時(shí)間：2023-08-15 17:19:38
導(dǎo)語(yǔ)：在檔案分類與管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等得到了普及與應(yīng)用，并將其引入到了檔案管理工作中，促使檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化，分類方式也隨之得以轉(zhuǎn)變。根據(jù)計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用實(shí)踐以及應(yīng)用程度我們可以將其分類方式分為以下三個(gè)階段的轉(zhuǎn)變過(guò)程。
一、前計(jì)算機(jī)階段
在這一階段，人們?cè)谄髽I(yè)檔案分類的過(guò)程中，我們需要投入大量的人力對(duì)檔案進(jìn)行手工分類，也就是根據(jù)相關(guān)分類體系將混亂的檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分類，使其具有層次化與合理性。通過(guò)檔案信息的分類有利于后期對(duì)檔案信息的管理。在這一階段對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，主要是為了滿足社會(huì)的需要，將檔案信息按照內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類與處理，并將其按照需要編制成檢索工具，人們通過(guò)手工檢索類尋找到所需要的信息，在一定程度上充分發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。由于檔案信息是根據(jù)某一個(gè)規(guī)則而排列出來(lái)的，因此檢索的入口具有單一性，不利于信息檢索的效率。這一階段的檔案信息分類主要以固定性、單一性為主，其結(jié)構(gòu)形式成線性結(jié)構(gòu)。這一階段的檔案分類方式主要是采用手工方式進(jìn)行分類整理的。其分類結(jié)果是一個(gè)單線排列結(jié)構(gòu)，這就使導(dǎo)致檔案文件之間存在著一定的聯(lián)系，也不利于管理人員對(duì)其信息的深度開(kāi)發(fā)。在手工分類中，首先需要對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行分類，然后再根據(jù)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行分類。只有這樣才能夠保證檔案信息的連關(guān)心，從而建立一個(gè)固定的信息檢索線索，但是這一階段對(duì)于檔案信息的利用不夠靈活，只能夠?qū)n案信息的前度開(kāi)發(fā)與利用。
二、電子目錄階段
隨著社會(huì)的發(fā)展，管理人員在對(duì)檔案管理的過(guò)程中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)輔助檔案，也就是利用電子技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類與檢索。首先，在檔案實(shí)體分類的過(guò)程中，我們可以將手工與計(jì)算機(jī)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，然后根據(jù)類別、時(shí)間將其進(jìn)行分類整理并編號(hào)。在這一階段，由于是將手工模式與計(jì)算機(jī)相結(jié)合在一起，因此管理人員可以將每一份檔案信息進(jìn)行分析，并將其形成一個(gè)條目，并存儲(chǔ)于設(shè)備當(dāng)中，便于檔案信息的檢索，從而形成一個(gè)電子目錄。
在一個(gè)電子目錄中，每一條檔案信息都是以數(shù)據(jù)項(xiàng)的形式而存在于計(jì)算機(jī)當(dāng)中的，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)既相互獨(dú)立，有相互聯(lián)系，有利于檔案人員對(duì)于這一信息的分類。此時(shí)檢索入口要比上述檢索入口要優(yōu)越得多，具有隨機(jī)性、交叉性、多項(xiàng)性等多種優(yōu)點(diǎn)。可以說(shuō)，電子目錄階段是前計(jì)算機(jī)階段的重大改革。
在檔案信息分類的過(guò)程中，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將所有檔案信息直接錄入到計(jì)算機(jī)中，然后根據(jù)需要來(lái)確定檔案信息的排列順序，最后再根據(jù)不同類型的檔案進(jìn)行分類與整理，首先是將檔案的信息進(jìn)行分類，然后再對(duì)其進(jìn)行實(shí)體分類。
電子目錄階段所表現(xiàn)的特征有：1）其分類方式是手工與計(jì)算機(jī)相結(jié)合的方式，這是電子目錄階段對(duì)檔案信息分類的最基本特征。2）該階段的分類結(jié)果呈網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。與前計(jì)算機(jī)階段相比，電子目錄在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類后的結(jié)果呈網(wǎng)狀分布，這是電子目錄階段對(duì)企業(yè)檔案信息分類的本質(zhì)特征。
在企業(yè)檔案進(jìn)行分類的過(guò)程中，對(duì)于檔案信息的分類便于檔案實(shí)體的分類，在對(duì)檔案實(shí)體的分類則是檔案信息分類的必然結(jié)果。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息分類與檔案實(shí)體分類都發(fā)生了巨大的變化，因此我們?cè)趯?shí)際工作中，必須要加強(qiáng)檔案信息的分類，使檔案數(shù)據(jù)向規(guī)模化、多元化方向發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息的檢索功能，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足他們的需要。因此在檔案館藏室我們一定要建立健全的相關(guān)規(guī)定要求，然后將其落實(shí)到實(shí)際工作中，通過(guò)檔案的邊柱來(lái)提高檔案信息管理的質(zhì)量，使檔案分類之后更具有可操作性。
三、電子文件階段
已經(jīng)出現(xiàn)并將得到廣泛應(yīng)用的辦公自動(dòng)化和“無(wú)紙化辦公”系統(tǒng)，必然導(dǎo)致計(jì)算機(jī)完全進(jìn)入檔案領(lǐng)域，檔案管理工作完全置于計(jì)算機(jī)的控制之中，使檔案管理和檔案分類進(jìn)入一個(gè)新階段――電子文件階段。電子文件的載體主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子文件是以人類肉眼不可直接閱讀的二進(jìn)制代碼形式存在的，它必須經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)解碼、“翻譯”，才可讀識(shí)。同傳統(tǒng)文件相比，電子文件是邏輯的，動(dòng)態(tài)隨機(jī)的；對(duì)電子文件，人們既不可直接讀識(shí)，又無(wú)法直接控制，只能借助于計(jì)算機(jī)處理才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的管理。但一點(diǎn)是相同的：都是存儲(chǔ)在特定介質(zhì)的載體上，是實(shí)實(shí)在在的。
檔案信息分類在該階段表現(xiàn)了旺盛的生命力。辦理完畢的電子文件，從現(xiàn)行電子文件著錄數(shù)據(jù)庫(kù)中取出其各種特征信息數(shù)據(jù)項(xiàng)，添加檔號(hào)后，轉(zhuǎn)儲(chǔ)到檔案信息檢索分類庫(kù)中，極其簡(jiǎn)單地完成了電子文件的分類歸檔，這個(gè)過(guò)程既是電子檔案信息分類的過(guò)程，也是完全在檔案信息分類控制下的電子檔案實(shí)體邏輯化排列過(guò)程。在應(yīng)用軟件控制下的檔案信息分類數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)成了檔案信息檢索分類系統(tǒng)即電子目錄，該系統(tǒng)與電子目錄階段的電子目錄有著本質(zhì)的不同，它不僅有多項(xiàng)的、隨機(jī)的、交叉的檢索功能，還有對(duì)電子檔案進(jìn)行全文檢索的功能；它的結(jié)構(gòu)不僅是網(wǎng)狀，還有自動(dòng)追蹤、組織控制電子檔案的功能，以及在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境傳輸電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息共享的功能。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；檔案信息化
檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合。在長(zhǎng)期實(shí)踐中，數(shù)據(jù)庫(kù)以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂嘍取⒐芾硇率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實(shí)上，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是各類檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。
在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫(kù)理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺(tái)，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營(yíng)養(yǎng)來(lái)進(jìn)行保障，也是我們平常所說(shuō)的業(yè)務(wù)支撐。
一、檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用
從管理學(xué)上講，任何管理活動(dòng)，拋開(kāi)其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對(duì)象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對(duì)檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對(duì)這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理。” “這實(shí)質(zhì)上也是人類社會(huì)所有管理活動(dòng)乃至認(rèn)識(shí)活動(dòng)的基本方法。”正因?yàn)槿绱耍罢f(shuō)得籠統(tǒng)一點(diǎn)，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大’的分歧和爭(zhēng)論，大都圍繞著分類方法展開(kāi)。”
由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)理論，該理論直接影響著檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認(rèn)可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，根據(jù)嚴(yán)格的形式邏輯進(jìn)行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級(jí)等進(jìn)行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實(shí)存在狀態(tài)與界線對(duì)事物進(jìn)行區(qū)分的，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進(jìn)行把握，盡可能接近事物的真實(shí)狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時(shí)首先按照檔案所屬的全宗進(jìn)行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進(jìn)行劃分，便于對(duì)檔案進(jìn)行多角度的靈活定位；歷史主義則強(qiáng)調(diào)了檔案來(lái)源屬性這個(gè)根本特征，有助于完整理解檔案內(nèi)容，這也是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)區(qū)別于其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)鍵要素。事實(shí)上，在檔案管理的過(guò)程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。
一般來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案的實(shí)體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進(jìn)行排架整理；而檔案內(nèi)容信息的管理則可以同時(shí)采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，一般是在來(lái)源單位層次上建立實(shí)體數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)際上是將一個(gè)全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫(kù)范圍，同時(shí)利用視圖、索引等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象對(duì)內(nèi)容實(shí)施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中融合。
二、全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用
檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。
首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng)過(guò)理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容反映的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。
其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹(shù)一幟、不同于圖書(shū)、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。
第三，依據(jù)全宗理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與維護(hù)工作。按照這種思路進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護(hù)者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的動(dòng)力、資金以及作用的發(fā)揮。
1、全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來(lái)源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒(méi)有忽視對(duì)同一來(lái)源檔案之間的差異化管理。隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門化，這使得對(duì)全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。在檔案實(shí)體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個(gè)單獨(dú)的管理體系，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，提供專門的庫(kù)房和設(shè)備，雖然可以在編號(hào)系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實(shí)體管理層面上已經(jīng)不具有嚴(yán)格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財(cái)務(wù)部門單獨(dú)保管的管理方式。
與此相對(duì)應(yīng)，基于全宗的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)時(shí)都會(huì)考慮到這些差異的存在，通過(guò)建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過(guò)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)這些業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的檔案實(shí)施專門化管理。
關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；圖書(shū)館；檔案管理
檔案是高校圖書(shū)館各項(xiàng)工作的原始記錄，其客觀真實(shí)地記錄著圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期各項(xiàng)工作的發(fā)展軌跡，是圖書(shū)館管理工作決策與規(guī)劃的依據(jù)，其管理的好壞程度直接反映了圖書(shū)館的管理水平。伴隨著普通高校的辦學(xué)規(guī)模的壯大，圖書(shū)館也隨之發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，因此產(chǎn)生的檔案在數(shù)量及載體形式上也不斷增多。
然而目前許多高校圖書(shū)館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書(shū)館的檔案，以滿足高校教學(xué)、科研等各方面的需要，就成為迫切之需。
一、高校圖書(shū)館檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
利用中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)總庫(kù)（2002-2012），以“高校圖書(shū)館”并含“檔案”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索（檢索時(shí)間2013年5月9日），共獲得19條期刊文獻(xiàn)記錄，而以“高校圖書(shū)館”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，則獲得44158條記錄。通過(guò)這一簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)對(duì)比，表明近十年高校圖書(shū)館檔案管理工作的研究比較薄弱。究其原因，源于檔案管理未受到重視及實(shí)際工作的欠缺。
1、檔案管理工作未受到重視
圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證，是圖書(shū)館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價(jià)值。但在實(shí)際工作中，檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工大多數(shù)認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，因而缺乏搜集、提供檔案的主動(dòng)性。
2、無(wú)高校圖書(shū)館檔案分類法
按照檔案學(xué)原理，做好檔案工作就是要做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎(chǔ)工作，而分類科學(xué)與否將直接決定案卷質(zhì)量的高低。高校圖書(shū)館檔案作為專門檔案，有其自身的個(gè)性特征，并不完全適用于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》。因此，許多學(xué)校只能按照時(shí)間順序或簡(jiǎn)單分類的方式進(jìn)行歸檔，在實(shí)際操作中卻無(wú)一套完整的分類法可依，造成高校圖書(shū)館檔案分類缺乏科學(xué)性，也無(wú)法進(jìn)行二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的開(kāi)發(fā)，無(wú)法發(fā)揮檔案資源的效用。
3、檔案員素質(zhì)不高
高校圖書(shū)館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒(méi)有配備專業(yè)人員。檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒(méi)有專業(yè)人員管理會(huì)使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，最終會(huì)導(dǎo)致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)。加之兼職檔案管理人員的不穩(wěn)定，大多沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，必將導(dǎo)致檔案工作的被動(dòng)落后，最終造成圖書(shū)館的檔案工作永遠(yuǎn)都做不好。
二、改進(jìn)高校圖書(shū)館檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策
高校圖書(shū)館檔案是高校圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分，它如實(shí)記載著高校圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能，對(duì)圖書(shū)館的未來(lái)發(fā)展起到很重要的作用。同時(shí)，隨著信息公開(kāi)工作的開(kāi)展，也對(duì)高校圖書(shū)館檔案的完備提出了要求。因此，應(yīng)盡快解決高校圖書(shū)館檔案工作中存在的問(wèn)題，促使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)道路。
1、從思想上、行動(dòng)上重視檔案工作
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵。要做好圖書(shū)館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。而這種支持不應(yīng)該僅停留在思想上，更多地應(yīng)體現(xiàn)在行動(dòng)上的支持。因此，館領(lǐng)導(dǎo)要親自抓并主動(dòng)參與檔案管理工作，并為檔案員在各方面提供工作便利。
2、科學(xué)分類，編制高校圖書(shū)館檔案分類細(xì)則
筆者認(rèn)為對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)分類應(yīng)是完善高校圖書(shū)館檔案工作的重中之重。因?yàn)椋瑱n案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，也便于校內(nèi)外用戶的查詢、利用。其次，高校館檔案管理人員基本都是兼職人員，其對(duì)如何分類并無(wú)清晰的認(rèn)識(shí)，編制一個(gè)通用的檔案分類細(xì)則有助于其更好開(kāi)展工作。
雖然，教育部在1995年就頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》。但在實(shí)際操作中，大多數(shù)高校館并未按此實(shí)施，而是各制定各的，這不利于檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)化，也不利于不同用戶的檢索利用。這方面應(yīng)向《中國(guó)圖書(shū)館分類法》學(xué)習(xí)。只要采用《中圖法》的館，其圖書(shū)的分類號(hào)都是一致的。而用戶只需了解《中圖法》，就可在不同圖書(shū)館實(shí)施檢索。因此，筆者建議可由國(guó)家教育部或各省教育廳的高校圖工委牽頭，以《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》為藍(lán)本，結(jié)合圖書(shū)館特點(diǎn)統(tǒng)一制定《高校圖書(shū)館檔案實(shí)體分類細(xì)則》，明確類目設(shè)置、標(biāo)識(shí)符號(hào)及注釋。方便各高校館按照統(tǒng)一的規(guī)則規(guī)范檔案工作。
3、提高檔案員的專業(yè)化
（1）對(duì)檔案員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)。目前，高校圖書(shū)館檔案工作水平低下，很大程度上與兼職檔案人員缺乏專業(yè)知識(shí)有關(guān)。因此，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。一方面要提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，另一方面各校檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而不是放任不管。
（2）健全檔案人員管理體制
在高校中，不單是圖書(shū)館，其他各職能部門，各院系從事檔案管理的基本都是兼職人員，這部分人員除了檔案管理工作之外，還有其它工作。而學(xué)校對(duì)他們只有要求，卻沒(méi)有支持及獎(jiǎng)勵(lì)，這顯然無(wú)法調(diào)動(dòng)兼職檔案人員的工作積極性。因此，建立一個(gè)全新的檔案人員管理體制十分重要。通過(guò)制定聘任制，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。通過(guò)建立激勵(lì)機(jī)制，將個(gè)人工作表現(xiàn)作為考核的一項(xiàng)指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、評(píng)優(yōu)掛鉤，促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。
（作者單位：大理學(xué)院圖書(shū)館）
參考文獻(xiàn)：
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[2]方敏.高校圖書(shū)館檔案建設(shè)與管理工作研究.大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào)，2008（1）：73-76
應(yīng)該說(shuō)，進(jìn)入21世紀(jì)，人們處于一個(gè)紙質(zhì)與電子、模擬與數(shù)字共存的狀態(tài)，處于傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變的過(guò)渡轉(zhuǎn)型期：檔案館內(nèi)部存有大量的紙質(zhì)檔案、縮微膠片、錄音和錄像帶等各種載體的實(shí)體檔案，檔案館新接手的檔案既有各種形式的電子信息，也有大量的紙質(zhì)檔案。在這個(gè)特殊時(shí)期，檔案載體形式多元化、管理工作復(fù)雜化、技術(shù)手段多樣化、服務(wù)利用個(gè)性化成了現(xiàn)實(shí)的挑戰(zhàn)，而檔案管理的組織和隊(duì)伍卻很難隨之更新和發(fā)展。因此，隨著檔案資源和檔案信息管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案信息的管理問(wèn)題勢(shì)必引起社會(huì)的高度重視，引起檔案工作者思考同一的管理思路，兼顧所有載體檔案的統(tǒng)籌管理。
一、檔案管理傳統(tǒng)理論面臨的機(jī)遇
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們對(duì)檔案資料的需求呈現(xiàn)出全方位、多元化、高效率的趨勢(shì)，檔案館目前的單一館藏結(jié)構(gòu)、有限館藏內(nèi)容很難滿足人們的這種需求。挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，困難與發(fā)展同在；現(xiàn)代信息社會(huì)對(duì)檔案管理傳統(tǒng)理論的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)也意味著檔案管理傳統(tǒng)理論面臨著絕佳的更新和發(fā)展機(jī)遇。
1、社會(huì)環(huán)境的巨大變化。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)安定團(tuán)結(jié)、經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步快速發(fā)展、民主政治建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，全社會(huì)正在堅(jiān)持以人為本，全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，推動(dòng)物質(zhì)文明、政治文明和精神文明的和諧發(fā)展，努力構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)。這就為檔案管理理論的更新與發(fā)展提供了較好的社會(huì)大環(huán)境。
2、國(guó)際交流與合作不斷開(kāi)展。檔案管理傳統(tǒng)理論所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)具有全局性、廣泛性和全球性的特點(diǎn)，這必然會(huì)增強(qiáng)世界范圍內(nèi)的廣大檔案界人士發(fā)展更新檔案管理理論的緊迫感，促進(jìn)他們不斷進(jìn)行創(chuàng)新性思考與探索，不斷加強(qiáng)區(qū)域之間、國(guó)家之間、學(xué)科之間、行業(yè)之間的交流與合作，從而有效推動(dòng)檔案管理傳統(tǒng)理論的革新。
3、檔案科學(xué)研究工作日益深入。現(xiàn)代檔案學(xué)教育層次多種多樣，同時(shí)為了適應(yīng)時(shí)代和實(shí)踐需要，現(xiàn)代檔案學(xué)教育往往注重培養(yǎng)和造就掌握現(xiàn)代信本文由收集整理息技術(shù)、具有廣博管理知識(shí)的檔案專業(yè)人才，這些人才較少受到傳統(tǒng)觀念與思想等條條框框的束縛，思想活躍，必然能促進(jìn)檔案學(xué)理論的發(fā)展與進(jìn)步。
4、現(xiàn)代信息機(jī)數(shù)飛速發(fā)展。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案管理實(shí)踐必然會(huì)逐步積累起許多成功的經(jīng)驗(yàn)或者失敗的教訓(xùn)，通過(guò)對(duì)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的概況總結(jié)、抽象升華，必然會(huì)形成適應(yīng)新的信息技術(shù)、新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的行之有效的現(xiàn)代檔案管理的新理論。
二、檔案管理理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的影響
1、檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用。
從管理學(xué)上講，任何管理活動(dòng)，拋開(kāi)其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對(duì)象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對(duì)檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、小不同的部分或門類、種類、類別，然后對(duì)這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理。
在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認(rèn)可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，根據(jù)嚴(yán)格的形式邏輯進(jìn)行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級(jí)等進(jìn)行劃分。
歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實(shí)存在狀態(tài)與界線對(duì)事物進(jìn)行區(qū)分的，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進(jìn)行把握，盡可能接近事物的真實(shí)狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時(shí)首先按照檔案所屬的全宗進(jìn)行歸類。
2、全宗原則及其理論發(fā)展。
對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。
首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng)過(guò)理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容反映的
轉(zhuǎn)貼于
是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。
其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹(shù)一幟、不同于圖書(shū)、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。
3、電子文件管理理論。
為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的未來(lái)發(fā)展提供營(yíng)養(yǎng)電子文件管理已經(jīng)成為目前檔案信息化進(jìn)程中不可回避的課題。電子文件是信息化環(huán)境中業(yè)務(wù)過(guò)程和業(yè)務(wù)成果的真實(shí)記錄，因此保證電子文件的真實(shí)、完整、可用具有非常重要的意義。
電子文件生命周期理論認(rèn)為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，對(duì)電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)當(dāng)前置到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中，包括對(duì)其運(yùn)動(dòng)全程的狀態(tài)記錄。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在電子文件管理環(huán)境中如何發(fā)揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。
與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行事后管理不同，現(xiàn)代文件檔案管理倡導(dǎo)的前端控制原則要求將整個(gè)文件管理過(guò)程的目標(biāo)、要求、規(guī)則等進(jìn)行系統(tǒng)分析，將需要在文件形成階段實(shí)現(xiàn)的功能盡可能進(jìn)行整合。這就要求對(duì)文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要考慮到整個(gè)文件管理活動(dòng)的需要，實(shí)時(shí)收集需要進(jìn)行前期控制的數(shù)據(jù)元素，為確保電子文件的真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀提供保障。
換言之，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不能像傳統(tǒng)方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實(shí)性有案可查的情況下開(kāi)始數(shù)據(jù)建設(shè)，而是要在第一時(shí)間規(guī)劃完畢，伴隨文件生命周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，將各個(gè)環(huán)節(jié)需要記錄的數(shù)據(jù)各就其位，構(gòu)成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)鏈條，為該文件的描述、利用、驗(yàn)證、保存等提供信息。
關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；基本工作；
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01
為了更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國(guó)檔案管理工作的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。檔案管理人員要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用
現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。
（一）檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理水平的重要指標(biāo)，由于一些部門對(duì)檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無(wú)用的檔案，通過(guò)檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的、有效的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類管理，對(duì)檔案的頁(yè)碼和信息進(jìn)行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。
（二）檔案檢索的準(zhǔn)確性 。檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫(kù)，方便檔案的檢索和使用。要想及時(shí)準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。
（三）檔案的利用率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會(huì)對(duì)檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類，對(duì)于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價(jià)值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫(kù)中可以對(duì)檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。
二、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的問(wèn)題分析
當(dāng)前我國(guó)檔案館以數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。一直以來(lái)檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個(gè)時(shí)期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問(wèn)題總結(jié)如下：
第一，未建立明確的檔案檔號(hào)、目錄號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊(cè)的現(xiàn)象。第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒(méi)有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無(wú)法得到有效的利用。第四，案卷中未標(biāo)示頁(yè)碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁(yè)和缺頁(yè)也不易被發(fā)現(xiàn)。第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時(shí)按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時(shí)按照時(shí)間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁(yè)紙一卷、也有幾百頁(yè)紙一卷的。綜合性檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，檔案積累也就越豐富，類似的問(wèn)題也就越發(fā)嚴(yán)重。
三、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對(duì)策
（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
（二）重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
（三）統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
（四）規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。
四、案管理基礎(chǔ)工作的發(fā)展
同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。”作為生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、宣傳教育等的重要依據(jù)，檔案文件種類繁多、涉及我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的各個(gè)方面。在現(xiàn)代檔案管理中，包括檔案的統(tǒng)計(jì)、標(biāo)題制定、分類和編號(hào)、文件排序、文件保存在內(nèi)的基礎(chǔ)工作具有重要作用。檔案基礎(chǔ)工作面臨時(shí)間跨度大、檔案種類多、工作量大等問(wèn)題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、成分充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理”，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵字企業(yè)檔案管理；服務(wù)；城市供水
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、建設(shè)檔案管理信息平臺(tái)的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來(lái)水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進(jìn)檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責(zé)。堅(jiān)持以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊(duì)伍等六項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)的總體布局，以建立健全“一站三庫(kù)”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)）為重點(diǎn)，以“分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、資源共享、安全保密”為原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立檔案信息化的長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化，全面提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和服務(wù)水平。 二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標(biāo)
1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過(guò)蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺(tái)”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長(zhǎng)期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，采取數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率與質(zhì)量。
2、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過(guò)在線NAS、移動(dòng)硬盤(pán)、藍(lán)光刻錄等多種技術(shù)手段，對(duì)采集到的各類檔案信息在備份的基礎(chǔ)上進(jìn)行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。
3、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問(wèn)查詢、數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時(shí)有目的、有重點(diǎn)的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務(wù)企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務(wù)的新路子。
4、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實(shí)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)分類、排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織、打印輸出等，并運(yùn)用身份認(rèn)證、保密、訪問(wèn)控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)信息的安全。
5、實(shí)現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長(zhǎng)歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開(kāi)宣傳，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書(shū)檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過(guò)程的記錄。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋整個(gè)公司的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。 三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段 認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤(pán)存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)共享。1. 全宗內(nèi)檔案分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范 檔案分類原則是以蘇州市自來(lái)水有限公司全部檔案為對(duì)象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案室全部檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用的原則。 全宗內(nèi)要統(tǒng)一的分類方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內(nèi)文書(shū)檔案類別設(shè)置合理，按保管期限--年度--問(wèn)題（或組織機(jī)構(gòu)）分類；會(huì)計(jì)檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應(yīng)符合國(guó)家檔案局有關(guān)文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標(biāo)準(zhǔn)；全宗內(nèi)檔案的編號(hào)排列按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以卷為單位整理時(shí)，檔號(hào)編制為全宗號(hào)--目錄號(hào)--案卷號(hào)；以件為單位整理時(shí)，檔號(hào)設(shè)置按國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設(shè)置 一級(jí)類目按卷根據(jù)資料與檔案的特點(diǎn)，共設(shè)置為6個(gè)。文書(shū)檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務(wù)檔案、基建類檔案。
二級(jí)類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進(jìn)行有效的管理，方便其他部門進(jìn)行借閱，針對(duì)歷史檔案進(jìn)行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。文書(shū)檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質(zhì)量必須符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，參照文件材料的不同價(jià)值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整；
3.2同一問(wèn)題、同一會(huì)議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)一起整理；
3.3跨年度的會(huì)議、活動(dòng)、案件等形成的文件一般歸入結(jié)束年度整理；
3.4產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應(yīng)與分類方案相統(tǒng)一，文字說(shuō)明材料齊全、準(zhǔn)確；
3.6文件材料的制作和書(shū)寫(xiě)材料必須達(dá)到永久保存。 四、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 1硬件方面：添置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。
序號(hào) 內(nèi)容 型號(hào) 配置 單位 數(shù)量
1 服務(wù)器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺(tái)式計(jì)算機(jī) HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺(tái) 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺(tái) 1
5 激光打印機(jī) HP P1606dn 自動(dòng)雙面/有線網(wǎng)絡(luò)打印 臺(tái) 1
6 噴墨一體機(jī) OfficeJet J4660 打印、復(fù)印、傳真、掃描5合一 臺(tái) 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺(tái) 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開(kāi)機(jī)即掃，無(wú)預(yù)熱 臺(tái) 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺(tái) 1
10 數(shù)碼相機(jī) 索尼RX100 2020萬(wàn)像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺(tái) 1
11 備份設(shè)備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤(pán)） 套 1
12 移動(dòng)硬盤(pán) 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個(gè) 3
2軟件配置：
a、服務(wù)器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP
d、客戶端應(yīng)用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、WEB服務(wù)器、索引服務(wù)器可以安裝在一個(gè)物理服務(wù)器上；安裝系統(tǒng)前確認(rèn)服務(wù)器上已經(jīng)安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務(wù)正常運(yùn)行。
3場(chǎng)館要求：進(jìn)一步優(yōu)化檔案保管條件，新增不少于60平方米的工作場(chǎng)所作為掃描工作間、檔案存儲(chǔ)間。五、檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益 蘇州市自來(lái)水有限公司檔案管理應(yīng)用于三廠兩所，各個(gè)科室；檔案材料包括案卷文書(shū)檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案、宣傳檔案、財(cái)務(wù)檔案、視頻檔案、照片檔案等。 它為企業(yè)帶來(lái)了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益： 第一，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。檔案管理的實(shí)施，提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率，以往，一個(gè)工程項(xiàng)目完成收集整理工作大量的人力，而現(xiàn)在有檔案可查，大幅降少投入人力。 第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)和參考。 第三，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保證。隨著法制建設(shè)的不斷完善、社會(huì)各方面的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，企業(yè)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越多。豐富完整的檔案資料可以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。比如，土地征用手續(xù)、林木砍伐協(xié)議等文件可以在日后解決相關(guān)糾紛中起到?jīng)Q定性作用。再如，工程建設(shè)的立項(xiàng)審批及規(guī)劃、環(huán)保、土地、消防許可等前期依據(jù)性文件，可以使企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)及行政處罰風(fēng)險(xiǎn)。 轉(zhuǎn)
一、引言
伴隨現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，信息更新迅速，也對(duì)博物館檔案管理提出新的要求，帶動(dòng)博物館檔案管理的創(chuàng)新與改進(jìn)。通過(guò)梳理博物館檔案管理的基本思路，優(yōu)化檔案管理流程，有效引進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)才能讓博物館檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化、合理化及統(tǒng)一化的道路。而借助檔案管理部門人員的配合與信息平臺(tái)的輔助支撐，讓博物館檔案管理更加高效與便捷，讓博物館檔案的管理、查詢、利用及保護(hù)落到實(shí)處，使得檔案管理的價(jià)值發(fā)揮到最大。
二、博物館檔案管理概述
檔案管理亦稱檔案工作。它是檔案管理人員直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和保管利用等工作環(huán)節(jié)，隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響，檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)。博物館檔案管理是由博物館檔案管理人員對(duì)博物館檔案的實(shí)體資料與信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)。
1.博物館檔案管理的含義
博物館檔案管理是一種能夠在日常生活中運(yùn)營(yíng)和開(kāi)展博物館博物原始資料的記載，對(duì)博物館的藝術(shù)藏品的概況、歷史、藝術(shù)成就、藝術(shù)價(jià)值、考古考證及博物館日常運(yùn)行有關(guān)的資料等方面進(jìn)行歸檔記錄。它是由博物館檔案管理人員對(duì)博物館檔案的實(shí)體資料與信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，面向大眾或者既定群體提供可利用的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)。其資料具有客觀、真實(shí)、全面的特點(diǎn)，并且能夠管理、保存和利用。博物館檔案管理工作系統(tǒng)而復(fù)雜，并不是孤立存在的，正是因?yàn)樵敿?xì)的博物館檔案管理才讓社會(huì)管理系統(tǒng)更加完成完善。博物館檔案管理本著統(tǒng)一性的原則，奠定了社會(huì)信息系統(tǒng)的資料基礎(chǔ)，無(wú)論是對(duì)歷史的發(fā)展還是指導(dǎo)當(dāng)下的社會(huì)改革都具有重要意義，因此必須努力做好博物館檔案的管理與保護(hù)。
2.博物館檔案管理的內(nèi)容
博物館檔案管理的內(nèi)容非常廣泛，具體有藝術(shù)藏品、美術(shù)作品、歷史博物品、藝術(shù)家手稿、藝術(shù)家檔案、藝術(shù)家日記、藝術(shù)家工作照和生活照、書(shū)畫(huà)資料、藏品的照片檔案、藏品的有關(guān)復(fù)印件、藏品的展覽文件、藏品檔案以及博物館日常管理形成的文件資料等等。博物館檔案管理更多的是服務(wù)性的管理工作，博物館的檔案資料也具有特殊性，是對(duì)歷史或者事件發(fā)展進(jìn)程、優(yōu)秀成果及細(xì)節(jié)問(wèn)題的記錄，是社會(huì)發(fā)展與社會(huì)改革的重要參考資料，博物館檔案管理可以有效地推動(dòng)檔案文化建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的整理歸納，讓檔案記錄更加詳實(shí)，檔案分類更加清晰，檔案利用價(jià)值更高。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理應(yīng)該包括對(duì)各種文件資料進(jìn)行收集、整理、編號(hào)、分類、整合、歸檔、保管、利用。這是博物館檔案管理的基礎(chǔ)性內(nèi)容。除此以外，博物館檔案管理還涉及檔案借閱查找程序的完善、檔案參考資料的編制、各類檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)等。做好博物館檔案管理最直接性的作用是推動(dòng)文化事業(yè)的發(fā)展，在總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上更好地指導(dǎo)未來(lái)的發(fā)展。
三、博物館檔案管理的方法及路徑
1.?n案的收集
信息資料的收集是檔案管理的前提。作為博物館檔案管理人員必須樹(shù)立資料收集自覺(jué)意識(shí)，具有資料捕捉的敏銳感，積極主動(dòng)地去搜集整理檔案文獻(xiàn)。而對(duì)資料的有效收集建立在對(duì)檔案文物足夠了解的基礎(chǔ)之上，資料收集不盲目，資料收集注重效果與質(zhì)量。對(duì)博物館的藏品、藝術(shù)品、歷史博物品、書(shū)畫(huà)藏品等可以用照片、文字等方式進(jìn)行收集整理。在博物館檔案資料收集過(guò)程中應(yīng)做好四個(gè)層面的關(guān)注。其一整個(gè)資料收集工作應(yīng)該保證檔案的整個(gè)形成過(guò)程，確保系列考察價(jià)值書(shū)面文件的事先制定。其二在檔案管理征集時(shí)，應(yīng)樹(shù)立系統(tǒng)完整的眼光，確保所收集到的資料能較全面地反映文物自身的歷史因素及事件發(fā)展歷程，便于檔案后期的整體和完整性的呈現(xiàn)。其三在資料收集過(guò)程中各部門工作人員應(yīng)加大協(xié)調(diào)，確保部門之間聯(lián)系密切和各部門工作人員對(duì)每一個(gè)檔案文件都有著清晰透徹的了解，這是后期檔案資料整理分類的前提。其四制定合理的責(zé)任制度，“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，通過(guò)責(zé)任到人，讓不同的工作人員承擔(dān)不同類型的檔案資料收集工作，一旦出現(xiàn)問(wèn)題可以責(zé)任到人，而不是盲目地指責(zé)批評(píng)，通過(guò)責(zé)任的明確更能激發(fā)工作人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)博物館檔案資料的征集管理。資料收集作為檔案管理的前提，這是做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，必須引起的足夠重視。
2.檔案的分類整理
積極做好檔案資料的分類才能讓檔案資料查找更為高效便捷，也是確保檔案征集資料得到最大限度囊括的前提。越為細(xì)致的檔案資料分類越能滿足讀者的查閱需求，實(shí)現(xiàn)博物館檔案信息及資料的最大限度價(jià)值發(fā)揮。隨著我國(guó)博物館檔案資料的豐富，檔案分類也更加細(xì)化。因此必須建立與博物館資料容量相適應(yīng)的檔案分類體系。分類力求多元但不重疊。例如與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案資料可以分為藏品、藝術(shù)家、歷史文物、書(shū)畫(huà)、名人筆記、地方志、照片檔案、展覽文件等。根據(jù)內(nèi)容涉及面不同可以分為工藝類、美術(shù)類、歷史類、史料類等。根據(jù)檔案形式不同可以分為文字檔案、圖片檔案、影像檔案等，細(xì)致的檔案分類可以提升檢索效率，方便查閱。而細(xì)致的分類使得檔案管理更加系統(tǒng)成熟，匯集多種檔案資料信息，做好檔案服務(wù)工作。
3.檔案的歸檔
當(dāng)檔案資料收集完成后需要對(duì)博物館檔案進(jìn)行歸檔處理，這也是檔案管理的最后一道工序。在對(duì)博物館檔案進(jìn)行歸檔時(shí)需要做好四個(gè)層面的關(guān)注。其一歸檔要按照時(shí)間順序。歸檔并不是隨意的，而是以時(shí)間軸線為參考按照事物發(fā)展的具體過(guò)程按照順序歸檔。其二在歸檔時(shí)要做好類目的對(duì)應(yīng)。相同的類目或者相關(guān)的類目歸檔在一起，提升其后期查閱利用價(jià)值。其三在歸檔時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范。文字材料按照統(tǒng)一規(guī)則裝訂，照片附識(shí)黏貼。對(duì)于音視頻資料無(wú)法裝訂必須在檔案歸類時(shí)做好內(nèi)容簡(jiǎn)介的說(shuō)明。其四發(fā)揮計(jì)算機(jī)歸檔優(yōu)勢(shì)，提升歸檔效率。可以嘗試信息編碼處理，統(tǒng)一集中歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案管理結(jié)合起來(lái)，避免人工歸檔的失誤。做好檔案的正確歸檔才能確保博物館檔案的安全與高效利用。
四、博物館檔案的保護(hù)和利用
1.檔案的保護(hù)
博物館檔案具有極高的研究參考價(jià)值，有些檔案也容易丟失與損毀。做好博物館檔案的保護(hù)是確保檔案價(jià)值發(fā)揮的重中之重。檔案保護(hù)的實(shí)施者是人，因此必須針對(duì)工作人員做好檔案保護(hù)的教育培訓(xùn)。首先提升檔案管理人員的檔案保護(hù)意識(shí)。做到責(zé)任到人，無(wú)論是檔案資料的收集還是檔案分類還是檔案歸檔都謹(jǐn)慎細(xì)致，確保萬(wàn)無(wú)一失。以崗位職責(zé)為目標(biāo)管理機(jī)制，明確形成覆蓋全館的檔案管理工作規(guī)范。其次必?做好檔案保護(hù)動(dòng)員，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案的原則，要求工作人員完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)地完成檔案保護(hù)。最后必須在檔案保護(hù)中引入考核監(jiān)督機(jī)制，依據(jù)檔案保護(hù)程度對(duì)工作人員進(jìn)行量化考核，杜絕檔案保護(hù)中的失職行為，監(jiān)督懲罰鼓勵(lì)表?yè)P(yáng)并行。
2.檔案的利用
檔案利用層面除了做好常規(guī)利用指導(dǎo)外，必須發(fā)揮信息化時(shí)代下的電子處理優(yōu)勢(shì)，讓電子檔案利用得到最大限度推廣。博物館檔案工作人員借助電腦網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子資料收集整理歸檔，對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子資料的轉(zhuǎn)化，借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)博物館檔案資料的信息資源共享。檔案工作人員進(jìn)一步研究改進(jìn)檔案管理形式，讓檔案利用走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展之路，不斷嘗試摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在檔案利用指導(dǎo)中應(yīng)細(xì)致熱心，嚴(yán)于律己，確保檔案利用的合理和檔案管理的法制化，只有這樣才能讓博物館檔案得到最高效的利用。
關(guān)鍵字：信息化；圖書(shū)館檔案；雙軌制
中圖分類號(hào)：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015
本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時(shí)代下圖書(shū)館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45
0引言
檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書(shū)館檔案管理是圖書(shū)館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性直接代表了圖書(shū)館的管理水平。信息化時(shí)代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書(shū)館檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。[2]
1圖書(shū)館檔案存檔范圍和常見(jiàn)分類
當(dāng)前圖書(shū)館檔案存檔和分類主要分為圖書(shū)館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實(shí)物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運(yùn)輸局圖書(shū)館為例，具體明細(xì)分類如1.1表、1.2表：
1.3 聲像實(shí)物檔案類。包括圖書(shū)館在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片以及獲得上級(jí)或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、獎(jiǎng)杯等。具體分為：聲像、照片、實(shí)物（ 獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、獎(jiǎng)杯等） 。
1.4 其他資料檔案類。包括國(guó)內(nèi)外其他圖書(shū)館或圖書(shū)情報(bào)單位贈(zèng)送給本館的圖書(shū)館介紹、圖書(shū)館通訊、年度報(bào)告等有保存價(jià)值的資料。
2圖書(shū)館檔案雙軌制管理
通過(guò)以上圖書(shū)館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價(jià)值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進(jìn)行分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁(yè)碼、裝訂、編號(hào)、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。
2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵
所謂雙軌制是指，在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會(huì)屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動(dòng)發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見(jiàn)，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會(huì)有越來(lái)越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。
2.2檔案管理雙軌制的必然性
在目前技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，圖書(shū)館檔案可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。
3結(jié)束語(yǔ)
在圖書(shū)館檔案管理的過(guò)程中，圖書(shū)館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)，結(jié)合目前我國(guó)檔案管理的實(shí)際狀況，在未來(lái)的一個(gè)時(shí)期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過(guò)渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。
參考文獻(xiàn)
[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社出版，2006年6月第二版.
(武漢工程大學(xué)環(huán)境與城市建設(shè)學(xué)院,湖北 武漢 430074)
中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-0992(2009)07-039-01
摘要:高校院系教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分,是教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。因此,本文系統(tǒng)分析了高校院系教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題,提出了改進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的方法與途徑,旨在加速實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化進(jìn)程。
關(guān)鍵詞:高校院系;教學(xué)檔案;管理
高校院(系)教學(xué)檔案,是指高校院(系)在教學(xué)過(guò)程中逐年積累起來(lái)的一系列有關(guān)教學(xué)工作的原始資料,如學(xué)生考試成績(jī)、考試試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)、專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)科建設(shè) 、師資隊(duì)伍培養(yǎng)、教學(xué)評(píng)估等文檔。它是對(duì)院(系)教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等工作的真實(shí)記錄,也是院系(系)教學(xué)管理工作的縮影。
院(系)教學(xué)檔案管理與學(xué)校綜合檔案館檔案管理一樣,都是對(duì)院(系)積累起來(lái)的一系列有關(guān)教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等方面的資料進(jìn)行收集、分類、整理和歸檔。教學(xué)檔案具有十分重要的作用,因?yàn)樗墙虒W(xué)改革與教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)。然而,當(dāng)前高校院(系)教學(xué)檔案管理工作存在許多問(wèn)題,這些問(wèn)題不解決,不利于教學(xué)改革的進(jìn)行,也不利于教學(xué)評(píng)估工作的開(kāi)展。因此,本文系統(tǒng)分析教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及其原因,力圖尋找解決的途徑與方法,為科學(xué)而規(guī)范的管理教學(xué)檔案提供參考依據(jù)。
一、檔案管理存在的問(wèn)題及其原因
當(dāng)前,高校院(系)教學(xué)檔案管理工作存在許多問(wèn)題。這些問(wèn)題的出現(xiàn),既有人為的主觀原因,如管理者對(duì)檔案管理不太重視;又有其客觀原因,如檔案管理方法落后。其中,突出的問(wèn)題表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是檔案管理專業(yè)化程度低;二是檔案管理制度不健全;三是檔案管理手段落后。
(一)檔案管理專業(yè)化程度低
當(dāng)前,依照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定,許多高校的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)立了綜合檔案館,并由專職檔案人員管理。而各院(系)、部這一級(jí)單位基本上沒(méi)有配備專職人員負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作,大多數(shù)由教學(xué)秘書(shū)或其他行政管理人員兼任。由于教學(xué)秘書(shū)或是行政管理人員的工作性質(zhì)決定了他們的本職工作頭緒多、較繁雜,無(wú)法把主要精力投入到檔案管理工作上來(lái),因而,形成“資料一大堆,查找難上難”的尷尬局面。
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,應(yīng)當(dāng)由專職檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作,而由其他非專業(yè)人員來(lái)管理檔案,會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題,必然給急需查找資料的領(lǐng)導(dǎo)及老師造成困難。出現(xiàn)這些情況的主要原因就是檔案管理專業(yè)化程度低,而這些因素的影響,使得檔案管理水平難以提高。
(二)檔案管理制度不健全
院(系)教學(xué)檔案客觀而真實(shí)反映出院(系)教學(xué)工作的實(shí)際情況,并在一定程度上折射出學(xué)校教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)發(fā)展的軌跡。因此,教學(xué)檔案是十分重要的文獻(xiàn)資料,應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)格的管理規(guī)范。
目前,由于許多院(系)不重視教學(xué)檔案管理這項(xiàng)工作,使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、查詢登記等都沒(méi)有制定嚴(yán)格的管理制度,全憑管理人員的隨意性來(lái)完成。從而出現(xiàn)資料歸檔不及時(shí),需要查閱的資料找不到,借閱時(shí)不登記,借閱的資料也不按時(shí)歸還,重要的文檔資料丟失時(shí)有發(fā)生,致使檔案資料殘缺不全,從一定程度上影響了教學(xué)改革及教學(xué)評(píng)估的質(zhì)量,同時(shí),嚴(yán)重影響了檔案管理的完整性和規(guī)范性。上述這些問(wèn)題的出現(xiàn),說(shuō)明了健全教學(xué)檔案管理制度的重要性。
(三)檔案管理手段落后
目前,高校院系教學(xué)檔案管理技術(shù)手段嚴(yán)重滯后,主要表現(xiàn)在教學(xué)檔案管理仍停留在紙質(zhì)檔案、僅用檔案柜保存的狀況,大部分檔案資料整理還處于手工操作階段,工作效率低,自動(dòng)化和信息化程度不高,這與高校管理科學(xué)化嚴(yán)重脫節(jié)。盡管個(gè)別高校院系采用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案,但由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化,使資料信息資源難以共享,嚴(yán)重影響了工作效率。正因如此,檔案資料利用率較低,這種狀況不利于教學(xué)質(zhì)量的提高及教學(xué)改革的推進(jìn)。
二、改進(jìn)教學(xué)檔案管理的對(duì)策
綜上所述,許多高校院(系)教學(xué)檔案管理在不同程度上出現(xiàn)“文檔資料不齊全、歸檔整理不規(guī)范、分類統(tǒng)計(jì)不科學(xué)、借閱制度不健全、管理人員不專業(yè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不到位”等諸多問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在,是多年來(lái)院(系)檔案管理水平低的癥結(jié)所在,它嚴(yán)重阻礙檔案管理水平的提高,也給教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量評(píng)估帶來(lái)陰影,檔案資料利用價(jià)值較低的問(wèn)題也無(wú)法得到解決。因此,不能按照原有模式來(lái)管理教學(xué)檔案,必須進(jìn)行管理創(chuàng)新。
(一)檔案管理思維創(chuàng)新
如前所述,當(dāng)前高校院(系)教學(xué)檔案管理人員,絕大多數(shù)由院(系)教學(xué)秘書(shū)和辦公室行政管理人員兼任,因此檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差。而提高專業(yè)素質(zhì)必須通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)來(lái)實(shí)現(xiàn),使他們盡快掌握檔案管理專業(yè)技能與方法。這種思維創(chuàng)新主要表現(xiàn)在檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保管全過(guò)程的創(chuàng)新,想方設(shè)法提高工作效率。因此,只有思維創(chuàng)新才能由非專業(yè)變成專業(yè),由不熟悉變成熟練,院系檔案管理工作才能打開(kāi)新的局面。
(二)檔案管理制度創(chuàng)新
實(shí)現(xiàn)院(系)教學(xué)檔案管理規(guī)范化,必須根據(jù)《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求,逐步改進(jìn)和完善院(系)教學(xué)檔案管理規(guī)章制度,使文檔資料的收集整理、分類歸檔、目錄檢索、文件編號(hào)、借閱移交、信息傳遞等方面都有章可循、有據(jù)可依。只有這樣,才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。隨著教學(xué)改革和教學(xué)評(píng)估工作的規(guī)范化、科學(xué)化,教學(xué)檔案也日益復(fù)雜,因此必須使管理制度創(chuàng)新走在實(shí)際工作的前面,因?yàn)橹贫戎笇?dǎo)和約束管理行為。
(三)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新