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(一)適應檔案管理改革的發展方向
社會的發展離不開檔案，檔案具備不可替代的作用。最近幾年，在《全國檔案信息化建設實施綱要》頒布之后，實行了以檔案信息化建設引領檔案事業的創新發展舉措。所以，高校人事檔案管理就應該適應國家檔案管理提出的改革發展要求，將高校人事檔案管理推上信息化建設之路，如此才能夠提高檔案信息利用水平，滿足檔案信息資源共享的要求。
(二)充分開發高校人才的潛在優勢
高校人事檔案作為真實地記錄教職員工的政治思想、個人經歷、業務能力、品德作風等方面的內容，也是對其綜合素質以及個人成長歷史的集中反映，同樣也是師資隊伍建設、人力資源開發以及選拔干部的重要信息資源依據。在開展信息化管理之后，通過智能化的檢索，就可以將大量復合文檔的數據信息加以處理，再經過分析加工，就可以生成直觀的人才信息圖標，這樣也有利于高校人才潛在優勢的充分開發，提供最可靠的依據。
(三)適應人事檔案自身發展的需求
隨著新型電子化檔案載體的出現，讓傳統模式下的高校人事檔案管理受到巨大沖擊，同時也帶來了新的發展機遇。高校人事檔案信息化管理的核心在于通過數字化和網絡化，對高校人事工作當中產生的數據信息進行相應的加工、傳輸、檢索和存儲。如此，就能為高校人事檔案工作提供有效的服務，也滿足了檔案資源共享的目標。
二、高校人事檔案管理的現狀
(一)人事檔案信息化建設進程過于緩慢
由于高校人事部門對人事檔案資源管理信息化建設還未重視，對人事檔案工作的開展僅僅是停留在純手工的水平之上，就算是有人事檔案數據庫管理系統的支持，也僅僅是停留在表面上，只是輸入了相應的個人信息資料，卻忽略了后續的數字化加工，無法準確地錄入新的信息資料或者是進行信息資料的更改，導致日常的維護與管理工作無法跟上發展節奏，讓內部系統很多功能都得不到相應的應用，信息化的利用效率非常低，并且能夠掌握“復合型”信息技術的人才偏少，人事檔案的動態管理過于落后，這對人事檔案工作的自動化管理以及信息化管理非常不利。
(二)服務方式過于被動，檔案服務意識相對落后
一直以來，高校人事檔案管理都是將干部人事檔案的保管和收集放置在首要位置，但是對干部檔案的利用很少，再加上領導不夠重視，檔案工作人員缺少相應的服務意識，使得大部分檔案工作人員都僅僅是當作“門面功夫”，被動服務的舊模式以及舊觀念，就算是現代化人事檔案數據系統，檔案人員也僅僅是局限于收集、整理、裝訂和歸檔人事資料，僅僅是會應用簡單的檢索方式以及提供利用者最基本的查閱方式等，很少去關注新的系統操作，無法對人事檔案進行深層次的研究和利用。在這樣的管理條件之下，干部人事檔案服務意識顯得過于單薄。因此，也就弱化了其服務作用。
三、信息化背景下高校人事檔案管理的創新舉措
在現代信息化的背景之下，高校人事檔案管理工作應該滿足時展的基本要求，能夠進行工作方式方法的創新。因此，高校就可以有針對性地采取以下措施提高高校人事檔案管理工作水平。
(一)重視檔案信息化建設
開展高校人事檔案信息化管理需要轉變原本的傳統觀念，能夠順應時展所需，認識到人事檔案信息化管理對于高校的重要性，進而在重要議程中納入人事檔案信息化管理工作，再配合上宣傳力度的加大，就能夠達成信息化建設共識。如此，就能夠在各個環節的規章進度當中對人事檔案信息管理加以規范，確保人事檔案信息化建設能夠有序地進行下去。也只有如此，才能夠讓檔案管理工作的發展滿足時代、滿足高校發展的要求。
(二)研究與開發人事檔案數據庫
研究與開發人事檔案管理軟件應該基于安全、先進和適用的原則，以滿足人事檔案管理信息化的需求。同時，將信息的存量不斷地擴大，豐富檔案信息內容，如此才能夠將人事檔案數據庫使用的效果提高。另外，根據保密性和安全性提出的要求，做好網絡方面的信息化建設，就能夠建立起人事檔案信息化服務網絡，將檔案的管理創新水平提高，才能夠將人事檔案管理機制加以完善，同時也能夠將高校檔案信息化建設的水平提上新的高度。
(三)增加人事檔案信息化建設投入
對于高校人事檔案信息化建設而言，基礎設施建設是最核心的建設部分，高校在預算管理中應該納入人事檔案管理所需要花費的資金，在建設高校人事檔案時，要滿足信息化提出的具體要求，將相應的資金投入量增大，做好基本的設備設施等方面的保障。另外，作為檔案管理部門還應該配備打印機、高配置電腦等設備，配合上防盜、防火等裝置，就能夠將檔案信息管理現狀加以改善，促進檔案資源合理、科學地應用，再配合上全方位、多層次的人事檔案管理系統，就可以將人事檔案信息管理的作用充分發揮出來。
(四)人事檔案管理人員業務水平有待提高
關鍵詞：醫院；人事檔案；信息化
人事檔案工作是所有單位的人事信息集中地，人事檔案管理工作和企業的經濟效益沒有直接關系，就因為這一點，醫院的管理層對人事檔案工作的制度建設和模式創新等方面不太重視，并且現行的人事檔案管理工作存在著很多的弊端。所以，必須要加大管理改革的力度，優化醫院的人事管理水平，促進單位內的人才合理調配，發揮應有的作用。
1醫院人事檔案管理信息化現狀
1.1檔案信息的真實性存在問題。
人事檔案的信息真實，這是人事檔案工作存在的前提和設置的目的，但是，很多檔案材料中內容的失真。有的檔案材料的信息出現前后矛盾的現象，員工的出身年月和其他資料上存在著不一致的現象。比如說，個人的簡介敘述的很模糊，很多參加各種活動的時間都在同一年，明顯不符合邏輯，同一個事情，每次填寫時時間都不一樣，填寫時隨意性很強。上述現象的發生也就失去了檔案管理的意義，給檔案管理工作造成了很大的麻煩，這種人事檔案嚴重失真的情況，其實降低了工作的效率。
1.2人事檔案管理信息化程度低。
以上我們說過，由于醫院人事檔案管理不和醫院的經濟效益直接掛鉤，導致醫院對人事檔案管理很不重視，也不會投入過多的資金和人員，這就造成了人事檔案信息化管理水平較低，設備不能得到及時的更新，信息化程度不高，檔案還是停留在紙質材料上，已經嚴重落后。以上這些現象造成了醫院人事檔案的管理質量低下，檔案的保管缺乏嚴肅性，隨意涂改現象嚴重。
1.3相關部門的從業人員業務水平落后。
檔案管理服務水平的高低，很大程度上取決于檔案管理從業人員的業務水平。就從目前的大多數醫院來看，很多醫師的學歷都比較高，尤其體現在臨床方面，但是醫院檔案管理人員的人員知識結構很不合理，學歷較低，很多都是非科班出身，由醫院的其他部門臨時抽調組成。其次，有些檔案管理工作人員知識臨時任職，在管理工作的過程中，還在準備醫師證等各種考試，根本沒有時間研究人事檔案管理工作。
2醫院人事檔案管理信息化策略
2.1樹立新的檔案管理理念，增強檔案主動管理的意識。
傳統的檔案管理理念已經不適合醫院的常規管理，需要樹立新的檔案管理理念。醫院屬于非營利性的公共醫療服務機構，其中人力資源是醫院的主要力量，沒有優秀的醫學人才資源，醫院是無法發揮應有的社會效益的。人事檔案管理的不斷改進，不僅能夠完成醫院相關的人事任務，對醫院人力資源進行合理的調配，在薪資以及福利方面發揮出巨大的優勢，有利于發揮人力資源管理的作用。因此，醫院檔案的管理工作需要醫院全體人員齊參與，樹立人事檔案管理的意識和大局觀，特別是推動醫院服務水平的意識，在資金和人才的繼續教育上加大投入，使用最先進的檔案管理的相關軟件和設備，健全單位內的檔案管理體系。
2.2采用信息化管理手段，提高檔案管理的效率。
信息化管理和人事檔案相結合，是管理工作的大勢所趨，要求人事檔案工作要運用新的科技手段，提高工作的效能，實現信息化技術促進人事檔案管理方式的徹底轉變。國外先進的國家已經基本實現了人事檔案的信息化建設，信息化程度很高，我國的三級甲等醫院已經全面普及了計算機輔助管理檔案，正在進一步向鄉鎮地區擴大。
2.3加強思想道德和職業道德素質，提高檔案管理人員的業務水平。
醫院要經常開展各種繼續教育和業務培訓活動，提高檔案管理人員的思想道德素質和業務水平，要樹立以人為本的價值觀，以為人民服務為宗旨，檔案管理工作要站在全體醫院員工的立場上。具體可以做到以下幾點，醫院可以配備專職的檔案員，開展的培訓活動要包括對檔案管理人員的培訓，培訓的方式有很多，如在職進修、外出考察以及參加研討會等各種方式，以不斷適應新時期對人事檔案管理工作的要求，作為檔案管理工作人員，要樹立正確的價值觀，增強自己的責任心和團體意識，學會運用先進的檔案管理設備和手段，使工作的效率得到提高，掌握檔案管理的綜合技能，以從容的應對檔案業務的發展需要。
2.4實現人事檔案管理的信息化、科學化、現代化。
為了順應信息化時代的發展，醫院檔案管理部門應該建立電子檔案，力求人事檔案管理工作的科學合理，并用現代化的手段進行管理，提高檔案信息的真實度，通過現代化信息采集的設備，建立醫院人事檔案數據庫，并及時的升級和更新，使人事檔案管理的信息呈動態化的趨勢，保障檔案信息不過時，增強信息的可信度，便于隨時檢索和查詢，只有做到檔案信息的規范化和科學化管理，才能提高人事檔案管理的工作水準，服務于醫院的中心工作。
3結語
面對醫院在新時期的人事檔案管理信息化的趨勢，本文通過分析醫院檔案管理現狀，并提出一些策略，以供參考，希望能在今后檔案信息化管理上有更大的進步。
參考文獻：
[1]譚善梅.發揮醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用[J].中國病案，2010（01）.
關鍵詞：人事檔案；管理；信息化
1 檔案信息化趨向應用
以業務應用為核心已成為當前檔案信息化乃至整個信息資源管理領域最為主流的發展導向。電子檔案移交有兩種方式：一種是在線，就是聯網；另一種是離線，通過介質、傳輸通道進行分享。而上述方式的基礎，是基于相對安全的環境提出的。由于電子檔案運維系統的運轉本身就在內網，所以在物理上就能做到隔離。而執行層面，所有的賬號操作和用戶信息都會有具體的記錄。此外，檔案信息化項目可以根據干部人員的出生年月、學歷、任職情況、業績等多項參數組合檢索。近幾年來，我國政府提高了對人事檔案管理的重視，多舉措施強化檔案管理，健全管理機制，完善管理措施，不斷提高檔案管理的細化水平。目前我們遇到的最大難題是龐大的數據收集量，要對全部人事檔案進行歸檔清理，對所缺檔案資料要列出目錄并逐一查缺補漏，將所要清理和收集的資料要進行鑒別和分類，確保檔案信息的準確性和及時性。但是對某些部分系統來說，由于檔案分類繁多，積壓時間長，年代跨度大等原因，檔案信息化的初步整理工作必定十分繁重，可根據實際情況委托專人處理這項工作，務必保證電子檔案的完整性和準確性。
2 人事檔案信息化管理中存在的問題
2.1 基礎設備差
就目前檔案管理水平來看，大多企事業采用的還是主要還是傳統的手動記錄模式。想要實現檔案信息化管理，軟硬件設施必須要配套得上，但是很多企事業對這一改良還存在認識不足的問題，資金投入力度不足，基礎設施設備不完善。此外，隨著計算機的升級和更新，那些已經成采用信息化管理檔案資料的企業也要持續保持資金的投入，保證系統的升級能夠跟上技術發展的步伐。
2.2 信息數據庫假設不完善
檔案信息化中最重要的部分就是數據資料的收集整理，還包括信息的存檔、查詢、更新和傳遞、共享等一些列過程，如果檔案資料在錄入時不完整，或者信息更新不及時，就會嚴重影響到后期對檔案的利用。此外，數字化資料在安全性方面還存在著很多影響因素，如病毒、系統崩潰、計算機硬件的使用壽命等等。目前最普遍的問題是數據資料錄入不規范，網絡建設形式不統一，網絡的共享性較差，這些因素都嚴重制約了檔案信息管理工作的電子化發展。
2.3 檔案信息化安全受到威脅
在我們主觀上對信息化建設的安全認識還不強，檔案數據的保密意識較弱，在進行檔案資料的歸檔時，缺少嚴格的管理和審查制度。此外，一些檔案管理工作人員的操作不規范，數據的更新備份不及時，這些都是影響檔案資料安全的因素；客觀上，由于數字化的檔案資料在修改、移動方面較為容易，所以一旦操作稍有失誤就會影響檔案資料的正確性和完整性。此外網絡還會受到黑客和病毒的攻擊威脅，影響到檔案電子信息的安全性和保密性。
2.4 信息化檔案管理缺乏高素質人才
信息化時代，需要的是具備相應能力的高素質人才。但是反觀當前我國大多數企業事業單位來說，檔案信息化管理隊伍在專業素質和文化程度上還存在參差不齊的現象，工作人員的管理水平不高，缺少檔案管理專業的人才，特別是專門從事計算機網絡技術的人才更是缺乏，遠不能滿足新形勢下的發展需要。
3 信息化檔案管理方法
3.1 重視檔案信息化管理的安全
物理安全是檔案信息化安全實施的基礎。在項目進行的過程中，物理安全方面需要關注的是實施階段和實施完成后的應用交付階段。首先在設備上，我們使用的檔案采集、存儲和瀏覽設備，都必須通過國家保密局的安全認證。對于員工也會加強管理和安全意識教育，比如只能使用不帶有存儲功能的掃描儀、設備都有加密口、實施過程中手機不能帶入現場、工作現場全程攝像頭監控、數據移交要求客戶現場監督簽收等。雙保險監管，防止人為和意外事故發生。
2.2 嚴格要求抓質量
加大對抽調人員的培訓力度，不斷強化操作人員的業務素質和保密意識。在干部檔案數字化操作和處理過程中，按照“保密、高效、安全”的要求，采用定期與不定期相結合的方式，對信息庫的干部信息進行全面自查或隨機抽查，發現問題及時修正，不斷規范檔案流程，確保干部檔案信息的真實性和準確性。
2.3 設立獎懲制度
比學趕超提業績。突出“比學趕超”，不斷提升工作業績。比業績，看誰的效率最高，差錯率最低；學業務，相互討論，深入學習，共同提高；趕標桿，向作風過硬，業績突出的同志看齊；超一流，樹立敢于超越的優良作風，創造性地開展工作。
2.4 提升人事檔案信息化工作水平
推進干部人事檔案信息化工作，嚴格遵循“嚴謹、規范、細致、保密”原則，創新管檔機制。可以從企事業基層抽調政治素質高、作風正派、熟悉計算機操作的工作人員到檔案信息管理中心進行跟班學習，建立信息化建設的專兼職工作隊伍。嚴密檔案管理，注重把制度建設貫穿于干部人事檔案信息化工作的始終，進一步強化制度的執行力。實行了干部檔案出入庫“五登記”制度，即出入庫的干部檔案數量、單卷干部檔案的姓名、干部檔案重要材料、檔案經手人和干部檔案出入庫時間必須詳實登記，堅決維護了干部人事檔案信息化工作的嚴肅性；嚴守信息安全。把干部檔案的信息安全作為干部人事檔案信息化工作的重中之重，嚴格要求，全程跟蹤，不斷強化安全管理。經過對干部人事檔案信息化工作的環節分析，實行“兩跟蹤”工作法，即對干部檔案從檔案室到信息化加工場所的搬運過程進行全程跟蹤，對干部檔案的信息化加工過程進行全程跟蹤，確保與工作無關人員不接觸檔案；嚴保信息準確。嚴把干部檔案信息的錄入、掃描、技術處理環節，明確具體操作流程及規則，對照標準，反復審核，精益求精，堅決做到“三杜絕”，即在信息錄入環節杜絕電子檔案與紙質檔案信息不符；在電子掃描環節杜絕紙質檔案損壞、掃描的信息不全；在技術處理環節，杜絕電子檔案信息識別度不高、頁面不清不真，確保干部檔案電子信息的“鮮活度”、真實性和準確性。
2.5 加大資金投入力度
加大資金投入力度，完善檔案信息化建設的設備，為推進人事檔案信息化建設奠定堅實的硬件基礎，搭建必備的平臺。
3 結語
檔案管理要統一思想、認清形勢，政府也加大對檔案工作的支持和投入力度，推動檔案管理工作的發展。初步建成了結構合理、管理科學、設施完善的檔案工作體系，創新檔案工作體制機制和檔案資源建設，著眼大局，提高對檔案管理的重視，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。信息化檔案管理首先要科學整合科研檔案資源，做好數字檔案資源的收集、管理和利用，加強科研項目檔案管理。此外，要緊密結合實際，認真研究解決新形勢下加強和改進檔案工作的深層次問題。科研活動組織模式的變革，給科研檔案工作帶來了新問題，要加強理論研究和實踐探索，統籌謀劃，深化改革，不斷提高檔案工作水平。更重要的是，檔案管理也要堅持以人為本，建設優秀的檔案工作隊伍，要從設施到人員，從制度到建設，從整體到部分，全面提升信息化檔案管理水平。
參考文獻
[1]王艷.關于人事檔案信息化建設問題探析[J]. 民營科技.2014（01）；
【關鍵詞】教師；人事檔案管理；信息化
一、教師人事檔案管理工作中存在的問題
（一）教師人事檔案管理模式過于陳舊
傳統的中小學教師人事檔案管理模式會在一定程度上控制人才的合理調配，但傳統的教師調配需要提交資料，然后經上級審批，這樣會嚴重影響到優化人才結構的周期。由于傳統模式下的教師人事檔案管理方式單一，所以在對教師進行調配的過程中不僅非常被動，還會影響工作效率，阻礙教育改革的進度，這顯然與高節奏的時代要求不符。
（二）沒有齊全的檔案管理工作軟硬件配置
中小學教師人事檔案管理工作需要有一個科學合理的環境，但現在的教育機構大都不會關注這一方面，以致現在教師人事檔案管理設備落后，甚至有的學校根本沒有設立檔案管理部門。檔案管理人員認為這一工作屬于機械式工作，所以不會主動去了解一些與之相關的研究新成果，更不會在該領域提升自己的專業管理能力。
（三）傳統的人事檔案都是以紙質形式存在的，存在很多漏洞
中小學教師人事檔案在歸檔之后會隨著事件的推移不斷陳舊，若紙質量較差，會出現破損，導致教師人事檔案信息不準確。紙質檔案也會在平時工作中被相關人員查閱，翻閱次數會隨著時間的推移增多，翻閱次數過多會導致資料損壞，無法長期保存。所以，檔案管理人員應盡快改善存檔的形式。
（四）缺乏檔案管理人員，且教師人事檔案管理人員專業技能普遍較低
目前國內的教師人事檔案管理人員大多沒有先進的信息技術應用能力，思想仍然固化在傳統的管理模式中。管理人員不會主動去學習先進的管理技術，更不用說去調整管理結構，這會從根本上抑制中小學教師人事檔案管理信息化建設工作。
二、教師人事檔案管理信息化建設的對策
（一）加強檔案開發利用
中小學教師人事檔案工作信息化建設主要包括以下幾點內容：數據的建立、數據的維護、開發新系統、信息查詢等等，其中最為重要的兩點是開發新系統和信息的維護。在開發新系統的時候應該結合實際情況，選擇正確的人事檔案資料，然后把所有信息都記錄在計算機系統里面，不斷完善數據庫。隨著科學技術的發展，互聯網已經走進人們的生活，檔案的相關管理事物也應該利用互聯網技術。所以現在應該對中小學人事檔案管理工作進行改革，啟動最新的管理模式，完善信息管理庫，優化信息查詢的過程，為人們提供更便利的服務。
（二）建設軟硬件設施
隨著人們要求的提高，應加強中小學教師人事檔案信息化建設，提升如硬件配置，建立健全檔案信息?？梢赃x擇讓技術人員開發專門的中小學教師人事檔案管理系統，不斷優化教師人事檔案管理工作體系。除此以外，還應注重培養高科技研究人員，從真正意義上做好教師人事檔案管理工作。
（三）樹立安全意識
有些事業單位在教師人事檔案信息化建設的時候忽視安全問題，一旦硬件或軟件發生事故，數據將損壞甚至丟失，給檔案的管理工作帶來很大困難。所以，在數據管理這方面可以利用先進的加密技術進行保管，這樣不僅可以做好教師人事檔案管理的保密工作，還可以保證這些信息的安全性，不影響技術人員開發新型檔案管理模式。眾所周知，電子檔案對技術人員的專業要求極高，所以在此過程中應注意防潮、防曬、防病毒，認真工作，處理好先進技術和檔案之間的關系，保證教師人事檔案信息的安全性。
（四）加快檔案人才的培養
在教師人事檔案信息化建設過程中，應注重培養專業型人才，因為在這一過程中技術人才占有重要地位。在建設檔案管理隊伍中應注重提升人員的綜合素質，定時對技術人員進行培訓。檔案管理的工作人員首先應該熱愛這份工作，擁有較高的綜合素質，有主動學習和法律意識，對先進的計算機技術有一定的了解，可以在信息化飛速發展的年代不斷改善檔案管理工作模式。所有的檔案管理工作者都應該給自己制定工作要求，不斷學習新技術，適應時代的發展，提升教師人事檔案管理信息化的質量。此外，還應為檔案管理人員定期組織活動，如專業講座或研討會等等，目的是學習先進的專業知識，提升自身專業技能，開發創新能力，這是教師人事檔案信息化建設的堅實保障。
三、結語
綜上所述，教師人事檔案管理信息化建設的最終目的是更科學、更合理、更高效地做好檔案管理工作，保證檔案信息的安全性。做好教師人事檔案管理信息化工作是提升工作效率的基礎，只有這樣才有可能改善管理模式，完善檔案資源，實現檔案信息化的存在價值。
【參考文獻】
[1]郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務,2012(15):142-143.
關鍵詞：檔案信息；數字化；人事檔案；思路
一、人事檔案管理信息數字化建設的重要意義
數字時代檔案管理工作已從過去紙質、人工管理模式逐步轉變為數字化、電子化處理模式，以歸檔環節為例，在結合信息數字化處理模式進行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規劃業務檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進行相關數據的錄入后，以傳統案卷方式整理歸檔，并注明“傳統處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據國家及省市相關部門對檔案管理的規定，統一轉化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進行相關數據錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎。此外，通過運用這種數字化檔案處理模式，單位檔案系統內每新增一個卷宗，卷內文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應原文，系統便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質量的整體提高。但要注意的是，檔案數字化建設必須根據單位業務檔案卷宗相對固定、對象不同等特點，綜合考慮是否應用卷宗整理“自動化模式”。
二、推動單位人事檔案數字化建設的可行路徑
人事檔案管理必須確保內容的絕對真實與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強化檔案信息錄入，在原有基礎上認真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數據庫，為社會企業及相關單位提供最全面、準確的信息憑據。而實踐中，如何有效推動并實施檔案數字化建設，筆者總結工作經驗，提出了以下幾點思路：（1）強化檔案數字化管理意識，夯實管理人員專業基礎。這就要求人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業知識的基礎上，還要全面學習并掌握當下信息數字技術，樹立數字化管理意識，積極參加檔案管理學術交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數字化建設的工作實際，設定明確、可行的人事檔案崗位職責，健全人事檔案資料安全管理權責機制和檔案資料安全個人責任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。（2）健全檔案管理流程標準，提高內部調檔查閱的效率。人事檔案數據來源非常廣泛，推行跨系統查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結合單位實際，建立與之相匹配的綜合業務檔案數據庫，以實現人事檔案的動態、實時更新與維護。比如，可將各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內部檔案使用效率的同時，亦進一步完善人事檔案規范管理，提高單位整體的行政服務效能。（3）以實際需求為導向，加大數字化設施投入。人事檔案數字化建設離不開先進的信息錄入系統和管理系統，也離不開穩定、齊全的工作設備。這就要求各單位要結合實際發展需求，及時配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障數字化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業務主導為依據設計人性化、科學化的檔案數字管理系統，充分發揮數字技術的智能、高速等特性，以實現人事檔案管理的現代化、自動化、網絡化和文檔一體化目標，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發檔案價值。
三、結語
普及信息數字化管理是社會各企業及單位檔案管理實現自動化、高效化目標的有力手段和有效工具。在這一發展形勢下，人事檔案管理應進一步加強信息數字化建設力度，與時俱進，同期開展一系列革新舉措，以適應市場大規模的人才需求，助力社會經濟蓬勃發展。但要注意的是，信息技術雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風險。因此，在數字化建設工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應增強安全管理意識，強化對數字信息技術安全的定位，及時發現并解決網絡系統共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規范化、制度化等管理目標的實現。
參考文獻
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關鍵詞：事業單位 人事檔案 信息化
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）08-0082-01
人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出歷史背景、個人履歷、德才表現、工作業績、獎懲情況及其經歷的重大事件，科學管理和應用人事檔案，對人才資源的開發起著重要作用。事業單位人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要基礎，是全面考察了解、正確評價人才和使用人才的重要依據。做好人事檔案管理工作，不僅可以挖掘員工的最大工作潛能，還可以提高單位績效，對事業單位的發展有著巨大的推動作用。
1 事業單位人事檔案管理信息化建設中存在的問題
1.1 軟硬件基礎參差不齊
由于各級、各地、各部門對人事檔案信息化的需求各異，各事業單位人事檔案管理軟件的開發各自為政，開發的軟件不能互通，造成規范、通用管理軟件開發落后，同時實現人事檔案的信息化管理所需要的基礎設備，如計算機、掃描儀、以及網絡等硬件設備等，當前不少單位尚未配備齊全，仍然采用以“手動模式為主、計算機為輔”的管理模式，一定程度上限制了事業單位人事檔案管理的信息化發展。
1.2 缺乏統一規范的信息化管理標準
事業單位人事檔案管理信息化建設的前提是基礎工作的規范化和標準化，要有一定的信息化建設標準作為參考和依據，來保證事業單位人事檔案管理信息化建設的質量和效率。但是，在實際的人事檔案管理工作中，各個單位都是從單位自身管理特點和利益出發進行管理，并沒有形成統一規范的管理標準，無法實現檔案數據的共享。
1.3 人事檔案利用水平較低
人事檔案的管理工作主要是服務于人事部門人事工作，在提供基本信息的基礎上為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。當時當前的事業單位人事檔案管理工作還存在著重保密、輕利用的現象，人事檔案的服務開發意識較差?？商峁┕_查閱的部分內容是自然情況、基本履歷、職稱、工資等，而且只有需要者找上門來才提供利用，利用范圍有限，仍處于被動服務的狀態。這種管理方式使人事檔案的利用價值低，無法發揮人事檔案的最大價值。
1.4 管理的方式相對落后
時至今日，多數事業單位的人事檔案管理工作仍處于傳統的手工、半手工操作階段，即使存在電子檔案，也僅僅停留在基本信息的記錄上，缺乏系統的管理與操作，對于提高人事檔案的管理水平和工作效率并未有真正的提高。而且現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能很好適應事業單位人事檔案數字化的要求。
1.5 人事檔案管理人員的素質有待提高
進行人事檔案信息化管理，需要有較高知識層次和先進技術水平的管理人員，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多單位和部門缺乏高素質人才大多數基層單位的人事檔案管理員是“半路出家”，業務水平不高，既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才就更加缺乏。
2 事業單位人事檔案管理信息化的對策建議
人事檔案管理信息化建設是事業單位人事檔案事業發展的必然趨勢，針對事業單位人事檔案管理信息化發展存在的問題，提出以下幾方面建議。
2.1 建立健全人事檔案信息化的管理機制
應結合人事檔案管理工作的實際和信息化需要，進一步完善人事檔案管理工作制度與流程，建立人事檔案計算機輔助管理制度，并在抓落實上下功夫。對人事檔案材料收集歸檔和檔案的轉進轉出管理制度要進一步規范，應建立完善的內控制度和責任追究制度，保證檔案整理及使用過程中的安全可靠。另外，隨著人事檔案管理要求的提高和信息管理技術的發展，要及時創新現行的管理機制與管理制度，實現人事檔案信息化管理的科學性和實用性。
2.2 重視人事檔案信息入檔及修復工作
人事檔案管理工作需要嚴肅認真對待檔案生成、收集、驗證、歸檔及利用的每一個過程，人事檔案管理的信息化建設工作同樣需要重視人事檔案形成的整個過程。同時，需重視人事檔案入檔后檔案核查與修復工作，工作人員需要定期對歸檔檔案進行核查與修復工作，出現問題是及時修復或恢復數據，必要時，要與原始紙質檔案進行對比修復，以保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
2.3 做好人事檔案管理信息化的數據庫建設
入庫前要做好人事檔案的鑒別工作，處理好方便利用和入庫成本的關系。建立數據庫時要嚴格遵守人事檔案行政管理部門有關建立檔案數據庫的各種規定，努力建立起科學的、規范的企業人事檔案內容數據庫。做好人事檔案數據庫的權限管理工作，確保人事檔案的安全、有效利用。
2.4 加強人事檔案信息化管理的安全性
首先，要從制度上保證安全。建立人事檔案信息化管理的制度法規和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。建立人事檔案數據備份和恢復機制，規范借閱機制，保證檔案信息的存儲安全與使用安全。其次，從人員上保證安全。加強人事檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術培訓，增強信息保密安全意識及安全使用技能。最后，存儲上保證安全。數字檔案和紙質檔案要在物理上分開存儲，數字檔案的存儲和檔案的使用也盡量在物理上分開。
2.5 建立人事檔案管理信息化的人才機制
事業單位人事檔案管理信息化是一個不斷優化的動態過程，要真正的實現事業單位人事檔案信息化建設，高素質人事檔案管理人員必不可少，必須重視專業人才的培養，培養具有檔案管理知識與信息技術知識的復合型人才。同時要加強對現有人事檔案管理人員的繼續教育與再教育工作，以適應事業單位人事檔案管理信息化的發展的新需要。
3 結語
目前我國事業單位的改革步伐迅速加快，對人事檔案管理帶來了挑戰。事業單位人員的流動也不斷增加，人事檔案數量和復雜度逐漸增大，對人事檔案管理工作提出了更高的要求，利用現代科技和信息技術，加強人事檔案管理的信息化建設，已經成為事業單位人事檔案管理的一個主要趨勢和重要途徑。
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那么，在信息化時代如何加強高校人事檔案管理工作，搞好人事檔案的利用，更便捷地為高校師資和干部隊伍建設服務等，這些都是高校人事檔案工作需要解決的重要課題。人事檔案的管理是保證其得到更好利用的前提和保障，因此，做好高校人事檔案的管理工作是解決這些問題的基礎和關鍵。為適應新形勢下檔案管理工作的需要，高校人事檔案也應以新型模式和策略進行管理。
一、高校人事檔案管理的現代化、信息化
（一）轉換觀念—由“傳統”到“現代”。人事檔案管理中的很多傳統觀念與現代社會信息管理相矛盾。由傳統觀念轉換成現代觀念，高校檔案管理人員首先應從思想上適應新時期的人事檔案管理工作。人事檔案管理是為提供利用服務的，新時期的人事檔案管理必須適應新時期的人事工作要求，必須沖破傳統觀念的束縛，改變傳統的人事檔案管理方法，只有這樣，才能使人事檔案更好地服務于現代化的人才管理工作。如果要使高校人事檔案管理跟上時代的步伐，首先必須提高管理人員的“現代化”素質。對高校人事檔案管理人員進行定期培訓，提高管理人員的工作技能，比如計算機的操作和應用，相關管理軟件的使用等；使管理人員的工作理念和檔案意識與時俱進，在學習的過程中提高自身的業務素養和工作水平，對與人事檔案管理工作相關的新標準、新方法等有所認識和了解，從而優化高校人事檔案的管理方法，提高現代化的管理水平和引進信息化的管理方法。
（二）改善方法—由“原始化”到“信息化”。信息時代的高速發展，也帶動了高校人事檔案在管理方法上的變革與完善，高校人事檔案管理由最初的原始化管理發展成為現代的信息化管理。高校人事檔案信息化管理，其核心內容就是利用電子計算機和信息網絡技術，對干部人事工作中產生的各類信息，特別是對教師在教學和科研工作中產生的豐富的業績檔案，進行存貯、加工、檢索、傳輸，反過來再為干部人事工作及教師教學、科研工作提供及時高效的服務，實現檔案資源的共享。信息化的管理使得高校人事檔案工作更加規范有序，也更加高效便捷。當然，雖目前很多高校人事檔案管理部門已經配備了計算機和打印機，安裝了簡單的檔案管理軟件，但也不排除有些是為了管理達標而形同虛設的可能，實際的管理情況距離真正意義上的信息化還存在很大差距。在計算機和網絡技術日益發達的今天，實現數字化的人事檔案信息化管理已有強大的技術基礎，可關鍵還取決于人的因素，部門領導如何解放思想，加強對人事檔案信息化管理的重視；管理工作人員如何增強檔案意識，提高信息化管理工作的水平與技能等等。這些存在的問題都應逐步盡早解決，以真正實現高校人事檔案管理的現代化與信息化。
二、高校人事檔案管理的標準化、規范化
在高校人事檔案管理過程中依然存在缺陷和不足，因此，對于各個環節的管理均需要加強其規范性和標準性。
（一）健全管理制度，加大宣傳力度。在高校人事工作中，保持人事檔案工作的高質量，人事檔案管理制度的健全是做好工作的前提和保證，因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現管理制度的規范化。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規章制度來制約，就會使我們無章可循、無所適從。因此應完善人事檔案查閱、收集、歸檔、保管和保密等相關制度，努力做到對責任有所落實。但是在管理工作過程中，也常有問題存在。例如有些提供人事檔案材料的部門不能夠及時將其形成的人事檔案材料提交給人事檔案管理部門，由此造成人事檔案材料殘缺不全，嚴重損害了人事檔案的完整性和準確性。所以要通過對檔案相關法律法規以及管理制度的宣傳，讓人們對人事檔案管理的方針政策以及人事檔案制度和條例有更進一步的認識和了解，以規范人事檔案的管理，使高校人事檔案管理納入規范化、法制化軌道。
（二）規范管理程序，強化安全管理。人事檔案管理應圍繞《檔案法》以及《干部檔案工作條例》等相關法規對于人事檔案工作的要求，并結合人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項人事檔案管理制度，對人事檔案的接收、傳遞、查閱、保管等作出明確而嚴格的規定，并在抓落實上下功夫。要嚴格規范人事檔案的查、借、用、轉等管理程序，嚴格執行人事檔案管理制度，使管理工作規范有序。此外，對于人事檔案管理方法的一些細微環節上也有待加強其規范性。例如人事檔案材料的用紙有待規范，裝訂方法有待改進。在進檔材料的鑒別上，對轉進轉出人事檔案的把關仍需多下功夫，以利于為人事干部考察任用時提供真實、準確的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現象。建立應用計算機管理人事檔案的各項制度，進一步提高人事檔案管理的現代化水平。同時可以使人事檔案工作者從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來，提高勞動效率與工作質量，增強檔案服務的時效性。因此人事檔案工作者必須在現行人事檔案管理的基礎之上提高人事檔案管理的方法，加大人事檔案的信息化管理，使人事檔案管理工作進入一個嶄新的工作環境和極好的良性循環之中。
三、高校人事檔案管理的層次化、動態化
隨著高校人事制度改革的深入發展，高校人事檔案的管理工作也要進一步完善發展，不能始終保持過去那種“默默無聞”的狀態，人事檔案工作者也應改變重藏輕用的舊觀念，樹立以利用為主的新理念，變被動服務為主動服務，強化服務意識，深化服務內容。
（一）及時收集新材料，反映新情況。要搞好高校人事檔案的層次化與動態化，及時收集新的人事檔案材料，及時反映新的變化情況，應在高校實行檔案統一管理的基礎上建立檔案材料的送交制度。例如可以讓各個系、部明確一個兼職檔案員，負責收集、送交本部門的各類檔案材料，使新材料能及時、主動地被送交歸檔。還應該善于捕捉檔案材料形成的信息，摸索人事檔案材料形成的規律，進行跟蹤收集。如對教職工職稱的晉升、學歷的變化、干部的任免等情況要多留意，并及時收集。此外還要經常對人事檔案材料查漏補缺，對缺少的檔案材料逐一登記，并耐心催要?？傊?，要多層次、多角度、多途徑地收集人事檔案材料，保證材料的準確性和及時性。
（二）不斷補充新內容，增加新材料。為適應新形勢下的人事工作需要，人事檔案應該不斷補充和增加動態的檔案信息內容。如人才流動頻繁，單位對人才的督管力度減弱，人才的業績、信用情況等材料應進入人事檔案；又如新《婚姻法》規定，成年人結婚不再需要單位出具介紹信，學校將難以掌握教職工的婚姻狀況，反映婚姻狀況的材料應進入人事檔案等等。隨著時間的推移，高校教職工的情況是不斷發展變化的，因而人事檔案中很多內容也應是動態的，如鑒定、考核情況、業績等材料，必須實事求是地將教職工各個時期的有關情況載入檔案，以增加動態材料的比重，增大信息量，增強人事檔案的活力。
（三）充分認識新特點，探索新模式。在高校人事檔案管理工作中，人事檔案工作者應該充分認識學校體制和管理體制改革后檔案工作的新特點，探索出學校檔案管理的新模式。隨著學校的改革發展和社會聯系的加強，使人事檔案管理的范圍越來越寬，覆蓋面越來越廣，這些都需要檔案工作者充分發揮集體智慧，大膽實踐，開拓創新，不斷地總結實踐經驗，在改革中完善和提高。社會的發展，科學技術的進步，人事檔案信息化的建設為學校人事檔案工作帶來了新的機遇與挑戰，使學校人事檔案工作的任務、工作環境、管理模式等都發生著變化，這些無疑對人事檔案工作者提出了更高的要求，因此，提高人事檔案工作者的素質便成為加速人事檔案科學化、標準化、規范化管理的關鍵。信息化時代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養外，還要求人事檔案工作者要在創新意識、創新能力、運用現代化管理設備能力等方面提高自身素質，同時要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業知識和具有較強的業務能力。只有這樣才能使人事檔案工作具有生機和活力，才能適應日新月異的人事檔案管理現代化、信息化建設的需要，才能適應新形勢下學校的改革和發展。
高校人事檔案管理的信息化建設重要性主要分為三個層面。一能滿足人事工作發展的基本需要；二能滿足人事檔案發展的必然需求；三能滿足人事制度改革與發展的基本需求。本文將從三點來闡述信息化建設是高校人事檔案管理必經之路的原因。第一點，人事檔案管理建設之初目的即在于“以人為本”的理念，那么高校作為社會主要人才與高素質人才的培養場所，優質人才資源的發掘與合理使用就脫離不開人事檔案所提供的信息。人事檔案信息是應屆畢業生或有一定工作經歷的相關從業人員進入新工作環境后的基本資料的匯總。高校在擁有這樣一個信息資料庫后，人事檔案信息化管理顯得尤為重要。將匯總信息進行整合從而建立起一個完整的信息資料庫，便于高校發掘所需人才并且能對人才資源進行合理配置。結合網絡與信息化技術，檔案管理的信息化可對高校人才培養與人力資源合理配置提供更為合理有效的參考，實現效益更佳的人才培養與輸送，同時在側面也能促進檔案管理信息化更快發展。第二點，高校人事檔案管理信息化是檔案管理工作和人事工作發展的必然需求。人事檔案管理是高校檔案工作的基礎，它伴隨著人事管理的展開而展開?；仡櫲祟惖臍v史，最早的檔案信息載體可以追溯到甲骨文、竹簡書等，這些都是最為原始的檔案載體。那么在新時代下，檔案信息載體變得多種多樣，例如紙媒、電子文檔和照片、音頻視頻等文件，這些都是新時代下直接與互聯網與大數據掛鉤的檔案載體。歷史的發展與人類文明的進步讓檔案信息逐漸由實體化向虛擬化方向轉變，信息檔案也逐漸變得更加容易保存、容易攜帶、容易復制，所以現代化的信息檔案載體也更加受人們歡迎和喜愛。從客觀層面上來講，工作需要及時開發與利用，才能實現更加高效的信息積累，實現更加完善的信息資源整合。從古代的傳統檔案管理模式轉變為如今的信息化快捷檔案管理模式，其實是一種發展的必然需求和客觀要求。在高校的人事檔案管理中，不斷注入新的技術信息，已經成為高校信息化檔案管理變革的內在力所在，所以，高校人事檔案管理信息化是人事檔案發展的必然需求。第三點，隨著大數據時代的到來，高校人事檔案管理實際上在客觀上也進行了變革，這種變革是必須的，否則將解決不了教職工人數激增、人員流動頻繁、人員類別復雜多樣所帶來的問題。在當下時代大背景下，傳統的人員檔案管理模式已經很難應付新時代下的人員檔案數量激增與人力資源靈活配置的迫切需求，所以，檔案管理工作必須要尋求創新，走信息化管理發展之路，更好地適應當下環境。
2當前我國高校人事管理現狀
2.1缺乏信息化管理意識，管理模式單調。隨著大數據時代的到來，檔案管理信息化趨勢已經越來越明顯。然而，現階段我國大部分高校的人事檔案管理雖然技術和硬件到位，但是卻缺乏一定的信息化處理意識，使得新引進的硬件與技術難有用武之地，收效甚微，管理的模式也依然是固有思維下的一種單一化的存在。跟不上歷史的車輪，必然會被淘汰。針對當前我國高校的人事檔案管理模式所存在問題，目前主要問題是檔案管理工作從業者的傳統的思維定式很難轉變。他們在意識形態里依然沿襲著傳統的檔案保管、整理式管理方法，信息化系統化管理意識相對薄弱。主要體現在這樣幾個方面：第一，高校的檔案管理的工作量呈多峰性，在工作并不繁重時，部分從事檔案管理工作的工作人員憂患意識不強，單純認為檔案管理是高校工作中輔工作，主觀上對于檔案管理工作的時效性關注不高，思想重視度不夠。第二，部分工作人員會認為人事檔案只是簡單的信息資料保管與整理，對于大數據背景下辦公信息化發展帶來的工作方式變革未能有足夠關注。第三，部分高校未能足夠重視人事檔案管理工作在高校建設發展過程中的作用與地位，在人事檔案的工作中將其流于形式，簡單將檔案進行登記分類，辦公信息的系統性、整體性以及自動化程度不高。受傳統檔案管理模式根深蒂固的影響，檔案管理的模式依舊繼承著傳統的手工搜索模式，整體信息化的含量偏低，在查找翻閱時費時費力，效率低下。雖然當前已經有很多高校開始嘗試檔案管理變革，進行資料的信息化系統化整合管理，盡管有相應配套的基礎硬件設施與軟件管理，但相關工作人員固有思維很難在短時期內完全轉變過來。縱然他們有了信息化的人事檔案管理意識，但是在實際的執行過程中，卻依然采用了傳統的檔案保存管理模式，信息的資源依舊無法做到實時共享與隨取隨用，在人事檔案檢索與調查取閱的過程中依舊存在效率低下的問題。這些問題都嚴重阻礙了高校人事檔案工作的有效發展，需要一定時間來適應。總的來講，當代高校大部分的檔案依然是實體文件居多，檔案的信息化管理利用范圍雖廣，但在檔案材料信息咨詢查詢過程中，其潛在的價值尚未被完全發掘出來，在現階段的高校內檔案管理工作的靈活性、適應性與時效性仍然缺乏，要走的路依舊很長。2.2信息化檔案管理硬件設備落后，技術人員缺乏。高校人事檔案的信息化建設不是一個簡單的工作，不是一蹴而就就可以成功的，需要一定數量的資金分配與技術支持，這兩項困難也正是現在高校所需要克服的問題。多數高校的檔案管理部門存在自己配給比例不足的情況，高校人事檔案管理更是面臨著資金分配不足與技術落后的雙重挑戰。資金配給不足導致硬件設施無法跟上，信息化管理的辦公條件與環境建設遲緩。而管理隊伍上，專業型、復合型檔案管理的人才缺乏，在有限的硬件設施下，難以發揮其完整的檔案管理效率。這兩項困難，導致文檔管理數字化網絡化工作進展緩慢效率低下。除此之外，在檔案管理設備方面，現階段各大高校的檔案室面積一般不大，相關專業的更新也十分的緩慢，檔案管理員的業務水平和專業能力普遍不高，這些也都影響著人事檔案數據庫大數據化的建設。
3有效推進高校人事檔案管理信息化大數據化的建設
高校人事檔案管理信息化大數據化的建設要想進一步推進，宣傳工作一定要做到位。強化宣傳是提升工作人員檔案管理信息化意識的重要途徑。人事檔案管理在一定程度上涉及高校從業人員的隱私性與私密性，大多數的人認為人事檔案管理工作所要做的事就是將文檔材料進行整合，方便人們進行信息的查閱，卻恰恰忽略了其在人才培養，人才選拔及人才開發中的重要作用。在大數據時代的背景上，首先要做好一系列的宣傳教育來使檔案管理人員對于檔案管理有信息化、數據化的意識，在思想中注入檔案管理信息化方法，讓他們更加清晰認識到檔案信息化建設并不是單純的信息積累與技術上的操作，而更應該是一種技術上相對于傳統檔案管理上的優勢。實現檔案信息資源共同分享，是一種推動高校發展甚至地方經濟發展的重要科學力量。對于高校來說，實現大數據化和信息化的檔案工作管理，必須要在高校大環境中建立起一個信息化檔案管理的意識，并為此制定出相應的規章制度，加大對大數據化信息化的文檔管理的宣傳，使得高校中的人事資源得到最大限度的、合理有效地開發和利用，讓信息化的檔案管理工作建設更快健全。同時，還要加強對于信息化數據檔案管理人的專業培養，一定要充分運用科學的管理手段，從軟層面上來推進大數據信息化的轉彎管理進程。從而在整個高校的檔案管理工作中，發揮出更大的作用，實現高校人事檔案管理向辦公自動化、信息化和數據化高速邁進。
4結語
在大數據的時代下，各個高校的人事檔案管理工作都面臨著不同程度的挑戰，承受著來自高校上下級和社會的各種壓力，這些壓力與每一位高校教職工的利益息息相關。所以做好高校人事檔案管理信息化大數據化的建設是高校能夠優質長足發展的重要工作，也是當前各高校檔案管理改革工作的當務之急。唯有在多方共同努力下，共同進步下，才能有效地提升高校人事檔案管理信息化大數據化的水平，才能讓高校人事檔案管理的人才培養與人才開發的優勢真正的發揮出來。最后，本文所涉及的大數據檔案管理的問題，也正是需要同時著手解決的問題，是檔案信息管理化的解決問題之道。大數據時代下的檔案信息化管理，任重而道遠。
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1.1適應社會需求
在日新月異的社會之中，想要不被社會淘汰就要做到能夠適應社會的發展，與時俱進，而人事檔案的信息化建設便是社會發展的必然結果，這是一個信息化社會，掌握重要的信息是成功的關鍵，隨著信息化進程的加快，科學技術的發展，人事檔案在人們心中的地位不斷上升，信息資源是人們想要獲取成功所必須的資源，人才資源更是重中之重，于是，人事檔案的信息化建設與網絡技術的發展聯系日益密切，檔案工作的存在便是為了滿足人們的需求，而達到為社會發展服務的最終目的，人事檔案信息化建設的提出在一定程度上促進了人事檔案的改革，并且使檔案的發展適應社會發展的潮流，是一項偉大的舉措。
1.2信息的共享性
共享性是信息本身固有的特性，對于人事檔案來說，能夠為是全社會的人們提供全面有效的人事化信息，從而在很大程度上提高率社會工作運行的效率，通過人事檔案的信息化建設我們可以通過網絡迅速而準確的找到我們想要掌握的人事信息，還可以查詢人事的其他方面信息，從而達到全面了解我們想要了解的人，相比較于以前從紙質媒體等獲取信息的方式，大大提高了工作效率，節省了一定勞動力，在一定程度上優化了社會工作，促進社會進一步發展。
2人事檔案信息化建設的主要內容
2.1把數據庫的建設作為重點
數據庫作為信息的源頭，具有重要的地位，想要實現人事檔案的信息化建設就必須做好人事檔案數據庫的建設，通過計算機網絡建立多媒體信息數據庫和文字信息數據庫，在數據庫的建設中，要做到保證所有信息來源的完整性和可靠性，不能一味的把數據庫建設的重點放到硬件設備上而忽略了信息資源的收集和更新，出現數據老化、不準確、不完整的現象。注重已有信息的整合和對未知信息的拓展，能夠做到為人們提供更加優質更加有意義的數據，使人事檔案的信息化建設達到最優狀態，當然，主要依靠計算機網絡進行的數據庫建設，保證其硬件設施的先進性也是必要的，比如說，通過優質的硬件設施做到更長時間的對信息的保存，在數據采集的時候能夠提供畫面更加清晰聲音更加優質的多媒體信息，有助于以后信息查詢時信息的識別，人事檔案包括的不僅僅是一點個人信息，它還涉及很多其它信息，所以我們應該注意人事檔案信息化建設時它內容的豐富性，我們只有認識到信息化建設的重要性，做好每一個細節，才能更進一步推進人事檔案信息化建設的進一步發展。
2.2規范檔案建設的各個環節
檔案作為數據信息，是很容易出現錯誤的，所以我們要對檔案建設的所有步驟都進行有效的規范，提出科學、標準的操作方式，優化以前檔案建設的步驟，實現科學化管理的目標，打破傳統的工作方法，只有在各方面都做到讓工作步驟最優，讓管理方法最合適，才能更加有效的建立對人們真正有用的信息檔案。
3人事檔案信息化建設中存在的問題
3.1信息化建設中的基礎化設施配備不完善
通過網絡技術進行人事檔案的信息化建設，不僅僅需要人們擁有足夠的信息資源，還有很重要的是優質的硬件設施，比如計算機、掃描儀等技術設施，只有這樣才能保證檔案的信息化，可是目前很多地方都存在技術設施不夠或者老化、功能不齊全的問題，很大程度上阻礙了人事檔案的信息化建設。
3.2檔案管理人員素質有待提高
所有工作進行的主題都是人，我們的思考能力決定了我們的領導地位，社會發展的速度和質量最終都是由我們的意識和努力決定的，同樣的，在人事檔案的信息化管理的過程當中，實施的情況，很大程度也取決于工作人員的工作態度和能力水平，從目前來看，我國的檔案管理人員大多都是學問不高而且沒有經過很好培訓的，甚至有的根本不了解計算機技術，不能適應推進人事檔案的信息化建設，這樣便導致整個檔案管理的工作售到影響，整體工作散漫效率不能提高。
3.3信息化管理標準不明確
有了目標才有動力，才知道努力的方向，對于人事檔案的信息化建設也有異曲同工之處，只有有了明確而統一的標準，工作人員才能知道具體要怎么做，現階段的檔案管理中卻沒有統一明確的標準，導致工作人員的工作沒有目標和方向，出現效率低下，工作態度散漫等情況，極其不利于工作的進一步開展和優化，人們從自身的利益出發，違背了檔案服務于社會的標準，阻塞了信息的共享。
4人事檔案信息化建設的對策
4.1加大對信息化建設中基礎設施的投資
我們已經分析了落后不完善的基礎設施對我們工作帶來的極大障礙，我們就應該意識到想要推進人事檔案的信息化建設，加大對信息化基礎設施投資的重要性。這些基礎設施作為開發和利用各種信息的基本條件和數據文檔傳輸的基本方式，占有重要的地位，我們只有加大投資購買先進的基礎設施，才能優化工作結構，保證工作效率，提高我們信息化進程的速度，做到實現人事檔案信息化的目標。
4.2提高工作人員整體素質
面對我國目前，檔案管理工作人員整體素質不高的情況，我們必須做出有效對策改變這一現象，首先我們要對檔案管理人員進行高質量的職業培訓和技能培訓，讓他們掌握信息化進程中所必須的技能，并且端正工作態度，可以適當提高檔案管理人員的薪資比例，吸引部分高學歷高質量工作人員進行檔案管理工作。
4.3統一信息化管理標準