時(shí)間：2023-06-15 17:03:56
導(dǎo)語(yǔ)：在高級(jí)檔案管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞： 高校；院級(jí)；檔案管理
高校檔案管理是高校對(duì)在其教學(xué)、科研、行政管理和其他活動(dòng)中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的系統(tǒng)活動(dòng)。而院級(jí)檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學(xué)院作為高校的二級(jí)單位同樣也承擔(dān)著較大的檔案管理工作，除了有校級(jí)文件的歸檔還有院級(jí)教學(xué)事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級(jí)檔案管理有利于高校教學(xué)、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的科學(xué)化，有助于推動(dòng)高校教學(xué)工作的發(fā)展，教學(xué)改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國(guó)高校院級(jí)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行一些探討，并在此基礎(chǔ)上提出些對(duì)策與建議。
一、 高校院級(jí)檔案管理中存在的問(wèn)題
第一、 檔案管理理念落后， 管理意識(shí)淡薄。我國(guó)許多高校院級(jí)辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對(duì)檔案的管理意識(shí)比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度敷衍塞責(zé)，重程序，輕結(jié)果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標(biāo)置換”。并沒(méi)有形成較好的管理規(guī)范。
第二、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高， 結(jié)構(gòu)不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專(zhuān)職的檔案管理人員，而在院級(jí)單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，因此對(duì)于如何開(kāi)展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級(jí)的檔案是亟待解決的首要問(wèn)題。同時(shí)目前有相當(dāng)一部分檔案人員還跟不上時(shí)代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開(kāi)發(fā)檔案信息的能力。
第三、 檔案管理信息化建設(shè)不足。由于院級(jí)辦公室檔案管理涉及到教學(xué)、科研、學(xué)生、對(duì)外聯(lián)系等多種文獻(xiàn)資料，是為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)而形成的文獻(xiàn)，當(dāng)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以后，由此而形成的文獻(xiàn)資料往往不被人們所重視，錯(cuò)過(guò)及時(shí)整理和歸檔的大好時(shí)機(jī)，造成文獻(xiàn)資料的丟失。
二、完善我國(guó)高校院級(jí)檔案管理的建議
第一、要提高對(duì)高校檔案管理工作規(guī)范化意識(shí)的正確認(rèn)識(shí)。 高校院級(jí)檔案的合理建立、有效管理、科學(xué)利用是高校院級(jí)檔案管理工作規(guī)范化的主要目標(biāo)。 從高校發(fā)展的實(shí)踐看，完善院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對(duì)推動(dòng)教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量和工作效率、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、開(kāi)展科學(xué)研究、展示學(xué)校綜合實(shí)力等具有重要作用。 為了加強(qiáng)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)管理過(guò)程中的積極作用，要依據(jù)教育教學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對(duì)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價(jià)值，使其為教學(xué)科研服務(wù)，為課程建設(shè)、學(xué)科建設(shè)和專(zhuān)業(yè)建設(shè)服務(wù)。
第二、要提高院級(jí)辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級(jí)兼職檔案管理人員都不是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，大多是“門(mén)外漢”，檔案管理知識(shí)很粗淺，不能很好地勝任此項(xiàng)工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機(jī)會(huì)對(duì)他們進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學(xué)習(xí)，或請(qǐng)外校專(zhuān)家來(lái)作專(zhuān)題講座。 通過(guò)各種途徑來(lái)提高他們的綜合管理水平和專(zhuān)業(yè)技能。 同時(shí)要健全院級(jí)檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責(zé)任制，不斷增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)。
第三、要建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，院級(jí)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時(shí)，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級(jí)檔案資料建設(shè)和管理開(kāi)辟?gòu)V闊的前景。建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的意義，在于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實(shí)現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時(shí)空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學(xué)校教育管理信息和各種要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學(xué)服務(wù)。
第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級(jí)辦公室檔案資料索引自動(dòng)化，設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時(shí)間內(nèi)，不用支付任何費(fèi)用就可以閱覽或下載本院系幾年來(lái)的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對(duì)于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長(zhǎng)起來(lái)具有積極的促進(jìn)作用。也為教師更好地“教”和學(xué)生更好地“學(xué)”提供便捷的服務(wù)。 但許多高校院級(jí)電子檔案功能遠(yuǎn)未開(kāi)發(fā)出來(lái)，這種狀況一旦改變，就會(huì)極大地推動(dòng)廣大師生間的學(xué)習(xí)和交流，從而提高教學(xué)實(shí)效。
第五、要重視和關(guān)心檔案管理工作，不斷提高院級(jí)檔案管理水平。 院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級(jí)班子成員中要有專(zhuān)人分管此項(xiàng)工作，平時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范化工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。 安排管理水平高，責(zé)任心強(qiáng)的院級(jí)辦公室管理人員擔(dān)當(dāng)此項(xiàng)工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵(lì)機(jī)制，把院級(jí)檔案管理工作做得出色的人員推薦到學(xué)院作經(jīng)驗(yàn)交流。 并且，真正把院級(jí)辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎(jiǎng)懲分明，使院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學(xué)管理中發(fā)揮積極作用。
高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級(jí)專(zhuān)門(mén)人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化、促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù)。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務(wù)，是建設(shè)高等教育強(qiáng)國(guó)的基本要求。 高校院級(jí)檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進(jìn)質(zhì)量的提高。 因此，實(shí)現(xiàn)高校院級(jí)檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化勢(shì)在必行，任重道遠(yuǎn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 陳昭楠.我國(guó)工商企業(yè)信息需求及對(duì)策研究[J].情報(bào)資料工作，1998，（ 6） ： 21-22.
要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度
在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門(mén)的競(jìng)爭(zhēng)， 更是各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才之間的競(jìng)爭(zhēng)， 而在激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門(mén)以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)， 自覺(jué)收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類(lèi)多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來(lái)一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專(zhuān)職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證。科學(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專(zhuān)職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、 學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。
2. 搞好學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)等，由教務(wù)部門(mén)的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)
關(guān)鍵詞：高校校辦企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題及對(duì)策
中圖分類(lèi)號(hào)：G279.20 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673－291X（2011）17－0204－02
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，高校校辦企業(yè)也伴隨著社會(huì)的需要與發(fā)展不斷地發(fā)展壯大起來(lái)。高校校辦企業(yè)不同于社會(huì)的一般企業(yè)，有其自身獨(dú)有的特點(diǎn)。它是高等教育的重要組成部分，是大學(xué)生專(zhuān)業(yè)實(shí)習(xí)的重要基地，是高校科研人員進(jìn)行科學(xué)研究的中試基地和成果轉(zhuǎn)化基地，對(duì)于發(fā)展高科技、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化具有重要意義。隨著校辦企業(yè)的飛速發(fā)展，作為記錄和承載校辦企業(yè)歷史沿革的檔案，在校辦企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。因此，高校校辦企業(yè)檔案管理問(wèn)題不容忽視。
一、高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
當(dāng)前，高校校辦企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)依然薄弱，整體水平發(fā)展還很不平衡，影響和制約校辦企業(yè)檔案工作發(fā)展的矛盾和問(wèn)題仍很突出，企業(yè)檔案工作倍受冷落，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼。主要表現(xiàn)如下。
（一）認(rèn)識(shí)淡薄，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
相對(duì)于社會(huì)企業(yè)，校辦企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少。學(xué)校一級(jí)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，而校辦企業(yè)檔案則處于附屬地位，不受重視。許多高校校辦企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案部門(mén)在企業(yè)中的地位認(rèn)識(shí)不足，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業(yè)帶來(lái)直接的效益，純粹是只投入不產(chǎn)出的賠本買(mǎi)賣(mài)，看做可有可無(wú)，因此，本能地排斥檔案工作，沒(méi)有建檔的自覺(jué)性和動(dòng)力。許多校辦企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)比較薄弱，幾乎不設(shè)檔案管理崗位，沒(méi)有檔案庫(kù)房，檔案無(wú)人管理，更未建立檔案管理制度，檔案即使有人兼管，也只是形式上而已。
（二）檔案信息化滯后，檔案利用率低
校辦企業(yè)中小企業(yè)較多，有些企業(yè)在新形勢(shì)下對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性缺乏應(yīng)有和足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的必要性、緊迫性感受不深、熱情不高，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有把開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的工作提升到應(yīng)有的高度，在開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源上的深度不夠、力度不大、速度不快，致使許多有實(shí)用價(jià)值的檔案信息被埋藏起來(lái)，利用率不高，成為無(wú)人問(wèn)津的“靜物”，造成檔案信息資源的極大浪費(fèi)。部分企業(yè)檔案部門(mén)雖然建立了局域網(wǎng)，但大多處于單機(jī)歸檔階段，聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索不成熟；數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型單一、規(guī)模小、功能少、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、數(shù)據(jù)不完整，離檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)查詢、利用相差甚遠(yuǎn)。這種狀況影響了檔案的有效開(kāi)發(fā)利用，不利于企業(yè)更快更好發(fā)展。
（三）校辦企業(yè)改制給檔案管理帶來(lái)新的問(wèn)題
在不斷深入改革開(kāi)放的影響下，為保證高校校辦企業(yè)能夠?qū)κ袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)盡快適應(yīng)，校辦企業(yè)體制改革正在如火如荼地進(jìn)行， 管理體制的變化給檔案管理帶來(lái)了新的問(wèn)題。
1.檔案管理機(jī)構(gòu)極不穩(wěn)定，職能弱化成擺設(shè)
一些校辦企業(yè)在改革和重組過(guò)程中，一些舊的機(jī)構(gòu)在合并、裁撤后消失，與此同時(shí)，許多新的機(jī)構(gòu)在市場(chǎng)的要求下建立產(chǎn)生。在原有管理機(jī)構(gòu)被裁撤的影響下，造成了檔案歸口工作的困難。也就是說(shuō)，一些檔案不能及時(shí)被其應(yīng)該所屬的管理部門(mén)所接納，而一些新成立的部門(mén)卻找不到應(yīng)該歸屬于自己管理的檔案。另外，檔案管理職能被弱化，個(gè)別企業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)被設(shè)置到三四級(jí)機(jī)構(gòu)中，對(duì)企業(yè)信息的集中管理和統(tǒng)籌運(yùn)用的能力以及對(duì)所屬企業(yè)檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)力度都明顯減弱；有的企業(yè)雖然意識(shí)到企業(yè)檔案有一定的利用價(jià)值，照貓畫(huà)虎地建立了檔案機(jī)構(gòu)，充實(shí)了專(zhuān)職人員，結(jié)果卻往往走形變樣，檔案工作并沒(méi)有制度化，僅僅成了企業(yè)文化建設(shè)的道具和裝飾。
2.人員的頻繁流動(dòng)給檔案管理帶來(lái)困難
在原來(lái)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的校辦企業(yè)，機(jī)構(gòu)臃腫、人員閑置等問(wèn)題廣泛地存在。在改革的過(guò)程中，閑置人員被大量裁減掉，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才被引入進(jìn)來(lái)。但是，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，人員的自由流動(dòng)在為企業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力的同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題：一是與人員流動(dòng)的速度相比，培訓(xùn)的頻率還很慢，從而使檔案培訓(xùn)工作的壓力不斷被加大；二是數(shù)個(gè)崗位壓負(fù)在一個(gè)檔案人員的肩上，分散了檔案管理人員的精力，從而導(dǎo)致歸檔的及時(shí)性下降，檔案管理工作受到影響；三是企業(yè)兼并重組改制活動(dòng)較多，檔案人員更換頻繁，企業(yè)內(nèi)部檔案管理混亂，企業(yè)檔案容易散失或形成監(jiān)管真空。
3.人才流失嚴(yán)重
相對(duì)校辦企業(yè)其他部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案工作人員薪酬較低，且流動(dòng)頻繁，在企業(yè)的地位較低。每當(dāng)企業(yè)進(jìn)行體制改革時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)與人員往往成為首當(dāng)其沖的犧牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部門(mén)，檔案工作者往往感到人微言輕、回天乏力， 時(shí)常處于瀕臨下崗的焦慮之中。一些具有中高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱的檔案人員也不能享受相應(yīng)職稱待遇，嚴(yán)重挫傷了他們的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使他們被迫跳槽或另覓高枝，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理缺乏穩(wěn)定性和規(guī)范化，企業(yè)檔案管理水平的迅速下降。另外，有的企業(yè)雖然配備了檔案人員，卻是屬于兼職性質(zhì)，且大多不具備檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，缺乏足夠的支配權(quán)和資源，無(wú)穩(wěn)定性可言。
二、高校校辦企業(yè)檔案管理對(duì)策
針對(duì)存在的這些問(wèn)題，我們要積極采取應(yīng)對(duì)措施，彌補(bǔ)漏洞，完善管理制度。
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知，提高企業(yè)檔案工作地位
要搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度起主要作用。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能順利開(kāi)展。一是要加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。充分利用各種媒體、輿論及培訓(xùn)形式，加大檔案工作的宣傳力度，最大限度地讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解和認(rèn)識(shí)檔案工作，轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案的現(xiàn)狀，使其把檔案工作納入重要議事日程，使檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。二是要努力做好服務(wù)，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，使檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
（二）創(chuàng)新理念，提高檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值
在檔案利用上樹(shù)立“服務(wù)創(chuàng)造價(jià)值”的觀念。要用各種方法，充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，千方百計(jì)、積極主動(dòng)地為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值和效益，將檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力和現(xiàn)實(shí)財(cái)富。在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案產(chǎn)生的范圍和類(lèi)型越來(lái)越廣，商務(wù)合同、基建圖紙、法律憑證、信用檔案、會(huì)計(jì)檔案等大量積累歸檔，檔案部門(mén)要善于運(yùn)用這些檔案的憑證作用，為企業(yè)爭(zhēng)取合法的經(jīng)濟(jì)利益。同時(shí)，還要充分挖掘企業(yè)檔案的參考研究?jī)r(jià)值。企業(yè)檔案是一筆巨大的財(cái)富，校辦企業(yè)要充分利用其歷史憑證作用和參考研究作用為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，效益的顯現(xiàn)給企業(yè)檔案提供了生存空間，為可持續(xù)發(fā)展提供了動(dòng)力。檔案如果常年沉睡在庫(kù)，就會(huì)成為企業(yè)的負(fù)擔(dān)和包袱。
（三）加強(qiáng)校辦企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)
檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，需用較長(zhǎng)時(shí)間才能適應(yīng)。因此，必須保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。要注意引進(jìn)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，還要采取多種形式加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)考核。對(duì)有突出貢獻(xiàn)的人員要適當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，力爭(zhēng)留住人才，讓其更能全面履行其職能，發(fā)揮更大的作用。另外，檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，不能作為其他工作的兼職來(lái)完成，應(yīng)設(shè)專(zhuān)業(yè)崗位對(duì)檔案進(jìn)行管理。
（四）加強(qiáng)制度建設(shè)，防止檔案遺失
要建立健全與校辦企業(yè)體制相適應(yīng)的檔案管理體系，認(rèn)真貫徹實(shí)施《檔案法》，并將檔案工作納入校辦企業(yè)的經(jīng)營(yíng)機(jī)制，將檔案管理的規(guī)章制度納入廠規(guī)廠法；檔案行政管理部門(mén)要及時(shí)介入企業(yè)的檔案交接工作中，對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并宣傳檔案法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠認(rèn)識(shí)到檔案工作違法行為的嚴(yán)重性，促使企業(yè)完善檔案交接制度，嚴(yán)格交接手續(xù)。對(duì)因交接不力，造成檔案損失的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
（五）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
作為國(guó)家文獻(xiàn)信息事業(yè)的重要組成部分，檔案事業(yè)的信息化也在不斷發(fā)展，正由傳統(tǒng)的檔案管理體制轉(zhuǎn)變?yōu)橐匀轿坏臋n案信息管理、檔案信息開(kāi)發(fā)和檔案信息服務(wù)為特征的新體制轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)的基礎(chǔ)性信息資源。隨著計(jì)算機(jī)被廣泛運(yùn)用，電子文件普及，企業(yè)對(duì)檔案信息使用量越來(lái)越大，對(duì)獲取信息便捷性的要求也越來(lái)越高，因此必須加快檔案信息化建設(shè)。而校辦企業(yè)不同于社會(huì)一般企業(yè)，它緊密依托學(xué)校的人才優(yōu)勢(shì)、學(xué)科優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持產(chǎn)學(xué)研結(jié)合、堅(jiān)持技術(shù)創(chuàng)新，以高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化和產(chǎn)業(yè)化為支撐點(diǎn)興辦高新技術(shù)企業(yè)，有便于信息化的優(yōu)勢(shì)。只有做好檔案信息化問(wèn)題，才能在校辦企業(yè)內(nèi)部乃至整個(gè)學(xué)校充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為校辦企業(yè)生產(chǎn)及學(xué)校發(fā)展提供更加快速、高效、便捷的服務(wù)，增強(qiáng)企業(yè)在市場(chǎng)中的實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。
總之，校辦企業(yè)檔案管理作為企業(yè)科技發(fā)展的催化劑，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式，也是企業(yè)走向成功的金橋，特別是在校辦企業(yè)改制、發(fā)展的今天，不斷探索校辦企業(yè)檔案管理的新模式，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，注重服務(wù)，才能發(fā)揮企業(yè)檔案的實(shí)際效能，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確信息和決策依據(jù)，為校辦企業(yè)的騰飛提供強(qiáng)有力的保障。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：高校檔案；創(chuàng)新；收集；管理
檔案是一個(gè)學(xué)校成立以來(lái)的見(jiàn)證，是高校發(fā)展史中的最原始信息。檔案收集工作作為高校的一種基礎(chǔ)性信息資源，收集的檔案是否齊全、完整關(guān)系到檔案往后的借鑒及利用價(jià)值[1]。學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將那些具有保存價(jià)值的檔案材料收集、整理起來(lái)，并且結(jié)合時(shí)展的要求對(duì)檔案的收集和管理工作進(jìn)行完善、創(chuàng)新，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
1 高校檔案的收集
高校檔案的收集必須要有一套切實(shí)可行的方法，如果問(wèn)題是鎖，方法就好比是鑰匙。擁有一個(gè)好的工作方法，往往可以產(chǎn)生事半功倍的功效。對(duì)于檔案收集，各高校都有與自己相關(guān)的收集原則、制度及相關(guān)規(guī)范等。同時(shí)，這些原則不能與學(xué)校內(nèi)部的管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置相沖突。[2]在改革開(kāi)放形勢(shì)下，學(xué)校的辦學(xué)體制正在不斷蛻變，由于高校檔案的復(fù)雜性，采用多種手段的綜合方法才能最佳收集效果。近年來(lái)，我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中不斷總結(jié)，常用的方法有四種：
第一，常規(guī)收集法。這是檔案收集的主渠道，具體來(lái)說(shuō)，就是各管理部門(mén)和業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，按照歸檔要求，將單位（個(gè)人）在工作活動(dòng)中產(chǎn)生、處理完畢的檔案材料，進(jìn)行收集、整理、立卷操作，并按照規(guī)定的時(shí)間向檔案館轉(zhuǎn)移。這種方法需配套完整的實(shí)施辦法，具體操作包括：制定歸檔范圍和歸檔細(xì)目；明確檔案館（室）歸檔的部門(mén)（單位）責(zé)任人，做到各司其職；規(guī)定歸檔的工作程序以及手續(xù)；規(guī)定案卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求；規(guī)定歸檔的時(shí)間。
第二，零星臨時(shí)收集法。屬于需要?dú)w檔范圍的檔案材料，但是在現(xiàn)有規(guī)定的部門(mén)（單位）不能完成或遺漏的檔案材料，進(jìn)行的一種隨機(jī)性收集。這種收集一般實(shí)施于下列情況：（1）專(zhuān)門(mén)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)，其中大型的、重要的工作活動(dòng)，如校慶、整黨建黨、人大選舉等，將產(chǎn)生的檔案材料進(jìn)行收集；（2）撤消的機(jī)構(gòu)，職能未得到及時(shí)替換，在其工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的檔案材料；（3）由于學(xué)校某些工作不能規(guī)范造成的影響，如重要的會(huì)議不設(shè)專(zhuān)人記錄，重要的活動(dòng)無(wú)專(zhuān)人管理材料等。會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)結(jié)束后，需要及時(shí)追蹤、收集、整理、歸檔。
第三，超前導(dǎo)入法。即在某些檔案材料在歸檔前，將會(huì)發(fā)生歸檔責(zé)任者變更時(shí)，這時(shí)，需要我們未雨綢繆，提前找到接替者，將檔案資料交由接替方進(jìn)行管理，并按規(guī)定時(shí)間歸檔。常見(jiàn)的情況有以下幾種：（1）某機(jī)構(gòu)被撤銷(xiāo)后，原職能隸屬或分解，納入其它機(jī)構(gòu)中；（2）機(jī)構(gòu)職能調(diào)整；（3）主管專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)的臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤消后其業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)到掛靠部門(mén)（單位）；（4）管理檔案材料的人員發(fā)生變化。
第四，過(guò)程控制法。過(guò)程控制就是在檔案材料產(chǎn)生過(guò)程中，為保證材料的全面、完整、真實(shí)，對(duì)檔案材料的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行控制，以滿足要求。在科技文件方面，嚴(yán)格按照規(guī)范，對(duì)將要?dú)w檔的文件、材料的用紙、書(shū)寫(xiě)等提出嚴(yán)格的要求，并實(shí)行預(yù)立卷制度。在組織領(lǐng)導(dǎo)上，按《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，將“四同步”方法加以具體化，將各部門(mén)各直屬單位負(fù)責(zé)人的職責(zé)范圍明確化。年終業(yè)績(jī)考核時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)對(duì)各部門(mén)（單位）工作完成情況作一次全面通報(bào)。
2 高校檔案收集與管理優(yōu)化建議
檔案資料是當(dāng)今社會(huì)交流的重要渠道，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案也需要有先進(jìn)的管理技術(shù)和科學(xué)的管理方法。高校自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高得益于重視檔案資料的輔助作用。因此，在新時(shí)期高校檔案管理的實(shí)際工作中，必須應(yīng)用科學(xué)的理論，提出正確的觀點(diǎn)，開(kāi)拓新的領(lǐng)域。同時(shí)，逐步剔除那些與時(shí)展不相m宜的工作理念、工作模式，努力提高檔案管理工作，以期達(dá)到一個(gè)新的水平[3]。
（一）提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的行政管理
檔案工作是高校的基礎(chǔ)性管理工作，因而直接的經(jīng)濟(jì)效益很難得到明顯體現(xiàn)，所以導(dǎo)致部分學(xué)校不夠重視。這樣就會(huì)使檔案工作在學(xué)校的地位不夠高，再加上一些領(lǐng)導(dǎo)只注意到其服務(wù)功能，但其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職能卻被忽視，使得檔案工作的地位更岌岌可危。因此，要想把檔案工作做好，高校的領(lǐng)導(dǎo)一定不能以固化的老觀念看問(wèn)題，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案工作的地位。
（二）提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)
對(duì)高校檔案室現(xiàn)有的工作人員，應(yīng)督促其定期培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)。同時(shí)思想政治教育也不可忽視，不斷提高綜合素質(zhì)。對(duì)以后新進(jìn)來(lái)的人員，必須嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)決不予錄用非專(zhuān)業(yè)人士。同時(shí)定期對(duì)所有工作人員進(jìn)行考核，對(duì)于不合格者，下崗或等崗，消除其懈怠心理。同時(shí)，對(duì)于優(yōu)秀的、努力的員工，應(yīng)大力表彰，并及時(shí)給予精神獎(jiǎng)勵(lì)以及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，做到賞罰分明。
（三）提高收集和管理的信息化水平
在信息時(shí)代，將檔案資源，檔案的各項(xiàng)管理過(guò)程進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源高效率的開(kāi)發(fā)利用。我們必須充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案由實(shí)體化到電子化的過(guò)渡，加強(qiáng)高校檔案的信息化管理方略。應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公設(shè)備，使我們?cè)诮邮苄畔⒌念I(lǐng)域產(chǎn)生了重大變革，聯(lián)網(wǎng)使文檔數(shù)字化，為文檔的利用渠道提供了無(wú)限的可能。
3 結(jié)論
隨著中國(guó)高等教育的迅速發(fā)展，高校的檔案管理工作相應(yīng)也有了更高的工作要求。對(duì)工作人員而言，這是一種機(jī)遇，更是一種新的挑戰(zhàn)。在新形勢(shì)下，檔案管理要想適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要，高校領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案管理工作，深化改革，努力提高檔案管理水平[4]。這樣，檔案的信息服務(wù)功能才能得到更好地發(fā)揮，檔案管理工作也將得到不斷完善和優(yōu)化。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。
一、檔案信息時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來(lái)說(shuō)，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過(guò)剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開(kāi)展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專(zhuān)題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書(shū)處理部門(mén)將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門(mén)可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見(jiàn)，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類(lèi)組卷清單，把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。
二、高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門(mén)出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤(pán)、磁盤(pán)作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門(mén)、不出國(guó)門(mén)就與國(guó)內(nèi)外的專(zhuān)家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
三、數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫(xiě)好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門(mén)內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。
四、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題
1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散管理體制無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2、標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
經(jīng)過(guò)多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問(wèn)其主頁(yè)，根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校體育；檔案管理
高校體育檔案記載了高校體育事業(yè)發(fā)展的歷程，反映出高校體育發(fā)展的“動(dòng)脈”，能為高校體育事業(yè)的發(fā)展提供理論依據(jù)。因此，要做好高校體育檔案的管理工作。當(dāng)前，高校體育檔案管理工作中存在著觀念落后、方法陳舊、發(fā)展緩慢、缺乏系統(tǒng)性的問(wèn)題[1]。如何針對(duì)存在的問(wèn)題，采取切實(shí)有效的措施，加強(qiáng)高校體育檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理在高校體育教學(xué)改革過(guò)程中的作用，是一項(xiàng)需要加以研究的重要課題。
一、目前高校體育檔案管理工作中的現(xiàn)狀
（一）缺乏檔案意識(shí)
日常體育檔案管理工作中，許多同志積累資料的意識(shí)很強(qiáng)，但缺乏檔案管理意識(shí)，僅僅把文件材料作為自己日后進(jìn)行工作、提高辦事效率的必不可少的一部分，而將文件資料長(zhǎng)期占為己有，久而久之，造成文件資料的丟失、亂放，甚至出現(xiàn)丟失的情況，以至于嚴(yán)重影響檔案的完整性[2]。
（二）文件材料收集不齊全
在高校的體育教學(xué)、科研、黨政各項(xiàng)活動(dòng)中文件材料收集工作是首要的一環(huán)，要保證檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，只有將文件材料收集齊全才能實(shí)現(xiàn)；一旦文件材料收集不齊全，掌握不住檔案形成的時(shí)機(jī)，使檔案人為地分散、游離或消失，教職工需要查閱的東西找不到，久而久之，檔案室也就失去了作用。
（三）重保管、輕利用
長(zhǎng)期以來(lái)，高校體育檔案部門(mén)從指導(dǎo)思想到工作安排，都過(guò)分強(qiáng)調(diào)收集和保管，將利用工作放在次要地位。檔案工作人員忙碌于收集、整理、防蟲(chóng)、清塵等工作，而利用工作仍舊停留在原來(lái)的水平上，只是一套案卷目錄供檢索，處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。
（四）體育檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平低
體育檔案管理工作依然停留在建檔、管檔、看家守?cái)偂⒛悴槲艺业乃缴希鲆暳藱n案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，導(dǎo)致了許多很珍貴、利用價(jià)值很高的體育教學(xué)科研檔案材料常年被束之高閣，不能發(fā)揮其作用。檔案工作人員忙碌于收集、整理、防蟲(chóng)、清塵等工作，而利用工作仍舊停留在原來(lái)的水平上，只有一套案卷目錄僅供檢索，處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。
（五）權(quán)責(zé)不明確、分工不具體、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)
高校體育檔案管理人員的配備一般是網(wǎng)絡(luò)式、分層級(jí)的：學(xué)院成立了綜合檔案室，各處室系部設(shè)有兼職檔案員。然而，如果沒(méi)有完善的分工體制，這種配備就會(huì)流于形式。舉個(gè)例子，學(xué)生在校期間或者回校查詢自己的成績(jī)，去教務(wù)處，老師說(shuō)：“系部有檔可查”；到系部，老師說(shuō)：“系部沒(méi)有最后定稿，因?yàn)楫厴I(yè)前補(bǔ)考重修的成績(jī)是教務(wù)處錄入成績(jī)管理系統(tǒng)的”；去綜合檔案室，手續(xù)很多。于是學(xué)生來(lái)回跑，對(duì)學(xué)校的印象很不好，這就是檔案管理分工不明確，責(zé)任不分明造成的后果之一。
二、高校體育檔案管理工作改進(jìn)措施
（一）提升高校體育檔案管理工作的地位
提升高校體育檔案管理工作的地位，主要從以下三方面進(jìn)行思考:一是提高對(duì)加強(qiáng)高校體育檔案建設(shè)的重要性的認(rèn)識(shí)，從學(xué)校檔案管理部門(mén)到體育部（系）都應(yīng)從為學(xué)校改革與發(fā)展服務(wù)，培養(yǎng)合格高級(jí)人才的高度來(lái)認(rèn)識(shí)體育檔案管理；二是建立體育檔案管理系統(tǒng)，體育部（系）設(shè)置兼職檔案員崗位，校檔案室負(fù)責(zé)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的體育檔案類(lèi)別，進(jìn)行分類(lèi)指導(dǎo)；三是培養(yǎng)體育教師樹(shù)立檔案意識(shí)，及時(shí)將工作中有價(jià)值的體育活動(dòng)信息以各種檔案形式儲(chǔ)存，形成有效的體育檔案信息源和管理網(wǎng)絡(luò)。
（二）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)高校體育檔案意識(shí)
高校體育檔案工作需要全體教職員工的共同參與。因此必須通過(guò)廣泛有效的宣傳，讓高校全體體育系教職員工了解檔案知識(shí)，了解黨和政府關(guān)于檔案工作的方針、政策，掌握檔案法律、法規(guī)的內(nèi)容，不能把檔案工作變成“被遺忘的角落”。檔案室人員不能“坐享其成”，只等各部門(mén)檔案員來(lái)交檔案資料，應(yīng)深入基層培訓(xùn)全校專(zhuān)（兼）職檔案工作人員，指導(dǎo)和協(xié)助他們做好日常檔案材料的收集和立卷工作。
（三）加強(qiáng)檔案信息資源的組織、深化服務(wù)職能
體育檔案信息經(jīng)過(guò)編輯、整理、研究是一種檔案化和檔案信息再生的過(guò)程，可以使檔案增值，最大限度挖掘其再利用價(jià)值。以便開(kāi)展多層次的咨詢服務(wù)。檔案的咨詢服務(wù)就是檔案管理人員接待利用者，解答利用者提出的問(wèn)題，幫助利用者找到利用檔案，為利用者出具證明、代查等服務(wù)。如建立咨詢臺(tái)、電話預(yù)約服務(wù)、有針對(duì)性地提供面對(duì)面式遠(yuǎn)程查詢。多媒體和互聯(lián)網(wǎng)查詢服務(wù)。利用檔案光盤(pán)或通過(guò)電子信息傳送利用信息閱覽，復(fù)印遠(yuǎn)距離傳送資歷證明。從而，代替了利用者的前期勞動(dòng)，最大限度地滿足了利用者的實(shí)際需求。
（四）推進(jìn)檔案工作的信息化，早日實(shí)現(xiàn)資源共享
1．要充分利用“信息高速公路”發(fā)展的契機(jī)，加大基本建設(shè)投入，全面推進(jìn)高校體育檔案信息管理的系統(tǒng)化，將體育檔案信息駛上“公路”，實(shí)現(xiàn)體育檔案信息資源的快速共享。
2．要運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，改進(jìn)體育檔案著錄方法，逐步建立一套完整的自動(dòng)化體育檔案檢索系統(tǒng)，加快檔案資料的傳輸效率，提高體育檔案信息系統(tǒng)的質(zhì)量。
3．要構(gòu)建高校體育檔案管理安全系統(tǒng)。要確保電子檔案的完整性、不可抵賴性，達(dá)到安全、保密要求[3]。
4．引進(jìn)、培養(yǎng)人才，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。高校體育檔案工作信息化，人才是關(guān)鍵。高校體育檔案工作信息化，對(duì)檔案工作提出了新的要求，需要大量的信息處理人員，信息分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫(kù)建立與維護(hù)人員，計(jì)算機(jī)軟、硬件人員，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與維護(hù)人員，信息服務(wù)人員等。因此，高校檔案部門(mén)應(yīng)重視引進(jìn)、培養(yǎng)體育檔案人才，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)一支知識(shí)全面、一專(zhuān)多能、有開(kāi)拓精神的復(fù)合型人才隊(duì)伍，從事檔案信息的管理、開(kāi)發(fā)工作，適合檔案工作信息化的需要。盡管高校體育檔案工作信息化建設(shè)會(huì)遇到種種困難和障礙，但知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校檔案工作信息化是必然的趨勢(shì)。[4]
5．建構(gòu)高校體育檔案內(nèi)容體系。針對(duì)高校體育工作實(shí)際，檔案內(nèi)容體系要包括體育教學(xué)、群體活動(dòng)、師資隊(duì)伍建設(shè)、體育設(shè)施管理、運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練、運(yùn)動(dòng)競(jìng)賽、體育科研、體育社會(huì)實(shí)踐、體育社團(tuán)活動(dòng)、體質(zhì)健康調(diào)查、體育網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等。在上述類(lèi)別中又可分為若干分目錄，在若干分目錄中又可分為子目錄。反映高校體育檔案內(nèi)容體系的形式也應(yīng)多樣化，如文字材料、聲像材料、實(shí)物材料等。通過(guò)建立規(guī)范化的檔案體系，促進(jìn)高校體育檔案工作向系統(tǒng)化和科學(xué)化方向發(fā)展，充分發(fā)揮體育檔案的整體功能。
三、結(jié)語(yǔ)
檔案管理工作是高校體育整體工作中的一項(xiàng)薄弱環(huán)節(jié)，同時(shí)又是一項(xiàng)亟待提高與發(fā)展的體育工作，體育檔案作為高校檔案工作的一個(gè)組成部分，必須符合高等教育改革的需要。要做好這項(xiàng)工作，首先是重視，其次是投入，再次是管理。只有把體育檔案管理同高校體育事業(yè)發(fā)展目標(biāo)緊密結(jié)合，才能真正發(fā)揮高校體育檔案管理的效益。
【參考文獻(xiàn)】
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目前科研檔案的分類(lèi)方法是按時(shí)間、事由等進(jìn)行的，所以對(duì)于一些涉及面多、時(shí)間跨度大的科研項(xiàng)目，按目前這種分類(lèi)方法就會(huì)出現(xiàn)科研檔案管理“肢解”項(xiàng)目的問(wèn)題，一些材料利用上就存在著“找不到”的情況。檔案工作本質(zhì)就是提供信息服務(wù)，當(dāng)需要時(shí)檔案沒(méi)有能形成足夠的材料支撐力，那么檔案工作就變得毫無(wú)意義了。所以，如何保證在需要時(shí)“找得到”、“找得快”，是檔案工作最為關(guān)鍵的問(wèn)題。這就需要在符合《檔案法》《高校實(shí)體分類(lèi)法》大原則的條件下，將科研檔案按學(xué)校科研管理模式進(jìn)行細(xì)致化分類(lèi)，使科研檔案與科研機(jī)構(gòu)的管理無(wú)縫鏈接，檔案分類(lèi)呈垂直分布，這種分類(lèi)管理不僅使得科研檔案管理真正成為科研管理的延續(xù)，還會(huì)大大提高檢索效率，從而進(jìn)一步發(fā)揮檔案的證據(jù)作用，以確保科研評(píng)審、驗(yàn)收等工作中的材料支撐能力。
二、探尋新的檔案收集方式，保障學(xué)校知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)儲(chǔ)備
目前高校科研檔案文件材料的收集存在著“重行政輕項(xiàng)目”、“重上級(jí)輕自產(chǎn)”的問(wèn)題，對(duì)于科研工作中的行政文件和上級(jí)來(lái)文管理的比較到位，但對(duì)于隨科研項(xiàng)目產(chǎn)生的“自產(chǎn)文件”的管理則有缺失。項(xiàng)目中一些非常重要的“論證報(bào)告”、“原始試驗(yàn)數(shù)據(jù)”、“計(jì)算文件”、“設(shè)計(jì)文件”等資料都沒(méi)有歸檔。這些文件對(duì)于項(xiàng)目后期研究以及整個(gè)學(xué)科發(fā)展都是非常重要的，屬于學(xué)校的無(wú)形資產(chǎn)，這些文件沒(méi)有得到及時(shí)保存，隨著一些科研人員的流動(dòng)，會(huì)使得學(xué)校遭受損失，甚至影響一個(gè)專(zhuān)業(yè)、學(xué)科的興衰。而且對(duì)于科研項(xiàng)目“自產(chǎn)文件”歸檔還應(yīng)與項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，如果在科研項(xiàng)目進(jìn)行階段不對(duì)其明確歸檔要求或資料沒(méi)有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時(shí)在檔案文件材料收集過(guò)程中還要關(guān)注檔案的“價(jià)值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒(méi)有意義的“垃圾”文件。這就需要加強(qiáng)檔案部門(mén)與科研主管部門(mén)的協(xié)作，構(gòu)建全新的由科研主管單位負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)具體承辦的科研檔案管理機(jī)制。這不僅突出了科學(xué)研究過(guò)程中檔案文件材料收集的重要性，還使對(duì)科研檔案全過(guò)程的監(jiān)督更加有效，科研檔案由結(jié)果管理轉(zhuǎn)變?yōu)檫^(guò)程管理，保證科研檔案工作與科學(xué)研究同步進(jìn)行，從而進(jìn)一步保證檔案質(zhì)量。同時(shí)強(qiáng)化歸檔資料責(zé)任管理，明確各級(jí)人員簽字和蓋章，確保文件責(zé)任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價(jià)值”的問(wèn)題，保護(hù)學(xué)校知識(shí)和技術(shù)成果，保障學(xué)校的實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。
三、探尋新的檔案利用方式，促進(jìn)科研人員之間的交流協(xié)作
長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴(yán)格、謹(jǐn)慎的方式。尤其對(duì)于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項(xiàng)目密級(jí)等，這就使得檔案借閱手續(xù)繁瑣、復(fù)雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學(xué)校發(fā)展的見(jiàn)證，更是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，尤其是研究實(shí)驗(yàn)階段的檔案文件材料，可以使我們?cè)谝院蟮难芯恐幸?guī)避很多風(fēng)險(xiǎn)，提供很多借鑒。對(duì)于科研檔案有條件地開(kāi)放查閱權(quán)限，可以進(jìn)一步促進(jìn)科研人員之間相互借鑒、交流和科研團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)同發(fā)展，有助于形成學(xué)校內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)人才跨越式發(fā)展，進(jìn)而起到推動(dòng)學(xué)科發(fā)展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對(duì)科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內(nèi)盡量簡(jiǎn)化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。
四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門(mén)與檔案館是按職能進(jìn)行分工，雙方對(duì)于科研檔案管理沒(méi)有明確的隸屬關(guān)系。在這種情況下要實(shí)現(xiàn)科研檔案的完整和準(zhǔn)確歸檔，就必須相互協(xié)調(diào)、溝通，否則就會(huì)由于職責(zé)邊界不清、階段銜接不好，從而產(chǎn)生項(xiàng)目管理空白點(diǎn)。而且各課題組是在項(xiàng)目結(jié)束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門(mén)，所以項(xiàng)目檔案的質(zhì)量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過(guò)程，不僅可以保證檔案質(zhì)量，還能有效追溯責(zé)任，使檔案管理工作處于受控狀態(tài)，進(jìn)而提升科研管理水平。檔案管理實(shí)質(zhì)上是一種質(zhì)量管理，要求在每個(gè)環(huán)節(jié)中都要按計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處置四個(gè)具體步驟去開(kāi)展，形成閉環(huán)管理，所以通過(guò)檔案管理的工具作用來(lái)全面提升科研工作的綜合管理水平，應(yīng)成為我們?nèi)鏄?gòu)建檔案管理方式的新目標(biāo)。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進(jìn)行一體化設(shè)計(jì)，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據(jù)鏈、可追溯的原則，將從根本上實(shí)現(xiàn)管理的過(guò)程控制，并能進(jìn)一步規(guī)范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)都處于受控狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各職責(zé)履行情況的有效監(jiān)督。
五、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：云計(jì)算；高校；檔案管理；研究
隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的檔案管理技術(shù)也面臨著由傳統(tǒng)的管理技術(shù)向信息資源現(xiàn)代化和共享化轉(zhuǎn)變的巨大機(jī)遇和挑戰(zhàn)，尤其是近年來(lái)新興的云計(jì)算技術(shù)給高校檔案管理技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇、提供了新的思路。云計(jì)算作為一項(xiàng)具有時(shí)代性的新生產(chǎn)物以其強(qiáng)大的功能在某些領(lǐng)域得到了基本應(yīng)用。高校檔案管理工作涉及到人事信息、圖書(shū)資料和設(shè)備等諸多方面信息安全和保密問(wèn)題。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息化不斷推進(jìn)，高校檔案管理工作中需要處理的檔案信息成幾何級(jí)高速倍增，因此檔案管理正面臨前所未有的壓力。這不僅要求檔案管理者熟練掌握業(yè)務(wù)本領(lǐng)，更要求檔案管理平臺(tái)能夠滿足對(duì)龐大數(shù)量且多元異構(gòu)的訪問(wèn)信息進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。現(xiàn)結(jié)合高校檔案管理工作實(shí)際情況及遇到的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)“云計(jì)算”技術(shù)的剖析和解讀，對(duì)高校檔案管理平臺(tái)進(jìn)行了初步探索和研究，并針對(duì)在其應(yīng)用實(shí)際中可能遇到的問(wèn)題進(jìn)行了分析。
一、云計(jì)算概述
云計(jì)算理念是Google首席執(zhí)行官Eric Schmidt在搜索引擎大會(huì)上首次提出的[1]。云計(jì)算是基于現(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展起來(lái)的一種基于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)信息及相關(guān)服務(wù)共享模式，是一種新興的共享架構(gòu)方法。云計(jì)算的基本原理是用戶所需錄入、引用和處理的數(shù)據(jù)信息是存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)大規(guī)模服務(wù)器集群的數(shù)據(jù)中心中，并非在用戶的個(gè)人電腦和個(gè)人移動(dòng)終端設(shè)備上運(yùn)行和存儲(chǔ)。由數(shù)據(jù)中心的管理者負(fù)責(zé)其正常運(yùn)轉(zhuǎn)和維護(hù)管理，保證其有快速的計(jì)算能力和充足的存儲(chǔ)空間來(lái)供用戶使用，用戶可以在任意的地點(diǎn)和任意的時(shí)間沒(méi)有任何限制的情況下接入互聯(lián)網(wǎng)的終端設(shè)備。就如同家庭用電由電廠統(tǒng)一供電和家庭自己用發(fā)電機(jī)單獨(dú)供電一樣，統(tǒng)一供電的成本和便捷程度遠(yuǎn)勝于單獨(dú)發(fā)電，同樣云計(jì)算相比傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)優(yōu)勢(shì)也是如此。也可以這樣講，云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用中，任何基于互聯(lián)網(wǎng)的信息資源、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和數(shù)據(jù)處理都可以像電廠統(tǒng)一提供用電一樣方便快捷。
二、云計(jì)算的發(fā)展現(xiàn)狀
在網(wǎng)絡(luò)科技高度發(fā)達(dá)的今天，云計(jì)算技術(shù)發(fā)展極為迅速，基于云計(jì)算的各種實(shí)踐和應(yīng)用也不斷增加。微軟、IBM等世界知名公司從2006年就開(kāi)始紛紛推出了自己的云計(jì)算平臺(tái)。國(guó)內(nèi)的云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展也呈現(xiàn)激增態(tài)勢(shì)，各政府職能部門(mén)也相繼推出并實(shí)施基于云計(jì)算技術(shù)的各類(lèi)管理平臺(tái)。
在實(shí)踐應(yīng)用方面，云計(jì)算在高校檔案管理領(lǐng)域還沒(méi)有成功的應(yīng)用案例。而在理論研究方面，國(guó)內(nèi)檔案領(lǐng)域早在2009年就有研究人員開(kāi)始關(guān)注云計(jì)算的相關(guān)理念與技術(shù)。但是云計(jì)算的理念在高校檔案管理方面的應(yīng)用和研究還處于摸索階段，有關(guān)云計(jì)算對(duì)高校檔案管理產(chǎn)生的巨大影響、以及對(duì)檔案信息存儲(chǔ)、使用處理和共享等方面的研究涉及很少。
三、基于云計(jì)算高校檔案管理平臺(tái)的特點(diǎn)
高校檔案管理平臺(tái)涵蓋人員、圖書(shū)資料、設(shè)備等各個(gè)方面的信息，信息量大。基于云計(jì)算技術(shù)的高校檔案管理平臺(tái)是由基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)器集群來(lái)實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)、管理和使用無(wú)須在本地計(jì)算機(jī)或者服務(wù)終端上執(zhí)行，而是存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)集群的數(shù)據(jù)處理中心中，并通過(guò)一定的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議來(lái)保證數(shù)據(jù)的安全性和便捷。基于以上分析，基于云計(jì)算高校檔案管理平臺(tái)有如下特點(diǎn)：
1.云計(jì)算能夠提供完善的信息資源服務(wù)能力，有利于提高檔案服務(wù)和管理水平
隨著高校事業(yè)的發(fā)展，各類(lèi)數(shù)字檔案信息數(shù)量快速增加，高校檔案管理和服務(wù)水平亟待提高。云計(jì)算技術(shù)以相對(duì)獨(dú)立的應(yīng)用軟件為載體，將各類(lèi)零散存儲(chǔ)的檔案信息加以整合，為使用者提供通用統(tǒng)一的登入方式，將各類(lèi)應(yīng)用服務(wù)最大限度進(jìn)行集成，提供一站式服務(wù)，將傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案檢索方式拓展至服務(wù)云端，大大的提高數(shù)字檔案館的管理和服務(wù)水平。基于云計(jì)算的高校數(shù)字化檔案管理平臺(tái)能夠充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，提升數(shù)字化檔案服務(wù)和管理能力，使高校數(shù)字化檔案管理最大程度發(fā)揮自身功效。
2.云計(jì)算能提高高校檔案信息服務(wù)的可持續(xù)性
傳統(tǒng)的檔案信息往往存儲(chǔ)于某臺(tái)固定的服務(wù)器上，一旦服務(wù)器遭遇病毒或惡意程序的攻擊，檔案信息資源就無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上利用。而在云計(jì)算模式中有強(qiáng)大的服務(wù)器集群做支撐，用戶的數(shù)據(jù)信息和程序分布在不同的物理服務(wù)器上，即使某臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障。其他服務(wù)器也可以快速便捷的將出現(xiàn)故障的服務(wù)器中的數(shù)據(jù)信息快速備份到其他服務(wù)器上，繼續(xù)來(lái)提供服務(wù)。
四、基于云計(jì)算高校檔案管理平臺(tái)面臨的問(wèn)題
云計(jì)算作為一項(xiàng)新興的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在高校檔案管理上的應(yīng)用還處于探索和研究階段，還面臨諸多問(wèn)題。
（1）信息安全問(wèn)題。基于云計(jì)算的高校檔案管理平臺(tái)主要依托互聯(lián)網(wǎng)來(lái)對(duì)信息的存儲(chǔ)和使用進(jìn)行管理，而互聯(lián)網(wǎng)上的各種安全問(wèn)題也與之相伴。傳統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)在本地存儲(chǔ)設(shè)備，安全性有很大的保障。而云計(jì)算模式下的檔案信息將會(huì)不可避免的遇到諸如網(wǎng)絡(luò)病毒、惡意程序的攻擊。因此如何確保檔案管理平臺(tái)數(shù)據(jù)信息的安全是合理應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)的關(guān)鍵性問(wèn)題。
（2）執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題。基于云計(jì)算的高校檔案管理平臺(tái)目前國(guó)內(nèi)乃至國(guó)際上沒(méi)有通用的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，而通用的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于一項(xiàng)新興技術(shù)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。怎樣的“云”才是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算云，目前云計(jì)算應(yīng)用領(lǐng)域尚無(wú)定論，在高校檔案管理應(yīng)用領(lǐng)域需要更加積極和努力的探索和研究，制定利于該技術(shù)理念順利普及和推廣的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。
在信息網(wǎng)絡(luò)化和資源全球化的今天，云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)打破了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)、處理和共享的模式，形成了一個(gè)全新的信息管理與服務(wù)體系。但是，目前云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用還處在初級(jí)探索階段，各種與之相關(guān)的技術(shù)和配套設(shè)施還在不斷的完善中。而云計(jì)算概念的出現(xiàn)及應(yīng)用給高校檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。高校在檔案管理過(guò)程中，需要積極應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的各種問(wèn)題，改變傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案使用和管理模式，充分利用云計(jì)算提供的強(qiáng)大資源整合能力來(lái)提高數(shù)字檔案管理的整體業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，這對(duì)于高校檔案管理模式和應(yīng)用服務(wù)方式等方面都具有積極意義。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：高校基建檔案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策
隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)的高等教育事業(yè)也取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，高等學(xué)校基建工程項(xiàng)目的建設(shè)也越來(lái)越多。在高校基建工程施工中，基建檔案是對(duì)基建項(xiàng)目進(jìn)行核查、審計(jì)、管理以及后期擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)，做好高校基建檔案管理工作具有十分重要的作用。但是，當(dāng)前高校基建檔案管理工作中存在著許多問(wèn)題，對(duì)其展開(kāi)探討十分必要。
一、高校基建檔案管理工作的特點(diǎn)
在高校基建檔案中因?yàn)榫哂卸嘀鼗芾砗投嘣顿Y主體的特點(diǎn)，致使高校檔案的管理工作具有社會(huì)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)[1]。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校管理工作的不斷進(jìn)步，使其對(duì)高校基建檔案的質(zhì)量、檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性有了更高的要求。基建檔案管理工作只有不斷地適應(yīng)時(shí)展的需求，才能充分發(fā)揮高校基建檔案管理工作的作用。基建檔案主要包含影像資料、聲像資料、紙質(zhì)檔案等形式，在基建過(guò)程中會(huì)連續(xù)不斷地產(chǎn)生各種資料。因此，如何有效、準(zhǔn)確、完整地采集、整理和移交基建資料是目前基建檔案管理工作中面臨的重要問(wèn)題[2]。
二、高校基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）單一的基建檔案使用方式。目前，在大多數(shù)高校中，使用者都是通過(guò)上門(mén)借閱的方式使用基建檔案，上門(mén)借閱的方式使基建檔案得到了利用，但是因?yàn)殚L(zhǎng)期、單一的使用原件，會(huì)使檔案原件發(fā)生字跡不清、頁(yè)面污漬等現(xiàn)象，嚴(yán)重的則導(dǎo)致檔案破損，甚至?xí)l(fā)生檔案遺漏或丟失等問(wèn)題，從而不能完好地保護(hù)基建檔案。（二）整理檔案不規(guī)范。基建檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，它要求基建檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和相關(guān)的基建工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)。而在實(shí)際的高校基建檔案管理工作中，很多高校基建檔案管理人員并非專(zhuān)業(yè)出身，大多只具備一種專(zhuān)業(yè)技能，并不能完全符合基建檔案管理工作的要求，由此也影響了其管理工作，從而在管理過(guò)程中面臨各種困難[3]。在整理基建檔案資料時(shí)，因?yàn)槭┕し胶捅O(jiān)理方等單位會(huì)源源不斷地連續(xù)提交各種資料，而管理人員由于專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)的缺乏，嚴(yán)重影響了基建檔案的質(zhì)量。特別是在分類(lèi)復(fù)雜的圖紙時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生各種失誤，使檔案整理工作雜亂無(wú)章[4]。（三）書(shū)寫(xiě)檔案不規(guī)范。在整個(gè)檔案管理工作中，當(dāng)然也包括在編制過(guò)程中的設(shè)計(jì)院、項(xiàng)目施工方、監(jiān)理方，他們?cè)跈n案編制過(guò)程中，因?yàn)椴灰?guī)范地書(shū)寫(xiě)檔案資料，比如書(shū)寫(xiě)用筆的不規(guī)范，有需要手工書(shū)寫(xiě)的資料卻打印，需要打印的資料卻書(shū)寫(xiě)。因?yàn)楣P墨不耐久，時(shí)間長(zhǎng)了會(huì)發(fā)生字跡擴(kuò)散或脫落等現(xiàn)象，而需要特殊強(qiáng)調(diào)的字體顏色卻沒(méi)有正確使用，以致影響了資料的準(zhǔn)確性。不規(guī)范地書(shū)寫(xiě)檔案不利于檔案的保存。（四）記錄檔案信息不規(guī)范。基建檔案包括很多的基本信息和資料，比如編制檔案的日期、簽字日期、印章、簽名、設(shè)計(jì)方、施工方等，在記錄檔案的基本信息時(shí)，檔案管理人員不仔細(xì)、疏忽大意地對(duì)待工作，會(huì)使得檔案資料缺乏完整性。（五）檔案資料收集難度大。因?yàn)榛n案具有完整性、專(zhuān)業(yè)性和成套性的特點(diǎn)，而且它形成的周期長(zhǎng)、涉及的單位部門(mén)多，使得檔案管理人員在收集檔案資料時(shí)的難度增大。基建檔案包括很多資料，既有基本的檔案資料也有隱蔽的內(nèi)部工程和地下管網(wǎng)資料等。很多基建工程大都隱藏在地下或墻體內(nèi)，而隱蔽在地下、墻體內(nèi)的資料，其收集的難度更大，也容易使管理人員在收集過(guò)程中出現(xiàn)遺漏或缺失。（六）單位部門(mén)間缺乏合作和溝通。因?yàn)楦咝n案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的基建知識(shí)，使其不能主動(dòng)地協(xié)助、指導(dǎo)和督導(dǎo)基建部門(mén)對(duì)于檔案資料的收集和整理工作。而基建單位和部門(mén)因?yàn)樽约旱谋憷粫?huì)主動(dòng)提交基建檔案資料，而是將其放置在自己的單位部門(mén)留己私用。各單位部門(mén)缺乏合作和溝通，使基建檔案資料不能及時(shí)的收集、整理、移交。
三、提高高校基建檔案管理工作的策略
（一）建立具體的基建檔案系統(tǒng)。目前，大多數(shù)高校的基建檔案管理系統(tǒng)都存在局限性，沒(méi)有整體性和針對(duì)性的基建管理系統(tǒng)。筆者根據(jù)基建檔案的管理特點(diǎn)，提出建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，以方便管理人員的基建檔案管理工作。因?yàn)榛n案資料非常多，而且涉及的范圍很大，而管理人員又必須手工記錄，增加了工作量和工作難度，降低了基建檔案管理工作的效率。為了保證基建檔案收集的完整性和齊全性、整理的便捷性和條理性，建立具體的基建檔案管理系統(tǒng)，可以及時(shí)地記錄檔案資料、清晰地分類(lèi)檔案資料，實(shí)行分區(qū)管理檔案，避免管理人員的重復(fù)性工作。具體的基建檔案管理系統(tǒng)如圖1所示。（二）建立相應(yīng)的基建檔案管理制度。基建檔案資料數(shù)量繁多、收集時(shí)間長(zhǎng)、涉及單位廣，而很多檔案資料需要重復(fù)使用和審批，致使在基建檔案的收集過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生文件移交和文件借閱的問(wèn)題。因此，需要建立相應(yīng)的基建檔案管理制度，規(guī)范文件移交和文件借閱等手續(xù)，實(shí)時(shí)掌控檔案資料的完整性，防止發(fā)生檔案遺漏、缺失等損失[5]。（三）設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)。基建檔案管理工作涉及的單位部門(mén)廣泛，必須得到校領(lǐng)導(dǎo)和基建處領(lǐng)導(dǎo)的支持，由具備專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)基建知識(shí)的工作人員進(jìn)行基建檔案管理工作，并設(shè)立專(zhuān)門(mén)的基建檔案管理部門(mén)，嚴(yán)格操作檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)。在基建檔案管理部門(mén)必須配備專(zhuān)業(yè)的基建檔案管理軟件和硬件，對(duì)檔案的收集、整理、移交、保存等各環(huán)節(jié)提供便利。（四）對(duì)檔案實(shí)施分類(lèi)模式。基建檔案資料數(shù)量繁多、收集時(shí)間長(zhǎng)、涉及單位廣泛，容易導(dǎo)致在管理工作中發(fā)生失誤。因此，要對(duì)基建檔案實(shí)施分類(lèi)模式，保證檔案資料可以及時(shí)地收集和分類(lèi)整理，以此提高基建檔案管理工作的效率和質(zhì)量。具體的檔案分類(lèi)模式如圖2所示。基建檔案的資料包括名稱、編號(hào)、日期、批準(zhǔn)部門(mén)、發(fā)文部門(mén)，對(duì)基建檔案必須依照時(shí)間進(jìn)行順序排列，在編制基建檔案時(shí)實(shí)施分冊(cè)立卷、歸類(lèi)排序。由于在高校基建檔案的移交環(huán)節(jié)，管理人員必須按照校檔案館和當(dāng)?shù)爻墙n案館的移交要求進(jìn)行不同的分類(lèi)編制。因?yàn)楸仨殞⒒n案中的工程竣工檔案移交給城建檔案館，而城建檔案館更注重的是基建工程項(xiàng)目竣工的資料；工程建設(shè)全套檔案移交給校檔案館，而校檔案館更注重整個(gè)基建工程項(xiàng)目的全部資料。因此，在編制基建檔案時(shí)，可以分為大型工程的分期分項(xiàng)模式和單體工程模式[6]。1.大型工程的分期分項(xiàng)模式圖1基建檔案管理系統(tǒng)大型的工程檔案編制由設(shè)計(jì)院、施工方、監(jiān)理方等單位進(jìn)行，在編制過(guò)程中，以工程的總體規(guī)劃為主線，以分期工程為索引、以分項(xiàng)工程為基點(diǎn)，對(duì)整個(gè)工程資料進(jìn)行編制。以整個(gè)工程主體進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)每期每項(xiàng)工程進(jìn)行檔案編制，化繁為簡(jiǎn)。而具體的檔案名稱則根據(jù)每期、每項(xiàng)的名稱進(jìn)行編制。2.單體工程模式因?yàn)閱误w工程比較獨(dú)立，資料比較清晰明確，只需要根據(jù)常規(guī)的流程收集和整理檔案，在完成檔案后移交相應(yīng)的單位部門(mén)即可。而校檔案館常規(guī)的編制要求是使用學(xué)校規(guī)定的文件盒對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)分冊(cè)按項(xiàng)目名稱編號(hào)并保存。城建檔案館常規(guī)的編制要求是工程竣工結(jié)束四方驗(yàn)收后，由設(shè)計(jì)院、施工方、監(jiān)理方等單位共同完成編制工作，按照?qǐng)D紙和文檔進(jìn)行分類(lèi)分冊(cè)保存。（五）對(duì)基建檔案實(shí)施移交歸檔模式。在高校基建檔案的移交過(guò)程中，檔案必須移交到校檔案館和當(dāng)?shù)爻墙n案館。高校基建檔案包含工程竣工檔案和工程建設(shè)全套檔案，其中工程竣工檔案移交當(dāng)?shù)爻墙n案館，工程建設(shè)全套檔案移交校檔案館。通常情況下，基建工程都會(huì)存在項(xiàng)目資金問(wèn)題、項(xiàng)目難易問(wèn)題、項(xiàng)目工程大小問(wèn)題等，從項(xiàng)目立項(xiàng)審批到項(xiàng)目竣工使用的時(shí)間并不固定。因此，基建檔案管理人員必須及時(shí)完整地收集、整理檔案資料，最后將檔案移交給相應(yīng)的單位部門(mén)。而檔案移交包括分期移交歸檔和集中移交歸檔兩組模式[7]。1.分期移交歸檔模式因?yàn)榇笮偷幕üこ探ㄔO(shè)的時(shí)間長(zhǎng)，需要分時(shí)間段進(jìn)行建設(shè)，導(dǎo)致資料的收集和整理也需要分時(shí)間段進(jìn)行。在工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員必須實(shí)時(shí)地收集和整理資料，當(dāng)完成與工程對(duì)應(yīng)時(shí)間段的檔案后，需將此檔案進(jìn)行及時(shí)的移交歸檔。對(duì)每個(gè)時(shí)間的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，分期分項(xiàng)排序，有條理的歸檔，可以減少基建檔案管理工作量，為后期檔案的存放提供足夠的空間。2.集中移交歸檔模式集中移交歸檔模式的前提是基建檔案管理室必須具有足夠的存儲(chǔ)空間，可以有效地保存所有的基建檔案。在基建工程竣工后，基建檔案管理人員檢查核對(duì)所有資料是否準(zhǔn)確完整，確認(rèn)無(wú)誤后，將全部檔案資料進(jìn)行集中移交歸檔。將所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，使檔案規(guī)則系統(tǒng)。
綜上，目前高校基建檔案管理工作主要存在單一的基建檔案使用方式、整理檔案不規(guī)范、書(shū)寫(xiě)檔案不規(guī)范、檔案資料收集難度大、單位部門(mén)間缺乏合作和溝通等問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，筆者提出要建立具體的基建檔案系統(tǒng)、建立相應(yīng)的基建檔案管理制度、設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)、對(duì)檔案實(shí)施分類(lèi)模式、對(duì)基建檔案實(shí)施移交歸檔模式等策略，以期提高高校基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
作者:黃海鏗 單位:潮州廣播電視大學(xué)
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