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1.系統管理
系統管理是檔案管理諸多原理的理論基礎，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內容科學地匯聚成一個整體，通過對整體工作內容的劃分和整合來實現對檔案管理工作內容的有效規劃，充分地發揮檔案管理過程中每一個工作環節的作用，清除掉檔案管理工作中重復和不必要的內容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質量，更進一步促進檔案管理工作的有序進行和健康發展。
2.整合分原理和反饋原理
整合分原理和反饋原理是檔案管理原則中重要的兩項內容。其中整合分原理是指在檔案管理的過程中在系統管理理論的基礎上，對檔案管理整體的工作內容進行科學合理的規劃，對檔案管理工作人員進行有序規范地工作劃分，安排檔案管理工作中各項工作內容的負責人，針對他們不同的職責義務分派不同的資源和權利，制定不同的任務目標，根據這些分項任務的完成來實現對檔案管理工作整體任務目標的達成；而檔案管理中的反饋原理則是指在檔案管理工作進行的過程中，各個部門對檔案管理共同完成目標以及完成的過程進行綜合的工作反饋，通過反饋的信息來顯示檔案管理工作中的優缺點，來制定相應的改善措施，進一步完善檔案管理工作，促進檔案管理工作質量上和效率上的進步。
二、現代化檔案管理中檔案管理措施
1.加強對檔案工作人員的專業培訓
現代化檔案管理的工作內容與計算機科技和其它科學技術的應用密不可分，檔案工作人員必須加強對相關科學技術以及先進設備的掌握和應用能力，達到能夠熟練運用各種科技設備和技術完成檔案管理工作的各項內容和目標。對此，檔案管理單位和部門應該加強對檔案工作人員的專業培訓，提升檔案管理工作人員的專業素質以及職業素養，矯正檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性以及檔案管理工作嚴肅性的認識，使其能夠以對檔案管理工作高度負責的態度為基礎，以熟練掌握科學技術和先進設備為介質，以檔案管理單位和部門分派的任務目標為目標，使用各種檔案管理技術完成檔案管理工作的內容，對自身在檔案管理工作中存在的問題能夠及時發現和改進，保證檔案管理工作的順利實施，為檔案管理工作的質量提升貢獻自身的力量。
2.加強對紙質資料的保護
現代化檔案管理的主要主體包含電子檔案和紙質檔案兩種，紙質檔案相比電子檔案來說保存的難度更大，但保存的價值也更高，更具有歷史意義。因此，檔案管理單位應該加強對紙質資料的保護，首先檔案管理單位應該做好紙質資料的數字化錄入工作，對紙質資料記載的檔案信息實現與電子內容一樣的共同保護和管理；其次，檔案管理單位應該建立紙質資料的管理條例和保護原則，對紙質資料管理工作的規范性、安全性、效益性和價值性作出相關的約束和責任，對紙質資料管理過程中的諸多環節做好相應的監控與保護工作，保證紙質資料的任何管理內容都能夠有清晰的記錄；最后，檔案管理單位應該加強紙質資料的保護工作，對能夠影響到紙質資料存放過程中的諸多影響因素采取針對性的防治措施，保證紙質資料存放的安全性。
3.加強電子檔案資料的保護
對電子檔案資料的保護工作首先應該做好電子檔案資料的整理工作，對電子檔案的諸多內容進行規劃整理，清晰明確的做好電子檔案的歸檔記錄；其次應該為電子檔案的保存磁盤和光盤做好保護工作，保證其清潔性和實用性，對磁盤和光盤的存放位置應該保證磁盤和光盤各自存放空間的潔凈，保證其不會在存取或者使用的過程中發生摩擦和劃痕損傷。同時對存放在計算機網絡空間上的電子檔案資料應該設置好相應的控制密碼，擁有更加先進設備的檔案管理單位可以采用指紋識別或者眼膜識別的方式來做好電子檔案資料的保護工作；最后，檔案管理單位應該定期對磁盤和光盤內的電子檔案內容進行檢查和對照，在保證磁盤光盤儲存安全的同時對電子檔案的內容進行檢查，保證電子檔案資料不會在保存的過程中出現質量上的問題。
三、結語
醫療保險檔案管理工作量大、內容繁多、手續復雜。對醫療保險檔案進行規范化管理是優化醫療保險工作的重要保障。加強醫療保險的檔案管理首先是深化國家社會保險改革的需要。醫療保險是我國社會保險五大險種中覆蓋范圍最廣、涉及的人員類別最多的險種，它不僅涵蓋城鎮所有用人單位及在職職工，同時還包含離退休人員與靈活就業人員。對城鎮在職職工而言，醫療保險需要履行保障責任；對離退休人員而言，醫療保險還要履行社會化服務和管理職能。若缺少完整的檔案管理，不僅阻礙醫保部門的工作，甚至影響社會保險改革的推進。其次可以充分發揮醫保檔案的實用價值。建立規范化的醫療保險檔案，可以為醫保數據統計和醫保基金管理提供詳實的第一手資料，為建立科學、高效的醫保管理機制提供強有力的信息支持。此外，規范化的醫療保險檔案，準確記錄了參保單位和個人的參保情況、費用記錄等信息，在方便參保人員查閱的同時，普及醫保知識、了解醫保信息、維護自身權益。
二、縣域醫療保險檔案管理的現狀
（一）醫保檔案管理制度不健全
由于醫療保險檔案數量巨大，種類繁多，從門類上來說，包括文書文件類、業務財務類、設備聲像類等，每個門類中包含多種資料，醫療保險檔案信息分類編碼標準不統一，沒有與之相匹配的規范化標準。同時，醫療保險檔案因涉及“醫、保、患、藥”四個方面，涉及面廣，各縣域醫療保險檔案歸屬的管理科室不盡相同，同一人的保險檔案保存于不同機構，同一類檔案分屬于不同部門。
（二）醫保檔案資料收集不完整
由于醫療保險服務人員對醫保檔案管理工作認識不足，重視度不夠，而醫療保險檔案管理工作本身較枯燥，很容易致使工作人員產生厭倦的情緒，無法調動工作積極性，造成醫療保險檔案在最初的收集環節不順暢，檔案信息不完整。特別是在縣域范圍內，部分醫療經辦機構甚至沒有設立專門的檔案室，對醫保檔案的保管不善，收集不齊全，歸檔不及時，應歸檔的檔案分散在各科室和個人手中，造成參保單位檔案信息不完整。醫療保險原始檔案涉及面廣，信息分散，收集起來耗時長，時效性不突出，同時對檔案信息的準確性把握較困難，無法為建立科學、高效的醫保管理機制提供強有力的信息支持，實效性小。
三、規范縣域醫保檔案管理的對策
（一）健全制度建設
根據我國《檔案法》、《保密法》等法律法規，在省級層面制定醫療保險檔案管理辦法，統一醫保檔案分類大綱和保管期限；在市、縣域范圍內，制定相關的規章制度，統一醫保檔案管理科室，并將醫保檔案管理納入科室綜合考核范疇，規范檔案管理人員職責，從制度上健全醫保檔案管理工作。從而構建一個完整的制度體系，讓醫療保險相關人員有章可循，照章辦事。同時，針對不同門類檔案，從其收集、整理、保管、移交到存檔，制定標準化管理流程，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。
（二）完善檔案收集
做好醫療保險檔案管理工作，必須廣泛收集各類檔案資料，使各類檔案系統完整，這是提高醫保檔案信息資源的基礎和前提。做好醫療保險檔案的收集，首先要在“醫、保、患、藥”四個方面達成共識，從思想層面重視和支持檔案管理工作，尤其是在醫保管理當局，應利用各種宣傳手段和渠道，大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高醫保工作全員認識，統一檔案管理思想，增強醫保檔案資料收集工作的積極性，加大對醫療保險檔案工作的重視程度；其次，加強醫療保險檔案收集工作的實效性。由于醫療保險檔案信息分散，涉及面廣，具有隱蔽性，有時很難判斷信息的準確程度。在醫療保險檔案收集的過程中，要及時根據反饋的信息對原來的信息進行判斷、調整，以期達到最佳實效。
（三）加強隊伍建設
關鍵詞：醫院 檔案管理 現存問題 改革探究
中圖分類號： R197 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2016）07（b）-0000-00
醫院檔案管理工作的重要核心內容是檔案，醫院檔案是用來記錄醫院的發展歷程的，對醫院的發展有著根本性的影響。對于檔案管理中尤其重要的是患者的病例，病例中記載的是患者就醫的整個過程和階段，從病人的基本信息到最終的治療結果都是記錄的重點內容，這是醫院的檔案中最應該受到重視的[1]。對于檔案的創新探究，是為了患者提供更好地就醫條件，提高檔案管理的效率，為醫院的醫生提供準確可靠地依據，以便醫生快速做出診斷，以免耽誤患者的病情。同時也會提高醫院的醫療水平，增加內在優勢。為了強化醫院的服務水平，加強醫院工作人員的責任意識，需要對醫院檔案進行管理，首先分析出醫院檔案的存在問題及現狀，根據現狀總結出問題的導致因素，最后提出針對醫院檔案管理的改革和對策。
1醫院檔案管理的現存問題
1.1檔案管理工作人員的管理意識淡薄
由于部分醫院的檔案管理工作人員缺乏對醫院檔案的重要性的認識，也沒有完善的考核制度，因此對于檔案管理的工作存在著不同程度的誤解，認為它不重要，這就使得管理人員的管理意識淡薄[2]。此外，目前很多醫院都有檔案的管理人員，但是部分醫院卻沒有專門的管理人員，再加上醫院對檔案管理不夠重視，導致醫院缺乏專業的設施建設，使得一些檔案的后期管理受到影響，失去檔案的存在價值。
1.2檔案管理的從業人員自身素質不夠高
很多醫院的檔案工作人員并不夠專業，缺少專業管理人員，這是很多醫療服務機構普遍存在的人才匱乏問題。一方面，醫院的檔案管理是由非檔案專業的人來進行擔任的，這里的從業人員，很多都是從別的專業轉過來，或者從一些不知名的中專學校、職業技術學校畢業的，并沒有非常專業的管理知識面。缺乏工作責任意識，也沒有及時的更新管理知識。另一方面，醫院由于對檔案管理不是很重視，所以在檔案管理人員的培訓方面做得也比較少，這就導致檔案管理人員的知識水平和相關技能跟不上時展的節奏，從而引起檔案管理的從業人員自身素質不夠高。
1.3 醫院的檔案在分類比較混亂
大多數醫院檔案的管理是憑借著經驗來掌管，沒有相應的管理制度和標準，這就造成檔案的分類缺乏科學性，界定不明確[3]。檔案的分類范圍界定不清楚，使許多重要內容或者應該記錄下來的內容缺失。造成檔案的完整性與可靠性下降。使檔案管理混亂分散，使檔案的利用價值下降。
1.4檔案管理逐漸呈現信息網絡化管理的趨勢
隨著信息化的發展，檔案管理跟不上信息的發展，沒有合理統一的發展計劃，缺乏動態性管理，缺乏專業化的計算機人才，對檔案的網絡化和信息化造成滯后。從而無法實現醫院的檔案的信息共享。
2對于醫院檔案管理的創新研究
2.1提高醫院檔案管理人員的管理意識和工作責任感
醫院檔案管理工作人員加強對檔案的重要性的認識，完善管理的考核制度，使得管理人員的管理意識增加，充分發揮領導的作用。同時醫療服務機構中也增加專門的管理人員，建設專業的設施建設，有效地規劃，促進衛生服務水平的提高[4]。加大管理規范意識的宣傳力度，提高工作人員的思想意識。各部門要正確有力的貫徹落實關于檔案管理的規章制度，使醫院等衛生服務機構的廣大工作人員充分認識到管理檔案的重要性。這份工作不僅僅是關系到個人，還關系到整個社會。
2.2有效而廣泛的開展關于檔案管理工作的培訓
通過有效地培訓工作，要增加管理專業人員的隊伍，加強醫院等衛生服務機構專業的高度，提高工作人員的整體素質。使得每個工作人員都能勝任所在的崗位，很好地承擔崗位上的工作。這需要我們積極豐富培訓的形式，擴充培訓的內容，同時注意加強檔案管理人員之間的交流和溝通，并幫助他們樹立自學的意識，切實形成自學的習慣，在工作崗位上不斷提高自己，充實自己，這就需要我們進一步促進各政策的落實，促進醫院的檔案管理工作制度化并有章可循。
2.3 創新檔案管理的模式
由于傳統的檔案管理不能保證檔案的完整性和嚴謹性，所以我們要進一步加強學習和借鑒，并根據自身的特點和實際，創建一種新的檔案管理模式，為真正提高檔案管理質量奠定良好的基礎。一般情況下來說，新的檔案管理模式需要工作人員重視病例等的整理和交接，劃分檔案的界限要明顯，使每個檔案都有其應有的價值。嚴格分類存檔，使檔案管理完善化。這不僅會提高檔案的利用率，還會提高醫生治療患者的效率。
2.4加強醫院的檔案管理工作的網絡化管理規劃
建立合理統一的發展計劃，加強動態性管理，招聘專業化的計算機人才，對檔案的網絡化和信息化資源進行高效利用。要各部門互相配合，共同做好醫院的的檔案管理工作，從而實現醫院的檔案的信息共享[5]。培訓高技術高素質的專業人才，從而提高醫院的服務水平，加強工作人員的服務意識，促進醫療的全面發展。
3討論
社會的快速發展帶動著醫療服務水平的提高，這對于醫院來說是一種機遇，同時也是一種挑戰。此時若是把握好機遇就可以提高醫院的服務水平，適應社會的發展趨勢，根據醫院的實際情況來進行相應的創新管理，檔案的管理模式和理念都要及時更新，遵循以人為本的原則，最大程度的調動工作人員的積極性，更好地為患者服務。醫院檔案管理工作的好壞影響著患者的就醫，也涉及到工作人員是否有責任感。對于檔案的創新探究，是為了患者提供更好地就醫條件，提高檔案管理的效率，為醫院的醫生提供準確可靠地依據，以便醫生快速做出診斷，以免耽誤患者的病情[6]。同時也會提高醫院的醫療水平，增加內在優勢。所以強化醫院的服務水平，加強醫院工作人員的責任意識，對醫院檔案進行管理就成為一項很必要的工作。
4結語
對于醫院的檔案管理工作現存的問題，找出其根源，并適當的進行創新改革，把握住機遇，不斷地加強工作人員對于檔案管理工作的意識，加強其服務意識和責任意識。這不僅會提高檔案的利用率，還會提高醫生治療患者的效率。醫院要引進先進的科學技術來是檔案電子化。最終提高人民的健康水平和健康質量，這才是進行醫院檔案管理的真正意義所在。
參考文獻
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關鍵詞：企業；文書管理；創新
文書管理工作是單位各類檔案資源的分類整合，是在管理工作中必不可少的一部分。它很好的記錄著各單位的各項工作的具體事項，可以反映出企業單位的規劃發展和對歷史資源的合集。沒有一成不變的東西，隨著時代的發展，老一派的管理工作已經不能適應新形式下的要求。文書管理工作的重要性不言而喻，但現存的文書管理工作存在一些不足，甚至許多企業對文書管理的工作不加以重視，這些種種不足之處不利于企業的長期發展。因此，及時對文書管理工作的創新，使其提供的檔案信息更加準確、及時和完整，足以滿足各方面的需求和當今形式的需要。
一、企業文書檔案管理工作及意義
企業文書管理工作分為文書處理和檔案管理兩大部分。文書處理是進行檔案管理的基礎，另外，檔案管理是文書處理的延伸及其發展。檔案是由許許多多的文件所組成的，文件的完美處理能對檔案工作進行良好的支持。對管理者來說，正確理解文書處理和檔案管理之間的關系，可以將文書檔案管理工作達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中，如有發現文書處理部分的不足，可以及時調整。
隨著科技的不斷進步和經濟的快速發展，企業的文書檔案管理工作面臨更加多且雜的文件處理，需要管理的檔案工作日益增多。在信息社會中，檔案作為重要的資源，逐漸得到社會的重視。另外，現在的信息形式多種多樣，聲音、圖像和計算機應用等都可以運用到檔案管理中，為檔案管理提供新的形式[1]。
二、文書檔案管理工作中的現狀及分析
（1）文書檔案管理工作中的滯后表現：緊跟時展的步伐，企業的各項制度都在慢慢創新，但在管理制度方面，尤其是對文書檔案管理的工作不能及時的得到改進。比如說企業中許多部門和企業已經整改重編，在新的制度下進行新的工作，而檔案的管理工作仍然止步不前，有一定的滯后效應。而且文書檔案的管理注重于對檔案的收集、整理和保管，忽視了其工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當前發展的腳步。
（2）文書檔案管理工作中檢索效率不高：文書檔案檢索分為手工檢索和計算機檢索兩種方式，檔案進行歸類整理后基本處于放置狀態，只有當真正需要的時候才進行相應的查詢。以目前的企業查詢來看，檔案的檢索方式大部分屬于手工檢索。首先將檔案進行分類整理和編碼，當需要尋找指定的檔案時可以很快的進行查找。但隨著檔案的數量不斷的增加，檢索的效率會越來越慢。計算機檢索是一種良好的檢索方式，但這種檢索的方式需要對檔案的內容在計算機中輸入，并進行特定的編碼，這需要耗費大量的人力物力，同時需要文書檔案管理人員擁有相應的技術的支持。
（3）檔案管理人員專業知識和技能有待提高：由于目前文書檔案管理工作在我國得不到相應的重視，所以在各個企業單位缺少在文書檔案管理工作的專業技術人員。許多在管理工作中的人員缺乏相關專業知識，也沒有受過專業的培訓，對檔案的歸類整理、編碼放置都不夠熟練，使工作效率和工作質量都相應的降低。特別是在當前信息化時代，檔案管理人員不僅要有更高的專業技能，還需要熟練各種計算機的應用。只有在檔案管理工作人員的專業知識和技能都相對提高的情況下，才能把文書檔案的管理工作做的更好。
三、文書檔案管理工作中的創新措施
（1）管理理念的創新：文書檔案管理理念的創新是在文書檔案管理工作的關鍵。擁有創新意識是一切工作擁有鮮活生命力的前提。文書檔案管理的工作人員應該及時更新思想，緊跟時代的潮流，總結以往的經驗與不足，時刻報以學習的狀態，學習新的管理模式運用到文書檔案管理工作中去，以不斷學習的姿態對文書檔案管理工作進行新的創新[2]。同時文書檔案管理在創新的同時，應該遵守以大局出發的原則，堅持以單位企業的利益為中心。而且文書檔案管理的工作創新，還必須有宣傳意識，檔案管理的工作并不是一個部門的工作，合理的對檔案管理進行適當的宣傳，讓更多的人了解和參與檔案管理的工作。
（2）管理形式的創新：文書檔案管理的創新可以是對文書檔案進行數字化的管理。所謂數字化的管理就是將所有檔案都輸入至計算機中，使紙質稿在計算機中備份，這樣更方便進行查詢工作。因此，在輸入過程中應采用更加先進的技術將紙質稿轉化為電子稿，這樣可以省去人工的輸入麻煩[3]。建立檔案管理系統，只需要用戶的賬號和密碼就可以進行該檔案的調用，這樣既不會在拆開與封口的過程中造成檔案的損壞，還能省時省力。
（3）協調各部門工作及完善文書與檔案工作的銜接：文書檔案的許多利用價值都來自于各部門，因此積極主動的與各部門進行溝通和交流，了解各部門工作的內容和進展。還需要在日常整理檔案的過程中發現不足之處，及時與各部門進行聯系。同時企業也要加強各部門的溝通合作，保證文書檔案管理的收集的順利進行。
四、結語
綜上所述，各單位企業應該對文書檔案管理工作具有足夠的重視，在對文書檔案管理中出現的問題和困難，需要文書檔案管理人員和各部門進行溝通協調，加強各部門間的交流合作。同時運用新型的計算機應用，緊跟時代的發展，提高文書檔案管理的效率，實現文書檔案管理工作的創新，達到更好的標準。
參考文獻：
[1] 李玲.文書檔案的現代化管理[J].山西檔案，2009，51
關鍵詞：發展中高校 檔案管理 現狀 問題 對策
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914（2012）07-276-02
近十年來，發展中高校隊伍迅速壯大，發展中高校這幾年優先發展的是師資力量、學生數量、教學設備、基礎建設等方面，而檔案工作的發展則落后于其他方面。從檔案管理機構的設置和人員配備、從硬件設備和資金投入都制約著發展中高校檔案工作的發展，隨之出現的檔案管理上的問題也值得我們思考和研究。
一、發展中高校檔案工作中存在的問題
1.對檔案工作重視不夠，檔案意識淡薄。發展中高校從教師隊伍到行政人員大部分檔案工作人員檔案意識淡薄,對檔案工作和檔案的重要性、意義缺乏認識，沒有認識到檔案工作在學校發展中的作用。近幾年來，發展中本科院校為提高競爭力，將發展重點都放在了校園基礎設施建設、提高教學質量和科研水平之上,而學校檔案工作的發展則嚴重滯后于其它各項工作。在這種發展影響下，再加上檔案部門的宣傳力度不夠，缺乏系統的規劃和指導，各級領導、院系、處室和管理部門往往都忽視了檔案管理工作的重要性。從而導致各部門為了自身利用方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致檔案材料采集困難、不齊全、不完整。
2.檔案管理制度亟待完善。發展中高校雖然也有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但整體來講檔案管理制度不健全、貫徹力度不夠。發展中高校檔案制度只有《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《國家檔案局第8號令》等國家對檔案管理的相關法律法規,沒有校本特色的相關檔案管理制度，有的雖然制定了一些檔案管理制度，但執行起來不嚴格，缺乏相應的配套措施和有效的制約手段，檔案管理基本處于失控狀態。在這種背景下，導致檔案工作職責不明確、材料歸檔不及時、分類不規范、管理混亂，最終難以發揮檔案服務作用。
3.檔案管理隊伍建設不到位。大多數發展中高校檔案管理人員素質參差不齊，真正畢業于檔案管理專業或相關專業的人員十分缺乏甚至于沒有，大多數兼職檔案管理員沒有經過正規檔案管理教育與培訓，業務素質偏低，專業性不強,工作意識落后。檔案管理人員缺乏檔案管理的專業知識和理論素養，對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不足，對檔案工作只停留在常規管理上，對檔案管理如何適應新形勢變化而進行改革缺乏思考，嚴重影響到檔案的利用和檔案工作的可持續發展，檔案管理隊伍人員結構亟待調整。
4.檔案立卷質量差。發展中高校在檔案的立卷上質量差，使檔案缺乏完整性、系統性。在檔案原始材料的收集過程中，有的部門兼職檔案員鑒別能力差、缺少經驗，造成一些檔案材料的原件缺失，在今后的檔案利用中出現不完整性、不連續性，使檔案的利用價值失去了意義。
5.硬件設備條件差。發展中高校的檔案管理經費投入較少，使得一些硬件設備達不到要求，在檔案工作中處處捉襟見肘，使得檔案工作不能更好地向前發展。例如檔案庫房的規劃不到位、保存檔案的環境條件不達標、檔案安全性得不到保障；空調、復印機、照相機、電腦、掃描儀等必備硬件短缺等等。
6.數字化檔案館建設步伐緩慢。隨著近幾年的科技的飛速發展，數字化檔案館建設迅速成為了高校檔案發展的新趨勢，而發展中高校的數字化檔案館建設卻顯得有心無力遙不可及。主要有三方面的原因：第一，數據庫建設難度大。目前發展中高校甚至于好多老牌高校只是簡單的檔案數子化，并沒有真正實現數字化檔案館。第二，檔案利用共享目的難以實現。目前大多數高校的數字化檔案館建成后數據庫只在本校局域網使用，不敢共享給外界，影響了數子化檔案的利用率。第三，數字化檔案館建設所需的資金不到位，阻礙著數字化檔案館的發展進程。數子化檔案館的建設需要大量資金，而發展中高校的主要資金流向還不能兼顧到檔案部門。
二、發展中高校檔案工作中存在問題的對策研究
1.加強檔案管理意識，擴大宣傳。學校領導要重視檔案的建設，把檔案工作納入學校日常工作計劃，增加資金投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題。及時調整檔案工作的機構設置，各管理部門實行領導負責責任制。增強全校師生檔案意識，增強兼職檔案員的檔案責任意識，建立檔案分室，兼職檔案管理人員統一管理本部門檔案材料，按期向學校檔案科移交檔案，組織定期或不定期檢查或抽查，并在年終實行考核機制和績效掛鉤。學校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等檔案法規及檔案基本知識，讓檔案貼近教職工，提高大家的檔案法制觀念，使大家逐步認識到檔案工作的重要性，從根本上理解、支持、參與檔案工作。
論文摘要：我國人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理政出多門、檔案利用范圍狹窄等一系列問題，筆者以為要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制等措施。
一、我國人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案內容失真真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業服務中心、教育部門所屬畢業生就業指導中心、企事業單位的主管部門以及有人事管理權的國有企事業單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關、國有企事業單位，利用最多的主要是傳統人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經濟體制改革的深入，非公有制經濟的迅速發展非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生要面向市場自主擇業，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業單位人員、大中專畢業生流向非公有制經濟組織、外資企業、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度不能適應現代人力資源開發的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現實意義的問題。
二、改革我國人事檔案管理的幾點建議
（一）提高檔案管理人員素質人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。
（三）采用信息化管理手段信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員(包括改制破產的企事業單位置換身份后的人員)、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。
參考文獻：
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關鍵詞：現代化遠程特點電子媒介
一、現代化遠程教育檔案的特點
遠程教育的學籍檔案由于教學、教務管理形式上的特殊性,因而具有以下特點:
1.復雜性：遠程教育采用計算機、網絡等現代信息技術手段組織教學和管理,學生與老師見面少,學籍管理分層次、分級別進行,管理涉及各層級之間的關系,管理難度較大。而且遠程教育學生是成年人,來源復雜,基礎參差不齊,工學矛盾突出,實行完全學分制,8年內學分有效,時間跨度大,教學計劃變動大,學分替換情況多,畢業審核內容龐雜。這些決定了遠程教育學籍檔案管理工作的復雜性。2.形式不統一、利用率低遠程教育辦學點由中央向省、市、縣輻射,教學點多,學籍檔案歸檔標準、形式不一,現在大多為電子檔案,但也存在紙質化檔案,或無檔案現象,有的即使有檔案,但有些點開辦遠程教育過分追求經濟效益,忽視社會效益,不注重學生學籍檔案的建設和利用,檔案利用率低,形同虛設。3.動態性遠程教育學生的學籍管理是一個非常靈活的、動態的管理過程,學生的成績和操行評定處于不斷的變化之中,教學點必須通過一級一級向上報送學籍管理信息,成績異動、補考、缺考、重修、重考多,再加上課程滾動開設,可變性大,使得遠程教育檔案管理隨時處于動態的變化中。4.周期性學籍檔案伴隨學生從入學到在校學習再到畢業的整個過程,要持續3~8年的時間,因而具有連續性和周期性的特點。
二、現代化遠程教育檔案管理的現狀
隨著信息技術的突飛猛進和計算機在各個領域的廣泛應用,現代遠程教育學籍管理也面臨全新的挑戰。現代遠程教育學生與普通高等教育學生一樣經過高層次的培養教育后,將承擔起社會主義現代化建設的重任。但我國現代化遠程教育還存在以下幾個問題：首先，檔案管理觀念落后：遠程教育管理工作者的檔案意識淡薄,對學員檔案管理工作缺乏正確的認識,導致責任心不強,給學員填寫歸檔材料時不積極主動,材料不完整、不規范等,給學員就業或晉升埋下了隱患。其次，檔案管理內容不完善：1，在現代遠程教育下,大多數學校建立的學員檔案仍只包括報名表、審核表、入學通知、注冊表、花名冊、成績冊、學籍卡、學員證、準考證等證件和文字資料,沒有形成電子檔案。2，能夠反映學員綜合素質的各種材料也還未進入歸檔的范圍,比如,學員在校期間,許多評先評優材料應該進入學員檔案的沒有進入學員檔案。又如,因為就業壓力較大,某些部門為了學員能順利就業,一些處分文件就沒有進入學員檔案。由此,檔案材料無法具體地反映學員綜合素質。3，有些學員在填寫檔案材料時不認真、不仔細,有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫,使用圓珠筆,有的項目填寫不全、不準確,有的基于連名字都寫錯或寫別名等。這些不符合要求的做法,造成了檔案材料質量不高、不規范。再者，檔案管理模式陳舊：隨著遠程教育招生人數的擴大,學員檔案也隨之不斷遞增,加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點,層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成,致使信息資源得不到充分開發利用,不能為用人單位及時有效地提供所需信息。最后，檔案管理隊伍薄弱：高校檔案管理隊伍作為高校學員服務工作的重要組成部分,檔案管理隊伍的建設未得到應有的重視與加強,高等遠程教育這方面的問題更為突
出。據調查,由于人力、物力所限,許多學校的辦學條件還不能盡如人意,教管人員緊缺,信息技術掌握的還不適應試點工作的要求:有的學校由教師和輔導員兼任學籍檔案管理工作,工作頭緒多,忙于應付,沒有時間也無力探討研究學籍電子檔案工作,有時甚至影響了檔案管理工作。
三、現代化遠程教育的契機——充分利用電子媒介的技術平臺
電子文件是指通過計算機進行各種操作、傳輸、存儲等處理的數碼序列。由于計算機
應用的迅速普及，電子文件的生成量已經非常可觀。現代遠程教育的教學和教學管理過程中，將產生大量的電子檔案，包括教學計劃、教學實施方案、教學管理文件、教學課件、輔導網頁、學生基本情況檔案、課程注冊信息、考試成績、畢業生基本情況等等。從文件格式來看，有文本格式文件、數據庫格式文件、圖形格式文件等等。這諸多的電子文件，必將給現代遠程教育和我們的工作帶來巨大的影響和變化。因此，首先，我們要提高電子文件管理意識，把這項工作作為現代遠程教育的一個重要的組成部分來抓。當前，電子文件的不斷產生已經成為文件管理的主要問題。其次，加強制度建設，規范管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。健全規章制度是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，同沒有一個電子文件歸檔管理的規章制度有著重要關系。因此，檔案行政管理部門應會同教學教務管理部門及計算機網絡管理部門聯合制定電子文件管理辦法，明確各部門在電子檔案管理中應負的職責，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。再次，從電子文件的形成，運行到歸檔管理，應當由教學教務主管部門或負責人統一協調，指定專門機構或人員負責;各級檔案行政管理部門應指定專門機構或人員，行使監督、檢查、指導電子文件歸檔及電子檔案管理的職權。在電子文件的形成、積累、歸檔、保管過程中，應及時登記設備環境、相關數據等，以保證電子文件歸檔的質量;生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔，以確保歸檔電子文件的完整性和有效性。
參考文獻：
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1 獻血者檔案安全管理的重要作用
1.1 血液質量安全的保障
血液工作性質和血站工作流程環環相扣的特點決定了血站在血液質量安全方面不容出現任何問題。獻血者檔案作為血站整個大質量系統中的最起始階段，是關系血液全面質量管理成敗的基礎環節。
1.2 獻血信息的真實記錄
血站是一個對法制性要求較高的單位，隨著人們法律知識不斷充實和自我保護意識的增強，以及醫療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，獻血者檔案必將成為分辨涉血各方責任的依據之一。獻血者檔案中各項紀錄的原始真實、完備可查作為一個歷史的記載與見證具有長期甚至永久性的保存價值。
1.3 兌現獻血優惠政策時的依據
根據《獻血法》對獻血者獎勵的有關規定，我市中心血站和市獻血辦執行“本人自獻血之日起，5年內5倍量免費用血，5年后等量用血；直系親屬自獻血30日之后等量免費用血。”的優惠政策。用血時以獻血證、身份證及獻血檔案信息為憑據。
2 獻血者檔案材料歸檔范圍
無償獻血的整個流程包括血源科、采血科、成分科、檢驗科、供血科5個科室。應歸檔的獻血者檔案材料包括：無償獻血健康征詢表（包括獻血者姓名、地點、工作單位等基本情況）、采血記錄、檢驗記錄、成分制備記錄、出入庫記錄，用血記錄、各環節質控等。
3 安全管理獻血者檔案的主要方面
3.1 數據信息形成的安全管理
血液數據的正確采集是保障獻血者檔案安全的前提。血站檔案信息具有環環相扣、分散處理、信息共享的特點，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門形成的檔案資料上簽字，以示負責；同時，各部門（環節）間做好交接，下一部門（環節）必須對上一部門（環節）的數據信息進行核對，雙方確認無誤后簽字交接。分層把關，相互約束，確保數據來源的準確。
3.2 數據信息錄入查詢的安全管理
加強對信息錄入人員的計算機操作技能培訓，使其熟練信息數據的錄入。利用條形碼讀出速度快、準確可靠的特點，用條形碼技術進行管理。實行“誰操作、誰錄入、誰負責”的工作原則。堅持核對制度，特別是對一些關鍵性數據，要由不同的工作人員錄入兩次，且堅持對姓名、對條碼、對原始登記的“三對原則”，并經計算機系統對兩次結果自行核對。
由計算機網絡系統專職管理人員設定各部門用戶終端的使用權限，并實行用戶密碼管理，各部門用戶終端不得越權登錄、修改或查詢，以確保數據錄入和查詢的準確、安全。
3.3 檔案保存的安全管理
3.3.1 紙質檔管管理
把好收集關，抓好整理立卷質量。原則上由檔案形成部門負責收集、整理、立卷，并由立卷人在每卷檔案后簽字，以便日后的責任追溯。其中，《獻血者健康征詢表》以400張為一卷，其它資料以月為單位立卷歸檔，按要求編目、裝訂后于每年的一定時間內交站綜合檔案室，簽字辦理交接。綜合檔案室的專職檔案管理人員按檔案“八防”的要求負責對案卷的管理。
3.3.2 電子檔案管理
計算機網絡管理人員定期將各部門用戶終端的數據保存到服務器管理機上，并進行光盤和硬盤備份。以防計算機病毒侵襲及系統故障時造成大量數據丟失。
3.3.3 檔案資料的保密管理
對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進行特別管理，紙類檔案要專職負責，責任到人，計算機文檔要進行加密處理。
摘 要 隨著企業職工養老保險參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養老保險財務檔案管理工作日益繁重，原有的養老保險財務檔案管理已經不能適應現代檔案管理的要求，需要加強養老保險財務檔案管理工作的標準化、科學化以及規范化，不斷提高養老保險財務檔案管理的水平，因此本文針對企業職工養老保險財務檔案管理中存在的問題，探討其有效對策。
關鍵詞 養老保險財務 檔案管理 問題 對策
不斷完善社會的保障體系，是關系到改革、發展、穩定的重大問題，養老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應現代信息社會的發展，建成能夠體現出社會公平的新型財務檔案管理體系。養老保險財務檔案管理水平的提高有助于養老保險機制的有效運行，因此，需要及時解決養老保險財務檔案管理中存在的諸多問題。
一、養老保險財務檔案管理存在的問題
（一） 財務檔案管理信息化有待加強
隨著科技的進步，財務檔案管理技術也在不斷的發展之中，電子財務檔案信息的數據也面臨著諸多的問題，紙質化的會計財務檔案已經不能適應當前的財務發展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給財務檔案的管理帶來了不便，另外，財務檔案管理信息的透明化以及科學化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數據的篡改以及隨意操作，違反財務檔案管理的規定，這給財務檔案管理帶來了潛在的威脅。作為會計憑證、財務會計報告等會計核算專業資料的會計檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，因此會計檔案的信息化管理，要始終核查是否財務活動遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為。
（二） 財務檔案管理工作管理力量薄弱
財務檔案工作管理力量的薄弱主要表現在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，財務檔案管理硬件設施以及軟件設施落后，工作環境較差，由于管理資金的限制，在財務檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統化的管理缺乏，現代化的管理設備還沒有投入到使用，這給數量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計憑證以及報表資料的整理帶來困難，給會計檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，財務檔案管理的制度是規范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責任劃定，工作職責范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細的規定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找帶來不便；第三，管理機構不健全，財務檔案管理的領導機構的健全對于加強檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴格落實與執行，另一方面是管理機構的有效監督，缺一不可，同時，管理機構在考核機制方面還要繼續完善，對于檔案管理的若干指標嚴格把關，嚴格核查會計憑證以及報表等資料，為以后的核查提供依據，對于工作中存在的問題要穩妥的解決，管理機構在協調溝通方面還有著一定的缺陷。
（三） 財務檔案管理人員素質有待提高
財務檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應該具備良好的業務素質以及職業道德，目前有的財務檔案管理人員只是為了應付財務檔案管理的大量工作從其他部門調配過來的，沒有專業的檔案管理經驗以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓時間也就一再縮短，給養老保險財務檔案的管理帶來了潛在的問題。
二、養老保險財務檔案管理問題的對策
（一） 加強財務檔案信息化管理建設
財務檔案管理的信息化建設可以從數據庫的建立以及網絡建設兩方面進行，第一，財務檔案數據庫的建立，檔案信息化是財務會計順利進行工作的基礎，改變了傳統的紙質資料的種種弊端，在一定程度上有利于財務工作者的工作，財務檔案數據庫要從數據的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便財務工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進一步的挖掘與管理，由于信息化建設人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計原始憑證、會計憑證的真實完整，妥善保管檔案信息；第二，網絡建設，財務檔案管理的網絡化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財務檔案經過網絡傳輸再經過財務人員的處理，就可以進入財務檔案數據庫，檔案的處理時間將會縮短，提高工作效率，減少財務檔案重復錄入的工作量，方便會計原始憑證、會計憑證等資料之間信息的傳閱。
（二） 完善財務檔案工作的管理
財務檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強領導等方面做起，第一，信息化管理，利用現代先進技術，采用信息化管理軟件，實現養老保險業務檔案管理的信息化、規范化，增加硬件設施，投入計算機、打印機以及掃描儀等設備，建立標準化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計憑證以及報表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財務檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據，嚴格管理，明確檔案管理的工作責任與職責范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規范化、科學化，使得會計檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據可依，保證會計憑證以及資料的完整性以及真實性；第三，增強管理機構的建設，財務管理機構的建設有賴于管理的考核，通過考核加強管理的積極性、發現工作中的不足，另外還可以建立專門的財務檔案管理領導小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現的問題進行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進、考核獎勵等活動，激發員工的工作熱情。
（三） 提高財務工作人員素質
提高工作人員素質需要從職業道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務的觀念，增強主動服務意識，端正工作態度，以良好的精神風貌對待每一位參保人，強化財務檔案工作者的職業道德觀念，堅持據實立檔的作風，另外還要培養高素質的工作人員，利用講座培訓財務工作人員的業務素質，增強實踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進的管理理念。積極引進專業人才，打造高素質團隊，聘請專業教授進行實地指導，及時發現工作中的問題。
參考文獻：