時(shí)間：2023-04-08 11:31:08
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案工作論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
截止1996年，檔案館保管著48個(gè)全宗的19212卷檔案，檔案起止年代為1984年至1994年(大部分為1988年以前)。檔案載體為紙制的占94%，膠片占0.9%，磁帶占1.7%。檔案現(xiàn)狀一覽表。檔案字跡40、50年代少量檔案的字跡已出現(xiàn)褪變、擴(kuò)散現(xiàn)象；部分檔案為純藍(lán)墨水、圓珠筆油、鉛筆等不耐久字跡。檔案載體底片、膠片保存完好；40、50年代的部分檔案已發(fā)黃、老化，紙強(qiáng)強(qiáng)度減弱；因地下庫(kù)房濕度較高，紙張受潮；個(gè)別檔案發(fā)現(xiàn)蟲洞，有存損。采用的保護(hù)措施檔案館的保護(hù)工作主要是從外因入手，改善外界不利因素。
從1982年起，檔案館為地下庫(kù)房(新館即將投入使用)。檔案館工作人員立足現(xiàn)實(shí)，采取了較為可行的保護(hù)措施。1982年安裝了防盜鐵門，在每間庫(kù)房門口均設(shè)置了10厘米高的防水隔段，并陸續(xù)購(gòu)置了除濕設(shè)力求；1991年建立了較為系統(tǒng)的溫濕度記錄，加強(qiáng)了對(duì)庫(kù)房溫濕度的控制；加強(qiáng)庫(kù)房的日常管理，做好防塵防蟲、防有害氣體等各項(xiàng)工作，開展檔案的修復(fù)工作，修補(bǔ)、復(fù)制解放時(shí)期字跡褪變的檔案450余卷。二、檔案保護(hù)工作中存在的問(wèn)題：
(一)庫(kù)房與設(shè)備不符合規(guī)范要求。檔案庫(kù)房與設(shè)備是保管檔案最基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。地下庫(kù)房的弊端顯而易見(jiàn)：濕度高，不利于通風(fēng)，不利于維護(hù)檔案的安全。從維護(hù)檔案的設(shè)備上看，存在單一、老化的問(wèn)題。新館的建成解決了檔案保護(hù)工作最基本、最首要的問(wèn)題。
(二)檔案保護(hù)意識(shí)缺乏。檔案保護(hù)工作是為利用工作服務(wù)的。當(dāng)前由于過(guò)分強(qiáng)調(diào)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了保護(hù)意識(shí)的減弱，表現(xiàn)在實(shí)際行動(dòng)上就有所松懈。大的方面，如資金的投入，人員的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護(hù)工作，修補(bǔ)檔案未用專用漿糊，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護(hù)意識(shí)在工作人員頭腦中還相對(duì)淡漠。
(三)檔案保護(hù)技術(shù)的培訓(xùn)研究不夠，檔案保護(hù)技術(shù)人才缺乏。
1培訓(xùn)不夠。檔案人員參加的檔案培訓(xùn)，尤其是檔案保護(hù)技術(shù)專題的培訓(xùn)相當(dāng)有限。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的普及，檔案的載體已呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例將有所增加。它們的保管、使用同紙制檔案發(fā)生了根本變化。檔案人員如果不隨時(shí)補(bǔ)充知識(shí)，保護(hù)工作將無(wú)從談起。各有關(guān)單位組織的培訓(xùn)不僅次數(shù)有限，而且由于資金、時(shí)間等原因難以保證參加。
2檔案保護(hù)技術(shù)的研究不夠。檔案人員不僅要做好檔案管理的日常工作，而且應(yīng)加以總結(jié)、研究。在我局、館人員撰寫的論文、業(yè)務(wù)研究、調(diào)查報(bào)告中，很少有專門涉及檔案保護(hù)技術(shù)課題的。
3檔案保護(hù)技術(shù)專業(yè)人員缺乏。近幾年，檔案館人員的學(xué)歷、職稱都有明顯提高，但具有理論知識(shí)，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員卻相當(dāng)匱乏。檔案保護(hù)技術(shù)是一門綜合性的應(yīng)用技術(shù)，檔案專業(yè)人員雖有一定的理論知識(shí)，實(shí)際操作技能卻很有限。
出現(xiàn)以上問(wèn)題，也有某些客觀原因：檔案館人員多是身兼數(shù)據(jù)職，征集、接收、整理、提供利用都要參與，難以保證“專”；部分保護(hù)技術(shù)很少接觸，如裱糊、去酸等。
(四)制度不夠完善。檔案保護(hù)在檔案館的各項(xiàng)制度中都有所體現(xiàn)，但從總體上講還存在著不深入、不細(xì)致的問(wèn)題。在制度執(zhí)行方面也存在一定的疏漏，由于人員少、時(shí)間緊，有的制度沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行；工作只停留在表面上，缺乏必要的分析。
(五)財(cái)力投入不夠。保護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案庫(kù)房溫濕度的控制、檔案的修復(fù)、專門檔案的特殊保護(hù)要求、專業(yè)培訓(xùn)等都需要相關(guān)的設(shè)備和資金為后盾。檔案并無(wú)專項(xiàng)保護(hù)資金，使檔案館除維持日常的管理工作外，難以有足夠的財(cái)力購(gòu)置較為先進(jìn)的設(shè)備及進(jìn)行保護(hù)技術(shù)的開發(fā)、利用。如何進(jìn)一步提高檔案保護(hù)工作水平，我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)以下幾方面的工作：
一、提高檔案保護(hù)意識(shí)。認(rèn)識(shí)提高了才能付諸行動(dòng)。保護(hù)工作直接關(guān)系到檔案的壽命，一旦遭到破壞，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)也只會(huì)成為空談。加強(qiáng)培訓(xùn)。開展、組織多種形式的培訓(xùn)、講座。因檔案保護(hù)工作的技術(shù)性較強(qiáng)，培訓(xùn)的內(nèi)容不但要注重理論的指導(dǎo)，還要增強(qiáng)實(shí)際操作能力的培養(yǎng)，
二、完善制度。建立和完善有利于檔案保護(hù)的各項(xiàng)制度，形成從進(jìn)館到管理到使用的一套完善的體系。加強(qiáng)對(duì)基層檔案室的指導(dǎo)、監(jiān)督。進(jìn)館檔案質(zhì)量不高熱必直接危害檔案的壽命，增加保護(hù)工作的難度。執(zhí)行進(jìn)館的消毒、除塵制度，這是防止有蟲害、污染檔案入館的有效防范措施。
論文摘要：在分析我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作全面、健康發(fā)展的對(duì)策：一是開展心理引導(dǎo)，激發(fā)建檔熱情。二是勇于開拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)多元服務(wù)。三是堅(jiān)持依法治檔，注重監(jiān)管方式。四是拓展管理范圍，推行多元模式。
1正確認(rèn)識(shí)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀
從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業(yè)檔案工作情況調(diào)查結(jié)果來(lái)分析，我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀大致可歸結(jié)為兩點(diǎn)。
1.1我國(guó)民企檔案工作處于自發(fā)的狀態(tài)，部分企業(yè)已有相當(dāng)?shù)陌l(fā)展水平。據(jù)筆者對(duì)福建省晉江市的恒安紙業(yè)集團(tuán)、親親食品集團(tuán)、七匹狼集團(tuán)、鳳竹集團(tuán)、福馬食品集團(tuán)等10余家民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這些企業(yè)均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團(tuán)公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達(dá)到相當(dāng)?shù)乃剑惆布瘓F(tuán)公司因已在香港上市，注重汲取和采用國(guó)外的管理模式，鳳竹集團(tuán)公司在國(guó)內(nèi)上市，許多檔案業(yè)務(wù)在借鑒國(guó)企的管理模式上有所創(chuàng)新發(fā)展，其檔案管理已通過(guò)國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。七匹狼集團(tuán)則采用與國(guó)企截然不同的分散式管理模式。而據(jù)河南開封市的調(diào)查結(jié)果表明，在被調(diào)查的82家企業(yè)中，已開展檔案工作的68家，占被調(diào)查企業(yè)的83％；尚未開展檔案工作的10家，僅占被調(diào)查企業(yè)的12％；未說(shuō)明是否開展檔案工作的4家，占被調(diào)查企業(yè)的5％。庫(kù)房、檔案專用設(shè)備的設(shè)置情況也較好，在調(diào)查的企業(yè)中，明確有檔案庫(kù)房的占90％，未說(shuō)明庫(kù)房情況的只占10％。這些企業(yè)都具有一定的代表性，分別為加工業(yè)、制造業(yè)、流通業(yè)、服務(wù)業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)及其他行業(yè)。這說(shuō)明當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)對(duì)于開展檔案工作已有相當(dāng)?shù)淖杂X(jué)性和發(fā)展水平。
1.2民營(yíng)企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè)，明星企業(yè)好于一般企業(yè)，創(chuàng)立時(shí)間長(zhǎng)的企業(yè)好于創(chuàng)立時(shí)間短的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。從開封市調(diào)查中可以發(fā)現(xiàn)，隨著企業(yè)資產(chǎn)的增加，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)展，已開展檔案工作企業(yè)的比例數(shù)量也隨之上升，顯示企業(yè)規(guī)模與企業(yè)資產(chǎn)情況對(duì)檔案工作有非常直接與重要的影響，同時(shí)，調(diào)查結(jié)果也表明未開展檔案工作的企業(yè)比例很少，僅占12％，加上未說(shuō)明開展檔案工作的企業(yè)也僅有20％，而檔案管理已達(dá)到較高水平的示范企業(yè)也是少數(shù)，所以，從總體上看，民營(yíng)企業(yè)整體的檔案管理呈現(xiàn)出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業(yè)界一些學(xué)者將當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)的檔案管理狀況，分為四個(gè)類型。一是“重視型”。檔案工作被企業(yè)列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫(kù)房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設(shè)施設(shè)備齊全；根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時(shí)，保管科學(xué)、利用見(jiàn)效。其中，少數(shù)企業(yè)的檔案管理甚至通過(guò)了國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。二是“上進(jìn)型”。企業(yè)主有一定的檔案意識(shí)，配備了檔案兼職人員，設(shè)置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質(zhì)不高，兼職過(guò)多，檔案工作未能有效地全面開展起來(lái)，檔案的效益也未能充分地發(fā)揮出來(lái)，三是“隨意型”。企業(yè)主的檔案意識(shí)還不夠強(qiáng)，對(duì)檔案工作的關(guān)注還不到位，急需用時(shí)強(qiáng)調(diào)要管一管，平時(shí)對(duì)檔案持可有可無(wú)的態(tài)度，無(wú)專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關(guān)部門的一個(gè)末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業(yè)主沒(méi)有檔案意識(shí)，企業(yè)一些重要證件、核心文件零散地放在企業(yè)主或部門負(fù)責(zé)人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無(wú)”的狀態(tài)，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業(yè)主自己不管；無(wú)機(jī)構(gòu)、無(wú)人員、無(wú)庫(kù)房、無(wú)設(shè)備、無(wú)經(jīng)費(fèi)”這種類型在小型企業(yè)中比較多見(jiàn)。
從我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的這兩種狀況中可以看出，以往很多業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為我國(guó)民企檔案工作總體上處于一種無(wú)序的，混亂的狀態(tài)的看法是片面的，是認(rèn)識(shí)上的一處誤區(qū)。福建省晉江市和河南省開封市這一南一北的情況頗具代表性。從調(diào)查分析中，我們可窺見(jiàn)我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀。改革開放以來(lái)，特別是中國(guó)加入世貿(mào)組織以來(lái)，我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，在國(guó)際市場(chǎng)的博奕中，已逐步成熟起來(lái)，企業(yè)主的檔案意識(shí)被不斷喚醒，特別是一些規(guī)模企業(yè)，明星企業(yè)的老總們，對(duì)檔案已有了比較深刻的認(rèn)識(shí)。福建鳳竹集團(tuán)公司年產(chǎn)值5億多元，利稅9400多萬(wàn)元，是全國(guó)同行業(yè)的明星企業(yè)，該公司陳澄清董事長(zhǎng)認(rèn)為檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，當(dāng)前市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底是企業(yè)文化的競(jìng)爭(zhēng)，而檔案是企業(yè)文化的重要基礎(chǔ)，企業(yè)文化提升取決于企業(yè)檔案作用的充分發(fā)揮。所以，他除親自帶隊(duì)到晉江、泉州市檔案局爭(zhēng)取業(yè)務(wù)上的支持外，并經(jīng)常過(guò)問(wèn)和解決檔案工作中存在的人、財(cái)、物問(wèn)題，公司早在1991年檔案管理就通過(guò)省級(jí)先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收，2001年通過(guò)了企業(yè)檔案目標(biāo)管理“國(guó)家二級(jí)”評(píng)審。目前，有2名專職檔案人員，并形成一個(gè)嚴(yán)密有序的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有1個(gè)綜合檔案室和4個(gè)檔案分室，檔案在公司上市和經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國(guó)民營(yíng)檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規(guī)模~,Ak的企業(yè)主已經(jīng)具有相當(dāng)?shù)臋n案意識(shí)，在實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)極為重要的核心資源，并已經(jīng)開展檔案管理工作，但沒(méi)能得到及時(shí)的指導(dǎo)。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數(shù)為小型企業(yè)的企業(yè)主，對(duì)企業(yè)開展檔案工作的心態(tài)復(fù)雜，認(rèn)為檔案室工作增加小企業(yè)的負(fù)擔(dān)，怕在外部人員的指導(dǎo)下泄露商業(yè)秘密，影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常開展。在認(rèn)識(shí)上把建檔工作與企業(yè)利益對(duì)立起來(lái)，這其中與檔案部門的宣傳與服務(wù)的缺失不無(wú)關(guān)系。所以，客觀地、全面地認(rèn)識(shí)當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀、將有助于我們有針對(duì)性地推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的全面、健康發(fā)展。
2推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作全面發(fā)展的對(duì)策
2.1開展心理引導(dǎo)，激發(fā)建檔熱情。從以上分析中我們不難看出，企業(yè)主的檔案意識(shí)是決定民營(yíng)企業(yè)檔案工作能否開展的關(guān)鍵所在。所以，要樹立企業(yè)的檔案觀，必須進(jìn)行積極的心理引導(dǎo)。一是管理意識(shí)引導(dǎo)。大量事實(shí)說(shuō)明，我國(guó)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最大制約因素是沒(méi)有很好的管理。民營(yíng)經(jīng)濟(jì)要想在“二次創(chuàng)業(yè)”中得到發(fā)展，就必須盡快實(shí)現(xiàn)從無(wú)管理的經(jīng)營(yíng)向現(xiàn)代化管理的經(jīng)營(yíng)方式的轉(zhuǎn)變。對(duì)此，企業(yè)主應(yīng)該有清醒的認(rèn)識(shí)，新形勢(shì)下民營(yíng)經(jīng)濟(jì)只有加強(qiáng)管理，企業(yè)才能在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。民營(yíng)企業(yè)的檔案意識(shí)也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長(zhǎng)發(fā)育。因?yàn)闄n案管理本身是企業(yè)管理的重要一環(huán)，而檔案又為企業(yè)的各項(xiàng)管理提供了必不可少的重要基礎(chǔ)。忽視檔案工作，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的管理便成了無(wú)本之木，所以，企業(yè)主還有什么理由可以忽視企業(yè)的檔案工作呢?二是逆向思維引導(dǎo)。我們很多時(shí)候無(wú)法正確估計(jì)出檔案到底為企業(yè)產(chǎn)生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業(yè)主，滯后的檔案工作必定是制約民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關(guān)鍵制約因素，沒(méi)有完善的檔案管理，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展就會(huì)留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會(huì)成為制約企業(yè)整體效益的關(guān)鍵性制約因素。民營(yíng)企業(yè)在決策上的特點(diǎn)使它在投入和自身建設(shè)中具有排他心理，因而檔案部門不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸，有時(shí)可以從側(cè)面、甚至反面逆向思維的角度來(lái)激發(fā)民營(yíng)企業(yè)的建檔熱情。
關(guān)鍵詞:計(jì)生檔案；檔案管理；細(xì)化；法制意識(shí)；約束
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計(jì)生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬(wàn)戶。在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天，加強(qiáng)計(jì)生檔案的細(xì)化管理工作，對(duì)于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問(wèn)題與遺留問(wèn)題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過(guò)程，即由原始的粗劣而簡(jiǎn)單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀(jì)末期《中國(guó)人口報(bào)》上以《走科學(xué)化微機(jī)管理的道路》為題闡述過(guò)自己的拙見(jiàn)。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有十個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了計(jì)生檔案工作在計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來(lái)的管理工作中所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見(jiàn)解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。確保檔案的及時(shí)性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級(jí)基層組織，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)常化，持之以恒，要規(guī)范計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計(jì)生檔案萬(wàn)無(wú)一失。
二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來(lái)的實(shí)踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤，就要首先抓好包片計(jì)生干部與村級(jí)計(jì)生統(tǒng)計(jì)員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級(jí)的計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，計(jì)生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。
總而言之，計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來(lái)不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)，每一步才會(huì)達(dá)到理想的效果。
參考文獻(xiàn):
要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識(shí)，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎(chǔ)
檔案工作管理模式的更新，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來(lái)越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)，將計(jì)算機(jī)作為方便管理的重要工具，進(jìn)一步合理有效利用。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。[3檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新是關(guān)鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機(jī)制的創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問(wèn)題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
4運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理
走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。
5人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門無(wú)論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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[2]周曙東.電子商務(wù)概論[M].南京：東南大學(xué)出版社，2002
所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響
1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對(duì)檔案來(lái)源原則的影響
來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。
3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
一是檔案交接不及時(shí)。一些基層單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。
二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過(guò)問(wèn)，就連檔案監(jiān)交之時(shí)也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。
筆者認(rèn)為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：
一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對(duì)那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理。
二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)在正式移交之前主要做好五項(xiàng)工作：1對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；2對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問(wèn)明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；3對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；4按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；5撰寫檔案移交說(shuō)明。對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做好三項(xiàng)工作：1了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況；2向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；3必要時(shí)要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。
關(guān)鍵詞:計(jì)生檔案；檔案管理；細(xì)化；法制意識(shí)；約束
Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.
keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint
計(jì)生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬(wàn)戶。在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天，加強(qiáng)計(jì)生檔案的細(xì)化管理工作，對(duì)于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問(wèn)題與遺留問(wèn)題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過(guò)程，即由原始的粗劣而簡(jiǎn)單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀(jì)末期《中國(guó)人口報(bào)》上以《走科學(xué)化微機(jī)管理的道路》為題闡述過(guò)自己的拙見(jiàn)。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有十個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了計(jì)生檔案工作在計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來(lái)的管理工作中所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見(jiàn)解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。確保檔案的及時(shí)性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級(jí)基層組織，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)常化，持之以恒，要規(guī)范計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計(jì)生檔案萬(wàn)無(wú)一失。
二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來(lái)的實(shí)踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤，就要首先抓好包片計(jì)生干部與村級(jí)計(jì)生統(tǒng)計(jì)員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級(jí)的計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，計(jì)生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。
總而言之，計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來(lái)不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)，每一步才會(huì)達(dá)到理想的效果。
參考文獻(xiàn):
據(jù)美國(guó)的一家數(shù)據(jù)研究機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)和預(yù)測(cè)，1998年美國(guó)的Email使用者每天發(fā)送500萬(wàn)條Email信息，而這一數(shù)據(jù)在1994年僅僅是50萬(wàn)條，據(jù)預(yù)測(cè)，到2002年這一數(shù)據(jù)將達(dá)到15億條。1998年，該國(guó)的一家位于舊金山的網(wǎng)上職業(yè)公司發(fā)現(xiàn)他們每個(gè)星期收到的Email比電話多得多，達(dá)到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國(guó)名不見(jiàn)經(jīng)傳，由此可以想見(jiàn)電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現(xiàn)代化的機(jī)構(gòu)。因此西方國(guó)家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強(qiáng)調(diào)分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內(nèi)容”更重要；考慮機(jī)構(gòu)的哪些職能活動(dòng)、哪些工作更重要，并把相關(guān)的文件保存下來(lái)，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個(gè)例子只是說(shuō)明“職能鑒定”的基本思路。實(shí)際上，我們后面還會(huì)討論，雖然電子文件的產(chǎn)生是“職能鑒定”得以提出和實(shí)現(xiàn)的契機(jī)，但“職能鑒定”中所包含和體現(xiàn)的思想?yún)s要豐富得多。
一、職能鑒定法形成的四個(gè)原因
一檔案理論的思想基礎(chǔ)從國(guó)家模式到社會(huì)模式的轉(zhuǎn)化
有關(guān)鑒定的理論最早見(jiàn)于英國(guó)的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊(cè)》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金遜認(rèn)為，文件是行政活動(dòng)和事務(wù)處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預(yù)，否則會(huì)損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應(yīng)由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責(zé)是保管檔案而非制造檔案，他提出應(yīng)由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經(jīng)對(duì)他的有關(guān)鑒定執(zhí)行者的觀點(diǎn)提出過(guò)異議，由于給予行政人員較多的信任和權(quán)利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團(tuán)的利益而故意銷毀或剔除那些對(duì)其不利的文件。有關(guān)學(xué)者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)走入極端，會(huì)導(dǎo)致行政意志和國(guó)家意志塑造檔案。
二十世紀(jì)四、五十年代，面對(duì)激增的機(jī)關(guān)文件，美國(guó)的檔案工作者開始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國(guó)當(dāng)時(shí)另幾位檔案工作者的觀點(diǎn)：檔案工作的重點(diǎn)已由保管文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。謝倫伯格認(rèn)為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時(shí)主要應(yīng)關(guān)注檔案從屬價(jià)值中的情報(bào)價(jià)值。情報(bào)價(jià)值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點(diǎn)也就意味著，以歷史學(xué)家的實(shí)際利用需求或預(yù)期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標(biāo)準(zhǔn)。這種鑒定理論也并未在檔案界達(dá)成共識(shí)，有的學(xué)者認(rèn)為這樣會(huì)使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無(wú)法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴(yán)重的問(wèn)題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有機(jī)聯(lián)系”。
“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學(xué)鑒定理論發(fā)展中的兩個(gè)具有代表性的觀點(diǎn)。從中可以看到傳統(tǒng)檔案鑒定理論具有兩個(gè)鮮明的特點(diǎn)，其一是傳統(tǒng)鑒定理論著重于檔案價(jià)值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統(tǒng)檔案鑒定理論和方法主要來(lái)源于對(duì)檔案價(jià)值主體的確認(rèn)。傳統(tǒng)檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標(biāo)準(zhǔn)尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)而展開，而檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)取決于檔案價(jià)值主體的需求。從這一角度出發(fā)來(lái)觀察兩種傳統(tǒng)的鑒定理論，可以發(fā)現(xiàn)，他們所關(guān)注的與檔案這一客體發(fā)生關(guān)系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)歷史研究者的情報(bào)價(jià)值，主張檔案工作者依據(jù)研究者的利用需求來(lái)鑒定檔案的價(jià)值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質(zhì)區(qū)別正在于價(jià)值主體的不同。那么這兩種價(jià)值主體就代表了檔案價(jià)值發(fā)揮的全部的潛在“市場(chǎng)”嗎隨著檔案學(xué)理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。
正如T·庫(kù)克所言：“本世紀(jì)檔案論述的主題是，根據(jù)國(guó)家檔案概念建立起來(lái)的以司法——行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會(huì)——文化檔案概念的變革。”他接下來(lái)又作了更為深刻和具體的闡述：“從荷蘭學(xué)者所處的時(shí)代到詹金遜、卡薩諾瓦時(shí)代，直至美國(guó)注重政府文件管理的時(shí)代，檔案事業(yè)在傳統(tǒng)上是由一個(gè)國(guó)家建立，為這個(gè)國(guó)家服務(wù)，作為該國(guó)政治結(jié)構(gòu)和機(jī)構(gòu)文件的組成部分。檔案理論因此在國(guó)家理論、模式和概念中建立了合法地位。現(xiàn)在情況不同了，20世紀(jì)末期公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，或至少對(duì)用納稅資金建立起來(lái)的檔案館的認(rèn)識(shí)已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民、為人民服務(wù)、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來(lái)，檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人權(quán)益，而且更多的還應(yīng)該為他們提供根源感、身份感和集體記憶。”當(dāng)前在西方發(fā)達(dá)國(guó)家檔案界普遍存在的這種“社會(huì)檔案”觀念是受五、六十年代以來(lái)的“后現(xiàn)代主義”的影響，“后現(xiàn)代主義”反對(duì)權(quán)威、否定中心的個(gè)性正是檔案理論思想基礎(chǔ)從國(guó)家模式到社會(huì)模式的變革的哲學(xué)根源。
檔案理論基礎(chǔ)的變化，全新地確認(rèn)了檔案價(jià)值主體——不再是機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員和歷史研究人員，而是社會(huì)中的全體公民。這種價(jià)值主體的改變毫無(wú)疑問(wèn)會(huì)深刻地影響檔案價(jià)值鑒定理論，最初是德國(guó)的漢斯·布姆斯在60年代末期，開始強(qiáng)調(diào)社會(huì)應(yīng)確定自身的價(jià)值，檔案必須如實(shí)地反應(yīng)這些價(jià)值，檔案價(jià)值不應(yīng)該取決于詹金遜所說(shuō)的行政官員，也不應(yīng)該取決于謝倫伯格所說(shuō)的歷史學(xué)家，而是取決于人民大眾。他強(qiáng)調(diào)，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準(zhǔn)則。”他號(hào)召檔案工作者通過(guò)歷史地研究公眾輿論來(lái)發(fā)現(xiàn)檔案的這種社會(huì)價(jià)值，并將這種價(jià)值用于文件鑒定。這是一個(gè)華麗而充滿魅力的口號(hào)，但很遺憾，它并不具有指導(dǎo)鑒定活動(dòng)所應(yīng)有的可操作性。1991年，布姆斯在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的思考和研究之后，提出“文件的社會(huì)價(jià)值最好不是直接通過(guò)對(duì)社會(huì)動(dòng)力和公眾輿論的研究確定，而應(yīng)間接地通過(guò)了解那些為實(shí)現(xiàn)社會(huì)需求和愿望的重要文件形成者的職能來(lái)判斷。”按照這種新的方法，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)從復(fù)雜的社會(huì)價(jià)值、問(wèn)題或趨勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來(lái)源。
二文件數(shù)量的激增
有關(guān)職能鑒定的提出，檔案學(xué)思想基礎(chǔ)的變化是重要的，然而不是唯一的。現(xiàn)代管理機(jī)構(gòu)中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經(jīng)不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會(huì)象一個(gè)“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國(guó)的一次檔案年會(huì)上就有人建議，機(jī)構(gòu)應(yīng)該依據(jù)其職能的重要性而選擇保管他們產(chǎn)生的文件，劃分文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)職能的級(jí)別而非鑒定每一份文件的觀點(diǎn)形成了。當(dāng)時(shí)情況下有學(xué)者認(rèn)為，這是一種逃避的方法，因?yàn)檫@被認(rèn)為是面對(duì)大量文件感到無(wú)助時(shí)的對(duì)策。檔案工作者想通過(guò)決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機(jī)構(gòu)的文件，來(lái)減少紙張的數(shù)量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現(xiàn)的被動(dòng)局面，它——文件數(shù)量的巨增，確實(shí)構(gòu)成了“職能鑒定理論和方法”產(chǎn)生的又一大驅(qū)動(dòng)力。
三越來(lái)越多的文件產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)的協(xié)作活動(dòng)中
社會(huì)機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會(huì)活動(dòng)中不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系也日益密切和復(fù)雜，職能鑒定的觀點(diǎn)也適應(yīng)了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國(guó)的海倫·塞穆?tīng)査梗缙趶氖麓笮涂萍柬?xiàng)目文件的處理，這些項(xiàng)目形成的文件分散在政府部門、大學(xué)、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機(jī)構(gòu)為核心，以單份文件為對(duì)象的傳統(tǒng)鑒定法帶來(lái)的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設(shè)想通過(guò)“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”，一種多機(jī)構(gòu)的，以研究為基礎(chǔ)的分析，將眾多檔案館的鑒定活動(dòng)結(jié)合在一起，使檔案文件反映社會(huì)的主要論題、問(wèn)題、活動(dòng)或職能的方法來(lái)妥善解決現(xiàn)代復(fù)雜機(jī)構(gòu)的龐大文件的問(wèn)題。
四電子文件的產(chǎn)生
如果說(shuō)以上的三方面的原因驅(qū)動(dòng)我們采取一種與傳統(tǒng)鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實(shí)也只能描述到這種程度，沒(méi)有電子文件的出現(xiàn)和對(duì)其鑒定活動(dòng)的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問(wèn)題看得更清楚，同時(shí)電子技術(shù)也賦予“職能鑒定”以更強(qiáng)的可實(shí)現(xiàn)性。
電子文件的性質(zhì)和數(shù)量對(duì)鑒定的影響表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1電子文件的數(shù)量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認(rèn)為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來(lái)，效率不高。
2電子文件產(chǎn)生分散，一個(gè)龐大機(jī)構(gòu)內(nèi)部將會(huì)有多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，而且由于業(yè)務(wù)活動(dòng)彼此之間協(xié)作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)瞬間聯(lián)結(jié)而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件，而進(jìn)入每個(gè)系統(tǒng)中對(duì)具體的文件執(zhí)行“內(nèi)容審查”式的鑒定方法是不可行的。
3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時(shí)刻與一個(gè)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫(kù)相連，這種情況下，仍采用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法就會(huì)象一只永遠(yuǎn)在追趕自己尾巴的貓。
4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產(chǎn)生之初就完成，我們面臨的更為嚴(yán)峻的問(wèn)題可能不是害怕被巨量的文件淹沒(méi)，而是意識(shí)到可能根本不會(huì)有文件被送來(lái)鑒定。現(xiàn)有的許多系統(tǒng)都具有動(dòng)態(tài)刪除和更新數(shù)據(jù)的功能，另外，對(duì)于許多通過(guò)瞬間邏輯聯(lián)結(jié)形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標(biāo)準(zhǔn)作為系統(tǒng)程序的一部分先行輸入計(jì)算機(jī)之中，那么電子文件即使曾經(jīng)存在過(guò)，也終會(huì)流失。電子文件管理研究的專家普遍認(rèn)為：“檔案保管系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段提供了保證鑒定決策最有效實(shí)施的最佳機(jī)會(huì)”。
因此，有關(guān)專家建議，“電子環(huán)境中，文件的鑒定必須在文件產(chǎn)生之初就開始執(zhí)行，鑒定標(biāo)準(zhǔn)甚至應(yīng)該在文件尚未產(chǎn)生之前，就作為文件保管系統(tǒng)的一部分而存在。”這樣一種要求的實(shí)現(xiàn)必須通過(guò)“職能鑒定”來(lái)達(dá)到，“職能鑒定”根植于對(duì)文件產(chǎn)生機(jī)構(gòu)以及其職能活動(dòng)和工作流程的深刻認(rèn)識(shí)之上，通過(guò)分析機(jī)構(gòu)活動(dòng)的有機(jī)聯(lián)系以及機(jī)構(gòu)職能、活動(dòng)和業(yè)務(wù)的重要性，決定文件的存留，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)論必須要體現(xiàn)為一套詳細(xì)、具體和技術(shù)可實(shí)現(xiàn)的方案，并最終將這套方案嵌入到文件保管系統(tǒng)中去。“職能鑒定是電子文件的鑒定方法”這一觀念已經(jīng)被普遍地接受。
檔案工作創(chuàng)新是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要。當(dāng)前，在干部人事檔案的內(nèi)容不斷擴(kuò)張的同時(shí)，存在著內(nèi)容的陳舊性和檔案利用的局限性，在一些方面存在著明顯的不適應(yīng)。作為檔案工作者，要深刻挖掘知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案工作新的內(nèi)涵和特點(diǎn)，具有廣闊的視野和開放的思維，適應(yīng)今天的發(fā)展和變化，抓住時(shí)機(jī)，迎難而上，勇于探索，不斷創(chuàng)新，去除舊的檔案工作觀念，使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。
二、加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容
干部人事檔案材料的收集工作，是做好檔案工作的基點(diǎn)和起點(diǎn)，也是其創(chuàng)新的基點(diǎn)和起點(diǎn)，因此，要在把握和維護(hù)檔案材料真實(shí)性和完整性的基礎(chǔ)上，開展和進(jìn)行工作創(chuàng)新。
⒈建立健全歸檔制度，積極主動(dòng)有計(jì)劃地收集和補(bǔ)充干部檔案材料
針對(duì)有相當(dāng)一部分形成材料的單位不能及時(shí)將材料送交歸檔、造成渠道不通的現(xiàn)象，要采取定期和不定期相結(jié)合的方式，及時(shí)全面地收集歸檔材料，以免造成有的干部人事檔案中缺少任免、考察、工資或獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)歷等材料。對(duì)于年度考核、工資普調(diào)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等材料按照計(jì)劃定期進(jìn)行收集歸檔；一些零星的、不具有普遍性的材料可采用不定期收集方式，變被動(dòng)為主動(dòng)，做到平時(shí)留心了解各方面的情況，及時(shí)掌握信息，增強(qiáng)做好收集工作的自覺(jué)性、主動(dòng)性，做到口勤、手勤、腿勤，消除收集渠道閉塞現(xiàn)象，將研究成果、進(jìn)修培訓(xùn)、晉升考核、政審鑒定等材料及時(shí)收集歸檔。檔案管理部門不僅要建立健全歸檔制度，對(duì)于形成材料的部門或單位來(lái)說(shuō)，也應(yīng)該建立歸檔制度，主動(dòng)將所形成的歸檔材料送交檔案部門。
2.拓寬收集范圍，豐富檔案內(nèi)容
為使檔案工作更好地適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，要把握干部檔案材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，采取切實(shí)有效的措施，注重收集反映干部適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要，具備參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)能力的材料，同時(shí)要抓住重點(diǎn)，收集能夠反映干部的政治素質(zhì)、思想情操、工作作風(fēng)等方面的材料，特別是現(xiàn)階段要根據(jù)人事制度改革和對(duì)人才信息的需要，注意收集那些能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長(zhǎng)、業(yè)績(jī)的材料，使檔案內(nèi)容更加全面完整，提高檔案的價(jià)值和利用率。
⒊樹立動(dòng)態(tài)收集觀念，及時(shí)補(bǔ)充新材料
樹立動(dòng)態(tài)的收集觀念，就是要求與時(shí)俱進(jìn)地不斷充實(shí)個(gè)人履歷的新內(nèi)容，做到重大業(yè)績(jī)隨時(shí)記載，定向收集，一般情況按一定時(shí)間階段記載，要使檔案材料收集得完整、齊全，檔案工作人員必須抓住時(shí)機(jī)，以適應(yīng)新時(shí)期干部人事工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要為切入點(diǎn)。三、準(zhǔn)確無(wú)誤地做好鑒別工作
鑒別工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，鑒別就是對(duì)收集起來(lái)的材料進(jìn)行審定，識(shí)別其真?zhèn)危卸ㄆ鋬r(jià)值，確定其是否歸檔的一項(xiàng)工作，是維護(hù)干部人事檔案真實(shí)性和完整性的重要保證，是保證干部檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。因此，檔案人員應(yīng)堅(jiān)持原則、本著向組織負(fù)責(zé)的態(tài)度，首先要確定鑒別材料是否屬于干部材料的范疇，對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料視不同情況分別處理；其次要對(duì)干部檔案材料的內(nèi)容是否真實(shí)進(jìn)行鑒別，真實(shí)性是干部檔案的生命；第三要鑒別干部檔案材料是否完整，完整先是材料體系的完整，后是材料的內(nèi)容和外部形式的完整，對(duì)頭尾不清，來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查明后再作是否歸檔，做到取之有據(jù)、舍之有理、實(shí)事求是，特別是對(duì)剔除后準(zhǔn)備銷毀的材料，應(yīng)慎之又慎，切忌主觀臆斷，草率處理；第四要鑒別干部檔案材料手續(xù)是否完備。總之，經(jīng)過(guò)鑒別后的歸檔材料必須是真實(shí)、完整、精練、實(shí)用，以確保檔案材料的權(quán)威性。
四、搞好檔案整理，提高檔案質(zhì)量
檔案整理是檔案管理中重要的基礎(chǔ)工作，是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，檔案整理必須做到：分類準(zhǔn)確、加工考究、排列合理有序、裝訂整齊。要突出三個(gè)方面：第一，堅(jiān)持歷史唯物主義，真實(shí)地把能夠反映干部個(gè)人歷史和現(xiàn)實(shí)的材料整理出來(lái)；第二，以黨的十七大精神為指導(dǎo)，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀；第三，遵循檔案工作活動(dòng)規(guī)律，使檔案材料之間內(nèi)容和時(shí)間上的聯(lián)系。提高案卷質(zhì)量，應(yīng)在以下的幾項(xiàng)活動(dòng)中加以研究和創(chuàng)新，首先搞好宣傳是不可缺少的，要利用各種機(jī)會(huì)，反復(fù)地宣傳提高檔案質(zhì)量的必要性和做好檔案工作的重要性；其次是檔案工作人員要不斷加強(qiáng)與單位領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)部門的溝通和聯(lián)系，積極尋求支持和幫助。
五、提高人事檔案信息化管理水平
二十一世紀(jì)是一個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，如何適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)展的需求、實(shí)現(xiàn)檔案工作全方位的創(chuàng)新仍將是檔案工作面臨的重要課題。當(dāng)前，人事檔案信息化管理基礎(chǔ)薄弱，尚處在建設(shè)時(shí)期，因此，更需要制定信息發(fā)展戰(zhàn)略，分階段、有計(jì)劃的加以實(shí)施，進(jìn)而奠定檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。首先遵循“科學(xué)、實(shí)用、適用”原則，要確定檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期工作目標(biāo)和近期工作任務(wù)，以“收集、管理、利用”三大環(huán)節(jié)為主線，以信息集聚、整合、為原則，構(gòu)筑干部信息化管理平臺(tái)，逐步消除各自為政、系統(tǒng)缺乏通用性、科學(xué)性的現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理社會(huì)化，發(fā)揮人文管理在信息化管理的作用，建設(shè)一支高素質(zhì)的干部人事檔案管理隊(duì)伍。