時間：2023-07-05 16:21:54
導語：在檔案管理體制的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
一、集中式檔案管理概述
集中式檔案管理是指檔案集中儲存收藏的管理方式。根據我國法律規定，制定的合理有效的檔案保管體制，即將國家檔案統一收歸國家管理，任何其他單位不得擁有，所有國家檔案都是對我國歷史的見證，是我國不可或缺的寶貴材料，它們一直都在默默地為我國的發展貢獻著力量。如果說國家集中式檔案管理是一棟房子，那么基層集中式檔案管理則是建造房子的磚瓦，換言之，基層集中式檔案管理是基礎，是必不可少的一部分。在基層檔案管理中，各式各樣的檔案想要按照合理有序的方法進行管理，就必須將各種檔案整合起來統一管理，然后逐級分層，通過有效的方式方法達到檔案的集中式管理。
二、集中式檔案管理體制的意義
（一）集中式檔案管理體制對國家的意義。集中式檔案管理在我國檔案管理體制中是最為核心的一部分，是我國發展的基礎支撐。集中式檔案管理體制的誕生，結束了我國長期以來復雜而沒有效率的檔案管理方式，并且為我國檔案管理體制的發展奠定了基礎，為實現檔案管理體制改革邁出了堅實的一步。《檔案法》指出，統一有效的檔案管理方法對于我國檔案管理體制具有積極意義。
（二）集中式檔案管理體制對社會的意義。在我國社會迅速發展過程中，不乏會出現各種各樣的檔案材料，然而合理有效地對這些檔案進行管理是一項長期而艱巨的任務。只有完成了這項復雜而繁重的任務，才能對社會發展和進步進行有效的反思和分析，從反思分析中汲取精華血液，使之滲透融合到社會發展的大動脈中，使之取之不盡，用之不竭，為社會發展提供持續且有效的新鮮力量。
（三）集中式檔案管理體制對企業的意義。隨著我國科學的發展和科技水平的進步，我國企業依靠著健康的國家政策和科技水平飛速發展，在發展的同時，對集中式檔案管理的要求也隨之增加。一個企業，如果沒有合理有效的檔案儲存管理方法，就不能在眾多競爭企業中脫穎而出，就會迅速失去企業競爭力，從而導致企業破產重組。因此，集中式檔案管理體制能促進企業的進一步發展。
三、集中式檔案管理體制的具體做法
（一）建立健全檔案法規。近年來，我國對于檔案的法律法規缺乏統一要求，建立健全檔案法規體制迫在眉睫。我國各行各業都有自己的檔案管理辦法，在制定行業和部門檔案管理辦法上沒有對其深入進行研究和探討，只是從根本的利益出發，從而導致了各項檔案雜亂無章，如若長期執行可能會出現檔案丟失、遺漏等問題。因此，構建統一合理的檔案管理法律法規是檔案管理體制中最為重要的一個環節。
（二）檔案管理部門應優化合作。檔案管理部門是對檔案進行分類、分層、分專業管理的主要行政機關，然而，分散式管理并不能有效地針對檔案類型和用途進行合理的分類，所以，檔案管理部門需要通過團結協作，對檔案進行整合分析，進而實現合理有效的檔案管理。在各管理部門之間，實行統一領導、統一管理制定等政策，使部門和部門之間能夠進行統一的溝通，優化各檔案管理部門的合作，為合作提供便利暢通的橋梁。
（三）規范檔案管理工作。檔案管理工作是繁瑣而又重要的，因此，規范檔案管理工作是集中式檔案管理體制的重中之重。提高檔案管理工作人員的綜合素質，優化檔案管理工作的程序是規范檔案工作的有效途徑。了解學習并且嚴格依據我國《檔案法》進行檔案管理工作，進而通過對《檔案法》的深入學習，更好地保證檔案管理工作的規范性和有效性。
（四）促進檔案的現代化管理。隨著信息時代的到來，檔案管理也向數字多元化發展，檔案管理的重心也由傳統管理向數字化管理轉移。利用信息技術對檔案事業進行集中式管理，利用數字資源的完整、迅速的傳輸速度，對檔案進行實時、有效的管理。檔案的現代化管理不僅傳輸方便，而且還能有效的增加檔案的搜索速度，減少整理、分析檔案的時間，增加檔案管理工作的效率。因此，集中式檔案管理應采取多元的現代化技術，利用數字信息的真實、完整、可用和安全，提升檔案工作的效率和服務能力。
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
二、新時期企業檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面：
(1)檔案一體化的目標
實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。 在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內容
文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。
會計委派制是由政府部門和產權 管理 部門以所有者身份，委派會計代表政府和產權管理部門監督國有單位或集體企業資產經營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統會計管理體制的重大改革。行政事業單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。
1）“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2）“財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政 管理 權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：
1）委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理 方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。
2）會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案 管理 辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案 管理 仍存在一些問題，其主要表現為：
1）有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。
2）紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
3）會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。
4）財政部門與檔案行政 管理 部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
5）會計檔案 管理 制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。
針對會計 管理 體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：
1）加強會計檔案 管理 ，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
2）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案 管理 及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
關鍵詞：企業；人事檔案；體制創新；有效措施
隨著社會環境的變化，企業在發展的過程中面臨的危機也變得越來越多，在這一過程中企業之間的競爭日益加劇，相互之間人才等方面綜合實力的比拼也愈演愈烈。在這樣一個大的背景下，企業人事檔案管理工作究竟該如何開展才能發揮其本身應有的作用，進行有效的體制革新以滿足企業的發展要求這一問題，不僅是企業人事管理部門需要關注的事情，同時也是整個市場環境下每個經濟體都需要去進行思考的問題。
一、人事檔案工作的綜合概述
市場經濟環境變化帶來的行業之間巨大的競爭，讓市場中的經濟個體承受壓力，開始人人自危，拼命采取積極措施自我保護。人才戰略是當今經濟條件下眾多企業采取的有效措施之一。就人事檔案體制創新的有效開展而言，在這一競爭體系中扮演的究竟是什么角色，具體的創新措施有哪些呢？下文將逐一展開闡述。
企業在長期發展過程中經歷了無數的變化，不管是經營策略、競爭策略，還是發展策略，而在眾多謀略型發展計劃中發揮作用的主要因素實際上是“人才”。人才不僅是促進企業對資源進行優化配置的主導因素，同時也是企業一些重大發展策略的決策者，甚至可以毫不忌諱的說，人才就是企業的發展命脈。人事檔案作為人才基本信息的記錄文件，不僅能直接有效的反應出相應人員的基本資料，同時對于人員特點以及特長等方面都會進行系統而詳實的記錄，這樣一來，不僅可以方便個人去選擇一些心儀的企業，同時也為企業挑選適合自身發展策略的人才。人事檔案除了提供便利的基本功能之外，還在企業的人才戰略部署中發揮著至關重要的作用。對于現階段人事檔案工作開展的方向，我國有關部門專門制定的《“十二五”規劃》明確提出了以下三點的要求：其一，企業應加大在人事檔案工作管理方面的投入，提高相應的管理水平；其二，加快人事檔案管理工作的信息化作業步伐以適應市場發展對人事檔案資源的需求；其三，“一站式”共享平臺的積極打造，所謂“一站式”共享平臺是指在數字化平臺搭建的基礎上，通過計算機操作，實現人事檔案資料收集、整理以及使用的一條龍服務，從而為企業提供更為便利的資源服務。從規劃的相關內容我們可以看到，現階段企業人事檔案管理工作的革新和變革迫在眉睫。
二、人事檔案管理體制革新的有效途徑以及措施
上文中，我們已經對人事檔案管理工作的基本內容以及基本發展方向有了一個基本的認識，根據《“十二五”規劃》的相關指導，在對人事檔案進行管理的過程中，究竟應該采取什么樣的措施提高相應的管理水平以及管理效率呢？
（一）管理的標準化
就人事檔案管理工作的有效開展來說，領導的重視至關重要，因為只有領導對人事檔案管理工作引起足夠的重視程度，檔案管理人員才有可能將相應的認識管理工作落到實處，并且保持很高的工作效率。企業領導在對企業相關工作展開管理的過程中，建議可以適時的加大對人事檔案管理工作的宣傳，對人事檔案管理工作開展的重要性進行有效的普及，讓基層充分認識到人事檔案管理工作有效開展的必要性和迫切性，從而實現人事檔案管理體制的標準一體化。
（二）信息化建設步伐的加快，數字化平臺的有效建立
隨著互聯網的發展以及計算機技術的不斷提高，對人事檔案進行信息化數字模式的管理必將普及到企事業單位。數字化平臺的建立不僅能有效減少由于手工整理造成的失誤，同時還能最大限度提高企業對人事檔案的利用效率，節省查閱人事檔案的時間；其次，信息化以及數字化的實現，還能有效保證人事檔案的有序性以及安全性。但是我們都知道，任何事物都具有兩面性，這一點放在人事檔案信息化進程上面來說也不例外。就信息化平臺的搭建來說，數據的錄入階段實際上也是依靠人力來完成，在這一環節也不可避免的會受到人為因素的影響，一旦這一環節出現錯誤，那么之后的工作都將無法開展；除此之外，所有程序都依靠計算機進行操作，其安全性以及保密性等方面也應給予相應的重視，正確有效地多方面采取措施保證人事檔案信息化、數字化建設的質量。
（三）工作人員素質的提高
人事檔案管理工作幾乎都是由手工整理完成的，人為因素在檔案管理的過程中發揮著至關重要的作用，所以說，工作人員整理檔案工作的質量會直接影響到人事檔案管理工作最終呈現出來的有效性。從這一層面進行考慮，建議應著重從以下幾方面提高管檔人員的工作素質，從而保證人事檔案能發揮相應的作用：
1.“三心”的具備
對于管檔人員來說，他們天天與檔案進行近距離接觸，時間久了，就會有懈怠，放松了警惕性，稍有疏忽就可能出“錯誤”。因此，提高管檔人員的素質首先應注重提高他們的“耐心”、“細心”以及“責任心”，即我們所說的“三心”，只有在具備三心的基礎上，管檔人員才有可能真正的將自己投入到相應的工作中去，才能保持較高的熱情來面對這樣一份比較瑣碎，但是十分重要的工作。
2.專業管理素質的具備
對人事檔案進行管理這一工作，在大多數人眼中的評價幾乎都保持一致，他們認為檔案管理工作完全不屬于技術范疇，因此并不需要特殊的技能或者素質，只要能識字就行。如果要對人事檔案進行有效的管理，這一理念則完全是錯誤的。在進行人事檔案管理的過程中會有許多相應的法律法規要去學習和遵守，還要遵守如保密性原則、完整性原則以及安全性原則，這些原則早已在無形中為人事檔案管理工作的進行設置了一定的難度，因此，在管檔人員開展相應工作的過程中應嚴格遵守相關的規章制度，積極提高自身的工作素質。
（四）嚴格制度，實行有效的責任制
在現有管理條件下，為了有效避免檔案丟失以及改動現象的發生，除了上文提到的相關內容之外，還應建立起一套健全的檔案工作制度以及責任追究制度。有關人員在對檔案進行查閱的過程中，應嚴格程序辦理相關手續，盡量做到檔案的轉入、轉出以及在接收材料時的登記審查制度，與此同時，查閱以及借閱檔案的過程中也應做好相應的記錄，提供準確人事檔案信息，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。另外，還應注意的就是：檔案管理的工作人員應及時的向基層單位有關部門進行至少一年一次的檔案催收工作；基層檔案搜集人員應隨時收集材料并及時的交給管檔部門，從而形成層層有人管，縱橫相通的檔案材料收集網絡；最后，管檔人員在開展工作的過程中應盡量做到認真負責，保證檔案的質量，同時應按照檔案工作的相關規定，實行統一的整理裝訂標準，管理好檔案，為合理的人才流動創造最大的便利，盡量做到經常檢查，并且保持室內的清潔衛生，做好防火、防潮、防蛀、防塵“四防”工作。
綜上所述，我們可以知道，就人事檔案管理工作的體制革新來說，不僅有利于人才戰略的實現，企業管理效率的提高，同時還能促進市場中人才資源的合理流動，優化市場的資源配置。在創新人事檔案管理的過程中，企業應樹立正確的管理理念，在響應《“十二五”規劃》相關要求的前提下展開信息化建設步伐，爭取通過人事檔案管理工作的有效開展，為企業的發展和企業自身的綜合實力的提高添上濃墨重彩的一筆。
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當前，大多數的高校實行院系二級管理體制，教學檔案大多數保存在教務部門及系。二級院校教學檔案在整體教學檔案中占據了重要的位置，它是整體教學檔案的核心，是最重要的部分，同時在教學管理水平以及人才培養質量的評估方面也起到了重要的作用。
一、教學檔案管理的重要性
教務部是教學的一線單位，是生產和管理教學文件的主要部門，因此，規范系檔案管理有利于提高教學管理質量和水平，
教學檔案中保留了高校教學工作的政策、方針，是高校新的教學思想以及教學理念的基礎，教學檔案中保存的文件對教研活動以及教學評估有著重要的作用，并且對于學校歸納教學經驗、改進教學管理、提升教學質量有著重要的參考價值。當前教育部門以及各省市的教育管理部門都在數據采集平臺收集高等院校的相關數據，并且通過這些數據對各高等院校進行管理，因此，高校的二級教學檔案的收集是非常重要的。如果對于教學檔案沒有一個規范的管理，在進行數據的收集時就會非常不便，導致不能夠及時的提供有效數據給相關教育部門。
二、高校教學檔案管理的現狀和存在的問題。
1.教學檔案集中統一管理意識薄弱，檔案收集不及時、不完整。
檔案的收集不完整、不及時的現象在二級管理體制下表現得非常明顯。部分教師在教學檔案的管理上缺少正確的認識，沒有統一管理檔案的意識，導致日常教學活動中的教學資料不能夠及時整理齊全。大部分的教師、教研人員在教學檔案的管理方面沒有全面的認識，多數教師認為自己的工作是教書育人，而教學檔案的保留不在自己的工作范圍內，甚至有些教師認為教學檔案的歸檔是不必要的。一部分教師為了方便自己的日常工作，將平日的教學檔案自己保留下來；一部分教師沒有整理教學檔案資料的習慣，這就造成了教學檔案資料缺失的情況。所以，很多的高校由于教學檔案缺失在進行教學和人才評估的時候花費大量的人力財力物力完善檔案資料。
2.教學檔案管理不規范，檔案管理制度不健全
高校在教學工作方面的關注更多，而在檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。多數的本科院校由高職院校升級而成，在進行高校二級管理的時候采用的仍舊是高職院校的管理制度，僅僅只是成立了檔案室，對檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時制定檔案管理制度，不規范檔案制度，沒有明確規定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時間。由于學院對檔案管理的方方面面都沒有進行統一的規定，導致檔案管理工作上出現了很多的缺陷，系部之間沒有統一的管理，在工作時按照自己的標準，使得學校的教學檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。
3.教學檔案管理組織機構不健全，缺乏專職檔案管理人員
當前很多高校實施的是院系二級管理體制，但檔案管理卻沒有建立相應的二級機構，大多數的二級管理中沒有指定專門的檔案管理人員，通常是由教務部門或相關的教學管理人員進行管理，但是這些人員也有專職工作，他們對于檔案的管理并沒有投入大量的時間和精力，因此檔案的收集和管理并沒有及時進行，這就導致了教學檔案殘缺不全，一些重要的教學文件丟失，歸檔的檔案不完整，這對日后的教學數據收集以及教學評估造成了很大的影響，教學教育的改革和發展也受到了很大的負面影響。
4.教學檔案管理現代化水平低，服務水平不高，開發利用不足
高校不重視檔案的管理工作，在檔案的管理上并沒有投入大量的資金用以建設，因此多數學校的檔案都是紙質檔案，保存在指定地點，在使用的時候主要依靠人工查找，這就加重了資料查找的工作量，并且查找出的資料很多時候不符合要求，這就降低了教學檔案的使用價值，無法迎合現代教學改革和教學事業發展的要求。不僅如此，管理教學檔案的工作人員服務意識差，認為檔案沒有任何的利用價值，造成檔案信息開發的嚴重落后，導致這種局面的原因就是檔案工作重保存輕利用的錯誤思想的形成。
三、院校二級管理體制下教學檔案管理的對策
1.加強檔案管理制度建設，促進教學檔案管理規范化、科學化、程序化
高校應當重視建立教學檔案管理制度。首先，學校領導應該起到帶頭重視作用，在學校的教學工作者中加大宣傳，讓全體職工了解教學檔案的重要性，促使院領導重視檔案管理。其次，學校要建立一些了完善的教學檔案管理方法，明確教學檔案管理程序。根據分級管理的原則，制定科學、規范、合理的教學檔案管理流程，定時檢查教學檔案的管理工作并對此進行考核，形成固定的檔案管理模式，促使教學檔案管理工作高效、平穩的進行。
2.健全院校二級檔案管理機構，建設高素質檔案管理人才隊伍
要想將院校二級教學檔案管理好，應該要建立完善的二級檔案管理機構，設定專業的檔案管理人員來進行教學檔案的管理工作，努力組織一個管理檔案能力強的管理團隊。學校也應該引進一些檔案管理方面的專業人才，將這些人才充分利用起來，做好學校的教學檔案管理工作。
1.檔案管理體制
檔案是現代企業在運行過程中極為重要的一個憑據，并且也是內部做出相應決策過程中的重要依據，無論是在企業進行管理還是營銷的過程中，都起著不可或缺的作用。但在實際執行的過程中，要在企業的相關部門內部展開檔案管理工作，就必須要嚴格按照相應的管理制度來進行。而檔案管理過程中所涉及到的相關制度，實質上主要是形容其管理系統的內部，通過企業的最高管理人所制定的一整套完善的管理規章制度，而企業內部的相關工作人員，則務必要嚴格按照制度來進行工作，以此來保證企業內部的相關檔案管理工作有條不紊的進行。從本質上來說，管理體制工作中所涉及到的核心環節就在于其企業對于管理權力所進行的分配以及工作職能的正常運行。
檔案管理體制主要是形容企業內部在展開相應的檔案管理工作過程中，所構成的檔案管理體系。而這項工作的一個主要目的就是為了能夠使得企業內部的各項檔案工作環節進行掌控，從而最大限度的提高檔案管理工作的實際應用水平。
2.國內檔案管理體制的研究現狀
就我國目前的檔案管理事業發展來說，雖然說在近幾年的持續發展是過程中，取得了一定的顯著效果，但是在這方面所取得成就與其他發達國家的運行模式相比較而言，依然存在著極大的不足與缺陷。就我國目前絕大多數的是企業檔案管理工作運行模式來看，幾乎都存在著極大的相似性，其中所涉及到的管理體系都是利用分級管理，集中統一，企業自主，條塊結合的方式來作為運行的基本原則，這是我國絕大部分企業的檔案管理工作運行狀態。
在這其中所涉及到的集中統一管理形式，主要是形容企業在運行的過程中，需要建立起一個像樣的專業檔案管理部門，通過這個部門，來對整個企業內部的相關檔案管理工作進行全面的統一化管理。從理論上來說，在這一管理模式之下，其管理措施應當能夠切實的取得較好的管理效果，并且為企業發展提供良好的管理服務。但是對實際執行狀況來看，該管理模式會由于企業自身技術不足、企業規模等多方面因素帶來了極大的影響。
3.檔案管理現代化的主要優勢
在現代社會中，計算機網絡技術的應用和推廣已經越發的廣泛，并且現代化信息技術產業也在這一過程中得到了有效的發展。但在這一過程中，各個行業領域都產生了大量的信息化文檔，這類信息化文檔對于社會來說存在著較大的價值，并且由于其是利用文檔的形式存在，那么檔案管理工作人員在針對其進行工作的過程中，便能夠輕易的對其進行管理。而以往傳統的檔案管理形式已經無法完全滿足現代信息化發展的需要，并且其中所涉及到的各項技術需求也與傳統檔案管理有著較大的差異性，這就對于現代檔案管理實工作帶來了更大的挑戰。檔案管理過程中的相關管理人員，必須要深刻認識到現代社會對于檔案管理工作所提出的需求，才能夠最大限度的發揮出現代化檔案管理所具有的優勢。
3.1有效的解決了傳統檔案管理個存在的不足
現目前，相當大一部分檔案管理工作由于認識的不深刻，還依然存在著較大的隱患和不足，這些問題主要存在著以下幾個方面：第一，在現代社會飛速發展的過程中，其檔案管理數據和內容都在不斷的增長并且發生著極大的變化，在這一發展趨勢之下，檔案工作所涉及到的數據在不斷增大，必須要將大量的新興技術應用到其中，而這也恰恰是數據檔案管理過程中所存在的一個難題。第二，在現代社會持續發展的過程中，大量數據出現了被盜以及數據損毀的現象，而如何更好的保存數據也成為了檔案工作人員所必須要加以強化的問題。并且從實際情況來看，這類問題主要存在于以下幾個方面：
3.2檔案管理現代化有利于順應時展潮流
首先.檔案在我國社會發展中有著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的檔案內容與任務，這是負責保護寶貴的文化財富重任，更是一項造福子孫的宏偉事業。其次，檔案管理工作還負擔著為其他行業發展提供信息資料的重任，是為現代化社會建設提供信息資源的主要方式。檔案的開展是各項工作得以順利進行的前提和必然條件，只有充分的發揮檔案資源應有價值和效益，才能夠科學合理的為社會發展做貢獻。
3.3檔案管理現代化是檔案工作發展的必然趨勢
在過去三十多年的檔案管理工作中，現代化技術與管理理念的研究取得了驚人的成績。其在發展中一方面伴隨著現代科學技術、生產工藝和管理理念形成了各種不同結構、不同內容和不同形式的檔案信息資源。另一方面在工作中隨著科學技術的發展與信息技術的引進，檔案管理制度也日趨完善，并對于各種新技術的實現發揮著重要作用。
檔案行政管理體制包括若干環節、要素，完善檔案行政管理體制要做的工作也是多方面的，是一項系統工程，本文僅從檔案法制的協調、統一這一角度，闡述對檔案行政管理體制改革的一些看法。
一、檔案法制沖突、抵觸的現象及原因
法規的不協調、不一致現象，在我國相當普遍，已成為困擾法制建設的一個嚴重問題，不少行政規章政出多門，缺乏統一性，一些規章甚至與法律法規沖突或不協調，使公眾和企業無所適從。
檔案法規也同樣如此，一些部門制定有關檔案工作的行政規章，站在本部門的角度看待檔案工作，按照自己的要求制定檔案工作管理規范、辦法，從而產生與檔案法律法規不協調的現象。至于各種規范性行政文件，這種現象就更突出了，很多行政管理部門從自己的業務工作出發，對檔案工作提出了具體要求，而不少具體管理要求實際上已超越了檔案行政管理部門制定的業務管理規范的范圍，違背了業務規范的原則。特別是各級政府行政管理部門在本行業、專業、系統具體業務考核、驗收工作中，設立超越檔案業務管理規范的要求，從而造成檔案管理的混亂、無序，影響檔案工作的正常開展。
我們聽到不少這樣的反映，為了應付某項檢查、驗收，基層單位的檔案常常要按該行業的要求重新進行整理，或者另行整理一套，造成大量文件的重復，許多不該歸檔的文件材料也進入檔案，甚至有文必檔；按照該條線的要求，自行劃定保管期限。顯然，這是對檔案業務建設規范的擅自超越，嚴格講，這是違反《檔案法》的規定的。《檔案法》第三章第十條明確了“國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”，由此可見，作為非國家檔案行政管理部門，根本無權設定檔案的歸檔范圍。
分析這些現象產生的原因，主要有這樣幾個方面：
首先是相當多的政府行政管理部門本位主義思想嚴重，過分強調部門利益，在對檔案工作提出要求時，往往只考慮本部門工作方便，從而把該部門的檔案工作游離于整個檔案工作之外。盡管其主觀上是加大了對檔案工作開展的督促力度，把檔案工作列入了多方面工作的考核要求。但結果影響了檔案工作的統一、協調，割裂檔案資源的內在聯系，不利于檔案事業的全面發展。
其次是檔案法制意識淡薄。政府各個部門應該是依法行政的主體，從理論上講，應該是法制意識比較強的部門。但事實上，政府部門不依法行政的情況仍然時有發生，這主要是由于長期以來，我們不是依法行政，而是依權行政，行人治而非法治，“紅頭文件”可以不遵循法律法規。一些部門的法制意識還很淡薄，檔案法制意識就更差了。為了協調、統一檔案行政規章，《檔案法》實施辦法作了明確，“國務院各部門經國家檔案局同意，省、自治區、直轄市人民政府各部門經本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統專業檔案的具體管理制度和辦法。”
第三，檔案行政管理部門依法管理檔案事務的主動性不夠，宣傳工作不到位，滿足于在本系統學好有關法律法規。對于需要全社會共同遵守的內容，以及貫徹落實情況，宣傳監督不力；更有甚者，有些違背檔案法規、行政規章的規范性文件竟是檔案行政管理部門與有關主管部門聯合制發的，這就更令人擔心了。它起碼說明了我們不少檔案行政管理部門的工作人員對檔案法規的掌握還不是很透徹、很全面的，執行得也不嚴格。有時，在聯合發文時即使覺得有些內容不夠妥當，也會認為人家重視檔案工作，我們要積極支持、配合，不能打擊人家工作的積極性。殊不知，這樣一來卻是好心辦錯事，自覺不自覺地知法違法。
二、檔案法制不一致的后果
檔案法規、規章及相應的規范性文件的相互沖突、抵觸，對檔案事業的發展產生了極大的負面影響，甚至會對政府行政管理體制的高效有序運行起到阻礙作用。
1. 不一致的規范，多頭要求，使基層單位無所適從。開展檔案工作，檔案行政管理部門制發的規章、規范顯然是最具權威性的，也是各單位應該遵照執行的。但是，要做好其他方面工作，通過有關主管部門的考核驗收認證，卻又使得基層單位不得不按照他們的要求去做，相當多的考核驗收都要求有完備的檔案資料，這本是好事，問題是不少要求偏離了檔案管理部門制定的規章、標準、規范，另行其事，單獨設立標準。如果僅僅是作為基層單位的內部資料考查倒也罷了，可若干部門卻將其列入檔案序列，與原有檔案并存。這就使得基層單位很矛盾。有很多單位只得另起爐灶，重新整理一套檔案，從單位原有檔案中復印一部分文件，再收入大量無須歸檔的文件，整理立卷，應付檢查。
2. 有關主管部門隨意擴大檔案的歸檔范圍，大量提升檔案保管期限，造成了有文必檔、重復歸檔，加重了基層單位的負擔。
3. 從對整個檔案資源的管理上看，容易造成檔案資源管理的混亂，國家檔案行政管理部門代表國家統管全國檔案資源，地方各級檔案行政管理部門相應地管理本行政區域內的檔案資源，這一具有中國特色的檔案資源管理體系有利于國家對檔案資源的管理、監控，便于從整體上發揮其作用，而規章規范的不一致，打亂了這一體系，造成了一定程度的混亂。
4. 法規、規章的不一致，甚至相互沖突，使人們對檔案法律、法規的權威性產生懷疑，進而影響檔案法律法規的進一步貫徹實施。由于這些有悖于檔案基本法律法規的各種規章、規范的存在，攪亂了人們的認識，一般人根本無從分辨，從根本上動搖了人們的法制信念。這不僅會對檔案工作的發展產生負面影響，還會使人們對政府的管理機制、能力產生懷疑。加入WTO后，這種狀況必須有根本性改變。
三、協調統一檔案法制的途徑
協調統一檔案法制，可以從多方面入手做工作。就法律、法規這一層面而言，《中華人民共和國立法法》已有了明確規定。《立法法》對法律沖突問題設計了三種解決機制，一是明確了五個法律適用規則；二是規定了備案審查制定，主要實行被動審查；三是規定了對沖突法規的裁決和改變與撤銷制度。
對于各種行政規章、規范而言，《檔案法實施辦法》也已有明確規定，各部門制定具體檔案管理制度和辦法，需經同級檔案行政管理部門同意，這為這一層面的規章、制度設立了協調統一機制。
如何有效地落實各種協調機制，是我們統一檔案法制的關鍵。
1. 檔案行政管理部門要依法行使好自己的權利，嚴格審查把關，特別是對一些與檔案部門合發的規范性文件更要仔細斟酌，防止沖突情況的發生。這對檔案行政管理部門的要求也相應提高了。首先，檔案法制工作人員的素質要進一步提高，對檔案的基本法律、法規要相當熟悉，而且要能吃透其精神，把握精髓，深刻理解，這樣才能從法制的一致性角度來審視各種相關規章、規范。其次，檔案行政管理部門的法制管理手段要進一步完善，充分利用計算機技術、網絡技術，提高信息化程度，完備檢索途徑，及時全面掌握各種法制信息。第三、要牢固樹立法制意識，實行責任追究制度。檔案行政管理部門內部要有一定的制約機制，檔案行政人員的法制意識要進一步提高，嚴格依法行政，已經檔案行政管理部門（法制工作人員）審查或同意的規范性文件如果發生與現行其他效力更高的法規相沖突的情況，要追究相關人員的責任。
關鍵詞：檔案事業管理體制； 機構改革； 體制改革
在長期的發展中從事各種活動形成并積累了大量的檔案，如何能夠按照一定的原則和要求，建立完善檔案管理制度，科學正確的管理的檔案，并且積極地開發檔案信息資源，為長遠發展服務是相當重要的組成部分。但是，通過廣大檔案工作者多年的理論探討，單從檔案工作的自身要求看，檔案產生的主體、服務對象、工作的環境不斷發生變化，檔案管理理念、技術手段、隊伍素質必然隨之發生深刻變化，這就要求適應新環境的變化，與時俱進地建立起統一的、規范的檔案管理制度體系。
1 加強檔案管理制度體系建設的背景
“制度”是規范人們辦事程序和行為方式的規則，“體系”是制度相互監督、相互制約、相互補充的“集合”，是整體性、協調性、科學性與合理性的統一。加強制度體系建設是各項管理工作永恒的主題，“沒有規矩不成方圓”，檔案管理也不例外。
我們都知道，檔案是在生產經營等活動中形成的有保存價值的歷史紀錄，不但是對過去和現在的業務活動、機構調整等行為的記錄，更是對未來的改革發展、經營決策等重大行為的決策依據以及維護合法權益的歷史憑證，是的寶貴財富。因此，加強檔案管理，建立完善檔案管理制度體系，管理利用好檔案，對的生存和發展起著非常重要的作用。
然而，目前檔案管理工作制度體系建設中存在諸多問題需要我們認真進行反思，如：制度的確立僅以檔案工作的自身業務需要為導向制定，并沒有充分考慮到與這些制度相關的利益主體的需要，總是習慣于“為加強本單位的檔案管理，提高本單位的檔案工作質量，制訂本規范”、“為加強本的檔案保管和管理工作，特制訂本規定”等等，來說明檔案工作制度的建設目的或目標，缺乏與時俱進、為社會服務的理念；有的檔案工作制度的制定沒有充分征求和吸納來自利益相關者的意見和合理化建議。顯然，以這種理念確立的制度難以滿足工作需求和社會需求，缺乏制度應有的約束力、廣泛的影響力和科學的執行力，嚴重影響和制約了制度的貫徹落實，大大降低和弱化了制度的實施效力。
2 加強制度體系建設
建立檔案管理制度體系不能“一概而論”， 也不可能有現成模式可以供“翻版”克隆，這是一個需要長期規劃、逐步推進的系統工程。我們應該看到，在 “向管理要效益” 的大環境下，檔案工作的存在與否，已不再取決于上級部門的行政指令和要求，而是取決于檔案工作是否能在制度中發揮積極的作用。因此，建立與制度融合為有機整體的檔案管理制度體系，在“管理創新、模式創新”的發展規劃中加強制度體系建設，應當是檔案工作求生存、求發展的必然途徑。如何加強制度體系建設呢？筆者認為：
第一，從開發“管理層”入手。檔案是在生產經營活動中產生的，是維護經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的憑證和依據，也是重要的無形資產。目前，就本集團公司來看仍有不少下屬的公司還沒有認識到檔案管理在生產、經營等活動中的重要作用，沒有把檔案管理建設工作提到管理的議事日程，這與整個集團公司的發展水平不相適應。究其根源就是這些公司的管理層重視不夠，因此，首先必須提高負責人的檔案管理意識，才能提高的檔案管理意識，在全公司樹立檔案是資產、具有實用效益的觀念。
第二，從管理“規范化”切入。提高檔案工作管理規范化水平，“10號令”為檔案管理工作提供了法律依據。要據此建立完善適宜的檔案管理工作規范，規范別要注重檔案資料的收集工作，“巧婦難為無米之炊”，收集是檔案是規范管理的關鍵環節，檔案資源收集不上來就談不上管理。對于檔案的收集工作，要在制度體系上給予保障，切實將檔案收集工作落實到各職能部門和具體責任人。
第三，從增強“適用性”著眼。并不是說所有類型的都要構建模式相同的體系，而是應從實際出發，不拘一格，與時俱進，建立和完善適合自身發展的檔案管理機制。筆者認為，一些小型只要有檔案管理制度、有專門的庫房和裝具、配備有檔案專業知識的專兼職檔案管理人員、能有效開展檔案工作就可以。大型建立檔案管理機制，關鍵是要保證檔案收集及時完整、保管得當、利用有效，檔案管理工作的好壞標準在于是否能滿足時展，是否符合發展需要，是否有利于檔案管理的可持續發展。
第四，從提高“利用率”發力。提高檔案資源的利用率是檔案管理是否引起管理層、員工重視的“生命線”。目前，仍有一些對檔案管理沒有引起足夠的重視，沒有建立系統的檔案管理機制，檔案分散保管在各個具體經辦的職能部門，如財務檔案保存在財務部、人事檔案保存在人力資源部，而這些部門之間又互相封閉，導致的檔案管理不能做到完整、準確、系統的收集，檔案資源容易流失，不僅不利于檔案的永久保存，還會給檔案的管理留下安全隱患。究其原因就是檔案利用率不高，認為檔案可有可無，“書到用時方恨少”，檔案管理亦如此，只要在制度體系建設中“勾畫”積累檔案資源、豐富檔案內容的“藍圖”，檔案資源一定會有“用武之地”。
第五，從優化“檔案員”隊伍抓起。檔案管理人員是落實檔案管理制度體系的最直接的執行者，貫穿于收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用等各種活動中，如果不精通檔案專業知識，就會影響檔案業務活動的準確性、有效性，檔案管理的質量和水平也就無從說起。因此，要求檔案管理人員必須與時俱進，掌握新技術、吸收新信息和新知識，做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，看到新工程、新項目，聽到新活動、新舉措，接觸到與生產經營相關的各類圖書、資料都要認真查驗、及時收集，養成雷厲風行的作風，對發生的檔案信息源抓緊處理，不講代價，并按照一定的屬性分門別類整理，以確保室藏檔案信息資源的齊全、完整、準確、豐富，方便各職能部門的查閱，為管理層決策提供更加廣闊的視野和更深層次的檔案信息資源，這樣才稱得上是合格的檔案員。正如加拿大著名檔案學家特里?庫克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”，體驗“為上帝服務”的快樂，做檔案管理工作的忠實實踐者。
3 檔案管理工作要更新觀念
綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統一體，主要由檔案規范標準、檔案行政管理規章制度和各職能部門檔案管理崗位職責組成，其中檔案規范標準是整個體系的核心，檔案行政管理規章制度是落實檔案規范標準的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責是落實“檔案規范標準”、“檔案行政管理規章制度”的具體體現。無數的案例證明，完善的檔案管理制度體系能減少的管理成本，為創造管理效益。隨著市場競爭的日益激烈，發展的速度和腳步不斷的加快，作為記錄發展軌跡的檔案管理工作也要更新觀念，檔案管理制度體系更要與時俱進，在市場競爭、發展中切實加強檔案管理制度體系建設，才能不斷提高檔案管理水平，使檔案管理工作真正服務于發展的需求。
參考文獻
[1]荀巨虹.煤礦企業檔案管理中存在的問題和對策淺析[J]. 中國集體經濟. 2011（24）
【關鍵詞】高職院校
系級
教學檔案
管理
問題與對策
一、基本概念內涵
高職院校教學檔案，是指高職院校在教學管理和教學實踐活動中所形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料。它是高職院校檔案的主體、核心和重點，是反映學校教學質量及教學管理水平的重要依據。其中系級教學檔案是學校教學檔案的基礎，因此，加強系級教學檔案管理對提高學校教學質量和管理水平具有重要的作用。
二、高職院校系級教學檔案管理的范圍和內容
教學管理和教學活動是一種復雜的實踐活動，是各教學環節的協調互動，因此，教學檔案的記錄和管理也極為復雜，主要表現為其內容的龐雜和形式的多樣性等方面。總的來說，系級教學檔案的內容大致可以分為以下幾類：
（一）教學材料檔案它主要是反映教學活動的教學材料檔案
包括各專業培養目標、教學計劃、各學科教學大綱、教學計劃單、擬任課及師資配備表、教學進度表、教學任務單課程表、教學工作的各項管理規章制度、考試試題及標準答案、考試安排表、學生成績單、試卷分析、命審題說明書、考試質量分析報告、各專業使用教材情況、課程建設、教學改革方面的材料等。
（二）實踐教學檔案主要是反映實踐教學環節的一些材料檔案
包括實踐計劃、實踐課表、學生實踐報告等、頂崗實踐及專業見習計劃、實綱、實習教案、實習指導書、實結以及調查報告等。
（三）教師業務檔案主要是針對教師群體而言的
主要包括教師的學歷、學位證書；專業技術職務證書；教師資格證書；職業資格證書；進修證書；學術兼職及行政榮譽證書；行業企業經歷情況；外語、計算機證書；普通話證書；科研論文；專著；科研項目成果等。
（四）學生學習檔案
主要是反映學生的學習情況，它主要包括新生注冊登記表、學生學籍卡、在校學生名冊、學生人數統計表、學生學籍變更情況表、學生學籍處理及獎懲證明材料；考試考查材料 （包括考試考查安排、考試命題及評分標準、考卷及質量分析等）； 畢業論文、畢業設計等。
三、高職院校系級教學檔案管理存在的問題及原因
（一）對教學檔案管理的意識淡薄
教學檔案的管理是一項巨大的工程，并非靠某一個人和某一部門就能獨立完成的，它需要相關人員的共同參與。目前高職院校系級檔案員通常是由教學干事擔任，但教學檔案主要來源于教學實踐和教學管理的第一線，因為很多教師對教學檔案的重要性認識不足，因此并不是十分配合相關人員的收集統計工作，一定程度上還有些抵觸。另一方面，教學干事的檔案意識淡薄，并大多缺乏必要的檔案專業基礎知識，只是對相關資料進行一下簡單整理和裝訂，并不能保質保量地完成教學檔案管理工作。
（二）沒有相應的系級教學檔案管理
高職院校系級教學檔案管理起步也較晚，因此制度還不夠健全，統一的、可執行性的標準也未確立。所以在實際的系級教學檔案管理工作中，具有很大的隨意性，很難實現教學檔案管理的規范化、標準化和科學化。
（三）缺少足夠的資金和設備支撐
高職院校教學檔案管理實行院系二級管理后，并沒有設立檔案管理的專項資金，因此，導致設備缺乏，不能滿足大規模教學檔案的存放與保管。這在很大程度上影響了教學檔案管理的正常開展，此外，大多數高職院的教學檔案都還停留在紙質檔案，主要靠傳統的手工處理，不僅工作效率極低，也不符合信息技術發展的要求。在這種狀態下，教學檔案的利用價值并不能充分發揮，加之相關人員長期的認識局限，形成了重管輕用的思想。
四、加強高職院校系級教學檔案管理的對策
（一）加強檔案管理和服務意識
高職院校各系級領導者應高度重視教學檔案管理工作，并積極支持與監督系的教學檔案管理工作，充分利用系級資源進行大力宣傳，并同步做好相關工作人員的業務培訓工作。落實教學檔案管理責任制，力爭廣大教學和科研人員的理解和支持，調動相關人員的工作積極性。教學檔案管理工作不是簡單地整理和裝訂，它也需要專業的業務素養和業務能力，因此各系應高度重視檔案工作管理人員的繼續教育。經常組織他們學習相關的檔案管理基礎知識和有關政策條例，為他們提高管理水平和管理能力提供理論指導。
（二）建立和健全系統有序的管理體制
高職院校系級教學檔案管理的規范化和標準化需靠一定的管理體制來保障，因此，高職院校應建立系級“專人、專權、專管”的檔案管理制度，實行崗位負責制，明確每個管理人員的工作范圍和職責，加強其管理的專業性和專門性。同時，建立完善的培訓和考核機制，提高管理人員的重視度和認知度，普及科學管理的知識，提高管理能力。明確教學檔案的歸檔范圍、保管期限；遵循立卷歸檔的原則、嚴格執行立卷歸檔的程序。并定期或不定期對教學檔案管理工作進行檢查和考核，引導系級教學檔案管理工作向制度化、規范化和科學化方向發展。
（三）增加管理經費和現代設施
隨著高職院校發展規模的擴大，系級教學檔案管理的工作量和要求越來越高。因此，傳統的管理體制和工作方式已不能滿足現有教學檔案管理的需要，甚至在很大程度上阻礙了教學檔案管理的進一步發展。相關管理人員應轉變以往的工作觀念，積極樹立服務意識，增加一定的經費，引進先進的技術和設備，實現教學檔案管理的網絡化和信息化。