔案信息庫之前，必須要做好相關準備：構建一個檔案管理的多媒體平臺。建設子系統、數據存儲子系統以及數字化處理和數字化信息輸出子系統，完善檔案信息數字化管理系統。使檔案的加工、傳輸和利用等流程成為一個完整的體系，不再獨立分散；對于媒體之間工作時間進行控制，需要同步的媒體工作進行同步控制。系統應該滿足操作界面的生成、數據庫的管理以及添加交互功能的要求，并支持不同應用系統和軟件的運行，提供安全的運行環境。還需要對數字化信息系統中的數據進行分類，不同的檔案需要采取不同的處理方式、不一樣的管理措施，避免一體化帶來的資源浪費，提高數據庫存儲和處理信息數據的工作效率，滿足不同用戶的不同要求。
（二）信息系統的檢索程序編制
檔案信息數字化的首要要求就是目錄信息的數字化，檔案目錄數據庫能夠實現檔案資源在數據庫中的條理性，是整個數據庫建設的基本。首先，要建設一個目錄信息的倉庫，完善相關的目錄數據、專題目錄數據以及各類資料文獻的目錄數據的輸入、媒體制作和檢索體系，實現準確快速的查找信息數據。其次，建立檔案的著錄標引和機讀目錄系統。其中檔案的著錄標引檢索自動化是檔案自動化管理的核心，對于檔案信息資源的要求很高。要實現檔案的著錄標引檢索自動化，首先要輸入大量的數據，以檔案著錄表現出相關信息數據的主旨和參考價值，注明檔案的出處與來源，保管現狀等。同時對檔案的特性做出分類、選擇和登入，為管理人員帶來工作便利的同時使用戶的查找也更加輕松。建立機讀目錄可以實現用戶在計算機上的檢索。將著錄的條目信息按照規范標準錄入到系統數據庫當中，以特定的模型為連線將它們組織串聯起來，形成一個個的集合，為檔案目錄的數據管理提供相關技術基礎。
四、結束語
【關鍵詞】民政檔案；信息化；服務水平
民政檔案的管理過程中，信息化管理目標的實現比較關鍵，這也是民政檔案管理發展的重要趨勢。信息化檔案管理服務水平的提高，是當前民政檔案管理發展的重要課題，通過從理論層面加強對民政檔案信息化服務的研究，對實際發展就能起到積極促進作用。
一、民政檔案信息化的服務特征以及存在的問題分析
（一）民政檔案信息化的服務特征體現分析。民政檔案的信息化管理過程中，在服務方面已經有了新的特征體現，在民政檔案管理信息化服務對象的大眾化的特征上比較突出。當前的檔案管理信息化人才比較緊缺，只有充分注重信息化服務人才的應用，才能提升檔案信息的服務水平，在檔案信息的大眾化服務目標方面才能實現。再有就是在民政檔案信息化服務的需求熱點生活化的特征上有著體現，在社會保障的信息以及房屋產權和動拆遷政策的信息方面是比較重要的信息內容。注重民政檔案信息化服務的內容，才能真正有利于檔案管理的水平提高。（二）民政檔案信息化的服務問題分析。民政檔案信息化服務的發展過程中，由于受到多方面因素的影響，還存在著一些問題有待解決，這些問題主要體現在對民政檔案信息化服務的宣傳工作沒有加強。一些民政檔案信息的完整性方面沒有得到有效保證，對檔案信息的收集存在著一定困難等。這些都是由于在相應的宣傳工作上沒有得到加強，從而就對民政檔案的信息化服務方面產生了很大的阻力。民政檔案的信息化服務發展過程中，對一些基礎設施的建設方面還沒有加強，在相應的檔案信息網站的建設上存在著不足。例如檔案信息化服務中的基礎設備，掃描儀以及打印機等，都是必要的基礎設施。從實際的民政檔案信息化建設的情況來看，在這些設備方面還沒有具備，有的是存在故障沒有及時維修等，這些方面都會對民政檔案信息化服務的水平提高產生阻礙。另外，民政檔案的信息化服務過程中的方式比較單一化，在人性化的服務目標方面還沒有實現。我們要對這些層面的問題進行詳細的分析，然后找到針對性的措施進行應對，保障民政檔案信息化服務水平的提高。
二、民政檔案信息化服務提升的策略探究
為促進民政檔案信息化服務水平的提高，就要注重科學措施的實施。筆者結合實際對民政檔案信息化服務水平提升的方法進行了探究，在這些方法的應用下，就能對民政檔案信息化服務質量的提升起到保障作用。（一）基礎設施建設要完善。民政檔案信息化服務水平的提高，需要相應的基礎設施的支持，所以在這一基礎層面要能滿足實際要求。民政部門的領導要對民政檔案管理的工作有充分的認識，能夠和時展的要求相結合，對民政檔案事業的發展重要性能得以重視。在檔案服務的業務質量層面進行提高也要有相應設備支持，所以在資金的投入上要充足，注重數字化技術以及網絡化技術的科學應用，在新的設備應用方面加強培訓等。只有在基礎設施的建設工作上得到了加強，才能真正有利于檔案服務水平的提高。（二）做好宣傳工作。在對信息化民政檔案服務的加強過程中，對大眾媒體要充分的利用，做好宣傳工作，將電視以及網絡和微信、微博等媒體綜合性的應用，加強民政檔案服務的重要性宣傳工作。在有條件的援助服務開展方面也比較重要，通過加強宣傳，就能讓檔案管理服務人員的責任意識得以強化，在實際工作中提升工作效率。（三）民政檔案信息化服務水平的提高，在咨詢服務方面要積極的拓寬，在計算機的檢索工作目標上要能得以有效實現。檔案咨詢服務工作的實施，主要是將檔案作為依據，然后對個別問題的解答向需求者提供服務的方式，在咨詢服務水平的提高方面，就要注重方式的選擇。通過QQ以及微信平臺或網絡平臺的應用等，都比較有利。只有在服務水平上得到了提高，才能進一步的加強民政檔案信息化的良好發展。（四）民政檔案信息化服務水平的提高，要注重相應制度的完善建立。在制度上進行建立就要和實際情況結合，在制度的制定中要充分考慮制度的可行性，以及在信息服務的安全性方面得以保障。注重檔案信息的完整性校驗以及安全審計和入侵監控等，只有在這些安全方面得到了保障，才能有利于民政信息化檔案服務水平的提高。
三、結語
總而言之，民政檔案服務水平的提高，要注重信息化技術的科學應用，在信息技術的應用上提高檔案服務的水平。面對新的發展環境，民政檔案信息化服務的要求會不斷提高，相關的領導就要能從多方面詳細分析，注重檔案信息化服務的精細化，這樣才能有助于服務目標的實現，呈現良好的服務品牌。
作者:袁振 單位:洮南市民政局
【參考文獻】
[1]蘇曉云.創新科技檔案服務模式的研究[J].機電兵船檔案,2016(04).
科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現有的通信、計算機、數據庫等先進技術，在國家、行業以及單位科技檔案管理法規制度和標準規范的框架下，用信息化手段來保障和促進科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發、利用等提供堅實的基礎，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進行。
第一，采用信息化手段實現科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關信息制成檔案機讀目錄數據庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發揮信息化編目速度快、項目全等優勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關存錄項為依據將某方面具有共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質量，改善了效率?？萍紮n案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數據庫的建設。
第二，采用信息化手段實現科技檔案的借閱、統計、編研及保管環境的自動控制?？萍紮n案的借閱管理和統計工作復雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用情況統計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現科技檔案的借閱管理，重點涉及內容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統計。通過利用計算機技術，還能夠有效實現對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠對科技檔案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環節中，對檔案保管環境的自動控制非常重要，應用計算機技術對檔案排架進行自動管理，能夠結合科技檔案登記數據庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現對科技檔案保管環境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現可持續發展。
2、結束語
1.工作人員整體水平低當前計劃生育工作中檔案管理人員普遍存在著文化水平低的問題，很少有高校畢業的大學生在基層從事檔案管理工作。這些專業素質不是很高的工作人員在檔案信息化的處理上明顯不夠熟練，相關的專業知識等都不夠全面和完善，不能很好的適應新時代的要求，缺乏應有的開拓精神。
2.缺少資金投入在信息化時代的今天，計劃生育工作的檔案信息化管理少不了一大批硬件設備的支持，然而，當前基層計生單位的資金主要來源于政府的撥款，但是在這些款項中，并沒有關于檔案信息化管理的專項基金，無法進行應有的硬件改革，導致檔案信息化管理缺少必要的工作設備，影響計劃生育中檔案信息化管理工作的進行。
二、對檔案信息化管理提出的建議
1.改變傳統的管理模式應該把當今檔案管理中存在的分散管理現象進行重新整合，進行集中的管理，這樣更加有利于信息的共享和查閱。
2.提升工作人員的整體素質在傳統的手工管理檔案的時代，相關工作人員只要對檔案進行細心的整理再加以保護就夠了。而在當今時代，檔案信息化要求工作人員必須提高自己的知識水平和整體素質，在新的工作要求之下努力的學習新的操作手法和共享手段，只有這樣才能不斷的提高和進步，促進計劃生育檔案管理工作的正常進行。
3.投入資金進行硬件改革檔案信息化能否順利的開展，得益于工作環境中硬件設施是否完善?；鶎佑嬌块T應該努力向領導提出檔案信息化工作中出現的問題，積極申請得到重視和解決，得到應有的硬件設施配備。只有硬件設施得到了完善，才能順利的開展信息檔案的整理工作，才能保證向大眾提供更加準確的檔案信息服務。
4.重視管理人員的隊伍質量檔案信息化管理雖然職位不大，但是作用不小。在當今這個科技爆炸的時代，掌同時握信息技術，擁有熟練計算機操作水平，和善于進行檔案管理，有著良好的信息處理能力的工作人員，是在時代浪潮下最符合檔案管理人員標準的人才。所以，這就要求我們將檔案管理人員的培訓工作重視起來，將管理上和技術上的只是通通對未來的管理人員進行教授，培養出越來越多的人才，服務于檔案信息化管理的領域，為計劃生育工作作出長足貢獻。
三、結語
【摘要】當前,計算機管理已經廣泛應用于各行各業。本文針對醫院檔案管理的信息化進行探討,分析了醫院檔案信息化需要面對和解決的問題,提出了對應的策略。
【關鍵詞】醫院檔案管理信息化
1何為檔案的信息化管理
1.1檔案信息化管理的內涵
檔案信息化管理的內涵包括兩個方面:一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理,以提高醫院的管理效率。二是用信息流來調控檔案物流,最終實現“無紙化”管理,促進管理創新。
1.2檔案信息化管理的內容
(1)數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入計算機,以備處理。
(2)工作流程信息化。通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序,為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人為調控和干預。為保證文檔一致性,醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。
(3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過醫院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。
1.3檔案信息化管理的條件
一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統,向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務。
二是要加快醫院局域網絡的建設。
三是需要建立檔案用戶信息庫,及時分析、了解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統檔案信息,提高檔案利用率。
四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。
2醫院檔案信息化管理的重要性及必要性
2.1適應社會發展的需要
現代信息社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網絡實現檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作服務信息化的要求也相應地越來越高,傳統的檔案管理模式及各業務環節已不斷受到新的挑戰。
2.2提升檔案管理水平的需要
從總體上來看,醫院檔案管理現代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進的設備與技術,提高工作效率,實現管理的現代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.3確保醫療事業可持續發展的需要
檔案信息化管理不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務,而且將會大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發利用,同時可以延長檔案壽命。
3醫院檔案信息化管理需要解決的問題
3.1需要大量資金投入
醫院檔案信息化的初期建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。
3.2任務繁雜,工作量大
醫院檔案的信息化管理有很多優勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設需要完成的工作很多:(1)對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理,便于檢索利用。(3)要對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺,搞好遠程服務。(4)要采取數據備份,數據加密,設置防火墻等多種防護措施,確保檔案信息安全。(5)要根據電子信息技術的不斷完善與進步,要對電子文件進行轉換升級,使其處于可用狀態。(6)紙質檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。
3.3難以獲求滿足工作要求的人才
檔案信息化管理要求工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能,有獲取判斷運用信息的能力,要有精通的檔案業務知識。那種既會檔案管理、計算機操作,又懂衛生管理的復合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優秀人才難以吸引進來,進來后又難以留住,冗員又難以消化。
3.4需要轉變傳統的服務方式
傳統的檔案管理處于一種封閉的環境下,收集的也只是上級發來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務,服務方式是公開的透明的全方位的,服務質量要經得起網上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念,拓寬服務領域,提升服務質量。
4正視問題所在,加強醫院檔案信息化的建設
4.1醫院檔案信息化的問題所在
(1)基礎設施有待完善。大部分醫院的局域網建設還有待完善,有的辦公自動化系統尚未實施,形成不了醫院檔案專業體系,檔案信息化管理也由此受到制約。
(2)技術保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術措施還有待于相關法律、法規、規章和標準的引導,電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業務性和技術性標準。
(3)相關體系規范有待健全。檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺,但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設的步伐。
4.2醫院檔案信息化的措施
(1)加強基礎設施建設。包括軟硬件方面的設施,即各種機器設備、各種檔案自動化處理程序、檔案數據庫建設等。
(2)重視人才培養。檔案信息化建設涉及的技術性較強,要采用各種措施,培養既掌握檔案管理知識,又通曉計算機和網絡技術,又熟悉醫院業務的復合型人才,以滿足檔案信息化建設的需要。
(3)加強安全管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度,強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統和嚴密的流程化處理機制,引入科學實用的網絡安全應對策略,加強監控。
參考文獻:
[1]程潔.醫院檔案信息與數字化管理初探[J].實用全科醫學,2007,(05).
［關鍵詞］食品檢驗；檔案信息化管理；人才培養
疾病預防控制中心的主要職責是保障人民群眾的身體健康，維護社會穩定，可是近年來發生的“地溝油”“瘦肉精”“毒生姜”等食品安全事件已對人民群眾的健康造成了嚴重的威脅。因此，作為疾控中心的工作人員我們有責任和使命對食品生產經營行業進行嚴格監管，在強調食品生產經營者必須保證食品安全、承擔社會責任的同時，要了解食品安全監管及食品檢驗檔案工作的重要性，因為它是食品監管工作不可缺失的組成部分和重要的輔助工具，對食品生產經營行業監管過程中形成的各種記錄資料進行規范化管理，能為食品安全監管工作的正常、有效運行提供有力的保障。
1食品安全監管及食品檢驗檔案工作規范化管理的作用
食品安全監管及食品檢驗檔案工作，是指過去和現在的食品安全監管部門在從事食品安全監督檢查、監測、許可等活動中直接形成的對監督機關和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。食品安全監管及食品檢驗檔案工作規范化管理的作用包括以下三個方面。
1．1了解食品生產經營狀況
完整、規范的食品安全監管及食品檢驗檔案工作包含了食品生產經營者的單位名稱、地址、負責人、經營項目、聯系方式、許可辦理情況、從業人員健康檢查情況以及抽樣檢測情況、日常監督情況、投訴舉報情況、行政處罰情況等內容。利用這些檔案資料有利于監管者了解食品生產經營者的經營狀況，以便及時、準確食品安全相關信息，引導社會公眾進行安全、健康的飲食消費。
1．2掌握食品安全監管概況
食品安全監管及食品檢驗檔案工作詳細記載了日常監管工作中的各種信息，是日常監管工作的真實記錄。通過研究食品安全監管工作檔案，可以獲知區域食品安全監督覆蓋率、監督頻率、食品相關產品的抽檢合格率等指標，有利于掌握區域食品安全監管情況，從而指導食品安全監督機構高效開展食品安全監督。
1．3提供食品安全措施實施依據
隨著社會的發展，科學管理和有效利用檔案已成為食品安全監管工作的重要環節。通過分析食品安全監管工作檔案，監管部門能對一些食品安全風險進行預測，從而有目的地開展食品污染以及食品中有害因素的監測，由此制定預警工作計劃，采取有效的食品安全防控措施。
2食品安全監管及食品檢驗檔案工作規范化建設存在的問題和困難
2．1制度不健全
食品安全監管及食品檢驗檔案工作制度建設不健全，沒有針對食品安全監管及食品檢驗檔案工作的規范制度，使得食品安全監管檔案工作無法做到標準化、規范化，其工作開展也得不到有力保證。
2．2歸檔意識不強
一些同志對食品安全監管及食品檢驗工作的檔案重要性認識不深，忽視食品安全監管工作檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作，導致食品安全監管及食品檢驗工作歸檔材料內容不全，歸檔形式多樣，而且檔案遺失、損壞等現象時有發生。
2．3管理水平不高
目前，監督員隊伍的專業素質和工作能力參差不齊，部分人員專業知識老化，對新知識學習能力不強，計算機操作水平跟不上時展的需要；加之近年來由于機構改革、人員輪崗等原因，致使食品安全監管及食品檢驗檔案工作的管理水平不高，食品安全監管工作檔案的延續性受到了嚴重影響。許多評先評優、提檔升級、行政處罰等重要檔案材料未能及時歸檔，使食品生產經營單位的食品安全信息不能全面、準確地顯示出來。
2．4信息化建設不夠
當前，人民群眾對自我保健高度重視，對食品安全監管及食品檢驗工作也提出了更高的要求。如果還停滯在保持紙質檔案的收集階段，面對不斷增多的電子檔案、聲像檔案的收集認識不上去，檔案的開發利用僅靠傳統的管理方法和落后的技術手段，想迅速準確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。因此，只有逐步改變原來落后單一的手工操作方式，代之以現代科學的管理方法和先進的科學技術，開發食品安全監管及食品檢驗檔案工作的管理軟件數據庫，利用計算機和計算機網絡進行食品安全監管及食品檢驗工作檔案的整理、立卷、編號、制作檢索工具、存儲、查找調閱，才能迅速、準確、全面、系統地管理和提供檔案材料，充分發揮檔案的作用。
2．5資金投入力度不夠
加快食品安全監管及食品檢驗檔案工作規范化、信息化建設，需要資金的保證。檔案室、檔案柜、檔案盒，還需要計算機、路由器、掃描儀、打印機、復印機等設備，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等，這些建設都需要大量的資金投入。而當前大部分區級疾控中心沒有投入資金和人員開發相應的管理軟件，還是停留在原有的手工管理基礎上，這樣就使得食品安全監管及食品檢驗檔案工作的信息資源不能充分利用，發揮其應有的價值。
3食品安全監管工作檔案規范化管理應采取的對策
3．1完善制度，加強管理
健全的食品安全監管及食品檢驗工作管理制度是檔案規范化管理的重要保障。因此，應建立食品安全監管及食品檢驗工作的檔案管理與收集、整理、保護和利用等方面的制度，加強對工作檔案轉遞、歸檔、存檔、保管等各項工作的規范管理，加快食品安全監管及食品檢驗工作檔案現代化的步伐。
3．2提高認識，加強領導
至今仍有不少食品監督員，對食品安全監管及食品檢驗工作檔案管理意識還較淡薄。認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在防病治病中的重要性和必要性。針對上述情況，我中心把檔案管理工作納入重要議事日程，與防病業務建設同步規劃、同步發展。讓全體職工都能充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，同時，將檔案管理工作納入目標管理，從而促進全員檔案意識格局的形成。使中心的檔案為衛生防病工作充分發揮其社會效益。
3．3更新知識，加強培訓
要加強對食品監督員檔案管理相關知識的培訓，使其了解食品安全監管及食品檢驗工作檔案是由哪些類型的文件材料組成的，日常監管中哪些資料屬于有保存價值的材料，以及如何進行整理、歸檔等等。同時，食品安全監管工作人員要加強對計算機網絡、數據庫等基礎知識的學習，不斷更新知識結構，以適應信息化社會的需要。
3．4加強檔案信息化人才的培養
檔案信息化管理以計算機技術為載體，需要有檔案管理軟件、網絡技術等方面的人才。檔案信息化工作非一般打字員就能勝任，如果檔案管理人員沒有現代化意識，縱使有一流的管理設施，也不能算檔案管理現代化。因此，要培養復合型的人才，既要通曉檔案專業知識，又應會計算機操作技能，更要懂得科學的管理方法。所以，要加強培養檔案人員駕馭現代化設備的能力，定期組織檔案人員去參加培訓，學習計算機知識、檔案專業知識，提高檔案人員的業務能力；學習探索檔案管理新模式；檔案工作人員更要增強工作責任感，要深刻認識到加強自身素質修養的必要性，面對信息技術帶來的挑戰，努力學習掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，對骨干人才進行重點培訓和繼續教育。同時，推廣食品安全監管及食品檢驗管理系統的運用，推進食品安全監管工作檔案綜合目錄數據庫的建設，實現日常監管工作信息的電子檢索，只有這樣才能很好地應用管理軟件管理好本單位的食品安全監管及食品檢驗工作檔案，為廣大人民群眾的身體健康提供有力的保障。
4結語
總之，我們食品安全監管及食品檢驗工作人員要肩負起保障人民群眾身體健康、維護社會穩定的重任，不斷提高自身素質，深入開發完善食品安全監管及食品檢驗工作檔案管理信息系統，多途徑、多層次培養人才，這是保證食品安全監管及食品檢驗檔案工作正常、有效運行的根本對策。
作者:姚春華 單位:長春市南關區疾病預防控制中心
參考文獻
首先，各大醫院應該充分地做好電子病歷檔案的歸檔工作。對需要保存的電子病歷主要內容的結構化信息建立詳細的索引，以便于醫務人員檢索和醫院的管理分析。其中檢索的條件，包括患者的住址、姓名、性別、出生日期、住院科室、出院診斷等。
其次，相關人員要及時地反饋信息，補充電子病歷檔案數據信息。比如，醫院應該保證電子病歷和紙質病歷的同步，實現病歷的雙軌制管理。當患者出院時，系統會自動地將患者的電子病歷進行轉換，傳輸到病歷歸檔服務器，并且進行保存。同時，工作人員還應該做好信息登記工作。
最后，醫院還應該設置相應的管理部門，加強對電子病歷檔案的管理，定期對電子病歷進行檢查，以保障電子病歷信息系統的安全。如果出現病毒，要及時上報有關部門，采取相應的措施。還應不斷完善電子病歷檔案的內容，以更好地實現病歷檔案的利用價值，為提高醫院的管理水平服務。
二、提升醫院病歷檔案管理人員的信息化水平
信息病歷檔案系統的建設還需要不斷地提高管理人員的信息化水平。
第一，醫院應該定期對病歷檔案管理人員進行專業培訓。比如檔案管理的專業知識、計算機實際應用操作知識等，通過不斷提升管理人員的專業素養，提高其信息化管理水平。
第二，病歷檔案信息化管理的相關工作人員還應該不斷地提升自身的職業道德素質，嚴格地保護好患者的個人隱私，并且及時地防止病歷檔案信息泄漏等。
第三，病歷檔案管理人員還應該具備強烈的責任心，養成認真、負責的工作態度。對患者的個人信息和病歷信息輸入，要正確及時，核對無誤，以保證病歷信息的準確性。
三、結語
所謂企業科技檔案信息化建設，就是指借助計算機、網絡和信息技術手段，運用信息化管理理念，對企業科技信息資源進行數字化處理、信息化管理和網絡化開發利用?？梢?，企業科技檔案信息化建設的內容主要包括：一是傳統檔案的數字化處理，即通過掃描、數字化轉換等，將以紙質、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統檔案，轉換成以計算機存儲設備保存的數字化檔案復制件；二是將在計算機等電子設備（包括數碼照像機、攝像機、錄音機等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經過歸檔形成可以數字化形態保管利用的電子檔案；三是數據庫建設，即根據企業科技檔案的專業性、多樣性和成套性等特點，建立不同專業、不同種類、不同用途的科技檔案信息數據庫；四是計算機網絡管理平臺建設，包括網絡化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網絡檢索、傳輸、利用；五是標準化建設，即制定和實施統一的技術標準、業務標準和管理規范，實現檔案管理的計算機網絡系統的有機銜接和科技檔案信息資源的交互共享。
二、企業科技檔案信息化建設面臨的主要問題
隨著我國檔案信息化建設的全面開展，企業、尤其是大型集團企業的檔案信息化建設相繼步入實踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設的逐步推進，一些制約企業科技檔案信息化建設順利發展的問題也逐漸顯現。
1．檔案分類整理基礎薄弱
由于大型企業或企業集團的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業性強、保管分散，加之現有的企業檔案分類規則定性不當、部分二級類目設置欠科學等，給企業科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導致企業普遍存在科技檔案分類整理基礎薄弱等問題。例如，目前企業檔案的分類整理多執行的是1991年7月4日的《工業企業檔案分類試行規則》[1]和2008年制定的國標《科學技術檔案案卷構成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設的發展，現行的分類和整理規則已不適應檔案信息化管理的需要，亟待進行修訂和完善。
2．缺乏統一的標準和規范
企業科技檔案專業性強、形式多樣、規格不一，且具有成套性等特點，其管理和數字化處理的業務標準和規范要求應與企業文書檔案有所區別。由于我國的科技檔案信息化建設總體上還處于起步探索階段，缺乏統一的技術標準和業務規范[3]，不同企業、不同專業、甚至同一行業內各企業的科技檔案信息管理系統異構，數據接口的通用性、兼容性差，不僅導致“信息孤島”現象的普遍存在，嚴重制約著科技檔案利用效率的提升，同時也加大了企業科技檔案管理系統建設和維護的成本。
3．檔案信息資源整合不力
據有關調查顯示，目前的企業檔案信息資源總體上處于分散管理狀態，尤其是企業科技檔案信息資源建設方面，企業與企業之間、行業與行業之間、地區與地區之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業科技檔案信息資源處于分散管理狀態，游離于信息化管理系統之外，嚴重制約著企業科技檔案信息資源的整合和有效開發利用，直接影響到企業科技檔案信息化建設的成效。
4．信息化建設人才極度匱乏
企業科技檔案信息化建設有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計算機網絡技術、具有信息化管理系統的研發能力，又精通檔案業務、通曉本企業科研生產常識的復合型專業技術人才。而目前的現狀是，企業檔案人員不具備信息化管理系統的研發能力，聘請的計算機網絡技術人員又不熟悉科技檔案動態管理的系統需求，加之通用的技術標準和規范并不完全適用于企業科技檔案信息化建設的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質、復合型人才匱乏已成為制約企業科技檔案信息化建設發展的瓶頸。
三、推進企業科技檔案信息化建設的措施
針對上述面臨的問題，筆者認為應從以下幾個方面采取措施，進一步推動企業科技檔案信息化建設的發展。
1．加快信息化標準體系建設
信息化標準體系建設不僅是社會信息化科學可持續發展的重要支撐，也是檔案信息化建設必不可少的重要保障。為此，國家有關部門應加強信息化標準體系建設。一是在現有的信息化標準規范基礎上，加快制定、修訂和完善有關信息化建設的標準、規范，加強信息化建設的通用標準體系建設。二是國家檔案行政管理部門應會同國家工信、科技、標準管理部門盡快研究制定、修訂有關檔案信息化建設的各種標準、規范，為檔案信息化建設保駕護航；三是各行各業行政管理部門，應根據本行業科技檔案的特點，研究制定各類企事業單位科技檔案信息化建設的專業標準、規范，使各行各業的檔案信息化建設更加有規可依。
2．加強企業科技檔案管理基礎工作
企業應根據本單位科技檔案的構成特點，加強科技檔案的基礎管理工作，使科技檔案管理分類科學、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應遵循企業科技檔案形成的特點和規律，注重科技檔案成套性、動態性保管及企業CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅實基礎。
3．整合信息資源進行科技檔案數據庫建設
數據庫建設是實現檔案信息化管理的基礎工作。大型企業或企業集團應根據所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業性強的特點，針對科技檔案實體管理分散的狀況，系統地分類整合企業檔案信息資源，加強各專業、各項目相關的科技檔案數據庫建設，為企業科技檔案信息化建設筑牢基礎。
4．注重研發企業科技檔案信息化管理系統
適用的檔案信息化管理系統是企業科技檔案信息化建設取得實際成效的根本保障。盡管目前各種企業檔案管理系統軟件充斥市場，但一些大型企業卻很難找到完全適用于本企業科技檔案信息化建設特殊需求的軟件產品。為此，大型企業集團應在企業信息化建設過程中，注重研發能突出本企業特殊需求、具有個性化功能的科技檔案信息化管理系統。由于企業檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發的能力，因此，大型企業有必要憑借自己的實力，與一些知名的軟件開發和信息化管理系統研發服務公司合作，借助社會上的專業技術力量，相互合作、自主創新，共同研發、構建能滿足本企業信息化建設特殊需求的科技檔案信息化管理系統。
1.1檔案工作標準不統一我國電力行業一直屬于國有體制，在電力企業內部受計劃經濟體制影響，各個電力企業自成一體，沒有使電力企業檔案形成統一的標準，不能適應當前電力行業的快速發展需要和市場競爭的需要，在內部管理上忽視檔案管理和檔案建設，造成檔案工作標準不統一，影響了電力企業健康發展。
1.2檔案信息化建設認識不足在電力企業內部還存在一些對檔案信息化建設認識不到位的現象，認為只要發好電、輸好電就可以了，沒有認識到檔案信息化對電力企業向現代化企業邁進的重要作用，沒有看到檔案信息化給企業帶來的巨大收獲，因此對檔案信息化建設認識不足已經成為制約電力企業檔案建設的障礙之一。
1.3專業人員缺失電力企業內部檔案管理工作一直是較為薄弱的環節，其主要原因是檔案管理專業人員缺失，特別是電力工程建設過程中的檔案管理，更是漏洞很多，由于電力項目施工時間長，區域跨度大、工程量大、缺乏專業檔案管理人員，以致于具體資料收集和整理過程中，專業度不夠，常出現漏登、漏收等現象，為文件材料的收集、整理、歸檔增加了難度，可見電力企業檔案專業管理人員的缺失也是制約檔案信息化建設不可忽視的原因之一。
2電力企業檔案信息化建設對策研究
2.1統一思想認識在企業內部要大力宣傳檔案信息化建設對電力企業發展的重要作用，讓企業干部職工都能夠清楚的了解到檔案是為適應職能活動需要而直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄。電力企業作為大型企業每年都要產生很多檔案資料，內容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實的記錄了電力企業的發展歷史，對今后的發展提供有利的借鑒依據。實行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。以及檔案信息化建設是適應市場需求，不斷完善企業管理的手段之一，大力開展檔案信息化建設培訓，形成企業上下齊抓共管的良好氛圍，同時要積極爭取電力管理部門、使用單位、用電企業和居民對檔案信息化建設的支持，從而為電力企業檔案信息化建設創造出優良的內外部環境。
2.2加大檔案信息化建設投入電力企業要與國際接軌就必須加快檔案信息化建設步伐，增加對檔案信息化建設資金投入，從硬件設施到軟件設計都要進行配置，完善檔案管理存儲模式、查詢模式、信息檢索等電子化進程，實現全文檢索、在線OCR、Web查詢等功能，同時要確保電力數據平臺與檔案信息平網，徹底解決過多的紙質信息檔案的使用與保管問題，實現高效、快捷的網上數據轉換和處理、檔案信息檢索查詢、內部管理信息自動生成等功能，形成一個高效快捷的電子信息資源庫，最終實現電力企業數字化虛擬檔案館，使檔案信息化成為企業的無形資產。
2.3培植檔案信息化建設專業人才要完成電力企業檔案信息化建設，就離不開專業人才，一方面是科技發展硬件設施運轉的需要，另一方面是檔案專業需要有內行進行管理，因此電力企業要注重培養專業的檔案管理人才、電子信息化建設人才，為實現整個檔案管理業務流程的全面信息化提供可靠的保障，通過檔案管理與業務流、信息流的有機結合，建立起電力企業完整統一的文檔信息一體化管理體系。
2.4加強業務建設和信息資源共享電力企業檔案信息化建設必須要加強檔案業務建設，要成立專門的檔案管理部門，加大對各部門檔案管理工作的督導和培訓，使檔案管理信息化和專業化，同時要建立電力企業上下級、企業內部部門之間以及相關聯企業、單位、客戶等網絡對接，實現信息資源共享，為電力企業可以在第一時間獲得有價值的信息資料提供保障，如：電力施工項目單位通過檔案信息化離線客戶端就可以隨時隨地輕松的把有關施工資料進行歸檔上傳，同時還可以及時獲得上級有關部門的信息資源，從而實現信息資源共享。
3電力企業檔案信息化建設實施要點
3.1檔案實現數字化、標準化管理，可永久保存統一建設以電力公司總部為核心，以各下屬企業公司為分支的檔案管理信息網絡體系，按照國家電網信息化建設要求，構筑企業級一體化信息集成平臺，能夠有效實現對歷史紙質檔案的有效轉換、保存，進行數字化管理，實現對現行文件的有效管理、實現與現有各系統的無縫接口。在電力企業內部形成標準統一的數字化檔案，并能夠永久保存，如：可存儲的圖像信息，音頻、視頻等音像信息都可以完整的記錄在同一份文件中，比傳統的音像檔案存儲具有無法比擬的優勢，不但可以保證資料不失真，而且為防止丟失可以進行備份，實現永久保存。
3.2豐富數據庫資源檔案信息化建設后使數字檔案存儲空間加大，電力企業各個部門都可以通過統一的界面查閱檔案信息資源。這就要求數字化檔案要更加的豐富，要將可以歸檔的數據存儲在各個系統中，因此檔案管理人員不但要積極挖掘信息資料、數據，而且還要對這些數據、資料進行甄別，把有價值的數據、資料分類按照各自的系統進行存儲，可以通過存儲的分級管理，重要數據的備份管理，永久性數據的存儲保護以及存儲設備安全預警等主要功能的完善來完成。
3.3歸檔及時方便查閱在電力企業檔案信息化建設中，要在檔案信息化系統中對歸檔時間、范圍必須進行固化設定，通過系統及時提醒檔案管理人員進行催交確保應按時歸檔的文件資料齊全完整，方便查閱，因此檔案信息化建設要立足檔案應用的方便快捷上來。電力企業檔案信息化建設還要完善信息檢索功能數字化，實現智能檢索，對有關文件資料可以通過檢索相關詞組就可以對找到需要的文件資料，對同類資料可以通過檢索結果進行排序，以提高檢索效率，縮短檢索時間。
3.4提高檔案的實用性電力企業檔案管理的目的就是為管理提供可靠的信息資源，為電力事業服務，因此檔案信息化建設必須要落實到實用上來，在數字化檔案系統中，增加統計和分析功能，統一統計報表格式、填寫方式，同時提供檔案分類查詢功能，對統計數據進行分析查詢，由電腦提供詳實的匯總報告，把數字化檔案變成電力管理專家，更好地服務于用戶。如在電力企業統計報表核算過程中，通過計算機軟件的智能化應用，操作人員只要點擊統計功能，計算機就會自動生成對報表數據的統計，自動生成小計、合計等。
4結語