時間：2023-07-17 16:30:49
導語：在檔案管理四性原則的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
一、醫院綜合檔案管理存在的問題
（一）缺乏對綜合檔案管理重要性的認識
人們對事物的認知直接影響事物的發展方向，正確的認知有利于促進事物的發展壯大，而錯誤的認識勢必會成為事物發展的重大阻力。目前來說，我國部分醫院對綜合檔案管理的認識不足，特別是在建設電子檔案的過程中，不少醫院存在諸多誤區。例如，有的醫院管理者認為檔案信息化發展是勞民傷財，是盲目追新的項目，有的醫院管理者認為數字化開發只是技術人員的任務，等等。上述誤區的存在成為醫院綜合檔案發展的絆腳石。之所以會出現上述誤區，一是由于檔案管理人員尚未全面認識到自己在綜合檔案管理中的社會職責，尚未意識到這一工程的復雜性、系統性。二是由于檔案管理人員對綜合檔案管理的重要性認識不到位，缺乏主動管理意識，再加之缺乏具體經驗，從而導致多種管理行為問題的出現。
（二）檔案管理制度不完善
目前來說，我國部分醫院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導致檔案管理出現混亂。再加上醫院缺乏細化、可操作性的管理制度，不同部門對自身的檔案管理職能認識不到位，缺乏標準的檔案收集范圍，導致多種重要數據、信息的流失。此外，醫院綜合檔案管理需要復合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設的科學技術，嚴重阻礙了檔案綜合管理的健康發展。
（三）電子檔案不完善
現階段，我國部分醫院電子檔案建設力度比較薄弱，尚未充分發揮電子檔案的優勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設標準，導致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉化均不合理，某些紙質文件在轉化過程中也會出現部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對電子檔案進行檢索，沒有按照要求對紙質檔案進行編號，兩者之間無法做到一一對應，這勢必會影響到對醫院檔案的利用。
二、醫院綜合檔案管理問題的解決策略
（一）提高檔案管理意識
提高檔案管理意識，加強領導支持，是做好醫院綜合檔案管理的基礎。在新形勢下，醫院各級領導必須高度重視，加大檔案建設力度，在提高認識的基礎上，加快標準化體系建設力度，并積極與國際社會接軌。與此同時，醫院應通過會議、宣傳、活動等方式，全面提升醫務人員對檔案管理重要性的認識，使其認識到自己的任務與職責，更好地促進綜合檔案管理工作的開展。另外，還應完善檔案管理獎懲機制，將檔案管理效果與質量直接與醫務人員的考核結果相掛鉤，全面提升相關人員的檔案管理主動性與積極性。
（二）加強檔案管理制度建設
加強檔案管理制度建設，完善檔案管理機制是醫院發展的重要保證。醫院管理人員需結合醫院發展實際以及先進的檔案管理經驗，建立健全檔案管理體制，明確醫院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計劃，進一步明確不同職能部門的權限、職責以及檔案管理流程，進而使得各項檔案管理工作的開展有章可循。與此同時，還應加強醫院綜合檔案工作手冊的編制，針對性細分不同檔案的目錄標準、收集單位以及保管權限，在保障檔案資料完整性與真實性的基礎上，方便對檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實事求是原則。在法律標準制定過程中，不同部門必須結合自身實際情況制定符合自身醫院發展的標準策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息權利進行確認，按照權利義務相平衡原則，尋找電子、紙質檔案的平衡點，進而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規建設過程中，應遵循公開、民主、科學的原則，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。
（三）加強電子檔案建設力度
對于綜合檔案管理發展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環節，相關部門必須加強電子文件的保存以及前端控制，從而為系統功能的實現提供強有力的支撐。各級檔案部門必須積極參與到管理平臺建設過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術開發人員的聯系，進一步提升平臺功能的合理性與效率。
在信息化高度發展的今天，我們必須加強電子檔案建設力度，強化電子檔案原始記錄性。具體來說，可從如下方面入手：第一，嚴格執行電子檔案管理規范等國家相關法律標準要求，嚴禁越權操作，進一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強計算機網絡安全配置管理，定期進行網絡維護，及時查殺病毒，保證網絡完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計算機庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護套中，并將其放在安全、穩定的環境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務，其直接關系到檔案憑證的法律價值。在日常檔案管理工作中，必須嚴抓這一工作并形成長效運行機制。
1醫院開展文書檔案管理工作需遵循的原則
醫院在開展文書檔案管理工作的過程中必須嚴格遵循以下原則:首先，標準化原則。多數文書檔案均是由公文轉化過來，因此在文書檔案管理中必須先要做好公文管理，通過制定具有統一性的標準來實現對公文進行標準化管理。其次，規范化原則。在醫院文書檔案管理中，必須對立卷進行規范統一歸檔，規范管理工作流程，規范相關管理技術操作。最后，保密性原則。在醫院文書檔案管理中必須保證文書檔案的原始性，提高電子檔案的加密性，保證所有文書檔案的安全性。
2醫院文書檔案管理創新措施
2．1加強信息化建設
二十一世紀最典型的特征就是高度的信息化，計算機的應用給各行各業都帶來了巨大的變革。在當前環境下，所有的醫院都配備了計算機設備進行辦公操作。因此，在條件允許的情況下，應該把計算機計算應用到對醫院文書檔案管理過程中去，這樣不但能夠有效地提高文書檔案管理工作的效率，還能夠在很大程度上保證文書檔案管理工作的準確性和規范性。在后信息化時期，醫院在發展的過程中一定要針對自身的發展特點，在工作的過程中提高信息化建設的水平，在醫院系統內部建立、完善信息化管理系統，對醫院的文書檔案管理方式做出根本性的變革，從而保障文書檔案管理工作能夠同世界接軌［2］。利用信息化管理主要可以實施三方面的工作:(1)對以前普遍擠壓的文書檔案進行數字化處理，組織專門的人員將這些文書檔案掃描成數字化數據，這樣可以有效地實現對文書檔案的收集和備案工作，有利于保存，提高了文書檔案查閱、使用的高效性，促使文書檔案的價值獲得了提升;(2)實現文書檔案的數據化管理后，每一個醫院都有一個專門的數據庫，醫院可以根據自己的情況同其他醫院建立聯合數據庫，這樣可以實現跨庫資源的檢索，提高了資源利用的效率，也促進了信息的傳遞，有利于促進整個行業水平的提升。
2．2對文書檔案進行歸口管理
在醫院的文書管理工作中，主要涉及財務、人事、醫務、設備等眾多科室。管理工作內容較為復雜，有效管理的難度較大。因此，醫院可將辦公室設置為一個重要部門，主要復雜對醫院相關文件進行收集和運轉。將醫院的文書檔案歸口于醫院辦公室管理工作中，將傳統的多頭管理轉變為專一管理，并派專人對各科室文件資料的上交情況進行嚴格監督和管理，避免文件堆積、文件散亂等現象發生。該種管理模式可實現從源頭上確保醫院文件資料的安全性、完整性和保密性，為醫院文書檔案管理工作質量及工作效率的提高奠定良好的基礎，同時也可促進醫院文書檔案的價值得到更加充分的利用。
2．3完善信息保障體系
隨著信息化檔案管理的不斷深入，檔案信息管理的安全性面臨更多的問題。安全性目前已經成為制約信息技術的主要發展瓶頸，越來越多的人開始關注信息的安全性。在當前情形下，很多醫院根據時代的發展需求都先后建立起屬于自己的文書檔案數據庫，并且也體驗到了文書檔案數字化管理的便捷性，但是在管理和應用的過程中必須保證文書檔案的安全性［3］。所以，醫院應該組織專門的技術人員完善信息保證體系，促使文書檔案管理向著安全的方向發展。首先，醫院應該根據自己的發展情況建立屬于自己的電子檔案管理規章制度，使用電子檔案的過程中必須嚴格的要求，建立使用登記制度;其次，必須頂起對文書檔案的載體進行硬件安全性掃描;最后，強化對檔案管理人員進行業務培訓，提高其管理水平和職業道德。增強其工作責任心，提高其文書檔案保密意識。
3結束語
（一）為動物疫病防控工作的日常需要提供保障
由于對動物疫病的防控具有延續性，在防控工作中進行動物疫病監測或者科研時，經常會用到之前的動物疫病檔案來進行對比和分析，為科學地判斷和解決當下的動物疫病工作中出現的問題提供依據。因此，對動物疫病防控檔案進行科學完善的管理是動物疫病防控工作能夠順利進行的重要保障。
（二）有利于改善動物疫病防控檔案繁雜無序的現狀
動物疫病防控工作需要不斷地進行監督檢測和分析，因此每年都會產生數量很多的檔案資料，如果不對其進行歸類整理，只是簡單地存放在檔案室，長此以往，檔案的數量將會越來越多，對檔案的查詢和使用也帶來了很多不便。對動物疫病防控檔案進行管理，對其進行歸類和整理，對無效的檔案資料進行注銷或舍棄，從而進一步改善當下動物疫病防控檔案管理的現狀。
（三）能夠促進動物疫病防控工作整體水平的提高
第一，進行動物疫病防控檔案的管理可以及時有效地反映歷史和現實工作情況，對動物疫病防控工作全局的掌握和做出正確的決斷提供強有力的后盾。
第二，在對檔案管理的過程中對監督檢測材料的整理和加工，形成科學的分析報告，可以為以后的查閱和運用帶來很大便利。另外，通過檔案室人員對檔案材料的整理和加工，可以更好地為當地動物疫病的防控工作服務，推動動物疫病防控科研工作的進展和防控工作水平的提高。最后，完善有效的動物疫病防控檔案管理還為當地甚至是全國的防疫信息交流提供便利。
二、動物疫病防控檔案管理的原則
（一）完整性
檔案管理的重要原則之一就是保證檔案材料的完整性。由于在動物疫病防控的過程中產生了很多的疾病防治、監督監測檔案材料，繁多復雜，因此對這些檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔從而保證檔案材料的完整性就很有必要。完整的動物疫病防控檔案資料可以為以后疑難問題的查閱和解決提供參考，也可以為以后動物疫病規律的總結和分析提供資料。
（二）有序性
做好檔案管理工作不僅僅是要保證檔案資料的完整性，還要根據動物疫病的方向以及工作的科室進行分類，并本著分析性和學術性的原則對檔案進行劃分和區別保存保管，為工作人員的查閱帶來方便。
（三）科學性
動物疫病防控的檔案管理工作必須具備科學性。由于動物疫病防控的檔案是在工作實踐中日積月累形成的，集中體現了動物疫病防控的監督檢測結果，不但是日常記錄的體現，還為以后的檢測和監督做為參考標準。而且可以通過幾年來對檔案材料的總結對動物疫病的特點、其疾病流行和防治方案進行探索，發現和分析得出其中的規律，促進動物疫病防控工作的科學健康發展。
三、動物疫病防控檔案管理方式的探索和研究
（一）建立和完善檔案管理網絡系統
隨著經濟的發展和科學技術的進步，網絡系統也越來越廣泛得應用到人們的工作和生活中，在動物疫病防控的檔案管理工作中，可以采用與時俱進的現代化網絡系統，檔案人員對檔案材料進行整理和編列，需要查閱的工作人員可以通過網絡快速查詢到，提高工作效率。另外，還可以通過網絡系統上傳和分享檔案資料，讓工作人員更加便利地瀏覽和分析檔案材料。
（二）建立科學的檔案管理制度
只有建立完善的動物疫病檔案管理制度，科學地指導和規范對數量繁多、種類多樣的動物疫病檔案管理工作，才能有效地將檔案管理的科學性落到實處。第一，了解在深入和詳細了解動物疫病防控檔案的材料范圍之后，根據實際情況和歸檔范圍建立和完善動物疫病防控的檔案管理制度。第二，對于不同科室和不同范圍的檔案要實行統一管理，但是可以使用標識進行區別，便于查閱。最后，嚴格執行動物疫病防控的檔案管理工作，切實將檔案材料保管和利用好，嚴禁任何損害動物疫病防控檔案管理工作的行為出現。
（三）加強檔案管理人員的培訓和提升
檔案管理人員一般都是在檔案整理和歸檔的實踐中有積累了豐厚的經驗，而傳統的檔案管理工作也主要是依靠經驗的重復使用。而由于動物疫病防控的特殊性，有必要對相關的檔案管理人員進行再教育和培訓，增加他們對動物疫病防控專業知識的了解和認識，全面提高工作能力，也為推動動物疫病防控工作的發展做出貢獻。
（四）以考核做監督，增強責任意識
對動物疫病防控檔案的管理工作還需要以科學合理的考核制度做監督，對檔案管理人員的工作內容和工作效果定期進行考核，這樣不但能加強檔案管理人員的責任意識，還能通過考核發現工作中的不足并加以改進，促進動物疫病防控的檔案管理工作向著正確的方向發展。
【關鍵詞】信息化管理；檔案管理信息化
一.引言
檔案真實的記錄著一切活動，既有歷史資料，也有成長過程的見證。隨著計算機技術的逐漸成熟和擴展，信息化技術被應用到檔案管理活動中，提高了檔案管理的科學性和合理性。在信息化檔案管理條件下，要求館員的素質能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。
二.檔案信息化管理概述
1.檔案信息化管理系統的組成
信息化檔案系統由檔案采集系統、檔案管理系統以及網上查閱系統三部分組成。
（1）檔案采集系統：該系統的主要功能是能夠對紙質檔案材料進行數字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統維護、檔案審核四方面，同時能夠在網絡上實現多個客戶端同時對不通材料檔案進行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應用中非常方便、快捷并且高效。
（2）檔案管理系統：該系統的主要功能是能夠對人事檔案材料進行收集、整理、鑒別、統計、轉遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業務管理以及系統維護四個部分組成。
（3）網上查閱系統：該系統能夠讓人事檔案資料信息進行網絡瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統內的資料不被破壞或竊取。
2.檔案信息化管理的價值和意義分析
檔案信息化管理是我國現代化高科技不斷發展的必然結果。隨著科技的不斷進步，信息技術對人們工作和生活的影響越來越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計算機專業軟件的開發和使用，很多專業的管理軟件層出不窮，且在實際工作中得到很多的利用。在整個工作流程當中需要制定出健全的政策制度，結合當前相關信息檔案管理工作的難點和原則，同時對今后工作當中應當重點遵循的核心原則，以及基本的指導方向等進行全面和系統化的分析，旨在以此為基礎更好的實現對相關工作和政策理念的健全完善。
三.信息化檔案管理對高素質館員的要求
1.檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求
檔案信息數字化、網絡化是檔案工作的必然趨勢。經過實踐證明，檔案信息化可以讓每一個檔案信息的利用者在任何時間、任何地點利用網絡在檔案管理系統中獲取所需要的檔案資料和信息。檔案信息化一方面能最大限度的提高檔案信息的利用效率，另一方面能有效的提高檔案信息的管理效率。網絡系統管理檔案可將傳統的文本圖件方式的檔案信息轉化為數字化檔案，并可使用u盤等不同的存儲介質存儲起來，從而使得需要存儲時間較長的檔案信息，通過電子科技的方法，存儲在存儲介質中，避免了傳統信息存儲的缺陷，進而讓每一位信息利用著都能準確快速的獲取所需要的信息。
2.檔案信息化中檔案工作者的信息素養要求
隨著科學技術的進步，信息化的快速發展對于促進檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養的概念，信息素養在檔案信息的管理和利用過程中的意義也變得越發重要起來。怎樣在信息化的環境當中提高檔案工作者的信息素養也成為檔案工作中需要重視的方面之一。對信息素養的理解主要包括：對信息的真實性和準確性具備精確的判別能力；能夠做到對信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么管理和利用獲取的信息。信息素養的相關領域很廣泛，是需要具有特定的素養的，它涉及范圍很寬的知識，包括社會上的、經濟上的、法律上的、資源上的、電子科技方面等，和很多種學科領域都有著莫大的關系。
四.信息化檔案管理館員素質培養策略
1.提升綜合素質
首先從提高管理人員綜合素質開始，管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學習計算機技術，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓，并且要開展培訓評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現工作人員內部的優勝劣汰，應當加強檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設相關措施，嚴格的進行項目的審核與研究，同時還應當在技術的發展過程之中增強資金的投入力度，依靠技術的支持，依靠規范化的管理和運行，還應當加強對檔案管理工作的分析。需要注意的是當前檔案信息安全管理是相關項目建設的重點和難點，在實踐的工作之中應當結合傳統工作的經驗，對于相關技術文件，還應當進行一定程度上的修改和補充，常見的諸如工作檔案以及人事檔案等等，在存儲的過程之中應當嚴格的遵循方便后期修改的基本原則，而對于一些合同性的文件，在實踐當中不僅需要對其中的關鍵層面內容進行分析同時還應當結合今后的改革方向實現對政策的完善和補充，更好的促進檔案信息化管理邁向新局面和新階段。則應當保證其存儲格式的科學性，保證后期查閱資料的方便與快捷，這一點是當前檔案管理工作的基本原則。
2.檔案工作者要再提高認識
檔案工作者要切實提高認識，真正認識到檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質對檔案管理信息化發展的關鍵作用。要全面認識檔案特別是信息化社區檔案的價值作用，擺正心態、樹立責任意識，切實找差距、補不足，轉換角色應對信息技術帶來的挑戰，要自覺學習先進知識、信息技術以及現代管理等知識，努力掌握好外語和應用計算機、網絡技術的能力和水平，堅持長時間多種類學習，讓自己可以順利應對檔案管理信息化的要求。
3.在職檔案人員培訓要再強化
檔案工作者素質的提高除自身因素之外，也需要領導多提供學習和培訓的機會。領導者要多渠道、高頻率為檔案工作者提供學習機會：第一，檔案工作者座談會，通過定期或不定期組織不同社區的檔案工作者進行經驗交流，讓經驗多的、技術能力好的檔案管理員帶動經驗少的、技術能力不好的檔案管理員。第二，組織檔案管理人員到高校學習檔案采集、處理與數據庫加工、信息技術及計算機系統和網絡設計與開發等技術知識。
一、高校圖書館檔案管理的原則
高校圖書館的檔案管理工作應該有它所固有的原則作為指導，這樣才能更好的開展工作，推動高校圖書館的進步與發展。
（一）靈活實用的原則。高校圖書館所開展的工作是為了更好的為學校師生提供服務，因此檔案管理工作的開展就必須遵循靈活實用的原則，以便更好的構建圖書館的服務體系。對檔案的管理是為了方便將來主要管理人員對已有信息的查找和利用，若在檔案管理中存在著很多繁瑣的問題將影響管理者的決策。
（二）存儲信息真實的原則。信息以決策的依據，正確真實的信息是管理者做出科學決策的前提，保證信息的真實性也是圖書館社會責任的體現。在檔案中若存在著虛假的信息，不僅會使決策失誤還會嚴重影響圖書館的社會形象。
（三）信息全面的原則。信息的全面包括大范圍的全面也包括小范圍的全面。所謂大范圍的全面就是指檔案需要有各個部門的信息，各個主體的信息。比如圖書館自身的文化建設信息、圖書館的招商政策、每一年采購計劃的制定、圖書館人事檔案的管理等。小范圍的檔案管理是就一個具體的責任主體而言的，比如對圖書館工作人員每個季度的業績考核的信息的管理等。
二、高校圖書館檔案管理的問題
高校圖書館與信息現代化的發展似乎并不矛盾，但是高校圖書館必須做好信息的現代化管理，即對圖書館檔案的管理，但是就目前的情況來看，大多數高校圖書館在檔案管理上還存在很多問題。
（一）對檔案管理的意識薄弱。部分高校圖書館的規模較小，認為對檔案進行管理是不必要的工作，只會浪費圖書館的財力和時間。在中國領導起著決定作用的社會，管理層對圖書館檔案管理的不重視，是圖書館檔案管理存在問題的根本原因。而高校圖書的流動性較大，圖書館檔案類型的多樣也是圖書館管理者認為檔案管理不重要的另一個原因。
另一方面，檔案管理問題的潛伏期較長，檔案管理的漏洞所帶來的危害通常在數年甚至是十多年之后才會出現，因此在短時間內管理者無法意識到檔案管理存在的必要性。我國開始推行檔案管理的時間較短在這個方面的成熟度還不夠，宣傳的力度較小，缺乏法律體制的約束等等原因，最終導致了圖書館管理者對檔案管理意識的薄弱。
（二）管理方式的單一性。雖然說大部分高校圖書館開展了檔案管理的工作，但是就他們的管理模式上而言，存在著過度單一管理不科學的問題。部分高校圖書館為了盡量的節約成本，受經濟條件的限制并沒有引進先進的現代化的檔案管理設備，在檔案管理上還是采取的比較傳統的手段，以紙質資料藏館的方式對現有的檔案進行管理。這種方式的工作量較大，一般還是需要人工進行填寫，修改與查找，在工作的過程中工作量較大，而且還容易出現遺漏，導致人事資料和客戶信息的遺漏，將會嚴重影響圖書館的發展。
檔案管理的方式缺乏正對性，目前高校圖書館的檔案管理一般都是按照國家現有的有關規定所指定的，在管理上存在著籠統性。但是高校圖書館是多樣的，規模上有大有小、類型上變化多端，他們各自需要的是相對具體的管理方式，這樣才能更好的針對本圖書館的實際情況開展檔案管理工作。
（三）管理體系的不完善。管理意識的缺乏必然會導致管理體系的混亂與缺失，一個圖書館需要進行檔案管理的信息很多，包括圖書館的戰略信息、人力資源的招聘、圖書館文化、客戶資料的管理等多個方面。絕大多數的圖書館始終一味的堅持“以圖書為中心”的思想或者是“以學生為中心”的思想而顧此失彼，導致管理的內容不完整。
管理過程缺乏嚴格的程序規定，在管理上沒有嚴格的程序界定，按部就班。根據河南省檔案局對高校圖書館檔案管理的調查顯示，在已建立檔案管理的高校圖書館中有72%的圖書館并不清晰檔案管理的嚴格程序，在對的檔案管理的效果的考核上也缺乏行之有效的機制。
（四）檔案管理人員的專業素質不強。據河南省檔案局的調查顯示，河南省高校圖書館里從事檔案管理工作的人員有64.5%并不是檔案管理專業的人才，甚至還有部分人員并不是管理類專業畢業的人才，也有一小部分管理人員并不具備高等教育的學歷。在現代化的檔案管理要求下，僅僅依靠過去的管理經驗是遠不夠的，必須具有現代化的管理知識與思想才能做好現代的檔案管理。專業素質的不足所造成的危害會在圖書館的逐漸發展中顯現出來，比如說不能按時完成檔案管理工作，最終將會影響圖書館各個辦公室正常工作的開展。有的高校圖書館檔案庫房設施陳舊落后、環境差，完全不符合檔案的保管要求，對圖書館的經營和形象有很大的損失。
三、圖書館檔案管理的優化
為了適應現代化圖書館發展的需要，必須對圖書館檔案管理的模式進行創新和優化，使圖書館在競爭中處于優勢地位。
（一）擴大宣傳、促進重視。教育部門要幫助高校圖書館樹立檔案管理的危機意識，讓高校圖書館的管理者認識到圖書館檔案管理的缺陷會造成的問題，擴大檔案管理的宣傳力度。比如在當的電視媒體上以公益廣告的形式提醒高校圖書館的管理者重視檔案管理；在報紙傳媒上以專版的形式介紹高校圖書館的檔案管理，可以是成功的經驗也可以是某一圖書館失敗的教訓；在政府的網站上公布加強高校圖書館檔案管理的要求，并向各高校圖書館下發文件，強制其做好檔案管理，定期對高校圖書館的檔案管理工作進行考核，對于不合格的給予一定的處罰。
針對檔案管理中管理人員業務素質比較低的情況，政府部門需要組織高校圖書館對檔案管理人員進行培訓，由政府部門來組織專家來開展工作，參與培訓的費用給予一定的補貼。另一方面鼓勵高校圖書館招聘具有專業素質人才的檔案管理者開展檔案管理工作，使檔案管理專業化。
（二）運用現代化的管理設備。現代高校圖書館的檔案管理已基本上不再是對人的依賴，而是對信息化技術的依賴，因此高校圖書館必須購入現代化的檔案管理設備增強管理的可靠性。在傳統的模式中，對檔案的管理完全依賴于管理者，當這名管理者離職之后，對現有檔案的查詢就會帶來很大的困難，而且管理的效率也極其低下。
采用現代化的管理設備之后不僅可以對不同的檔案進行分類管理，還大大提高了檔案管理的效率。建立一個檔案管理的數據庫之后，所需要的資料只需要在電腦上查詢即可獲得，使得對檔案信息的利用更加方便有效。
（三）優化管理方式。不同規模的高校圖書館可以采取不同的管理方式。大型圖書館可以采取集中統一管理模式和協作式管理模式，開展時間久，管理高標準、嚴要求，相應的管理理念及方式更科學完善，這樣的管理模式可以更好的為大型高校圖書館的檔案現狀服務，大型高校圖書館檔案管理基礎堅實，大型高校圖書館作為管理榜樣需要嚴格認真對待管理模式的選擇；中型高校圖書館可以采取分散管理模式，根據中高校圖書館自身的實際情況和對經濟效益追求的總體目標，分散管理模式管理形態獨特的共存性與漸進性，可以使檔案資源的實體管理、檔案信息管理與檔案知識管理等科學化、系統化，將檔案管理的責任和權力都交給下級部門，責任明確的對檔案進行管理，不但符合中型高校圖書館的綜合實力，還滿足中小型高校圖書館的現狀及對社會效益追求的近期目標，為圖書館的管理和利用服務；小型高校圖書館可以采取社會化管理模式，社會化管理機構擁有科學系統的管理規范及制度，具有高素質的專業從業人員，相關管理設施及設備也與時俱進的更新，小型高校圖書館的檔案存放在這樣的機構中可以得到專業管理，由于中小型高校圖書館無論是檔案資源的數量、類型，還是檔案管理的實力都是其檔案工作開展的障礙，檔案意識的提高使小型高校圖書館必須根據圖書館的這種現狀找到與之相符的檔案管理模式，社會化檔案管理模式無論是對圖書館規模、圖書館實力的要求都與小型圖書館實際情況相符合。
現如今，隨著信息化建設在各個領域的不斷運用，在提高管理效率的同時，還促進了經濟的發展。尤其是對醫院檔案信息化建設來說，信息化建設的工作效率是否到位直接影響醫院中的服務質量與管理效率。從傳統的角度出發，進行檔案管理能讓現代企業準確地掌握內部的人事狀況與財務等狀況。
二、在醫院檔案管理中信息化建設的地位
就現代醫療機構管理來說，人們開始對醫療服務越加重視，因此要想提升醫院中的服務水平，融洽醫患關系，就必須做好檔案的管理工作，增強醫院中檔案的信息化建設。在醫院的檔案管理工作中，檔案信息化建設地位日趨重要，所以要建立起系統化的管理平臺，合理地進行檔案調用，實現資源共享，擴大醫療服務項目，提升醫院在社會中的影響力。
三、提升醫院檔案管理中信息化建設的核心策略
無論從哪一層面出發來分析檔案的信息化建設，對醫院的內部管理來說都有著極為重要的意義，同時也已成為了現代化醫院檔案管理中不可缺少的一部分。從檔案管理中的執行上來看，進行信息化建設能促進醫院中檔案的管理工作，對于管理者來說，在選擇需要的檔案資料時，就能更加方便快捷，保證醫院中整個管理工作的順利進行。
（一）注重做好檔案信息化建設中的關鍵之處。進行信息化建設的主要步驟就是要將以往的一些紙質資料錄入到系統中去，并對醫院內部中的人事資料以及各種醫療設備檔案進行信息化管理，這樣不僅可以延長保存的期限，還能便于后期的查找與翻閱。其次是要將各類病例以及檢測化驗檔案等進行信息化處理，這樣就能保證日后在調用這些資料的過程中有跡可循。
（二）堅持檔案信息化建設在醫院檔案管理工作中的原則。通過對檔案信息化建設的重要性進行分析可以看出，在實際的信息化建設過程中，應當要堅持以下幾項原則，這樣才能確保在醫院檔案的信息化建設更加的完善與具體。1.規范性。在進行檔案信息化建設的過程中，要堅持以規范性的原則來構建醫院中檔案信息化系統。2.歸檔雙軌制。在進行檔案信息化建設時，要盡可能的執行歸檔雙軌制，不能認為紙質的檔案管理在信息化建設下就沒有作用了。3.長期管理。在醫院的檔案管理上，要堅持長期的管理。經過實踐可以看出，只有在醫院檔案管理過程中做好信息化的管理。才能凸顯出醫院檔案信息管理的價值，才能在原有的基礎上，真正改變醫療服務的質量。
（三）提高醫院管理者的信息素質，提升管理效率。隨著信息化建設的不斷深入，在醫院中也要及時組織人員進行信息技術的培訓，提高管理人員以及管理者對信息技術的認識與運用，提升人員的綜合素質。所以，醫院檔案管理人員要注重提升以下幾個方面的認識：首先，身為檔案管理人員，就要注重提高自我意識，增強自身服務能力，形成良好的自我觀念，提升對信息技術的運用能力。其次，要具備良好的職業素養與一定的專業技能，這樣才能在進行檔案信息化管理的過程中提高工作質量與效率。再者，身為檔案管理人員，還要具備一定的知識底蘊與良好的心理素養。最后，在日常的管理工作中，要注重細節，并堅持以細節來提高管理，在管理工作中，保持充足的精力與熱情。
（四）注重提升醫院檔案管理中的內在要求。隨著信息化的不斷發展，各類管理制度與規章流程也在不斷地完善中，因此也就提高了醫院中檔案信息化水平。現如今在我國的各大醫院中，都在進行了檔案信息化建設。所以在管理模式上，也要不斷的更新，這樣也就提高了醫院管理效率以及醫療服務的水平。
（五）加強醫院中檔案信息的安全管理力度。由于醫院中的檔案種類比較復雜，因此，從醫院的角度出發，在進行檔案管理的過程中就要做好信息的安全與保密工作。對于檔案信息的保密來說，醫院中也存在一些機密性的文件，如：醫院內部的人事檔案以及病人的病例檔案等，都是不能進行外泄的，否則將嚴重影響醫院的長久發展以及信譽度。所以，在對這些文件進行管理的過程中，就要安排專業的人員進行管理，或可以建立出一些信息的公開級別，從根本上加強醫院中檔案信息的保密性。而對于醫院檔案信息的安全來說，首先要考慮的就是由于在醫院中進行信息化管理還處于剛剛起步的階段。因此在進行管理的過程中，不可避免的會發生一些技術上的問題，如病毒的侵染以及黑客的惡意攻擊等。所以，在醫院享受信息化管理帶來便捷的同時，還要做好紙質檔案的管理工作。
四、結語
關鍵詞：高校檔案；管理體系；績效管理；應用策略
高校檔案管理一直以來都是高校管理工作中重要組成部分。當前我國高校檔案管理體系存在一些不足和弊端，無法適應信息社會的發展需求。應用匯總績效管理理論，有利于構建更加合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，促進檔案管理人才隊伍的建設。
一、匯總績效管理理論
匯總績效管理即PerformanceManagement（PM），是一種以提升個人及團隊組織的管理績效為根本目的，實現組織單位的管理戰略及目標的實用性極強的科學管理模式。這是以提升單位組織成員的工作效率及相關業績為直接管理目標，以此開發個人和單位組織的工作潛能。實質上匯總績效管理是一個系統性管理流程，其具備極強的邏輯性和目標控制性等特點。匯總績效管理理論應用的實踐過程包括多方面內容，首先是績效管理計劃的和管理目標的制定，在此基礎上確定績效匯總管理的具體實施步驟和詳實過程，在相關績效考核信息已集中匯總之后，進入科學化標準評估階段，同時在績效評估結果完成之后進行有效的反饋，將績效評估結果應用至單位組織的團隊建設之中，以此總結工作實效方面的弊端和不足，為組織經營目標的優化提供重要參考依據。在整個匯總績效管理過程中，需要注意的是，在績效管理考核之前要明確考核的意義，針對考核指標、考核要素以及評分標準等關鍵點進行科學設置，保障績效管理的科學合理性和客觀公正性。這樣才能真正保證績效匯總考核的實效價值，同時也能提高系統單位的運行效率。
二、當前高校檔案管理體系的建設現狀
針對高校系統的綜合管理能力評估方面，高校檔案管理的效率和水平一直以來都是重要的評估部分。高校檔案是指高校系統在教學科學、運行管理工作過程中形成的具備一定憑證參考價值的文字、圖表、實物以及影像等多類型歷史信息記錄，能真實反映高校在長期教學實踐中形成的經驗總結，記錄了高校教育事業發展信息，為高校未來的教學工作和管理運行提供了重要參考依據，能促進高校整體管理工作的科學發展。經歷了幾十年以來的漫長發展歷程，我國的高校檔案管理工作取得了相當程度的進展，規范管理檔案的相關基本機制已經建立，針對檔案管理的硬件設施和軟件建設都已相應的改善和發展，但就當前高校檔案管理體系的建設現狀而言，還是存在一定不足，同時也具備很大的優化空間。
（一）高校檔案管理專業意識不強
高校檔案管理往往集中于科研成果信息資料的收集部分，對于高校系統的檔案管理范圍和管理工作意義缺乏全面的認識。傳統檔案管理觀念單純集中于針對紙質檔案的收集和整理分類的簡單功能，因此對于檔案管理工作的人力物力支持相對比較匱乏。同時高校檔案管理工作重保管輕使用，偏重于檔案的保密性管理，缺乏現代化的服務理念，這從長遠來說不利于檔案工作科學系統的發展。
（二）高校檔案工作績效管理缺乏科學性
當前我國高校檔案管理工作中的績效管理主要注重績效評估職能，其評估標準遵從于上級部門所涉及的相應考核表，一般情況下是從德能勤績等方面入手，根據打分情況區分優秀、合格和不合格等方面，將評估結果匯總至人事部門。這樣單純注重績效評估的績效管理模式往往會流于表面，忽視了績效管理工作的多方面系統層次內容。高校系統中績效管理應包括三個層次：高校層面績效管理目標、檔案管理部門績效目標、檔案管理人員績效目標。績效管理的目標計劃設置應遵循自上而下的原則，結合工作實際，以發揮檔案管理工作人員的自主能動性為主要目標，提高高校檔案管理工作的實效性。
（三）高校檔案管理方式缺乏創新
當前高校檔案管理過程中，對于檔案管理工作意義的認識不夠清晰，認為檔案管理工作僅僅是針對紙質資料的收集、裝訂和整理保存，忽視了高校檔案對于高校本身運行管理、教學改革、科研創新等方面的積極促進作用，因此對于高校檔案工作的投入支持較少。高校檔案管理方式依舊停留于傳統管理模式上。隨著信息時代的不斷發展，檔案信息化管理進程的發展也是必然趨勢。在當前高校檔案管理工作中，相應的數字化目錄檢索系統已得到初步建立，但當前高校檔案管理的信息化應用程度并不高。
三、應用匯總績效管理理論的建設目標
我國高校檔案管理體系在建設過程中，因傳統管理模式的不足，很難適應現代化信息社會的發展，因此應用科學的匯總績效管理理論，有利于促進檔案管理工作的效率提升，更好發揮檔案管理工作的職能同時，確保檔案管理體系的科學性和合理性。績效管理理論作為學科管理模式，應用至檔案管理體系中，其建設目標為改善檔案管理工作人員的業績表現，優化開發工作人員與單位組織的雙向潛能，從而實現高校組織的管理戰略目標。應用匯總績效管理理論，構建科學化的檔案管理體系，需要注重檔案工作的系統性，同時還需要堅持公正客觀的管理原則，選擇量化的統一績效管理指標，定量與定性原則有效結合，讓高校檔案為高校運行管理和科研創新進行服務的同時，高校檔案管理工作也能成為高校建設過程中的重要組成部分。
四、匯總績效管理理論在高校檔案管理體系中的應用策略
（一）高校檔案績效管理目標的科學化設置
就高校檔案管理體系構建而言，應用匯總績效管理理論需要從管理目標的科學化設置角度出發，根據高校層面的績效管理整體目標，檔案管理部門的管理目標和檔案工作人員的績效目標等不同層面，自上而下進行相應設置。高校檔案管理工作的績效管理目標應包括管理體制建設目標、基礎業務建設目標、檔案管理人才建設目標、檔案服務利用效率建設目標等。在這些基礎績效目標設置基礎之上，還要考慮高校檔案管理職能的深層次拓展目標，只有應用匯總績效管理理論，對于高校檔案管理工作進行科學化的目標設置，才能明確管理工作的發展方向，為管理模式的建設指明相應指導性方向。
（二）高校檔案績效管理指標的明確制定
如果說高校檔案績效管理目標是宏觀調控范疇，高校檔案績效管理指標則是更為詳實的考核標準構建。績效指標的制定要考慮管理工作的層級性，首先是一級績效管理指標的制定，這包括組織管理、檔案保管、基礎業務建設、檔案開發利用這四個層面的指標設置。在此基礎上是二級績效管理指標的制定，這包括更加具體的管理機制、人才建設、檔案管理硬件和軟件設施的構建、檔案開發和利用相關制度的完善等多方面內容。需要注意的是，隨著信息時代的不斷發展，檔案管理的硬件和軟件設施構建要適應新形勢的發展需求，完善硬件設施，同時優化軟件條件的儲備。
（三）高校檔案績效管理的激勵目標設置應用
匯總績效管理理論至高校檔案管理體系之中，可極大發揮績效管理的激勵職能。這同樣需要設置科學化的激勵目標。例如在績效管理與薪酬管理進行有效結合的過程中，可以適當設置相應的激勵空間，給予檔案管理工作人員相應的自主能動發揮空間。當前我國檔案管理人員的薪酬組成體系中，基本薪酬采用全國統一標準，但績效部分的薪酬管理體系則可以根據績效評估結果來進行相應的激勵和獎懲，這與檔案管理工作人員的晉升和降級直接相關，堅持優勞優酬的績效管理原則。這樣的應用策略不僅能夠激發檔案工作人員的工作熱情，促進其工作的效率提升，還有利于整體檔案管理人才隊伍的科學建設。
（四）應用匯總績效管理促進高校檔案管理信息化進程
隨著社會信息化程度的不斷加深，檔案利用的信息化進程也亟待得到相應的重視。我國當前高校檔案管理工作中，信息化應用程度并不完善，主要應用于信息化檢索等方面，在檔案開發和利用服務等方面的信息化開發程度并不高。在新形勢下，檔案管理工作的核心不再是傳統的注重保管及收藏職能，檔案管理將更加注重開發和服務功能。這就需要建立更加科學的檔案利用信息平臺，應用現代化管理理念，提高檔案檢索、檔案利用以及檔案開發的效率，利用現代化信息工具更好地進行查檔工作，增強檔案績效管理的功能發揮，以能更加滿足廣大師生的檔案利用需求，實現推送式檔案服務的創新職能。
五、結束語
高校檔案管理是高校事務管理工作中的重要組成部分，同時也是一個實效性極強的系統工程。高校檔案管理的水平對高校管理起著極大的影響作用。應用匯總績效管理理論有利于提升高校檔案管理的工作效率，促進檔案工作向更加科學化和系統化的方向發展，從而促進高校管理工作的順利進行。在應用績效匯總理論的過程中，需要注重管理目標及相應指標的科學設置，同時有效地將績效管理與薪酬管理進行科學結合，為檔案管理人才隊伍的建設提供相應的激勵和競爭機制，另外還能促進檔案信息化進程的科學發展。
參考文獻：
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我國對于人事檔案管理的研究起步較晚，所以，在很多因素的影響下，人事檔案所面臨的主要問題就是很多檔案找不到主人，就是我們稱之為的“棄檔”現象，這種現行嚴重的影響了人事檔案管理的工作，根據不完全的統計，全國有將近65萬的人事檔案至今無人問津，這還不包含遠離家鄉外出打工的學生族。從這些“棄檔”的現象中，我們不難發現我國傳統人事檔案管理所具有的弊端，在傳統人事檔案管理中，檔案是要跟隨人員的調動而轉走的，就是所謂的“人檔不分離”，這種管理模式嚴重的與如今信息化社會相互矛盾，同時，在傳統人事檔案中，提供個人思想教育、家庭背景以及社會關系方面的內容較多，而對于工作的能力、經驗以及特長等方面內容涉及的很少，總的來說，傳統人事檔案管理中，重學歷、資歷，輕能力、業績；重歷史，輕現實；重抽象，輕具體。因此，要想適合我國干部人事制度的改革以及市場經濟的發展，就必須要創新人事檔案管理制度與模式。
二、創新制度人事檔案管理制度應遵循的原則
1.人事檔案在職能上，要以確立服務機制為主要原則，人事檔案的記錄內容要以單位管理為出發點，不僅要具備個人的自然信息，也要具備相關的工作信息，這就要求人事檔案的管理要符合市場流動人才的使用、管理和流動。
2.人事檔案的內容要具備一定的完整性，檔案記錄的內容一定要做到詳實和準確，因此，新型的人事檔案記錄的內容，一定要完整、全面和豐富，能夠真實的反應一個人真實的精神面貌，從而，為社會提供一個準確的檔案存檔。
3.人事檔案管理一定要實現通用的原則，實現通用的人事檔案，首先，就是要確保人事檔案的標準化，這種標準化要根據國家的相關法律法規以及地方人事檔案的編制規則進行。其次，就是要實現人事檔案的規范化，就是要保證檔案的內容要實行統一規范，最后，就是要求人事檔案的制定還要符合網絡化的要求，從而便于人事檔案的流通。
三、變革人事檔案管理的模式
1.美國人事檔案管理的制度與模式。在人事檔案管理模式和制度中，不同的國家，由于人事管理制度的不同，其檔案管理模式也存在著不同，本文以美國人事檔案管理的特色進行分析，以此探究符合我國的管理模式。在美國人事檔案管理系統大體分為兩種，一種是公立系統，一種是私立系統，在公立系統中，人事檔案的管理是由人事部門和檔案管理機構相互配合進行的，這種緊密的聯系，在很大程度上便于人事的調動和流動。在私利系統中，其管理的特點是進行“人檔分離”，這種管理將就職人員與退休離職人員的檔案進行分開管理，就職人員的檔案有就職單位和有關部門進行保管，離職和退休人員的檔案則由另例的其他部門進行統一的管理。此外，在美國檔案管理機構中，還存在著一個較為權威的機構，就是社會保障署所建立的社會保險號和人事檔案記錄表。這些保險號和檔案記錄表成為了美國公民的另一種身份的象征，通過保險號，很容易查看人員是否存在一些違法和違紀的行為，因此，這種檔案形式，成為了很多企業用人審核的標準和依據。
2.建立社會化、開放式的人事檔案管理的新模式。由于我國人事檔案管理方面的不足，本文建議借鑒國外一些先進的檔案管理模式，建立一個社會化、開放式的人事檔案管理新模式。實現我國人事檔案管理的社會化，就是要強化建立具有社會性質的檔案管理機構，從而解決一些人員檔案無法保管的問題，在原來很多企業和機構都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業者和退休人員的檔案無人保管，建立社會檔案管理機構，在很大程度上會解決這種矛盾。同時，實現我國人事檔案管理的開放性，就必須要采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，同時，在保障安全的情況下，實現人事檔案的網絡化共享，積極的促進人事檔案網絡管理的形成，這樣可以從傳統單一的人事檔案管理手段中，解脫出來，實現一個開放式的管理模式。
四、結語
關鍵詞 成人教育 學檔案生 檔案管理
中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A
1 加強成人學生檔案管理的必要性
成人學生檔案管理的內容主要有學生個人基本情況表、學籍變動情況、教學計劃表、入學注冊登記表、學習期間注冊表、學籍卡片、各科成績、考試試卷、教學計劃表、畢業資格審核、畢業生鑒定等，基本上囊括了學生從入學到畢業離校期間的所有第一手資料。加強成人學生檔案管理，主要是由成人教育的特征所決定的。
1.1 成人教育的特征
第一，成人教育對象的廣泛性。我國當前成人教育對象十分廣泛，不論其受教育程度、職業、年齡和性別，只要愿意和有學習能力，都可以接受教育。因此，從某種意義來講，只要有愿意學習的人，就必定會存在成人教育。
第二，成人教育領域的開放性。作為我國教育體系的重要組成部分，成人教育依附于社會而存在，具有很強的社會性。特別每一種生產活動，都存在成人教育，每一個社會組織中，都存在一些成人學習者，每一種公共文化教育設施和傳播媒介，都可以成為成人教育的地方。成人教育具有很強的開放性，面對全社會，服務全社會，依附全社會。
第三，成人教育內容的豐富性。成人教育對象較為復雜，往往是帶有一定目的而進行的學習。因此，成人教育不僅有一些包含聽說讀寫等基本課程，而且還包括心理調適、休閑娛樂、職業禮儀、政治法律等擴展課程。
第四，成人教育過程的終身性。與階段性的在校教育不同的是，我國成人教育時間不限、周期不限，是終身的，只要還有學習能力，都可以接受成人教育。在其從學校畢業，走上工作崗位以后，可能會彌補“本領恐慌”、“知識恐慌”，就可以繼續接受成人教育。
1.2 加強成人學生檔案管理的必要性
第一，基于學生的角度來看，學生檔案管理是學校的重要資源，也會加強對學生管理的重要手段。學生在接受一定階段的成人教育以后，可以通過檔案對比，分析其能力提升和知識增加的重要依據，是評價學校教育質量的重要方式。
第二，基于學校的角度來看，加強對成人學生檔案的管理，是不斷提升學校教學質量的重要基礎。通過加強對成人學生檔案的管理，可以有效檢驗出學校在教學管理中是否還有漏洞，這對成人教育的發展具有重要作用。
第三，基于檔案管理自身角度來看，我國當前成人學生檔案管理中，還存在檔案意識不強、管理不到位等問題，直接導致成人學生檔案管理中存在諸多問題，加強對成人學生檔案管理，一方面對于推進成人學校學生管理的科學化、制度化和規范化具有重要意義，同時還可以將成人教學方法和教學水平放在一個更加全面的角度進行比較，形成良性競爭氛圍。學校領導和教師在這種競爭氛圍中，將會投入更多精力轉變教學理念、教學模式、教學方法，促進成人教育教學水平和管理水平。
2 我國當前成人學生檔案管理中存在的問題
2.1 成人學生檔案管理制度不健全
在市場經濟條件下，我國各個成人院校更加注重教育的經濟效益和社會效益，但是對于成人學生檔案管理存在重視程度不夠、認識模糊等問題，在硬件檔案管理辦公條件和設施硬件投入不夠，檔案管理手段落后、管理方法混亂等問題。甚至一些成人院校中，至今還在沿用著傳統手工檔案管理方式，還沒有上升到信息化管理的高度。檔案管理手段的落后，直接導致成人學生檔案管理效率較低，難以及時促進成人教育事業發展。也有的部分成人院校中，缺乏完善的檔案管理制度，在建章立制過程中，未能根據成人教育特點，導致成人學生檔案管理規范性較差、材料雜亂無章，在學生檔案資料搜集中浪費大量人力物力和財力。近年來，一些成人院校采取多樣化教學手段，學生檔案管理內容和種類更加多元化、復雜化，而且在具體學生檔案管理過程中，可能涉及到多頭管理，不同部門掌握等問題，學生的鑒定材料和在校表現情況由班主任掌握，學生管理部門負責學生的注冊和畢業離校手續辦理、學籍變動、信息更改等，教務部門負責學生考試試卷和成績等，在溝通不暢、職責不清、協調不統一等情況下，成人學生檔案容易出現失真和不完整等問題。
2.2 成人學生檔案管理意識淡薄
我國成人教育特征，直接決定了成人院校和普通高等院校學生檔案管理的不同，也絕對了與普通高等教育相比，成人學生檔案管理的重要性并非特別明顯，也造成了成人院校對于學生檔案管理管理人員隊伍建設和人員培訓的忽視。學生檔案管理具有很強的原則性、準確性和計劃性，但是許多成人院校領導卻忽視了對檔案管理人員隊伍建設，其學生檔案管理意識的淡薄，重視的不到位，重要性認識的不足，很難將那些高效、先進、科學的檔案管理理念引入到成人學生檔案管理領域，檔案管理人員隊伍建設滯后，檔案管理人員素質和能力參差不齊。
2.3 成人學生檔案材料搜集不及時
目前，我國成人學生檔案內容主要有畢業證、學位證、畢業證明和學生證書，學生學籍考試試卷和成績，學生學籍證明和學籍變動等材料，其檔案主要是由招生部門、教學管理部門、學生管理部門和各個院系產生的。檔案的根本原則是真實性、完整性和原始性，原始材料的收集是學生檔案管理的基礎，只有將這些文件資料全部搜集完整，才能夠對學生檔案進行有效管理。在一些成人院校的學生檔案管理實踐中，由于沒有及時搜集整理相關資料，導致檔案資料不完整現象較為普遍。首先是招生資料搜集整理的不及時。伴隨成人院校辦學招生規模的擴大，補錄周期的延長，客觀上為學生檔案的搜集整理工作帶來較大難度。其次是學生成績資料搜集整理不及時。在學校學生人數不斷增加的同時，教師和學生管理人員隊伍沒有相應增加，導致教師工作量在不斷增加，再加上現階段學生考試形式更加多樣化，為學校教務管理帶來較大難度，難以對學生成績記錄冊進行及時收集，甚至因為長期沒有搜集和整理，出現成績單和考試試卷丟失等。第三是學生學籍變動情況搜集整理不及時。伴隨我國普通高等教育的發展，成人院校面臨生源枯竭問題十分明顯，生源質量不斷下降。學生在學習過程中，經常會出現轉學、退學、休學、復學、降級等，學籍變動較為頻繁。如果對學生學籍變動情況沒有及時搜集整理的話，將會導致學生管理部門、教學部門、教學院系在對學生人數統計時候，數據不符等問題，直接影響學生檔案管理質量。
3 成人教育中學生檔案管理改進措施
3.1 要強化思想認識
成人學生檔案管理存在問題，首先在于思想沒有重視起來，責任沒有落實到位，因此要加大對成人學生檔案管理的思想重視程度，從根本上解決認識不足、重視程度不夠的問題。第一，要盡量爭取學校領導對學生檔案管理的重視，盡可能在人力、物力和財力分配中給予傾斜，盡可能多的配備那些具有一定檔案管理知識和技能、責任心較強的檔案管理人員，專職從事成人學生檔案管理工作。第二，要加大對成人學生檔案管理人員的技能培訓，要能夠將此項工作與招生、教學放在同等位置，加強教學部門與學生之間的溝通交流，提高學生對檔案管理工作的認識、理解、支持，形成人人關心檔案管理工作、人人支持檔案管理工作、人人參與檔案管理工作的良好氛圍。
3.2 要建立完善成人學生檔案管理規章制度
加強成人學生檔案管理工作，前提是要有一個科學的、規范的學生檔案管理規章制度。第一，要堅持以人為本的原則和要求，探索建立健全適合成人院校的學生檔案管理制度，要在學生檔案管理實踐中做到有章可循。要緊隨檔案管理形式發展要求，不斷修訂完善學生檔案管理制度。例如，在充分考慮成人院校學生大多數是在職，工學矛盾較為突出，可以在修訂學籍管理過程中，制定出免修不免考、倒班聽課制度等。第二，要堅持與時俱進的原則和要求，建立健全成人學生電子檔案管理制度。例如，可以制定學籍電子檔案保密制度、學籍檔案電子存儲介質管理制度、學籍電子檔案備份制度。第三，強化制度執行落實。“一打綱領不如一個計劃”。各類成人學生檔案管理制度制定以后，就要抓落實，要不斷規范成人學生檔案管理制度運行程序，做到制度有部署、有審查、有結果。要及時發現制度實施中存在的問題，堵塞檔案管理工作中存在的漏洞。第四，要制定相應的獎懲機制。加強對成人學生檔案管理工作的定期考核，做到有誤必罰、有好必獎，不斷提高檔案管理人員的工作積極性。
3.3 要強化成人學生檔案管理投入
第一，要強化對成人學生檔案管理的硬件資金投入。在辦公條件和辦公設備配置上，給予更多資金投入。隨著檔案管理信息化的發展和要求，成人院校必須要投入更多的資金，改善其硬件辦公設備，增添路由器、網絡服務器、復印件、打印機、電腦等辦公設備，提高信息化管理水平。第二，要強化成人學生檔案管理的庫房資金投入。檔案管理對于庫房內的溫度、濕度等方面都有較高要求，必須要有專業的防灰塵、防潮除濕設施，專門的檔案柜和檔案架，而且電子檔案還要有專業的防震動、防磁防電設備。第三，要強化成人學生檔案管理的軟件資金投入。學生檔案管理信息化，不僅是要配置專業的辦公設備和儀器，同時還要有相應配套的學籍檔案管理軟件，這也是提高成人學生檔案管理的關鍵所在。成人院校必須要加大對學生檔案管理軟件的資金投入，強化軟件開發，提高檔案管理效率和信息化水平。
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