時間：2023-05-24 15:53:21
導語：在采購檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
【關鍵詞】貨物采購；招標；檔案；管理
【 abstract 】 sweeping the globe project management boom represents the modern management to the latest trends, is now a concerned field. Procurement management is one of the important content direction, the so-called procurement management, it is to point to to ensure project material supply and purchase of project management activities, in the procurement of through open tender purchase, use the competition between suppliers to lower commodity prices, to ensure that equipment quality, reduce the cost, to control the engineering cost, make the project funds to achieve optimal allocation, as a power file workers, this paper focuses on the discussion of power engineering construction projects in purchasing management and in the complex system in the process of work, the form directly with the legal basis, keep the value of the original documents, that is, the goods purchasing file management of bidding.
【 keywords 】 purchasing goods; The tender; File; management
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
前言
近幾年來，國家投入巨額資金進行城、農網改造工程。在電力建設工程項目管理中，也深入廣泛地進行項目招投標管理。從而利用競爭機制來確保設備質量，控制工程造價，保證按時交貨，保證工程質量，提高投資效益，加強廉政建設。招投標檔案是近年來，隨著項目招投標采購管理在電力建設中深入開展實施，新近產生的檔案管理分類。它真實地記錄了工程建設中物質采購過程中形成的對國家、社會和企業有保存價值的原始憑證。作為電力科技檔案工作者，深感招投標管理工作在工程建設管理中的重要作用及招投標檔案在工程檔案中具足輕重的地位。通過對項目招標采購管理的理論知識學習，結合電力系統在項目招投標實際管理操作辦法，使本人對項目招標采購管理有了一個全面系統的認識。熟悉了招標采購中涉及的各個方面各個環節，從而確保招投標檔案的齊全、完整、系統、規范。并且聯系本單位在招投標檔案管理過程中存在的一些實際問題，進行探討。
一、電力建設中項目招標采購管理的基本要求
招標采購是通過在一定范圍內公開購買信息，說明擬采購物品或項目的交易條件，邀請供應商或承包商在規定的期限內提出報價，經過比較分析后，按既定標準選擇條件最優惠的投標人并與其簽訂采購合同的一種采購方式。
招標采購是在眾多的供應商中選擇最佳供應商的有效方法。它體現了公平、公開和公正的原則。通過招標程序，招標項目可以最大程度地吸引和擴大投標之問的競爭，從而使招標方有可能以更低的價格采購到所需要的物質或服務，更充分地獲得市場利益。
招標采購是一個復雜的系統工程。它涉及各個方面各個環節。一個完整的招標采購過程，基本上分以下六個階段：編制招標計劃(申請、審批及流程)、招標、投標、開標、評標、定標。
二、貨物采購招投標要求加強檔案的管理
筆者認為，檔案的齊全、完整、規范，從一個側面反映了工程管理水平。嚴把檔案關，能起到規范工程管理的作用。招投標檔案是企業檔案不可分割的一部分，特別是在工程檔案中。當城、農網改造工程結束后，國網公司、發改委組織了工程建設抽查，發現了不少問題，有些問題就是直接從檔案資料中發現的。招投標檔案是紀檢監察部門、審計部門檢查的重點檔案。因此，保證招投標檔案的齊全、完整、系統、規范，是保證工程管理質量的一個有效手段和措施。
(一)招投標檔案歸檔范圍
1、招標方案及批復、招標計劃申請(報)表、招標公告或邀請函、資格審查文件(資格審查公告、審查報告)：
2、招標文件及補充；
3、投標文件(商務部分、技術部分、企業資訊)、投標人澄清、說明或者補正文件；
4、標底、開標記錄；
5、評標辦法及標準、評標紀律、評標記錄、評標報告(含各評標人員打分一覽表)、工程決標報告(定標意見)：
6、項目招標領導小組會議紀要(標前會、定標會)、評標專家簽到表、中標函(通知書)；
7、項目招投標領導小組名單、資格審查小組成員名單、投標人名單、評標委員會成員抽取名單、監督小組名單：
8、其它應當歸檔的招投標文件。
(二)招投標檔案歸檔的基本要求
1、歸檔的招投標文件材料應該是原件或正本。(蓋紅章、手工簽字)。
2、招投標文件的內容必須真實、準確，與實際相符。
3、招投標文件必須字跡清楚，工整，會簽手續齊全，印章完整，簽字蓋章規范，手續完備。文件不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。
4、針對項目的招投標檔案原則上歸入項目。對于本單位涉入到多個項目的打捆招投標檔案，原則上此批檔案放入第一個項目，其它項目注明。
5、不針對項目的招投標檔案，一般按年代歸入文書檔案。
6、招投標檔案移交時，雙方必須辦理移交手續，填寫交接清單，簽字認可。
7、中標的投標文件材料應該永久保存，未中標的招投標文件材料應作為資料短期保存。
(三)招投標檔案案卷編制要求
【關鍵詞】采供血；繼續教育；檔案；管理
二十一世紀是一個信息全面覆蓋與科學技術飛速發展的時代，信息化已成為推動時代進步的主流。采供血機構也不能例外，它的各類信息均需要進行篩選、整理、分類以及保存，保存形式就是檔案管理。為適應輸血醫學的發展與進步的需要，滿足我國現代醫學科技的不斷發展與保障人民生命健康的需求，對采供血從業人員的資質要求也不斷提高。因此繼續教育就成為提升現代社會中采供血機構從業人員專業素質，從而使其更加符合現代醫學水平不斷進步發展的一種非常必要的方法和手段。但是由于現階段采供血機構繼續教育檔案管理的方式方法依然還部分沿襲著傳統的方式來進行，這就讓采供血機構的繼續教育檔案管理工作有隨時代前進的步伐做出改進的必要。
1采供血機構繼續教育檔案管理的優勢
采供血機構繼續教育檔案管理的特點決定了它現代化辦公的眾多優勢。
1.1采用網上申報的流程，能夠讓需要填寫申報表的專業人員在網上就處理好申報的材料，然后通過網絡申報，等待各級主管部門審核，審核后合格的就可以存檔并公布。這種設計好處在于各級管理人員能夠層層把關，確保了繼續教育項目申報的質量。
1.2申報時段明確。能夠讓項目申報人明確地知道申報的時段，尤其是明確了截止的時間，讓項目申報人不會因為截止時間不明確而造成延誤，減低工作失誤的可能。
1.3申報項目的情況能夠及時被項目申報人了解。特別是未能通過的項目，因繼續教育申報系統提供查詢功能，項目申報人可以明確得知申報項目未通過的原因。
1.4采用電子檔申報。相對于傳統的紙質檔模式，電子檔的優點在于便于儲存，不占實物空間，而且方便查詢。
1.5由于廣泛采用互聯網技術，各類繼續教育項目的申報和批準都能夠公開，全國采供血機構的同行都能夠查詢到相關繼續教育項目的信息，便于繼續教育工作的開展，促進了全國各采供血機構的交流與合作。
1.6便于管理，隨著現階段輸血醫學的不斷發展進步，對采供血機構從業人員的要求也不斷提高，比如，每年的繼續教育學時必須達標（75學時/年）就是最佳體現。繼續教育檔案管理的電子化可以便于合理安排采供血機構各類專業人員參加相關培訓，從而有效避免重復培訓或者未參加相關培訓等問題。
2采供血機構繼續教育檔案管理工作存在的問題
2.1工作人員對繼續教育檔案管理工作沒有認真對待,需要全體從業人員在整個工作的各個環節的共同參與和支持。對于各類培訓的原始文件、培訓教材、學分記錄、考試成績和相關文書等材料的收集等工作，是需要相關工作員工來配合進行的。如工作人員敷衍，將會造成檔案的缺失或使用壽命降低。
2.2檔案管理人員的業務能力仍需加強.檔案管理人員缺少檔案管理所需要的專業素質和技能。
3檔案管理的工作建議
3.1要做好采供血機構繼續教育檔案工作，首先還是要在前期工作上下功夫。對于檔案材料的收集工作要有足夠的重視。只有完整、規范的材料才能夠讓檔案的系統性得到體現。也就是說，材料的完整和規范是做好繼續教育檔案管理工作的前提。首先，要對繼續教育檔案的對象進行明確。最主要的是將材料中有價值值得保存的部分整理出來，進行統一的保存形成檔案。其次需要對材料進行規范。材料的來源很廣，因此形式很多。而繼續教育檔案的目的就是要形成統一的格式來方便管理。因此需要將收集到的材料進行歸類整理，規范后才能進行下一步工作。而且，平時就要有材料收集的意識，只有形成了這種意識，才能保證材料的完整性。
3.2檔案的形成形式要方便查閱。制作繼續教育檔案的目的就是要在事件發生過后的很長一段時間里，能夠通過繼續教育檔案的情況記錄，對采供血機構繼續教育中的各類事件進行還原，通過繼續教育檔案的記錄，能夠真實地反應繼續教育工作的原貌。參加繼續教育的各類工作人員專業分類繁雜，參加的各門類項目也很多，這就給繼續教育檔案管理的工作帶來一定的難度。因此，繼續教育檔案管理不應該按照繼續教育的內容來進行分類。我們通常按照時間來進行分類。在同一時間段中，又細分為管理、學籍和學習內容三個內容。三種材料的組卷不同，但又可以保持內部聯系。通過某一部分的查詢也可以找到其他的相關資料，能夠給查詢的人員提供完整的資料數據。
3.3采供血機構繼續教育檔案管理要在繼續教育的全部環節進行。只有在繼續教育的全部環節都進行，才能保證繼續教育材料的完整性，這個因素是保證檔案管理工作順利進行的前提。在繼續教育的全程中都進行檔案管理，可以讓教學內容真實有效地反應在檔案中，方便后期的整理和查詢。
4結語
采供血機構繼續教育檔案管理工作非常重要，要做好這項工作就需要有相關領導足夠的重視，系統的檔案管理機構，以及專業的檔案管理人員共同的努力。做好了繼續教育檔案管理工作，就能夠讓采供血機構從業人員整體業務素質和水平得到很大提高。
參考文獻
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[2]周彩英.試談繼續教育的檔案管理工作[J].成人教育.2002.
[3]張威，吳非.淺談繼續教育檔案的管理[J].繼續工程教育.1998.
1.在進行檔案管理現代化中出現的問題
1.1基層檔案管理人員對檔案管理現代化的認識不到位
大多數基層檔案管理人員在以往的工作過程中是使用傳統的方法來進行檔案的管理的，在他們的工作過程中由于對工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經在日常的工作過程中積累了一定的經驗，取得了較大的進步，因此這些檔案管理人員認為傳統的檔案管理方法已經十分先進，因此從內心地處檔案管理現代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現代化，但是對檔案管理現代化的認識會出現問題，他們認為檔案管理現代化就是買入一些先進的檔案管理設備，例如計算機，光盤，微縮機等設備。但是在實際的使用過程中，大多數檔案管理人員會因為缺乏檔案管理現代化的培訓而不會使用這些設備，因此在日常的檔案管理工作中也就會將這些設備閑置下來，造成較大的損失。而且對于檔案管理單位而言，也沒有重視對于基層檔案管理人員的培訓工作，大多數基層檔案管理人員就算已經了解到了檔案管理現代化的一些知識，希望使用檔案管理現代化來讓工作更加有效率，但是由于工作經驗以及專業知識的原因也無法很好地應用這些設備來進行檔案管理現代化的工作。
1.2檔案管理現代化的準備不充分
目前雖然一些檔案管理部門已經開始進行檔案管理現代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經開始使用采購的計算機等檔案管理現代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現代化的過程中必須有著高質量的數據輸入才能很好地實現，因此在這樣的情況下，檔案管理現代化工作人員在短期內無法進行很好的計算機數據輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現代化工作所輸入的數據量十分巨大，而且大多數是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現代化的工作顯然效果不好。
1.3檔案管理現代化的標準不統一以及發展不平衡
在進行檔案管理現代化的過程中，每個單位進行計算機的采購過程往往是不同的。一些單位采購的計算機價格實惠，但是性能較低，而且型號較老。另一些單位由于經濟較為寬裕等原因采購的計算機都是新型的高性能計算機。在這樣的情況下，由于計算機的型號性能等因素都不相同，因此在使用的過程中的通用性也就不好，大多數的數據由于這些原因無法共享，也就會缺乏一個全國性統一的標準檔案管理系統。而且對于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現代化設備的發展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經采購了高性能計算機，但是仍然有一些檔案管理單位沒有計算機用于檔案管理現代化。這也是導致我國的檔案館在進行檔案管理的過程中無法較好進行的一種主要原因。
2.如何解決檔案管理現代化中的問題
2.1對基層檔案管理人員進行定期培訓
為了保障在進行設備采購后的檔案管理現代化的質量，首先應該對基層檔案管理人員進行培訓。通過一系列的培訓能夠讓檔案管理人員名學應該如何使用計算機來進行檔案管理的方法，同時也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現代化的內涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業技術得到較好的提升。同時在進行實際的培訓過程中也需要讓基層檔案管理人員進行一定的實踐活動，通過這些實踐活動能夠讓檔案管理人員明確在實際的檔案管理過程中應該如何進行，并且對在使用計算機進行檔案管理過程中的各種問題進行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實際的工作中較好的使用檔案管理現代化設備來進行工作。并且對于一些不愿意使用檔案管理現代化的基層檔案管理人員要進行開導，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現代化對于檔案管理工作的意義。而且通過定期培訓的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實際的工作過程中應該如何進行高效率的工作，對于一些在實際工作過程中容易出現的問題也需要提前對基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過程中可能會遇到的各種問題，因此在工作中就能夠將這些問題著重的注意，避免問題的發生。同時對基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。
2.2加強檔案管理現代化的準備工作
在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現代化的專業知識。在這這之后就需要做好檔案管理現代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現代化的過程中必不可少的一個環節。雖然在進行檔案管理現代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現檔案管理現代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現代化準備的工作中，當地政府可以為檔案館準備一些現代化的檔案管理設施，例如新型的電腦等管理設備。也可以采購一些關于檔案現代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應有效果的情況。
2.3進行檔案管理現代化統一管理
由于標準的不統一，在進行檔案管理現代化的過程中會出現各種問題，例如文中提到的檔案管理單位中的計算機采購往往型號和質量參差不齊。因此為了更好地實現檔案管理現代化，進行統一的管理是必不可少的。在進行檔案管理現代化工作之前，應該對各個檔案管理單位進行統一的采購工作，并且在進行采購工作完成后將操作系統以及數據進行相應的統一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設備進行檔案管理工作。不僅需要采購相同的操作系統并且進行統一，另一項相當重要的工作是需要將各種數據進行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過程中及時的了解到一手信息。但是在進行數據共享和統一的過程中，需要注意的是檔案館數據的安全，避免在進行共享和統一的過程中出現不法分子竊取檔案館信息等情況的發生。同時為了更好的保證檔案管理現代化能夠實現，在操作人員上也需要注意，盡量選用計算機使用經驗較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應該如何使用相關的設備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現代化的檔案管理設備以及相關的操作系統。
關鍵詞：信息化技術 高校檔案管理 建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）03（b）-0-01
隨著信息化的實施，信息傳遞和交換在內部網間使用越來越多，各個部門之間進行信息傳遞和交換，例如高校檔案管理部門可以將檔案管理報表和的費用標準通過信息化互聯網向內部進行共享，通過傳遞給各個業務部門，通過對高校檔案管理實施信息化技術和技術的應用，使得高校檔案管理效率更高，通過高校檔案管理創新，可以有效地實施間的數據傳遞。
1 高校檔案管理信息化的含義及特點
高校檔案管理主要是指在信息化互聯網的環境下，對檔案管理核算、分析、控制及監督等工作進行現代化管理模式，通過運用信息化軟件設備，及技術，實現人機結合的管理系統，這個系統主要由人、信息化軟件、硬件組成。每一部分都起著非常重要的作用。高校檔案管理使得檔案管理業務與業務之間實現了完美的結合中，將的高校檔案管理的各個流程都有機的結合在一起，并進行協調統一管理，大大加強了傳統高校檔案管理方式的時間和空間的限制，對高校檔案管理創新提供了有效的平臺。信息化和技術的使用，使得高校檔案管理在應用方面更加有效和實用性，與傳統的高校檔案管理對比具有以下特點：（1）高校檔案管理和日常運營的協同化。（2）高校檔案管理動態化。（3）高校檔案管理集中化。通過信息化和技術的運用，無論是從管理層面還是技術層面，都是集中化管理，通過內部資源的整合，使得內部業務與業務之間的數據都是統一的，集中化的，由各個部門的檔案管理信息傳輸到檔案管理部門，實施集中化管理，使得檔案管理信息配置更優化。
2 高校檔案管理信息化建設中存在的問題
2.1 檔案管理預測、分析、控制及參與決策的能力欠缺
近幾年來，我國市場比較活躍，包括合并，交易規模快速擴張。這些并購重組業務均涉及到高校檔案管理的問題，按照目前相關稅法規定，分為一般性檔案管理處理規定和特殊性檔案管理處理規定，不同的處理方式對各方繳納的所得稅影響自然不同。
2.2 集中采購有名無實，銷售價格管理機制不靈活
例如對于銷售而言，檔案管理預測、分析，采購環節、銷售環節以及職工隊伍管理能力和檔案管理關系等方面都需要對采購有極高的要求。購進的各類物品并不通過配送中心，而是快速送到各分公司，新鮮易損商品更是由公司總部直接填制收貨單和發貨單，但商品的價款和會計核算仍由總部處理，內部核算制度不規范。
2.3 用工數量多，綜合素質不高，管理能力欠佳
對于容易出現不合規的問題。這就要求合并必須具有一批通曉檔案管理的管理人才。此外，在購并業務中保持與檔案管理部門的良好溝通也是必不可少的，在業務處理中遇到不明白不清楚的問題，及時與檔案管理部門溝通如何處理，可以將風險化解在事前。
2.4 檔案管理關系不清、權責不明，費用控制缺乏彈性
超市總部與分公司之間，從準備，合并意向形成，分公司業務具體執行一直到合并后特定期限內，都需要關注相關的檔案管理風險因素及其變化，并及時評估后果并根據情況作出相應調整。主觀上使得一些管理措施難以推行和落實。供貨中心的購貨、配貨、送貨及退補貨的核算與管理，總部和各加盟店的檔案管理核算及利潤分配。
3 加快高校檔案管理信息化建設的對策
3.1 建立健全信息化環境下的全面預算管理體系
針對面臨的檔案管理預測、分析、控制及參與決策的能力欠缺這問題，我們可以從全面預算管理入手。全面預算管理要有效地發揮作用，主要依賴于組織體系的構建.構造一個有效的全面預算管理系統，應著重注意三個關鍵環節：制定預算目標、設計預算編制的流程和建立預算管理的組織體制。稅收優惠條件的承續范圍最終是和是否滿足特殊性稅務處理的條件相聯系，因此在選擇確定合并方、合并價款支付方式等時，需要關注對未來納稅事務的影響程度，減少不必要的納稅負擔。在信息化和技術環境下，發展信息化建設就需要將高校檔案管理作為建設的重點，檔案管理信息化程度改善，才會帶動其他部門的信息化進程，實施全面的預算管理體系，就需要建立高校檔案管理，使得業務之間、部門之間實現化管理，部門的檔案管理信息能夠適時地傳輸到高校檔案管理部門，由檔案管理部門核算
管理。
3.2 規范內部核算制度，建立責任會計體系
集中采購和銷售機制存在的問題則需從多方面入手，其中規范內部核算制度，建立責任會計體系是必不可少的措施。購并業務是一項重大業務，需要整合的資源多，涉及的范圍廣，有時需要跨越多個年度，因此需要在合并的每個環節都要注意相關的檔案管理處理要求和規定，并根據業務的變化和程序的變動不斷更新、完善相關檔案管理資料，防止意外操作或疏忽遺漏必要的環節而給帶來檔案管理風險或由此帶來損失。從準備，合并意向形成，購并業務具體執行一直到合并后特定期限內，都需要關注相關的檔案管理風險因素及其變化，并及時評估后果并根據情況作出相應
調整。
3.3 創新高校檔案管理手段，重視高校檔案管理
應自上而下形成重視高校檔案管理的風尚，重視檔案管理預算、營運資金管理、檔案管理控制等工作，緊緊圍繞目標，這樣才能逐漸解決高校檔案管理所面臨的各方面的問題。被通常處在經營不佳、檔案管理困難的情況下被其他合并，此時可能存在瞞稅、漏稅問題。而在特殊性檔案管理處理方式下，被合并前的相關所得稅事項是由來承繼的，這意味著被納稅義務履行狀況可能會給帶來不良影響。如果被存在規模較大的未盡應盡稅額，則后續存在較大的檔案管理風險。
4 結語
21世紀是信息化時代，的發展需要信息化，而高校檔案管理化是實現全面信息化不可缺少的部分。實施高校檔案管理化，可以使得各部門之間的信息傳輸更加現實，如檔案管理預測、分析，采購環節、銷售環節以及職工隊伍管理能力和檔案管理關系等方面，通過信息化和化環境下，針對這些問題我們應借鑒國際經驗，取長補短，逐一解決、各個擊破，如建立化背景下全面預算管理體系、會計體系、信息化分析系統，加強高校檔案管理部門人員的信息化和化水平，可以更加有效的進行高校檔案管理創新。高校檔案管理創新直接關系到的生存與發展，要發展，高校檔案管理一定要創新。
參考文獻
通過這兩年從事儀器設備檔案管理工作，我對檔案工作的重要性有了進一步了解和把握，之前我對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，我認為檔案管理工作可有可無，因為以前檔案從來沒有專人管理，許多儀器設備都沒有建檔，丟失了、損壞了也無從查起，現在我才明白，做好檔案管理工作是單位健康發展的需要，檔案管理工作是本單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，也是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案不僅記載著這個單位發展過程，還在向社會各方面展示著單位的經營狀況和經營成果。作為一名檔案管理人員，必須要熱愛本職工作，工作責任心要強、一定要認真做好新進設備的及時建檔，還要及時將所有準用儀器設備資料進行收集歸檔，為領導適時調整經營策略提供準確依據，還要掌握用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理。所以作為檔案管理人員還要不斷學習新的知識掌握新信息，來改變檔案管理工作的及時和靈活性，科學合理的管理檔案優化管理機制，提高檔案管理工作能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化。
做好檔案工作1、要做好新進儀器設備的檔案建檔工作。為了防止檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，要及時編號歸檔，提高歸檔管理意識，著力完善檔案編排和存放工作，在新購置的儀器設備拆封后，要及時向有關人員將儀器設備購置申請單、開箱驗收清單、儀器設備使用說明、儀器設備的合格證以及開箱驗收清單里備注的所有附件等收集齊全，然后將該儀器設備檔案編號，填寫卷內目錄，把收集到的資料一一認真填到卷內目錄上，填完后再把所有資料按目錄編號，然后裝盒歸檔。2、將所有的儀器設備檔案進行分類，并對所有準用儀器設備檔案資料作一個收集工作計劃，分發到各設備使用科室，按計劃時間向各科室收集資料，將收集齊全的儀器設備使用記錄、儀器設備運行檢查記錄、儀器設備維護保養記錄等隨收隨編號歸檔，方便平時查找，努力提高工作效率和檔案資料的質量，才能使檔案管理工作跟上單位發展步伐。3、要及時將不符合標準規定停用和損壞后無法修復的儀器設備及時填寫儀器設備停用申請表報批，報批通過后及時告知儀器使用科室將該儀器設備貼上停用標志。4、檔案管理者要領會和掌握政府采購檔案整理的正確方法。對于需政府采購的儀器設備，提醒項目經辦人在做好政府采購項目的同時，要按《政府采購法》要求注意收集本項目招標活動的一切資料。檔案管理工作者要配合檢查收集材料是否規范齊全，為招標工作順利進行打好基礎，也為后期的檔案歸檔工作做好準備。5、要嚴格執行檔案閱登記制度，在定期接受和保管好檔案的同時，要樹立法制觀念做好檔案的保密工作。做好檔案的安全保衛工作，保證檔案環境干凈整潔，定期檢查檔案，做到防火、防潮、防蛀措施 。
科學規范的檔案管理要堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，只有不斷的學習才能提升檔案的管理人員的管理水平，因為檔案信息是一種無形資產，也是單位的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作規范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證?？茖W規范的檔案管理可以體現一個單位的管理水平，也可以實現檔案管理工作者的自身價值，做好檔案管理工作，對提高檔案的利用質量，增強信息資源共享能發揮更好的作用。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。
隨著我國醫療的普及以及診療水平的不斷上升，醫院內醫療設備的種類和數量都在顯著增加，各種臨床設備已廣泛應用于疾病的預防、診斷、治療、預后等各個階段，它是醫院進行診斷治療和科學研究的物質基礎，也是提高醫療質量和工作效益的重要因素。因此醫療設備已成為評價醫院現代化水平的重要參考依據，同時也能夠客觀反映醫院的醫療水平和整體實力。由此可見，醫療設備的管理對于評價醫院的醫療水平和管理水平都具有重要意義。醫療設備的檔案管理是指醫療設備具體信息的記錄與維護，其信息更新周期從臨床科室提出需求申請開始，直至設備達到使用年限或因其他原因報廢為止。設備報廢后，該檔案還需根據需求繼續保存，以便為日后其他相同或相近設備的使用提供參考依據。
1檔案管理原則
醫療設備檔案是醫療設備購置、驗收、使用、處置等環節中重要的資料存檔，對設備使用情況具有可追溯性，對同類設備的購置和使用具有指導意義，對醫學裝備管理具有重要作用。根據《檔案法》等相關法規，檔案管理的原則包括以下幾方面：①檔案完整，資料真實可信，具有可追溯性；②各層級條理清晰，便于檔案查詢，對重要信息有適當的備份，保證檔案具有較好的使用效率；③由專人負責檔案管理，檔案收集和使用有明確工作流程和記錄。
2設備檔案內容
2.1購置檔案
醫療設備購置檔案是指設備申請及購置過程中的全部公文資料，設備購置一般采用公開招標或院內議價兩種方式。公開招標方式產生的購置檔案主要包括委托協議、招標文件、政府采購合同等資料；院內采購方式產生的購置檔案主要為采購合同等。此外，還需醫院醫學工程處形成包括設備購置申請（由需求科室提交）、大型設備專家論證、設備資質證明等相關資料（由設備生產商或供應商提供），一同并入設備購置檔案留存。
2.2驗收檔案
醫療設備技術檔案是指設備到貨驗收的相關資料，主要包括驗收時設備配備的操作手冊等相關資料、備用零部件及初始測試部件、設備驗收報告、設備廠家提供的培訓記錄、預維護方案等。其中，為了保證設備到貨準確無誤、設備功能正常，驗收現場應有科室負責人、醫工處負責人及供應商三方人員在場，設備驗收報告中應包含三方人員簽字?？剖易孕斜４嫠璧谋匾f明書及零部件，需在設備驗收報告中明確標明，其余隨設備一同到貨的資料全部交由醫學工程處登記并建立驗收檔案，由專人負責建檔登記保管。同時，隨同驗收的醫工處相關人員在驗收完成時也需進行登記，該登記以設備驗收時間順序為依據，記錄設備到貨日期、到貨情況、培訓情況、安裝科室及相關設備信息，用于設備快速查詢及到貨情況核對等。
2.3維修維護檔案
據國外統計，不合格設備中約10%會導致嚴重傷害，33%會導致傷害，其他會導致輕微或潛在傷害。因此，發達國家的醫院已經把醫療設備的質量檢測列為醫療質量管理體系的重要內容，要求醫院相關部門嚴格執行設備質量標準和質量控制體系，保證設備正常運行，最大程度消滅或降低由于設備故障帶來的醫療事故。維修檔案包括：
（1）送修登記。指設備由于故障送到醫學工程處進行維修，由送修人員進行的送修和取回的記錄，為保障設備流轉記錄的可追溯。
（2）維修記錄。其主要包括：①維修人員對設備進行維修后，登記設備的故障緣由以及維修情況；②設備維修后進行質量控制檢測時的檢測數據。登記內容包括送修日期、送修科室、送修設備及附件、故障緣由、送修人等信息。醫學工程處人員在自行維修或返廠維修后，對設備進行質量檢測，在保證設備達到質量控制標準后聯系科室取回設備，并在取回時完善送修記錄，確定設備及附件完好齊全的情況下取回臨床使用。維護記錄卡是設備進行日常巡檢后的相關記錄，巡檢工作由醫工處人員去臨床科室進行外觀檢查，主要巡視設備是否能夠正常工作、外觀是否完好等基礎內容，與醫護人員進行溝通，了解設備的使用情況，糾正不正當的操作，及時排除疑難問題，并作相關記錄。記錄內容包括本次維護日期、維護人、下次維護日期，并制作成卡片形式固定在設備機身上，以便查詢和下次維護。當維護記錄卡記錄已滿時，更替新的卡片并將已有卡片交由醫工處相關負責人員進行統一管理。不同設備的維護周期有所不同，除顫儀、輸注泵、監護儀等生命支持設備維護周期為每3個月1次，大型影像設備維護周期為半年或1年1次。
3檔案管理的模式
醫療設備檔案管理主要體現在收集、保管和利用3個環節。首先要依據相關法規，聯系工作實際情況，制定和完善檔案管理的規章制度。我院在醫院檔案管理辦法的基礎上建立和完善了醫療設備檔案管理辦法，并嚴格執行。在實行醫院、醫學工程處、使用科室的三級管理基礎上，加強各環節管理，明確設備檔案的收集歸檔范圍，規范建立設備各項檔案，注重收集設備風險評估和預防性維護的原始記錄，使醫療設備檔案管理更加規范化和科學化。其次，應充分利用檔案的擴展律和時效律，挖掘和利用醫療設備檔案資源的價值。例如，根據設備的購置檔案結合維修維護檔案，編寫設備經濟效益分析報告，為醫療設備購置前期論證、規劃設備升級換代等工作提供有力的基礎數據；或根據設備的驗收檔案結合維修維護檔案為設備的臨床使用和維修維護工作的開展提供指導。檔案管理有多種模式，目前醫院中比較常見的是以下兩種。
3.1檔案分類管理模式
分類管理是根據檔案類別不同進行檔案分類，我院采用該類管理模式，檔案內容主要分為購置檔案、驗收檔案、維修檔案和其他4個類別。
（1）購置檔案以購置項目為保管單位，依設備采購時間和資金來源為位置索引存放。資金來源以英文字母表示，如Z代表政府采購、Y代表院內采購等。購置檔案案卷編號由采購時間、資金來源和案卷順序組成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采購項目1號卷案。卷脊信息還包括：項目名稱、設備名稱、卷內文件。每案卷購置檔案中可能包含多臺設備的采購信息。
（2）驗收檔案以設備驗收批次為保管單位，依設備類別和立卷順序分別為一級位置索引和二級位置索引分類順序存放。設備類別以英文字母表示，如A代表心電類、D代表超聲類等。驗收檔案案卷編號由設備類別、檔案在該類別中的序號和檔案的卷號組成。例如S-D-17-1表示超聲類別中17號卷案的第1卷。卷脊信息還包括案卷題名、生產商、產地、編制日期等信息。詳細的卷案目錄、卷內目錄和卷內文件的檔案編號登記均為檔案調用效率提供了保障。
（3）維修檔案根據設備的種類和維修維護的模式分為：①小型設備的送修記錄采取統一登記，其預防性維護記錄和質量控制記錄采取分類登記，且均實現了電子化管理，以便查詢和統計；②保修設備，包括核磁共振、CT、X線血管造影機等，其維修記錄和預防性維護記錄由服務商的專業技術人員出具，以獨立設備為保管單位，依設備采購時間和種類為位置索引存放，便于核對設備維修詳情和年度維護進度，能夠對公司的設備預防性維護工作起到監督和敦促的重要作用。
（4）其他檔案是相對獨立的記錄檔案，包括設備計量合格證、設備巡檢記錄卡、不良事件上報記錄等。檔案分類管理要求檔案人員在檔案利用時，能根據利用需求，快速定位檔案類別，定位檔案卷案，提取檔案信息。
3.2檔案集中管理模式
檔案集中管理是以設備主體為保管單位，依立卷時間為位置索引，即每臺設備建立一卷檔案，每卷檔案包含設備的全部信息。從科室提交設備申請開始為設備立卷，檔案中包含設備購置申請論證、購置合同等資料、設備驗收資料、設備維修維護記錄、售后服務記錄等檔案信息，隨著設備使用，信息不斷增加，直到該設備報廢時，設備檔案停止更新。已報廢設備的檔案應根據醫院自身情況及相關檔案管理規則，保存一定年限，為后期設備信息查詢及設備更新換代提供依據。目前，首都兒科研究所、北京大學人民醫院等醫院采用該管理模式。
4討論
檔案分類管理的方法比較便于同類或同期檔案的集中管理，有利于設備之間相同或相近信息的橫向比較。不論是以項目類別劃分的購置檔案，還是以類別劃分的技術檔案，都能夠在查找特定檔案的同時對比同期或同類其他檔案內容，使得管理人員對于檔案內容具有感知，便于檔案的整體管理。在檔案編目過程中，分類管理的方法能夠便于檔案分開管理，有助于檔案存儲和相關統計工作；在檔案調用過程中，該方法能夠縮小被調用檔案所在區域的范圍，有效提高檔案查詢和調用的效率。該方法實施過程中也有許多弊端。例如，由于檔案內容缺乏一定的連貫性，因此如果需要單一設備的所有檔案，就需分別查找多個區域才能將全部內容拼接在一起；每一部分檔案都需要獨立的空間存儲，在設備量較大而存儲區域有限的情況下，該方法容易導致存放混亂，容易出現人為錯誤的現象等。檔案集中管理的方便比較便于單個設備全生命周期的管理，有利于單個設備使用過程中的縱向比較。由于每件檔案中包含一臺設備的各類檔案，在查找特定檔案時能夠獲取該設備有關的全部信息，同時在存放過程中能夠節約空間，方便存放。由于所有檔案的統一管理，使得管理人員能夠較容易檢查設備檔案是否全面，并針對不齊全的檔案作出相關處理。在檔案編目過程中，檔案集中管理的方法能夠便于檔案整體管理，有助于統計設備使用過程中的連續性問題；在檔案調用過程中，該方法能夠快速查詢與特定設備有關的全部信息，保證設備信息的完整性。該方法的不足之處在于，檔案的建立依賴于單個設備的到貨時間，因此檔案建立順序受時間影響較大；又由于設備資料常有無法一次性到齊的情況，導致設備技術檔案容易延遲建檔或出現多次彌補的情況，致使檔案的時間排序標準不統一，給管理工作帶來諸多不便；設備在使用過程中維修維護記錄在不斷更新，造成技術檔案被頻繁修改，加大了人工工作量，間接提高了檔案管理成本等。
5展望
檔案管理是醫院醫療設備管理最基礎的工作內容，未來發展趨勢具有以下兩個方向：
關鍵詞：計量儀器檔案管理
Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.
Keywords: measurement instrument file management
中圖分類號：TH71 文獻標識碼：A 文章編號
儀器設備檔案管理的重要性
近幾年來,大多數的檢測機構都把儀器設備檔案管理作為本單位檔案管理的一個重要部分,落實措施,重點加強環節管理,使儀器設備檔案在日常的工作中起到了較好的作用。為了保證儀器設備的正常運作，管好用好儀器設備，在儀器設備檔案具體管理中，要把儀器設備檔案視為晴雨表、跟蹤器，使儀器設備檔案管理真正地融入監督管理、服務管理、維修管理的整個環節和全部過程。加強計量器具檔案管理,有利于掌握儀器設備運行狀況,有利于設備檔案資料保管的完整性和為儀器設備的及時維修提供依據。加強計量器具檔案管理是現代化質檢中心管理的需要。管理好儀器的設備檔案可發揮一定的管理效果和社會效益。
二、儀器設備資料檔案的作用
1. 有利于發揮檔案信息在計劃和采購環節中的調控作用
完整的檔案信息既能反映該設備使用狀況，也是相關單位制訂和審核設備采購計劃的重要依據。規范檔案信息有助于全面系統地反饋該設備各項性能指標、完好率、利用率以及售后服務水平等情況，這些信息將為今后的設備采購和管理提供指導性意見。如能很好地利用這些信息，就可制定出切實可行的采購計劃。采購前，完善的設備檔案管理制度可將不合格的設備，或者不講誠信的生產廠家拒之門外。
2、有利于提升人員素質
目前，國內公開發行的與儀器設備相關的雜志較多，而一般單位因資金和訂購重點的關系，往往僅能訂有限的幾種專業雜志。而建立儀器設備檔案必然要訂購相應的材料，儀器設備管理人員和工程技術人員通過閱讀和學習這些資料，可以及時的了解國內外儀器設備發展的最新動態、先進技術、管理經驗以及最新產品。工程技術人員可以通過雜志刊登的一些系列專題講座較系統的掌握各類儀器設備的結構、工作原理，這是除儀器設備培訓外的唯一的途徑；工程技術人員還可以通過專業雜志的維修事例分析和故障排除經驗的學習，來不斷提高分析、排除故障的能力。同時還可減少維修失誤，少走彎路。
3、有利于服務管理
儀器設備檔案是提高技術水平和保證工作質量的重要工具?，F代化發展必須擁有與其功能業務相適應的儀器設備，但如何管好用好儀器設備，提高儀器設備的有效使用率，減少儀器設備突發故障和開機率低的狀況，只有查閱較為全面的儀器設備科技檔案，特別是通過儀器設備的使用記載，查閱設備的技術狀況――完好率、利用率、維修率、報廢率，從而提前報告和督促有關維修部門及時進行儀器設備維修，可以根據其維修記錄，對較為貴重的設備采取預防性維修，充分做好維修前的準備工作以縮短停機時間，減少修理費用，減少儀器設備對人身的傷殘。管好用好儀器設備檔案，能充分發揮其在日常工作中的作用，保證提高工作質量和技術水平，主動、及時、準確地為應用于服務當中，為搞好服務管理給領導決策提供有效憑證。另外，儀器設備檔案還有利于各方開展儀器設備的使用效益分析，通過效益分析，幫助使用單位綜合分析儀器設備運行狀態，開發儀器設備的新功能，盡量擴大儀器設備的服務范圍，提高設備的利用價值。
三、如何做好檔案管理工作
1、檔案資料內容要全面
(1)儀器設備購置階段。
儀器設備購置階段形成的資料有：設備的購置計劃、購置申請書、購置批準書、各廠家的報價單、設備購置技術論證結論材料（選中廠家的原因、生產廠家的資質和計量認證材料）、訂購合同、發票單據等。
（2）設備開箱驗收階段。
設備開箱驗收階段形成的文件資料有：（1）設備開箱驗收記錄、裝箱單、出廠檢定證書、出廠合格證書、保修單、設備結構原理圖、線路圖、使用說明書、設備的影（音）資料等所有隨機文件和隨機配件；（2）設備安裝調試記錄（應雙方或三方簽字認可）和移交接收記錄。（3）設備使用階段。
設備使用階段形成的資料有：a設備履歷書（包括設備的編號、類型、名稱、型號、規格、生產廠家、價格、設備的技術狀況、開箱驗收階段形成的文件資料目錄、驗收結論、操作規程、開始使用日期）；b檢定證書；c設備啟用評估資料；d啟用申請；e使用記錄；f保養、檢修、檢查記錄；g功能開發和技術改造記錄；h事故及損壞記錄；i停用記錄等等。
(4)設備報廢處理階段。
設備報廢處理階段形成的資料有：設備報廢申請與審批材料、設備報廢處理資料等。
由于部分儀器設備從購置、驗收到使用可以有幾十年的時間，在這幾十年的時間里，需要一直不停地追蹤收集整個設備的使用、維護、檢修記錄等材料，所以在這個漫長的過程中，我們必須持之以恒地高質量、高標準地做好設備檔案材料的收集工作。確保歸檔文件資料的完整性、準確性和系統性。
2、收集要及時
（1）對于外購設備在投入使用之后，應立即將設備申購、開箱驗收階段的相關資料以及設備的操作規程、檢定證書、設備啟用評估、啟用申請等相關資料交給本單位檔案管理員歸檔立卷。
（2）對于設備的周期檢定證書、使用記錄、維修記錄、保養記錄、檢修記錄、檢查記錄、停用申請等過程資料計量管理人員應及時交給本單位檔案管理員歸檔。
（3）整理要規范
設備儀器檔案的整理是按照科技檔案的整理要求進行的，所以，具體整理可參考“基建檔案整理要求”。
歸檔的設備儀器文件材料，必須完整、系統、真實地反映設備儀器從申購到報廢的全過程。對于同一生產廠家的相同型號的設備儀器應分開歸檔，嚴格落實“一機一檔一盒”的要求。
四、總結
儀器設備檔案管理是儀器設備管理中的一個重要組成部分，設備檔案是儀器設備管理的基礎，亦是一種重要的信息資源，具有不可低估的作用。我們要高度重視資料檔案管理，發揮其潛在功能，多策并舉，使其在儀器設備管理中發揮應有的作用。
參考文獻：
[1]劉岳啟.高校儀器設備檔案管理及其經濟效益[J]蘭臺世界2005，03。
關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。
在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。
4.4加快合同檔案信息化建設
公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。
通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
【關鍵詞】戶表集抄；改造工作；存在問題；應對策略
引言
隨著我國經濟的飛速發展以及科技的不斷前進，工業4.0時代也已經到來，而我國的電力事業也上升到了一個新的高度，由于低壓電力的用戶數量龐大并且其所在地域分布較廣，相當程度的加重了當地供電公司的抄表工作量，也加大了供電公司的工作難度，所以，在保障工作質量的前提下，為了能夠高效的完成工作，真正實現自動化，傳統的一戶一表制度慢慢被戶表集抄系統所取締也是大勢所趨，而為了能夠讓戶表集抄系統更貼合實際，更好的應用，戶表集抄的改造工作又是必不可少的。
一、戶表集抄改造工作中存在的問題
1、檔案建設管理不夠規范
在檔案建設管理的過程中對于檔案歸檔不夠齊全、資料不夠齊備以及檔案管理不夠規范等問題層出不窮，造成這些問題的原因是多方面的。首先，檔案管理者的思想認識不到位，致使具體的檔案工作沒有落到實處，形同虛設，基本處于“說的時候很重要，做的時候次要，忙起來的時候什么也不要”的局面，并且檔案管理者的積極性極度缺乏，工作激情有所減退，導致對于檔案工作干好干壞一個樣，干多干少一個樣，工作責任感不強。其次，檔案管理的隊伍不夠穩定，人才的流動，加大了檔案工作日常維護的難度。例如，有些地方的檔案管理人員一年換幾輪，導致很多人員還沒有熟悉工作流程、工作職責就換去了其他的崗位，而許多應該及時歸檔的檔案因為種種原因被擱置甚至遺失。目前，檔案管理還沒有完全實現數字化，大多數都以傳統的手工操作為主，習慣了勞動強度大、科技含量低的手工勞動的定式思維，缺少創新，檔案管理人員的素質偏低，對計算機的運用也還停留在打字上，沒有將數字化真正運用到檔案管理的工作中。而在戶表集抄改造工作中，經常會遇到施工單位提交的信息登記錯誤、客戶信息檔案錯誤、資料不全等竣工資料問題，這些問題的出現導致了集抄系統中的客戶檔案信息錯亂，無法采集到準確的信息，甚至是無法采集到信息的情況也是屢見不鮮。
2、物資供應不合理
集中器供應，載波表供應、移動SIM卡供應等物資供應都是戶表集抄改造工作中必不可少的資源，而在物資供應的過程中，物資需求統計不準確，配送環節不夠順暢導致供應不及時等問題層出不窮。出現這些問題主要是因為物資采購工作沒有得到足夠的重視，并且對其地位和作用沒有準確的認識。
3、數據采集
數據采集的完整度直接決定了戶表集抄改造工作以何種速度進行，所以數據采集在整個項目中占著舉足輕重的地位，盡管如此，在現實的工作中，總是會遇到各種問題阻礙了數據采集。其中，在采集系統檔案中的用戶編號以及電表資產號到中間庫中查找到對應的“meter_id”的數據接口，然后再寫入中間庫中的供電單位代碼的數據表。如果數據不能互相匹配，就不能將其數據寫入數據表中，就會導致多次重復數據，而接口則會將數據寫入中間庫，由于采集系統中所包含的檔案無法與營銷系統同步，在營銷系統則提取不了數據。而在實際工作中，沒有移動信號會導致數據無法采集，集中器軟件版本不統一也會讓數據采集工作變得較為復雜。
4、集中器安裝問題
臺區的交流采樣電量異常甚至為零的情況出現，主要是因為在安裝集中器的過程中，接線失誤。現場安裝完成后，集中器無法連接網絡，而集中器的網絡燈卻不斷閃爍，從而致使主站與集中器無法連接、通訊。除了這些問題以外，在安裝集中器的過程中，還會出現由于終端接收到電表確認幀的時間超過了透明轉發接收等待報文超時時間而提示合閘失敗，但是現場測試過程中卻合閘成功。
二、戶表集抄改造工作中存在的問題的應對策略
1、檔案建設管理
針對檔案管理中出現的問題，在進行戶表集抄改造工作前，應該明確客戶的基礎檔案登記表單，改造過程中，對所有的改造表計劃進行拍照記錄，并且供電所要做好臺區用戶關系的梳理，避免出現在系統建檔后，臺區用戶關系出現錯誤而找不到數據的情況。要想讓檔案管理中的問題得到有效解決，首先，真正做到數字化管理，即計算機管理，對于一些建立好的檔案，及時將其錄入電腦通過一些計算機管理軟件讓檔案標準化、規范化。而在改造工作的過程中記錄的紙質檔案必須保證其質量以及規范性。其次，強化工作人員的檔案意識以及數字化管理意識，對其進行不定期的檔案知識、計算機知識的培訓，保持知識的更新，提高其業務素質和管理水平。再次，做好對電子文檔原始性、真實性的認定，并且處理好電子檔案與紙質檔案的關系，目前，電子檔案與紙質檔案處于共存的狀態，兩種形式的檔案擁有各自的特點，在平時的歸檔工作中，可以將其二者結合，取長補短，加強對客戶檔案資料的管控，克服檔案管理工作中出現的問題，才能夠促進戶表集抄改造工作的開展，才能夠更好的為社會服務。
2、物資供應
戶表集抄改造工作能夠順利開工、竣工的前提條件是物資供應，而物資采購計劃又是物資能夠供應的關鍵，為了防止出現物資供應工作處于被動地位的局面，在編制物資采購計劃時，應該根據物資的需求量和儲備量進行編制，在保證滿足現場生產所需物資以及工程能夠順利進行的前提下，盡量節省采購成本。首先，采購員要充分認識采購管理的戰略性地位，隨著市場經濟的飛速發展物資資源日益豐富，物資采購的選擇余地也加大，而且物資的價格有所浮動，供應商的資信優劣懸殊，產品的質量也參差不齊，加大了物資采購的難度，也加大了非專業采購帶來的風險，所以，采購從業人員需要接受專門的培訓，提高專業知識的同時，也提高其綜合素質、業務知識、工作技能以及其政治覺悟，同時，也需要采購員深入市場進行考察，加強與商家的溝通，增強其實際操作能力。其次，加強物資計劃管理也是物資供應中最重要的一個環節，可以讓物資供應計劃更加符合實際，并且能夠準確預測所需物資，而使物資供應更具合理性和科學性。除此之外，為了供貨能夠及時，并且質量有所保障，能夠最大程度的節約采購成本，就必須要慎重選擇貨源。可以對多家供應商進行考察，根據供應商的信譽、產品質量、價格以及公司實力，多方考慮，然后貨比三家，擇優選擇最合適的供貨商，
3、數據采集
在戶表集抄改造工作的施工前期，需要提前做好現場勘測工作，提前與提供移動信號的單位進行溝通協調，避免出現信號不能用的現象，保持信號暢通。為了保持信號的通暢，可以通過增加“GSM室內分布系統”來增加信號。另外，可以對集中器顯示屏上的信號強度知識進行觀察，以此來判斷、檢查是否有天線接觸不良或者天線損壞的問題，如果是集中器擺放地點的問題，則需要更換安裝位置，如果更換位置后仍然無信號，則需要更換通信渠道，為了能夠增加數據采集的成功率，需要供電公司強化管理、加強協作，加強電力用戶信息采集系統的運維工作。對于數據采集過程中出現的采集系統采集數據錯誤、采集成功率不穩定、集中器和智能模塊損壞等問題，應該及時處理，找到通信不暢通的源頭問題，通過技術手段提高信息采集系統的水平。集抄改造的日常維護除了采集設備之外，通訊模塊的運維也是必不可少的一部分。
4、集中器安裝問題
在戶表集抄改造工作之前，應該對施工人員進行集中培訓，對集中器的接線原理接線工藝進行講解，并且進行實踐考核，對于沒有通過考核的則在進行培訓，通過提高施工人員的安裝接線技術避免施工過程中出現接線錯誤等問題。在現場安裝后，應該進行詳細的測試，出現錯誤提示時，先找出錯誤的源頭，根據原理進行改正，以此保障通信的可靠性、及時性。
總結
戶表集抄改造是一項需要各方的密切合作才能推動其快速完成的工作，為了讓此項工作順利開展，每個崗位都需要安排適合的人員，才能夠最大程度的減少工作中出現問題的可能性，并且成立集抄改造管理小組，讓戶表集抄改造工作能夠順利進行。
2016年，我市農村未完成戶表改造的近4萬戶農網低壓用戶用電信息采集任務編入年度改造計劃，實行全覆蓋集抄改造，原集抄技術規范部分內容無法適應當前集抄改造工作。為此，公司結合農網實際情況，因地制宜，不斷完善，制定出戶表集抄改造“五項原則”，包括低壓集抄組網原則、集中器配置原則、抄表通信電纜配置原則、現場施工與調試原則、主站系統建檔及維護原則。新的技術規范，在計量表箱、通信電纜、施工與調試方面引入了新材料、新工藝、新技術，便于快速制定施工方案，有利于在原有基礎上實施改造施工，便于調試，有效縮短施工周期。在有效提升施工進度的同時，工藝標準和施工質量邁向了一個新臺階。
參考文獻
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