時(shí)間：2023-07-23 09:24:42
導(dǎo)語：在城建檔案數(shù)字化管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】城建檔案管理；數(shù)字化；信息技術(shù)；城市化
自我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立以來，新時(shí)期社會(huì)進(jìn)步飛快，城市建設(shè)也獲得了廣闊的發(fā)展空間，城市化腳步越來越快。城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)中，建筑工程規(guī)模和數(shù)量不斷增加，為了確保城市建設(shè)活動(dòng)有序開展，需要全面開展城建n案管理數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效、安全和便捷存儲(chǔ)，為城市建設(shè)規(guī)劃提供更為科學(xué)合理的參考依據(jù)，推動(dòng)城市化建設(shè)和發(fā)展。由此看來，加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究是十分有必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開展具有一定參考價(jià)值。
一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)具有十分廣闊發(fā)展前景的行業(yè)，在建設(shè)和發(fā)展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進(jìn)一步完善。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于傳統(tǒng)的城建檔案管理方法需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，需要人工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時(shí)，由于檔案資料自身具有分散性特點(diǎn)，所以對(duì)信息資源的整合和查找只能依靠人工實(shí)現(xiàn)，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產(chǎn)生嚴(yán)重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統(tǒng)性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區(qū)域，檔案館之間的檔案資料調(diào)度和查閱較困難，需要占用大量的存儲(chǔ)空間。數(shù)字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享和存儲(chǔ)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
城建檔案管理中，主要工作內(nèi)容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速提高，越來越多先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，并被廣泛應(yīng)用在城建檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數(shù)字化主要是在物質(zhì)載體上記錄，物質(zhì)載體性能越好，存儲(chǔ)時(shí)間越長。所以在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案信息存儲(chǔ)物質(zhì)載體直接影響到數(shù)字信息的存取期限，保證物質(zhì)載體的穩(wěn)定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質(zhì)較為特殊，所以除了記錄城建的相關(guān)信息以外，還具有一定的法律價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案信息存儲(chǔ)載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對(duì)于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數(shù)據(jù)信息的丟失和不完整，法律價(jià)值需要在長期驗(yàn)證中才可以肯定其原有價(jià)值。
數(shù)字檔案資源共享，首要前提是建立一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案資源共享。但是就當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀來看，仍然缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)策
（一）做好全面規(guī)劃。城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，前期規(guī)劃工作是一項(xiàng)十分重要的工作，將大量的紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。數(shù)字化建設(shè)中，需要對(duì)檔案館內(nèi)部的信息資源儲(chǔ)藏量具有一定的了解，深入調(diào)查分析后，才可以突出工作重點(diǎn)，根據(jù)檔案類型有針對(duì)性地開展數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)。
（二）建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案的資源共享，需要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。建立城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，主要是包括對(duì)數(shù)字化檔案管理規(guī)范和信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網(wǎng)站管理的相關(guān)說明。數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，可以為后續(xù)的城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供更為充分的參考依據(jù)。
（三）建設(shè)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。城建檔案數(shù)字化管理不僅僅需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展工作，還需要建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，利用相配套的設(shè)備和軟件，搭建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的共享。
四、結(jié)語
綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是應(yīng)時(shí)展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設(shè)過程中需要充分考慮到數(shù)字化檔案信息管理的安全問題和系統(tǒng)穩(wěn)定性，有針對(duì)性地開展工作。
【參考文獻(xiàn)】
[1]袁志海.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].城建檔案，2012，6（1）：35-36.
[關(guān)鍵詞]城建檔案；數(shù)字化
一、新形勢(shì)下城建檔案數(shù)字化工作出現(xiàn)的問題
（1）全面收錄的問題。城建檔案管理部門收錄數(shù)字化信息的程度，是下一步工作的基礎(chǔ)。就目前的收錄狀況而言，存在著很大的不足，收錄的城建檔案數(shù)字化程度很低，大部分還停留在紙張的階段。這就為數(shù)字化的著錄工作設(shè)置了很大的障礙，浪費(fèi)了大量的人力物力資源。
（2）有效利用問題。城建檔案全面數(shù)字化工作的終極目的就是使人們充分地利用這方面的信息，從而更好地為城市建設(shè)服務(wù)。隨著工程建筑的大量增加，新形勢(shì)下這個(gè)問題表現(xiàn)得更為明顯，總體而言，城建檔案的利用效率一直是偏低的，出現(xiàn)這種情況的原因是多方面的，宣傳力度不夠是其重要的原因之一。
（3）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展為全面數(shù)字化工作提出了新要求。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展城建檔案全面數(shù)字化是新時(shí)期城建檔案管理部門面臨的一個(gè)全新的課題，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用與發(fā)展不僅給原有的工作帶來新的影響，而且還將使某些舊的觀念發(fā)生根本性的變化。
二、新形勢(shì)下城建檔案管理全面數(shù)字化的必要性
（1）城建檔案管理全面數(shù)字化是信息時(shí)展的必然走向。信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來臨已成為不可逆轉(zhuǎn)的潮流，信息產(chǎn)業(yè)正逐漸成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)。城建檔案館運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，增加科技含量并結(jié)合本身的優(yōu)勢(shì)，保證工程竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，豐富館藏量、豐富原始信息，在市場(chǎng)條件下，把城建檔案工作作為信息產(chǎn)業(yè)來管理、開發(fā)和經(jīng)營，走上科技強(qiáng)檔之路。充分利用現(xiàn)代化的科技設(shè)備和手段，建立檔案信息，方便對(duì)各地用戶隨時(shí)對(duì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，消除時(shí)間、區(qū)域的限制，實(shí)現(xiàn)資源共享，使其在城市可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要價(jià)值。
（2）城建檔案管理全面數(shù)字化是檔案異地備份的前提條件。城建檔案對(duì)于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、保障居民生命財(cái)產(chǎn)安全具有十分重的意義，一旦遇到地震、洪水等自然災(zāi)害，或者遇到煤氣泄漏等應(yīng)急事件后，城建檔案資料的完整可以為實(shí)施營救、制定對(duì)策提供重要的參考依據(jù)。鑒于我國一些地區(qū)自然災(zāi)害發(fā)生頻繁，國家建設(shè)部提出城建檔案異地備份的思路，即有計(jì)劃地將本地區(qū)的城建檔案進(jìn)行全面數(shù)字化加工以后，與相隔較遠(yuǎn)的另一區(qū)域相互備份，具體的是采取省與省、城市與城市之間相互一一映射，比如說黑龍江省對(duì)應(yīng)的是河南省，哈爾濱對(duì)應(yīng)鄭州，齊齊哈爾對(duì)應(yīng)開封，牡丹江對(duì)應(yīng)洛陽等。因而，城建檔案全面數(shù)字化勢(shì)在必行。
（3）城建檔案管理全面數(shù)字化是高效提供利用的必然要求。城建檔案數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案由本冊(cè)式檔案變?yōu)樘N(yùn)藏豐富的現(xiàn)代化信息資料，使檔案內(nèi)容變得廣泛和多樣，給檔案信息賦予新的內(nèi)涵。數(shù)字化技術(shù)已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力，城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)給檔案工作帶來了無限的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，對(duì)城建信息管理提出新的要求。社會(huì)各階層對(duì)城市建設(shè)信息的利用日益頻繁，社會(huì)理念由封閉變?yōu)殚_放，城建檔案的現(xiàn)代數(shù)字化管理可以為各企事業(yè)單位、各機(jī)構(gòu)以及廣大市民最高效率地提供準(zhǔn)確的檔案資料，有利于最大限度地避免重復(fù)建設(shè)，減少經(jīng)濟(jì)損失。
三、新形勢(shì)下城建檔案管理全面數(shù)字化的實(shí)施策略
（1）思想上重視。城建檔案主管部門要把檔案管理與城市建設(shè)工作放在同等重要的位置，一同謀劃、一同部署、一同推進(jìn)，在開展城市規(guī)劃建設(shè)管理的各項(xiàng)活動(dòng)中，應(yīng)將城建檔案管理內(nèi)容納入城市建設(shè)管理序列，把是否具備完整的技術(shù)檔案資料、檔案管理部門是否驗(yàn)收合格，作為能否進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收的必要條件之一，為工程檔案的接收把好關(guān)。另外，還要及時(shí)對(duì)采集的數(shù)據(jù)、收集的文件采用自動(dòng)化的電子掃瞄等方法，進(jìn)行輸入、校對(duì)、管理，對(duì)能形成檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準(zhǔn)確性和實(shí)效性，為檔案管理工作全面轉(zhuǎn)向數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。
（2）資金上投入。資金是加強(qiáng)城建檔案管理的基本保障，在具體運(yùn)作過程中，財(cái)政部門要充分考慮新形勢(shì)下城建檔案管理的重要性，在資金上加大投入力度，不斷更新現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案的數(shù)字化提供硬件上的保障。同時(shí)，要避免長期一成不變，應(yīng)該建立年度遞增機(jī)制，隨著政府財(cái)政收入的增長和城建檔案管理的實(shí)際要求，每年遞增財(cái)政投入，確保設(shè)備的更新與時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展同步。當(dāng)然，也要提高資金的使用效率和效益，避免出現(xiàn)重復(fù)購置等問題。
【關(guān)鍵詞】 建設(shè)工程；電子檔案；數(shù)字化平臺(tái)
建設(shè)工程檔案簡(jiǎn)稱工程檔案，是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值和利用價(jià)值的文字、圖表、工程價(jià)款結(jié)算書、審計(jì)結(jié)論、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著信息技術(shù)的快速提高，醫(yī)院各個(gè)項(xiàng)目的檔案管理也從以往的紙質(zhì)管理提升為電子檔案管理，管理模式也發(fā)展為多形式、多方面、多層次的模式，強(qiáng)化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率，跟上社會(huì)信息電子化發(fā)展的步伐，經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]?，F(xiàn)通過對(duì)醫(yī)院工程建設(shè)電子檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行探討，提出相應(yīng)應(yīng)對(duì)策略，從而提高醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案管理的質(zhì)量。
1 醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)
醫(yī)院建設(shè)工程項(xiàng)目時(shí)，組成相應(yīng)的檔案管理部門，使內(nèi)部各部門承擔(dān)相應(yīng)自己的職責(zé)的檔案責(zé)任，對(duì)于外部根據(jù)相應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例，明確承接單位與本單位之間的檔案事務(wù)關(guān)系以及本單位與涉及到的工程項(xiàng)目單位簽定的各種合同得到有力的執(zhí)行的重要保證。電子檔案是檔案管理部門通過數(shù)字電子設(shè)備生成以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行閱讀處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的電子文件，它具有一般檔案的特性，即記錄的原始性。其本身是含有科學(xué)技術(shù)信息的資料，如果能正確的利用好這些資料，將會(huì)提高工作效率和質(zhì)量、在人力、物力、財(cái)力上也能節(jié)省，甚至于可以縮短整個(gè)工程設(shè)計(jì)、工程施工及工程結(jié)算周期；因此工程電子檔案為醫(yī)院的工程建設(shè)提供詳盡的治療信息，為醫(yī)院基建領(lǐng)導(dǎo)果斷正確地決策提供有價(jià)值的參考。對(duì)工程電子檔案充分的認(rèn)識(shí)和正確的科學(xué)的使用醫(yī)院工程建設(shè)檔案管理中提供的信息及其使用價(jià)值，就能體現(xiàn)出電子檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好的服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)。建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，建設(shè)工程電子檔案歸納起來有專業(yè)性、成套性、階段性、動(dòng)態(tài)性、依賴性等特點(diǎn)。
2 醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案的作用
醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案比紙質(zhì)檔案更具有優(yōu)勢(shì)，因?yàn)殡娮訖n案具有幾乎不占據(jù)物理空間的優(yōu)點(diǎn)，建設(shè)工程檔案隨著醫(yī)院規(guī)模的飛速擴(kuò)大，文件資料愈來愈多，運(yùn)用電子文件及電子檔案可縮小占用儲(chǔ)存面積，解決檔案庫房不夠的問題。電子檔案的建立、處理和保存都比紙質(zhì)檔案方便，備份管理得當(dāng)，也不會(huì)丟失，更不會(huì)老化，隨著電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文件會(huì)以電子文件的應(yīng)用形式產(chǎn)生和存儲(chǔ)。通過拷貝到移動(dòng)u盤或刻錄成只讀光盤等方式多份備份，以提高建設(shè)工程檔案抵御自然災(zāi)害、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保建設(shè)工程檔案的安全，充分發(fā)揮建設(shè)工程檔案在醫(yī)院擴(kuò)建重建和房屋日常維修等工作中的重要作用，建設(shè)工程檔案的作用自然也就得到認(rèn)可和提高。
3 建設(shè)工程電子檔案的歸檔管理
在歸檔時(shí)間上有一定的要求，要求要在竣工驗(yàn)收后的三個(gè)月內(nèi)，將所有文件移交給檔案部門；建設(shè)工程電子文件檔案應(yīng)與紙質(zhì)工程文件歸檔的檔案內(nèi)容完全一致，例如文本文件、圖樣文件、各類表格文件等等。在實(shí)際工作中因?yàn)楦鞣矫娴脑螂娮訖n案管理中也存在一定的問題，由于對(duì)這個(gè)專業(yè)的重視程度不夠，往往工作人員都是非專業(yè)的，從而缺乏建設(shè)工程檔案的專業(yè)知識(shí)導(dǎo)致在檔案資料整理中出現(xiàn)一些不完整，不夠真實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y料，甚至將電子檔案信息資源隨意丟失、損毀，這樣給檔案的管理帶來了許多困境，還有檔案管理人員的管理水平底下、思想觀念陳舊都是直接影響檔案管理水平提高的不利因素；再次檔案管理的重視度不夠，硬件資金投入不足，電子檔案管理的設(shè)備匱乏，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員相對(duì)較少，這些因素都是導(dǎo)致電子檔案管理不能滿足要求的重要原因。
4 醫(yī)院工程建設(shè)電子檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)
醫(yī)院基建工程電子檔案可以重復(fù)利用，也可作為日常保養(yǎng)維護(hù)提供依據(jù)，在突飛猛進(jìn)的信息化時(shí)代，現(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院電子檔案數(shù)字化管理提供了便利的條件，也搭建了這樣一個(gè)平臺(tái)，當(dāng)然也對(duì)檔案管理提出了更高的要求，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。鑒于醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的重要性，認(rèn)真搞好建設(shè)工程檔案的建設(shè)，就是要把建設(shè)工程的檔案收集、整理和管理提到相應(yīng)的工作日程上，我們急于做好以下幾個(gè)方面的工作。①制定完善的健全的電子檔案數(shù)字化管理制度，也就是要建立電子檔案保管制度、歸檔范圍、歸檔保管期限等規(guī)定，使醫(yī)院的基建工程電子檔案按規(guī)范化、合理化的流程進(jìn)行管理。②加大人力資源力量，加強(qiáng)電子檔案管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)，采取積極措施要讓檔案人員更新知識(shí)、提高技術(shù)人員的水平，使其適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展的需要。因此，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作者迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策[2]。③加大財(cái)力即資金的投入，改善硬件設(shè)施，配備性能能滿足需要質(zhì)量可靠的計(jì)算機(jī)、軟件，刻錄儀器等設(shè)備，在應(yīng)用方面要選擇科學(xué)合理的存貯方式，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，為電子化提供技術(shù)支撐。可要求設(shè)計(jì)單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計(jì)變的更完整地在圖紙上進(jìn)行反映，對(duì)以前大量的有保存價(jià)值的圖紙檔案，可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，如有條件可進(jìn)一步對(duì)文件進(jìn)行矢量化，以便于直接利用[3]。
綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也發(fā)生相應(yīng)的改變，醫(yī)院建設(shè)工程的檔案管理要提高管理意識(shí)、改變管理方法、采用更便捷、更科學(xué)的管理手段不斷的創(chuàng)新，建立建設(shè)工程電子檔案為的工程建設(shè)提高完整的、科學(xué)的、真實(shí)的記錄，為以后工程的維護(hù)保養(yǎng)提高詳盡的資料，醫(yī)院建設(shè)工程電子的檔案的管理可以反映一個(gè)醫(yī)院工程建設(shè)的整體水平，可見工程建設(shè)的電子檔案數(shù)字化管理的重要性，只有不斷地加強(qiáng)其建設(shè)，加大對(duì)檔案管理工作的投入，認(rèn)識(shí)在醫(yī)院建設(shè)中的重要作用，以使更好的發(fā)揮其作用，更好的實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用建設(shè)工程電子檔案數(shù)字化管理。
參考文獻(xiàn)
[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理[J].西部醫(yī)學(xué)，2008，02（20）：444-445.
關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；途徑
中途分類號(hào)：TU984文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
前言
城建檔案的數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息管理方式，它把城建檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
一、城建檔案數(shù)字化的意義
由于以前的紙質(zhì)檔案存在紙張老化發(fā)黃變碎的現(xiàn)象，時(shí)間久了就不能對(duì)外提供利用，為使其更好的為城市建設(shè)提供參考，將多年前的紙質(zhì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，可以為塵封的歷史再上一道“保險(xiǎn)”。城建檔案的數(shù)字化只是“智慧城市”中的最前端環(huán)節(jié)，諸如“地下管網(wǎng)”圖紙掃描成數(shù)字圖像后，添加地理信息，便可生成三維圖像，使查詢使用更方便、更直觀。還可根據(jù)管線使用年限，提前預(yù)告管線壽命，便于維護(hù)和修理。數(shù)字檔案館全部建成后，只需輸入相應(yīng)工程的名稱，輕點(diǎn)鼠標(biāo)便可快速檢索查詢?cè)摴こ倘繖n案資料，真正實(shí)現(xiàn)“一分鐘”查檔，從而大大的提高了工作效率和管理水平。城建檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求，且具有不可替代的先進(jìn)性，可以提高經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率及加強(qiáng)對(duì)檔案原件保護(hù)。
二、城建檔案數(shù)字化的步驟及方法
從城建檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，從而為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。具體方法是采用平板掃描儀或高速掃描儀掃描單頁紙張；對(duì)于已經(jīng)裝訂好的文件檔案，或者那種珍貴的歷史文件，利用掃描儀掃描會(huì)破壞歷史文檔的原始面貌，強(qiáng)光也會(huì)損害原始文檔。而且掃描時(shí)間很慢，很麻煩。高拍儀可以代替普通掃描儀、DV、相機(jī)、攝像頭、等等很多設(shè)備，能快速的實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化。文視通是最近市場(chǎng)上出現(xiàn)的新產(chǎn)品，它具備了高拍儀的所有功能，能夠輕松實(shí)現(xiàn)了文件數(shù)字化歸檔。而且它比高拍儀的操作更加方便，能輕松實(shí)現(xiàn)文件數(shù)字化歸檔。
三、實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化的途徑
按照相關(guān)制度要求做好城建檔案的數(shù)字化工作。在檔案數(shù)字化過程中，嚴(yán)格按照相關(guān)制度和要求，把保管期限鑒定、數(shù)字化掃描、檔案數(shù)據(jù)庫錄入和建立檔案管理信息系統(tǒng)作為檔案數(shù)字化專項(xiàng)工作的重點(diǎn)，努力做到保管期限鑒定準(zhǔn)確，整理紙張規(guī)整、頁號(hào)清晰，目錄和備考表規(guī)范完整，電子掃描圖像清晰，檔案數(shù)據(jù)庫錄入條目和電子掃描件掛接準(zhǔn)確，行政執(zhí)法類業(yè)務(wù)檔案收集完整，分類合理，檢索有效。同時(shí)，在檔案數(shù)字化工作過程中，按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格做好安全保密、數(shù)據(jù)備份和自檢工作，并隨時(shí)接受上級(jí)單位的檢查與指導(dǎo)。完善數(shù)字化加工的技術(shù)要求，確定檔案數(shù)字化的加工對(duì)象和加工重點(diǎn)。針對(duì)城建檔案的數(shù)字化現(xiàn)狀，加大支持力度，加強(qiáng)人、財(cái)、物等資源的配置，擴(kuò)大庫房面積，滿足未來發(fā)展需求；采取有效的措施加快檔案數(shù)字化的工作進(jìn)度，明確工作重點(diǎn)；進(jìn)一步做好規(guī)劃，盡早建成數(shù)字檔案館；要拓寬工作廣度，整合檔案資源，注重收集各種載體的檔案；要提高服務(wù)程度，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的作用，提高城建檔案的綜合服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)現(xiàn)城建檔案計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檢索自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化。以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),以數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點(diǎn),開發(fā)城建檔案信息資源,充分重視應(yīng)用軟件的開發(fā)和信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，推動(dòng)城建檔案信息化建設(shè)工作健康、持續(xù)、快速發(fā)展。當(dāng)前,數(shù)字城市、網(wǎng)上審批、OA辦公等一系列的電子政務(wù)項(xiàng)目正在實(shí)施，城建檔案的管理工作要有緊迫感和責(zé)任感，要將數(shù)字城建檔案館的立項(xiàng)納入政府電子政務(wù)建設(shè)的一部分,將現(xiàn)行電子文件的管理納入城建檔案信息化建設(shè)的一部分。提前介入城建電子文件的管理,對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過程的管理與監(jiān)控,保證城建電子檔案的質(zhì)量；當(dāng)前在辦公、設(shè)計(jì)、管理等工作中形成了大量的電子文件,如果不能對(duì)這些電子文件加以有效的收集和管理，將來再把紙質(zhì)的文件還原成電子文件,所花費(fèi)的代價(jià)相當(dāng)大。針對(duì)目前城市建設(shè)現(xiàn)狀做好規(guī)劃，做好本地區(qū)的城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃工作，統(tǒng)一省、市、縣城建檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，因地制宜，避免重復(fù)投資浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。加強(qiáng)各級(jí)城建檔案管理部門之間、城建檔案管理部門與相關(guān)政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位之間的橫向交流與合作,通過資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)等措施，形成合力，共同推進(jìn)信息化工作的順利開展。城建檔案信息化建設(shè)中的軟件開發(fā)要嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)開放等標(biāo)準(zhǔn),數(shù)據(jù)建庫要嚴(yán)格城建檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范主題詞、各項(xiàng)數(shù)據(jù)的錄入標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能保證建立的信息系統(tǒng)的開放、真實(shí)、可讀、可用性等。提高城建檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,尤其是信息化工作水平，把城建檔案信息化建設(shè)工作需要的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)計(jì)劃,普及信息化技術(shù)知識(shí)。建立安全穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),各地要把信息系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定和保密放在首位,確保所建立的數(shù)據(jù)不被破壞和損毀；非公開的城建檔案信息一律不得上英特網(wǎng)；在英特網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務(wù)的,要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施,采取必要的計(jì)算機(jī)病毒防范措施,確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密。
關(guān)鍵詞:城建檔案館;館藏;數(shù)字化;鑒定
中圖分類號(hào):G272.3
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B
文章編號(hào):1008-0422(2009)11-0091-02
1引言
城建檔案是城市記憶的凝結(jié),是城市夢(mèng)想的元素。城建檔案信息資源建設(shè)是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理以及數(shù)字城市建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,也是國家檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容。隨著全社會(huì)信息化進(jìn)程的廣泛推進(jìn),采用數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段整合檔案信息資源,構(gòu)造檔案信息化體系,已是信息社會(huì)發(fā)展的必然要求。作為社會(huì)信息化重要組成部分的數(shù)字城市建設(shè),其基礎(chǔ)就是城市建設(shè)信息的數(shù)字化和數(shù)字信息資源的共享共用。在此背景下,城建檔案館館藏檔案數(shù)字化的建設(shè)已成為當(dāng)今城建檔案管理信息和數(shù)字城市建設(shè)工作的核心。近年來,一部分城建檔案館開始對(duì)部分館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,面對(duì)數(shù)字龐大、類目繁雜的館藏檔案,檔案館面臨著將是進(jìn)行部分檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化還是全部館藏?cái)?shù)字轉(zhuǎn)化?首先選擇什么檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化?紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化前如何開展鑒定工作等等諸多問題。轉(zhuǎn)化規(guī)模與投資經(jīng)費(fèi)、使用設(shè)備成正比,數(shù)字化鑒定工作該如何進(jìn)行至今尚無確切的理論依據(jù),因而擺在我們面前的是一個(gè)值得研究探討的問題,本人想結(jié)合工作實(shí)際粗淺地分析探討一下影響?zhàn)^藏檔案數(shù)字化鑒定的幾方面因素,以期對(duì)館藏檔案數(shù)字化鑒定工作提供有益參考。
2城建檔案館館藏檔案數(shù)字化的理論導(dǎo)向及背景
2000年12月在全國檔案工作會(huì)議上通過的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》,把接收電子檔案進(jìn)館,加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程列入檔案信息化建設(shè)的主要工作內(nèi)容和奮斗目標(biāo)。城建檔案館作為國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu),是永久保存國家在城市建設(shè)當(dāng)中形成的各種重要的歷史技術(shù)資料的專業(yè)部門,其內(nèi)容涵蓋了城市建設(shè)的方方面面,實(shí)用性非常強(qiáng)。至今,全國660多個(gè)設(shè)市城市中,已建立了近500個(gè)城建檔案館,區(qū)(縣)城建檔案室達(dá)1000多個(gè),館藏量在4000萬卷以上。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),1998年至2004年,全國各城建檔案館(室)共接待查閱利用150萬人/次,提供城建檔案269萬卷(件),產(chǎn)生可測(cè)算的經(jīng)濟(jì)效益約7億元。在當(dāng)今城市建設(shè)迅猛發(fā)展的態(tài)勢(shì)下,為提高城市建設(shè)工作的技術(shù)含量,提高建設(shè)工程質(zhì)量,提高城市建設(shè)管理的品位,建設(shè)數(shù)字化城建檔案館具有非常重要的歷史意義與社會(huì)現(xiàn)實(shí)意義。將館藏檔案數(shù)字化,其目的是為了改進(jìn)檔案資料利用手段,提高檔案資料利用效率,加強(qiáng)對(duì)檔案資源的保管保護(hù),減少紙質(zhì)利用成本,使通過計(jì)算機(jī)終端查閱、打印和下載檔案資料成為現(xiàn)實(shí),為查閱利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù),使檔案信息廣泛深入地為社會(huì)利用,快速準(zhǔn)確地查閱所需資料,更充分地發(fā)掘城建檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值,直接為城市建設(shè)和城市公共管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),達(dá)到資源共享的目標(biāo)。
3城建檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定的主要因素
3.1 優(yōu)化館藏在數(shù)字化鑒定工作中的重要性
由于歷史原因,20世紀(jì)80年代以前,包括80年代后各城建檔案館創(chuàng)建的初始階段,我國各城建檔案館均以“豐富館藏”為原則進(jìn)行檔案館的建設(shè)。那時(shí)館藏總量少,各地檔案館新建庫房都有一定的空余度,為了豐富館藏,不限制移交單位和控制進(jìn)館資料的范圍,造成了進(jìn)館檔案有價(jià)值的文件和毫無利用價(jià)值的文件“魚龍混雜”在一起,案卷龐雜臃腫,毫不精練。本人在實(shí)際工作中所能觸及到的現(xiàn)狀就不勝枚舉:主體內(nèi)容細(xì)節(jié)上不存在任何差異的文件,其正稿、草稿組卷時(shí)在一起;重復(fù)的文件圖紙一同組卷;庫房保存著上世紀(jì)五、六十年代的臨時(shí)建筑、雜項(xiàng)建筑和一些建筑的初步設(shè)計(jì)等至今已不存在建筑的檔案和毫無利用價(jià)值的一些檔案資料等等。另一方面,因?yàn)楦鞯亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平,城市建設(shè)規(guī)模和行政管理歸口劃分有很大的不同,80年代以后,特別是進(jìn)入21世紀(jì)以后,隨著新一輪城市建設(shè)波及全國,城建檔案信息資源建設(shè)內(nèi)容和發(fā)展水平出現(xiàn)了很大差異。依據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》(國家檔案局1997)和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(國家建設(shè)部2001年修正)等法規(guī),從歸屬和流向上講,房地產(chǎn)檔案、國土檔案無疑屬城建檔案,但除了極少數(shù)城市城建檔案館能收集本市房地產(chǎn)、國土檔案外,絕大部分城市都是房地產(chǎn)檔案館(室)、國土檔案館(室)和城建檔案館并存,許多城建檔案館因不在規(guī)劃口,連規(guī)劃報(bào)建檔案都難以收集,更不用說環(huán)境保護(hù)、勘察測(cè)量、水文地質(zhì)、電力管線、人防軍事等資料了。隨著國家體制改革,建設(shè)職能在城市一級(jí)驟然分化,日益復(fù)雜化、詳細(xì)化、條塊化,使得歸口于建設(shè)、規(guī)劃或市政職能部門管理的城建檔案館在檔案收集上出現(xiàn)很大差異,面臨很多困難,有的城建檔案館漸漸成為工程竣工資料檔案館,有的城建檔案館漸漸蛻化為規(guī)劃局內(nèi)部資料室,館藏單一,城建檔案信息資源的保存價(jià)值和利用率正在迅速下降。應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有館藏現(xiàn)狀進(jìn)行鑒定研究,對(duì)趨同性太強(qiáng)、利用價(jià)值不高的檔案進(jìn)行分門別類的清理。如果在檔案數(shù)字化前不進(jìn)行優(yōu)化鑒定,檔案數(shù)字化的工作量以及數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)庫容量將會(huì)數(shù)倍增加,電子轉(zhuǎn)化費(fèi)用及實(shí)際轉(zhuǎn)化工作量將會(huì)相應(yīng)提高很多,數(shù)字化后的城建檔案利用價(jià)值也會(huì)大打折扣。所以,為了減少數(shù)字化電子設(shè)備投入的成本,降低不必要的工作負(fù)荷,同時(shí)能更多地保存有價(jià)值的文件資料,優(yōu)化館藏檔案是非常重要的。
3.2 數(shù)字化鑒定工作人員的心態(tài)和責(zé)任
檔案在數(shù)字化之前的鑒定工作有別于傳統(tǒng)檔案的價(jià)值鑒定工作。檔案數(shù)字化鑒定是一個(gè)對(duì)館藏的原始檔案進(jìn)行去粗取精、化繁為簡(jiǎn)、充實(shí)精練的工作過程,這項(xiàng)鑒定工作涉及到檔案的存毀和工作人員的責(zé)任及心態(tài)問題。長期以來,檔案部門都難下決心,在具體的鑒定工作中不敢動(dòng)手鑒定檔案,甚至銷毀檔案。經(jīng)過鑒定確為無價(jià)值的檔案或過期檔案,均采取封存保管的方式,而不敢按鑒定程序處理后執(zhí)行銷毀,這是因?yàn)闄n案的內(nèi)在價(jià)值鑒定是具有主觀性、時(shí)代性和不確定性的。如果主觀上單純?yōu)闇p少數(shù)字化投入成本,剔除的文件是某一時(shí)期內(nèi)發(fā)生的重要?dú)v史記錄,那么,這是需要做出慎重決定的工作,檔案鑒定人員責(zé)任重大,一旦處理不當(dāng),造成失誤將是無可挽回的。但檔案數(shù)字化鑒定工作,并不涉及檔案的銷毀處理,只是要對(duì)檔案數(shù)字化與否進(jìn)行輕重緩急的甄別,對(duì)未列入數(shù)字化名單的檔案一律按原模式歸庫管理,原來的查閱利用模式不變。如果日后還是需要數(shù)字化,再從庫房調(diào)出來也可以。當(dāng)然,盡管數(shù)字化鑒定不需要因?yàn)槌袚?dān)檔案資料銷毀責(zé)任從而導(dǎo)致工作人員過于謹(jǐn)慎從事,但工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平仍是影響鑒定工作成果的重要因素。我們應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和工作交流,統(tǒng)一工作人員的認(rèn)識(shí),統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和要求,還要做出經(jīng)常性的總結(jié)和講評(píng)工作。
3.3 組織計(jì)劃科學(xué)周全是數(shù)字化鑒定的關(guān)鍵
檔案數(shù)字化鑒定的組織工作包括數(shù)字化鑒定細(xì)則的制定、業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)、鑒定流程的建立、鑒定質(zhì)量的審核等,是一項(xiàng)工作責(zé)任心要求強(qiáng),業(yè)務(wù)技術(shù)要求高,在業(yè)內(nèi)長期缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累和理論創(chuàng)新的指導(dǎo)的新課題?？茖W(xué)周密地組織計(jì)劃是數(shù)字化鑒定達(dá)到預(yù)期效果的關(guān)鍵。首先進(jìn)行館藏檔案的調(diào)查,確定出進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化的檔案,符合利用率高有價(jià)值的、適合向公眾開放查閱的、能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益等條件的檔案應(yīng)列入數(shù)字化的首選類型。同時(shí)還應(yīng)考慮到反映社會(huì)歷史發(fā)展變化進(jìn)程或某一階段變化的具有參考價(jià)值的聲像檔案資料,其利用率也是很高的。我們應(yīng)該建立檔案數(shù)字化鑒定工作制度,提出數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)、工作紀(jì)律和責(zé)任追究機(jī)制。盡量減少主客上的隨意性,使數(shù)字化鑒定工作有章可循、有規(guī)可依。為了加強(qiáng)鑒定工作管理,建議采取“三審制”,即初審、復(fù)審和決議。初審和復(fù)審由不同的工作人員進(jìn)行,實(shí)行交叉作業(yè),對(duì)初審和復(fù)審意見不一致的部分檔案資料,由城建檔案館建立專門決議機(jī)制,采取會(huì)議討論、投票決定,并對(duì)最后未列入數(shù)字化名單的檔案資料進(jìn)行登記說明,以備日后檢索,提高今后數(shù)字化工作效率。另外,在數(shù)字化鑒定過程中,也可以實(shí)行工作進(jìn)度控制過程管理,設(shè)定回頭自查自檢程序,反復(fù)核驗(yàn),杜絕各種錯(cuò)漏,以精細(xì)化管理手段,提高城建檔案數(shù)字化鑒定工作的科學(xué)性。
3.4 明確檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn),提高鑒定工作可操作性
城建檔案數(shù)字化鑒定工作即是一項(xiàng)長期性的工作,也是一項(xiàng)大任務(wù)量工作,必定會(huì)牽涉大量的人力、物力和財(cái)力,明確城建檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn),提高鑒定工作可操作性尤其重要。檔案部門收藏的檔案文件的內(nèi)容質(zhì)量不完全取決于管理水平,與其資料的來源有直接關(guān)系,如果文件形成部門粗心造成資料不齊全,即使檔案部門在管理中投入大量的工作,也是徒勞的。目前,我國檔案資源歸檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還是偏重于文書檔案,而針對(duì)于科技檔案、特別是城建檔案還是相當(dāng)薄弱,僅有的是歸屬流向、保管期限和保管密級(jí)的管理規(guī)定,規(guī)定中的期限、密級(jí)檔次劃分較粗,條款過于簡(jiǎn)略,城建檔案部門在實(shí)際工作中不易掌握,容易產(chǎn)生主觀臆斷而操作失當(dāng)。在全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃中加強(qiáng)法制建設(shè)中一條就是調(diào)研論證鑒定銷毀檔案的程序與辦法。筆者認(rèn)為,應(yīng)該從全國高度加強(qiáng)城建檔案鑒定銷毀程序與辦法研究制定工作,包括數(shù)字化鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的研究制定工作,加大對(duì)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)貫徹實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。目前,關(guān)于城建檔案接收和歸檔管理的法律法規(guī)比較健全了,包括《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等,但城建檔案鑒定的法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范還是空白。特別是隨著數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作的深化,很多城建檔案館已經(jīng)開始探索直接接收建設(shè)工程電子文件并直接并入數(shù)據(jù)庫了,這一操作模式省略了數(shù)字化掃描環(huán)節(jié),更要求我們出臺(tái)建設(shè)工程電子文件鑒定管理的規(guī)范。相信隨著時(shí)代的發(fā)展,社會(huì)需要的推動(dòng),檔案鑒定的理論依據(jù)會(huì)相繼出臺(tái),城建檔案工作在新時(shí)期內(nèi)開展數(shù)字化鑒定會(huì)更加科學(xué)、更加規(guī)范。
4結(jié)論
城建檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館建設(shè)是城建檔案館現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的必由之路,是數(shù)字城市建設(shè)的基礎(chǔ)。而館藏檔案數(shù)字化鑒定工作是數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)和前提,對(duì)降低系統(tǒng)開發(fā)成本,提高數(shù)字化工作效益,凸現(xiàn)城建檔案利益價(jià)值有著重要的作用。我們必須從優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),提高對(duì)鑒定工作的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)鑒定工作管理,建立健全鑒定工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系等方面做好工作,才能有效提高館藏檔案數(shù)字化鑒定工作水平,從而更好地為城建檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1] 李翠平.綜合性檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定探討.黑龍江史志.2006(04).
[2] 蘇莉.檔案數(shù)字化前鑒定工作的內(nèi)容與意義.城建檔案.2008(07).
關(guān)鍵詞：電子檔案 虛擬檔案 城建檔案
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息資料正逐漸成為人們獲取信息的主要來源。在網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展下，城建檔案信息管理的手段、管理體制與城建檔案管理的環(huán)境都在發(fā)生深刻變化。在這些變化中，新型城建檔案館類型的出現(xiàn)尤為引人注目。在傳統(tǒng)城建檔案館的基礎(chǔ)上，必將出現(xiàn)一些保存新載體、開展新服務(wù)、利用新技術(shù)的一些新型城建檔案館類型。對(duì)此，國內(nèi)有不少學(xué)者將其稱為電子城建檔案館、數(shù)字城建檔案館或虛擬城建檔案館，而且，在使用上述相關(guān)概念時(shí)，不少學(xué)者是交叉混用，更有一些學(xué)者明確提出電子城建檔案館、數(shù)字城建檔案館與虛擬城建檔案館就是指同一事物。對(duì)當(dāng)前出現(xiàn)的這些關(guān)于新型城建檔案館的不同稱謂和認(rèn)識(shí)觀念上存在的混亂，我們有必要在認(rèn)真和深入討論的基礎(chǔ)上形成科學(xué)認(rèn)識(shí)。這不僅是城建檔案學(xué)術(shù)術(shù)語規(guī)范化的要求，更是科學(xué)界定不同城建檔案館之間相互界限和相互關(guān)系的需要，對(duì)能否保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下城建檔案管理工作的順利開展有著重要意義。本文試就電子城建檔案館與虛擬城建檔案館之間的區(qū)別及其相互關(guān)系等作初步探討。
1、電子城建檔案館與虛擬城建檔案館的區(qū)別
1.1 存在方式不同
國內(nèi)有學(xué)者認(rèn)為，“電子城建檔案館并非一個(gè)典藏城建檔案的實(shí)體，而是以用戶為中心組織城建檔案信息的虛擬電子信息系統(tǒng)；是以數(shù)字形式存儲(chǔ)和處理城建檔案信息的城建檔案館?！边@一觀點(diǎn)可謂是近兩年來城建檔案界有關(guān)電子城建檔案館與虛擬城建檔案館問題認(rèn)識(shí)的代表性看法之一。分析其中的關(guān)鍵性限制，可以發(fā)現(xiàn)，該觀點(diǎn)是認(rèn)為，電子城建檔案館不是一個(gè)“實(shí)體”，而是一個(gè)“虛擬”的系統(tǒng)。對(duì)此筆者不能茍同。
從最通俗的意義上看，電子城建檔案館是管理電子文件與電子城建檔案并提供檢索利用的城建檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。在電子城建檔案館中，雖然其保存的城建檔案不再是以紙質(zhì)載體來存貯信息，而是以磁帶、磁盤、光盤等作為存貯載體，但這些磁帶、磁盤等電子信息的存貯載體仍然是物理意義上的有形載體。而收藏這些有形載體的電子城建檔案館，也必然是物理存在的實(shí)體。從我國現(xiàn)有的發(fā)展情況來看，由于電子文件與電子城建檔案的數(shù)量雖在增長但還為數(shù)不多，同時(shí)加上電子文件與電子城建檔案管理中的很多理論問題的最終解決還有待時(shí)日，因此，對(duì)電子文件與電子城建檔案的收藏與管理還基本上是以現(xiàn)有的“傳統(tǒng)”城建檔案機(jī)構(gòu)作為依托來進(jìn)行的，隨著電子城建檔案數(shù)量的不斷增多，這些過去主要收藏紙質(zhì)城建檔案的傳統(tǒng)城建檔案館可能會(huì)轉(zhuǎn)變成為以收藏電子城建檔案為主的電子城建檔案館。但無論它如何發(fā)展變化，它都無法改變其仍然是物理意義上的有形城建檔案館這一存在形式。
虛擬城建檔案館是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取城建檔案文件信息的一種方式?！痹摱x重點(diǎn)突出了虛擬城建檔案館是在計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)上對(duì)分布于各地的各種城建檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋的實(shí)質(zhì)。它強(qiáng)調(diào)的是在虛擬城建檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用城建檔案信息資源的便利。因此，可以認(rèn)為，虛擬城建檔案館是一種假設(shè)的、虛構(gòu)的、無形的城建檔案館，它不是一種物理存在的實(shí)體，而只是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同電子城建檔案館中的數(shù)字化城建檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相連接，提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享，其實(shí)質(zhì)是形成一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境。因此，從這一意義上看，虛擬城建檔案館不是一種具體的城建檔案館形態(tài)，而是一種無形的信息組織與利用環(huán)境。
1.2 基本特征不同
電子城建檔案館的基本特征是收藏城建檔案信息的數(shù)字化。由于收藏的電子城建檔案信息越來越多，或是因?qū)堎|(zhì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，電子城建檔案館的城建檔案信息主要是以數(shù)字化形式存在。在現(xiàn)階段我國對(duì)電子城建檔案信息主要是單機(jī)或局域網(wǎng)閱讀利用。當(dāng)然，電子城建檔案館也可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將其向其它城建檔案館或用戶提供遠(yuǎn)程利用，同時(shí)，該館也可通過計(jì)算機(jī)接受另一個(gè)電子城建檔案館的服務(wù)。只有在這種不受時(shí)空限制的情況下實(shí)現(xiàn)城建檔案信息存取與利用，電子城建檔案館才形成了一種虛擬的城建檔案館環(huán)境。由此，我們也不難看出電子城建檔案館與虛擬城建檔案館之間的相互依賴與遞進(jìn)關(guān)系。
虛擬城建檔案館的基本特征是存取城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。虛擬城建檔案館存取的城建檔案信息是各類電子城建檔案館提供的數(shù)字化城建檔案信息，從這一意義上看，電子城建檔案館是虛擬城建檔案館環(huán)境得以存在的基礎(chǔ)。但與電子城建檔案館明顯不同的是，在虛擬城建檔案館環(huán)境下對(duì)電子城建檔案信息利用，側(cè)重追求的不是單機(jī)狀態(tài)下對(duì)某一電子城建檔案館收藏城建檔案信息的利用。而是對(duì)分布在各館或不同數(shù)據(jù)服務(wù)器上的電子城建檔案信息在搜尋組織基礎(chǔ)上進(jìn)行利用。存取城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化這一基本特征決定了在虛擬城建檔案館這一信息環(huán)境組織過程中可能將主要面臨下列困難：城建檔案信息數(shù)字化處理的共同標(biāo)準(zhǔn)；傳統(tǒng)城建檔案館網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建與完善；城建檔案信息資源共享中的相關(guān)協(xié)議等。
1.3 功能定位不同
電子城建檔案館與虛擬城建檔案館在各自的運(yùn)行管理中應(yīng)存在不同的功能定位。電子城建檔案館不僅應(yīng)成為開發(fā)利用城建檔案信息資源的中心，而且其首先應(yīng)該是一個(gè)城建檔案信息資源的積累與保存中心。隨著電子文件與電子城建檔案的不斷增多，雖然我們還不能肯定其是否會(huì)取代紙質(zhì)城建檔案，但隨著相關(guān)技術(shù)問題的解決與管理方法的成熟和穩(wěn)定，電子城建檔案的信息積累與信息憑證功能將會(huì)逐步顯現(xiàn)。電子城建檔案館對(duì)城建檔案信息資源的“擁有”將產(chǎn)生如下積極作用：第一、保證電子城建檔案信息的真實(shí)性與可靠性，并為虛擬城建檔案館環(huán)境中的城建檔案信息“存取”服務(wù)提供數(shù)字化城建檔案信息資源保證。第二、可以明確城建檔案信息資源的公布權(quán)、處分權(quán)、獲益權(quán)等基本權(quán)利歸屬，維護(hù)我國城建檔案信息資源開發(fā)利用的良好秩序。
虛擬城建檔案館將其功能定位在對(duì)城建檔案信息資源的“存取”將會(huì)產(chǎn)生如下積極影響：第一、將使我們長期以來迫切希望實(shí)現(xiàn)的城建檔案館網(wǎng)建設(shè)邁出實(shí)質(zhì)性一步。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)用戶動(dòng)態(tài)變化的城建檔案信息需要，在虛擬城建檔案館這一信息環(huán)境上，用戶可以獲取已經(jīng)公布利用的城建檔案信息原文和各類城建檔案信息線索。第二、將進(jìn)一步提高城建檔案服務(wù)水平和城建檔案信息資源開發(fā)利用的水平。應(yīng)該看到，從城建檔案形成特點(diǎn)、形成狀況出發(fā)組織城建檔案部門的館藏是城建檔案管理區(qū)別于其它各類信息管理的基本特色之一，也是維護(hù)城建檔案信息原生性特征的基本策略。解決館藏局限與用戶需要之間的矛盾不能以犧牲城建檔案館積累文化遺產(chǎn)的功能和城建檔案信息的原生性、真實(shí)性與可靠性特征作為代價(jià)。
1.4 中心任務(wù)不同
現(xiàn)階段我們國家還沒有出現(xiàn)完全意義上的電子城建檔案館，這主要表現(xiàn)為電子城建檔案館的建立基本上都是以傳統(tǒng)城建檔案館作為依托，電子城建檔案館所管理的城建檔案信息，除一部分是在其形成過程和前期運(yùn)動(dòng)階段中就采用了數(shù)字化記錄形式以外，相當(dāng)部分是要依靠于傳統(tǒng)城建檔案館對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，而且傳統(tǒng)城建檔案館對(duì)所保存的紙質(zhì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理也是有選擇性的。因此電子城建檔案館的中心任務(wù)是：第一、對(duì)電子城建檔案進(jìn)行有效管理，保證電子城建檔案的安全，特別是在管理工作中要突出對(duì)電子城建檔案進(jìn)行全方位的鑒定，針對(duì)電子城建檔案信息易逝性、可變性、流動(dòng)性以及對(duì)讀寫系統(tǒng)的依賴性等特點(diǎn)，從內(nèi)容、程序和方法上變革電子城建檔案的鑒定工作。第二、對(duì)紙質(zhì)城建檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理。對(duì)電子城建檔案館而言，承擔(dān)對(duì)紙質(zhì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的任務(wù)既是進(jìn)一步改變其館藏城建檔案結(jié)構(gòu)的需要，同時(shí)更是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。
虛擬城建檔案館與電子城建檔案館在中心任務(wù)上有著根本不同。虛擬城建檔案館運(yùn)行的實(shí)質(zhì)是根據(jù)用戶城建檔案信息需要，構(gòu)建一個(gè)虛擬的城建檔案信息環(huán)境。這種以用戶為中心而構(gòu)建的虛擬城建檔案信息館藏，可以打破傳統(tǒng)城建檔案館、電子城建檔案館及其館藏的物理界限，使城建檔案館可以成為在網(wǎng)絡(luò)上能夠靈活方便地搜尋、選擇和聯(lián)結(jié)城建檔案信息資源的動(dòng)態(tài)信息系統(tǒng)。這一運(yùn)行過程的中心活動(dòng)是根據(jù)用戶需要進(jìn)行網(wǎng)上數(shù)字化城建檔案信息資源的“動(dòng)態(tài)搜尋與組織”。對(duì)數(shù)字化城建檔案信息的“動(dòng)態(tài)搜尋與組織”是保證虛擬城建檔案館館藏質(zhì)量的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。
1.5 城建檔案信息的來源范圍不同
對(duì)電子城建檔案館來說，其城建檔案信息的來源主要有兩個(gè)渠道：一是已有紙質(zhì)城建檔案信息的數(shù)字化處理；二是接受一定范圍內(nèi)數(shù)字化城建檔案信息的移交。這里所指的“一定范圍內(nèi)”，是為了突出電子城建檔案館以傳統(tǒng)城建檔案館為依托的現(xiàn)狀。電子城建檔案館在接受有關(guān)數(shù)字化城建檔案信息的移交時(shí)，也應(yīng)考慮現(xiàn)行城建檔案館工作的基本原則，體現(xiàn)區(qū)域、行業(yè)或?qū)I(yè)城建檔案信息移交的范圍限制。只有這樣，才能維護(hù)現(xiàn)行城建檔案館工作規(guī)范和發(fā)揮已有的城建檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)優(yōu)勢(shì)，保證電子城建檔案館建設(shè)的良性循環(huán)。
而虛擬城建檔案館根據(jù)用戶需要對(duì)相關(guān)城建檔案信息資源的“動(dòng)態(tài)搜尋與組織”則可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)數(shù)字化城建檔案信息資源進(jìn)行大面積的、跨空間的、跨行業(yè)的搜尋與組織。這種大面積的城建檔案信息資源搜尋與組織與電子城建檔案館館藏建設(shè)的難度相比毫不遜色。具體表現(xiàn)在：網(wǎng)絡(luò)城建檔案信息資源數(shù)量會(huì)逐步增多，而且其類型多、跨時(shí)空、跨行業(yè)，因此對(duì)其進(jìn)行選擇與組織的復(fù)雜性與多樣性將會(huì)逐步增加；網(wǎng)絡(luò)城建檔案信息資源雖然是由各類傳統(tǒng)城建檔案館或電子城建檔案館提供，但因城建檔案館工作水平參差不齊，因此，其提供的數(shù)字化城建檔案信息質(zhì)量也可能會(huì)存在這樣或那樣的問題，這給虛擬城建檔案館進(jìn)行城建檔案信息選擇也增加了難度。
2、電子城建檔案館與虛擬城建檔案館的聯(lián)系
電子城建檔案館與虛擬城建檔案館的關(guān)系主要表現(xiàn)在：
（1）電子城建檔案館是虛擬城建檔案館環(huán)境營造和開展城建檔案信息動(dòng)態(tài)搜尋的關(guān)鍵主體，同時(shí)它也為虛擬城建檔案館的跨時(shí)空服務(wù)提供數(shù)字化城建檔案信息資源保障。由于傳統(tǒng)城建檔案館又是現(xiàn)階段電子城建檔案館的設(shè)置基礎(chǔ)，因此，我們可以將傳統(tǒng)城建檔案館、電子城建檔案館和虛擬城建檔案館看作是城建檔案館體系構(gòu)成的一種新組織形態(tài)，而且這三種城建檔案館形態(tài)還將表現(xiàn)出共存和階梯式發(fā)展模式。
摘要：本文從城建檔案館自身存在與發(fā)展的要求方面論述了建設(shè)數(shù)字化、開放型城建檔案館的必要性，以及數(shù)字城建檔案館的特點(diǎn)，并提出了在建設(shè)數(shù)字化城建檔案館時(shí)如何保證網(wǎng)絡(luò)的安全。
一、引言
據(jù)《中國現(xiàn)代化報(bào)告2004))公布：對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展、人居環(huán)境、信息化四大類指標(biāo)共27個(gè)評(píng)價(jià)指數(shù)分析統(tǒng)計(jì)，2001年我國綜合現(xiàn)代化水平在108個(gè)國家中排名第60位，比1990年上升26位，預(yù)計(jì)2050年前后將達(dá)到世界中等發(fā)達(dá)國家水平。這標(biāo)志著在新世紀(jì)，我國綜合現(xiàn)代化水平與世界先進(jìn)水平差距正在縮小，我國城市的現(xiàn)代化進(jìn)程明顯加快。
城建檔案是城市建設(shè)的真實(shí)寫照，在城市規(guī)劃、建設(shè)與管理中發(fā)揮著日趨重要的作用。隨著舊城改造、市政基礎(chǔ)設(shè)施的日臻完善以及重點(diǎn)工程建設(shè)力度的不斷加強(qiáng)，我國城建檔案的收集、管理與利用問題日漸突出，建設(shè)數(shù)字化城建檔案館將是城建檔案部門的頭等大事。
二、建設(shè)開放型數(shù)字城建檔案館符合城建檔案事業(yè)的發(fā)展需要
二十一世紀(jì)隨著信息科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，將進(jìn)入全新的信息時(shí)代。電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有的海量存儲(chǔ)、超強(qiáng)的計(jì)算和自動(dòng)化處理能力、瞬時(shí)和方便的網(wǎng)絡(luò)溝通將被廣泛地應(yīng)用于信息量浩大的城建檔案工作中。把城建檔案館建設(shè)成為開放型的城建檔案館，既是城建檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是城建檔案館自身存在與建設(shè)的客觀要求，主要由三方面因素所決定：
一是城建檔案館的任務(wù)。主要是城建檔案信息的收集，經(jīng)過整理后，向用戶提供利用。在收集中首先要控制檔案信息的質(zhì)量，其次是城建檔案信息的全面性。在目前社會(huì)檔案意識(shí)不太強(qiáng)，有關(guān)法規(guī)還不健全的情況下，關(guān)起門來，坐等其送“檔”上門，且保證質(zhì)量和數(shù)量，實(shí)踐證明是不可能的。
二是城建檔案館的特殊職能，即不僅負(fù)責(zé)城建檔案的收集、管理和提供利用，還要行使地方城建檔案行政管理職能，傳達(dá)、貫徹有關(guān)城建檔案方面的方針、政策和法規(guī)，對(duì)本區(qū)域內(nèi)城建檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查等。這就要求城建檔案館要參與城市建設(shè)的有關(guān)活動(dòng)，及時(shí)了解和掌握城建檔案工作的情況，并進(jìn)行指導(dǎo)和研究解決遇到的問題。
三是城建檔案工作經(jīng)驗(yàn)告訴我們必須走開放之路。過去城建檔案館工作基本處于封閉的狀態(tài)，關(guān)起門來搞業(yè)務(wù)，城建檔案館不了解社會(huì)，社會(huì)也不了解城建檔案館。由于封閉造成了城建檔案工作徘徊不前，束縛了自身的發(fā)展，影響自身社會(huì)地位的提高，更不利于城建檔案作用的發(fā)揮。
總之，為了城建檔案事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮城建檔案信息中心的地位，發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作中的作用，只有建設(shè)開放型城建檔案，在增加城建檔案館透明度的同時(shí)，開闊視野，才能不斷提高社會(huì)地位，并被社會(huì)所認(rèn)識(shí)。數(shù)字城建檔案館是城市數(shù)字化工程的需要，中國的“城市數(shù)字化工程”已經(jīng)啟動(dòng)，國家建設(shè)部主持的《城市規(guī)劃、建設(shè)、管理與服務(wù)的數(shù)字化工程》已納入國家“十五”重大科技攻關(guān)項(xiàng)目中，數(shù)字城建檔案館是數(shù)字城市工程的一個(gè)子系統(tǒng)。數(shù)字地球、數(shù)字城市乃至數(shù)字社會(huì)將有力地推動(dòng)數(shù)字城建檔案館的建設(shè)。
三、數(shù)字化城建檔案館的特點(diǎn)
數(shù)字城建檔案館是指對(duì)有高度價(jià)值的圖紙、文件、聲音、影像等多媒體信息進(jìn)行收集，組織規(guī)范性加工，進(jìn)行高質(zhì)量保存和管理，并提供在網(wǎng)絡(luò)上高速橫向跨庫連接的電子存取服務(wù)技術(shù)。數(shù)字城建檔案館建設(shè)是以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，以數(shù)字化的各種信息為底層，以分布式海量資源庫群為支撐，以智能檢索技術(shù)為手段，以寬帶高速網(wǎng)絡(luò)為傳輸通道。它涉及數(shù)字信息資源的生產(chǎn)、加工、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保護(hù)、利用、歸檔、剔除等全過程。與傳統(tǒng)的城建檔案館相比，建立在多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等之上的數(shù)字陳建檔案館有自己的獨(dú)特之處，具體體現(xiàn)在以下方面：
1、檔案信息資源數(shù)字化。這是數(shù)字檔案館的重要特征，也是數(shù)字檔案館提供各種服務(wù)的前提，幾千年來，紙張一直是信息保存與傳遞的主要載體與媒介，傳統(tǒng)檔案的收獲對(duì)象主要是各種紙張檔案與膠片檔案，而檔案館各項(xiàng)功能和發(fā)揮也正是以這些載體的檔案來獲取、傳遞利用。隨著多媒體、超媒體、計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益成熟，檔案的載體形式已打破了傳統(tǒng)載體一統(tǒng)天下的局面，逐步向以磁介質(zhì)、光介質(zhì)等為載體的新型信息媒體轉(zhuǎn)化。數(shù)字檔案館以統(tǒng)一的數(shù)字化形式存儲(chǔ)各種檔案，包括文本、圖像、聲音、視頻等。并且數(shù)字檔案館中的檔案從搜集、組織、存儲(chǔ)，到提供各種檢索服務(wù)、傳輸服務(wù)的整個(gè)過程中，都是以數(shù)字化形式存在的。在城市規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工諸環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的大量的電子文件，極大地豐富了數(shù)字城建檔案館的檔案信息來源。
z.檔案信息檢索計(jì)算機(jī)化。在傳統(tǒng)的檔案館中，人們通常利用手工檢索館藏目錄的方式查找所需檔案很費(fèi)時(shí)費(fèi)力。數(shù)字檔案館中的檔案檢索，用戶只要根據(jù)一定的語法規(guī)則，構(gòu)造合適的檢索表達(dá)方式，就可以通過計(jì)算機(jī)快速、準(zhǔn)確地查到所需信息。
3.檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。過去，人們?nèi)绻枰獨(dú)w檔或查檔，他必須親自到檔案館辦理。而在數(shù)字檔案館環(huán)境下，一切檔案都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，用戶不必親自“登門拜訪”檔案館。
4.檔案資源利用自由化。人們對(duì)傳統(tǒng)檔案館的利用，受到檔案館所在位置的制約，因此，對(duì)于一個(gè)館藏豐富的檔案館來說，其用戶也同樣是限定在一定的地理范圍之內(nèi)的。同時(shí)由于檔案館的工作時(shí)間有限，因此人們也不可能在任何時(shí)候訪問檔案館。然而，由于數(shù)字檔案館檔案資源存儲(chǔ)的數(shù)字化，信息檢索的計(jì)算機(jī)化以及信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，使得人們對(duì)數(shù)字檔案館的使用突破了時(shí)間、空間的限制。世界各地的人們可以通過聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)訪問任何一個(gè)數(shù)字檔案館，對(duì)其檔案信息進(jìn)行自由使用。數(shù)字檔案館真正實(shí)現(xiàn)了檔案資源在合法范圍內(nèi)的充分共享。
正由于數(shù)字檔案館具有這些特點(diǎn)，因此，與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館有明顯的優(yōu)勢(shì)：它便于將各種檔案用數(shù)字化形式保存下來，永不褪變，便于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，而且這種共享不受時(shí)間限制；便于實(shí)現(xiàn)快速檢索和所需檔案的快速定位，使用戶以更快的速度獲取所需檔案，更好地服務(wù)于社會(huì)。
四、如何建設(shè)一個(gè)數(shù)字化開放式且安全有效的城建檔案館，這是放在我們當(dāng)前的一個(gè)大任務(wù)，針對(duì)這個(gè)任務(wù)，本文僅從安全性這點(diǎn)來說明。
根據(jù)黨的十六大報(bào)告提出的“大力推進(jìn)信息化加快建設(shè)現(xiàn)代化”的要求和《全國建設(shè)事業(yè)信息化規(guī)劃綱要》的有關(guān)精神，結(jié)合城建檔案事業(yè)信息化現(xiàn)狀，建設(shè)部于2004年6月頒發(fā)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》。（以下簡(jiǎn)稱《綱要）｝）《綱要》提出了城建檔案信息化的發(fā)展戰(zhàn)略是：在實(shí)現(xiàn)城建檔案計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)城建檔案數(shù)字化工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檢索自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化?！孕畔⒕W(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點(diǎn)，開發(fā)城建檔案信息資源，……推動(dòng)城建檔案信息化建設(shè)工作健康、持續(xù)、快速發(fā)展?！毒V要》給全國數(shù)字城建檔案館的建設(shè)提出了實(shí)質(zhì)性的目標(biāo)和要求。
隨著城建檔案館信息化建設(shè)的深入，網(wǎng)上的應(yīng)用越來越多，各種業(yè)務(wù)的運(yùn)營和控制強(qiáng)烈地依賴于大規(guī)模的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，而且依賴程度會(huì)越來越強(qiáng)。怎樣在保證網(wǎng)絡(luò)可用性的前提下，保證網(wǎng)絡(luò)足夠安全，使得網(wǎng)絡(luò)能夠抵御來自各方面的威脅，保證重要數(shù)據(jù)安全，避免造成災(zāi)難性的后果，已成為各城建檔案館信息部門的工作重點(diǎn)之一。
在提到網(wǎng)絡(luò)安全時(shí)，很多人認(rèn)為：在網(wǎng)上加個(gè)防火墻就解決了網(wǎng)絡(luò)安全問題，這其實(shí)是一種很狹隘的安全思路。防火墻僅僅是一個(gè)訪問控制、內(nèi)外隔離的安全設(shè)備，在底層包過濾，對(duì)付超大ICMP包、IP偽裝、碎片攻擊，端口控制等方面的確有著不可替代的作用，但它在應(yīng)用層的控制和檢測(cè)能力是很有限的，是整個(gè)安全體系的一個(gè)方面。
一個(gè)完整的安全體系結(jié)構(gòu)主要由四個(gè)層次組成：實(shí)體安全、網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用安全和管理安全。
實(shí)體安全主要保證網(wǎng)絡(luò)中單個(gè)結(jié)點(diǎn)設(shè)備的安全性；如保證計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、路由器等安全性?？梢酝ㄟ^增加操作系統(tǒng)的安全性來增強(qiáng)主機(jī)的安全性；可以安裝防病毒軟件來保證主機(jī)系統(tǒng)不受病毒破壞。
網(wǎng)絡(luò)安全主要保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)傳輸和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)出的安全性。如可以在網(wǎng)絡(luò)中增加鏈路層加密機(jī)和網(wǎng)絡(luò)層加密機(jī)來，使網(wǎng)絡(luò)中的所有數(shù)據(jù)信息以密文傳輸，以保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕豢梢酝ㄟ^設(shè)置防火墻或安全服務(wù)器來對(duì)非法用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)的非法訪問進(jìn)行限制。
應(yīng)用安全主要保證各種應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)部的安全性，如身份認(rèn)證、訪問控制等。如CA安全認(rèn)證系統(tǒng)就可以很好地解決各種應(yīng)用系統(tǒng)的安全性；在應(yīng)用系統(tǒng)中增加結(jié)點(diǎn)式加密機(jī)或加密讀卡器將保證交易數(shù)據(jù)的完整性、交易活動(dòng)的不可抵賴性、交易雙方的身份認(rèn)證等。
管理安全主要保證整個(gè)系統(tǒng)包括設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及各種應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)營維護(hù)時(shí)的安全性。如可以通過入侵檢測(cè)系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)和動(dòng)態(tài)保護(hù)網(wǎng)絡(luò)：可以通過安全審計(jì)系統(tǒng)來保證系統(tǒng)發(fā)生安全問題以后進(jìn)行分析調(diào)查等安全管理工作。
在TCP/IP協(xié)議簇中，將網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)分為五個(gè)層次：物理層、鏈路層、網(wǎng)絡(luò)層、傳輸層和應(yīng)用層；每一層都有可能存在安全隱患，每一層的傳輸數(shù)據(jù)均有可能被黑客或網(wǎng)絡(luò)非法人員截獲或監(jiān)聽到；因此為了保證高強(qiáng)度的網(wǎng)絡(luò)安全性，針對(duì)不同層次均有不同的安全解決方案。
對(duì)于鏈路層，可以采用異步密碼機(jī)或DDN密碼機(jī)或幀中繼密碼機(jī)來保證鏈路層傳輸數(shù)據(jù)的安全性；在網(wǎng)絡(luò)層，可以采用IP密碼機(jī)來保證IP層數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，也可以采用防火墻、VPN技術(shù)在IP層次上來保證用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)的訪問控制；在應(yīng)用層，可以采用結(jié)點(diǎn)式密碼機(jī)來保證應(yīng)用數(shù)據(jù)的保密性。
關(guān)鍵詞：信息化；城建檔案；檔案管理；
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、信息化下城建檔案管理存在的問題
當(dāng)前，城建檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，還存在著諸多亟待解決的問題，致使城建檔案管理陷入困境。城建檔案管理的困境，主要是由于檔案管理法制建設(shè)不健全、城建檔案管理信息化薄弱和城建檔案管理工作不規(guī)范，其具體內(nèi)容如下：
1、檔案管理法制建設(shè)不健全
檔案管理法制建設(shè)不健全，致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中，城建檔案執(zhí)法細(xì)則有待進(jìn)一步完善，檔案管理法制建設(shè)不健全制約著城建檔案事業(yè)的發(fā)展。2008年1月1日，《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實(shí)施，從法律條款上進(jìn)一步對(duì)城建檔案工作給予了支持，同時(shí)也拓展了城建檔案的服務(wù)地域，如：城市、鄉(xiāng)村都納入了城建檔案的業(yè)務(wù)范疇，但相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則尚無進(jìn)一步修訂或完善。另外，城建檔案管理的法律意識(shí)較低，使得城建檔案的行政執(zhí)法過緩，也造成了檔案管理法制建設(shè)的不健全。
2、城建檔案管理信息化意識(shí)薄弱
城建檔案管理信息化意識(shí)薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。在城建檔案管理的過程中，信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是城建檔案管理的信息化建設(shè)的觀念亟待轉(zhuǎn)變。在城建檔案管理信息化建設(shè)中，由于管理人員的信息化意識(shí)不足，在城建檔案管理實(shí)際工作中沒有發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，仍然停留在傳統(tǒng)的城建檔案管理的階段，不利于現(xiàn)代城建檔案管理工作的進(jìn)行。二是城建檔案管理信息化的硬件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對(duì)信息化建設(shè)的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設(shè)施落后。三是城建檔案管理的軟件系統(tǒng)開發(fā)過于緩慢。城建檔案管理的信息化建設(shè)，軟件系統(tǒng)開發(fā)至關(guān)重要，當(dāng)前城建檔案管理的軟件系統(tǒng)無法滿足檔案管理人員的需要。
3、城建檔案管理工作不規(guī)范
城建檔案管理工作不規(guī)范，也是城建檔案管理工作迫切需要解決的問題。在城建檔案管理中，城建檔案管理工作不規(guī)范，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一方面，檔案收集來源不均衡。總的來說，在城建檔案管理工作中，檔案資料的收集管理環(huán)節(jié)還比較薄弱。另一方面，在管理權(quán)限上，專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集較多，而外部收集較少，檔案資源收集容易存在漏項(xiàng)、空白的地方。另外，在檔案資源處理方面，城建檔案工作也存在著不規(guī)范的地方。盲目收集和沒有分類管理，都不同程度地造成城建檔案管理人力和物力的浪費(fèi)。因此，優(yōu)化城建檔案管理工作勢(shì)在必行。
二、信息化下城建檔案管理的對(duì)策
1、意識(shí)到位是檔案數(shù)字信息化管理的前提
城建檔案工作人員要樹立城建檔案信息意識(shí)，檔案管理工作的信息化，應(yīng)是以人為主體的信息化，歸根到底要依靠“人”來推動(dòng)，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，這就要求檔案管理人員的思想意識(shí)必須到位。城建檔案工作人員是城建檔案信息化建設(shè)的基本力量，其能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓城建檔案工作人員在思想上樹立城建檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到城建檔案信息化建設(shè)的重要性，城建檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心城建檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項(xiàng)工作，主動(dòng)思考社會(huì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使城建檔案信息化建設(shè)與其他社會(huì)信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。那么社會(huì)城建檔案意識(shí)在城建檔案信息化建設(shè)中必然有能動(dòng)的影響，成為城建檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力，提高城建檔案信息化技術(shù)水平。
2.設(shè)備配置是檔案數(shù)字信息化管理的保障
城建檔案數(shù)字信息化發(fā)展，是推進(jìn)城建檔案管理更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的有力抓手，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，進(jìn)一步提升城建檔案的資源優(yōu)勢(shì)，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局。檔案室存放著豐富的信息資源，卻因管理方式落后導(dǎo)致利用效率不高，面對(duì)使用者的多樣化要求，很難高效地開展提供服務(wù)。隨著信息化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的方式必須跟上信息化的步伐，需要投入大量的資金來配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀、聲像防磁柜、微波消毒柜、自動(dòng)報(bào)警器和消防器材，以及各種安全監(jiān)控等措施軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等等配套設(shè)備來保障，在檔案管理過程中，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作及推廣，建立檔案的信息資源操作平臺(tái)。城建檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高城建檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著城建檔案信息化建設(shè)的成敗。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和檔案信息載體分離，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化立卷、深化檢索的目的，使檔案實(shí)體只作為保管單位進(jìn)行簡(jiǎn)易組合，以便于保管、保護(hù)和統(tǒng)計(jì)，便于作深層次加工、貯存，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字信息化。城建檔案中心目錄及全文的數(shù)字化，城建檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各單位部門每年移交大量的城建檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)城建檔案和數(shù)字城建檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了城建檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。
3、規(guī)范服務(wù)模式是檔案數(shù)字信息化管理的核心
檔案服務(wù)是檔案工作的核心，檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力。城建檔案的數(shù)字信息化發(fā)展，可以使各項(xiàng)工作更趨于規(guī)范化運(yùn)行，按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，形成城建檔案數(shù)字資源庫集群，并通過高速網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)互操作技術(shù)，將這些數(shù)字資源庫集群連接起來，建立數(shù)字城建檔案的數(shù)據(jù)倉庫與交換中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，更好地為城市建設(shè)服務(wù)。這些數(shù)字化的城建檔案信息關(guān)乎城市未來的運(yùn)轉(zhuǎn)，既影響相關(guān)決策機(jī)構(gòu)的判斷與決策，更會(huì)影響到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)。城建檔案的數(shù)字信息發(fā)展可以使城建檔案的管理更加規(guī)范有序，更加高效快捷，更能發(fā)揮效益。城建檔案數(shù)字信息化發(fā)展有利于城建檔案的開發(fā)，城建檔案的數(shù)字化給城建檔案信息的開發(fā)與利用提供了更加便利的條件，為深層次服務(wù)提供可能，應(yīng)當(dāng)著重把握檔案服務(wù)模式創(chuàng)新。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。建立檔案網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)直接登錄城市基礎(chǔ)設(shè)施信息服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行信息查詢，不僅可以滿足用戶對(duì)查率、查準(zhǔn)率的要求、還可以對(duì)查詢結(jié)果可進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等功能。同時(shí)，城建檔案數(shù)字化還可以支持社會(huì)各部門開發(fā)專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)或建立其他專業(yè)的信息服務(wù)平臺(tái)，如支持城市道路交通智能化、城市環(huán)境保護(hù)智能化、住宅小區(qū)智能化、城市建設(shè)管理智能化、城市生態(tài)建設(shè)或改造虛擬現(xiàn)實(shí)等實(shí)現(xiàn)信息資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。
結(jié)束語
城建檔案數(shù)字信息化管理的發(fā)展應(yīng)分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。實(shí)現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1] 姚萬軍.淺析新時(shí)期檔案的管理、構(gòu)建及組卷工作探討［J］.中國誤診學(xué)雜志，2007(09)
【關(guān)鍵詞】城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)
中圖分類號(hào)：F291.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
城建檔案館信息化是指城建檔案館利用現(xiàn)代信息技術(shù), 通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用, 不斷提高城建檔案接收、指導(dǎo)、管理、決策的效率和水平, 進(jìn)而提高城建檔案館的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的過程。檔案信息化就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化, 管理方式的網(wǎng)絡(luò)化, 決策的智能化和檔案信息利用的電子化。我國城建檔案館大多在20 世紀(jì)80 年代初建立, 因此城建檔案館信息化總體應(yīng)用水平低, 信息化建設(shè)還處于初步發(fā)展階段。
隨著信息社會(huì)的到來, 現(xiàn)代科技發(fā)展的不斷進(jìn)步, 傳統(tǒng)的系統(tǒng)檔案管理模式面臨著越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為順應(yīng)時(shí)展的潮流, 充分發(fā)揮檔案工作在城市管理中的重要作用, 檔案工作人員應(yīng)積極地將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來, 本著資源共享, 優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的目的, 為檔案數(shù)字化、檔案信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題
1、重視程度不夠
城建檔案信息化工作的順利開展需要一定的基礎(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)施，而作為城市建設(shè)事業(yè)單位的檔案部門，財(cái)政預(yù)算是其主要經(jīng)費(fèi)來源，信息化建設(shè)資金非常有限，根本無法滿足購置大量信息基礎(chǔ)設(shè)備的要求。同時(shí)，由于城建檔案工作受重視程度不高，人力、物力、政策支持也有限，鮮少有專項(xiàng)投入。因此，投入不足成為制約城建檔案信息化建設(shè)的重要問題。
2、前期準(zhǔn)備不足
要想實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化，必須做好前期工作，但目前城建檔案信息化前期工作還存在準(zhǔn)備不足之處，主要體現(xiàn)為：一是城建檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確、質(zhì)量不高。城建檔案工作是涉及多種學(xué)科、專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，需要檔案編制人員具備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力。目前，城建檔案中多數(shù)工程檔案是由施工單位進(jìn)行編制，由于施工單位重視的是施工技術(shù)與質(zhì)量，對(duì)于竣工檔案的編制，多數(shù)是臨時(shí)指派一些未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員來做，使得報(bào)送的檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、整理不規(guī)范，最終導(dǎo)致進(jìn)館檔案質(zhì)量較低。二是電子文件收集不齊全、不及時(shí)。目前，大多數(shù)城建檔案部門都偏重于文本文件的收集，而對(duì)電子文件、圖像文件、聲音文件等則不夠重視，對(duì)于電子文件的歸檔時(shí)間也沒有明確規(guī)定。
3、技術(shù)水平滯后
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在城建管理中廣泛運(yùn)用，城建管理手段不斷進(jìn)步。但目前我國運(yùn)用OA 辦公系統(tǒng)管理檔案的城市仍然較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。城建檔案管理水平的滯后，必將影響城建管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。
4、人員素質(zhì)偏低
城建檔案工作人員中檔案專業(yè)出身的較少，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏。在城市規(guī)劃建設(shè)過程中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育也沒有納入人員培訓(xùn)計(jì)劃，導(dǎo)致許多城建檔案工作人員的思想觀念、管理水平跟不上信息時(shí)代的腳步，缺乏創(chuàng)新和活力，影響著整個(gè)城建檔案信息化的進(jìn)程。
二、加強(qiáng)城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)的有效措施
1、從數(shù)字化著手，著力加強(qiáng)信息化內(nèi)容管理
開展城建檔案館館藏檔案數(shù)字化，城建檔案館應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)能力，采取全部館藏檔案數(shù)字化、重點(diǎn)選擇某類檔案數(shù)字化、珍貴檔案數(shù)字化、高使用頻率檔案數(shù)字化等方式，把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源，積極、務(wù)實(shí)地推進(jìn)城建檔案館館藏檔案數(shù)字化工作。積極開展、探索電子檔案接收與管理，一方面應(yīng)積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法研究，制訂電子城建檔案管理辦法。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)電子文件歸檔管理，加大對(duì)電子城建檔案的接收力度，從源頭上解決檔案數(shù)字化問題，充分利用電子城建檔案的優(yōu)勢(shì)，變檔案為信息，做好利用服務(wù)。在城建檔案特色數(shù)據(jù)庫方面有所突破，為更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)化服務(wù)，構(gòu)建具有專業(yè)特色的城建檔案基本數(shù)據(jù)庫，包括基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫、地下綜合數(shù)據(jù)庫、規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫、重要竣工項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫、聲像資料數(shù)據(jù)庫等各種專題數(shù)據(jù)庫。這可以提高城建檔案信息的專業(yè)性與效用度，是提高城建檔案館生命力和競(jìng)爭(zhēng)力的有力措施之一。在建設(shè)示范性數(shù)字城建檔案館中，數(shù)字城建檔案館是城建檔案信息化工作的又一個(gè)里程碑，要認(rèn)真總結(jié)近幾年城建檔案館數(shù)字建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，確定一個(gè)或幾個(gè)試點(diǎn)，在數(shù)字城建檔案館試點(diǎn)實(shí)踐的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步帶動(dòng)數(shù)字化城建檔案館的建設(shè)，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化發(fā)展提供有效的服務(wù)。
2、從人員上加強(qiáng)城建檔案管理
傳統(tǒng)檔案工作以紙張為工作對(duì)象，信息化檔案管理的模式下，大量新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，新系統(tǒng)的開發(fā)，對(duì)人員素質(zhì)的要求發(fā)生了重大變化。隨著存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷變化，在同等設(shè)備的情況下，檔案工作效率的高低越來越依賴于操作者的技術(shù)水平，每個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)問題都會(huì)影響到工作的整體進(jìn)度。檔案工作對(duì)復(fù)合型人才特別是計(jì)算機(jī)人才的需求更為迫切。人才匱乏成為一個(gè)嚴(yán)竣的問題，加快建設(shè)適應(yīng)信息化要求的檔案人才隊(duì)伍迫在眉睫。目前，檔案人員隊(duì)伍普遍存在著知識(shí)面窄、知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理的情況。實(shí)現(xiàn)電子信息化管理，要求檔案專業(yè)人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的原則和方法，又要熟練掌握電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)。必須重視檔案工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高，必須配備負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的專業(yè)人才。檔案館工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)必須適應(yīng)信息化的要求。檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施加強(qiáng)知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案管理人員能夠適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。
3、實(shí)施城建檔案的分級(jí)管理以及保密管理
按管理權(quán)限，以解決好使用權(quán)和管理權(quán)為突破口，堅(jiān)持誰管理誰負(fù)責(zé)，逐層逐級(jí)建立城建檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互連接，實(shí)行城建檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，從而保證項(xiàng)目業(yè)主根據(jù)不同的工作需要，隨時(shí)設(shè)立所需要檔案資料，提高信息利用的效率。加入公共信息網(wǎng)使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會(huì)性，最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能。建設(shè)業(yè)主單位只能閱讀無法更改，從而進(jìn)一步減輕檔案工作的工作量，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，并有效減少棄檔、死檔和無檔現(xiàn)象。不斷完善城建檔案信息化管理的保密制度，傳統(tǒng)的城建檔案紙質(zhì)管理便于檔案管理人員做好檔案的查閱、登記、轉(zhuǎn)移工作，信息化管理之后，保密工作重要性將突顯出來，必須在制度上加以約束，確保電子文件和信息查詢系統(tǒng)只能在被授權(quán)的情況下使用，這在國際上也是通行的做法。
在當(dāng)前整個(gè)社會(huì)快速信息化的背景下，城建檔案部門力求在信息化建設(shè)上與社會(huì)同步發(fā)展的愿望是正確的，但是目標(biāo)必須準(zhǔn)確，階段性目標(biāo)更應(yīng)切合實(shí)際。同時(shí)還要注意處理好速度與效果的關(guān)系，在追求速度中要注意信息加工質(zhì)量，例如數(shù)字化城建檔案與電子文件的著錄標(biāo)引是否規(guī)范、能否滿足網(wǎng)絡(luò)條件下對(duì)信息的檢索與利用、管理軟件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與功能結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)程度等。實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化管理，必須明確任務(wù)，針對(duì)各項(xiàng)工作，加強(qiáng)各項(xiàng)內(nèi)容建設(shè)才是城建檔案管理的最終手段。
參考文獻(xiàn)：
[1] 杭建周.數(shù)字化城市管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)[J]. 科技風(fēng). 2011(12)