時間：2023-06-13 16:08:22
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教學檔案是指高校在教學活動中直接形成的具有保存價值的各種文字圖表聲像等不同載體的文件、資料，是記述和反映學校教學工作的具有保存價值的材料，是衡量學校教學管理水平和教學質量的重要標志之一，也是高校檔案工作的重要組成部分。根據《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》的要求，新時期我國的高等教育要勇于開創新局面，創造新輝煌，促進質量提升，強調要把改革創新作為發展動力，對高校的教學管理工作提出了新的更高要求。高校教學管理領域只有不斷創新，才能跟上時代的步伐。教學檔案管理是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，它是教學管理工作的重要組成部分。如何在原有的基礎上做好教學檔案管理創新，是新形勢下高校教學檔案發展的必然趨勢，也是教學管理工作者需要不斷思考的問題。
一、新形勢下高校教學檔案管理呈現的新特點
隨著高等教育體制改革的迅速發展與辦學規模的逐步擴大，高校管理機制和范圍都發生了根本性的變化，文件資料的產生與日俱增，高校教學檔案管理面臨著新形勢，產生了一些新特點。
1.教學檔案管理的開放性更強
隨著信息技術的飛速發展，互聯網技術越來越成熟，國家之間、組織之間、個人之間的交流將更加方便，非涉密檔案的封閉性被打破，最終成為公眾資源。
2.教學檔案管理趨向虛擬化
信息化條件下，高校教學管理的虛擬化主要表現為教學管理主體和管理客體的虛擬化、教學管理環境的虛擬化和教學資源的虛擬化。
3.教學檔案管理的交互性更強
信息化條件下校園網的管理平臺的交互性更強，從而使高校教學檔案管理主客體之間的交互性更強，交互方式更多，本文由收集整理且主要以非同步交互為主。
4.教學檔案管理矛盾突出
高校教學檔案管理軟硬件水平與新形勢下教學管理要求間存在的矛盾日益突出。
二、高校教學檔案管理發展的障礙性分析
教學檔案是在高校的教學活動中形成的，它反映了教學研究、教學實踐、教學管理的全過程，是高校教學管理工作的重要組成部分。收好、管好、用好教學檔案，無疑是高校檔案工作的重要內容之一。不可否認，目前不少高等院校在教學檔案管理方面有了進步，但多數高校的教學檔案管理仍存在許多不足之處，如有些文件材料收集不全面、內容填寫有遺漏、書寫不符合要求，等等。同時，高校的教學檔案管理面臨新的形勢，出現新的特點，有些新出現的問題可稱為雪上加霜，嚴重影響了教學檔案管理的質量，主要受以下主客觀因素的制約。
1.主觀制約因素
（1）檔案意識薄弱。一是學生不重視自己的個人檔案，不了解學籍表與自身的關系，不愿意認真填寫自己的個人信息，使得學籍表不能體現學生的真實情況，影響檔案的真實性，也降低了保存價值；二是學校領導缺乏檔案意識，對檔案管理工作不夠重視，沒有在政策上、經費上給予保證，也沒有把教學檔案管理工作作為重點項目來對待，只是疲于應付檢查；三是各部門具體負責檔案管理的工作人員對工作缺乏正確的認識，對檔案不夠重視。
（2）高校教學檔案管理人員存在不穩定性，沒有足夠的專業知識。考慮到各方面原因，很多高校的教學檔案管理人員并非經過嚴格招聘而來，大多數都沒能接受檔案管理的正規教育，不具備相應的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學院也沒能配備具有專業素質的教學檔案管理人員，基本上都是由教務教學管理人員兼任教學檔案管理一職，且變動非常頻繁，正是因為身兼數職，才給教學檔案管理帶來了更多不利局面。
（3）現代化管理手段落后，不能與時俱進地體現教學檔案的系統性、完整性和科學性。當今社會已經進入信息化管理的時代，教學檔案的管理也必將隨著這一劃時代的歷史進程而發生巨大的變化，走出傳統的思維和工作模式。但大多數高等的檔案信息管理和開發還處于相對滯后的狀態，尤其是教學檔案的管理，不管是管理手段，還是服務方式，都十分陳舊老套，不能與時俱進。
（4）規章制度難以落到實處。目前，高校制定的某些規章制度和工作職責看似很周詳，條條框框很多，但不夠務實。在實際操作過程中，往往會出現職責不清、分工不明的現象，很多工作執行起來很困難，往往難以落到實處。教學檔案管理工作方面也存在同樣的問題，如主管部門對檔案管理工作缺乏常規性的檢查和監督，也沒有相關部門給予經常性、專業性的指導，使得檔案管理工作水平難以得到持久、有效的提高。
2.客觀制約因素
（1）經費投入不足，軟硬件設施落后。由于長期以來對教學檔案管理工作的忽視，缺少對該項工作的經費投入，由此造成檔案管理軟硬件設施很落后。沒有獨立的辦公場所、良好的辦公環境和現代化的信息檢測系統，檢索手段十分原始。器重，一部分完全靠大腦的記憶，一旦忘記，檢索起來很困難；另一部分，則是靠手工制定一個簡單的只有自己知道的檢索目錄來檢索。這些，都使得教學檔案的信息資源優勢得不到充分發揮。
（2）收集的教學檔案系統性不強，材料不規范。高校教學檔案的內部是一個非常復雜的結構。教學管理過程中，由于沒有形成一定的管理規范，缺少制度保障，這一過程中形成的原始材料不齊全，不完整；并且，教學安排統計表格格式混亂，與檔案內容無法對應。
三、加強高校教學檔案管理創新的對策
1.創新管理觀念，強化管理意識，建立教學檔案
創新管理觀念，就是要求檔案人員轉變固有的管理思想觀念，通過各種宣傳手段，加強相關文件和規定的學習，使全體師生員工充分了解教學檔案的內涵，認識到加強教學檔案管理工作的重要性和必要性，認識到教學檔案管理是學校教學管理工作中的一項必不可少的基礎性管理工作；強化管理意識，特別是領導要強化檔案管理領導意識，從學校長遠發展和人才培養的高度，加強對學校檔案工作的領導，把教學檔案管理工作列入重要工作議事日程，在人財物方面予以支持，并積極引導廣大師生重視教學檔案，用好教學檔案，把檔案的保管與收藏轉變成檔案的開發和利用。另外，改革舊的管理模式，加強檔案信息的雙向溝通與交流，實行開放型的科學管理，也可以以此強化檔案管理的意識，確保建立高質量的教學檔案。
2.創新管理制度，健全管理體制，完善管理體系
創新、健全和完善有效的管理制度是做好檔案管理工作的基礎，是搞好教學檔案管理工作的保證。一方面，學校教學檔案管理需要校領導層繼續制定具有前瞻性的管理制度進行規范管理；另一方面，學校教學檔案管理更需要建立健全符合自身特色的制度作保證，主要是在人、財、物的保障上，以及檢查與獎懲制度上，建立行之有效的管理制度。在此基礎上，建立起由分管領導、教學部門負責人、教學部門專職教學秘書等組成的教學檔案管理網絡，明確崗位責任制，實行定期檢查制度，成立校綜合檔案室，負責全校檔案的綜合管理。各院、處室應明確一名兼職檔案員負責本部門檔案的收集整理和移交工作，形成一個以檔案室為中心的強有力的管理網絡體系。
3.創新人才培養，充實管理人員，加強隊伍建設
檔案管理人員的專業素質和技能水平是教學檔案現代化建設的最重要的主觀條件，引進管理人才與加強檔案管理人員的業務培訓，理應成為當前檔案管理的重中之重。首先，高校要引進專業管理人才，爭取安排專人負責教學檔案管理工作，不能安排專人的則要保持兼職管理人員的相對穩定，注重充實管理人員；其次，學校檔案管理工作領導小組應該有計劃、有步驟、有針對性地組織檔案專業性工作人員進行多種形式的教育培訓，促使他們系統學習和掌握檔案業務的知識規律和方法，加強人才的培養。同時，要通過建立和完善有效的培訓機制和考核機制，為檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證，以保證各級檔案的整體性及系統性；最后，要不斷提高專兼職檔案管理人員的職稱和待遇，努力改善其辦公條件和環境。只有管理人員心安了，業務素質提高了，管理隊伍壯大了，教學檔案管理才能持續健康發展。
4.創新管理設備，改善管理條件，提高管理水平
目前，高校中或因不夠重視，或因經費不足，或因用房緊張，往往未能按照檔案管理要求設立專用教學檔案管理庫房，這對教學檔案的管理是極為不利的。從長遠來看，需要學校投入經費，為各個學院建設檔案分室，規范檔案管理。但就學校財力和各學院實際情況而言，可能還無暇顧及因此，權宜之計是學院為兼管教學檔案的教學秘書安排專門辦公室，對教學檔案進行集中管理，既方便利用，又可減少因進出辦公室人員雜亂帶來的干擾。與此同時，學院要逐年投入經費，購置存放教學檔案的檔案柜、檔案盒，配備管理檔案的專用計算機和移動存儲設備，等等，更新管理設備，努力改善檔案管理條件，提高管理水平。
蘇萍，女，出生于1980年12月，教學秘書，湖北第二師范學院，研究方向：教育測量與評價。
摘 要：教學檔案管理工作是高校教學管理的重要組成部分，是評估教學水平和教學質量的重要指標之一。本文闡述了新時期高校教學檔案管理工作中普通存在的問題，并提出了相應的建議。
關鍵詞：高等學校；教學檔案；管理；策略
高校教學檔案是高校在教學過程中和教學管理活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像等不同載體材料的總和。在新時代的背景下，教學檔案管理作為高校日常教學管理的重要組成部分，如何適應新的形勢，如何提高檔案管理水平，如何數字化、精細化管理，已成為高校及檔案管理人員面臨的新課題。
一、新時期高校教學檔案管理工作的現狀及問題
1、教學檔案管理部門權責不明現象較突出
長期以來，高校領導對教學檔案工作還缺乏足夠的認識和了解，檔案管理意識薄弱，沒有把檔案管理工作納入部門工作計劃和議事日程中，導致教學檔案的管理處于無序狀態。高校教學檔案管理工作涉及學校眾多部門，寵大而復雜的工作關系網，使得教學檔案的收集、管理和使用等工作無法良好的運轉。各部門之間職權劃分不夠明確，也缺乏必要的溝通，使得高校教學檔案管理工作經常處于各自為政的局面，因而致使教學檔案材料收集、整理、保存與利用等工作不能做到統一管理，資源共享，利用充分的有效管理狀態
2、教學檔案管理制度不健全，教學檔案整理不規范現象較普遍。
部分高校不注重教學檔案管理工作，管理意識薄弱，更缺乏健全、有效的管理制度和辦法。在日常教學管理工作中，從教務部門缺乏科學有效的管理制度和監督措施，到二級教學單位和教學管理工作人員缺乏高效且系統的教學檔案管理方法。
3、 教學檔案管理現代化、信息化程度仍較低
近幾十年來，隨著計算機技術的不斷發展，某些領域已經基本實現了信息化管理，但高校的檔案管理改革建設進程依然緩慢，信息化水平相對較低，已不能滿足信息時代化的要求。原因主要為兩個方面：一方面，高校將有限的經費重點放在一線教學的數字化上，而對檔案工作的經費投入不足，對檔案數字化建設則較為忽視，造成檔案管理的現代化設備欠缺或現有設備陳舊老化嚴重，檔案的收集、分類、編目與保存等工序仍然采取傳統手工的方式；另一方面，一些高職院校雖然建立了數字化檔案系統，并且與校園局域網、互聯網相鏈接，但是在實際操作中，由于設備及管理人員現代化技術水平的局限，往往形式大于內容，僅是將數字化設備作為閱讀檔案的簡單工具，而沒有充分利用系統的導航、索引等功能，為檔案的查詢和利用帶來便利。
4、教學檔案開發利用率較低
在很多高校，教學檔案管理大多只是停留在收集、整理、裝訂與保管等工作上，忽視了教學檔案信息資源的開發利用，各部門、各教學單位之間教學檔案的管理相對封閉，很少有互相借鑒與交流的機會，許多珍貴的檔案長期被束之高閣，失去了檔案的珍貴意義。高校教學檔案管理工作仍以“管檔案”為主，而非以“提供服務”為主的現象較為嚴重，也亟待提高其利用率。
5、教學檔案管理隊伍穩定性較差，檔案工作人員業務素質較弱
目前，現有教學檔案管理隊伍中，相當一部分都是由學校其他崗位人員調任來做檔案管理工作的，或者是由其他崗位的人員臨時兼任的，很多高校缺乏檔案專業科班出身的、受過全面的檔案管理專業培訓的檔案管理人員。因此，由于檔案管理人員的臨時性和業余性，導致各級教學材料檔案管理人員流動性大，影響了檔案管理工作的連續性、穩定性和系統性。
二、 新時期教學檔案管理工作的幾點改進措施
1、 理清教學檔案管理思路，實行層層負責制
推進教學檔案管理工作，必須積極爭取領導對檔案管理工作的重視，多方面提高領導對教學檔案工作重要性的認識和檔案功能的了解。具體管理工作中，高校應科學合理的將教學檔案管理工作任務層層分解為可執行的任務單元，遵循下級服從于上級、上級統領下級的管理方針，與組織目標的層層分解相對應，組織的權力也通過層層授權的方式形成分級管理的組織權力結構，目的就是充分發揮組織職能和組織成員的集合潛能，提高各層組織的協同效率，從而有效地實現組織目標。
2、完善教學檔案工作的相關制度，規范檔案管理工作
高校一方面要依法建立健全現有教學檔案管理制度，包括修訂原有的規章制度和補充制定新的規章制度；另一方面要理順陳舊的檔案管理制度。高校要進一步改變高度集中的管理體制，二級學院應建立獨立的檔案管理機構，真正建立起“統一領導、分級管理”管理模式。
為了進一步規范教學檔案管理工作，高校需要建立教學檔案評價指標，強化教學檔案的監督職能，建立起由學校分管領導、二級學院負責人、專兼職檔案管理人員組成的教學檔案管理體系，明確每一層次、每一崗位的職責，并制訂詳細的教學檔案評價指標體系，建立教學檔案管理工作檢查評比制度。通過教學檔案評價指標體系的確立和評比制度的實施，將評價和評比結果作為衡量教學質量和管理水平的重要依據，確保教學工作與教學檔案管理工作同步，各項教學材料的產生的情況與教學檔案的積累程度相吻合。
3、 加強教學檔案管理的現代化、信息化建設
加快高校教學檔案管理工作的現代化進程，利用信息技術來提高高校教學檔案管理的工作效率，創新高校教學檔案管理的工作模式，是新時期高校教學檔案管理工作者應當關注和解決的問題。構建高校教學檔案信息化管理系統，對提高高校教學檔案管理工作乃至教學水平有著十分重要的意義。首先，要準備一定的資金配備先進的計算機設備和相應的計算機網絡系統，保證教學檔案管理的信息化有堅實的物質基礎；其次，還要建立和完善教學電子文件管理的規章制度，確定歸檔范圍、責任、格式、程度、方法、時限和質量，明確檔案數據的入庫、修改、檢測、備份、刪除、銷毀等操作的原則、方法和要求；最后，還要加大教學電子檔案的服務水平、擴大利用范圍，建立數字化教學檔案目錄，方便讓廣大的師生檢索和查詢資料，從而更好地提高教學檔案的服務水平。
4、提高教學檔案的利用率，增強服務意識
我們應加強教學檔案信息資源的開發利用，逐步推進教學檔案材料數字化建設，改變傳統的紙質文檔檔案現狀，加快紙質文檔數字化進程，將紙質文檔信息轉化為電子檔案信息進行歸檔，并建立各類全文數據庫和多媒體數據庫，通過建立教學檔案管理信息化服務網絡，實現檔案資源共享，為廣大師生提供方便快捷的服務。要堅持“以利用為中心”的指導方針，使檔案充分發揮其利用價值，要把現代科學技術手段運用到高校教學檔案管理工作中去，讓“死檔案”變成“活資源”，切實大大提高教學檔案的利用率。
5、 加強教學檔案管理人員隊伍建設
在改革高校教學檔案管理工作模式的同時，也需要進一步加強教學檔案管理人員隊伍的穩定性，以及提高教學檔案管理人員素質和業務水平。一方面是引進專業性人才或指定專人進行教學檔案管理工作，明確目標與任務，盡量保證管理隊伍的穩定性；另一方面是定期或不定期開展業務培訓工作，通過培訓提高管理人員的檔案管理業務知識和水平，即：引進好“新人”，培養好“老人”，充分保證教學檔案管理工作的穩定性。（作者單位：湖北第二師范學院外國語學院）
參考文獻：
[1] 張美莉.新時期高校檔案管理工作現狀及發展策略[J].滄桑，2013（6）
一、人事檔案管理中常見問題
1.檔案完整性欠缺
傳統職教工人事檔案的管理有諸多欠缺之處，在許多學校的職教工人事檔案中所記錄的一些關于職教工經歷資歷、職務考核、入黨材料等重要相關的內容比較隨意，加之傳統檔案都是紙質材料，信息化的技術操作比較少，人事部門只能搜集原始手寫稿或進行材料打印，這樣不利于檔案的保存，人為操作還不可避免會發生遺漏、損壞檔案的可能，從而引發一系列不必要的麻煩。而這些重要的檔案履歷無疑關系著教職工以后的發展前景，所以，如何妥善的管理這些檔案就成了重中之重，教職工檔案管理的效果好壞，也一定程度上影響了廣大人民群眾對于學校的評價。
2.管理檔案安全性問題
人事檔案管理中最為重要的就是檔案的安全工作，檔案管理只有做到絕對保密，保證安全，才能讓廣大教職工放心，并且檔案的保密工作也關系著學校信譽度。所以，檔案管理人員有沒有做好安全保密工作、嚴格防范于未然是十分關鍵的問題。此外，人事檔案的形成是一個循序漸進，慢慢積累的過程，在檔案管理的過程中，檔案管理人員交替能否做好交接工作，也是現今人事檔案管理的問題所在。
3.檔案的管理問題
人事檔案是一個人長期成長的記錄，我國的檔案制度也是從個體高中階段開始記載的，在漫長的學習工作過程中，檔案也是在不斷變化的。而學校教職工的檔案大多已經成型，所以面臨的一個問題就是檔案記錄的長期性、連續性，是否能夠保證各種記錄可以及時進入到職工的檔案當中。然而學校還是會存在檔案長時間管理欠缺的問題，因此這也就成為學校檔案管理期間的主要問題。
二、人事檔案管理問題有效對策
1.確保人事檔案保存的完整性
對于這一點，現代網絡信息技術發展迅速，我們可以將這些重要的檔案錄入到網絡信息庫中，并且還要指派專業的網絡維護人員進行優化升級，定期做到檔案更新，做到隨時查詢錄入最新的檔案信息。并且要逐步做到檔案管理電子信息化，避免了人為保管不當，以及檔案信息錄入不及時的漏洞。充分利用信息技術手段，豐富檔案保存的方式，如云端存儲、多重備份等。通過網絡分級授權查詢，還可以更加清晰直觀地了解到教職工個人履歷，為學校選拔人才，領導決策提供依據，提升學校的管理水平。
2.檔案管理過程的安全性
想要確保檔案管理的安全，必須從篩選管理人員開始，須經過嚴格的思想政治素質和專業技能考核才能上任。堅決做好防盜保險工作，做到多層把關、嚴格控制。并且信息技術人員必須定期進行殺毒，對軟件進行升級更新，保證網絡數據庫可以正常的運行。同時禁止閑雜人員進入檔案室，把安全工作放在第一位。此外，檔案管理部門要不斷整合檔案信息，建立建全資料庫，將檔案信息管理變為動態且具有可持續性的管理模式，確保資料庫的實時更新，保證更新質量。充分利用信息技術手段，不斷充實檔案資料，形成一套健康良好的檔案記錄模式，更好的為教育教學服務。
3.加強檔案管理人員業務水平
1 當前各單位檔案管理存在的問題
1.1 理論與實踐難以齊驅并駕
電子文件的概念學界早在90年代都開始研究了，主導人物也就是如今檔案學的領軍人物馮大師太，時至今日電子文件的研究一直沒有斷過。國家層面上也出臺了相關標準和戰略規劃，目前正在進行紙質檔案數字化工作，實行雙套制保存，即紙質一套，數字化一套。保存紙質的原因在于它物理上易于保存，科學維護下保存幾百年不成問題，并且現在國家政府各個部門并沒有統一的實行無紙化辦公，這些直接產生的紙質記錄必須要保存的。而進行信息化、數字化的原因，一是為了安全備份，二就是為了便于查詢和未來的開發利用。但雙套制無疑增加了檔案人員和檔案保管的負擔。同時，各單位的檔案管理人員還保持著傳統的檔案管理觀念，幾乎所有各單位的檔案都由自己單位負責管理而不是歸檔案部門管理，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。
1.2 檔案管理制度不規范
各單位檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯存在缺陷。而且由于缺少系統的管理，在檔案的存儲過程中只能夠保留下經過篩選與改動的最終文件，從而導致部分原始文件的丟失。而又因為各類文檔的存儲方式存在差異，在數據庫檢索中就會出現一些絮亂，給搜索查閱文獻資料帶來了一定的不便。信息技術的發展與應用在給檔案管理工作者帶來便捷的同時也對其專業素質提出了更高的要求。電子化的檔案管理摒棄了傳統的檔案管理方式，代替以現代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業人員進行科技管理。這就對檔案管理者的專業素質提出了更高的要求。
1.3 信息技術存在安全隱患
雖然各單位的電子檔案已經開始保存，但如何實現電子文件的真實性，完整性和有效性仍是一直在研究的難題，電子文件很容易修改和載體之間的遷移，那么它的憑證作用怎么定性，這是一個很重要的問題，法律地位得不到確定，就難以在政務工作中發揮作用。電子檔案如何長久保存？光盤、磁帶、硬盤的壽命都是有限的，系統的壽命也是有限的。當初的系統能讀出電子文件，以后支持該系統的軟硬件平臺消失了怎么辦？電子檔案的安全性也是一大問題，這也是政府相當看重的問題，信息化時代的網絡攻擊，一不小心密級檔案泄露都會成為大問題。
2 改進信息化環境下的檔案管理途徑
2.1 建立全新的檔案管理模式
在信息化建設之前，各單位的檔案管理工作一般由固定的部門或個人進行。信息化的建設使得檔案管理工作的主體轉變為檔案文件本身，經過處理的文件可以直接通過掃描完成歸檔。這種歸檔方式實際上為各部門之間的協作提供了機會，原因在于自動化的歸檔需要信息技術部門和檔案管理部門的團結協作。一旦某個環節出現問題，就會對檔案的完整性產生影響，從而引起兩個部門的高度重視。所以傳統的管理方式并不適合信息化的要求，需要引起各單位領導的重視，把檔案管理制度拓展延伸，并把前端控制納入信息化系統的內容，保證各單位檔案管理的完整性。
2.2 建立健全制度規范，促進檔案管理標準化
現階段，各單位檔案管理需要一套全新的管理模式，因為沒有前車之鑒，缺乏一套系統化理論化的管理制度及有效的指導。導致之前的各單位檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規范性，使得檔案管理建設過程進度緩慢，多走了許多彎路。因此，有關部門領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的各單位檔案管理建設制度。制度應該囊括檔案管理工作的各個方面，使檔案工作人員在工作中有法可依。合理的科學的安排檔案管理工作的工作流程。另外，還要制定一套監督制度，隨時監督檔案管理工作，保護檔案的保密性，絕不能給予不法分子可乘之機。
2.3 落實信息技術支持，完善檔案管理系統
只有資金落實到位，檔案建設的軟件和硬件配置才能齊全，這也是開展檔案管理工作的基礎性條件。只有擁有齊全的配置，檔案工作人員的工作才能順利進行。各單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統，保證網絡信息體系的順暢無阻，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應邀請專業人士為單位各單位檔案管理工作設置其特定的檔案管理軟件，減少工作中不必要的程序和環節，提高工作效率，加快檔案管理工作的進行力度。還要為各單位檔案管理設置一個專門的保護系統，盡量避免各單位檔案信息的泄露或流失，減少患者資料遺失風險。
2.4 加強宣傳，增強全員主動歸檔意識
單位應加強宣傳力度，讓全體職工理解檔案管理的重要性，促進全員職工的檔案意識提高，全力支持的檔案管理信息化工作，為檔案工作提供有記錄價值的第一手資料。單位各部門應積極配合工作，保證檔案管理工作的順利開展。檔案管理者應全方位收集相關資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內容。
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[關鍵詞]檔案信息資源；開發利用；文化；創新
一、檔案信息資源的開發利用的文化內涵
檔案資源在當前社會和經濟發展過程中發揮著非常重要的作用，通過對檔案信息進行加工和整理，更好的將檔案中有價值的知識的信息挖掘出來，從而為廣大利用者提供優質的服務，實現檔案信息資源的開發利用，通過對知識信息的整序和傳遞來確保檔案信息利用效率的提升。檔案作為重要的文化載體，具有較強的文化屬性，通過對檔案資源的開發利用可以有效的挖掘出檔案中的文化內涵及文化價值，使其成為有序的知識體系，并向公眾進行傳播，從而為當前我國社會主義文化建設工作起到積極的促進作用。
二、以文化的視角創新開發利用工作
（一）將“文化”思想引入到檔案工作中
檔案信息資源的開發利用需要以檔案的收集作為重要的基礎，通過在工作中引入“文化”思想，能夠有效的提升檔案工作人員的文化意識，這樣在檔案開發利用工作中才能更重視其文化屬性，能夠將反映人文精神和民族文化的檔案資料進行收集和整理，而且通過文化意識的提升，檔案工作人員編研工作中也能夠保證檔案資料的連貫性，更好的將檔案資料中蘊藏的文化成果挖掘出來。在檔案開發利用工作中，檔案部門需要營造文化氛圍，打造良好的檔案文化環境，加快新技術和先進設備的引進，從而為讀者提供高質量的查檔和閱檔服務，使檔案資源共享的文化教育和傳播功能得到進一步拓展，強化對公眾在獲取檔案信息時的文化熏陶。
（二）檔案資源的開發利用要與公共文化需求相符合
在對檔案資源進行開發利用時，需要以大量的檔案信息資源作為基礎，這就需要在對檔案信息資源選擇時不能只追求數量上的增加，而需要對公共文化需求更為關注，加快傳統收集方式的改變，加大對社會各個層面活動和文化檔案資源的收集力度。在當前我國公眾精神文化需求目益增長的今天，公眾的文化需求也呈現出自身的特點，特別是公眾由于貧富差距及受教育水平等因素的影響，其文化需求不僅具有多樣性，而且還會存在一定的差異性，同時文化需求還存在著無限性和潛在性的特點，這就需要在當前檔案信息資源開發利用工作中，需要針對當前公眾文化需求的特點來對工作重心進行確定。首先，需要針對不同人群對文化需求的不同來開發與各社會階層特點相符的檔案信息資源；其次，在要檔案資源開發利用工作中進行不斷創新，確保所開發出來的文化產品要與時代特點及社會發展相符合，這樣才能更好的對公眾起到引導作用，加大對檔案信息資源的有效利用。
（三）加強與其他文化部門的合作
當前我國處于知識經濟時代，信息共享及協作單位共贏是當前時展的主題。在檔案資源開發利用工作中，檔案部門需要加快觀念的轉變，將檔案信息的開發利用當社會性的行為，需要在工作中加強與其他文化部門的合作，從而更好的豐富自身的館藏，通過掌握更多的檔案信息資源來做好檔案的開發利用工作，有利于更好的發揮資源互補。這就需要檔案部門不僅需要加強與圖書館、博物館及文化館等文化部門的溝通，而且還要加強與方化產業機構的合作，利用多種形式來加快推動檔案文化產品的共同開發力度，并實現對檔案文化產品的有效傳播。
（四）開發多元化的檔案文化產品
要有效地開展檔案信息資源開發利用工作，就一定要站在文化性的角度透視檔案，大力開展檔案的文化實踐活動，挖掘檔案的文化內涵，汲取歷史中經濟、政治、文化、科技乃至民俗民情等方面的精髓，并且用之為原形、線索、背景、素材，用藝術、文學的手段，產生有社會學、美學、史學的文化產品，使公眾更多地接觸檔案、利用檔案信息資源，深刻體會到檔案的文化價值。傳統的檔案信息資源開發利用項目主要集中在編研、舉辦檔案展覽等方面，形式較為單一，內容上相對注重政治性、史料性以及學術性，服務對象略為局限，在一定程度上制約了檔案信息資源作用的充分發揮。因此，應該在工作中進行創新和探索，最大限度開發檔案信息資源，提供多種利用形式。比如，可以嘗試出版一些文化性較強的檔案資料匯編，反映地方特色、中國傳統文化、民間藝術以及新時期出現的網絡文化、娛樂文化等，力求全面反映整個社會生活狀況，擴大檔案受眾面。另外還可以對重大事件、時事熱點、公眾人物的資料進行收集匯編，展現事物的完整面貌、人物的生活歷程，給公眾以熏陶和啟迪。同時也可以嘗試多種形式的檔案文化產品的。除了以往的紙質資料外，照片、影像等多媒體資料更能夠引起公眾的興趣，檔案部門可以充分利用不同載體，傳播渠道，開發出更多具有社會價值、文化價值、藝術價值的檔案產品，這也是開發利用檔案信息資源的良好途徑。
（五）以開發利用工作推動文化的發展
檔案具有傳承歷史文化、弘揚民族文化、提升社會文化及服務科學文化的重要作用。檔案中承載著一個國家的歷史積淀，人們對各個時期歷史文化的了解，主要來源于史書、檔案文獻和文物等。因此檔案部門應該積極開發蘊含著豐富的歷史文化知識的檔案信息資源為公眾所利用。檔案部門要利用豐富的檔案信息資源，把充分反映我國文化成果的檔案資料、社會主義革命的輝煌成就等檔案資料挖掘出來，為社會主義的文化教育提供史材，這樣就能夠在一定程度上陶冶性情、凈化心靈。檔案部門在檔案的收集方面應該注意關注能夠反映社會文化特色的檔案資料，比如反映地區風土人情、民俗文化等文獻資料，也可以是反映社會中具有代表性群體特征的資料，比如新興的網絡文化、微博文化、80后懷舊文化等與時俱進的檔案資料，讓公眾更能夠了解整個社會的意識形態，引發思考和討論等。檔案中蘊藏著豐富的知識，檔案部門應該充分發掘科學文化類的檔案信息資源，將其系統整理出來，以供廣大學者研究利用，為整個社會的科學文化發展作貢獻。
三、結束語
當前我國處于知識信息時代，檔案信息資源在開發利用工作中需要充分的挖掘其文化內涵，立足于“文化”角度來對檔案信息資源的開發利用工作的思路和方法進行創新，將檔案資源對文化的傳承和發展作用更好的體現出來，為推動檔案文化建設奠定良好的基礎。
參考文獻
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關鍵詞：實現分析；管理信息系統；教育檔案
當前我國已經全面進入信息化與數字化時代，對于教育機構來說，為了能夠最大程度上提升教育檔案的管理質量與管理效率，則需要綜合運用各種先進的信息化手段對以往的工作方法進行改良與創新。教育檔案管理工作主要包含基本后勤管理、黨政數據管理、科研材料管理、教育文件管理以及人事檔案管理等。相關的檔案管理工作一方面要能夠對教育機構日常工作所生成的各種文件進行記錄與存儲，另一方面要能夠方便有關人員對各種檔案資料進行實時的讀取。這就需要教育機構綜合運用各種先進的信息化手段對各種檔案資料進行數字化的轉換，利用管理信息系統對各種數字化檔案資料進行整理與記錄。最大程度上提升檔案管理工作的信息化水平。
一、檔案信息管理系統概述
（一）設計目的
檔案信息管理的重要作用主要體現在提升教育機構對于檔案資源的管理與控制方面。其次，將計算機技術與網絡通信技術有機結合起來，能夠最大程度上提升檔案資料信息的錄入效率與檢索效率，實現檔案資源管理工作各項操作的信息化水平，同時也能夠最大程度上降低出現資料錄入失誤的概率。第三，將檔案管理工作與先進的信息化技術結合起來，能夠更加地改善教育機構在人事工作方面的科學性與合理性，使人力資源的配置體現出科學性與有效性特點。第四，引入現代化信息技術，能夠最大程度上降低教育在各項管理工作中所需要投入的成本，改善教育撾荒誆康牟普狀況，實現省錢、省力、省事。
（二）系統配置
教育機構的各項管理工作有著十分鮮明的復雜性與系統性特點，這就需要利用最進行的信息化管理系統與各種計算機程序對教育管理工作體系進行描述與梳理。在系統設計方面，可以選用web方式進行系統構建，所選用的運行服務器主要為Windows 2008 Server。根據以往的信息化管理工作經驗我們發現，web構建方式能夠更好地解決用戶與服務器之間的信息交互問題，并且能夠提升信息化管理技術在硬件方面的擴展性，在應用過程中也更加方便維護工作的開展，只要為其提供相關的網絡數字信息傳遞系統，就可以將教育機構內部的各種檔案資源徹底地盤活。
（三）系統設計
1、設計原則。教育檔案管理信息系統的設計需要遵循以下幾方面的基本原則，首先，系統的開展與集成需要能夠體現出充分的全面性與完整性，在對具體設計方案進行可靠性分析的過程中，需要使信息系統在未來一段時間內能夠保持足夠的先進性、安全性與實用性，同時也要進一步發揮出管理信息系統可逆性與可發展性，未管理信息系統性能方面的進一步提升奠定良好的基礎。
2、系統結構。教育檔案管理信息系統在結構方面，需要能夠達到以下幾方面的要求。首先，能夠將有價值的資料與信息進行高度整合，經過整合所生成的資料體系可以最大程度上方便用戶對各項信息資源的檢索與收集。另外，在教育檔案資源的記錄與收集方面，需要重點優化管理信息系統在借還、注銷、查詢以及修改方面的操作，對各項操作信息進行嚴格且準確的記錄，避免各項信息的變動對教育機構的正常下午造成干擾。相關的設計工作盡量要采用樹狀結構程序，能夠方面管理人員對各項操作進行跟蹤，同時也能夠實現對于各個功能板塊的分級管理。
3、系統優點。管理信息系統的應用優勢主要體現在以下幾個方面。第一，管理操作界面簡單并且明了。由于教育檔案管理是一項十分復雜并且系統的工作，工作人員在對各項資料進行錄入與檢索的過程中很可能會肩負比較大的工作壓力，使管理工作的效率與質量受到限制，而引入信息化管理系統化，相關的操作程序得到了最大程度簡化，檔案管理工作的準確度得到了相應的提升；第二，計算機設備對于檔案資源數據的處理能力得到了根本性的提升，在以往的人工管理方式中，各種數據的計算工作需求能夠人工操作的方式來完成，引入信息化管理技術后，管理人員可以直接能夠計算機程度對各種數據進行計算，這種工作方式一方面能夠降低管理人員的工作強度，另一也能夠完成人工操作無法完成的工作，更加重要的是能夠提升數據計算的效率與準確性。同時，管理信息化系統還能夠對各項計算數據進行自動備份，一旦管理人員在操作上出現問題或數據在采集過程中出現問題，則可以通過備份數據對原始數據進行恢復，最大程度上避免出現嚴重的數據資料混亂問題。
二、系統模塊設計
對管理信息系統各項功能模塊進行有針對性的設計，能夠將管理系統的功能集成性與模塊獨立性兩方面的作用充分發揮出來。當前我國廣泛采用的檔案管理信息系統在功能模塊上主要包含后勤管理信息、財務信息、科研信息以及人事管理信息等部分，以上幾方面的信息在錄入與計算方面是集成的，而在檢索方面則相互獨立，這樣才能夠提升檢測的效率與質量。教育機構在使用管理信息系統之前需要對各功能模塊進行有針對性的設計，提高信息系統的應用效率。
三、結束語
引入最新的信息化管理技術是提升我國教育機構運營效率與運營質量的關鍵舉措，尤其是在檔案管理方面，教育機構自身需要加強重視，提高管理質量。
參考文獻：
二十一世紀人才是第一資源，作為現代社會人才管理中，人才交流服務中心作為現代人才市場管理中重要的組成部分，其本身的職能以及管理的有效性無疑決定了我國現代社會人才交流以及人才流動的速度，在一定程度提升了人才的就業效率以及社會資源的有效配置。因此，本文結合我國現代人才交流服務中心檔案管理實際情況，探討社會觀管理方式的實施對策與方式。
一、充分發揮人才管理服務職能，為人才社會化管理服務提供保證
人才交流服務中心檔案的社會化管理其本質在于更好服務于個人與企事業單位，幫助其能夠更好地解決現有人才檔案管理的混亂，能夠有效解決現有企事業單位對于人才的檔案查找，解決其人才檔案管理的后顧之后，從而真正實現人才管理的有效配置，實現人才資源的合理化分配。
1.發揮政府人事部門人才服務機構的主渠道作用
按照規定，人事檔案除可由單位的組織人事部門和政府人事部門所屬人才交流服務機構管理組織人事部門賦予人才交流服務機構人事管理職能，以此充分保證人才管理的真實性、嚴肅性以及完整性。人才交流服務中心作為企事業單位與社會人才之間交流紐帶，其本身的職能發揮以及平臺建設無疑充分發揮了其本身的服務機構主渠道作用，更好地實現了企事業單位對于合理人才的尋求，而人才本身也能夠借助于這一平臺尋求合理地發展機會。
2.轉變職能，創新機制，拓展服務領域
人才交流服務中心必須改變傳統的服務方式以及管理機制，切實有效的對現有檔案管理實行創新性的社會化管理，拓展自身管理職能與管理方式，拓展服務領域，具體而言：
（1）變管理為服務。穿提供的人才交流服務中心檔案管理其更多的是一種被動化的管理，更多的是根據企業的需求而進行相應的服務，而現代社會發展要求其要轉變服務方式，變管理為服務，從過去單純的“管檔管人”逐步轉變到“為人才和單位服務”，增加人才檔案管理的便利性與實用性，充分提升現有人才檔案的利用效率，增加服務附加值，使得人才檔案本身能夠很好地在企事業單位以及交流服務中心之間充分的流轉，不斷提升人才檔案的使用價值，豐富檔案記錄內容，不斷依據企業本身的需求，逐步對現有中心檔案內容進行優化，便于企業實際的內容檢索，以此提高檔案管理的使用效率。
（2）建立適應市場化、符合社會化的運行新機制。社會的發展要求人才交流服務中心不斷改革自身服務理念，轉變事業單位服務機制，由市場發展作為改革動力，逐步建立適應市場發展、符合社會化發展的運行體系。借助于市場力量，更好地將人才檔案進行市場化的管理，采取合理的績效考核方式，增加員工工作的積極性與主觀能動性，充分實現員工的轉崗以及流動機制，利用市場化的用人機制，激活內部管理和服務，來贏得客戶。
（3）做好基礎管理服務，不斷拓展新服務項目。人才交流服務中檔案的管理不僅僅是簡單的提供人才的基礎信息，更為重要的是調節現有市場需求，不斷進行內容的豐富與擴展，便于政府對于現有人才流動以及管理的了解，幫助政府更好地結合現有人才培養以及企業人才需求，進行合理地宏觀調控政策。同時，在此基礎上，不斷拓展原有業務，如注冊資格審查的存檔證明、人才引進、人才測評等不斷提高現有人才交流服務中心檔案管理的多元化，進而滿足企業以及政府的實際人才管理和調查需求。
3.運用現代技術，提升管理服務水平
二十一世紀是信息時代，在現代互聯網技術高速發展的當下。我國人才交流服務中心檔案管理，應該充分借助于現代信息管理技術，運用現代技術，結合MIS、ERP等管理方式，加強檔案管理效率，不斷加快硬件投入和軟件開發，并且實現檔案管理與企業需求之間的聯動機制，能夠依據不同企業的需求更快速的對相應人才進行檢索，從而切實有效的提高了自身的服務效率以及企業人才檢索的有效性。
二、營造社會化環境，加快社會化公共服務進程
1. 以點代面，完善社會化服務功能
人才交流服務中心其檔案的管理，要結合企業需求，在提供快捷、方便、高效的同時，做好已有的基礎業務，同時認真解決新的需求服務，基于檔案管理為核心，提供菜單化的管理內容，針對不同類型的人才，提供不同的檔案管理服務，結合人才的特性以及企業的需求，進行智能匹配，從而使得企業自身與人才交流服務中心全面對接。如建立專業技術檔案、業績檔案等不同類型的個性化檔案。
2.以政策為導向，為社會化管理和服務鋪路搭橋
伴隨著我國經濟轉型，企事業單位對于人才的需求思路也發生了轉變，更加需求多元化復合型的人才，因而對于現有的人才交流府服務中心也應該遵循我國人才培養政策，促使人才服務機構為單位改革，加強檔案管理的針對性，更好地突出人才自身的優勢與特點，從而實現個性化的檔案管理，改變傳統一塵不變的管理方式所帶來的人才與企業需求之間的信息不對稱。
三、結束語
[關鍵詞]教務檔案 管理工作
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）22-0102-02
學校檔案是學校黨政管理和教育教學管理活動有序進行的證明，一套完整的學校教務檔案包括了學校各項管理、教學、科研等活動的檔案資料，檔案管理工作人員通過規范的方法統一將檔案資料收集在檔案室，將其作為學校的重要信息資源。學校教務檔案作為學校教職員工長期在教學活動、學校管理等工作中總結的具有保存和收藏價值的材料，有著特殊的功能和價值。可以說，學校教務檔案管理是一項專業性、政策性、機密性都比較高的工作，無論是學校領導還是教職員工都要加強認識，充分意識到教務檔案管理工作的重要性。
學校教務檔案是衡量學校綜合教研管理水平的重要材料，是學校各項管理工作的真實寫照，凝聚了學校教職員工的智慧，可以真實、客觀反映出學校的教學質量。作為新時期的檔案管理人員，要不斷加強檔案管理的能力，及時解決在教務檔案管理中遇到的各種問題。本文就新時期如何加強學校教務檔案管理工作提出自己的幾點認識，以供借鑒。
一、學校檔案管理的作用和意義簡述
近年來，隨著教育改革的不斷深入，我國的教育教育事業迎來了快速的發展，與此同時，對教育系統提出了更高的標準和要求。一方面，新的發展時期，學校更加重視硬件建設、師資力量、學生綜合素質等客觀因素；另一方面，學校更加重視校園文化建設。
這種情況下，學校教務檔案是歷史的一面鏡子，記錄著學校的歷史和現在，更是承載著學校未來的發展，是學校建設發展過程中的依據和證明，作為學校寶貴的資料，有著科學文化的歷史屬性。學校檔案的特點決定了其功能呈現出面向教育教學中心工作，服務全體師生的特征。跟學校圖書資料相比，學校檔案具有更大的利用價值。學校的教務檔案作為教學實踐中形成的重要內容，反映了學校教育管理、工作方式、組織機構及校園文化等等方面的內容。隨著學校教育教學活動的發展，學校檔案作為第一手資料，綜合說明了學校的全部活動和精神面貌，是一所學校教學成果的縮影。或者說，一所學校的優良學風的形成，學校檔案起到了重要的意義，是全校師生智慧的結晶。
總之，學校教務檔案管理工作和學校文化建設之間存在密不可分的關系，學校應把檔案室建成學校文化建設的基礎，使學校成為社會主義文化建設的基地。
二、新時期關于加強學校教務檔案管理工作的措施及建議
（一）健全檔案管理制度，形成規范管理的體系
一套完善的檔案管理工作制度是做好檔案管理工作的重要前提。新時期的檔案管理是建立在信息技術、良好分工基礎之上的。學校教務檔案管理工作作為一個復雜的管理系統，單單依靠技術是不行的，需要制訂和貫徹各項標準來實現科學規范的管理，形成一個有機、統一的整體，以保障檔案管理各項工作有條不紊地進行。
因此，在我校n案管理工作中，我們會制定相關檔案管理的各項制度。檔案管理制度會使學校的檔案管理工作做到有章可循，能夠有效地保障檔案管理工作質量，有效促進檔案管理工作順利開展。如在檔案管理中，我們要嚴格做到歸檔要有標準和范圍，各個部門都要積極參與和配合，將相關有價值的資料能夠及時收集，做到檔案資料的準確性的完整性，在檔案管理過程中涉及到的人員做到獎罰分明，能夠充分體現教務檔案管理制度的權威性，從細節上來把控檔案的各項工作目標。
（二）強化了檔案管理職能職責
忠于職守、熱愛管理檔案工作、創新鉆研是作為一名學校檔案管理人員應該具備的職能和責任。一方面，在日常檔案管理工作中，要按時、有效地做好學校各項材料的整理、收集和統計工作，以高度責任感來維護學校檔案資料的完整性，做好檔案材料的保護和防護工作。另一方面，在匯編檔案材料時，要嚴格遵守保密制度，確保檔案機密資料不泄露，未經分管領導批準的文件，必須經領導批準，才可以公開查閱。各種不同載體的材料必須有原則地進行歸檔，保證資料質量，裝訂美觀，確保檔案的整潔性和耐久性。
（三）提高和加強檔案管理意識
教務檔案管理工作是學校教學水平好壞的重要前提和條件，受到學校領導的高度重視。
調查發現，一些學校檔案管理工作存在很多漏洞和問題，當需要查找某些檔案資料時，往往一頭霧水。剖其原因，一是學校管理層對檔案管理工作沒有足夠的認識，片面地認為學校做好科研和育人兩項工作就可以，從而忽視了教務檔案管理工作，不能夠從檔案管理工作中總結有效的教育經驗。鑒于此，我校在檔案管理工作過程中，將教務檔案管理工作列入議事日程，建立健全組織管理機構，并不斷加強檔案管理工作的宣傳力度，提高學校全員做好檔案管理工作的意識。首先，加強《檔案法》的宣傳力度，通過舉辦檔案相關的知識競賽、講座等來提高全體教職員工的檔案管理工作的意識，形成人人重視檔案管理工作的良好氛圍，并且能夠自覺維護教務檔案管理工作的開展。
（四）提高檔案管理工作人員的工作素養
檔案管理工作很大程度上，取決于檔案管理人員的工作能力和素養。作為新時期的檔案管理工作人員更要跟上時展的步伐，能夠及時掌握檔案管理知識與技能，提高自身工作能力，開拓檔案管理工作的創新意識。
在日常的工作中，我們不斷加強檔案工作人員的自身素質與工作能力，通過組織一些自學、培訓等活動，使檔案工作人員能夠熟悉和了解檔案管理工作環節和要求，從而有效提高檔案管理質量，掌握科學有效的檔案管理方法，畝提高檔案管理的有效價值。同時，我們不斷探索新的檔案管理新模式，以更科學的工作方法為檔案管理工作服務，從而為提高學校整體教學水平提供更好的資源。
作為檔案管理工作人員應該意識到，檔案整理的目的在于有效利用檔案資料，是為了更好地為教育和教學服務，不合理的收集和整理，將會把一些有用的教務資源變成“死檔案”，失去其應有的價值。為此，檔案管理人員在檔案收集過程中要加強檔案的開發利用，體現檔案工作的實效性和價值性。檔案工作人員一方面要做好檔案的收集、整理、保管、鑒定等方面的工作，另一方面做好編研、檢索、編目等工作，此外加強檔案保管的工作，隨時為利用者提供有價值的檔案資料。
（五）與時俱進，運用信息化管理方法
隨著信息時代的到來，給我們學校檔案管理工作提出了新的要求。因此，在學校檔案管理工作中，我們要恰當地運用科技手段創新工作方法，從而有效提高學校檔案管理工作的水平和效率，以實現學校教務檔案的信息化管理。檔案管理信息化指的是利用計算機軟件系統，將學校教學資源與社會資源信息實現有效的整合，建立一個科研一體、開放豐富的信息資源平臺，將文字、圖片、錄音、影像資料能夠統一收集和存儲，實現數字化管理。信息化檔案管理模式一方面可以更方便、快捷地實現交流，大大促進學校的科學有效管理，提高學校的教學水平、管理水平，還能使各部門在交流的同時，提高學校整體教研水平，不僅大大降低檔案管理成本，還可以加快信息的資源共享，使部分檔案資料成為師生員工可以共享的知識財富，從而營造一個智能化的教學環境。
除此之外，在不斷加強檔案信息化管理的同時，也要注意原始檔案的保存，注重防火、防塵、防蟲、為檔案室增加必要的配備，以便于教務檔案工作順利地開展。
（六）優化檔案管理的服務水平
檔案管理工作具有服務性、管理性、保密性等特點，負責檔案管理的工作人員要始終貫徹落實科學發展觀，認真做好基礎工作，把握好源頭，推動檔案管理服務水平邁上新的臺階。另一方面要狠抓細節，要在收集、整理、保存等各個環節做到細致認真，建立完善的檔案調用和保存的工作機制，進一步提升檔案資料“查、借、用、閱”的工作效率，促進檔案工作向規范化、制度化、標準化的發展，以實現更好更便捷地為學校持續健康發展提供優質的服務。
此外，作為學校檔案管理人員要具備愛崗敬業的態度和決心，明確檔案接待工作的主要任務和根本目的。在日常工作接待中，注意文明用語，要耐心細致地解答前來查找資料師生的提問，高度重視檔案管理中的服務接待工作細節，充分發揮檔案管理工作的職能和價值，提供專業的檔案管理服務，在溝通過程中，使師生感受到便捷和溫暖。
三、結論
實踐證明，學校檔案管理工作對于推動教育改革、提高教育質量、規范管理、開展教學研究、展示學校的風采，展現文化和歷程具有重大的推動作用，提高檔案工作服務能力建設既是貫徹落實黨的十和十八屆三中全會精神的重要內容，又是推動我國檔案事業健康發展的重要動力。
在新的歷史發展時期，學校的教務檔案管理工作應當與時俱進，積極地適應信息化時代的發展需要，強化專業服務水平，貫徹落實科學發展觀，完善服務功能，端正服務的態度，提供優質高效的服務，為學校教務檔案管理工作提供優質服務，自覺、主動地提高檔案服務工作意識和能力，以認真負責的精神整理和收集各種資料，嚴格規范整理方法，提高檔案利用率，轉變觀念，牢牢緊緊抓住創新，在工作中激發活力，更好地為學校實現更好更快發展做出應有的貢獻。
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