時間：2023-07-20 16:25:40
導語：在財務部檔案管理的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務 報表、財務計劃 、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。
11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
摘 要 目前我國煤炭企業正步入轉型發展、資源整合的重大時期，加強會計檔案管理工作對于煤炭企業財務管理信息化建設來講具有十分重要的意義。本文結合信息化時代背景，對煤炭企業的會計檔案管理工作做了一些有利的探討，指出了目前煤炭企業會計檔案管理工作存在的不足，提出了會計檔案管理的思路和對策，以期推動煤炭企業會計檔案管理水平進一步提高。
關鍵詞 煤炭企業 會計檔案 管理
隨著我國煤炭企業步入轉型發展和資源整合的重大時期，煤炭企業會計檔案管理迫切需要跟上企業發展的步伐。在過去礦務局的基礎上改制后組建的國有企業通過近幾年的跨越式大發展，走多元化一體化道路逐步形成了具有煤炭開采、煤化工、火力發電、房地產等多個產業的大型煤炭企業集團。由于受傳統計劃經濟體制和舊的手工賬下的會計檔案管理辦法的雙重影響，煤炭企業會計檔案管理逐步地與財務管理信息化的要求不相適應。會計信息化發展提高了會計核算、資產資金管理的準確性，進一步規范了操作流程，提升了財務人員的工作效率，降低了他們的勞動強度，使他們從繁重而繁瑣的核算工作中解脫出來，更好地參與到企業的經營管理決策中來。加強會計檔案管理工作既是當前企業財務管理信息化發展的客觀需要，也是時展的必然訴求。管好用好會計檔案是企業每一個財務工作者的重要責任，也是會計工作向高水平方向發展的重要前提。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重視度不夠。不少企業重會計業務工作，忽視會計檔案管理工作，未設置專職的會計檔案管理員，在制度設計上缺少檔案保管項目，監督管理缺乏。這種作法導致會計業務工作于檔案保管工作差距日益拉大，不利于企業的管理水平的提升。會計檔案的鑒定、銷毀工作遲延拖沓，不少單位的會計憑證、會計賬簿多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，認為地將會計檔案的鑒定銷毀工作一拖再拖，導致新的憑證檔案不能順利歸檔，會計部門暫行保管的憑證超出一年的情況甚至成為普遍現象，這甚至影響到后續會計業務的開展，從而影響了財務管理工作的質量和效果。
2.會計檔案制度缺乏具體操作規程，責任不明確。目前國家會計培訓教材往往偏重于規范會計業務操作，屬于會計檔案管理內容，主要是規范了保存年限等內容，對于具體的裝訂等方面沒有做具體要求。具體檔案保管操作規范需要企業在本企業會計制度中自行規范。會計檔案是會計信息的載體，對于檔案要求不明確，會計人員執行主觀性偏大造成會計檔案達不到管理要求。對于合同類會計檔案，財務部門往往錯誤認為合同屬于煤礦企業管理科管理，自己就無須整理了，這樣不僅導致了會計檔案不全，還造成了財務付款缺乏依據，不能按照合同進度進行付款，甚至出現超付，給企業帶來了一定的財務風險。
3.會計檔案整理工作不夠規范，未能實行分類別管理。往往在整理歸檔時側重于會計憑證、會計賬簿、會計報表資料的打印、裝訂歸檔，但是與會計業務相關的文件資料并沒有進行整理，如財務決算批復、審計意見等資料未能及時附到憑證后面。部分煤礦財務由于出料單多裝訂到憑證后面較厚，出于省事而未作為憑證附件單獨裝訂。對于資料的輕重緩急區分不夠，遺漏重要會計文件的存檔工作，給未來查閱帶來了不必要的麻煩。會計檔案在銷毀時未能及時將土地使用權等涉及資產購置的憑證、未了結的債權債務的原始憑證及時抽出，導致對未來會計期間會計工作產生重大影響。
4.會計檔案管理人員職業道德素質不高，責任心不強。從業人員由于缺乏檔案管理經驗，對檔案的基本操作規程、財務檔案的歸檔范圍等標準不清楚。有的單位甚至存在財務人員利用會計檔案管理的職權違反會計法規，私自偽造、篡改、變換原始憑證、記賬憑證，為個人謀取私利。有的單位為完成虛假收入指標，在沒有實際經營業務的情況下違反國家稅收征管和發票管理規定，為他人虛開、為自己虛開、讓他人為自己虛開、介紹他人虛開增值稅專用發票，玩企業的考核辦法于股掌之間，欺騙上級監管部門。有的則為了完成項目部經營指標而人為調劑原煤與項目部利潤。建假賬、建賬外賬、虛列成本設置“小金庫”行為造成會計核算工作的很不規范，會計信息失真，進而影響了企業集團的戰略決策。
5.財務檔案管理重書面資料，輕視電子檔案的保管。隨著計算機普及和網絡信息化的迅猛發展，企業逐步地考慮到將紙質文檔以電子文本的形式保存下來，但是由于保存措施不當，未能進行防火、防水、防潮、防盜等工作導致數據丟失。由于沒有及時辦理借閱手續，導致不知所蹤難以找回。由于網絡傳播的普遍性和及時性，不經意間透露的企業的某些會計檔案信息有可能會被人利用，泄露企業的商業機密，給企業造成不必要的損失，加強電子數據安全性成為當務之急。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.提高認識，切實加強對會計檔案工作的領導。我國會計法律體系的基本法《會計法》第二十三條規定：“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定?！眴挝回撠熑素撚幸婪ㄞk理本單位會計工作移交和保管會計檔案資料的責任。單位負責人作為會計工作的主要責任人，要進一步提高對檔案工作的認識，樹立“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的理念，從維護企業真實面貌的高度，切實加強對本單位檔案工作的組織領導，把檔案工作列入議事日程，納入本單位發展規劃，及時解決會計檔案管理工作中的實際困難和問題。本單位的財務機構負責人要把會計檔案工作列入本部門年度崗位目標責任制考核，落實會計檔案工作人員職責，有效地開展工作，為會計檔案工作創造有利條件，確保會計檔案完整有效。
2.加強會計從業人員的檔案管理知識的考核培訓，提高管理人員的知識技能和職業道德素養。作為會計檔案整理的直接責任人，專職（或兼管）會計檔案管理人員對會計檔案規范化整理的認知和熟練度，直接決定了會計檔案工作質量。會計檔案工作是一項政策性、專業性很強的工作，會計檔案管理人員除了具有較強的專業技能以外還要求具有一定的檔案管理能力，培養知識技能全面的會計檔案管理人員是做好新形勢下財務管理工作的保證。要從政治上、工作上和生活上關心愛護會計檔案工作人員，為他們排憂解難，選派會計人員參加檔案部門舉辦的崗位培訓和繼續教育，充分調動和發揮好會計檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，不斷提高企業財務部門會計檔案管理水平。
3.建立健全本單位會計檔案工作機構，明確工作職責。為落實會計檔案管理責任制，加強會計檔案工作，做到管理到位、責任到人，各單位要建立健全會計檔案室，明確財務機構負責人和專（兼）職會計檔案員，會計檔案管理員要保持相對穩定，若要更換則要做好交接手續。會計檔案室主要履行以下職責：貫徹執行會計檔案法律法規，建立健全會計檔案工作規章制度；對本部門和相關業務部門會計文件材料的歸檔工作進行指導和監督；統一保管財務部門的各種會計檔案，并按規定向本單位檔案室移交；負責所保管會計檔案的提供和利用；協助稅務、財政機關查閱會計檔案；完成領導安排的工作任務。建立健全會計檔案收集整理、立卷歸檔、安全保密、開發利用、鑒定銷毀、檔案人員崗位責任制等制度，并嚴格執行。因管理不善或給檔案造成嚴重損失的，依法追究有關負責人及直接責任人的責任。財務工作實行定期輪崗制度，會計檔案管理人員也不例外，通過檔案管理工作定期輪崗有利于提高財務檔案管理工作水平。
4.會計檔案管理內容按照會計檔案管理辦法，根據企業經營管理的實際情況以及事務特點，將會計檔案分類進行管理以提高會計檔案利用率。會計檔案可以按照來源不同分為內部會計檔案和外部會計檔案。外部會計檔案是按照會計檔案管理規定要定期移送到檔案管理部門的資料，如年度財務報告、會計憑證、會計賬簿等，而內部會計檔案是財務部門自行保存的會計檔案，如預算管理類報告、工程管理類、稅政管理類、資產資金管理類、合同管理類等等。在整理檔案時要根據檔案的連續性、系統性加以篩選保存，制定統一格式，實行標準化管理，便于查詢利用。
5.建立健全會計檔案安全機制，維護企業商業機密。安全是會計檔案工作的頭等大事，必須高度重視，警鐘長鳴。信息技術的發展給我們的工作帶來巨大的變化，電子文檔在信息存儲上相對于傳統的紙質文檔具有空間小而容量大的特點。這給傳統的檔案管理工作帶來嚴峻的挑戰，但并不意味著紙質檔案不重要。我們要在保留一份紙質會計檔案的同時，保留一份電子檔案，實現雙備份，雙保險。在保存上對電子信息要定期刻制光盤加以保存。要定期檢查檔案保管情況，制定檔案安全應急方案，確保檔案絕對安全。在信息化時代，會計信息作為一種資源在企業經營管理工作中的地位越來越顯得重要，企業應當加強信息資源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企業設置了財務信息專網，要設置權限限制非本企業財務人員登錄訪問，及時修改登錄密碼，防止財務信息泄露。對于財務部門以外人員要求提供財務報告、審計報告等會計信息要建立健全責任追究制度，未經財務部門負責人的批準不得對外提供企業的財務信息，否則要承擔相應的經濟法律責任，情節嚴重的還要加以辭退。
6.深化ERP系統應用，實現記賬憑證與原始憑證電子檔案聯查功能。會計核算軟件中不能僅僅是賬務處理系統，應當深化會計檔案功能的應用，實現記賬憑證與相關原始憑證和支持文件的聯查功能。目前個別國產軟件如用友的NC系統實現了該功能，即在編制憑證分錄的同時，能夠在對應的憑證分錄上實現相關文件資料的上傳和查閱功能，但不足的是對于上傳附件的大小不能限定，造成了資源的極大浪費。因此應當在滿足電子查閱功能的同時，最大限度提升系統空間的使用效率，加強憑證附件上傳的監督管理工作，防止無效文件上傳，并定期做好數據備份工作。
總之，會計檔案工作應當要緊密聯系會計信息化發展的時代要求，在遵守現有的檔案管理法律法規的基礎上積極采取有效措施，探索創新會計檔案管理模式，促進煤炭企業財務管理工作更上一個新臺階。
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隨著2016年1月1日新《會計檔案管理辦法》的實施，對高校的會計檔案管理提出了一個新的要求。結合現階段高校會計檔案管理中出現的問題，結合現代電子信息技術，從加大設備投入、完善管理制度，明確權責制度方面，加強會計檔案的管理，更全面的完善會計檔案工作。
關鍵詞：
高校會計檔案；信息化；管理制度
一、前言
會計檔案體現了一個單位經濟活動，通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈。高校會計檔案是記錄和反映學校在管理運行中形成的重要財務往來資料和原始憑證，是學校在行政、教學、科研等一系列往來業務中形成的歷史記錄，同時也是高校檔案的重要組成部分。隨著經濟的發展和科技的進步，高校財務涉及到的事項越來越多越來越復雜，對財務的各項要求也越來越高，會計檔案僅僅通過紙質的方式，遠遠不能滿足當下的各類需求。特別是越來越多的會計憑證、報表等均已由原來的手工操作轉變成以電子形式產生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。自2010年起財政部、國家檔案局對原管理辦法進行多方調研論證，再經過科學的研討和嚴格的試點，于2015年12月經財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過，于2016年1月1日起施行新《會計檔案管理辦法》。
二、高校會計檔案管理現狀及分析
（一）對會計檔案的重要性認識不足，責任不明確，軟硬件配套設施落后
高校財務的工作重點，普遍在預、決算的編制、執行、報賬業務等會計核算工作，而對于涉及到財務的資料檔案管理卻相對忽視。主要體現在以下幾個方面：首先在人員配置上，雖然各高校都有專門的檔案管理部門，但是主要職責是管理學校的相關文件、學生資料等等，而且也是檔案專業的人員負責。對于財務上交的會計資料，僅僅起到代管的作用，若遇到查閱此類資料，只能由會計人員前去查閱。而財務部門對于會計資料的管理，也沒有專職人員負責，都是部門人員兼管，由于缺乏檔案管理的相關知識，因此在管理上存在很多問題。其次，會計檔案在檔案部門存檔的，所有查閱、借閱此類資料的，都要辦理很多相關的借閱手續，非常不便捷。財務部門自己管理的，則是存放于辦公室或者庫房，無法滿足專業檔案資料的存放要求。最后，很多高校沒有明確的制度規定哪一類會計資料應該存放于檔案部門還是存放于財務部門。因此，很多資料存放比較混亂，一部分在財務部門、一部分在檔案部門，不利于會計檔案的歸檔。
（二）管理方式落后、會計檔案質量不高，歸檔不齊全
當下很多高校，對于會計檔案的保管，還僅僅是處于紙質檔案保管階段，僅有少部分的檔案管理用到了excel，word等軟件。經過長時間的檔案管理證明，紙質檔案管理存在很大的弊端。打印紙質不僅影響工作效率，大量的會計檔案資料會占用大量的空間，增加辦公的成本；在漫長的保管期限內，紙質檔案很容易字面污染和頁面損壞，不利于會計檔案資料的完整性；有些檔案管理權責歸屬不明確，特別是沒有專門檔案管理部門的學校。這樣就導致資料傳遞不明確，關聯部門之間可能產生推諉，相關聯資料可能分屬兩個不同的部門管理，甚至導致資料傳遞過程中的遺失。
（三）核銷不及時，容易造成資源浪費
2016年1月1日起實施的新會計檔案管理辦法，對各類會計檔案資料有了一個明確的保管期限。但是，很多高校因為特殊原因，不能按期銷毀到期的會計檔案。比如很多高校的基建會計檔案，因歷史原因，很多在建工程沒有按期轉入固定資產。針對該項目的會計檔案，有些的保管年限已經超過了保管年限，但是無法進行銷毀，要留待以后備查，還需用專門的文件柜進行存放，這些資料就占用了大量的空間，而且紙張經過長時間存放，發黃變質，大大影響閱讀的質量。
（四）保密水平較低，存在安全隱患
目前高校對于會計檔案的保管，多數采用紙質方式，主要體現在各類文件、憑證、原始單據等這一類；部分涉及到電子檔案的,都是通過word、excel方式，例如各類報表、申請、回復等等。很多高校并沒有針對會計檔案，制定專門的保密制度。因此在檔案的保密方面，存在安全隱患。
三、如何利用現代電子信息技術完善電子會計檔案管理
（一）加大會計檔案管理的投入，建立設施完善的數據庫，實現數字化管理
每年在單位預算經費中，加入會計檔案管理專項經費，用于會計檔案購買設備等項目使用。建立設施完善的數據庫，將財務軟件、會計檔案軟件、學校網絡平臺相結合，便于部門將會計核算產生的憑證、上級部門下達的相關文件、單位內部文件等需存檔文件，轉換為可儲存文件，便于會計核算使用、會計檔案軟件進行保管。將繁瑣的會計檔案工作，通過數字化進行科學的管理。
（二）結合信息化的要求，制定財務檔案管理制度，繪制出完整的流程圖，明確檔案專職管理人員
新會計檔案管理制度對電子檔案管理作出了更為詳細的要求，除了按照制度規定以外，結合本單位實際情況，制定單位會計檔案管理制度，并且據此繪制完整的會計檔案管理流程圖，制度和流程圖都需上墻，并且制定專人負責會計檔案管理。
（三）嚴格按照檔案管理要求建設檔案資料、設備管理場地
對于會計檔案保管，不僅是紙質的要求妥善保管，電子信息檔案及設備也應當按照要求進行保管，因此，保管的場地也必須達到相應的要求。首先，防火門、防盜門、防盜窗、滅火器等相應的硬件條件必須達到。其次、庫房必須適合紙質文件及電子設備的放置、保持溫度在15-30攝氏度之內，避免電子設備溫度過高；濕度必須在45%-65%之內，防止紙質文件受潮，防止電子設備受潮變形。必要時安裝空調及除濕機。
四、發展前景及展望
電子信息化與會計工作相結合，是時展必要的過程，特別是對會計檔案的管理具有重大的意義。會計檔案是見證高校發展的各項經濟業務的重要依據，對會計檔案管理的重視，體現了高校對自身經濟發展的重視。會計檔案通過電子信息化進行管理，為檔案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，滿足學校的發展需求，推動學校經濟管理工作走可持續發展的道路都具有劃時代的意義。
參考文獻:
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會計檔案管理問題措施新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“辦法”）已經財政部部務會議、國家檔案局局務會計修訂通過，自2016年1月1日起施行。新辦法在會計檔案保管最低年限的規定和電子會計資料歸檔等方面進行了重大修訂，更好地切合和適應新時期下經濟發展及檔案管理工作的需要。會計檔案是記錄和反映一個單位經濟事項，具有保存價值的重要資料。會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作是財務崗位職責中不可缺少的組成部分。然而，實際工作中，會計檔案管理工作往往容易被忽視，成為財務管理的薄弱之處，無法發揮其經濟檔案的重要作用，直接影響單位財務管理工作的質量和效率。
一、目前會計檔案管理中存在的問題
（一）會計檔案立卷不規范。有些單位會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；會計憑證封粘處沒有會計人員簽章；如今單位普遍實行電算化，會計賬簿、會計報表需自行打印保管，裝訂時未認真核對，張數有所缺失；有些單位賬簿裝訂后未編寫頁碼，也未編制有頁碼對應的賬簿目錄，給查詢工作帶來不便。
（二）會計檔案保管種類不齊。有些單位會計檔案只涉及會計憑證、會計總賬、明細賬以及年度會計報告等資料，對于辦法中規定的其他會計資料，如納稅申報表、稅務稽查文書、年度預算編制方案、資產管理報表等材料未系統的整理、裝訂、保管，查找以上相關歷史數據時，常因經手人員更換等現實因素，費時費力。
（三）會計檔案保管重紙質，輕電子。很多單位會計檔案保管除了文件類材料進行電子歸檔之外，其余會計報表、預算報表及資產報表等均未實現電子存儲與紙質檔案同步管理。會計、預算、資產等這些重要的報表不及時整理，進行電子備份存儲，容易因人員更替，辦公計算機更換等原因造成丟失。
（四）會計檔案重保管，輕銷毀。有些單位會計檔案移交后沒有按照永久、定期兩類分別保管。辦法規定會計檔案保管期滿，確無保存價值的，可以進行銷毀。然而實際工作中，因銷毀首先需要幾個部門共同對會計檔案進行鑒定，然后編制銷毀清冊、進行銷毀，流程嚴謹而繁雜，故有些單位在會計檔案室還未達到最大容量的情況下，忽視銷毀工作，造成會計檔案永久積累。
（五）會計檔案查借閱隨意。會計檔案作為記錄單位經濟業務的史料，是單位的商業機密資料。有些單位不僅未建立會計檔案查借閱制度，而且在未辦理相關審批和登記手續的情況下隨意將會計檔借閱他人查看或復印，數據安全保密意識薄弱。
二、規范會計檔案管理的措施
（一）重視會計檔案管理工作。新《會計檔案管理辦法》的頒布正是國家財政部重視在新時期、新形勢下加強會計檔案管理的體現。提高單位領導、財務人員對會計檔案重要作用的認識，轉變出具年度財務報告，完成財務考核指標便是終結年度財務工作的老觀念，會計檔案管理作為財務工作的最后一個環節，收好尾才算得上財務年度工作的圓滿完成。
（二）健全會計檔案管理制度。依據辦法和財經制度建立符合單位實際的會計檔案管理制度。明確會計檔案歸檔的內容范圍，劃分好移交單位綜合檔案室管理的資料和財務部門內部保管的資料。明確歸檔資料的存儲形式，紙質存儲或電子存儲，或紙質電子雙重存儲。明確歸檔程序、移交手續，分清財務部門和綜合檔案管理部門的各自職責。配備“五防”設施，完善檔案管理室的安全措施。建立電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事件和認為篡改。
（三）規范會計檔案立卷工作。封面和檔案盒上有關項目必須填寫齊全；粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章；自行打印的賬簿做好編制頁碼并附有頁碼對應的目錄；定期組織對會計檔案立卷、裝訂工作進行檢查，納入財務考核，使會計檔案管理走上規范化的軌道。
（四）遵守保管期限和履行銷毀手續。新辦法規定，會計檔案保管期限氛圍永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，單位檔案管理機構會同財務、審計、紀檢監察部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，按照相關程序進行銷毀。
（五）完善會計檔案查借閱制度。建立會計檔案查閱、復制、借出登記制度，應設置“會計檔案查閱登記簿”，用來登記查閱人、查閱日期、查閱用途、歸還日期等。本單位人員查閱會計檔案，需經過財務部門負責人同意；外單位人員查閱會計檔案，要經過單位負責人批準，并出具正式介紹信。
（六）加強會計檔案管理知識培訓。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須加強財務人員對會計檔案管理及操作技能的培訓。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。
加強會計檔案管理可以促進單位財務管理整體水平的提高，可以充分發揮會計檔案的經濟價值，使會計檔案更好地為單位戰略發展和風險控制提供服務。
參考文獻：
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檔案管理是一項復雜的工作，檔案管理人員需要花費大量的時間將科研人員研究出的成果整理并保存。因此，這對檔案管理人員來說是一項困難的工作，如不能及時地將基層科研單位的信息整理出來，那不僅影響到管理檔案的工作效率，同時，也會給基層科研單位的工作人員帶來不便。所以，基層科研單位要引進先進的、科學規范的檔案管理技術，使檔案管理工作具有規范性和計劃性，這樣，檔案管理人員就能快速地將檔案科學規劃，并有效地提升管理效率，從而服務于每一位基層科研人員，讓科研人員能及時地從資料庫找尋相關的研究內容。
二、關于基層科研單位檔案管理的現狀
（一）檔案類型較多，工作人員整理難度大
由于時代在不斷地變化，基層科研單位所研究出的成果已不是單一化，而是各種類型的成果。因此，檔案的類型也隨之增多，這無疑是給檔案管理人員增添了工作難度，各種類型的檔案，工作人員在收集的過程中需要耗費大量的時間和精力，如果少收集一種類型的檔案，檔案管理人員都要重新收集，而且在整理時，檔案管理人員也要小心翼翼。與此同時，由于檔案類型繁多，部分檔案管理人員在整理的過程中難免會漏掉一些檔案，這樣就使得基層科研人員在查詢資料時，總會遇到許多阻礙，甚至查詢不到以往研究的成果。
（二）檔案管理格局存在問題
不同部門的檔案需要由不同部門的檔案管理人員整理，這樣才能使檔案具有規范性，但目前許多基層科研單位的檔案管理都有一個部門整理，這樣就使得檔案比較分散，而且在使用的過程中也會給人帶來不便。例如，財務部門的檔案應由財務部門的人員整理出來再送到綜合管理檔案的部門，但財務部門卻將沒有整理出的檔案送去綜合檔案管理部門，這樣就使財務部門的檔案經手人多，沒有計劃性，從而影響到財務部門日后的工作，更嚴重的則是檔案丟失和重要的科研內容丟失甚至泄密。
（三）科研單位仍采用傳統的檔案管理方法
檔案管理部門一直是基層科研單位重要的組成部門，但基層科研單位卻經常忽視檔案管理部門的存在和重要性，在研究出科學成果時只將檔案扔進檔案管理部門就對此放任不管，這給檔案管理人員帶來許多不便，而且由于基層科研單位對其檔案管理部門的不重視，導致檔案管理部門依舊采用傳統的管理手段，這嚴重影響到檔案管理人員的工作的效率。[1]同時，檔案管理部門的工作環境較差，儲存空間不足，所以缺少合理的管理布局，并且基礎科研單位缺少對檔案管理部門人員的配備，使其檔案管理部門缺少大量的工作人員。這不僅不利于檔案的管理，也使得檔案管理人員對自身的工作不夠重視。
（四）缺少專業的人才
據調查顯示，基層科研單位的檔案管理部門缺少專業的工作人員，在管理檔案的過程中經常會出現將檔案放錯位置的情況。而且檔案管理人員的工作水平和專業素質較低，缺乏良好的職業道德，這就使得檔案管理人員在工作時間疏忽職守，并缺少檔案管理的工作經驗，與此同時，檔案管理人員對《檔案法》《保密法》等相關的法律法規缺少準確的認知，不能用法律約束自身的工作，使其檔案中的核心數據經常會被泄露。[2]
三、關于基層科研單位的檔案管理實踐研究的重要性
隨著科學技術不斷地創新，基層科研單位的工作任務也隨之增多，而基層科研單位要想研究出更優秀的成果，基層科研單位就要需要大量優秀的科研人員，而這些科研人員要根據以往的科研成果進行研究。因而，檔案就成為研究人員工作的參考材料?？蒲腥藛T要通過翻閱大量的相關文獻，在此基礎上研究出新的成果，所以，基層科研單位要重視檔案管理實踐研究，讓檔案管理實踐研究發揮實際的工作作用，只有這樣，科研人員才能清晰的尋找相關的研究材料，并為其研究過程節省時間，從而有效地提升研究工作的效率，為國家和人民做出偉大的貢獻。而我國在未來的發展中也離不開基層科研單位的發展。因此，基層科研單位要做好自身的工作，打好檔案管理的工作基礎。[3]
在研究基層科研單位檔案管理的過程中，檔案管理人員將檔案規范化的管理，不僅為科研人員提供豐富的資料庫，同時，也能增強科研單位的工作效率，促進基層科研單位的發展。因此，基層科研單位要明確檔案管理的重要性，如果沒有檔案管理部門的存在，那基層科研人員所研究出的科技成果將會被遺忘，并無法在日后為科研人員提供參考材料，這樣就會使我國未來的科技的發展落后于其他國家。而與此同時，基層科研單位對檔案管理的研究也發生了實質性的改變。只有基層科研單位重視對檔案管理的實踐研究，檔案管理人員才能提升自身的專業素質，而檔案管理的方法也會得到創新，其檔案管理的過程中會更加規范、完整，這也方便檔案管理人員對檔案的收集。所以，基層科研單位要明確檔案管理的目標，制定科學的管理方案。[4]
四、關于基層科研單位的檔案管理實踐研究提出的策略
（一）明確檔案管理的目標，制定科學的管理方案
基層科研單位在進行檔案管理的實踐研究過程中，首先基層科研單位要明確檔案管理的目標，將各部門的檔案提前做好規劃，并將整理出的檔案進行分類再放入綜合檔案管理部門。然后再由綜合檔案管理人員對其進行整理儲存，只有基礎科研單位明確檔案管理工作的目標，才能制定出科學的管理方案，使其工作人員能有針對性和計劃性地管理檔案，這樣當科研人員在使用檔案時就能快速地找到檔案，而這也給檔案管理人員帶來了便利。[5]例如，檔案管理人員在規整檔案時，檔案管理人員缺乏明確整理目標，就會使檔案管理人員在管理檔案的過程中就會發生混亂，并且沒有針對性，而檔案管理人員在根據管理目標工作時，就能按照順序工作，從而提升工作質量。
（二）引進先進的科學技術，提升檔案管理人員的工作效率
先進的科學技術可以促進檔案管理人員工作的動力，并提升檔案管理人員的工作效率。因此，基層科研單位要為檔案管理部門引進先進的科學技術，讓檔案管理人員能利用科學技術管理檔案。檔案管理人員在利用科學技術管理檔案時，能有效地將檔案進行分類和存放，并明確其檔案的數量和檔案存放的時間，這樣檔案管理人員在翻閱檔案時，就能通過網絡技術快速地找到檔案存放的位置，而這樣也能增強對文件的保密度，使其檔案管理人員不會將文件內容泄露。[6]
（三）增強對檔案管理人員的培訓，使其樹立良好的工作理念
基層科研單位的檔案管理人員要具備良好的職業道德和專業素養，才能積極主動的管理檔案。因此，基層科研單位要在適當的時期對檔案管理人員進行培訓和指導，將新穎的管理理念融入檔案管理人員的思想中，并讓檔案管理人員掌握熟練的檔案管理技巧，這樣檔案人員就能合理地將新穎的檔案管理理念融入工作過程中，從而使自身樹立良好的工作理念，而檔案管理人員在形成良好的職業道德時，也能保障檔案的安全。只有基層科研單位增強對檔案管理人員的培訓，才能讓檔案管理人員明確自身的工作的重要性。[7]
（四）強化檔案管理人員的法律意識
基層科研單位在對檔案管理人員進行培訓時，要將檔案管理的相關的法律法規灌輸到檔案管理人員的思想中，使檔案管理人員能按照檔案管理的法律法規進行工作，并在工作過程中約束自己，不被利益所引誘。例如，基層科研單位可以將《檔案法》和《保密法》打印出來，貼在檔案管理部門的墻上，從而時刻提醒檔案管理人員，基層單位也可以讓檔案管理人員將其法律背誦，在年終的時候對檔案管理人員進行考核，加深檔案管理人員對相關法律法規的記憶力。因此，基層科研單位要重視增強檔案管理人員的法律意識，使檔案管理人員能夠遵法守法。
（五）構建完整的檔案管理體系
基層科研單位要構建完整的檔案管理體系，使檔案管理的質量能得到提升。因此，基層科研單位應積極開展科研活動，讓其科研人員和檔案管理人員都參與到其中，這樣科研人員和檔案管理人員在參與活動的過程中就能建立良好的關系，并在日后尊重對方的工作和自己主動地配合對方，從而提升雙方的工作效率，而構建完整的檔案管理體系，也能將外來的文件和內部的文件進行合理的布置，并分清檔案的主次，將重要的文件整理出來，使檔案具有信息化和標準化。例如，基層科研單位可以根據檔案管理的工作任務，編寫出相關的體制，如《文件管理》《資料管理規定》等體制，這樣，檔案管理人員在工作時就會有參考物，從而快速地完成檔案管理的工作任務。[8]
五、結束語
關于基層科研單位的檔案管理實踐研究，基層科研單位的工作人員要增強對其的關注，基層單位要增強對檔案管理部門的投資，為其創建良好的工作環境和提供先進科學技術，使檔案管理工作人員能采用科學的方法管理檔案，這樣才能使檔案具有規范性和清晰性。而與此同時，基層科研單位也要增強檔案管理人員的工作素養，讓檔案管理人員對自身的工作認真負責，并根據相關的法律法規約束自己，保證不會將檔案的重要信息泄露。因而，基層單位人員要積極地對檔案管理人員進行培訓，并讓檔案管理部門能夠在未來的發展中煥然一新。
關鍵詞：會計檔案管理；問題；措施
隨著信息化建設的進行，會計電算化逐步代替傳統手工會計，電算化會計檔案越來越多，傳統的會計檔案管理體制已不適應新形勢，產生越來越多的問題，從而影響到會計檔案的保存和利用。本文就會計檔案的內涵、種類，會計檔案管理存在的問題以及加強會計檔案管理的一些措施進行了探討。
1 會計檔案管理工作的范疇
1、會計檔案的歸檔
《會計檔案管理辦法》規定，原始憑證、合同、上機日志、發票等會計資料應定期按規定整理保存，打印輸出的憑證、賬冊、報表等先經會計主管簽章，然后移交存檔保管。電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，存檔時應將數據進行雙備份。計算機的操作系統、各類應用程序軟件、會計核算系統軟件以及軟件的備份磁盤，也應作為會計檔案保管。
2、會計檔案的保管
根據會計檔案保管制度，會計檔案保管先要建立保管清冊，由會計檔案保管人員負責登記，并定期將財務歸檔的會計資料按順序、類別及編號整理立卷登記。對采用磁性介質保存的檔案，備份軟盤必須貼上保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，還應定期進行檢查，定期進行復制。
3、會計檔案的借閱
各類會計檔案的查閱，必須辦理有關利用手續，一般不得帶出室外。如有特殊情況，必須帶出室外復制時，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定進行登記，填寫會計檔案調閱登記簿，并限期歸還。外單位查閱會計檔案，要持有單位介紹信，經主管領導、財務負責人批準，檔案管理人員才能接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱人員的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案經年終核算整理裝訂后，由財務部門保管一年，以備隨時查閱。滿一年后，財務部門編造清冊，
4、會計檔案的移交
會計檔案經年終核算整理裝訂后，由財務部門保管一年，以備隨時查閱。滿一年后，財務部門編造清冊，移交檔案部門保管。編制會計檔案移交清冊時，要列明應當移交的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。移交會計檔案要由單位財務負責人監交，交接雙方經辦人和監交人要在移交清冊上簽字。
2 當前企事業單位內部會計檔案管理存在的問題
1、會計檔案管理法規不完善
企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，事業單位改制也在不斷推進中，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的會計檔案管理機制并未建立健全。目前，我國會計檔案管理方面的法律、法規與建立現代企事業單位制度的實際不相吻合，缺乏適應現代企業制度的會計檔案管理法規，在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制下，無法滿足推進企事業單位體制改革和建立現代企業制度的要求。
2、會計檔案監督機制不健全
一是會計信息披露進程中的政府監管不足，準則、法規執行的監督不力，缺乏效率；會計信息失真的法律責任界定不完善、責任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善，一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，又要收取審計費用，對被審計單位依賴性強；另一方面注冊會計師行業還沒有形成有效的監管機制，部分從業人員專業素質差。三是企業內部監督機制不完善，領導不重視，內部制度得不到落實，會計基礎工作薄弱。
3、網絡的安全隱患
首先，計算機系統由許多部分組成，每個部分都有薄弱環節，極易遭到攻擊或破壞，如數據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統的自身安全和保護功能非常薄弱，網絡系統的安全技術尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統只有在會計軟件的支持下才能運行并發揮作用，會計軟件對經濟業務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現在會計軟件在開發中重功能、輕安全的現象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統的破壞性極大。
4、從業人員的業務素質偏低
檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業知識，電子檔案管理意識薄弱，導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外
存儲器中保存，或不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統的正常工作。
3 加強會計檔案管理的措施
針對會計管理體制改革過程中部分單位會計管理人員的管理方法和對會計檔案管理的認識，會給單位會計檔案管理工作帶來負面的影響，及目前部分單位會計檔案管理人員的對會計檔案管理認識，而產生的問題，筆者認為應強化以下方面工作：
1、建立相應的會計檔案管理體制
實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，按要求在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構進行移交。
2、加強會計人員的崗位培訓
會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
3、加大對會計檔案管理工作的監管力度
要結合具體工作實際情況，聯合制定包含新會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作整體性和連續性的檢查與監督。
4、嚴格執行會計檔案管理的各項工作程序
實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
參考文獻
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在實際工作中為了加強黃委會計基礎工作管理和檔案工作的管理,做好治黃會計電算檔案的管理是非常必要的。會計電算化的出現,使傳統會計檔案的內涵和外沿均發生了變化,會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的紙介質會計檔案,而且還包括存儲在磁性介質或光存儲介質上的會計數據,對我們的檔案管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會計檔案的特點才能管理好會計檔案;同時管理好電算檔案,才能充分發揮電算化信息系統在黃委經營管理中的作用。為了更有效地做好治黃電算化會計檔案工作,在會計電算化條件下,要管理好會計檔案信息,必須配備專兼職檔案管理人員,有效控制會計檔案信息源頭質量。必須根據治黃電算化會計檔案的特點,分別做好治黃會計檔案的收集、管理與保存、調閱等方面的工作。
1首先我們需要建立電算化會計檔案的歸檔制度
從電算化會計檔案的收集工作來看,電算化會計檔案的收集是指在一定的時間內,把計算機財務軟件系統中的所有會計數據備份到磁性介質或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件儲存好,以保證計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內,在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。會計數據在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。
2電算會計檔案不能由財務部門保管,而必須由檔案部門集中統一保管
這不僅是機關、團體、企事業單位加強會計檔案管理的需要,更是反貪污斗爭、堵塞財務管理漏洞的需要,是嚴厲打擊經濟犯罪,預防經濟犯罪的需要。近幾年來,為了逃避國家依法對單位財務進行監督的目的,涉及銷毀國有、集體或者個人所有會計檔案的案例屢屢發生,且有逐漸增多趨勢。各級公檢法部門加大力度對侵害檔案的違法犯罪行為給予嚴厲打擊,維護了市場經濟秩序,保障了我國經濟建設的發展。而不容忽視的是,作為檔案行政管理部門的法律監督活動卻沒有到位,維護檔案管理秩序與維護市場經濟秩序相脫節。因此,檔案行政管理部門應以此為鑒,防患于未然,只有全面正確履行檔案行政管理機關的行政職能,加大涉檔違法犯罪行為的處置力度,才能有效保證會計檔案的完整與安全,加快依法治檔進程。
3建立電算化會計檔案的保管制度
需根據國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度。針對電算化會計檔案受質量、溫度、濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點。在選用保存會計檔案的存貯介質時,應選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份,備用盤與儲存盤分離存放;還應針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點,在進行管理時應對硬盤上的會計檔案,采取相應的安全保密措施,防止對會計檔案進行修改。做好會計檔案的防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按類別和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。
4建立嚴格的借閱利用手續制度
查閱會計檔案,需經財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規定,辦理借閱手續;外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經主管領導、財務部門負責人批準才可查閱。
5建立電算化檔案定期備份制度
電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質,并設立備查登記簿,提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息;同時由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。
關鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理
一、會計檔案管理的內容
根據最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業，除北上廣深等幾個大城市建設時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行，能把日常工作做好，已經疲于應付。受建設工期影響，一線業務部門工作重點在現場，確保工程質量安全與進度。據筆者調查研究，目前各城市軌道交通企業連建設檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規章規定，但實際執行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調節表因為事務所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發票底聯等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態，半年后裝訂憑證也非少數。至于辦法里規定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收。會計檔案管理現狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內部因素影響。(一)內部原因1.領導不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規定，公司應設立專門的會計檔案管理機構，但現實情況是很多公司因各種原因，財務人員編制比較緊缺，很少設立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務部門資料很多，特別是各種收款付款單據、票據量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據財務部門內部分工慣例，會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業務與財務制度流程不太完善，會計核算也不太規范，財務人員平花費大量時間與業務部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協調工作。這種工作現狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數企業對于財務信息化投入較大，沒有信息化建設，財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發票、收據、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現代信息技術，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力，但更多關注于會計報表層面，并不會過多關注會計管理細節，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可，事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設項目最后一環就是項目竣工驗收。目前，根據國家驗收標準有十三項專業驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業投資巨大，是政府關注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關資料。（三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復。如果日常會計檔案管理沒有規范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務決算。
四、關于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領導重視，加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領導重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環節，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環節定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環節設置時間節點，且這個時間節點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調節表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規劃、事中執行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日，年復一年像大氣循環一樣重復，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環節較多、流程較長，設計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監督實際執行情況，把監督工作制度化、流程化、規范化，及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術資源投入，利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術手段還停留在紙質層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現。目前，全球發展趨勢是財務共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術發展，引入了影像系統、報賬系統、ERP系統、銀企直聯系統等一系列業務財務系統，利用大數據、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司
參考文獻：
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關鍵詞：高校；財務檔案；信息化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2017年4月12日
一、信息環境下高校財務檔案的內涵
信息環境下的高校財務檔案，指的是利用現代化的信息技術對高校財務檔案進行收集、整理、歸類、保存和開發。改變傳統的紙質的保存形式，讓高校財務檔案以電子的形式進行存檔，方便了工作人員的查閱，大大減小了工作量。這對于傳統的檔案保存模式無疑是一場巨大的革命。但是，利用信息技術對高校財務檔案進行管理，這是一項浩大的工程，系統對于信息的處理和歸納分類等步驟都需要程序計算，并正確地將高校財務信息進行存檔。所以這就對高校的財務工作人員發出了新的要求，人員要做到各司其職，在統一的標準下對財務檔案進行分類，分級保存，最后對檔案進行存檔和對檔案的信息進行保密。
檔案的信息化處理，方便了高校人員的查閱（除保密信息以外），為大眾提供了方便的平臺。對需要的信息可以在學校的官方網站查閱，節省了與財務人員的交涉r間，除去了一些不必要的環節，比如說：領導的審批簽字、學院的蓋章等，方便人們的同時也提高了財務檔案管理的水平和服務質量。
二、高校財務檔案信息化建設的必要性
對高校的檔案進行信息化管理，適應了時展的要求，緊跟時代的步伐，將紙質時代的檔案管理推向了信息化管理，與今天高速發展的信息時代接軌。在關于全國檔案管理的重要會議中，多次提出了關于對大數據的檔案信息，做好科學精準分類和保密管理，在這個高速發展的時代，越來越多的信息撲面而來，尤其財務信息的增加更是前所未有，做到快捷方便的提取信息是很有必要的。如果利用人工將其進行整理歸納，需要耗費大量的時間。在這方面，還需要配備工作人員，不僅要對高校的財務信息進行筆錄，還要進行檢查，不能出現任何的錯誤，這就要求對財務工作人員的工作能力做出進一步的要求，這樣傳統的檔案管理方式會對學校的資源造成浪費。所以，這就要求利用現代化的技術，將信息化的手段應用到對財務檔案的處理上，運用強大的計算機程序，對高校財務信息做出精準的判斷和分類。增加了需要進行保密的信息的安全性，很大程度上節省了學校的空間資源，更大大減少了財務工作人員的工作量，實現資源的合理分配，也方便了大眾對信息的查閱。提高了高校的辦事效率和辦事質量。
三、高校財務檔案信息化建設存在的問題
一個新時代的崛起必定會引起一場全新的變革，也會受到傳統模式的影響，所以在信息化時代下對高校財務檔案進行管理，遇到了很大的困難和問題。
（一）財務工作人員素質水平參差不齊。由于受傳統應聘模式的影響，在高校工作的部分財務人員的基本職業素質過低，由于傳統的工作模式，人們各司其職，人們的工作內容也只是單純的一兩項，這就導致人員的基本職業素養過低，在運用信息化進行管理操作的時候，對業務的操作流程不夠熟悉，不能快速有效地對信息進行分類整理。一部分財務工作人員墨守成規不愿意改變原來的工作模式，因為信息化管理模式要求財務人員全方位的發展，這對工作人員造成了負擔，不只是單純的做一項工作，而是將工作內容進行糅合，對每項工作進行熟練的掌握。再就是，在信息化沖擊的時代下，很多老員工對信息技術的接受能力有限，不能快速掌握計算機的基本使用知識。而且高校對于財務人員的計算機技能的培養不夠重視，導致了工作人員不能很好的利用計算機對檔案進行處理，這就大大浪費了工作時間，造成了資源了浪費。
（二）財務檔案信息化處理界限不明確。由于高校的辦學體系和辦學流程對財物檔案進行信息化管理的規定下達不夠明確，財務工作人員不能夠精準的接受到領導下達的信息，而且領導對信息化的界限也不夠明確。管理財務檔案的人員沒有能夠及時地與學校的行政部門和科研部門進行溝通和合作；對網絡部門的信息化管理流程和數字資源不夠信任，不能全然的相信信息技術給財務工作帶來的便利、懷疑計算機手段是否能安全的對材料檔案做出保密。
（三）學校信息化設備落后，信息處理設備不夠健全。由于學校的資金問題，很多高校的信息化設備還不夠健全，學校的計算機資源不能在財務部門投入使用，即使財務部門分配到計算機設備，很多計算機的容量小，不能大量的儲存檔案信息，運行速度緩慢，不能滿足工作需求，這就要求學校對財務部門撥款，制備新的計算機設備，建設新的工作系統，但是資金問題是一個大問題，這也是學校頭疼的問題，所以這也是財務處對學校的檔案進行信息化管理面臨的一大難題。再者，傳統模式下的財務部門對檔案的管理沒有劃分統一的標準，這就造成了對現有的檔案進行錄入的困難，工作人員需要對信息進行重新細致的整理，增加了人員的工作量，引起了工作人員的反感。但是，無論如何，信息化是這個時代的主流趨勢，我們想要適應時代，就得緊跟時代的步伐，將財務檔案進行信息化。
四、高校財務檔案信息化建設思路
（一）加強財務人員對信息化的認識。信息化才是這個時代的主旋律，要想適應時代的發展就必須將財務檔案信息化，通過對財務人員進行培訓，加強他們對于信息化的概念，響應時代的號召，不僅要加強財務工作人員對這方面的認識還需要加強學校領導對這方面的認知。要想建立一個具有實力的高校，這跟時代背景是密不可分的，只有適應了時代，學校的發展才有意義，學校才能在眾高校中占據一席之地。信息化對于學校的發展是很有必要的，信息化不僅為學校的檔案信息的查閱提供了便利，還節省了學校的資源。讓學生也能更方便的查閱資料，節省了時間，提高了學習效率。
（二）對信息化的界限做出明確的規定。想要對信息化的界限做出明確的規定，這就要求對信息化的概念進行充分的了解，這就要求學校對工作人員進行多次培訓，對這一概念進行強化，在推行信息化的過程中學校的領導應該簡化推行步驟，對財務工作人員進行明確的指示，讓工作人員充分的了解領導的意愿。
配備合理的工作人員，對傳統模式工作的老人員進行合理的分配，對于學習能力差的人員，可以接手一些不需要運用計算機進行操作的事情，比如說可以從事窗口接待、電話接待等工作。對工作人員進行全面的培訓，保證人人掌握全套的財務檔案操作技能，提高工作人員的職業素養和職業要求，對于新應聘的人員，提高應聘門檻，篩選符合信息化時代的要求和具備一定計算機基礎的人員，做到資源的合理分配和利用，避免人力資源和財力資源的浪費。
（三）加強對財務檔案管理部門的經費投入。將學校的資源做到優化處理，因為高校的進步離不開時代的背景，當今的社會是信息化的社會，所以高校想要發展，想要進步就必須適應時代的變革，將學校的資金進行合理的利用，財務管理部門的計算機設備缺乏問題需要盡快的解決，建立一個適應信息化的財務檔案管理系統，更新內存小、運行速度慢、不能滿足工作需要的計算機設備。另外，需要加強財務檔案的保密機制，因為有些不法分子在信息化的背景下，利用還不夠健全的操作系統，將一些保密的材料進行竊取販賣，謀取利益。所以學校對于這一方面絕對不能掉以輕心，建立一個安全的防御系統很有必要，因為這關乎學校的切身利益和學校的發展。對工作人員的要求也要加大，簽訂保密協議。對信得過的考察合格的人員進行錄用。
（四）學習借鑒各高校的財務檔案管理經驗。在學習中進步，通過跟各個高校之間的交流和溝通，來啟發自己學校的管理和進步。我們調查日本一所綜合的檔案管理會館，這對于我們的啟發很大，因為在30年不到的時間里，該會館制備出一套相當健全的檔案管理體系，早在1971年建立了檔案館，到現在信息化的管理模式已經相當成熟，他們利用一定的數字對不同的檔案進行分類和編排，在進行統一的標準下，可以得到想要的材料。這樣的形式也方便了大眾的查閱和管理人員對檔案的管理，人員出現離職或者升職的情況也能夠方便地調動已有檔案，重新對資源進行分配，對于原來的工作人員的檔案進行備份存檔，以備不時之需。這樣人性化的管理對我們有很大的啟發，這樣的做法很值得我們借鑒。
五、結論
信息化已經是時代的主要發展趨勢，這引起了各高校的重視，高校采取了相應的措施來緊跟時展的腳步。就高校的對財務檔案的管理而言，各高校采取了相應的措施，積極努力提高自己學校的水平，不過還有很多需要繼續努力和改進的地方，相信各高校在響應時代號召的前提下，能夠探索出適合自己發展的道路。
主要參考文獻：
[1]劉迎春.高校財務檔案信息化管理研究[J].沿海企I與科技，2010.7.