時間：2023-05-28 09:44:07
導語：在辦公檔案數字化管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
【關鍵詞】大數據背景；檔案管理；電子化
一、大數據與檔案管理
（一）大數據。大數據也被稱為海量數據，是指一種信息化資源，這種資源通過分析能夠作為決策的依據。大數據具有大量、快速、多樣、價值的特點。信息技術的發展推動了大數據技術的誕生，云計算就是其中的一種。大數據技術是指通過分析海量數據，從而對其中的規律進行整理與加工，從而為決策者所利用。大數據在解決實際問題中具有重要的作用，關系到民生領域，能夠改善人們的生活，能夠避免過去由于不了解規律而產生的錯誤，能夠節省大量的時間與精力。
（二）檔案管理。檔案是在社會活動中形成的，主要是通過文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來的歷史資料。隨著信息時代的發展，檔案的制作與管理進入信息化時代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過電子化儲存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創新的產物，具有紙質檔案所不具備的優勢，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設，加強對檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統紙質檔案相比，其具有可復制的特點，且在檔案制作的過程中，對于錯誤數據的刪改是非常方便的，能夠制定統一的標準，從而便于檢索。電子檔案的應用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過計算機即可實現檔案的調取、整理、歸檔與分類。電子檔案最大的特點是數字化的數據，能夠節省紙張與空間，這與傳統紙質檔案有著本質上的區別。
（一）提高行政辦公檔案管理人員的專業素質。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專業素質，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專業水平、服務意識以及實際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專業水平決定了行政辦公檔案管理的質量。電子化檔案技術對于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛崗奉獻精神，還需要具備扎實的信息操作能力，從而將紙質檔案轉變為電子檔案。這些電子檔案能夠為醫院行政辦公管理提供有效的支持，在現代醫院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時為各部門提供服務，從而確保醫院各科室行政辦公管理的有序開展。
（二）提高檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員要不斷提高自身的服務意識，從而為行政管理人員帶來更好的使用體驗，將被動服務轉變為主動服務，改進自身的服務理念，拓展新的服務模式，加強行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學性。行政辦公檔案是為了更好地服務于醫院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質檔案數字化，更是要利用信息化技術，通過大數據技術對過往管理經驗進行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹記這一點，增強服務意識，在日常工作中不斷發現需要改進的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務，讓醫院行政辦公人員獲得更好的服務體驗?？梢詮膬灮ぷ髁鞒讨郑跈n案的采集、傳輸以及使用等方面加強資源共享，從而便于行政管理者的工作。
（三）加強安全管理。隨著信息技術的發展，電子檔案成為現代檔案管理的主流趨勢，但是由于電子檔案自身的特定決定其具有一定的風險，因此采取單一的儲存方式是不可取的?？梢酝ㄟ^采取多種儲存方式，例如硬盤式儲存、光盤儲存、網盤儲存以及備份儲存等多種儲存共同應用的方式。通過多種儲存方式的應用，能夠確保行政辦公檔案的安全性，但是這可能增加對儲存空間的要求，需要采購大容量的儲存介質。同時考慮到介質的兼容性，需要不斷更新儲存方式，例如光驅的使用逐漸被淘汰，那么光盤儲存的數據很可能損失，這就需要重新進行數據轉移。
[關鍵詞]文書檔案管理；辦公自動化；問題；應用策略
中圖分類號：S182文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當前，信息技術的大范圍應用使人們的生活習慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現實基礎。傳統紙質文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動化應用到文書檔案管理工作中。然而，在實際的應用過程中還存在著諸多的問題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平。
1辦公自動化在文書檔案管理中應用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統的文書檔案管理的過程中，檔案資料的收集、整理與儲存都是由人工進行操作的，這樣不僅效率低，同時還會造成大量的人力、物力與財力的浪費，使檔案管理服務與人們的實際需要存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動文書檔案的標準化與規范化進程
將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以推動文書檔案的標準化與規范化進程。文本歸檔工程主要包括兩個方面的內容：第一是歸檔工作以紙質文檔為對象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對象。利用網絡對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環節都進行規范，并對管理權限與具體內容加以解釋說明，這些內容規范和權限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現實基礎，還給文書檔案管理工作提供了管理依據。
1.3節省了存儲空間
在傳統的文書檔案管理中，一般都會占用大量的空間進行存儲，而將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以大大節省存儲空間。在自動化的發展環境下，相關設備得到了進一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現在大家面前，這就會大大節省檔案的存儲空間。在今后的發展過程中，電子檔案的數量會變得越來越多，因此在查詢的過程中也需要采用電子化的方式進行，相信在不久的將來，辦公自動化將會得到進一步的普及，更好的為社會發展做出貢獻。
2文書檔案管理中辦公自動化應用所面臨的問題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對于電子檔案管理來說，由于其是一種動態的管理方式，它具有開放性與共享性的特點，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現為如下幾點：第一，雖然電子檔案在處理過程中會使用偽造技術，但在原文件上處理會導致文件內容發生一定的變化，其痕跡不會得到保障；第二，文書檔案在傳輸的過程中會根據需要進行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無法進行修改，這就使得文書檔案資料無法保持最初的形態；第三，隨著近年來網絡黑客、竊密技術的不斷發展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術性與專業性，所以其對檔案管理人員的要求也比較高。對于檔案管理人員來說，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應的計算機操作技術，能夠靈活運用檔案的信息管理軟件。然而，從當前情況來看，雖然文書檔案管理人員大多數都掌握了先進的檔案管理技術，但信息處理技術操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動化的處理過程中缺乏專業復合型人才，對文書檔案管理工作的開展勢必會造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動化應用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要采取相應的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉變為圖像性質的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；第二，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；第三，將電子文件進行備份與驗證，以避免電子文件的丟失與失真。對于需要進行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實現辦公自動化內部網絡和外網的隔離，保證辦公自動化網絡的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質。首先，改善硬件環境，加大硬件建設與投入的力度。只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能對這些設備了解、學習直至熟練運用，達到增強業務技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續終身教育機制。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分；最后，促進檔案部門間與區域間的相互交流與合作，不斷擴大自身的交際面。通過進行經常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經驗與方法，通過利用網絡與現代通訊技術，來對檔案管理人員的信息源進行擴充，培養其創新思維。
3.3將文書檔案管理技術操作標準統一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動化的實際應用價值得到最大程度的發揮，應當準確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學化分析的基礎上，對辦公自動化軟件加以優化利用，統一文書檔案管理技術操作標準，保證文書檔案管理中辦公自動化軟件具備良好的應用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進文書檔案管理工程的順利開展。另外，將辦公自動化應用到文書檔案中，應當確保其具有強大的系統功能，并要對相關技術參數進行規范，使文書檔案管理的數據轉化與數據接口具有一定的標準性與可靠性，從而促進電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結束語
綜上所述，在文書檔案管理中應用辦公自動化具有諸多的優勢，為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質，將文書檔案管理技術操作標準統一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動化應用水平。
作者：張曉霞
參考文獻
[1] 宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江科技信息，2017，03：196.
[2] 張泰.試論文書檔案管理的辦公自動化應用[J].現代國企研究，2017，10：82.
【關鍵詞】施工企業；辦公自動化；文書；檔案；運用
當今社會已進入信息時代，隨著高科技的飛速發展、辦公自動化的產生，計算機設備和技術已經廣泛應用于各項事業的各個環節。特別是以計算機網絡技術手段為代表的“信息高速公路”的開通，使人們處理信息的手段發生了翻天覆地的變化，為辦公自動化奠定了牢固的環境基礎，提供了物質條件的技術手段。辦公自動化是辦公領域中的革命，這場革命給傳統的手工管理、人工操作的舊辦公方式帶來了極大的沖擊。公司面對競爭日趨激烈的市場，積極轉變觀念，端正經營思想，狠抓企業內部管理，運用靈活的經營方式，保持經濟效益持續提高，經濟技術指標連年來均保持在國內同行先進水平。工程質量一次交驗合格率100%，優良品率年年保持在80%以上。公司擁有各類先進施工機具約2000臺（套），總功率約20000千瓦。主要裝備包括1500噸/米、300噸/米塔吊、10噸～30噸龍門吊、8噸～120噸汽車吊、Φ630毫米大型彎管機、大型刨邊機、折邊機、卷板機、油壓機、卷揚機、各類先進的計量器具、檢測儀器和各種先進的施工工具、運輸車輛等等。
一、文書處理中的辦公自動化
文書處理是指文件的起草、修改、存儲和打印的全部過程。辦公自動化系統提供的文件編輯功能，實現了文字處理現代化，即利用計算機或其他文字處理設備對文字、圖像、報表等進行自動的編排、換算和合成，使之成為工作需要的人工智能信息。手工的文字處理，每改一稿，必須重新謄寫，到定稿打印時，還要重新從頭到尾的打印或排版。而在辦公自動化系統中，由于使用了計算機等作為文字處理設備，文件一次輸入，便可多次重復修改或輸出，大大提高了起草文稿的工作效率。
在辦公自動化系統中，文件一次輸入就可以多次享用，不僅可以修改，而且可以進行辦理和傳遞。在文件的內部傳遞上，每到一文，文書人員按規定進行相關項目的著錄，注明日期、文件編號、系統名稱、文件作者、標題、主題詞等，同時填寫文件具體的承辦處室，然后文件通過預設的內部傳遞途徑，自動進入該處室的文件處理系統，各處室打開自己的終端，按命令進入系統，取出文件就可以辦理。在辦公自動化環境下根據文書工作和檔案工作的有關規定進行文件立卷、歸檔，使這些信息既可供公文處理時反復使用，又可解除檔案部門重復集中錄入數據之苦，充分發揮了計算機一次輸入和多次輸出的優勢。
二、檔案工作的辦公自動化
1．檔案收集管理的辦公自動化。辦公自動化系統中的檔案信息管理系統，是在文書處理部門日常工作各環節中形成的數據庫的基礎上進行檔案的收集、整理、鑒定和保管的。在辦公自動化的信息管理系統中，機讀檔案的產生縮短了文件形成和收集之間所經過的時間，較容易地對文件資料進行必要的管理、核對和移交。檔案室與產生檔案的各處室之間由計算機網絡連接，使生成的機讀檔案由計算機終端通過計算機網絡隨時傳輸到檔案室的數據庫。在檔案整理方面，辦公自動化技術沖破了傳統的整理方法和分類原則，它可以根據用戶不同的需要，對檔案進行自由分類，自由組合。對于機讀檔案的保管，一般以盤或卷為單位。至于機讀檔案的鑒定，則可在機讀立卷時同時進行，其鑒定標準可與傳統的紙質檔案的鑒定標準相一致。
2．檔案信息開發的辦公自動化。檔案信息開發是指檔案管理系統將輸入進來的、經過篩選和加工處理的檔案信息，根據社會各方面的需要提供給人們，它可以通過編目、編研和利用三項手段得到實現。檔案編目檢索工作是檔案管理工作中的獨立環節，是檔案管理專業中理論性和技術性最強的工作，它不但需要淵博的科學技術知識，還需要一定的語言知識、計算機應用能力。檔案編目對檔案信息的開發利用起著“前提”性作用，面對數以萬計、形式多樣的檔案，在人工操作中如果沒有一定的檢索工具，人們查找利用它，就像大海撈針一樣困難。因此，使用先進的檔案檢索工具是檔案管理向現代化發展不可缺少的重要手段。這個問題，在辦公自動化環境中很容易解決。機讀文件在向檔案部門移交以前，已經建立起能進行各種目錄組合和全文利用的系統，本身具備檢索功能。在此基礎上，檔案信息管理系統就可以實現其檢索、編目、編研之功能，同時還可進行目錄的自動組合，形成一個比較完備的檔案檢索工具體系，這樣就能全方位、多角度地反映檔案室的室藏內容，可以輕松地利用計算機根據一定主題或專題進行全文或部分章節的自動匯編，達到檔案編研利用之目的。計算機自動編目速度快、質量高、能克服人工編目深度、廣度不足的缺點，而且也符合規范化、標準化的要求，它能將利用者所需的檔案信息通過屏幕顯示輸出或打印、復制出來，并能及時、準確地提供利用，與文書工作達到信息資源共享，使傳統的檔案室藏概念得到升華。
三、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1．簡化文件的排序編號。文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機構分類，所以每年檔案在編制案卷號時都是按機構固定的排列順序進行編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進行編號，因此只要一個部門沒能按時歸檔就會使整個編號工作無法正常進行。運用辦公自動化系統后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒有必要固定部門的順序，可以按移交紙質文件的時間順序，隨時進行編號歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可以進行編號歸檔。
2．辦公效率提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的一大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有效。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部目錄管理到內、外部目錄和內容合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立并聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
4．文件與檔案管理形成一個有機的整體。傳統的文件處理和檔案管理是屬于兩個不同的部門-辦公室和檔案室，由于業務銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準確性、完整性受到影響。同時傳統的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運用辦公自動化系統后，利用計算機的網絡技術能夠不受空間的限制，使得兩個不同的部門在網絡中充分的將各自的業務銜接起來。
綜上所述，隨著辦公自動化的不斷推廣和應用，計算機進人文書和檔案工作領域已是一個不爭的現實。用計算機制作文件、統計和處理數據已日益普及，大大減輕了勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和工作質量。計算機技術促進了“文檔”一體化的實現，使辦公自動化正朝著高層次、綜合應用的方向發展，其應用領域將會越來越廣泛。
結合公司，作為安裝施工企業辦公自動化在文書與檔案的運用也有了長足的進步，企業的實力不斷增強，施工領域不斷拓寬。公司對內狠抓管理，對外積極參與市場競爭，取得了良好的業績。近十余年來，公司加大投入，注重工程質量，創優奪杯，碩果累累。公司積極穩步地推進管理現代化，加強基礎管理，強化專業管理，積極推廣應用現代化管理技術。曾先后取得檔案管理國家一級、計量管理二級、標準化管理三級、會計工作三級、全面質量管理等證書。公司按國際慣例，堅持“項目法”施工，落實完善經濟責任承包制，努力運用目標管理辦法，以切實保證企業方針目標的實現。
公司致力于推進技術進步，不斷開發和采用新技術、新工藝、新材料；同時努力提高機械裝備水平，積極引進新型施工裝備及機具，以真正提高企業的施工技術水平和施工能力。
參考文獻：
[1]基于文書流轉的辦公自動化系統的分析與設計[J].2003.
[2]文書檔案管理的辦公自動化應用[J].內江科技，2006.
【關鍵詞】事業單位，檔案，數字化，現狀，優化
對于任何一個事業單位而言，檔案都是不可缺少的重要資源，檔案中的信息數據促進事業單位不斷向前發展。因此，事業單位必須提高對管理檔案的重視程度，為單位內部的信息資源合理利用提供方便。傳統的檔案管理模式已經遠遠不能滿足目前檔案管理工作的需求，計算機技術為檔案管理工作提供便利，使用數字化檔案管理不僅可以大大縮短用戶查詢信息時間，同時還能充分的查詢資料，可見，數字化檔案管理成為事業單位檔案管理的必然趨勢。
1事業單位數字化檔案管理的現狀
1.1現代化辦公設施的缺失。目前，很多事業單位檔案管理上沒有做到科學、規范化，主要原因之一就是檔案管理中缺少現代化辦公設備。嚴重的個別事業單位在檔案室內堆放雜物，而且不采取防火、防盜以及防潮等相關措施。沒有運用現代化手段調閱檔案和查訪檔案，對事業單位檔案的完整性造成一定程度上的影響。除此之外，事業單位不能使檔案的作用得到充分的發揮，事業單位僅僅局限于管理好檔案，不注重對檔案的使用，不注重開發檔案中的信息資源，不能有效利用檔案資源。
1.2檔案檢索效率低。事業單位數字化檔案管理中，傳統的手工檢索方式正逐漸被現代化的計算機檢索方式所代替，但是目前還是有不少的事業單位在檔案管理中使用手工檢索方式，在很大程度上對事業單位檔案檢索的效率和質量造成影響，同時使檔案查閱的工作量增加。與此同時，還受到人力檢索信息的局限性，大大降低了事業單位檔案管理的工作效率和工作質量。
2優化事業單位數字化檔案管理的措施
2.1文書處理
為了提高事業單位數字化檔案管理的效率，大力推進事業單位檔案文書處理過程和歸檔數字化。在事業單位檔案管理中，最基本的工作就是文書處理，文書處理的效果對事業單位檔案管理的質量和水平息息相關。隨著現代信息技術不斷更新的趨勢，事業單位每天需要處理的檔案量也在不斷增加，檔案管理工作人員利用計算機技術將每天收到的檔案信息歸檔處理，在事業單位內部傳閱過程中要嚴格遵守批辦流程，設置合理的傳閱時間和催辦時間。假如出現傳閱的沒有完全完成處理的文件在規定的時間內沒有進行信息反饋的情況，這時就可以利用信息技術，提醒相關工作人員進行處理，有效的預防檔案堆積、檔案處理不及時，保證事業單位檔案管理工作的正常進行。數字化檔案管理方式，不僅減輕檔案管理人員的工作量，同時還縮短了信息傳遞時間和信息反饋時間，大大提高了事業單位檔案管理的效率和質量。
2.2單位辦公自動化
為了提高事業單位管理的綜合效率，整合數字資源，應將數字化檔案管理與單位辦公自動化系統相融合。目前，自動化辦公系統在事業單位中應用已經十分廣泛，自動化辦公系統的優勢越來越凸顯。在實現事業單位檔案數字化管理的背景下，將自動化辦公系統與檔案數字化管理系統有機的結合在一起，共同發揮兩者的優勢。為確保數字化檔案管理的有序進行，在設計檔案管理方案的過程中要注意增加相關的資料查詢功能，這樣可以為各種資源之間的銜接創造基礎，所以，當前首先需要完成的工作就是對辦公自動化軟件系統進行升級處理，開發兩個系統相互兼容端口，針對數字化檔案管理的要求，事業單位還需要不斷更新網絡管理制度。比如，將檔案查詢功能引入到辦公自動化系統中，同時開發檔案管理系統的查詢權限，使兩個系統的有效結合得到保障，實現數字化檔案管理系統和辦公自動化系統之間的無縫連接，使事業單位檔案管理的綜合效率不斷提高。
2.3構建事業單位檔案數字化管理體系
事業單位數字化檔案管理成為計算機技術普遍的必然結果，同時不可否認事業單位數字化檔案管理是一項比較復雜的系統工程。在構建事業單位數字化檔案管理過程中，需要做好整體構建數字化管理體系的工作，以及開發軟件系統，并不斷升級該軟件系統的工作，此外還需要做好硬件設備采購、錄入檔案、資料備份以及查閱檔案等工作。事業單位檔案管理受檔案資料多的影響，工作任務重，為了保證檔案管理的安全性，事業單位數字化檔案管理系統應該采用雙服務器的備份方案。除此之外，還要注重數字化檔案管理工作的細化，將數字化檔案管理細分為操作系統管理、檔案密級管理、系統維護管理、性質種類管理等，不斷提高事業單位數字化檔案管理的質量和效率。
2.4有廣泛、可靠的信息支撐
為確保事業單位數字化檔案管理的安全、有效進行，需要不斷完善檔案數字化管理系統。事業單位數字化檔案管理系統的維護離不開廣泛、可靠信息的支撐，應該不斷強化以下兩方面工作：一方面，事業單位數字化檔案管理系統需要具備良好的系統升級能力，只有數字化檔案管理系統具備良好的升級能力，才能實現系統功能的不斷豐富、完善，減少出現事業單位數字化檔案管理無法滿足人員需求的現象，這樣，事業單位數字化檔案管理系統才能與時俱進，充分發揮系統強大的管理功效；另外一方面，事業單位數字化檔案管理系統需要具備良好的性能和可靠性，事業單位數字化檔案管理系統直接影響著檔案管理的成效，事業單位數字化檔案管理系統性能優，則檔案管理績效優異，反之同樣成立。在事業單位檔案數字化管理過程中，務必把檔案數字化管理系統的性能和可靠性放在首要地位，保證充分發揮數字化檔案管理系統的預期作用。
對事業單位數字化檔案管理順應社會發展的潮流，是科技不斷更新的必然要求。每個事業單位都要重視對檔案的管理工作，針對性的制定出一個數字化檔案管理的總體規劃，完成完善自己單位的檔案信息網站的建設工作，并不斷完善檔案信息網站，同時不斷提高檔案管理人員的綜合素質，提高人員的工作質量，使檔案信息化適應國內外的標準，符合時展的趨勢。
參考文獻：
[1]馮麗博.數字化背景下的事業單位會計檔案管理工作優化[J].產業與科技論壇201505，2015（5）.
關鍵詞 高校檔案 數字化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
高校檔案記錄了學校教學、管理活動中的重要事件，是具有保存價值的重要文件材料，對后續的教學活動和管理工作具有重要的參考價值和借鑒意義。檔案管理工作是高校行政管理的重要內容之一，是高校建設發展過程中的基礎性工作，是一項維護學校歷史面貌和提升學校文化內涵的長遠事業。當前信息社會迅速發展，檔案作為一種文化資源發揮著越來越重要的作用，檔案信息化已成為大勢所趨。加快實施高校檔案信息化、數字化建設，建立高校檔案的科學管理方式，探索高校檔案校內外服務新模式已成為現時之需。
1高校檔案數字化建設的意義
高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享，并實現高校檔案的高效、規范、科學管理。
高校檔案數字化建設，不僅能夠使高校檔案管理更加合理有效，并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發生；相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。高校檔案數字化建設的意義主要包括以下幾方面：
便于檔案資料存儲。傳統檔案管理方式下，檔案文件都是以紙質媒介進行整理、錄入和存儲。但是，紙張受到保管時間和保管條件的限制，再加上經常的翻閱利用，在長時間保管使用過程中會出現紙張變脆、易碎，易受潮、易被蟲蛀的缺點。如果將檔案數字化，則可以大大節省保存檔案的空間和成本，并且可以提高保存的安全性和保存時間的長久性。
提高檔案管理工作效率。檔案材料的信息豐富、信息量大，這使得檔案的整理和利用工作繁瑣、重復性強，勞動強度大。如果采用數字化，一次整理后并將檔案數字化后，可大大減少紙質檔案使用翻閱頻率，全部查閱數字化檔案即可。
節約大量人力財力資源，保存成本較低。傳統檔案管理方式下，檔案整理、存儲和查找利用需要投入大量人力物力和財力，在數字化后可實現“一次投入重復利用”，大大減少對檔案原件的翻閱查找和對紙質檔案進行復印利用。
實現檔案數字資源共享，為檔案信息管理者提供便利，提升檔案服務質量。將檔案數字化后，能夠將可以公開的檔案掛接在檔案管理網站上，使得檔案利用不再受時間、空間限制。
2實施數字化需要解決問題及對策
檔案管理復合型人才缺乏、檔案工作人員綜合素質亟待提高問題。由于當前和今后的檔案工作與信息化、數字化結合緊密，檔案工作中越來越需要掌握計算機、網絡技術等具有相關專業背景的復合人才。然而，目前現有檔案管理人員整體素質普遍不高、知識結構單一，思維不夠靈活，缺乏掌握現代信息技術和具有檔案管理新知識新思想的高素質復合型檔案人才。
配套信息化建設滯后、檔案管理系統與辦公自動化系統不兼容問題。越來越多高校已開始建設辦公自動化系統，但由于檔案管理系統具有一定專業性，一般來說，辦公自動化軟件與檔案軟件系統設計單位不同，兩個系統不兼容，不能做到辦公自動化系統中的電子文件直接歸檔的情況?，F有的檔案管理軟件普遍都是只具有檔案管理功能，缺乏數據挖掘、數據分析和推薦決策功能，只能滿足基本的檔案管理功能，無法實現檔案資源充分利用和深度挖掘的檔案利用要求。
數字化中檔案文件報關與利用存在不安全因素的問題。存在檔案管理系統中的目錄和電子文件信息的正常使用依賴于服務器和管理系統軟件正常工作，一旦系統服務器或軟件出現問題，就會造成系統數據無法訪問。同時，為方便利用，管理系統一般為網絡軟件，即便在校園局域網內，也存在一定系統被攻擊、數據被篡改、服務器遭病毒入侵和人為攻擊的風險。
高校檔案數字化管理中的保密問題。一方面應注意檔案文件的密級，對于檔案應嚴格控制瀏覽范圍；另一方面，對于檔案文件材料中涉及的重要信息或個人敏感信息，也應注意保密，防止信息傳遞過程中的無意識泄露。
硬件條件欠缺，數字化建設資金投入不足問題。檔案數字化建設經費投入不足檔案數字化建設離不開專業軟硬件設施的支撐。由于現實條件限制，用于高校檔案數字化工作資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設工作的開展。
避免檔案數字化建設中的“黑洞”現象。高校檔案數字化建設中存在的“黑洞”現象――數字化建設的經費、人力投入都很大，然而成效和回報率卻很低。這個現象的產生與前期準備調查工作不充分、工作目標與重點不明確等因素有關。
針對以上檔案數字化建設中可能出現的問題，在實施檔案數字化工作時，首先要提高對檔案數字化建設的思想認識，提升檔案管理人員綜合素質、業務能力和數字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養；加強檔案管理平臺和檔案數據庫建設，在數字化過程中保護電子文件的原始性與紙質文件的完整性，加強保密工作，加強檔案管理軟件的安全；加大資金投入，為檔案數字化建設提供充足的硬件條件支持，同時還應注意避免出現“黑洞”現象，在進行數字化工作前做好調研工作，結合本單位實際情況，制定目標明確、重點突出、切實可行的數字化方案。
3高校檔案數字化建設發展方向
當前高校檔案數字化建設主要包括四方面內容：建立檔案館網站，通過網絡構筑檔案信息網絡平臺，建立橫向通道，依托辦公自動化系統實現文件、檔案一體化管理，建立各類檔案專題特色數據庫以及加強高校數字化檔案的利用與編研。
建立檔案館網站，通過聯網實現檔案信息網絡平臺。這些檔案館網站上一般一些新聞、查檔閱檔、檔案利用相關信息，但是直接在網上進行檔案利用的情況比較少。各個高校檔案館網站相對獨立，沒有實現互聯或與所在地教育行政主管部門建立鏈接，非常不利于更大范圍高校檔案信息資源共享。如果能夠逐步構建地區性、全國性館際互聯，將有助于為全社會提供更方便、快捷、優質的檔案信息服務。
依托辦公自動化系統，實現文件、檔案一體化管理。這種方法是將高校內辦公自動化系統在學校日常管理工作中產生的電子文件通過辦公自化系統和檔案系統互聯，將電子文件直接歸檔。這種方式的好處是可以簡化歸檔環節，減少檔案整理移交的工作量。同時也存在一些問題：在辦公自動化系統與檔案管理系統互聯時，要注意防止文件被無意或惡意更改、損毀，保護電子文件數據的原始性和完整性。電子文件的傳遞還會帶來沒有簽名或公章的情況，這也是與傳統歸檔方式相比，電子文件歸檔存在的新問題，應在實際操作中考慮解決。
建立各類檔案專題特色數據庫。這是在有了數字化檔案資源基礎上，可建立專題數據庫，各展示館內的館藏數據特色，凸顯學校的發展特色和辦學亮點。建立特色數據庫的特點是大量信息會顯示在網站上，對網站的訪問能力和安全性也是一種考驗。
高校檔案數字化后的利用與編研。這一內容屬于數字化信息的深入利用工作。日常對數字化檔案信息的管理和查閱利用是對檔案信息的直接處理利用方式，而編研則是在對原始檔案數據進行選擇、整理、分析、綜合等工作后，形成的具有創新性的材料，是對檔案的深入開發和靈活利用，屬于研究性勞動成果。出色的編研工作對學校管理工作與未來發展有著重要參考作用。
高校檔案部門面對檔案管理工作新要求和檔案數字化建設大趨勢，應不斷探索新技術新方法，對現有問題努力改正，不斷研究新的管理方法，更好地利用檔案信息資源，全面提高檔案信息服務水平。
參考文獻
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一、煤炭企業實行數字化檔案管理模式的優勢
煤炭企業實行數字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網絡技術的發展有著重要的關系。數字化的檔案管理，顧名思義，是企業可以通過運用計算機網絡及相關技術的方式將不同的信息資源以數字化的存儲方式有機地結合起來，以此形成一種新的檔案信息形態，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現信息資源共享的目的。
1.這是現代煤炭企業檔案管理工作數字化、自動化的要求
在現代的煤炭企業中，需要改變以往落后的紙質檔案，人工管理檔案的模式，必須順應時代的發展，實行數字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網絡技術為中心，運用先進的計算機技術，最終實現數字化煤炭企業的檔案管理工作的目標。
2.有利于提高煤炭企業的經濟效益
煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，可以大大提高企業的經濟效益。隨著現代社會經濟的不斷發展變化，煤炭企業也應該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質的檔案管理模式，大大地縮減企業在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業的經濟負擔。通過數字化的檔案管理模式，也節省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業的經濟效益有了明顯的提高。
3.有利于提高煤炭企業的辦公效率
煤炭企業實行數字化的檔案管理模式，有利于提高企業的辦公效益。因為煤炭企業的檔案管理工作較為復雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發生工作調動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質記載的檔案信息、紙質檔案，人工管理的模式是很難馬上統計、查找相關信息的，但是通過實行數字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關資料，從而可以大大提高煤炭企業辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。
4.有利于延展開發檔案中的內容信息
在煤炭企業傳統的檔案管理模式中，通過紙質的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關的檔案信息。但是，煤炭企業在實行數字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關的檔案信息，有利于延展開發檔案中的內容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。
二、煤炭企業實行數字化檔案管理模式的劣勢
我國煤炭企業實行數字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現階段的生產力水平較低，科學技術還比較落后，從而使煤炭企業的數字化管理工作存在著比較多的不足之處。
1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性
煤炭企業在實行數字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數字化的檔案管理存在著不安全的因素。
2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現不能讀取信息的問題
隨著計算機不斷的更新換代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統中，出現不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數據的丟失，而且可能會出現病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設備。
3.煤炭企業各個部門的辦公自動化與檔案管理系統的兼容性差
當前，我國的煤炭企業各個部門應用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設計開發并使用不同于其他部門的軟件，使與數字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業的管理水平難以提高。
4.數字化的檔案管理工作的利用率較低
煤炭企業對數字化的檔案管理利用率較低，沒有認識到數字化檔案管理的強大作用?，F階段，煤炭企業還沒有改變傳統落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發揮出真正的作用。
三、現階段煤炭企業數字化檔案管理中的現狀以及存在的問題
1.煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足
煤炭企業要想更好地開展數字化管理工作，就必須建設充足先進的硬件設備。但是我國目前的煤炭企業發展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經濟能力以及其他原因的束縛，不能建設充足先進的硬件設備，以至于我國的煤炭企業的數字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發展年代較久的煤炭企業，這些企業中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業使用的計算機并沒有隨著時代的發展而進行更新換代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業的檔案管理，這些老式的計算機與現代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現死機的情況等等，這給煤炭企業的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業主要是由于經費嚴重不足的問題，沒有經費去購進先進的硬件設備，有的甚至連一些最基本的實施數字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現代煤炭企業進行數字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經配備了先進計算機和掃描儀等數字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業中也存在著網絡安全、機房建設的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴重影響了煤炭企業實行數字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現階段我國煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備建設不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設煤炭企業數字化檔案管理的硬件設備。這是實現煤炭企業數字化檔案管理模式的前提準備。
2.煤炭企業對數字化的檔案管理不夠重視
雖然，最近幾年，隨著現代信息化技術的不斷發展，各個領域的企業開始逐漸認識到實行數字化檔案管理的重要性。煤炭企業也不例外。但是，煤炭企業對數字化的檔案管理認識仍然較淺，因此數字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業歸根到底主要是以生產為主要任務，以盈利為企業主要目的，煤炭企業主要注重的還是企業的經濟效益，因此會出現煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視的現象。
3.煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低
在煤炭企業中，有多個不同的部門沒有設置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責并不明確，不能對檔案管理人員進行職業考核。正是因為煤炭企業沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責做出明確的規定，使煤炭企業的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。
4.檔案管理人員的技術素養不高
因為煤炭企業對數字化的檔案管理工作不夠重視，使企業在挑選數字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術素養較低，難免會在開展數字化檔案管理工作時，出現失誤，但是這卻會給企業帶去不小的危害，甚至會損失到企業的經濟利益，這是十分不利于煤炭企業實行數字化的檔案管理工作的。
四、完善煤炭企業數字化檔案管理工作的對策
1.煤炭企業加大對數字化檔案管理的資金的投入
煤炭企業要加強基礎設施建設，努力提高數字化檔案管理的硬件設備，投入較多的資金改善數字化檔案管理的環境，將落后的機器設備進行及時維修，如果不能提高舊設備的性能就要更換這些老舊的機器設備，購進一批先進的機器設備，以滿足對數字化檔案管理的需要。
2.規范對數字化檔案管理工作的標準
煤炭企業為了實行數字化的檔案管理工作時更加順利，就應該規范數字化檔案管理的標準，制定出一整套科學有效地統一的標準。但是在現階段，我國的煤炭企業還沒有制定出這一完整的標準體系。隨著我國煤炭企業數字化的檔案管理的不斷完善和發展，制定出對數字化檔案管理工作的規范標準指日可待。在這項標準中應該有利用計算機實行數字化檔案管理工作時明確規范的操作過程以及操作標準，規定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內容，使對數字化檔案管理工作種種方面的標準都有一個明確具體的規定，讓這套標準能夠真正科學有效地實行，最終達到煤炭企業順利實行數字化檔案管理的目標。
3.煤炭企業要進一步提高數字化檔案管理基礎建設水平
完善煤炭企業的檔案管理數字化就需要進一步提高其基礎建設水平，將涉及其中的各個環節中的常見設備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設備的數量，并且還要提高設備的質量，使之均完善到位。另外，煤炭企業還應信息資源的共享，注重對數字化檔案管理工作中應用到的甚至以后會應用到的多種相關軟件進行推廣，開發使用安全性更高、技術更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數字化檔案管理中的數據庫更加全面、高效的運行。
4.要加強數字化檔案的安全建設
煤炭企業要加強對數字化檔案的安全建設，運用先進的技術方法，保證好數字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發生不可挽回的損失。另外，還應根據使用者的身份設置使用計算機時相應的權限等等。
5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術培訓
煤炭企業在招聘數字化檔案管理工作人員時，應該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學習新的事物，另外檔案管理人員還應具備創新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學有效地實行數字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應該懂得掌握專業的理論知識與技術，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數字化檔案管理工作的效率。煤炭企業還要對現有的檔案管理人員進行定期的培訓，使他們能更好地發揮數字化檔案管理的優勢，使煤炭企業實行得數字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業應招入維護企業檔案網絡安全的高素質的專業人才，保證煤炭企業數字化檔案網絡管理工作的安全性。
五、結束語
圖書館檔案管理工作是圖書館中的一項基礎性、服務性工作，在圖書館中有著重要的作用，隨著科技的不斷進步，圖書館的管理檔案工作也慢慢發展成數字化管理，這就讓圖書館在管理上更加方面快捷，但是它的進步也受到一些影響。因此，必須對圖書館資料儲存電子化建設有足夠的認識，要做好調研與運用，達到使這些問題完美的解決，使圖書館資料儲存電子化建設日趨完善。
1 落實圖書館檔案管理數字化建設的現實意義
1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平
隨著時代的發展，網絡化辦公已經成為符合時展的辦公方式，“紙上辦公”時代已經逐漸被取代，網絡辦公能夠保存大量的電子文檔，節約資源。圖書館正在利用很多種網絡方法、掃描方法、OCR方法、數據處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數字化設備進行各類檔案的信息，只要輸入關鍵字，就可以很快地找出文檔，節省了大量的時間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。
1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性
通過數字化的檢索，可以用很短時間發現并核對缺失的檔案及缺失的內容，利用網上信息查找方式對缺失點進行補充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計算機對陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進行修補，利用的也是數字化的原理；此外，兩個相隔很遠的人需要進行文件傳輸，就可以利用計算機進行網上辦公，與傳統辦公相比，網上辦公具有隨時性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。
2 當下圖書館檔案管理數字化建設存在的不足
2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數字化建設有待改進
目前，我國圖書館的檔案管理工作在數字化建設方面有許多需要亟待改進的地方，其一，我國缺乏一個完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統，不同的單位之間無法有效的進行信息查詢對接；其二，在當前的時展的大環境下，我國很多圖書館的計算機設備都仍然是“大頭電腦”，上網速度很慢，信息儲存能力很低，無法有效及時地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對他人的電子文檔進行篡改，導致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。
2.2 未能正確處理紙質檔案與電子檔案的關系
紙質信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對圖書館檔案進行數字化建設并不是遺棄傳統的紙質檔案，而是將檔案儲存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質檔案和電子檔案的關系，側重偏向電子檔案的建設，忘卻了紙質檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質檔案，也能夠隨時發送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質檔案，所以我們的側重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質檔案的印證關系。
3 采取有效措施，優化圖書館檔案管理數字化建設工作
3.1 兼顧數字化建設與原文資料的發展
原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進行信息的收集。原文資料具有很高的準確性和考量性，因此，在進行圖書館檔案管理數字化建設時，創造數字化管理環境時還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環境做到最好優化。
3.2 落實圖書館檔案資源的共享工作
檔案電子化建設是一個系統工程，包括整體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描輸入、系統管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統。由于大型企業機關在日常的工作中幾乎每天都會產生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此數字化系統就應使用雙服務器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應設置適當的檔案查詢系統，上傳觸摸屏查詢及文檔網絡，實現資源共享的目的。
3.3 完善檔案信息服務體系。
【關鍵詞】 高職院校 檔案數字化建設 問題 對策
近年來，伴隨著國家高等職業教育大發展，廣西的50多所高職院校的發展也進入了快速發展階段，辦學規模、辦學質量、綜合實力都在不斷提升。隨著信息技術高速發展、網絡技術的廣泛應用，各高職院校也越來越重視校園信息化建設。檔案數字化建設是校園信息化建設工程的一個重要組成部分，如何加快檔案信息數字化建設的步伐，推進高職院校檔案信息化建設的進程，已成為各高職院校檔案工作所面臨的一項重要課題。
一、高校檔案數字化建設的內涵及其重要性
（一）檔案數字化是校園信息化建設的重要組成部分。隨著科技的發展，廣西高職院校也正逐步開展校園信息化建設，紛紛使用辦公自動化（OA）系統、網絡教學平臺、學生信息管理系統等先進管理平臺。高職院校檔案室是為學校教職員工、學生提供重要服務的窗口，必須得跟得上學校發展的腳步。檔案信息化是校園信息化建設的重要組成部分，只有加快檔案信息數字化建設，才能更好地為學校各項工作提供高質量的檔案信息服務。
（二）提高檔案提供利用的效率。傳統的檔案資料查找方式是先經過手工或者的檔案管理系統進行目錄檢索再到庫房查找，有時候要往返幾次庫房才能查到利用者所需檔案資料，花費較長時間。檔案數字化后就可以直接在計算機上輕松查找，節省了時間，提高了工作效率。同時，將檔案信息經過校園網絡傳輸，就可以提供給校內外相關人員利用，利用者不受時間、空間的限制就可以進入檔案管理系統查找相關檔案信息。
（三）有效提高檔案的科學管理水平。傳統的檔案管理模式以紙質檔案管理模式為主，占用空間大；對紙質檔案的頻繁翻閱容易造成損壞、字跡褪色。目前，廣西大部分高職院校的檔案庫房面積僅能容納3-5年的庫藏量，隨著檔案的逐年遞增，現有庫房很難容納龐大的檔案。實施檔案數字化建設，不僅可以大大節省檔案存儲空間，還有利于延長檔案的使用壽命。
二、廣西高職院校檔案數字化建設存在的問題和困難
（一）檔案工作經費投入不足。教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》中規定：“建校歷史在50以上或全日制在校生規模在1萬人以上或已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上，都需要設立檔案館?！备鶕幎?，目前廣西大部分的高職院校已符合成立檔案館，但是由于各方面的原因還沒有一所高職院校成立檔案館，僅僅是成立了檔案室，隸屬于學校辦公室。檔案室僅配備1名專職檔案員，雖然少數院校配有2名專職檔案員，但常常還要兼顧學校辦公室的日常工作。檔案數字化建設需要投入大量的人力、物力和財力，需要配備相應的軟件和硬件設施。大部分高職院校正處于建設發展階段，主要將經費投入基建、教學和科研上，不可能對檔案工作投入太多。
（二）以傳統管理模式為主。目前，廣西的高職院校檔案管理仍以傳統管理模式為主，主要采用紙質、錄音、錄像等載體保存檔案；以案卷歸檔和保管的方式，開展檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作；提供查閱的方式以手工翻本，費事費力。雖然統一使用了GD2000檔案管理系統，但僅局限于檔案目錄數字化，檔案全文數字化仍然是空白。更沒有實現檔案資源在校園網共享，無法滿足多用戶的同時需求。
（三）檔案數字化建設步伐緩慢。2002年國家檔案局《國家檔案信息化建設實施綱要》頒布，自此我國全國各地、各高校檔案信息化建設逐步開展。但是2002年廣西的大部分高職院校剛剛從中專、技校升格為高職高專，學校工作的重心是整合辦學資源、擴大辦學規模，把精力集中在教學和科研工作上，根本無暇顧及信息化建設，因此檔案數字化建設是非常滯后的。
（四）數字化檔案信息安全存在問題。檔案數字化為我們提供了方便快捷的服務，但是檔案信息安全問題也成為檔案管理中不可忽視的問題。一是將紙質檔案原件數字化過程中，拆分、掃描、數碼相機拍攝時容易造成檔案原件的丟失或者字跡、數據不清晰。二是檔案信息網絡化后，面臨著計算機“病毒”、“黑客”等安全問題。高職院校檔案內容涉及范圍廣、信息量大，尤其是科研類檔案具備非常高的科技含量。如果不加以安全保護，將造成重大損失。
三、廣西高職院校檔案數字化建設的對策
（一）加大對檔案數字化建設經費的投入。要提高對檔案管理工作的重視，加大經費投入。首先要配備檔案專職人員，對檔案人員進行定期培訓，檔案人員除具備檔案業務知識外，還要掌握計算機操作、網絡管理、數據庫建設、圖像處理等專業知識。其次還要配備檔案數字化建設所需相關設施，如計算機、數碼照相機、掃描儀等。
（二）制定完善的數字化建設的標準和制度。在開展數字化建設前期，按照國家制定的統一標準和規范，結合高職院校的實際情況，建立一套完善的檔案數字化建設制度，確保學校檔案數字化建設的質量，從而使檔案管理朝著系統化、標準化和規范化方向邁進。
（三）做好前期調查研究工作。檔案信息數字化是一項系統性工程，不可操之過急。高職院校檔案信息量龐大，短時間內不可能將全部材料數字化。在進行檔案數字化建設前，要做好調查研究工作，可到區內外先進的高?；蛘咂髽I學習了解檔案信息化建設的先進經驗，避免盲目建設。根據本校近幾年檔案的利用情況，制定科學合理、切實可行的計劃，要按照先新后老、先重點后一般的原則，分步驟對檔案信息進行數字化。
（四）加強數字化檔案信息安全。檔案信息安全保護涉及的主要內容包括：信息安全規范、信息加密、信息認證、防治計算機病毒、信息備份、網絡安全和檔案信息長期可存取技術等。一是檔案信息數字化工作中要注意檔案材料的完整性，不能在數字化過程中造成原始檔案的丟失、破損，在掃描或相機拍攝過程中要注意使字跡清晰不模糊。二是做好檔案信息備份，購買先進的存儲設備，避免檔案管理系統的軟、硬件更新換代后導致檔案信息無法讀取。三是檔案信息數字化后，要維護好檔案管理系統的穩定性和可靠性，給檔案信息一個可靠安全的存儲環境。
參考文獻：
關鍵詞：信息化環境；醫院綜合檔案；數字化管理；應用
隨著信息技術的發展，在社會各領域中都開始廣泛地應用信息技術，而且已經成為推動社會進一步發展的巨大動力。而在現代社會信息化的環境中，醫院綜合檔案在數字化管理方面的發展具有較為理想的空間。數字化方案管理方式的運用使得綜合檔案在流通運用方面與管理水平方面都得到了增強，并且全面優化并整合檔案管理工作，使得工作效率得到了一定的提升。
1 醫院綜合檔案數字化管理具體應用
1.1 數字化管理應用在紙質檔案中
在紙質檔案數字化管理過程中，通常采用的方法就是光電掃描。而在把紙質檔案掃描并形成圖像文件以后，就需要進行計算機儲存。但是，這種掃描的方式是不能夠對掃描圖像進行修改的，所以，就能夠實現檔案原始性的保存目的。然而，值得注意的是，通過光電掃描而形成的圖像文件會占據較大的空間，因此，這種方法比較適用在珍貴檔案的數字化管理中[1]。除此之外，數字化管理應用在紙質檔案中，還可以使用數字相機進行拍照，而且操作的步驟比較簡單，所存儲的圖像具有較高的清晰度。另外，還能夠有效地防止由于掃描或者是裝訂而出現的磨損問題。然而，這種方法所取得的圖像，其大小同檔案實際大小存在較大的差異，所以，一般在比較特殊的情況下運用。在此基礎上，還可以將紙質檔案轉換成PDF的格式，并且向醫院檔案系統進行傳送，使得檔案管理的效果得以增強。
1.2 數字化管理應用在特種載體檔案中
在特種載體檔案的數字化管理工作中，主要包括了照片與聲像檔案的管理。照片檔案的管理有紙質管理和數碼照片管理，其中，紙質照片管理主要就是使用掃描儀器來掃描照片檔案，而后進行儲存。而數碼照片的管理則是使用數碼相機來翻拍檔案，進而對其進行圖像獲取。除此之外，開展特種載體檔案的數字化管理工作，最關鍵的就是實物檔案照片管理，像是對證書或者是獎牌等物品以數碼形式保存，進而為后期管理工作提供有力的支持。
醫院的聲像檔案通常都會運用錄音或者是錄像等數字化的管理方法，而且，聲像檔案本身容量相對較大，所以，在數字化的管理過程中，一定要先開展縮小處理，而后有效地完成檔案系統掛接的工作。在此之后，檔案管理工作人員就能夠在調用數字文件的時候更加便捷，更好地對視頻圖像進行點播操作[2]。
1.3 電子病歷的在線備份
患者病歷是醫院綜合檔案當中所占比重最大的文件，而在開展病歷檔案的數字化管理工作中，應該確保電子病歷與數字檔案能夠實現實時地傳輸，并且在市檔案局中予以備份，更好地保障電子病歷和檔案的安全。其中，檔案登記備份的主要內容就是醫院信息或者是電子病歷等，而容量則是檔案數字化成果數據與服務器的數據，實現備份載體包的分別創建。
2 完善醫院綜合檔案數字化管理的具體策略
2.1 與醫院發展戰略相結合
在醫院綜合檔案數字化管理的過程中，一定要重視醫院本身發展的戰略，并與其進行有機結合，推動檔案管理系統更好地為醫院的未來發展提供所需的數據與信息支持。與此同時，醫院的管理工作人員也同樣應該端正個人管理態度，重視醫院檔案信息的現實意義，摒棄原有忽視文檔管理部門作用的思想理念，把綜合檔案數字化的管理放置于重要的位置，并且融合醫院發展戰略，進一步推動檔案數字化管理水平的提升。
2.2 醫院部門信息系統的有機整合
在開展醫院綜合檔案數字化管理工作的時候，需要結合信息平臺，全面整合并優化各信息子系統，更好地營造醫院信息的環境，提高醫院檔案數字化管理工作的水平。與此同時，需要對醫院辦公室文件管理、人事管理以及醫療研究等多個系統予以整合，最終構建信息化檔案管理系統[3]。在此基礎上，需要對信息管理系統進行充分且合理地運用，確保醫院文件與檔案接受科學合理的管理。另外，醫院部門信息系統的整合還能夠推動醫院檔案無紙化的辦公管理工作開展，對信息數據進行簡單地存取，實現檔案資源的共享。在此背景下，充分地利用檔案信息，發揮其自身的重要價值。
2.3 積極開展業務培訓
因為醫院綜合檔案的數字化管理會涉及到大量的文檔數據信息，而且容量很大。所以，在實行檔案全面管理的過程中，就會逐漸提高檔案管理工作人員自身技能的要求，確保其對計算機的軟件與硬件進行深入地了解與掌握，并且熟悉網絡和信息技術。簡單地說，就是要求綜合檔案數字化的管理人員發展成為復合型的專業人才，能夠全面管理文檔資料并靈活地使用計算機技術。醫院只有全面培養專業化的工作人員才能夠在后期的檔案數字化管理工作過程中更好地增強工作效率，促進自身的進一步發展。
2.4 強化安全防護工作的力度
由于醫院綜合檔案是醫院方面的機密文件，所以，在開展數字化管理的過程中需要保密。然而，因為數字化檔案的管理主要建立在網絡信息技術的基礎上，所以，很容易受到網絡安全問題的影響[4]。除此之外，開展數字化信息管理方式能夠有效地突破時間與空間限制，所以，很容易導致檔案信息資源受到損壞或者是遺失。由此可見，在實行綜合檔案的數字化管理當中，一定要不斷強化網絡安全防護工作，并且對防盜措施進行合理地利用，通過對綜合檔案的復制與備份處理，使得醫院檔案信息數據的管理工作更加安全與可靠。
結束語
綜上所述，將數字化管理方式應用在醫院綜合檔案工作中，已經成為順應時展的重要途徑和手段，也同樣為醫院的數字化管理工作順利開展提供了有力保障，使得醫院服務與管理水平得到全面提升。而在醫院綜合檔案管理工作中運用數字化管理工作已經體現出明顯的優勢，所以，通過采用合理的完善措施就可以積極地推動檔案數字化管理工作的質量與水平，實現醫院的健康可持續發展，為構建和諧社會提供有力保障。文章對信息化環境中醫院綜合檔案數字化管理工作的應用進行了分析，并提出了合理的完善策略，旨在更好地促進醫院綜合檔案數字化管理工作的發展。
參考文獻
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