時間：2023-07-10 16:29:06
導語：在檔案管理機制的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
進入新世紀后，我國社會保障制度很快步入了走上了改革之路，養老保險社會化管理與服務進程不斷加快，社保覆蓋群體、面積也不斷擴大。數據調查現實，2015年全國參加基本養老保險人數為85833萬人，國養老保險參保人數高達8.58億。社會參保人數不斷上升，使得社保檔案數量急劇增多，社保檔案管理工作的難度不斷加大。傳統的社保檔案管理方法已經無法適應社會發展要求，創新社會檔案管理機制刻不容緩。與此同時，隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善，各企事業單位紛紛走進市場，嚴峻的競爭壓力，多樣化的自主創業渠道，使人才流動頻率也隨之加快。參保人員跨地區流動、異地就醫、異地養老的情況大量出現，社保檔案變動更加頻繁，社保檔案的利用率也越來越高。依靠傳統的分散式檔案管理方法，很難再為參保人員提供快捷、準確的服務。這些，都要求社保檔案管理單位順應社會發展要求，創新社保檔案管理機制。
二、創新社保檔案管理機制的建議
（一）提高服務意識
社保檔案管理工作的最終目的是資政惠民，為民服務。因此，在“以人為本”的工作理念指導下，社保檔案管理單位要提高社保檔案管理與服務意識，主動出擊，深入企事業單位開展調研，針對企事業單位養老、醫療和失業保險檔案特點，了解社保相關業務、職能分工、工作流程等社保檔案形成工作的規律。找出社保檔案形成過程中普遍存在的問題，如許多單位由于經費和人手不足，都沒有專門的檔案管理機構，社保檔案基礎薄弱，檔案管理松懈。然后，找出解決相關問題的辦法，培育相關的專職人員，提高社保檔案管理整體水平。在此基礎上，與各部門展開座談，深入探討社保檔案形成中需要注意的問題，如原始資料收集與管理方法，檔案利用問題等，并就相關問題的解決措施與企事業單位達成協議，共建社保檔案共享平臺，完善社保檔案，使企事業單位提高檔案管理意識，理清思路，明確方向，爭取為參保人員提供優質而完善的服務。
（二）完善管理章程，規范檔案管理
社保檔案管理工作的順利實施，需要建立在檔案管理章程完善的基礎上。近年來，在社會保障管理方面，我國政府對社保事業進行了綜合規劃，同時成立了國家社會保障委員會，由其負責社保領導、決策和發展規劃工作，社會保障管理制度也日漸完善。但是，社保檔案管理始終是社保管理實務中極其薄弱的一環。這就要求有關部門進一步完善社保檔案管理章程，規范社保檔案管理制度，根據社保人群特點建立對應的社保檔案管理體系，明確社保檔案管理工作程序，構建科學的社保檔案組織框架，避免在同一業務上造成資源浪費。如省市檔案檔案局可在調研論證的基礎上，出臺社保檔案管理辦法，就社保檔案管理體制、經費、適用范圍、案卷質量標準、保管利用等作出明確規定，要求各級檔案部門嚴格按照管理章程來辦事，以確保社保檔案管理工作的規范性。
（三）利用信息技術提高檔案管理水平
關鍵詞：企業；檔案資源；機制
隨著科技社會的進步和網絡技術的發展，現代企業已實現無紙化辦公。企業網絡平臺的各個業務操作系統無疑成了無紙化辦公的重要支撐。在這些業務操作系統里會產生大量的檔案資源，如何將這些種類繁多、形式多樣的檔案資源進行收集、整理、歸檔？運用何種手段進行整合？是每一位企業檔案工作者所要思考的問題。檔案是社會精神及物質文明建設的重要依據，是人類工作和研究的珍貴資料，是人類智慧的結晶。因此，建立并完善適應企業檔案資源管理的歸檔機制顯得非常重要。
一、企業檔案資源的種類和形成規律
企業檔案資源是隨企業的發展而不斷變化的，其種類也是在企業生產經營過程中所產生的，目前，企業檔案資源的種類主要包括：文書檔案、合同檔案、職工檔案、工程項目檔案、人事檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案以及與其相對應的電子檔案。檔案資源的形成有它特有的規律性，我們可以從它的來源、結構和范圍來了解。
首先看檔案資源的來源。在企業的經營管理過程中，在機關不同的部門由不同的崗位工作人員之間會形成各種資料，有益于保存的也就是我們常說的檔案資料，我們平時通過接收、征集、復制等方法來整理。檔案的來源隨著社會發展變化也在不斷變化著，它的變化主要表現在兩個地方：一者，檔案的來源隨著科技進步和網絡技術的發達，不再僅僅是以往的單純的接收，現今還可以通過征集和復制等形式實現；二者，檔案的來源從單一手段演變成多種手段，我們要用動態的、全面的的方法去對待檔案的不同來源，要采取多樣的手段，盡量運用規律去處理這些來源經常變動，具有不穩定性、零散性的檔案資料。
其次看檔案資源結構。檔案在構成過程其資源種類的分布情況稱之為結構。從古代的甲骨檔案到以紙張為載體的紙質檔案，再到而今紙質與電子并存的檔案，這是檔案的形成過程，同時也是檔案結構的發展歷程，它標志著檔案的發展是從簡單邁向復雜、從單一邁向豐富，這樣的結果演變和發展規律，對檔案工作者也提出了新的要求，要求檔案員不僅要順應規律的做好檔案工作，還要與時俱進的掌握好各種方式、方法和手段了解和熟悉新的檔案管理業務。
再則看檔案的范圍，從橫向來說，檔案的范圍將隨著社會的不斷發展，物質和精神生活的豐富，社會分工的細化而變得越來越寬泛。從縱向來說，雖然各類檔案都有各自不同的檔案保管機構和相關的責任部門，但是卻隨著新的分支出現以及社會分工的細化而不斷互相滲透和交叉。這橫向和縱向的變化導致檔案范圍也開始不斷擴張和深入，隨著新技術的出現，附著在了不同的載體之上。
二、現行檔案資源管理歸檔機制存在的主要問題
在企業生產與經營管理及項目建設當中，檔案資源的重要性日漸突出，檔案資源管理歸檔機制在一定程度上決定著企業檔案管理水平。但是，在平常工作實踐中，檔案資源管理歸檔機制依然有不少問題，主要呈現在以下三個方面：
（一）檔案資源歸檔管理機制相對滯后
檔案資源歸檔管理機制滯后造成檔案資源的歸集不全，利用價值不大。檔案對于任何企業都是一筆豐富而又有價值的財富，其重要程度也是不言而喻。企業的檔案資源來源于OA辦公自動化系統，來源于各部門日常經營管理中產生的文件資料和基建工程項目活動中產生的文件、電子、聲像等資料數據。其涉及面寬而廣，稍有不慎則造成檔案資源的缺失和歸集不全。就拿OA辦公自動化系統來講，文件經過主辦人辦理環節需要將辦理件最終上報相關資料數據以附件的方式上傳至OA辦公自動化系統中去，這是檔案資源采集的方式之一，但在實際操作和運用當中，企業員工即文件主辦人就忽視這一點，往往不掛入附件就直接返回部門負責人作辦結處理，給檔案人員歸檔工作帶來了很大不便，最終造成歸檔數據資料的不完整，參考價值不大的問題。一系列的聯鎖反應歸根結底在于檔案資源管理機制滯后，給企業員工帶來誤識，認為電子化的數據都不是檔案，并且是自己形成的資料只要自己知曉就行了，沒有必要上傳到OA辦公平臺共享給大家看。這就要求檔案工作者要有檔案資源歸檔機制創新理念。
（二）檔案資源管理歸檔制度不健全
檔案資源管理歸檔制度不健全，歸檔范圍責任主體不明確造成企業檔案管理水平落后。近兩年，筆者參與了上級單位組織的檔案工作評價服務檢查，發現檔案管理水平落后的單位均存在檔案資源管理歸檔制度不全，歸檔范圍責任主體不明等問題。其檔案管理制度和歸檔范圍均是早5年前甚至10年前制訂的，早已不適應當前檔案管理歸檔需要。究其原因，均屬觀念性不強所為。檔案人員普遍認為，檔案制度、整理規則和歸檔范圍一旦發生變化則造成單位檔案全宗及其檔號規則的無連續性，由于上級單位沒有硬性要求整改，則保持原來的編制規則為好。反之，如果一發生變動，則給檔案人員增加很大的工作量和整改壓力，同時也帶來了不少的麻煩，又因近些年精減編制和人員等因素，造成企業屈指可數的檔案人員力不從心。
1 中職衛校教學檔案的作用
一般情況下，中職衛校教學檔案的內容主要有：上級教育部門下達的相關規定、政策等；由教學計劃、教學進程、試題庫和參考資料等組成的師生教材；由教學規劃、總結等組成的教學材料；由教研計劃、教研成果和教研刊物等組成的教學研究資料；由學生檔案、教師評價資料和學生成績等組成的學籍資料；以及與教學教材、教學實踐、教學設備等相關的材料，貫穿整個中職衛校的教育過程，在中職衛校的長遠發展中占據著重要地位。
由此可知，中職衛校教學檔案的作用有如下幾點：
1.1 促進教學秩序規范化發展
在中職衛校的日常管理中，教學檔案根據不同情況將各種資料歸類，使教師教學計劃更加全面，可以對學校整體運行情況進行有效分析，對學生的學習情況進行詳細跟蹤，促進教學質量不斷提高，給中職衛校長遠發展提高可靠保障。中職衛校教學檔案的有效管理，為中職衛校領導層作重要決策提供了可靠依據，使教學程序得到優化，促進教學秩序規范化發展，有利于中職衛校教學水平不斷提高。
1.2 促進教學水平不斷提高
中職衛校教學檔案的整理、歸類，有利于教師總結教學經驗，及時發現教學過程中存在的問題，并制定相應的解決方案，對于提高教學質量，促進中職衛校學生全面發展具有重要作用。在不斷的總結和創新中，教師的綜合素質可以得到提高，教師的工作熱情得到不斷增強，使教師在教學改革中變得更加積極和主動，促進中職衛校教學水平不斷提高。
1.3 促進中職衛校可持續發展
隨著經濟迅速發展，中職衛校面臨著巨大的社會壓力，教學檔案的有效管理，是提高中職衛校教學質量的可靠保障，對于促進中職衛校可持續發展起著重要推動作用。現代化建設中，國家對中職衛校教學改革給予了高度重視，制定了相關考核標準，因此，在實踐教學過程中，加強中職衛校教學檔案管理，對于提高中職衛校教學水平具有重要意義。
2 中職衛校教學檔案的特點
根據中職衛校的發展情況來看，中職衛校教學檔案具有的特點有以下幾個方面：
2.1 專業性
在中職衛校的教學過程中，教學檔案的整理和管理是根據各個專業來進行分類的，不同的檔案內容需要按照實際專業情況進行歸納，由于專業較多，教學方法、教學模式等都不一樣，因此，中職衛校教學檔案具有較強的專業性，以對教學檔案進行有效管理，維持中職衛校的正常教學秩序。
2.2 時間性
在進行中職衛校教學檔案的管理時，要根據檔案的實踐進行合理的排序，便于對不同時期的教學情況進行分析和總結。只有根據各個專業進行不同時期的教學檔案分類整理，才能在短時間內對教學計劃、教案材料和學生成績等進行快速查閱，提高教師的工作效率，使整個中職衛校的教學檔案更加完整、有效。
2.3 憑證性
中職衛校從成立開始到現在的發展期間，代表學校實力的憑證、教學水平的憑證和管理質量的憑證等，都在中職衛校教學檔案的范圍內，因此，中職衛校教學檔案具有憑證性，是中職衛校整個發展過程的有利鑒證。其中，具有較高價值的資料包括教師長期的教學經驗、學校辦學方針政策等，是衡量中職衛校教學水平的重要憑證。
2.4 多樣性
在中職衛校的教學檔案管理中，教學檔案的內容較多，包括的方面比較全面，檔案分類的形式較多，檔案的載體包括電子、實物等幾種，因此，中職衛校教學檔案具有多樣性。在實際管理中，需要根據不同的時間、不同的作用和價值的高低等來進行不同形式整理和儲存，以保證中職衛校教學檔案的時效性。
3 加強中職衛校教學檔案管理的有效策略
3.1 增強意識，完善檔案管理機制
我國現代化建設中，中職衛校必須提高對教學檔案管理重要性的認識，增強教學檔案管理意識，促進檔案管理工作有效性不斷提高，與此同時，不斷完善教學檔案管理機制，制定教學檔案管理管理制度和考核標準，在日常管理工作過中，嚴格按照規范標準執行。在實踐過程中，快速提升檔案管理工作人員服務意識和專業水平，確保中職衛校教學檔案信息的準確性、可靠性和完整性，促進中職衛校教學質量不斷提高。
例如：在中職衛校的日常管理中，教學檔案管理的有效性直接關系著教學檔案信息的安全，與中職衛校未來的長遠發展有著密切聯系，因此，學校管理人員必須加強對教學檔案管理工作的監督，制定責任制，增強教學檔案管理工作人員的責任感，促進中職衛校教學檔案管理水平不斷提升。
3.2 加強培訓，注重專業人才培養
在中職衛校的教學檔案管理中，工作人員的工作技能和專業水平都有待提升，因此，中職衛校領導層必須加強檔案管理人員的專業培訓，招聘懂檔案管理知識的工作人員，吸收優秀信息網絡技術人才，以提高中職衛校教學檔案管理的有效性，防止檔案盜竊事件發生，確保檔案信息的完整性。例如，在檔案管理培訓的過程中，組織檔案管理工作人員參加技能比拼大賽，有利于提高檔案管理工作人員的自我提升意識和競爭意識，促進中職衛校教學檔案管理有效性不斷提高。
3.3 加強管理，促進管理信息化發展
在不斷加強教學檔案管理的同時，中職衛校要注重全體檔案管理工作人員綜合素質能力的提升，在實踐過程中，運用先進信息技術，促進中職衛校教學檔案管理的自動化、信息化和現代化。隨著信息網絡技術的推廣和運用，在進行中職衛校教學檔案的管理時，要特別注意電子檔案信息的管理，以保障中職衛校教學檔案電子信息在網絡上的安全。
本文在介紹知識管理是勘察設計行業信息化發展趨勢的基礎上，分析行業內檔案信息化建設現狀及存在問題，認為知識管理的實施對于促進檔案信息化管理和開發檔案信息資源具有積極意義，并提出如何構建以知識管理為導向的檔案信息化建設體系。
【關鍵詞】
檔案；檔案信息化；知識管理；勘察設計
一、勘察設計行業信息化的發展趨勢
目前我國勘察設計行業大部分單位對知識管理僅處于收集、積累的起步階段，例如，正在逐步建設以設計數據管理為核心的應用平臺，可根據需求擴展其知識庫的分類，將設計成品、科研成果轉化為分類專題知識庫，實現資源整合共享。而行業內有的企業在知識收集、融合、利用和創新方面的建設取得了顯著成果，構建了項目工程檔案數據模型，集成管理檔案、圖書、情報資源，開發了以檔案信息資源為核心的多元化數據中心、高效的數據管理系統和智能的知識利用平臺，建立知識管理實施體系，實現知識資源統一整合和標準化、規范化管理，并智能推送，從而實現個人知識組織化，組織知識個人化，提升核心競爭力。勘察設計行業信息化發展從以數據管理為核心，到現在大部分以信息管理為核心，最終必將提升到以知識管理為核心。行業的發展決定了知識管理的必然性，而行業信息化的發展趨勢，必將深刻地影響檔案信息化建設的發展趨勢。
二、勘察設計行業檔案信息化建設的現狀
檔案管理大多經歷了手工管理階段、計算機輔助管理階段、檔案信息資源管理階段三個階段，部分行業領先的企業已經開始探索知識管理。隨著行業內越來越多企業使用協同設計、出圖管理等系統，逐步實現“從管理紙質檔案向管理電子檔案轉變，從管理靜態文檔向動態電子文檔過程管理轉變，從只管理終版文件向工程全生命周期的文件管理轉變”，逐步實現電子文件的存儲、查詢、共享、權限、版本控制等管理，從而奠定了實現工程電子檔案全生命周期管理和進而開展知識管理的良好基礎。推進檔案信息化有利于推動實施知識管理，促進資源共享，但現階段行業內檔案信息化建設中仍普遍存在以下問題：一是檔案管理人員容易安于現狀，忙于傳統的檔案整理和調閱圖紙這些繁瑣的常規性業務工作，管理理念和工作方式沒有與時俱進，缺乏開展檔案收集工作的多維視角，尚未樹立前端化、全過程管理的理念，沒有主動地參與設計過程的管理和控制，僅靠管理手段難以驗證歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性。二是由于單位的設計成果、科研成果分散在各設計部門，出于自己查閱方便、保護本部門知識產權的思想，這些部門歸檔意識和共享意識不足，大大增加了檔案部門檔案收集及時、齊全完整和資源共享最大化利用的難度。工程檔案歸檔范圍廣，文件內容較多，時間跨度大，歸檔工作在后端，檔案部門難以判斷歸檔內容是否齊全完整，十分被動。
三、構建以知識管理為導向的檔案信息化建設體系
作為知識型企業，勘察設計單位歷年積累的設計成果和科研成果豐碩，可挖掘利用的知識資源豐富，若這些資源不能規范積累和有效利用，無疑是對企業知識資源的巨大浪費，而豐富的檔案信息資源正是顯性知識的主體，因此，借助知識管理的發展趨勢，做好信息化中長期規劃，加快推進檔案信息化建設極其重要。檔案信息化是檔案事業發展中的一項動態系統工程，“它不是單純的技術現代化、手段現代化過程，也不能簡單地與檔案數字化、網絡化建設等同起來”，它要求檔案部門將信息技術運用到檔案管理中去，“以檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息法規、政策、標準為保障”。當前，對于大多數企業來說，員工對知識管理的認可度低，信息化層次和使用效率低，尚未具備全面鋪開開展知識管理的條件，為此，知識管理需分三步走，第一步是夯實檔案信息化基礎，推動知識管理的實施；第二步是分步建設知識體系，優化資源利用；第三步是優化內部管理，完善管理機制。而對于檔案管理部門來說，在這過程中構建以知識管理為導向的檔案信息化建設體系可大有作為。
（一）夯實檔案信息化基礎，推動知識管理的實施。
以檔案信息化作為知識管理的基礎是勘察設計行業的必然選擇，一是設計檔案是設計人員的直接成果，是設計單位數量最多、價值最高、利用最頻繁的信息資源；二是檔案管理已有比較完善的基礎，同時也已積累了大量的經過系統整理的信息資源。因此，實施知識管理，首先就要開展以知識管理為導向的檔案管理，進而是以檔案管理為基礎的知識管理。針對行業內檔案信息化管理現狀，提出以下三點：第一，增強共享意識。知識管理不是某個部門、某部分人的事，需要每個部門、每個員工的共同參與，共建、共享知識資源。保護知識產權可以激勵信息資源的創造與產生，但知識產權的過度保護，在一定程度上又會抑制信息資源的共享與使用。知識產權代表了智力成果創造者與投資者的利益，屬于個體利益，而資源共享代表的是單位集體利益，即代表了所有員工共同使用信息資源的權利，如何平衡兩者利益，增強共享意識和共建動力，是實施知識管理首要解決的問題。第二，豐富知識資源。一方面，開展數字化工作，尤其是圖紙檔案，將歷年來大量的紙質圖紙轉化為電子圖紙，上傳到檔案管理系統，并進行圖紙信息著錄，便于設計人員在線檢索、預覽圖紙，促進檔案信息資源的高效利用；另一方面，樹立以知識管理為導向的檔案管理意識，明確依據利用需求，擴寬資源收集范圍，為專項知識庫建設打好基礎。第三，加強各管理環節的無縫對接。以檔案信息化為基礎的知識管理，并不僅僅是檔案部門的工作，它涉及到技術管理、項目管理等多個環節和多個部門，是一個綜合管理控制過程，從信息資源的形成、收集、整合到安全使用，需要各部門的有力支持和配合，不同系統間的相關數據對接和整合對于實施知識管理至關重要。知識管理需要建立在完善的標準管理、過程管理和成果管理的基礎上，所以首先需要通過各種過程管理系統實現對設計過程的全程管理和對生產經營、行政管理的全面管理，這正是獲取知識資源的基礎，進而對已有的過程數據和成果數據進行科學梳理，從中提取有效知識，深入挖掘，形成知識地圖，便于檢索利用、智能推送。
（二）分步建設知識體系，優化資源利用。
知識管理的基礎和核心是資源建設，目標和導向是知識服務。首先必須明確知識的來源、結構和價值，深化分析核心知識和知識服務應用的需求，從戰略發展、業務流程等進行總體規劃，制訂目標和實施策略，然后分步建設知識庫，建立知識管理系統或平臺，深化數據的組織，優化數據的利用，解決各類知識資源的收、存、管、用問題，提供資源整合共享、交流指導、多維度展示及檢索利用的平臺，方便利用者自如地獲取知識和分享知識。依據企業自身需求分步建立專題知識庫是構建知識體系的基礎，如建立包括行業規范、作業指導書、標準圖集等的基礎庫，包括方案、圖紙、設計資料、圖片視頻等的工程庫，包括標準流程庫、標準產品庫、論文庫、科研成果庫、專利庫等的成果庫，等等。
（三）優化內部管理，完善管理機制。
無論是檔案信息化建設還是實施知識管理，都不僅僅是建立系統、集中數據，更重要的是要為有效的資源獲取、分享和利用創造條件，需要技術、管理和文化三重體系的支持。因此，為確保知識管理平臺的及時更新、長效運行，需要優化內部管理，完善知識管理機制，包括知識管理崗位制度、知識和更新制度、知識使用規范、知識考評制度等，充分調動設計人員的積極性和主動性，引導他們改變觀念，把知識管理工作納入崗位職責，同時盡量不增加他們的工作負擔。雖然知識管理在勘察設計行業的應用還處于探索階段，但其重要性和緊迫性已逐漸成為行業共識，若能長遠規劃，確立知識管理發展戰略，推動信息化建設，必將推動企業在科技創新和可持續發展的道路上更快地前進。無論是信息化建設還是知識管理，都不是個別部門的事情，需要多個部門合作、全員參與，檔案部門應抓住機遇，在做好檔案實體、信息利用服務的基礎上，進一步創新管理方式和服務方式，促進檔案信息資源更好地發揮其憑證價值和參考價值。
作者：葉琳芳 單位：廣東省建筑設計研究院
【參考文獻】
[1]中國勘察設計協會，關于印發《“十二五”工程勘察設計行業信息化工作指導意見》的通知[Z]，中設協字〔2011〕30號.
企業要建立現代企業制度，對檔案工作是一種挑戰，也是一種機遇。企業檔案工作者都要抓住機遇，勇敢地面對挑戰，積極尋找為企業服務的新途徑、新方法，不斷發展企業檔案管理工作，為企業的經濟發展發揮應有的作用。
一、要深刻認識加強企業檔案管理的意義與現狀
企業檔案是企業的寶貴財富，它的重要性主要體現在以下三個方面：一是維護企業經濟利益和合法權益。因檔案真實記錄著企業各項活動，在處理是非和各種糾紛中，檔案是最有說服力的證據。二是維護企業歷史真實面貌。檔案是在企業發展中積累和形成的，是企業歷史的真實記錄，它見證了企業的昨天和今天，是后人了解過去的最重要途徑。三是提高企業管理水平。企業領導在作出某項決策前，都要查閱大量的資料，從中找出決策的依據；企業總結工作、制訂計劃；處理問題時，也需要了解情況和熟悉政策；正確指揮生產經營，更要靠有關的經濟法規、統計數字和市場信息。而這些文件和資料很多都保存在檔案里。它是企業各級管理干部加強企業管理的重要參謀。
當前企業檔案管理存在著不少不盡如人意的地方。首先是企業領導不重視，檔案管理投入不足，如檔案室往往是企業里辦公環境最差的位置；專(兼)職檔案管理干部由于人員流動頻繁，業務不熟悉；檔案管理手段和工具跟不上時代需要，檔案的開發利用尚待大力發掘；檔案管理制度執行力度差等問題。這與企業發展的需要和檔案管理的現代化總體要求形成較大差距。
二、加強企業檔案管理的措施，不斷促進檔案管理升級
1.加強檔案室硬件建設。從長遠目標考慮，宜建立具有一定承壓能力的專業化檔案室，配備專業性強、自動化程度高的檔案柜組。應將現有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，清除非檔案物品，做到檔案室專用；購買必要的書柜書架，專存圖書，實行檔案、圖書一體化管理；購買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設備，確保檔案安全。
2.明確歸檔制度。企業的檔案屬于企業所有，企業工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。
3．不斷豐富檔案內容。在規范行政檔案、人事檔案、財務檔案的基礎上，要不斷豐富新的檔案內容，逐步建立起經營客戶檔案、科研技術檔案、知識產權檔案等涉及企業生存和發展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。
4．增強檔案的利用功能。檔案的目的在于利用。要充分利用檔案的資源優勢，及時為企業生產、經營、管理、技改、研發以及改革、對外交往提供直接參考服務；要因地制宜利用資料編輯一些資料冊、圖片展，宣傳企業文化，方便業務操作。
5．穩定檔案工作隊伍。檔案管理是一門專業性強的業務，是一門科學，做好檔案管理，主要在于檔案專業人才。要從企業長遠發展出發，有意識地培養一批檔案專兼職人才，逐步提高檔案專業人才的待遇，使專業人才能長期扎根，為企業服務。要教育和引導檔案人才熱愛檔案工作，為檔案工作獻青春。
三、積極探索企業檔案管理工作的創新方法和理念
1.管理的創新。信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。
⑴信息管理。在信息時代，文件信息管理除文件內容之外，更多的是梳理、提煉出機構文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環節、內容，納入工作流程，并對產生的文件信息實施統一管理。
⑵信息工作人員管理。信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業的核心數據信息。因此，加強對信息工作人員的管理，是非常現實和必要的。具體做法主要有：建立并提供管理政策，明確職責，各盡其責；策劃并提供應急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應急反應；經常對相關人員進行安全教育和宣傳；經常開展業務培訓，提高人員綜合素質，盡量避免誤操作等安全隱患；建立嚴格的權限管理機制；規范信息數據的轉移、加工程序，提出數據校驗模型，加強人員的管理。
2．制度的創新。如何保證信息系統在應用過程中，能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發揮其最大效能；如何規范地應用、開發信息系統，以獲得最好的效果，靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理是密不可分的。從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。
3．服務的創新。信息化時代，檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。
關鍵詞:高校檔案信息資源共享;管理機制;構建;思考
要保障高校檔案的管理的高效率和高質量，就要注重現代化的信息技術的運用。高校檔案信息資源建設，把書面檔案資料進行適當加工成為電子文本資料，建立網上檔案資料數據庫，建立健全檔案信息共享機制，建立健全各部門的檔案信息聯動機制，同時推動高中學校檔案管理工作科學發展，逐步實現現代檔案資料管理信息化與自動化。但是，在現實中，高校檔案信息資源共享還存在一些列的問題，諸如檔案管理人員的缺失、重視程度不夠、各部么不配合等問題。只有將這些問題加以解決才能保證高校檔案的可持續發展，
一、高校檔案信息資源共享的管理存在的問題
1.檔案資料難以收集，高校的重視程度嚴重不足
檔案作為高校各種文件的集合體，是高校建設和發展的有力憑證。但是在實踐中，高校對于檔案管理的重視程度不高，主要經費側重于高校建設和學科建設，對于內部管理制度的建設一筆帶過。從檔案管理工作實踐中，可以看著學校管理層比較注重教學管理和高校建設，學科管理和校園建設的文件較多，而對于檔案管理的相關文件非常至少，同時忽視檔案管理對教學管理的輔助作用，錯誤地認為檔案管理工作就是純屬于保管事務，而沒有探知檔案的歷史性價值、指導性價值等，導致高校沒有投入過多的人力物力。管理層普遍認為保證方案不丟失、不損壞、不泄密，能夠用于外調、查檔、分配等工作便可。由于高校不重視檔案管理工作，所以檔案管理工作人員多為兼職，專業人才缺乏，兼職人員要么來自校內的任課教師要么來自于校外大學生，學校的任課教師在承擔大工作量教學后，難以投入精力于檔案管理工作中，而校外大學生自身經驗不多，對該學校也不熟悉，所以才會導致檔案管理工作進展不順。
2.信息化管理系統不完善，各部門配合度較低
由于管理人員信息化系統不完善、缺乏現代計算機知識以及缺少管理制度的約束，導致檔案管理工作的效率及安全性在不同程度上受到制約。此外，受學校資金的限制，學校資金投入主要集中在教學管理上，對檔案室的資金投入少之又少，導致檔案室硬件環境設施不齊全。檔案管理部門配備的掃描儀、電腦、打印機、復印機等設備非常有限，而且經久未更換，導致一些設備超負荷運轉，嚴重影響工作效率和質量。在以往的工作中，高校管理層主要將將檔案管理工作全權交由檔案管理部門進行管理，導致檔案管理的相關部門對檔案管理工作不上心，不注重對檔案管理工作的配合。事實上，檔案管理工作的系統性很強，需要學校各部門間通力合作、密切溝通才行。
二、高校檔案信息資源共享的管理對策
1.提升檔案管理人員的職業素養和職業技能，建立專業化的檔案工作隊伍
做檔案管理工作，不是一項簡單工作，而是一項系統化的工作，涉及到檔案收集、檔案修訂、檔案整理、等各項工作。為了提高檔案管理工作的效率和質量，高校就應該從實際出發注重定期組織檔案管理人員進行專業培訓，不斷優化檔案管理人員的專業知識和專業技能，根據培訓內容設定相應的獎勵機制，從而調動檔案管理人員的工作積極性和主動性，激發檔案管理人員的工作興趣，保證檔案管理人員的工作質量和效率。通過培訓，讓每一個檔案管理人員能夠熟悉地掌握校史檔案、了解學校檔案的內容和開放策略、掌握學校的歷史和文化名人、熟悉已有的檔案編研成果等。培訓的方式應該要多種，既可以邀請相應的專家進行專業講座，也可以將相應的檔案管理人員送到專門的學校去學習，還可以由內部組織形成相應的培訓小組，從而幫助檔案管理人員具有較好的業務技巧和職業能力。管理人員能夠利用培訓所學的技能技巧，運用到檔案管理工作中，能夠更好地對各種檔案檔案進行整理、分類、排序、補充等，保證檔案材料更加真實、可靠、全面，使得檔案管理工作有條理、全面、系統。
2.推進檔案管理工作的信息化建設，打造檔案信息網絡共享平臺
隨著科學技術的不斷發展和進步，計算機網絡技術已經融入進各行各業。為了檔案管理工作更加先進、科學，就應該注重運用計算機網絡技術在檔案管理中的運用。要推動現代化的檔案管理工作改革，實現高校檔案信息資源的網絡化、數字化、信息化的目標，運用計算機網絡技術不可或缺。在檔案儲存方面，需要借助海量存儲，保證檔案信息的安全，諸如數字光盤、移動硬盤、芯片等現代信息載體在檔案管理中已經被普遍運用。在檔案查詢和登記方面，運用計算機網絡技術可以更加便捷、快速。在檔案備份方面，運用計算機網絡計算能夠解決檔案的遺失所帶來的一些問題，從而有效地維護檔案數據的完整性。在檔案聯系方面，檔案管理人員可以借助計算機網絡促進不同領域、不同部門之間的信息溝通。在高校檔案信息服務上，運用計算機建立相應的服務平臺，可以有效地實現在想查詢、網上等。由此可見，在檔案管理工作中，運用好計算機網絡技術，能夠使得工作更加有序、合理、科學。
3.建立健全收集工作的聯系制度，使檔案材料更加齊全
檔案整理工作作為一項系統性工作，是對高校各種工作的文件管理工作，因而就決定了檔案管理工作不只是局限在檔案管理部門之中，強調檔案管理部門與其他部門之間聯系。因而，高校的管理人員應該根據實際情況，加強檔案材料收集聯系制度的建設。根據檔案管理的自己需求，建立健全統一性的檔案管理網絡系統，加強對各個部門的文件管理和收集。、建立健全各個部門之間的檔案聯系制度的同時，還應該要嚴格做好檔案材料審查工作，對不符合歸檔要求的材料絕對禁止歸檔。對于需要歸檔的材料應該嚴格按照歸檔要求操作，注重對畢業證書、學歷證明等關鍵材料的復印件的管理。同時，對材料書寫的規范性進行審查，避免墨跡不規范影響檔案保存的年限。
三、結束語
隨著科學技術的不斷發展和進步，建立健全信息化的高校檔案管理，實現現代化的檔案分享是智能化、高效化、現代化高校建設的重要指標。所以在檔案管理工作中，高校管理人員應該從實際出發，重視檔案管理的作用，建立健全檔案信息管理制度，加大檔案管理人才的培養，注重信息化檔案系統建設，從而保證檔案管理工作的質量和效率。
參考文獻
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關鍵詞：醫院職稱檔案；建設；思考；管理
醫院職稱檔案是醫院人事檔案工作的一個重要組成部分，是醫院衛生技術人員和管理人員學術水平、業務能力及工作業績等方面的原始記錄。作為知識型、技術型密集的醫療機構，每一位衛生專業技術人員都十分看重職稱晉升，以體現自身的專業實踐能力，另外職稱檔案能為醫院知人、用人提供重要依據。
1 醫院職稱檔案的構成
醫院職稱檔案一般由各類職稱文件、個人申報材料及各類申報表格構成，是醫院在各項職稱評審活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等歷史記錄。具體為：
1.1 各類職稱文件
包括來自上級主管部門，如國家衛計委、省衛計委及人社廳等部門下發的有關職稱管理的文件和各種資格審批通知，醫院內部職稱工作中形成的具有保存價值的文件材料，如關于醫院職稱評審及聘任的相關規定、職稱評審通過人員獲得資格名單和聘任文件，申報晉升職稱人員公示、答辯記錄，各級評委會會議記錄和投票結果，兄弟單位之間參觀、交流的經驗材料等。
1.2 個人申報材料
主要指專業技術人員的業務能力、學術水平和工作及科研業績。業務能力包括任職期間所完成的工作量統計，學術水平和科研業績包括科研成果、論文、論著，送審代表作評價意見，主持或參與科研課題數量和到位經費，專利申報，成果推廣和所獲獎項。另外還有各種學歷、學位證書，專業技術資格證、聘任書、年度考核表、全國或省職稱外語統一考試成績單、計算機應用能力考試成績單、繼續教育證，各類獲獎榮譽證書等。
1.3 各類申報表格
包括專業技術職務申報評審表、衛生專業技術資格考試合格登記表、大中專畢業生初次認定專業技術職務認定表、專家對晉升人員代表作的評價意見、專業技術資格審批表、專業技術任職考核表等。
2 醫院職稱檔案與人事檔案的區別
2.1 醫院職稱檔案特點
醫院職稱檔案除了和人事檔案具有重要性、真實性、多樣性、連續性、實用性、保密性等共同特點外，也有自己的特征。一是專業性強：醫院職稱檔案涉及的職稱系列范圍有衛生系列、會計系列、經濟系列、工程系列、檔案系列、社科系列等諸多職稱類別。二是階段性明顯：醫院職稱檔案是每個具有專業技術職稱的職工，從進入醫院工作后，試用期滿后，經過初級、中級、高級專業技術職稱晉升，晉升為高級職稱以后，其檔案材料移交醫院管理，管理工作的階段性明顯。三是復雜性較突出：醫院不但有大量衛生專業技術人員和輔系列專業技術人員，也聚集了不少行政管理和工勤人員，涉及的職稱系列如前所述復雜多樣，由于申報不同系列職稱有不同的學歷、資歷、工作業績、科研學術水平的要求，所以提交的職稱晉升材料也因人而異。
2.2 相同點
醫院職稱檔案與人事檔案都是以個人為立檔單位，二者間存在相互聯系、交叉和滲透的關系，并有內容上的部分重復和雷同，而且，材料的形成都是以原始、真實、精確和濃縮的方式記載。
2.3 不同點
人事檔案是記載個人經歷、政治歷史、工作業務能力、學識及專業特長、職稱及職務、政治面貌、獎懲、工資、離休和退休等情況，全面展示和概括個人各階段、各方面的具體狀況。而職稱檔案具有一定局限性，主要是針對衛生專業技術人員的業務工作、科研情況以及與科研、論文有關的一切業務情況的記載材料，較多材料和內容都來自業務和科研檔案，可直接反映醫院的業務能力、科研及管理的動態、實力和水平。
3 建立醫院職稱檔案的重要性
醫院職稱檔案主要反映了專業技術人員的業務能力、學術水平、工作業績和科研能力，個人職稱申報及評定材料的收集及建立，科研成果、論文、論著，新技術新項目的申報等材料都是個人工作、科研情況的真實寫照。具體表現在以下四方面：
3.1 評價性
客觀、公正的評價每一位醫務人員是醫院實施科學管理的前提。醫院職稱檔案能真實地反映醫務人員業務能力，依據完整的醫院職稱檔案材料就能比較客觀、準確地評價出一個醫務人員工作能力的大小、學識水平的高低、科研能力的強弱。
3.2 信息性
醫院職稱檔案是醫院完整的或重要的人才信息庫，即可為醫院正確評估醫務人員隊伍，嚴格醫療管理，尋找辦院路子，明確辦院方向提供能力和教學水平信息支持。同時，目前醫院實行崗位聘任制，也需要這些檔案提供可靠信息。
3.3 依據性
衛生專業技術人員生活和工作都離不開檔案，職稱材料是他們合理流動的“通行證”和“身份證”。辦理工作調動、申請出國、進修學習、攻讀學位、工資調整、晉升職務、醫療保險、退休等手續時都離不開職稱證明。
3.4 參考性
醫院職稱檔案的建立與管理，能為單位選拔人才提供可靠依據。通過調閱他們的職稱檔案，可以全面了解他們學習、工作情況，進而為領導決策提供參考。
4 建立醫院職稱檔案的措施
4.1 增強檔案意識，建立健全運行機制
首先，要從建立醫院職稱檔案的管理機制入手，明確一名人事部門領導分管醫院職稱的業務工作，并在條件許可的情況下，建立醫院職稱檔案室，實行專人專管。宣傳建立醫院職稱檔案的重要性，增強他們的檔案意識，在全院范圍內形成主動收集、自覺上交應歸檔材料的良好氛圍和科學的運行機制；其次，要建立健全各項規章制度，使檔案材料的收集、整理與歸檔工作有章可循，步入制度化、規范化管理軌道。
4.2 提高檔案管理人員素質
人員素質的高低直接影響醫院職稱檔案工作質量的優劣，因此要求檔案人員既要有檔案管理方面的知識，又要有職稱管理方面的專業知識，并要掌握較先進的現代化管理技術。這就需要現有工作人員通過培訓、自學或與兄弟單位同行之間相互交流等方式，增強其理論知識和實踐能力，提高綜合素質培養。應有高度的責任心、事業心，需要有扎扎實實、任勞任怨的工作作風和默默無聞的奉獻精神。
4.3 加強規范化管理
4.3.1注重材料收集工作。人事檔案中的專業技術資格申報評審表，大中專畢業生初次認定專業技術職務認定表，專業技術人員年度考核表，上級部門和醫院下發的職稱文件，以及各種各級職稱會議記錄，醫院、學術委員會、高評委投票統計表等材料是非常重要的。檔案管理人員在收集整理時應認真檢查，一旦發現歸檔材料有所遺漏，應及時尋找，以確保檔案完整。
4.3.2注重整理工作。按專業或科目分類、整理、歸檔，力求以客觀事實為依據，做到客觀、公正、公平，有目的地進行篩選，去粗取精。
4.3.3加強保管工作。近幾年隨著醫院規模的擴大，流動人員日益增多，職工數量迅速增長，人事檔案等各類檔案的轉遞也日趨頻繁。對檔案的借閱、調檔等要建立相應的制度，嚴格履行手續，做好檔案的保管工作。
4.4采用先進的現代化管理手段。要開發醫院職稱檔案的管理軟件，運用計算機將醫院各類專業技術人員按年齡、學歷、工作業績等諸方面進行結構比例分析，作出表格或圖表，為醫院搞好專業技術人員業務考核利用做準備，為專業技術人員的管理提供保障，同時也為業務考績檔案的開發利用做準備。
參考文獻
（一）檔案管理職務在高職院校的地位低
很多年以來，高等職業院校對于檔案管理職務是高等職業院校的一種基礎性的管理職務已達成一致意見，然而，因為檔案管理職務同時也是一種服務類型的職務，所以許多高等職業院校表示檔案管理職能較難發生所謂的能直接凸顯的辦學功效，因此，導致了高等職業院校檔案管理職務目前所處位置的狀況：在高等職業院校許多的管理職務中，檔案管理職務不能凸顯教師才能，是陪襯高職院校其它職務的綠葉，是別類管理職務的儲存庫與奠基石。許多高等職業院校在理念上意識到了檔案管理職務的顯要性，然而在現實工作中沒有產生對檔案管理職務的注重，特別是某些高等職業院校以院校機構變革為托詞，有意識地弱化檔案管理機構的管理職務功能與地位，使檔案管理機構沒有發揮其價值。所以，在高等職業院校的所有檢查評析中大家通常會察覺到如下狀況：急需的資料數據缺失或匱乏，現存的或完善的資料數據大部分是臨時抱佛腳編造出來的。
（二）檔案管理任職人員專業素質低下
現今，許多高等職業院校檔案管理職務人員的專業素養普遍都不高。高等職業院校檔案管理人員大多都并非專業人士，并未受過檔案管理專業的訓練，也缺乏相關專業的高等學歷：某些高等職業院校為了吸收或留下引薦的教授、博士后等高端人才，而將他們的親屬分配到檔案管理機構任職；甚至某些高等職業院校為了拉攏關系而聘任臨時工來進行檔案管理工作。此類的任職人員隊伍，導致高職院校檔案管理員工對檔案管理職務的地位與顯要性注重不足甚至完全忽視。而且檔案管理機構和其它管理的職務部門溝通很少，匱乏檔案訊息的獲取渠道，其職務人員匱乏電腦操作能力，檔案管理職務的變革更新很難實施，這便使得高等職業院校的檔案管理職務顯得僵硬呆板，很大程度上阻礙了高等職業院校檔案管理職務水平的提升。
（三）檔案管理基礎設備陳舊落后
現今，許多高等職業院校檔案管理機構已初步配置了計算機等辦公設施，然而計算機的應用領域僅僅局限在檔案條目等文字的輸入，檔案應用的無紙化、數字化、網絡電子化程度十分低。某些檔案管理機構并未配置相應的設施，甚至連計算機都并非現代化的計算機，其中有的是其他系部或處室棄用的計算機，通過維修改裝后設置的，難以配置現代化的管理軟件系統。更加突出的，是直到今天某些高等職業院校檔案的采集、記錄、編排、分門別類等各項工作都靠人工手寫，并非采取現代化的訊息技術。因為人工手寫速率低、出錯率高、工作量異常巨大，當面臨檢查評析時，此類高職院校的檔案管理人員必需頻繁地深夜趕工突擊編輯，致使檔案訊息出錯率高漲、漏洞頻現，非常大地削弱了檔案管理卷宗的品質與可信度。
（四）高職院校檔案應用率低
現今，許多高等職業院校檔案管理的內容依然是以基礎建設、黨員職務、行政教學、財務類檔案為主，其它科目的檔案內容幾乎沒有。例如圖片檔案、語音檔案、錄像檔案、實體物檔案等十分缺乏，本院校的特色檔案更是所剩無幾，即使有一些也由于保存不當之類的因素而陳舊損傷。如此就使檔案管理職務全方位為教學研究、用人機構和檢查評析服務的職能作用弱化，檔案應用面也變得十分狹窄。并且因為陳舊思想理念的影響和脫離時代的檔案管理規章制度的限制，導致一些高等職業院校的檔案管理職員匱乏服務意識、工作效益低下，致使檔案主體的需求通常需辦理許多紛繁復雜的手續才可以滿足，如此就很大地減少了檔案的利用效率。
二、高等職業院校檔案管理職務的發展對策
（一）提高高職院校檔案的認識水平
必需充足理解高等職業院校檔案的內涵價值、地位以及功效意義。眾人皆知，高等職業院校的檔案內容是別類管理職務的重要訊息源頭之一，是高等職業院校的財富庫藏。其對于推進高等職業院校的教育教學創新變革、科學化管理院校、提升教育教學品質、拓展科學研究、提升工作效益、維護院校各項權益、展覽院校各項特色以及發展流程具有至關重要的作用價值。
（二）提升高職院校規范化檔案管理水準
高職院校規章體制是實現檔案管理職能規范化的行事準則。高等職業院校必需嚴格依據相關的檔案法規，綜合本院校的客觀狀況，制訂相應的可操作的規章制度與規范標準，并對此類規章制度和規范標準的落實與履行狀況進行周期性檢驗、獎罰評析，依據法律法規實行治理檔案、維護檔案、使用檔案。建設有成效且井然有序的管理機制。強化檔案監管職務部門的責任意識，建設出一個知法守法的高素養的檔案管理專業化人才單位，在職務工作中強調按章處事，堅決履行堅持原則不動搖的要求，履行職務水準不走樣，執行程序不投機取巧，嚴格遵規守紀。如此方能保障高等職業院校檔案管理職能規范化、高水平。
關鍵詞：畢業生檔案；管理信息系統；系統設計
檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或實物，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發展，科技進步，檔案的載體發生了變化，出現了電子檔案。電子檔案不同于傳統的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業、部門都采用了電子檔案管理系統，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現在以下幾個方面：
（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統對于大多數中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。
（2）技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統的安裝配置與系統管理都需要有較高的專業知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發商的依賴性很大。
（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際使用當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
高職學院畢業生信息管理是學院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計算機技術還不發達的年代，主要是靠紙質的學籍卡來保存畢業生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計算機技術和管理信息系統的發展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統的紙質管理模式。使用畢業生檔案管理系統來管理畢業生信息，具有手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優點能夠極大地提高學生畢業生信息的管理效率。該系統使用B/S模式Web服務器端的開發環境，它可以產生和運行動態的、交互的、高性能的應用程序。本系統對檔案管理系統的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統在ASP的開發環境下，使用SQL server 數據庫，實現了學校畢業生畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統從需求分析、系統的設計、具體功能的實現都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。
下面簡要介紹畢業生檔案管理系統的設計。
1、需求分析
為了提高畢業生檔案管理的水平，信息管理員需要對學生信息進行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統的主要目的就是利用軟件實現學生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業學生信息要求準確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學生的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。
2、用戶身份級別要求
根據用戶身份的不同從而對系統的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能。
系統管理員：使用本系統的信息管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統的所有權限。主要負責對畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶：本系統的一般用戶，能夠對畢業生信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業生信息的權限。
3、系統功能模塊設置
具體操作：對畢業生信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。
（1）畢業生信息的錄入：管理員對人事信息的添加
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業生信息，需按畢業生實際信息錄入；
（2）畢業生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員在畢業生信息發生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使畢業生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業生信息；
（3）畢業生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業生信息，系統提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規查詢，如按姓名、性別、專業、工作單位等信息可以直接查詢；
（4）畢業生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業生畢業生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；
（5）畢業生信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的畢業生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業生信息進行打印。為方便管理統計畢業生信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有畢業生列表，對其畢業生列表進行打印。
（6）管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：系統由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統的全部功能，一般用戶就能對畢業生信息的修改、查詢、打印的功能。
3、系統開發的其他方面
在系統的開發過程中可以使用快速原型法，在短時間先開發出 一個比較簡單的管理系統。讓幾個管理員先試用，然后提出各種修改意見。對這些意見進行篩選和論證，之后對系統進行修改、測試、檢查、直到系統性能達到用戶需求為止。原型法的主要優點在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統生存周期的設計階段起到積極的作用。經過一段時間的不斷補充、完善，這套管理系統功能基本符合學校要求，能夠完成全校學生信息的輸入、統計以及打印，并提供完整的系統維護功能和相關的權限管理機制。同時也考慮到了系統數據冗余的問題，對于數據的一致性的問題也通過程序進行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開展。