時間：2023-07-31 17:01:13
導語：在檔案整理規范的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優秀范文，愿這些內容能夠啟發您的創作靈感，引領您探索更多的創作可能。
關鍵詞：信息電子化；檔案創新服務；文書管理
檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎，檔案的整理要以檔案征集的收集數據為基準，檔案的管理要以安放完好的檔案數據架構為前提，因此滿足這些前提的首要條件就是進行檔案征集工作，從而使接下來的檔案工作內容得到保障，因此在檔案征集工作上必須嚴肅對待，馬虎不得。這也是為后續的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩定基礎的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性，應該對檔案的征集工作進行一定的規范化管理，進而使其向我們所期望的方向順利發展。
1 檔案征集工作的環節
檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象，通過規范的程序征集對象進入館內，將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環節：首先是征集計劃的編制；其次是征集對象明確后，檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程；第三是對已選的征集對象進行評估鑒定和征集批準的過程；第四是和征集對象持有人進行征集手續的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關文件遞交給館內相關部門的過程。
2 檔案征集工作規范化管理的手段
2.1 意向申請的規范化
任何工作的有序開展都需要一個正確而明晰的理論指導，以此為基，能夠使工作有條不紊地進行下去，進而使工作的效率和質量都得以保證，并促進此工作過程帶來的經濟效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外，檔案征集工作也需要有一個明確的目的和工作流程體系為指導。因此在進行檔案征集工作之前，首先要有一個檔案征集的意向，并將這意向通過單位的組織機構傳達到員工處。最少應傳達到兩人，在意向傳達之后，檔案征集相關意向的發起人要就這一事件填寫檔案征集的相關公文性意向書，以及規范檔案表格申請書，因為檔案作為一項嚴肅的書面文件具備一定的法律效益，不能由公民擅自書寫，檔案表格也應由國家統一，不能任由公民擅自復制。
在相關資料填寫完畢后，將之遞交給上級部門，在上級部門審閱并肯定之后會安排一定的調查人員核實檔案征集者的相關資質，并且上級部門還會對上述申請文件的真實性予以評定并加蓋工章。為了這一環節不出現任何紕漏，進而導致檔案征集意向傳達失敗，申請人應就檔案涵蓋的對象的詳細個人信息整合一份具體的數字報告，在報告中寫明相關注意事項，以報告書的形式陳述這一流程中將會涉及到的全部數字以及相關詳細信息，在書面報告紙樣出來后加蓋負責部門的公章，并將報告隨申請書一同提交至上級處，以便上級審核。當上級的意見隨公章一并返回之后，此征集意向才算傳達完畢，相關人員必須遵循上述章程嚴格執行相應步驟，以保證檔案征集工作的規范化進行。
2.2 制定檔案計劃
檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續對征集對象予以準確評估與鑒定的最有力依據。檔案征集計劃內容具體應涵蓋征集方式、征集原則、入藏標準、征集范圍等諸多的內容" 檔案征集工作人員主要擔任歸檔人一職，財務人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內容$征集對象評估報告（副本），征集對象專家鑒定會會議紀要（正本）、檔案征集協議（正本）、征集經費支付憑證（正本）、征集檔案點交記錄表等。
2.3 對檔案征集對象的評估
通常情況下，在實際的檔案征集工作中，主要是對征集對象進行了全面的評估，而在這一環節中，相關檔案征集工作人員應該充分準備好相關材料，具體包括了申請表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對征集檔案評估專家的選擇上，將會由檔案館領導統一制定。
2.4 對征集來的檔案的審批
對征集而來的檔案不能直接進行歸檔處理首先要對檔案本身進行一定的檢驗和審批程序，進而使檔案的法律效力得到確認，從而避免因檔案問題而引發的經濟類、法制類民事糾紛的發生。具體的審批流程較為簡單，由被征集人將檔案交付給征集者，然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質的審核部門審核檔案的真實性以及檔案的法律實用性，在審核者確認檔案無誤后出具資質鑒定證明，然后檔案在交由收集者進行接下來的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束，進而保證檔案審批的合理性。此審批環節一定要在國家承認的地點交由國家委派的檔案審批人員親自執行，進而避免因個人審核資質的不真實而導致審核失效的情況發生，這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。
2.5 相關材料的書面化
在這一環節的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協議也要一式三份。其中，檔案持有人將會保留一份，另外兩份將由檔案館統一保管。在這一環節過程中，要將檔案數量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協議清單中。
2.6 尋求專家鑒定
開展專家鑒定會過程中，檔案征集工作者要準備好所需的材料，擔任鑒定會的鑒定人員應從檔案征集的專家庫中抽取，最后將形成文件作為專家基于征集對象而開展的鑒定會議的會議紀要。相關整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進行轉交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀要等諸多資料的正本。同時，還有征集資料的有關資料與圖片以及征集的經費支出憑證的副本。
結束語
總而言之，檔案的征集工作是一項法制化的工作，對這一工作的規范化管理有利于我國檔案工作的順利有序進行，有利于保障被制檔案者的經濟利益和人身利益，貫徹了以人為本的政策理念。同時對檔案的征集工作的規范化管理還有利于提升我國檔案相關部門的整體執行力。因此相關部門務必要重視這一點，對檔案征集工作提供一定的政策支持，完善相關的法規和法律就能夠使這一項工作處于一個合理的約束范圍內，進而在計提的工作流程上得到合理化的管理，從而推動我國檔案事業的全面和整體化發展。
參考文獻
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權力清單制度是行政管理部門以“清權、確權、配權、曬權和制權”為內容的權力革命，其實質是給行政職權的行使打造透明的制度籠子，為行政機關依法行政提供依據規范，為行政相對人提供便利。
實行權力清單制度是推進行政管理現代化、加強行政機關自身建設的一項基礎性工作。把行政機關權力以清單形式明確下來，有利于行政機關及其工作人員清楚自身到底擁有什么職權和多少職權，以便更好地履行職能、承擔責任。
實行權力清單制度是推動行政機關全面正確履行職能、建設服務型行政機關的內在要求。通過進一步明確職權，把該負的責任擔負起來，把該管的事情管住、管好。通過權力清單對行政權力的程序、時限、監督方式等加以細化并公開，有助于規范行政行為，提高行政效率和服務水平，方便行政相對人辦事。
實行權力清單制度是規范行政權力運行、建設法治行政機關和廉潔行政機關的重要途徑。它可以進一步推動行政權力在陽光下透明運行，強化權力監督和責任追究，切實把權力關進制度的籠子，強力推動行政機關嚴格依法行政，認真履行法定職責。
檔案行政管理部門實行權力清單制度，首要任務是建立檔案行政權力清單，為此，就需要依法確定權力，按照“職權法定”原則，梳理檔案行政權力的來源。檔案行政管理部門不但要按照法律法規和規范性文件的授權，理清現有檔案行政行為的法源，更要取消沒有法律法規和規范性文件授權的行政權力。
為進一步提升檔案規范水平，加強檔案管理意識，縣城管局將檔案整理作為強化機關科學化、規范化管理的重要手段，通過“三個加強”切實做好檔案管理工作。
一是加強人員學習培訓。挑選認真負責、有工作經驗的同志專職負責檔案整理，并派人多次到縣檔案局請教學習，就檔案收集、整理、期限劃分、裝訂、目錄錄入、保管等相關內容進行了系統規范的培訓。
二是加強基礎設施建設。根據檔案室實際，合理調整檔案存放架柜，把原始的普通文件柜更換為堅固、結實的檔案密集架柜和工程圖紙柜。密集架的投入使用，排列科學合理，增加了庫容量，并配置了防盜防火安全門，確保安全。
努力編研，積極補充原始資料。認真總結往年文件歸檔的執行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規范完整。以下是為大家整理的檔案管理員工總結匯報資料，提供參考，歡迎你的閱讀。
檔案管理員工總結匯報一
本人干檔案工作已一年多時間了，在這期間我學到了很多關于檔案管理工作的知識，也使我對檔案工作有了新的認識，同時，也擴展了我的知識范圍。在這段時間的收獲及工作情況做個總結吧!
首先，是檔案收集整理工作：為了更好的服務檔案事業，檔案合理規范組卷，符合國家有關標準。所有檔案從收集、整理、分類、編號、存入計算機我都認真完成了;期限我們分為短期、長期、永久性的，個門類檔案的歸檔率、完整率、準確率達到百分之__以上，查看率、查準率達到百分之百;再次，檔案的管理工作和安全措施：在個庭室進行新的歸檔時，我們要制冊登記，按類整理存放，并做好檢索目錄，以方便查閱，同時，要確保檔案安全。
做一名檔案人員，首先要做到：忠于職守，愛崗敬業：所謂忠于職守，就是紙檔案工作者應盡當保護，管理檔案的義務，盡到為檔案用戶提供優質的信息職責;所謂愛崗敬業，是指檔案專業工作人員應對檔案事業的建設和發展傾注較之普通公眾更多的愛心，全心全意的投身于本職工作之中。
保護檔案及相關資料的完整及安全，以確保其作為歷史證從歷史上、法律、職能、行政等角度，對檔案文件，資料進行篩癬簽定和保管，切實合理的運用來源原則，保持文件之間的歷史聯系。檔案工作者在進行文件的整理、保管、和利用工作中，應當保護檔案的證據作用。檔案工作者在進行檔案文件的簽定、整理、著錄、保管、提供利用等項檔案工作中，應當確保文件(包括電子文件和多媒體等非傳統型文件)的檔案價值。
檔案工作者應當確保檔案所含信息的連續性，檔案工作者對文件取舍的選擇，首先要考慮保存那些反映文件形成者主要的活動的文件，但也要考慮檔案用戶的利用需求及其變化情況。檔案工作者應當對他們從事的工作活動進行記錄，并能對其工作進行辯護，檔案工作者應對文件的整個生命周期作好記錄，并在采用新方式和新信息管理方法時與文件工作者進行合作。
在以后的工作中，我會繼續深入學習相關的檔案知識，為人民服務。
檔案管理員工總結匯報二
在__檔案室的指導下，我嚴格按照社區檔案的歸檔要求，虛心學習先進社區的寶貴經驗，結合我社區的工作實際，在各部門的通力配合下，較好地完成檔案工作，簡單總結如下：
一、保證資料收集完整性
為了保證檔案資料收集的完整性和規范性，居委會成立初時，社區領導便充分認識到檔案管理工作的必要性和重要性，多次召開檔案歸檔工作會議，強化工作人員日常工作歸檔意識。深入各個部門收集資料，聘請__區檔案局的有關專家到我居委進行工作指導，根據__區、__街道對村居的歸檔要求，嚴格按照社區檔案工作目標管理考核標準，認真鉆研檔案業務知識，努力提高檔案的管理水平。
二、加強檔案資料保管保護工作
所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，規范使用管理程序，定期對檔案資料除塵消毒，保持檔案的整潔性和完整性。
三、今后工作計劃
強化歸檔意識，規范立卷歸檔程序。在收集、整理、立卷歸檔積累資料的基礎上，認真總結經驗，繼續改進方式方法，明確其資料的歸檔范圍，研究檔案信息歸檔后的檢索、利用服務的科學方法，發揮檔案信息資料的最大效能。
深入學習檔案規范，加強交流和溝通。在開展工作的基礎上，積極參加區、街道組織關于檔案理論知識學習的培訓，向檔案工作做得較好的村居多交流溝通，參觀學習，努力提高檔案管理的專業性和規范性。努力編研，積極補充原始資料。認真總結往年文件歸檔的執行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規范完整。
__社區的檔案管理工作在各級政府部門的關懷和支持下，經過全體工作人員的不懈努力，取得了一定的成績。今后我們仍將檔案管理工作放在社區工作中的重要位置，團結合作、齊心合力、克服困難，爭取把社區的檔案管理質量和水平推向一個新的高度。
檔案管理員工總結匯報三
本人從事檔案管理工作以來，在局領導和同志們的關心支持幫忙下，經過自我的努力，較好地履行了職責，圓滿地完成了各項工作任務?，F將工作總結如下：
一、檔案資料的收集
參與了對各科室檔案的接收進庫工作。共參與接收文書檔案_卷，會計檔案_卷，用地檔案_卷，地籍檔案_卷，土地利用總體規劃檔案_卷，監察檔案_卷，規劃檔案_卷，交易檔案_卷，人事檔案_卷，評估檔案_卷，礦管檔案_卷，底圖檔案_卷，基建檔案_卷，照片檔案_張，錄像、光盤_盤，圖書資料_冊。
二、檔案資料的整理
在接入庫前，對各科室的檔案進行案卷質量檢查，對不貼合入庫要求的進行指導并幫忙進行整理。參與整理底圖、航片_份，分類組卷歸檔_卷;對_張照片按相關要求進行了整理歸檔。負責資料的管理工作。對圖書進行了分類整理，近年來按規范要求整理資料_余冊。并按相關要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。對_卷基建檔案進行了整理歸檔。
三、檔案資料檢索利用
負責對各科室全引目錄的接收和整理工作，對各科室報送的_冊全引目錄進行了整理，并精裝成冊，并在原有檢索工具的基礎上，根據局內檔案利用狀況不斷完善，不斷增加，續添了職務任免專題目錄、專業技術職務專題目錄、先進個人專題目錄，人名索引_條、用地檔案_條、地籍檔案_條、監察檔案_條、土地利用總體規劃檔案_條、規劃檔案_條、基建、設備、資料、實物目錄共_條。健全了檢索體系。用心參與檔案信息開發利用工作。負責資料與檔案的接待利用工作。共接待利用者_人，編寫了檔案利用實例效果匯編。
四、檔案資料保管保護
負責對局內檔案資料的安全管理。定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿;對檔案資料庫內溫濕度按照要求進行調控，并及時對檔案資料進行除塵、消毒，定期清理庫房衛生，并進行安全檢查，未出現任何事故。
五、檔案資料的統計
關鍵詞：電子檔案管理系統；收集整理；檔案歸檔；檔案上交；檔案匯交；檔案分發；檔案接收
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
傳統檔案業務的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責檔案的入庫管理。由于不能充分發揮電子文件的優勢，造成手工勞動量大，操作程序復雜，人力、物力資源浪費，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃氣集團公司信息化的發展，統一各個下屬單位檔案管理規范，形成中石油檔案共享知識平臺，項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發了中國石油檔案管理系統。
系統的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經過歸檔部門領導和檔案部門領導審核后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單，由檔案管理部門人員進行檔案整理和入庫維護。這部分功能主要由系統中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結構和各個子模塊的工作原理。
1 總體功能結構圖
“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。
檔案歸檔的目標為協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統中，以達到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標是實現油氣勘探開發類檔案的匯交和分發。圖1是收集整理模塊的總體功能結構圖。
2 檔案歸檔
檔案歸檔包含預歸檔、歸檔整理、檔案整理三個子模塊。
2.1 各個子模塊任務
2.1.1 預歸檔
1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進行錄入、編輯、提交；
2）歸檔部門領導審核；
3）檔案管理部門領導審核；
2.1.2 歸檔整理
1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；
2）部門歸檔人員對實體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實體檔案同步移交到檔案管理部門；
2.1.3 檔案整理
檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實體檔案編輯、實體整理、歸檔辦結；
2.2 檔案歸檔流程步驟
如圖2，系統提供四種歸檔流程，可由各單位根據本單位業務情況選擇使用。
2.2.1 標準流程歸檔
對應上圖的全部五個步驟12345。
2.2.2 直接歸檔
歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實體歸檔發起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。
2.2.3 檔案部門審核
對應標準歸檔流程去掉第二步，即1345。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
2.2.4 歸檔部門審核
對應標準歸檔流程去掉第三步，即1245。對應系統中就是檔案條目在“預歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。
3 檔案上交
檔案上交分為檔案匯交、檔案分發、檔案接收三個子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標匯交單位（如勘探開發研究院）。如圖4，由檔案產生部門將檔案分發到各個下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統的收集整理模塊中，進行編輯和存檔。
4 結束語
中國石油檔案管理系統目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進了企業的減員增效。“電子文件先歸檔、實體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實體檔案要和相應的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門?？绮块T、跨地區的不同單位間檔案的匯交、分發和接收，只需幾個簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項設置嚴格遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》規定的檔案基礎業務規范和檔案信息化規范。系統統一了中石油各個下屬單位檔案管理規范，將成為中石油集團公司檔案管理平臺和共享知識中心。
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比如在圖紙檔案的整理中，經常會遇到圖紙未按標準要求折疊歸檔的情況，特別是歸檔的圖紙大，裝不進標準的檔案盒里，有些單位會不顧檔案的破壞和受損，把圖紙按標準尺寸重新折疊裝盒。雖說這樣做符合檔案整理的標準和要求，本無可厚非，但筆者認為這樣做偏離了檔案整理工作的初衷。如果把圖紙比作“足”，檔案盒比作“履”，在整理圖紙檔案的時候，不宜“削足適履”。
圖紙檔案通常有設計圖、施工圖、竣工圖等，這些圖紙一般由設計單位制出，交檔案室歸檔時也已折疊好。按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，圖紙在歸檔前應按《機械制圖復制圖的折疊方法》折疊成標題欄外露的A4幅面手風琴式。而現實情況是，大部分設計單位出的圖紙都沒有按照標準式樣來折疊，這就給圖紙歸檔后的整理帶來了很多麻煩。
歸檔圖紙折疊不規范，大致有以下幾種情況：一是基本按標準要求折疊，只是幅面比A4略大。二是基本按標準要求折疊，只是幅面比A4略小。三是幅面基本按標準要求折疊，但未折成手風琴式。四是完全未按標準要求折疊。針對這些折疊不規范的圖紙整理，筆者認為不能“削足適履”，而要盡量從保護檔案和方便利用檔案的角度出發來整理檔案。下面就幾種具體情況闡述一下筆者的整理建議：
一、基本按標準要求折疊，只是幅面比A4略大的圖紙。這類圖紙的整理，有些單位是把圖紙重新按A4幅面來折疊，筆者認為從各種角度考慮，都不可取。首先，重新折疊圖紙會在圖紙上產生新的折痕，眾所周知，圖紙折痕的地方極易掉色，時間長了，折痕地方的線條、文字都會模糊不清，而且容易爛掉，這不利于圖紙的保護和長久保存；其次，重新折疊后，原來一套圖紙厚度就增加了很多，而且不如原先整齊，甚至有些重新折疊后的一套圖紙不能裝入一個檔案盒里，這樣，又破壞了檔案的相對完整性和成套性；最后，重新折疊也大大增加了檔案人員的工作量，影響檔案整理工作的進展。筆者建議遇到此類情況時不要去“削足（圖紙）適履（檔案盒）”，而要按圖紙的實際尺寸來訂制合適尺寸的檔案盒來裝圖紙檔案。
二、基本按標準要求折疊，只是幅面比A4略小的圖紙。同樣道理，遇到這種情況，不用再重新折疊，直接裝入檔案盒即可，這是對圖紙最大的保護。
三、幅面基本按標準要求折疊，但未折成手風琴式的圖紙。這種情況，筆者建議按圖紙的折痕把圖紙重新折成標題欄外露的手風琴式即可裝入檔案盒。
四、完全未按標準要求折疊的圖紙。這種情況要按原圖紙的折痕，使標題欄外露，按手風琴式折疊，再裝入按折疊后圖紙實際尺寸訂制的檔案盒里。
檔案整理工作的原則是充分利用原有整理基礎，其最終目的是便于保管和利用。檔案整理工作的重點應放在分類和檢索工具的編制，以便于檔案的查找和利用，去除歸檔材料上不利于檔案長久保管的金屬物、塑料、微生物等，以便于檔案的長久保管，而不應花費大量時間和精力在苛求檔案本身的大小上，況且這種“過度”整理本身也是對檔案的一種損害。
從造成這種問題的根源來講，是設計單位未按國家的標準要求折疊圖紙，由于設計單位自身的工作缺位給檔案整理帶來了不必要的麻煩，這正如文書處理或業務部門用了不符合檔案歸檔要求的書寫材料而造成的文件材料歸檔后需要重新復制等問題，都是檔案部門為檔案的規范和長久保管而采取的補救措施，這些都屬檔案歸檔前質量控制范疇，如果宣傳到位，措施得當，這些問題是完全可以避免的。筆者呼吁檔案部門要做好宣傳，提前介入，明確歸檔材料的相關要求，對折疊不符合標準的盡量要求制圖單位重新出圖歸檔，按圖紙實際尺寸訂制檔案盒也是不得已的補救措施，不宜過多使用；各部門、各單位也要按國家相關要求做好歸檔材料的前端控制，在項目開始時，產生材料的各部門都要嚴格按要求做好各自的本職工作，讓歸檔材料更加標準和規范，不再讓檔案部門做二次補救工作，這才是對檔案的最大保護。
（作者單位：平頂山市疾病預防控制中心 來稿日期：2016-12-06）
3 結論
【關鍵詞】 會計 檔案 科學 管理
【中圖分類號】 E232.5 【文獻標識碼】B 【文章編號】 1001-4128（2011） 09-0043-01
1 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案要同步歸檔
會計工作由于傳統的記帳形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據，其他磁性介質式光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據，《會計基礎工作規范》第四十五條規定：實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理，然而實際工作中，會計委派制，核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都得存在會計核算中心，也是只紙會計檔案。
2 會計工作與會計檔案脫結
會計檔案是會計核算的產物，它門產生于會計業務工作中是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理檔案知之甚少， 也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出管理制度，沒有把會計檔案規范化納入會計人員崗位職責中，在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全、裝訂不整齊、有的分類、排列不規范，無目錄現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與和作。
由于會計委派制是近些年來新的管理模式，其業務主要是接受同級財政部門的監督，然而從其至今，無論財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案，基本屬于“失控”狀態。
3 會計檔案管理制度有待完善，制度不健全勢必造成管理無章可循。
不少會計檔案核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷，歸檔、保管制度，對會計檔案的歸檔范圍、檔案時間、整理標準、移交等問題沒有做出具體的可操作性的規定，只突出調整了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專業管理會計檔案人員。
（一）應明確會計檔案的主體，理順會計檔案管理體制，對納入會計核算中心集中核算的單位，應根據財務管理自不變，資產所有權不變，資金使用權不變，債權債務不變，會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案的主體，是各行政企事業單位而不是會計核算中心《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，當前形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計部門保管一年，期滿后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構的，應當在會計機構內部，指定專人保管。會計核算中心應嚴格按照《檔案法》《會計法》，《會計檔案管理辦法》等有關規定，將各單位會計檔案局整理規范，在核算中心保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄。連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質，會計檔案向核算單位的檔案機構或會計機構移交。
（二）會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量，會計檔案是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范整理的熟知，熟練程度決定了會計檔案的質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗位的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
（三）財政部門與檔案部門聯手共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監管。
結合實際聯合制發包含新的會計體制工作內容的《會計檔案管理實施細則》進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案規范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查、監督。
（四）完善會計檔案管理工作的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。
實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外，還應根據會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期表、移交時間等。確保會計檔案收集的齊全完整，在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計、報帳員、檔案員應同時辦理交接手續，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全、完整、賬目相符，案卷整理質量是否規范，交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
要真正做到科學管理會計檔案，為各部門提供最準確無誤的憑據材料。
參考文獻
[1] 李建斌，李曉晶.芻議高校檔案管理與服務創新[J].管理研究，2010（3).
轉變會計管理方式提升會計工作水平研究
目前，會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下：
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第45條規定，“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
三要讓財政部門與檔案部門共同加大對新會計管理體制下形成的會計檔案的監管。結合實際，聯合制定包含新會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作整體性和連續性的檢查與監督。
關鍵詞：老年大學示范校檔案管理
檔案是指在社會實踐中，由組織或個人所形成的有價值的、真實的、記錄完整的、形式多樣化的歷史性信息資源。其最基本的內涵就是真實再現歷史。學校檔案管理是學校發展的重要寶庫，檔案管理的科學規范性、標準合理性可以有效提高學校的工作效率，完善學校的教學改革，促進學校的整體發展進步。老年大學的檔案管理工作也是幫助學校實現規范性管理的重要衡量標準。做好檔案管理工作，可以使領導決策更具科學性，學校教學更鮮明具體，具有一定的現實意義和將長久的深淵價值。因此，對老年大學的檔案管理進行探討研究很有必要。
一、正確認識老年大學檔案管理
在對老年大學檔案的管理工作中，首先我們要對檔案工作有個明確的認識，檔案工作與啟迪決策、留檔存史、有效進行管理休戚相關，是科學管理老年大學的重要方面之一。大學檔案是隨著大學創辦的過程而產生的，不僅記錄了個人的大學成長經歷，也是對學校的教學活動、人動以及社會活動的真實再現，能保證真實性。大學檔案是對歷史活動的記錄，在作為有效憑證的同時，還保存有各種錄音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，這些重要文件的留檔具有一定的憑證作用，且可靠真實。而且，契約、合同的本身就是做憑證使用，大學檔案讓其作用更加突出。檔案，是學校從中總結教學規律，整理經驗教訓，為學校當前和未來更好的發展提供經驗教訓，促進學校實現更好的發展。由此可見，在學校工作中，檔案管理是其重要的工作內容，需要得到一定的關注，因此要重視檔案室的軟硬件設備建設，要求檔案記錄管理員遵循實事求是的工作原則，對學校檔案做好整理和保管工作，履行好自己的工作職責，讓歷史以最真實的樣子展現給大家和后人。要培養檔案管理者和學校教職工的檔案意識，充分發揮檔案在大學建設中的積極作用。
二、大學檔案管理的注意事項
（一）資料收集積累要常態化
老年大學檔案文件歸檔的創辦，第一步驟要求有完善的資料收集系統。針對資料收集要進行一定時間的積累。針對學校教學的資料進行完整的資料整理。針對老年大學中的課程教學，教學視頻，課件。在教學實踐中的活動資料，進行按計劃的歸納整理與總結。對活動中較小的細節與未來得及整理的在事后進行歸納總結。爭取做到老年大學中的大小事務都要有明確記錄。并且保證資料的完整性與安全性。老年大學的資料主要要遵循下列四個方面進行收集與整理。一是主要針對辦學設施、辦學內容進行統計整理，學校資產，設備數量，師資力量，資產總額。學校面向方向等。二是針對校內的管理措施進行系統統計，班級，課程，人員，校院領導，崗位職責等進行統計。針對各種文檔與文件，進行安全的歸納與整理。對日常的學校簡報等進行梳理記錄，針對學校財務支出要進行專人專管，針對學生檔案，教學課堂的教學視頻進行錄制整理。對校園文化的保護，教師資料的整理。學校特色課程的歸納等三是針對辦學成果進行整理。針對各類事件進行總結，展示，獲獎獎品，獲獎感言等。針對課外學習的部分要認真收集整理，針對發生的突出表現，如好人好事，見義勇為等，進行詳細記錄。針對師資力量的展示。基層辦學等項目進行歸納總結。四是針對示范指導的，校外拓展的事跡要進行跟蹤記錄。如宣傳學校政策，辦理教學觀摩會。
（二）資料分類歸檔要標準化
檔案分類管理可以為后續的檔案管理工作提供很大的方便，具體的分類有：文字檔案、圖表檔案、照片影像檔案、電子檔案等基本的分類。檔案進行歸檔前，要對所收集的各項資料進行基本的價值判定，這個鑒定有利于檔案的保存質量，對于今后工作中的檔案查詢等有著積極作用。檔案的價值鑒定能夠決定每一份檔案文件的去留，從立案文書到后期管理，始終灌輸在整個的檔案管理的過程當中。檔案工作管理人員，應當有著自覺、明確的檔案管理意識，加強專業鑒賞能力，提高專業技能，掌握鑒定方法，更好地保證檔案的質量。在進行檔案分檔管理的過程中，一定要有明確的工作目標，有計劃、有層次、有主次順序的開展檔案整理工作。在學年末，要將前期的檔案材料，嚴格按照國家或當地老年大學協會的“評估細則”和“指標要求”進行分類歸檔、裝訂、保存，建立有價值的檔案管理資源庫，從而更好的實現檔案管理的價值和積極意義。
（三）資料編目管理要規范化
老年大學的檔案要規范化，整理的便捷化，要讓檔案方便查閱。便捷調出其中的卷宗。要對整理的檔案分期或不分期進行審查，對整理的檔案進行編號整理，對不同類型的文件進行歸類，針對上級下發的重要文件等，進行一定的特殊存放。對整理好的卷宗進行標示，如，講檔案表皮進行檔案整理。針對卷內目錄進行明確標示，做出內容相符的卷內目錄。針對不同內容的文章進行裝訂。標明明確的日期，文件的大致內容等，對印刷進行一定格式的排版。對查閱人有一定的友好性。在檔案管理上也要進行一定的安全責任制度，針對檔案存放要做到專人專管，對檔案室進行系統的，科學的存放布置。存放地點要注意防水，防潮，防盜，防蟲等多項保護措施。對于有條件的，進行一定的電子排擋，進行電子目錄存放。更加便于查閱者進行翻閱查找。
三、結語
在老年大學中，各項管理工作雖然瑣碎卻十分重要，特別是老年檔案管理，在學校工作中占據著十分重要的地位。想要進一步提高老年大學的工作效率和管理成效，需要全校師生共同樹立檔案管理意識，重視檔案管理工作，不斷完善各項管理制度，并將現代信息化技術融入檔案管理中，借助現代科技更好的實現檔案管理，使其呈現更好的發展?？偠灾?，檔案管理作為老年大學不可或缺的重要組成部分，只有不斷的改進管理制度，提高管理人員的專業性和積極性，不斷加強更新檔案管理的方式，才能更好的提高檔案的管理水平，更好的服務于老年大學發展。
參考文獻：