時間：2023-06-19 16:29:32
導語：在檔案管理的特點的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
高校教學檔案的特點
教學檔案是指學校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和?？茖W、系統、規范的教學檔案既是高校教學規律的基本要求，也是衡量學校教學質量和管理重要標志。
1.教學檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強的專業性和多樣性的特點。這是由于教學管理和教學活動是一種很復雜的實踐活動，它記錄這一實踐活動的教學檔案內容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙制的教學計劃、教學大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個學校在專業設置、課程設置、教學內容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學與教學管理活動是一種專業性極強的活動，其書面及其他形式也表現出不同學科教學活動與教學管理的專業性。
2.教學檔案的系統性和周期性的特點。它的內容結構本身具有系統性，教學檔案產生與教學實踐和教學管理活動的各個環節之中，涉及各教學實踐層次和管理層次，是一個完整的有機體。每個新生入學到畢業離校整個過程中，都要系統的整理一系列完整的檔案材料。教學檔案的周期性表現為學期、學年、學制周期。在年度的劃分主要以教學年度和學制年度進行管理，各個階段共同構成完整的大循環周期，每屆學生的培養過程就是一個教學周期。
3.教學檔案分散性和集中性的特點。由于教學業務活動和管理活動的分工，系各教研室產生的教學材料往往會分散在各個教學部門，這就使得教學檔案的產生部門保存一定數量的檔案，但根據《高校檔案法規定》必須按照統一性、集中性管理的原則，這就造成了院、系二級管理的局面，也就決定了高校教學檔案管理的分散性與集中性并存的特點。
高校教學檔案的現代管理對策
1.加強高校教學檔案管理，是適應國家教育部本科教學水平評估的需要。[1]高校的教學評估需求對我院的教學檔案建設提出了更高的要求，這就要求我院為評估提供比較完整、系統、真實的信息和數據資料。目前，我院的教學檔案的收集不系統、不完整，二級教學檔案建設沒有引起足夠的重視。我院的檔案工作應實行統一領導，分級管理的原則，在集中統一的管理模式下，各系應建立分室，由部、系的教學秘書負責管理本單位的教學文件并具體負責收集、整理、保管所形成的文件，最后，教學部、各系再按各口入攤材料按學年式或學期匯入檔案實行集中性與統一性管理原則。在集中統一管理各類檔案的同時加強對各部門、二級檔案的監督指導。把教學檔案管理工作提到學校的工作議程中，引起領導的高度重視，強化教務人員的檔案意識，各院、系的教務員要學習檔案知識，參加檔案培訓，將教學檔案管理工作貫穿到整個教學管理工作中，并按期限質量要求、收集、整理、把好質量關，對教師上交的各種教學資料進行審查，防止次品歸檔。
2.運用現代化管理手段，加強教學檔案數字化建設
檔案信息化是適應信息化時代的需要，以檔案信息資源建設為核心，以信息網絡為基礎，建立高校電子教學檔案數據庫，對學生成績、教師業務檔案等信息量大，經常查詢利用應建立學生信息數據庫和教師業務檔案數據庫對紙制的教學管理文件、教學計劃、招生錄取表等對其進行數字化，通過將傳統的紙制檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。利用計算機技術存儲、檢索方便、便捷的在微機上直接查詢和輸出。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫，及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學院的教學改革和發展服務。
3.變被動服務為主動服務，實現教學檔案效用最大化
檔案管理人員明確檔案工作人員既是專業人員，又是服務人員。在工作中取得廣大利用者的信任，就要進行優質服務，充分利用大學中網絡便利，把學生想知道的檔案信息、畢業生論文等編制學生電子檔案的形式開展服務使學生隨時隨地地都可以在網上查詢有關自己的信息，提高檔案的利用率，對教學檔案的內容分
轉貼于
析研究，根據利用者需求編制參考資料，充分發揮教學檔案的功能，服務教學第一線，以實現檔案效用的最大化。
4.教學檔案必須做到“三納入”、“四同步”的管理原則。即納入教學計劃和規劃；納入教學管理制度；納入有關人員的職責范圍，作為考核教學質量和管理水平。“四同步”：即下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。[2]
5.注重教學檔案的材料整理，加強規范管理
關鍵詞：住房公積金 檔案 特點 管理
住房公積金制度建立二十年以來，從無到有，從小到大，經歷了資金量和業務量的飛速發展。住房公積金檔案作為記載其發展歷程的原始記錄，體現出越發重要的歷史作用。住房公積金檔案的管理規范與否直接關系到業務的發展和資金的安全。作為住房公積金檔案的管理者，要學會分析其特點，不斷加強檔案管理工作，促進住房公積金事業的發展和進步。
一、住房公積金檔案的特點
住房公積金檔案是住房公積金管理機構在辦理歸集、提取、貸款等業務過程中形成的，具有參考利用價值的原始記錄。隨著住房公積金業務的發展、延伸和完善，其內容更加豐富，數量不斷增長。它具有如下幾個特點：
（一）檔案形成者眾多
住房公積金的管理機構、經辦部門、繳存單位和繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。住房公積金的管理機構包括住房公積金管理中心、分中心、管理部和派出機構，經辦部門包括委托銀行、公證處和擔保公司等。住房公積金的繳存單位和職工則為辦理貸款、提取、歸集等業務的單位和個人。
（二）種類和內容豐富
住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，每類業務檔案之下具體還有很多層次的細分。如貸款檔案包括樓盤檔案、貸款檔案和抵押檔案三類，其中的貸款檔案又分為新房貸款檔案、二手房貸款檔案、組合貸款檔案及以貸還貸檔案等類型。因業務類型的不同，其內容有很大不同，具有種類和內容豐富的特點。
（三）留存材料基本相同
住房公積金的業務檔案，是繳存單位或職工提供的與業務辦理相關的各種材料，經住房公積金管理機構審批合格后留存的紙質或數字載體資料。因住房公積金的政策具有相對的穩定性，同一業務的留存材料和審批材料基本相同。
（四）保存期限長且存在變化
住房公積金檔案的保存期限全部在15年以上，其中貸款檔案的保存期限更長。一個借款人的檔案，從貸前審查、貸款審批、簽訂合同、發放到全部還清，需要最長三十年的時間，期間還會遇到貸款變更或提前結清的情況，其檔案保存的期限很長且存在變化。
（五）整理立卷具有時效性
住房公積金檔案是前臺窗口留存的業務資料，因每個業務辦理環節緊密相連，環環相扣，每種業務的辦理數量又具有不確定性，必須隨時進行整理、立卷、復核，材料不能積壓，以免影響下一步的業務工作。因此，其檔案整理具有時效性。
（六）查閱和使用具有針對性
住房公積金的業務檔案，因其職能性質，一般為上級監管部門和本單位業務部門查閱和使用，同時也為繳存職工本人提供檔案查閱服務。住房公積金檔案有嚴格的保密制度，除上述使用者之外的任何單位和個人均不得隨意查閱檔案。
二、加強住房公積金檔案管理
住房公積金檔案管理起步較晚卻發展迅速，特別是近年來，隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業務量的快速增長，其檔案數量呈現出飛速增加的趨勢。如何建立安全、規范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實現檔案管理的規范化、科學化和系統化，成為住房公積金事業發展的一個重要課題。
首先，要加強制度建設。結合《檔案法》及《住房公積金管理條例》的有關規定制定住房公積金檔案管理實施細則，使檔案的整理、分類、歸檔、立卷、保管、借閱和利用等管理明細化、規范化和制度化，建立健全檔案管理人員的崗位責任制和檔案保密制度，檔案管理做到有章可循，保證檔案管理工作安全有效地開展，確保檔案的準確、完整和安全。
其次，要加強對管理人員的業務培訓。由于人員編制的限制，住房公積金的檔案管理缺乏專業的工作人員，多數單位都是兼職管理，達不到檔案管理專業、系統、高效的目標。面對這種實際情況，一要加強檔案管理人員專業知識的培訓，積極學習《檔案法》以及近年來檔案管理的新理論、新方法、新觀念，增強檔案管理知識，提高檔案管理水平；二要加強住房公積金各項業務的學習，提高住房公積金檔案管理的業務水平和工作技能。
第三，要加強檔案的信息化建設。數字化是檔案管理的未來趨勢。一方面，對紙質檔案進行掃描，實現文書檔案向電子檔案轉換，有利于保管和查詢。另外，充分利用現有的住房公積金管理系統，把檔案管理工作前移，在住房公積金業務前臺把歸集、提取、貸款的原始檔案掃描入電腦，避免重復輸入信息，對檔案資料可以實現快速、高效的管理。
三、結束語
住房公積金是老百姓的血汗錢，“取之于民，用之于民”是住房公積金事業的根本宗旨。加強住房公積金的檔案管理，是住房公積金規范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風險的需要。住房公積金的檔案管理不是單純的檔案模式管理，更是具有現實意義的、可操作的、可利用的動態管理，在加強檔案管理的同時，一定要遵循住房公積金檔案的特點，使其檔案管理向更高的層次邁進。
參考文獻：
[1]樊盛英.論新時期下住房公積金檔案的管理[J].蘭臺世界，2011，5，36
關鍵詞：醫學；檔案管理工作；特點；發展趨勢
一、醫學科研檔案管理工作的特點
（一）專題突出、周期長、專業性強
專題突出，衛生健康部門醫學研究以專題的形式呈現出來，每一個專題過程完整，有利于檔案的有序整理。周期長，醫學科研需要投入大量的時間和精力，涉及的科研知識內容比較多和范圍較廣，有時需要長達幾十年的時間，這就導致衛生健康部門醫學科研檔案管理工作較長的周期性過程。專業性強，醫院醫學科研管理工作最為突出的特點是需要分門別類地進行檔案的管理，進行相應的編碼，有序地進行檔案的分類和整理。
（二）醫學科研檔案管理工作量不斷地增加
隨著人們生活水平的提高，新的疾病日益侵蝕著人們的身體，使人們猝不及防。因此，需要加大醫學科研研究，既導致醫學科研檔案數量不斷地增加，又會導致醫學科研檔案管理工作者工作量增加，勢必影響其工作效率。
（三）載體形式多樣
醫學研究不僅周期長，而且過程復雜，形式多樣。不同的研究項目有不同的載體形式。醫學科研檔案管理工作載體形式多樣，記錄研究結果的材料和形式也有所不同，它既包括光盤、磁盤等硬件，也包括文字、獎狀、報紙等實物。它既包括電子，也包括紙質。雖然電子化醫學檔案已經成為歷史發展的趨勢，但由于醫學檔案的特殊性,紙質檔案還是居多。未來人們會普遍使用電子檔案。比如說，縮微醫學檔案等新形式不斷地出現，其實用性逐漸地加強。未來人們會越來越多地將其運用在醫學界。載體形式多樣化，有利于檔案的保存，為未來醫學科研的深入發展做鋪墊。
二、醫學科研檔案管理工作的發展趨勢
（一）醫學科研檔案管理體系更加健全
現代信息技術在迅速地發展，醫學科研檔案管理工作越來越信息化。在工作中逐漸地引進先進的科學技術，這是歷史發展的必然趨勢和不可阻擋地歷史潮流，有利于醫學科研檔案管理工作地順利開展，實現醫學科研檔案科學化管理，促進醫學科研檔案體系更加健全。
（二）醫學科研檔案管理日益現代化
隨著現代技術的發展，可以通過數字化檔案等方式，建立起兼具檔案信息開發和運用等功能的完整系統，逐步地實現檔案的管理現代化。醫學科研檔案管理可以利用現代技術，超越時空的局限，獲取檔案信息，實現檔案的有效管理和運用。醫學檔案管理者會越來越借助現代化手段，充分發揮網絡檔案信息的最大作用,讓人們快速地獲取一部分自己需要的科研檔案信息，讓人們了解一部分醫學前沿的動態問題。
（三）醫學科研檔案管理流程日益優化
隨著醫學科研實踐的深入發展和專家研究科研領域逐漸地擴大，醫學科研檔案管理流程日益創新，并逐漸地系統化與合理化。1.新項目建立檔案追蹤袋。通過檔案追蹤，將檔案信息加以整理，并將歸檔的要求提前告知相關的工作人員，做好相關的記錄，并定期檢查。這是醫學科研檔案管理流程的初始階段。2.歸檔。采取歸檔責任制，對于每一個課題，派專門的人員收集科研信息，并定期與檔案管理人員溝通。3.建檔。對真實的科研資料可以進行驗收之后，檔案管理部門可以建檔，在建檔之前，對科研成果進行檢查，要求科研專家和檔案管理人員共同檢查檔案的管理是否完整。
（四）管理手段日益提升
科技在進步，醫學科研管理手段日益創新?，F代技術被越來越多地運用到檔案管理工作中來，使用電子信息化手段受到醫院檔案管理者的重視。醫學科研檔案管理手段日益創新，顯示出日益突出的地位。1.電子檔案效率更高。人們如果想了解自己的檔案信息，只需要相關的人員在網上進行相關的檢索，就能迅速地找到你想要的檔案信息?？蒲袡n案一旦錄入，科研人員隨時隨地就能獲取需要的檔案信息，簡單方便、高效。2.充分地利用檔案。檔案管理人員可以通過檔案網絡平臺進行搜尋，操作簡單。通過電子檔案，可以減少傳統的紙質檔案尋找文件繁瑣的弊端，可以超越時間和地點的限制，充分地利用科研檔案。例如在華中師范大學讀研的時候，需要本科的成績單，本科是在外地讀的，這時候去華中師范大學信息門戶的一站式服務中申請檔案成績打印，十分方便快捷。醫學科研管理手段日益創新，未來可以讓機器人實現管理。
（五）管理理念日益更新
傳統檔案管理思想是檔案管理人員在進行檔案管理工作中有一種等的思想，態度消極，比較懶散，比較被動。原因是工作累，時間長，工作人員沒有那么多的耐心。檔案管理者只有等領導來視察的時候，才會比較主動，才會對年度檔案進行有序整理，并加以分類，這樣做比較倉促，沒有細致地考慮如何更好地利用科研檔案，許多檔案積滿灰塵，淹沒在歷史的塵埃里?，F代科學研究日益受到重視，很多人打破傳統的檔案管理思想，在管理理念上進行創新。例如，管理者的積極性增強?？蒲袡n案管理人員積極性日益增強，積極、主動地投入檔案管理中，具有超前管理和全程管理思想。從課題項目立項開始，全程跟蹤科研項目的進度等一系列工作，管理工作人員只需要付出較少的時間，實現最佳的管理，這樣對于檔案管理者來說，難度較低，提高了他們的積極性。
（六）醫學科研檔案管理更加公開化
醫療科研檔案的管理工作十分地保密，一般的人是很少能夠接觸到這類檔案。隨著經濟、政治、文化等各方面的發展，人們對醫學科研檔案的要求更高，將不僅僅只是對治療信息的查閱,更希望醫療科研檔案管理的公開化和透明化，了解到更多的信息，不用親自到醫院去查檔案。醫療科研檔案管理的目的是利用信息化手段和多種檢索工具，提高管理水平和開發利用檔案信息的能力。要實現醫療科研檔案管理的公開化，需要將檔案管理工作與現實情況結合,真正走到人群中去,確保網上信息的真實可信。因此,未來的醫學檔案借閱會出現生活中的各方面,如通過醫學檔案網站進行查閱了解,在各公共借閱點查看等等。
一、學校檔案的特點
1、學校檔案是學校黨政管理、教育教學管理活動的憑證。完整的學校檔案包括了學校各項管理、教學、科研等活動中形成的原始記錄、憑證、臺賬、報表、教學、科研成果在內的各種載體檔案，通過科學整理集中統一在綜合檔案室內，成為學校的一種重要信息資源，為學校各項工作提供參考、憑證和借鑒，使學校各項管理工作能夠順利進行，使學校、教職工、學生的合法權益得到維護。
2、學校檔案是學校人才培養水平評估的依據。人才培養水平評估工作實際上就是對學校多年來辦學質量的一次大檢驗，要體現學校人才培養水平的狀況，就必須有大量的事實材料來佐證。
3、 學校檔案是編寫校史和進行德育教育的基礎。學校在創建和發展過程中形成了大量的珍貴材料，記錄了學校創業的過程、教學科研的成果和人才培養的情況，利用檔案編寫校史或利用檔案的多種載體如照片、圖表等舉辦展覽，可以讓學生直觀地去了解學校的歷史，激發學生愛校熱情，樹立“今天我以學校為榮，明天學校以我為榮”的觀念，努力學習為校爭光。
4、學校檔案是衡量學校綜合管理水平和反映學校教學質量的標志。學校檔案來源于學校各項實際管理工作和各職能部門的實際工作中，是隨著學校的發展逐步積累起來的，其中有教學大綱、教學計劃、專業建設與課程改革、教學總結、自編教材以及學生學籍、成績登記、獎懲情況等，這些材料凝聚了教師的智慧和汗水，能直接真實反映出學校的教學質量。
二、提高學校檔案管理工作的對策
1、完善學校的檔案管理機制
學校領導必須重視檔案管理，要把檔案工作列入學校的議事日程，增加人、財、物的投入，學校設置綜合檔案室，各管理部門設立兼職檔案管理員，改善學校和各管理部門的檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中出現的問題。要對學校檔案工作實行統一領導、分級管理，成立與學校管理體制相適應的領導機構，組建一支由校領導牽頭、辦公室主任主抓、學校檔案專干負責、各部門領導和兼職檔案管理員參與的學校檔案管理隊伍。
2、領導重視，加大投入
檔案工作人員要經常向領導匯報檔案工作情況， 及時深入基層、班級了解收集各種信息資料，掌握學校教學動態，為領導決策、教學改革等提供準確、及時、優質的服務，用實際行動贏得領導對檔案工作的重視。加大對學校綜合檔案室的資金投入，改善檔案保管條件，如配備去濕機、空調機、吸塵器等設備，使學校檔案室真正符合“六防”工作要求；繼續推進學校檔案的信息化管理，完善全校統一的檔案管理網絡體系，對特殊檔案進行動態管理、及時更新，利用計算機進行檢索、查詢等，提高工作效率，加速檔案現代化管理步伐。
3、加強管理人員隊伍建設
抽調政治覺悟高、業務能力強、具有吃苦耐勞精神的同志，充實到檔案管理隊伍中。同時，要積極開展檔案業務培訓，系統地學習計算機和信息管理技術及檔案專業知識，督促檔案管理人員掌握并應用先進的技術設備和科學管理手段，開展好學校檔案工作，適應社會發展的需要。
4、積極的和學校的文化活動融為一體
它是體現該校面貌的關鍵要素，因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映學校的文化風貌。為更好的滿足校園文化建設的需要，確保相關的內容可以在形式多樣的方式和措施中傳承給使用人，進而確保信息內容高度的共有，檔案工作者要爭取校領導的支持，進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。
5、加強檔案管理的規范化、標準化，提高檔案管理的信息化建設水平
首先，要做好檔案管理組織工作，以系統論、信息論、控制論等現代科學理論為指導，遵循檔案工作的客觀規律，通過科學化的管理方法、高效化的管理機構、現代化的管理工作和標準化的工作程序來促進檔案管理組織的規范化；其次，要做好檔案管理技術工作，在檔案的記錄、整理、分類、存儲、查找、傳遞過程中充分運用現代化的電子計算機技術、復制技術、印刷技術、縮微技術和聲像技術等，提高檔案管理工作的效率和質量；再次，要做好檔案資源信息管理工作，加強檔案管理的信息化建設水平，將檔案資源和檔案管理過程， 通過信息系統加工和計算機網絡傳輸， 實現檔案資源的合理配置和檔案信息資源的社會共享；最后，要做好檔案保護工作，除了用傳統的檔案庫房進行原始檔案資料的保存外，充分利用新型載體如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，運用磁帶、磁盤和光盤等新型手段加強對檔案資料的保護。
6、建立學校檔案信息安全保障體系
在學校檔案信息化管理中，安全保障包括兩方面：一是檔案信息存儲安全，二是檔案信息利用安全。在信息存儲安全方面，要增強檔案信息安全和網絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網絡管理系統的監控，存儲檔案信息的設備要加裝有效的防毒軟件，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上，確保檔案信息的安全保密和系統運行的安全可靠；在利用安全上既不能只強調利用而忽視保密，將不該上網公開的內容公開或不設置訪問權限，又不能只強調保密而限制利用，使可利用的檔案信息過少，應堅持利用和保密并重的原則，在信息安全的前提下做好檔案信息的充分利用工作。
7、 積極拓寬檔案利用渠道
齊齊哈爾市建設工程招投標管理辦公室 黑龍江齊齊哈爾 161000
[摘要]隨著我國《電子招標投標辦法》的實施，在招投標業務中電子標書檔案的數量不斷增加。由于電子檔書檔案具有自身的獨特性，所以在對其進行管理上也與其他的電子檔案有一定的區別。文中分析了建設工程損毀投標電子檔案的特點，并進一步對建設工程招投標電子檔案的管理措施進行了具體的闡述。
[
關鍵詞 ]招投標電子檔案；特點；管理措施
由于招投標對我國經濟生活的影響越來越大，所以為了更好的規范電子招投標活動，促進電子招投標健康發展，則需要針對當前電子招投標檔案越來越多的情況，強化招投標電子檔案管理工作。
一、建設工程招投標電子檔案的特點
(一)招投標電子檔案對設備及技術具有依賴性
在招投標活動中，當事人制成電子標書文件，由于電子標書信息呈數字化形態，在生成、傳輸和存儲過程中都是依賴計算機和相應的軟件平臺實現的，而且在電子標書讀取、處理、傳輸和利用過程中也離不開計算機和相關的軟件平臺。同時電子標書對運行環境的標準化具有較高的要求，一旦缺乏健全和統一的標準，則會導致電子標書無法讀取及在不同載體之間無法實現互換等問題發生。
(二)電子標書載體的不穩定性
目前電子標書多存儲在光盤及U盤上，這些介質相對于紙張來講穩定性較差，而且易受到外界磁場、環境等因素的影響，一旦載體結構出現變化，則會導致存儲的內容安全性無法得到保障，這就對電子標書檔案保管工作提出了更高的要求。
(三)電子標書檔案信息的易更改性
由于電子標書具有方便對投標報價進行修正的優點，這就導致電子標書檔案在傳遞或是更換到其他載體過程中，一旦被修改而不易被察覺。特別是一些存儲載體的可重寫性、計算機存儲器的隨機讀寫功能及電子標書檔案與載體的分離，都會為電子標書檔案信息內容的增減提供便利條件，從而影響到電子標書檔案的真實性和管理工作中保密性。
(四)電子標書檔案的安全性較差
電子標書檔案不僅易于修改、刪除、復制和傳輸，而且在修復后還不會留有痕跡，原件和復印件無法區分，這就導致在電子標書檔案管理過程中很難確認電子檔案原件。同時電子標書檔案存儲于計算機硬盤中，一旦計算機感染病毒，則檔案信息的安全則無法保證。另外，電子檔案具有共享性，這就使多個用戶可以同時對一個文件進行查閱，給電子標書的安全性帶來較大的威脅。
二、建設工程招投標電子檔案管理的措施
(一)確保電子標書檔案載體物理上的安全
通常情況下電子標書檔案都會存儲在光盤、U盤及移動硬盤等載體上，所以需要構建一個適宜的保管環境和條件，檔案室內要保持在恒溫和恒濕的環境下，直立對載體進行排放，確保載體要遠離磁場及有害氣體。
(二)提高電子標書檔案的兼容性
對于需要歸檔的電子標書，需要將其轉換為各種平臺都能夠適應的文本文件格式，避免由于軟件技術升級而對電子標書檔案所帶來的影響。同時電子標書檔案建立時，需要確保在通用及開放的數據庫平臺上進行建立，加快轉換軟件的開發力度，確保電子標書檔案能夠與新技術具有較好的兼容性。
(三)電子標書檔案支持軟件及其系統的保管
在對電子標書檔案管理工作中，不僅需要對電子標書檔案的原始載體進行保管，同時還要對其支持軟件進行保存，從而有效的確保電子標書檔案的原始性。這樣就需要在保持電子標書檔案時，需要將其與制作軟件一并進行保存，這樣在對電子標書檔案進行恢復時，可以按照其最原始的面目顯示出來。同時還要做好電子標書檔案原始電子圖像的保存工作，對電子標書檔案的打印件進行保存。
(四)定期檢測和維護電子標書檔案載體
電子標書檔案載體，特別是光盤，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的電子標書檔案載體，必須定期進行檢測和拷貝，確保電子標書檔案信息的可靠性。定期檢測，應當每年一次，采用等距隨機抽樣或等距抽樣的方法進行，抽樣的樣品數量應不少于20％為宜。首先對外現進行檢查，確認載體表面是否有變形或物理損壞，載體外表是否有霉斑出現。然后再進行檢測，對載體上的信息進行讀寫或校驗。若檢測到有出錯的載體，必須進行修正或更新。電子標書檔案應每3年拷貝一次，且原載體繼續保留的時間不少于5年。對于電子標書檔案的檢測與維護，必須嚴格管理，因為任何一次操作失誤或錯誤，都可能將保存的電子標書檔案遭到人為破壞，甚至造成難以挽回的損失。必須建立起相應的維護管理檔案，對檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作。
(五)做好電子標書檔案的安全防范工作
電子標書檔案的存儲、歸類、開發、傳輸、利用等的安全性，是電子檔案管理工作的關鍵點。電子標書檔案對安全防范的技術有很高的要求。
一是電子標書在網絡傳輸過程中的安全問題，電子標書數據容易被修改、復制或竊取；
二是計算機病毒、黑客、間諜活動對電子標書檔案管理構成的威脅問題；
三是以及人為或偶然事故造成的威脅問題。
因此，電子標書檔案的安全防范需要綜合使用加密技術、身份驗證、數字簽名、防火墻等電子信息安全技術。否則，極易出現安全問題。
三、結束語
隨著電子標書檔案數量的不斷增加，加強對電子標書檔案的管理已成為當前十分重要的問題。由于當前電子標書檔案管理還沒有統一的管理標準，在具體安全管理工作中采用的仍是傳統載體檔案的保護方法，這就導致當前電子標書檔案管理工作較為落后，無法滿足當前不斷增加的電子標書檔案管理的需求。所以需要加快對電子標書檔案管理的探索力度，使其更好的滿足工程招投標檔案管量應用的要求，確保更好的提高我國工程招投標檔案管理的水平。
參考文獻
[1]郭藝.當前建設工程招投標檔案管理存在的問題及成因分析[J].城市建設理論研究(電子版),2013年24期.
關鍵詞：美國國家檔案與文件管理署績效管理檔案管理
美國是世界上最先探索政府績效管理的國家之一，美國國家檔案與文件管理署（以下簡稱NARA）績效管理值得我國檔案部門借鑒。
一、NARA績效管理的主要內容
績效（performance）一詞在管理學中被引申為“成績”、“成果”、“效益”，政府績效管理至今并無一個普遍認同的定義，本文采用定義為“運用科學的方法、標準和程序，對政府機關的業績、成就和實際工作做出盡可能準確的評價，在此基礎上對政府績效進行改善和提高。”①按照美國1993年頒布的《政府績效與結果法》要求，NARA通過制定并實施戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告來實行績效管理。
（一）制定戰略規劃
戰略規劃是執行績效法案各項規定的基礎，以結果為導向。NARA最新的戰略規劃是《2006～2016年戰略規劃》（以下簡稱《戰略規劃》），為適應新形勢，該規劃每3年修訂一次。其主要內容包含：NARA的工作職責，6大戰略目標，戰略目標的細化及實施方法等。
1.《戰略規劃》確定了NARA的工作職責
NARA的工作職責是：用守護和保存政府檔案的方式服務于美國民主，確保人們能夠利用檔案遺產，從中汲取知識。利用檔案不但是美國公民的權利而且也是政府的實際行動。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對國家歷史的理解而努力。
2.《戰略規劃》提出了6大戰略目標
戰略目標是《戰略規劃》的重點。戰略目標之一是管理政府檔案：作為國家檔案保存者，NARA要繼續提高管理能力和服務水平，有效地管理政府檔案。戰略目標之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質量地著錄所有檔案；按照《美國國家信息安全法令》執行，確保應解密檔案解密、應保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫房；確保公眾及時利用檔案。戰略目標之三是管理電子文檔：應對電子文檔的挑戰，成功地履行NARA在電子時代的責任；滿足聯邦政府和用戶希望繼續利用政府電子文檔的需要，開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。
戰略目標之四是提供檔案利用：在任何地點、任何時間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統載體檔案制成數字化副本，推進檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復查閱檔案的書面請求。戰略目標之五是提高城市文明：通過終身學習項目加深公眾對美國國家歷史的理解；通過舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強對老師和學生的教育；與其他行業合作，展示NARA館藏，提高國家文明程度。戰略目標之六是加強各項基礎建設：提高職工素質、技能和競爭力以適應不斷變化的外界環境；招錄不同類型的員工，更好地服務于不同類型的公眾；大力加強信息建設，服務于NARA的用戶。
3.《戰略規劃》中將戰略目標細化為長期績效目標，并明確了實施辦法
《戰略規劃》將6大戰略目標分解為25項長期績效目標。戰略目標只是大方向，需要長期績效目標加以細化。例如，在戰略目標之四提供檔案利用部分，細化為4個長期績效目標：截止到2012年，網站達到或者超過聯邦政府網站標準；截止到2016年，1.4%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用；截止到2016年，NARA的服務能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價值的館藏檔案有在線目錄。
每個長期績效目標后都有實施方法。例如，“截止到2016年，國家檔案館服務能夠滿足利用者需要”的長期績效目標，實現它的方法是：增加閱覽室設備和人員，調整服務時間以使更多的人越來越容易地利用檔案；增加公共計算機終端以提高網絡利用率，增加縮微閱讀空間；對于公眾關注度高的檔案，例如“9·11”委員會檔案、關鍵政府職位任命檔案、高級法院檔案等要及時提供網絡利用；要讓本國和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。
（二）制定年度績效計劃
NARA每年制定年度績效計劃，年度績效計劃的目標來自于戰略規劃的六大戰略目標，年度績效計劃是實現戰略規劃的重要步驟。
年度績效計劃的內容包括：闡明本年度績效目標；預測本年度績效指標，績效指標是績效目標的細化；說明為達到本年度績效目標擬采取的方法等。
例如：NARA《2012年績效計劃》中有一項年度績效目標是“2012年1%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用”。其年度預測績效指標有3項：1%館藏傳統檔案實現在線利用；對公眾公開1940年的統計檔案；為保存和利用檔案改善數字政策。
提高檔案材料在線利用有3個方法：收集已經存在的傳統檔案材料數字化副本并使它們實現在線利用；與其他組織合作，選擇傳統檔案材料并將其數字化；制作原生數字文件，提供網上利用。
（三）制定年度績效與責任報告
在每一個財政年度末向總統和議會提交年度績效與責任報告，包括以下幾方面內容：一是對實際取得的績效成績和年度績效計劃中的績效指標進行比對；二是如果沒有達到績效指標，要說明原因，以及將來完成績效目標的時間表和路線圖；三是如果某個績效指標是不實際或不可行的，要予以改進或終止。
例如，在NARA《2012年的績效與責任報告》中，管理政府檔案部分中有一項績效指標沒有完成，該項是：對于請求查閱軍隊人事檔案的，要在10日內答復，預期目標是10日內回復率達到85%，實際10日內回復率只有73%。
由于沒有達到預期績效指標，NARA說明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰到朝鮮戰爭時期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時間很緊迫，經?；ㄙM幾個月也重建不了一張檔案，而國家人事檔案中心每年有超過100萬份書面利用申請，所以沒有實現預期績效指標。
二、NARA績效管理的特點
在《政府績效與結果法案》的支撐下，NARA績效管理呈現如下特點：
第一，長期規劃、短期目標實現有機結合，戰略規劃具有至高無上地位。NARA的績效管理體系包括戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告三個部分。根據戰略目標確定長期績效目標，進而設定年度績效目標，再明確預期績效指標，這種確定指標的方式層層遞進、相關性高，具有一定的科學性。《戰略規劃》中確定了六大戰略目標、25項長期績效目標，《2012年績效計劃》中設定67項預期績效指標。績效結果只需要將實際表現與預期績效指標進行對比即可得出，方法簡便，容易操作。
戰略規劃具有至高無上地位?！稇鹇砸巹潯分贫ǔ鰜砗?，各項工作都緊緊圍繞它開展。年度績效計劃緊緊圍繞戰略規劃制定；年度績效與責任報告緊緊圍繞戰略規劃總結；美國檔案與文件管理署的一些專項計劃，如《信息資源管理計劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰略規劃為綱。
第二，績效管理以用戶滿意為導向?？冃Q于用戶滿意度，《戰略規劃》的6大戰略目標都提出以用戶滿意為導向。NARA提出：在民主社會，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會提供符合用戶需要的快捷、有效的服務，使用戶在任何地點、任何時間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。
第三，績效評估方式多樣。NARA采用周期性評估、信息系統評估和用戶滿意度評估等多種評估方式，評價結果比較科學。NARA每年制定年度績效與責任報告進行周期性評估。NARA認為周期性評估對于成功完成戰略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進一步改進績效管理。NARA建立了“績效評估和報告系統”，利用網絡設備從超過70個組織單元收集績效數據，該系統利用數據庫存儲數據對數據進行分析并生成報告。實行用戶滿意度評估，對用戶進行調查，實現NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對NARA的保管期限和鑒定服務工作進行調查并評估；2007年，對NARA的保管期限、鑒定服務、電子檔案管理、檔案管理培訓工作進行調查并評估。
三、NARA績效管理的啟示
由于法制環境、文化環境不同，我國檔案部門不能照搬NARA績效管理的經驗，但其管理思路值得我國檔案管理部門借鑒。
（一）實現戰略規劃、年度計劃、年度總結的有機銜接
2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中期評估工作，發現問題之一是距離《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中規定的區縣檔案館數字化率達到50%的目標較遠，有九個區縣檔案館館藏檔案數字化率未達到25%以上，其中，五個區縣檔案館館藏檔案數字化率還未達到10%，極個別區縣檔案館館藏檔案數字化率只有0.21%。②
為落實《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》，北京市檔案局將區縣檔案局（館）和市屬單位的任務分解為53個指標，對內部處室的任務分解成83個指標。③此舉只是將任務分解到責任部門，但是沒有將任務分解到每個年度。
今后，要進一步提高戰略規劃地位，使各項工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》開展。應進一步加強規劃與年度計劃的銜接，明確每年的進度，加強指導、檢查，保證規劃實施的連續性和可控性；年度總結要更加緊密地圍繞戰略規劃來闡述，并說明沒有完成的理由。
（二）加強用戶導向理念
強化績效管理用戶滿意導向，以讓利用者輕松快樂地利用檔案為目標。一是提升網絡服務質量。盡快建成基于“云計算”的區域性數字檔案館，實現檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網站，把網站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時代檔案利用需求。完善在線檢索系統，為檔案資源目錄信息提供單一簡捷入口，實現一站式檢索，改進用戶與檔案的在線互動。二是提供個性化服務。有針對性地給特定用戶提供服務，建立“決策參考”專題庫，為領導和有關專業管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務，形成“定向服務”和“小眾化服務”的新模式。三是運用社交媒體服務。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會媒體平臺。實施公民檔案員項目，鼓勵公眾接觸檔案文件，給檔案做標簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。
（三）改進績效評估形式
我國檔案部門實行五年規劃中期和末期評估，評估時間為2.5年一個周期，與美國同行每年評估一次相比間隔時間較長。如果在每年的年度工作報告增加自我評估內容，可縮短評估周期，及時發現問題，保障戰略規劃的完成。
目前，我國檔案部門的績效評估還以自我評估為主，要實現評估主體的多元化。特別是實行用戶導向視域下的績效評估，即在檔案館的績效評估中堅持以用戶為本，績效評估的重點圍繞服務對象的滿意度展開，在績效評估的過程中提供給服務對象參與檔案館績效評估的機會，增加用戶參與評估的渠道。可以通過設立用戶檔案，其內容包括用戶利用檔案的有關情況和滿意度，定期收集評價信息，跟蹤服務，及時了解用戶情況，促進與用戶之間的信息交流；可以根據用戶層次的不同，開展不同形式的用戶座談會，傾聽各個層次用戶的意見；可以通過交談詢問、信函電話等交流方式讓用戶了解評估信息，參與評估工作。
注釋：
①財政部預算司.《美國政府績效與結果法案的內容及實施情況》.http：//.
②北京市檔案局.《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃中期評估報告》[Z].2013.7.
③北京市檔案局.《北京市檔案局關于印發北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃任務分解表（區縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.
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紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。
關鍵詞：公路檔案管理 創新
一、局速公路工程監理檔案管理現狀
高速公路工程監理有著自身明顯的特點，完全不同于工程勘察、設計和建筑施工，它不以實物形式體現，它是與業主簽訂監理委托合同、接受業主委托的前提下，在履約過程中，為保證建設項目達到預期的目標而提供具有高技術含量的技術服務，是一種軟服務。它的工程效果不能單獨割裂出來，工作效益隱含在建設產品之中。因此，如何能夠比較真實地反映監理工作、評價工作，是業主和監理單位都非常關心的問題。監理檔案能夠如實反映監理工程師在建設項目管理中的作用，監理工作是否到位、監理工程師處理問題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監理服務質量高低的標準之一，并在確定監理活動效果的同時，體現監理工作的價值。在高速公路工程監理項目管理評估中工程監理檔案也是最重要的基礎資料。
二、公路檔案管理的特點
（一）轉換性。轉換性是公路檔案管理過程中的一個重要特點。由于公路檔案管理中的信息要處于不斷傳遞的動態之中，因此檔案管理的過程中，必須按總的管理目標和要求，不斷對信息進行加工、處理，從而使其轉換為既方便管理又便于使用的檔案信息。
（二）效益性。在公路檔案管理中，效益性也是其重要特點之一。由于在檔案管理中耍耗費一定的人力、物力和財力，這勢必要求在管理中不但?？紤]管理的實際效用，還要時刻以取得最大效用為出發點，即要本著少花錢、多辦事的原則，做到能從多方面提供大量的、有價值的檔案信息。
（三）總分合性。公路檔案在管理過程中，還存在一個明顯的特點即總分合性。所謂總分合性，就是從檔案管理的總體出發，對檔案管理系統進行整體規劃和優化；所謂分，是指在把握整體的前提下，將檔案管理科學的分解為若干個組成部分或基本要素并據此進行明確分工，實現檔案管理工作的專業化、程序化和規范化；所謂合，主要指在科學分解的基礎上，按各個部分特點或各個要素的特點及要素間聯系，組織為一個嚴密有效的協作體系。
（四）發展性。另外，公路檔案管理還有一個基本屬性是其發展性。公路檔案管理隨著機關、組織、國家及社會等的發展，在不同時期和不同情況下會對檔案管理提出不同的要求。
三、建立高速公路項目建設檔案的主要內容
高速公路項目檔案的建立一定要做好以下幾方面，一是實時跟蹤，依次收集，在日常管理中資料收集要圍繞具體的生產工作如建設計劃、審批工作、準備以及成果記錄等而實行，各類檢查一定要明確檢查目的、發現問題及時解決或進行反饋；二是在檔案收集過程中要縱橫結合，通常高速公路項目建設檔案數據非常的多，因此在收集時一定要理順各工作之間的關系，確保收集的資料完整性，同時也要及時的檢查和反饋；三是要做好檔案及時歸檔，并進行規范化的管理，在檔案的管理中，一定要抓好源頭，在檔案歸檔時就要實行規范化管理，各個生產環節和部門的歸檔資料要符合檔案管理要求，及時的進行整理，做好保管工作，在檔案的管理中可以建立一個檢索系統，以便檔案的管理與利用。
四、公路檔案創新的措施
（一）加速公路檔案管理的信息化和網絡化
在信息化時代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開先進的信息技術和科學的管理手段，公路事業的不斷發展，其檔案管理更高不開計算機技術和通訊網絡技術的使用。
1.建立檔案管理信息庫。要加速檔案管理的技術化和網絡化，必須要建立和完善檔案管理信息數據庫，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務，從而實現國家對檔案管理的宏觀調控。2.建立網絡互聯，實現資源共享。3.充分運用激光掃描等先進技術。在公路檔案管理過程中，還應充分運用激光掃描等先進技術。對于紙質檔案中較大的信息項可運用激光掃描技術，有效將紙質檔案轉化為電子檔案，以有效保證重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，真正實現檔案管理的現代化。
（二）提高公路檔案人員的素質
1.培養新型的公路檔案管理人才，要切實提高公路檔案管理人員素質，必須適應檔案專業人才培養規律的多層次性，進一步完善公路檔案教育體系，加強學科建設，建設與公路檔案事業相適應的檔案專業人才培養體系。2.建立人才開發的激勵機制。3.建立健全用人制度。
（三）加強檔案管理的保密工作
關鍵詞 檔案管理 新思路
中圖分類號：D523.2 文獻標識碼：A
一、存在的問題
1、多數醫院因為資金和人員配置的問題往往忽視醫院檔案的作用，通常缺乏明確的任務目標和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，而且因為各家醫院檔案隸屬于不同的行政機關，所以相互之間聯系很少，是各自為政的發展模式。
2、檔案管理模式問題，館藏資料和數據庫“大不全，小不精”，既重復浪費又出現資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級醫院在管理檔案時沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
4、檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，設備陳舊，技術落后，也制約了檔案事業的發展。隨著科技技術的發展，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。
5、人事管理體制和機制不完善，財力物力的匱乏。許多醫院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業不對口、學歷參差不齊，只能進行一般工作。醫院大部分的財力物力都被放在醫院的醫療設備的更新、人才的培養和擴建病房等硬件建設上面。對檔案管理這方面投資較少。
二、醫院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點
（一）醫院檔案管理工作的基本要求。
1、醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施，還要通過法規手段來實現。
2、檔案管理的基本原則。要達到完整性的要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系。
3、醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運營中起決定作用。
4、醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價值越大。盡可能延長檔案的壽命，保護其安全性，避免醫院檔案中的機密泄露，是檔案管理的基本任務之一。
5、現代醫院檔案管理工作要求現代化，要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理，使醫院檔案管理工作走向更高水平。
6、醫院檔案管理現代化已經成為了一種必然的發展趨勢，各種現代化技術如計算機技術、復制技術、縮微技術、視聽技術等應用在檔案管理當中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案管理的水平。
（二）醫院檔案管理工作的特點。
1、醫院檔案管理過程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，方式也不同。檔案具有憑證價值和過渡性，具有歷史價值和科學文化價值。
2、醫院檔案管理工作直接關系到醫院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。
3、醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性。醫院檔案是在形成者活動過程所產生的，檔案歷來形成者所有與控制，價值和形成者有著密切的關系。
三、醫院檔案管理工作的新思路
（一）提高檔案管理人員的素質，加強學習《檔案法》，增強人們對檔案管理的意識，提高依法歸檔的自覺性。
現代醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，對醫院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、指導、決策、監督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己的日常工作和生活的密切關系，更好的支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
（二）完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。
促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。醫院要結合本單位檔案管理的實際要求，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》來制定一系列的檔案管理制度，統一管理，統一考核，促進醫院發展。
（三）實現檔案標準化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現代化不僅僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。
加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質，加大投入，提高配備。通過專業培訓、繼續教育進修學習等提高業務和知識水平，深入臨床一線調查研究，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進現代化的技術和設備是必然條件。醫院充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化和現代化。
（四）建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供更有利的依據，重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益。
檔案管理的最終目標是使得檔案得到充分利用，加強檔案利用反饋信息的管理，實現醫院信息的橫向聯系，實現資源共享，提高檔案的利用率，充分發揮社會效益。
檔案自古至今都在延續發展，從紙質到電子版，從理論到實踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識到管理模式，根據自身的發展特點，響應政府出臺的各種優惠政策，用科學發展觀的理論指導改革現行的管理體制，轉換運行機制，根據自己情況聯合檔案管理體制，實現資源共享和個性化、多元化創新服務。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索只是經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的針對性的措施，這樣有利于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院現代化的發展，實現檔案管理的理論意義和應用價值。
（作者：河南省中醫院第二附屬醫院審計室科員，主要研究方向：檔案管理與審計）
參考文獻：
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