時間：2023-06-25 16:19:38
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關鍵詞：公路工程建設；檔案規范管理；創新研究
隨著我國經濟的發展，人民生活質量的不斷提高，對城市基礎建設提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎建設的重要組成部分，施工質量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設里程數量與日俱增，但是在建設質量和工程建設的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設檔案規范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準確的數據和信息，為之后預防性養護、修繕作充分的準備。所以提高對普通公路工程建設檔案規范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強工程建設質量、保證市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建設項目檔案管理的特點
1.普通公路工程建設項目的檔案記錄時間較長普通公路的建設周期很長，公路項目從工程項目申報、設計規劃、上級部門審批、施工項目招標、施工部門完成公路建設、竣工后有關部門驗收等一系列流程要經過很長的時間，而公路工程建設檔案記錄要從最先的工程項目申報部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時間長的特點。
2.普通公路工程建設項目的檔案所涉及相關部門較多公路工程建設項目投資一般是非常巨大，動輒上千萬甚至上億元，建設規模通常也都比較大，從公路里程上來講普通公路會有從幾十公里到上百公里，涉及的區域可能不止一個省、市，有的公路建設工程，可能需要跨越幾個省市，因此，普通公路工程的建設很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會涉及多省市的政府部門、規劃設計院、地質勘探部門、設備材料供應商等企事業單位。項目工程檔案對所涉及的企事業單位的記錄就必須準確、完備。
3.普通公路工程建設項目檔案需要專業人員管理公路建設工程的工作量巨大且包含內容繁雜，一方面，除了公路路面建設，整個工程可能還包含了橋梁架構、隧道疏通、配置電路設備、修繕綠化設施等工作，其中的每一項工作都有其特殊的施工工藝和施工技術標準。另一方面，隨著公路建設工程進度的變化，會進行不同施工隊伍的不同施工部分交接，這種動態性的檔案記錄和管理工作，會給相關人員帶來許多難題。如果要把公路工程項目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應的專業化知識儲備，并且要強化檔案管理人員的細致程度和責任意識，防止工程檔案的資料文件出現遺失和缺漏等問題，減少項目工程驗收時出現的不必要的工作。
4.普通公路工程建設項目檔案信息化隨著信息化時代的到來，公路工程建設項目管理也迎來了新的變革，信息技術的應用給項目檔案管理帶來極大的便捷。公路建設工程檔案包含了大量的信息和工程數據，內容復雜且數量巨大，過去檔案管理人員需要在工程建設期間將這些信息和數據的紙質形式加以收集分類，之后在工程驗收階段檢查項目檔案的過程，通常會占用過多的時間，大大降低了工作效率，且出現遺漏和錯誤的幾率也很高。計算機技術的應用，使工程項目檔案的管理從過去冗雜的紙質化管理工作逐漸轉變為虛擬化管理工作，與傳統管理方式不同的是，管理對象由占用大量空間的紙質文件轉變成只需要使用一臺電腦就可以解決的數據信息文件。工程施工過程不同階段中所產生的設計圖紙、錄像都方便存儲，在工程共享平臺上傳檔案記錄，方便各相關部門和審查機構的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項目檔案管理相較于以往的傳統管理方式，工作環節得以極大程度的簡化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建設項目檔案管理中存在的缺陷
1.工程項目檔案管理意識不強普通公路工程建設項目檔案是對在公路建設過程中產生的實際數據進行詳細記錄，是后期公路預防性養護的重要數據支持，同時具有法律效應。《建設工程質量管理條例》第十六條中明確規定，“建設單位收到竣工報告后，應當組織有關單位進行竣工驗收。驗收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項工程內容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設備的試驗報告；（4）有勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽署的質量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設工程經驗收合格的，方可交付使用。”從國家法律來講，應給予工程項目檔案管理足夠的重視，但是在實際工程建設過程中，施工單位通常只重視工程建設進度而忽略了檔案管理，多部門的協同作業的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項目檔案在實際工程施工中還存在著有關部門為了趕工程進度而違例特批的不規范程序，這樣的不規范操作嚴重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗收。
2.檔案管理制度不合理公路工程項目檔案是公路建設的重要組成部分，在開展工程項目檔案管理工作前，需要制定科學合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學的管理制度造成，不合理的管理制度難以對接工程的正常施工過程，甚至會導致竣工驗收工作難以進行，也給后期公路預防性養護工作和公路修復工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實際操作過程中，檔案管理人員對工程施工進程難以把握，整體認知不足，造成檔案管理不全面等問題。
3.檔案管理人員專業性不強公路工程建設項目內容量大且復雜，專業性極強，對檔案管理人員的專業知識儲備和業務水平有很高的要求。就目前情況來講，許多工程的項目檔案管理工作都是由項目負責人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業的知識儲備且流動性很大，部分單位在沒有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時雇用非項目人員。這些情況都會或多或少的導致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續工作造成不必要的麻煩。
三、加強普通公路工程建設項目檔案規范管理的創新措施
1.進行工程建設項目檔案規范化管理、數字化的立檔管理工作建設項目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業廣等特點，根據國家檔案局、自治區檔案局、交通部、自治區交通運輸廳頒布的有關規定，結合建設項目的特點和各類工程檔案數字化管理的要求，交通建設管理局編制了《公路建設項目竣工文件編制辦法》。項目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規范化、標準化、為數字化管理提供了堅定的基礎。為了實現工程檔案管理工作計算化、網絡化并且為了節約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對工程檔案進行全程掃描、錄入、識別、建立數據庫、形成數字檔案。根據檔案整理的有關規定和辦法，針對檔案收集、整理過程中遇到的實際難點和重點問題，重點予以指導。指導有關部門做好工程前期準備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對收集的文件材料進行分類、預立卷等，既做到平時利用又為工程竣工驗收做好充分的準備，在開工準備階段，應建立工程項目檔案工作管理網絡。各參建單位指定領導分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應承擔的竣工檔案制度任務并落實到人，把竣工檔案工作落到實處；在施工階段，施工、監理資料大量形成，應重點指導項目檔案人員如何立卷、檢查案卷構成是否合理、檢查文件材料填寫是否規范，對于容易疏忽的問題和出錯的案卷材料進行重點檢查，從而提高案卷的內容質量；項目交工驗收后，檔案專項驗收準備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗收建設（業主）單位、施工單位、監理單位的竣工檔案階段，施工、監理單位的竣工檔案在項目交工驗收時已進行初步驗收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達到規范、統—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務；檔案專項驗收后，應對項目竣工驗收前未完的檔案跟蹤管理。在這個階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對于檔案專項驗收時暫時未歸檔的文件材料要進行跟蹤檢查，并要求及時歸檔組卷，確保檔案材料的準確性和完整性。
2.創新公路工程建設項目檔案管理體系，加強檔案管理的過程管理和控制建立完備的工程建設項目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務。工程建設項目檔案管理制度體系應在現有制度下進行優化，在公路工程建設初期，協調各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺”，細化對公路工程施工階段的銜接部分檔案規劃，檔案記錄應嚴格按照規定細則實施，防止為趕工期而越過檔案記錄的現象出現。新型的工程建設項目檔案管理體系應把責任細分到個人，建立獎懲機制。加強檔案管理的過程管理和控制，一是要加強對檔案工作的檢查和技術指導定期對各參建單位的檔案工作進行巡查指導，發現問題，解決問題，適當給予技術指導等方面的支持，保證項目檔案的完整、規范性及系統性。二是要加強竣工檔案編制期，檢查指導竣工檔案編制工作進入預立卷階段，檔案工作小組針對各參建單位具體情況，進行有針對性的檢查指導，各參建單位竣工資料經檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內容，確認無誤后，方可立卷歸檔。三是要加強入庫檔案質量管理對各參建單位移交業主的檔案資料，由業主檔案小組負責審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級領導、專家歷次檢查記錄，對施工、監理單位提交的竣工文件進行嚴格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補充收集。
3.實現檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學性信息技術的快速發展，在各行各業中都有了良好的應用，公路工程項目檔案管理也不例外，信息化、計算機技術的應用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作人員在傳統檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動態化的檔案管理工作更方便，節省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應用信息技術管理檔案，可以把以往不能統一的工程項目檔案規格進行數據統一，按照檔案管理體系的指標進行收集和整理，實現檔案標準化管理。促進檔案管理信息化，提高檔案管理科學性，項目檔案管理應高度重視信息化工作，注重將建設期間的項目建設管理信息化與檔案信息化有機結合起來，率先部署工程質量管理信息系統，為工程質量管理提供實時監控手段，提高檔案管理手段的科學性，確保各種檔案信息在項目建設期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質量管理信息系統中各種數據通過后臺導入公路工程項目竣工文檔管理系統中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設期不便利用的問題。
4.加強工程項目檔案管理人員綜合素質目前，許多公路工程項目檔案管理人員綜合素養不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項目檔案管理團隊需要引入具有專業公路工程知識儲備和現代化檔案管理能力的人才，管理人才對整個團隊進行系統化培訓，全面提升團隊的檔案管理水平。同時配合以考核體系和獎懲制度，從根本上保障工程項目檔案管理工作的有序開展。完善專業人員聘任和培養制度，提高專業水平，一是在成立檔案管理“領導小組”的基礎上，招聘專業檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業性。首先，成立項目檔案“領導小組”，并指定一名專業人才負責項目檔案管理工作，擔負整個項目檔案工作的統籌規劃、組織與協調、監督、指導。再者，根據項目需要招聘專業人才組成檔案編制小組，建立起項目檔案工作的管理網絡，明確職責，并禁止檔案人員變動頻繁，力求保持竣工資料整理的連續性和穩定性。二是對所有涉及檔案管理工作的人員都應定期開展專業知識培訓與考核，考核不及格的應淘汰或離崗培訓，確保每位檔案管理人員都擁有較強的專業知識與操作能力。此外，還應對涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業檔案管理知識的培訓，確保工程管理人員與檔案管理人員對檔案管理工作理解的一致性。
【關鍵詞】城建檔案管理；數字化；信息技術；城市化
自我國社會主義市場經濟體制確立以來，新時期社會進步飛快，城市建設也獲得了廣闊的發展空間，城市化腳步越來越快。城市化進程的不斷推進中，建筑工程規模和數量不斷增加，為了確保城市建設活動有序開展，需要全面開展城建n案管理數字化建設活動，實現數據的高效、安全和便捷存儲，為城市建設規劃提供更為科學合理的參考依據，推動城市化建設和發展。由此看來，加強城建檔案管理數字化建設研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。
一、城建檔案管理數字化建設的意義
城建檔案數字化建設是一個具有十分廣闊發展前景的行業，在建設和發展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進一步完善。在城建檔案數字化建設中，由于傳統的城建檔案管理方法需要耗費大量的人力、物力和財力，需要人工對紙質檔案進行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時，由于檔案資料自身具有分散性特點，所以對信息資源的整合和查找只能依靠人工實現，一旦紙質檔案出現損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產生嚴重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區域，檔案館之間的檔案資料調度和查閱較困難，需要占用大量的存儲空間。數字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進的信息技術和數字化技術實現資源共享和存儲技術，充分發揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數字化建設中存在的問題
城建檔案管理中，主要工作內容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學技術水平的快速提高，越來越多先進技術涌現，并被廣泛應用在城建檔案管理中，能夠實現信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數字化主要是在物質載體上記錄，物質載體性能越好，存儲時間越長。所以在城建檔案數字化建設中，檔案信息存儲物質載體直接影響到數字信息的存取期限，保證物質載體的穩定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質較為特殊，所以除了記錄城建的相關信息以外，還具有一定的法律價值。傳統的紙質檔案管理中，檔案信息存儲載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數據信息的丟失和不完整，法律價值需要在長期驗證中才可以肯定其原有價值。
數字檔案資源共享，首要前提是建立一個統一標準，利用統一的格式和規范，實現更大范圍的檔案資源共享。但是就當前城建檔案管理數字化現狀來看，仍然缺乏一個統一的標準，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數字化建設對策
（一）做好全面規劃。城建檔案數字化建設中，前期規劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質檔案資料信息轉化為數字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數字化建設中，需要對檔案館內部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調查分析后，才可以突出工作重點，根據檔案類型有針對性地開展數字化建設活動。
（二）建立城建檔案數字化建設標準。數字檔案的資源共享，需要在相關標準和規范的支持下，實現檔案信息的數字化。建立城建檔案數字化標準，主要是包括對數字化檔案管理規范和信息化標準規范，通過對數據信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網站管理的相關說明。數字化檔案管理規范化建設，可以為后續的城建檔案數字化建設工作提供更為充分的參考依據。
（三）建設統一的信息系統。城建檔案數字化管理不僅僅需要依靠計算機網絡開展工作，還需要建立統一的信息系統，利用相配套的設備和軟件，搭建一個網絡平臺，實現數字化檔案信息資源的共享。
四、結語
綜上所述，城建檔案管理數字化建設是應時展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設過程中需要充分考慮到數字化檔案信息管理的安全問題和系統穩定性，有針對性地開展工作。
【參考文獻】
[1]袁志海.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].城建檔案，2012，6（1）：35-36.
【關鍵詞】：服務；加強； 軟件；硬件
Abstract: The urban construction archives only good from the inside to outside, from software to hardware construction, in order to rapidly advancing urbanization in the current era of rapid development of information technology to bear the historical responsibility, reflecting their status and value.Key words: services; strengthened; software; hardware
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
隨著我國經濟社會的發展，城市化進程的加快，城建檔案管理工作也面臨著新的形勢，承擔著新的任務。客觀環境要求城建檔案管理工作必須發揮自身積極性、主動性，由封閉型向開放型發展，變被動服務為主動服務。突出服務意識，既是城建檔案管理工作其服務部門性質決定，更是其自身的發展要求所決定。服務意識的體現，關鍵是落實，需要從不斷提高檔案管理的軟件和硬件配置兩個方面著手。
1、提高檔案管理工作的軟件配置，就是抓檔案管理工作的管理機制建設、人員隊伍建設。
隨著我國經濟社會不斷進步，城市建設不斷發展，新事物、新情況不斷涌現，我們的城建檔案管理所處的社會背景大環境，以及社會的服務要求也發生了較大變化。要想在變化發展中充分發揮城建檔案管理工作服務社會發展的功能，承擔推動社會發展的歷史重任，城建檔案管理工作自身就需要與時俱進，跟上時展的步伐，使自身提供的服務始終符合發展變化中的社會需求。
1.1檔案管理工作管理機制建設。
首先，城建檔案管理部門要不斷加強自身體制建設。體制順，好比脈絡通。體制建設，對于部門理順內部關系，發揮對外服務職能具有重要作用。這就需要檔案管理部門根據新時期檔案管理工作變化發展的新情況，適時調整管理部門的科室和人員配置，消減不符合客觀現實需要的科室，科學合理的增設具有新職能的新科室，實現現有的機構編制和人員編制更好的服務當前經濟社會發展。
其次，要不斷加強城建檔案部門規范化、標準化建設。完善制度，結合本地實際，對本地區的城建檔案地方性規章及時進行修訂和完善，建立健全配套完善的城建檔案法律法規體系，確保城建檔案管理工作有法可依，健康發展。嚴格管理，有法必依，有章必循，這是確保檔案管理規范化、標準化建設的根本前提。城建檔案管理工作的各個環節，都要嚴格按照相關規章制度辦理，確保檔案管理不出疏漏，不出差錯。同時，相應簡化檔案使用的相關手續，提高城建檔案的利用率，增強城建檔案的社會服務功能。
1.2檔案管理工作人員隊伍建設。
人員隊伍建設，是指不斷提高城建檔案管理工作人員的思想政治素質和業務素質。任何工作的開展都離不開人，能否做好城建檔案管理工作，城建檔案管理工作能否為城市建設保好駕、護好航，很重要的一個方面取決于是否擁有一支高素質的人員隊伍。
首先要提高工作人員的思想政治素質。就是要不斷學習黨在新時期的理論思想和路線方針政策，深刻領會新時期社會發展“以人為本”理念的內涵，牢固樹立以人為本的服務理念。
其次要提高工作人員的業務素質。就是要求城建檔案管理人員不斷學習業務知識，鉆研業務技能，在熟練掌握自身工作所需要基本知識技能之外，還要掌握城建檔案管理新知識、新技術，借鑒發達國家城建檔案管理工作好的經驗。
總之，城建檔案管理部門工作人員管理上要抓思想作風，強業務素質，圍繞當前城市建設工作的中心，緊貼社會、服務大局，激發干事創業的工作熱情，為我國經濟社會發展提供全面、及時、高效的服務。
2、提高城建檔案管理工作硬件配置，就是指加強檔案管理部門的場館配置和設備配置。
當代城建檔案管理逐步向業務規范化、標準化，技術現代化、信息化，服務社會化、多元化方向發展。城建檔案管理工作今后必然也要強化其對社會服務的功能，提高社會服務的服務水平，拓寬社會服務的服務層面。對比我國城建檔案管理工作的現狀，要實現上述目標，需要做的工作還有很多。
2.1加強檔案管理部門的場館配置。
檔案管理部門的場館配置，包括檔案保存場館和對外服務場館。我國城建檔案保存場館基本滿足我國的城市建設發展要求，但是要真正做到城建檔案服務的社會化、多元化，僅僅做到這一點是遠遠不夠的。在具備了檔案保存場館條件的同時，我們還必須具有齊備的服務場館。齊備的服務場館，可以使城建檔案管理部門的行使對外服務職能時，挖掘服務資源，拓展服務層面。我們可以建設像城市發展展示館等類似社會公益場館，利用展館向社會展示城市發展各個時期的資料以及遠景規劃資料，讓市民詳實了解城市的發展歷程，歷史文化、人文風情以及美好的發展前景。同時，通過展示展館的建設，還可以起到對外展示城市良好形象的作用。
2.2加強檔案管理工作的設備的配置。
當前，我國城市建設發展已經駛入快車道，城建檔案資料日益繁雜，資料應用范圍逐漸增廣，利用頻率逐漸增強，真正保存好、管理好、利用好這些檔案，做到對歷史負責，為現實服務，加強檔案管理業務的規范化、標準化，服務的社會化、多元化是必不可少的，但是這一切離不開技術的現代化、信息化，更離不開現代化的管理設備。城建檔案管理部門應緊跟檔案管理發展潮流，增加檔案管理的技術含量，引入當前檔案管理的新技術、新設備、加快檔案信息化建設。信息化已經成為當前檔案管理工作的發展潮流，它的建立，必然使城建檔案管理更科學、對外服務更便捷、更高效。我國城建檔案管理部門舊有的管理、辦公設備大部分已經不具備這些新功能，更新設備已經成為城建檔案工作發展的當務之急。
嚴謹而科學的管理機制，作風與技術同樣過硬的人員隊伍，現代化的硬件設施，必將更好的發揮城建檔案管理部門的服務職能，更好的為我國城市建設及經濟社會各項事業發展保駕護航。同時，我們也堅信，城建檔案管理部門只要時刻突出服務意識，圍繞服務社會這個主題開展工作，也必將推動自身各方面的發展，開創城建檔案管理事業發展的美好未來。
【參考文獻】：
[1]《重視城建檔案的開發利用 增強城建檔案的服務意識》張小東，《廣東科技》1999年第9期；
關鍵詞：城建檔案；文明和諧；制度化
前言
同志在十七大報告中強調，要保障社會公平正義，不斷促進社會和諧。公平正義既是人類衡量美好社會的一個標準，也是人們評價社會政治文明的一桿標尺。就當代中國而言，公平正義在構建和諧社會的進程中處于非常關鍵的基礎地位。換句話說，公平正義是構建和諧社會的靈魂，也是構建文明和諧單位的關鍵。這一基本認識，對加強新時期城建檔案文明和諧建設具有極其重要的指導意義。這些年來，定陶縣城建檔案緊密結合定陶縣城市規劃、建設、管理發展的實際，以強化城建檔案管理職能、激發城建檔案工作活力為目標，克服重重阻力，堅持不懈地進行制度化建設，逐步營造了公平正義的環境，充分調動了廣大職工的積極性，為單位注入了快速發展的動力，混亂落后的局面徹底改變，出現了全面持續快速發展、構建文明和諧的新局面。
一、城建檔案工作主要內容
城建檔案是指在城市規劃、建設及管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規劃、建設和管理的重要基礎資料,是建設各主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監管和執法監督的重要依據,是抗震防災、應對突發事件的重要信息,也是工程建設、維修養護、改建擴建、審計稽查、維護權益的可靠信息和憑證。城建檔案工作就是圍繞城市建設開展的一系列檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管保護、鑒定、統計、開發利用等,是城鄉建設事業的重要組成部分。按照國務院《科技檔案工作條例》(國發[1980]302號第二十八條,大中小城市都應建立專門的城建檔案管理機構,特別是大中型城市必須建立城建檔案館,收集和保管本城市應當長期和永久保存的基本建設檔案。小城市和縣鎮按照要求,也要建立城建檔案館或設立城建檔案室,并配備專職檔案管理人員。
二、城建檔案的作用
城建檔案的在城市建設各項活動過程中的作用，主要表現在以下幾個方面：
1、城建檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段。城建檔案是城市建設活動的產物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑產品，一是城建檔案。城建檔案是城建生產活動的直接記錄和實際反映，它真實地記述了城建生產活動的過程和成果，記載了人們的城建思想、城建技術、城建經驗。
2、城建檔案是城市建設和管理工作的重要依據。在城市規劃、建設工作中形成了大量的城建檔案，真實地反映了城市從無到有、從大到小、從落后到先進的活動過程和發展規律，是人們建設城市、管理城市的智慧結晶。只有以城建檔案為依據，才能進行科學的城市規劃、建設和管理，克服盲目性，避免浪費和損失，合理地利用城建檔案，才能促進城市建設順利有序地健康發展。
3、城建檔案是城市維修、改建、擴建的依據。城建檔案是城市發展過程的真實記錄，是城市建筑物、構筑物改建、擴建和維護工作不可缺少的重要依據。沒有城建檔案，城市建設就會造成混亂，維修、改建、擴建就難以進行。隨著城市的飛速發展，城市的現代化建設突飛猛進、日新月異。如今的城市，地上高樓林立；鐵路、道橋縱橫交錯；地下給排水、煤氣、通訊、人防等工程管線密集如織。要對這些城市基本設施實施有效的管理與維護，就必須有完整、準確、系統的城建檔案做依據。
4、城建檔案是城市防災、抗災、減災和戰爭破壞后恢復重建的重要依據。一旦發生戰爭，城市是敵人首先攻擊的目標。城建檔案是戰后恢復重建工作的依據。把一個城市中重要的、具有全局意義的城建檔案集中到城建檔案保存，當發生戰爭或出現意外的重大災害時，將發揮其不可代替的作用。
5、城建檔案是征用土地、房地產權產籍的法律性依據。土地征用、各種審批文件、建筑執照、產權所有證等房地產檔案，是城市房地產管理的歷史憑證，是解決產權糾紛的法律證據。
三、建檔案工作現狀
目前,全國80%的縣級建設行政主管部門設立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負責收集、保管和提供利用本地區形成的城建檔案,相當一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導監督本地區城鄉建設檔案工作,形成了“一個機構、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門以及建設單位,將建設項目檔案工作作為工程建設的重要內容,納入項目建設管理計劃和工作程序、崗位責任制,逐步走上良性發展的軌道。各建設行政主管部門將工程檔案管理納入規劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書一證”制度(即工程開工前建設單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設工程檔案報送責任書》,工程竣工驗收備案前要由城建檔案管理部門出具《城建工程檔案驗收合格證》),工程檔案接收率達90%以上。城建檔案館(室)檔案數量快速增長,各館配備了相應的硬件設備,如密集架、計算機、掃描儀、溫濕度自動監控設備等,按照國家標準《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔管理規范》和建設部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級劃分》等一系列技術規范整理檔案,檔案規范化、現代化、信息化程度大大提高,村鎮建設檔案工作開始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見成效。
【關鍵詞】呂梁市;城建;檔案管理;信息化;人才
近年來，呂梁市隨著太中銀鐵路全線通車以及新城區建設、呂梁大武機場、209國道、太佳高速等一批重大項目相繼建成，城市建設正面臨著前所未有的發展。呂梁因特殊的地理、人文環境，形成了人口流動規模大，人員結構年輕化的人口現狀，所以，每個階段形成的城市發展的檔案記錄都有其重要意義。而科學的檔案管理方法對于呂梁市城市規劃管理和城市經濟發展極其重要。在信息化技術高速發展的今天，對于城建檔案的管理也開始實現現代化，為進一步滿足社會對城市建設信息的需要，在呂梁市城建檔案管理工作中，相關部門應該從以下幾方面著手建設。
一、硬件設施建設
硬件設施建設即檔案信息數字化的基礎設備建設。特別是在信息資源收集、整理、傳輸以及共享階段，更是占據舉足輕重的地位。
在傳統的檔案管理理論的指導下，嚴格遵循收集、整理、保管、檢索、利用等管理模式，其中大部分的工作需要手工完成，不僅耗費大量的人力物力，效率低下，而且有時達不到應有的效果和作用。
很顯然，電子計算機是硬件設施建設的首選，其具有邏輯性強以及信息存儲量大的優點，在文件管理上，應以計算機技術為基礎，以便更為精準地找到相關文件，同時在文件借閱、歸還等方面也會更加方便，并可以在短時間內找出需要銷毀的文件，尤其是文件歸檔工作也將進行的更加順利。為了讓各項工作都能在網絡化的模式下更好地傳輸、共享，還要逐步建立健全局域網。
二、人才隊伍及思想建設
對于檔案管理這一重大課題的建設，專業人才建設是核心，技術是關鍵。計算機信息技術的應用，提高了檔案管理水平，但在實際工作中發現，檔案管理思想還較為落后，與現代信息化要求不相符，因此應重視檔案管理信息化建設，并創新檔案管理方式，以便滿足社會發展需要。
創新的管理思想需要專業的檔案管理人才來實踐，城建檔案管理工作專業性很強，對工作人員的專業素養要求較高。從目前的發展現狀分析來看，檔案管理存在機構不全、人員兼職過多、業務不熟、檔案意識缺乏，概念模糊等問題。所以，要注意人才培養，形成合理的專業人才篩選機制，定期專業化培訓，著重培養一支理論、實踐、技術兼備的高素質人才隊伍。
三、檔案管理系統建設
檔案管理系統是本文重點論述部分，其主要內容包括檔案信息的收集、歸檔、管理、利用等方面，是一個完整、高效、安全的系統平臺。現階段，無論是城建部門還是其他政府部門都采用較強獨立性的檔案管理系統，很少會與其他管理系統相聯系，嚴重影響信息資源的使用與共享。對于檔案管理工作來說，工作量很大，也十分復雜，所涉及部門也很多，這就需要各個部門能夠相互配合，并嚴格按照相關流程開展工作，但現代檔案管理還很難實現這一目標，因此需要根據實際情況進一步完善。
在此我簡單介紹一種基于地理信息的管理系統。GIS背景下的城市建設檔案管理系統是一個集MIS、GIS、OA和INTERNET為一體的綜合性系統。
GIS桌面軟件工具主要負責城建檔案的檔案空間數據和基礎地理數據的采集以及城建檔案圖形數據與屬性數據關聯建立、圖形數據格式轉換等工作。
GIS技術屬于綜合性技術，并被廣泛應用于現代社會各個重要領域，因此，為GIS技術構建城建檔案也就顯得十分重要，GIS技術建成以后不僅可使城市規劃更顯系統化，建設與管理也更將自動化，對于城建檔案管理工作的質量與工作效率也會有顯著提升，進而是檔案管理更加安全、可靠，真正發揮檔案應有作用，推動城市化建設與發展。城建檔案依托于地理信息系統GIS，結合檔案管理自身分類分級的管理模式，因此，基于GIS城建檔案管理系統在未來的發展中極具潛力。
四、檔案管理規范化建設
檔案管理工作要想實現信息化，更好地服務于城市建設，就必須制定完善的工作規范。目前各檔案部門具有的通病是所采用的計算機的規格、型號不統一，管理系統不兼容、經濟技術投入不足等。通過制定相應規范準則來對電子文件歸檔，傳統介質檔案數字化，如此數字化檔案的利用、傳遞和保管等工作才能更加規范化、秩序化和標準化，以減少重復建設、互不兼容等不良現象的發生。
【參考文獻】
[1]許勝偉，宮輝力，石若明.基于GIS的城建檔案管理系統的研究與設計[J].2005.
(一)對城建檔案數字化工作的認識不全面,觀念落后
城建檔案數字化不只是將城建檔案信息從傳統載體轉化為數字化載體那么簡單。數字化后形成的城建檔案信息與傳統載體的城建檔案信息內容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數字化后的城建檔案信息在計算機環境下,通過數據庫管理系統和網絡通信技術等現代化數字信息管理手段進行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數字化建設認識不全面,對計算機信息管理相關功能缺乏清楚的認識;不能按照計算機信息管理系統建設的要求進行規劃,就會造成建設初期因缺乏規劃,無法充分發揮作用。事后還要進行再次建設,從而使投入資源嚴重浪費。
(二)基礎條件限制,對城建檔案數字化水平和質量產生根本的影響
城建檔案數字化工作是一項復雜的系統工程,需要一定的基礎條件作為保證,如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位幵展城建檔案數字化工作基礎條件的限制,城建檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數字化標準和規范有待細化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業的法律法規及標準規范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關檔案數字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質檔案數字化技術規范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數字化技術規范》是直接針對檔案數字化工作的。這兩個標準都屬于行業標準,對檔案數字化工作提出了原則性規定,具有一定的指導意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規范。比如有關城建檔案數字化工作實施的細則、有關城建檔案數字化的流程及工作要點和質量管理辦法等。以便強化數字化工作中的技術要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數字化工作質量的控制。
(四)城建檔案數字化人員素質有待提高
在城建檔案數字化建設中需要各類專業人員的參與,人員素質的高低直接影響著城建檔案數字化的質量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數字化加工人員的素質對城建檔案數字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數字化的質量城建檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網絡安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數字化加工過程中,很多環節都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統中和網絡環境下進行,這就涉及到計算機及網絡安全問題。包括:系統的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。
二、城建檔案數字化質量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數字化的基礎條件城建檔案數字化離不幵相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障,城建檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據國家制定的相關法律法規,積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領導部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關城建檔案工作的法律法規。例如《重大建設項目城建檔案驗收辦法》中規定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業標準科學技術研究課題城建檔案管理規范》規定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務。城建檔案部門負責對建檔工作進行監督、指導”。這些要求使得各級領導對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數字化建設前期調研與組織規劃
1.開展館藏城建檔案情況調研
館藏城建檔案信息調查是開展城建檔案數字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調研。進行城建檔案數字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的城建檔案信息服務。
2.正確選擇數字化軟件選擇
城建檔案數字化管理軟件是城建檔案數字化工作的一項重要環節。也是城建檔案數字化建設之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務的基礎。因此,應當根據單位或部門對城建檔案數字化所需要達到的目標,結合各個城建檔案管理軟件開發部門開發的城建檔案管理軟件的技術特性正確選擇。一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數字化管理的最新技術。適合于今后對城建檔案數據資源的遷移和通過網絡進行交換。另外,還應考慮到城建檔案管理部門的規模。在選擇城建檔案管理系統時就應當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數字化加工范圍
城建檔案數字化建設工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數字化加工的范圍。《中華人民共和國行業標準紙質城建檔案數字化技術規范》對城建檔案數字化對象的確定原則是“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質城建檔案文獻才能進行數字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數字化加工的范圍制定合理的城建檔案數字化加工方案城建檔案數字化加工工作開展之前應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求;以及達到要求應采取的措施。加工流程的制定應當根據前期調研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數字化加工的方式、設備和人員等情況制定。
4.依據國家制定的標準
結合實際設定相應加工標準和參數依據國家制定的標準,結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數,建立規章制度是城建檔案數字化質量控制的又一關鍵。目前,國家制定的檔案數字化標準有《紙質檔案數字化技術規范》和《縮微膠片檔案數字化技術規范》。在實際工作中應以國家標準為依據,制定符合本單位實際的城建檔案數字化具體標準和規范以及相應參數。標準和參數的設定應充分考慮到本單位工作情況、數字化管理軟件的功能等。但是,現在的計算機技術已經有了巨大發展,計算機存儲容量發展到T時代;用戶對數字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數的設置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應當根據城建檔案部門城建檔案數字化基礎條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數做適當調整。以滿足管理和利用需求為基礎。
5.加強城建檔案從業人員的培訓
提高業務素質城建檔案數字化工作中人員素質的高低直接影響數字化建設的質量。為保證數字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業人員進行一定的培訓。參與城建檔案數字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎的城建檔案管理人員的培訓,主要是加強應用新技術設備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業道德和責任心的教育。城建檔案數字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數據庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關城建檔案管理的基本知識,以及數字化加工過程中相關參數和要求控制方法等。使他們能夠依據制定好的數字化加工標準和參數開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強城建檔案數字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數字化加工過程中應重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數字化加工工作的重要環節。應從管理和技術兩方面采取措施。首先,加強規章制度的建設。其次,采取措施從技術手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數字化系統服務器和客戶端計算機與外網實現物理隔絕。防止網絡入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數據庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數字化加工人員。要求參與城建檔案數字化工作的人員具有責任心和較強業務素質。對數字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。
(三)做好城建檔案數字化轉換的前期整理工作
城建檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復和城建檔案規范化。城建檔案鑒定主要是依據以確定的城建檔案數字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數字化加工的對象。
(四)加強城建檔案數字化各環節的登記制度
城建檔案數字化工作環節較多,每一環節的質量都對下一環節和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環節工作質量。在加丁.的各環節都應該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結束后填寫《紙質城建檔案數字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。在城建檔案掃描工作結束后應填寫《紙質城建檔案數字化轉換過程交接登記表》,登記掃描的頁數,使實際掃描頁數與城建檔案整理時填寫的文件頁數一致。
(五)加強各個環節檢查、監督、驗收及評估
城建檔案數字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環節進行檢查、監督、驗收及評估。這是城建檔案數字化質量控制的重要環節,也是保證城建檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監督可以保證城建檔案數字化工作的各個環節能夠按照預先設定的技術要求正常進行,對出現的問題能夠及時發現并通過調整各項參數等方式加以解決。驗收包括各環節的驗收和總體驗收。各環節的驗收保證了交往下一環節的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數字化過程中,城建檔案的掃描質量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統載體轉化為數字載體的過程中,應注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數字化工作簡單化、形式化。城建檔案數字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數字化中如果僅是將這些信息轉化到數據庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現出數字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優勢。城建檔案數字化應充分體現計算機數字庫管理系統對信息管理所帶來的優勢。城建檔案數據庫管理系統通過元數據對城建檔案信息進行描述。可以表現城建檔案文件的來源機構的層次關系,也可以通過主題標引實現城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數字化加工中應該加強對城建檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
三、結束
一、主要工作情況
（一）加強宣傳工作，城建檔案意識增強
加強對《中華人民共和國檔案法》、《市城鄉檔案管理規定》的宣傳工作。利用咨詢服務形式，向建筑單位、施工單位廣泛宣傳《檔案法》和《管理規定》等法律、法規、規章，通過召開宣傳會議、發放檔案目錄指南資料等方式，營造宣傳聲勢，形成大家共同關心、支持城建檔案工作的良好氛圍。
（二）運用科學管理手段，加強檔案業務建設
1.抓基礎、重審核，檔案工作進一步規范
一是完善舊制度。隨著形勢的變化，我檔案室及時完善、修改了檔案管理相關工作制度，對檔案的移交、審核、保管、借用等制度進行適度調整，緊跟發展步伐。
二是建立新制度。為加強工程竣工檔案整理，提高檔案案卷質量，使工程竣工檔案更加規范化、標準化，我檔案室結合工作實際和工作在存在的問題對入庫檔案在立卷、排序等方面提出了“七項要求”；嚴格了建設單位對工程竣工檔案的移交成套性；加強了工程竣工圖報送工作。
三是認真落實一書制度。嚴格執行市城建檔案館關于工程檔案管理的規定，在有關施工單位、建筑單位、監理單位的支持和配合下，《建設工程檔案移交責任書》制度得到很好落實。全年共簽訂《建設工程檔案移交責任書》32份，對建設工程檔案進行嚴格審查，入庫檔案質量高。
四是嚴格審核。我檔案室嚴把審核關，對照標準和要求不放松，盡力收齊入館檔案，盡量要求補充遺缺材料，盡可能保證檔案的成套性和系統性，為將來的利用做好鋪墊。
2.抓內部、重管理，案卷質量進一步提升
一是加強職工培訓與學習。制訂了學習制度，將學習制度化、自覺化，教育職工要勤于學習、善于學習，講究學習方法，學以致用，學會在學習中找差距、求進步，在學習中拓思路、爭創新。在工作緊張、經費較緊缺的情況下，安排人員參加了市城建檔案館的有關業務培訓。不斷豐富職工的各項知識，提升職工的業務能力。
二是完善工作流程。針對以前工作中存在的問題，結合平時工作實際，我檔案室設計出更加便捷的工作流程，可當面洽談、可電話答復等，方便業主，方便自身，提高工作效能。
三是強化檔案室管理。加大庫房巡查次數，勤打掃、勤通風、勤投藥、勤檢查，認真做好八防，保證庫房衛生，確保館藏檔案絕對安全。
3.抓業務、重利用，檔案效益越來越好
一是抓收集。在局機關檔案方面，完成了局機關全年度文書檔案、檔案的接收整理歸檔工作；在城建檔案方面，加大了對市政、道路等縣重點建設項目工程檔案和局重點股室檔案的接收力度。本年度共接收整理檔案169卷，豐富了館藏。
二是抓業務指導。加強檔案入庫前期準備工作。每項工程辦理手續之時，要求施工、建設單位資料員到場并現場提出檔案入庫規范要求，提供參考樣本，免費發放規范要求和相關制度，為保證進館檔案質量提供保證。
三是抓整理。嚴格按照《城建檔案整理規范》，對進館檔案進行分類、整理、編目、入庫，同時對庫房的案卷進行了科學的分類和保管，排架整齊。全年共整理檔案資料169卷，案卷整理合格率達98%，確保檔案不積壓。
四是抓利用。我檔案室在做好檔案接收管理的同時，積極開展檔案查閱利用服務。全年共接待檔案查閱約50人次，利用檔案約60卷次，提供復印資料約35張，為城市建設、工程備案、房產辦理、資質年審、司法部門取證、房屋維修等方面提供了大量的憑證和依據，取得了良好的社會效益。
（三）抓廉政、重廉潔，確保檔案工作者良好形象
一是內抓財務制度建設和落實。嚴格按照規定收取費用，不擅自提高或減免檔案費用，真正做到應收盡收，需減則減、需免則免，防止任何亂收費行為發生。財務制度堅持一支筆審批，嚴格一支筆審批，做到了制度嚴密、程序合法、手續齊全，無違法、違規現象。今年共收取檔案管理費37200元整。
二是外拒業務相對人吃請。我檔案室認真落實黨風廉政責任制落實推進年相關制度要求，管好自身的嘴，管好自身的手，從不接受業務相對人的吃請，嚴守檔案入庫程序和標準，獲得了業主及施工單位的好評。
三是強抓廉政教育明心志。一年來，我檔案室按照落實黨風廉政責任制，認真抓好廉政建設工作。首先，按照市局的部署和安排，提高思想認識，自查自糾，加強內部管理，嚴格業務工作程序，規范業務人員行為，廉潔從政，樹立良好形象。其次，不斷強化自律意識，努力工作，勤政、廉政，認真學習十精神，嚴格要求自己，積極做好表率作用。再次，以廉政謀工作發展，以工作促廉政建設。在工作中切實把提高人員素質作為一項大事來抓，注重加強干部職工隊伍思想政治教育和綜合素質的提高，日常工作管理中有章可循、有法可依。
二、存在問題
（一）聲像檔案工作有待加強，缺少竣工詳細圖紙和照片保存，難以對工程項目的建設、城區實景及舊貌。
（二）數字化建設進度有待加快，隨著形勢發展的需要，檔案需求增多，舊的檔案管理模式在實際利用過程中已存在著許多的不足。
（三）各建設、施工、監理單位文件資料中缺少法定審批材料原件，還需一定程度上的協調。
三、今后的打算
（一）加大收集力度，不斷豐富館藏和優化結構
加強檔案資源建設，加大重點工程檔案、市政基礎設施檔案、數字（電子）檔案收集力度，進一步豐富和優化館藏。認真落實市局有關城建檔案方面的方針、政策和法律、法規。結合本地實際，形成和建立我縣城鄉建設的檔案，改善館藏結構。
（二）突出重點，加快城建檔案信息化建設步伐
認真實施《建設電子文件與檔案管理規范》，加強電子文件歸檔工作和電子檔案的規范化管理。對工程規劃檔案、重點工程檔案要進行數字化處理，抓緊檔案著錄工作，建立數據庫。對現有管理軟件進行更新，以適應現階段檔案信息化建設的需要，為建立數字檔案館奠定基礎。
（三）把住關鍵，加大城建檔案業務指導力度
重點抓好兩個方面的工作，一是創新工作方面，開展工程竣工圖紙電子化報送工作，實行嚴格執行紙質檔案與電子檔案同保管方案。二是進一步強化對建設、施工單位資料員的檔案業務指導，幫助其解決檔案工作中存在的困難和問題，引導其提高檔案意識，從而推動城建檔案整體工作水平的提升。
（四）圍繞中心，努力做好城建檔案服務工作
重視城建檔案信息資源的開發利用工作，根據城建工作需要和現藏檔案資料，不斷拓寬服務領域，創新服務方式，提高服務水平，特別是要圍繞城建中心任務，主動做好聲像拍攝服務等。
【關鍵詞】城建；電子檔案；建議
當今社會已經進入數字化發展時代，隨著信息化的迅猛發展，大量的電子文件和電子檔案產生并廣泛應用，如何將這些記載城市建設活動和發展歷程的電子檔案接收、保管和利用已經成為我們城建檔案部門的工作之重。
一、城建電子檔案的特點
城建電子檔案一是具有非人工識讀性和系統的依賴性，只能通過計算機進行處理、傳輸和讀取。傳統的文件內容是以字符或數字等符號記錄于紙張等載體之上，人工可以直接識讀，而電子檔案的信息是以二進制數字代碼的形式記錄于磁性或光學載體上，成為人類無法憑借自身來識讀的文件信息。電子文件存儲的時候需要編碼，信息檢索，閱讀時需要解碼，這樣的過程需要借助于一定的硬件設備、操作系統和應用軟件，否則電子文件將無法產生和無法閱讀，電子文件對系統的依賴性是它的一大特點，同時也是電子檔案管理中的一大難題；二是不再具有固定的存儲載體，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何介質上。根據利用者的需求，可以采用不同的方式輸出。由于電子信息的內容不會永遠和特定的載體相連，所以載體僅僅成為每一個特定時刻文件內容的承載物，電子文件具有高密性和信息的靈活性，具有信息的易變性，可以根據需要對文件的內容、字體等進行修改，且改動后不留任何痕跡。三是與紙質文件相比電子檔案歸檔是一項艱苦細致且難度較大的工作。由于大多數電子檔案的形成者對電子檔案的歸檔不重視，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作而忽視其歸檔。
二、城建電子檔案管理中存在的問題
1、電子檔案原件的真實性和電子檔案內容的保密性問題。電子文件、電子檔案很容易被刪改且不留任何痕跡，在使用計算機形成電子文件檔案的過程中，形成者無法留下自己的筆記，單位負責人無法在形成的電子文件上簽發，日后難以確定電子檔案的真實性和權威性。另外，在網絡的任何終端設備都能索取到存儲在某一設備上的電子文件，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端，對在一段時間需要保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題帶來了極大的威脅。
2、電子檔案保管的安全性問題。隨著辦公自動化的不斷深入，許多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息都將在網絡中進行，人們只要操作鍵盤就可以得到電子信息，這種方法為檔案的歸檔存儲簡化了程序，同時也方便面了利用，但是如果出現了網絡安全事故或其它方面故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失，因此，必須做好電子檔案保管的絕對安全，進行存儲備份，做好利用權限限制。
3、對電子檔案認識不足，電子檔案管理存在不少誤解電子檔案管理軟件缺乏統一性。有些人習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者作為資料和副本保管。隨著信息化時代的到來電子檔案產生的快速性和方便性，對計算機存儲的文件特別是重要文件及時打印備份，過份依賴計算機，一旦計算機出現故障，會造成文件的丟失，相反，有些人對所收到的電子文件統統打印，事無巨細，不僅導致大量浪費，也給電子文件的歸檔管理帶來難題。計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要，檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的管理軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及互聯網資源共享。
4、專業人才的培養是亟待解決的問題。電子文件歸檔及其電子檔案的管理，都要求檔案人員必須具備一定的計算機知識和較強的業務知識，然而，目前的檔案部門缺乏既懂檔案知識又熟悉計算機專業技術的人才，這在客觀上制約了電子檔案工作的現代化和電子檔案的發展。
三、做好城建電子檔案管理工作的對策
1、更新觀念，加強組織領導。電子檔案的出現，對人們來說還是一件新事務，對這樣的事務只有通過宣傳和開發利用，才能提高人們的認識，城建檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔的意識，尤其是提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識，才能保證材料的順利歸檔。目前，一些傳統紙質檔案下的工作流程、工作方式和工作思路可能不適合電子檔案工作，電子檔案不是一個部門的事情，需要多部門合作、協調，會涉及現行的管理規范，工作流程、牽扯到一些約定俗成的工作方式和利益關系，甚至由于部門利益產生分岐，這就需要對此進行改變、調整，就需要領導的支持和協調，才能使電子檔案管理工作順利進行。
2、制定一系列配套的法律法規、規章制度、技術標準。為了保證電子檔案的完整、安全和電子文件管理的高效科學，必須由相關的法律法規和各種技術標準來支持，還應包括電子文件與網絡有關的法律、法規、制度，網絡各級系統保密制度、驗收制度，電子文件著錄、管理、傳輸的規定，計算機和應用軟件的兼容性和電子檔案保護存放的溫濕度標準要求等。為大力推廣建設電子檔案工作，建設部相繼了《建設電子文件與電子檔案管理規范》及《關于加強〈建設電子文件與電子檔案管理規范〉宣貫和實施工作的通知》，這些文件使建設電子檔案工作有據可依，對我們開展建設電子檔案工作是個有力的支持，各地區還要依據《規范》制定適合本地區的具有可操作性的歸檔范圍和整理要求，并以建設主管部門的名義下發文件，這樣有關單位會對電子檔案工作更加重視，使電子檔案工作得到切實的開展。
3、做好電子檔案的鑒定和技術處理工作。電子文件的鑒定主要是指電子文件的價值，既對電子文件信息保存價值的鑒定和技術狀況的鑒定，以全面、歷史、發展的觀點對電子文件可讀性、可靠性、病毒性和載體進行鑒定，通過鑒定，符合歸檔標準的電子文件才能進行歸檔，此外，還要對電子文件的內容完整性、手續的完整性、法律依據的完整性、形成過程的完整性進行鑒定，鑒定需要歸檔的電子文件要編制歸檔順序號、保管期限、打印移交目錄，辦理移交手續。建立一個適合磁、光介質保存的環境，存放載體的柜、架及庫房都應達到標準要求，滿足避光、防塵、防變形，遠離磁場和有害氣體，還要對電子檔案進行有效的檢測與維護，進行有效的修正和更新，對電子檔案的技術處理必須嚴格管理進行，不能使保存的電子檔案遭到人為的損害和不可彌補的損失。
4、正確劃定電子檔案的接收歸檔范圍、類別和格式。
根據《規范》建設電子檔案主要包括建設系統業務管理電子檔案和建設工程電子檔案兩大類，包括城鄉規劃、勘察設計、市政公用等行政管理部門的檔案，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林等專業管理單位的檔案，這些檔案按規定應當進館，但實際大部分還是各部門自已保管。建設電子文件有不同的類別，不同的類別存儲格式各有不同，《規范》列出了七種類別和十多種格式，在城建電子檔案工作中很重要的一項就是確定文件的類別和格式，目前，大多數城建檔案館的歸檔范圍是建設工程竣工檔案，一般包括工程準備階段及竣工驗收文件、各種材料合格證、施工試驗報告、竣工圖等。
5、強化培訓，引進人才，培養高素質的檔案人員隊伍。
城建檔案館受歷史影響，人員年齡多偏大，高技術人才比較缺乏，檔案管理的電子化對管理人員提出了更高的要求，工作人員要不斷加強學習，充實自己的檔案管理和計算機業務水平，除必須掌握文字處理、排版以及文件郵件的收發外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作、電子文件的歸檔方法、查閱權限等。條件允許的單位還應當選擇和調配具有計算機知識的檔案人員和了解檔案知識有一定實踐經驗的計算機人員和縮微人員以優化檔案部門的人員結構。
參考文獻：
[1]《廣東檔案》2008NO.4;
[關鍵詞]檔案工作;創新;信息化;服務機制
一、創新學習是城建檔案工作的根本
1.樹立創新意識。檔案工作的創新來自對檔案管理的創新思路和理念,沒有創新的認識,檔案工作的創新就無從談起,在全新的知識經濟時代,知識經濟的核心和靈魂是知識的創新,檔案工作者要充分理解創新工作是知識經濟的靈魂。在檔案工作實踐中要時刻滲透創新思想,開展創新實踐。
2.培養知識的創新能力。檔案工作者應努力優化自己的知識結構,持有探索精神、求變態度和綜合選擇的能力,使自己成為適應符合型人才,檔案工作者應具有新知識,新理論和新技術的創新能力,只有這樣才能發揮自己的工作潛力,增強自己對新知識的敏感性,把掌握的新知識轉化為有效的服務。
3.培養信息的處理開發能力。檔案工作者應掌握有關信息處理的基礎方法,學會使用計算機網絡和計算機等設備的應用開發,在管理方面實現計算機網絡管理,做到檔案信息資源共享。
二、信息資源是創新城建檔案工作的基礎
1.提高檔案工作質量和管理水平,實現檔案管理規范化、目標化,做到檔案收集完整,劃分保管期限準確,整理和編目科學,檔案利用方便,保管條件科學安全,消除部門檔案移交進館時的突擊整理,返工等現象。
2.加強檔案館建設。完善檔案館的自身建設,是發揮城建檔案館整體價值的必要保證。加強自身業務建設,提高管理水平應做多方面工作。采取各種形式,開展檔案利用,提供多種服務形式,變被動服務為主動服務,滿足不同需要。今天,城建檔案工作已從單純的收藏保管的圈子里跳出來了,隨管理水平的逐步提高,城建檔案科學管理的內容還增加了檢索和編研這兩個環節。以達到提供方便、查找迅速的目的。
三、加快信息化建設是創新檔案工作的重要內容
1.為信息化建設營造環境,在這信息時代,如何依托現代化科技,建立高效、方便、快捷檔案信息系統,是檔案工作面臨的重要課題。檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本條件,而這些條件目前恰恰是城建檔案工作發展中的緊缺資源,如何爭取領導重視支持,解決好這些問題,為信息檔案創造良好的環境,尤為重要。
2.建設系統檔案信息化建設是一項系統工程,必須統籌規劃,科學布局。只要領導支持,確立工作目標,同志互相積極配合,檔案信息化建設才能邁上快速健康發展的軌道。
3.完善檔案管理現代化設備,實現檔案儲存縮微化、保護科學化、辦公自動化。要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案數據庫系統,將以形成后的,可開發利用的檔案按照規范的著錄和標引要求,建立檔案目錄數據庫。
4.電子文件歸檔問題研究中,最主要的是要緊密跟蹤信息技術發展變化,充分借鑒先進檔案建設的管理經驗,采取科學的管理方法和手段保證已產生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。
四、創新改善服務機制是做好城建檔案工作的目的
隨著城市的建設和發展,科學文化建設的到來,建設系統的各項工作對城市檔案需求在內容上越來越廣,為此城建檔案部門要緊跟形勢,加快檔案工作的發展步伐。要以理論上,實踐中、服務機制上全面進行創新,要以“堅持創新,突出服務”的思路,來加強檔案部門的業務建設。首先,檔案開發利用要向深層次服務轉化。開發城建檔案資源,開發特色檔案。在主動服務,超前服務上下工夫,還要主動與科研、行政管理部門共同研發有關項目。改進服務方法,更新服務手段,提高服務水平,提升服務功能,最大限度地滿足城市建設對檔案利用的要求。
1.扎實工作,不斷提高城建檔案服務水平。城建檔案工作是一種信息資源管理工作,服務于城市規劃、建設、管理和社會經濟發展是其宗旨,也是其提高生存發展活力的根本手段。只有做好服務才能體現價值,才能得到社會認可。因此,我們必須不斷創新服務機制、拓寬服務領域、提高服務水平,積極探索從檔案收集保管型向信息資源開發利用型轉變的路子,廣泛開展編研工作,使城建檔案在城市規劃、勘測、設計、施工以及城市建設管理、科學研究、修史編志、社會教育、國防建設和應對突發事件等諸多方面發揮作用,創造經濟效益和社會效益。同時,還要加強與政府公共安全和應對突發事件機構的合作,做好重點工程檔案的備份和安全保管工作,加強對重要工程檔案信息的研究分析,為制定應急預案和搶救方案提供服務。