時間：2023-05-29 16:01:53
導語：在檔案管理的意義的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
根據實物人事檔案的定義可以看出它是一種紙質文檔，它依托是紙質材料為載體，是傳統載體檔案一種形式，具有原始性和特殊性，也形成吱聲的特點和規律，實物人事檔案的得名源于其具有的實物屬性，是一種紙質文檔，它是伴隨著一個人從出生到死亡的全過程，反映一個人的生命軌跡，是在人類的不斷社會實踐中形成的，因為其可靠性和來源真實性成為原始的第一紀錄，實物人事檔案是從一個人出生、入學、就業、退休乃至死亡的全過程的真實記錄和反映，其覆蓋的社會活動的方方面面，將實物的本來面目真實的記錄下來，其保存的時間是永久性的，并且是經久不變的，實物人事檔案必須借助“紙張”這一載體才能保存記錄，這與電子人事檔案存在巨大差異，因為電子人事檔案主要借助現代科學技術如電腦和計算機，對大量的信息和數據庫進行有效的存儲和利用，實人事大難是以物質實體為載體，因其材料的不可逆性表明信息的記錄具有可靠性和保真性，其反映出的信息是直觀可感的，記錄下一個人每個階段的生活和學習取得的業績和遭遇的挫折，對于考察一個人的具體情況是很有價值的第一手材料，具有極高的查考價值。而與現代較為流行的電子文檔相比，電子文檔也具有自身的優勢，其查考便利，速度快。而與實物人事檔案相比其存在嚴重的問題，其信息的可變性較大，因為現在的網絡技術很發達，經常遭遇黑客攻擊外部威脅，同時在內部因為受到信息技術的發達和道德風險的影響，檔案信息的真實性也容易受到影響，因為電子文檔是可以更改的，而且其變更后很難被其他人發現，其信息的真實性受到很大的質疑，而實物人事檔案很好的回避了這個問題，因為紙質材料的文檔一旦被涂改和替換，可以很快的通過技術手段和司法鑒定還原人事檔案的真實面貌。
二、實物人事檔案材料的形成規律
實物人事檔案的形成最初要通過各級各部門主動的收集匯總在一起，之后再交給人事管理人員統一管理入檔，因為每個人在遞交材料時包含如專家資格、榮譽證書、學歷證書、職稱評定書等資料，在統一交給人事部門后還應進行相應真偽辨識，檔案原始材料一般都是由本人填寫的，還有一部分是有熟悉的人附注的，在一定程度上保證信息的完整性，這些表格種類很多有勞動合同、履歷表、個人自傳、入黨申請書、學期鑒定表等等，涉及種類和內容方方面面。因為實物人事檔案是以傳統材料為載體，使用最多的是紙張，而紙張記錄下的文字一般不會輕易變更，因此實物人事檔案就有其獨一無二的特性，文字的變更在檔案中是顯著的，因為字跡和內容信息是不可分離的，檔案原始性和特殊性也就表露無遺，可以說實物人事檔案跟隨人的一生，與每個人的生命軌跡相關，一個從呱呱墜地到生老病死都被記錄下來，在檔案中可以找尋到生命中的任何足跡。人事檔案的管理是由企事業單位的人力資源部、以及政府機構和相應的部門，具有不可替代性，其管理模式很有序和模式化，是根據歷史變遷在發生相應的變化。在現代社會信息技術逐漸取代紙質材料，但是就人事檔案管理的特殊性導致了電子檔案不可能取代紙質紙質檔案，紙質文檔的存在有著穩固的歷史地位。現在由于信息技術的廣泛應用，也出現很多病毒入侵導致電子檔案的管理遇到技術上的困境，一旦系統崩盤，所有的信息將面臨丟失的困境，而實物人事檔案則原汁原味的保存了檔案的原貌，重要的文檔只要保存得當不會出現丟失的困擾，在受到電子檔案不斷沖擊下，我們也越來越認識到實物人事檔案的重要性。
三、實物人事檔案的現狀
人事檔案是綜合反映個人的學歷、經歷和工作的一種動態跟蹤記錄系統，是各級政府和企事業單位選拔人才的重要來源，因為處在新舊體制交替的時期，轉實物人事檔案管理體制也面臨從舊體制向新體制轉變的過程，目前人事檔案管理模式還處在計劃經濟時期，與現代社會完全脫節，需要適應改革開放和市場經濟的普遍要求，在原有的體制基礎上實現一定的突破。人事檔案管理目前存在多頭管理的現象，除了一些主管部「刁外還存在一些無權管理的部門保存人事檔案的現象，人事檔案管理還存在管理不規范的現象，不是專業的人員進行管理，很多情況下是有人兼職管理，平時整理工作嚴重倦怠，這樣使得檔案材料整理會出現遺失的現象，人事檔案資料不全，使得人事檔案管理不規范。很多單位和機構并不重視人事檔案管理這部分工作，因此投入的資金和人力很有限，在一定程度上人事資料的亂登、篡檔等現象，嚴重影響檔案管理的嚴肅性和權威性。
四、實物人事檔案的發展趨勢
基于現在人事檔案管理出現的一系列問題，在今后工作方面出臺一些政策，首先個人的身份管理逐漸淡化。隨著管理的進步與改革，在過去我們將檔案分成干部檔案和工人檔案，而在現在的企事業單位基本上不在區分干部和工人，籠統定義為員工，這樣更便于人事檔案的整齊劃一，每個員工可采用相同的格式規范的內容，在檔案整理時便于整理和查閱，很好改變過去脫節的想象。另一方面隨著科學技術的廣泛使用，檔案的固定格式也在不斷更新，為了解決檔案材料大小、格式等問題，現在的人事檔案管理也開始采用電子信息輸入的形式，這樣實現了信息的同步錄入和動態更新。在逐步建立健全人事檔案管理的監督機制，使得電子檔案逐步完善，但是實物人事檔案因其自身的優點也有存在的必要。
1 問題存在的原因
眾所周知，重點建設項目管理難度大，檔案質量難以保障。盡管建設單位從一開始就采取措施要求竣工文件材料同步形成，但實際上，在基本同步后仍需精心編制，故此文是在強調同步形成基礎上探討對后期檔案統一管理的必要性，而非過程失控的事后補救。探索推行集中辦公模式，主要出于以下考慮：一是避免檔案人員辦公時間難以保障。收尾階段幾乎沒人愿意留下承擔竣工檔案歸檔整理，人員少，人心渙散。二是辦公地點和設備難以保障。結算期為節約成本，不少單位會退租或改租較小辦公場所，存在“不嚴肅、不正規、保密性差”等諸多弊端，因陋就簡，草率應付，安全環境大打折扣。留下的小型辦公設備一旦有故障，直接影響檔案工作質量和進度。三是辦公效果難以保障。人員更替使之前傳達的精神無法落實，業主和監理就需要花更多時間精力指導。個別單位甚至會因結算合同談判運走全部竣工檔案，要挾變更審批，檔案實體安全及整理質量進度更無從保障。
2 采取措施，分三步保障集中辦公效果
所謂“建設項目檔案工作人員集中辦公”，是指參建各方以節約成本、提高效能為目標，將各參建單位檔案工作人員集合到統一地點（同一大樓或大院），進行集中辦公和管理的工作模式。此舉能加強溝通、提高效率，為竣工資料迅速按標準整理成檔案提供方便，外觀及內在質量統一，提高項目檔案整體質量效果顯著。
此模式主要分三步推行，一是解決兩個“問題”。首先解決思想接受問題，讓參建單位認識集中辦公的好處，消除抵制思想。其次解除留守人員后顧之憂。廣梧高速公路（馬安至河口段）項目結算期業主與各參建單位集中一個大院吃住辦公，共用辦公設備和會議場所，十分便利。湛江海灣大橋則相對集中，創新地給集中辦公的檔案人員發放津貼。本地人員就近上班，外地人員在營運中心免費住宿，伙食優惠，目的是讓檔案員安心剩余的整理工作。二是明確“三個重點”。為防止辦公不積極，自覺性不強，對集中辦公檔案工作人員明確三個重點內容：（1）抓緊未完部分檔案資料整理組卷；（2）細心核查竣工圖編制是否到位。（3）對已同步形成的檔案質量反復檢查、整改、優化，達到優質工程檔案目標。三是堅持做到“三有”。一有“考勤”。實行考勤制度，廣梧高速公路（馬安至河口段）項目要求留守領導每周至少有一天集中辦公，無故缺勤將不予優先結算。二有“監督指導”。集中辦公對各參建單位檔案存在問題及時檢查指導，反饋迅速，能第一時間避免不良行為對原始材料損害；還便于各方互相學習，利于全線項目檔案統一。三有“兌現”。湛江海灣大橋項目按工作天數核發檔案津貼，成員積極性高，歸屬感強，促進工作開展。
3 推行集中辦公模式效果明顯
一是方便業主與施工、監理單位直接溝通，提高效率。同一地方辦公，遇到問題及時解決，省時省力，比電話和網上溝通更直觀；具體細節可以手把手教。二是方式轉變和情感交流促進工作效果。集中辦公增加了公開性和透明度，對原來下去檢查或施工單位搬資料上門請教進行改變；檔案集中由業主臨時保管，直至符合要求才按程序移交，保證安全，不易散失。業主也從原來的檢查指導角色，轉變為同事和伙伴關系，更好體察檔案員工作生活情況，感同身受的情感交流消除檔案員孤獨感，積極性得到提高，更樂意主動做好工作。三是促進檔案管理水平。溝通暢順帶來高效率，為移交和驗收留出更多時間，案卷內外質量精益求精。四是成績顯著。從上述兩項目實踐看，集中辦公對促進檔案管理效果明顯，均被評為廣東“全省重大建設項目檔案工作質量優秀項目”。湛江海灣大橋項目獲得“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”，是對項目檔案工作質量和管理水平的最好肯定。
改革開放以來，伴隨我國社會的不斷進步，高度發達的社會經濟對我國各個領域產生影響的同時，也推動了檔案管理體制的改革。我國社會主義市場機制不斷健全、個人信息走向網絡化以及檔案的信息化建設等都促使檔案管理體制的調整。通過分析檔案管理機構進行檔案管理工作的主要指導思想，并且結合當前管理體制中存在的主要問題，進一步探索我國檔案管理體制的未來發展之路，是實現我國檔案管理現代化的重要研究方向。
一、當前醫院檔案管理工作中存在的問題
1.管理人員檔案管理意識缺失
很多醫院的檔案管理人員對檔案管理工作缺乏重視，對檔案管理工作存在誤解和輕視，認為檔案管理工作無關緊要，因此絕大多數的檔案管理人員工作積極性不夠高。由于檔案管理工作沒有得到應有的重視，因此檔案工作在實際開展的時候一直處在無序的狀態，并且檔案自身的巨大作用也不能夠得到有效發揮，失去了檔案管理工作的意義，導致醫院檔案管理工作不能夠滿足當前醫院發展的需要。
2.檔案管理人員能力不夠
很多醫院內部的檔案管理人員通常都是由醫院科室內部員工兼任，這些人本身不具備檔案管理的相關知識和能力，相應的也就很難滿足檔案管理工作的基本要求。再加上檔案管理人員一般都是年齡偏大的員工，學習能力降低再加上由于他們缺乏專業系統化的檔案管理知識和技能培訓，致使在進行檔案管理工作時僅僅依靠日常經驗進行，不能滿足當今信息化時代對檔案管理的要求。
3.計算機檔案管理手段比較單一
當今我國已經步入信息化時代，計算機技術同樣也得到了很大程度的應用，計算機技術同樣也被廣泛應用到醫院的檔案管理工作中。檔案由于我國醫院檔案管理工作體制比較落后，使得檔案的數字化科學化管理流于形式，紙質檔案仍然占據檔案資料的重要位置。
二、做好醫院檔案管理模式改革的幾點建議
對于醫院來講，檔案管理工作所涉及到的內容非常復雜，并且涉及的面比較廣，在當今形勢下如果仍舊采用傳統的檔案管理方法已經很難滿足醫院檔案管理工作的要求。隨著計算機技術的不斷發展和進步，對醫院檔案的管理工作也逐漸由手工模式的傳統管理逐步轉變為了應用計算機技術的現代化管理，完美適應了當前醫院檔案管理工作的需求。為了能夠實現醫院的進一步發展，早日適應現代化管理的需要，利用計算機技術對醫院檔案進行管理成為了一種必然選擇。所以要想促進醫院檔案管理工作質量的提升，就一定要充分利用好先進的計算機技術，做好以下幾個方面的工作：
1.強化對檔案管理的重視程度
首先要保證管理人員能夠對檔案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認識程度，能夠充分認識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升醫院內部員工對這一工作的整體認知水平，從內心深處重視起來。
2.加快培養檔案管理信息化專門人才
信息化時代條件下，醫院檔案管理工作對人員的要求比較高，同時醫院檔案管理工作它是一項系統、復雜并且對專業性要求非常高的工作，要想保證醫院檔案管理能夠適應信息化這種大環境，就需要培養這方面的專業化、復合型的人才。可以通過定期給檔案管理人員進行培訓和專業知識的教育，提升他們的知識水平和業務能力，適應信息化時代的管理需要。
3.改善當前醫院檔案管理設施
要想能夠迎合時代的發展需要，實現醫院檔案管理工作的現代化發展，還需要建立和健全檔案管理設施，因為檔案管理現代化本身就是一個非常復雜的系統化工程，它會涉及到計算機、網絡、信息交互、數據傳輸等多個領域。所以為了能夠實現醫院檔案管理工作的信息化，就需要投入大量的資金，增加檔案管理設備的投入，并且提升工作人員的檔案管理水平。同時要想實現檔案管理工作走向信息化，還需要購置專門的計算機、數碼相機、打印復印設備、刻錄機等設備并且對這些設備進行電子文檔一體化管理。
4.引進專門人才保證檔案計算機管理的安全性
隨著我國信息化時代的到來，對檔案管理工作人員也提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要具有專業的檔案管理工作知識還需要熟練應用計算機。所以現階段引進綜合型的檔案管理人才勢在必行[3]。同時在進行檔案管理時，檔案管理工作的安全一直是一個比較重大的的難題，所以在管理工作進程中一定要根據醫院自身的實際情況設立檔案計算機信息化管理安全保密制度，并且檔案管理人員還要注意加強自身的安全和保密意識，保證關鍵信息不泄露。并且檔案管理人員針對一些紙質的檔案要進行備份，真正保證在檔案計算機管理過程的安全性和穩定性。
【關鍵詞】知識經濟時代；檔案管理；現代化
隨著社會的飛速發展，計算機技術已廣泛應用于各個領域，檔案管理也不例外。運用計算機進行檔案管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。
一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題
首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應喲內個將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為擔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作蛇的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。
二、加快檔案管理工作現代化進程
（一）分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有卷宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
（二）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
（三）分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
（四）要加強檔案信息素質教育， 加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
（五）要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
（六）要強化服務意識，拓寬服務領域。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務餓軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。
（七）培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。
總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，加快檔案管理工作的現代化，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟時代的發展中大顯身手。
參考文獻：
[1]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004.1.
[2]鄒生.開放網絡環境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004.4.
[3]周宏仁等.信息化助建和諧社會的14個著力點[J].中國信息界，2008.3.
[4]王向明.檔案管理學原理[M].上海：上海大學出版社，2009.9.
[5]王向明.檔案管理學原理[M].上海：上海大學出版社，2009.9.
關鍵詞：醫院檔案；醫院管理；價值；地位
一、當前醫院檔案管理的發展現狀分析
1.檔案內容不夠完善和系統。目前很多醫院還沒有正確認識到檔案管理的重要性，所以忽略了對檔案內容的完善性管理，而且管理人員在進行檔案內容錄入時沒有針對不同進行相應的分類，這樣會丟失一些檔案內容，不少檔案內容缺乏系統性，增加了查找的難度，也制約了醫院信息查找工作的進一步落實。所以，醫院檔案內容的完整性與系統性直接關系到醫院檔案管理工作現狀。2.檔案建設工作缺乏獨立性。大部分醫院并沒有針對檔案信息創建獨立的管理部門，使得檔案建設工作開展中缺乏一定的獨立性，這在一定程度上導致醫院各類檔案無法與其他檔案明確劃分。由于醫院檔案的數量眾多且種類復雜，想要有效的根據檔案內容順利的開展醫院內部相關工作更是難上加難，尤其是與經濟效益有關的核算工作，將會影響醫院內部的經濟協調發展，所以，醫院檔案的創建問題直接引發了醫院檔案管理工作的問題。3.檔案內容得不到及時的更新，效用得不到真正發揮。檔案內容會隨著醫院的不斷發展而有所變化的，所以，在實際開展檔案管理工作時應及時的對檔案進行更新。可是，很多醫院往往忽略了對檔案及時有效的更新，導致檔案管理內容嚴重缺乏時效性，這樣就可能增加醫院管理人員的工作難度。另外，如果無法及時更新醫院檔案內容，就會降低醫院檔案內容的真實性，檔案內容也無法體現出醫院的真實經濟狀況，制約著醫院管理人員的工作落實，嚴重的還會影響醫院的未來長遠發展，影響醫院資源的配置優化，也會影響醫院服務工作的質量提升。
二、醫院檔案在醫院檔案管理中的價值
1.實現了醫院財務檔案與資料的有效整理。檔案所記載的都是醫院重要的信息和資源，對檔案進行有效建立能夠實現相關檔案的有效整理。通過檔案管理人員完成對醫院檔案的整理，使得醫院各項資料能夠明確的標準日期和類別，而且依據檔案內容的自身價值做好分類儲存。通過檔案管理人員檔案管理工作的落實，能夠實現醫院檔案信息安全性的提升，還能降低醫院檔案信息的非法篡改，在一定程度上緩解了醫院管理工作的風險，提升了醫院管理工作的總體安全性。為內部人員資料查看提供了方便。創建醫院檔案并進行有效的管理，能夠為高層人員決策時提供可靠的依據，便捷的查看到醫院各項醫療用品的采購、工程及技術合同和各項醫療票據的內容，進一步把醫院的現狀控制在一定范圍內。醫院管理人員及檔案管理人員需要不斷加強醫院檔案信息的掌握程度，這樣才能有效提升醫院管理質量，并且還能提升醫院工作人員查找資料的效率，最終充分體現出了醫院檔案管理工作的自身作用。2.明確醫院檔案管理的期限。檔案內容有效的存儲和管理對于醫院之后的發展有很關鍵的參考意義。就拿財務檔案來講，醫院檔案可以對年度財務情況進行整體統計，進而讓醫院財務報告可以按照其管理期限進行排列，一些財務報告起到了至關重要的作用，因此被長期管理起來，但是一些財務報告依然能夠通過自身作用的高低程度進行仔細劃分。如果能夠充分發揮出醫院會計檔案資料的重要作用，那么醫院財務管理檔案則能夠進一步確定下來。通過發揮醫院檔案資料在管理工作中的作用，能夠提升醫院內部經濟發展的安全可靠性，還能實現醫院資源的合理配置。
三、提升醫院檔案在醫院檔案管理中地位的途徑
1.以增強檔案管理人員技術專業性為基礎。醫院開展管理工作主要是通過管理專業人員實施，所以醫院應加強對檔案管理人員的考核與培訓，為其創造學習與交流的機會，并根據考核結果創建相應的獎懲機制，這樣能夠提升其學習的主動性。只有不斷提升醫院檔案管理人員的專業技術水平，才能充分發揮出會計檔案的自身作用，才能確保醫院檔案在管理工作中的重要價值。2.成立獨立的檔案管理部門。為了確保醫院發展過程中所形成的各項信息資料得到有效的保存和管理，確保檔案的完整性和系統性，需要創建獨立的檔案管理部門負責檔案的建設工作，同時指派專職人員，另外，一些工作人員需要加強檔案管理工作的關注度，這樣才能更加明確醫院的收支狀況。3.充分發揮先進信息技術的作用。科技的快速發展推動了我國各個行業的進步，在這種局勢下醫院開展檔案管理工作時應該全面發揮先進信息技術的作用和優勢，經過認真分析檔案信息在醫院檔案管理工作中的作用不難發現，醫院檔案在管理工作起到了不可替代的作用。檔案管理人員的操作水平需要進一步提升，充分發掘檔案資料的自身作用，并且創建科學的檔案管理單位，并引進先進的科學技術，這樣就能夠發揮出醫院檔案管理工作的最大功效，才能充分發揮檔案資料的自身作用，才能穩固自身地位，才能給醫院的未來發展奠定扎實的基礎。另外，還要不斷加大醫院檔案管理工作的宣傳力度，才能讓人們進一步了解醫院檔案管理工作，并推動醫院檔案管理工作的長遠健康發展。
四、結語
總之，在市場經濟快速發展的背景下醫療領域得到了非常廣泛的發展，人們對醫療服務的要求也越來越高。為了保證醫院各項工作能夠有序的進行，需要加強檔案管理。首先醫院需要明確了解醫院檔案管理的實際發展情況，繼而針對開展醫院檔案在檔案管理中的價值及地位提升的途徑進行探討和研究。
參考文獻：
[1]邱琳.淺談醫院檔案在醫院管理中的價值和地位[J].辦公室業務,2017(9):83-84.
[2]郭盼盼,景洪.淺談醫院檔案在醫院管理建設中的作用[J].辦公室業務,2014(5):192.
關鍵詞：醫院檔案 醫院信息管理 管理制度
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）04-0051-01
前言：醫院的檔案信息管理，記錄著醫院的重要數據和醫療信息。因此，醫院的檔案信息管理越來越受到醫院管理層是的高度重視，隨著醫療衛生領域的技術逐步提高，醫院的管理力度不斷加大，對醫院的檔案信息管理也提出了新的要求。醫院的檔案信息管理應結合醫院的實際情況，有針對性地進行改革和完善。以此來推動檔案管理工作的發展，從而更好的服務一醫院的各項工作。文章從以下幾個方面，針對醫院的檔案信息管理的改進措施，進行了深入的探討。
一、醫院檔案概述
醫院檔案，顧名思義，值得是為醫院服務的醫療文件材料、醫院建設發展的歷史資料，醫院檔案是醫院在進行醫療活動中形成的各種文獻。例如，醫療工作記錄表、圖表、音頻記錄、視頻影像等資料。這些信息資料記錄了醫院發展過程中的成熟醫療案例，在以后的醫療活動中，具有重要的指引作用。醫療的進步是經過漫長一段時間的實踐來實現的，醫療科學的發展方向是不斷創新，醫院檔案是醫院的寶貴財富。其能夠對醫療活動后期的學術亞牛和法律糾紛等方面提供資料，發揮出良好的指導作用[1]。
根據現今時代的醫院發展趨勢，加強醫院檔案管理，發揮出重要的作用，是現今醫院管理層組關注的話題。因此。當下應以新醫學的發展為目標，研究醫院的發展特點，加強醫院的檔案管理，使醫院檔案的管理信息化和規范化。
二、醫院檔案管理現狀
隨著新醫改的推進，醫院檔案管理在發展和建設中，存在著一些不足，在醫院的檔案管理中，主要存在以下問題：
1.醫院檔案管理制度有缺陷
在很多醫院當中，醫院的管理層大多數都是醫學界的知名專家，在醫學界的成就令人矚目，大師對于醫院的管理經驗較少，導致很多醫院的管理者只注重特殊的醫學研究和患者病情的探討，忽視了檔案管理的工作。很少把精力和實踐放在檔案管理工作中，對檔案管理的制度制定更為隨便。現今的很多檔案管理的制度較為泛泛，沒有從實際的角度出發，來制定相應的檔案管理制度。醫院檔案管理工作的不完善，阻礙醫院檔案的管理工作。目前的醫院檔案主要分為兩大部分：其一是行政方面，這方面包括額人事、財務、醫療設施、醫藥等綜合性的信息資料。其二是醫院各個科室自己保管的檔案資料，這方面包括了患者的病例和處方等。這種分散型的檔案信息，不利于醫院檔案管理工作的進行。影響了醫院醫療信息的整合。同時還阻礙了醫院科研成活的獲得[2]。
2.醫院檔案管理工作人員綜合素質較低
現今，大多數的醫院關于患者的病歷、相關有研究意義的資料都在醫院的個股科室中保存，醫院很少有專門的機構來對這些書籍信息進行收集和統一管理，及時安排了醫院檔案管理的管理人員也都是從各個科室調出來，進行重新調配的人員任用模式。導致了醫院檔案管理人員的管理能力較差，沒有專業的業務能力。
3.醫院檔案管理安全性較低
前文中介紹了醫院檔案管理的管理模式，主要是由醫院各個科室進行自行保管，這就很難保證醫院檔案管理的安全性。現今，醫院檔案管理不安全的主要有體現在兩個方面。其一是，不合理的管理模式導致檔案丟失。在大多數醫院的檔案管理中，患者的第一手病情分析檔案都存放在醫院的各個部門中，時間較為久遠的病歷很容易丟失對醫生的翻閱和研究不利。其二是，很做到患者病情的隱私的保密工作。基于醫院管理檔案的模式不規范，對患者的病歷保護工作不健全，以至于患者的病歷和隱私容易暴露[3]。
三、新醫改下醫院檔案管理的改進措施
1.完善醫院檔案管理制度
要完善醫院檔案管理的制度，首先要提高醫院對醫院檔案管理的意識。因此，要加強對檔案管理意義和作用的宣傳力度，使醫院的檔案管理人員和管理層，充分認識到醫院檔案管理的重要性。作為醫院的管理層，在鉆研醫學的同時，也要注重醫院的檔案管理工作，并將檔案管理工作納入醫院管理工作中，完善醫院檔案管理的制度，方面醫院檔案管理人員的管理和執行工作。
2.提高醫院檔案管理工作人員業務能力
要提高院檔案管理工作人員業務能力，要加強其對檔案管理意義和作用的了解，醫院的檔案管理人員要充分認識到醫院檔案管理的重要性。要根據檔案管理的制度嚴格執行。醫院也要對檔案管理工作人員，進行繼續教育的工作，并制定出獎勵和懲罰制度，從而提高檔案管理工作人員業務能力。
3.提高院檔案管理安全性
隨著隨著科學技術的不斷發展，計算機技術的更新日新月異。人們的生活、工作和學習已經離不開高科技技術帶來的便捷。計算機管理軟件，不僅能高效敵對數據信息進行處理和存儲，同時還具有較強的安全性。所以，計算機技術被社會各個領域廣泛地應用。在進行醫院檔案管理中，利用計算機先進的管理軟件，不僅能為檔案管理工作人員節省工作時間，提高工作效率，非檔案管理工作帶來便捷，同時還增強了醫院檔案的安全性[4]。
結論：醫院的檔案管理，對醫院在學術方面、醫院管理方面都有重要的作用，屬于醫院整體管理的一部分。但是，由于檔案管理不屬于醫療學術范疇，致使其不受醫院領導的重視，在檔案管理制度中存在一些問題。文章通過對目前醫院檔案管理的現狀進行分析，提出了相應的解決方案。望本文的分析和研究，為醫院檔案管理做出貢獻。
參考文獻
[1]李燕麗.新醫改下醫院檔案管理的改進策略探析[J].辦公室業務，2012，03（77）：94.
[2]鄭玲玲，潘慧.新醫改下如何提高醫院檔案管理有效性[J].辦公室業務，2014，01（19）：91-92.
【關鍵詞】檔案管理；信息化；風險；信息安全
科學的檔案管理，是將歷史工作全面、系統地呈現在需求者面前，讓觀閱者能夠用最短的時間了解被閱者的基本情況，作為下一步工作的依據。
1、檔案管理信息化
1.1 檔案管理信息化的概念
檔案管理信息化是指運用現代化的信息科學技術，尤其是以計算機為主要載體的智能化工具為依托，對檔案資料進行收集、整理、開發以及利用，這是一種高效、科學的管理模式，主要包括建設標準化、資料存儲數字化、信息利用網絡化。推進檔案管理信息化建設，對促進人才開發、利用具有重要的作用。
1.2 檔案管理信息化的意義
第一，檔案管理信息化可以快捷地實現資源共享。打破傳統的紙張傳遞、審閱模式，在使用者之間消除信息閉塞的壁壘，促進信息資源的保存、傳遞、開發、利用，更高效地實現資源共享。
第二，檔案管理信息化標志著檔案事業的一個新起點。傳統的檔案管理就是簡單的收集、管理。而引入信息化建設，一方面是硬件設施的信息化，另一方面是軟件的信息化建設。而硬件、軟件兩方面建設都能更加滿足當今社會的發展要求，使檔案管理工作與社會整體發展相協調。
第三，檔案管理信息化效率更高。傳統的檔案管理以紙質的資料作為信息的保管、整理、歸集，過程繁瑣，導致效率低下，而且容易對檔案資料產生破壞。推進信息化后，紙質的資料變成了電子檔案，以科學的先進技術替代了傳統的手工模式，縮短了檔案管理的時間，而且將文字、圖片電子化，具有強烈的直觀性、選擇性、易操作性，容易調動工作的熱情。
2、檔案管理信息化中電子文件信息安全風險
電子文件是檔案資料在網絡環境下生成的資料呈現方式，這是一種新型的只是管理方式，它直接關系到檔案信息化的作用能否正常實現。如果電子文件保管不到位，造成被非法竊取或者是修改，都會造成信息資料的真實性和完整性，不僅無法為使用者提供可靠的檔案資料，也失去了信息化減少的意義。因此，保證電子文件資料的安全至關重要。電子文件具有虛擬性、復雜性以及集成性的特點。
2.1 信息更替過程造成資料的損失。由于科學技術的快速發展，具有存儲信息和使用功能的管理軟件、硬件與操作系統都有一定的升級空間，而在技術升級的過程中，可能由于信息的存儲格式等方面的標準不同會妨礙到電子文件的存儲的長期性。如果，信息不能讀出，等于信息被破壞了。
2.2 電子文件檔案的目的就是對相應的資源進行利用，實現資源的共享。而資源共享的整個工作過程都是依托計算機和網絡而進行的。這個過程運用了一定的網絡技術，從資料使用的周期來看，由于網絡加密技術、防火墻技術、病毒機器變異技術、網絡備份、計算機、網絡技術的缺陷或者是發展等諸多因素影響，都會產生很多安全隱患，直接影響到資料保存、使用的安全性。加之，電子文件與信息載體能夠分離，讓泄密具有了很強的隱蔽性，而且被泄密的資料依靠互聯網可以快遞地傳播開來，給補救工作帶來了很大的挑戰。
2.3 電子文件管理人員素質參差不齊。由于我國檔案管理信息化建設相對較晚，很多管理人員并非專業人士，其業務能力、政治素質以及職業道德都有帶提高；此外，電子文件管理需要很強的硬件、軟件操作能力和維護能力以及安全防護知識，所以，管理人員必須具備較強的綜合素質。而受到原有用人體制的影響，很多管理人員的水平不高。而且兼職現象比較嚴重，缺乏相應的管理意識很安全意識，都會對電子文件的管理造成很大的影響，嚴重地影響了先進的管理方式的推廣。
3、檔案管理信息化中電子文件安全應對措施
3.1 加強文件管理人員的素質
為了適應社會的發展，滿足科技的要求，檔案管理者必須做到活到老、學到老，不斷探索，不斷創新，在工作實踐中提升自我，最終實現檔案管理信息化建設目標，才能滿足使用者對檔案信息的需要，才能讓檔案資料發揮更大的作用。
一是，檔案管理人員要及時更新計算機、網絡通訊方面的知識，提升網絡使用的安全性。要不斷學習網絡歷史、文化、專業術語等網絡的基本理論和操作知識。
二是，檔案管理人員要熟悉互聯網的信息資源分別和查找手段、方法，熟悉常用瀏覽器的使用，要熟悉不同需要存儲的檔案信息的特點和搜索引擎，以及歸集方法。
三是，完善整理檔案信息的能力。要能做到通過網絡將分散的資料進行整合，提供給使用者。
四是，加強網絡檔案信息資源開發的能力。信息化要起到實效，就得適應網絡化發展要求，切實提高網絡檔案工作服務水平很能力，這就需要管理者不僅要有豐富的檔案管理知識和經驗，熟悉網絡的信息搜索、整合流程，更要具有學習、探索的能力。
3.2 強化安全培訓
電子文件以計算機和網絡為依托，建立在現代信息技術運用基礎上，利用數字化手段，對資料進行收集、管理工作，從而實現檔案資料的資源的大規模共享。
因此，要對檔案管理人員進行電子文件安全培訓。增強管理人員的安全保密意識，并強化其職業道德，增強其責任感。針對可能出現安全問題的環節，如傳輸、錄入、存儲、調用等環節，要建立相對完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可執行；同時，要加強技術力量投入，可以利用加密技術來攔截第三方對資料的盜取；設置安全通行密碼，維護管理者的使用權限；也可以利用監控技術，防止對電子文件的非法訪問，防止資料的泄露和篡改；做好電子文件的安全備份工作，增強計算機病毒的防控能力，提升電子文件的安全性。
3.3 轉變管理視角，做到技術和管理同時加強
由于電子文件管理是依靠先進的技術，所以就形成了對技術發展的高度重視，而忽略了相應的配套管理措施。如果缺少如文件登記、傳遞、監控等運行過程，或者這些措施不到位，而僅僅依靠科技的保障，是無法實現電子文件的信息安全的。因此，做好電子文件安全使用，不僅是科技的問題，更是管理的問題。檔案管理人員要充分發揮自己的能動性，切實履行崗位職責，對電子文件的運行過程要進行研究很監控，做到全盤考慮。
3.4 建立、健全電子文件安全運用規范
作為一個新發展起來的管理手段，檔案信息化的安全工作是一項非常重要的工作。雖然國家制定了《網絡安全法》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《中華人民共和國電子簽名法》等，但是這些都是基本法，面對日新月異的科技發展勢頭，要想保護電子文件在檔案信息化過程中的安全，必須根據實際工作需要，結合科技的發展速度，制定適合的規則和法律，才能最大程度的保證電子文件的安全使用，促進檔案的信息化建設。
參考文獻
[1]張冬青.電子商務檔案管理的智能化趨勢[J].檔案學研究，2011（6）：70-73
關鍵詞：電子檔案 傳統檔案 管理
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）02-0215-01
近年來，電子信息技術飛速發展，各行各業的辦公都逐漸實現自動網絡化，利用電子檔案管理系統進行無紙化辦公，以光盤、磁盤等為載體進行文件存儲、管理和傳輸，避免了紙質辦公的浪費與雜亂。而面對大量電子圖書、電子圖像、電子資料等電子文檔的產生，現有的計算機存儲容量雖大但也有限制，管理軟件也在不斷的更新改進，因此，電子檔案也需要專門的檔案部門管理，否則有可能造成文件的損壞和丟失。
1 電子檔案的特點
將作為檔案管理的電子信息經過歸檔過程后形成電子檔案，其管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現實體檔案的信息化管理以及電子信息和實體檔案的關聯。電子檔案主要具有以下幾個特點：（1）信息的非人工識別性，傳統紙質檔案采用人工可識別的記錄符號，而電子檔案依賴計算機、數據庫和網絡系統，采用數字代碼，需借助計算機才能轉換人工可識別的信息。（2）信息存儲的高密度性，電子檔案以磁盤光盤為載體，大大減少了檔案的存儲空間。（3）信息與載體之間的可分離性，電子檔案的信息可進行修改復制和傳輸，快捷方便，有利于異地管獲取和管理。（4）多媒體技術集成性，傳統紙質檔案信息記錄方式單一，而電子檔案應用計算機多媒體技術，通過音頻、視頻等信號存儲信息使其更加形象生動。
由此可看出電子檔案相對傳統檔案的優勢，電子檔案能有效地節約空間，其磁盤、光盤、硬盤等存儲介質存儲密度大、容量大且記錄和傳播速度快。
2 電子檔案與傳統檔案管理的差異
由電子檔案的特點可看出，電子文件從載體和技術方面都有別于傳統的紙質檔案，因此，對電子檔案的管理也和傳統的檔案管理有所區別。
2.1 歸檔時間不同
傳統檔案管理，需等檔案資料形成后才能進行歸檔開始管理；而電子檔案可以在資料產生的同時同步進行，也可隨時歸檔隨時修改或定期進行統一歸檔。此外，通過網絡傳輸，檔案部門可以快速直接地獲得電子資料信息，減少了資料寄送的過程，方便了工作人員對信息的及時更新和管理。
2.2 歸檔方式不同
傳統檔案一般對一批資料進行人工分類、編目然后統一歸檔；而在進行電子檔案歸檔時，工作人員可以在收到文件時就通過計算機和數據庫對檔案進行分級、分類、編號，系統地給出對應的檔案號，并且可以設定限制級別或設置密碼，便于檔案查找和保管，也保證文件的真實性和安全性。
2.3 保管方式不同
傳統檔案一般密封保管，由于紙質文件的保存期限有限，在一定時間后需重新整理；而電子檔案雖然本身不會變質，但其載體若受到不適宜的溫度濕度的影響，會使壽命減小，且磁場對載體的影響很大，外來磁場作用于磁性載體會破壞電子檔案的記錄信息，存儲介質又在不斷發展，這都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門在歸檔時可打印一份紙質檔案作為備份，并將載體放在適宜的環境中保存，但根本的解決方法還需依賴計算機技術的發展，以通用的格式存儲電子文件，使其在存儲介質改進后仍可長期利用。
2.4 查詢方式不同
傳統檔案需要通過檔案號等進行人工查找，且一定保密等級的資料需授權證明才能進行查看；而由于數據庫及互聯網的應用，電子檔案的查詢較為方便，查詢者可注冊會員，通過登錄數據庫對檔案進行搜索，更快捷的查到所需資料，而對于不同保密等級的文檔，工作人員可對查詢者進行身份認證，給與不同的權限許可。
2.5 管理人員要求不同
由于電子檔案相對傳統檔案的科技化，其管理在技術上的要求就比傳統檔案要嚴格，這就要求電子檔案的管理人員有更高的素質，能熟練使用計算機技術及相關的應用軟件，了解各載體的使用性并與時俱進，掌握科學管理的新方法。
由此可看出電子檔案可以有效地提高工作效率，通過充分發揮計算機技術的作用，檔案管理員可進行快速的歸檔和便捷的管理，利用者也可通過簡單的操作進行查詢，免去了工作人員繁瑣的手工編號和人工查找工作，因此，對電子檔案的管理人員也提出了更高的要求。
3 電子檔案與傳統檔案管理的共存
對比傳統紙質檔案，電子檔案的出現給人們帶來很大的便捷，但電子文件并不能完全取代紙質文件。由于電子檔案存在易修改、載體不定等缺點，且一些工作人員對電子文件的認識并不全面，可能造成電子檔案的改動和丟失。因此電子文件與紙質文件相結合，電子檔案與傳統檔案的管理方法相輔相成，才能更好的對資料進行保管。
首先，傳統檔案是電子檔案的形成基礎。電子檔案的信息資源需要傳統檔案的支持，除了一些是通過電子形式直接提供在網絡上的之外，很大一部分是依靠資料收集整理后轉錄為電子信息在網絡上使用的。因此，良好的傳統檔案管理對電子檔案的形成有很大的作用，只有擁有了豐富的信息資源才有更加充實的電子檔案，且電子檔案的原始性也需要傳統檔案的管理作保證。
其次，電子檔案無法完全取代傳統檔案。由于電子檔案具有信息與載體可分離性的特點，使得信息很容易被復制更改，且計算機網絡的應用使文件和系統會受到病毒的侵襲而損壞，而工作人員的一點小失誤就可能造成很大的損失，這些都是電子檔案仍存在的不足之處。但傳統檔案在嚴格保存之后，所記錄的信息就不易被更改，且紙質材料只要保管得當、修復及時，可以保存很長時間，因此，傳統紙質檔案的存在仍有很大的意義，電子檔案還無法完全取代傳統檔案。
4 結語
隨著電子信息技術的不斷發展，電子檔案的出現有效提高了辦公效率。由于電子檔案與傳統檔案的特點不同，兩者的歸檔時間、歸檔方式、保管方式和查詢方式不同，對工作人員的要求也不同，通過充分發揮計算機技術的作用，不僅方便了管理人員的歸檔和管理，也能有效地節約空間和時間。但電子檔案并不能完全取代傳統檔案，傳統檔案的管理保證了電子檔案的原始性，也保證了信息的安全性。應不斷增加現代化的先進設備，同時加強電子檔案和傳統檔案的管理工作，為社會更好的服務。
參考文獻
[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2008（9）.
關鍵詞：醫院；檔案管理；對策
Abstract: along with the continuous deepening of the reform of medical and health care, medical units, especially public hospitals by the unprecedented impact. For hospital archives work offers new content, new type, put forward the new challenges. This paper analysis of the current hospital archives management present situation and existing problems, main performance for weak consciousness of archives management, file management team is not stable, file management lack of modern management methods, and puts forward the countermeasures to solve the problem, strengthen the archives management consciousness, innovation archives management idea, to build high quality records management team, and improve the mechanism of archives management, realize the information management system of hospital archives, attaches great importance to the development and utilization of archives, to better service for hospital construction and development.
Key words: hospital; File management; countermeasures.
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
一．引言
檔案工作具有廣泛性的特點，它觸及醫院的各個部門，與個人息息相關，融入了醫院全方位的信息，良好的檔案管理是醫院科學管理的依據和保證，因此，加強醫院檔案管理，充分發揮檔案資源的優勢，更好地為醫院工作服務，在當前醫院檔案管理中具有重要的地位。
二．當前醫院檔案管理的現狀
1．對檔案管理的意義認識不足，檔案管理意識淡薄
檔案工作建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的。醫院的中心工作是醫療，在醫院的管理工作中重視醫療而輕視檔案管理的觀念較為普遍，由于檔案工作不能直接創造經濟效益，醫院的檔案工作并沒有被真正重視起來，認識不到這一點，必然不能充分開發現有的檔案資料的使用價值，為醫院建設所用。
2．檔案管理隊伍不穩定
目前醫院的檔案人員兼多職于一身。沒有足夠的時間從事檔案管理工作，很多人原來不是學習檔案管理專業，而是從行政、護理、醫療等部門調過來的，造成檔案管理人員隊伍專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為檔案專業人員較少、專業知識老化、知識面較窄、缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和知識技能，因而影響了檔案工作效率和質量。在醫院人才培養中，多數醫院一般重視醫療、科研人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高未納入計劃中。檔案管理人員平時進修學習的機會較少，缺乏系統的檔案知識培訓。管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力，使醫院檔案工作處于應付和被動狀態。
3.檔案管理制度相對落后
隨著社會經濟發展日新月異，現代醫療科學技術的不斷提高，新的先進醫療設備和醫療手段不斷投入使用。由于相關的檔案管理制度沒有得到及時補充修訂，致使有些很有價值的科研成果，未能及時整理歸檔，有些雖進行了整理歸檔，但由于執行的是舊的檔案管理制度， 存在著檔案資料內容重點不突出，缺項漏項，圖表資料和文字資料不符等現象。傳統的手工管理制度也存在著檢索困難，查準率低等諸多不足。
4. 檔案管理缺乏現代化手段
近年來，隨著科學技術的進步。計算機、網絡技術廣泛應用于醫院管理中，電子檔案應運而生。檔案人員對電子檔案的存貯管理、信息安全、計算機病毒防治技術等缺乏足夠的應付能力。計算機在檔案管理中的開發較其他領域仍有很大的差異。目前，一部分醫院檔案管理僅限于將計算機作為檢索工作來使用，計算機的許多功能和特點均未被充分開發和利用，比如極大的數據貯存量、運算速度以及相當靈敏的識別能力等，這實際上也是一種資源的浪費。因此。開發醫院檔案管理的系統軟件，拓展計算機在檔案管理方面的應用范圍，已迫在眉睫。
三．加強醫院檔案管理的措施及對策
醫院的檔案管理應充分利用病案中的信息，推廣優秀的成果，為提高醫療質量服務。醫院檔案管理的改革創新必須要樹立新的檔案管理觀念，創新和完善管理制度，逐步實現檔案管理的標準化、規范化、信息化。
1．創新檔案管理理念
管理創新是知識經濟和信息時代對檔案工作的要求，檔案管理部門要有創新意識，解放思想，不僅要具有先進的管理理念，而且要將專業檔案知識和最新理念融合在一起，做好領導的參謀助手。在思維觀念上，要克服“為檔案而做檔案”的封閉思想，改變過去“等、靠、要”的傳統工作模式。打破過去重管輕用的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉變。由被動管理向主動管理轉變，拓寬檔案工作的服務面，密切關注醫院建設發展大局，主動參與服務醫院中心工作，做到醫院中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，以工作上的“有為”提升檔案工作的“有位”，確保將相關檔案收集好、保管好、利用好，為醫院創造良好的社會效益和經濟效益。
2.牢固樹立服務意識