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導(dǎo)語：在檔案室檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；檔案安全；電子檔案；
中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）45-0208-01
檔案指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根基。檔案的安全有效管理工作是充分發(fā)揮檔案重要作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理的保管和保存原始檔案，科學(xué)的分類并做好登記工作，才能最大限度的發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。
1.實(shí)體檔案
1.1 實(shí)體檔案的特點(diǎn)
實(shí)體檔案專業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案；實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用；實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。
1.2 實(shí)體檔案的安全管理
1.2.1 檔案室管理
根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對(duì)性的分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，使用安全、科學(xué)的檔案保護(hù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。檔案工作人員須對(duì)珍貴、重要的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。
1.2.2 檔案借閱制度
檔案存在的實(shí)際意義在于它的利用。在做好全面、系統(tǒng)、安全的保存檔案資料的前提下，編制各種檢索工具、參考工具，積極為檔案的查閱提供便利，及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到出入庫登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。
1.2.3 檔案安全管理
維護(hù)真實(shí)、完整是檔案安全管理的前提，要從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，確保檔案內(nèi)容來源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。
2.電子檔案
隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的電子化已成為必然趨勢(shì)。檔案的以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。
2.1 電子檔案的特點(diǎn)
第一，操作方便。在形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結(jié)合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，極大降低了檔案管理人員的工作量，提高工作效率。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加簡(jiǎn)單、方便。其次，傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受時(shí)間和空間限制。一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時(shí)間和空間的制約。第三，存儲(chǔ)空間小。電子檔案占據(jù)的極少量空間，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。第四，具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案更加全面、形象、生動(dòng)。而且，電子檔案復(fù)制時(shí)不容易丟失信息。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。
2.2 電子檔案的安全管理
電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方式，以確保檔案信息公開的安全性。
電子檔案安全管理同實(shí)體檔案一樣，其關(guān)鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內(nèi)容必須預(yù)先進(jìn)行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息丟失。信息設(shè)備安全亦是電子檔案安全管理的基本要件，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房?jī)?nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。
3 結(jié)論
檔案工作是很重要的專業(yè)事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件，而且是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷的發(fā)生著變化。電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形勢(shì)，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學(xué)、合理的將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，是值得檔案管理人員時(shí)刻思考的問題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國(guó)守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷解放思想，不斷提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。
參考文獻(xiàn)
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一、等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍
《**壯族自治區(qū)特級(jí)檔案室等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》適用于中央駐桂單位和**區(qū)內(nèi)縣直以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的檔案室。
二、考評(píng)內(nèi)容及測(cè)評(píng)方法
特級(jí)檔案室設(shè)檔案室機(jī)構(gòu)與人員、基本設(shè)備與裝具、業(yè)務(wù)建設(shè)三個(gè)大項(xiàng)考評(píng)內(nèi)容。
特級(jí)檔案室考核以百分制進(jìn)行測(cè)評(píng)。測(cè)評(píng)的方法是將一百分分解到各項(xiàng)內(nèi)容中，逐項(xiàng)測(cè)評(píng)，然后累計(jì)算分；各單項(xiàng)分?jǐn)?shù)的得分均占本項(xiàng)分?jǐn)?shù)的百分之九十以上，總分達(dá)九十五分者即為達(dá)標(biāo)。
三、定級(jí)程序
（一）各單位檔案室達(dá)到一級(jí)滿二年的，根據(jù)特級(jí)檔案室等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)自檢評(píng)分，評(píng)分達(dá)到特級(jí)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，向上級(jí)主管部門或當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門提交書面申請(qǐng)報(bào)告，并附自檢評(píng)分表。
（二）申請(qǐng)單位的上級(jí)主管部門或當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門根據(jù)其申請(qǐng)報(bào)告組成考評(píng)組，按標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)進(jìn)行考核測(cè)評(píng)。自治區(qū)級(jí)（或相當(dāng)該級(jí)）機(jī)構(gòu)的檔案室由自治區(qū)檔案行政管理部門組織考核評(píng)定；市級(jí)（或相當(dāng)該級(jí)）機(jī)構(gòu)的檔案室由自治區(qū)、市檔案行政管理部門聯(lián)合組織考核評(píng)定，二層以下機(jī)構(gòu)的檔案室由其上級(jí)主管部門會(huì)同自治區(qū)或市檔案行政管理部門考核評(píng)定；縣級(jí)（或相當(dāng)該級(jí)）機(jī)構(gòu)的檔案室由市、縣檔案行政管理部門會(huì)同其上級(jí)主管部門組織考核評(píng)定。
四、等級(jí)證書的頒發(fā)、效力和獎(jiǎng)勵(lì)
單位檔案室通過測(cè)評(píng)后，報(bào)經(jīng)自治區(qū)檔案局批準(zhǔn)后，統(tǒng)一由自治區(qū)檔案局頒發(fā)《**壯族自治區(qū)特級(jí)檔案室》證書。等級(jí)證書是單位檔案工作綜合管理水平的標(biāo)志，是評(píng)價(jià)檔案室工作的主要依據(jù)。
對(duì)獲得特級(jí)的檔案室，本單位應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《**壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，給予一定的精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，同級(jí)檔案行政管理部門或上級(jí)主管部門應(yīng)按分級(jí)負(fù)責(zé)的原則給予獎(jiǎng)勵(lì)。
五、考評(píng)組的組織
（一）考評(píng)組由5人組成，考評(píng)組成員必須具備中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱，其中3人必須具備高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱。
（二）評(píng)審員的條件
1、能夠正確理解并執(zhí)行國(guó)家及自治區(qū)關(guān)于檔案工作的方針、政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。
2、能夠熟練掌握特級(jí)檔案室標(biāo)準(zhǔn)，精通檔案業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，秉公辦事。
3、應(yīng)具有大專以上學(xué)歷并有五年以上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或機(jī)關(guān)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。
（三）評(píng)審員的聘任
特級(jí)檔案室定級(jí)評(píng)審員由縣以上檔案行政管理部門推薦，報(bào)自治區(qū)檔案局審批發(fā)證，持證上崗。
六、監(jiān)督檢查要求
開展創(chuàng)建特級(jí)檔案室工作，是我區(qū)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)管理與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新的一項(xiàng)重要舉措。目的在于鼓勵(lì)引導(dǎo)我區(qū)的各級(jí)檔案室在新形勢(shì)下向檔案管理現(xiàn)代化和信息化的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。這項(xiàng)工作涉及面廣、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，各級(jí)檔案行政管理部門和各專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)密切合作，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求搞好分類指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。特級(jí)檔案室每三年復(fù)查一次，發(fā)現(xiàn)實(shí)際水平達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)責(zé)成其限期整改；到期仍不達(dá)標(biāo)者，吊銷其證書。
自治區(qū)檔案局每年公布一次授予特級(jí)檔案室等級(jí)證書的檔案室名單。
七、附則
本標(biāo)準(zhǔn)為檔案室管理水平認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，由各單位自主自愿申報(bào)認(rèn)證，非行政審批強(qiáng)制執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。
無錫市疾控中心根據(jù)國(guó)家、省、市檔案管理要求以及衛(wèi)生部、市衛(wèi)生局有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合疾控中心自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作要求，制定了《檔案管理辦法》。辦法規(guī)定，中心檔案實(shí)行集中管理、分級(jí)保存，各部門形成的業(yè)務(wù)資料，除了應(yīng)歸檔中心檔案室的資料外，其余資料按部門管理要求和疾控績(jī)效評(píng)估要求進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)納入檔案綜合管理系統(tǒng)。就疾控中心實(shí)驗(yàn)室而言，它包括了理化實(shí)驗(yàn)室，微生物實(shí)驗(yàn)室、臨床檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室和樣品受理室四個(gè)部分，主要開展疾病和健康相關(guān)危害因素的生物、物理、化學(xué)因素的檢測(cè)，突發(fā)事件的應(yīng)急處置等工作。多年來，實(shí)驗(yàn)室在樣品受理、檢驗(yàn)檢測(cè)、質(zhì)量控制等活動(dòng)中形成了大量的數(shù)據(jù)資料，由于疏于系統(tǒng)管理，對(duì)資料的查詢和利用帶來很多不便，為了使有價(jià)值的原始資料規(guī)范管理并得到有效利用，現(xiàn)根據(jù)五星級(jí)檔案管理的要求，進(jìn)行了整理和歸檔。實(shí)驗(yàn)室設(shè)立了專用檔案室，采用密集柜統(tǒng)一編號(hào)上架，并有通過上崗培訓(xùn)的兼職人員進(jìn)行編目整理、錄入、歸檔。實(shí)驗(yàn)室的歸檔資料按照實(shí)驗(yàn)室行政管理和實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理進(jìn)行分類，主要收集整理檢驗(yàn)檢測(cè)過程中形成的原始記錄、質(zhì)量管理活動(dòng)過程產(chǎn)生的相關(guān)資料以及實(shí)驗(yàn)室兩級(jí)管理中形成的資料等，而實(shí)驗(yàn)室專技人員的個(gè)人技術(shù)檔案、儀器設(shè)備運(yùn)行管理檔案、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告及原始記錄、科研課題等資料均由實(shí)驗(yàn)室形成后歸中心相應(yīng)的職能管理部門，并按歸檔要求存中心檔案室。
二、實(shí)驗(yàn)室資料歸檔的幾個(gè)要素
（一）原始性
原始性是實(shí)驗(yàn)室資料最關(guān)鍵的因素，實(shí)驗(yàn)室在檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)中形成的資料主要有樣品收留樣記錄，樣品處理記錄，突發(fā)事件應(yīng)急檢測(cè)原始記錄、實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制計(jì)劃及實(shí)施材料、各類試劑的領(lǐng)用記錄、標(biāo)準(zhǔn)溶液配制稀釋記錄、培養(yǎng)基配制和驗(yàn)收記錄、實(shí)驗(yàn)室環(huán)境檢測(cè)記錄等過程資料；實(shí)驗(yàn)室兩級(jí)管理中形成的資料主要有各類計(jì)劃、總結(jié)、績(jī)效考評(píng)資料、業(yè)務(wù)督導(dǎo)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)資料、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)管理資料等，這些原始記錄能真實(shí)地反映檢驗(yàn)檢測(cè)過程的某個(gè)環(huán)節(jié)，也體現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理實(shí)施情況，對(duì)了解某個(gè)階段的檢驗(yàn)檢測(cè)情況起著重要的見證作用。
（二）有效性
資料的歸檔原則上按年度進(jìn)行，年度形成的資料是本年度現(xiàn)行有效的，所有的原始數(shù)據(jù)、表格都受到有效質(zhì)量體系控制，符合實(shí)驗(yàn)過程要求和質(zhì)量體系管理要求，也是國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定的重要依據(jù)之一。
（三）溯源性
疾控中心出具的每一份檢測(cè)報(bào)告都有原始數(shù)據(jù)，所用的儀器設(shè)備、引用的標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法、檢測(cè)過程產(chǎn)生的記錄，如標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)稀釋和配制、培養(yǎng)基和關(guān)鍵試劑的驗(yàn)收、玻璃器具的校準(zhǔn)記錄、菌毒株管理過程記錄等都需要具有可溯源性，確保檢測(cè)過程有據(jù)可溯，從數(shù)據(jù)資料收集歸檔的系統(tǒng)性、完整性也體現(xiàn)出實(shí)驗(yàn)室對(duì)質(zhì)量管理工作的重視程度。
（四）利用性
建立檔案是為了有效的利用檔案資料，因此，資料的歸檔要有可利用的價(jià)值，便于搜索、查閱和驗(yàn)證。在檔案資料管理中，原始的紙質(zhì)檔案有其優(yōu)點(diǎn)，特別是對(duì)于實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)過程的原始記錄，要求信息量多、記錄清晰真實(shí)，如質(zhì)量控制活動(dòng)實(shí)施資料、樣品受理和處置資料、試劑耗材管理資料、實(shí)驗(yàn)室安全管理資料等，能反映整個(gè)實(shí)驗(yàn)過程的每個(gè)細(xì)節(jié)。行政管理資料也同樣能反映出某個(gè)時(shí)段的管理要求、業(yè)務(wù)重點(diǎn)和督查考核情況，如會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)記錄、對(duì)新員工的技術(shù)培訓(xùn)、考核及監(jiān)督、各類計(jì)劃、總結(jié)、績(jī)效考評(píng)、工作督導(dǎo)資料等。做好實(shí)驗(yàn)室資料歸檔將有利于形成工作的持續(xù)性和有效性，反映歷年來業(yè)務(wù)工作的發(fā)展?fàn)顩r，具有較高的利用價(jià)值。
（五）共享性
自無錫疾控開發(fā)了“無錫市疾控檔案信息管理系統(tǒng)”以來，所有歸檔資料都通過信息系統(tǒng)按年度分類錄入文件名，上傳附件，當(dāng)專業(yè)人員工作需要時(shí)，根據(jù)授權(quán)權(quán)限，通過打開系統(tǒng)，點(diǎn)擊檔案-疾控業(yè)務(wù)-實(shí)驗(yàn)室檔案，就可以查詢實(shí)驗(yàn)室行政管理和實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理中收集歸檔的資料，通過紙質(zhì)資料和系統(tǒng)查詢相結(jié)合的方式，一目了然，有效實(shí)現(xiàn)了資料的共享。
三、實(shí)驗(yàn)室檔案管理的特點(diǎn)
（一）注重業(yè)務(wù)活動(dòng)資料的收集歸檔
實(shí)驗(yàn)室是疾控中心的一個(gè)重要技術(shù)核心部門，在日常工作中，除了開展實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、突發(fā)事件應(yīng)急檢測(cè)、科研課題、質(zhì)量控制考核等實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)以外，還有很多配合中心開展的日常管理工作。而實(shí)驗(yàn)室有其工作的特殊性，實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)多，要求高，工作精細(xì)而嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)處理復(fù)雜，因此，檔案管理更應(yīng)注重實(shí)驗(yàn)活動(dòng)的資料收集，按照國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定要求做好各類資料的整理歸檔工作。
（二）發(fā)揮質(zhì)量監(jiān)督員的作用
實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理貫穿于檢驗(yàn)檢測(cè)過程的全部，質(zhì)量監(jiān)督員承擔(dān)著實(shí)時(shí)監(jiān)督關(guān)鍵環(huán)節(jié)原始記錄和實(shí)驗(yàn)操作是否符合質(zhì)量體系要求的職能，通過日常監(jiān)督便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，使檢驗(yàn)檢測(cè)過程和最終結(jié)果符合質(zhì)量體系要求。因此，發(fā)揮好質(zhì)量監(jiān)督員的作用，也是保證實(shí)驗(yàn)室規(guī)范運(yùn)行的有效措施之一。
（三）重視檔案管理人員專業(yè)水平
關(guān)鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號(hào):F407.474 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
引言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的迅猛進(jìn)步，我們社會(huì)已經(jīng)金熱了信息化的時(shí)代。在此時(shí)代背景下，加強(qiáng)信息化建設(shè)以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準(zhǔn)確的反映航道及水運(yùn)的發(fā)展軌跡。因此，加強(qiáng)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)航道的維護(hù)、建設(shè)等具有更加重要的作用。
一、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現(xiàn)失誤的幾率較大，對(duì)檔案管理造成了極壞的影響。而實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準(zhǔn)確性，進(jìn)而達(dá)到節(jié)省時(shí)間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份，復(fù)制或抄寫較為困難，對(duì)需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實(shí)現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實(shí)現(xiàn)了船舶管理的信息化后，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、大型數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高，尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災(zāi)、水災(zāi)、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴(yán)重影響。即使不受外界環(huán)境的影響，經(jīng)過較長(zhǎng)時(shí)間后紙質(zhì)檔案必然會(huì)出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實(shí)現(xiàn)異質(zhì)分離，以便于信息化檔案的長(zhǎng)久保存和及實(shí)的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段，一方面?zhèn)魉蜁r(shí)間會(huì)受到距離長(zhǎng)短的限制，另一方面還常常會(huì)發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，則可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
二、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
要想創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化，首先應(yīng)當(dāng)深化相關(guān)工作人員對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí)。這就要求各局、分局及船間的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義。其次，應(yīng)加大船舶檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，為檔案室配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。
（二）建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制
除深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)外，建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級(jí)管理人員的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一，明確檔案管理督導(dǎo)員職責(zé)，即制訂相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)章制度，負(fù)責(zé)各種資料、報(bào)告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計(jì)劃，督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對(duì)船舶進(jìn)行保養(yǎng)、維修；制訂各種應(yīng)急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機(jī)動(dòng)，保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責(zé)，即定期對(duì)船舶狀況進(jìn)行排查，并將檢查的結(jié)果及時(shí)歸檔；加強(qiáng)對(duì)船舶動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)對(duì)駛?cè)敕沁\(yùn)營(yíng)水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時(shí)采取有效措施；發(fā)生水上交通事故立即向船務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責(zé)，即協(xié)助檔案管理員將各個(gè)傳播的信息落實(shí)到位，確保信息的準(zhǔn)確度；對(duì)于存在安全隱患或重大不安全因素，及時(shí)匯報(bào)并進(jìn)行整改或停止作業(yè)，并及時(shí)記錄相關(guān)信息；協(xié)助健全各種管理制度等。
（三）進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進(jìn)一步引進(jìn)科學(xué)的管理思想，并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計(jì)算機(jī)管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)船舶技術(shù)檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的積極作用。如利用計(jì)算機(jī)條碼技術(shù)將各個(gè)船只的機(jī)械設(shè)備進(jìn)行編碼，然后統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)對(duì)各個(gè)船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進(jìn)行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。
（四）加大對(duì)船舶信息的開發(fā)力度
加強(qiáng)檔案信息化管理的目的就是方便日后對(duì)信息的利用。因此，加大檔案部門對(duì)船舶技術(shù)檔案的利用率及對(duì)信息的開發(fā)力度，也可以加快檔案管理的信息化建設(shè)。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅(jiān)持服務(wù)的宗旨，針對(duì)航道生產(chǎn)及船舶運(yùn)營(yíng)的特點(diǎn)，不斷擴(kuò)充檔案服務(wù)的內(nèi)容及領(lǐng)域，并提高檔案服務(wù)額質(zhì)量和水平。
（五）引進(jìn)并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才
提高船舶設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)船舶技術(shù)檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，可定期組織開展一些檔案管理的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)， 邀請(qǐng)檔案管理專家來局講座、指導(dǎo)，或組織檔案管理人員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)。其次，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，使檔案管理工作人員要有高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律， 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者，應(yīng)提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其是深造計(jì)算機(jī)應(yīng)用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。
結(jié)語
綜上所述，創(chuàng)新檔案管理李奶奶，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)船舶行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。因此，我們必須從深化認(rèn)識(shí)，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化管理人才，建立健全三級(jí)管理制度等方面不斷探究實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻(xiàn)
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作為單位的兼職保密人員，她自覺遵守有關(guān)的保密規(guī)定，嚴(yán)守國(guó)家秘密，嚴(yán)格按保密法規(guī)辦事，從無泄密事件發(fā)生，受到局領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。
檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質(zhì)。該同志從事檔案工作以來，能積極參加政治學(xué)習(xí)，堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)主義制度，自覺抵制資產(chǎn)階級(jí)自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開放。有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和工作熱情，敢于吃苦，樂于服務(wù)，能自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》，嚴(yán)格按工作程序和工作守則工作。幾年來，因該同志的認(rèn)真工作，我局沒有出現(xiàn)文件丟失和泄密事件，受到了領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)組織的好評(píng)，去年她所工作的檔案室被湖北省委評(píng)為全省先進(jìn)。
檔案管理工作是一項(xiàng)重要的管理工作和服務(wù)工作，它要求檔案管理員有熟練的工作能力的較強(qiáng)和服務(wù)意識(shí)。從事檔案管理工作以來，她對(duì)所從事的工作性質(zhì)和作用更加明確，服務(wù)意識(shí)逐漸增強(qiáng)。為了不斷提高自己的工作能力，她做到了，凡重大問題堅(jiān)持向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，凡技術(shù)問題堅(jiān)持向書本和經(jīng)驗(yàn)豐富的同志求教，凡具體工作堅(jiān)持自己動(dòng)手。在工作中，她結(jié)合單位實(shí)際，總結(jié)摸索出了一套務(wù)實(shí)、高效、優(yōu)質(zhì)的工作方法。她積極參加專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)兄弟單位檔案室的建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)持系統(tǒng)自學(xué)專業(yè)理論，認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)報(bào)刊，極大地豐富了專業(yè)理論知識(shí)，提高了工作能力。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理
人事檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個(gè)人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對(duì)于每個(gè)人來說也是極其重要的，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無從得以保障。
然而，目前絕大部分單位由于多方面因素的影響，普遍存在對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠、硬件設(shè)施解決不完全到位、檔案管理人員不固定，管理水平不專，管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等因素。從而導(dǎo)致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現(xiàn)象都不同程度地存在，不僅給人員的變動(dòng)、工資調(diào)整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，直接影響到人才的正確合理使用，而且不能使人才檔案信息得到正確使用，不利于快速、全面、真實(shí)地掌握人才隊(duì)伍現(xiàn)狀和科學(xué)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，這些情況嚴(yán)重制約了人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務(wù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。
那么，如何加強(qiáng)人事檔案管理呢?下面結(jié)合自己多年來的工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)與大家共勉。
一、提高思想認(rèn)識(shí)，加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。
部門領(lǐng)導(dǎo)要從思想和行動(dòng)上要高度重視人事檔案的管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算；要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
二、提升檔案管理人員的素質(zhì)，提高人事檔案管理質(zhì)量
隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，更要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。同時(shí)，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，從而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。
三、建立健全人事檔案管理制度，加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
現(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。
隨著時(shí)代的發(fā)展,檔案材料越積越多,傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便,容易延誤時(shí)間,而且出錯(cuò)率較高，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。這就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息安全
現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用帶來了顯著的效果，事業(yè)單位檔案管理中也逐漸應(yīng)用了信息技術(shù)，促進(jìn)了檔案管理的科學(xué)化水平以及工作效率的提升。但信息技術(shù)帶來的問題也是十分引人關(guān)注的，即檔案信息安全問題，以下筆者圍繞該問題進(jìn)行探討。
一、事業(yè)單位檔案信息安全管理面臨的難題
（一）事業(yè)單位檔案信息面臨的物理安全問題。檔案信息的物理安全主要是指檔案存放的外部環(huán)境的安全，包括存放的建筑、自然環(huán)境。當(dāng)前事業(yè)單位大多數(shù)檔案是電子檔案，在物理安全方面主要包括存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和計(jì)算機(jī)自身軟件設(shè)備的安全，以及所存放環(huán)境的地理位置安全性、溫度、濕度以及防火、防盜性等各個(gè)方面。有的計(jì)算機(jī)自帶的軟件存在漏洞，電子檔案可能發(fā)生病毒損壞，有的計(jì)算機(jī)硬件存在問題會(huì)導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)無法存儲(chǔ)和讀取，而外部的溫度、濕度則有可能損害存儲(chǔ)的電子設(shè)備。
（二）事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問題。檔案管理是要靠人去落實(shí)的，檔案利用也是由人進(jìn)行查閱調(diào)檔的，在這一過程中人為因素對(duì)檔案信息安全存在著很大的影響。當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問題主要包括檔案信息安全責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，管理人員嚴(yán)重不足，同時(shí)管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，尤其是在電子檔案信息的管理方面由于缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，在管理中缺乏對(duì)檔案信息的安全設(shè)置，甚至有時(shí)由于誤操作可能造成檔案信息的刪除，還有的檔案管理人員缺乏保密意識(shí)，造成電子檔案信息的外泄也是典型的安全問題。
（三）事業(yè)單位檔案信息面臨的技術(shù)安全問題。在檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理帶來了全新的模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化，提高了管理的效率，但是也帶來了安全方面的風(fēng)險(xiǎn)。存儲(chǔ)電子檔案信息的計(jì)算機(jī)在日常使用過程中，使用外部設(shè)備連接以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻擊，計(jì)算機(jī)中的應(yīng)用軟件在運(yùn)行以及更新中也可能產(chǎn)生安全隱患，尤其是一些事業(yè)單位檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備安全等級(jí)較低，在使用網(wǎng)絡(luò)時(shí)也缺乏安全防護(hù)設(shè)置。此外，技術(shù)安全還存在的另一問題就是檔案信息缺乏備份，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量巨大，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題其所存儲(chǔ)的檔案信息損失也將是巨大的。
二、事業(yè)單位檔案信息安全管理的建議
事業(yè)單位檔案管理中要將信息安全管理作為首要目標(biāo)，結(jié)合上文所述存在的安全風(fēng)險(xiǎn)問題，應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性地進(jìn)行安全管理，具體應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面著手進(jìn)行。
（一）加強(qiáng)檔案信息安全管理的物理防護(hù)。作為事業(yè)單位的檔案信息安全管理，物理防護(hù)主要是在選擇檔案室和檔案存放設(shè)備時(shí)進(jìn)行安全考慮。檔案室的安全要進(jìn)行特殊設(shè)計(jì)，進(jìn)行安全評(píng)估，包括檔案室的溫度、濕度、防火、防盜等，并根據(jù)需要配備相應(yīng)的設(shè)備，發(fā)揮檔案管理的功能，確保安全。對(duì)一些事業(yè)單位現(xiàn)有檔案室存在的問題依照上述原則及時(shí)進(jìn)行整改，消除安全隱患。物理防護(hù)還包括對(duì)存放電子檔案的電子設(shè)備硬件和自帶軟件的安全管理，要選擇性能較好的硬件設(shè)備存儲(chǔ)電子檔案，一般來說，計(jì)算機(jī)自帶的軟件不存在安全問題，但是如果經(jīng)過重裝系統(tǒng)或者使用中改變就有可能發(fā)生系統(tǒng)漏洞，進(jìn)而引起電子檔案的丟失損壞，這就要求檔案管理中對(duì)電子設(shè)備的軟件運(yùn)行進(jìn)行有效的安全防護(hù)。
（二）加強(qiáng)檔案信息安全管理的人為防護(hù)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的促進(jìn)下，事業(yè)單位檔案管理對(duì)管理人員的要求也提高了，為了確保檔案信息的安全，事業(yè)單位要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行防護(hù)。首先，將安全責(zé)任從上至下落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員，作為檔案管理人員要加強(qiáng)安全責(zé)任意識(shí)。其次，制定檔案安全管理的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范要求，對(duì)可能出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)進(jìn)行安全防護(hù)指導(dǎo)。再次，建立專業(yè)的檔案信息管理人才隊(duì)伍，安排具有專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行檔案管理，例如在事業(yè)單位人員招錄中設(shè)置檔案學(xué)專業(yè)的限制來招錄檔案管理人員，當(dāng)前經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)的檔案管理專業(yè)人員大都具有良好的安全管理意識(shí)，同時(shí)也都有良好的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用技能，在電子檔案信息管理方面能夠進(jìn)行安全設(shè)置，在操作上也能夠有效地減少錯(cuò)誤操作。
（三）加強(qiáng)檔案信息安全管理的技術(shù)防護(hù)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息安全管理中要利用現(xiàn)有的技術(shù)建立起安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)接收入檔的檔案信息從源頭審查就強(qiáng)調(diào)安全，存儲(chǔ)過程中要進(jìn)行安全防護(hù)，對(duì)一些檔案信息的共享要進(jìn)行安全審查，形成整個(gè)過程的安全管理。在日常的檔案信息管理中一些電子檔案信息的存儲(chǔ)需要借助外部設(shè)備，也要進(jìn)行安全防護(hù)，防止病毒寫入系統(tǒng)，接入網(wǎng)絡(luò)時(shí)更要注重安全防護(hù)。此外，有必要利用當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展建立檔案信息的備份系統(tǒng)，這樣既能夠節(jié)約存儲(chǔ)空間，又能夠防止檔案信息出現(xiàn)問題后喪失唯一性。
三、結(jié)語
事業(yè)單位的檔案信息安全是檔案管理的重中之重，關(guān)系到事業(yè)單位以及社會(huì)公眾的利益。現(xiàn)代信息技術(shù)不但對(duì)事業(yè)單位檔案管理起到了科學(xué)的、高效的促進(jìn)作用，同時(shí)也使得事業(yè)單位的檔案信息受到了來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全威脅，我們當(dāng)前要做的就是全面客觀地看待檔案信息安全威脅，積極地建立檔案信息安全管理體系。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞: 市政工程檔案科學(xué)管理機(jī)制
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
引言
市政工程是為城市基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)的工程, 是城市的神經(jīng)和脈絡(luò), 是城市賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此, 市政工程檔案既是工程建設(shè)的實(shí)際記錄, 也是城市發(fā)展的歷史縮影。近年來, 市政建設(shè)投資規(guī)模不斷擴(kuò)大、工程數(shù)量持續(xù)猛增, 每年都有很多市政工程項(xiàng)目竣工。同時(shí)市政工程項(xiàng)目涵蓋的工程類型也越來越多, 由原先的地面道路工程、排水系統(tǒng)工程以及橋梁工程, 發(fā)展到現(xiàn)在的高架道路工程、地鐵工程、越江隧道工程、高速公路工程等多元化的市政工程。因此, 城市建設(shè)的快速發(fā)展給市政工程檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)也面臨了許多挑戰(zhàn), 如何加強(qiáng)市政工程檔案的管理, 保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng), 得到妥善保管和有效利用, 是市政工程建設(shè)和管理單位必須引起關(guān)注的重要問題。
1 市政工程檔案的作用和面臨的問題
1.1市政工程檔案的作用
1.1.1市政工程檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和市政設(shè)施管理的依據(jù)。沒有市政檔案，市政規(guī)劃編制、調(diào)整、完善只能是紙上談兵。隨著現(xiàn)代化城市建設(shè)的加快, 城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也在不斷的更新和發(fā)展, 不論是建設(shè)新設(shè)施, 還是改造舊設(shè)施, 所有的規(guī)劃都必須建立在現(xiàn)有市政設(shè)施基礎(chǔ)之上, 而這一切的來源就是市政工程檔案。因此, 市政工程就是市政規(guī)劃編制和調(diào)整的基礎(chǔ)和前提。現(xiàn)代城市立體化的發(fā)展使城市不斷向地下和空中延伸, 這些新增加的市政設(shè)施科學(xué)管理和維護(hù)的重要依據(jù)就是在建設(shè)過程中形成的工程檔案, 只有真實(shí)、完整、可靠的市政工程檔案才能為日后的工程維修和應(yīng)付突發(fā)事件提供有力的工程依據(jù)。
1.1.2 市政工程檔案是市政工程質(zhì)量保證體系的重要組成部分。市政工程檔案真實(shí)地反映了工程建設(shè)的全過程,使工程質(zhì)量控制、以及工程后期的改、擴(kuò)建的依據(jù), 同時(shí), 國(guó)家也出臺(tái)了相關(guān)法規(guī)和政策, 明確規(guī)定了工程檔案在工程建設(shè)中的重要地位, 并通過加強(qiáng)工程檔案的管理來促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。
1.1.3市政檔案是市政工程管理、養(yǎng)護(hù)和維修工作的依據(jù)。市政檔案既是市政工程的“履歷表”，又是市政工程的“健康檔案”。科學(xué)分析市政設(shè)施現(xiàn)狀，根據(jù)其不同特點(diǎn)，才能制定出科學(xué)合理的管養(yǎng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。道路路況檔案為道路大中修或改建提供決策資料，以其確定工程的投資規(guī)模及見效程度一特別是地下管線及構(gòu)筑物，哪里發(fā)生故障，確定怎樣的維修方案，必須查找準(zhǔn)確的檔案同時(shí)，維修改造后的成果，又組成了新的市政檔案，為下一步的管養(yǎng)提供最新的依據(jù)。沒有準(zhǔn)確的市政檔案就不能實(shí)現(xiàn)城市的可持續(xù)發(fā)展。
1.1.4市政檔案工作是科技資源的儲(chǔ)備手段。搞市政建設(shè)，不但要有充分的物質(zhì)資源和資金，而且要有設(shè)計(jì)文件，勘測(cè)、施工和預(yù)算資料等科技資源。利用原有的檔案資料，可以啟迪思踐，開闊視野，促進(jìn)科研工作的發(fā)展.通過原有資料的分析，有助于探索市政建設(shè)的發(fā)展變狂規(guī)律，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為科研指明方向。
1.2市政工程檔案現(xiàn)存的問題
1.2.1市政工程檔案質(zhì)量問題。目前市政工程建設(shè)存在著重建設(shè), 輕檔案, 對(duì)工程檔案缺乏足夠的重視, 使得工程檔案資料不規(guī)范、齊全，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象, 同時(shí)檔案管理人員大多沒有參加專業(yè)知識(shí)訓(xùn)練,管理水平低, 服務(wù)意識(shí)差, 工作往往處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài),從而大大影響了工程檔案的質(zhì)量。
2.2.2市政工程檔案管理問題。由于建設(shè)單位對(duì)市政檔案工作的不重視, 造成檔案管理機(jī)制不健全, 同時(shí)由于缺乏一套完整的管理體系和現(xiàn)代化信息管理機(jī)制, 使得工程檔案管理落后,缺乏對(duì)工程建設(shè)的約束性。因此, 如何加強(qiáng)工程檔案的科學(xué)管理, 建立完善的科學(xué)管理體制, 使之為城市建設(shè)發(fā)展提供完備、詳實(shí)的軟件資料, 是當(dāng)前市政工程檔案管理的重要課題。
2 關(guān)于市政工程檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
2.1重點(diǎn)加強(qiáng)管理機(jī)制:市政工程建設(shè)有其自身的特性, 一個(gè)項(xiàng)目是由參加建設(shè)的各方共同完成的, 其檔案工作也一樣, 從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個(gè)環(huán)節(jié)需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購等單位密切協(xié)作配合。因此, 理順機(jī)制, 明確職責(zé), 保持各環(huán)節(jié)的有效銜接, 是做好市政工程檔案工作的基本保障。理順管理機(jī)制, 變檔案一級(jí)管理為檔案室、項(xiàng)目管理部?jī)杉?jí)管理, 這樣可以較好地解決管理機(jī)制差的問題。在每個(gè)工程項(xiàng)目管理部設(shè)立專職檔案員,負(fù)責(zé)該項(xiàng)工程的檔案工作, 將工程檔案的編制職責(zé)交到項(xiàng)目管理部, 并且要求檔案工作與工程項(xiàng)目的建設(shè)同步進(jìn)行。檔案室負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目管理部的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促、檢查, 變工程檔案工作的一級(jí)管理為兩級(jí)管理。
市政工程檔案的兩級(jí)管理體制有其自身的優(yōu)點(diǎn):一是檔案工作力度加強(qiáng), 管理重心下放, 解決了市政工程檔案編制工作不到位的問題, 保證了及時(shí)收集和歸檔; 二是檔案工作責(zé)任進(jìn)一步落實(shí), 工程檔案工作成為項(xiàng)目管理部的考核內(nèi)容后, 使檔案工作在項(xiàng)目管理部受到重視, 從領(lǐng)導(dǎo)到一般工作人員都能自覺地做好文件材料的收集, 及時(shí)交給檔案員。在項(xiàng)目各標(biāo)段工程結(jié)束時(shí), 項(xiàng)目管理部能主動(dòng)組織標(biāo)段工程檔案的驗(yàn)收, 為整個(gè)工程項(xiàng)目檔案的按時(shí)驗(yàn)收提供了保障; 三是專業(yè)分工有利于檔案員進(jìn)一步掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)使工程檔案的組卷更為合理、實(shí)用;四是有利于對(duì)項(xiàng)目竣工圖變更情況的掌握, 保證項(xiàng)目竣工圖的編制質(zhì)量。由于項(xiàng)目管理部設(shè)在施工現(xiàn)場(chǎng), 檔案員對(duì)工程的進(jìn)度和工程變更情況比較了解,可以及時(shí)督促施工單位做好變更文件的收集和相關(guān)圖紙的修改工作, 以保證項(xiàng)目竣工圖能夠與市政工程實(shí)際狀況相符。
2.2 市政工程檔案的完整化、系統(tǒng)化。市政工程檔案的完整、系統(tǒng)是有效利用, 發(fā)揮市政工程檔案作用, 實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的前提。加強(qiáng)管理必須抓住收集齊全, 材料系統(tǒng)這二個(gè)環(huán)節(jié)。保持歸檔文件的完整性是檔案系統(tǒng)的前提, 也是最重要的工作環(huán)節(jié)。市政工程檔案來源分散, 形成周期長(zhǎng), 同時(shí)內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大, 給做好收集工作帶來很大的困難。檔案人員只有全面了解工程項(xiàng)目建設(shè)情況, 才能合理確定各階段文件材料歸檔范圍, 既不重復(fù)也不遺漏。收集工作要從平時(shí)做起, 階段工作完成后要對(duì)歸檔文件完整性進(jìn)行檢查, 檢查歸檔材料是否齊全、完整。把握歸檔文件的系統(tǒng)性, 是實(shí)現(xiàn)市政工程檔案有效利用的先決條件。市政工程項(xiàng)目歸檔材料只有在完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上, 按照國(guó)家相關(guān)規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)化整理和編目, 科學(xué)分類, 合理組卷, 才能為今后工程管理和運(yùn)行提供依據(jù)。
2.3檔案管理自動(dòng)化、信息化。現(xiàn)行的市政工程建設(shè)過程中, 除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外, 還會(huì)產(chǎn)生許多照片、電子文件等, 這些特殊的文件材料也反映了市政建設(shè)的過程, 是工程項(xiàng)目檔案不可缺少的組成部分, 在收集時(shí)不能疏忽遺漏。同時(shí)在當(dāng)今的現(xiàn)代化的社會(huì)已經(jīng)高速發(fā)展到信息化階段, 順應(yīng)時(shí)展, 建立的市政工程檔案, 使市政工程檔案能更快捷、更方便的為城市建設(shè)提供了一個(gè)新的平臺(tái)。
綜上所述, 只有提高思想認(rèn)識(shí), 加強(qiáng)責(zé)任意識(shí), 建議一套完整的、科學(xué)的市政工程檔案管理模式和機(jī)制, 才能順應(yīng)時(shí)展, 使市政工程檔案真正為城市建設(shè)的發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn):
[關(guān)鍵詞]電子文件；電子檔案；歸檔管理
如今隨著信息化建設(shè)步伐的飛速發(fā)展，電子文件已成為信息記錄的主要形式，作為一種新型信息載體，它沖擊著傳統(tǒng)的檔案觀念和理論學(xué)說，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式也產(chǎn)生了深刻的影響。電子文件同傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案一樣，成為重要的信息資源和寶貴財(cái)富。因此，電子文件與電子檔案如何歸檔管理，如何適應(yīng)電子文件、電子檔案發(fā)展的需要，已成為企業(yè)各部門所面臨的一項(xiàng)緊迫而艱巨的任務(wù)。
應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，特別是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。電子文件、電子文件歸檔以及歸檔后形成電子檔案的管理，都極大地豐富了檔案工作的內(nèi)容。
一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在著以下優(yōu)點(diǎn)
（一）辦公效率的提高。正因?yàn)橛?jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，才使得辦公自動(dòng)化運(yùn)用簡(jiǎn)單。早期受到技術(shù)水平及辦公設(shè)備的限制，文件均是手工制作的紙張文件，在使用過程中容易受損且保存時(shí)間較短，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還出現(xiàn)很多錯(cuò)字、不完整、字跡不工整、用筆不規(guī)范等現(xiàn)象，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實(shí)用性，不利于其自身使用價(jià)值的發(fā)揮。在運(yùn)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，節(jié)省資源、易于傳輸、方便搜索、攜帶便易、容易加密、不占空間的優(yōu)點(diǎn)顯現(xiàn)出來。文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)、查閱等環(huán)節(jié)變得有序而方便，在計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)中，文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共享一個(gè)辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲(chǔ)存，隨時(shí)歸檔。
（二）存儲(chǔ)能量增大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和裝具來進(jìn)行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。
（三）檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，儲(chǔ)存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與辦公業(yè)務(wù)部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查找并選擇檔案信息，還可方便地復(fù)制存儲(chǔ)。
二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在著以下缺點(diǎn)
電子文件必須經(jīng)過相應(yīng)的設(shè)備讀取才能讓人們識(shí)別；可以在不同的載體上進(jìn)行轉(zhuǎn)換并可同時(shí)存在；很容易被修改而不留下痕跡；可以不受時(shí)空限制實(shí)現(xiàn)信息共享；能使用文字、影像等多種信息方式；由于電子文件載體的不穩(wěn)定性難以保證其長(zhǎng)期地保存；電子文件保密性受限制；對(duì)檔案綜合管理人員要求高等等。
三、針對(duì)實(shí)踐中存在的問題提出以下措施
（一）建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價(jià)值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。檔案部門要與辦公自動(dòng)化與信息管理部門通力合作，承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實(shí)行統(tǒng)一管理。體現(xiàn)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性與安全性。
（二）檔案部門必須將計(jì)算機(jī)與信息管理等業(yè)務(wù)部門移交的具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
（三）對(duì)于采取技術(shù)手段對(duì)內(nèi)容進(jìn)行“加密”處理的電子文件，應(yīng)當(dāng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存。在儲(chǔ)存電子文件的載體或者裝具上應(yīng)當(dāng)注明反應(yīng)其內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。在存儲(chǔ)涉及國(guó)家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應(yīng)當(dāng)具體注明相應(yīng)的密級(jí)與保密期限，并嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理。
（四）通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
（五）對(duì)電子文件檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求更高。電子文件檔案的歸檔管理，要求文書檔案管理工作貫穿到文件產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、歸檔的整個(gè)過程中，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的歸檔工作，每一個(gè)操作環(huán)節(jié)都體現(xiàn)了文件管理和檔案管理的具體要求，需要以規(guī)范科學(xué)的管理為前提。這就必須要明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各歸檔部門的歸檔職責(zé)、工作內(nèi)容和管理權(quán)限進(jìn)行明確的劃定，而這些細(xì)節(jié)都必須在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就充分予以考慮，并能在具體操作中體現(xiàn)出來。