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關鍵詞:醫療設備;合同檔案;管理
近年來，隨著醫院規模的擴大，醫療業務水平的提高，很多醫院的基礎診療設備和專科設備投入在增加，在采購醫療設備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫療設備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數量巨大。因此，為了進一步完善醫院固定資產管理，規范醫療設備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫療設備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當前地方三甲醫院的醫療設備采購合同檔案管理現狀出發，歸納出醫療設備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規范化的管理視角，提出醫療設備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進醫院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫療設備采購合同檔案管理現狀
由于醫療設備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫療設備的采購周期較長，這就對醫療設備采購合同提出了新的挑戰和要求，而對應的采購合同檔案也就隨之出現了較為常見的問題。
（一）部分醫療設備采購合同檔案資料缺乏完整性
醫療設備采購過程經歷了使用科室提出申請、設備科組織院內市場詢價（金額較大的需外出招標）、報院領導班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產生了對應的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內容，報領導審批，在多個領導審批、使用科室確認簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認的過程中，難免發生漏簽字、忘記收集相關材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內容不全的現象時有發生。
（二）醫療設備采購合同檔案收集難度大
醫療設備采購合同檔案包含的內容豐富，從大多數醫院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協議、醫院內部送相關部門審核的內審合同、院領導班子的決策批示材料、招標（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標文件、成交通知書、評標報告等材料。這些檔案資料內容豐富，經手的人多（涉及到醫院設備科、招標辦、院領導、經銷公司等），每個檔案資料產生的時間沒有固定節點，而且有時經銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫療設備采購合同檔案歸檔后不能封卷
醫療設備采購合同檔案屬于醫療設備檔案的一個重要部分，也是整個醫療設備“生命線的開端”。醫療設備檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發生了故障，維修工程師到現場進行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設備對應的檔案盒中。因此，醫療設備檔案不能封卷，直到該設備報廢。
（四）醫療設備采購合同檔案檢索查閱方法單一
醫療設備檔案是醫療設備管理的信息之源，是醫療設備管理規劃化、科學化的基礎。一個全面、完善的醫療設備檔案庫，對設備管理具有深遠的意義。目前為止，很多醫院都尚未開展檔案信息庫建設，但醫療設備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數相關工作人員只能通過Exel表格來完成醫療設備采購合同檔案的內容錄入、查找工作，雖然也達到了一定的預期效果，但從長遠、系統的信息化建設來說，這樣的查閱方法還是遠遠不夠的。
二、醫療設備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析
（一）檔案意識不高
一方面，由于醫療設備檔案不像醫療、科研等檔案那樣能直接產生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領導、職工的重視，極少設有對應的醫療設備檔案管理員崗位，專職的醫療設備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫療設備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫療設備檔案管理的工作人員由于對醫療設備檔案管理工作的認識不夠，或者在兼任的醫療設備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫療設備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現許多醫療設備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規范
在醫療設備采購合同檔案中，從申購設備到醫療設備采購工作結束，經歷了提出申請、委員/專家論證、設備立項、設備招標/詢價、簽訂醫療設備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫療設備采購合同檔案資料，但是由于醫院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據，醫療設備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標材料、醫療設備生產廠家證件材料、成交經銷商證件材料以及授權書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導致了醫療設備采購合同檔案歸檔范圍的不規范。
（三）醫療設備檔案管理屬于動態管理過程
醫療設備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態的管理過程，以醫療設備采購合同檔案為開端，后續隨時都有可能需要補充檔案。醫療設備招投標工作完成后，將所收集的材料按規定進行整理，根據資料內容制作醫療設備采購合同，經醫院和成交經銷商溝通無異議后，送到醫院的合同審核部門審核合同內容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫療設備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結束，后續將涉及設備的安裝驗收、維修保養、付款、報廢等工作，所以醫療設備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫療設備采購合同檔案歸口管理問題
醫院檔案室，負責管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規定時間內統一移交到醫院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫療設備采購合同檔案在規定的時間內移交醫院檔案室，存在一定的利弊關系。利的方面，主要表現為檔案統一在檔案室管理，避免出現重復管理、多頭領導。弊的方面，主要表現為醫療設備統一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領域的檔案都具有一定的專業性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫療設備采購合同檔案規范化管理思路
要對醫療設備采購合同檔案進行規范化的管理，首先，要強化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強醫療設備采購合同檔案的管理意識
目前，醫院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進一步完善醫療設備采購合同檔案的管理，應在意識上有根本性的轉變。首先，要強化醫院上下的檔案管理意識，通過經典事件、實例展現醫療設備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫療設備采購合同檔案工作情況，統計好借閱的次數、內容等；最后，要加強檔案人員的專業培訓，從專業角度提升專職和兼職檔案員的意識。
（二）明確醫療設備采購合同檔案的歸檔范圍
1．醫療設備申請階段：大多數醫院的設備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫療設備請購表格、配置及技術參數要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領導的請示報告等。從醫院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領導會議討論結果的決策批示。從其他相關部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫用設備購置許可、同意增配大型醫用設備的批復等。所有這些涉及到設備購置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫療設備采購階段：醫療設備采購部門根據采購活動管理權限，整理需要采購的設備的主要參數及配置要求，通過媒體方式公開招標信息，組織召開招標會議，上報招標結果。其中，院內的檔案包含：招標議價記錄表格或書面記錄、上報院領導會議的招標情況報告、院領導的決策批復等。投標公司的提供的檔案包含：投標文件（報價表、廠家證件、授權書、經銷商證件、產品配置清單、產品介紹等）、外出招標的還需要提供中標通知書、評標報告等。
（三）完善醫療設備采購合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學地整理設備檔案，將其有序存放、系統排列，才能提高檔案的調取、利用效率。一方面，醫療設備采購合同檔案的歸檔現在大多數還只是由專職或兼職的檔案員負責收集整理，隨著當前信息化建設的快速發展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應建立對應的電子數據庫，為后續的調用、查閱檔案打下良好的基礎，也便于檔案的管理。另一方面，醫療設備采購合同檔案現在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫院綜合檔案室，二是直接保管在設備科。為了進一步加強檔案的管理，醫療設備采購合同檔案趨向于統一移交醫院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養、形成更加系統專業的檔案管理庫。
四、結語
隨著現代醫學科學的快速發展，各種先進的醫療設備陸續進入各級醫院，醫療設備的管理成為醫院醫療管理工作的重要環節，而醫療設備的檔案管理為醫療設備管理的重中之重。通過建立系統齊全的醫療設備采購合同檔案管理框架，才能用詳細的醫療設備分析報告為醫院購置醫療器械提供充分的決策依據；用詳實設備的申請審批手續資料、招議標記錄、招標承諾資料等為招標采購的法制化、規范化提供重要的保證；用合同規定的保修期限為醫療設備的維修、保養提供技術依據，為保證醫療質量，促進醫院可持續發展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫科大學第四附屬醫院柳州市工人醫院
參考文獻：
[1]史維新．醫院設備檔案的管理．蘇州絲綢工學院學報．2000（6）．
[2]鮑薇．淺析醫院醫療設備檔案管理工作．黑龍江檔案．2014（2）．
【 關鍵詞 】 SAP；物采系統；融合銜接；數據對照轉換表；中間數據庫
1 前言
SAP與物采系統（中國石油物資采購管理信息系統）融合設計是為了解決集團公司及下屬地區公司、分公司SAP與物采系統采購數據傳遞的解決方案。融合銜接設計很好地聯接了SAP與物采系統，使SAP與物采系統得到了實時數據的傳遞。
通過解決方案，實現數據一次性錄入，多方共享，保證公司SAP系統、物采系統數據的完整性，滿足企業物資采購管理的需要。
2 SAP和物采系統介紹和問題
物采系統是中國石油天然氣集團公司開發的一套中國石油物資采購管理信息系統。物采系統就是為了滿足物資采購管理和采購交易為一體的業務管理需要，促進業務處理自動化、業務管理規范化、決策支持智能化，支撐“集中采購、分散操作”。實現中石油集團公司信息化的發展目標，在“一個全面、三個集中”要求下，按照中石油企業物資采購管理制度，為提高物資采購管理水平、開發的集成物資采購管理信息系統（簡稱物采系統）。
物采系統的應用范圍包括總部及所屬企事業單位和供應商。主要以采購供應鏈為主線，覆蓋采購管理和交易全過程，實現采購業務全流程、全覆蓋。業務分級授權管理，采購物資品質覆蓋中的60大類所有物資。架構包括了系統門戶、交易平臺、業務管理平臺、基礎管理平臺及決策支持平臺。
物采系統是基于i2采購交易軟件進行客戶化開發的，并與SAP、公共數據編碼平臺等系統通過企業服務總線（ESB）實現異構系統間有機集成。
SAP系統是國外一套先進的企業信息管理系統，而物采系統是根據B2B交易方式創建的物資采購管理信息系統，它是根據企業自身特點創建的一套物資采購管理信息系統。而SAP系統在物資采購方面功能不是特別突出，與企業自身物資采購特點也不是銜接得特別好。這就造成了在物資采購方面，企業只應用了主數據創建和維護、創建采購訂單、發票校驗、物資采購申請、貨源清單創建和維護這幾個功能。而物采系統主要功能就是在物資采購方面集中統一采購管理，特別突出采購方面功能，結合了企業物資采購管理自身特點。
物資采購管理信息系統主要功能包括了計劃管理、采購交易管理、合同管理、結算管理、物料管理、價格管理等相關功能。SAP系統和物采系統之間就好像SAP系統負責創建采購訂單、物資入庫與結算。而物采系統負責物資招標、供應商管理、價格管理、合同管理等功能，它主要突出了采購管理功能。
怎么樣才能更好地把SAP系統與物采系統這兩套設計功能不同的系統融合銜接到一起，組成一個完善的物資采購管理信息系統？
3 融合銜接流程設計
作為中國最大的跨地區集團公司，它下屬地區公司繁多，轉換數據量大，各個地區公司業務也有差異，所以不能簡單地使用SAP與物采系統接口轉換技術進行數據傳遞。為此經過調研特此進行了設計方案。
根據企業下屬地區公司繁多，需要轉換數據量大，各個地區公司業務有差異等特點采用在企業總部建立統一的數據管理系統，服務于SAP采購數據與物采系統數據形成對照及轉換；數據對照轉換表統一維護，只有一套對照轉換表，維護后自動保存到SAP和物采系統中。在物采系統進行采購計劃申請、采購、審批、采購談判、采購招標、采購訂單、訂單查詢等相關業務，當這些業務進行完成后，物采系統自動生成訂單。
當生成訂單的同時，根據數據對照轉換表在SAP系統中自動生成采購訂單，并且物采系統訂單和SAP系統采購訂單形成對應。而后由SAP系統進行采購訂單審批、入庫發貨、采購結算等后續的工作。通過“訂單轉化接口”物采系統實時向SAP系統轉換采購訂單。
通過上述方案，采購數據由物采系統錄入，傳遞到SAP系統中進行處理，保證了企業物資采購業務流程的完整性，加強了企業物資采購業務管理的需要。
而在SAP和物采系統的供應商和物資編碼都通過由編碼申請平臺申請要求進行申請，編碼申請平臺將申請下來的編碼同時傳遞到SAP和物采系統中。這樣就形成了編碼及物資單位的唯一性、一致性、及時性，更好 地保證了SAP和物采系統的融合銜接。而對這些編碼的管理全部由物采系統進行管理，并對供應商管理更加科學細化。
結合企業及下屬地區公司繁多、數據量大特點，在SAP與物采系統數據庫里分別建立了SAP與物采系統數據對照轉換表，根據數據對照轉換表建立了中間數據庫，從而進行物采系統訂單和SAP系統采購訂單字段之間相互轉換，保存到中間數據庫。如圖1所示。
數據對照轉換表主要保存在中間數據庫，數據對照轉化表主要根據SAP和物采系統數據形成一一對應的邏輯關系。數據對照轉換表主要包含主數據和訂單轉換表。物采系統根據數據對照轉換表把相關數據轉換成SAP系統所需要的數據，從而使SAP系統隨機生成采購訂單進行相關業務操作。然后SAP系統把創建的采購訂單業務操作完成后，在物采系統就可以進行采購訂單查詢等相關操作。
這樣就使SAP和物采系統的采購業務銜接在一起，使物資采購業務流程形成了完整性。加強了企業物資采購業務管理的需要，實現了管理與交易一體化的統一物資采購信息平臺，促進了物資采購業務處理自動化、業務管理規范化、決策支持智能化的要求。
4 結束語
通過SAP與物采系統融合銜接設計，很好的完善成了企業物資采購業務流程，使企業物資采購管理信息系統與SAP系統形成一體，實現了管理與交易一體化統一的信息平臺。很好地滿足了SAP與物采系統融合要求。通過SAP與物采系統融合銜接設計，它為今后一些系統的融合銜接提供思路，更重要的是也為今后其它系統與SAP系統的融合提供了參考與借鑒。
參考文獻
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1 規范設備物資采購管理的必要性分析
在現代建筑企業施工中，設備使用費約占到施工成本的20-30％，其它原材料和物資大約占到50％左右。從目前行業競爭的局面分析，施工企業利潤空間在3-5％上下，只有將，設備、物資管理規范化、科學化、系統化，才能實現企業內部產能優化配置，才能有效降低工程施工成本，提高整個企業的經營效益。
下表是我局最近三年的物資設備消耗一覽表，總計物資消耗量達21.75億元，設備消耗量達11.26億元，物資設備總消耗量達33.01億元。據設備部門統計，最近三年設備采購量1.2億元。經項目調研分析，設備配件約占設備使用費的15％，據此計算三年配件采購量是1.69億元。以上總計物資消耗量、設備采購量、配件采購量三項3年采購總量24.59億元，平均每年支出8.2億元。其中，還不包括項目內部分包后分包商自行采購的材料和設備配件的數量。在如此大的采購金額前提下，只要每年采購價格降低一個百分點，就能夠減少820萬元的采購成本。也就是說增加了820萬的規模效益。況且，根據鐵路、電力等行業實施集中采購后的經驗數據，成本下浮空間普遍在5％以內；據有關資料統計，世界上許多國家實行政府集中采購，使采購成本下降了10％至20％。因此，“集中管理、統一采購”將是我局經營管理實施“集約化、精益化”的重頭戲以及采購成本控制上的首選。
目前，我局設備配件、機電物資的采購管理還處在分散狀態，設備采購的管控流程還不規范。這種分散采購組織管理的弊端：一是缺乏統一有效的采購組織，效率低下；二是分散采購不能形成采購規模，無法獲得的供應商的價格折扣；三是周轉材料和機具的重復采購嚴重，而且過剩的物資不能在項目之間調劑，造成物資的嚴重浪費；四是分散采購機構重復設置，采購人員龐大，不能進行有組織的培訓，采購人員素質普遍較低；五是采購機構眾多，無法進行有效的監督和評價。
采購是一種市場行為，人們普遍關注的問題也很多，最典型的就是“商業賄賂”。從我局多年來項目財務審計情況分析，機電物資材料的失控造成項目虧損的案例不少，采購價格參差不齊、價格懸殊的問題普遍存在，常規材料如橡膠止水、銅止水、砼添加劑、輪胎及設備配件等，不同項目采購價差異在20％-100％之間，這種現象甚至在同一施工區域出現，一些項目領導熱衷采購的現象長期存在，采購操作中缺乏透明和強有力的約束，的確存在一些賄賂現象。
綜上所述，設備物資采購管理的規范化、科學化和程序化應是我局持續改進管理的重點之一，也是降本增效的突破口，是一個關系企業采購管理能否健康發展、能否為企業把好關、為項目服務、為供應商提供公平競爭的采購市場和環境的重要問題。
2 集中和規范采購在企業管理中的作用
2009年，中國水電建設集團已改制為股份公司，我局作為成員企業成為集團股份的成本中心，受行業巨頭聯合重組步伐不斷加快的影響，及集團內部戰略重組的推動，我局提出了“堅持以經營模式轉型為核心，推進項目精益化管理，開創質量效益增長新局面”的戰略目標。在經營分析中，把“堅持設備集中采購管理，施行大宗材料和物資的統一招標采購，降低項目成本費用”作為改進管理和落實EVA全面成本管理理念的重要舉措。據調研分析，集中和規范采購在企業管理中的作用不容漠視。
2.1實施規范集中采購制度，有效發揮規模優勢，有利于提高局內資金使用效益。
集中采購制度把局資金管理部資金的集中與分配使用結合起來，實現了局內資金由價值形態向實物形態的延伸管理，加強了對局內資金使用的監控，有助于實現節約資金、提高資金使用效益的目的。在集中采購制度下，可以通過集中批量招標采購，引導供應商參與競爭，形成規模效應，從而降低采購成本。同時，在基本成本可控的條件下，類似項目之間材料消耗類別、材料消耗占成本的比重差異較小，成本核算有可比性，容易尋找項目管理不足。
2.2實施集中采購制度，全局采購事務集中，有效體現公開、公平、公正和誠實守信的原則，有利于規范市場行為，有利于降低監督和管理成本。
集中采購制度的核心內容之一就是充分引入競爭機制，按照公開、公平、公正的原則，通過公開招標方式進行“陽光下的交易”，使集中采購活動在透明的環境中進行，防止“暗箱操作”和“權力尋租”。建立在規范的采購流程和采購制度等方面監督之下的集中采購，是從源頭上治理腐敗的一項治本之策。
實行集中采購，將原來多個項目分別實施的采購行為集中由一個專門機構統一組織實施，監督部門只需對集中采購機構進行監督，就可以實現對集中采購行為的有效監控，這樣既可以降低監督成本，又可以改善監督效果。另一方面，實行集中采購能夠精簡機構和人員，有利于集中精力培養一批熟悉市場規則和制度規范、了解產品服務的性能和價格、具備市場分析與判斷能力及對供應商的觀察和監督能力的采購專業隊伍，這不僅有利于降低管理成本，還有利于保證集中采購的質量，提高采購的效率。
2.3實施集中采購制度，統一控制配置標準，規范項目資金的物化過程，有利于強化國有資產的管理。
在施工企業，周轉材料和機具(電焊機、鋼木設備、維修設備等)使用占項目成本一定的比重。實施項目法管理的過程中，這些機電物資甚至含項目庫存材料，在項目終結時，項目往往采用自行處置的方式，低價處理，造成國有資產浪費。通過集中采購管理制度和相應的臺帳管理，可以健全流轉順暢的產權交易規則和監管制度。減少了項目之間資產重復購置，促進了資產的合理配置，節約了經費支出，增強了保障能力。
2.4實施集中采購制度，建立戰略聯盟，發揮互補優勢，有利于在合同簽訂中爭取供應商更多的優惠政策。
通過長期的誠信合作，利用品牌客戶和優質客戶的優勢，在合同供應上，可以約定貨物品種的供貨周期和供貨價格，在貨款支付上，可以約定分期付款、批量結算的優惠，在供貨方式上，可以約定直供、計劃供應、余料回收的條件，更重要的是這種形式能形成可觀的管理利潤。隨著經濟全球化，物流市場快速發展，聯盟重要性不言而喻。戰略聯盟可以減少渠道沖突，快速傳遞信息，降低渠道成本，突出共同價值和未來發展。
3 對我局規范設備物資采購管理的建議
設備物資的采購管理是一項系統工程，需要健全的管理機制，也需要采購計劃、采購方案、采購資金和采購紀律等管理流程的完善，只有這樣才能規范物資采購管理，降低采購成本，保證物資質量，杜絕物資采購中的舞弊行為，進而實現源頭防腐和源頭增效的管理目標。
3.1成立十五工程局設備物資集團采購領導小組。由專業組織統一負責工程局的設備物資采購工作，實現技術與商務分離、計劃與執行分離的設備物資采購原則。
3.2做好我局設備物資動態、靜態信息數據庫和設備物資供應商信息數據庫的建設工作。借此促進項目設備物資資源的合理調劑和優化配置，為設備物資的采購管理的信息化、透明化并實現其計劃性、科學性奠定基礎。
3.3完善采購工作的系統工程，規范采購工作的工作流程和審批權限。采購工作的系統性包括計劃編制、計劃審批、采購控制、采購招標程序、評標程序和辦法以及采購紀律的流程控制。按照“集大放小”的原則，采用集中采購和分散采購相結合的方式，明確采購項目和標準及審批權限，并編制集中采購目錄和分散采購目錄。集中采購的設備及大宗物資，由局層面采用公開或者邀請招標的方式邀請合適的供應商投標；分散采購的物資由分公司或項目層面執行，局職能部門出臺“項目物資采購管理辦法”，規范其物資計劃、審批程序、采購程序、驗收及領用程序等各個環節內控流程，使招標采購活動始終處于受控狀態。
評標工作是采購活動的中心，建立評標專家庫并隨時完善，評標人員應在專家庫中選擇，按“生產上適用，技術上先進、經濟上合理”的原則，制定定性與定量評審相結合的評標辦法，并依據“公正、科學、嚴謹”的原則和招標文件的要求進行評標活動。
3.4加強項目的工程進度計劃和設備物資需求計劃的協調管理。各項目應根據工程進度計劃制定合理的設備物資需求計劃，并相對準確地將設備物資的型號、規格，進場時間，所需的數量等詳細列出。特別是對于某些保質期較短的物資(如混凝土外加劑以及火工材料等)，應制定合理的采購時間計劃。與此同時，采供部門通過整合供應商資源，充分利用其供應鏈條和現代物流渠道，準確、及時的按需求計劃為項目提供保障服務，并防止庫存積壓或物資缺乏，降低庫存成本和資金壓力，杜絕物資浪費甚至報廢現象。
3.5完善設備、設備配件及周轉性機具物資的采購管理。設備及周轉性機具物資采購方面，要貫徹“先內部調劑、后租賃采購、優先使用內部資源、避免重復購置”的原則。特別是周轉性機具物資，是項目成本的重要支出，若做到固定供應商協議采購、內部使用流轉，其規模效益非常顯著。
設備配件的消耗在項目的使用中既涉及使用成本的管理與控制，又是生產進度的物質保證。因此，配件的采購工作既要考慮成本控制和減少庫存對資金的占用，又必須保證的設備完好率。
一、完善機構建設，實現政府采購監督管理與組織實施職能相分離
根據實際情況和工作需要，區級政府采購機構的設置可采取不同的模式，但必須貫徹監督管理與組織實施相分離的原則。財政、監察部門要切實履行職責，依法加強對本級政府采購工作的監督管理，防止出現職能缺位。
二、合理界定政府集中采購機構與中介機構間的職能分工
要按照市場經濟原則和政府采購相關法律規定，充分發揮政府集中采購機構和中介機構各自的優勢，做好政府采購的組織實施工作。政府集中采購機構的主要任務是，強化集中采購的各項基礎性工作；加強集中采購平臺、政府采購業務規范化建設；高質量、高效率地完成采購計劃任務。要牢固樹立市場觀念，注意發揮招標機構的競爭優勢，非通用物品小額采購項目應更多地交由機構完成，以降低政府行政成本，改進服務質量，提高采購效率。
三、逐步擴大集中采購范圍
按照《政府采購法》和國家、省的有關要求，從今年開始，達到政府采購限額標準，但投資額未達到《深圳經濟特區建設工程施工招標投標條例》規定標準的政府投資工程項目，要逐步納入政府采購范圍，并適用《招標投標法》和《深圳經濟特區建設工程施工招標投標條例》的規定進行招標投標。
四、形成完善有效的內部監督制約機制
各采購單位要嚴格執行國家、省、市對政府采購的有關規定，加強采購活動的內部管理。對集中采購項目，不得化整為零，規避招標，不得通過設置不合理的采購技術需求和資格審查條件，對供應商實行差別待遇或歧視待遇，并嚴格按規定做好合同簽訂、驗收和資金支付等工作。屬單位自行采購的項目，也應按政府采購法律、法規的規定，建立健全內部工作流程和監督制約機制，全面規范自行采購行為。
五、進一步加強政府采購各項基礎工作
加強制度建設，逐步健全和完善政府采購法規體系。加快建立統一、規范的政府采購平臺，不斷擴大供應商庫、專家庫規模，完善供應商庫、專家庫建設。繼續加強政府采購網絡系統建設，積極完善網上操作規程，規范網上操作業務。
六、精簡采購程序，提高采購效率
采購組織實施機構要采取有效措施，進一步減少采購實施環節，提高采購?進服務手段。
廣東省人民政府辦公廳
轉發國務院辦公廳轉發財政部
關于全面推進政府采購制度
改革意見的通知
粵府辦〔2004〕3號
各地級以上市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省政府各部門、各直屬機構：
現將《國務院辦公廳轉發財政部關于全面推進政府采購制度改革意見的通知》（〔2003〕74號）轉發給你們，經省人民政府同意，并結合我省實際，提出如下意見，請一并貫徹執行。
一、加強領導，建立健全政府采購機構。政府采購制度改革是財政支出管理改革的重要內容。此項工作涉及面廣，政策性強，各級政府和各有關部門要高度重視，切實加強組織領導。各級財政部門要依法加強對政府采購工作的監督管理，在調整現有機構的基礎上，設立或明確負責政府采購的監管機構。各地級以上市（以下簡稱"市"）原則上應獨立設置一個與行政部門沒有隸屬關系和利益關系的集中采購機構，負責本市政府集中采購工作。各市集中采購機構的設置，由各市人民政府負責審批。目前隸屬于行政部門的集中采購機構，應于2004年1月底前與所屬部門分離。暫不設置政府集中采購機構的市，要因地制宜，積極探索提高政府采購資金效益的有效途徑和辦法。
二、進一步擴大政府采購規模，細化編制部門政府采購預算，實行政府采購資金國庫集中支付制度。各級政府及財政部門要加強領導，精心組織，采取積極措施，在做好采購貨物和服務類項目的基礎上，將政府采購公共工程項目納入政府采購管理。細化編制部門政府采購預算和政府采購計劃，是規范政府采購制度和擴大政府采購規模的基礎性工作。各級財政部門和各單位，要通過細化編制部門預算和編制年度政府采購計劃，加強政府采購的計劃性。同時，各級財政部門要建立健全和完善集中支付機構，按照財政部、中國人民銀行《政府采購資金財政直接撥付管理暫行辦法》（財庫〔2001〕21號）規定，實施政府采購資金集中支付制度。
三、建立和完善政府采購競爭機制和制約機制，促進政府采購工作做到公開、公正、公平。一是要建立政府采購業務機構競爭機制。對列入政府集中采購目錄的項目，允許采購人在省、市政府集中采購機構之間選擇委托采購機構。未列入政府集中采購目錄的項目，允許采購人在省、市政府集中采購機構之間或在具有政府采購資質的社會中介機構之間，選擇委托機構。要完善省級和廣州、深圳等區域性中心城市的政府集中采購機構，打破政府集中采購機構按行政區域和行政管理關系接受采購人委托的做法。二是要建立健全供應商競爭機制，真正做到公開透明、公平競爭。三是要研究建立采購人、機構、供應商之間的制約機制。
四、建立健全政府采購監督機制，加快政府采購工作制度化、規范化建設。各級財政、監察和審計部門要相互配合，共同建立有效的監督機制，負責對采購人、機構、供應商進行監督檢查，重點加強對政府采購方式、采購程序和集中采購目錄執行情況的監督管理，確保各項采購政策的落實。對弄虛作假、營私舞弊等違法違規行為，要嚴肅查處并追究有關人員責任。各級財政部門要依法完善現有的政府采購制度，研究制定與《政府采購法》相配套的政策和辦法，通過完善政府采購管理制度，進一步規范政府采購行為。
五、加快建立全省統一的政府采購電子網絡平臺。建設政府采購電子網絡平臺，有利于促進對政府采購服務和管理。因此，要建立一個全省統一規范、資源共享的省政府采購網絡系統。各地要按照"總體規劃、分步實施、先行試點、全面推行"的原則，負責加快本地的政府采購電子網絡平臺建設。
廣東省人民政府辦公廳
二四年一月六日
國務院辦公廳轉發財政部關于全面推進
政府采購制度改革意見的通知
〔2003〕74號
各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：
財政部《關于全面推進政府采購制度改革的意見》已經國務院同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。
中華人民共和國國務院辦公廳
二三年八月十八日
關于全面推進政府采購制度改革的意見
（財政部二三年八月五日）
《中華人民共和國政府采購法》（以下簡稱《政府采購法》）已于2003年1月1日起施行。為確保《政府采購法》順利實施，促進各地區、各部門進一步深化政府采購制度改革，規范政府采購行為，現提出以下意見：
一、進一步提高認識，穩步推進政府采購制度改革
政府采購制度改革是財政支出管理改革的重要內容，對提高財政資金使用效益，支持國內企業發展，從源頭上防止和治理腐敗，具有十分重要的意義。近年來，政府采購制度改革工作取得了較大進展，但也存在一些問題，主要是一些地區和部門對政府采購制度改革還存在觀望態度，干預具體采購活動的現象時有發生，采購行為不夠規范透明，采購程序不夠科學嚴密，管理體制尚不健全，采購管理人員和執行人員素質有待進一步提高等。
政府采購制度改革工作涉及面廣，政策性強，各地區、各部門要高度重視，加強組織領導，切實負起責任，狠抓落實。要進一步統一思想，樹立依法采購觀念，發揮政府采購制度作用。政府采購制度改革是一項復雜的系統工程，涉及到制度創新和觀念轉變，與管理規范化緊密相關，必須結合實際，研究制訂相關管理辦法和工作程序，做到既規范采購，又體現效率，確保《政府采購法》的順利實施。
二、積極采取措施，突出重點，逐步擴大政府采購規模
要結合本地區實際情況，科學合理地制訂政府集中采購目錄和政府采購限額標準，逐步擴大政府采購實施范圍，保證政府采購規模逐年增長。要全面編制政府采購預算，通過細化財政資金采購項目和編制年度政府集中采購計劃，加強政府采購的計劃性。已經實行部門預算改革的，要將政府采購預算納入部門預算統一編制；沒有實行部門預算改革的，要單獨編制政府采購預算。
要積極推行政府采購資金財政直接支付辦法，擴大直接支付規模。對單位分散采購活動，也要加強管理和監督。當前，應當通過政府采購，重點支持我國辦公軟件、計算機和汽車行業的發展，增強國內企業競爭實力和發展后勁。
三、做好管理與執行機構分設工作，加快政府采購管理體制的建設
政府采購管理職能與執行職能分離，機構分別設置，是建立政府采購制度的客觀要求。要科學界定監督管理職能和執行職能。政府采購監督管理部門要切實做好政府采購的政策制定、預算編制、資金支付、信息管理、聘用專家管理、供應商投訴處理、集中采購機構業績考核和政府采購管理人員培訓等監督管理工作。集中采購機構要接受委托，認真組織實施政府集中采購目錄中的項目采購，制訂集中采購操作規程，負責集中采購業務人員的培訓。要建立管理機構與集中采購機構相互協調的工作機制。管理機構不得進入采購市場參與商業交易活動；集中采購機構作為執行機構，要嚴格執行有關政策，確保政府采購活動公開、公平、公正、高效。
要重點抓好集中采購機構的設置，充分發揮集中采購機構在全面推進政府采購制度改革中的重要作用。要按照法律規定和工作需要，獨立設置與行政部門沒有隸屬關系和利益關系的集中采購機構。對已經設立的集中采購機構，要通過加強制度建設和完善監管機制，進一步規范管理。對不設置集中采購機構的，要因地制宜，積極探索提高政府采購資金效益的有效途徑和辦法。目前隸屬于行政部門的集中采購機構，應于2003年年底以前與所屬部門分離。
四、繼續抓好制度建設，推進政府采購工作規范化管理
各地區、各部門要把加強制度建設擺在更加突出的位置。在國務院公布政府采購法實施??，根據工作需要，制訂配套的規章制度或過渡??度中與《政府采購法》原則不相符的，要予以廢止或修訂。財政部要會同有關部門，按照法律要求，組織力量盡快研究起草政府采購法實施條例報國務院，并相應制訂政府采購合同規范文本及有關貨物和服務招投標、政府采購信息管理、政府采購專家管理、供應商投訴和集中采購機構考核等方面的管理辦法。
要加大政府采購規范化管理力度。政府采購要堅持公開透明、公平競爭和公正原則，將公開招標作為主要的采購方式；進一步改進和完善采購程序，做到規范采購與簡便高效相結合；建立科學、規范的政府采購聘用專家管理辦法，做到管理與使用適度分離；認真處理供應商投訴，促進供應商投訴處理工作制度化和規范化。要重視調查研究，解決政府采購改革中存在的突出問題。
五、開展監督檢查，進一步完善政府采購監督體系
要建立以財政部門為主，監察、審計及其他有關部門共同配合的有效監督機制，充分發揮監察、審計等部門的監督職能，強化對政府采購行為的約束，確保各項政策的落實，防止和消除政府采購中的腐敗現象及各種逃避政府集中采購的行為，堅決克服本位主義和地方保護主義。要重點抓好采購范圍、采購方式、采購程序和集中采購目錄執行情況的監督管理，切實做到嚴格執法。要協調好財政部門與其他政府部門之間的工作關系，形成綜合管理與行業專業監督相結合的協作機制。要強化政府采購透明度建設，開辟社會監督渠道，發揮新聞媒介和社會公眾的監督作用。
我國的政府采購實踐是1995年從上海市開始的。這項工作雖然起步晚，但發展迅速，成效顯著。政府采購規模和采購范圍都增長很快。截至1999年，我國已有30個省、自治區、直轄市和計劃單列市開展了政府采購試點工作。1998年全國政府采購規模只有30多億元，2003年已經達到了1660億元。2003年1月1日《政府采購法》正式實施，標志著我國政府采購步入依法運行、快速發展的新階段。隨著政府采購工作的深入開展，改革成效逐步擴大，政府采購制度的積極作用進一步得到體現：一是節約了資金，提高了資金使用效益。通過政府采購制度的實施，根據各地的經驗，每年采購資金節約率都在10％以上，據測算，2003年全國通過實施政府采購共節約資金近200億元。2001年到2003年，通過政府采購節約的資金至少在400億元以上。二是規范了采購行為，促進了廉政建設。在貫徹落實《政府采購法》的過程中，依法行政、依法管“采”的思想觀念和工作作風正在形成。具體操作日益規范，隨意干預政府采購活動的行為逐步減少。政府采購規范化運作機制在一定程度上遏制了違規違紀行為的發生，促進了廉政建設。三是維護國家利益和社會公共利益的作用開始體現。政府采購制度的政策功能逐漸得以發揮，許多地區在采購的具體活動中，有關支持國內企業和購買國貨的條款越來越多，國貨意識、政策目標意識在采購活動中越來越強。
建立規范的政府采購制度，是加強財政支出管理的必由之路，是我國經濟融入世界經濟的客觀要求，是反腐倡廉和整頓財經秩序的重要配套措施。當前，我國政府采購制度的建立正處于由初創階段向全面發展階段轉變，政府采購制度改革工作雖然取得了較大進展，但是政府采購制度建設是一項復雜的系統工程，要做到既規范采購，又體現效率，就必須從我國國情出發，按照國際慣例，借鑒國外成功經驗，不斷推進我國政府采購制度趨于完善與成熟。當前，我國政府采購制度建設的經濟和社會形勢與政府采購制度剛建立時相比已發生了很大變化，政府采購制度在具體實施過程中暴露出的許多問題已成為制約我國政府采購制度建設與發展的障礙。一是政府采購管理規范化建設滯后，現行的“統一采購”的政府采購管理模式造成了政府采購效率低下和政府采購管理上的許多漏洞與混亂。二是電子化政府采購是政府采購制度改革的必然趨勢。目前，國際上許多國家都已開展了電子化政府采購的實踐，與國際接軌，加強電子化政府采購的研究，開發電子化政府采購系統，提高政府采購效率，盡快實現我國政府采購方式的轉型，是推進政府采購制度改革過程必須完成的一項大的工程。三是我國已加入了WTO加入《政府采購協議》也迫在眉睫，從政府到企業如何積極應對政府采購市場對外開放的挑戰，也是一個不可回避的現實問題。四是由于政府采購違規處罰力度較弱，缺乏正常有效的監督檢查制度，政府采購仍未真正實現從源頭上防治腐敗的“陽光采購”。策略
二、規范與完善我國政府采購制度的有效
1、在明確政府采購模式的同時，強調政府采購管理模式的轉變。目前，國際通行的政府采購模式主要有三種：集中采購、半集中采購、分散采購。結合我國的具體情況，其采購模式的選擇宜采用集中和分散相結合，以集中為主的模式。隨著集中采購范圍和規模的擴大，政府采購的管理模式必須由“統一采購”模式向“分類采購”模式轉變。政府采購的統一采購模式，指的是政府對于需要采購的商品和勞務，不區分其性質類別而按照統一的程序和方法(通常為公開招標)進行采購和管理的模式；分類采購則相反，它是將政府需要采購的商品和勞務先按照其性質分為不同的類別，然后再分別以不同的采購程序和方法進行采購和管理的模式。
先從國外來考察，美國是采取分類采購模式的典型國家。美國的聯邦政府采購基于采購性質的不同，形成了民用部門采購和軍事部門采購兩大類別，并且兩大類別的政府采購有著不同的立法體系、管理體系和采購方法。從立法體系來看，軍事部門的采購活動依據的是武裝部隊采購法和武裝部隊采購條例，而民用部門的采購活動依據的則是一般性的政府采購法律；在采購主體方面，軍事部門采購的主體是美國國防部，而民用部門采購的主體則是美國財政部；在采購的方式方法上，軍事部門的采購有一個顯著的特點，即出于國防安全的考慮傾向于采用談判而不是公開招標的方式，而民用部門的采購則大都采用公開招標的方式。另外，美國的州政府和地方政府(都沒有軍事產品的采購活動)，在采購商品和勞務的過程中，也是要將采購的商品和勞務區分為“政府使用”、“社會福利”、“市場設施”等幾大類別，由政府的相關采購部門分別進行采購和管理。分類采購的好處是可以依據采購商品的不同性質進行不同管理，從而提高了政府采購工作的效率和管理水平。
與美國相比較，我國正在建立的政府采購制度所采用的是統一采購模式，使得不同性質的商品和勞務的政府采購工作揉在一起。從中央政府的采購工作來看，由于現行的相關法律法規并不適用于軍事采購，造成了我國目前軍事部門的采購工作在法律上仍是一項空白，這就違背了政府采購制度法制化的根本要求，也就無法對中央政府采購的商品和勞務進行分類采購和管理；再從地方各級政府的采購工作來看，同樣沒有對政府采購的商品和勞務進行分類采購和管理。所以今后一段時期，對于中央政府的采購制度而言，應該加快進行軍事采購的立法工作，賦予軍事采購應有的法律地位；而地方各級政府的采購工作也應逐步按照“行政采購”、“教科文衛采購”、“社會福利采購”和“市場采購”等幾方面進行分類采購和管理。通過一系列的努力，早日實現我國政府采購制度由“統一采購”模式向“分類采購”模式的轉變從而大幅度提高我國政府采購工作的效率和水平。
2、逐步推進電子化政府采購建設，提高政府采購效率。政府采購的工作效率在很大程度上依賴于采購手段是否先進和能否掌握足夠信息以形成競爭。目前，預算單位提出的采購物品的多樣性與政府采購希望品牌、規格相對統一以形成批量的矛盾比較突出，由于沒有統一的政府采購信息管理系統，采購中心難以掌握足夠信息，在采購中沒有足夠的選擇余地，不能形成充分的競爭，在價格、質量、服務方面難以達到最佳效果。
電子化政府采購是以信息技術為支撐的政府采購新方式。其核心內容是打破了傳統采購方式的時間和空間障礙，增強采購信息透明度，實現政府采購管理和操作的電子化。為此，一方面要充分利用信息網絡技術為采購信息透明化、擴大采購規模、實現規范化管理等提供技術支持；另一方面要逐步建立全國統一的政府采購信息系統，電子化政府采購系統通常由信息系統、電子招標系統、電子訂貨系統、電子合同系統、電子支付系統、供應商注冊系統等組成。它的主要優勢是，在經濟效益方面，可以降低價格和管理成本，縮短了招標準備時間，減少了人為因素，增強了采購及時性，提高了采購準確性和質量，健全完善了統計體系。在監督管理方面，實現了全過程的公開透明，減少了紙質文件容易出現的錯誤和人為因素，方便監督。同時還可以打破地域限制，特別是為中小企業提供平等競爭機會。目前，國際上許多國家都已開展了電子化政府采購的實踐。國際發展趨勢增強了我國建立電子化政府采購系統的緊迫性。開發電子化政府采購系統，可逐項、逐級建立，先進行區域網絡建設，待條件成熟時再實現全國乃至國際聯網。
3、立足于適度保護民族工業，做好政府采購的開放準備。政府采購被認為是對國內市場進行保護的最后保留地，各國政府都盡量通過對本國采購市場進行保護、鼓勵，在政府采購中優先購買本國產品，以促進本國民族工業的發展。我國《政府采購法》第十條明文規定：“政府采購應采購本國貨物、工程和服務”。保護民族工業，并不是狹隘的民族主義，而是出于對國家整體利益和長遠利益的考慮；支持國有經濟，也不是人為地厚此薄彼，而是完善和鞏固社會主義經濟制度的需要。
但是，我們也必須清楚地認識到，中國政府采購最終將走向國際化。我國加入世貿組織時承諾，在政府采購中遵循透明度和最惠國待遇原則，并在加入后成為《政府采購協議》的觀察員，一旦條件具備，將盡快開始簽署《政府采購協議》的談判。目前，我國入世已經3年了，歐美國家對我國履行人世承諾，盡快啟動談判非常關注。因此，從維護我國政府信譽看，啟動談判工作不會拖得太久。所以，做好政府采購的開放準備，充分利用從現在到正式開放政府采購市場的時間差鍛煉和培訓國內企業，逐步適應國際慣例，以開放的姿態迎接國際挑戰，也是有必要的。
企業信息管理準確
1引言
隨著計算機科學的運用日益成熟，慢慢的計算機科學技術的運用已深入到各個行業，基本實現了很多領域的智能可控管理，在人類社會的各個領域發揮了越來越重要的作用。中小企業的信息管理長期是采用人工管理的方式。對于各個控制環中的各控制點的信息采集均是采用手工的方式進行采集、統計和分析，經常會出現信息收集不規范、對系統缺陷的歸類、缺陷頻次的統計不精確、信息可追溯性較差等諸多問題。同時人工操作必然帶來了出錯率高，效率低、保密性差，大量的耗費了時間及人力物力，時間一長，將產生大量的文件和數據，這給數據資料的查找、更新及維護都帶來了不可避免的麻煩及難度。針對以上問題，開發一套實用的企業信息管理系統，具有了其實際的意義。
2系統業務分析
系統主要業務流程包括客戶訂單處理流程、生產管理流程、原材料采購流程。
客戶訂單處理流程為：訂單錄入（看板自動掃碼）集貨發貨。
生產管理流程為：看板回收制定生產計劃書生產完成品入庫。
采購流程為：看板回收制定采購計劃原材料采購采購完成入庫
客戶訂單流程觸發生產管理流程，生產管理流程觸發采購流程。觸發其流程的紐帶看板循環。
一般商品生產分為計劃生產、消息生產模式和后補充生產模式。后補充生產模式是保證倉庫中具備一定的庫存數量，客戶來訂單時，從庫存里面直接取貨。消息生產模式是庫存里面不備貨，在客戶下訂單時，再進行生產。計劃生產是按月制定生產計劃，按日發放生產計劃書和看板。無論那種生產模式，都可以用以上的流程模式來進行處理。
調整看板：在下達生產任務之后，有時出現原材料剩余的情況，而且如果保存到明天，原材料將作廢，因此要使用這些原材料生產一些商品，生產課領取一些調整看板領取調整看板時，由管理課掃碼，制定生產計劃書。調整看板的生產在系統要單獨標志。
系統主要業務流程如圖1所示。
3系統功能分析
本文設計的企業信息管理系統能夠完成系統管理、人員管理、客戶訂單管理、集貨管理、生產管理、采購管理、庫存管理、發貨管理、查詢報表等功能。每個功能說明如下：
（1）系統管理包括維護系統用戶、操作權限，維護系統基礎數據（商品信息、材料信息、生產線、倉庫信息、客戶資料、供貨商資料等），設置系統運行參數（看板循環周期、商品生產周期、商品預警庫存等），看板管理。
（2）人員管理包括人員資料維護，人員績效考核等。
（3）客戶訂單包括客戶訂單資料維護查詢，客戶看板掃碼，生成集貨指示書。
（4）集貨管理包括客戶看板是生產看板一一對比掃碼，自動錄入集貨指示書完成狀態，集貨訂單編號和客戶訂單編號一一對應。
（5）發貨管理對客戶訂單（或者集貨指示書）進行掃碼，更新訂單狀態為（已發貨）。
（6）生產管理包括制定生產計劃書，對生產看板進行掃碼，編排生產任務，完成品入庫時通過手持終端掃碼自動入庫。
（7）采購管理包括制定采購計劃書，對供貨商供貨材料進行掃碼入庫。
（8）倉庫管理包括庫存查詢，庫存預警監視，特殊情況下的商品、材料入出庫，制作盤點單，盤點結果掃碼錄入。
（9）查詢報表包括客戶訂單統計，欠品狀態查詢，集貨狀態查詢，發貨狀態查詢，生產狀態查詢，采購狀態查詢，庫存查詢，庫存預警。
系統功能結構圖如圖2所示。
4關鍵功能實現
4.1客戶訂單處理
物流班長在定期（一般1小時一次）客戶看板架上查看客戶看板信息，如果有客戶看板，就對這些看板進行掃碼處理。掃碼完成后，按照系統提示自動生產集貨指示書，之后把集貨指示書和客戶看板放置在集貨看板架上。如果這些訂購商品是屬于消息生產的，系統會提示制作這些商品的生產計劃書，并把生產計劃書和生產看板（一次性）放在生產看板架上。
4.2 材料采購
生產班長在生產過程中，從倉庫中提取所需要的材料，并將材料看板取下放置到材料回收看板架上。采購主管定期從回收看板架上取下材料看板，通過掃碼的方式制定采購計劃書。并將采購計劃書和采購看板發送到供貨商，供貨商將所采購材料、采購看板、采購訂單一并發貨給新明纖維。采購主管收到貨物后，將材料放置到指定倉庫，并對材料看板進行掃碼入庫，
最后簽收訂單。有欠品時把訂單先扣下，等補齊后，掃碼入庫再簽收訂單。
5小結
隨著我國企業的規模和數量日益增多，原先的紙質記錄、手工服務方式已遠不能滿足如今企業的管理和業務需求。針對這一現狀，本文在此提出實施無紙化的企業管理辦法，通過信息化系統實現企業基礎資料、訂單業務審核流程、項目實施流程、庫存報表等功能，提高員工的工作效率，降低服務成本，促進中小企業的信息化建設。
參考文獻：
應用集成面臨的問題
目前，在整個中國石油物資采購業務信息化鏈條中，包含以中國石油物資采購管理信息系統（PMS）、ERP系統為核心的多套應用系統，不同系統具備不同業務職能。其中，PMS系統作為中國石油物資采購管理和采購交易為一體的業務管理系統，系統功能涵蓋采購計劃管理、采購交易管理、結算管理以及基礎數據管理等多項采購業務職能；ERP系統作為中國石油核心信息化應用系統，在中國石油9大業務板塊部署了9套，涉及單位130多家，系統功能涵蓋采購計劃、采購申請、庫存管理等多項采購業務。因此，如何將PMS、ERP等不同應用系統進行有效集成，實現系統之間的數據和界面統一，保證中國石油物資采購業務流程的完整性，將直接影響中國石油物資采購業務信息化應用水平的高低。
應用集成架構
根據中國石油物資采購業務信息化發展的實際情況，應用集成架構從技術角度分析可分為界面集成和數據集成兩個方面，其中數據集成技術以ESB（企業服務總線）為核心，并行連接至ESB，集成架構主要包括核心總線模塊和適配器模塊兩大部分；界面集成技術基于IBM SAP Integration Portlet（IBM SAP 集成組件）。各個系統之間以接口的方式進行集成，實現各系統間數據交換和業務流轉。
在數據集成方面，核心總線模塊主要處理單步服務、多步服務，以及涉及服務處理過程中的消息的接收、消息內容的識別與轉換、消息的加工、服務的路由、日志、監控與異常、錯誤處理、流量控制、并發控制、事務管理等方面；適配器模塊主要用來連接核心總線和應用系統，在物資采購系統的集成平臺中，需要連接SAP、Web Service，以及Oracle DB 訪問、FTP、HTTP、JMS等適配器，適配器作為ESB 核心平臺的標準格式轉換和接入組件，提供了外部系統與ESB 核心平臺CoreBus（核心平臺）之間的信息傳遞和消息交互機制。在界面集成方面，IBM SAP集成組件將SAP Web 界面同SAP 展現層的ITS/EP（SAP Internet 事務服務器及SAP 企業門戶）集成，這種方式能夠利用SAP Web界面，與現有ERP 功能保持界面風格相對一致，充分利用了ERP 中現有的功能。其中，根據PMS系統與不同ERP系統之間復雜異構的業務要求，需要各個ERP系統定義統一的接口規范，根據情況實現各自系統的適配器開發和必要的系統接口開發。
應用集成方案
為了更好的適應信息系統集成過程中的復雜性，集成方案主要分為三種：界面集成方案、集成總線集成方案、基于FTP框架的集成方案。根據實際情況在系統集成實施過程中可選擇性應用。
界面集成方案是基于IBM SAP的集成方案，實現了物資采購相關信息系統與中國石油統一身份認證系統的集成，通過統一身份認證系統實現了系統之間的單點登錄功能，保證了系統的用戶一致性；集成總線集成方案是基于ESB的系統集成架構，與ERP系統的SAP XI平臺進行集成，物資采購系統集中向中間件提供了HTTP、JMS、MQ等多種通信機制，通過定義統一的接口規范以及各個系統根據需要實現各自的適配器開發和必要的系統接口開發，實現與SAP ECC系統、SAP XI集成中間件等系統的集成，該方案主要用于解決PMS系統對應9套ERP系統的情況；基于FTP框架的集成方案是基于FTP Server和FTP Client的集成方案，FTP框架由自開發的任務調度組件和數據裝載組件組成，任務調度組件定時輪詢FTP制定文件目錄，并將文件放置在對應的工作目錄并發送數據至數據裝載組件，數據裝載組件對工作目錄中的大數據文件進行解析后發送文件到對應的數據庫表中。該方案能夠處理大批量數據傳輸的異步調用，可以根據業務實際情況設定傳輸時間，支持數據存檔和重復處理，降低網絡負載。
應用集成效果
1.運行成本高
我公司垃圾焚燒發電項目的運行成本高出行業平均水平，其中占比較大的除財務成本外是物資采購成本和設備維護修理費用。
2.安全管理難度大
垃圾發電廠生產工藝復雜，危險源眾多，極易造成環境、設備事故，安健環管理難度高。
3.內控管理存在風險
物資采購等內控環節存在風險，管理基礎薄弱。
二、信息化管理目標
在資產信息化系統開發建設中引入對于生產管理的信息化模塊，實現垃圾發電廠全面的安全管理和重要的生產過程管理，從而提高管理水平，提升企業經濟效益。具體目標是：設備管理規范化；檢修管理經濟化；安全管理動態化；維護保養提前化；物資采購規范化；工作流程標準化，員工行為科學化。
三、信息化關鍵控制點
綜合應用局域網絡、實時數據庫、信息采集終端等技術支撐，將設備點巡檢、設備消缺、設備運行檢修、維護保養、物資管理、安健環閉環管理與監控等重要生產活動集成起來形成全廠安全生產及綜合管理系統。關鍵控制點有：
1.建立全部設備編碼體系框架和管理臺賬，實現從設備的購買、安裝、驗收、運行、維護、設備更新改造，直至設備的報廢對設備進行全生命周期的管理。
2.將垃圾焚燒發電項目日常生產管理中需要的安全管理、隱患管理、安健環管理與業務數據整合，結合移動點巡檢的應用，利用工單系統，實現隱患的發現、確認、分級、整改通知單下達、排查、跟蹤、驗收動態閉環管理，使所有被發現的問題得到很好的控制。
3.利用移動點巡檢數據實現對設備狀態的實時分析，實現設備運行維修計劃、設備運行維修處理、設備維修分析總結的閉環管理，減少設備非計劃性的停運、維修和搶修時間。
4.以工單作為設備維護工作核心，通過統計工單消耗的資源，快速地給出各類維修項目的成本，實現全面預算管理體系對于檢修作業的定量控制。
5.通過對資金計劃、需求計劃、庫存計劃、采購計劃、詢價、采購訂單、采購合同、到貨驗收、入庫、領料、退料、付款、采購交易評價、供應商審核評級等流程進行規范管理，建立完整的供應鏈管理機制，實現物資采購的規范化管理。
四、信息化系統建設內容
1.設備動態數據管理
通過建立統一的編碼體系，將設備的基礎信息、成本信息、零件清單、檢修歷史等信息全面整理并導入系統，通過局域網和數據庫支撐，可以快速查詢、顯示設備運行狀況、檢修歷史、異動狀況等信息，以便及時采取措施，保障正常安全生產，從而使設備管理達到自動化、信息化，信息共享化。
2.設備缺陷管理
缺陷數據來源包括日常點巡檢、技術監督及其他各項檢查，系統采用工作流程驅動，通過缺陷登錄、缺陷處理、缺陷驗收、缺陷統計、缺陷考核等，對缺陷進行登錄、審核、批準、跟蹤、統計，使電廠對缺陷進行有序、閉環管理。
3.檢修管理
根據垃圾焚燒發電項目不同等級檢修需要，建立具體的檢修項目并形成工單策劃，設備管理人員將大、小修的需要的項目名稱、該項目的檢修設備和檢修內容列表、所需備件和材料等標準工作包錄入數據庫，經審批后產生相應的檢修工單。
4.運行管理
以“兩票三制”為主線建立全面質量管理體系。監視主輔設備的運行現狀和趨勢；安全的起停和調節各類設備，準確而低耗的完成各項發電任務，實現對機組主要運行參數的監測，對歷史數據進行追憶和分析，計算動態經濟指標，進行運行偏差分析和存檔，實時監測和考核各機組的實際運行狀況，動態掌握全廠各機組的運行效率指標。
5.工作票管理
工作票管理根據國家規定，實現各種與工作票和操作票有關的業務流程化、電子化處理。
6.維護保養管理
管理流程為：維護任務清單—創建計劃—調度計劃—執行任務—關閉任務，維護保養管理可使資產利用率最大化，延長資產生命，有效地降低資產折損成本，同時減少停產損失。
7.安健環管理
通過安全目標管理、安全規程管理、安全組織管理、安全檢查管理、安全教育培訓、兩措管理、安全隱患整改、勞保用品、職業衛生管理等功能模塊，擬定安全技術措施、反事故演練計劃，組織進行安全規程的教育培訓，規范員工的安全工作行為，有效防止發生人身傷害、預防不安全事件的發生、降低意外事故的發生率，減少經濟損失。
8.物資采購管理
系統整合物資使用和管理過程中的所有業務，通過對資金計劃、需求計劃、庫存計劃、采購計劃、詢價、采購訂單、采購合同、到貨驗收、入庫、領料、退料、付款、采購交易評價、供應商審核評級等流程進行規范管理，建立完整的供應鏈管理機制，實現物資的規范化管理，從而降低項目運營成本。
9.協同管理
協同管理以工作流引擎驅動，統一平臺、統一賬戶、統一權限、統一界面、統一操作、信息互通、數據共享，形成整體、高效部門工作協同，從而提高整體工作效率和企業內控管理水平。
10.報表平臺
通過自由查詢和主題查詢方式了解各項業務的綜合指標情況和歷史數據，通過報表平臺的計算模型，自動計算并導出各項分析報表，以便領導做出及時準確的決策。
五、信息化系統效益分析
企業的物資采購工作，就性質而言，不僅是一項生產前的準備工作，而且是開源節流的重要工作。企業要使生產均衡，需要持續供應各種生產資料。那么，物耗需占企業產品成本的一半以上，因此，控制物資采購成本，對促進企業生產發展，提高產品質量，降低產品成本，加速資金周轉，增加效益，都具有極其重要的意義。
1 制訂采購預算與采購計劃
制定采購預算的行為，就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算是計劃的一個方面，也是組織政策的延伸，還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。制定采購預算，是在具體實施物資采購行為之前對物資采購成本的一種估計和預測，是對整個采購資金的一種理性的規劃。它不但對物資采購資金進行了合理的配置和分發，同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保采購資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高采購資金的使用效率，優化采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效控制采購資金的流向和流量，從而達到控制物資采購成本的目的。
2 擇優商管理
供應商是物資采購管理中的一個重要組成部分。物資采購時，應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的物資供應商提供均等的機會，一方面體現市場經濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高物資采購實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。
第一，選擇供應商的數量。供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說，單一渠道增加了采購資源供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于數量上的優勢，可以給采購方以商業折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量的選擇時既要避免單一渠道，尋求多家供應，又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣，既能保證采購物資供應的質量，又能有力地控制采購支出。一般來說，供應商的數量以不超過3～4家為宜。
第二，選擇供應商的方式。選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。在物資采購中，采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的物資，并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。
3 強化采購人員素質
提高采購人員的素質也是控制采購的重要環節。一般的采購人員大多從事管理出身，對技術不是很了解，這樣在和供應商的談判中就會很吃虧，經常處于被動地位，只有在采購人員了解了采購物品的特性之后，才能在眾多的供應商及談判中做出最優的選擇。所以每個公司都應該加強對采購人員的技術知識的培訓，如定期對采購員進行相關的技術知識培訓，閑時可以讓采購人員上生產線上去工作幾天，加強采購部門與技術、生產部門的聯系。
4 開展采購監督管理，實施物資集中法人層招標控制采購